Análisis de flujo de documentos
En el flujo de documentos de cualquier organización, se distinguen los siguientes flujos de documentos:
o documentos entrantes (obtenidos del exterior, de otras instituciones);
o Documentos creados en la institución.
Durante el estudio del flujo de trabajo, cada uno de los grupos se considera por separado. Documentos entrantes analizados por corresponsales - autores de documentos:
o documentos de instituciones nivel superior(decretos, resoluciones, decisiones, órdenes, autos, cartas, etc.) que contengan instrucciones, explicaciones e información;
o documentos instituciones subordinadas- documentación primaria de planificación, informes y contabilidad y diversas solicitudes;
o Documentos de terceras instituciones con información sobre la resolución de ciertos asuntos o la adopción de acciones conjuntas;
o llamamientos (sugerencias, quejas, declaraciones) de los ciudadanos.
El análisis de los documentos entrantes para corresponsales se utiliza para crear una base de datos de corresponsales permanentes con los que se realiza la correspondencia (direcciones, teléfonos, apellidos, nombres, patronímicos, puestos de gestión).
Los documentos se pueden clasificar por tipo:
o administrativo (decretos, decisiones, órdenes, órdenes);
o informativos y analíticos (cartas, actas, certificados, memorandos, etc.);
o Contabilidad y presentación de informes.
Además, todos los documentos entrantes se pueden dividir por contenido en iniciativa (que, a su vez, se dividen en aquellos que requieren una respuesta o implementación y aquellos enviados para información) y cartas de respuesta, es decir, documentos recibidos en respuesta a la solicitud de la institución.
Según la importancia del autor y el contenido, los documentos entrantes se envían al jefe de la institución, a las divisiones estructurales oa un contratista específico. En consecuencia, todo el flujo de documentos entrantes se divide en varios grupos, cada uno de los cuales tiene rutas diferentes y necesita una secuencia diferente de trabajo con ellos.
A quién se debe transferir exactamente este o aquel documento lo determina el servicio administrativo o el secretario en la etapa de consideración preliminar.
Documentos creados en la institución, se dividen en dos grupos:
o las instituciones internas creadas para las necesidades funcionan solo dentro de sus límites;
o Fines de semana que, una vez creados, se envían a otras instituciones.
Documentos internos, normalmente no se envía. Sin embargo, sujeto a la desunión territorial de las divisiones estructurales o la existencia de una sucursal de una institución, cuando también se envíen documentos internos, como documentos administrativos, también se debe prever una etapa de salida para los documentos internos.
Todos los documentos creados en la institución se dividen en de iniciativa (redactados para satisfacer las necesidades de la institución o desarrollados para cumplir con las tareas de las autoridades superiores) y se preparan en respuesta a las solicitudes recibidas.
documentos de salida, al igual que los de entrada, se puede analizar por tipos y por corresponsales-destinatarios. Los documentos de salida también se dividen en aquellos que requieren una respuesta, y los enviados para información, con el fin de informar.
De esta forma, los documentos de las instituciones se pueden examinar con flujos de documentos. Y cada flujo tiene ciertas características paso y procesamiento.
Determinación del volumen de flujo de trabajo
El volumen del flujo de documentos de una institución se determina teniendo en cuenta todos los flujos de documentos durante un cierto período de tiempo, por regla general, durante un año. Cada documento se cuenta una vez. Se recomienda contar por separado el número de documentos originales y copias.
Los documentos entrantes y salientes se tienen en cuenta en la etapa de recepción y envío de correspondencia (reenvío, secretaria). Los documentos internos se cuentan en el lugar de su registro o elaboración. Todos los documentos internos también están sujetos a registro (informes, certificados, declaraciones, etc.). La contabilidad de dichos documentos puede ser realizada no solo por el servicio administrativo, sino también por otras unidades estructurales, por ejemplo servicio de personal, departamento de contabilidad, departamento de información científica y técnica, etc.
