Nou document de reglementare: Reguli de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor în arhivele organizațiilor. Nou document de reglementare: Reguli de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor în arhivele organizațiilor

Pe ce să te bazezi acum în domeniu regulamentși suport metodologic al arhivării?

In primul rand, pe document curent care poartă caracter normativ: Reguli de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fond de arhivă Federația Rusă si altii documente de arhivăîn organe puterea statului, organe administrația localăși organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526), care a intrat în vigoare la sfârșitul lunii septembrie a anului trecut. Mai departe în articol îl vom numi Reguli-2015.

Și în al doilea rând, privind documentul actual, care este de natură metodologică: Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, denumite în continuare Reguli de bază). Multe aspecte practice care sunt doar atinse de Normele din 2015 sunt tratate aici în detaliu, de exemplu, procedura de elaborare a unui nomenclator de cazuri.

Reguli de bază de lucru arhivele departamentale(aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 05.09.1985 nr. 263), care de multă vreme, datorită vechimii, nu au fost chiar un document de lucru, în cele din urmă trimise la o odihnă binemeritată și nu sunt supus aplicării pe teritoriul Federației Ruse din momentul intrării în vigoare a Regulilor-2015 (scrisoarea Arhivei Federale din 18 septembrie 2015 nr. 2/2133-A).

Trebuie păstrate documentele?

Documentele trebuie păstrate. În ciuda faptului că Regulamentul-2015 spune că „organizațiile dreapta (sublinierea) să creeze arhive în scopul păstrării documentelor de arhivă constituite în cursul activității lor...”, acest drept, la o examinare mai atentă, se transformă într-o adevărată îndatorire.

În primul rând, dacă există o organizație, atunci există angajați, ceea ce înseamnă un set complet de documente privind personalul pentru fiecare dintre ei.

În al doilea rând, dacă există o organizație, atunci există și contabilitatea fiscală a acesteia, reprezentată tot prin documente pe hârtie sau electronice.

În al treilea rând, cel puțin toate documentele enumerate trebuie păstrate pentru termenele limită. Surse de valabilitate - liste speciale:

Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, administrațiile și organizațiile locale, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558);
Lista documentelor tipice de arhivă generate în domeniul științific, tehnic și activitati de productie organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182).

Specificat pentru utilizare atât de către organizațiile guvernamentale, cât și de către organizațiile neguvernamentale. Așa că se dovedește că oricare, chiar și cea mai mică și mai modestă companie, are un set de documente pentru depozitarea arhivei. Și pentru ei trebuie create condiții care să îndeplinească noul document de reglementare: Regulile-2015. Absența subdiviziunilor structurale sub denumirile „arhivă”, „birou” nu afectează în niciun fel această îndatorire.

Stocarea documentelor electronice

Inovația, care a atras atenția tuturor specialiștilor în muncă de birou și arhivare, este procedura mult așteptată de stocare a documentelor electronice, dată în Regulamentul-2015. Se referă la secțiunile 2.30-2.33. Trecerea la documente electroniceîn Reguli-2015 se desfășoară destul de brusc, fără niciun titlu, imediat după mesajul că este interzis să fie în pantofi murdari în arhivă.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

2.30. Conditii obligatorii stocarea documentelor electronice sunt:

prezența în arhiva organizației a cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (copiile principale și de lucru trebuie să fie pe dispozitive fizice diferite);

disponibilitatea instrumentelor tehnice și software concepute pentru a reproduce, copia, rescrie documente electronice, control fizic și stare tehnica;

asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

O altă inovație majoră este definirea prin Regulile din 2015 a formatului de stocare arhivă a documentelor electronice:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Reguli pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 31/03/ 2015 Nr. 526, intrat în vigoare la 21.09.2015)

2.31. Transferul documentelor electronice text pentru stocare în arhiva unei organizații care este sursă de achiziție a arhivelor de stat și municipale se realizează în format PDF/A.

