Reguli de lucru ale arhivelor departamentale. Nou document de reglementare: Reguli de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor în arhivele organizațiilor

Pe ce să te bazezi acum în domeniu regulamentși suport metodologic al arhivării?

În primul rând, pe document curent care poartă caracter normativ: Reguli de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fond de arhivă Federația Rusă si altii documente de arhivăîn organe puterea statului, organe administrația localăși organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526), care a intrat în vigoare la sfârșitul lunii septembrie a anului trecut. Mai departe în articol îl vom numi Reguli-2015.

Și în al doilea rând, privind documentul actual, care este de natură metodologică: Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, denumite în continuare Reguli de bază). Multe aspecte practice care sunt doar atinse de Normele din 2015 sunt tratate aici în detaliu, de exemplu, procedura de elaborare a unui nomenclator de cazuri.

Reguli de bază de lucru arhivele departamentale(aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 05.09.1985 nr. 263), care multă vreme, datorită vechimii, nu au fost chiar un document de lucru, în cele din urmă trimise la o odihnă binemeritată și nu sunt supuse la aplicarea pe teritoriul Federației Ruse din momentul intrării în vigoare a Regulilor-2015 (scrisoarea Arhivei Federale din 18 septembrie 2015 nr. 2/2133-A).

Trebuie păstrate documentele?

Documentele trebuie păstrate. În ciuda faptului că Regulamentul-2015 spune că „organizațiile dreapta (sublinierea) să creeze arhive în scopul păstrării documentelor de arhivă constituite în cursul activității lor...”, acest drept, la o examinare mai atentă, se transformă într-o adevărată îndatorire.

În primul rând, dacă există o organizație, atunci există angajați, ceea ce înseamnă un set complet de documente privind personalul pentru fiecare dintre ei.

În al doilea rând, dacă există o organizație, atunci există și contabilitatea fiscală a acesteia, reprezentată tot prin documente pe hârtie sau electronice.

În al treilea rând, cel puțin toate documentele enumerate trebuie păstrate pentru termenele limită. Surse de valabilitate - liste speciale:

O listă a documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) ;
Lista documentelor tipice de arhivă generate în domeniul științific, tehnic și activitati de productie organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182).

Specificat pentru utilizare atât de către organizațiile guvernamentale, cât și de către organizațiile neguvernamentale. Așa că se dovedește că oricare, chiar și cea mai mică și mai modestă companie, are un set de documente pentru depozitarea arhivei. Și pentru ei trebuie create condiții care să îndeplinească noul document de reglementare: Regulile-2015. Absența diviziuni structurale sub denumirile „arhivă”, „birou” nu afectează în niciun fel această îndatorire.

Stocarea documentelor electronice

Inovația, care a atras atenția tuturor specialiștilor în munca de birou și arhivare, este comanda de depozitare mult așteptată documente electronice prevăzute în Regulamentul 2015. Se referă la secțiunile 2.30-2.33. Trecerea la documentele electronice din Regulile-2015 se realizează destul de brusc, fără titluri, imediat după mesajul că este interzis să fie în pantofi murdari în arhivă.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

2.30. Condițiile obligatorii pentru păstrarea documentelor electronice sunt:

prezența în arhiva organizației a cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (copiile principale și de lucru trebuie să fie amplasate pe dispozitive fizice diferite);

disponibilitatea instrumentelor tehnice și software concepute pentru a reproduce, copia, rescrie documente electronice, control fizic și stare tehnica;

asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

O altă inovație majoră este definirea prin Regulile din 2015 a formatului de stocare arhivă a documentelor electronice:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31/03/ 2015 Nr. 526, intrat în vigoare la 21.09.2015)

2.31. Transferul documentelor electronice text pentru stocare în arhiva unei organizații care este sursă de achiziție a arhivelor de stat și municipale se realizează în format PDF/A.

PDF este incontestabil un format universal. PDF/Arhive (PDF/A) este o variantă a acestui format special conceput pentru arhivarea pe termen lung stocarea documentelorși consacrat în ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Managementul documentației. Format de fișier de document electronic pentru stocare pe termen lung. Dar, ca orice lucru universal, PDF nu este perfect. Documentele de management se simt grozav în acest format, dar organizațiile folosesc nu numai pachetul Microsoft Office. Deci, de exemplu, desenele realizate în format .dwg sunt afișate incorect atunci când sunt convertite în .pdf. Comportamentul electronicului semnatura digitala la conversia unui document în .pdf.

Procedura pentru transferul fișierelor și documentelor electronice este descrisă în secțiunea 4.34 din Reguli. Din text rezultă următoarele:

în primul rând, documentele electronice pot fi transferate în arhivă și stocate atât pe medii fizice separate, cât și „prin rețeaua de informații și telecomunicații”,
în al doilea rând, inventarul cazurilor și documentelor electronice este întocmit, însă, în formular de hârtie(adică chiar dacă formăm o arhivă în EDMS, atunci inventarul va trebui să fie livrat personal arhivarului),
în al treilea rând, „la primirea pentru arhivare, fișierele electronice sunt certificate semnatura electronica conducătorul organizaţiei sau autorizat de acesta oficial". Relativ documente pe hârtie nimic de acest fel nu este necesar. Cum să respectați această cerință pentru organizațiile care creează documente electronice, dar nu folosesc EDS, Regulile din 2015 sunt tăcute.

În sfârșit, „pentru accesul prompt la documentele electronice în scop de referință și căutare, se creează în arhivă un fond pentru utilizarea documentelor electronice” (paragraful 2.33). Conceptul de fond de utilizare nu este dezvăluit.

Contabilitatea documentelor

Fragment de document

Restrângeți afișarea

3.5. Arhiva organizației păstrează documentele contabile principale (obligatorii) și auxiliare. Componența și formele principalelor documente contabile se stabilesc în conformitate cu aceste reguli. Compoziția și formele documentelor contabile justificative sunt determinate de arhiva organizației în mod independent.

Regulile principale au explicat de ce se efectuează contabilizarea documentelor de arhivă și care este sistemul documentelor contabile, formulând clar scopul acestuia. Aceste definiții au dispărut din Regulile din 2015. Să le amintim pentru a înțelege de ce ne vom ocupa de contabilitate:

Și principala modificare: lista documentelor contabile ale arhivei în 2015 a fost redusă la mai bine de jumătate, de la 11 la 5 posturi. Numai:

cartea de contabilitate pentru primirea si eliminarea cazurilor, documentelor;
lista fondurilor;
fisa de fond;
inventar de cazuri, documente;
registrul de descriere.

Procedura de întocmire și menținere a formularelor contabile, deși cu moderație, este descrisă în paragrafele 3.7-3.11 din Regulile 2015.

Restul este la discreția organizației. Dacă este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), atunci trebuie întocmit suplimentar un pașaport de organizație (clauza 3.12 din Regulamentul-2015). Există, de asemenea, o notă de subsol la Regulamentul pentru înregistrarea de stat a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse, din 1997 și a aprobat forma unui pașaport de arhivă. Rețineți că Regulile de bază au propus o formă, deși aproape identică, dar totuși mai „proaspătă” decât reglementările menționate. Cel puțin, socoteala în ea a început cu două mii, și nu cu anii nouăzeci.

Examinarea valorii documentelor

Regulile-2015 nu a adus nimic fundamental nou în procedura de efectuare a unei examinări anuale a valorii documentelor. Doar punctul 4.12 merită atenție:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

4.12. Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse realizează inventare ale cazurilor de către personal și inventare ale cazurilor cu perioade de depozitare temporară (peste 10 ani) și asigură siguranța acestora.

Această prevedere se referă la convorbirea că, indiferent de prezența în organizarea arhivei și de apartenența acesteia la numărul de surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), aceasta este obligată să se ocupe de documentele acesteia cel puțin într-o măsură minimă. La urma urmei, poate, puțini oameni vor fi capabili să întocmească un inventar al cazurilor de perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare fără să întocmească mai întâi un nomenclator al cazurilor.