Las copias duplicadas se cuentan por separado en la oficina de copia y reproducción, oficina de mecanografía, servicio de preparación de documentos automatizados. En este caso, se aplica el sistema contable utilizado en la organización.
El cálculo se realiza de acuerdo con los formularios de registro de documentos de entrada, internos (por regla general, por tipo) y de salida. Para determinar con mayor precisión el volumen del flujo de documentos, también se deben tener en cuenta los documentos que no están sujetos a registro, ya que su procesamiento también requiere un cierto tiempo. Esto se puede hacer utilizando los registros de correspondencia entrante (ver Apéndice 45).
La gestión documental le permite:
cálculo recuento personal de oficina;
o identificar la efectividad del uso de la mecanización y automatización de los procesos de oficina;
o determinar el grado de carga de trabajo del personal de oficina, así como las divisiones estructurales y los actores individuales que trabajan con documentos.
La frecuencia de conteo del flujo de trabajo está determinada por el servicio administrativo. En las grandes instituciones, el flujo de trabajo se tiene en cuenta mensualmente, lo que permite determinar los períodos de mayor intensidad de trabajo. El cálculo también se puede hacer trimestralmente. En instituciones pequeñas, es recomendable contar el número de documentos por año. Los datos finales de la contabilidad de flujo de documentos se elaboran con el siguiente certificado:
El formulario de referencia sobre el volumen del flujo de trabajo se ingresa como una plantilla en la memoria de la computadora y se imprime con la frecuencia requerida.
prueba
1.2 Contabilización del volumen de flujo de trabajo. Reglas de conteo de documentos
El volumen de circulación de documentos se expresa por el número total de documentos recibidos por la organización y creados en ella durante un período determinado.5 El volumen de circulación de documentos se entiende como el número de copias originales de documentos entrantes, salientes, internos y de ciudadanos. apelaciones por un tiempo determinado.
El servicio DOW puede establecer cualquier frecuencia para calcular el flujo de trabajo: semanal, mensual, trimestral, anual.
Los documentos salientes, entrantes e internos, las propuestas y las solicitudes de los ciudadanos están sujetos a contabilidad separada.
El número de entrantes y salientes se cuenta durante el procesamiento inicial o envío de documentos de acuerdo con los formularios de registro (logs). Los documentos internos se registran en el lugar de su registro o elaboración.
Cada documento se cuenta una sola vez. El propio documento se toma como unidad de cálculo. Copias de documentos producidos por varios medios tecnicos considerados separadamente de los documentos originales. Las copias replicadas (copias) se cuentan de acuerdo con los diarios de trabajo en la oficina de mecanografía y copia y reproducción.
Durante las últimas décadas, los desarrollos normativos y metodológicos del Servicio de Archivo han recomendado registrar los resultados de la contabilidad de documentos (y sus copias) del año en forma de fracciones simples, donde el numerador indica el número de documentos y el denominador indica el número de sus copias, por ejemplo: 34/106.
Los resultados del cálculo se elaboran en forma de un resumen de datos sobre el volumen de flujo de trabajo. Además, se pueden realizar análisis tanto cuantitativos como cualitativos del flujo de documentos. Los resultados obtenidos al calcular el volumen de flujo de trabajo se utilizan para determinar la estructura y la dotación de personal del servicio de PEI para analizar la carga de trabajo de las unidades estructurales y los ejecutantes individuales.6 La cantidad de flujo de trabajo también se necesita para calcular la efectividad del uso de la mecanización y herramientas de ofimática.
1.3 Organización del trabajo con documentos
Hay tres formas principales de organizar el trabajo con documentos: centralizado, descentralizado y mixto.
La elección de la forma depende de la naturaleza de la actividad, funciones, estructura organizativa de la organización.