PDF este incontestabil un format universal. PDF/Arhive (PDF/A) este o variantă a acestui format, special concepută pentru stocarea pe termen lung a documentelor și consacrată în ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Managementul documentelor. Format de fișier de document electronic pentru stocare pe termen lung. Dar, ca orice lucru universal, PDF nu este perfect. Documentele de management se simt grozav în acest format, dar organizațiile folosesc nu numai pachetul Microsoft Office. Deci, de exemplu, desenele realizate în format .dwg sunt afișate incorect atunci când sunt convertite în .pdf. Comportamentul electronicului semnatura digitala la conversia unui document în .pdf.

Procedura pentru transferul fișierelor și documentelor electronice este descrisă în secțiunea 4.34 din Reguli. Din text rezultă următoarele:

în primul rând, documentele electronice pot fi transferate în arhivă și stocate atât pe medii fizice separate, cât și „prin rețeaua de informații și telecomunicații”,
în al doilea rând, inventarul cazurilor și documentelor electronice este întocmit, însă, în formular de hârtie(adică chiar dacă formăm o arhivă în EDMS, atunci inventarul va trebui să fie livrat personal arhivarului),
în al treilea rând, „la primirea pentru arhivare, fișierele electronice sunt certificate semnatura electronica conducătorul organizaţiei sau autorizat de acesta oficial". Nimic de acest fel nu este necesar pentru documentele pe hârtie. Cum să respectați această cerință pentru organizațiile care creează documente electronice, dar nu folosesc EDS, Regulile din 2015 sunt tăcute.

În sfârșit, „pentru accesul rapid la documentele electronice în scop de referință și căutare, se creează în arhivă un fond pentru utilizarea documentelor electronice” (paragraful 2.33). Conceptul de fond de utilizare nu este dezvăluit.

Contabilitatea documentelor

Fragment de document

Restrângeți afișarea

3.5. Arhiva organizației păstrează documentele contabile principale (obligatorii) și auxiliare. Componența și formele principalelor documente contabile se stabilesc în conformitate cu aceste reguli. Compoziția și formele documentelor contabile justificative sunt determinate de arhiva organizației în mod independent.

Regulile principale au explicat de ce se efectuează contabilizarea documentelor de arhivă și care este sistemul documentelor contabile, formulând clar scopul acestuia. Aceste definiții au dispărut din Regulile din 2015. Să le amintim pentru a înțelege de ce ne vom ocupa de contabilitate:

Și principala modificare: lista documentelor contabile ale arhivei în 2015 a fost redusă la mai bine de jumătate, de la 11 la 5 posturi. Numai:

cartea de contabilitate pentru primirea si eliminarea cazurilor, documentelor;
lista fondurilor;
fisa de fond;
inventar de cazuri, documente;
registrul de descriere.

Procedura de întocmire și menținere a formularelor contabile, deși cu moderație, este descrisă în paragrafele 3.7-3.11 din Regulile 2015.

Restul este la discreția organizației. Dacă este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), atunci trebuie întocmit suplimentar un pașaport de organizație (clauza 3.12 din Regulamentul-2015). Iată un link către regulament contabilitatea statului documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse, din 1997 și au aprobat forma pașaportului de arhivă. Rețineți că Regulile de bază au propus o formă, deși aproape identică, dar totuși mai „proaspătă” decât reglementările menționate. Cel puțin, socoteala în ea a început cu două mii, și nu cu anii nouăzeci.

Examinarea valorii documentelor

Regulile-2015 nu a adus nimic fundamental nou în procedura de efectuare a unei examinări anuale a valorii documentelor. Doar punctul 4.12 merită atenție:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

4.12. Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse realizează inventare ale cazurilor de către personal și inventare ale cazurilor cu perioade de depozitare temporară (peste 10 ani) și asigură siguranța acestora.

Această prevedere se referă la convorbirea că, indiferent de prezența în organizarea arhivei și de apartenența acesteia la numărul de surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), aceasta este obligată să se ocupe de documentele acesteia cel puțin într-o măsură minimă. La urma urmei, poate, puțini oameni vor fi capabili să întocmească un inventar al cazurilor de perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare fără să întocmească mai întâi un nomenclator al cazurilor.

