La fuerza legal del documento es "propiedad documento oficial dado a él legislación actual, la competencia del órgano que lo emitió y orden establecido decoración". Un documento es legalmente válido si hay un conjunto determinado de detalles (elementos obligatorios para formalizar documentos oficiales), por ejemplo, fechas, firmas y en casos necesarios sello, timbre de aprobación, certificación notarial y demás detalles que determinen las disposiciones reglamentarias pertinentes.
Cualquier documento tiene un cierto conjunto de características directamente relacionadas con sus principales funciones y propiedades. El hecho de que un documento tenga o no fuerza legal depende de si sus desarrolladores han cumplido con los requisitos para su forma y otros elementos individuales (requisitos). En particular, estos requisitos para la ejecución de documentos organizacionales y administrativos se definen en el GOST R 6.30-2003 aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 3 de marzo de 2003.
El autor de un documento es “una persona física o entidad que creó el documento. Paternidad literaria es la característica más importante del documento. También una característica importante de formación de documentos es nombre de la especie documento (orden, certificado, declaración, etc.). Le permite obtener la primera idea más general sobre el documento, su significado legal.
Entre las características más importantes información documentada hace referencia a la fecha del documento. Fecha el documento es la fecha de su firma o aprobación, para el acto - esta es la fecha del evento, para el protocolo - la fecha de la reunión (decisión). La ausencia de fecha en algunos tipos de documentos es motivo indiscutible para invalidarlos.
Los accesorios también son legalmente significativos. « número de registro documento". Los índices deben asignarse tanto a los documentos salientes como a los entrantes. El procedimiento para asignar números de registro a los documentos debe determinarse por orden del jefe de la organización.
En el documento organizativo y administrativo debe constar firma oficial. La presencia de las firmas necesarias está directamente relacionada con la cuestión de si el documento tiene o no fuerza legal. La persona que firma el documento es responsable de su contenido. Antes de cumplir con los requisitos de un documento en particular, es necesario prestar atención a la competencia de la persona que firmó este documento. Si, al redactarlo y firmarlo, un funcionario se salió del ámbito de su competencia, el documento no tiene fuerza legal y es inválido.
Buitre declaraciones - esta es una especie de confirmación de la importancia y relevancia del documento redactado y firmado. Una serie de documentos adquieren fuerza legal solo después de que son aprobados por los jefes o funcionarios de la empresa, cuya competencia incluye la solución de ciertos problemas. Foca es también un requisito jurídicamente significativo, ya que una serie de documentos (por ejemplo, documentos constitutivos, documentos de contenido financiero, etc.) adquieren fuerza legal solo si hay una impronta de la misma.
Considerando la fuerza legal de la información documentada, cabe señalar que no sólo la posee el documento original, sino también, en ciertos casos, una copia del documento. copia del documento- este es "un documento que reproduce completamente la información de un documento genuino y todas sus características externas o parte de ellas, que no tiene fuerza legal". Duplicar es un duplicado del documento original, que tiene fuerza de ley, que suele expedirse cuando el original se extravía por la misma institución donde fue creado. tambien pasa copia certificada- esta es una copia del documento, en el que, de acuerdo con el procedimiento establecido, se fijan los detalles necesarios, dándole fuerza legal (props "marca de copia certificada", notarización).
Para crear documentos organizacionales y administrativos, una decisión de la gerencia u otra funcionarios la empresa a cuyas actividades se refieren estos documentos. documento interno, emitido por la empresa, puede considerarse obligatorio para los empleados solo si tiene fuerza legal. Para que un documento sea válido, se requiere lo siguiente:
- las disposiciones contenidas en el documento deben cumplir estrictamente con los requisitos de la ley;
- el documento debe ser emitido por un funcionario con la autoridad necesaria para ello (la autoridad puede reflejarse en órdenes, poderes, descripciones de funciones firmadas o aprobadas por el jefe);
- el diseño de los detalles del documento debe cumplir con los estándares aceptados.
