El problema de la clasificación de la información documental archivística es el problema central de la organización moderna del espacio de información archivística. Por lo tanto, actualmente se está trabajando para crear un clasificador de la industria de la información documental de archivo.
El trabajo sobre la creación de un aparato científico de referencia para documentos de archivo es un tipo de trabajo científico destinado a proporcionar a las organizaciones y personas la información documental necesaria. La información del documento es información, varios datos contenidos en un documento.
En la práctica trabajo de informacion documentos de archivo, que son las fuentes primarias de información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad mental humana, se denominan portadores de información documental primaria.
Varios mensajes sobre documentos, que consisten en descripciones, cifrados y códigos especiales, se denominan información sobre información o información de documento secundario.
Los directorios de archivo que contienen información documental secundaria y los propios documentos, que contienen información documental primaria, constituyen juntos un entorno de información de archivo.
Todos los directorios de archivo que describen información documental se dividen en obligatorios y opcionales.
Existen directorios obligatorios en todos los archivos estatales. Estos incluyen inventarios de archivos y catálogos de archivos, revisiones de documentos y otros libros de referencia de archivos.
Se crean directorios adicionales teniendo en cuenta los detalles de los documentos del archivo, y también se forman históricamente (índices de tarjetas recibidos recibidos para almacenamiento permanente, índices de tarjetas y listas de documentos identificados para publicación). Los directorios adicionales incluyen índices, reseñas, listas temáticas, catálogos anotados.
Principios de construcción del sistema NSA. Los principios fundamentales de la construcción del sistema NSA son:
- 1) la relación y complementariedad de información de varios directorios que describen información documental retrospectiva primaria en diferentes niveles;
- 2) unicidad y no duplicación de información de varios tipos de directorios;
- 3) sucesión de archivos departamentales, estatales y municipales de la NSA.
Deben observarse dos principios triviales para hacer más eficiente la búsqueda y evitar los costos laborales del archivero por la duplicación de información.
Si la descripción y catalogación del fondo se realiza de acuerdo con el principio de interrelación y complementariedad de la información, el investigador, habiéndose familiarizado con el inventario del fondo y habiendo anotado en él los números de unidades de almacenamiento sobre el tema de le interesa, luego pasa a la sección correspondiente del catálogo para una búsqueda más profunda. En el catálogo encuentra no solo los nombres de las unidades de almacenamiento, sino también los títulos de los documentos e información más detallada, indicando las hojas de la unidad de almacenamiento en las que se puede encontrar esta información.
El tercer principio es muy importante para la organización del trabajo de búsqueda. Significa que la creación de todo tipo de directorios en los archivos departamentales, estatales y municipales está sujeta a requisitos uniformes y métodos comunes. Por lo tanto, los inventarios de casos se compilan incluso en el trabajo de oficina de las instituciones bajo el control archivo departamental. Los inventarios resumidos (secciones anuales) de los inventarios de los casos de almacenamiento permanente de un archivo departamental deben ser aprobados por el EPC del archivo estatal y almacenados en el archivo estatal como copias de control hasta que los archivos se transfieran al almacenamiento permanente. El mismo control deberá ejercerse sobre la composición de los archivos departamentales y otros directorios. Todos los elementos de la descripción, todos los elementos auxiliares del aparato de referencia para el inventario deben cumplir estrictamente con las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales y estatales.
La estructura del sistema NSA. El sistema NSA de subdivisión estructural en los niveles vertical y horizontal. El nivel horizontal del sistema se basa en la diferencia funcional de los directorios. Por función, los libros de referencia del sistema NSA se dividen en:
- 1. a las guías contables;
- 2. guías para la divulgación del contenido de los documentos (sistemas de recuperación de información).
El nivel vertical del sistema se basa en la jerarquía de clases de referencia a los siguientes conjuntos de documentos de archivo:
- 1. RF AF en su conjunto;
- 2. redes de archivos;
- 3. archivo;
- 4. fondo;
- 5. caso o documento separado.
De acuerdo con esta división, se pueden nombrar los libros de referencia más comunes y los complejos de referencia para documentos de archivo.
El Catálogo Central de Stock de los Archivos Federales y desarrollado previamente sobre su base sistema automático NTI.
2. Un conjunto de archivos de una determinada región:
catálogo de valores de una entidad constitutiva de la Federación Rusa o un municipio.
guía o referencia rápida;
libro de ingresos;
lista de fondos;
hojas de fondos;
directorios;
revisiones temáticas;
punteros;
pasaporte de archivo;
hoja de fondo;
resumen de fondos;
directorios;
punteros;
5. Caso separado o documento separado:
guías temáticas;
directorios;
punteros;
revisiones de acciones e índices;
descripción interna del caso;
anotación;
inscripción de confirmación.
En el trabajo práctico, todos los directorios, como resultado de su clasificación por niveles de documentos, se denominaron:
inter-archivo (a nivel de la RF AF y su parte); intra-archival e inter-fondo (a nivel de fondos o sus partes);
intrafondo (a nivel del fondo o de su parte).
En el libro de referencia "Los archivos federales de Rusia y su aparato científico de referencia", publicado en 1994, se proporciona una lista detallada de los aparatos de referencia de cada archivo federal de Rusia para los grupos especificados (directorios intraarchivales, interfondos e intrafondos).
Perspectivas para el desarrollo del SNSA. Desarrollo de perspectivas para un mayor desarrollo óptimo del sistema NSA, basado en la solución de los siguientes problemas principales.
- 1. Optimización del sistema NSA AF RF en su conjunto como subsistema del sistema nacional de información científica y técnica (NTI).
- 2. Optimización de subsistemas individuales y elementos del sistema NSA AF RF en varios niveles de organización de documentos: archivo - fondo - archivo - documento - estos son los niveles de "entrada" en el sistema NSA; y optimización del sistema NSA de cada archivo.
- 3. Provisión integral de la continuidad de la NSA de archivos estatales y archivos de instituciones.
- 4. Mejora adicional de la metodología para la creación de ciertos tipos de directorios, teniendo en cuenta su interacción y complementariedad en el sistema de archivo de la NSA.
El sistema NSA debe construirse sobre la base de la unidad de métodos contables y descripción de documentos sobre una base normativa y metodológica única, que determina los siguientes requisitos para los mismos:
- 1) satisfacer todas las necesidades de información retrospectiva de la sociedad a medida que surjan solicitudes y se reciban en el archivo;
- 3) ser universal, es decir cubrir todo el conjunto de documentos de la RF AF (texto, KFFD, técnico, etc.), independientemente del método de obtención de la información;
- 4) tener una metodología unificada para compilar todos los tipos y tipos de libros de referencia;
- 5) difieren en interconexión, complementariedad de directorios;
- 6) desarrollar teniendo en cuenta nuevas perspectivas para la aplicación de los últimos logros de la ciencia y la tecnología, es decir. Entrada automatizada y recuperación de información.
Sobre la base de estos requisitos, la base del sistema NSA debe ser la "doble unidad": la unidad de la organización de los documentos, que se logra mediante la unidad de los fundamentos científicos y metodológicos de la clasificación de los documentos ( un sistema NSA fija la organización de documentos y su contabilidad por unidades de almacenamiento, fondo, complejo de fondos, archivo);
La unidad de la descripción de los documentos, que se logra mediante la unidad de la metodología de elaboración del directorio.
Actualmente se diferencia la creación y mejora de la NSA en cada archivo. Esto significa que los archivistas tienen diferentes enfoques para la creación y mejora de directorios de fondos de diversa información.
