Управління документами органів виконавчої влади. Діловодство в органах державного та муніципального управління

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

НЕДЕРЖАВНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА

ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ

КУЗБАСЬКИЙ ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА

ЮРИДИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ГУМАНІТАРНИХ ДИСЦИПЛІН

Контрольна робота

З дисципліни: «Документування управлінською діяльністю»

на тему «Організація діловодства в органах державної владиі місцевого самоврядування»

Виконав: студент гурту 303

Паньшин Є.Ю.

Кемерово 2010

Вступ

Висновок

Вступ

Необхідність автоматизації діловодних процесів та організації електронного документообігу усвідомлюється сьогодні органами державної влади місцевого самоврядування практично в усіх суб'єктах Російської Федерації. Але разом із розумінням такої необхідності виникає низка питань, не отримавши відповіді на які перейти до практичної реалізації проектів неможливо.

З чого слід розпочати використання системи? Як розбити весь проект на етапи, щоб ефект від впровадження був очевидним вже після першого етапу, а з кожним наступним етапом наростав? Що з наявних технічних засобівмодернізувати насамперед, а що може зачекати? Які фінансові кошти передбачити у бюджеті з розбивкою за роками, виходячи з реалій конкретного регіону?

По суті, всі ці питання стосуються побудови грамотного плану реалізації проекту на кілька років уперед з урахуванням планованого фінансування, виробничої необхідності, технічної оснащеності та планованої модернізації технічного парку.

Роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу приділяється вивченню, аналізу та складання різної документації. Особливо великі проблеми виникають, як правило, при розробці виробничих документів, що обумовлено насамперед недоліком спеціальних знаньу укладачів. Усунення непродуктивних витрат часу у процесах складання та використання документів вимагає розумного поєднання формалізації та творчості, а це, на думку авторів, вимагають, з одного боку, ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законамисприйняття документів, з іншого - і в цьому головне завдання - формулювання та систематизації загальних правилта норм складання основних документів.

Метою контрольної є вивчення теоретичних основ організації діловодства органів державної влади місцевого самоврядування.

Відповідно до мети контрольної у роботі поставлені такі завдання:

Визначити поняття документообігу;

Розглянути російську модель діловодства органів державної влади місцевого самоврядування;

Виявити системи ЕДД для органів влади різного рівня;

Розглянути автоматизацію обміну документами між органами влади.

1. Документообіг як основа діяльності органу влади

Діловодство в федеральному органі виконавчої владиздійснюється відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженими постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 № 477. Бородіна В.В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В. В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. - 154С На основі зазначених Правил федеральний орган виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади в галузі архівної справи видає інструкцію з діловодства. Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

Документи оформляються на бланках (стандартних аркушах паперу формату А4 або А5) або у вигляді електронних документів та повинні мати встановлений склад реквізитів, їх розташування та оформлення. Зразки бланків затверджуються наказом керівника органу виконавчої.

Усі документи поділяються на вхідні, вихідні та внутрішні. Вхідні документи, що проходять у службі діловодства первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, передаються керівництву на розгляд, а потім потрапляють до виконавців. Після виконання документи поміщаються у справи.

Кожен орган формує свій документальний фонд. Номенклатура справ органу узгоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного федерального державного архіву. Справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву. У Постанові встановлено порядок роботи з електронними документами.

Термін "документообіг" на даний момент використовується дуже широко і зустрічається в описі фактично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і з них претендує на " комплексний підхід до автоматизації документообігу " . При цьому різноманітність систем найширша: від систем складського обліку до програмного забезпечення контролю технологічними процесами.

У цьому роботі терміни " документообіг " , " діловодство " тощо. розглядаються виключно у контексті організації роботи органів державної влади та місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються виключно з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади.

Згідно з визначенням (ГОСТ Р 51141-98), документообігом є "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення", тобто повний цикл життя всієї множини документів в організації до передачі їх в архів або на знищення.

Діловодство, або "документаційне забезпечення управління", згідно з цим джерелом, позначає "галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами". Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення та контролю документообігу офіційних документів. Проте в " Типовий інструкціїпо діловодству у федеральних органах виконавчої " від 27.11.2000 р. функції діловодства не обмежуються регулюванням лише офіційного документообігу. Це дозволяє стверджувати, що системам автоматизації діловодства може бути підконтрольний як оборот зареєстрованих (офіційних) документів, а й проектів документів.

2. Російська модель діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування

У Росії її, в загальнодержавному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, так звана державна системадокументаційного забезпечення управління (ДС ДОП). Російське діловодство немає аналогів за іншими країнах ні з детальності опрацювання технології роботи з документами, ні з масштабам поширення. І якщо Заході розвиток офісної автоматизації стимулює розробку технологій документообігу, то Росії, зазвичай, йдеться про автоматизації традиційно вже сформованої технології установчого діловодства.

У чому ж особливості? російської моделі"Діловодства? Можна виділити три найбільш яскраві переваги: Співак В.А. Документування управлінської діяльності. [Текст] / В.А. Співак.- Вид-во: Пітер, 2008. - 98С.

Контроль за документом, починаючи з його надходження;

Централізація контрольних функцій;

Єдині норми документообігу.

На відміну від західних методів роботи з документами, російській практицідокумент ставиться на контроль у момент надходження до органу влади. Внутрішні чи вихідні документи потрапляють у зору контролю відразу після " народження " - тобто затвердження. У цьому відстежується зв'язок документів - у разі, якщо один документ виник у результаті виконання рішення, прийнятого іншим документу. Все це дозволяє гарантовано відстежити шлях будь-якого документа, що надійшов до органу державної влади та місцевого самоврядування, - адже жоден зареєстрований документ уже не може зникнути безслідно.

Максимальна централізація контролю за документообігом передбачає, що документ має бути спочатку доповіданий керівництву, а потім, обростаючи резолюціями відповідно до службової ієрархією, він спускається до безпосередніх виконавців.

Інший важливою особливістю "російської моделі" є наявність єдиних та детально регламентованих правил роботи з управлінськими документами в організаціях, незалежно від їхньої сфери діяльності. Вся діяльність діловодних служб - експедицій, канцелярій, груп контролю - регламентована до правил заповнення реєстраційних журналів, картотек та звітних форм.

У разі існування органів влади такого детального регламенту документообігу використання без адаптації принципово нової технології тієї чи іншої зарубіжного ПЗ неможливо. У цьому випадку може йти про автоматизацію традиційного діловодства з використанням сучасних інформаційних технологій.

Традиційне діловодство передбачає ведення безлічі журналів та/або картотек, що обслуговують паперовий документообіг. І саме ведення цих картотек є першочерговим об'єктом автоматизації діловодства. У той же час ніщо не заважає включити в автоматизовану систему можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). Таким чином, створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід до електронного документообігу, своєю чергою, створює передумови на формування електронних архівівз ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на безлічі документів у різних формах подання.

З іншого боку, використання комп'ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних функцій діловодства при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникамздійснювати самостійну реєстрацію документів та при цьому централізовано контролювати їх проходження. Більше того, наявність мережі, яка зв'язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.

Російська модель документообігу не просто цілком сумісна з сучасними підходамидо процесів управління, а й значно перевищує західні моделі побудови документообігу. Адже в російській моделі втрата документів може статися лише через пряме порушення інструкцій діловодства.

3. Вибір підходу до автоматизації документообігу

Необхідність автоматизації документообігу органів державної влади та місцевого самоврядування є сьогодні очевидною для всіх.

Діловодство з використанням паперових журналів та картотек несумісне з вимогами підвищення ефективності роботи державних службовців через кілька причин.

Інформація про документи та хід їх виконання розподілена за системою картотек організації та її структурних підрозділів. Тому отримання інформації про роботу з документами на підприємстві вимагає пошуку та обробки даних із різнорідних та децентралізованих картотек.

Картотеки документів зазвичай відокремлені від виконавців. Вони містять неповну та неоперативну інформацію про стан документів.

Розмноження та переміщення великої кількості паперових документів, ведення численних та дублюючих один одного журналів та картотек призводить до великих обсягів непродуктивних трудовитрат.

Проте кардинальні, революційні підходи до документообігу органів державної влади та місцевого самоврядування є дуже небезпечними. Це може призвести не тільки до зриву термінів застосування, а й до серйозних проблем в управлінні.

Компанія Microsoft спільно з партнерами пропонує два поетапні програмно-методологічні рішення в галузі організації документообігу органів державної влади та місцевого самоврядування: Бородіна В.В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В.В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. -184С.

Автоматизоване діловодство для паперового документообігу;

Електронний документообіг та діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, унеможлививши дезорганізацію його діяльності. Автоматизоване діловодство для паперового документообігу є у найкоротшій перспективі основним підходом до автоматизації документообігу органів державної влади місцевого самоврядування.

Оброблювані органом влади документи, зокрема і передані під час використання коштів обчислювальної техніки, мають дві форми - традиційно паперову та електронну. Подібний симбіоз є наслідком того, що сучасні засобипідготовки документів мають на увазі електронну форму зберігання документа, а нормативна базата усталені правила звернення - паперову. Також найважливішим аргументом на користь збереження паперових носіївдокументів є неперевершена зручність роботи з ними. Правила та звички змінюються значно повільніше за можливості сучасних інформаційних технологій.

В органах державної влади та місцевого самоврядування, мабуть, ще довго при обробці документів у електронному виглядібудуть зберігатися операції, які вимагають створення їх паперових копій. Як правило, керівники вважають за краще працювати з документами в паперовому вигляді. Крім того, поки обмін офіційними документами між органами влади та передача їх до державних архівів також відбувається у паперовій формі.

Електронний документообіг та діловодство (ЕДД) є технологічною відповіддю на сучасні вимоги, що пред'являються поточною політико-економічною ситуацією до ефективності російських органівдержавної влади та місцевого самоврядування. На користь ЕДД свідчать і досвід його застосування у західних органах структурі державної влади, і приклади експлуатації у великих, прогресивних російських комерційних структурах.

4. Системи, що організовують електронний документооберт

Як мовилося раніше вище, електронний документообіг - це сукупність нових технологій роботи з документами. Технології, що застосовуються, дозволяють організувати "безшовну" взаємодію систем, що забезпечують різні операціїобробки документів. Насамперед до таких технологій можна віднести: Співак В.А. Документування управлінської діяльності. [Текст]/В.А. Співак.- Вид-во: Пітер, 2008. - 68С.

Технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи на повністю електронну форму подання;

Електронний аналог власноручного підпису;

засоби передачі даних;

Засоби зберігання електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одне одного. Така взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців під час роботи з документами.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, із збереженням традицій російського діловодства. Основа подібної інтеграції - надійне сховище документів та системи документообігу, що взаємодіють з ним. Всі документи, що обробляються, зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. На сьогоднішній день у більшості органів влади та місцевого самоврядування багато операцій вже виконуються із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Завдання автоматизуючої системи – організувати ефективну колективну роботу над текстами документів та надати кожному держслужбовцеві насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

5. Документообіг офіційних документів

Основною метою розробки технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Системою діловодства обробляються документи, які у єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, що опрацьовуються офіційним документообігом, до єдиного інформаційного простору органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують такі функціональні можливостіСистеми: М.І. Басаків. Діловодство. Навчальний посібник для студентів освітніх установсереднього професійної освіти. [Текст]/Басаков М.І. Вид-во: Маркетинг, 2002. -95С.

Реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через інтернет-портал вхідних документів, у тому числі електронних цифровим підписом(ЕЦП) та криптозахисту;

сканування та розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

Прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документа як файла (файлів) будь-якого формату;

розмежування прав доступу до файлів електронного образу документа;

Надання кожній посадовій особі - учаснику діловодного процесу - свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи лише до документів, що належать до її компетенції;

Забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

повнотекстовий та атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

Надсилання електронною поштою або публікація на інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП та шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

Формування та оформлення справ, тобто. угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ та систематизації документів усередині справи;

Архівне зберігання електронних документів, справ органу влади.

Основною одиницею обліку у системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних та аналітичних звітів з різних інформаційних зрізів, легкість під час пошуку.

При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, що визначається кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна з основними реквізитами проводити пошук і відбір даних для формування звітів. При отриманні електронного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для що надійшов результаті обміну між двома системами ЕДД документа більшість реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документа прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документа, забезпеченого ЕЦП та криптозахисту. Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після отримання його електронного образу - повернення до системи діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, який здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа секретності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

За необхідності перекладу щодо великого обсягу паперових документів, призначених для виконання та зберігання в електронному вигляді, пропонується використання опції "Потокова реєстрація". У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ в РК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) поточної реєстрації здійснює друк на першому аркуші штрих-коду, який відповідає внутрішньому системному номеру, що присвоюється системою документу, що реєструється. Після цього документи у довільному порядку від різних АРМ потокової реєстрації надходять на АРМ сканування, обладнаний швидкодіючим сканером. Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних та завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних реєстраційних карток документів.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовцю, відповідальному за прийняття рішення щодо виконання документа, а далі - виконавцям документа відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник або виконавець наділяються певними правами, які дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які чекають на початок виконання (в папці Вступили) , або прийняті співробітником до виконання (у папці На виконанні), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці На контролі).

Під час роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий та атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних та внутрішніх документівза стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, що супроводжується реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований та переданий адресату.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли лініями зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються у справі та передаються на архівне зберігання.

6. Автоматизація обміну документами між органами влади

В даний час у багатьох державні органивлада вже використовується успадкована автоматизовані системиуправління документами. Вони побудовані на різній програмно-технічній базі. Частина з них, що поставляється партнерами Microsoft (у тому числі описана вище система "Дело" компанії "Електронні офісні системи"), реалізована на основі сучасних технологій. Також експлуатується значна кількість систем попередніх поколінь на базі MS DOS та інших платформах. Уніфікація систем переважають у всіх державних органах в найближчий термін неможлива як із політичних (права суб'єктів Федерації органів місцевого самоврядування), і практичних міркувань. Впровадження, а особливо заміна експлуатованих систем - досить довгий, важкий і дорогий процес.

У цій ситуації природним рішенням є розробка такого засобу міжвідомчого обміну документами, який міг би бути легко адаптований до різних форматів вхідних/вихідних повідомлень і допускав підключення різних систем.

Обмін електронними документами має бути належним чином захищений. Документи мають бути забезпечені електронним підписом, що гарантує авторство та незмінність змісту документа, а в окремих випадках- Закриті криптографічними засобами від несанкціонованого доступу.

Кожна організація має багато організацій-кореспондентів, з якими йде обмін документами, і всі можуть мати різні формати повідомлень і навіть мережі. Навантажувати системи окремих організацій функцією постійної підтримки службової інформації, необхідної організації обміну, недоцільно. Обмін документами логічно будувати за принципом " кожен з кожним " , а, по принципу " зірки " - з урахуванням Центрів обміну документами (ЦОД).

ЦОД можуть виконувати наступний набір функцій: . Кірсанова М.В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М. В. Кірсанова. – Видавництво: Інфра-М:, 2004. – 127 С.

Перетворення та узгодження форматів вхідних-вихідних документів;

Підтримка адресних баз та обчислення маршрутів доставки документів;

Гарантована доставка документів;

Додаткове архівування документів;

Підтримка та синхронізація довідників.

Центри обміну повідомленнями можуть також брати на себе роль центрів, що засвідчують, що підтримують інфраструктуру закритих і відкритих ключів, процедури автентифікації для організацій - учасників обміну.

Для інтеграції з ЦОД успадковані корпоративні системи за необхідності можуть доповнюватися спеціальними інтерфейсними модулями, що забезпечують попереднє перетворення форматів та процедури обміну з ЦОД.

7. Системи ЕДД для органів влади різного рівня

Рішення для муніципальних та інших органів влади, які мають невеликий обсяг документообігу. До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структуриуправління з невеликим обсягом документообігу, які мають достатньої технічної бази запровадження повноцінної системи ЭДД. Для них може бути рекомендоване однокористувальне рішення, забезпечене засобами захищеного обміну електронними документами з організацією, що стоїть вище, - безпосередньо або через ЦОД. Користувачем такого рішення зазвичай є співробітник, відповідальний за діловодство організації. Робота при цьому здійснюється з паперовими документами, але в системі ведеться реєстрація вхідних/вихідних документів, облік резолюцій щодо документів, документів, списаних у справу та що знаходяться на архівному зберіганні. При велику кількістьспівробітників також може вестись облік руху паперових оригіналів. Документи, отримані в електронному вигляді з вищої організації, відразу реєструються, роздруковуються та починають виконуватися до приходу паперових оригіналів. Вища організація автоматично отримує повідомлення про те, що документ зареєстрований. Таке рішення дозволяє: . Кірсанова М.В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М. В. Кірсанова. -Видавництво: Інфра-М:, 2004. – 154С.

Прискорити обмін документами, що входять/виходять, з вищою організацією;

Зменшити кількість "загублених" документів, місцезнаходження яких невідоме.

8. Рішення для місцевого органусамоврядування

До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структури управління, які мають середній обсяг документообігу від 3000 до 10000 документів на рік, канцелярію або секретаріат як структурно відокремлений підрозділ та здійснюють роботу не лише з документами від організацій, а й листами та зверненнями громадян та підприємств. Такі організації мають достатній парк персональних комп'ютерів, об'єднаних у локальну мережу. Для них може бути рекомендовано розраховане на багато користувачів рішення з кількістю робочих місць від 5 до 20, забезпечене засобами захищеного обміну електронними документами з вищими і нижчестоящими організаціями (безпосередньо або через ЦОД), зв'язком з порталом для інформування та прийому заявок громадян та організацій та можливістю віддаленого інтернет- доступу до даних системи ЕДД Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій щодо документів, документів, списаних у справу та що знаходяться на архівному зберіганні. Повинен також облік руху паперових оригіналів.

Користувачами такого рішення зазвичай виступають як діловодний персонал, а й низка співробітників функціональних підрозділів. Оскільки більшість працівників таких організацій мають персональні комп'ютери, в рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному або виключно в електронному вигляді. Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може проводитися в електронному вигляді. В електронному вигляді може бути організований процес виконання документів (накладання та виконання резолюцій).

Якщо організація має постійно доступний канал в інтернеті, то може бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт. посадовим особам, що у від'їзді, і вищестоящим організаціям.

Таке рішення дозволяє: Кузнєцов І.М. Документаційне забезпечення управління та діловодство. [Текст]/І. Н. Кузнєцов. - М: Юрайт, 2008. -84С.

Прискорити обмін документами з вищими та нижчими організаціями;

Зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій до підрозділів;

Підвищити ефективність контролю над виконанням документів;

Організувати ефективну систему зберігання взаємозалежних документів;

зменшити час на пошук потрібних документів;

Зменшити кількість "загублених" документів, місцезнаходження яких невідоме;

Прискорити та зробити більш ефективною роботу працівників щодо виконання документів;

Зменшити витрати на роботу зі зверненнями громадян та організацій, що подаються в електронної форми(через портал);

Забезпечити контроль за виконанням важливих документівз боку вищих організацій.

Для розробки та підтримки порталу, а також організації віддаленого інтернет-доступу до даних системи ЕДД може бути використаний набір інтернет-технологій компанії Microsoft (Internet Information Services, технологія ASP, Microsoft Index Server) та надане системою "Дело-Підприємство" API для публікації документів безпосередньо із бази.

документообіг влада автоматизація

Висновок

Особливістю діловодства та документообігу в органах державної влади або місцевого самоврядування як системи документаційного забезпечення управління є стовідсоткове відображення управлінських процесів у документальній формі. У силу цього процеси діловодства та документообігу набувають самодостатнього характеру і вимагають власної системи управління.

В даний час активно йде процес впровадження комп'ютерної техніки та мереж державні установи, причому у багатьох досягнутий нині рівень достатній запровадження сучасних технологій роботи з документами. Але крім комп'ютерів та мереж, для цього потрібний набір сучасних програмних рішень.

У Російській Федерації повною мірою усвідомлюється важливість цього напряму, що знайшло відображення у Федеральній цільовій програмі "Електронна Росія" в цілому та в ряді її конкретних заходів.

Кінцевий результат управлінської діяльності державного апарату залежить від безлічі проміжних ланок, одним з яких є діловодство, що дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень. Справа-виробництво координує всі етапи роботи - від проектування до практичної реалізації рішень. Процес управління включає такі основні типові документовані операції:

Збір та обробку документної інформації; підготовку рішення;

прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців;

Виконання рішення; контроль виконання; збирання інформації про виконання;

Передачу інформації з вертикальних та горизонтальних зв'язків; зберігання та пошук інформації.