Si hablamos de la fuerza legal de los documentos electrónicos, en primer lugar está el problema de reconocer su fuerza legal, confiabilidad o autenticidad, la posibilidad de rechazar los medios en papel en el proceso de documentación de las actividades de gestión. El problema de las tecnologías electrónicas en el trabajo de oficina es el problema del uso en condiciones tradicionales las últimas tecnologías, acelerando los procesos en todas las etapas del trabajo de oficina, desde la documentación hasta el almacenamiento de archivos. Incertidumbre en la legislación, regulacion legal trabajar con documentos electronicos conduce a dificultades para dar fuerza legal a la información registrada en un medio de máquina.
El primer paso para resolver los problemas del uso de documentos creados por tecnología informática en nuestro país fue el desarrollo de GOST 6.10.4-84 “Otorgar fuerza legal a los documentos en un medio de máquina y un maquinograma creado por tecnología informática. Disposiciones Básicas". Hasta la fecha, el único técnico Una salida posible dar evidencia a un documento electrónico es el uso firma electronica. la ley federal de fecha 10.01.2002 No. 1-FZ "Sobre electrónica firma digital» (EDS) regula las condiciones legales para el uso de una firma digital electrónica en un documento electrónico, sujeto a que el EDS sea reconocido como equivalente firma manuscrita en un documento en papel.
También disponible actos legislativos Federación Rusa, sobre cuya base provisiones departamentales, instrucciones que aseguren el funcionamiento legal de ED. Se ha elaborado un proyecto de Ley Modelo sobre Firma Digital Electrónica, que se supone que es un código de reglas unificadas y procedimientos dentro del CIS, que serán aceptados por todos los participantes e introducidos en los respectivos países como actos legislativos. La presencia de tal ley proporcionará un intercambio legalmente establecido de documentos electrónicos dentro de la CEI.
DV Rysyuk
Literatura
- GOST 6.10.4-84 “Dar fuerza legal a los documentos en un medio de máquina y un maquinograma creado por tecnología informática. Disposiciones Básicas". - Archivo principal de la URSS.
- Ley Federal del 10 de enero de 2002 No. 1-FZ "Sobre Firma Digital Electrónica"
- GOST R 6.30-2003. DÓLAR ESTADOUNIDENSE - sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - Gosstandart de Rusia, 2003.
- Degtyarev V. A. Fuerza legal documentos organizativos y administrativos de la empresa. - M.: Escuela Superior, 1999.
- Kosovets A.A. Regulacion legal gestión de documentos electrónicos// Vestn. Moscú Universidad - Ser. 11. - 1997. - Nº 4.
Fuerza legal del documento - eso propiedad de un documento oficial que le comunica la legislación vigente, la competencia del órgano que lo expidió, y el procedimiento establecido para su registro*. De esta definición se desprende que el órgano rector o los funcionarios que emiten el documento están obligados a:
* GOST R 51141-98 Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones. -M.: Gosstandart de Rusia, 1998, p.2.
Cumplir con la legislación vigente en su elaboración;
publicar documentos únicamente dentro de su competencia;
Cumplir con las normas nacionales para la preparación y ejecución de documentos vigentes en un momento determinado.
Los detalles más significativos legalmente incluyen: el nombre de la organización, la fecha y el número de registro del documento, firma, sello, sellos de aprobación y aprobación.
Para certificar la fuerza legal en diferentes documentos, se utilizan diferentes detalles. Así, la solicitud debe estar dirigida a un funcionario, contener la palabra “solicitud”, texto (asunto o motivo de la solicitud), fecha y firma. La orden del jefe debe estar redactada en el membrete de la organización, contener una indicación del tipo de documento (orden), el texto que transmite las acciones administrativas, visas de aprobación, número de registro, fecha y firma. Para la plantilla de personal de la organización, no solo se requieren los detalles enumerados, sino también un sello de aprobación certificado por un sello. Para ciertos tipos de documentos, las normas vigentes para el registro han desarrollado requisitos de detalles que certifican su fuerza legal.