Los fondos de archivo se dividen en 3 categorías según el contenido de la información. En categoría fondo de archivo al mismo tiempo, comprenden el diverso grado de contenido informativo de los materiales de este fondo. Por lo tanto, se crean tipos complejos y de alta calidad de libros de referencia de archivo para importantes, de múltiples aspectos en contenido y grandes fondos, a los que a menudo recurren los investigadores, que se distinguen por información profunda y detallada sobre el contenido del documento. Dichos directorios son creados por un fondo de categoría I.
Se crea una NSA más simplificada para los fondos de las categorías II y III.
descripciones de casos
El inventario cumple tres funciones importantes: informativa (descubre la composición y contenido de los documentos), contable (proporciona registros de casos), clasificatoria (fija la sistematización de casos dentro del fondo).
La función informativa del inventario se implementa en el proceso de descripción de cada caso en fichas, al momento de compilar tales elemento importante, como el título del caso, revelando la composición específica de los documentos y el contenido de la unidad de almacenamiento. El inventario de archivo, completo y correctamente ejecutado, da una idea de la composición y contenido de los documentos del fondo en su conjunto.
La función contable del inventario es indicar el número de unidades de almacenamiento en el fondo. Esto garantiza la seguridad de los documentos, el control sobre los cambios en el volumen del fondo. Además, la presencia de números de serie de casos contribuye a búsqueda rápida información que necesitan los investigadores.
La función de clasificación consolida y refleja la disposición más racional de los asuntos en el fondo. La clasificación de documentos y archivos dentro del fondo archivístico se entiende como su agrupación científica de acuerdo con la estructura históricamente establecida del creador del fondo o las principales direcciones y temas de su actividad.
Hay tres tipos de inventarios: un inventario interno, un inventario de una unidad estructural (entrega), un inventario recapitulativo de los asuntos del fondo.
Se elabora un inventario interno de documentos del caso para registrar los documentos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), cuya contabilización está determinada por las especificidades de esta documentación (especialmente valiosos, personales, judiciales, expedientes de investigación, etc.), como así como para registrar el almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), formado según los tipos de documentos, cuyos títulos no revelan el contenido específico del documento.
Los inventarios de divisiones estructurales (entrega) e inventarios recapitulativos se construyen de acuerdo a una sola metodología. Se compilan por separado en los siguientes grupos de casos:
almacenamiento permanente;
almacenamiento temporal (por ejemplo, 5 años y más, 10 años y más, más de 10 años (a discreción de la organización);
por personal
Como ejemplo, considere la metodología para compilar un inventario de cajas de almacenamiento permanente.
El inventario consta de dos partes: el propio inventario, es decir, una lista de casos (artículos descriptivos), y un aparato de referencia para el inventario. Como regla general, los inventarios se compilan en organizaciones. Pero incluso en los archivos estatales y municipales, los inventarios se compilan en el curso de mejorar el sistema del aparato de referencia científica, en el curso del procesamiento de documentos descritos de manera insatisfactoria.
El trabajo de elaboración de un inventario consiste en:
descripciones de casos;
organización de documentos y archivos dentro del fondo de archivo (desarrollo de un esquema de clasificación para los archivos del fondo y clasificación de los archivos del fondo);
elaboración del inventario real de documentos;
compilación de aparatos de referencia y registro del inventario.
El inventario de documentos en sí (la parte de información principal) consta de artículos descriptivos, que son una colección de información sobre cada unidad de almacenamiento y consta de los siguientes elementos:
número de serie;
índice administrativo (número de caso según la nomenclatura o número de inventario antiguo);
el título del caso y, en algunos casos, la anotación del documento;
plazos de documentos en el caso (día, mes, año);
el número de hojas en el archivo;
notas
Cada uno de los elementos del artículo que realiza una función específica tiene su propia columna en la hoja de inventario.
Columna 1 - " Número de serie"- refleja la función contable del inventario, fija la secuencia de disposición de los casos en el fondo. El número del último artículo asignado en el orden de numeración bruta indica el número de unidades de almacenamiento incluidas en el inventario. Si hay un cambio en la composición cuantitativa de las cajas del inventario, se hace el asiento correspondiente al final del inventario (en el "Registro Final").
Columna 2 - "Número de documento": este es el número "nativo" del caso, asignado en el trabajo administrativo (este es el índice del caso según la nomenclatura de casos). Puede servir como un "faro" adicional en la búsqueda.
Columna 3 - "Título del Caso" refleja la función informativa del inventario, revelando la composición y contenido de los documentos de cada caso.
No debe haber abreviaturas arbitrarias en el título, solo generalmente aceptadas o proporcionadas en la lista de abreviaturas. El nombre de las instituciones, organizaciones y empresas (autores, corresponsales) se da completo en la primera mención y entre paréntesis, la abreviatura generalmente aceptada. Por ejemplo, "Proyectos leyes federales preparado por JSC "Russian Railways" (JSC "RZD")". En las menciones posteriores de la institución en el encabezado, solo se da su abreviatura generalmente aceptada (abreviatura): JSC "RZD". En la misma columna del inventario, de una nueva línea después del encabezado principal, se ingresa una anotación de documentos.
Columna 4 - "Fechas límite" - revela las fechas de inicio y finalización del caso. El nombre del mes se suele escribir en cursiva. Al especificar una fecha, primero se indica el día, luego el mes y el año.
Columna 5 - "Número de hojas" - da una idea del volumen de una unidad de almacenamiento.
Al final del inventario de casos, documentos, se realiza una entrada final, que indica el número de unidades de almacenamiento (en número y en palabras); el primer y último número de unidades de almacenamiento según el inventario, se especifican los números de prescripción disponibles, números con letras, unidades de almacenamiento retiradas y los motivos para su disposición.
Por ejemplo:
"Se incluyen en el inventario 24 (veinticuatro) casos del No. 1 al No. 24".
Inscripción de certificación: se redacta en una hoja de certificación separada, que indica (en número y en palabras) cuántas hojas del inventario están archivadas y numeradas en el caso, así como números con letras y faltantes, hojas del inventario interno y características del estado físico de las hojas del inventario.
Por ejemplo:
“En el expediente se archivan 57 (cincuenta y siete) folios numerados (en números y en letras) del N 1 al N 57
incluyendo: números de letra de las hojas 7a 7b
números de hoja que faltan
Hojas de inventario interno
Metodología para compilar un aparato de referencia para el inventario
Después de compilar la parte principal del directorio, el inventario en sí, se compila un aparato de referencia que realiza dos funciones: acelera la búsqueda de información sobre el inventario en sí y proporciona información adicional sobre el fondo.
La composición del aparato de referencia para el inventario es extensa. Incluye:
pagina del titulo;
prefacio;
lista de abreviaciones;
puntero.
Estos son los elementos principales del aparato de referencia, pero el inventario puede contener elementos adicionales: tablas de traducción, bibliografía, diccionario terminológico.
Portada - contiene información que revela el nombre completo del archivo estatal donde se almacenan los documentos del fondo; el nombre completo del fondo con una lista de todos los cambios de nombre, si los hubiere, y el nombre abreviado (en paréntesis); número de fondo; numero de inventario; nombre del inventario (nombre de la parte estructural o años para los que se incluyen casos en el inventario).
El prefacio incluye la historia de la organización creadora de fondos, la historia del fondo, una anotación de la composición y contenido de los documentos en el inventario y la composición del aparato de referencia para el inventario.
La lista de abreviaturas es una lista alfabética de palabras abreviadas que se encuentran en el inventario. La lista va acompañada del nombre completo de las palabras abreviadas. Las abreviaturas se introducen para ahorrar espacio para las palabras que aparecen con frecuencia en el texto del inventario, así como para revelar abreviaturas en el aparato de referencia y lograr uniformidad en la transferencia del contenido de los documentos.