La forma centralizada de organización del flujo de trabajo se utiliza en instituciones con un flujo de trabajo pequeño; con una forma descentralizada de trabajo con documentos, todas las operaciones se realizan en divisiones estructurales instituciones; una forma mixta de trabajo con documentos se utiliza en grandes asociaciones (instituciones) con una estructura compleja y una gran cantidad de flujo de trabajo. Con este formulario, parte de las operaciones de trabajo con documentos (recepción, envío, control, ejecución) las realiza la oficina, y el resto de las operaciones (registro, formación de expedientes, almacenamiento actual etc.) son realizados por unidades estructurales.7
En la cadena tecnológica de procesamiento y movimiento de documentos, se pueden distinguir las siguientes etapas:
Recepción y procesamiento primario de documentos;
Consideración preliminar y distribución de documentos; - registro de documentos - control sobre la ejecución; * - información y trabajo de referencia; - ejecución de documentos y envío.8
El orden de movimiento de documentos en la organización se fija en los esquemas para el paso de documentos, que son desarrollados por el servicio de soporte de documentación y aprobados por la dirección de la organización. (Apéndice 2)
La organización del trabajo con documentos es la creación condiciones óptimas para todo tipo de trabajo con documentos, desde el momento de la creación o recepción de un documento hasta su destrucción o transferencia al almacenamiento de archivos.
Esquema de movimiento de documentos
La correcta organización del flujo de trabajo contribuye al rápido paso de documentos en el aparato de gestión, la carga uniforme de departamentos y funcionarios, y tiene un impacto positivo en el proceso de gestión en su conjunto.
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El flujo de trabajo es el movimiento de documentos desde el momento en que se crean hasta el final del trabajo con ellos.
La organización del flujo de trabajo tiene mucho en común con la organización de un transportador mecánico. En un momento, la introducción del ensamblaje de transportadores, junto con la tipificación de productos y la estandarización de piezas, condujo a un aumento significativo en la productividad laboral, una disminución en el costo del proceso de producción y marcó el comienzo de la producción en masa. Es cierto que, al mismo tiempo, el ritmo marcado por el transportador provocó un aumento en la intensidad del trabajo y la tensión nerviosa de los trabajadores.
Flujo de documentos en la empresa
La organización del flujo de trabajo se basa en los mismos principios que un transportador mecánico: el movimiento de documentos debe tener retornos mínimos a las etapas anteriores, los documentos deben enviarse a los ejecutantes de acuerdo con sus responsabilidades para evitar la duplicación de operaciones.
esquema de flujo de trabajo
esquema de flujo de trabajo
Hay contornos externos e internos del flujo de trabajo.
El ciclo externo comienza con los documentos entrantes (externos) que ingresan a la empresa desde el exterior. Estas pueden ser órdenes de autoridades superiores, órdenes, resoluciones, cartas de socios de clientes, etc. Los documentos recibidos son registrados por los secretarios y luego presentados para su ejecución.
La documentación entrante es la documentación recibida por la empresa de otras organizaciones. Los documentos salientes son documentos que una empresa (organización) envía a otras empresas. Documentación saliente: son documentos que contienen información desarrollada en la empresa para transferirla a otras organizaciones: cartas, certificados, informes, órdenes, telegramas, mensajes telefónicos, etc.
Flujo de documentos– el movimiento de documentos en la organización desde el momento en que son recibidos o emitidos hasta la finalización de la ejecución o envío.
Hay tres flujos principales de documentación:
– documentos provenientes de otras organizaciones (entrantes);
– documentos enviados a otras organizaciones (salientes);
-documentos creados en la organización y utilizados por los empleados de la organización en el proceso de gestión (interno).
