Підприємства, які частково чи повністю належать державі, зобов'язані проводити конкурси на закупівлю товарів, робіт та послуг. Закупівлі є майже у будь-якій сфері, у будь-якому регіоні. Гроші на них закладені у бюджеті, а для малого бізнесу діють квоти. Це чудова можливість розширити бізнес.
Замовник розміщує закупівлі різними способами, залежно від того, за якими критеріями відбиратиме постачальника. Також держава встановила, що частину товарів можна купувати лише аукціоном. Найпопулярніші способи закупівель за підсумками 2017 року – електронний аукціон, конкурс та запит котирувань. .
Закупівля- Це форма розміщення замовлення на постачання товарів та послуг. Закупівлю проводить замовник за допомогою конкурентних чи неконкурентних способів відбору постачальників.
Закупівлі ділять на три групи залежно від замовників:
1. Держзакупівлі з 44-ФЗ.Їх проводять усі державні та муніципальні організації, які живуть за рахунок бюджету, наприклад, лікарні, школи, дитсадки, міські адміністрації та ін. Закупівлі проводяться за встановленими державою правилами. Замовник публікує план закупівель, яким постачальник заздалегідь може спланувати свою діяльність. Коли повідомлення про закупівлю опубліковано або замовник надіслав запрошення на участь, учасник подає заявку. Переможця визначають за найнижчою ціною або за заздалегідь озвученими критеріями (ціна, досвід, кваліфікація тощо). Закупівлю завершено, коли контракт укладено, всі зобов'язання виконано, а виконавець отримав гроші.
2. Закупівлі з 223-ФЗ.Їх проводять:
- компанії з часткою державного майнавід 50%, їхні «дочки» та «онуки»,
- природні монополії (нафтогазові компанії, РЗ та інші),
- організації, що займаються регульованими видами діяльності (енергетика, водопостачання),
- бюджетні установи, які проводять закупівлі за рахунок грантів, коштів субпідряду та власних грошей 223-ФЗ дає більше свободи дій. Наприклад, організація може проводити закупівлі на будь-який ЕТП, встановити свої критерії відбору переможців, терміни проведення закупівель. Виняток становлять лише закупівлі у малого та середнього підприємництва. Їх можуть проводити на ЕТП держзакупівель чотирма видами закупівель: аукціон, конкурс, запит котирувань та пропозицій.
3. Комерційні закупівлі. Їх проводять комерційні організації. Замовники самі визначають правила проведення закупівель та вимоги до постачальників. Конкурси та аукціони проводяться відповідно до Цивільного кодексу.
Простіше починати брати участь у закупівлях з 44-ФЗ: державні організації частіше проводять конкурентні процедури – конкурси, аукціони, запити котирувань. Більшість закупівель по 223-ФЗ замовники проводять у єдиного постачальника: без конкурсу, а закуповують у підрядника, якого обрали самі .
Де та як шукати закупівлі?
Закупівлі з 44-ФЗ обов'язково публікуються на zakupki.gov.ru - в Єдиній інформаційної системизакупівель (ЄІС). При цьому електронні процедури дублюються на восьми федеральних електронних майданчиках: Ощадбанк-АСТ, РТС-тендер, Роселторг, НЕП, ZakazRF, Lot-online, ПЕК-Торг, ЕТП Газпромбанку (ДПБ).
Закупівлі по 223-ФЗ публікуються на zakupki.gov.ru та на електронних майданчиках, які відповідають вимогам замовника. Замовник має право не публікувати на zakupki.gov.ru, тільки якщо:
- Вартість закупівлі вбирається у 100 000 крб.
- Вартість закупівлі вбирається у 500 000 крб. і річний оборот замовника понад 5 млрд. руб.
Комерційні закупівлі публікуються на розсуд замовника з його власному сайті чи комерційних торгових площадках.
Декілька порад
- Перш ніж брати участь, перевірте, що ваші товари та послуги потрібні в регіоні. Знайдіть закупівлі по своїй галузі, ОКПД2 або ключових слів і подивіться, чи багато закупівель, хто є основні замовники, як вони розміщують, які конкуренти.
- Важливо правильно налаштувати запит, щоб знайти все потрібні закупівліі не шукати зайвого. Для пошуку можна використовувати ключові слова, ОКПД або галузь, вказувати регіон. Щоб оптимізувати пошук, можна зберегти регулярний запит як шаблон і передплатити нові закупівлі за ним.