Abreviaturas generalmente aceptadas que no requieren explicaciones especiales (es decir, etc., etc., etc.), que denotan el nombre de medidas de masa, tiempo, espacio, relacionadas con números o cualquier nombre y que no causan doble interpretación (kg, min. , cm, m), así como las abreviaturas de palabras incluidas en el habla coloquial y escrita, como comité sindical, no se incluyen en la lista de abreviaturas. Si, al compilar el inventario, se usaron abreviaturas como "b. - nació", "d. - murió", "p. - protocolo", "m. - materiales" y similares, entonces es necesario volver a compilar el inventario, y no incluir estas palabras en la lista de abreviaturas.
El prefacio está firmado por su compilador.
Los índices del inventario son una lista de los conceptos temáticos que se encuentran en el inventario, con las explicaciones necesarias y los datos de referencia. La tarea de los punteros es agilizar y facilitar el trabajo del usuario con el inventario. Los índices pueden ser: temáticos (generales y especiales), nominales, geográficos (como variedades de materias), cronológicos, etc. Los índices combinados son posibles con un número reducido de nombres de personas, nombres geográficos y artículos.
Sistema de directorio de archivos
El sistema de almacenamiento de documentos de archivo a nivel de fondo está fijado por un inventario, pero esto no es suficiente para buscar información documental. Cuando se utilizan documentos de archivo, las solicitudes se forman con mayor frecuencia sobre temas, problemas, temas, eventos. Para resolver este problema, los archivos crean catálogos como directorios de archivo entre existencias, en los que la información sobre el contenido de los documentos de archivo se agrupa por temas (temas, industrias) ubicados de acuerdo con el esquema de clasificación de la información del documento adoptado para este catálogo, lo que da la investigador amplias oportunidades para buscar información.
El sistema de catálogos en los archivos rusos comenzó a tomar forma a principios de la década de 1960. siglo 20 Durante el último período, los archivos estatales han acumulado una experiencia considerable en la creación y mantenimiento de varios tipos de catálogos. Sin embargo, la catalogación “masiva”, realizada en los años 70-80. siglo 20 en los archivos domésticos llevó al hecho de que en la forma tradicional los catálogos contenían millones de tarjetas, pero la eficiencia de su uso era baja. Esto se debe a una serie de factores: en primer lugar, la forma tradicional de buscar información en el catálogo; en segundo lugar, su carácter "no público", es decir, sólo el personal del archivo atendió las solicitudes de los investigadores. Todo esto llevó a los años 90. siglo 20 a la suspensión de la catalogación de la información documental.
A diferencia del catálogo catálogo:
en primer lugar, cubre la gran mayoría de los fondos de archivo, porque su estructura no depende del sistema de almacenamiento de documentos, sino que refleja la clasificación de la información documental por tema, industria, etc., mientras que el inventario se compila para los documentos de un fondo de archivo o Parte de ello;
en segundo lugar, el inventario es mucho más detallado, ya que puede contener información no solo de un caso, sino también partes de un documento, un documento, un grupo de documentos, un grupo de casos;
en tercer lugar, a diferencia del inventario, no es una guía contable, es decir, no sirve para contar el número de casos y documentos; su única función es la recuperación de información;
en cuarto lugar, si cada inventario se construye sobre la base de su propio esquema de sistematización de los materiales de este fondo, entonces las fichas de catálogo de todos los fondos de archivo se ordenan de acuerdo con un solo esquema, cuyas bases son comunes a todos los archivos.
En los archivos de las organizaciones, en lugar de catálogos, se utilizan archivadores.
En el trabajo de oficina es importante poder encontrar rápidamente una u otra información documental. Para ello se mantienen archivadores de registro y registro de documentos, archivadores de cartas y declaraciones de ciudadanos, etc.. Cabe recordar que estos archivadores no solo tienen una importancia momentánea: en el futuro, junto con los documentos, Tendrá que ir al archivo de la organización.
El proceso de preparación, compilación y mantenimiento de catálogos de archivo se denomina catalogación de documentos de archivo:
La catalogación incluye los siguientes tipos de obras:
definir el tipo de directorio;
desarrollo de un esquema de clasificación de la información documental en el catálogo;
identificación y selección de información documental para catalogación;
descripción de información documental en fichas de catálogo;
fichas de indexación;
organizar tarjetas y mantener un catálogo
La definición del tipo de catálogo a crear depende de la composición y contenido de los documentos, así como de la disponibilidad de otros tipos de catálogos.
Al determinar la composición de los catálogos de un archivo estatal o municipal en particular, se toma en cuenta: el rango y perfil del archivo; estructura, composición y contenido de los fondos de archivo; el grado de desarrollo de los fondos; la intensidad y objetivos del uso de documentos; disponibilidad y nivel de calidad de otros tipos de directorios de archivo; capacidades materiales y técnicas del archivo.
Dependiendo de la estructura elegida, existen dos tipos de catálogos: estructura lógica y estructura alfabética.
Si la información está ordenada de lo general a lo particular, es decir, de arriba a abajo (método deductivo), obtenga la estructura lógica de los directorios de construcción.
Si la información se ordena de lo particular a lo general, es decir, de abajo hacia arriba (método de inducción), obtener una estructura alfabética (formal).
A su vez, los catálogos de estructura lógica se dividen por tipo en sistemáticos, temáticos y sus variedades (el catálogo de historia de las instituciones y el catálogo de historia de la división administrativo-territorial) y cronológicos, y los catálogos de estructura alfabética se dividen en materias y sus variedades, nominales y geograficas. Los catálogos son directorios de archivos entre fondos.
Para los archivos estatales y municipales, el sistema de catálogo se basa en un catálogo sistemático
Desarrollo de un esquema de clasificación de la información documental en catálogos. Desarrollo científico problemas de clasificación de la información documental de archivo, que está íntimamente relacionado con el desarrollo de la teoría general de la clasificación, se refiere a principios del XIX c., en el momento del plegamiento del área temática de la ciencia de archivos, el sistema de archivos, la asignación de negocios de archivos en un área independiente controlado por el gobierno cuando los esquemas de clasificación comenzaron a desarrollarse en áreas relacionadas con la archivística: ciencia del documento y ciencia de las fuentes.
Como resultado de los estudios teóricos, se identificaron los principales tipos de clasificación de la información documental reflejados en las herramientas de referencia e información: estructurales, sujeto-temáticas, tipológicas, las cuales se basan en elemento estructural(estructura), objeto (tema) o característica (inherente a un objeto dado o parte de él) rasgo típico. Los dos primeros tipos de clasificación determinan las características específicas de los archivos de la NSA, tanto tradicionales como automatizados.
Logros teóricos de la archivística doméstica en el campo de la clasificación en los años 70-80. se implementaron en el desarrollo de los Esquemas para la clasificación unificada de información documental (SEC) en 1978, 1983, así como los Rubricadores y Tesauros de la ASNTI según los documentos de la GAF de la URSS, más tarde - el clasificador Unificado de información documental del Fondo de Archivo Federación Rusa(ECDI) 2007
Al desarrollar el ECDI AF RF, se tomaron en cuenta los cambios sistémicos que han ocurrido en casi todas las esferas de la vida en la Federación Rusa: una nueva política y estructura estatal, cambio de formas de propiedad y mucho más, lo que se refleja en los documentos, cuya información debe incluirse en los catálogos. Es importante señalar que el EKDI AF RF en un nuevo nivel metodológico desarrolla los enfoques de catalogación establecidos en la SEC (M., 1978; M., 1983).
