Calea de deplasare a documentelor primite. Rutele fluxului documentelor

O schemă clară, simplă și, cel mai important, eficientă a fluxului de lucru într-o organizație (exemple de mai jos) este fundamentul oricărei afaceri. Dar, așa cum arată practica, nu toți angajații înțeleg necesitatea completării adecvate și a mișcării în timp util a documentelor.

Cum să simplificați fluxul de lucru și să forțați subordonații?

Înainte de a vă da seama dacă trebuie să simplificați fluxul de lucru într-o anumită organizație, ar trebui să înțelegeți ce tip de mișcare a documentelor este utilizat în companie și unde munca eșuează.

Deci, fluxul de documente se realizează între două grupuri de persoane:

• angajații care produc informații (cap,)
• angajații care prelucrează datele primite (secretar, logistician)

În consecință, întregul flux de documente este împărțit în:

• sosit
• interior
• de ieșire

Documentație primită

Un exemplu adevărat de schemă de flux de lucru într-o organizație:

Organizarea fluxului de documente interne

În acest caz, vorbim despre circulația documentelor între departamentele create în cadrul aceleiași companii. Pot fi ordine, acte.

Cum arată un flux de documente bine organizat în acest caz:

• Antreprenorul întocmește un document și îl prezintă spre aprobare
• Managerul superior, după semnarea documentului, îl transmite șefului organizației
• Șeful decide să aprobe documentul și îl transmite grefierului
• Grefierul, după înregistrarea actului, îl transferă din nou executorului
• La rândul său, executorul, după executarea hotărârii, trimite lista de performante grefierului care îl depune în dosar

Documentație de ieșire

LA flux de ieșire documentația include informații de management trimise în afara organizației (răspunsuri la scrisorile primite, ).

Un exemplu de lucru bine gândit al unei scheme de flux de lucru într-o organizație:

• Antreprenorul pregătește documentul și îl prezintă supervizorului imediat spre aprobare
• Șeful departamentului trimite documentul convenit șefului companiei
• La rândul său, managerul transmite grefierului documentul aprobat, care îl înregistrează și îl transmite serviciului de expediere.

Calcul rapid al volumului fluxului de lucru

În primul rând, trebuie remarcat faptul că regulile pentru calcularea și analizarea volumului fluxului de lucru sunt precizate în „Regulile muncii de birou”, care au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15.06.2009 nr. 477 (modificat la 09/07/2011).

În al doilea rând, trebuie să înțelegeți că un astfel de calcul poate fi efectuat doar o dată pe lună, deci o dată la 3 luni, o dată la șase luni și o dată pe an. În fiecare organizație particulară, șeful cu ajutorul unei ordine interne rezolvă această problemă.

Totodata, in orice caz, se iau ca baza de calcul formularele de contabilitate si inregistrare completate de functionarii pe teren.

Deci, o unitate de cont este:

• document original
• o copie a documentului, dar numai dacă nu există original și o copie la singular. Toate celelalte copii sunt numărate separat
• documente anexate la scrisoare de intenție(numarate toate impreuna)

Reclamațiile și sugestiile sunt luate în considerare separat.

Deci, pentru a calcula rapid volumul fluxului de lucru, utilizați următoarea formulă:

Flux de lucru total = a / a1 + b / b1 + c / c1, unde:

• a este numărul de documente primite, a1 este numărul de copii ale documentelor primite
• b – numărul de documente trimise, b1 – numărul de copii ale documentelor trimise
• c – numărul de documente interne, c1 – numărul de copii ale documentelor interne

Simplificarea circulației documentelor

Dacă problema simplificării fluxului de lucru este acută, alegeți una dintre următoarele opțiuni:

• Transferul fluxului de documente pe hârtie în format electronic. Una dintre cele mai moduri eficiente simplificarea schimbului de informații de management reprezintă trecerea la gestionarea electronică a documentelor. Informațiile stocate într-o singură bază de date computerizate ajung mai repede la performeri, este mai ușor de luat în considerare, de găsit și de tipărit pe hârtie.
• Centralizarea fluxului de documente. Pentru a exclude executarea documentelor duplicate, este necesară transmiterea întregului flux de documentație către grefierii sediului central. Cu toate acestea, dacă există sucursale la distanță, documentele de ieșire ar trebui înregistrate local.
• Formarea angajaților. Desigur, nici o singură schemă de flux de lucru bine concepută într-o organizație nu va începe să funcționeze dacă funcționarii sau alți angajați implicați în deplasarea documentelor nu înțeleg ce fac. De asemenea, schimbarea constantă a personalului nu va aduce beneficii cauzei, așa că este mai bine să cheltuiți bani pentru pregătirea vechilor angajați decât pentru a atrage constant oameni noi.

„Capcanele” managementului electronic al documentelor

Traducere documente pe hârtieîn formă electronică – nu atât un capriciu al capului cât o necesitate care îndeplinește astăzi.

Cu toate acestea, pentru ca fluxul de documente din organizație să înceapă cu succes mișcarea virtuală, este necesar:

• utilizați software modern
• Traduceți arhive de hârtieîn formă electronică. Acest lucru se poate face independent prin delegarea sarcinii vechilor angajați sau cu ajutorul unor organizații speciale.
• sistematizați pas cu pas informațiile electronice

În același timp, un refuz complet de a păstra documentele pe hârtie ar trebui efectuat în momentul în care gestionarea documentelor electronice este gata de lucru.

Respectarea regulilor de circulație a documentelor

De acord, este destul de neplăcut să urmăriți cum cea mai simplificată schemă de flux de lucru creată pe un exemplu de lucru într-o organizație încetează din nou să funcționeze dintr-un motiv necunoscut. Pentru a preveni acest lucru:

• întocmește funcția și documentele primare în organizație
• notează cerințele specifice pentru completarea fiecărui document
• urmăriți separat activitatea fiecărei divizii sau departament pentru a observa în timp care dintre ele rămâne în urmă
• pentru încălcarea termenelor de depunere a documentelor

O digresiune importantă: dacă compania respectă toate articolele Codului Muncii al Federației Ruse, atunci nu va fi posibilă colectarea amenzilor bănești de la angajați.

Cu toate acestea, există o cale alternativă de ieșire: la prima încălcare a dispoziției privind fluxul de documente, angajatul este supus acțiune disciplinară(mustrare). La încălcarea repetată– pedeapsa financiară sub formă de reducere sau anulare a plăților bonusului (trimestrial, anual).

Un astfel de sistem va obișnui rapid angajații cu noile reguli, iar managerul va scăpa de problemele inutile.

Deci, fluxul de lucru este un ciclu complet de mișcare a documentelor din momentul în care sunt emise () până în momentul în care execuția (trimiterea) este finalizată.

Schema corectă a fluxului de lucru în organizație asigură procesarea la timp a deciziilor de management și funcționarea eficientă atât a tuturor departamentelor, cât și a companiei în ansamblu.

Scrieți întrebarea dvs. în formularul de mai jos

Citeste si:

• 
  
• 
  Cum se certifică copiile documentelor în...
• 
  Plângere împotriva șefului către conducerea superioară -...
• 
  Tehnici eficiente de vânzare prin telefon - O prezentare generală...

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Cerințe pentru fluxul documentelor, obligatorii pentru conformitate în toate instituțiile. Etape proces tehnologic procesarea și deplasarea documentelor primite. Înregistrarea centralizată și descentralizată a corespondenței, indexarea documentelor.

test, adaugat 29.06.2013


Caracteristicile subsistemului de management al informaţiei. Concept și tipologie documente normative organizatii. Analiza cantitativă a documentelor din întreprindere. Automatizarea de birou ca soluție la probleme în suport de reglementareși managementul documentelor.

lucrare de termen, adăugată 03.05.2015


Sarcinile serviciului de birou, procedura de înregistrare a documentelor. Organizarea fluxului de documente în Instituția de Stat „1 Detașamentul Federal serviciul de pompieriîn regiunea Saratov". Forme de înregistrare a documentelor şi importanţa pentru adoptarea promptă a deciziilor manageriale.