Nomenclatura de caz

Ei vorbesc foarte puțin despre nomenclatorul cazurilor, pe care Normele din 2015 îl numesc „documentul contabil principal care reflectă componența și organizarea fondului documentar al organizației” și nici măcar nu îi dau nicio definiție inteligibilă. Din textul documentului rezultă doar că (p. 4.14-4.18):

„nomenclatorul cauzelor fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în dosare (cazuri electronice)”;
nomenclatorul cauzelor se intocmeste conform formularului atasat;
nomenclatorul de afaceri al organizației este întocmit pe baza nomenclatoarelor cazurilor de diviziuni structurale (formularul este atașat, totuși, nu va fi posibil să îl găsiți prin cuprins: conține două anexe cu numele „ Nomenclatorul cazurilor”; Nr. 26 se referă la diviziunile structurale);
nomenclatorul afacerilor organizației se elaborează pe baza unor liste standard, departamentale și de altă natură de documente care indică perioadele de păstrare, alte acte normative de reglementare, precum și nomenclaturi tipice și exemplare de cazuri;
organizații - sursele de achiziție a arhivelor de stat (municipale) o vor coordona cu „EPC de resort sau arhiva (municipală) de stat, în conformitate cu competențele care îi sunt conferite”;
organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) convin asupra nomenclatorului lor de dosare pe cont propriu.

Nu mai există informații practice despre dezvoltarea și menținerea nomenclatorului afacerilor organizației în Regulamentul 2015. Ar trebui spus fără echivoc: fără Regulile de bază, un funcționar obișnuit, mai ales pentru prima dată, nu o va putea întocmi.

Înregistrarea cazurilor

Fragment de document

Restrângeți afișarea

4.19. Cazuri de muncă de birou finalizate cu perioade de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), inclusiv pentru personal, după încheierea an calendaristic, în care au fost înscrise, sunt în curs de pregătire pentru transferul în arhiva organizației și sunt supuse înregistrării și descrierii.

În funcție de condițiile de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor. Design complet sunt supuse cazurilor de perioade permanente și temporare (peste 10 ani) de depozitare și personal.

Documentele includ:

arhivarea sau legarea documentelor cauzei (documentele neformatate sunt stocate în dosare rigide închise sau în cutii);

numerotarea foilor cutiei;

întocmirea unei foi de probă a cauzei (Anexa nr. 8);

întocmirea unui inventar intern al actelor cauzei (Anexa nr. 27);

proiectarea capacului carcasei (Anexa nr. 28).

Întocmirea dosarelor electronice pentru transferul în arhiva organizației prevede întocmirea unui inventar de fișiere electronice, documente (Anexele nr. 17, 18).

Ceea ce include înregistrarea parțială a cazurilor și modul în care aceasta depinde de termenii de stocare a documentelor, nu este raportat.

Dacă mai devreme inventarul intern era întocmit doar „în cazurile necesare”(Reguli de bază, clauza 3.6.3.), atunci această frază a fost eliminată din Reguli-2015. Titlul formularului de inventar, prezentat în Anexa 27, nu face referiri la perioadele de depozitare.

Nu trebuie descrise toate carcasele electronice, ci doar cele care au o perioadă de depozitare temporară (peste 10 ani) și permanentă (formularele de inventar sunt în anexele 17, respectiv 18).

Executarea cererilor

În sfera executării cererilor organizațiilor și cetățenilor depuse la arhivă, există o inovație: un certificat de arhivă, un extras și o copie, conform noilor reguli, pot fi „eliberate în formular electronic pe medii electronice sau transmise prin intermediul rețelelor de informare și comunicare. Astfel de certificate, copii și extrase sunt certificate prin „semnătura electronică a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat”.

Cereri: formulare de documente

În mod tradițional, Regulile-2015 se încheie cu un set de cereri - forme de documente care însoțesc anumite procese de stocare a documentelor.

În general, trebuie spus că, în primul rând, există mai puține forme în Regulile-2015 decât în Regulile de bază, în al doilea rând, printre ele există două aplicații cu aceleași nume, ceea ce este foarte incomod și, în al treilea rând, sunt localizate în ordinea mențiunilor în text (și nu în ordinea importanței sau a secvenței logice, ca în Regulile de bază). Unele aplicații și-au schimbat numele, altele și-au schimbat ușor forma. Recomandare generală va fi după cum urmează: dacă este necesar să se întocmească vreun document despre arhivare, arhivistul ar trebui în primul rând să caute forma acestuia în Regulile-2015 și numai dacă formularul solicitat nu se găsește în acestea, să se consulte Regulile de bază. .

Mai jos sunt 3 liste. Prima (sub formă de tabel) este anexele din Regulamentul 2015 și formularele corespunzătoare din Regulile de bază. Al doilea este noutățile în forme introduse în 2015. Al treilea sunt formularele din Regulile de bază care nu au fost incluse în Regulile-2015, dar nici anulate (cum se spune, folosește-l pentru sănătatea ta).

Masa

Restrângeți afișarea

Reapărut și aprobat prin Regulamentul-2015:

Inventarierea dosarelor electronice, documentelor cu perioade temporare (peste 10 ani) de stocare;
Anexă la inventarul fișierelor electronice cu perioade de stocare temporară (peste 10 ani);
Actul de acceptare și transfer al documentelor de arhivă pentru depozitare (de la organizație la organizație. - Notă. ed.)
Descrierea cazurilor;
Inventarierea dosarelor electronice, documentele cu atasament la inventarul dosarelor electronice, documentele.

Ultimele două formulare sunt concepute pentru a înlocui listele de livrare și reprezintă de fapt acte de acceptare și transfer de documente pentru păstrare în arhiva organizației.

Inventarierea cazurilor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și a personalului unității structurale a organizației (Anexa 12 la Normele de bază);
Înregistrarea finală și înregistrarea de certificare (Anexa 13);
Pagina de titlu a inventarului documentelor pentru păstrare permanentă (Anexa 14);
Ordin (cerință) de eliberare a documentelor (Anexa 17);
Caietul de eliberare a documentelor (Anexa 19);
Inventarul cazurilor deosebit de valoroase (Anexa 23);
Cartea de contabilitate pentru primirea și înstrăinarea fondului de asigurare și a fondului de utilizare (Anexa 27);
Inventarul fondului de asigurare (Anexa 28);
Pașaportul arhivei organizației de depozitare documentatia de management(Anexa 29);
Pașaportul organizației care păstrează documentele fondului sectorial (Anexa 30);
Fișa de înregistrare a unității de contabilitate a documentelor electronice (DE) (Anexa 31);
Act privind migrarea și rescrierea documentelor electronice (Anexa 32);
Jurnalul de primire și eliminare a documentelor electronice (Anexa 33);
Jurnalul de înregistrare a migrațiilor și rescrierea documentelor electronice (Anexa 34);
Act care descrie documentele de origine personală (Anexa 38);
Act privind constituirea unui fond comun de arhivă (Anexa 39);
Jurnalul de înregistrare a exemplarelor emise, extraselor, referințelor, materialelor tematice (Anexa 44);
Jurnalul de înregistrare a vizitelor de către utilizatorii sălii de lectură (Anexa 45);
Planul anual de lucru al arhivei (Anexa 46);
Card de cont pentru lucrul cu organizația (Anexa 47);
Actul de acceptare și transfer la schimbarea șefului arhivei (Anexa 48).

Este evident că Regulile-2015 sunt concepute pentru un cititor pregătit. Dar, în multe cazuri, din păcate, fie secretari, fie (dacă este necesar) angajați ai diferitelor departamente sunt angajați în muncă de birou și arhivare în organizație: contabili, ofițeri de personal, protecția muncii, avocați etc. Va fi foarte greu pentru acești oameni nevinovați să înțeleagă ce li se cere în domeniul stocării documentelor.

Regulile-2015 oferă un minim absolut de măsuri pentru a asigura păstrarea documentelor în organizație. Cititorii regulilor vor trebui să caute informații despre cum să implementeze acest minim în practică în sursele metodologice pe cont propriu. Astfel, Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, în ciuda statutului lor opțional, odată cu apariția Regulilor-2015 vor fi solicitate în birouri organizații rusești chiar mai puternic decât înainte.

admin 20.05.2019 0 comentarii

Pe ce ar trebui să ne bazăm acum în domeniul reglementării normative și al suportului metodologic al arhivării?