Descripción de la información documental en fichas de catálogo. Este proceso no es más que fijar información documental secundaria en una ficha de catálogo:
La ficha de catálogo tiene una forma estrictamente prescrita con un conjunto obligatorio de elementos agrupados en grupos separados:
clasificación (índice, título, subtítulo, fecha y lugar del hecho);
informativo (contenido del documento);
buscadores (nombre del archivo, nombre del fondo, N del fondo, N del inventario, N del expediente, hojas);
externo (idioma del documento y método de reproducción);
control (cargo y firma del compilador, fecha de elaboración de la ficha).
Un elemento importante del mantenimiento de cualquier catálogo es la indexación de la información documental seleccionada para el mismo. La indexación es el proceso de seleccionar o compilar índices de acuerdo con un esquema y colocarlos en una ficha de catálogo:
el índice es símbolo, un elemento de lenguaje, números, letras y símbolos en un sistema de clasificación. Se asigna un símbolo o una combinación de ellos a las divisiones de clasificación correspondientes del esquema de clasificación de información documental y se colocan en las fichas de catálogo.
Sistematización de fichas y mantenimiento del catálogo. Las fichas indexadas deben ser sistematizadas para su inclusión en el catálogo.
¡Recordar! La sistematización de las tarjetas se realiza de acuerdo con los índices en el orden de los números.
- 28.00.00.00. Obra cultural y educativa.
- 28.01.00.00. Asuntos Generales.
- 28.01.01.00. Legislación en materia de trabajo cultural y educativo.
- 28.02.00.00. Actividades de instituciones culturales y educativas.
- 28.10.02.02. Uso de monumentos históricos y culturales con fines culturales, educativos y científicos.
En un grupo de tarjetas con los mismos índices, se realiza una sistematización adicional de acuerdo con los encabezados y subtítulos indicados en las tarjetas. La ubicación de las tarjetas en sí ya a nivel de subtítulos se realiza de acuerdo con principio lógico- de lo más alto a lo más bajo, de lo general a lo particular. Por ejemplo: los grupos de tarjetas formados por indicación geográfica se ordenan según el principio indicado, y los equivalentes se ordenan alfabéticamente por nombres geográficos. Los grupos de cartas, formados en forma cronológica, están ordenados por la fecha de los hechos y luego por las fechas de los documentos.
Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en organizaciones estatales y municipales, archivos, museos y bibliotecas. academia rusa ciencias (en adelante, las Reglas de 2007), continuando la práctica que se ha desarrollado en la teoría y metodología domésticas de archivo, clasifican tradicionalmente el (los) catálogo (s) como obligatorios para el archivo (p. 95). Al mismo tiempo, las Reglas fijan la siguiente disposición: "La composición del sistema de catálogo de archivos está determinada por la composición y contenido de los documentos de archivo, la intensidad de su uso, el grado de desarrollo de los fondos de archivo, la disponibilidad y calidad de otros tipos de directorios archivísticos. Los principales en el sistema de catálogos archivísticos son sistemáticos y nominales"
Por lo tanto, se debe concluir que el proceso de mantenimiento de catálogos en archivos debe continuar, y la base para este trabajo debe ser el nuevo "Clasificador Unificado de Información de Documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa".
Guías
Las guías, al igual que los catálogos, son libros de referencia obligatorios en el sistema de referencia y herramientas de búsqueda en los archivos estatales, municipales y departamentales:
Una guía es una forma tradicional de libro de referencia destinado a la publicación para permitir a los investigadores familiarizarse de antemano con la composición de los documentos en un archivo particular.
El concepto de "guía" es genérico. Los tipos de guía son:
guía de los fondos del archivo (archivos);
una breve guía de los fondos del archivo (archivos);
guía temática de los fondos del archivo (archivos).
Las guías también se subdividen en archivísticas (intraarchivísticas) e interarchivísticas.
El tipo de guía está determinado por su propósito.
Guía de los fondos de archivo: un tipo de directorio de archivo que contiene breves características o Breve información sobre fondos de archivo (colecciones, complejos de documentos) de manera sistemática y destinada a la familiarización general con la composición y el contenido de los fondos de archivo.
Una guía rápida de los fondos de un archivo es un tipo de guía que contiene una lista sistemática de fondos. Los libros de referencia breves se dividen en anotados y no anotados. La guía breve anotada contiene información sobre el nombre de los fondos de archivo del archivo con todos los cambios de nombre de los fundadores, datos de referencia sobre los fondos y una breve anotación de los documentos contenidos en ella.
Una breve guía sin anotaciones de las colecciones de los archivos contiene información sobre los nombres de las colecciones de los archivos y sus datos de referencia.
Guía temática de los fondos del archivo (s): un tipo de guía de los fondos del archivo (s), que caracteriza esa parte de los documentos de estos fondos del archivo (s), que contiene información sobre el tema (temas ), e indicando los nombres o números de los fondos de archivo.
Se puede crear una guía, un libro de referencia breve y una guía temática para los fondos de todos o varios archivos de cualquier región, para los fondos de un archivo estatal, municipal separado, para un conjunto separado de fondos del archivo estatal, municipal ( s).
Toda guía consta de dos partes: las características de los fondos (la propia guía) y el aparato de referencia.
Características de los fondos en la guía. La parte principal de la guía son las características del fondo: este es un conjunto de información, que incluye el nombre del fondo, datos de referencia sobre el mismo, la historia de la organización creadora del fondo (para un fondo de origen personal - información biográfica básica sobre la persona), información sobre la composición y el contenido de los documentos del fondo. Se puede complementar lista bibliografica literatura fundacional.
Cada elemento de la característica lleva una cierta carga de información.
nombre del fondo- un elemento característico obligatorio que puede dar una indicación de:
- 1) por la era histórica de las actividades del creador del fondo;
- 2) el nombre del creador del fondo, sus funciones en el aparato estatal o en el sector de la economía, cultura, etc.;
- 3) la escala de actividad del creador del fondo, que está contenida en los conceptos de "provincial", "regional", "volost", "distrito", "federal", "municipal", etc. Al mismo tiempo, es imposible, por regla general, establecer la escala de sus actividades por los nombres de las fundaciones de las organizaciones;
- 4) ubicación del creador del fondo.
El nombre del fondo en las características individuales debe corresponder a su nombre en los documentos contables.
Datos de referencia sobre el fondo reportar información de búsqueda en forma de un número de fondo.
Una parte importante de las características del fondo es referencia histórica, que ayuda a revelar la esencia de las conexiones históricas y lógicas de los documentos del complejo descrito, para comprender la naturaleza y evaluar correctamente el contenido de los documentos incluidos en la anotación. Una nota histórica es una especie de introducción a la anotación, que da una idea general del lugar de esta organización en el sistema del aparato o instituciones estatales, el período de su actividad, escala y funciones (si el nombre de la fundación no proporciona estos datos).
Nota histórica para fondos de origen personal consta de breves datos biográficos del fundador: apellido, nombre, patronímico, seudónimo, apellido de soltera, fechas de vida, profesión, tipo de actividad oficial y social. La información histórica sobre los fondos familiares y del clan proporciona información sobre la cronología del grado de parentesco. Para los fondos constituidos por documentos de varias personas relacionadas con la actividad creativa, la información sobre las actividades oficiales y sociales de los creadores del fondo se resume en el orden alfabético de sus apellidos.