- Вчіться знаходити приховані закупівлі: деякі замовники намагаються обмежити коло учасників, але ці перешкоди можна оминати. Докладніше — у статтях про сірі схеми та некопіювану документацію.
- Шукайте плани-графіки: з них можна дізнатися, на який місяць замовник запланував цікаві для вас закупівлі.
Склад повідомлення про закупівлю
Повідомлення про закупівлю— документ, що оголошує проведення процедури відбору постачальника.
Повідомлення про відкриті процедури доступні для всіх учасників. Повідомлення про закриті процедури безпосередньо надсилають учасникам, що запрошуються на закупівлю, їх не можна публікувати у відкритих джерелах.
Повідомлення про закупівлю має певну структуру. Комерційні організаціїорієнтуються форму повідомлення на майданчику і можуть заповнювати в повному обсязі поля. Замовники з 44-ФЗ та 223-ФЗ повинні заповнювати всю інформацію, яка дозволить постачальнику визначити, чи підходить йому закупівля чи ні.
Замовники з 44-ФЗ та 223-ФЗ завжди вказують у повідомленні:
- Назва закупівлі.
- Інформацію про замовника та його контактні дані.
- Початкову максимальну ціну контракту (НМЦ)- Граничне значення, обґрунтоване за допомогою:
- державної статистичної звітності,
- zakupki.gov.ru,
- реєстру контрактів,
- інформації про ціни виробників,
- загальнодоступних результатів вивчення ринку,
- досліджень ринку, проведених з ініціативи замовника.
- Забезпечення заявки— страховка на випадок, якщо переможець закупівлі відмовиться підписувати контракт (завжди для конкурсів та електронних аукціонів з 44-ФЗ, для решти процедур — за бажанням та можливостями замовника). .
- Забезпечення виконання контракту- застава грошима або у вигляді банківської гарантії, яке надає переможець закупівлі під час укладання контракту. Його вносять, щоб покрити можливу шкоду замовника, якщо постачальник неякісно виконає або не виконає своїх зобов'язань (завжди для конкурсів та електронних аукціонів з 44-ФЗ, для решти процедур — за бажанням замовника).
- Порядок проведення(дати подання та розгляду заявок, підписання контракту та ін.).
- Вимоги до постачальників
- Обмеження та преференції. Переваги можуть бути надані суб'єктам малого підприємництва, російським постачальникам та продукції російського виробництва, підприємствам кримінально-виправної системи, товариствам інвалідів Обмеження переважно пов'язані з поставками іноземних товарів(так званий ).
- Адреса ЕТП- Для електронних закупівель.
До повідомлення замовники прикладають документацію з технічним завданням або специфікацією, проект контракту, за необхідності форму заявки, обґрунтування НМЦ та обґрунтування самої закупівлі (Для закупівель по 223-ФЗ).
Закупівля може складатися з одного або кількох лотів. У кожному лоті вказують об'єкт закупівлі, НМЦ, замовник, вимогу до забезпечення, об'єкти лоту, час та місце постачання. За участю багатолотової закупівлі на кожен лот подається окрема заявка.
Як подати заявку на участь?
Подивіться, як вона проводиться: паперовому чи електронному.
| Паперовий вигляд (запит котирувань, конкурс) |
Особисто чи поштою. |
| Електронний вигляд (переважна більшість закупівель з 44-ФЗ і всі закупівлі серед малого та середнього бізнесу з 223-ФЗ проводять у електронному вигляді) |
На електронній торговому майданчику, де проводиться закупівля Для участі потрібно:
|
Виконуйте вимоги замовника
Всі вимоги до постачальників та конкретні характеристикитоварів прописані у документах до закупівлі. Подивіться, ціна товару вказана з ПДВ або без, вимірювання дано в мм або див і т.д.
Слідкуйте за змінами в документації та термінами подання заявок
Замовник може вносити зміни до закупівлі після розміщення. Важливо відстежувати їх, щоб випадково не надіслати заявку на стару документацію або в інший час. У Контур.Закупівлі ви автоматично дізнаватиметеся про зміни, якщо закупівля збережена в обраному.
Закладіть час на додаткові процедури
Якщо надсилаєте пакет документів поштою, закладайте час на доставку. Заздалегідь отримайте сертифікат електронного підпису, якщо ви берете участь в електронній процедурі.
Ви маєте право подати запит на роз'яснення замовнику або скаржитися у ФАС, якщо документація не відповідає вимогам закону або замовник необґрунтовано відхилив вашу заявку.