Nomenclatura de caz

Ei vorbesc foarte puțin despre nomenclatorul cazurilor, pe care Normele din 2015 îl numesc „documentul contabil principal care reflectă componența și organizarea fondului documentar al organizației” și nici măcar nu îi dau nicio definiție inteligibilă. Din textul documentului rezultă doar că (p. 4.14-4.18):

„nomenclatorul cauzelor fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în dosare (cazuri electronice)”;
nomenclatorul cauzelor se intocmeste conform formularului atasat;
nomenclatorul de afaceri al organizației este întocmit pe baza nomenclatoarelor cazurilor de diviziuni structurale (formularul este atașat, totuși, nu va fi posibil să îl găsiți prin cuprins: conține două anexe cu numele „ Nomenclatorul cazurilor”; Nr. 26 se referă la diviziunile structurale);
nomenclatorul cazurilor organizației se elaborează pe baza unor liste standard, departamentale și de altă natură de documente care indică perioadele de depozitare, alte acte normative de reglementare, precum și nomenclaturi tipice și exemplare de cazuri;
organizații - sursele de achiziție a arhivelor de stat (municipale) o vor coordona cu „EPC de resort sau arhiva (municipală) de stat, în conformitate cu competențele care îi sunt conferite”;
organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) convin asupra nomenclatorului lor de dosare pe cont propriu.

Nu mai există informații practice despre dezvoltarea și menținerea nomenclatorului afacerilor organizației în Regulamentul 2015. Ar trebui spus fără echivoc: fără Regulile de bază, un funcționar obișnuit, mai ales pentru prima dată, nu o va putea întocmi.

Înregistrarea cazurilor

Fragment de document

Restrângeți afișarea

4.19. Cazuri de muncă de birou finalizate cu perioade de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), inclusiv pentru personal, după încheierea an calendaristic, în care au fost înscrise, sunt în curs de pregătire pentru transferul în arhiva organizației și sunt supuse înregistrării și descrierii.

În funcție de condițiile de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor. Design complet sunt supuse cazurilor de perioade permanente și temporare (peste 10 ani) de depozitare și personal.

Realizarea de cazuri pentru pe suport de carton prevede:

arhivarea sau legarea documentelor cauzei (documentele neformatate sunt stocate în dosare rigide închise sau în cutii);

numerotarea foilor cutiei;

întocmirea unei foi de probă a cauzei (Anexa nr. 8);

întocmirea unui inventar intern al actelor cauzei (Anexa nr. 27);

proiectarea capacului carcasei (Anexa nr. 28).

Întocmirea dosarelor electronice pentru transferul în arhiva organizației prevede întocmirea unui inventar de fișiere electronice, documente (Anexele nr. 17, 18).

Ceea ce include înregistrarea parțială a cazurilor și modul în care aceasta depinde de termenii de stocare a documentelor, nu este raportat.

Dacă mai devreme inventarul intern era întocmit doar „în cazurile necesare”(Reguli de bază, clauza 3.6.3.), atunci această frază a fost eliminată din Reguli-2015. Titlul formularului de inventar, prezentat în Anexa 27, nu face referiri la perioadele de depozitare.

Nu trebuie descrise toate carcasele electronice, ci doar cele care au o perioadă de depozitare temporară (peste 10 ani) și permanentă (formularele de inventar sunt în anexele 17, respectiv 18).

Executarea cererilor

În domeniul executării cererilor din partea organizațiilor și cetățenilor depuse la arhivă, există o inovație: un certificat de arhivă, un extras și o copie, conform noilor reguli, pot fi „eliberate în formular electronic pe medii electronice sau transmise prin intermediul rețelelor de informare și comunicare. Astfel de certificate, copii și extrase sunt certificate prin „semnătura electronică a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat”.

Cereri: formulare de documente

În mod tradițional, Regulile-2015 se încheie cu un set de cereri - forme de documente care însoțesc anumite procese de stocare a documentelor.

