Uso efectivo La información para la toma de decisiones en las instituciones es proporcionada por buscadores de documentos (bases de datos sobre documentos institucionales). La información sobre los documentos indicados durante su registro se envía al sistema de búsqueda, que incluye índices de tarjetas y libros de referencia de clasificación.
El servicio administrativo y el secretario (en instituciones pequeñas) con la ayuda de la base de datos están obligados a proporcionar, si es necesario, búsqueda rápida datos sobre quién tiene, dónde, en qué etapa de elaboración se encuentra el documento, en qué documentos se puede encontrar información sobre un tema específico.
Un requisito previo para organizar un motor de búsqueda es la claridad. Esto es especialmente importante dado que la rotación de personal es bastante común en los negocios modernos. El buscador debe cumplir con los siguientes requisitos:
o divulgar completamente la composición y el contenido de los documentos;
o proporcionar una búsqueda eficiente de documentos, información, control sobre su implementación.
La posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación es la tarea principal del servicio de trabajo de oficina.
Junto con los documentos, los buscadores también son trasladados a los archivos de la institución.
Informativo trabajo de referencia, así como el registro de documentos, se pueden organizar tradicionalmente, en forma de archivos de referencia, así como en un modo automatizado.
Forma tradicional de búsqueda de documentos
En el caso de utilizar el formulario de tarjeta para el registro de documentos, se imprime el número requerido de RKK, a partir del cual se pueden realizar dichos índices de tarjetas independientes:
o referencia (por corresponsales, tipos de documentos, sus autores, etc.);
o control (por plazos, ejecutantes, etc.);
o codificación, o temática ( regulaciones, documentos administrativos, etc.);
o a petición de los ciudadanos;
o alfabético.
El número de archivadores en la institución está determinado por el grado de centralización de las operaciones de registro y búsqueda, así como condiciones específicas actividades de la institución.
Un archivador manual es una caja o varias cajas en las que se ubican las tarjetas en una secuencia determinada. Para registrar diferentes categorías de documentos, es recomendable producir tarjetas de diferentes colores, o hacer marcas especiales con franjas de colores en el banco superior de las tarjetas ordinarias. Las secciones y títulos del índice de fichas están separados entre sí por separadores de cartón o plástico, en los que se indican los nombres de las secciones o los índices de los títulos. La colocación de las fichas en las rúbricas se realiza por orden alfabético, subordinación, grado de importancia, etc.
Los archivadores están organizados según diferentes esquemas. su construcción depende de la estructura de la institución, el grado de centralización del trabajo de referencia, la naturaleza de las solicitudes de información, su número y otros factores. Así, en el caso de utilizar un sistema de registro de documentos centralizado, los archivos de referencia se forman en el servicio de trabajo de oficina; un sistema descentralizado prevé la formación de archivos de tarjetas en divisiones estructurales, un sistema mixto: en el servicio de trabajo de oficina y en divisiones estructurales.
Archivos de referencia son los principales tipos de archivadores en las instituciones. En estos índices de tarjetas, los RKK se agrupan (sistematizan) de acuerdo con los siguientes criterios:
o alfabético (con apellidos, nombres de objetos u objetos);
o geográfica (por los nombres de unidades administrativas y económicas);
o corresponsal (según los nombres de las instituciones con las que se realiza la correspondencia);
o nominal (por nombres de tipos de documentos);
o sujeto-interrogativo o temático (según el contenido de los documentos o el campo de actividad al que se refieren los documentos);
o estructural (según documentos pertenecientes a unidades estructurales instituciones);
o cronológico (según las fechas de recepción de documentos, su ejecución, firma, envío).
Al formar archivos de tarjetas, es posible una combinación de varios signos de búsqueda.
Un archivo de referencia, por regla general, consta de dos partes: documentos no ejecutados y ejecutados.
Primera parte está diseñado para registrar y buscar información sobre documentos en el proceso de su ejecución y, si es necesario, proporciona una función de control. Las tarjetas en él pueden ser sistematizadas por albaceas, divisiones estructurales, corresponsales o plazos para la ejecución de documentos.