În primul rând, la documentul actual, care este de natură reglementară: Reguli pentru organizarea stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 526), care a intrat în vigoare la sfârșitul lunii septembrie a anului trecut. Mai departe în articol îl vom numi Reguli-2015.

Și în al doilea rând, la actualul document, care este de natură metodologică: Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, denumită în continuare Baza Reguli). Multe aspecte practice care sunt doar atinse de Normele din 2015 sunt tratate aici în detaliu, de exemplu, procedura de elaborare a unui nomenclator de cazuri.

Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale (aprobate prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 05.09.1985 nr. 263), care multă vreme din cauza vechimii nu au fost chiar un document de lucru, au fost în cele din urmă trimise la o fântână. -odihnă meritată și nu sunt supuse aplicării pe teritoriul Federației Ruse din momentul intrării în vigoare a Regulilor -2015 (scrisoarea Arhivei Federale din 18 septembrie 2015 nr. 2/2133-A).

Trebuie păstrate documentele?

Ce este un document de arhivă? Vezi articolul „Ce organizații sunt cerute de noile reguli de arhivă? Și cine are documente de la Fondul de arhivă al Federației Ruse?”

Documentele trebuie păstrate. În ciuda faptului că Regulamentul din 2015 spune că „organizațiile au dreptul (sublinierea) să creeze arhive pentru a stoca documente de arhivă formate în cursul activităților lor...”, acest drept, la o examinare mai atentă, se transformă într-un adevărat obligaţie.

În primul rând, dacă există o organizație, atunci există angajați, ceea ce înseamnă un set complet de documente privind personalul pentru fiecare dintre ei.

În al doilea rând, dacă există o organizație, atunci există și contabilitatea fiscală a acesteia, reprezentată tot prin documente pe hârtie sau electronice.

În al treilea rând, cel puțin toate documentele enumerate trebuie păstrate în termenele stabilite. Surse de valabilitate - liste speciale:

O listă a documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) ;
O listă a documentelor tipice de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182).

Aceste liste sunt obligatorii1 pentru utilizarea atât de către organizațiile de stat, cât și de către organizațiile nestatale. Așa că se dovedește că oricare, chiar și cea mai mică și mai modestă companie, are un set de documente pentru depozitarea arhivei. Și pentru ei trebuie create condiții care să îndeplinească noul document de reglementare: Regulile-2015. Absența subdiviziunilor structurale sub denumirile „arhivă”, „birou” nu afectează în niciun fel această îndatorire.

Stocarea documentelor electronice

Inovația, care a atras atenția tuturor specialiștilor în muncă de birou și arhivare, este procedura mult așteptată de stocare a documentelor electronice, dată în Regulamentul-2015. Se referă la secțiunile 2.30–2.33. Trecerea la documentele electronice din Regulile-2015 se realizează destul de brusc, fără titluri, imediat după mesajul că este interzis să fie în pantofi murdari în arhivă.

2.30. Condițiile obligatorii pentru păstrarea documentelor electronice sunt:

disponibilitatea hardware și software destinat reproducerii, copierii, rescrierii documentelor electronice, controlului stării fizice și tehnice;

asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

O altă inovație majoră este definirea prin Regulile din 2015 a formatului de stocare arhivă a documentelor electronice:

Fragment din document CollapseShow Reguli pentru organizarea stocării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din data de 31 martie 2015 Nr. 526, intrat în vigoare la 21 septembrie 2015)

2.31. Transferul documentelor electronice text pentru stocare în arhiva unei organizații care este sursă de achiziție a arhivelor de stat și municipale se realizează în format PDF/A.

PDF este incontestabil un format universal. PDF/Arhive (PDF/A) este o variantă a acestui format, special concepută pentru stocarea pe termen lung a documentelor și consacrată în ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Managementul documentelor. Format de fișier de document electronic pentru stocare pe termen lung. Dar, ca orice lucru universal, PDF nu este perfect. Documentele de management se simt grozav în acest format, dar organizațiile folosesc nu numai pachetul Microsoft Office. Deci, de exemplu, desenele realizate în format .dwg sunt afișate incorect atunci când sunt convertite în .pdf. De asemenea, specialiștii au multe întrebări despre comportamentul unei semnături digitale electronice atunci când convertesc un document în .pdf.

Procedura pentru transferul fișierelor și documentelor electronice este descrisă în secțiunea 4.34 din Reguli. Din text rezultă următoarele:

în primul rând, documentele electronice pot fi transferate în arhivă și stocate atât pe medii fizice separate, cât și „prin rețeaua de informații și telecomunicații”,
în al doilea rând, inventarul dosarelor și documentelor electronice se întocmește, însă, pe hârtie (adică, chiar dacă formăm o arhivă în EDMS, inventarul va trebui să fie predat personal arhivarului),
în al treilea rând, „atunci când sunt acceptate pentru arhivare, fișierele electronice sunt certificate prin semnătura electronică a conducătorului organizației sau a unui funcționar autorizat de acesta”. Nimic de acest fel nu este necesar pentru documentele pe hârtie. Cum să respectați această cerință pentru organizațiile care creează documente electronice, dar nu folosesc EDS, Regulile din 2015 sunt tăcute.

Contabilitatea documentelor

Contabilitatea documentelor din arhiva unei organizaţii reprezintă determinarea numărului şi componenţei acestora în unităţile contabile stabilite şi fixarea (înregistrarea) apartenenţei fiecărei unităţi contabile la un anumit complex şi a numărului lor total în documentele contabile2.
Sistemul de documente contabile ale arhivei este un complex de documente contabile și baze de date interconectate care reflectă numărul și compoziția documentelor din arhiva organizației și modificările acestora, componentă sistemul de contabilitate de stat a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse3.

Și principala modificare: lista documentelor contabile ale arhivei în 2015 a fost redusă la mai bine de jumătate, de la 11 la 5 posturi. Numai:

cartea de contabilitate pentru primirea si eliminarea cazurilor, documentelor;
lista fondurilor;
fisa de fond;
inventar de cazuri, documente;
registrul de descriere.

Procedura de compilare și menținere a formularelor contabile, deși cu moderație, este descrisă în paragrafele 3.7–3.11 din Regulile 2015.

Examinarea valorii documentelor

Regulile-2015 nu a adus nimic fundamental nou în procedura de efectuare a unei examinări anuale a valorii documentelor. Doar punctul 4.12 merită atenție:

Nomenclatura de caz

Vezi articolul „Noi reguli pentru munca arhivelor privind nomenclatorul dosarelor”

Ei vorbesc foarte puțin despre nomenclatorul cazurilor, pe care Regulile din 2015 îl numesc „documentul contabil principal care reflectă componența și organizarea fondului documentar al organizației” și nici măcar nu îi dau nicio definiție inteligibilă. Din textul documentului rezultă doar că (clauzele 4.14–4.18):

„nomenclatorul cauzelor fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în dosare (cazuri electronice)”;
nomenclatorul cauzelor se intocmeste conform formularului atasat;
nomenclatorul de afaceri al organizației este întocmit pe baza nomenclatoarelor cazurilor de diviziuni structurale (formularul este atașat, totuși, nu va fi posibil să îl găsiți prin cuprins: conține două anexe cu numele „ Nomenclatorul cazurilor”; Nr. 26 se referă la diviziunile structurale);
nomenclatorul afacerilor organizației se elaborează pe baza unor liste standard, departamentale și de altă natură de documente care indică perioadele de păstrare, alte acte normative de reglementare, precum și nomenclaturi tipice și exemplare de cazuri;
organizații - sursele de achiziție a arhivelor de stat (municipale) o vor coordona cu „EPC de resort sau arhiva (municipală) de stat, în conformitate cu competențele care îi sunt conferite”;
organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) convin asupra nomenclatorului lor de dosare pe cont propriu.

Înregistrarea cazurilor

4.19. Cazurile de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani) realizate prin muncă de birou, inclusiv pentru personal, după încheierea anului calendaristic în care au fost deschise, se întocmesc pentru transferul în arhiva organizației și sunt supuse înregistrării și Descriere.