En la práctica de la gestión, se acostumbra distinguir los documentos según el grado de su autenticidad en borrador, blanco, originales, copias.
borrador , manuscrita, mecanografiada o impresa desde un ordenador, refleja la obra del autor en su contenido. Solo puede contener texto y no tiene fuerza legal.
papel blanco - eso documento escrito a mano o mecanografiado, cuyo texto se copia de un borrador o se escribe sin borrones ni correcciones.
Un documento que contiene información que confirma su autenticidad (sobre el autor, la hora y el lugar de creación) se considera auténtico. Documento oficial original - eso la primera (o única) copia de un documento que tiene fuerza legal.
copia del documento - eso un documento que reproduce completamente la información de un documento original y todas sus características externas o parte ux*. Una copia del documento puede ser facsímil o gratis. Una copia facsímil reproduce íntegramente el contenido del documento y todas sus características externas (los detalles contenidos en el original, incluida la firma y el sello) o parte de ellos, especialmente su ubicación. Una copia de facsímil se hace en fotocopiadoras, usando fotografías, máquinas de facsímil, impresoras. Para los documentos hechos en máquinas de escribir, una copia facsímil es la segunda y subsiguientes copias de los documentos recibidos en papel carbón. Suelen permanecer en los asuntos de la institución. El nombre obsoleto para tales copias es vacaciones. Una copia gratuita contiene todos los detalles del documento, pero no necesariamente repite su forma.
* GOST R 51141-98 Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones. - M.: Gosstandart de Rusia, 1998, p.2.
Todo tipo de copias no son legalmente válidas a menos que hayan recibido un certificado especial. Estos son, por ejemplo, copias notariadas o un duplicado de un documento: una copia duplicada del original, que tiene fuerza legal, que generalmente se emite cuando se pierde un documento (certificado de nacimiento, diploma, etc.).
Un documento recibido de un sistema de información automatizado, de acuerdo con la ley, adquiere fuerza legal después de que sea firmado por un funcionario en la forma prescrita por la legislación de la Federación Rusa. La fuerza legal de un documento almacenado, procesado y transmitido utilizando sistemas automatizados de información y telecomunicaciones puede ser confirmada por una firma digital electrónica. Se reconoce la fuerza legal de una firma digital electrónica si existen herramientas de software y hardware en el sistema de información automatizado que aseguren la identificación de la firma, y si se observa el modo establecido de su uso. El derecho a certificar la identidad de una firma digital electrónica se ejerce en la Federación Rusa sobre la base de una licencia.*
* Federal Ley de la Federación Rusa "Sobre Información, Informatización y Protección de la Información" del 20 de febrero de 1995 No. 24-FZ, Art. 5.
En la gestión, como en otras áreas de la actividad humana, existe una división del trabajo, lo que lleva a que varios especialistas del aparato administrativo o sus divisiones estructurales realicen diferentes funciones gerenciales. Algunas funciones de control son típicas, inherentes a cualquier aparato de control. Dichas funciones incluyen, por ejemplo, previsión y planificación, actividades organizativas y administrativas, contabilidad e informes, financiación, etc. Otras funciones pueden ser realizadas parcialmente por algún aparato administrativo o no realizarse en absoluto.
Todas las formas de actividad de gestión se reflejan en los documentos pertinentes, que actúan como una forma y medio de implementar las funciones asignadas al aparato de gestión. Las actividades de la institución están formalizadas por un conjunto de documentos que interactúan de cierta manera, correspondientes a las funciones de gestión y componentes del sistema de documentación.
El documento surgió principalmente para fijar información y darle fuerza legal. El significado de la palabra latina "documento" (documentum) es prueba, evidencia. En la actualidad, la indiscutibilidad de un documento también se define por el concepto de “fuerza legal de un documento”. La fuerza jurídica de un documento también se entiende como el carácter autoritario de un documento basado en la legislación.
Para las actividades de gestión, la fuerza legal de los documentos es de suma importancia, ya que significa que los documentos pueden servir como prueba fiel de la información contenida en ellos. La fuerza legal de un documento oficial implica su obligatoriedad para aquellos a quienes va dirigido, o para el círculo de participantes en las acciones directivas (órganos de gobierno, sus divisiones estructurales, organizaciones publicas, funcionarios y ciudadanos) que se guían por el documento y basan sus actividades en él o se abstienen de él.
Fuerza legal del documento -- eso propiedad de un documento oficial que le comunica la legislación vigente, la competencia del órgano que lo expidió y el procedimiento establecido para su registro Kuznetsova TV Trabajos de oficina (Apoyo documental de la gestión). - M .: CJSC "Escuela de Negocios "Intel-Sintez", 1999. - P. 10. .
De esta definición se desprende que el órgano rector o los funcionarios que emiten el documento están obligados a:
cumplir con las normas vigentes de la legislación al elaborarla;
publicar documentos únicamente dentro de su competencia;
cumplir con las normas nacionales para la preparación y ejecución de documentos vigentes en un momento determinado. Los requisitos legalmente más significativos incluyen: el nombre de la organización, la fecha y número de registro del documento, la firma, sello, sellos de aprobación y visto bueno.
Para certificar la fuerza legal en diferentes documentos, se utilizan diferentes detalles. Así, la solicitud debe estar dirigida a un funcionario, contener la palabra “solicitud”, texto (asunto o motivo de la solicitud), fecha y firma. La orden del jefe debe estar redactada en el membrete de la organización, contener una indicación del tipo de documento (orden), el texto que transmite las acciones administrativas, visas de aprobación, número de registro, fecha y firma. Para la plantilla de personal de la organización, no solo se requieren los detalles enumerados, sino también un sello de aprobación, certificado por un sello. Para ciertos tipos de documentos, las reglas de registro vigentes han desarrollado requisitos para los detalles que certifican su fuerza legal. Kuznetsova TV Trabajos de oficina (Apoyo documental de la gestión). - M .: CJSC "Escuela de Negocios "Intel-Sintez", 1999 - 818 p.
Funciones del documento
En términos sociales, cualquier documento oficial es multifuncional, es decir, realiza simultáneamente varias funciones, lo que le permite satisfacer diversas necesidades humanas. Entre las funciones se encuentran las generales y las especiales.
Funciones generales del documento:
- informativo: cualquier documento se crea para guardar información;
- social: el documento es un objeto socialmente significativo, ya que es generado por una u otra necesidad social;
- comunicativo: el documento actúa como medio de comunicación entre elementos individuales de la estructura social, en particular entre instituciones;
- cultural: un documento es un medio para consolidar y transmitir tradiciones culturales, etapas en el desarrollo de la civilización. Así, por ejemplo, la documentación científico-técnica refleja el nivel de desarrollo científico-técnico de la sociedad.
Características especiales del documento:
- gerencial: el documento es una herramienta de gestión; esta función está dotada de los denominados documentos de gestión (planificación, informes, documentos organizativos y administrativos, etc.), creados especialmente para fines de gestión;
- legal: el documento es un medio de fijar y cambiar regulaciones legales y las relaciones jurídicas en la sociedad. La función jurídica la ejercen los actos normativos legislativos y jurídicos, así como los documentos que adquieren funcion juridica por un momento. Entonces, para uso como prueba forense, puede ser cualquier documento;
- función de fuente histórica: el documento actúa como fuente de información histórica sobre el desarrollo de la sociedad.
Estas funciones son de carácter internacional y determinan las reglas básicas para la preparación y ejecución de los documentos.
Así, por ejemplo, la fuerza legal de un documento es proporcionada por un complejo detalles-- Elementos obligatorios de ejecución del documento. Estos incluyen: el nombre del autor del documento, el destinatario, firma, fecha, número de documento, sello de aprobación, sello, etc. El conjunto de detalles y el esquema de su ubicación en el documento son formulario de documento.
La composición de los detalles que dan fuerza legal a los documentos.
En los negocios hay requisitos uniformes y las reglas para la ejecución de los documentos de gestión, las cuales son establecidas por las normas estatales.
El cumplimiento de normas uniformes para el papeleo garantiza:
- la fuerza legal de los documentos;
- · preparación y ejecución eficiente y de alta calidad de los documentos;
- organización búsqueda rápida documentos;
- uso más activo de la computadora en la preparación de documentos.
Cualquier documento consta de una serie de sus documentos constituyentes (fechas, texto, firmas, etc.), que se denominan detalles. Cada tipo de documento (acto, orden, carta) tiene un determinado conjunto de detalles.
en la práctica laboral empresas comerciales los accesorios "1 - emblema del estado" no se utilizan. Se coloca solo en documentos. Instituciones públicas y empresas a las que se concede tal derecho. El requisito "3 - imagen de premios" tampoco se utiliza en el desarrollo del membrete de la empresa.
Los detalles más importantes de los documentos utilizados en la práctica moderna incluyen:
- 2 - emblema de la organización;
- 7 - nombre de la organización;
- 9 - índice de la empresa de comunicación, código postal, teléfono, fax, número de cuenta bancaria;
- 10 - nombre del tipo de documento;
- 11 - fecha;
- 12 - índice (número) del documento;
- 13 - referencia al índice y fecha del documento entrante;
- 15 - sello de restricción de acceso al documento;
- 16 - destinatario;
- 17 - sello de aprobación;
- 18 - resolución;
- 19 - título del texto;
- 20 - marca de control;
- 21 - texto;
- 22 - una marca en la presencia de aplicaciones;
- 23 - firma;
- 25 - visas;
- 26 - sello;
- 27 - una marca en la certificación de una copia;
- 28 - apellido del ejecutante y su número de teléfono;
- 29 - una marca en la ejecución del documento y su dirección en el caso;
- 31 - marca de admisión.
De particular importancia es la ejecución correcta de detalles tales como la fecha, firma, sello, sello de aprobación, que le dan al documento fuerza legal.
Cada documento se puede dividir en 3 partes principales:
- parte del encabezamiento (incluye detalles ubicados antes del texto);
- parte principal (detalles “texto” y “aplicaciones”);
- · Diseño de parte (detalles ubicados debajo del texto y aplicación).
Certificación de documentos. Reglas para el diseño de los detalles incluidos en su composición.
El documento organizativo y administrativo debe contar necesariamente con la firma de un funcionario (firmas si el documento fue elaborado y publicado por varios funcionarios).
La presencia de las firmas necesarias está directamente relacionada con la cuestión de si el documento tiene o no fuerza legal.
La persona que firma el documento es responsable de su contenido.
¿Qué documentos están autorizados para firmar tal o cual funcionario se establece actos internos empresas (por ejemplo, estatutos, reglamentos, órdenes, etc.). Entonces, en nombre de la empresa, los documentos son firmados por su jefe. Las órdenes y reglamentos que rigen las actividades de las divisiones estructurales de la empresa pueden ser firmados por los jefes de estas divisiones. En una serie de cuestiones específicas individuales, otros empleados de la empresa también pueden tener derecho a firmar. Una gama exhaustiva de tales cuestiones debe reflejarse en las instrucciones para el trabajo de oficina o en otros documentos similares.
Dependiendo del tipo de documentos, pueden tener una firma o dos o más.
El sello "Aprobado" ("Apruebo") es una especie de confirmación de la importancia y relevancia del documento redactado y firmado, así como una especie de sanción por la operación de este documento en relación con un determinado círculo de empleados. , funcionarios, divisiones de la empresa.
Una serie de documentos adquieren fuerza legal solo después de que son aprobados por los jefes o funcionarios de la empresa, cuya competencia incluye la solución de ciertos problemas.
La aprobación obligatoria está sujeta a:
- estatutos;
- Reglamento de oficinas de representación, sucursales y divisiones estructurales empresas;
- estructura, personal y dotación de personal;
- Actos de inspecciones, auditorías, aceptación-entrega activos materiales;
- · descripciones de trabajo;
- normas de reglamento interno de trabajo;
- · estimados;
- precios de obras y servicios, etc.
Sobre la base de las características específicas de sus actividades, la empresa debe desarrollar una lista de documentos para ser aprobados y un círculo de funcionarios autorizados para aprobar estos documentos.
La mayoría de los documentos emitidos por la empresa no están sellados. Pero la impresión del sello debe estar en los siguientes documentos:
- Reflejar información sobre hechos que tienen especial trascendencia jurídica(sobre la creación, reorganización o liquidación de una empresa, etc.);
- certificar los derechos de la empresa o de sus individuos (poderes);
- fijación de hechos relacionados con valores financieros y materiales.
Para tales documentos, el sello es un requisito jurídicamente significativo, ya que sólo tienen fuerza legal si hay una impresión del mismo.
Si el documento no contiene detalles legalmente significativos, entonces no tiene fuerza legal y los empleados de la empresa tienen derecho a negarse a cumplir con los requisitos de este documento.
Fuerza legal de las copias de los documentos.
Muy a menudo, las empresas tienen que hacer copias de documentos, por ejemplo, cuando la probabilidad de perder el original es alta o es necesario enviar un documento a diferentes instituciones.
¿Cuándo una copia es legalmente válida como el original?
La copia debe repetir exactamente el texto y el diseño del original.
Una copia de un documento emitido por la propia empresa puede ser certificada por el jefe de esta empresa o un empleado autorizado, por ejemplo, el jefe del departamento de personal o el jefe de la oficina. Una excepción son las copias de documentos como, por ejemplo, la carta de organizaciones. Una copia de la carta es certificada por un notario.
Hasta el momento, no existe una respuesta inequívoca a la pregunta de si un documento recibido por fax tiene fuerza legal. Algunas empresas nacionales y extranjeras reconocen la legalidad de la copia por telefax y la aceptan para su ejecución. Sin embargo, en nuestra opinión, la fiabilidad de tales copias no siempre puede considerarse obvia y completa. En principio, un mensaje de telefax es solo una copia de un documento, equivalente a una copia hecha en una fotocopiadora.
El fax debe usarse para enviar y recibir documentos que no estén relacionados con el evento para la empresa. consecuencias legales(informativos, publicitarios, etc.). 24
1. Fuerza legal del documento………… …………………..........................3
2. Tipos de copias del documento…………...... ............................... ... .. ....................5
3. Sello oficial……………………….......................... ............... ....... ........ ........ ocho
Bibliografía
VALIDEZ JURÍDICA DEL DOCUMENTO.
Como cualquier objeto, un documento tiene muchas propiedades (cualidades distintivas). Es costumbre destacar varias propiedades básicas de un documento, que se caracterizan por las características correspondientes: fuerza legal, originalidad, autenticidad.
La fuerza legal del documento. ¿Qué propiedad de un documento puede llamarse fuerza jurídica? Esta propiedad ha de ser una prueba genuina de aquellos hechos, hechos y acciones que se reflejan en el documento.
¿Qué afecta a la adquisición de fuerza jurídica por un documento?
1. Cumplimiento de lo dispuesto en la legislación vigente por parte de la organización, sus funcionarios elaboran el documento.
2. La documentación implica el cumplimiento de las normas establecidas para el registro de la información. Estas reglas son específicas para cada tipo de documentos y están reguladas por GOST y otros materiales normativos y metodológicos.
La fuerza jurídica de un documento es una propiedad de un documento oficial, comunicada a éste por la legislación vigente, la competencia del órgano que lo expidió y el procedimiento establecido para su ejecución.
La fuerza legal de un documento puede garantizarse mediante un conjunto de detalles establecidos para cada tipo de documento, es decir. elementos obligatorios del papeleo: nombre de la organización: el autor del documento, firma, fecha, número de registro del documento, sello de aprobación, sello, etc.
La originalidad del documento. La palabra "original" proviene de la palabra latina "originalis", que significa original, original. El sello distintivo de un original es su singularidad.
A menudo "originales multiplicados", es decir. originales realizados en varias copias. Por ejemplo, un acuerdo entre estados desde la antigüedad se ha redactado en un número de copias correspondiente al número de partes contratantes, siendo cada copia un original.
documentos originales en su apariencia pueden ser libros blancos y borradores.
Un borrador es un documento preeditado. Documento borrador: Documento manuscrito o mecanografiado que refleja el trabajo del autor o editor en su texto.