A medida que se ejecutan los documentos, las fichas con las marcas correspondientes se desplazan de la primera parte del índice de fichas de secciones y títulos de la segunda parte.
Segunda parte el índice de fichas está diseñado para buscar documentos ya ejecutados y se construye de acuerdo con el esquema de producción y sectorial, reflejando las direcciones, funciones y temas de las actividades de la institución. Las tarjetas en la segunda parte del índice de tarjetas se sistematizan, por regla general, de acuerdo con la nomenclatura de los casos. Las secciones y encabezamientos del índice de fichas corresponden a las secciones y artículos de la nomenclatura de casos. La principal característica de búsqueda de un documento es su contenido.
Dependiendo de los tipos (grupos) de documentos, se registran, forman archivos de referencia separados de documentos entrantes, documentos salientes de iniciativas, apelaciones de ciudadanos, actos legales reglamentarios, documentos administrativos etc
La formación de archivos de tarjetas de documentos entrantes, salientes e internos se lleva a cabo de forma cronológica.
Los archivos de referencia se crean por separado para cada año del calendario... En el trabajo operativo, también se utilizan archivadores para el año actual y los últimos. Termino general almacenamiento de tarjetas - tres años.
Archivadores de control (urgentes) están diseñados para controlar el tiempo de ejecución de los documentos. Los separadores de sus encabezamientos podrán contener números de calendario de meses, los nombres de las divisiones estructurales y los nombres de los artistas intérpretes o ejecutantes. El procedimiento para la formación de un expediente de control (urgente) se establece en el apartado 3.2.4.4.
Índices de tarjetas temáticas (codificación), divulgar más completamente el contenido de los documentos que crean actos legales regulatorios de los organismos nivel superior, documentos administrativos de la institución, contratos, etc. Para formar tales archivos de tarjetas, se elabora una tarjeta separada para cada pregunta, tema, reflejado en el texto del documento, por lo tanto, un documento, según su contenido, puede pintarse en varias tarjetas. La información se encuentra sistematizada de acuerdo con los rubros del clasificador intrasistema de temas de las actividades de la institución.
Ficheros de fichas de actos jurídicos normativos y documentos administrativos se forman por criterio sujeto-interrogativo (temático) y por cronología. En dicho archivador, las tarjetas se guardan hasta que los documentos se reemplazan por otros nuevos.
Archivadores temáticos se utilizan solo con fines de referencia, no se utilizan como archivos de control.
Fichas de fichas a petición de los ciudadanos están sistematizados alfabéticamente por los nombres de los solicitantes.
El aumento de la eficiencia del motor de búsqueda se logra mediante el desarrollo de tales libros de referencia de clasificación:
o clasificador de temas relacionados con las actividades de la institución;
o clasificador de tipos de documentos;
o clasificador de corresponsales;
o clasificador de resoluciones;
o clasificador de ejecutantes;
o clasificador de resultados de ejecución de documentos;
o nomenclatura de casos.
Sistema de búsqueda de documentos automatizado
Actualmente, las instituciones están ganando una amplia aceptación de los sistemas automatizados de registro de documentos, que permiten completar formularios de registro en una computadora y al mismo tiempo crear una base de datos de documentos institucionales. En los sistemas de búsqueda automatizados, por regla general, la búsqueda de información se realiza de forma centralizada en lugares automatizados de registro y procesamiento de información. El usuario debe poder obtener información sobre todos o varios datos de registro, para saber sobre la ubicación del documento para una hora determinada. Los certificados se emiten:
o por documento especifico- dónde está, la etapa de preparación, el resultado de la ejecución, el lugar de almacenamiento;
o por tema (contenido) - sobre un documento específico, un grupo de documentos;
o por regiones - por país, región, ciudad, distrito.
Para buscar un documento o un grupo de documentos, se pueden especificar los siguientes detalles:
o entrante "saliente, documentos internos(la búsqueda se puede realizar tanto por separado para cada categoría como para los tres grupos de documentos);
o tipo de documento (carta, pedido, pedido, contrato, etc.);
o alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por la fecha de recepción o (para documentos internos) la firma del documento);
o región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
o organización (corresponsal / destinatario);
Puede buscar información sobre un documento específico especificando su número. Además, la búsqueda se puede realizar en documentos no ejecutados, en toda la base de datos operativa (documentos del año de trabajo de oficina en curso), así como, si es necesario, en la base de datos de archivo (documentos de años anteriores).
