Sistem unificat de gestionare a documentației usd. Unificarea documentelor și a sistemelor de documentare unificate

Un set de documente interconectate prin semne de trecere, scop, tip, domeniu de activitate, cerințe unificate la design, se numește sistem de documentare.Sistem de documentare unificat(USD) - un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. Scopul creării unui DDD este definirea și stabilirea unei alcătuiri raționale a formelor documentelor, precum și a unui set de indicatori tehnici, economici și sociali interconectați în acestea.

Principalele obiective ale creării unui DDD sunt: 1) stabilirea unor cerințe uniforme pentru procedura de dezvoltare, aprobare și înregistrare forme unificate documente; 2) eficientizarea fluxurilor de informații din economia națională, asigurarea interacțiunii sistemelor automate de prelucrare a datelor bazate pe utilizarea pe scară largă mijloace moderne tehnologia comunicațiilor, informatică și organizațională; 3) excluderea formelor de documente care fac posibilă colectarea, transferul și prelucrarea informațiilor care nu sunt cauzate de nevoile efective ale managementului, reducând numărul de documente.

Conform clasificatorului integral rusesc al documentației de management OK 011-93 (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299) În prezent, există nouă sisteme de documentare unificate:

1) un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

2) un sistem unificat de documentație contabilă primară;

3) un sistem unificat de documentație bancară;

4) un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare instituţiile bugetareși organizații;

5) un sistem unificat de raportare și documentare statistică;

6) un sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

7) un sistem unificat de documentație de muncă;

8) sistem de documentare unificat fond de pensie Federația Rusă;

9) sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

24. Evaluarea calitatii produselor consta in stabilirea conformitatii produselor cu anumite cerinte. Această corespondență se determină pe baza comparării în diferite moduri a indicatorilor produselor evaluate cu cei de bază, ca rezultat obțin:

1. Apare depășește nivelul cerut;

2. Corespunde nivelului cerut;

3. Inferior nivelului cerut.

Rezultatele evaluării pot fi utilizate:

1. La dezvoltarea de noi produse;

2. La fundamentarea cerințelor prevăzute în caietul de sarcini pentru dezvoltarea produsului.

3. La elaborarea documentelor de reglementare;

4. La înlocuirea produselor;

5. La formarea unei oferte de export si import.

Schema generala

Selectarea unui model de bază

Clasificarea produselor industriale în funcție de semnele utilizării lor și clasificarea indicatorilor de calitate a produselor în funcție de proprietățile acestora

Produsele consumate aparțin primei categorii (sunt produse a căror utilizare, dacă eșuează sau are o valoare scăzută a indicatorilor de calitate, poate duce la consecințe catastrofale).

Material- obiectul iniţial de muncă consumat pentru fabricarea produsului.

Produs- rezultatul material al muncii, care nu este un produs și este destinat utilizării și exploatării produselor.

Produs- o unitate de produs, a cărei cantitate poate fi încărcată pe bucăți.

Consumabil- o unitate de producție, care se calculează folosind valori continue (kilogram, metru etc.), dar în același timp este neapărat produsă în ambalaje industriale.

Clasificarea indicatorilor de calitate a produselor.

Există o împărțire a indicatorilor de calitate a produselor în două grupuri:

1. indicatori unici

2. indicatori complexi

În același timp, ambele pot fi atribuite indicatorilor estimați și celor de bază.

Toți indicatorii sunt relativi, deoarece evaluarea se realizează prin compararea valorii măsurate cu un nivel de referință prestabilit.

Principalele grupuri de indicatori

1. Indicatori de scop: aceștia includ indicatori care caracterizează proprietățile funcționale ale obiectului, i.e. indicatori de compoziție, structură, performanță.

2. Indicatori economici: acest grup de indicatori caracterizează conformitatea produsului cu cerințele economice, precum și conformitatea produsului cu posibilitățile de interacțiune informațională cu o persoană.

3. Indicatori estetici: caracterizează expresivitatea informaţională, raţionalitatea formelor şi integritatea compoziţiei (place sau displace).

4. Indicatori ergonomici: caracterizează ușurința de execuție și confortul în utilizare.

5. Indicatori economici: împărțiți în trei grupe

Fizice (nivel de praf, vibrații electromagnetice)

Chimice (emisii toxice)

Microbiologic (nivelul de patogenitate al microorganismelor eliberate în timpul diferitelor sinteze).

6. Performanță de siguranță: împărțit în

Mecanic (nivel de vibrație)

Termic

Electric

Inflamabil și exploziv

Biologic

7. Indicatori de brevet-legale: acest grup caracterizează gradul de protecție prin brevet al unui obiect.

8. Indicatori de fabricabilitate: acest grup este împărțit în indicatori principali și suplimentari.

Principalele includ intensitatea muncii, costul, consumul de materiale.

Suplimentar includ - coeficientul de utilizare al materialului, eficiența produsului.

9. Indicatori de transportabilitate: dimensiunile de gabarit, greutatea, intervalul de temperatura, umiditatea, intensitatea muncii in timpul descarcarii si transportului.

10. Indicatori de servicii: caracterizează nivelul și calitatea service post-vânzare, precum și îndepărtarea centrelor de servicii.

11. Indicatori de fiabilitate: fiabilitatea este una dintre cele mai importante calități ale produselor, cu cât produsul este mai responsabil, cu atât cerințele de fiabilitate pentru acesta sunt mai mari.

25. 4. Baza tehnică a suportului metrologic. Elemente baza tehnica MO. Conținutul, semnificația și rolul lor în formarea bazei tehnice a MO. Sisteme de standarde de stat ale unităților de mărime fizică și transmitere a dimensiunilor unităților de mărime fizice.Testarea și aprobarea tipului de instrumente de măsurare, certificarea metrologică a instrumentelor de măsură nestandardizate. Verificarea și calibrarea instrumentelor de măsură ca elemente ale bazei tehnice a MO. Sistem de mostre standard de compoziție și proprietăți ale substanțelor și materialelor. Sistem de date standard de referință privind constantele fizice și proprietățile substanțelor și materialelor.

STANDARDIZARE

1. Standardizarea este unul dintre mijloacele eficiente de organizare publică, industrială și relaţiile economiceîn societate.Definiție dată de Organizația Internațională de Standardizare (ISO) și Comisia Electrotehnică Internațională (IEC): Standardizare- activitati care vizeaza atingerea gradului optim de eficientizare intr-o anumita zona prin stabilirea unor prevederi de utilizare generala si reutilizabila in raport cu sarcinile reale sau potentiale.Cele mai importante rezultate ale unor astfel de activitati sunt: cresterea gradului de conformitate a produselor, proceselor si serviciilor. la scopul lor funcțional; -eliminarea barierelor comerciale; -promovarea progresului științific și tehnologic și a cooperării. - În 2002, a fost adoptată legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică”, care dă următoarea definiție a standardizării. Standardizare- activitati de stabilire a regulilor si caracteristicilor in scopul reutilizarii voluntare a acestora, care vizeaza realizarea ordinii in domeniile productiei si circulatiei produselor si cresterea competitivitatii produselor, lucrarilor si serviciilor.Standardizarea se realizeaza in scopul: 1. Creșterea nivelului de siguranță a vieții sau sănătății cetățenilor, proprietății persoanelor fizice sau juridice, siguranța mediului, siguranța vieții sau a sănătății animalelor și plantelor, promovarea conformității cu cerințele reglementărilor tehnice.2. Creșterea nivelului de securitate al dotărilor, ținând cont de riscul de urgente caracter natural şi tehnic.3. Asigurarea progresului științific și tehnologic.4. Cresterea competitivitatii produselor, lucrarilor si serviciilor.5. Utilizarea raţională a resurselor.6. Compatibilitate tehnică și informațională.7. Comparabilitatea rezultatelor cercetării și măsurătorilor, datelor tehnice, economice și statistice.8. interschimbabilitatea produsului. Interschimbabilitatea este adecvarea unui produs, proces sau serviciu pentru utilizare în locul altui produs, proces sau serviciu în vederea îndeplinirii acelorași cerințe.Pentru atingerea obiectivelor standardizării interne se formulează principalele sarcini ale standardizării: 1. Asigurarea înțelegerii reciproce între dezvoltatori, producători, vânzători și consumatori.2. Stabilirea cerinţelor pentru calitatea produsului, ţinând cont de siguranţa acestuia.3. Stabilirea normelor si regulilor metrologice, cerinte de compatibilitate, interschimbabilitate, cerinte pentru procese tehnologice.4. Asigurarea problemelor de standardizare în toate etapele ciclu de viață produse.5. Îmbunătățirea sistemului suport informativîn domeniul standardizării.Standardizarea ca știință tehnică se bazează pe prevederile și principiile inițiale care sunt stabilite în Legea federală a Federației Ruse din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ și GOST R 1.0–2004. Standardizarea în Federația Rusă. Dispoziții de bază.