Anotación de la composición y contenido de los documentos fondo es una breve descripción generalizada de la composición de los documentos (por tipo) y su contenido (por temas, cuestiones que reflejan las actividades del creador del fondo).
Aparato de referencia para la guía. Los elementos principales del aparato de referencia en la guía son: portada, contenido (índice), prefacio, lista de abreviaturas, apéndices, índices.
Se compila una bibliografía general para la guía. En las ediciones de varios volúmenes de las guías, se compila un aparato de referencia tanto para la publicación completa como para los volúmenes individuales.
Debe tener en cuenta que la página del título no solo completa el diseño de la guía, sino que también contiene información de referencia básica. Esta es información general sobre la jurisdicción de este archivo, el nombre del archivo y el nombre del directorio, el lugar y la hora de publicación.
Para aumentar el contenido de información de la tabla de contenido, es recomendable incluir una lista página por página no solo de secciones, subsecciones, sino también encabezados. La tabla de contenido lleva una cierta carga de información, mostrando las principales etapas de sistematización, brindando información específica y visual sobre la estructura de la descripción del conjunto de documentos en su conjunto.
Prefacio incluye información general sobre la historia del archivo, para los documentos de los que se compiló este libro de referencia, sobre la composición y el contenido de los documentos y la construcción del libro de referencia. La historia del archivo se da muy brevemente, destacando temas como la historia de la adquisición del archivo, su volumen y perfil.
La metodología para compilar una lista de abreviaturas, índices y contenidos (tabla de contenido) para guías es similar a la metodología para preparar estos elementos de un aparato de referencia para un inventario.
Las aplicaciones pueden incluir:
información sobre cambios en la división administrativo-territorial;
listas de fondos: liquidados, fusionados, transferidos a otros archivos;
información sobre la composición del aparato científico de referencia del archivo
Herramientas adicionales de referencia y búsqueda
Se pueden crear directorios adicionales del sistema ATP en el archivo: revisiones, índices, índices de tarjetas temáticas y listas temáticas de documentos y casos, registros anotados de inventarios.
Revisiones de documentos
Como un tipo de libro de referencia archivística, una reseña pertenece al grupo de herramientas adicionales de consulta y búsqueda del archivo, pero, al igual que una guía, está pensada para su publicación con el fin de informar a los usuarios sobre la composición y el contenido de los documentos del archivo. fondo o diferentes fondos, pero sobre un tema:
La conveniencia de compilar revisiones está determinada por la relevancia y la importancia del problema al que se dedica, el grado de su estudio, así como la novedad de los documentos incluidos en la revisión.
Se recomienda compilar y publicar (replicar) las revisiones en los siguientes casos: cuando el volumen del fondo es grande y contiene muchos casos del mismo tipo en contenido, o, por el contrario, muchos casos con contenido complejo y multitemático, por ejemplo: protocolos, correspondencia sobre varias cuestiones no relacionadas entre sí. En esta situación, es recomendable emitir reseñas de fondos de archivo, donde el contenido de los casos multitemáticos pueda dividirse lógicamente y clasificarse en grupos homogéneos. También se pueden revisar documentos ingresados a inventarios sin un sistema estricto o conexión lógica, o cuando los documentos se encuentran dispersos en diferentes inventarios. Las deficiencias señaladas son más fáciles de eliminar compilando revisiones, en lugar de reescribir inventarios.
La experiencia de preparar revisiones muestra que pueden publicarse tanto en forma de publicaciones independientes como en artículos separados en publicaciones periódicas y publicaciones en curso, lo cual es relevante para preparar revisiones de documentos de archivo en organizaciones.
Punteros
Los índices pueden ser directorios de archivo independientes en el archivo o un elemento del aparato de referencia de otros directorios de archivo:
La metodología para la elaboración del índice como elemento del aparato de referencia se consideró tomando como ejemplo un inventario de documentos y casos.
Listas temáticas de documentos
Como libro de referencia de archivo adicional, se pueden compilar listas temáticas de documentos y casos:
Se compilan listas de documentos sobre los temas más relevantes, populares y poco estudiados para informar a una amplia gama de investigadores, editores de documentos, archivistas, periodistas y otros especialistas.
Base de datos
Junto con la lista de documentos, los archivos estatales, municipales y departamentales están desarrollando activamente bases de datos y publicándolas en sus sitios web oficiales, lo que permite buscar y presentar información documental de manera rápida y completa en modo de acceso remoto.
INTRODUCCIÓN
La creación de motores de búsqueda para garantizar la búsqueda acelerada de información retrospectiva es una de las prioridades en el trabajo de los Archivos Nacionales de la República de Bielorrusia. Por lo tanto, se requiere un amplio sistema de aparatos científicos y de referencia para servir a los propósitos del uso operativo y más completo posible de los materiales documentales.
El sistema de aparatos de referencia científica es un complejo de documentos contables interrelacionados y complementarios, directorios de archivo, sistemas de recuperación de información mecanizados y automatizados, documentos de información creados sobre una única base metodológica y científica y metodológica para garantizar la seguridad y búsqueda efectiva de documentos de archivo e información documental. dentro del fondo de archivo, archivo, NAF de la República de Bielorrusia con el fin de un uso integral.
El sistema NSA, basado en los principios del historicismo, la integralidad y la complejidad, debe construirse teniendo en cuenta un enfoque sistemático y un objeto holístico y organizado de forma compleja, que incluya los subsistemas necesarios para la contabilidad y la descripción de documentos sobre una única base normativa y metodológica.
El sistema del aparato científico de referencia se puede dividir según las funciones que realiza:
1) libros de referencia sobre documentos contables;
2) libros de referencia sobre el contenido de los documentos.
En cada uno de estos grupos se asignan los directorios principales, que son obligatorios para cada archivo y los auxiliares, que se crean según las necesidades. Los principales libros de referencia sobre contabilidad incluyen el libro de recibos, la lista de fondos, hojas de fondos, inventarios, registros de inventarios, los auxiliares son la cuenta personal del archivo, fichas y libros de contabilidad para el movimiento de fondos, etc. .
Las guías de contenido principal incluyen inventarios, guías y catálogos, mientras que las auxiliares incluyen reseñas, índices y listados temáticos.
Así, en el sistema NSA, cada directorio tiene su propio propósito, especificidades, complementa otros directorios y es necesario. parte integral SNSA. Sin embargo, cabe señalar que todo el complejo SNSA no siempre es obligatorio para cada archivo. El número y composición de los directorios es diferente. Es importante que el archivo cuente con un conjunto de sistemas de información que permita realizar racionalmente todo tipo de trabajo con documentos.
1EVOLUCIÓN DEL APARATO CIENTÍFICO DE REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS DEL FONDO DE ARCHIVOS DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA (1991-2005)
El período de 1991 a 2005 es un período ocupado y en gran medida único en el desarrollo del aparato de referencia científica (RSA) para los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa (AF RF).
Durante estos años, se crearon intensamente libros de referencia de archivo, que se publicaron tanto de forma tradicional como con una variedad de tecnologías informáticas. La información que se proporciona a continuación sobre los volúmenes y tipos de libros de referencia tradicionales publicados se basa en la base de datos bibliográfica (DB) de libros de referencia de archivo que mantiene Rosar-Khiv. La base de datos contiene información sobre 658 publicaciones y cubre el período de 1939 a 2006.