În funcție de condițiile de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor. Cazurile de perioade permanente și temporare (peste 10 ani) de depozitare și personal sunt supuse înregistrării complete.

Documentele includ:

arhivarea sau legarea documentelor cauzei (documentele neformatate sunt stocate în dosare rigide închise sau în cutii);

numerotarea foilor cutiei;

întocmirea unei foi de probă a cauzei (Anexa nr. 8);

întocmirea unui inventar intern al actelor cauzei (Anexa nr. 27);

proiectarea capacului carcasei (Anexa nr. 28).

Întocmirea dosarelor electronice pentru transferul în arhiva organizației prevede întocmirea unui inventar de fișiere electronice, documente (Anexele nr. 17, 18).

Ceea ce include înregistrarea parțială a cazurilor și modul în care aceasta depinde de termenii de stocare a documentelor, nu este raportat.

Dacă mai devreme un inventar intern a fost întocmit doar „în cazurile necesare” (Reguli de bază, clauza 3.6.3.), atunci această frază a fost eliminată din Reguli-2015. Titlul formularului de inventar, prezentat în Anexa 27, nu face referiri la perioadele de depozitare.

Nu trebuie descrise toate fișierele electronice, ci doar cele care au o perioadă de stocare temporară (peste 10 ani) și permanentă (formulare de inventar - în anexele 17 și respectiv 18).

Cereri: formulare de documente

În mod tradițional, Regulile din 2015 se încheie cu un set de cereri - forme de documente care însoțesc anumite procese de stocare a documentelor.

În general, trebuie spus că, în primul rând, există mai puține forme în Regulile-2015 decât în Regulile de bază, în al doilea rând, printre ele există două aplicații cu aceleași nume, ceea ce este foarte incomod și, în al treilea rând, sunt localizate în ordinea mențiunilor în text (și nu în ordinea importanței sau a secvenței logice, ca în Regulile de bază). Unele aplicații și-au schimbat numele, altele și-au schimbat ușor forma. Recomandarea generală va fi următoarea: dacă este necesar să se întocmească vreun document despre arhivare, arhivistul ar trebui să caute în primul rând forma acestuia în Regulile-2015 și numai dacă formularul cerut nu se găsește în acestea, să se consulte Regulile de bază.

Respectarea formularelor Regulilor 2015 și Regulilor de bază

CollapseShow

Reapărut și aprobat prin Regulamentul-2015:

Inventarierea dosarelor electronice, documentelor cu perioade temporare (peste 10 ani) de stocare;
Anexă la inventarul fișierelor electronice cu perioade de stocare temporară (peste 10 ani);
Actul de acceptare și transfer al documentelor de arhivă pentru păstrare (de la organizație la organizație. - Aprox. Aut.)
Descrierea cazurilor;
Inventarierea dosarelor electronice, documentele cu atasament la inventarul dosarelor electronice, documentele.

Ultimele două formulare sunt concepute pentru a înlocui listele de livrare și reprezintă de fapt acte de acceptare și transfer de documente pentru păstrare în arhiva organizației.

Inventarierea cazurilor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și a personalului unității structurale a organizației (Anexa 12 la Normele de bază);
Înregistrarea finală și înregistrarea de certificare (Anexa 13);
Pagina de titlu a inventarului documentelor pentru păstrare permanentă (Anexa 14);
Ordin (cerință) de eliberare a documentelor (Anexa 17);
Caietul de eliberare a documentelor (Anexa 19);
Inventarul cazurilor deosebit de valoroase (Anexa 23);
Cartea de contabilitate pentru primirea și înstrăinarea fondului de asigurare și a fondului de utilizare (Anexa 27);
Inventarul fondului de asigurare (Anexa 28);
Pașaportul arhivei organizației care păstrează documentația de management (Anexa 29);
Pașaportul organizației care păstrează documentele fondului sectorial (Anexa 30);
Fișa de înregistrare a unității de contabilitate a documentelor electronice (DE) (Anexa 31);
Act privind migrarea și rescrierea documentelor electronice (Anexa 32);
Jurnalul de primire și eliminare a documentelor electronice (Anexa 33);
Jurnalul de înregistrare a migrațiilor și rescrierea documentelor electronice (Anexa 34);
Act care descrie documentele de origine personală (Anexa 38);
Act privind constituirea unui fond comun de arhivă (Anexa 39);
Jurnalul de înregistrare a exemplarelor emise, extraselor, referințelor, materialelor tematice (Anexa 44);
Jurnalul de înregistrare a vizitelor de către utilizatorii sălii de lectură (Anexa 45);
Planul anual de lucru al arhivei (Anexa 46);
Card de cont pentru lucrul cu organizația (Anexa 47);
Actul de acceptare și transfer la schimbarea șefului arhivei (Anexa 48).

Regulile-2015 oferă un minim absolut de măsuri pentru a asigura păstrarea documentelor în organizație. Cititorii regulilor vor trebui să caute informații despre cum să implementeze acest minim în practică în sursele metodologice pe cont propriu. Astfel, Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor, în ciuda statutului lor opțional, odată cu apariția Regulilor-2015 vor fi solicitate în birourile organizațiilor rusești chiar mai mult decât înainte.

Note de subsol

CollapseShow

Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 21 februarie 2012 Nr. 14589/11. întoarce-te

Clauza 6.1.1. Reguli de baza. întoarce-te

Clauza 6.3.1. Reguli de baza. întoarce-te

Gratuit 1 număr al revistei

„Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor” (aprobat prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002)

Aprobat
decizie
Colegiile din Rosarhiv
din 06.02.2002

REGULI FUNDAMENTALE
LUCRĂRI A ARHIVELOR ORGANIZAȚILOR

INTRODUCERE

Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor sunt un document normativ și metodologic care determină activitățile acestora. Regulile se bazează pe curent Cadrul legalîn domeniul informației, suport documentar al managementului și arhivării, sintetizează experiența arhivării interne, ia în considerare realizările moderne în aplicație mijloace tehniceși tehnologia Informatieiîn lucrul cu documentele.

Dreptul și obligația de a crea arhive ale organizațiilor pentru stocarea temporară a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse clasificate ca proprietatea statului, stabilit prin Legislația de bază a Federației Ruse privind Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhive (1993), Regulamentul privind Fondul de arhivă al Federației Ruse (1994) și Regulamentul privind Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei (1998) , corespunzătoare reguli subiecții Federației Ruse.

Aceste reguli se aplică arhivelor organizatii guvernamentale, și sunt, de asemenea, obligatorii pentru toate organizațiile neguvernamentale în ceea ce privește asigurarea siguranței, descrierii, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse clasificate drept proprietate de stat.

Arhivele organizațiilor care stochează documente de film, foto, audio și video (audiovizuale), documente științifice și tehnice, cartografice, telemetrice sunt ghidate de prezentele Reguli în ceea ce privește organizarea, planificarea, raportarea, munca metodica cu documente de gestiune stocate în arhive; în toate celelalte aspecte, lucrul cu aceste documente este reglementat de instrucțiunile și regulile relevante.

Regulile nu se aplică documentelor cu care lucrarea este reglementată de Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 N 5485-1 „Cu privire la secret de stat” și Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995 N 1203 „Cu privire la aprobarea listei de informații clasificate ca secrete de stat”.

Organizațiile de stat care nu sunt incluse în componența surselor de achiziție a arhivelor de stat, precum și organizațiile nestatale pot fi ghidate de prezentele Reguli atunci când organizează și asigură funcționarea arhivelor lor.

Regulamentul este însoțit de formulare de documente care asigură funcționarea arhivei.

Principalele reguli de lucru ale arhivelor organizațiilor au fost pregătite de grupul de lucru al Arhivelor Federale și VNIIDAD format din: Eremchenko V.A. (șeful echipei), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M.A., Stepanova L.A.