El flujo de documentos es parte integral DOW, cuyo objeto es el soporte de información para las actividades de la institución, su documentación y el almacenamiento de la información de gestión creada previamente. DOW depende directamente de las decisiones de gestión, cuya documentación como proceso incluye tres componentes: soporte de información para las decisiones, es decir, proporcionar información a la decisión (documentos), documentar la decisión y monitorear su implementación. Los componentes principales de este proceso son: obtención de información inicial, establecimiento de una meta (tareas), búsqueda de la información necesaria (trabajo de referencia), desarrollo de una solución (redacción de un documento), acuerdo, edición, fabricación, certificación, envío (transferencia a un destinatario), seguimiento de las soluciones de ejecución. El volumen de flujo de trabajo está determinado por la cantidad de documentos entrantes, salientes e internos de la institución para un período específico (año, trimestre, mes, día). La organización racional del flujo de trabajo contempla los siguientes principios: flujo directo, continuidad, ritmo, paralelismo, proporcionalidad. El principio del movimiento directo de documentos requiere que el movimiento de documentos se lleve a cabo a lo largo del camino más corto. La forma más simple de movimiento de los flujos de documentos corresponde a la disposición lineal de las unidades estructurales. El principio de continuidad en el flujo de trabajo es el envío continuo de documentos al nivel donde se toma una decisión sobre ellos. Este principio es incompatible con el "depósito" de documentos, su acumulación en una sola instancia. El principio del flujo de trabajo rítmico significa la uniformidad del flujo de documentos. El principio de paralelismo significa hacer operaciones individuales en el procesamiento del documento en el proceso de su movimiento. El objetivo principal de este principio es reducir el tiempo que se tarda en leer un documento. La ejecución paralela de operaciones individuales acelera significativamente tanto el flujo de trabajo como la ejecución del documento en su conjunto. El principio de proporcionalidad supone una carga uniforme proporcional de los canales de movimiento de documentos. El principio de independencia y responsabilidad al trabajar con documentos es importante. Este principio significa que en todas las acciones - dirección, distribución, aprobación, firma, etc. - es necesario guiarse estrictamente por las funciones de la institución y sus partes, la competencia de los empleados. La estructura y funciones existentes de la institución, formas y métodos de actividades de gestión tienen un impacto significativo en el flujo de documentos. Por lo tanto, la aprobación operativa y ejecución de documentos, además de razones puramente administrativas, se ve obstaculizada por deficiencias organizativas, la falta de una clara delimitación de funciones entre los funcionarios, la falta de certeza de las funciones de algunas instituciones y sus divisiones estructurales individuales.
La escala de gestión basada en el progreso científico y tecnológico requiere la mecanización del trabajo de oficina en todas sus etapas. La mecanización de los procesos de oficina consiste en la utilización de medios técnicos para realizar operaciones de documentación y tramitación de documentos. La tecnología electrónica se ha convertido en una necesidad real para resolver los problemas de soporte documental para la gestión empresarial. En la era de las computadoras, es necesario aclarar la definición tradicional de un documento, ya que en la actualidad los documentos pueden ser mensajes recibidos por correo electrónico, archivos de sonido, videos. Por lo tanto, al documento se le puede dar la siguiente definición: un documento es una colección de información disponible para la percepción humana . Hay muchos programas para compilar y editar documentos de oficina. A pesar del rápido desarrollo de los documentos electrónicos, los expertos creen que una serie de dificultades organizativas y técnicas no les permitirán reemplazar por completo y excluir de la circulación a los documentos tradicionales en un futuro previsible.
Temas para la discusión
1 ¿De qué secciones consta el expediente de control?
2 ¿Cuáles son los plazos para la ejecución de los documentos que conoce?
3 que ejecutivo saca el documento fuera de control?
4 ¿Cuál es el objeto del control sobre la ejecución de los documentos?
5 ¿De qué elementos consta el índice de registro de un documento?
6 Expedir en los documentos la “marca de control” requerida.
7 ¿A partir de qué momento se computa el plazo de ejecución y control sobre la ejecución del documento?
8 ¿Cuál es el procedimiento para ampliar el plazo de ejecución de un documento?
9 ¿Cuál es el propósito del flujo de documentos?
10 ¿Qué documentos permiten el análisis y mejora del flujo de trabajo?
11 ¿Qué es la gestión documental?
12 Describa el concepto de "nomenclatura de casos".
13 Describa el concepto de "Caso".
14 ¿Qué es el registro de documentos?
15 Especificar las principales etapas del trabajo de oficina.
16 Cuáles son las etapas de trabajo con documentos, características del flujo de trabajo.
17 ¿Qué incluye el concepto de “Formación de Caso”?
18 ¿Quién realiza la revisión preliminar de los documentos?
19 ¿Sobre qué base se seleccionan los documentos para almacenamiento o destrucción?
20 ¿Sobre qué bases se construyen las nomenclaturas de casos?
21 Definir el examen del valor de los documentos.
22 ¿Cuáles son los objetivos del examen de documentos?
23 ¿Qué tipos de nomenclaturas de casos desarrollan las instituciones?
24 ¿En qué grupos se pueden dividir los plazos de conservación de documentos establecidos por las listas?
25 ¿Qué requisitos se deben observar al encuadernar o archivar expedientes de almacenamiento y personal permanente, temporal (más de 10 años)?
26 ¿Cómo es la numeración de hojas en el caso?
27 ¿Qué datos se indican en la carátula del inventario de almacenamiento permanente?
El volumen del flujo de documentos se calcula sobre la base de los datos de la contabilidad de documentos en las áreas de procesamiento inicial y envío, así como en los formularios de registro en el servicio de administración de oficinas y en las divisiones estructurales. El cálculo del volumen del flujo de documentos debe realizarse de acuerdo con las áreas de registro asignadas, ya que el registro se realiza dentro de grupos separados de documentos (protocolos, correspondencia, órdenes, informes, llamamientos de los ciudadanos, etc.).
El método estándar para calcular el flujo de documentos se presenta en términos de su volumen como una fracción, donde el número de originales se indica en el numerador y el número de copias se indica en el denominador. Sea como fuere, el resultado resultante será incorrecto, ya que muchos documentos se redactan en varias páginas, lo que con este método no se reflejará en el resultado general. El principio fundamental de contar documentos es una sola vez.
El servicio de gestión de registros recopila de forma cíclica (trimestral, anual) resúmenes de datos sobre el volumen de circulación de documentos, donde, además de los datos cuantitativos, se realiza un análisis del volumen de circulación de documentos. Dichos datos permiten establecer ciertos patrones del estado y crecimiento del flujo de trabajo, así como sus cambios. Como muestra la práctica, la densidad del flujo de trabajo varía significativamente dentro de un año, trimestre, mes o semana. Al comienzo de estos períodos de tiempo, la cantidad de documentos entrantes aumenta considerablemente y, al final, los enviados.
Además, la gestión documental le permite:
Medir la carga de trabajo de la organización en su conjunto, incluidas sus divisiones estructurales y los trabajadores individuales;
Establecer la correspondencia de las rutas de circulación de determinados documentos con las funciones y tareas de las divisiones estructurales o funcionarios;
Desarrollar planes para mejorar los procesos de procesamiento de documentos o sus operaciones individuales;
Determinar la cantidad óptima de información necesaria y suficiente para el funcionamiento del aparato de control;
Al organizar el flujo de trabajo en una organización en particular, es necesario tener en cuenta una serie de factores, en particular: la forma de organización del trabajo de oficina (descentralizado, centralizado, mixto), los métodos de toma de decisiones y la naturaleza de la distribución de responsabilidades. entre los jefes de la organización, la estructura de la organización (cuantos más niveles de gestión, más complejo es el sistema de gestión de documentos).
La forma centralizada de trabajo de oficina implica la máxima concentración de las operaciones de tratamiento documental en el servicio de soporte documental y, si es posible, lanzamiento completo divisiones estructurales del desempeño de funciones de oficina (registro, contabilidad de documentos, almacenamiento de archivos, etc.).
La forma descentralizada implica que se realizan trabajos de oficina separados en las divisiones estructurales de la institución (recepción, registro, procesamiento, etc.). Como regla general, tal método de trabajo de oficina es razonable solo en el caso de fragmentación territorial de la empresa, lejos de la oficina central de la unidad. Sin embargo, en forma mixta parte de las funciones administrativas se lleva a cabo por el servicio del aparato de gestión de documentos, parte - por las divisiones de la empresa. En general, la mayoría de las veces con una forma mixta de trabajo de oficina, parte de los documentos se registra, controla, archiva y almacena al servicio del aparato de gestión de documentos (más a menudo estos son documentos emitidos por la dirección y recibidos por la dirección). ), y la otra parte de los documentos se registra, controla, ejecuta, almacena en subdivisiones estructurales (documentos sobre problemas, cuya solución es competencia de las subdivisiones).
Básicamente, el movimiento de documentos salientes incluye los siguientes pasos:
Elaboración por el albacea del documento borrador.
Coordinación (aprobación) del borrador del documento.
Finalización del borrador del documento basado en los comentarios.
Re-aprobación del documento.
Firma del documento por el titular.
Registro de documentos.
Transferencia del documento al servicio del aparato de gestión de documentos (si el documento está firmado por el jefe del departamento de la institución).
Envío del documento al destinatario y envío de copia al expediente.
Los documentos presentados para el envío deben enviarse el mismo día o al día siguiente, pero no más tarde.
El volumen de flujo de documentos es el número de documentos recibidos por la organización y creados por ella durante un período determinado.6
El valor del flujo de trabajo es necesario para: calcular la efectividad del uso de la automatización y mecanización del trabajo de oficina; cálculo del número requerido de personal de oficina; determinar la carga de trabajo del servicio de la institución educativa preescolar, incluido el secretario del jefe y el secretario de la unidad estructural.
En general, el volumen de flujo de documentos muestra la carga de trabajo de todo el aparato administrativo, porque todos sus empleados tienen que lidiar con documentos.
El cálculo generalmente se realiza de acuerdo con los formularios de registro de documentos entrantes, internos (generalmente por tipo) y salientes. Debe tenerse en cuenta que, en la mayoría de las organizaciones, por regla general, solo se tiene en cuenta la cantidad de documentos entrantes registrados, y los documentos que no están sujetos a registro rara vez se cuentan, aunque su número supera significativamente la cantidad de documentos registrados. Los documentos internos tampoco siempre están registrados. Por ejemplo, informes y notas explicatorias, referencias, etc y por lo tanto es difícil calcular con precisión su número
Además, el movimiento de copias de documentos que no son tomados en cuenta en organizaciones medianas y grandes que aún no han cambiado a sistemas automatizados El papeleo puede aumentar significativamente el número total de documentos.
la forma mas simple el certificado del volumen del flujo de documentos se ve así: 9
Volviendo al análisis de los flujos de documentos, se puede señalar que los principales objetivos del estudio de los flujos de documentos de la organización son: mejorar la eficiencia de las actividades de gestión; aceleración del movimiento de documentos en la organización; reduciendo la complejidad del procesamiento de documentos.
Para analizar y fijar el movimiento de los documentos, un medio bastante simple y visual es la compilación de operogramas gráficos y mapas tecnológicos de rutas, que reflejan paso a paso las operaciones realizadas con los documentos, sus ejecutantes y el procedimiento para realizar las operaciones. Los mapas tecnológicos de rutas se pueden complementar con el tiempo, así como con los costos financieros en cada etapa del paso de los documentos. Además de operogramas y mapas tecnológicos de ruta para presentación visual, estudio rápido del orden de compilación y procesamiento. documentos separados, además de capacitar a este personal de nuevo ingreso a un costo mínimo, se pueden utilizar otros métodos de representación visual del movimiento de la información documental: cadenas tecnológicas, gráficos, diagramas, documentogramas, etc. Si es necesario, también se pueden aplicar métodos más complejos de procesamiento de la información recopilada, por ejemplo, la construcción de modelos de información.
25. . El concepto de "flujo documental" y el desarrollo de su regulación normativa y metodológica. ¡Responde a las 21!