Апарат управління реалізує свої функції головним чином за допомогою універсальних та повноважних організаційно- розпорядчих документів, що створюються циркулюючими незалежно від специфіки діяльності у всіх галузях народного господарства та державного управління. Якщо врахувати, що в апараті управління зайнято понад 14 млн. осіб, а щорічний документообіг у країні становить приблизно 60 млрд. аркушів і продовжує зростати, то, безсумнівно, ефективне нормативне регулювання цього процесу має велике значення. Як один із засобів регулювання документопотоків виступають документні державні стандарти, загальносоюзні класифікатори та уніфіковані системидокументації. Ці та інші нормативи визнані стабілізувати документообіг країни по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документного господарства кожної управлінської одиниці.

Список використаної літератури

1. М.І. Басаків. Діловодство. Навчальний посібник для студентів освітніх закладів середньої професійної освіти. [Текст]/Басаков М.І. Вид-во: Маркетинг, 2002. – 336с.

2. Бородіна В.В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В. В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. – 376с.

3. Кірсанова М.В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М.В. Кірсанова. - Видавництво: Інфра-М:, 2004. - 256с.- (Вища освіта)

4. Кузнєцов І.М. Документаційне забезпечення управління та діловодство. [Текст]/І.М. Ковалів. – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Співак В.А. Документування управлінської діяльності. [Текст]/В.А. Співак.- Вид-во: Пітер, 2008. - 256с.

6. Державна система документаційного забезпечення управління. Загальні вимогидо документів та служб документаційного забезпечення. - М., 1991

Розміщено на Allbest.ru

...

Подібні документи

Вивчення повноважень державної влади та місцевого самоврядування сучасної Росії. Методи здійснення органами муніципальної влади окремих державних повноважень. Взаємини органів місцевого самоврядування та державної влади.

курсова робота , доданий 04.05.2010

Теоретичні аспектиорганізації документаційного забезпечення управління у закладі охорони здоров'я. Відмінність діловодства від документообігу. Західні системи автоматизації діловодства у Росії. Аналіз документаційного обігу лікарні.

дипломна робота , доданий 06.01.2013

Дослідження особливостей управління персоналом у Волгоградському підрозділі Міністерства "Палива, енергетики та тарифного регулювання". Удосконалення нормативно-правового забезпечення управління персоналом органів державної власти.

дипломна робота , доданий 08.04.2014

Характеристика адміністрації Сущівського сільського поселення Костромської області. Правові засади організації місцевого самоврядування. Взаємини органів місцевого самоврядування з органами державної влади. Управління персоналом адміністрації.

звіт з практики, доданий 09.07.2009

Аналіз місцевого самоврядування, визначення його місця та участі у системі громадського управління. Основні проблеми у сфері взаємодії органів місцевого самоврядування. Особливості взаємодії органів влади у муніципальному освіті м. Сургут.

дипломна робота , доданий 22.08.2011

Поняття та значення діловодства у діяльності підприємства, принципи та роль автоматизації. Завдання служби документаційного забезпечення управління. Технології реалізації систем електронного документообігу, використовувані програмні засоби.

курсова робота , доданий 10.01.2015

Кадрове консультування: поняття, сутність та зміст. Розвиток кадрового консалтингу у Росії. Аутсорсинг як спосіб консалтингу. Оптимізація адміністративно-управлінських процесів органів державної влади місцевого самоврядування РФ.

курсова робота , доданий 26.06.2013

Опис застосування комп'ютерних технологій для вдосконалення процесів документаційного забезпечення управління. Характеристика діловодства Астраханської державної консерваторії. Аналіз документопотоків, організацію роботи з документами.

дипломна робота , доданий 12.12.2011

Сутність організаційної структуриорганів державної влади, принципи та підходи до її формування, особливості та критерії оцінки ефективності. Рекомендації щодо вдосконалення організаційної структури Виконавчого комітету заданого району.

дипломна робота , доданий 08.04.2015

Документування управлінської діяльності. Державна система ДНЗ. Діловий та комерційний лист. Організація роботи із документами. Автоматизація процесів документаційного забезпечення управління. Історія комп'ютеризації діловодства.

(у ред. Постанов Уряду РФ від 07.09.2011 № 751, від 26.04.2016 № 356)

I. Загальні положення

Ці Правила встановлюють єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої.

Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

Федеральний орган виконавчої з урахуванням цих Правил з урахуванням умов і специфіки своєї діяльності розробляє інструкцію з діловодству, затверджувану керівником федерального органу виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади області архівної справи.

ІІ. терміни та визначення
()

Для цілей цих Правил використовуються такі терміни та визначення:

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

«документування» - фіксація інформації на матеріальних носіях встановленому порядку;

«Діловодство» - діяльність, що забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади;

«документ» - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичним чи фізичною особою, Оформлений в установленому порядку і включений до документообігу федерального органу виконавчої влади;

"документообіг" - рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправлення;

«реквізит документа» - елемент документа, необхідний його оформлення та організації роботи з ним;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

«оригінал документа» - перший або єдиний екземпляр документа;

«копія документа» - документ, що повністю відтворює інформацію першотвору документа та його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили;

"реєстрація документа" - присвоєння документу реєстраційного номера, внесення відомостей про документ до реєстраційно-облікової форми;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

«номенклатура справ» - систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

«справа» - сукупність документів або окремий документ, які стосуються одному питанню чи ділянці діяльності федерального органу виконавчої;

«служба діловодства» - структурний підрозділ, на який покладено функції ведення діловодства, а також особи, відповідальні за ведення діловодства в інших структурних підрозділах;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

"електронна копія документа" - копія документа, створена в електронній формі;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

абзац втратив чинність. - ;

«система електронного документообігу» - автоматизована інформаційна система, що забезпечує створення електронних документів та електронних копій документів, управління ними, їх зберігання та доступ до них, а також реєстрацію документів;

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

"електронний документообіг" - документообіг із застосуванням інформаційної системи.

()

Інші поняття, які у цих Правилах, відповідають поняттям, визначеним у законодавстві Російської Федерації.

(абзац запроваджено Постановою Уряду РФ від 07.09.2011 № 751)

ІІІ. Створення документів у федеральному органі виконавчої влади
Документи, створювані у федеральному органі виконавчої, оформляються на бланках, на стандартних аркушах паперу формату A4 (210 x 297 мм) або A5 (148 x 210 мм) або як електронних документів і повинні мати встановлений склад реквізитів, їх розташування та оформлення.

Бланки федерального органу виконавчої розробляються з урахуванням кутового чи поздовжнього варіанту розташування реквізитів. При кутовому варіанті реквізити бланка розміщуються у верхньому лівому кутку листа. При поздовжньому варіанті реквізити бланка розташовуються посередині листа вздовж верхнього поля.

Під час створення електронних документів у системі електронного документообігу використовуються електронні шаблони документів.

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Кожен аркуш документа, оформлений як у бланку, і на стандартному аркуші паперу, повинен мати поля щонайменше 20 мм - ліве, 10 мм - праве, 20 мм - верхнє і 20 мм - нижнє.

Зразки бланків та електронні шаблони документів затверджуються керівником федерального органу виконавчої.

(п. 8 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Реквізитами документів, створюваних у процесі діяльності федерального органу виконавчої, є:

а) Державний герб Російської Федерації;

б) найменування федерального органу виконавчої;

в) найменування структурного підрозділу федерального органу виконавчої;

г) найменування посади;

д) довідкові дані про федеральний орган виконавчої;

е) найменування виду документа;

ж) дата документа;

з) реєстраційний номердокумента;

к) місце складання (видання) документа;

л) гриф обмеження доступу до документа;

м) адресат;

н) гриф затвердження документа;

о) вказівки щодо виконання документа (резолюція);

д) заголовок до тексту;

р) текст документа;

с) позначка контролю;

т) відмітка про додаток;

у) підпис;

ф) відмітка про електронний підпис;

х) гриф погодження документа;

ч) друк;

ш) відмітка про засвідчення копії;

щ) відмітка про виконавця;

е) відмітка про виконання документа та направлення його у справу;

ю) відмітка про надходження документа;

(п. 9 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Склад реквізитів документа визначається його видом та призначенням.

Узгодження документа у федеральному органі виконавчої оформляється візою уповноваженої посадової особи федерального органу виконавчої. Узгодження документа, створеного у федеральному органі виконавчої, коїться з іншими органами структурі державної влади та організаціями оформляється грифом (аркушем) узгодження, протоколом чи листом про узгодженні.

IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі виконавчої влади
У документообіг федерального органу виконавчої виділяються такі документопотоки:

а) документація, що надходить (входить);

б) документація, що відправляється (вихідна);

в) внутрішня документація.

У федеральному органі виконавчої доставка і відправлення документів здійснюються засобами поштового зв'язку, фельд'єгерського зв'язку та електрозв'язку.

Документи, що у федеральний орган виконавчої, проходять у службі діловодства первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, передачу керівництву на розгляд, передаються виконавцям і після виконання поміщаються у справи.

Первинна обробка документів, що надійшли, включає перевірку правильності доставки документів і наявності документів і додатків до них, а також розподіл документів на реєстровані і не підлягають реєстрації.

Реєстрація надійшли і створених документів здійснюється в день надходження, створення (підписання або затвердження) або на наступний робочий день, якщо інше не встановлено законодавством України.

(п. 16 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Втратив силу. - Постанова Уряду РФ від 26.04.2016 № 356.

Зареєстровані документи передаються службою діловодства на розгляд керівнику федерального органу виконавчої влади або за рішенням керівника федерального органу виконавчої влади іншим посадовим особам федерального органу виконавчої влади.

Документи або їх копії із вказівками щодо виконання (резолюціями) передаються службою діловодства виконавцям.

(п. 18 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Оригінал документа прямує до структурного підрозділу федерального органу виконавчої, відповідальне виконання документа. За наявності кількох виконавців оригінал документа передається до структурного підрозділу, що є відповідальним виконавцем, інші підрозділи одержують копію документа.

При забезпеченні можливості доступу виконавця до електронної копії документа в системі електронного документообігу оригінал документа може залишатися у службі діловодства, якщо це встановлено інструкцією з діловодства у федеральному органі виконавчої.