Gruparea actelor administrative

Munca de birou de arhivă presupune sistematizarea diferitelor tipuri de medii de informare. Acestea includ și reglementări. Acestea sunt grupate după tip și cronologie cu aplicații:

Regulamentele, cartele, aprobate prin acte administrative, acționează ca anexe la acestea. Se grupează împreună. Dacă prevederile, instrucțiunile, cartele au fost aprobate ca acte independente, acestea sunt sistematizate în cazuri separate.
Ordinele structurilor superioare și rezoluțiile privind implementarea acestora sunt grupate în funcție de domeniile de activitate ale întreprinderii.
Comenzile legate de personal se sistematizează în funcție de perioadele de depozitare. Cu o cantitate mare de materiale informative, este recomandabil să grupați separat actele referitoare la diferite aspecte ale activității companiei.
Comenzile dintr-un domeniu cheie de activitate sunt sistematizate separat de actele asupra personalului. De exemplu, o comandă pentru munca de birou de arhivă este inclusă într-un dosar, iar prin numirea șefului departamentului responsabil - într-un altul.
Limite aprobate, rapoarte, estimări, liste de titluri, planuri etc. grupate separat de proiecte de către acestea.
Aranjarea documentelor în dosarele personale se realizează în ordinea primirii acestora.
Conturile personale ale angajaților pe salariu sunt sistematizate în dosare separate. Sunt aranjate în ordine alfabetică.
Reclamațiile, propunerile, declarațiile cetățenilor cu privire la activitățile întreprinderii, documentația pentru examinarea și implementarea acestora sunt grupate separat de contestațiile persoanelor pe probleme personale.
Corespondența este de obicei sistematizată pentru o perioadă calendaristică în ordine cronologică. Răspunsurile sunt plasate după întrebări. În cazul reluării corespondenței pe o temă separată, începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosarul perioadei curente. În acest caz, este indicat indicele cazului din anul precedent.

Nuanțe

Munca de birou de arhivă este un tip de activitate în care specialiștii asigură nu numai siguranța mijloacelor de informare, ci și capacitatea de a lucra cu acestea dacă este necesar. Pentru aceasta, actele care alcătuiesc dosarele sunt tivite cu patru înțepături într-o copertă de carton. De asemenea, au voie să fie legate, ținând cont de posibilitatea de a citi texte, rezoluții, date, vize în toate hârtiile.

În pregătirea grupării, toate elementele de fixare metalice sunt îndepărtate. Materialele destinate depozitarii permanente si constand in acte deosebit de valoroase sau neformatate sunt continute in mape inchise cu trei clapete cu legaturi sau in cutii speciale.

Dacă în cauză există documente nerevendicate cu caracter personal ( cărți de muncă, certificate, bilete militare etc.) se pun într-un plic separat și se depun în el cu restul materialelor. La sfârșitul dosarelor ar trebui să existe o foaie de martor goală. La începutul folderului se depune un formular pentru inventarul intern. Pentru a asigura siguranța și ordinea lucrărilor, fiecare coală este numerotată cu cifre arabe. Această regulă nu se aplică paginii de certificare și formularului de inventar. Numărul este pus în creion în colțul din dreapta sus.

Inventar intern

Este format pentru a stoca și înregistra materiale informative cu conținut temporar (mai mult de 10 ani) și permanent. De asemenea, se întocmește un inventar intern pentru cazurile create pe baza tipurilor de documente, în rubricile cărora nu este dezvăluit conținutul acestora. Formularul trebuie să conțină informații despre numere de serie documente din folder, indexuri, titluri, date și numere de pagină.

O înregistrare finală este atașată inventarului intern. Indică în cifre și în cuvinte numărul de documente cuprinse în el, precum și numărul de foi care îl formează. Compilatorul avizează inventarul intern. Dacă folderul este legat sau legat fără formular, atunci foaia compilată este lipită de interiorul copertei frontale.

Modificările în compoziția materialelor din dosar ar trebui să fie reflectate în câmpul „Note”. În special, aceasta se referă la retragerea, înlocuirea lucrărilor cu copii, includerea documente aditionaleîntr-un folder. În același timp, sunt atașate link-uri către actele relevante. Dacă este necesar, se poate forma o nouă înregistrare de generalizare pentru fișa de inventar intern, precum și inscripția de certificare a folderului.

La 21 septembrie 2015 a intrat în vigoare Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526. El a aprobat „Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile”. Mai departe, în textul articolului, pentru concizie, le vom numi „Reguli-2015”.

Este de remarcat faptul că nu a existat o revoluție în arhivare odată cu publicarea Regulilor-2015. Cu excepția cazului în care noile reguli sunt mai prietenoase cu documentele electronice... Vorbim despre statutul regulilor noi și vechi pentru arhivare în acest articol. De asemenea, puteți descărca regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor 2015 aici.

Inainte si dupa

Să ne amintim cum era înainte de intrarea în vigoare a ordinului: organizațiile lucrau după două documente.

Prima dintre ele este Regulile de bază pentru munca arhivelor departamentale (aprobate prin ordinul Arhivei principale a URSS din 5 septembrie 1985 N 263). A fost singurul document normativ (adică obligatoriu) privind arhivarea în Rusia până la 21.09.15.

Scrisoarea Agenției Federale de Arhivă din 18 septembrie 2015 N 2 / 2133-A precizează că din momentul intrării în vigoare a Ordinului nr. 526, „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale nu sunt supuse aplicării”. Nu le mai puteți folosi.

Al doilea este Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002). Acesta este un document metodic (opțional, dar informativ) pe care nimeni nu l-a anulat, dar poți și chiar trebuie să-l folosești, pentru că. în Regulile-2015, multe aspecte legate de acțiunile practice de stocare a documentelor în organizații au fost lăsate în culise.

Astfel, ne-au rămas două documente de lucru: Regulile 2015 și Regulile de bază. Au un statut complet diferit:

Reguli-2015 - document normativ. Este obligatoriu pentru toate organizațiile, indiferent de domeniul lor de activitate și forma de proprietate. Se aprobă prin ordin al Ministerului Culturii.

Reguli fundamentale - document metodologic. Nu este necesar să-l folosești, deși în acest caz, crearea unei arhive într-o organizație pare a fi foarte dificilă. Regulile principale sunt aprobate doar prin decizia Colegiului Rosarchivei, ceea ce înseamnă că statutul lor este mult mai scăzut decât cel al Regulamentului-2015.

Lucrări de birou și birou

Regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor 2015

Evgenia Kozhanova 15 februarie 2016 13:58

Din septembrie 2015, a intrat în vigoare Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526. El a aprobat „Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile”. Mai departe, în textul articolului, pentru concizie, le vom numi „ Reguli-2015».

Să ne amintim cum era înainte de intrarea în vigoare a ordinului: organizațiile lucrau după două documente.

Astfel, ne-au rămas două documente de lucru: Regulile 2015 și Regulile de bază. Au un statut complet diferit:

Reguli de bază - un document metodologic. Nu este necesar să-l folosești, deși în acest caz, crearea unei arhive într-o organizație pare a fi foarte dificilă. Regulile principale sunt aprobate doar prin decizia Colegiului Rosarchivei, ceea ce înseamnă că statutul lor este mult mai scăzut decât cel al Regulamentului-2015.

Descărcați Regulile pentru organizarea stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (PDF, 4,02 Mb).

La 21 septembrie, Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 31 martie 2015 Nr. 526; în continuare - noile Reguli) au început să funcționeze.

Ce v-a ghidat înainte de lansarea noilor reguli?

Înainte de aprobarea noilor Reguli, arhivele autorităților de stat, autorităților locale, organizațiilor (denumite în continuare arhivele organizațiilor) au fost ghidate în activitatea lor de Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor și unele arhive ale organizațiilor. organizaţiile utilizate complet document vechi- Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. Ambele documente nu erau documente normative, dar le-au determinat statutul de document normativ și metodologic. Totodată, Regulile de bază din 1985 aveau într-adevăr statutul de document normativ, întrucât au fost aprobate prin ordinul Arhivelor Principale, iar Regulile de bază din 2002 nu au fost aprobate de Arhivele Federale, prin urmare nu aveau statutul unui document normativ.

Din ce motiv, în prezența Regulilor de bază din 2002, a devenit necesară elaborarea unui nou document, de altfel, normativ privind organizarea depozitării documentelor în arhivele organizațiilor?