În general, trebuie spus că, în primul rând, există mai puține forme în Regulile-2015 decât în Regulile de bază, în al doilea rând, printre ele există două aplicații cu aceleași nume, ceea ce este foarte incomod și, în al treilea rând, sunt localizate în ordinea mențiunilor în text (și nu în ordinea importanței sau a secvenței logice, ca în Regulile de bază). Unele aplicații și-au schimbat numele, altele și-au schimbat ușor forma. Recomandare generală va fi după cum urmează: dacă este necesar să se întocmească vreun document despre arhivare, arhivistul ar trebui în primul rând să caute forma acestuia în Regulile-2015 și numai dacă formularul solicitat nu se găsește în acestea, să se consulte Regulile de bază. .

Mai jos sunt 3 liste. Prima (sub formă de tabel) este anexele din Regulamentul 2015 și formularele corespunzătoare din Regulile de bază. Al doilea este noutățile în forme introduse în 2015. Al treilea sunt formularele din Regulile de bază care nu au fost incluse în Regulile-2015, dar nici anulate (cum se spune, folosește-l pentru sănătatea ta).

masa

Restrângeți afișarea

Reapărut și aprobat prin Regulamentul-2015:

Inventarierea dosarelor electronice, documentelor cu perioade temporare (peste 10 ani) de stocare;
Anexă la inventarul fișierelor electronice cu perioade de stocare temporară (peste 10 ani);
Actul de acceptare și transfer al documentelor de arhivă pentru depozitare (de la organizație la organizație. - Notă. ed.)
Descrierea cazurilor;
Inventarierea dosarelor electronice, documentele cu atasament la inventarul dosarelor electronice, documentele.

Ultimele două formulare sunt concepute pentru a înlocui listele de livrare și reprezintă de fapt acte de acceptare și transfer de documente pentru păstrare în arhiva organizației.

Inventarierea cazurilor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal unitate structurală organizații (Anexa 12 la Regulile de bază);
Înregistrarea finală și înregistrarea de certificare (Anexa 13);
Pagina de titlu a inventarului documentelor pentru păstrare permanentă (Anexa 14);
Ordin (cerință) de eliberare a documentelor (Anexa 17);
Caietul de eliberare a documentelor (Anexa 19);
Inventarul cazurilor deosebit de valoroase (Anexa 23);
Cartea de contabilitate pentru primirea și înstrăinarea fondului de asigurare și a fondului de utilizare (Anexa 27);
Inventarul fondului de asigurare (Anexa 28);
Pașaportul arhivei organizației de depozitare documentatia de management(Anexa 29);
Pașaportul organizației care păstrează documentele fondului sectorial (Anexa 30);
Fișa de înregistrare a unității de contabilitate a documentelor electronice (DE) (Anexa 31);
Act privind migrarea și rescrierea documentelor electronice (Anexa 32);
Jurnalul de primire și eliminare a documentelor electronice (Anexa 33);
Jurnalul de înregistrare a migrațiilor și rescrierea documentelor electronice (Anexa 34);
Act care descrie documentele de origine personală (Anexa 38);
Act privind constituirea unui fond comun de arhivă (Anexa 39);
Jurnalul de înregistrare a exemplarelor emise, extraselor, referințelor, materialelor tematice (Anexa 44);
Jurnalul de înregistrare a vizitelor de către utilizatorii sălii de lectură (Anexa 45);
Planul anual de lucru al arhivei (Anexa 46);
Card de cont pentru lucrul cu organizația (Anexa 47);
Actul de acceptare și transfer la schimbarea șefului arhivei (Anexa 48).

Este evident că Regulile-2015 sunt concepute pentru un cititor pregătit. Dar, în multe cazuri, din păcate, fie secretari, fie (dacă este necesar) angajați ai diferitelor departamente sunt angajați în muncă de birou și arhivare în organizație: contabili, ofițeri de personal, protecția muncii, avocați etc. Va fi foarte greu pentru acești oameni nevinovați să înțeleagă ce li se cere în domeniul stocării documentelor.