(абзац запроваджено Постановою Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Документи після підписання керівником федерального органу виконавчої влади чи іншим уповноваженою особоюпередаються у службу діловодства для реєстрації та відправлення.

(п. 20 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Служба діловодства здійснює перевірку правильності оформлення документа, комплектності документа та відповідності кількості примірників документа списку розсилки. Неправильно оформлені документи повертаються до виконавця.

Документи підлягають надсилання в день їх реєстрації або наступного робочого дня.

Передача документів між структурними підрозділами федерального органу виконавчої здійснюється через службу діловодства.

У федеральному органі виконавчої службою діловодства ведеться облік вступників, створюваних і документів, що відправляються. Дані про кількість документів узагальнюються, аналізуються службою діловодства та подаються керівнику федерального органу виконавчої влади у встановленому їм порядке.

З метою обліку та пошуку документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої використовуються обов'язкові відомості про документи згідно з додатком. У системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можна використовувати додаткові інформацію про документах.

V. Документальний фонд федерального органу виконавчої
Федеральний орган виконавчої влади:

а) формує свій документальний фонд з документів, що утворюються в процесі його діяльності;

б) розробляє і затверджує за погодженням з федеральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи перелік документів, які у процесі його діяльності, і навіть у процесі діяльності підвідомчих йому організацій, із зазначенням термінів зберігання;

в) розробляє та затверджує альбом шаблонів уніфікованих формдокументів, створюваних федеральним органом виконавчої.

(пп. «в» запроваджено Постановою Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Формування документального фонду федерального органу виконавчої здійснюється службою діловодства шляхом складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, забезпечення їх безпеки, обліку та передачі справ до архіву федерального органу виконавчої влади.

Номенклатура справ федерального органу виконавчої:

а) складається службою діловодства з урахуванням номенклатур справ структурних підрозділів;

б) затверджується після її погодження з центральною експертною комісієюфедерального органу виконавчої керівником федерального органу виконавчої пізніше кінця поточного року і вводиться у дію з початку наступного года;

в) один раз на 5 років узгоджується з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву, в який передаються на постійне зберігання документи, що утворюються в процесі діяльності федерального органу виконавчої влади. Архівного фондуРосійської Федерації;

р) у разі зміни функцій та структури федерального органу виконавчої підлягає погодженню з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву.

Найменуваннями розділів номенклатури справ федерального органу виконавчої є найменування структурних підрозділів федерального органу виконавчої.

Справи формуються відповідно до номенклатури справ, а також з дотриманням принципів систематизації документів та їх розподілу (угруповання) на справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі на справи з особового складу та на справи тимчасового (до 10 років) включно) зберігання.

Справи від дня формування до передачі в архів федерального органу виконавчої влади чи знищення зберігаються у структурних підрозділах за місцем формування.

Справи видаються у тимчасове користування співробітникам структурних підрозділів терміном, який визначається керівником федерального органу виконавчої, і після його закінчення підлягають поверненню.

Іншим державним органам та організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника федерального органу виконавчої влади або його заступника, який займається питаннями діловодства.

Вилучення документів зі справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і провадиться з дозволу керівника федерального органу виконавчої влади з залишенням у справі копії документа, завіреної в установленому порядку, та акта про причини видачі першотвору.

Справи постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання передаються до архіву федерального органу виконавчої не раніше ніж через 1 рік і не пізніше ніж через 3 роки після завершення справ службою діловодства. Передача справ до архіву федерального органу виконавчої проводиться на підставі описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання та справ за особовим складом, що формуються у структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади. Справи тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання архів федерального органу виконавчої не передаються і підлягають знищенню в установленому порядку після закінчення терміну їх зберігання.

(п. 34 у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Основою складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ.

Примітка.
З питань, що стосуються складання номенклатури справ та описів справ, формування та оформлення справ, а також знищення справ тимчасового зберігання, див. «Основні Правила роботи архівів організацій» (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002), Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади , затв. Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477, Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документівв органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, утв. Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 №526.

Порядок складання номенклатури справ та описів справ, формування та оформлення справ, а також знищення справ тимчасового зберігання у федеральному органі виконавчої влади визначається федеральним органом виконавчої влади у галузі архівної справи.

VI. Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади
(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)
Електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої.

Електронний документ має бути оформлений за загальним правиламділоводства та мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком реквізиту «Державний герб Російської Федерації».

У федеральному органі виконавчої використовуються електронні документи (без попереднього документування на паперовому носії) та електронні копії документів.

Склад електронних документів, створюваних у федеральному органі виконавчої, встановлюється переліком документів, створення, зберігання та використання яких здійснюються виключно у формі електронних документів при організації внутрішньої діяльності федерального органу виконавчої влади, що розробляється на основі рекомендацій Федерального архівного агентства.

Перелік документів, створення, зберігання та використання яких здійснюються виключно у формі електронних документів при організації внутрішньої діяльності федерального органу виконавчої влади, затверджується керівником цього федерального органу виконавчої влади за погодженням із Федеральним архівним агентством.

Електронні документи, що направляються до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підписуються посиленим кваліфікованим електронним підписом посадової особи федерального органу виконавчої влади відповідно до Федерального закону «Про електронний підпис».

У системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких використовуються інші види електронних підписів відповідно до Федерального закону «Про електронний підпис».

Отримання та надсилання електронних документів здійснюються службою діловодства.

Після отримання електронних документів, підписаних електронним підписом, служба діловодства перевірку дійсності електронного підпису.

Після включення електронних документів до системи електронного документообігу формуються реєстраційно-облікові дані про документ, що забезпечують управління документом, у тому числі його пошук, доступ до документа, контроль, зберігання, використання та інші дані.

Документи, створювані у федеральному органі виконавчої влади та (або) надійшли до федерального органу виконавчої влади на паперовому носії, реєструються в системі електронного документообігу зі створенням у ній електронної копії такого документа.

Реєстрація та облік електронних документів здійснюються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої.

Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до номенклатури справ.

У номенклатурі справ зазначається, що справа ведеться в електронній формі, що зазначається у заголовку справи або у графі «Примітка».

p align="justify"> Електронні документи після їх виконання або відправки підлягають зберіганню в установленому порядку в інформаційних системах федерального органу виконавчої протягом строків, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії.

Після закінчення термінів, встановлених зберігання електронних документів, вони підлягають знищенню виходячи з акта, затвердженого керівником федерального органу виконавчої.

додаток
до Правил діловодства
у федеральних органах
виконавчої влади

Перелік обов'язкових відомостей про документи,
використовуваних з метою обліку та пошуку документів
у системах електронного документообігу
федеральних органів виконавчої влади

(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ

Назва виду документа

Дата документу

Реєстраційний номер документа

Дата надходження документа

Реєстраційний номер вхідного документа

Відомості про пов'язаних документах(Найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, тип зв'язку)

Заголовок до тексту ( короткий змістдокумента)

Індекс справи за номенклатурою справ

Відомості про переадресацію документа

Кількість аркушів основного документа

Відмітка про програму (кількість додатків, загальна кількість аркушів додатків)

Вказівки щодо виконання документа (виконавець, доручення, дата виконання)

Відмітка про контроль

Гриф обмеження доступу

Відомості про електронний підпис

Перевірка електронного підпису

Підрозділ – відповідальний виконавець документа

НЕДЕРЖАВНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА

ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ

КУЗБАСЬКИЙ ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА

ЮРИДИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ГУМАНІТАРНИХ ДИСЦИПЛІН

Контрольна робота

З дисципліни: «Документування управлінською діяльністю»

на тему «Організація діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування»

Виконав: студент гурту 303

Паньшин Є.Ю.

Перевірив:

Кемерове, 2010

Вступ……………………………………………………………………..….3

1. Документообіг як основа діяльності органу власти…………...….5

2. Російська модель діловодства органів державної влади місцевого самоврядування………………………………………………….…..7

3. Вибір підходу до автоматизації документообігу………………………10

4. Системи, що організують електронний документообіг…………….…..12

5. Документообіг офіційних документів…………………………..…..14

6. Автоматизація обміну документами між органами влади………...…18

7. Системи ЕДД для органів влади різного рівня………………………...20

8. Рішення місцевого органу самоврядування…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список використаної литературы…………………………………………..25

Вступ.

З чого слід розпочати використання системи? Як розбити весь проект на етапи, щоб ефект від впровадження був очевидним вже після першого етапу, а з кожним наступним етапом наростав? Що з наявних технічних засобів модернізувати насамперед, а що може зачекати? Які фінансові кошти передбачити у бюджеті з розбивкою за роками, виходячи з реалій конкретного регіону?

роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва

багато часу відводиться вивченню, аналізу та складання різної

документації. Особливо великі труднощі виникають, як правило, при

розроблення виробничих документів, що зумовлено насамперед недоліком спеціальних знань у укладачів. Усунення непродуктивних витрат часу у процесах складання та використання документів требукет розумного поєднання формалізації та творчості, а це, на думку авторів, вимагають, з одного боку,

ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законами сприйняття документів, з іншого - і в цьому головне завдання - формулювання та систематизації загальних правил та норм складання основних документів.

МетоюКонтрольною є вивчення теоретичних основ організації діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Відповідно до мети контрольної у роботі поставлені такі завдання:

Визначити поняття документообігу;

Розглянути російську модель діловодства органів державної влади місцевого самоврядування;

Виявити системи ЕДД для органів влади різного рівня;

Розглянути автоматизацію обміну документами між органами влади.

1. Документообіг як основа діяльності органу влади.

Діловодство у федеральному органі виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 р. № 477. На основі зазначених Правил федеральний орган виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади в галузі архівної справи видає інструкцію з діловодства. Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

Кожен орган формує свій документальний фонд. Номенклатура справ органу узгоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного федерального державного архіву. Справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву. У ухвалі встановлено порядок роботи з електронними документами.

Згідно з визначенням (ГОСТ Р 51141-98), документообігом є "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення", тобто повний цикл життя безлічі документів в організації до передачі їх в архів або на знищення.

Діловодство, або "документаційне забезпечення управління", відповідно до цього ж джерела, означає "галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами". Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення та контролю документообігу офіційних документів. Однак у "Типовій інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" від 27.11.2000 р. функції діловодства вже не обмежуються регулюванням лише офіційного документообігу. Це дозволяє стверджувати, що системам автоматизації діловодства може бути підконтрольний як оборот зареєстрованих (офіційних) документів, а й проектів документів.