Cert este că în 2004 a fost adoptată Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” (în continuare - Legea federală nr. 125-FZ), care a introdus multe inovații în organizarea arhivare in tara:

extracţie

din lege federala Nr. 125-FZ

Articolul 13. Crearea de arhive

1. Organisme de stat, administrații locale districtul municipalși cartierul orașului necesare pentru a crea arhive pentru păstrarea, achiziționarea, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă constituite în cursul activităților lor.

2. Organizații și cetățeni dreptul de a crea arhiveîn scopul păstrării documentelor de arhivă constituite în cursul activității lor, inclusiv în scopul păstrării și utilizării documentelor de arhivă care nu sunt proprietatea statului sau municipalității.

Articolul 17 activitate antreprenorială fara educatie entitate legală, pentru a asigura securitatea documentelor de arhivă

1. Organismele de stat, organismele locale de autoguvernare, organizațiile și cetățenii care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o entitate juridică sunt obligate să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor de personal, în perioadele de păstrare a acestora stabilite de legile federale, alte de reglementare acte juridice Federația Rusă, precum și liste de documente […]

De asemenea, această lege federală a introdus conceptul de proprietate asupra documentelor de arhivă (documentele pot fi în stat (federal, proprietatea entităților constitutive ale Federației Ruse), municipal, proprietate privată(organizații neguvernamentale și persoane fizice)).

În plus, Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 18 ianuarie 2007 nr. 19 a aprobat Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în stat și arhive municipale, muzee și biblioteci, organizații Academia RusăȘtiințe (în continuare - Regulile din 2007).

Aceste două împrejurări, precum și faptul că Regulile de bază nu aveau statutul de document normativ, ne-au obligat să apelăm la elaborarea unui document normativ care să determine procedura de păstrare a documentelor în arhivele organizațiilor.

„Care vor fi comentariile?”

În timpul elaborării proiectului de Reguli noi, documentul a fost de două ori discutat pe larg în rândul arhiviștilor:

prima dată - de către angajații organismelor de conducere a arhivelor din entitățile constitutive ale Federației Ruse, arhivele de stat și municipale;
a doua oară - angajați ai organismelor federale putere executiva.

Peste 400 de observații au venit doar din arhivele de stat și municipale. Toate comentariile primite au fost analizate cu atenție și stadiu final- un grup de lucru temporar, care a inclus specialiști de la Arhivele Federale și VNIIDAD. De remarcat că multe comentarii au fost cauzate de dorința arhivistilor de a descrie cât mai detaliat procesele individuale ale tehnologiilor arhivistice utilizate pentru asigurarea siguranței, contabilității, întocmirii și utilizării documentelor din arhivele organizațiilor, care, în principiu, a fost imposibil de realizat, având în vedere statutul noilor Reguli ca document normativ.

În același timp, unele observații au fost de natură fundamentală, de exemplu, observația că în secțiunea „Asamblare” a proiectului de Reguli noi problema examinării valorii documentelor nu a fost formulată în mod consecvent, în special din cauza faptul că au fost excluse prevederi referitoare la nomenclatorul cauzelor. Având în vedere că, în prezent, forma nomenclatorului de afaceri al organizației și procedura de dezvoltare a acesteia sunt stabilite numai într-un document metodologic - Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale executiv, la finalizarea proiectului noului Regulament, s-a decis includerea în secțiunea „Adunare” a principalelor prevederi privind nomenclatorul cauzelor, inclusiv forma nomenclatorului cauzelor (sumar și subdiviziuni structurale).

Numirea de noi reguli

Noile Reguli sunt destinate autorităților publice, administrațiilor locale, organizațiilor care creează arhive pentru păstrarea, achiziționarea, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă constituite în cursul activităților lor.

Acestea nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie secret de stat.

Noile Reguli sunt un document normativ. Lor statutul de reglementare definește cerințe mai stricte pentru conținutul acestora. Regulile emise anterior (vezi mai sus) au inclus nu numai norme (reguli, cerințe), ci și recomandări, metode cu privire la modul în care aceste norme ar trebui aplicate. Toate prevederile cu caracter de recomandare, metodologice și descriptive sunt excluse din noile Reguli. Tocmai în această parte, proiectul acestor Reguli în timpul discuției a fost criticat de arhiviști, care au spus constant că Regulile ar trebui să fie detaliate și să conțină nu doar regulile în sine, ci și mecanismul de implementare a acestora.

Structura și conținutul noilor Reguli

Noile Reguli constau din șapte secțiuni:

Dispoziții generale.
Organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație.
Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație.
Completarea arhivei cu documente din Fondul Arhivistic al Federației Ruse și alte documente de arhivă.
Organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației.
Transferul documentelor organizației spre păstrare în arhiva statului (municipală).
Transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației.

Anexele la noile Reguli prevăd contabilitate și alte forme de documente utilizate în arhivele organizațiilor.

Secvența secțiunilor principale ale acestor Reguli corespunde Legii federale nr. 125-FZ și Regulilor din 2007, deși, așa cum au remarcat mulți experți în faza de discuție, ar fi mai logic să începem cu achiziția și să încheiem cu utilizarea.

Secțiunile noilor Reguli reflectă principalele funcții ale arhivei organizației:

organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă;
contabilitatea documentelor;
completarea arhivei organizației cu documente;
organizarea utilizării documentelor de arhivă;
transferul documentelor spre păstrare la arhiva statului (municipală).

În plus, noile Reguli includ secțiunea „Transferul documentelor în cazul reorganizării sau lichidării unei organizații, schimbarea șefului arhivei unei organizații”.

Notă

Spre deosebire de Regulile de bază din 2002, Regulile nr. 526 nu conțin prevederi referitoare la aspectele organizatorice ale activităților arhivei în sine (nu sunt definite scopurile și obiectivele arhivei, funcțiile, drepturile acesteia etc.). Scopul lor principal este de a stabili cerințe pentru organizarea proceselor de stocare arhivă a documentelor de la achiziționarea arhivei unei organizații cu documente până la organizarea utilizării documentelor.

Să ne uităm la secțiuni mai detaliat.

Sectiunea I. Dispozitii generale

Definește temeiuri legale elaborarea și domeniul de aplicare a documentului și, de asemenea, conține prevederi care definesc unele dintre fundamentele organizatorice pentru activitățile arhivei organizației.

Noile Reguli se aplică autorităților publice, guvernelor locale și organizațiilor - surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, în cursul cărora se formează documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse (denumite în continuare - organizații). Prevederile prezentului Regulament pot fi utilizate și de alte organizații de stat și nestatale, în ale căror activități nu sunt constituite documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Pe baza prevederilor Legii federale nr. 125-FZ, noile Reguli prevăd că organismele de stat, organele locale de autoguvernare ale unui district municipal, districtului orașului și districtului intraurban sunt obligate să creeze arhive pentru stocarea, achiziția, contabilitate și utilizare. a documentelor de arhivă constituite în cursul activităţii lor. Sarcini și funcții ale arhivei (arhiva centrală) agenție guvernamentală, un organism local de autoguvernare, o organizație - o sursă de achiziție a unui stat, arhiva municipală sunt determinate de regulamentul aprobat de șeful organizației.

Notă

Noile Reguli nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie secret de stat.

Secțiunea II. Organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație

Definește conceptul de fond de arhivă al organizației și tipurile de fonduri de arhivă ale organizației.

Fondul arhivistic al organizației face parte din fondul documentar, inclusiv documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse, documente privind personalul și documente cu perioade de stocare temporară (peste 10 ani) incluse în evidențele arhivei. Fondul arhivistic este supus păstrării în arhiva organizației.

Tipuri de fonduri de arhivă ale organizației:

fondul de arhivă al organizației, constând din documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă;
un fond comun de arhivă, constând din documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse constituite în cursul activităților a două sau mai multe organizații și alte documente de arhivă care au legături condiționate istoric și/sau logic între ele;
o colecție de arhivă formată din documente de arhivă individuale de diverse origini, unite după una sau mai multe caracteristici (tematice, de autor, specifice, obiect etc.).

Depozitarea documentelor pe hârtie. Clauza 2.9 din noile Reguli subliniază: documentele de arhivă sunt stocate în mod sistematic în cadrul fondului arhivistic. Unitatea de sistematizare a documentelor fondului arhivistic din arhiva organizației este unitatea de depozitare. Regulile definesc, de asemenea, semnele de sistematizare a unităților de depozitare ale fondului de arhivă:

structurale (apartenența unităților de depozitare la divizii structurale ale organizației);
cronologic (pe perioade sau date cărora le aparțin unitățile de depozitare);
funcționale, sectoriale, tematice, subiect-întrebare (ținând cont de funcțiile organizației, subiecte sau probleme legate de conținutul unităților de depozitare);
nominal (după forma clericală - tipuri și soiuri de documente);
corespondent (pentru organizații, ca urmare a corespondenței cu care s-au format unități de depozitare);
geografice (în funcție de anumite teritorii, aşezăriși alte obiecte geografice cu care se asociază conținutul documentelor, autorii acestora, corespondenții);
ale autorului (după numele organizațiilor sau numele cetățenilor care sunt autori de documente).

Sunt stabilite cerințe pentru asigurarea siguranței documentelor (condiții normative (optime) de păstrare a documentelor; plasarea rațională a documentelor în arhivă; verificarea disponibilității și stării documentelor, procedura de căutare a documentelor), inclusiv caracteristici de stocare a documentelor electronice

Stocarea documentelor electronice. Regulile definesc conditii obligatorii pastrarea urmatoarelor documente:

prezența în arhiva organizației a cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (copiile principale și de lucru trebuie să fie pe dispozitive fizice diferite);
disponibilitatea instrumentelor tehnice și software concepute pentru a reproduce, copia, converti și migra documente electronice, controla starea lor fizică și tehnică;
asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

Formatul documentelor electronice text transferate pentru stocare în arhiva organizației - sursa de achiziție a arhivelor de stat și municipale - PDF/A.

Regulile prevăd că, în cazul unei modificări a mediului software și hardware și al învechirii formatelor informatice, al deteriorării suportului, arhiva organizației efectuează lucrări de conversie a documentelor electronice în noi formate și/sau pe noi suporturi.

Pe lângă prevederile avute în vedere, această secțiune stabilește procedura de verificare a disponibilității și stării documentelor de arhivă (clauza 2.39-2.43), organizarea căutării documentelor nedepistate (clauza 2.44), procedura de eliberare a documentelor din arhive (clauza 2.45). -2.48), precum și procedura de asigurare a securității documentelor de arhivă în timpul Situații de urgență(Secțiunea 2.49).

Verificarea disponibilității și stării documentelor pe hârtie. Realizat în arhiva organizației de către o comisie sau cel puțin doi angajați cel puțin o dată la 10 ani, documente electronice - cel puțin o dată la 5 ani.

Conform clauzei 2.11.5 din Ordinul din 2007, verificări extraordinare unice ale disponibilității și stării tuturor documentelor din arhiva organizației sau ale acestora. părți separate(grupe) au loc:

când dezastre naturale, mișcări în masă și alte circumstanțe, în urma cărora documentele de arhivă pot fi pierdute sau deteriorate,
la schimbarea şefilor de arhive.

Pe baza rezultatelor auditului se întocmesc următoarele acte:

verificarea disponibilității și stării documentelor de arhivă (Anexa nr. 3);
privind erorile tehnice din documentele contabile (dacă există) (Anexa nr. 4);
despre descoperirea de documente (nelegate de acest fond, necontabilizate) (Anexa nr. 5).

Procedura de eliberare a documentelor din arhive. Documentele se eliberează pe baza permisiunii scrise a șefului arhivei organizației sau a adjunctului acestuia (dacă arhiva este o instituție), șefului unității structurale a organizației (dacă arhiva este o unitate structurală):

angajații diviziilor structurale ale organizației;
judiciar, de aplicare a legii și altele organisme autorizateîn la momentul potrivit;
alți utilizatori la cerere scrisă.

Termenul de eliberare a documentelor din arhivă nu trebuie să depășească:

o lună - pentru utilizare de către angajații organizației și alți utilizatori;
șase luni - către organele judiciare, de drept și alte organe abilitate.

Este posibilă prelungirea perioadei de eliberare a documentelor - cu permisiunea șefului organizației pe baza unei confirmări scrise a utilizatorului cu privire la păstrarea / păstrarea documentelor.

Documentele electronice se eliberează din arhivă sub formă de copii electronice sau copii pe hârtie.

Nu se eliberează documente din arhive:

dacă există un fond de utilizare;
în stare fizică proastă.

Secțiunea III. Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație

Dedicat întrebărilor câteva documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă în organizatii.

După cum se stabilește în clauza 3.1 din noul Regulament, toate documentele stocate în arhiva organizației, inclusiv documentele privind personalul, copiile documentelor din fond pentru utilizare (dacă există) și inventarele cazurilor și documentelor sunt supuse contabilității.

Principalele unități contabile ale documentelor de arhivă sunt:

Fiecărei unități de stocare i se atribuie un număr de cont, care face parte din cifrul de arhivă.

Dicționarul nostru

Cifru de arhivă- o denumire aplicată în colțul din stânga jos fiecărei unități de depozitare în vederea asigurării contabilității și identificării - constă în: numărul fondului de arhivă; numerele de inventar de dosare, acte; numărul unității de depozitare.

Cifrul de arhivare al documentelor electronice stocate pe suporturi electronice separate este indicat pe insertul inclus în cutia media. Cifrul de arhivă al documentelor electronice stocate în Sistem informatic arhiva, face parte din metadescrierea (elementul de descriere obligatoriu) a containerului de documente electronice.

Informațiile despre unitățile contabile ale arhivei sunt reflectate în documentele contabile. O nouă prevedere a Regulilor în organizarea contabilității documentelor este prevederea privind alocarea a două grupe de documente contabile în arhiva organizației: principale (obligatorie) și auxiliare.

Componența principalelor documente contabile (obligatorii) ale arhivei organizației include:

carnetul de contabilitate pentru primirea și încuviințarea dosarelor, documentelor (Anexa nr. 11);
lista fondurilor (Anexa nr. 12);
fișa fondului (Anexa nr. 13);
inventar dosare, acte (anexele nr. 14-16);
registrul inventarelor (Anexa nr. 19).

Formele de inventariere a dosarelor electronice sunt date în anexele nr. 17, 18 la noul Regulament.

Alcătuirea documentelor contabile auxiliare nu este reglementată, fiecare arhivă având dreptul de a utiliza ca auxiliare acele formulare contabile de care are nevoie datorită specificului documentelor aflate în depozit, sau din alte motive.

Regulile stabilesc, de asemenea, că arhiva organizației poate păstra înregistrări într-un mod automat, folosind baze de date contabile (DB) (vezi clauza 3.13). Bazele de date contabile ale arhivei organizației - sursa de achiziție a arhivei de stat (municipale) trebuie să fie compatibilă cu bazele de date contabile corespunzătoare ale arhivelor de stat (municipale) și organelor de conducere arhivistice.

Secțiunea IV. Completarea arhivei cu documente din Fondul Arhivistic al Federației Ruse și alte documente de arhivă

dedicat probleme de completare a arhivei organizației cu documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă. Achiziționarea arhivei organizației este o completare sistematică a arhivei cu documente ale diviziilor structurale ale organizației.

S-a stabilit că documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse și documentele cu perioade de depozitare temporare (peste 10 ani), inclusiv. documentele privind personalul sunt transferate în arhiva organizației nu mai devreme de un an și nu mai târziu de trei ani de la finalizarea cazurilor în munca de birou. Excepție fac documentele privind personalul angajaților civili și municipali de stat concediați din serviciu - acestea sunt transferate în arhiva organizației după 10 ani de la data concedierii angajaților.

Notă

Cazurile de perioade de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv), așa cum s-a stabilit de mult în practica arhivelor organizațiilor, nu sunt transferate în arhivă, sunt stocate în diviziile structurale ale organizației și după expirarea perioadele de depozitare sunt supuse distrugerii în modul prescris.

Noile Reguli prevăd că cazurile sunt transferate în arhiva organizației după o examinare a valorii lor. Din acest motiv, această secțiune stabilește procedura pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor, pregătirea cazurilor pentru transferul în arhiva organizației, întocmirea inventarelor cazurilor diviziilor structurale, pe baza cărora cazurile sunt transferate la arhivă. al organizației și, de asemenea, subliniază că înainte de examinarea valorii documentelor în modul prescris, documentele de distrugere sunt interzise.

Prevederile secțiunii atrag atenția asupra faptului că în ședință se analizează inventarele cazurilor de depozitare permanentă și personal, acte de distrugere a documentelor. comisie de experti(CE), de obicei simultan. Pe baza rezultatelor luării în considerare, CE coordonează inventarele de cazuri, documentele de depozitare permanentă și personalul, și acționează cu privire la alocarea documentelor în vederea distrugerii.

Organizațiile - sursele de achiziție ale arhivei de stat (municipale) depun inventare ale dosarelor documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă și personalului (secții anuale), agreate de CE organizației, spre examinare de către comisia de expertiză (EPC) a instituției arhivistice. :

perioada de depozitare permanenta - pentru aprobare;
asupra personalului - pentru acord.

După inventarierea dosarelor, documentele sunt aprobate și agreate de către EPC, aceste inventare și actul privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării sunt aprobate de șeful organizației. În plus, cazurile repartizate în temeiul actului spre distrugere pot fi distruse.

Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse nu ar trebui să coordoneze inventarele de cazuri de către personal cu EPC al instituției de arhivă.

Notă

Clauza 4.13 din noile Reguli stabilește că fișierele electronice cu perioade de stocare expirate sunt supuse alocarii spre distrugere pe bază generală, după care sunt distruse fizic sau distruse de software și hardware cu mențiunea corespunzătoare în act.

O atenție deosebită în această secțiune a Regulamentului este acordată nomenclaturii afacerilor organizației. Conform principiilor sale principale:

fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în dosare (fișe electronice) și este principalul document contabil care reflectă componența și organizarea fondului documentar al organizației;
stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor, documentelor cu perioadele de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), precum și pentru evidența cazurilor de perioade de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);
se elaborează pe baza listelor standard, departamentale și de altă natură de documente care indică perioadele de păstrare, alte acte normative de reglementare, precum și nomenclaturi standard și exemplare de cazuri;
se întocmește în forma prescrisă (Anexa nr. 25) pe baza nomenclatoarelor cazurilor de diviziuni structurale (Anexa nr. 26).

Organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), o dată la cinci ani, coordonează nomenclatorul cauzelor cu CEC (CE) al organizației și îl înaintează spre aprobare de către EPC relevant sau arhiva (municipală) de stat, în conformitate cu cu puterile care i-au fost acordate. Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse aprobă singur nomenclatorul cazurilor.

Regulile stabilesc ordinea Instruire pentru transfer la arhiva organizarii documentelor electronice. În special, se prevede că se întocmesc inventare separate pentru unitățile de stocare a documentelor electronice de stocare permanentă, perioade de stocare temporară (peste 10 ani), incl. de către personal. Formele de inventariere a dosarelor electronice, după cum am spus deja, sunt date în anexele nr. 17, 18 la noul Regulament.

Secțiunea V. Organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației

Această secțiune stabilește regulile privind organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației. Principalele prevederi ale Regulilor din această parte sunt următoarele:

Notă

Noile Reguli determină formele de utilizare a documentelor de arhivă. Principalele sunt:

suport informațional al angajaților organizației;

executarea cererilor utilizatorilor, incl. anchetele cetăţenilor de natură socială şi juridică;

eliberare de documente și dosare pentru uz temporar, furnizarea de copii ale documentelor de arhivă la cererea utilizatorilor, incl. sub formă de documente electronice.

O atenție deosebită în noile Reguli este acordată organizării muncii cu solicitările utilizatorilor. Definit:

tipuri de cereri (de natură tematică și socio-juridică);
cerințe pentru o cerere scrisă (forma acesteia, compoziția informațiilor care trebuie să fie conținute în cerere);
procedura de lucru cu solicitările (termene de înregistrare, luare în considerare, redirecționare a cererilor non-core, pregătirea răspunsurilor la solicitările utilizatorilor sub forma unei referințe de arhivă, un extras de arhivă și o copie de arhivă);
caracteristici ale organizării muncii cu solicitări primite prin internet.

Noile Reguli definesc cazurile în care arhiva poate refuza eliberarea documentelor de arhivă:

disponibilitatea unui fond de utilizare;
starea fizică proastă a documentelor;
documentele nu au trecut descrierea științifică și proiectarea tehnică (până la finalizarea acestor lucrări);
restricții de utilizare stabilite de legislația Federației Ruse sau de inițiatorul fondului.

R secțiunea IV. Transferul documentelor organizației pentru păstrare în arhiva statului (municipală).

Stabilește procedura de transfer a documentelor organizației spre păstrare în arhiva statului (municipală). Această secțiune stabilește că:

organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) după expirarea stocării temporare a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse în arhivă, organizațiile le transferă pentru stocare permanentă în arhiva de stat (municipală) corespunzătoare, în conformitate cu Regulile nr. 19;
Organizațiile de stat și non-statale care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) pot transfera documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse, constituit în activitățile lor, în arhivele de stat (municipale) pe baza unor acorduri.

Noile Reguli stabilesc procedura pentru transferul documentelor. Aceștia subliniază că documentele sunt transferate pentru păstrare permanentă în mod ordonat cu aparatul științific de referință corespunzător, iar transferul documentelor la arhiva statului (municipală) se formalizează printr-un act de acceptare și transfer de documente pentru păstrare (Anexa nr. 30). ).

Secțiunea VII. Transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației

Specifică ordinea transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației. Această secțiune stabilește că transferul documentelor organizației lichidate este în sarcina comisiei constituite pentru transferul afacerilor și proprietății.

În cazul lichidării organizațiilor - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), în comisia de lichidare este inclus un reprezentant al arhivei de stat (municipale).

La schimbarea șefului arhivei organizației (persoana responsabilă cu arhiva organizației), acceptarea și transmiterea documentelor din arhiva, contabilitate și aparat de referință științifică acestora se efectuează conform actului.

rezumat

1. Noile Reguli sunt complexe reguli, care acoperă toate procesele principale efectuate de arhiva organizației:

organizarea depozitării documentelor,
arhivarea documentelor,
arhivarea documentelor
utilizarea documentelor de arhivă.

2. Deoarece aceste Reguli sunt un document normativ, este posibil ca în procesul de aplicare în practică a acestuia să fie nevoie de un supliment metodologic la document (elaborarea de recomandări, instrucțiuni conform Regulilor în ansamblu sau secțiuni separate reguli).

3. Principala diferență fundamentală dintre noile Reguli și alte documente este că aceste Reguli sunt un document normativ. Regulile de bază din 2002 sunt de natură consultativă, Regulile de bază din 1985 au fost un document normativ și metodologic. Din acest motiv, noile Reguli au un domeniu de aplicare mult mai restrâns: ele conțin doar acele prevederi (reguli, cerințe) care trebuie aplicate în fara esec. Orice altceva – adică cum să se facă – este la cheremul arhiviștilor.

4. Putem spune că cerințele au devenit mai puține. Numărul de formulare de documente care sunt obligatorii a fost redus. Anterior, erau peste 40: în Regulile de bază nr. 263 - formulare 44, în Regulile de bază - 48, acum, în noile Reguli - 30. Aceasta înseamnă că arhivele pot folosi formularele proprii dacă este necesar. În practică, așa a fost.

5. Noile Reguli se axează în primul rând pe organizațiile care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, dar acest lucru nu este precizat direct în document, așa că ar fi mai corect să spunem că regulile se adresează organizațiilor care au arhiva proprie.

Aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 5 septembrie 1985 nr. 263 (în continuare - Regulile de bază din 1985). De fapt, și-au pierdut forța odată cu publicarea ordinului Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526, care a aprobat noile Reguli pe care le luăm în considerare în articol.