En los últimos 15 años, se han publicado 394 libros de referencia, es decir, el 60% de todos los libros de referencia publicados sobre documentos de la RF AF almacenados en archivos estatales y municipales. Los Archivos Federales publicaron 133 directorios, lo que representa un aumento del 34% en total. La mayor parte del aumento en el número de directorios provino de los archivos estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa: publicaron 233 directorios, o el 59%, el 7% restante es la contribución de los archivos municipales (10 directorios), Rosarkhiv y VNIIDAD. Aunque prevalece la proporción de archivos estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, los archivos federales realizaron la mayor parte del trabajo: un promedio de 8,9 directorios por archivo, los archivos estatales dieron un aumento de 1,1 directorios por archivo. A veces, los libros de referencia sobre los archivos del antiguo PCUS se denominan la base de una ola de publicaciones de referencia de archivos, pero esto no es así. En realidad, aportaron el 16% del incremento total de directorios para el período señalado.
La estructura del fondo de referencia publicado se mantuvo estable. La más masiva de las publicadas es una guía tipo guía. Tanto en 1990 como en la actualidad, estos libros de referencia representan el 63% de todos los publicados. Otro tipo de directorios prácticamente han conservado su participación en estructura general: aumentó levemente la participación de catálogos (del 8 al 10%) e índices (del 6 al 10%), disminuyó levemente (del 10 al 6% la participación de las reseñas) e inventarios publicados (del 8 al 6%). De las cifras dadas se desprende que las tasas de crecimiento para cada tipo de directorios fueron prácticamente las mismas, mientras que las prioridades en las publicaciones de referencia no variaron.
La participación principal en el crecimiento de las guías turísticas pertenece a los archivos regionales. Los archivos federales están provistos en gran parte de guías, es decir, se ha producido una cierta saturación.
Muchos archivos regionales todavía están preparando sus primeras guías. Esto se aplica especialmente, por supuesto, a los archivos de documentos del PCUS ya los archivos municipales. Parece que estos últimos, en su mayoría, preferirán la preparación y publicación de directorios entre archivos, en cuya creación los órganos rectores de los archivos de las entidades constitutivas de la Federación Rusa deberían desempeñar un papel de coordinación.
Por supuesto, el crecimiento cuantitativo en el número de libros de referencia publicados es impresionante, aunque esto no es un indicador del todo adecuado de la disponibilidad de documentos de archivo con libros de referencia. Un indicador más preciso (aunque no ideal) a este respecto, en relación con los libros de referencia como una guía, no sería el número de libros de referencia, sino el número de colecciones, cuyas descripciones se dan en los libros de referencia. Tenga en cuenta que es este indicador el que se utiliza para evaluar el mantenimiento de la base de datos del "Fondo de archivo".
Junto con el aumento constante reciente en el número de publicaciones de referencia e información en esta área, hay otro indicador que, desafortunadamente, permanece sin cambios: la calidad de los libros de referencia. Más de una vez se ha llamado la atención de los archivos sobre esta circunstancia: véase el informe de los Archivos Federales en una reunión del Consejo Científico de los Archivos Federales (2000); Carta instructiva de Rosarkhiv sobre la creación y desarrollo de la NSA a los documentos de archivos estatales y municipales (2001); informe de los Archivos Federales en la Conferencia de Toda Rusia en 2003 "Tendencias y Perspectivas para el Desarrollo de los Archivos Nacionales para Documentos de Archivos Estatales y Municipales"; decisión de la Junta de Archivos Federales (2003) "Sobre el estado del trabajo de los archivos estatales de la Federación Rusa sobre la creación y desarrollo de un aparato de referencia científica para documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en 1996-2001 "; decisión de la Junta de Archivos Federales (2005) "Sobre el Plan Consolidado para la Preparación de Publicaciones Documentales y Libros de Referencia de Archivos en Instituciones de Archivos de la Federación Rusa para 2006-2010"; decisiones del colegio de Rosarkhiv basadas en los resultados de las competiciones de la industria trabajos cientificos para 2000-2001 y 2003-2004 Las principales deficiencias de los libros de referencia incluyen su diseño y estructura, la elección del nivel de descripción, los métodos para unificar las descripciones, la distribución de fondos para las anotaciones individuales y grupales. Las anotaciones a menudo contienen solo una lista de tipos de documentos y referencias históricas: las fechas de existencia y las funciones de los creadores de fondos. Como resultado, entre las publicaciones hay un gran número de libros breves de referencia, listas comentadas, etc., mientras que algunos de ellos, a falta de anotaciones o referencias históricas, se denominan guías. La solución al problema es solo cumplir estrictamente con los requisitos metodológicos para la preparación de varios tipos de SSA, que se establecen repetidamente en las normas y manuales y no han sufrido cambios en los últimos años.
Hablando del aumento en el número de publicaciones de referencia y su estructura, cabe señalar un fenómeno relativamente nuevo en esta área. Se publican publicaciones que, estrictamente hablando, no pueden ser consideradas parte del sistema NSA. Se trata de libros de referencia biográficos y biobibliográficos, enciclopedias regionales que gravitan hacia la historia local, etc. Una serie de publicaciones denominadas libros de referencia contienen amplias colecciones de documentos. Las razones de su aparición son claras. Por regla general, para estas publicaciones, los archivos reciben financiación (preliminar o de la venta de circulación). La edición de publicaciones que, por diversas razones, son demandadas por el público en general, órganos administrativos o estructuras comerciales que cuentan con los fondos adecuados, es sin duda una respuesta a las necesidades de la sociedad. Además, atienden las necesidades urgentes de los archivos. Al mismo tiempo, es una de las herramientas directas y eficaces para la divulgación de archivos. La amplia publicación de este tipo de materiales de referencia merece aprobación y, en particular, podría manifestarse en el concurso de trabajos científicos organizado por los Archivos Rusos en el campo de la archivística, la arqueografía y la ciencia documental. Sin embargo, en la nominación “Libros de referencia sobre la composición y contenido de los documentos”, el concurso recibe obras que son debidamente calificadas por el jurado del concurso como no esenciales para esta nominación y pierden en la calificación a las publicaciones en las que el género clásico es estrictamente sostenida. Parece que estas publicaciones, a veces hechas de manera muy profesional, merecen una nominación separada (o una transformación de la nominación existente) bajo el nombre, digamos, "literatura de referencia e información". las condiciones actuales del concurso, no se aceptan para su consideración. Aparentemente, como resultado, será necesario ampliar el nombre del concurso, es decir, designarlo como un concurso de obras científicas y de divulgación científica.
El crecimiento en el número de libros de referencia temáticos (tradicionales y automatizados) y el cambio en su temática (sobre documentos de personal, sobre documentos desclasificados, sobre materiales genealógicos, sobre historia regional sobre decisiones de autoridades, etc.) ha sido analizado reiteradamente. al resaltar los problemas del uso de documentos de archivo en el período moderno. Por lo tanto, no es necesario presentar los datos relevantes aquí. Los cambios en las formas y la estructura de la NSA merecen la mayor atención.
1991-2005: un período de gran crecimiento y desarrollo constante de un aparato de referencia científica automatizado. El término "NSA automatizada" surgió según estándares históricos bastante recientemente, pero se ha vuelto bastante común. Ya no se añade “Automatizado” para aclarar la forma específica de presentación de la NSA. Cada vez más añadido: "guía impresa", "en forma tradicional". Hace unos años, teníamos que hablar de la inevitabilidad de una NSA automatizada, luego probar sus ventajas en muchas funciones y parámetros, y convencer de la necesidad de su desarrollo. Se acerca el momento de argumentar por qué algunos libros de referencia también deberían publicarse en la forma tradicional.