Якщо не вдається пройти акредитацію, замовник відхилив заявку або потрапила складна закупівля з об'ємною документацією, зверніться до спеціалістів з супроводу.
Результати торгів
Якщо ви перемогли, підпишіть контракт у прописаний у закупівлі термін: на папері або на ЕТП, якщо закупівля проходила в електронному вигляді. В аукціоні та конкурсі потрібно надати забезпечення контракту.
Якщо ви не перемогли, вивчіть результати у підсумковому протоколі закупівлі:
- скільки було учасників і яку ціну вони пропонували,
- на скільки відсотків знизилася ціна,
- хто визнаний переможцем.
Дізнавшись переможця, з'ясуйте, як часто він виграє закупівлі цього замовника, чи конкурентну ціну пропонує, чи немає змови? Якщо є підозри, на закупівлі цього замовника можна більше не гаяти часу.
У конкурсі аналіз закупівлі допоможе зрозуміти, за якими критеріями ви програли, чого не вистачило для перемоги: досвіду, кваліфікованих кадрів, ліцензій? Це допоможе скоригувати стратегію участі у наступних тендерах.
Всі учасники протягом 5 днів після оголошення переможця можуть оскаржити у ФАС підсумки тендеру, що відбувся. Результати закупівлі скасують, якщо виявлять серйозні порушення.
У коментарях до статей ви можете отримати відповіді інших постачальників, а експерти дадуть відповідь
Тендер або торги – це конкурентний метод визначення постачальника в галузі державних муніципальних закупівель. Тендери дозволяють замовнику знайти серед безлічі пропозицій максимально вигідне, а потенційному постачальнику – налагодити контакт із державними організаціямита взяти участь у відкритому чесному конкурсі зі здоровою конкуренцією.
Тендери відкриті для всіх бажаючих (за винятком низки особливих випадків, обумовлених у 44-ФЗ), проте для того, щоб стати учасником, необхідно, перш за все, грамотно оформити документацію. Заявка на тендер – це одна з найважливіших складових пакету документів, що подає потенційний постачальник. У багатьох випадках саме грамотність оформлення заявки визначає, чи компанія буде допущена до участі в тендерах.
Розкажемо про те, які існують заявки на тендери, як правильно оформляти документи та не допустити відхилення заявки на участь у тендері.
Загальні відомості про заявку на тендер
Насамперед, слід визначитися, які типи тендерів існують.
Постачальник може подати заявку на участь у тендері на такі види тендерів:
- Аукціони (зокрема, електронні);
- Запит пропозицій;
- Запит котирувань;
- Конкурси (одноетапні та двоетапні).
Заявка на тендер, незалежно від його виду, підтверджує бажання конкретної компанії укласти державний контракті є джерелом базової інформації про цю компанію.
Заявки на участь у тендерах поділяються на два основні види:
- Письмові. Подаються в письмовій форміі включають: письмову заявку, пакет документів, опис. Подаються поштою з використанням рекомендованих відправлень.
- Електронні. Подати заявку можна через електронний майданчик. В цьому випадку необхідна цифровий підписта електронні копії документів.
Важливо
Найголовніше, що слід запам'ятати – законодавство забороняє замовнику встановлювати конкретну форму заявки для участі у державних тендерах. Замовник, орієнтуючись на норми Закону 44-ФЗ, може встановити вимоги до компаній та дати рекомендації за формою заявок, але не має права вимагати, щоб усі заявки були заповнені однаково.
Форма подання заявок – вільна.
Вільна форма не означає, що оформити та подати заявку можна так, як хочеться. По-перше, законодавство містить низку вимог до заявок для кожного виду тендерів. По-друге, замовник має право давати рекомендації. По-третє, у системі держзакупівель прийняті деякі загальні формизаявок, зразки, використання яких вважається добрим тоном.
Якщо ви тільки розпочали свій шлях у системі державних та муніципальних закупівель, рекомендуємо вам використовувати загальноприйняті зразки, оскільки вони розроблені таким чином, щоб максимально знизити ризик відхилення заявки. Використання зразка заявки на участь у тендері підвищить ваші шанси на успіх.
До відома
Якщо ви плануєте взяти участь в електронному аукціоні або інших електронних тендерах, рекомендуємо додатково ознайомитися зі статтею 66 Закону 44-ФЗ, оскільки заявка на участь в електронному аукціоні складається з двох частин, і до неї висуваються суворіші вимоги, ніж до інших заявок на участь у тендері.