Principii de bază ale standardizării:

1. Elaborarea documentelor de standardizare pe baza consensului (consimțământului) tuturor părților interesate; 2. oportunitatea elaborării unui standard din punct de vedere al necesității sociale, tehnice și economice; 3. Prioritatea în dezvoltare o constituie standardele care contribuie la asigurarea siguranței vieții, sănătății oamenilor și proprietăților, protecției mediu inconjurator, asigurand compatibilitatea si interschimbabilitatea produselor.4. Complexitatea standardizării obiectelor interconectate;5. Stabilirea cerințelor și neambiguitatea acestora față de principalele proprietăți ale obiectului standardizării, care pot fi verificate în mod obiectiv; 6. Aplicare voluntară standarde;7. Considerare maximă în elaborarea standardelor de interese ale părților interesate;8. Utilizarea standardelor internaționale ca bază pentru elaborarea standardelor naționale;9. Inadmisibilitatea creării de obstacole în calea producerii și circulației produselor sigure, comerțului internațional; 10. Inadmisibilitatea stabilirii unor standarde contrare reglementărilor tehnice.

2. Să enumeram principiile de bază ale standardizării.1. Principiul standardelor voluntare este implementat în procesul de luare a unei decizii privind aplicarea standardului. Dacă s-a decis aplicarea oricărui standard, atunci entitatea economică este obligată să-și desfășoare activitățile în așa fel încât să respecte pe deplin standardul adoptat.2. Atunci când se elaborează și se aprobă standarde, ar trebui să se ia în considerare interese legitime persoanele interesate.3. Standardele naționale ar trebui să se bazeze pe standardele internaționale. Acest principiu poate să nu fie îndeplinit dacă aplicarea Standardelor Internaţionale ca bază a standardelor naţionale este recunoscută ca fiind imposibilă.4. Standardizarea nu trebuie să interfereze cu circulația normală a mărfurilor mai mult decât este necesar pentru implementarea acesteia.5. Toate elementele unui sistem standardizat trebuie să fie compatibile.6. Toate standardele adoptate trebuie să fie cât mai dinamice, adică să se adapteze în timp util la realizările progresului științific și tehnologic.7. Standardizarea trebuie să fie eficientă, adică standardizarea trebuie să producă fie un efect economic, fie unul social.8. Standardele nu trebuie să fie în contradicție între ele sau reglementările tehnice, nu trebuie să creeze bariere în comerțul internațional.9. Toate standardele trebuie să fie clar articulate și nu trebuie să fie deschise la ambiguitate.10. Standardele pentru produsele finite ar trebui să fie direct legate de standarde părțile constitutive sau materii prime din care acest produs a fost făcută.11. Standardizarea trebuie realizată în așa fel încât implementarea standardelor stabilite să poată fi verificată în mod obiectiv în viitor.Principalele metode de standardizare sunt: 1) ordonarea obiectelor de standardizare; 2) standardizarea parametrică; 3) standardizarea avansată; 4) produs. standardizare; 5) standardizare complexă; 6) agregare

3. În sistemul de standardizare, standardele care reglementează valoarea numerică a parametrilor produsului, așa-numitele serii parametrice, au o importanță semnificativă. Astfel de standarde definesc gama de produse în același scop: un număr de puteri nominale ale unui anumit tip de motor, un număr de mărimi de pantofi dintr-un anumit stil etc. Standardele parametrice sunt construite pe baza unei serii de numere preferate. Aceste serii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe: să fie infinite atât în direcția numerelor mici, cât și în direcția numerelor mari; să includă una și toate valorile care sunt multipli de zece. fi suficient de ușor de reținut.Seria de numere preferată este de obicei reprezentată prin termeni ai unei progresii aritmetice sau geometrice. Un exemplu de serie parametrică construită pe principiul progresiei aritmetice este o serie de fire metrice. O proprietate pozitivă a unei astfel de serii este constanța diferenței dintre termenii învecinați, iar dezavantajul este neuniformitatea, deoarece raportul termenilor învecinați scade pe măsură ce valoarea unui membru al unei astfel de serii crește. Prin urmare, în regiunea valorilor mari ale parametrului, numărul de valori ale seriei este supraestimat în mod nerezonabil. Acest lucru obligă să recurgă la serii derivate, de exemplu, folosind întreruperi de serie. Aceasta este o serie de fire metrice: M1, M2, M3, M4, M5, M6, dar M8, M10, M12... O progresie geometrică nu are acest dezavantaj; raportul termenilor adiacenți este întotdeauna constant și egal cu numitorul progresiei. Dezavantajul unei progresii geometrice este că caz general membrii săi nu sunt multipli de zece și necesită rotunjire.Dezavantajele serielor bazate pe o progresie geometrică sunt mai puțin semnificative decât cele ale uneia aritmetice, prin urmare, conform recomandărilor Organizației Internaționale de Standardizare (ISO), actualul GOST- 8032-56 presupune construirea unor serii parametrice bazate pe progresii geometrice. Aceste linii au fost dezvoltate în sfârşitul XIX-lea secole de ofițerul francez C. Renard și a primit numele de seria lui Renard.Seriile lui Renard sunt construite cu numitori ai unei progresii geometrice ; ;

;

Primele patru rânduri sunt principalele, rândul R80 este unul suplimentar. Evaluările rândurilor sunt următoarele: R5 - 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3, R10 - 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 - 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5,0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.

Seriile R40 si R80 sunt construite similar.Seria Renard prezinta urmatoarele caracteristici: - diferenta relativa intre membrii seriei ramane constanta si este egala cu numitorul progresiei;numarul de membri ai seriei este egal cu indice de rădăcină; fiecare rând următor include toate numerele celui precedent; infinitul se realizează prin înmulțirea cu 10, 100, 1000 sau cu 0,1, 0,01, 0,001 etc.; produsul sau coeficientul a doua numere dintr-o serie da numarul cuprins in aceasta serie.De remarcat ca, incepand de la seria R10, in seria numerelor preferate exista un numar 3,15, apropiat de p. Prin urmare, circumferințele și ariile cercurilor pot fi exprimate și cu suficientă acuratețe prin numere preferate.În practică se pot folosi serii derivate, care se obțin prin selectarea a n membri ai seriei, limitând limitele superioare și inferioare. Utilizarea serii derivate de numere preferate face posibilă realizarea unei limitări a dimensiunilor standard ale produselor și o reducere optimă a gamei acestora. Acesta din urmă face posibilă simplificarea producției de produse, simplifică unificarea, reduce gama de piese de schimb, i.e. creste eficienta economica a productiei.Constructia unui numar de parametri pentru produse necesita studierea urmatoarelor aspecte: Selectarea parametrilor principali, care sa reflecte principalele proprietati tehnice, operationale si tehnologice ale produsului. Parametrii principali nu ar trebui să limiteze posibilitatea de îmbunătățire și unificare a produsului. Este selectată o gamă de serie care acoperă volumul total al cererii pentru produse de acest tip. Aceasta ține cont de experiența existentă, atât internă, cât și internațională, de posibilitatea de agregare, de perspectivele de dezvoltare a producției. Se determină intervalele dintre membrii seriei (gradația seriei). V cazuri individuale intervalele pot fi diferite, i.e. se formează un rând de densitate variabilă.Se face o justificare economică a alegerii unui rând pentru a determina alegerea unui rând pentru a determina numărul optim de dimensiuni standard la care costurile de fabricaţie şi exploatare vor fi minime.

Se folosesc și serii parametrice, construite nu pe baza progresiilor aritmetice sau geometrice, ci pe o bază diferită. Un exemplu tipic este seria parametrică de frecvențe de rotație a mașinilor electrice sincrone și vitezele sincrone ale motoarelor asincrone. Aceste valori depind de frecvența rețelei de alimentare și de numărul de perechi de poli.

În unele cazuri, pot fi folosite serii de numere preferate, construite pe baza progresiilor geometrice, dar diferite de seria lui Renard. Acestea sunt seria de rezistențe nominale ale rezistențelor. Aceste serii sunt desemnate EN, unde N este numărul de valori nominale din fiecare interval zecimal și reprezintă progresii geometrice cu numitor

Conform recomandărilor Comisiei Electrotehnice Internaționale (IEC) și standardelor interne actuale, valorile rezistenței rezistențelor cu o toleranță de ± 5% sau mai mult corespund seriilor E3, E6, E12 și E24 și cu o toleranță mai mică de ± 5% - la seriile E48, E96 și E192. Tensiunile nominale ale unui curent alternativ trifazat în regiunea de joasă tensiune reprezintă o serie cu numitorul Ö3, ținând cont de raportul dintre liniar și fază tensiuni atunci când sunt pornite conform circuitului ²stea² sau ²triunghiul².

15. Rolul principal în dezvoltarea societății informaționale revine standardelor internaționale, create pe baza a șase principii definite de Organizația Mondială a Comerțului (OMC): deschiderea, transparența, imparțialitatea și consensul, eficiența și oportunitatea, coerența și orientarea spre dezvoltare. . În acest sens, în Rusia, se lucrează la dezvoltarea și îmbunătățirea internă cadrul de reglementareîn domeniul tehnologiilor informaţionale şi al sistemelor informaţionale şi de telecomunicaţii.

Crearea și implementarea sistemelor informaționale și de telecomunicații (IS) de diferite niveluri și scopuri bazate pe utilizarea tehnologiilor informaționale moderne (IT), integrarea resurselor informaționale, de calcul, telecomunicații și utilizarea tehnologiei sistemelor deschise este o activitate complexă, complexă. , problemă intersectorială, multidimensională și multidimensională. În soluția sa, unul dintre locurile cheie îl ocupă standardizarea în domeniul IT și, mai ales, introducerea metodelor de standardizare funcțională. Aceste metode permit utilizarea standardelor și profilurilor funcționale (inclusiv profiluri pentru proiecte specifice IS) pentru a identifica grupuri de standarde de bază împreună cu caracteristici opționale, cerințe și parametri necesari pentru a îndeplini funcțiile implementate de IS specific în diferite domenii de activitate.