La información sobre el documento se muestra en la pantalla, si es necesario, se imprime un formulario de registro. Si estamos hablando de un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran en la pantalla y se imprimen en forma tabular.
En el caso de una búsqueda de un documento no ejecutado, el resultado de la búsqueda es información sobre qué unidad estructural (con qué ejecutores) se encuentra el documento en el momento de la búsqueda. Si se ejecuta el documento, la información sobre su ubicación se muestra en la pantalla.
Una condición para el éxito de la actividad del servicio de trabajo de oficina (asistente de secretaria) en el campo de la información y el trabajo de referencia es la creación de un índice de fichas de referencia ( mesa de ayuda), en el que las fichas de registro se ordenan según un determinado sistema. La tarea de la mesa de ayuda en el trabajo de oficina es responder en cualquier momento a dos preguntas: la primera es en qué departamento, cuál de los ejecutantes y en qué etapa de ejecución, cuál de los ejecutantes y en qué etapa de ejecución se encuentra el documento siendo buscado, el segundo es en qué documento (en qué documentos) contiene información sobre el tema deseado. La información y el trabajo de referencia se pueden construir tanto de forma tradicional utilizando tarjetas de referencia como de forma automatizada. Echemos un vistazo rápido a ambos enfoques. Al centralizar las operaciones de registro y referencia, los archivos de referencia se ubican en la oficina y en el grupo de control. Con una implementación de operaciones descentralizada, los archivadores están ubicados en las divisiones estructurales de la organización. Las tarjetas se agrupan en el índice de tarjetas según características que dependen completamente del contenido, las solicitudes que deben satisfacerse con su ayuda. El índice de la tarjeta de referencia se divide en dos partes: la primera incluye tarjetas para documentos no ejecutados, la segunda, para documentos ejecutados. A medida que avanza la ejecución, las tarjetas de las secciones de la primera parte del índice de tarjetas se mueven al encabezado correspondiente de la segunda parte. Todas las columnas deben completarse en la tarjeta de registro ubicada en la segunda sección del índice de la tarjeta. El uso de indicadores de color permite la clasificación de la matriz de referencia y facilita la búsqueda la información que necesitas, aumenta la eficiencia de la búsqueda. Las tarjetas de referencia se transfieren al archivo junto con el trabajo de oficina y los documentos terminados. Las posibilidades de los servicios de información y referencia con la introducción de un sistema automatizado de registro de documentos se han ampliado significativamente. El sistema automatizado permite encontrar referencias para cualquier combinación de datos incluidos en la ficha de registro del documento. La búsqueda de información sobre un documento específico se puede realizar por documentos no ejecutados y ejecutados, por toda la base de datos operativa del año en curso y, si es necesario, por documentos de años anteriores (base de datos de archivo). Si es necesario obtener información sobre un documento específico, el formulario de registro correspondiente se muestra en la pantalla y luego se imprime. Los resultados de la búsqueda de información sobre un grupo de documentos se muestran en la pantalla en forma de tabla y, si es necesario, se imprimen. La información sobre un documento no ejecutado o sobre uno ejecutado, respectivamente, muestra qué contratista tiene el documento y en qué caso este documento ribeteado. Actualmente, los sistemas de búsqueda de texto completo de la información necesaria están cada vez más extendidos. Para este propósito, se adjunta un archivo con el texto del documento en sí mismo a la tarjeta de registro del documento. Dichos sistemas le permiten buscar no solo por los detalles de la tarjeta de registro, sino también por el contenido del documento en sí mismo: buscar este documento por palabras clave o frases. Uso tecnologia computacional acelera el flujo de trabajo, aumenta la disciplina ejecutiva de los empleados, mejora la gestión de la organización en su conjunto.