Які відомості мають бути у заявці на тендер
Як уже було сказано, одне з основних завдань заявки на тендер – надати точну та повну інформацію про компанію та товар, щоб замовник міг вирішити, чи відповідає даний учасник усім вимогам, що висуваються до потенційних постачальників. Саме тому при подачі заявки повинні містити як інформацію про самого постачальника, так і інформацію про товар (послуги), що поставляється.
У заявці на участь у тендері обов'язково треба зазначити:
- ✔ Згода постачати товари, виконувати роботи або надавати послуги на умовах, передбачених тендерною документацією. Без цієї згоди компанія не буде допущена до участі у торгах;
- ✔ Точне найменування товару, що поставляється (послуги);
- ✔ Конкретні технічні характеристикитовару, що передбачається для участі у тендерах;
- ✔ Кількість товару (обсяг виконуваних робіт, послуг);
- ✔ Документи, що підтверджують відповідність товару всім необхідним вимогам якості, а також вимогам, передбаченим замовниками у тендерній документації.
У частині заявок, де описується товар, необхідно особливу увагуприділити його якості та технічним характеристикам. Усі заявлені параметри повинні відповідати нормативам, що існують у цій галузі, та вимогам замовника.
Якщо технічні характеристики товару відповідати не будуть, заявка на тендер буде відхилена. Відповідність має бути 100%. Окрім інформації про товар, при поданні заявок учасник повинен вказати інформацію про себе.
Відомості про компанію-учасника, які мають бути у заявці на тендер:
- ✔ Назва компанії, фірмове найменуванняякщо таке є;
- ✔ Контактний телефон компанії;
- ✔ Поштова адреса (реєстрації та фактичного місцезнаходження);
- ✔ ІПН;
- ✔ Рішення про обрання та наказ про призначення керівника або уповноваженої особи;
- ✔ Копії установчих документів;
- ✔ Витяг з ЄДРЮЛ або ЄДРЮП;
- ✔ Пропозиція учасника, яку він вносить для участі у конкретних торгах;
- ✔ Додаткові документи, якщо цього вимагає законодавство чи замовник.
Точний список документів і відомостей, як правило, обов'язковому порядкууточнюється у тендерній документації – з нею необхідно ретельно ознайомитись. Якщо тендери проводяться у формі електронного аукціону, то заявка складається з двох частин: у першій дається згоду на участь в аукціоні та вказуються характеристики товару, а у другій розміщуються додаткові відомості про компанію. Частини заявок розглядаються окремо на різних етапах аукціону.
Як правило, замовники додатково складають інструкцію із заповнення заявок, яку розміщують у тендерній документації. Це зроблено для того, щоб полегшити процес подання заявок на тендер та уникнути безглуздих помилок.
У який термін подавати заявку на участь у тендері
Заявка – це, по суті, основна пропозиція, особливо коли йдеться про традиційні, а не електронні тендери. Основне завдання постачальника в даному випадку– максимально точно описати свою пропозицію, показати переваги та донести всю важливу інформацію, на основі якої замовник надалі робитиме вибір. Якість та повнота інформації у заявці є гарантією того, що пропозиція учасника буде розглянута, а, у випадку з аукціонами, учасника буде допущено до другого етапу участі у тендерах.
Важливо пам'ятати, що замовник для кожного тендера встановлює терміни подання заявок, їх необхідно суворо дотримуватися, оскільки заявка, що надійшла пізніше терміну, просто не буде прийнято до уваги. Особливо це стосується заявок, які надсилаються з використанням пошти.
Що важливо знати
Заявка на тендер є пакетом документів, що подається в електронному вигляді або друкованому. Заявка включає дві частини:
Щоб правильно зібрати пакет документів, учаснику потрібно вдумливо ознайомитись з інформацією, яку розповсюджує організатор торгів.
- Заява-згода на участь у тендері на умовах, оголошених організатором торгів. Тут же учасник надає всю інформацію, що стосується пропонованого товару, його якісних характеристикта цін.
- Пакет документів, що надають інформацію про підприємство-учасника. Крім установчої документації, необхідні бухгалтерські звіти, а також запорука забезпечення угоди.
Оформлення заявки на участь у тендері неможливе без розуміння вимог замовника та критеріїв оцінки комісією. Тому обов'язково потрібно проаналізувати тендерну документаціюз цікавого конкурсу та отримати відповіді на наступні питання:
- Як слід підготувати речення.
- Які документи можуть підтвердити відповідність підприємства до всіх вимог учасника.
- Як описувати характеристики товару, які потрібні сертифікати.
Також необхідно врахувати валюту угоди, офіційну мову документів, метод і місце подання заявки, терміни оформлення пропозиції та її розгляду.
У яких тендерах краще брати участь у старті. Відео
Види заявок на тендер:
Існує два види заявок на участь у тендері: електронний та паперовий. Розглянемо докладно кожен із них.
Електронна заявка
Завдяки інтернет-технологіям, що розвиваються, все більш поширеними стають електронні торги. Цей вид тендеру може бути представлений такими формами:
- запитом котирувань;
- відкритим конкурсом;
- електронний аукціон.
Остання форма - найпопулярніша для тендерів, що проводяться онлайн. Сьогодні існує багато інтернет-порталів, де різні замовники проводять аукціони для укладання договору на постачання товару чи послуг.
Підприємства, які бажають брати участь в електронному тендері, мають бути зареєстрованими користувачами, інакше їм не буде доступна функція подання заявки. Термін акредитації на сайті не повинен бути закінчений (не менше трьох місяців).
Щоб оформити електронну заявку, необхідно провести такі дії:
- Заповнити спеціальну формуучасник торгового майданчика.
- Відсканувати документи відповідно до списку, який вимагає замовник (основні довідки та реквізити учасника «підтягнуться» з особистого кабінету, де вони були вже оформлені під час реєстрації).
- Завантажити у спеціальні онлайн-форми скановані документи.
- Заповнити обидві частини заявки на тендер (вони надсилаються разом).
- Підтвердити заявку електронним підписомвідповідальної особи, що становить інтерес компанії на аукціоні.
Терміни подання заявки з моменту оголошення проведення конкурсу варіюються залежно від суми угоди:
- до 3 млн рублів – більше тижня;
- від 3 млн рублів - 3-4 тижні і більше.
Обов'язковою умовою розгляду електронної заявкиє надання учасником фінансового забезпечення. Зазвичай потрібна грошова застава, що становить 5% від суми всієї угоди. Якщо електронний рахунок підприємства не містить зазначених коштів для участі у тендері, заявку буде відхилено автоматично.
Заявка у конверті
Заявка у друкованому вигляді подається з пакетом документів в оформленому спеціальним чином конверті. Перед тим, як формувати заявку, слід ознайомитись з офіційними умовами замовника:
- список документів, що додаються до заявки;
- зразок заявки.
Уточнити умови можна на офіційному сайті організатора або звернувшись до тендерної комісії.
Щодо переліку документів, список може мати різні варіації. Проте серед установчих документів обов'язково має бути:
- виписка з Єдиного реєстру(оформлена не пізніше ніж за два тижні до подання заявки);
- довідки з податкової постановки на облік, а також про відсутність заборгованості;
- копія статуту організації та наказів про призначення відповідальних осіб.
Якщо на тендері інтереси компанії представляє посередник, потрібна довіреність, завірена у нотаріуса. Фінансове забезпеченняможе бути надано документами на заставне майно чи банківською гарантією.
Документи нумеруються та подаються з описом. Може знадобитися кілька копій до оригіналів. Це робиться для того, щоб членам комісії було зручно розглядати документ одночасно.
Зібрані документи упаковуються в конверт, на якому, крім реквізитів відправника та одержувача, вказують відомості про призначення конверта, номер лота та дату розтину пакета.
Факт подання заявки відображається у журналі реєстрації тендерної комісії.
Підготувати фірму до участі зможе професійний спеціаліст, який надає допомогу у тендері, займається комплексом послуг: від аналізу документів для подання заявки до контролю за виконанням зобов'язань за договором.
Зразок заявки на участь у тендері
Заявка на участь обов'язково оформляється на фірмовому бланкуорганізації-учасника тендеру. Типовий зразокпередбачає внесення таких даних:
- найменування тендеру;
- сайт, на якому розміщено інформацію про тендер;
- дата розміщення повідомлення;
- найменування організації;
- найменування та опис Товару, його технічні, кількісні та якісні характеристики;
- обов'язково - ціна Товару, а також що вона включає (доставка, податки, мита тощо).
Тендерний супровід
Тендерний супровід – це послуга, яка спрямована на забезпечення процесу участі підприємства у тендері. Головна мета тендерного супроводу – створити всі умови (на правовому рівні) для того, щоб клієнт-учасник переміг у конкурсі.
Тендерний супровід особливо актуальний, якщо ви:
- не маєте великого досвіду або зовсім не брали участі у державних конкурсах;
- не хочете ризикувати і діяти навмання;
- не хочете допустити осічку на відповідальному тендері.