En la actualidad, el recurso electrónico de archivo de referencia más grande en términos de volumen, versatilidad y prevalencia es la matriz DB "Archival Fund". Estas bases de datos en un principio, e incluso ahora, se constituyen formalmente como elementos de un sistema de contabilidad estatal centralizado automatizado. De hecho, ya en las primeras versiones de este paquete de software (PC), y especialmente en la actual, prevalece la información de la NSA y los medios para trabajar con ella, principalmente (aunque no solo) porque una serie de los documentos contables realizan las funciones de la NSA, directamente o en forma re-sistematizada. PC "Fondo de archivo" permite ingresar descripciones de documentos en cuatro niveles: fondo, inventario (en su conjunto), unidad de almacenamiento (unidad de contabilidad), documento. En la PC "Fondo de archivo" es posible generar automáticamente los textos de una guía de los fondos de archivo (con índices de guía), una breve guía de los fondos, docenas de tipos de listas de fondos, inventarios, casos; se pueden llevar inventarios, todo tipo de catálogos, índices.
En la práctica, esta información (además de sus aplicaciones contables) se utiliza directamente como NSA para buscar documentos de archivo, en ocasiones -para generar los textos de libros de referencia para su posterior maquetación y publicación, en algunos casos los datos se convierten en otros sistemas de archivo (por ejemplo, en un sistema automatizado de contabilidad y control) del movimiento de casos y documentos, cuyo desarrollo se está completando sobre la base de la Administración Estatal de la Federación Rusa y la RGAE). Y a veces, en forma reducida, esta información se publica en Internet.
El mantenimiento de los archivos de la base de datos "Archival Fund" se evalúa mediante dos indicadores principales: la cantidad de archivos que utilizan este programa y la cantidad de datos ingresados. Estos son los datos de 2005. Las cifras de cobertura del sector archivístico por parte del sistema son las siguientes. Mantienen la base de datos "Fondo de archivo": 14 archivos federales (con organización de stock de documentos) - 100%; 170 archivos estatales de temas de la Federación Rusa - 81%; 801 archivos municipales - 33% científico - referencia aparatoResumen >>
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Archivo de tarjeta: un directorio que contiene información sobre el contenido de los documentos en las tarjetas. Las tarjetas se colocan en archivadores según las necesidades de información de la organización. Como muestra la práctica del trabajo de los archivos de las organizaciones, lo más utilizado es la información sobre el contenido de los documentos organizativos y documentos administrativos(órdenes de actividades básicas, protocolos, contratos, convenios, cartas, etc.).
Dependiendo de las tareas de uso de documentos, se pueden crear archivadores temáticos y temáticos.
En el índice de tarjetas de materias, las tarjetas se agrupan alfabéticamente por conceptos (por ejemplo, para pedidos, alfabéticamente por los nombres de las áreas de actividad: corporativización, producción, mercadeo, protección laboral; para cartas, alfabéticamente por los nombres de las organizaciones correspondientes, etc. )
Es recomendable crear archivadores para que el personal busque información sobre antigüedad, salario y otros datos de carácter social y jurídico.
Las tarjetas deben contener el apellido, nombre, patronímico del empleado de la organización y datos de búsqueda (número del fondo, inventario, caso y hojas) de documentos que contengan información sobre él. Las fichas están sistematizadas por apellidos en orden alfabético dentro de los mismos apellidos en orden alfabético de nombres y patronímicos.
Al crear y utilizar sistemas automatizados para buscar documentos y archivos en los archivos de las organizaciones, las reglas tradicionales para registrar y registrar documentos y archivos, tanto en la etapa de trabajo de oficina como en el archivo, deben usarse en el desarrollo de programas informáticos.
Tal continuidad facilitará la transición del trabajo de archivo a un nuevo nivel técnico.
La información histórica ocupa un lugar especial entre los libros de referencia de archivo. El certificado se redacta en el primer recibo de los documentos del fondo en el archivo de la organización. Posteriormente, después de 5-7 años, es recomendable elaborar una adición a los antecedentes históricos.
La información histórica es recopilada y firmada por el responsable del archivo. En organizaciones con un pequeño volumen de casos generados por año, una nota histórica puede ser reemplazada por un prefacio a un inventario de casos de almacenamiento permanente.
El trasfondo histórico consta de tres secciones:
1. historia del fundador;
2. historia del fondo;
3. características de los documentos del fondo.
La primera sección - la historia del fundador, (en orden cronológico) contiene la siguiente información:
1. fechas, números y encabezamientos de los documentos administrativos sobre la creación, transformación y liquidación de la organización;
2. plazos para las actividades de la organización;
3. cambios en el nombre y actividades de la organización;
4. tareas y funciones de la organización y sus cambios;
5. la escala de las actividades de la organización y su lugar en el sistema del aparato estatal, la industria;
6. la estructura de la organización y sus cambios (con fechas).
La segunda sección, la historia del fondo, contiene la siguiente información:
1. El número de casos en el fondo y los plazos para los casos del fondo;
2. la composición de los documentos del fondo y los plazos para cada grupo;
3. tiempo de recepción del fondo en el archivo de la organización;
4. el grado de seguridad de los documentos;
5. cambios en la composición y alcance de los documentos del fondo;
6. una indicación (si la organización transfiere documentos para almacenamiento estatal) de la fecha y el lugar de transferencia de casos para almacenamiento estatal (nombre del archivo estatal; número de fondo asignado por el archivo estatal, referencia al acto de aceptación y transferencia de casos, su fecha y número).
La tercera sección - características de los documentos del fondo, contiene una lista de los tipos de aparatos científicos y de referencia para el fondo.
En el tercer apartado, descripción de los documentos del fondo, se enumeran:
1. principales tipos de documentos;
2. indicar las características de la documentación en esta organización;
3. dar información general sobre el uso de documentos (el contenido principal y número de certificados de carácter social y legal, selección y emisión de documentos en unidades estructurales, etc
La ayuda está impresa en forma común organizaciones en 4 copias (3 copias están destinadas al archivo estatal y se transfieren junto con los inventarios al recibir y transferir casos.
El sistema de aparatos de referencia científica para documentos de archivo.
El sistema de un aparato científico de referencia para documentos de archivo de un archivo es un complejo de libros de referencia de archivo interrelacionados y complementarios sobre la composición y el contenido de los documentos de archivo creados en un solo base metodológica para buscar documentos de archivo e información de archivo para un uso efectivo.
El Sistema de Aparatos de Referencia Científica (SNSA) para documentos de archivo es un complejo de libros de referencia de archivo interrelacionados y complementarios sobre la composición y el contenido de los documentos de archivo creados sobre una base metodológica única para buscar documentos de archivo e información de archivo para un uso efectivo.
Clasificación de la documentación de archivo.
El problema de la clasificación de la información documental archivística es el problema central de la organización moderna del espacio de información archivística. Por lo tanto, actualmente se está trabajando para crear un clasificador de la industria de la información documental de archivo.
El trabajo sobre la creación de un aparato científico de referencia para documentos de archivo es un tipo de trabajo científico destinado a proporcionar a las organizaciones y personas la información documental necesaria. La información del documento es información, varios datos contenidos en un documento.
En la práctica del trabajo de información, los documentos de archivo, que son las fuentes primarias de información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad mental humana, se denominan portadores de información documental primaria.
Varios mensajes sobre documentos, que consisten en descripciones, cifrados y códigos especiales, se denominan información sobre información o información de documento secundario.
Los directorios de archivo que contienen información documental secundaria y los propios documentos, que contienen información documental primaria, constituyen juntos un entorno de información de archivo.
Todos los directorios de archivo que describen información documental se dividen en obligatorios y opcionales. Existen directorios obligatorios en todos los archivos estatales. Estos incluyen inventarios de archivos y catálogos de archivos, revisiones de documentos y otros libros de referencia de archivos.