Un libro blanco es la última versión reescrita o impresa en blanco de un documento. Libro blanco: un documento escrito a mano o mecanografiado, cuyo texto ha sido copiado de un borrador o escrito sin tachaduras ni correcciones.
Para documentos oficiales, el original es un libro blanco firmado por funcionarios, con la aplicación, en algunos casos, de un sello.
Los originales de los documentos de servicio se pueden imprimir en papel con membrete.
Se distinguen los autógrafos: documentos reescritos o corregidos (después de una reimpresión o correspondencia) por la mano del autor.
La autenticidad del documento. Como sinónimo de la palabra original se usa el original, que en latín significa confiable. Documento auténtico: un documento cuya información sobre el autor, el tiempo y el lugar de creación, contenida en el documento mismo o revelada de otra manera, confirma la autenticidad de su origen. Así, el documento en la versión final, debidamente ejecutado y firmado, se llama el original del documento oficial. Esta puede ser la primera o una sola copia del documento original. Duplicado de documento: una copia duplicada del documento original que tiene fuerza legal.
Copias de documentos. Una copia de un documento es un documento que reproduce completamente la información de un documento genuino y todas sus características externas o parte de ellas, que no es jurídicamente vinculante.
La reproducción exacta y repetida de los originales (para fines de reproducción) es una copia. El concepto mismo de copia (lat. сopia - conjunto) está asociado con la reproducción del original de cualquier tipo.
Entre las copias difieren:
Un extracto es una copia de una parte de un documento. El extracto debe contener una reproducción del texto completo de la decisión sobre un tema en particular. El extracto adquiere fuerza legal después de que sea certificado por un funcionario de la organización o un notario.
Un tipo especial: fotos y planos, cuya característica distintiva es la reproducción exacta del original. Son un tipo de facsímil, copia automática. Excepto las copias realizadas directamente del original u obtenidas automáticamente, es decir, simultáneamente con el original, puede haber múltiples copias: una copia de una copia.
Fuerza legal de las copias:
1) una copia debe contener el texto exacto del original (incluido el formulario en el que se preparó el documento), decodificación de sellos, firmas de funcionarios.
2) evidencia de la fuerza legal de una copia del documento: una marca en su certificación. La certificación de las copias debe ser realizada por la propia organización o, en su caso, por un notario. La certificación notarial generalmente se requiere para las copias de los documentos constitutivos de una organización que se presentan a varias agencias gubernamentales (autoridades judiciales, fiscales y de concesión de licencias, comités de administración de propiedades, etc.) Pero, en principio, cualquier copia de un documento que no contradiga la ley y tiene trascendencia legal puede ser notariado.
El notario compara el original con la copia y lo certifica. Está prohibido legalizar copias de pasaportes, boletos militares, certificados de servicio.
Las propias organizaciones tienen derecho a certificar los documentos creados en estas organizaciones. Además, las organizaciones pueden certificar los documentos de los ciudadanos al solicitar un trabajo (diploma, certificado, certificado de beneficios, etc.)
Las copias están certificadas por el jefe de la organización o un funcionario autorizado (por ejemplo, el jefe del departamento de personal o el jefe de la oficina). Las copias certificadas enviadas a las organizaciones están certificadas por un sello.
Tipos de copias de documentos.
Una copia de un documento es "un documento que reproduce completamente la información de un documento genuino y todas sus características externas o parte de ellas, que no tiene fuerza legal". Bajo los signos externos se entiende el portador de información, el estado físico de los documentos, el tamaño del documento, elementos de trabajo de oficina o decoración.
Para que una copia tenga validez legal, debe estar certificada. Una copia certificada de un documento es una copia de un documento en el que, de acuerdo con GOST R 6.30-97, se adjuntan los detalles necesarios para darle fuerza legal. El procedimiento establecido significa las reglas claramente definidas por los actos legales reglamentarios vigentes sobre quién y qué tipos de copias de documentos oficiales tiene derecho a certificar.
Entonces, por ejemplo, un notario debe testificar que una copia de un documento oficial escrito en un idioma extranjero es correcta.
Para las organizaciones que realizan copias de documentos oficiales para su propio uso o los ponen en manos de los ciudadanos, se establecen reglas estándar:
1. Las organizaciones tienen derecho a hacer copias solo de aquellos documentos, cuyos autores son la propia organización, para la emisión de ciudadanos para proteger sus intereses y derechos.
2. Las copias de los documentos oficiales de la organización, incluidas las copias de los documentos de archivo, se entregan a los ciudadanos solo con el permiso del jefe de la organización o del jefe del servicio de mantenimiento de registros.
3. La organización puede hacer copias de los documentos oficiales de otras organizaciones y certificarlos en la forma prescrita, si estos documentos son necesarios para uso interno de la organización. Por ejemplo, al solicitar un trabajo, una organización puede hacer y certificar una copia del diploma de un empleado, que luego se archivará en su archivo personal.
4. Está prohibido hacer copias de los siguientes documentos: pasaporte, identificación militar, certificados de servicio; documentos marcados para no ser copiados; documentos con texto poco claro, borrados y correcciones no especificadas.
Dependiendo del método de hacer las copias, hay facsímil y copias gratuitas.
Una copia facsímil reproduce con precisión todos los signos externos, las características artísticas del diseño de los accesorios, su ubicación. Las copias facsímiles se pueden hacer usando equipo de oficina, tipográficamente.
Se puede hacer una copia gratuita del documento de forma manuscrita o mecanografiada. Puede reproducir completamente la información de un documento oficial, pero no reproducir con absoluta precisión las características externas (fuente, por ejemplo).
Una copia hecha en la organización se certifica poniéndole el requisito 25 "Marca de certificación de copias" en su totalidad o forma corta.
Las copias son de los siguientes tipos:
copia completa;
extraer;
vacaciones.
Una copia completa de un documento oficial emitido en persona debe ser certificada con una marca de certificación de la copia en forma completa con el sello oficial de la organización.
Si un documento oficial debe llevarse a la atención y ejecución de un número significativo de organizaciones o artistas, se hace una copia del mismo usando equipo de oficina en el número requerido. En este caso, la copia no se realiza a partir del original (no se permite copiar la firma del jefe de esta manera), sino a partir de una copia duplicada del documento especialmente preparado para la reproducción, en el que no hay una firma personal de la cabeza en el requisito "Firma". Debajo del requisito especificado, se coloca una marca para certificar la copia en forma completa con el sello administrativo (el sello oficial de la organización tampoco se puede copiar de esta manera), por ejemplo:
Correcto
Jefe de la oficina N. M. Sergeeva
15.10.2000
Se hace un extracto de un documento oficial, por ejemplo, de una orden, protocolo, si no hay necesidad de hacer una copia completa. El comunicado se emite de la siguiente manera:
el nombre del tipo de documento indica: “extracto de la orden”, “extracto del protocolo”;
la parte introductoria (si la hay) del documento oficial se reproduce en su totalidad;
de la parte principal del texto del documento, se escribe el elemento cuya información se necesita;
se reproducen los accesorios "Firma" (sin firma personal);
se coloca una marca para certificar la copia en forma completa con un sello.
En el Apéndice se proporciona una muestra de un extracto de un documento (pedido). 33.
Una vacación es una copia de un documento saliente que se archiva en el negocio de la organización y el documento original, como una carta comercial, se envía al destinatario. En la segunda copia del documento, se coloca una marca en el lugar prescrito para certificar la copia en forma abreviada, es decir, sin indicar el cargo de la persona que lo certificó, y descifrando la firma. Si las vacaciones no se emiten en el membrete de la organización, entonces se debe transferir la fecha, el número de registro y un enlace al índice y la fecha de la primera copia.
Un duplicado debe distinguirse de una copia de un documento, que es una copia duplicada del documento original que tiene fuerza legal. Se realiza un duplicado en caso de pérdida del original (por ejemplo, acta de nacimiento, certificado o diploma, etc.) en el mismo formulario que el original. El duplicado cuenta con el sello original y la firma de los funcionarios que tienen derecho a firmar en estos documentos al momento de expedir el duplicado. En el duplicado, se coloca una marca en forma de la palabra "duplicado" en la esquina superior derecha.