ENSAYO
en la disciplina "Trabajo de oficina y correspondencia de cuentas"
sobre el tema: "Información y obra de referencia"
2011
Contenido
1. Documentos de información y referencia: acta, protocolo, memorando, nota explicativa, certificado, cartas, telegrama .... …………… 3
2. Información y trabajo de referencia sobre documentos …………………….… .8
3. Características distintivas del trabajo de recuperación de información en sistemas automatizados ………………………………………… ..… .. .10
Referencias …………………………………………………………………………… 14
1 Documentos de información y referencia: acta, protocolo, memorando, nota explicativa, certificado, cartas, telegrama
La mayoría de los documentos creados por las instituciones son informativos y de referencia.
Información y documentos de referencia
Es un conjunto de documentos que contienen información sobre el estado real de las cosas, que sirven de base para la toma de decisiones, la emisión de documentos administrativos.
Tipos de información y documentos de referencia:
- Actuar;
protocolo;
memorándum;
carta explicativa;
referencia;
letras;
telegrama, mensaje telefónico.
La forma del acto consta de detalles. : nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural; nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de publicación; título; texto; solicitudes; firmas (miembros de la comisión); sello de aprobación, acuerdo.
2. Protocolo - un documento que registra el progreso de la discusión de los problemas y la toma de decisiones en reuniones, sesiones, reuniones, etc. Los protocolos se redactan en papel membretado de las organizaciones en formato A4. El texto del protocolo consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto del protocolo tiene información constante y variable. ...
El formulario de protocolo consta de los siguientes detalles: el nombre de la organización o departamento (si lo hay), el nombre de la unidad estructural (si la hay); nombre del tipo de documento - PROTOCOLO; fecha de la reunión, número (dentro de un año calendario); lugar de compilación (ciudad); título (tipo de trabajo colegiado y nombre del cuerpo colegiado); el texto de la parte introductoria y principal; firmas; sello de aprobación, acuerdo (si es necesario).
3. Memorándum - un documento dirigido al jefe de su organización oa una organización superior y que contiene una declaración de cualquier asunto o hecho.
Por contenido, los memorandos son:
- a) informativo;
- b) informes (basados en los resultados de un viaje de negocios, etc.).
- interno;
externo.
Un formulario de memorando interno consta de los siguientes detalles: el nombre de la unidad estructural (si la hay); nombre del tipo de documento - memorándum; fecha, número; destino; título; texto; aplicaciones; firma.
El formulario de nota externa consta de los siguientes detalles: el nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural (si la hay); nombre del tipo de documento - memorándum; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; aplicaciones; firma.
4. Nota explicativa - un documento que explica el contenido de ciertas disposiciones del documento principal (plan, programa, informe) o explica los motivos de la violación de la disciplina laboral, el incumplimiento de cualquier orden.
Las notas aclaratorias, que son un anexo al documento principal, explicándolo, se redactan en formas comunes... Su líder firma. Las notas explicativas que explican los motivos de la violación de la disciplina laboral, el incumplimiento de cualquier orden, son redactadas por empleados individuales en una hoja de papel estándar. Firmado por los compiladores.
El formulario de nota explicativa consta de los detalles: el nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; el nombre de la unidad estructural (si la hay); nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; firma.
5. Ayuda - un documento que confirma cualquier hecho o evento.
El texto del certificado comienza con la indicación del apellido, nombre y patronímico (en el caso nominativo) del empleado (u otra persona, estudiante, pensionista, etc.), sobre quien se informa la información.
Las referencias se redactan para describir y confirmar hechos o eventos en las actividades de producción de la organización. El texto del certificado consta de dos partes: la primera contiene los hechos que dieron lugar a su redacción; en el segundo se dan datos específicos.
El formulario de referencia consta de los siguientes detalles: el nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; el nombre de la unidad estructural (si la hubiere); el nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; firma; foca.
6. Reporte - presentación secuencial en una reunión, reunión, etc. información relativa al trabajo realizado o planificado por el jefe de la organización u otro funcionario a los empleados de una unidad en particular o de toda la organización.
Para escribir un buen informe, debe definir el propósito del documento y las reglas de ejecución. Objetivos del informe: información y persuasión. Elementos del informe: introducción (que muestra las metas y objetivos del informe); la parte principal es una declaración de los hechos principales; conclusiones (en forma de disposiciones); recomendaciones El texto del informe debe consistir en oraciones cortas. No debe haber más de 20 palabras en una oración.
7. Telegrama - un mensaje oficial transmitido por telégrafo. El texto del telegrama debe ser breve. Se omiten en el texto conjunciones, preposiciones, signos de puntuación. La primera parte del telegrama contiene: una marca en la categoría del telegrama; destino; texto; apellido oficial quien firmó el telegrama. En la segunda parte del telegrama, debajo de la línea, se indica lo siguiente: la dirección y el nombre de la organización, el remitente del telegrama; cargo, firma de la persona en cuyo nombre se envía el telegrama; foca; fecha.
8.Mensaje telefónico - un mensaje oficial enviado por teléfono. Este tipo de información - documento de referencia se utiliza para transmitir pedidos urgentes, notificaciones dentro del teléfono. Al transmitir un mensaje telefónico, es necesario cumplir con las siguientes configuraciones: transmitir solo información breve y urgente; verificar la corrección de la grabación mediante retroalimentación; texto - no más de 50 palabras; no use palabras raras y difíciles de pronunciar; registrar en un libro especial el hecho de la transmisión de un mensaje telefónico.
El formulario de mensaje telefónico consta de detalles : nombre del ministerio o departamento; nombre de la organización - remitente; nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de compilación; destinatario; título; texto; firma; cargo, apellido de la persona que envió el mensaje telefónico, número de teléfono, hora de transmisión; cargo, apellido de la persona que recibió el mensaje telefónico, número de teléfono, hora de recepción.
9. Carta - la denominación generalizada de documentos, de diferente contenido, que sirven para la comunicación y transferencia de información entre destinatarios. Las funciones de la escritura son las siguientes: un medio de comunicación; retransmitir información; notificación de algo.
El texto de la carta consta de dos partes: introductoria y principal. En la parte introductoria se exponen los hechos que dieron lugar a su redacción. La parte principal establece los objetivos: solicitud, oferta, rechazo, etc.
Tipos de cartas de servicio: carta - solicitud; carta - oferta; carta - reclamo; una investigación; carta - notificación; correo de informacion; carta - negativa; carta de recordatorio; carta de presentación, etc
El formulario de carta consta de los siguientes detalles: el nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; el nombre de la unidad estructural (si la hubiere); la dirección de la organización (postal, telegráfica); número de teléfono, fax, teletipo; número de cuenta bancaria; fecha, número; enlace al índice y fecha del documento entrante, destinatario, título; texto, archivos adjuntos, firma; sello, apellido y número de teléfono del ejecutante; barra de restricción de acceso.
10.Fax - un documento recibido utilizando un dispositivo especial (telefax) a través de canales de comunicación telefónica. El fax será siempre una copia del documento transmitido. El registro de un fax se realiza de la misma manera que para una carta comercial.
Los datos adicionales proporcionados por el propio dispositivo son : indicación (código) del remitente; fecha y hora de transmisión; duración de la transmisión; el número de telefax desde el cual se transmitió la información; número de páginas.
2 Información y trabajo de referencia sobre documentos
Uno de los principales propósitos del registro- creación de una base de datos de documentos de la organización. El servicio de documentación de gestión (o una secretaria en una organización pequeña), en base a esta base de datos, debe responder a dos tipos de preguntas:
- quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
en qué documentos puede encontrar información sobre un tema específico.
El trabajo de información y referencia, al igual que el propio sistema de registro, puede realizarse:
- en forma tradicional (principalmente utilizando un archivador);
en modo automatizado.
Hablando del trabajo de información y referencia sobre los documentos de la organización, cabe señalar que una de las principales ventajas de utilizar sistemas automatizados de apoyo a la gestión documental, en comparación con las tecnologías tradicionales, es la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y compilar resúmenes e informes, así como aumentar la eficiencia de la búsqueda y la calidad de los resúmenes e informes.
Utilizando sistema automáticosoporte de documentación de gestión, puede buscar rápidamente un documento o documentos tanto por el valor y la combinación de cualquier detalle de la tarjeta de registro y control, como por los textos de los documentos (archivos) en sí.
etc.................
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Y información y trabajo de referencia sobre documentos.
La base para la información y el trabajo de referencia sobre documentos. es una base de datos formada en el proceso de ingreso de documentos internos, salientes y entrantes en la PC.
Los DBMS modernos (sistemas de gestión de bases de datos) le permiten redactar solicitudes y, en consecuencia, recibir respuestas para cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
La búsqueda de los propios documentos se realiza de manera similar. La búsqueda puede ser por cualquier atributo (campo) llenado en la ficha de registro. Por regla general, este es el número del documento entrante, la fecha de recepción del documento, el tipo de documento, el corresponsal, el territorio, el albacea del documento, el número del documento saliente, la fecha de envío del documento, etc. Los valores de campo correspondientes se ingresan desde el teclado o los valores clasificados se seleccionan de la lista correspondiente (tipo de documento, ejecutor, etc.). El certificado se puede emitir:
1. Para un documento específico: dónde (con quién) está; etapa de ejecución (preparación); resultado de la ejecución; ubicación de almacenamiento (para documentos ejecutados).
2. Sobre el tema (contenido): un documento específico; grupo de documentos.
4. Por región: país; área; la ciudad.
Al buscar documentos específicos o un grupo de documentos, se pueden especificar los siguientes detalles:
1) documentos internos entrantes, salientes (la búsqueda se puede realizar por separado para cada categoría y para los tres grupos de documentos);
2) tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
3) un alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por la fecha de recepción o por interno - la firma del documento, o de una fecha a otra);
4) la región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
5) organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
Los términos de búsqueda se forman como una combinación de campos completos de la tarjeta, similar al registro, es decir, al completar varios campos, se encontrarán documentos que coincidan con todos los parámetros especificados.
La búsqueda de documentos se puede realizar según documentos no ejecutados, ejecutados (que tengan una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), en toda la base de datos operativa (documentos del año de trabajo de oficina en curso), así como, si es necesario, según la base de datos del archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, se muestra un formulario de registro en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
En el caso de una búsqueda de un documento específico no ejecutado, el resultado de la búsqueda es la información con qué albacea se encuentra el documento en ese momento. Si el documento ya se ejecutó, la pantalla muestra información en cuyo caso se encuentra el documento.
Las bases de datos de texto completo sobre documentos de la institución amplían significativamente las capacidades de búsqueda. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del propio documento (entrante, recibido por Email, fax; ya sea ingresado por escaneo y posterior reconocimiento documento en papel saliente o interno - preparado con editor de texto, hoja de cálculo, etc.).
Dichos sistemas de texto completo permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta para el documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de una impresora de Orion, entonces se realiza una búsqueda utilizando las palabras "impresora" y "Orion".
El uso de tecnologías automatizadas reduce significativamente los costos laborales de registro, control de ejecución y servicios de referencia e información. Entonces, si los costos de mano de obra para completar una tarjeta de registro tradicional son 0.152 horas, entonces usando tecnología automatizada, solo 0.054 horas. información actual son 0,17 o 0,054 horas, la elaboración de certificados de documentos no completados a tiempo con la tecnología tradicional tarda mensualmente (10 documentos), anual (más de 100 documentos) de 0,26 horas a 8 horas. Al mismo tiempo, un certificado similar en sistema automático se prepara en 0,05 horas y, con la configuración adecuada, generalmente se puede crear e imprimir automáticamente con una frecuencia determinada.
Son de interés las normas de tiempo para monitorear la ejecución de documentos, incluida la colocación de una marca "K" en el documento sujeto a control, un recordatorio de la fecha límite para el ejecutor, ingresar información en la tarjeta de progreso de ejecución, informar a los gerentes sobre el estado de ejecución, sacar un documento del control, preparar un resumen de los documentos no ejecutados a tiempo, elaborar un resumen de la ejecución de los documentos sujetos a control; generalización de los resultados de ejecución de documentos en divisiones estructurales, análisis del estado de ejecución de documentos en la organización. Por ejemplo, la preparación de un certificado para informar a la gerencia (un certificado para 20 documentos) en el trabajo de oficina tradicional toma 1,8 horas y en uno automatizado, 1 hora.
Los programas de registro y control de documentos son importantes parte de sistemas modernos automatización de las actividades de la oficina.
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Lección práctica № 5
Preguntas a considerar:
Pregunta número 1
Pregunta número 2
que es informativo sistema de busqueda?
El sistema de recuperación de información es un entorno informático aplicado para procesar, almacenar, clasificar, filtrar y buscar grandes conjuntos de información estructurada.
Cada ISS está diseñado para resolver una determinada clase de problemas, que se caracterizan por su propio conjunto de objetos y sus atributos. El IRS son de dos tipos:
1. Documental. En el ISS documental, todos los documentos almacenados se indexan de una manera especial, es decir, a cada documento se le asigna un código individual que conforma la imagen de búsqueda. La búsqueda no va según los documentos en sí, sino según sus imágenes de búsqueda. Así buscan los libros en las grandes bibliotecas. Primero, la tarjeta se encuentra en el catálogo, y luego el libro en sí se encuentra por el número indicado en él.
2. Factográfico. En el IRS factográfico no se almacenan documentos, sino hechos relacionados con cualquier materia. La búsqueda se realiza sobre la base del hecho.
Cada ISS consta de dos partes: una base de datos (DB) y un sistema de gestión de base de datos (DBMS).
Una base de datos es una colección nombrada de datos estructurados relacionados con un área temática específica.
Un sistema de gestión de bases de datos es un conjunto de herramientas de software y lenguaje necesarias para crear bases de datos, mantenerlas actualizadas y organizar la búsqueda de la información necesaria en ellas.
Sobre el actualmente hay muchos DBMS diferentes. Los más conocidos son como Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Pregunta número 3
Pregunta número 6
Pregunta número 7
Pregunta número 8
¿Qué datos debe contener la tarjeta de registro y control?
Lección práctica número 5
"Organización de la información y el trabajo de referencia"
Preguntas a considerar:
1. ¿Qué es el trabajo de referencia de documentos?
2. ¿Qué es un sistema de recuperación de información?
3. ¿Qué son las “tarjetas de registro de documentos” y cuál es la peculiaridad de trabajar con ellas?
4. ¿Qué es un archivo de referencia?
5. ¿Cuáles son los principios para mantener un archivador?
6. ¿Qué incluye el control de la ejecución del documento posterior a la aplicación de la resolución?
7. ¿Cuáles son las características de la tecnología para trabajar con los llamamientos de los ciudadanos?
8. ¿Qué datos debe contener la tarjeta de registro y control?
Pregunta número 1
¿Qué es el trabajo de referencia de documentos?
Uno de los propósitos principales del registro es crear una base de datos de los documentos de la organización. Un servicio de mantenimiento de registros (o una secretaria en una organización pequeña), basado en esta base de datos, debe responder a dos tipos de preguntas:
- quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
- en qué documentos puede encontrar información sobre un tema específico. una
La posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación es la tarea principal del servicio de trabajo de oficina. Y, en primer lugar, para realizar esta tarea, todos los datos sobre los documentos se registran en formularios de registro y contabilidad. El trabajo de información y referencia, como el propio sistema de registro, se puede llevar a cabo tanto de forma tradicional (principalmente con la ayuda de un índice de tarjeta) como de forma automatizada. 2
Un archivo de tarjeta de referencia se crea a partir de tarjetas de registro. Los separadores en el archivo de referencia son los nombres de las unidades estructurales o áreas de actividad de la organización. Dentro de estas secciones, lo más conveniente es colocar fichas en orden alfabético de correspondientes o preguntas de actividad (bienes, productos, etc.). En el momento del registro del documento, se elaboran dos fichas: una se coloca en el índice de la ficha de control de fecha límite, la otra en la referencia. Después de la ejecución del documento, la tarjeta del marco de tiempo, como más completa y con todas las marcas en la solución del problema planteado en el documento, se reorganiza en el índice de la tarjeta de referencia, y una tarjeta similar del índice de la tarjeta de referencia es destruido o se utiliza para crear un índice de tarjeta de referencia adicional para buscar documentos por otro criterio de búsqueda.