În prezent, marea majoritate a IS din toate clasele și scopurile sunt construite pe baza tehnologiei sistemelor deschise. Esența sa constă în utilizarea interfețelor standard între componentele hardware și software eterogene ale sistemelor. Tehnologia sistemelor deschise stă la baza creării infrastructurii la toate nivelurile - de la întreprindere și industrie la infrastructura națională de informații. În plus, asigură integrarea cu spațiul informațional global și, prin urmare, cu economia globală. Introducerea principiilor sistemelor deschise în toate etapele ciclului de viață al proiectării SI se bazează pe standardizarea tehnologiilor informaționale, care este un mecanism de integrare și un instrument puternic pentru gestionarea proceselor de dezvoltare a informatizării.

Politica științifică și tehnică în domeniul standardizării tehnologiilor informaționale și proiectării sistemelor în Rusia este următoarea (a se vedea diagrama):

I. crearea standardelor naționale fundamentale actualizate necesare și a altor documente de reglementare (prin aplicarea directă a documentelor de standardizare internaționale, regionale și străine) care definesc principiile fundamentale proceduri generale, prevederi și cerințe care pot fi utilizate în diverse domenii de activitate, iar în fiecare dintre ele pot fi selectați propriii parametri și cerințe opționale din standardele naționale de bază;
II. dezvoltarea de standarde funcționale (profiluri) care definesc subseturile sau seturile adecvate de standarde naționale de bază utilizate pentru a asigura implementarea unor procese, funcții și sarcini specifice SI, aplicabilitatea parametrilor opționali specifici din standardele naționale de bază și, de asemenea, stau la baza pentru dezvoltarea testelor de certificare pentru testarea si confirmarea conformitatii componentelor si mijloacelor sistemelor informatice.

Cu standardizarea în lume
La nivel internațional s-a format o puternică cooperare a organizațiilor care dezvoltă standarde în domeniul IT, printre care, în primul rând, ISO (International Organization for Standardization), IEC (International Electrotechnical Commission) și ITU (International Telecommunication Union) ar trebui menționat. Sectorul de Telecomunicații ITU (ITU T) a fost succesorul CCITT (Comitetul Consultativ Internațional de Telegrafie și Telefonie) din 1993. În 1987, ISO și IEC și-au fuzionat activitățile de standardizare IT, creând tehnologii ISO/IEC/JTC 1”, ale căror principale sarcina este de a dezvolta standarde IT de bază, indiferent de aplicațiile lor specifice. În ultimii ani, ISO/IEC/JTC 1 a interacționat activ cu o serie de comitete tehnice ISO, inclusiv:
TC 46 „Informații și documentații”;
TC 68 „Servicii bancare, de protecție și alte servicii financiare”;
TC 130 „Tehnologie grafică”;
TC 154 „Procese, elemente de date și documente în comerț”;
TC 171 „Depunerea documentelor aplicate”;
TC 176 „Managementul calității și asigurarea calității”;
TC 184 „Sisteme de automatizare industrială și integrarea acestora”;
TC 204 „Sisteme de informare și control în transport”;
TK 215 „Informatica în îngrijirea sănătății”.

Astăzi, majoritatea entităților economice din țările dezvoltate își direcționează activitățile către dezvoltarea managementului orientat pe proces a întregului ciclu de creare și exploatare a produselor lor. Sprijinul electronic pentru procesele de dezvoltare a produsului, producție, marketing, operare, service, modernizare și, în ultimă instanță, eliminare ar trebui efectuat pe baza unei abordări sistematice. Această abordare este asigurată de conceptul în curs de dezvoltare de utilizare a tehnologiilor GALS (Fig. 2).

Domeniul de activitate privind implementarea tehnologiilor GALS include:

– Dezvoltarea și implementarea tehnologiilor tehnice de traducere documentatia operationala v formular electronic, care îndeplinește cerințele standardelor GALS, la întreprinderile exportatoare de top.

– Dezvoltarea și aprobarea la întreprinderi a unui sistem electronic de gestionare a datelor privind produsul finit în procesul de proiectare, dezvoltare de tehnologii și pregătire tehnologică a producției (sisteme PDM).

– Dezvoltarea și implementarea la întreprinderi a sistemelor informatice standard pentru managementul calității produselor; sisteme informatice integrate pentru proiectare electronică, flux de lucru tehnologic și de producție; sisteme de suport integrate pentru produsele fabricate în toate etapele ciclului lor de viață.

Figura 2 - Ideile principale ale tehnologiilor GALS

16. Pentru implementare politici publiceîn dezvoltarea unui sistem unificat de clasificare și codificare, Guvernul Federației Ruse a aprobat o serie de rezoluții care descriu responsabilitatea organismelor federale putere executiva pentru introducerea clasificatorilor întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 1 noiembrie 1999 nr. 1212 a aprobat Regulamentul „Cu privire la dezvoltarea unui sistem unificat pentru clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale”, care a definit clasificatorii întregi ruși ai datelor tehnice. , informații economice și sociale. Prezentul regulament a devenit invalid în legătură cu publicarea Decretului Guvernului Federației Ruse din 10 noiembrie 2003 nr. 677 „Cu privire la clasificatorii întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale în domeniul socio-economic”.

Mai jos este lista actualizata clasificatorii întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale și organismele federale responsabile de introducerea lor.

Numele clasificatorului integral rusesc	organism federal puterea executivă, asigurând dezvoltarea, introducerea și aplicarea
Clasificator de standarde integral rusesc (OKS)	Rostekhregulirovanie
Clasificatorul integral rusesc al serviciilor pentru populație (OKUN)
Clasificatorul integral rusesc al informațiilor privind protecția socială a populației (OKISZN)
Clasificator de produse integral rusesc (OKP)
Clasificatorul integral rusesc al documentației de management (OKUD)
Clasificator rusesc al produselor și documentelor de proiectare (ESKD)
Clasificatorul întreg rusesc al activelor fixe (OKOF)
Clasificator de monede pentru toate rusele (OKV)
Clasificatorul întreg rus de unități de măsură (OKEI)
Clasificatorul întreg rus de informații despre populație (OKIN)
Clasificator rusesc al pieselor fabricate prin sudare, lipire, lipire și tăiere termică (OKD)
Clasificator tehnologic integral rusesc al pieselor de inginerie mecanică și instrumente (OTKD)
Clasificator tehnologic rusesc al unităților de asamblare de inginerie mecanică și instrumentare (OTKSE)
Clasificatorul întreg rusesc al țărilor lumii (OKSM)
Clasificatorul integral rusesc al informațiilor despre clasificatorii întregi ruși (OKOK)
Clasificator de organe în întregime rus puterea statuluiși management (OKOGU)
Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale (OKATO)	Rosstat
Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO)
Clasificatorul întreg rusesc al formelor de proprietate (OKFS)
Clasificatorul integral rusesc al formelor organizaționale și juridice (OKOPF)
Clasificator integral rusesc al teritoriilor municipii(OKTMO)
Clasificator de specii integral rusesc activitate economică, produse și servicii (OKDP)	Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei
Clasificatorul întreg rusesc al regiunilor economice (OKER)
Clasificatorul întreg rusesc al tipurilor de activitate economică (OKVED)
Clasificatorul întreg rus de specialități în educație (OKSO)	Ministerul Educației și Științei din Rusia
Clasificator rusesc al specialităților cu cea mai înaltă calificare științifică (OKSVNK)
Clasificator integral rusesc al elementului învăţământul profesional(OKNPO)
Clasificator de ocupații în întregime rus (OKZ)	Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei
Clasificatorul întreg rus de ocupații ale lucrătorilor, poziții ale angajaților și categorii de salarii (OKPDTR)
Clasificator rusesc al mineralelor și apelor subterane (OKPIiPV)	Roszheldor
Clasificator rusesc de tipuri de mărfuri, ambalaje și materiale de ambalare (OKVGUM)
Clasificatorul integral rusesc al resurselor hidroenergetice (OKGR)	Ministerul Energiei

17. Cele mai importante domenii prioritare de standardizare în inginerie mecanică sunt:

Complexitatea suportului normativ și tehnic în crearea, dezvoltarea și exploatarea noilor echipamente;

Îmbunătățirea cerințelor tehnice generale pe baza minimizării numărului acestora;

Optimizarea și formarea integrată în sistem a unui fond de documentație privind standardizarea în industrie;

Automatizarea suportului informatic pentru munca de standardizare;

Îmbunătățirea sistemului de testare și certificare a produselor de inginerie pe baza dezvoltării suportului său metrologic.

Fond standardele de statîn inginerie mecanică conține toate tipurile de standarde: de la standarde la parametri, dimensiuni, cerinte tehnice pentru anumite tipuri de produse până la cele terminologice. Cerințele pentru produsele de inginerie conțin standardele unui număr de sisteme tehnice generale, cum ar fi Sistemul de standarde de siguranță a muncii (SSBT), standardele de interschimbabilitate de bază (ONVZ), fiabilitatea în inginerie etc. De exemplu, standardele ONVZ, armonizate cu cele internaționale, stabiliți toleranțe, potrivirea, abaterile de formă și aranjarea suprafeței, parametrii filetului, precizia angrenajului și alți indicatori care asigură interschimbabilitatea, fără reglementarea cărora funcționarea ingineriei mecanice și a altor industrii ar fi practic imposibilă.