Se crean directorios adicionales teniendo en cuenta los detalles de los documentos del archivo, y también se forman históricamente (índices de tarjetas recibidos recibidos para almacenamiento permanente, índices de tarjetas y listas de documentos identificados para publicación). Los directorios adicionales incluyen índices, reseñas, listas temáticas, catálogos anotados.
Principios de construcción del sistema NSA. Los principios fundamentales de la construcción del sistema NSA son: 1)
interrelación y complementariedad de información de varios directorios que describen información documental retrospectiva primaria en diferentes niveles; 2)
unicidad y no duplicación de información de varios tipos de directorios; 3)
continuidad de los archivos departamentales, estatales y municipales de la NSA.
Los dos primeros principios deben ser observados para hacer más eficiente la búsqueda y evitar los costos de mano de obra del archivista por la duplicación de información.
Si la descripción y catalogación del fondo se realiza de acuerdo con el principio de interrelación y complementariedad de la información, el investigador, habiéndose familiarizado con el inventario del fondo y habiendo anotado en él los números de unidades de almacenamiento sobre el tema de le interesa, luego pasa a la sección correspondiente del catálogo para una búsqueda más profunda.
En el catálogo encuentra no solo los nombres de las unidades de almacenamiento, sino también los títulos de los documentos e información más detallada, indicando las hojas de la unidad de almacenamiento en las que se puede encontrar esta información.
El tercer principio es muy importante para la organización del trabajo de búsqueda. Significa que se aplican requisitos uniformes y métodos uniformes para la creación de todo tipo de directorios en los archivos departamentales, estatales y municipales. Entonces, los inventarios de casos se compilan incluso en el trabajo de oficina de las instituciones bajo el control de un archivo departamental. Los inventarios resumidos (secciones anuales) de los inventarios de los casos de almacenamiento permanente de un archivo departamental deben ser aprobados por el EPC del archivo estatal y almacenados en el archivo estatal como copias de control hasta que los archivos se transfieran al almacenamiento permanente. El mismo control deberá ejercerse sobre la composición de los archivos departamentales y otros directorios. Todos los elementos de la descripción, todos los elementos auxiliares del aparato de referencia para el inventario deben cumplir estrictamente con las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales y estatales.
La estructura del sistema NSA. El sistema NSA se divide estructuralmente en niveles verticales y horizontales. El nivel horizontal del sistema se basa en la diferencia funcional de los directorios. Por función, los libros de referencia del sistema NSA se dividen en:
a guías contables;
guías para la divulgación del contenido de los documentos (sistemas de recuperación de información).
El nivel vertical del sistema se basa en la jerarquía de clases de referencia a los siguientes conjuntos de documentos de archivo:
AF RF en su conjunto; redes de archivo; archivo; fondo;
caso o documento individual.
De acuerdo con esta división, se pueden nombrar los libros de referencia más comunes y los complejos de referencia para documentos de archivo. una.
El Catálogo Central de Stock del Archivo Ruso y el sistema automatizado NTI se desarrollaron anteriormente sobre esta base;
libro de referencia "Archivos de Estado de la URSS". - Capítulo 1-2. -M., 1989;
libro de referencia "Documentos del GAF de la URSS en bibliotecas, museos y archivos científicos". -M., 1991;
índice "Fondos de archivos personales en los depósitos estatales de la URSS". - T. 1-2. - M, 1963; T. 3. - M., 1980. 2.
Grupo de archivos de una región en particular:
catálogo de valores de un tema de la Federación Rusa o un municipio;
guía "Archivos Centrales de Moscú". - Asunto. 1 - 3. - M., 1999; Asunto. 4.- M., 2000. 3.
guía o referencia rápida;
libro de ingresos;
lista de fondos;
hojas de fondos;
directorios;
revisiones temáticas;
punteros;
Pasaporte de archivo. 4.
Fondo: hoja de fondo; inventario;
resumen de fondos;
directorios;
punteros; 5.
Caso individual o documento individual: guías temáticas;
directorios;
punteros;
revisiones de stock y temáticas; descripción interna del caso; anotación;
inscripción de confirmación.
En el trabajo práctico, todos los directorios, como resultado de su clasificación por niveles de documentos, se denominaron:
inter-archivo (a nivel de la RF AF y su parte);
intra-archival e inter-fondo (a nivel de fondos o sus partes);
intrafondo (a nivel del fondo o de su parte).
En el libro de referencia "Los archivos federales de Rusia y su aparato científico de referencia" se proporciona una lista detallada de los aparatos de referencia de cada archivo federal de Rusia para los grupos especificados (directorios intraarchivales, entre fondos e intrafondos). publicado en 1994.
Perspectivas para el desarrollo del SNSA. El desarrollo de perspectivas para un mayor desarrollo óptimo del sistema NSA se basa en la solución de los siguientes problemas principales. una.
Optimización del sistema NSA AF RF en su conjunto como subsistema en el sistema nacional de información científica y técnica (NTI). 2.
Optimización de subsistemas individuales y elementos del sistema NSA AF RF en varios niveles de organización de documentos: archivo - fondo - archivo - documento - estos son los niveles de "entrada" en el sistema NSA; y optimización del sistema NSA de cada archivo. 3.
Integral asegurando la continuidad de la NSA de archivos estatales y archivos de instituciones. 4.
Mejora adicional de la metodología para la creación de ciertos tipos de directorios, teniendo en cuenta su interacción y complementariedad en el sistema de archivo de la NSA.
El sistema NSA debe construirse sobre la base de la unidad de métodos de contabilidad y descripción de documentos y sobre un único soporte normativo y metodológico, que determina los siguientes requisitos para el mismo: 1)
satisfacer todas las necesidades de información retrospectiva de la sociedad a medida que surjan solicitudes y sean recibidas por los archivos; 2)
centrarse principalmente en la búsqueda temática de información; 3)
ser universal, es decir cubrir todo el conjunto de documentos de la RF AF (texto, KFFD, técnico, etc.), independientemente del método de obtención de la información; 4)
tener una metodología unificada para compilar todos los tipos y tipos de libros de referencia; 5)
difieren en interconexión, complementariedad de directorios; 6)
desarrollarse teniendo en cuenta nuevas perspectivas para la aplicación de los últimos logros de la ciencia y la tecnología, es decir, entrada y recuperación de información automatizadas.
Sobre la base de estos requisitos, la base del sistema NSA debe ser una "doble unidad":
la unidad de la organización de documentos, que se logra mediante la unidad de los fundamentos científicos y metodológicos para la clasificación de documentos (el sistema unificado de la NSA fija la organización de documentos y su contabilidad por unidades de almacenamiento, fondos, complejos de fondos, archivo);
la unidad de la descripción de los documentos, que se logra mediante la unidad de la metodología de elaboración de los directorios.
Actualmente se diferencia la creación y mejora de la NSA en cada archivo. Esto significa que los archivistas tienen diferentes enfoques para la creación y mejora de directorios a fondos de diversos contenidos de información.
Los fondos de archivo se dividen en tres categorías según el contenido de la información. Bajo la categoría de fondo de archivo se entiende el diverso grado de contenido informativo de los materiales de este fondo. Por lo tanto, para contenido significativo, multifacético y grandes fondos, a los que los investigadores a menudo recurren, se crean tipos complejos y de alta calidad de libros de referencia de archivo, que se distinguen por la profundidad y el detalle de la información sobre el contenido de los documentos. Dichos directorios se crean para fondos I
Se crea una NSA más simplificada para los fondos de las categorías II y III. 6.2.