lucrare de termen, adăugată 01.12.2012


Forme de înregistrare a documentelor și control asupra implementării acestora. Sistematizarea documentelor și formarea colecțiilor de documente. Ordinea de conservare în instituțiile arhivistice și eliberarea acestora în folosință temporară. Transferul documentelor GKN în arhiva organizației.

prezentare, adaugat 16.04.2012


Principii de organizare a managementului documentelor. Mișcarea documentelor de intrare, ieșire și interne, formularele de înregistrare și înregistrare a acestora. Lucrări de informare și de referință. Controlul execuției documentelor. Lucrul cu informații care conțin secrete comerciale.

rezumat, adăugat 12.11.2010


Baza teoretica fluxul de lucru și fluxul de lucru al organizației. Dezvoltarea de bază documente de management organizarea transportului. Cerințe de documentare. Informații și referințe, documente administrative și organizatorice.

lucrare de termen, adăugată 10.05.2014


Opțiuni pentru amplasarea detaliilor antetului: unghiular și longitudinal. Concept general despre formele documentelor. Principii de bază ale organizării managementului documentelor. Schema trecerii documentelor, fluxurile documentelor, semnificația acestora. Contabilitatea volumului de documente.

lucrare de control, adaugat 03.09.2016

Procesul de schimb de corespondență este foarte dinamic, deși, la prima vedere, deplasarea unui document constă doar în faptul că acesta este transferat de la o instituție la alta. Pentru un angajat care lucrează cu informații documentare, este important să înțeleagă această mișcare în cadrul organizației.

Traseul documentului - calea condiționată pe care o parcurge un document într-o instituție (la o întreprindere, la o firmă) din momentul în care este creat (primit) și până la finalizarea execuției (trimitere).

Deplasându-se pe traseu, documentul are „opriri” în care se efectuează anumite operațiuni de birou cu el. Aceasta nu înseamnă însă că același tip de document are același traseu. Luați în considerare cel mai mult etape generale trecând documentul.

• 1. Admitere. Există trei moduri de a primi un document într-o instituție:
• 1) prin canale de comunicare (poștă, teletip, internet etc.);
• 2) prin curier;
• 3) de la vizitator personal.

La primirea la instituție, documentele sunt supuse unei procesări prealabile, care constă în stabilirea corectitudinii predării lor. Apoi se deschid toate plicurile, cu excepția celor marcate „Personal”. După ce s-a determinat corectitudinea și caracterul complet al anexelor (pe baza detaliilor documentului, care au fost deja menționate), documentele sunt supuse examinării. Plicurile se aplică pe document numai în cazurile în care:

• data ștampilei poștale este considerată ca dovadă a promptitudinii (intemperității) a primirii documentului de către destinatar;
• documentul este trimis organizatii publice situat în instituție. De exemplu, plicuri adresate organizatie sindicala, consiliul academic, parteneriatul horticol etc., pot fi deschise numai de către angajații acestor organizații;
• documentul este marcat „Personal” sau „Confidențial”, dar plicul nu este.

În partea de jos a documentului din dreapta este aplicat (manual sau cu ștampilă) nota de admitere, fixând faptul acceptării acesteia. Semnul indică data primirii, numărul de intrare atribuit (index) și uneori numele prescurtat al instituției care a primit documentul. De exemplu:

Intellect-service SRL Data 01.03.2017 Ex. nr. 002

Data și ora primirii documentelor primite prin fax sau e-mail sunt înregistrate automat.

Din momentul în care se stabilește data primirii, documentul este considerat a fi în activitatea instituției și este transferat cu titlu oneros.

2. Considerare - aceasta este o definiție de către un specialist sau manager a naturii executării unui document.

Specialistul poate determina ce documente să trimită spre execuție, ocolind capul (practic cel puțin 10% din documentele primite pot fi transferate imediat pentru executare către departamentele relevante ale instituției, iar în marile firme străine volumul acestor documente poate crește la 70%). Astfel de decizii depind nu atât de informațiile conținute în text, cât de calificările specialistului și de claritatea structurii de conducere a instituției.

Mai des întâlnită, mai ales în practica managerială rusă, este opțiunea când natura execuției este determinată de șef, și nu de specialist, făcând o rezoluție asupra formei dintre adresă și text. Dacă acest spațiu nu este suficient, atunci rezoluția poate fi localizată în orice spațiu liber de pe antet, cu excepția marginilor și a textului în sine.

Rezoluția indică cui, ce, în ce interval de timp trebuie făcut. La sfârșitul rezoluției se aplică data și semnătura, a căror decodare nu este necesară. De exemplu:

prof. Alekseev L.L. Întocmește un raport înainte de 10.02.2016

01.05.2016 (semnătură)

Așezarea unei rigle nu este prevăzută de standard, cu toate acestea, managerul își separă adesea instrucțiunile de semnătura cu acesta.

Potrivit studiilor, citirea corespondenței primite și determinarea naturii execuției necesită 12-30% din timpul de lucru al managerului. Adesea, șefii marilor structuri administrative sunt nevoiți să citească zilnic până la 300 de pagini de text, deși pot percepe practic nu mai mult de 30 de pagini. Așa se explică procentul mare de rezoluții formale, în cazul în care un asistent de secretar insuficient calificat trimite toată documentația primită spre examinare de către șef.

3. Înregistrare. După stabilirea naturii executării, documentul trebuie înregistrat dacă este supus înregistrării (nu se acceptă unele tipuri de documente, precum broșuri, cărți de invitație, programe de conferințe, scrisori marcate „Personal”, notificări și altele). înregistrat).

Înregistrarea este înregistrarea de date succinte despre un document pe un suport tangibil (într-un jurnal, pe un card sau în memoria computerului), care este necesară pentru a asigura securitatea atât a documentului în sine, cât și a informațiilor conținute în textul acestuia. Înregistrarea facilitează căutarea, contabilizarea și controlul documentului în viitor. Standardul nu specifică ce informații despre document ar trebui să fie reflectate în timpul înregistrării. În practică, există:

• autorul documentului;
• data și indexul documentului de intrare (ieșire);
• data și indexul atribuite documentului la primire;
• titlu ( rezumat) document;
• rezoluţie;
• nota de performanta;
• marca de control;
• un semn pe direcția documentului pentru depozitare.

Cel mai convenabil și eficient din punct de vedere al căutării, contabilității și controlului este considerat a fi un sistem de carduri pentru înregistrarea documentelor, mai ales cu o cantitate mare de flux de documente. Cu toate acestea, forma jurnalului de înregistrare are un avantaj incontestabil față de cardul sau sistemul informatic: doar jurnalul vă permite să asigurați siguranța documentului. De aceea anumite tipuri documente (documente de studii, pașapoarte civile, cărți de muncă etc.) sunt înregistrate numai în reviste, indiferent de volumul fluxului de lucru.

Înregistrarea se face o singură dată, adică documentul nu trebuie reînregistrat, încadrându-se într-una sau alta unitate structurală.

4. Execuţie- colectarea si prelucrarea informatiilor necesare, redactarea textului documentului pe formular, coordonarea, semnarea, aprobarea, pregatirea pentru trimitere catre destinatar.

Principiile pentru compilarea documentului au fost discutate mai sus.

• 5. Management de caz. După finalizarea executării, actele sunt clasate în dosare. Caz - un set de documente plasate într-un folder pe o anumită bază și în conformitate cu cerințele stabilite. Formarea cazurilor poate fi efectuată după următoarele criterii:
  • numele tipurilor de documente (de exemplu, corespondență comercială, comenzi, acte, contracte);
  • corespondenți (de exemplu, corespondența cu o firmă);
  • probleme (de exemplu, furnizarea unui grup de produse, dezvoltarea personalului);
  • regiuni (de exemplu, corespondența cu furnizorii din regiunea Kursk).

În ceea ce privește cazul format, se obișnuiește să se respecte următoarele cerințe:

• la dosar se trec numai actele executate;
• documentele referitoare la o problemă trebuie să fie într-un singur dosar;
• documentele originale sunt depuse la dosar (în ultima solutie copii certificate); alte copii ale documentului, inclusiv proiectele, nu sunt depuse;
• documentele termeni diferiți depozitarea (de exemplu, permanentă și temporară) sunt formate în cazuri diferite;
• în cauză se formează acte de un an, cu excepția cazurilor care se transferă în alt an;
• documentele introduse la dosar trebuie corect executate, i.e. ai toate detaliile necesare;
• documentele supuse returnării nu trebuie depuse la dosar;
• Carcasa nu trebuie să depășească 250 de pagini.

În interiorul carcasei, documentele pot fi aranjate în ordine cronologică, pe numere sau alfabetic, în funcție de care dintre semne este decisivă. Așadar, se obișnuiește să se depună corespondența de afaceri în caz de dată de primire, chitanțe - după numere, ordine - după numere și date și contestațiile cetățenilor - prin prima literă a numelui de familie.

Formarea corectă a cazurilor nu numai că asigură siguranța documentelor, dar contribuie și la căutarea promptă a informațiilor necesare.

6. Trimiterea. La trimitere se verifică conformitatea documentului completat cu recomandările standardului. Dacă există un link către cerere, ar trebui să verificați dacă documentele indicate sunt într-adevăr atașate în întregime și în numărul de copii.

Imediat înainte de trimitere, data și numărul de ieșire (index) sunt trecute pe formular. Toate documentele trimise aceleiași instituții trebuie să fie incluse într-un singur plic.

• 7. Controlul execuției- Asigurarea executării documentelor pe fond și în termenul corespunzător. Esența execuției este determinată de text și (sau) rezoluția capului. Termenele sunt stabilite:
  • reguli(termene standard);
  • instituția autoare (conținută în textul documentului);
  • rezoluție (determinată de șef).

În lipsa tuturor acestor opțiuni, documentul trebuie executat în termen de 10 zile.

Numai cel care le-a stabilit poate modifica termenele de executare a documentului, doar cel care l-a pus sub control poate scoate documentul de sub control.

Controlul asupra executării documentelor începe din momentul înregistrării acestora și se încheie după finalizarea lucrărilor specificate în textul documentului și rezoluția șefului.

Standardul oferă recuzită „Marca de control” obligatoriu pentru toate documentele supuse controlului executiei. Pe marginea stângă a acestor documente, la nivelul antetului textului, scrisoarea LA.

Controlul execuției constă în verificarea periodică a progresului execuției. Pe baza rezultatelor auditului se efectuează o analiză a performanței, care este adusă la cunoștința șefului. Gradul de regularitate al verificărilor poate fi diferit: de exemplu, sarcinile pentru următoarele luni ale anului curent sunt verificate cel puțin o dată pe lună, iar sarcinile pentru luna curentă - la fiecare 10 zile și 5 zile înainte de termenul limită curent.

Controlul clar asupra executării documentelor, în plus, controlul asupra executării deciziilor de management în general, joacă un rol inestimabil, contribuind la munca eficienta orice organizație, firmă, companie. Controlul ar trebui să fie efectuat de un specialist înalt calificat, de exemplu, un referent cu studii superioare.

După studierea traseului documentului, se pot face recomandări cu privire la nivelul profesional și educațional necesar de care are nevoie un angajat la o etapă sau alta. Așadar, la etapele de primire, înregistrare și transmitere a documentelor este suficientă calificarea secretarului de birou, la etapele de luare în considerare, executare și control a documentului se cere calificarea asistentului de secretar sau de asistent manager.

Fiecare flux de documente are o rută de mișcare destul de constantă, care depinde direct de structura și conținutul documentelor, de gradul de reglementare a funcțiilor managerilor și diviziilor structurale, de repartizarea atribuțiilor între manageri și de tehnologia adoptată în instituție pentru lucru. cu acte.

Rutele de trafic stereotipe sunt inerente documentelor primite, care este determinată de adresarea acestora.

Documentele primite formează trei direcții de mișcare: managementul companiei, managementul diviziilor structurale și direct către specialiști. Raportul acestor fluxuri nu este ritmic: majoritatea documentelor merg la conducere, care, pe de o parte, are supraîncărcare informațională, iar pe de altă parte, primește o cantitate voluminoasă de informații care nu corespunde competenței lor, atributii functionaleși domeniile de activitate, nu nivelul acestora. În acest caz, așteptarea ca conducerea să verifice documentele este o pierdere de timp și prelungește calea documentului către executor.

Ruta de deplasare a documentelor primite depinde și de tehnologia de lucru cu documentele instalate în instituție. De exemplu, procesul de înregistrare este împărțit în două etape: introducerea datelor despre documentul primit în formularele de înregistrare înainte ca acesta să fie luat în considerare de către conducere și completarea acestor date cu permisiunea, termenele limită, instrucțiunile de execuție și altele după examinarea de către șef. Astfel, procesul de înregistrare a documentelor mărește timpul de deplasare a documentului de la primire la executor. Dacă într-o companie se obișnuiește să înregistreze documente în mod repetat, la nivelul diviziunilor structurale, atunci pierderea de timp din cauza opririlor nerezonabile în deplasarea documentului este mai vizibilă.

Fluxul documentelor de ieșire, de regulă, trece prin întreaga structură de management. Atât documentele informative, cât și cele de inițiativă sunt întocmite de specialiști în diviziuni structurale. Calea de circulație a acestor documente depinde de numărul de etape de aprobare, aprobare și semnare a documentelor, precum și de tehnologia adoptată pentru retipărirea textului, înregistrarea și trimiterea documentelor.

Cele mai dezordonate sunt căile de deplasare a documentelor interne. Mai mult, în acest flux, mișcarea acte administrative, de regulă, se dispune, iar întocmirea tuturor celorlalte documente nu are trasee reglementate și atrage după sine o mare pierdere de timp pentru trecerea documentelor.

Serviciul de management al înregistrărilor poate dezvolta rutele cele mai adecvate și optime pentru deplasarea fluxurilor de documente, pe baza datelor care caracterizează fluxurile de documente.

Fluxul de documente ca mișcare ar trebui să se distingă de volumul fluxului de documente, care este exprimat prin numărul total de documente primite de companie și create în ea pentru o anumită perioadă. Volumul fluxului de lucru ar trebui să țină cont de toate documentele de intrare, de ieșire și interne, precum și de toate copiile realizate prin intermediul echipamentelor operaționale de imprimare și de birou.

Traseul deplasării - direcția de mișcare a documentelor, etapele și cazurile de mișcare a documentelor. Fiecare flux de documente are o rută de mișcare destul de stabilă, care depinde de compoziția și conținutul documentelor, de gradul de reglementare a funcțiilor managerilor și unităților structurale, de repartizarea responsabilităților între manageri și de tehnologia adoptată în organizație pentru lucrul cu documente. Rutele de trafic stereotipe sunt caracteristice documentelor primite, care este determinată de adresarea acestora. Documentele primite formează trei direcții de mișcare: managementul organizației, managementul diviziilor structurale, direct către specialiști. Raportul acestor fluxuri este neuniform - cea mai mare parte a documentelor merge către management, care, pe de o parte, se confruntă cu supraîncărcare de informații și, pe de altă parte, primește o cantitate semnificativă de informații care nu corespunde competenței lor, domenii de activitate și atribuții funcționale, nu nivelul acestora. Așteptarea ca documentele să fie revizuite de către conducere este o pierdere de timp, prelungește calea documentului către executor. Ruta de deplasare a documentelor primite depinde și de tehnologia de lucru cu documentele adoptată de instituție. De exemplu, procesul de înregistrare este împărțit în două etape: introducerea datelor despre documentul primit în formularele de înregistrare înainte ca acesta să fie luat în considerare de către conducere și completarea acestor date cu o rezoluție, termene, instrucțiuni de execuție și altele după examinarea de către șef. Astfel, tehnologia de înregistrare a documentelor mărește timpul de mișcare a documentului de la primire la executant. Dacă este obișnuit ca o organizație să înregistreze documente în mod repetat, de ex. la nivelul unităților structurale, atunci pierderea de timp din cauza opririlor iraționale în mișcarea documentului este și mai vizibilă. Fluxul de documente de ieșire, de regulă, pătrunde în întreaga structură de management. Atât proactiv cât și documente informative pregăti specialişti în divizii structurale. Calea de circulație a acestor documente depinde de numărul de instanțe de aprobare, aprobare și semnare a documentelor, precum și de tehnologia acceptată pentru retipărirea textului, înregistrarea și trimiterea documentelor. Cele mai nereglementate sunt căile de circulație a documentelor interne. Mai mult, în acest flux, circulația documentelor administrative, de regulă, este eficientizată, iar întocmirea tuturor celorlalte documente nu are trasee reglementate și atrage cea mai importantă pierdere de timp pentru trecerea documentelor. Pe baza datelor care caracterizează fluxurile de documente, serviciul DOE poate dezvolta rutele cele mai adecvate și optime pentru deplasarea fluxurilor de documente. Descrierea itinerariului document intern, de regulă, arată astfel: elaborarea unui proiect de document - aprobarea documentului - revizuirea documentului - trimiterea (sau arhivarea) documentului. Mai mult, etapele „Acordul documentului” și „Revizuirea documentului” pot fi repetate până la eliminarea tuturor comentariilor. Pentru a oficializa astfel de rute, pot fi folosite orice mijloace disponibile - totul ar trebui să fie determinat de principiul suficienței pentru rezolvarea problemei. Cea mai simplă opțiune este de a dezvolta diagrame de flux de documente sub formă de diagrame de flux grafice convenționale. Fiecare companie își poate dezvolta propria metodă de afișare sau o poate împrumuta de la o companie care furnizează servicii pentru implementarea EDMS, principalul lucru este că schemele sunt înțelese de angajații companiei și permit configurarea suplimentară a sistemului. Datorită SED se reduce corespondența pe hârtie. Utilizați pentru a crea și edita documente editori de text, cum ar fi Word 2007. Documentele sunt create pe baza forme standard, introdus anterior în memoria computerului și care conține șabloane. Transferul documentelor către în format electronic efectuate într-o rețea locală de calculatoare, documente de intrare și de ieșire - folosind E-mailși internetul. O înregistrare despre documentele de intrare și de ieșire este introdusă în cardul de înregistrare și este introdusă o singură dată. La înregistrarea unui document de intrare, completați următoarele câmpuri: data primirii documentului; număr de înregistrare; numele departamentului care a primit documentul; corespondent; data documentului; Numarul documentului; numărul de foi ale documentului; numărul de foi de aplicare; tipul documentului și rezumatul. La înregistrarea documentelor de ieșire: numele departamentului care a întocmit documentul; numărul de ieșire; data de; destinaţie; executor testamentar; data cheie (dacă se așteaptă un răspuns); Numărul cazului. Controlul execuției este efectuat de serviciul DOW. Declarația de control apare automat la completarea câmpului „Data scadentă” din fișa de înregistrare. Semnul de control este plasat în colțul din stânga sus. Toate documentele sunt supuse controlului. Documentele sunt stocate pe computer sub formă de fișiere stocate pe hard disk. Fișierele sunt sortate în foldere. Numele folderului începe cu tipul de document, urmat de note despre autor, întrebare, corespondent și perioada pentru care sunt grupate documentele. Perioada de păstrare depinde de valoarea informațiilor conținute în fișiere. Documentele sunt stocate în arhiva electronica, unde sunt trimise imediat după terminarea lucrului cu ei în munca de birou. Acest lucru asigură siguranța documentului, cautare rapidași acces distribuit la documente folosind o rețea locală sau acces la distanță.