2. Російська модель діловодства органів державної влади місцевого самоврядування.

У Росії її, в загальнодержавному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, так звана державна система документаційного забезпечення управління (ДС ДОУ). Російське діловодство немає аналогів за іншими країнах ні з детальності опрацювання технології роботи з документами, ні з масштабам поширення. І якщо Заході розвиток офісної автоматизації стимулює розробку технологій документообігу, то Росії, зазвичай, йдеться про автоматизації традиційно вже сформованої технології установчого діловодства.

У чому ж особливості "російської моделі" діловодства? Можна виділити три найбільш яскраві переваги:

Контроль за документом, починаючи з його надходження;

Централізація контрольних функцій;

Єдині норми документообігу.

На відміну від західних методів роботи з документами, у практиці документ ставиться на контроль у момент його надходження до органу влади. Внутрішні чи вихідні документи потрапляють у полі зору контролю відразу після "народження" – тобто затвердження. У цьому відстежується зв'язок документів – у разі, якщо один документ виник у результаті виконання рішення, прийнятого іншим документу. Все це дозволяє гарантовано відстежити шлях будь-якого документа, що надійшов до органу державної влади та місцевого самоврядування, адже жоден зареєстрований документ уже не може зникнути безслідно.

Інший важливою особливістю "російської моделі" є наявність єдиних та детально регламентованих правил роботи з управлінськими документами в організаціях, незалежно від їхньої сфери діяльності. Вся діяльність діловодних служб – експедицій, канцелярій, груп контролю – регламентована до правил заповнення реєстраційних журналів, картотек та звітних форм.

ВСТУП

1.1 Поняття документаційного забезпечення управління та муніципальних органів влади

1.2Особливості документаційного забезпечення управління у муніципальних органах влади

1.3 Характеристика організації документообігу органів місцевого самоврядування

ГЛАВА 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВО МУНІЦИПАЛЬНИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ АДМІНІСТРАЦІЇ БОЛХІВСЬКОГО РАЙОНУ

2.1 Історична довідка про створення Адміністрації Болхівського району

2.2 Організація роботи з документами Адміністрації Болхівського району

2.3 Класифікація службових документів Адміністрації Болхівського району

2.4 Розробка з удосконалення діловодства
ВИСНОВОК
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ

ВСТУП
Актуальність: Документи фіксують кожен крок нашого життя, починаючи з моменту народження, вступу до школи, потім у спеціальну середню або вищу навчальний заклад, на роботу. Вони зафіксовано шлюб і розлучення, відхід людини з життя. Складання, оформлення документів та організація роботи з ними регламентовані законодавчими та нормативно-методичними актами, знання та виконання яких обов'язкові для кожного, хто має справу з документами.
Організація та ведення діловодства вимагають професійних знань та навичок. У документах відображається та враховується діяльність установ. Тому ведення багатьох документів наказано законами. При перевірці роботи установи, проведенні ревізії перевіряють, насамперед, документи, у яких діяльність організації зафіксовано. Дуже важливою є оперативна робота з документами: вчасно зареєструвати, передати керівництву на розгляд, отримати чітку резолюцію, передати без затримки виконавцю, організувати контроль, підібрати необхідну інформацію. Всі ці прості діїу сучасних умовах ринкових відносин та конкурентної боротьби можуть стати визначальними при налагодженні ділових відносин з іншими організаціями та установами. Складанням та оформленням документів займаються практично всі фахівці сфери управління. Тому вимоги до складання та оформлення службових документів повинен знати кожен управлінець.
Отже, сьогодні вдосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено діловодство в органах місцевого самоврядування.
Об'єктом випускної кваліфікаційної роботи є діловодство муніципальних органів влади адміністрації Болхівського району.
Предметом дослідження виступає особливості діловодства у муніципальних органах влади з прикладу органів місцевого Адміністрації Болхівського району.
Мета вивчення та аналіз організації документаційного забезпечення управління у муніципальних органах влади Адміністрації Болхівського району.
Поставлена нами мета формує такі завдання:
1. Проаналізувати поняття «документаційне забезпечення управління» та «муніципальні органи влади».
2. Виявити особливості документаційного забезпечення управління у державних органах влади.
3. Розглянути класифікацію документів органів місцевого самоврядування.
4. Охарактеризувати організацію документообігу органів місцевого самоврядування.

Організація діловодства у муніципальних органах влади відповідає загальним вимогам та стандартам діловодства. Діловодство, загалом, і у органах місцевого самоврядування не стоїть дома, і з кожним днем удосконалюється, змінюючи стандарти та способи організації.
У дипломній роботі нормативно-методична база представлена у вигляді:
1. Законів: «Про загальних принципахорганізації місцевого самоврядування Російської Федерації»; Конституція РФ; "Про бухгалтерський облік".
2. Державних стандартів: ГОСТ Р51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"; ОСТ 2479-2481 - Ділові листи ОСТ 1780 - телефонограми ОСТ 1781 - протоколи засідань ОСТ 1782 - повідомлення про засідання; Єдина державна система діловодства: Основні положення; ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів; Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення.
3. Державних інструкцій, положень, правил: Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях.; Основні правила роботи архівів організацій; Основні правила роботи державних архівів СРСР; Основні правила роботи державних архівів РФ; Інструкція з бухгалтерського облікув бюджетних установах; Орієнтовна Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування Алтайського краю; Статут, інструкція з діловодства та посадові інструкціїАдміністрації Зудилівської сільради Первомайського району Алтайського краю.

p align="justify"> Система принципів, наукових методів і різних, що характеризують окремі етапи роботи з документами, ознак (груп - при реєстрації документів, категорій - при їх виконанні) становлять наукову основу сучасної організації документаційного забезпечення управління в муніципальних органах влади. Наукова основаданої роботи представлена у вигляді:
Методологічною основою дослідження є принцип історизму, який допомагає простежити зміни у проведенні роботи з документами у минулому, сьогоденні та зачатках майбутнього.
У методології дослідження дипломної роботи було використано структурно-функціональний підхід, що дозволив вивчити будову та функціонування документаційного забезпечення управління у державних органах влади. Також методом дослідження даних з дипломної роботи є типологічний метод. Через війну типологізації сформувалися статистично стійкі групи ознак, створюють модель організації діловодства у сфері муніципальної влади.
Емпіричну базу становить спостереження та аналіз організації діловодства в Адміністрації Болхівського району. Тобто до бази входять документи, що видаються Адміністрацією Болхівського району: організаційні (статут, посадові інструкції, інструкція з діловодства); розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення); інформаційно-довідкові (довідки, акти, листи, телеграми, телефонограми та факси).
Методи дослідження: Узагальнений аналіз, синтез, порівняльний метод, спостереження.
Дослідження:
1. Зроблено комплексний аналіз організації документаційного забезпечення у державних органах влади. Розглянуто визначення муніципальних органів влади та документаційного забезпечення управління, а також розкрито систему організації документаційного забезпечення управління в муніципальних органах влади.
2. Розкрито характер та особливості діловодства в органах місцевого самоврядування. Описано класифікацію діловодства та характеристику організації документообігу в органах місцевого самоврядування.
3. Вивчено теоретичні та практичні дані на прикладі Адміністрації Болхівського району. Описано структуру адміністрації сільради та охарактеризовано особливості організації документаційного забезпечення Адміністрації Болхівського району.
Дипломна роботаскладається з вступу, трьох розділів, шести параграфів, висновків, списку літератури та додатків. Загальний обсяг роботи складає ………….. сторінок машинописного тексту.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ У МУНІЦИПАЛЬНИХ ОРГАНАХ ВЛАДИ

1.1 Поняття муніципальних органів влади та документаційного забезпечення управління
Органи муніципальної влади - це обираються безпосередньо населенням та (або) утворені представницьким органом муніципальної освітиоргани, наділені власними повноваженнями щодо вирішення питань місцевого значення.
Муніципальні органи влади можна визначити як місцеве самоврядування.

Органи місцевого самоврядування - це органи самоврядних територіальних спільнот, якими, насправді, є державні освіти. Дані органи формуються безпосередньо населенням чи представниками населення (представницьким органом) і несуть відповідальність за неналежне здійснення своїх повноважень, передусім жителі муніципального образования. Їм належить особливе місце у демократичній системі управління суспільством і державою, і воно визначається, насамперед, тим, що наявність органів самоврядування забезпечує таку децентралізацію системи управління, яка робить цю систему найбільш придатною до забезпечення інтересів населення на місцях з урахуванням історичних та інших місцевих традицій. За допомогою органів місцевого самоврядування здійснюється організація влади на місцях, забезпечується самостійне вирішення громадянами питань місцевого життя, організаційне відокремлення управління місцевими справами у системі управління суспільством та державою.

Органи місцевого самоврядування є складовою державного механізму управління. Вони згідно з Конституцією РФ (ст. 12) не входять до системи органів державної влади, тому є самостійною формою реалізації народом своєї влади. Разом з тим, не будучи органами державної влади, органи місцевого самоврядування здійснюють діяльність, що носить владний характер, оскільки вони є однією з форм реалізації влади народу. Тому прийняті ними межах своїх повноважень рішення обов'язкові біля місцевого самоврядування всім організацій, посадових осіб, громадян, громадських об'єднань. Наділення органів місцевого самоврядування окремими державними повноваженнями здійснюється лише федеральним законом та законами суб'єктів Федерації. Ними ж визначаються умови, і навіть порядок контролю держави над здійсненням органами місцевого самоврядування окремих державних повноважень. Водночас здійснення місцевого самоврядування органами державної влади та державними посадовими особами не допускається. Рішення органів місцевого самоврядування можуть бути скасовані органами, які їх прийняли або визнані недійсними за рішенням суду.