Чи знаєте ви, що 90% учасників тендерів не допускаються до торгів через недоліки в документації чи неправильно оформлену заявку? Якщо ви не професіонал, припуститися помилки в документах – простіше простого. У такому разі допоможе лише тендерний супровід.
Супровід тендерів кваліфікованими юристами убереже вас від згубних недоліків, які можуть негативно вплинути на результати конкурсу.
Стикається з проблемою: а як же зібрати заявку на конкурс, що цікавить? Насправді нічого складного в цьому процесі немає, головне – уважно прочитати та вкластися в термін подання заявок. Так, з першою заявкою доведеться повозитись, але потім буде легше. Наприклад, якщо ви будете брати участь у конкурсах одного і того ж замовника, то зможете використовувати попередні заявки як шаблони, тому що документацію замовник якщо і змінює, то незначно. Якщо ж замовники щоразу будуть різні, то доведеться розбиратися зі складанням заявки щоразу наново.
Потенційний постачальник повинен подати свою заявку так, щоб вона виявилася найкращою, тобто була б краще серед інших як за ціною комерційної пропозиції, так і за іншими параметрами.
Отже, як зібрати заявку
Починаємо процес з того, що завантажуємо з ЕТП файл із конкурсною документацією та уважно читаємо як саму документацію, так і методику оцінки учасників (якщо вона є). На цьому етапі роботи необхідно з'ясувати, які замовник пред'являє заявці, що має входити до її складу і як повинні бути оформлені необхідні документи.
Навіщо читати методику оцінки? Якщо такий документ є в документації, то переглянути його треба обов'язково, тому що вашу заявку оцінюватимуть саме за цією методикою. У ній можуть бути зазначені критерії, за якими вашу заявку можуть відхилити. Наприклад, часто замовник має право відхилити заявку, якщо комерційна пропозиціяпредставлено лише частину його запиту, якщо термін дії пропозиції менше, ніж необхідний замовником, якщо учасник заявці заздалегідь обумовлює терміни поставки, перевищують межі, встановлені замовником тощо.
Орієнтовний порядок дій
Кожен організовує процес підготовки до конкурсу, як йому зручно. Ми можемо запропонувати такий порядок дій. Радимо почати з того, що при вивченні конкурсної документаціїскладіть для себе зразковий перелікдокументів, які треба включити до заявки, наприклад :
- Довідки за формою замовника : анкета, комерційна пропозиція, інформація про досвід поставок, інформація про наявність судових розглядів, відомості про наявність кадрових ресурсів та виробничих потужностей тощо.
- Установчі документи : чинна редакціястатуту, рішення єдиного учасника тощо.
- Інші документи, що підтверджують правоздатність : виписка з ЄДРЮЛ, листи запису в ЄДРЮЛ, свідоцтва ОГРН та ІПН і т.д.
- Бухгалтерські документи : звітність за останній звітний період, податкові декларації, розрахунки страхових внесків та ін.
- : відомості про наявність товарів на складі, гарантійні листи на відвантаження, копії чинних договорів та угод з постачальниками та ін.
- Документи, що підтверджують позитивний досвід постачання : копії виконаних договорів, офіційні відгукипокупців / замовників та інше.
- Документи, що надаються вашими постачальниками : ті самі гарантійні листи, довідки за формою замовника для субпостачальників (якщо ви залучаєте субпостачальників і вони повинні відповідно до вимог документації також подати деякі відомості про себе) та інше.
Коли списки будуть готові, розділіть усі документи на чотири групи:
- «Є готові» (наприклад, у багатьох є під рукою копії установчих документів або бухгалтерської звітності, оскільки вони часто потрібні під час поточної роботи);
- "Треба робити самим" (Наприклад, самим треба буде заповнити довідки за формою замовника);
- "Треба зробити копії" (наприклад, є чинні або виконані договори, але з них потрібно зняти копії);
- «Треба запитувати» (наприклад, вам доведеться запросити свіжу виписку з ЄДРЮЛ або гарантійні листи від постачальників).
- все, що потрібно запитати – запитуємо насамперед, тому що на отримання цих документів піде час;
- все, що потрібно зробити – робимо, розподіливши обов'язки;
Наприклад, зробити копії документів може й секретар, а заповнити довідку про кадровий склад – бухгалтер. Самі в цей час ви можете зайнятися опрацюванням комерційної пропозиції та іншими формами, які потрібно заповнити.