În prezent fond rusesc standardele naționale sunt mai mult de 5 mii de documente și îndeplinesc practic cerințele consumatorilor și producătorilor de produse de inginerie. Conform mai multor criterii, depășește chiar fondurile de standarde naționale ale țărilor industrializate, de exemplu, Franța, Marea Britanie și SUA.

Un exemplu de acoperire aproape completă a produselor de către cerințele cuprinzătoare ale standardelor pot fi tipuri de produse precum echipamente pentru metal și prelucrarea lemnului, lame, prelucrare și asamblare din metal, unelte abrazive și diamantate, echipamente tehnologice etc.

Proiectarea rațională, fabricarea și interschimbabilitatea produselor de inginerie sunt asigurate de un grup mare de standarde pentru produsele de inginerie generală: elemente de fixare, rulmenți, dispozitive hidraulice și pneumatice, conexiuni la conducte, precum și un set de standarde pentru standardele de interschimbabilitate de bază.

Rusia este un membru activ al aproape tuturor comitetelor tehnice ISO pentru produse de inginerie. Armonizarea standardelor interne și internaționale este printre domenii prioritare lucrările lui Rostekhregulirovanie. Nivelul de armonizare a standardelor rusești cu standardele internaționale pentru produsele de inginerie este în medie de 60%, iar pentru anumite tipuri de echipamente - până la 75%. Nivelul de armonizare a standardelor în anumite domenii ale ingineriei mecanice este următorul: industria mașinilor-unelte - 74%, inginerie agricolă - 61%, industria auto - 100%, inginerie electrică - 35%, fabricarea instrumentelor - 67%. Armonizarea se realizează ținând cont de cerințele industriei autohtone și de condițiile rusești de funcționare a mașinilor și mecanismelor. Se lucrează mult pentru armonizarea standardelor rusești cu standardele europene.

Sistem de documentare - ansamblu de documente interconectate în funcție de semnele de proveniență, scop, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru executarea acestora.

Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea acestora.

În vederea reducerii numărului de documente utilizate în activitățile de management, în vederea standardizării formelor acestora, a reducerii costurilor cu forța de muncă și materiale pentru întocmirea și executarea acestora, în vederea realizării uniformizării bazelor de informații, se lucrează la unificarea documentelor, crearea sisteme de documentare unificate (UDS).

Crearea sistemelor de documentare unificate se bazează pe uniformitatea compoziției și formei documentelor de management:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Sistem unificat de documentație bancară;

Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

Sistem unificat de documentare a muncii;

Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

Forma de consolidare juridică a unificării documentelor este standardizarea documente oficiale.

Standardizarea în domeniul managementului documentelor înseamnă stabilirea de formulare și cerințe la nivel național pentru documente care sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile. Aplicarea standardelor sporește cultura activităților moderne de management.

Unificarea și standardizarea documentelor de serviciu creează posibilitatea de a compila texte standard (șablon) pentru documentele care conțin informații identice și repetitive.

12. Etape şi metode de unificare a documentelor de gestiune. Principalele forme de prezentare a textelor unificate: text, șablon, tabel, chestionar

text document oficial denumită informație înregistrată prin orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului, care conține întreaga informație sau cea mai mare parte a vorbirii.

Scopul principal al unificării textelor este de a îmbunătăți documentația de management, de a accelera adoptarea deciziilor optime de management și, deci, de a crește eficiența generală a întregului proces de management.

Unificarea textelor permite:

1. Rezolvarea problemelor de eficientizare a alcătuirii documentelor organizației, fixând îndeplinirea aceluiași tip de funcții.

2. Reduceți costul creării documentelor. În special, s-a constatat că timpul de compilare și editare a unui text unificat este redus de 3-5 ori. Astfel, productivitatea muncii crește, se previne eficiența muncii în domeniul managementului, posibilitatea de a sări peste părțile necesare de informare.

3. Economisiți timp și efort necesar pentru citire, familiarizându-vă cu documentul, deoarece într-un text unificat creatorul documentului poate evidenția imediat informațiile cheie. Potrivit unor date, un text unificat este perceput aproape cu un ordin de mărime mai intens decât unul neunificat.

4. Șabloanele de text pentru documente unificate sunt ușor de utilizat pe computer sisteme automatizate munca de birou.

Există o serie de condiții necesare pentru unificarea textelor documentelor:

o În primul rând, este un numar mare de producție similară
și operațiuni de management. Ideea este că procesul de management este

Ø din functii de acelasi tip, a caror documentare este insotita de aparitia multor documente de acelasi tip. La rândul lor, astfel de documente generează constructe de limbaj stabile, repetitive. Ca urmare, numărul mijloacelor lingvistice ale documentelor de gestiune este limitat (două treimi din cuvinte și expresii sunt repetate în ele);

Ø Vocabularul documentelor de gestiune depinde de legislatie si
acte normative ale autorităților și administrației și este asociată cu necesitatea transferului în documente a formulărilor legale exacte;

Ø documentele oficiale, oficiale sunt saturate cu terminologie speciala;

Ø se caracterizeaza prin vocabular neutru;

Ø În fine, textele grupurilor individuale de documente au aceeași structură.

Unificarea textelor constă în stabilirea unei forme unice de exprimare lingvistică care să transmită cel mai exact conținutul unor situații sau acțiuni manageriale repetate în mod regulat.

metoda principala unificarea textelor documentelor oficiale este alocarea de informaţii constante şi variabile. Informația constantă este informația care se repetă în toate documentele create în situații similare de management, informația variabilă este informația care vă permite să distingeți situațiile de management repetitive unele de altele.

Informațiile permanente sunt înregistrate într-o formă unificată a unui document, constituind o parte neschimbătoare, repetitivă a textului. În forma unificată a documentului, trebuie oferit spațiu liber pentru înregistrarea modificărilor, a informațiilor noi.

Pentru a putea separa informația constantă de variabilă este necesar să existe cel puțin mai multe documente de același tip și același scop, create în situații similare de management.

Numai analize documente specifice oferă o bază pentru separarea informațiilor într-o constantă și o variabilă.

Metoda de unificare a testului are două variante - unificarea conținutului și unificarea formală.

Se disting următoarele tipuri de unificare și standardizare a textului documentelor oficiale:

1. standardizare unități de limbă, consolidarea legislativă a acestora în
GOST (termeni comerciali, termeni de industrie, nume de obiecte, produse, abrevieri lexicale și grafice);

2. dezvoltarea unor forme uniforme de prezentare a textelor documentelor (de exemplu, texte unificate cu informații permanente pe antetul unui document);

3. formalizarea limbajului înseamnă (adică limitarea utilizării elementelor limbajului natural prin utilizarea limbajului artificial
înseamnă: coduri, simboluri, elemente grafice etc.). Acest lucru se datorează în primul rând utilizării tehnologiei informatice;

4. rubricare, i.e. împărțirea textului în componente separate și separarea grafică între ele. Cel mai simplu titlu este un paragraf. În funcție de volum, subiect, scopul textului, rubricarea poate deveni mai complicată. În special, textele documentelor complexe sunt împărțite în secțiuni, paragrafe, paragrafe, subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Numerele celor mai mari părți ale textului constau dintr-o cifră. Două cifre sunt folosite în a doua etapă a divizării, trei în a treia și așa mai departe.
De exemplu:

2.2.2. etc.

Textul unificat al documentului poate fi prezentat sub forma unificată a documentului, sub forma unui șablon, chestionar sau tabel. Factorul determinant în alegerea formei de prezentare a textului este natura informațiilor conținute în textul documentului.

texte tipice.

Activitățile de management includ multe situații tipice, adesea recurente, când se documentează ce documente cu același conținut sunt create în organizații diferite. Prin urmare, textele unificate ale documentelor - cele standard - au devenit larg răspândite în practică.

Textele model sunt de obicei dezvoltate pentru documente cu mai multe pagini, care includ forme comune de exprimare lingvistică care au fost testate de mult timp în practică și, prin urmare, transmit cel mai bine conținutul. anumite actiuni sau situații, de exemplu, pentru reglementări, instrucțiuni, reguli, reglementări etc.

Majoritatea textului este tipic în documente precum fișa postului, reglementările privind unitatea structurală a organizației, reglementările interne ale muncii.

Părți tipice ale textului pot fi chiar incluse în documente care sunt în esență individuale. De exemplu, într-un contract de muncă încheiat cu un angajat atunci când acesta începe munca, pe lângă informațiile și condițiile individuale, există o mulțime de informații tipice care sunt introduse în alte contracte de munca, ceea ce face posibilă dezvoltarea forme standard aceste documente.

Texte șablon

Textele șablon sunt create pentru documente mici care sunt compilate de mai multe ori pe parcursul unui an calendaristic sau periodic de la an la an. Textele șablon sunt recomandate a fi create pentru grupuri de documente cu acțiuni identice. În instituții, textele șablon ale documentelor sunt întocmite sub forma unei colecții.

Șablon- Aceasta este o foaie standard de hârtie pe care sunt tipărite informații permanente și se lasă un loc pentru informații variabile.

Șablon de text- o formă de prezentare a textului care conține informații constante și lacune, concepută pentru a introduce informații variabile care caracterizează o situație specifică de management.

Șabloanele determină compoziția informațiilor din documente, succesiunea acesteia și fixează formulări verbale stabile.

Textul stencil păstrează structura gramaticală a textului; este un text coerent din punct de vedere gramatical construit conform normelor scrisului de afaceri.

Forma de prezentare a unui text unificat sub forma unui șablon este selectată atunci când conținutul principal al documentului este informații despre acțiunile de management. Sub forma unui șablon, texte unificate de ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale, acte, acorduri, contracte, acorduri, rapoarte și memorii, scrisori, certificate etc. Textul șablonului poate conține „indicații” sub formă de explicații sublinie despre natura informațiilor care ar trebui introduse în goluri.

Conținutul documentelor este determinat de compoziția și valoarea indicatorilor și detaliilor care sunt cuprinse în acesta. Pe de o parte, indicatorii și detaliile pot fi diferiți, ceea ce nu exclude posibilitatea de a prezenta cerințe generale pentru acestea. Pe de altă parte, un număr mare de indicatori și detalii, chiar și pentru diverse documente se întâmplă să fie la fel. Documentele șablon reduc semnificativ timpul de compilare a documentelor, deoarece atenția interpretului este limitată doar de introducerea unei informații specifice variabile, al cărei loc este predeterminat. De fapt, completează un document deja întocmit, care elimină etapa de proiect.

Schematic, metodologia de elaborare a textelor șablon este următoarea:

Ø identificarea sarcinilor tipice de management;

Ø colectarea informatiilor necesare si formate in procesul de rezolvare a problemelor manageriale;

Ø redactarea unui text unificat al documentului care reflecta situatia tipica identificata;

Ø coordonarea proiectului cu specialiști care întocmesc documente sau lucrează cu acestea (în același timp Atentie speciala ar trebui să acorde atenție utilizării termenilor profesionali);

Ø editarea finală a proiectului și execuția în conformitate cu cerințele GOST.

În programele de calculator concepute pentru tastarea și formatarea textelor (editore de text), formele tipice (de ecran) ale documentelor sunt numite „șablon” și sunt traduse prin cuvântul „șablon”, un exemplu de document ecran este orice formă de organizație.

masa

Cea mai concisă și ilustrativă formă de prezentare a informațiilor într-un document este masa.

Tabelul, de regulă, include informații despre mai multe obiecte caracterizate prin diferite caracteristici.

masa- o listă de informații, date numerice date într-un anumit sistem și separate prin coloane.

În tabel, informațiile constante sunt reprezentate de numele caracteristicilor, care descriu un anumit set de obiecte înregistrate în coloana din stânga a tabelului - peretele lateral. Informațiile variabile din tabel sunt înregistrate în celulele formate prin enumerarea rândurilor și coloanelor orizontale și verticale.

Forma tabelului, de regulă, este utilizată la prezentarea informațiilor digitale în documente de raportare și statistice, contabile, bancare, organizaționale și administrative și alte documente.

Tabelele sunt numerotate. Tabelele sunt numerotate după cum urmează: dacă există mai multe tabele în text, atunci acesta trebuie marcat „Tabel 1”.

Tabelele pot fi de diferite grade de complexitate, titlurile coloanelor din tabel pot conține mai multe niveluri de numerație, adică includ subtitluri.

Titlurile tabelului trebuie să fie scurte și clare. Se recomandă separarea capetelor mesei de restul mesei cu o linie îndrăzneață. Titlurile coloanelor și rândurilor se scriu cu majusculă, subtitlurile, dacă nu au un sens independent, cu literă mică. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță gramatical cu titlurile. Un punct ca semn de punctuație nu este pus în designul tabelelor. O excepție este cazul scrierii cuvintelor prescurtate.

Este permis să transferați un tabel cu un număr mare de rânduri pe o altă pagină. Pentru a nu transfera partea de antet, care ocupă mult spațiu, pe o pagină nouă, coloanele tabelului sunt numerotate și doar o linie cu numere de coloane este transferată pe fiecare pagină ulterioară. În acest caz, cuvintele „Continuarea tabelului...”, „Sfârșitul tabelului...” sunt scrise deasupra părții următoare. Nu este permisă introducerea coloanei „număr în ordine” în tabel. Dacă este necesar, numerotați liniile lor numere de ordine se pune inaintea antetelor liniei, in peretele lateral, iar dupa numarul care indica numarul liniei se pune un punct.

Valorile numerice ale indicatorilor dați în coloane sunt plasate la nivelul ultimei rânduri a denumirii indicatorilor. Descrierea verbală a indicatorilor, spre deosebire de cea numerică, ar trebui să înceapă de la nivelul primului rând al numelui indicatorului. În absența datelor în coloanele corespunzătoare, este necesară o liniuță.

Repetarea cuvintelor din antetele rândurilor, dacă tabelul nu este separat prin linii orizontale, poate fi înlocuită cu ghilimele. Cifrele și denumirile repetate în coloanele tabelului nu sunt înlocuite cu ghilimele.

Dacă există o cantitate mică de material digital care este nepotrivit de aranjat într-un tabel, aceasta este dată sub formă de concluzie. În rezultat, spre deosebire de tabel, coloanele ar trebui separate nu prin linii, ci prin puncte. De exemplu:

„Când agățați fire de joasă tensiune la treceri și de-a lungul unei căi plate fără tranziții, aplicați coeficienții la standarde:

costurile forței de muncă și salariile ........................................................................... 1.8

mașini și materiale .................................. …………………………… ……. . 2.0".

4. Chestionar

Chestionar- o formă de prezentare a textului, în care caracteristicile unui obiect sunt date în funcție de anumite caracteristici. Continutul documentului sub forma unui chestionar are informatii constante si variabile. Informație constantă - numele caracteristicilor, variabilă - caracteristicile acestora. Chestionarul conține de obicei următoarele opțiuni pentru prezentarea informațiilor:

Ø întrebări și locuri de răspuns pentru răspunsuri;

Ø intrebari si raspunsuri din care sa alegi;

Ø locuri reciproce pentru informatiile introduse de intervievat suplimentar la discretia acestuia.

În textul-chestionar, informația constantă este exprimată printr-un substantiv în cazul nominativ sau printr-o frază, un cuvânt cheie, care este un substantiv în cazul nominativ. Informația variabilă poate fi scrisă și sub formă de frază cu un substantiv în cazul nominativ, un verb (are, nu are etc.), un numeral (deseori în formă digitală) sau cuvintele „da”, „nu”.

Forma de chestionar a conținutului documentului este tipică în special pentru documentația personalului și pentru documentarea serviciilor de marketing care studiază, de exemplu, cererea consumatorilor pentru produsele fabricate de o anumită întreprindere.

Tabelele cu informații textuale sunt compilate direct în editor de text MS cuvânt. Dacă tabelele conțin valori digitale variabile și este necesară recalcularea datelor digitale, atunci se utilizează un program - foi de calcul MS Excel sau baza de date MS Access. Datele din aceste aplicații sunt importate în MS Word cu link-uri către programul sursă corespunzător, ceea ce face posibilă actualizarea și editarea datelor inserate în document. Designul mesei este reglementat de GOST R-1.5-92.

13. Reguli de proiectare a textului dactilografiat. Caracteristici ale unificării textelor documentelor, ținând cont de utilizarea sistemelor automate

Pentru a plasa economic detaliile unul față de celălalt și componentele lor (liniile), se recomandă următoarele combinații de spațiere între linii, în funcție de formatul documentului:

* Textele documentelor pregătite pentru publicare în mod tipografic sunt tipărite cu două intervale.

** În paranteze sunt valorile intervalului care sunt permise împreună cu cele principale. Se preferă intervalele enumerate mai întâi.

GOST R 6.30-2003 se bazează pe pregătirea documentelor folosind dispozitive de imprimare și echipamente informatice.

Pasul literelor (dimensiunea caracterelor imprimate) și spația dintre linii sunt stabilite de GOST 6.10.5-87, în milimetri: 2,6 - pasul literelor; 4.25 - spațiere între linii.

Pentru o definire clară a începutului tipăririi unui anumit atribut, sunt recomandate 8 poziții ale dispozitivului de imprimare, calculate după numărul de caractere tipărite (apăsări de taste), începând din câmpul din stânga formularului.

Din poziția 0 (chenarul marginii din stânga), sunt tipărite un număr semnificativ de detalii ale literei: data document de ieșire; referire la indexul documentului primit; titlul textului; text (dacă este format dintr-un paragraf); denumirea funcției în „semnătura” necesară; bara de observare; numele interpretului și numărul de telefon al acestuia; un semn asupra executării actului și trimiterea acestuia în cauză.

Din prima poziție (5 caractere de la marginea marginii din stânga) tipăriți începutul paragrafelor din text; marca prezenței aplicației.

Din poziția a 2-a (16 caractere de la marginea marginii din stânga) tipăriți indexul documentului de ieșire; data în variabila „referință la index și data documentului de intrare”.

Din poziția a 3-a a tabulatorului (24 de caractere de la marginea câmpului din stânga) se tipărește o transcriere a semnăturii antreprenorului despre cerințele „Notă privind execuția documentului și trimiterea lui în cauză”.

Din poziția a 4-a (32 de caractere de la marginea câmpului din stânga), numărul paginii este tipărit în documente cu mai multe pagini, atributul „Adresă” și identificatorul copiei electronice a documentului.

Din poziția a 5-a (48 de caractere de la marginea câmpului din stânga) tipăriți transcrierea semnăturii în „semnătura” necesară.

Din poziția a 6-a (56 de caractere de la marginea câmpului din stânga), este tipărit cuvântul „copiere”.

Când compuneți o scrisoare folosind un computer personal, este posibil ca acestea să nu se potrivească cu dimensiunile caracterelor tipărite utilizate la mașinile de scris. În acest sens, cinci dintre cele șapte prevederi standard ar trebui considerate drept linii directoare pentru pregătirea unui document. Zero și primele poziții rămân obligatorii.

Când plasați detalii cu mai multe rânduri în zona alocată de formular, trebuie folosite linii de lungime completă. Începutul fiecărei linii noi trebuie aliniat vertical.

Lungimea recomandată a liniei pentru detaliile pe mai multe rânduri (cu excepția textului) este de 28 de caractere. Prin excepție, dacă, în special, titlul textului (recuzita 18, p. 32) al formei longitudinale depășește 150 de caractere, linia acestuia poate fi extinsă până la marginea marginii din dreapta sau transferată la rândul următor.

GOST R 6.30-2003 nu specifică tipurile de fonturi care ar trebui utilizate la pregătirea textului documentelor folosind un computer personal. Principala cerință pentru fonturi este să se asigure că acestea sunt bine citite.

Reguli pentru scrierea materialului text

Textele documentelor pregătite pentru publicare prin metode tipografice sunt tipărite la două rânduri. O pagină dactilografiată este formată din 28-30 de rânduri.

Sunt permise litere cu un singur spatiu. În acest caz, există două spații între paragrafe. Când este tipărită cu un interval, o pagină dactilografiată este formată din 53 - 58 de rânduri.

Când este tipărită la un interval și jumătate, o pagină dactilografiată constă din
38 de linii.

Linia de lucru a unei pagini standard dactilografiate este formată din 64 de linii.

Prima linie a fiecărui paragraf este scrisă la cinci stropi distanță de marginea din stânga.

Numerotarea paginilor începe din a doua. Numărul paginii este plasat în mijlocul marginii superioare a foii. Există două intervale de la marginea de sus a hârtiei la numărul paginii și două intervale de la numărul paginii la text.

Numărul paginii este introdus cu o singură cifră, fără caractere suplimentare.

Ø rupe un rând de text sau un cuvânt din paragraful anterior;

Ø începeți un rând dintr-un nou paragraf pe pagina de sfârșit, este mai bine să începeți un nou paragraf pe altă pagină;

Ø începeți un cuvânt cu o cratimă la sfârșitul rândului, este mai bine să transferați acest cuvânt pe o pagină nouă.

Textul poate fi împărțit în părți componente: capitole, paragrafe, subparagrafe. Fiecare componentă trebuie să aibă un număr. Numerotarea este cu cifre arabe. Numărul fiecărei componente trebuie să includă toate numerele componentelor corespunzătoare treptelor de diviziune superioară.

O condiție prealabilă pentru activitățile organizatorice și manageriale la întreprinderi și instituții este documentarea. Organizarea și managementul sunt caracterizate de o varietate și repetare a situațiilor de lucru și a acțiunilor întreprinse pentru a le rezolva. De aici varietatea mare de documente și necesitatea unificării și standardizării acestora.

Unificarea documentelor constă în stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune care fixează implementarea aceluiași tip de funcții de conducere.

Standardizarea documentelor- aceasta este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a nivelului de constrângere a acesteia.

Esența unificării se rezumă la reducerea varietății nejustificate a documentelor, aducerea la uniformizarea formelor, structurii, structurilor lingvistice și operațiunilor de prelucrare, contabilitate și stocare.

Esența standardizării consta in ridicarea la norma, obligatorie de aplicare, a regulilor si cerintelor optime pentru elaborarea si executarea documentelor adoptate in la momentul potrivit pentru utilizarea lor generală și repetată în munca de birou. Rezultatele dezvoltării sunt oficializate sub formă de standarde interstatale (GOST), de stat (GOST R), industrie (OST) și standarde ale întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor (STP).

S-a acumulat multă experiență în dezvoltarea sistemelor de documentare unificate. Multă vreme, GOST 6.38-72 a acționat în țară cu privire la cerințele pentru execuția documentației organizatorice și administrative. În 1990, standardul a suferit o anumită revizuire, ținând cont de practica de douăzeci de ani a utilizării sale (GOST 6.38-90).

La 1 iulie 1998, GOST R 6.30-97 a fost pus în aplicare în Federația Rusă, care a introdus modificări semnificative în proiectarea documentației de management în legătură cu informatizarea muncii de birou.

GOST R 6.30-2003 este în prezent în vigoare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare;

Există o anumită experiență în crearea altor sisteme documentație unificată(financiare, comerciale, aprovizionare și marketing etc.).

Unificarea documentelor se realizează cu scopul de a reduce numărul de documente utilizate, de a tipifica formele acestora, de a îmbunătăți calitatea, de a reduce complexitatea prelucrării acestora, de a realiza compatibilitatea informațională a diferitelor sisteme de documentare pentru funcții de management similare și conexe, mai mult utilizare eficientă tehnologia calculatoarelor.

Lucrarea de unificare include:

· dezvoltarea DDD, care este realizată de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

· introducerea DDD intersectorială (interdepartamentală) în DDD republicană și de ramură;

· implementarea OKTEI dezvoltată;

· întreținerea DDD și OKTEI pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acestora;

dezvoltarea de complexe de forme unificate de documente specifice industriei care reflectă specificul industriei și care nu sunt incluse în DRA, precum și a acestora înregistrare de stat;

· dezvoltarea de clasificatoare specifice industriei de informații tehnice și economice, care să reflecte specificul industriei.

Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor și controlul se realizează de către organizația principală pentru coordonarea implementării și întreținerii DDD și OKTEI în republică. Pe nivelul industriei această activitate este efectuată de organizația-mamă pentru introducerea și întreținerea DDD și OKTEI în industrie.

Unificarea și standardizarea documentelor de management ar trebui să fie considerată ca unul dintre factorii de creștere a productivității muncii manageriale. Unificarea documentelor este alegerea unor structuri raționale pentru construcția lor, uniformizarea documentelor pe baza stabilirii unui număr rațional al formelor lor și a tipificării construcției lor.
Se aplică nu numai documentelor de management, ci și sistemelor noi. De exemplu, biletele de călătorie, de avion și de cale ferată sunt unificate.

Principiile de bază ale unificării documentelor sunt:

Unificarea de la general la particular. Constă în construirea unui model de formular de documente pentru un anumit sistem de documentare și stabilirea pe baza acestuia a componenței detaliilor pentru acest sistem de documentare, anumite tipuri de documente, un anumit document etc.;

Uniformitatea formelor de documente și regulile de construire, întocmire, executare a acestora. Se asigură prin dactilografiere și șablonare maximă a documentelor, unificarea locației datelor în domeniul documentului, dezvoltarea de tehnologii și abrevieri condiționate;

Complexitatea unificării. Când se realizează, trebuie furnizate toate cerințele pentru document în toate etapele creării, completarii, procesării și stocării acestuia. În plus, ar trebui să se țină seama de capacitățile psihofiziologice ale unei persoane și de parametrii mijloacelor tehnice;

Informativitatea. Înseamnă includerea în documente a acelor detalii care sunt necesare pentru luarea deciziei sarcini specifice, pentru a căuta și a confirma efect juridic document;

Reducerea numărului de tipuri de documente. Realizat prin îmbunătățirea metodelor de management, de exemplu, în direcția utilizării pe scară largă a echipamentelor de birou;

Stabilitatea cerințelor pentru documente (stabilită de standardele de stat și din industrie);

Interfața cu sistemele existente de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice;

Rentabilitatea. Atins prin includere justificată documentele în sistemul de documentare, utilizarea pe scară largă a formularelor, aranjarea rațională a formularelor de document, stabilirea cantității optime de detalii etc.

Există 3 moduri de a unifica textele: șablon, chestionar și tabel.

Șablon este o modalitate de a capta informații persistente ca text legat cu spații pentru informații variabile. Sub forma unui șablon, sunt create un număr de comenzi, declarații.

Chestionar- o metodă de prezentare a unui text unificat, în care informația constantă este situată în partea stângă a foii, iar variabila este introdusă în document în procesul de compilare a acestuia în partea dreaptă a foii. În sistemul unificat de documentare pentru organizatoric şi acte administrative metoda chestionarului a simulat ordine de admitere, transfer, concediere; rapoarte de personal și note explicative. Avantajele chestionarelor: se simplifică pregătirea documentelor, se uşurează lucrul la dactilograf; sunt create premisele pentru copierea informațiilor.

masa- text rupt, situat după un anumit principiu: informația constantă este situată în titlurile coloanei și barei laterale, iar variabila este situată la intersecția coloanelor și liniilor corespunzătoare. Are o capacitate mare de informații, vă permite să clasificați strict, să codificați informațiile și să rezumați cu ușurință datele. Cu toate acestea, este mai complex la dactilografiat.

Sub formă tabelară, DDD pentru OSA prezintă: personal, program de concediu, comenzi de personal.

Efectul unificării și standardizării documentelor de gestiune poate fi indirect (îmbunătățirea calității managementului, eficiența utilizării echipamentelor de birou, accelerarea cifrei de afaceri a resurselor financiare) și direct (reducerea costurilor cu forța de muncă (și, în consecință, a costului salariile) la lucrul cu documente, consumul de materiale pentru producerea acestora, investițiile de capital specifice pentru echipamente de birou, costul de amortizare și reparație a echipamentelor de birou).

Standardizarea este activitatea de stabilire a normelor, regulilor și caracteristicilor pentru a asigura:

Siguranța produselor, lucrărilor și serviciilor;

Viață și sănătate;

Compatibilitate tehnică și informațională, precum și produse interschimbabile;

Economisiți tot felul de resurse.

Toate GOST-urile care operează pe teritoriul țării noastre sunt combinate într-un singur sistem de standardizare de stat - un sistem de clasificare organizat ierarhic și GOST-urile în sine.

Pentru reducerea numărului de documente utilizate în activitățile instituției, standardizarea formei acestora, reducerea costurilor cu forța de muncă, timpul și materialele pentru pregătirea și prelucrarea acestora, realizarea de informații, compatibilitatea bazelor de date automatizate, se lucrează. în economia națională să unifice documentele și să creeze sisteme unificate de documentare (UDD).

DDD este un set de forme unificate interconectate ale unui document care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite forme activitate economică.

În centrul creării DDD se află metoda unificării - stabilirea uniformității în componența și formele documentelor de management create la rezolvarea aceluiași tip de sarcini de management. În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură procesarea automată a datelor integrativă.

Sistem de stat de suport documentat pentru management
(GSDOU) este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme în documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organe controlat de guvern la intreprinderi.

Scopul principal al GSDOU este de a eficientiza fluxul de lucru al organizației, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea documentelor, de a crea cele mai favorabile condiții pentru utilizarea mijloacelor tehnice și a tehnologiilor moderne pentru colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor.

Principalele prevederi ale GSDOU acoperă aspectele legate de documentarea activităților de management, organizarea muncii cu documente, mecanizarea și automatizarea lucrului cu documente.

Există următoarele tipuri de documente:

După scop (mijloace de stabilire a faptelor (protocoale auto, rapoarte) și mijloace de transmitere a documentelor (scrisoare, telegramă)).

După proveniență (documente oficiale și personale).

După formă (individual, standard, ecran).

După termeni de execuție și depozitare (permanent, pe termen lung, temporar).

După locul de compilare (intern și extern).

După nume (ordine, decrete, rapoarte).

Pe etape de creare (extrase, duplicate, originale).

În scopul reducerii numărului de documente utilizate în activitățile instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, standardizării formei acestora, reducerii costurilor de muncă, timp și materiale pentru pregătirea și prelucrarea acestora, realizarea compatibilității informaționale a bazelor de date automatizate din economia națională, se lucrează pentru unificarea documentelor și crearea sistemelor de documentare unificate (USD) - un set de forme unificate de documente interconectate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică, mijloace de desfășurare a acestora, materiale de reglementare și metodologice pentru dezvoltarea lor și aplicare. Metoda de unificare stă la baza creării DDD - stabilirea uniformității compoziției și formelor documentelor de gestiune create la rezolvarea aceluiași tip de OA_show (12); funcții și sarcini manageriale.

În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură prelucrarea automată integrată a datelor conținute în DDD.

În prezent, există opt DRD-uri:

un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

· sistem unificat de documentație bancară;

· un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

· sistem unificat de raportare și documentare statistică;

· un sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

un sistem unificat de documentație de muncă;

· sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

· sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

DDD este în curs de dezvoltare de către ministerele și departamentele relevante încredințate cu această activitate. Pentru a menține DDD la zi, se iau măsuri care prevăd introducerea de modificări și completări la matricea de control a formelor unificate de documente, după caz.

La întreprinderi, instituții, organizații, în urma rezultatelor unificării, se întocmește un Tabel cu forme de documente - un singur document de reglementare, care este o listă de forme unificate de documente care sunt necesare și suficiente pentru o anumită organizație pentru a rezolva eficient. probleme și îndeplinesc funcții de management. De fapt, Fișa Formularelor Documentelor este o carte de referință care conține într-o formă ordonată formele documentelor care se folosesc în organizație, precum și etapele de pregătire și execuție a documentului. Este sub forma unui tabel. Schema Timesheet se bazează pe clasificarea funcțiilor îndeplinite de toate departamentele organizației.

Pe baza Fișei de timp, se creează un Album de formulare de documente - o colecție de forme standard unificate de documente necesare instituției de învățământ preșcolar din această organizație, instituție, întreprindere.

Albumul formularelor de documente din organizație ar trebui să fie prezentat în două versiuni:

Hârtie (probă de referință), care este stocată în serviciul de management al biroului Organizației (în birou);

O copie electronică care ar trebui să fie pe fiecare stație de lucru.

Atât formularele Albumul, cât și Fișa documentelor sunt aprobate de șeful organizației.

Termenul „unificare a documentelor” înseamnă înființarea uniformitatea compoziției și a formelor documente de management care fixează același tip de funcții de conducere.

Sistem unificat de documentare (UDS) - acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate (GOST-98).

Unificarea se realizează pentru a:

Reducerea numărului nejustificat de documente utilizate în activitățile organizației;

· tipificarea formelor acestora (structură, construcţii limbaj);

Reducerea costurilor (manopera, material, timp) pentru intocmirea si prelucrarea documentelor, contabilizarea si depozitarea acestora;

· realizarea compatibilității informaționale a diverselor sisteme ale documentației.

Standardizare este procesul de stabilire și aplicare a regulilor cu scopul de a eficientiza activitățile într-un anumit domeniu cu participarea tuturor părților interesate. Standardizarea documentației este o formă de consolidare juridică a rezultatelor unificării.

Scopul principal al unificării și standardizării este crearea unor astfel de sisteme de documentare, a căror utilizare este rentabilă, va crește cultura generală a managementului și va duce la o creștere a timpului pentru elementele creative ale muncii manageriale.

Unificarea și standardizarea sunt principalele direcții de îmbunătățire a documentației, ceea ce duce la o reducere a costului creării documentelor de management.

Obiecte unificarea și standardizarea activităților de management sunt:

a) termeni și definiții utilizate atunci când se lucrează cu informații de management (de exemplu, GOST „Lucrul de birou și arhivarea. Termeni și definiții”);

b) structurile organizatorice ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (de exemplu, clasificatorul integral rus al autorităților și administrației publice - OKOGU);

c) clasificatori ai funcţiilor manageriale;

d) documentația de management (OKUD).

Sisteme de documentare unificate (UDS)
include:

Ú standarde de stat de documentare care stabilesc componența și conținutul lucrărilor privind unificarea formelor de documente în diverse scopuri funcționale;

Ú clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale integrale din Rusia (OK TESI), care asigură procesarea automată integrată a datelor conținute în sisteme de documentare unificate;

Ú forme unificate de documente (fișa de pontaj și album de formulare de documente).

Multe dintre procedurile implementate în cadrul gestiunii înregistrărilor trebuie să fie efectuate în conformitate cu cerințele uniforme stabilite de stat și standarde internaționale. Standardizarea în domeniul documentației rezolvă problemele de compatibilitate tehnică și informațională a purtătorilor de informații și tehnologiile de prelucrare a acesteia.

Bazele în prezent sistem de stat Set de standardizare RF lege federala din 27 decembrie 2002 „Cu privire la reglementarea tehnică” și grupul de standarde ale sistemului „Standardizarea în Federația Rusă” (GOST 2004-2005). Standardele sunt împărțite în internaționale - ISO, interstatale, naționale - GOST R, industrie - OST, standarde ale organizațiilor - CO. Din 2005, a fost creat un nou sistem de standarde în conformitate cu legea federală „Cu privire la regulamentul tehnic”.

Există multe standarde legate de managementul documentelor. Printre ei:

Clasificarea și codificarea sunt supuse obiectelor sociale și economice și proprietăților acestora, informații despre care sunt utilizate în activitățile guvernamentale și administrației și sunt conținute în sisteme de documentare unificate.

clasificatoare TESI- sunt documente de reglementare care conțin un set sistematic de denumiri de obiecte prezentate ca grupuri de clasificare și coduri alocate acestora. Sunt create cu scopul de a prelucra informații în mod automat sisteme de informare. În prezent, au fost dezvoltate și funcționează 37 de clasificatoare interstatale, integral rusești și continue. Toate alcătuiesc un singur sistem de clasificare și codificare TESI (ESKK TESI).

Depinzând de Domenii de utilizare clasificatorii sunt împărțiți în toate rusești, ramuri și clasificatori de întreprinderi (organizații). Din punct de vedere conţinut clasificatorii împart:

· pe clasificatoare de informații despre documentele de management, sarcini rezolvate în sisteme automate de control, tipuri de activități, indicatori economici și sociali:

- Clasificator de standarde integral rusesc - OK,

- Clasificator rusesc al documentației de management - OKUD,

- Clasificator de produse integral rusesc - OKP,

- Clasificator al monedelor rusești - OKV,

- Clasificator rusesc al unităților de măsură - OKEI etc.;

· clasificatori ai informațiilor despre structurile organizatorice:

- clasificator rusesc al autorităților și administrației publice - OKOGU,

- Clasificator rusesc al întreprinderilor și organizațiilor - OKPO,

- Clasificator rusesc al regiunilor economice - OKER;

· clasificatoare de informații privind populația și personalul:

- Clasificator rusesc al informațiilor despre populație - OKIN,

- Clasificator rusesc al specialităților în educație - OKSO,

- Clasificator rusesc al ocupațiilor lucrătorilor, posturilor angajaților și categoriilor de salarii - OKPDRTR etc.

Concomitent cu activitatea de creare a clasificatoarelor (din 1971) s-a realizat dezvoltarea unor sisteme unificate destinate utilizării în sisteme de control automate de diferite niveluri. Ca urmare a multor ani de muncă pentru îmbunătățirea documentației, au fost unificate peste 3,5 mii de forme de documente de planificare, contabilitate, financiare, organizatorice, administrative și alte documente, consolidate în Clasificatorul All-Rusian al Documentelor de Management (OKUD). Fiecare dintre documente a primit o denumire de cod, determinată de apartenența la una dintre RDC și de locul documentului în cadrul acestui sistem. Miezul fiecărui DDD îl reprezintă formele documentelor - adică fixate pe locuri desemnate detalii permanente care conțin informații permanente.

Până în 1993 aveam peste 20 de sisteme de documentare unificate, iar din 1993, prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993, au fost aprobate opt DDD:

1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă - 8 grupe de documente (USORD).

2. Sistem unificat de documentație bancară - 14 grupe de documente.

3. Sistem unificat de contabilitate financiară și documentație de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare - 3 grupe.

4. Sistem unificat de raportare și documentare statistică - 13 grupe de documente.

5. Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor - 3 grupe de documente.

6. Sistem unificat de documentare a muncii - 6 grupe de documente.

7. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse - 3 grupuri de documente.

8. Sistem unificat de documentație de comerț exterior - 6 grupe de documente.

Toate sistemele unificate includ mostre de referință ale formularelor de documente specifice, a căror compoziție și conținut este actualizat după caz, precum și materiale normative și metodologice pentru completarea și aplicarea acestor documente. Șeful organizației este responsabil pentru aplicarea formularelor de documente incluse în sistemele de documentare unificate. Supravegherea statului pentru conformitatea cu cerințele DDD în sectorul public este atribuit organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul neguvernamental - să autoritățile locale putere executiva.

Astfel, DDD reprezintă formele de documente aduse la cea mai mare uniformitate posibilă, combinate în principalele sisteme funcționale de management general și destinate utilizării de către toate organizațiile, indiferent de nivelul de management și de forma de proprietate, folosind atât tradițional cât și mixt, folosind computer. tehnologie, metode de procesare a documentelor.informații.

Sistemele de documentare unificate sunt dezvoltate pe baza:

Uniformitatea formelor documentelor;

reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem;

excluderea datelor duplicate din documente;

unitatea terminologiei și simbolurilor utilizate;

Stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare.

Alături de sistemele naționale de documentare, există sisteme de documentare unificate care reflectă specificul industriei (sănătate, educație, știință etc.) sau activitățile întreprinderii. Problemele de determinare a componenței acestei documentații, conținutul acesteia, organizarea internă și proiectarea se ocupă de departamente sau alte organizații care sunt identificate oficial ca șef în domenii specifice de activitate. Formele industriale de documente au caracter normativîntr-o anumită industrie sau departament.

În ultimii ani, standardele de întreprindere s-au răspândit pe scară largă, care se bazează pe cerințele internaționale stabilite în standardele ISO.

Unificarea documentaţiei de management presupune unificarea compoziţiei şi a formelor documente utilizate pentru a documenta documentele de management.

Unificare compoziţie documentele este de a selectați și reparați un set de documente , necesare si suficiente pentru rezolvarea problemelor manageriale. Ca urmare a unificării componenței documentelor, sunt excluse formularele care nu sunt cauzate de necesitatea gestiunii. Rezultatele unificării componenței documentelor se consolidează în fișa formularului documentului.

Foaie de formulare de documente- aceasta este o listă a formelor unificate de documente permise pentru utilizare, necesare pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management, cu o descriere a acestora statut juridic, etape de pregătire și trecere (Anexa 67) .

Fișa formularelor de documente este destinată:

optimizarea compoziției documentelor și clasificarea acestora;

consolidarea normativă a procedurii de întocmire a documentelor de management în organizație;

unificarea formularelor de documente;

· eficientizarea bazei documentare a organizației pentru utilizarea eficientă a tehnologiei informatice.

În activitatea curentă, fișa de formulare de documente îndeplinește funcția de carte de referință care conține în mod ordonat toate formele de documente utilizate de organizație și vă permite să căutați rapid formele necesare documente.

Fișa formularelor de document include:

a) forme de documente aprobate prin acte normative corpuri supreme autorităţi şi administraţie, organe de conducere ale filialelor şi coordonare intersectorială;

b) formularele utilizate în organizație incluse în OKUD;

v) forme interne documente aprobate prin regulamentele acestei organizații.

Toate formele de documente selectate sunt clasificate în conformitate cu lista (clasificatorul) funcțiilor organizației, după care sunt introduse în coloanele corespunzătoare ale fișei de pontaj. Secțiunile foii de pontaj pot fi numele diviziilor structurale ale organizației sau denumirile funcțiilor de conducere (atribut funcțional).

Unificare forme documentele consta in selectarea si consolidarea in forme unificate a documentelor indicatorii informativ si detalii , corespunzător scopului
niyu documente și stabilirea cerințelor uniforme pentru pregătirea lor.

Rezultatele unificării formularelor documentelor sunt fixate în albumul formularelor documentelor, care este utilizat în activitățile ministerelor, departamentelor și organizațiilor. Album de formulare de documente - aceasta este o colecție de forme de referință unificate de documente utilizate pentru a documenta activitățile organizației. Formular de document unificat – acesta este un formular cu detalii care sunt obligatorii pentru un anumit tip de document cu test unificat. Scopul dezvoltării unui album de formulare de document este de a reglementa forma și conținutul documentelor utilizate într-o organizație. Fiecare subdiviziune structurală trebuie să aibă o Fișă de pontaj și un Album de formulare de documente, iar întreținerea și controlul acestora asupra aplicației se realizează de către serviciul de gestionare a documentelor.

Unificarea documentelor -stabilirea unui singur set de tipuri și varietăți ale acestora pentru situații similare de management, elaborarea unor forme uniforme de documente și a unor reguli uniforme pentru pregătirea, proiectarea și realizarea de texte tip șablon.

Unificarea este stabilirea uniformității în formarea documentelor. Puteți unifica nu numai forma, detaliile și locația, ci și conținutul. În special, formatul hârtiei, dimensiunea marginii, fonturile, numele tipurilor de documente sunt unificate. Se reduc termenele de întocmire a documentelor, se reduce numărul tipurilor acestora, se salvează timpul angajaților, se poate adapta documentele pentru prelucrare prin intermediul echipamentelor etc.

Necesitatea unificării documentației de management se datorează faptului că permite:

¨ organizează producerea centralizată a formularelor de documente de gestiune;

¨ să reducă costul muncii în pregătirea documentelor de management;

¨ să efectueze o căutare mecanizată a informațiilor înregistrate în diverse tipuri de documente de gestiune;

¨ extinderea posibilității de utilizare a echipamentelor informatice și de birou în prelucrarea documentelor;

¨ ușurează căutarea vizuală a informațiilor necesare în documente de toate felurile.

Întreprinderile lucrează în mod constant la unificarea documentelor, care constă în stabilirea unor forme uniforme de documente și a unor reguli uniforme pentru pregătirea, proiectarea și realizarea de texte tip șabloane, ceea ce presupune nu doar eficientizarea execuției documentelor, șablonarea conținutului, ci și standardizarea acestora.

Astfel se realizează eficiență, se îmbunătățește cultura de lucru a aparatului administrativ în sine și se reduce timpul petrecut cu documentele.

În prezent, există opt sisteme de documentare unificate:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Sistem unificat de documentație bancară;

Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

Sistem unificat de documentare a muncii;

Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

7. Clasificatori întregi ruși informatii tehnice, economice si sociale.

Clasificatori de informații tehnice, economice și sociale - documente de reglementare care conțin un set sistematizat de denumiri de obiecte prezentate ca grupe de clasificare și coduri alocate acestora.

Totalitatea clasificatoarelor de informații tehnice, economice și sociale, precum și documentele științifice, metodologice și de reglementare pentru elaborarea, întreținerea și implementarea acestora, precum și serviciile care efectuează lucrări de clasificare și codificare, constituie sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale (ESKK TESI).

În funcție de domeniul de aplicare, clasificatoarele sunt împărțite în clasificatoare integral rusești, sectoriale și de întreprindere.

Toți clasificatorii, în funcție de conținut, sunt împărțiți în trei grupuri:

Clasificatori de informații despre documente de management, sarcini rezolvate în sisteme de control automatizate, tipuri de activități, indicatori economici și sociali

Clasificatori de informații despre structurile organizatorice

Clasificatori de informații privind populația și forța de muncă

Obiectele de clasificare în OKUD sunt forme de documente unificate (intersectoriale, interdepartamentale) integrale rusești aprobate de ministerele (departamentele) Federației Ruse - dezvoltatorii de sisteme de documentare unificate (UDS).

OKUD conține denumirile și denumirile de cod ale formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentație unificate aprobate.

Întrebări pentru autocontrol:

1. Ce departamente au participat la crearea bazei normative și metodologice a muncii de birou moderne?

2. Ce documente normative și metodologice reglementează activitățile instituției de învățământ preșcolar?

3. Ce tip de documente de reglementare stabilesc perioadele de păstrare?

4. În ce documente normative Compoziția, succesiunea și metodologia pentru efectuarea operațiunilor comerciale obligatorii sunt fixe?