Відповідно до ст. 131 Конституції РФ структура органів місцевого самоврядування визначається населенням самостійно. Населення може утвердити структуру органів місцевого самоврядування на місцевому референдумі. Рішення про структуру органів місцевого самоврядування може бути прийнято представницьким органом муніципального освіти та закріплено у статуті муніципального освіти. Федеральний закон від 28 серпня 1995 р. «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування Російської Федерації» передбачав лише одне обов'язковий орган місцевого самоврядування, який має бути кожному муніципальному образовании: представницький органмісцевого самоврядування. Федеральний закон від 6 жовтня 2003 р. "Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації" по-новому вирішує питання про наявність у структурі органів місцевого самоврядування обов'язкових органів, приділяючи значно більше уваги правовому регулюванню питань формування та діяльності органів місцевого самоврядування, ніж Федеральний закон 1995

Структуру органів місцевого самоврядування складають представницький орган муніципальної освіти, голова муніципальної освіти, місцева адміністрація, контрольний органмуніципального освіти, інші органи місцевого самоврядування, передбачені статутом муніципального освіти і які мають власними повноваженнями у вирішенні питань місцевого значення. Порядок формування, повноваження, термін повноважень, підзвітність, підконтрольність органів місцевого самоврядування, і навіть інші питання організації та діяльності зазначених органів визначаються статутом муніципального образования. Участь органів державної влади та їх посадових осіб та формування органів місцевого самоврядування, призначення на посаду та звільнення з посади посадових осіб місцевого самоврядування допускається лише у випадках та порядку, встановлених законом. Зміна структури органів місцевого самоврядування здійснюється не інакше як шляхом внесення змін до статуту муніципальної освіти. Рішення представницького органу муніципального освіти про зміну структури органів місцевого самоврядування набирає чинності не раніше ніж після закінчення терміну повноважень представницького органу муніципального освіти, який прийняв зазначене рішення. Фінансування витрат утримання органів місцевого самоврядування здійснюється виключно з допомогою своїх доходів бюджетів відповідних муніципальних утворень.

Функції місцевого самоврядування обумовлені його природою, місцем у системі народовладдя, тими завданнями та цілями, до досягнення яких спрямована муніципальна діяльність. Під функціями місцевого самоврядування розуміються основні напрямки муніципальної діяльності. Функції місцевого самоврядування відрізняються певною стійкістю і стабільністю, бо у них проявляється постійне, цілеспрямоване вплив населення, органів місцевого самоврядування на муніципальні відносини з метою найефективнішого вирішення питань місцевого значення. У сукупності вони показують можливості та ефективність системи місцевого самоврядування, характеризуючи соціальне призначення місцевого самоврядування (належне) та процес його здійснення (суще). З урахуванням ролі місцевого самоврядування в організації та здійсненні влади народу, завдань, які вирішуються у процесі муніципальної діяльності, та повноважень місцевого самоврядування можна виділити такі основні його функції:

1. забезпечення участі населення у вирішенні питань місцевого значення;

2. управління муніципальною власністю, фінансовими коштами місцевого самоврядування;

3. забезпечення комплексного розвитку території муніципального образования;

4. забезпечення задоволення потреб населення у соціально-культурних, комунально-побутових та інших життєво важливих послугах;

5. охорона соціального порядку;

6. представництво та захист інтересів та прав місцевого самоврядування, гарантованих Конституцією РФ та федеральними законами.

Відповідно до Конституції РФ місцеве самоврядування Російської Федерації здійснюється у різних організаційних формах (ст. 130). У своїй сукупності ці форми утворюють систему місцевого самоврядування у межах відповідних муніципальних утворень, з якої забезпечується вирішення питань місцевого значення, місцевого життя. Єдність системи місцевого самоврядування обумовлена тим, що вона ґрунтується на демократичних принципахОрганізація місцевого самоврядування в Російській Федерації, будується з урахуванням ролі та функцій місцевого самоврядування в суспільстві та державі, а також історичних та інших місцевих традицій і визначається населенням відповідних муніципальних утворень самостійно. Єдність даної системи проявляється у розмежуванні предметів ведення та повноважень між різними формами її здійснення, а також у тому, що всі її організаційні форми перебувають у тісному взаємозв'язку, взаємодії та взаємозалежності. В рамках цього взаємозв'язку та взаємозалежності одні форми є похідними від інших або пов'язані між собою відносинами керівництва, підзвітності та відповідальності чи підзвітності та підконтрольності. Федеральний закон встановлює форми взаємодії муніципального районуз міськими та сільськими поселеннями, що входять до складу муніципального району; допускає можливість формування представницького органу муніципального району із представників відповідних органів місцевого самоврядування поселень. Федеральний закон передбачає розвиток міжмуніципального співробітництва. Муніципальні освіти можуть формувати міжмуніципальні об'єднання, засновувати господарські товариства та інші міжмуніципальні організації. Поняття «система місцевого самоврядування» використовується для характеристики публічно-владної організації та форм діяльності населення, що формуються ним органів щодо вирішення питань місцевого значення у муніципальному освіті.

Закон закріплює кілька груп організаційних форм, з яких здійснюється місцеве самоврядування Російської Федерації.

До першої групи належать форми безпосереднього здійснення населенням місцевого самоврядування. Безпосередня демократія в системі місцевого самоврядування здійснюється за допомогою різних форм прямого волевиявлення населення або його окремих груп, що проживають у межах районів, міст, районів у містах, селищ, сільських поселень, у яких здійснюється місцеве самоврядування . Вона грає особливу роль у його реалізації, яка визначається, насамперед, тим, що за допомогою таких форм прямої демократії, як вибори, збори населення, та інших забезпечуються формування та функціонування всіх найважливіших ланок системи місцевого самоврядування – його органів. Маючи це на увазі, можна сказати, що в практиці місцевого самоврядування форми безпосередньої та представницької демократії переплітаються, доповнюючи одна одну. Крім того, роль безпосередньої демократії у здійсненні місцевого самоврядування визначається тим, що деякі її форми (місцеві референдуми, сходи громадян та інші) входять до системи місцевого самоврядування як її невід'ємна частина.

Другу групу складають органи та посадові особи місцевого самоврядування, на які покладається основна повсякденна робота щодо здійснення місцевого самоврядування на території відповідних муніципальних утворень. Органи місцевого самоврядування виступають однією з основ демократичної системи управління суспільством, що дозволяє демократизувати апарат управління та вирішувати місцеві питанняз більшою ефективністю порівняно з централізованою системою управління; забезпечувати облік інтересів малих спільнот під час проведення державної політики; оптимально поєднувати інтереси та права людини та інтереси регіонів та держави в цілому.

У третю групу входять форми участі населення місцевому самоврядуванні, центральне місце у якій займає територіальне громадське самоврядування. Численні, різноманітні форми участі населення у здійсненні місцевого самоврядування є масовою опорою місцевого самоврядування, зміцнюють його зв'язку з населенням. У тому діяльності проявляється безпосередня громадянська ініціатива населення, що живиться стійкими інтересами різних громадських груп. Вони трансформують ці інтереси та традиції на активну громадянську поведінку, практичну роботу.

Правове регулюваннямісцевого самоврядування у Росії належить до предметів ведення суб'єктів Федерації. До спільного ведення Федерації та суб'єктів РФ належить лише встановлення загальних принципів системи місцевого самоврядування. Відповідно до цього Федерація має право видавати закони про загальні принципи місцевого самоврядування і робить це. Детально місцеве самоврядування регулюється законами суб'єктів РФ та статутами самих муніципальних утворень. Правове регулювання не обмежується принципами. Правова основа місцевого самоврядування – це сукупність різних нормативних правових актів та окремих правових норм, що регулюють питання місцевого самоврядування. До складу правової основимісцевого самоврядування у Росії входять, передусім, деякі міжнародно-правові норми, які у актах міжнародного права.Це загальновизнані принципи та норми міжнародного права, а також міжнародні договори, Ратифіковані державою. До складу правової основи місцевого самоврядування у Росії входять також становища, які у інших правових актах. Це - Конституція РФ (ст. 12, гл. 8 та ін.); основні закони (конституції, статути) суб'єктів РФ; рамкові федеральні закони (про загальні принципи організації місцевого самоврядування, 1995); федеральні закони, що видаються у розвиток рамкових законів та регулюючі основи окремих сторін місцевого управління на федеральному рівні(про фінансових засадахмісцевого самоврядування, 1997 р., про основи муніципальної служби, 1998 р. та ін); укази Президента РФ (наприклад, про затвердження основних положень державної політики у сфері розвитку місцевого самоврядування, 1999); постанови Уряду РФ (наприклад, про федеральному реєстрімуніципальних утворень, 1998); постанови Конституційного СудуРФ (Суд вказував, наприклад, що суб'єкти Федерації немає права замінювати місцеві органи самоврядування шляхом створення місцевих органів структурі державної влади суб'єкта Федерації); закони суб'єктів Федерації місцеве самоврядування (такі закони чи закони з такою назвою прийнято переважають у всіх суб'єктах РФ); статути муніципальних утворень; деякі інші правові актиконкретного муніципального освіти. До складу правової основи місцевого самоврядування можуть входити положення федеральних правових актів та актів суб'єктів РФ, які в цілому відносяться до інших галузей регулювання, але включають ті чи інші норми, що стосуються питання місцевого самоврядування (наприклад, закони про освіту, бібліотечну справу, про порядок приватизації державного та муніципального майна, про надра та інші). Особливе місце серед джерел муніципального права займають статути муніципальних утворень Європейська хартія місцевого самоврядування 1985 р. Статут - це установчий документ муніципального освіти, що має даної освітивсеосяжний характер, що є основою муніципальної нормотворчості та характеризується особливим (ускладненим) порядком прийняття та зміни.

Статут є основним актом, який регулює питання місцевого управління в рамках окремо взятої муніципальної освіти. Він приймається або представницьким органом або на місцевому референдумі. Відповідно до законів суб'єктів РФ у статуті муніципального освіти повинні бути відображені: межі та склад території; питання місцевого значення, які стосуються ведення муніципального освіти; порядок участі місцевого населення у вирішенні цих питань; структура та порядок формування органів місцевого самоврядування та його посадових осіб; найменування виборних органів та посадових осіб; термін їх повноважень; види, порядок прийняття та набрання чинності нормативно-правовими актами органів місцевого самоврядування; гарантії прав, підстави та види відповідальності органів та посадових осіб (відгук, висловлення недовіри, дострокове припиненняповноважень та інше); питання муніципальної служби; порядок володіння, користування та розпорядження муніципальною власністю; особливості організації місцевого самоврядування у районах із компактним проживанням етнічних груп, козацтва, з урахуванням історичних та інших традицій. Статути муніципальних утворень підлягають державної реєстрації. Крім статутів у складі правової основи конкретного муніципального освіти входять нормативні правові акти, що приймаються органами та посадовими особами місцевого самоврядування. До них можуть належати регламенти роботи місцевих представницьких органів, рішення представницьких органів місцевого самоврядування (наприклад, про встановлення місцевих податків і зборів), положення про територіальне громадське самоврядування всередині муніципальних утворень. При регулюванні повноважень органів муніципальних утворень використовується принцип субсидіарності. У застосуванні до розмежування предметів ведення держави державних утворень(Суб'єктів РФ), з одного боку, і муніципальних утворень - з іншого, він означає: питання, які можна вирішувати на нижчому рівні, не слід передавати на верхній рівень; муніципальним органампередаються завдання, із якими що неспроможні впоратися об'єднання громадян шляхом використання самоорганізації, інших форм безпосередньої демократії.