- все, що готове – перевіряємо та включаємо до складу заявки.
Тепер зупинимося на особливо важливих елементахзаявки окремо.
Комерційна пропозиція
Комерційна пропозиція – головна частина заявки. Так, у відкритих запитахпропозицій заявки учасників оцінюються як за ціновим, так і за неціновим критерієм. Але ціна заявки завжди має більшу вагу, і якщо ви подали заявку з ціною вище, ніж у інших учасників, ймовірність визнання вас переможцем дуже мала. Хто захоче платити більше, якщо є пропозиція дешевша?
Отже, як має бути складена комерційна пропозиція (КП) для заявки на участь у тендері? Почнемо з того що КП має бути складено за формою замовника, якщо ця форма є у документації . Якщо форма є – складайте КП лише за цією формою, займатися самовільною її зміною не варто. У формі КП необхідно заповнити всі поля, у тому числі: найменування учасника, перелік продукції, її технічні характеристики та обсяги, ціни без ПДВ, суму без ПДВ, суму ПДВ, суму з ПДВ, суму транспортних витрат, терміни постачання – це основні дані будь-якого КП.
Зверніть увагу на вимоги до заповнення КП, які вказані у документації. Якщо в ній є пункт про те, що транспортні витрати мають бути включені у вартість продукції, то ви маєте саме так і прорахувати своє КП. Якщо транспортні витрати потрібно виділити окремим рядком, то КП цю частину КП необхідно прописати окремо. Терміни постачання повинні відповідати вимогам замовника. Ви або погоджуєтесь з його термінами (якщо в документації є попередній графік поставок), або вказуєте свої терміни, які не повинні перевищувати межі періоду поставки, які встановив замовник. Наприклад, йому потрібно поставити товар у 1 кварталі 2016 року, у цьому випадку ви можете розписати графік поставок на січень, лютий та березень 2016 року.
Дуже важливо дотримуватись використання грошових одиниць: зазвичай конкурси проводяться в рублях, тому КП також має бути складено в рублях, навіть якщо в переліку продукції є імпортні позиції, які ви закупаєте за валюту. Ви можете додати до КП листа про те, що ціни в рублях діють при конкретному курсі валют і т.п., але саме КП має бути в рублях.
До КП можна додати програми. До них можуть входити: згода виконати всі вимоги технічного завданняна поставку, офіційний лист, що містить уточнюючі / пояснюючі коментарі з вашого боку, копії сертифікатів відповідності на товар, а також копії ТУ, паспортів та іншої документації. Копії ТУ, паспортів та сертифікатів краще включити до складу заявки: ви покажете замовнику, що пропонуєте продукт, який відповідає його технічним завданням.
Зверніть увагу, що основу заявки складають комерційну пропозицію та лист про оферту – офіційний лист із висловом вашої пропозиції укласти договір на поставку заявленої продукції. Термін дії оферти не повинен бути меншим, ніж той, що зазначений у конкурсній документації – дуже часто така помилка призводить до відхилення заявки учасника.
Інформація про учасника
У складі заявки на тендер потенційний постачальник має надати всю необхідну інформацію. В принципі, ці відомості є досить стандартними. Зазвичай потрібно заповнити анкету з основними відомостями про себе, надати інформацію про власників, обсяги поставок останніми роками, наявність поточних та завершених судових розглядів, наявність необхідних кадрових ресурсів та виробничих потужностей. Вся ця інформація найчастіше включається до складу заявки у вигляді довідок за формою замовника, які додаються до конкурсної документації.
Як заповнювати такі довідки? Тут можна дати кілька порад:
— вказуйте актуальну та правдиву інформацію в анкеті : ретельно перевіряйте юридичну та поштову адреси, телефони, адресу електронної пошти- Помилки призведуть до того, що замовник не зможе з вами зв'язатися;
— заповнюйте документи максимально повно : якщо форма замовника передбачає розкриття обсягу постачання за останні три роки, то надати дані необхідно саме за три роки, не за два або один. Чим повніше буде заповнено ваші документи у заявці, тим більше балів вам може дати конкурсна комісія;
— не обов'язково розкривати відомості, що становлять комерційну таємницю . Якщо ви вважаєте будь-які відомості комерційною таємницею і показувати їх замовнику не хочете, можете їх не надавати, але до складу заявки включити пояснення такого рішення. Наприклад, ті ж обсяги постачання за останні три роки ви можете вважати комерційною таємницею. У цьому випадку ви можете додати замість довідки за формою замовника офіційний лист про те, що дана інформаціяє конфіденційною. Іншим виходом із такої ситуації може бути такий варіант: ви заповнюєте обсяги поставок не у вартісному вираженні (рублях), а у фізичних показниках (тоннах, кг, штуках), а також прикладаєте лист, де пояснюєте таке уявлення форми;
— супроводжуйте довідки додатками у вигляді підтверджуючих документів . Наприклад, досвід постачання можна підтвердити копіями виконаних договорів, а позитивну репутацію – відгуками клієнтів.
Правовстановлюючі документи
До правовстановлюючих документів відносяться установчі документи, виписка з ЄДРЮЛ, листи запису в ЄДРЮЛ, свідоцтва ОГРН та ІПН, бухгалтерська звітність. Копії цих документів повинні обов'язково бути присутніми у заявці. Зверніть увагу на їхню повноту та актуальність. Наприклад, статут має бути чинним ( остання редакція), - свіжою, отриманою в останньому місяці і т.д. Якщо з моменту реєстрації компанії відбулися будь-які зміни, їх необхідно підтвердити копіями рішень, листів записів в ЄДРЮЛ і свідоцтв про внесення змін.
Бухгалтерська звітність як мінімум надається за попередній рік та останній звітний період поточного року. ІП замість звітності можуть додати до заявки копії декларацій. Якщо ви проміжну звітність не формуєте, то найкраще цей момент також оформити офіційним листом, що пояснює, на адресу замовника.
Документи, що підтверджують можливість постачання
Серед таких документів є:
- копії чинних договорів;
- копії дилерських/дистриб'юторських угод;
- гарантійні листи постачальників.
Тут важливо врахувати такі моменти.
Перевага завжди отримує учасник, який є виробником заявленої продукції. Як правило, саме виробник може запропонувати замовнику найменшу ціну. Другими «по рангу» йдуть офіційні представники/дилери/дистриб'ютори, які працюють безпосередньо з вітчизняними чи зарубіжними виробниками. Третє місце у цьому списку займають учасники, яких можна класифікувати просто як «постачальників», тобто перекупники. Такі постачальники найчастіше беруть участь у конкурсах, де лоти є перемішаними, тобто містять позиції різних виробників – один виробник ніяк не зможе закрити потребу замовника у продукції, яку не виробляє. А перекупник може: він закуповує товар у кількох компаній і постачає його замовнику.
Документи, що підтверджують можливість постачання, ранжуються аналогічним чином. Найбільшу вагу матимуть чинні договорита гарантійні листи від виробників та офіційних дилерів.
Коли всі документи зібрані, кожен із них підписано керівником, а копії завірені за необхідності, заявку можна сканувати та завантажувати на ЕТП. Вимоги до сканів документів, їх форматів та назв прописуються у заявці. Якщо заявка подається в паперовому вигляді, Зібраний пакет документів оформляється в конверт і відправляється на адресу замовника. Зверніть увагу, що іноді до паперової заявки необхідно додати її електронну копію на зовнішньому носії (диск, флеш).
Заявка на участь у торгах – це документ, який підтверджує згоду учасника на участь у тендері (запит пропозицій, аукціон, запит котирувань). Вимоги до оформлення та змісту заявки встановлено у 44 та 223 Федеральні законизалежно від того, у рамках якого ФЗ проводиться закупівля."> admin
Залежно від обраного способу проведення торгів, заявки поділяються на аукціонну та конкурсну.
2. Аукціонна заявка
Включає в себе:
- Першу частину заявки.
- Друга частина заявки.
Для того щоб ви мали найбільш повне уявлення про те, як має бути складена заявка на участь у торгах, ми підготували для вас зразки заявок, які пройшли перевірку і можуть використовуватися вами як шаблон.
У разі виникнення запитань щодо складання заявки та участі в закупівлях, ви завжди можете скористатися БЕЗКОШТОВНОЮ ОНЛАЙН КОНСУЛЬТАЦІЄЮ наших фахівців за допомогою чату в нижньому правому кутку нашого сайту.
3. Відео-інструкція як підготувати документи для тендеру
Для гарантованого результату у тендерних закупівлях Ви можете звернутися за консультацією до експертів Центру Підтримки Підприємництва. Якщо ваша організація належить до суб'єктів малого підприємництва, Ви можете отримати цілий рядпереваг: авансування за державними контрактами, короткі терміни розрахунків, укладання прямих договорів та субпідрядів без тендера.