Documentele sunt principalele resurse de informare ale oricărei întreprinderi, munca cu care necesită o organizare adecvată. Jurnalul este dedicat în întregime acestui subiect important.
Publicația vă va oferi o asistență neprețuită în munca dvs., ajutând într-adevăr să vă aduceți munca de birou și documentația în conformitate cu cerințele standardelor existente (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891 etc.) și legislatia actuala, bazându-se pe prevederi separate Codul Muncii, Cod Civil, Codul contravențiilor administrative și alte acte normative de reglementare.
Revistă „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” adresată conducătorilor și specialiștilor serviciilor speciale ale instituției de învățământ preșcolar (compartimente suport documentar pentru management, birouri, arhive, secretariate, direcții afaceri), într-un cuvânt, tuturor celor care lucrează profesional cu documentele.
Principalele materiale ale revistei „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” dedicat problemelor cu care se confruntă zilnic orice lucrător al serviciilor unei instituții de învățământ preșcolar: redactarea scrisorilor de afaceri, protocoale, memorii, pregătirea comenzilor etc. Oferă sfaturi detaliate de proiectare cărți de muncă, și, de asemenea, dezvăluie toate nuanțele de efectuare a documentelor de gestiune a evidențelor de personal și contabilitate.
- Hârtii- Conține informații complete despre pregătirea diferitelor tipuri de documentație. Care sunt opțiunile de documentare? Care este funcția fiecărui articol. Întregul set este luat în considerare pe exemple de situații specifice. documente necesare. Comentariile avocaților.
- Lucru modern de birou- Cele mai noi tehnologii de documente pe hârtie și electronice sunt prezentate pe exemplul celor mai bune practici ale companiilor autohtone și străine.
- Afaceri de arhivă- Explicații asupra următoarelor aspecte: modul de pregătire a documentelor pentru păstrarea pe termen lung, modul de organizare competentă a contabilității și a utilizării acestora, modul de construire a relațiilor cu arhiva statului. Sfaturi practice din partea practicienilor.
- Drepturi și obligații- Toate subtilitățile sunt luate în considerare relaţiile de muncăîn raport cu diferite categorii de lucrători în situaţii diferite. Cei mai buni specialiști casnici își împărtășesc experiența personală în organizarea muncii în compania lor.
- Tehnologia de informație- O poveste despre tehnologiile moderne de lucru cu documente pe hârtie și electronice. Exemple de implementare cu succes a sistemelor managementul documentelor electronice(SED).
- Formula pentru succes- O poveste despre cum să obțineți succesul în profesie. Recomandările psihologilor.
Dintre autorii revistei „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” directori și manageri de companii mari, cercetători, directori de birouri, specialiști de frunte, consultanți, avocați, profesori.
Un loc semnificativ este acordat secțiunii „Răspunsuri la întrebările cititorilor”, unde fiecare abonat al publicației va putea obține informații cuprinzătoare despre cele mai multe probleme de actualitate.
„Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” este garantul competenței și profesionalismului dumneavoastră.
Publicația prezintă un limbaj clar, simplu și un numar mare de exemple ilustrative.
Revistă „Munca de birou și fluxul de documente la întreprindere” publicată la editura „Business Arsenal”, apărută din 2002.
Vorbim despre documentele de bază ale muncii moderne de birou, care trebuie urmate la elaborarea documentului principal care stabilește cerințele pentru documente și tehnologii pentru prelucrarea lor - instrucțiuni pentru munca de birou.
Ne ocupăm de specificul unui astfel de document ca o comandă. Veți afla ce tipuri de comenzi sunt, care sunt caracteristicile de lucru cu fiecare tip de comandă.
A fost pregătit un proiect al unui nou document de reglementare - Regulile pentru munca de birou în organisme guvernamentale, guvernele locale. În articol vom vorbi despre de ce sunt necesare reguli noi, luați în considerare secțiunile lor.
V.F. Yankovaya, profesor asociat, Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste, Ph.D. ist. Științe
Din articol veți afla ce tipuri de semnături electronice există, cum diferă, cum să le obțineți și în ce cazuri le puteți utiliza, precum și cum lucrați cu semnături electronice de la 1 iulie 2020.
UN. Slavinskaya, profesor al centrului de formare „Expert”
Articolul vă va ajuta să înțelegeți caracteristicile unui astfel de document, cum ar fi o scrisoare de afaceri, precum și să vă inspire să explicați colegilor regulile clare pentru scrierea scrisorilor de afaceri.
E.N. Kozhanova, specialist în instituții de învățământ preșcolar și în administrarea resurselor umane
Aflați despre principalele acțiuni ale unui manager de documente, arhivar și secretar legate de închiderea anului, folosind tabele, algoritmi și exemple.
E.N. Kozhanova, specialist în instituții de învățământ preșcolar și în administrarea resurselor umane
Sfârșitul de an este un bun prilej de a pune lucrurile în ordine în compania LNA. Vă vom spune cum să detectați „greutatea moartă” sub formă de documente uitate și să le anulați și să actualizați LNA-ul existent.
E.N. Kozhanova, specialist în instituții de învățământ preșcolar și în administrarea resurselor umane
În articol veți găsi răspunsuri la cele mai populare cinci întrebări despre documentele electronice. Să vă spunem despre ce este vorba document electronic când poate și ar trebui să fie transferat pe hârtie, cum să facă schimbul electronic de documente semnificativ din punct de vedere juridic etc.
E.N. Kozhanova, specialist în instituții de învățământ preșcolar și în administrarea resurselor umane
Succesul în afaceri depinde în mare măsură de organizarea corectă a acesteia. Atât managerii, cât și muncitorii obișnuiți ar trebui să fie documente. Care sunt caracteristicile sale, ce tipuri există și ce documente de reglementare ar trebui să fie luate în considerare la organizarea fluxului de lucru?
Ce este munca de birou
Orice organizație, indiferent de forma de proprietate și de caracteristici, creează o varietate de lucrări în cursul activităților sale. Acestea pot fi comenzi, scrisori și protocoale. Toate se referă la documentație organizatorică și administrativă.
Munca de birou este activitatea de creare a documentelor unei organizații, efectuată în conformitate cu anumite reguli și cerințe. Cel mai adesea, întreprinderile alocă personal special angajat numai în acest domeniu. În firmele mici, funcția de secretar poate fi atribuită aproape oricărui angajat.
Dacă înțelegeți esența terminologiei (ce este munca de birou), atunci originea cuvântului va deveni clară. Aceasta este, în primul rând, fixarea pe un suport de material informatii oficiale. În timpul acestui proces, este creată care mai târziu inițiază anumite acțiuni.
Termenul de „muncă de birou” în sine a apărut cu destul de mult timp în urmă, dar abia la mijlocul secolului trecut a prins contur oficial, fiind consacrat în documente normative la nivel de stat.
Munca de birou și managementul documentelor - ce este?
Organizația nu poate exista independent de lege. Există întotdeauna muncă de birou și flux de documente în el. Ce este, care sunt caracteristicile tranziției lucrărilor, cum să le întocmești corect? Aceste probleme sunt rezolvate de specialiști: secretare, arhiviști, angajați ai departamentului de personal.
Munca de birou presupune fixarea informațiilor pe un suport de materiale, crearea unui act pe hârtie sau electronic. Pe baza acesteia se construiește fluxul de documente al organizației - mișcarea unei comenzi sau scrisori, începând de la crearea acesteia și terminând cu executarea și trimiterea la arhivă sau distrugere.
În funcție de locul de creare a documentelor de afaceri în raport cu angajații și conducerea organizației, fluxul de documente este împărțit în extern și intern. Calea ulterioară a ordinii, ordinii, literei va depinde de sursă.
Fluxul de documente intern al organizației implică următorii pași:
Etapele fluxului de lucru extern sunt în general similare, dar există unele diferențe:
- Documentele vin la întreprindere din exterior. Acestea pot fi acte ale organizațiilor superioare și inferioare, sucursale, reglementări ale autorităților oficiale, ordonanțe judecătorești, scrisori de la cetățeni.
- Toate documentele de afaceri primite de organizație în fara esec parcurgeți procesul de înregistrare. Ea confirmă că sunt sub control.
- Următorul pas este lucrul cu documentul, familiarizarea sau executarea instrucțiunilor.
- Dacă este necesar, se emite un răspuns oficial.
- Ultima etapă este înregistrarea pentru stocare pe termen lung sau arhivă și posibilă distrugere.
În plus, în ceea ce privește managementul organizației, se disting următoarele tipuri de flux de documente:
Toate etapele deplasării documentelor sunt în mod necesar înregistrate în jurnale speciale. Ele pot fi efectuate în mai multe moduri:
- circulatia documentelor;
- carduri de documente;
- managementul documentelor electronice este cel mai frecvent în marea majoritate a organizațiilor.
Caracteristicile muncii de birou judiciar
Mulți se întreabă ce este și cum diferă de general. Un dosar în instanță este un pachet ușor diferit de documente și probe materiale. Depozitarea și mișcarea corespunzătoare asigură transparența muncii sistemul de aplicare a legii. Proceduri judiciare, spre deosebire de organizatoric, nu poate fi voluntar. Este condus de persoane autorizate și strict controlat. Pentru el, toate etapele sunt definite normativ și strict, până la distrugere.
Funcțiile secretarului
Majoritatea angajaților întreprinderii au o idee foarte vagă despre ceea ce sunt munca de birou și managementul documentelor. Pentru o secretară, aceasta este o activitate profesională.
Secretariatul întreprinderii îndeplinește funcția principală în funcție de forma și caracteristicile muncii, organizarea serviciului de birou al întreprinderii este împărțită în următoarele tipuri:
- Centralizat - toți secretarii sunt în același departament și raportează grefierului șef sau secretarului superior.
- Descentralizat - secretarii și angajații care își îndeplinesc sarcinile sunt dispersați în departamentele organizației și raportează diferiților șefi.
- Mixt - cel mai frecvent în organizațiile mari.
Caracteristicile fluxului de documente la întreprindere vor depinde direct de ce formă de secretariat este adoptată.
Instructiuni de lucru la birou
Indiferent de dimensiunea și forma de proprietate, orice organizație trebuie să aibă un regulament care să reglementeze circulația documentelor. Ce este și cum se face? Această întrebare îi îngrijorează nu numai pe secretare, ci și pe manageri.
O instrucțiune de lucru de birou este un act de reglementare intern al unei organizații, aprobat printr-un ordin sau un ordin al conducerii, cu durată nelimitată. Prezintă toate etapele transmiterii documentului, oferă liste de poziții ale căror semnături pot autentifica acte oficiale, sunt date exemple de design, forme și forme.
Păstrarea înregistrărilor
În organizațiile mici, cu un nivel scăzut de flux de documente (mai puțin de 200 pe an), întrebarea ce este păstrarea înregistrărilor nu se pune. Totul este hotărât chiar de angajați sau chiar de manager.
Dacă îndatoririle de evidență nu sunt directe pentru angajat și nu sunt precizate în el contract de muncă, atunci ar trebui emis un decret privind atribuirea acestor funcții. V acest document ar trebui detaliat responsabilități suplimentare, răspundere și compensare.
Caracteristicile muncii de birou de personal
Dacă cel puțin un angajat lucrează într-o organizație, atunci cu siguranță va crea acte de munca. Întrebarea este ce este munca de birou de personal, relevant mai ales pentru întreprinderile cu un număr mic de angajați.
Managementul evidenței personalului este asigurarea deplasării documentelor specifice legate de activitatea muncii angajații întreprinderii. De obicei, aceste sarcini sunt îndeplinite de angajații unei unități speciale - departamentul de personal. Funcțiile lor includ primirea, procesarea și stocarea documentației de personal. Inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal care este confidențială.
Fluxul de lucru al personalului este de obicei păstrat separat de cel general, cu respectarea regulilor de secretizare și a caracteristicilor de stocare.
Optimizarea fluxului de lucru la birou
În ciuda dezvoltării rapide a tehnologiilor digitale, multor organizații le este greu să-și optimizeze fluxul de lucru. Ei continuă să conducă corespondența pe hârtie în mod vechi și să țină jurnale obișnuite de înregistrare.
Acest lucru se datorează a doi factori:
- rezistența la inovații a angajaților întreprinderii;
- lipsa de finantare.
Managerii ar trebui să rețină că optimizarea fluxului de lucru cu investiții considerabile oferă un efect economic vizibil.