Поняття повноважень місцевого самоврядування характеризує його можливості та відповідальність у кожній із сфер предметів ведення. У своїй сукупності предмети ведення та повноваження утворюють компетенцію місцевого самоврядування.

Суб'єктами, носіями повноважень виступають органи місцевого самоврядування, їх посадові особи та певна категорія громадян – виборці. Кожен із цих елементів має свою компетенцію (наприклад, представницький орган – у сфері бюджету, голова муніципальної освіти – у сфері управління, громадяни – визначаючи склад обраних чи достроково відкликаючи їх), але за їх об'єднанні з урахуванням предметів ведення виникає нове якість, не властиве жодному з елементів окремо, компетенція муніципального освіти. Перелік предметів ведення, наведений вище, свідчить, що місцеве самоврядування має значну компетенцію у різних галузях. Предмет ведення та повноваження зливаються у конкретний захід, складаючи в даному заходікомпетенцію місцевого самоврядування та більш конкретну компетенцію органу (наприклад, глави адміністрації муніципальної освіти), що здійснює поставлене завдання. загальні положенняпро предмети ведення муніципального освіти набувають свою конкретизацію у повноваженнях, становлячи разом із першими компетенцію муніципального освіти, що отримує свій розвиток у повноваженнях його органів та посадових осіб.

Діловодство – галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами. У процесі діяльності будь-якого підприємства, організації чи установи приймаються управлінські рішення з різних питань. При цьому необхідна інформація для прийняття рішень та самі рішення можуть бути подані у вигляді документів. Тому діловодство також називають документаційним забезпеченням управління. Від організації діловодства залежить ефективність управління, економічність, оперативність, культура праці працівників управління. Розробка нових інформаційних технологій в управлінні, нових офісних програм складає основі традиційних правил діловодства. Діловодство складається з двох нерозривно пов'язаних компонентів: документування та організації роботи з документами.

Усі операції із документами регулюється нормативно-методичною базою діловодства. Вона регулює:
- Правила оформлення документів;
- Правила роботи з документами;
- Забезпечення безпеки документів;
- Порядок передачі документів на архівне зберігання;
- роботу служби діловодства (функції, структуру);
- Впровадження нових інформаційних технологій;
- роботу з документами, які мають гриф обмеження доступу;
- юридичні аспекти, пов'язані з документами та інші питання.

Питання документаційного забезпечення управління регулюються:
- Законами РФ;
- державними та галузевими стандартами;
- загальноросійськими класифікаторами;
- державними та галузевими інструкціямиз діловодства;
- Інструкціями з діловодства конкретної організації.

Документаційне забезпечення управління виконує низку таких функцій.

Встановлення форм та реквізитів документів. Склавши текст документа, його треба правильно оформити, щоб він мав юридичну силу. Порядок оформлення службових документів визначає ГОСТ Р6.30-2003 Вимоги до оформлення документів, у якому викладаються правила оформлення кожного реквізиту документа. Документ складається з ряду його елементів, які і називаються реквізитами. Оскільки з'явився професійний термін реквізит, розкриємо його зміст. У ГОСТ 351141-98 терміни та визначення реквізитом документа називається «обов'язковий елемент оформлення офіційного документа». Різні документи складаються із різного набору реквізитів. Число реквізитів, що характеризують документи, визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту та форми цього документа, способом документування Крім реквізитів документ можуть характеризувати такі ознаки, як оригінальність і копійність, справжність і фальшивість, фізичний стан документа, формат паперу, спосіб виготовлення документа. Багато документів мають суворо обмежену кількість реквізитів. Відсутність або неправильна вказівка будь-якого реквізиту в службовому документіробить документ недійсним. Для низки документів, що видаються органами державної влади та державного управління, склад реквізитів документів встановлено у законодавчих та нормативні акти. Документи, форма яких не передбачена, мають містити такі обов'язкові реквізити:
а) найменування документа;
б) дату складання документа;
в) найменування організації, від імені якої складено документ;
г) утримання господарської операції;
д) вимірювачі господарської операції у натуральному та грошовому вираженні;
е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
ж) особисті підписи зазначених осіб.

Сукупність реквізитів, у тому числі складається документ, називається формуляром документа. Формуляр, характерний для конкретного виду документів, наприклад, наказу, акта, називається типовим формуляром. Типовий формуляр характеризується певною кількістю реквізитів, розташованих у суворій послідовності. Коли у 1920-ті роки в нашій країні почалися роботи з уніфікації та стандартизації документів, були розроблені перші державні стандарти на документи, що стосувалися їхньої форми та розміщення реквізитів. Ці стандарти діяли на початок 1940-х років. Знову робота зі стандартизації документів відновилася у 1960-ті роки. У 1965-1975 р.р. розроблено стандарти, що встановлюють вимоги до окремих систем документації, що застосовуються у сфері управління (зовнішньоторговельні, внутрішньоторговельні, організаційно-розпорядчі, первинні, облікові).

Організація діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування

НЕДЕРЖАВНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА

ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ

КУЗБАСЬКИЙ ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА

ЮРИДИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Контрольна робота

З дисципліни: «Документування управлінською діяльністю»

на тему «Організація діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування»

Виконав: студент гурту 303

Паньшин Е. Ю.

Перевірив:

Кемерове, 2010

Вступ……………………………………………………………………..…. 3

1. Документообіг як основа діяльності органу власти…………...…. 5

3. Вибір підходу до автоматизації документообігу………………………10

4. Системи, що організують електронний документообіг…………….….. 12

6. Автоматизація обміну документами між органами влади………...…18

7. Системи ЕДД для органів влади різного рівня………………………... 20

8. Рішення місцевого органу самоврядування………………………….... 21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список використаної литературы………………………………………….. 25

Вступ.

З чого слід розпочати використання системи? Як розбити весь проект на етапи, щоб ефект від впровадження був очевидним вже після першого етапу, а з кожним наступним етапом наростав? Що з наявних технічних засобів модернізувати насамперед, а що може зачекати? Які фінансові кошти передбачити у бюджеті з розбивкою за роками, виходячи з реалій конкретного регіону?

планованої модернізації технічного парку.

багато часу відводиться вивченню, аналізу та складання різної

документації. Особливо великі труднощі виникають, як правило, при

Відповідно до мети контрольної у роботі поставлені такі завдання:

Визначити поняття документообігу;

Розглянути російську модель діловодства органів державної влади місцевого самоврядування;

Виявити системи ЕДД для органів влади різного рівня;

Розглянути автоматизацію обміну документами між органами влади.

РФ від 15 червня 2009 р. № 477. На основі зазначених Правил федеральний орган виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади в галузі архівної справи видає інструкцію з діловодства. Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

Кожен орган формує свій документальний фонд. Номенклатура справ органу узгоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного федерального державного архіву. Справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву. У ухвалі встановлено порядок роботи з електронними документами.

"документообіг", "діловодство" тощо розглядаються виключно в контексті організації роботи органів державної влади та місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються виключно з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади.

Згідно з визначенням (ГОСТ Р 51141-98), документообігом є "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення", тобто повний цикл життя безлічі документів в організації до передачі їх в архів або на знищення.

Діловодство, або "документаційне забезпечення управління", відповідно до цього ж джерела, означає "галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами". Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення та контролю документообігу офіційних документів. Однак у "Типовій інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" від 27. 11. 2000 функції діловодства вже не обмежуються регулюванням тільки офіційного документообігу. Це дозволяє стверджувати, що системам автоматизації діловодства може бути підконтрольний як оборот зареєстрованих (офіційних) документів, а й проектів документів.

У Росії її, в загальнодержавному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, так звана державна система документаційного забезпечення управління (ДС ДОУ). Російське діловодство немає аналогів за іншими країнах ні з детальності опрацювання технології роботи з документами, ні з масштабам поширення. І якщо Заході розвиток офісної автоматизації стимулює розробку технологій документообігу, то Росії, зазвичай, йдеться про автоматизації традиційно вже сформованої технології установчого діловодства.

У чому ж особливості "російської моделі" діловодства? Можна виділити три найбільш яскраві переваги:

Контроль за документом, починаючи з його надходження;

Централізація контрольних функцій;

Єдині норми документообігу.

контролю відразу після "народження" - тобто затвердження. У цьому відстежується зв'язок документів – у разі, якщо один документ виник у результаті виконання рішення, прийнятого іншим документу. Все це дозволяє гарантовано відстежити шлях будь-якого документа, що надійшов до органу державної влади та місцевого самоврядування, адже жоден зареєстрований документ уже не може зникнути безслідно.

Інший важливою особливістю "російської моделі" є наявність єдиних та детально регламентованих правил роботи з управлінськими документами в організаціях, незалежно від їхньої сфери діяльності. Вся діяльність діловодних служб – експедицій, канцелярій, груп контролю – регламентована до правил заповнення реєстраційних журналів, картотек та звітних форм.

може бути автоматизації традиційного діловодства з допомогою сучасних інформаційних технологій.

діловодства. У той же час ніщо не заважає включити в автоматизовану систему можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). Таким чином, створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід до електронного документообігу, своєю чергою, створює передумови на формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на безлічі документів у різних формах представлення.

З іншого боку, використання комп'ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних функцій діловодства при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникам здійснювати самостійну реєстрацію документів та при цьому централізовано контролювати їх проходження. Більше того, наявність мережі, яка зв'язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.

моделі втрати документів може статися тільки через пряме порушення інструкцій діловодства.

3. Вибір підходи до автоматизації документообігу.

та обробки даних з різнорідних та децентралізованих картотек.

проблем в управлінні.

Електронний документообіг та діловодство.

є у найкоротшій перспективі основним підходом до автоматизації документообігу органів державної влади місцевого самоврядування.

Оброблювані органом влади документи, у тому числі передані під час використання засобів обчислювальної техніки, мають дві форми – традиційно паперову та електронну. Подібний симбіоз є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів мають на увазі електронну форму зберігання документа, а нормативна база та усталені правила звернення – паперову. Також найважливішим аргументом на користь збереження паперових носіїв документів є неперевершена зручність роботи з ними. Правила та звички змінюються значно повільніше за можливості сучасних інформаційних технологій.

В органах державної влади та місцевого самоврядування, мабуть, ще довго при обробці документів в електронному вигляді зберігатимуться операції, що вимагатимуть створення їх паперових копій. Як правило, керівники вважають за краще працювати з документами у паперовому вигляді. Крім того, поки обмін офіційними документами між органами влади та передача їх до державних архівів також відбувається у паперовій формі.

Електронний документообіг та діловодство (ЕДД) є технологічною відповіддю на сучасні вимоги, що пред'являються поточною політико-економічною ситуацією до ефективності російських органів державної влади та місцевого самоврядування. На користь ЕДД свідчать і досвід його застосування у західних органах структурі державної влади, і приклади експлуатації у великих, прогресивних російських комерційних структурах.

4. Системи, що організовують електронний документообіг.

Як говорилося вище, електронний документообіг – це сукупність нових технологій роботи з документами. Технології, що застосовуються, дозволяють організувати "безшовну" взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. Насамперед до таких технологій можна віднести:

Електронний аналог власноручного підпису;

засоби передачі даних;

Засоби зберігання електронної інформації.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, із збереженням традицій російського діловодства. Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів та системи документообігу, що взаємодіють з ним. Всі документи, що обробляються, зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. На сьогоднішній день у більшості органів влади та місцевого самоврядування багато операцій вже виконуються із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Завдання автоматизуючої системи – організувати ефективну колективну роботу над текстами документів та надати кожному держслужбовцеві насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

5. Документообіг офіційних документів.

Технологію електронного документообігу підтримують такі функціональні можливості системи:

сканування та розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

Надання кожній посадовій особі – учаснику діловодного процесу – свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи лише до документів, що належать до її компетенції;

Забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

за допомогою сертифікованих засобів;

Формування та оформлення справ, тобто угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ та систематизації документів усередині справи;

Архівне зберігання електронних документів, справ органу влади.

При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, що визначається кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна з основними реквізитами проводити пошук і відбір даних для формування звітів. При отриманні електронного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для що надійшов результаті обміну між двома системами ЕДД документа більшість реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документа прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документа, забезпеченого ЕЦП та криптозахисту. Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після отримання його електронного образу – повернення до системи діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, який здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа секретності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовцю, відповідальному за прийняття рішення щодо виконання документа, а далі – виконавцям документа відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник або виконавець наділяються певними правами, які дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які чекають на початок виконання (в папці Вступили) , або прийняті співробітником до виконання (у папці На виконанні), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці На контролі).

Файли з текстами (образами) вихідних та внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, то, можливо захищений ЕЦП, зашифрований і передано адресату.

6. Автоматизація обміну документами між органами влади.

Нині у багатьох державних органах влади використовуються успадковані автоматизовані системи управління документами. Вони побудовані на різній програмно-технічній базі. Частина з них, що поставляється партнерами Microsoft (у тому числі описана вище система "Дело" компанії "Електронні офісні системи"), реалізована на основі сучасних технологій. Також експлуатується значна кількість систем попередніх поколінь на базі MS DOS та інших платформах. Уніфікація систем переважають у всіх державних органах в найближчий термін неможлива як із політичних (права суб'єктів Федерації органів місцевого самоврядування), і практичних міркувань. Впровадження, а особливо заміна експлуатованих систем - досить довгий, важкий і дорогий процес.

і допускало підключення різних систем.

Обмін електронними документами має бути належним чином захищений. Документи мають бути забезпечені електронним підписом, що гарантує авторство та незмінність змісту документа, а в окремих випадках – закриті криптографічними засобами від несанкціонованого доступу.

Кожна організація має багато організацій-кореспондентів, з якими йде обмін документами, і всі можуть мати різні формати повідомлень і навіть мережі. Навантажувати системи окремих організацій функцією постійної підтримки службової інформації, необхідної організації обміну, недоцільно. Обмін документами логічно будувати за принципом " кожен з кожним " , а, по принципу " зірки " – з урахуванням Центрів обміну документами (ЦОД).

ЦОД можуть виконувати наступний набір функцій:

Перетворення та узгодження форматів вхідних-вихідних документів;

Підтримка адресних баз та обчислення маршрутів доставки документів;

Гарантована доставка документів;

Підтримка та синхронізація довідників.

7. Системи ЕДД для органів влади різного рівня.

Рішення для муніципальних та інших органів влади, які мають невеликий обсяг документообігу До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структури управління з невеликим обсягом документообігу, які не мають достатньої технічної бази для застосування повноцінної системи ЕДД. Для них може бути рекомендоване однокористувальне рішення, забезпечене засобами захищеного обміну електронними документами з організацією, що стоїть вище, - безпосередньо або через ЦОД. Користувачем такого рішення зазвичай є співробітник, відповідальний за діловодство організації. Робота при цьому здійснюється з паперовими документами, але в системі ведеться реєстрація вхідних/вихідних документів, облік резолюцій щодо документів, документів, списаних у справу та що знаходяться на архівному зберіганні. При великій кількості співробітників також може вестись облік руху паперових оригіналів. Документи, отримані в електронному вигляді з вищої організації, відразу реєструються, роздруковуються та починають виконуватися до приходу паперових оригіналів. Вища організація автоматично отримує повідомлення про те, що документ зареєстрований. Таке рішення дозволяє:

Прискорити обмін документами, що входять/виходять, з вищою організацією;

Зменшити кількість "загублених" документів, місцезнаходження яких невідоме.

8. Рішення місцевого органу самоврядування.

підрозділ та здійснюють роботу не лише з документами від організацій, а й листами та зверненнями громадян та підприємств. Такі організації мають достатній парк персональних комп'ютерів, об'єднаних у локальну мережу. Для них може бути рекомендовано розраховане на багато користувачів рішення з кількістю робочих місць від 5 до 20, забезпечене засобами захищеного обміну електронними документами з вищими і нижчестоящими організаціями (безпосередньо або через ЦОД), зв'язком з порталом для інформування та прийому заявок громадян та організацій та можливістю віддаленого інтернет- доступу до даних системи ЕДД Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій щодо документів, документів, списаних у справу та що знаходяться на архівному зберіганні. Повинен також облік руху паперових оригіналів.

Якщо організація має постійно доступний канал в інтернеті, то може бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовим особам, які перебувають у від'їзді, так і вищестоящим організаціям.

Таке рішення дозволяє:

Зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій до підрозділів;

Підвищити ефективність контролю над виконанням документів;

Організувати ефективну систему зберігання взаємозалежних документів;

зменшити час на пошук потрібних документів;

Зменшити кількість "загублених" документів, місцезнаходження яких невідоме;

Прискорити та зробити більш ефективною роботу працівників щодо виконання документів;

знизити витрати на роботу зі зверненнями громадян та організацій, що подаються в електронній формі (через портал);

Висновок.

В даний час активно йде процес впровадження комп'ютерної техніки та мереж у державних установах, причому у багатьох досягнутий на сьогоднішній день рівень достатній для впровадження сучасних технологій роботи з документами. Але крім комп'ютерів та мереж, для цього потрібний набір сучасних програмних рішень.

прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців;

Виконання рішення; контроль виконання; збирання інформації про виконання;

Передачу інформації з вертикальних та горизонтальних зв'язків; зберігання та пошук інформації.

Апарат управління реалізує свої функції головним чином у вигляді універсальних і повноважних організаційно- розпорядчих документів, створюваних циркулюючих незалежно від специфіки діяльності переважають у всіх галузях народного господарства та управління. Якщо врахувати, що в апараті управління зайнято понад 14 млн. осіб, а щорічний документообіг у країні становить приблизно 60 млрд. аркушів і продовжує зростати, то, безсумнівно, ефективне нормативне регулювання цього процесу має велике значення. Як один із засобів регулювання документопотоків виступають документні державні стандарти, загальносоюзні класифікатори та уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи визнані стабілізувати документообіг країни по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документного господарства кожної

управлінської одиниці.

Список використаної литературы:

2. Бородіна В. В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В. В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. - 376с.

3. Кірсанова М. В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М. В. Кірсанова. -Видавництво: Інфра-М:, 2004. - 256с. - (Вища освіта)

4. Кузнєцов І. Н. Документаційне забезпечення управління та діловодство. [Текст]/І. Н. Кузнєцов. - М.: Юрайт, 2008. - 576с.

5. Співак В. А. Документування управлінської діяльності. [Текст]/В. А. Співак. - Вид-во: Пітер, 2008. - 256с.

Державна система документаційного забезпечення управління. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення. - М., 1991

Бородіна В. В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В. В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. - 154С

Співак В. А. Документування управлінської діяльності. [Текст]/В. А. Співак. - Вид-во: Пітер, 2008. - 98С.

Бородіна В. В. Діловодство у системі державного управління. [Текст]/В. В. Бородіна. Вид-во: РАГС, 2008. -184С.

Співак В. А. Документування управлінської діяльності. [Текст]/В. А. Співак. - Вид-во: Пітер, 2008. - 68С.

М. І. Басаков. Діловодство. Навчальний посібник для студентів освітніх закладів середньої професійної освіти. [Текст] / Басаков М. І. Вид-во: Маркетинг, 2002. -95С.

Кірсанова М. В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М. В. Кірсанова. -Видавництво: Інфра-М:, 2004. - 127С.

Кірсанова М. В. Діловодство в органах державної влади та місцевого самоврядування: навч. посібник [Текст]/М. В. Кірсанова. -Видавництво: Інфра-М:, 2004. - 154С.

Управління документами органів виконавчої влади. Діловодство в органах державного та муніципального управління

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Подібні документи

I. Загальні положення

ІІ. терміни та визначення ()

ІІІ. Створення документів у федеральному органі виконавчої влади

IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі виконавчої влади

V. Документальний фонд федерального органу виконавчої

VI. Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади (у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)

ІІ. терміни та визначення
()

VI. Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади
(у ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 № 356)