Regulile-2015 oferă un minim absolut de măsuri pentru a asigura păstrarea documentelor în organizație. Cititorii regulilor vor trebui să caute informații despre cum să implementeze acest minim în practică în sursele metodologice pe cont propriu. Astfel, Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, în ciuda statutului lor opțional, odată cu apariția Regulilor-2015 vor fi solicitate în birouri organizații rusești chiar mai puternic decât înainte.

La 21 septembrie 2015 a intrat în vigoare Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526. El a aprobat „Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile”. Mai departe, în textul articolului, pentru concizie, le vom numi „Reguli-2015”.

Este de remarcat faptul că nu a existat o revoluție în arhivare odată cu publicarea Regulilor-2015. Cu excepția cazului în care noile reguli sunt mai prietenoase cu documentele electronice... Vorbim despre statutul regulilor noi și vechi pentru arhivare în acest articol. De asemenea, puteți descărca regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor 2015 aici.

Inainte si dupa

Să ne amintim cum era înainte de intrarea în vigoare a ordinului: organizațiile lucrau după două documente.

Prima dintre ele este Regulile de bază pentru munca arhivelor departamentale (aprobate prin ordinul Arhivei principale a URSS din 5 septembrie 1985 N 263). A fost singurul document normativ (adică obligatoriu) privind arhivarea în Rusia până la 21.09.15.

Scrisoarea Agenției Federale de Arhivă din 18 septembrie 2015 N 2 / 2133-A precizează că din momentul intrării în vigoare a Ordinului nr. 526, „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale nu sunt supuse aplicării”. Nu le mai puteți folosi.

Al doilea este Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002). Acesta este un document metodic (opțional, dar informativ) pe care nimeni nu l-a anulat, dar poți și chiar trebuie să-l folosești, pentru că. în Regulile-2015, multe aspecte legate de acțiunile practice de stocare a documentelor în organizații au fost lăsate în culise.

Astfel, ne-au rămas două documente de lucru: Regulile 2015 și Regulile de bază. Au un statut complet diferit:

Reguli-2015 - document normativ. Este obligatoriu pentru toate organizațiile, indiferent de domeniul lor de activitate și forma de proprietate. Se aprobă prin ordin al Ministerului Culturii.

Reguli fundamentale - document metodologic. Nu este necesar să-l folosești, deși în acest caz, crearea unei arhive într-o organizație pare a fi foarte dificilă. Regulile principale sunt aprobate doar prin decizia Colegiului Rosarchivei, ceea ce înseamnă că statutul lor este mult mai scăzut decât cel al Regulamentului-2015.

Lucrări de birou și birou

Regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor 2015

Evgenia Kozhanova 15 februarie 2016 13:58

Din septembrie 2015, a intrat în vigoare Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526. El a aprobat „Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile”. Mai departe, în textul articolului, pentru concizie, le vom numi „ Reguli-2015».

Să ne amintim cum era înainte de intrarea în vigoare a ordinului: organizațiile lucrau după două documente.

Astfel, ne-au rămas două documente de lucru: Regulile 2015 și Regulile de bază. Au un statut complet diferit:

Reguli de bază - un document metodologic. Nu este necesar să-l folosești, deși în acest caz, crearea unei arhive într-o organizație pare a fi foarte dificilă. Regulile principale sunt aprobate doar prin decizia Colegiului Rosarchivei, ceea ce înseamnă că statutul lor este mult mai scăzut decât cel al Regulamentului-2015.

Descărcați Regulile pentru organizarea stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (PDF, 4,02 Mb).

Lucrări de birou și birou

Regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor 2015

Evgenia Kozhanova 15 februarie 2016 13:58

Să ne amintim cum era înainte de intrarea în vigoare a ordinului: organizațiile lucrau după două documente.

Astfel, ne-au rămas două documente de lucru: Regulile 2015 și Regulile de bază. Au un statut complet diferit: