- În organizația noastră, toate scrisorile sunt înregistrate de către executori în jurnal în mod independent, adică. orice executor testamentar care întocmește scrisori poate, în lipsa unui secretar, să se înregistreze în mod independent document de ieșire. Este posibil să vă înregistrați fără știrea secretarului și angajații întreprinderii au dreptul de acces gratuit la jurnalele de înregistrare? Este posibil să convertiți jurnalul de înregistrare în formă electronică (de exemplu, în format excel), și să nu folosești deloc o revistă tradițională de hârtie?
- 1. Departamentul nostru înregistrează trecerea fiecărui document care intră în departament, incl. intern - serviciu, memorii. Șeful departamentului de personal consideră că așa creștem fluxul de documente, întrucât documentele interne nu sunt supuse înregistrării. Există vreun regulament care spune că astfel de documente trebuie înregistrate?
- 2. În organizația noastră, nu înregistrăm un flux mic de documente și documente interne. Toate explicațiile, memoriile și memoriile sunt păstrate de șefii diviziilor structurale în mape. Este corect? Dacă trebuie să fie înregistrați, cine ar trebui să o facă (fiecare departament sau secretar)? Documentele în acest caz ar trebui înregistrate într-un jurnal sau în mai multe?
Număr de comandă cu o lovitură
Vă rog să-mi spuneți, este posibil să puneți numărul comenzii cu o fracție?
De exemplu, există Ordinul nr. 32, se poate întocmi Ordinul nr. 32/1?
Mai bine cu o scrisoare, de exemplu nr 32a
Ce înseamnă același conținut?
bine, de exemplu, au fost angajați sau trimiși într-o călătorie de afaceri, adică conținutul este același
Un număr printr-o fracție este nedorit, nu?
De obicei, programul 1C însuși oferă numărul comenzii cu o fracțiune, dacă, de exemplu, trimiteți mai multe persoane într-o călătorie de afaceri cu o singură comandă și selectați formularul T9 pentru imprimare. Apoi pentru fiecare angajat va exista o comandă separată cu numărul 32/1, 32/2 etc. Îl puteți tipări în formularul T9a, apoi toți angajații trimiși într-o călătorie de afaceri vor fi într-un singur tabel.
Un număr cu o literă este de obicei pus dacă comanda trebuie executată retrodatare, iar următorul număr în secvență este deja luat.
Asta sigur, îl folosim singuri, deși știm că este imposibil, dar sunt situații fără speranță.
Și aici este interesant cum reacționează autoritățile de control și supraveghere la acest lucru?
Dacă cineva are experiență cu asta, vă rugăm să împărtășească.
încep să acorde o atenție suplimentară acestui lucru și să întrebe de ce este așa 😉
acestea. dacă au executat comanda în acest fel - lăsați totul în documente să fie în ordine în această problemă, atunci nu vor găsi nicio vină, dar se vor uita foarte atent la toți ceilalți 🙂
Este dreptul tău. nu există documente care să reglementeze numerotarea documentației dumneavoastră. Principalul lucru, așa cum a scris Nadin-ka, este că totul este executat corect (declarație, semnături și date).
Eu folosesc mereu fracții. Chiar nu este nimic de făcut. Dacă nu, atunci cum?
Modificări ale numerotării comenzilor de către personal
Salut!
Te rog ajuta-ma.
Spune..
Te rog ajuta-ma.
Ce să faci dacă numerotarea comenzilor este încălcată? ..Ce amenință dacă numerotarea este greșită?
Situație: Mi-am descoperit deficiența (am înregistrat un angajat la muncă - o comandă etc., și abia atunci am văzut în cartea de muncă ce trebuie să fac etc. cu jumătate de normă - m-am uitat în cartea de muncă din lipsă de experiență mai târziu, acum mi-am dat seama că trebuie să eliberez un loc de muncă cu jumătate de normă, concediere, iar apoi angajare pentru activitatea principală). acum trebuie să dați un ordin asupra personalului .. și aveți nevoie de el retroactiv. Refacerea tuturor numerotărilor nu este o opțiune, deoarece una dintre ele apare deja în cartea de lucru.
Spune..
Citat (Anastasia): Bună!
Te rog ajuta-ma.
Ce să faci dacă numerotarea comenzilor este încălcată? ..Ce amenință dacă numerotarea este greșită?
Situație: Mi-am descoperit deficiența (am înregistrat un angajat la muncă - o comandă etc., și abia atunci am văzut în cartea de muncă ce trebuie să fac etc. cu jumătate de normă - m-am uitat în cartea de muncă din lipsă de experiență mai târziu, acum mi-am dat seama că trebuie să eliberez un loc de muncă cu jumătate de normă, concediere, iar apoi angajare pentru activitatea principală). acum trebuie să dați un ordin asupra personalului .. și aveți nevoie de el retroactiv. Refacerea tuturor numerotărilor nu este o opțiune, deoarece una dintre ele apare deja în cartea de lucru.
Spune..
Nu am adăugat încă nimic la TC.
Citat (Anastasia): Bună!
Te rog ajuta-ma.
Ce să faci dacă numerotarea comenzilor este încălcată? ..Ce amenință dacă numerotarea este greșită?
Situație: Mi-am descoperit deficiența (am înregistrat un angajat la muncă - o comandă etc., și abia atunci am văzut în cartea de muncă ce trebuie să fac etc. cu jumătate de normă - m-am uitat în cartea de muncă din lipsă de experiență mai târziu, acum mi-am dat seama că trebuie să eliberez un loc de muncă cu jumătate de normă, concediere, iar apoi angajare pentru activitatea principală). acum trebuie să dați un ordin asupra personalului .. și aveți nevoie de el retroactiv. Refacerea tuturor numerotărilor nu este o opțiune, deoarece una dintre ele apare deja în cartea de lucru.
Spune..
Îți voi spune cum s-a întâmplat totul la început. Director general a deschis SRL (nostru) pe 16. Așadar, conform toată documentația, lucrează din data de 16. Eu, fara sa ma uit in mall, l-am emis imediat din 16 ca la locul principal de munca. Acum să completăm cartea de munca- Am văzut că a fost înregistrat oficial până pe 31 într-o altă organizație. M-am angajat să întocmesc un loc de muncă cu jumătate de normă, astfel încât totul să fie în modul corect .. Repară-mi stâlpii .. Și toate comenzile zboară acum .. numerotarea .. nu știu ce să fac ..
Nu am adăugat încă nimic la TC.
Citat (Anastasia): Bună!
Te rog ajuta-ma.
Ce să faci dacă numerotarea comenzilor este încălcată? ..Ce amenință dacă numerotarea este greșită?
Situație: Mi-am descoperit deficiența (am înregistrat un angajat la muncă - o comandă etc., și abia atunci am văzut în cartea de muncă ce trebuie să fac etc. cu jumătate de normă - m-am uitat în cartea de muncă din lipsă de experiență mai târziu, acum mi-am dat seama că trebuie să eliberez un loc de muncă cu jumătate de normă, concediere, iar apoi angajare pentru activitatea principală). acum trebuie să dați un ordin asupra personalului .. și aveți nevoie de el retroactiv. Refacerea tuturor numerotărilor nu este o opțiune, deoarece una dintre ele apare deja în cartea de lucru.
Spune..
Îți voi spune cum s-a întâmplat totul la început. Director general a deschis SRL (nostru) pe 16. Așadar, conform întregii documentații, lucrează din data de 16. Eu, fara sa ma uit in mall, l-am emis imediat din data de 16 ca la locul principal de munca. Acum m-am apucat de completat carnetul de muncă - am văzut că oficial a fost înregistrat până pe 31 într-o altă organizație. M-am angajat să întocmesc un loc de muncă cu jumătate de normă, astfel încât totul să fie în modul corect .. Repară-mi stâlpii .. Și toate comenzile zboară acum .. numerotarea .. nu știu ce să fac ..
Nu am adăugat încă nimic la TC.
Este posibil să se pună în ordine nu o numerotare continuă, ci formată dintr-o dată?
Buna ziua. Spuneți-mi, vă rog: este posibil să numerotați comenzile pentru FROM și TO nu în ordine continuă, ci după dată: de exemplu, Ordinul nr. 25/08-O din 25.08. 2015?
Și numerotarea din fiecare an în cadre ar trebui să fie reluată sau să continue numerotarea anului precedent?
Buna ziua!
Numerotarea comenzilor nu este reglementată.
În practică, comenzile pentru activitățile principale ale unei organizații sunt caracterizate prin utilizarea indicilor (numerele) digitale, adică numerotarea serială simplă (1, 2, 3, 4, 5.), iar pentru comenzile pentru personal, numerotarea alfanumerică se utilizează de obicei: 1-k , sau 1k, sau 1 l / s etc. Fiecare organizație își dezvoltă în mod independent propriile reguli și un sistem de înregistrare a documentelor, care sunt stabilite într-un act de reglementare local.
Anterior, ne puteam baza instrucție standard munca de birou in organisme federale putere executiva, aprobat Prin ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 N 536, unde s-a reținut că comenzile sunt numerotate prin numerotare de serie în an calendaristic. Comenzile pentru activitățile de bază, pentru personal și comenzile sunt numerotate separat. Acest document nu mai este valabil și Bază legală nu există pentru numerotare. Cu toate acestea, numerotarea documentelor în organele executive federale este încă efectuată.
Dacă indexarea alfanumerică a comenzilor este fixată în LNA, atunci trebuie să numerotați și aceste comenzi.
Cum, de exemplu, numerezi ordinele de personal (cadre)?
Cu siguranță, numărul comenzii este luat de la 1C (și există numerotarea de serie a comenzilor) și i se adaugă litera „K” sau „L / S”
Dacă acesta este cazul, atunci este mai bine să numerotați ordinele de protecție a muncii (care se aplică și comenzilor pentru activități de bază) în ordine, și nu după dată, astfel încât organizația să aibă o numerotare uniformă a comenzilor.
Înregistrarea documentelor în întrebări și răspunsuri
Număr de înregistrare document - recuzită multifuncțională. Pe lângă scopul său principal - numerotarea în serie a documentelor, indexul documentelor ajută la rezolvarea unei varietăți de sarcini. Conform numerelor de serie finale de la sfârșitul anului, se poate urmări creșterea volumului fluxurilor de documente care trec prin organizație și, prin urmare, prin secretar, ceea ce indică o creștere a volumului de muncă personal și poate deveni baza pentru cerinte legale despre crestere salariile sau să mărească personalul secretariatului.
GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru executarea documentelor ”permite, la discreția organizației, completarea numerelor de serie de înregistrare cu indici de identificare (clauza 3.12), ceea ce contribuie la rezolvarea problemelor de căutare promptă a unui anumit document.
Deci, numerotarea literelor de ieșire este completată cu codul unității care a inițiat documentul. Pentru a evita confuzia cu definiția unui document administrativ, ordinele de personal sunt numerotate cu un index atribuit LA (personal) sau LS (de către personal), se obișnuiește să se completeze numărul comenzii cu litera R .
Când se primește o solicitare de căutare a unui document, secretarul după număr, mai precis, printr-un index atribuit suplimentar, poate afla cu ușurință în ce fișier (dosar) să îl caute, de exemplu:
nr. 26-r- în comenzi;
nr. 26-ls- la comenzi pentru personal;
Nr. 26-operă- printre procesele-verbale ale ședințelor operaționale.
Prin completarea numărului de ordine al documentului primit cu scrisoarea F (fax) sau E (E-mail) puteți rezolva problema contabilității pentru modalitatea de livrare a unei scrisori către organizația dvs. fără a crește formularele de înregistrare (jurnalele).
Înregistrarea documentelor se bazează pe următoarele reguli de bază.
- Înregistrare unică. Un document din pereții unei instituții este înregistrat o singură dată (când este creat sau primit). Documentul se deplasează de la departament la departament sub propriul său număr unic, de ex. diviziile interne, după ce au primit documentul, îl iau în considerare sub indexul atribuit inițial și nu atribuie unul nou. Această regulă se aplică atât documentației administrative, cât și corespondenței oficiale.
- Actualitatea înregistrării. Conform clauzei 16 din Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15.06.2009 nr. 477 (modificat la 07.09.2011), înregistrarea documentelor primite este efectuat în ziua primirii, creat - în ziua semnării sau aprobării sau în următoarea zi lucrătoare. Astfel de cerințe sunt justificate de faptul că întârzierea documentului în etapa de înregistrare reduce timpul de execuție efectivă până la data specificată. O astfel de întârziere se poate întâmpla pentru angajați sau chiar pentru întreaga instituție, indiferent de forma de proprietate, consecințe negative. Procedura și termenii de înregistrare ar trebui să se reflecte în instrucțiunile pentru munca de birou ale unei anumite companii.
- Separarea înregistrărilor. Fiecare tip de document are propria sa înregistrare separată. Deci, în formularele de înregistrare separate luați în considerare:
- corespondență primită (documente primite);
- documente de ieșire;
- memorii interne;
- comenzi pentru activitatea de bază;
- ordine de personal;
- Comenzi;
- procesele verbale ale consiliului de administrație;
- protocoale de întâlniri de planificare (RAM), etc.
- Înregistrarea se face într-un an calendaristic.În fiecare an, la 1 ianuarie, numerotarea aproape tuturor tipurilor de documente (comenzi, scrisori de intrare și de ieșire, protocoale etc.) este resetată la zero. Excepție fac inventarele cazurilor de depozitare permanentă. Aceste inventare au un număr și o numerotare continuă a articolelor pe toată perioada de existență a organizației.
- Completitudinea reflectării informațiilor despre document în timpul înregistrării. La introducerea datelor de înregistrare în jurnal (bază de date) sunt indicate toate informațiile disponibile pe document: index, data, referință la numărul și data cererii, numele destinatarului/corespondentului, iar conținutul acestuia este descris ca cât mai multe detalii posibil. Pe lângă informațiile luate în considerare în mod tradițional, formularele contabile ar trebui completate cu coloane care să reflecte informații suplimentare solicitate cel mai adesea de către angajați sau clienți (de exemplu, metoda de expediere). Lista semnelor care trebuie luate în considerare ar trebui să fie scrisă în instrucțiunile pentru munca de birou.
- Uniformitate înregistrările de înregistrare indiferent de forma acesteia sau de forma de primire (creare) a documentului. Contabilitatea documentelor într-o organizație se construiește după aceleași reguli, indiferent de forma de înregistrare acceptată: manual într-un jurnal, în Excel, sau folosind un program specializat de gestionare a documentelor electronice.
Luați în considerare câteva exemple concrete asociate cu înregistrarea documentelor.
Ar trebui să fie afișate jurnalele pentru e-mailurile primite și trimise?
Firmware-ul documentelor este unul dintre atributele înregistrării documentelor de strictă responsabilitate și/sau documentelor cu o perioadă de stocare permanentă. Jurnalele pentru înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire nu aparțin categoriei de raportare strictă, iar perioada de stocare a acestora este de 5 ani. Mai mult, jurnalul de înregistrare poate fi păstrat în format electronic. Astfel, flash această specie jurnalele nu sunt necesare.
Trebuie să înregistrez scrisorile trimise prin fax? Mesajele de e-mail sunt înregistrate?
Este necesar să se facă distincția între tipurile de documente și metodele de transmitere a acestora: regulile de înregistrare se aplică în mod egal scrisorilor primite prin fax, e-mail, livrate prin curier sau primite prin „feedback” de pe site-ul oficial al organizației.
Nu este întotdeauna recomandabil să se creeze formulare de înregistrare separate pentru contabilizarea documentelor primite de birou într-un mod nestandard. Dacă este necesar să se stabilească metoda de primire a documentului la birou, este mai convenabil fie să introduceți un cod de identificare în numărul de înregistrare „intrat” ( F - fax, EP - e-mail), sau completați jurnalul de înregistrare (baza de date) cu coloana corespunzătoare, unde se indică modalitatea de livrare.
O altă întrebare este dacă organizația este obligată să răspundă la fax sau document electronic, dat fiind că la noi, în mod tradițional, semnificația documentului este dată de semnătura „în direct” a autorului, iar o serie de solicitări (despre date personale, despre mișcarea fondurilor în contul contribuabilului) sunt complet invalide fără un sigiliu „viu”. Dar această problemă depășește atribuțiile secretarului.
1. Este posibilă înregistrarea comenzilor după un eveniment care a avut deja loc, de exemplu, un ordin de numire a unui responsabil din 01/06/2012 pentru a fi înregistrat pe 10/06/2012?
2. În instituție, ordinele și instrucțiunile sunt înregistrate cu data și numărul trecut printr-o fracție (de exemplu, 15/1, 15/2). Cum să explic că este inacceptabil să faci asta?
În art. 4 Cod Civil Federația Rusă, se spune în mod clar că actele drept civil Nu Aveți retroactiv, orice acte administrative se aplică raporturilor care au luat naștere după intrarea lor în vigoare.
Conform clauzei 3.11 R GOST 6.30-2003, data documentului este data semnării acestuia. Înainte de această dată, documentul intră în forță juridică nu poti. Imaginați-vă că după un timp devine cunoscut un fapt negativ pentru perioada 1-10 iunie, care atrage după sine consecințe (pedeapsa) corespunzătoare pentru persoana care a fost desemnată responsabilă. Cum își poate dovedi un angajat nevinovăția? Mai mult, cum putea să prevină producerea acestui fapt sau să îndeplinească la timp ordinul pe care la vremea aceea nimeni nu i-o dăduse?
În niciun caz, un angajat nu trebuie să fie tras la răspundere sau să i se încredințeze executarea unei sarcini retroactiv.
Ce documente de reglementare reglementează înregistrarea comenzilor interne pentru organizație? Numărul comenzii poate fi plasat după dată, de exemplu, Nr. 30/08?
Astăzi, legiuitorul nu a stabilit reguli stricte pentru atribuirea numerelor de înregistrare documentelor interne. Fiecare companie are dreptul de a accepta orice formă de înregistrare, fixându-le în propriile instrucțiuni pentru munca de birou.
Împreună cu aceasta, GOST R 6.30-2003 recomandă utilizarea numere de ordine, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de cazuri conform nomenclatorului cazurilor, informații despre corespondent, interpreți etc.
În mod tradițional, ordinele organizației sunt împărțite în două grupe principale: în funcție de activitatea principală și în funcție de personal. Înregistrarea comenzilor se efectuează separat pentru fiecare grupă prin numerotare brută în cadrul anului calendaristic. Pentru a evita confuzia și dublarea, se obișnuiește să se completeze numărul de ordine de personal cu litera LA (personal) sau LS (de către personal).
Trebuie remarcat faptul că regulile în domeniul muncii de birou nu au apărut brusc: fiecare dintre ele a fost șlefuit de-a lungul anilor prin încercare și eroare. Astăzi, respectarea unor reguli simple, la fel de potrivite pentru companiile mici și marile holdinguri, permite secretarului să treacă de la organizație la organizație fără pierderea profesionalismului, precum și întreprinderii însăși să se dezvolte fără costuri suplimentare pentru formatarea cardinală a proceselor standard de documentare.
Opțiunea de numerotare a comenzilor propusă (după dată) are un dezavantaj semnificativ - nu este potrivită pentru o companie în care poate fi emisă mai mult de o comandă pe zi. Unde este garanția că o mică întreprindere experimentală nu va crește mâine într-un mare holding industrial?
În organizația noastră, toate scrisorile sunt înregistrate de către executori în jurnal în mod independent, adică. orice executor testamentar care întocmește scrisori poate, în lipsa unui secretar, să înregistreze în mod independent un document de ieșire. Este posibil să vă înregistrați fără știrea secretarului și angajații întreprinderii au dreptul de acces gratuit la jurnalele de înregistrare? Este posibil să convertiți jurnalul de înregistrare într-un formular electronic (de exemplu, în format Excel) și să nu utilizați deloc jurnalul tradițional de hârtie?
Organizația stabilește pe cont propriu formularul de înregistrare (într-un caiet, Excel sau EDMS) și procedura de efectuare a înscrierilor. În același timp, absența unei secretare la locul de muncă nu ar trebui să oprească sau să încetinească procesele de afaceri. Astăzi, întreținerea descentralizată a unei baze de date contabile unice în formă electronică devine din ce în ce mai populară. Pentru a face acest lucru, ei folosesc o rețea de calculatoare comună, postând jurnalul de contabilitate pentru public. Pentru a evita denaturarea deliberată sau accidentală a informațiilor deja introduse, ar trebui asigurată protecția datelor, precum și o abordare diferențiată a acordării drepturilor de acces la baza de date personalului: angajații responsabili cu munca de birou a unității structurale au dreptul de a face noi intrări, în timp ce restul personalului poate folosi informațiile doar pentru navigare (căutare).
Trecerea la formulare electronice contabilitatea documentelor deschide noi oportunități în domeniul muncii de birou, facilitând procesul de înregistrare, precum și reducând semnificativ timpul petrecut al secretarei în căutarea informațiilor despre un document primit (trimis) la solicitarea colegilor și clienților.
Este posibil să se păstreze jurnalele unificate de înregistrare a documentației de intrare, de ieșire și internă a organizației (pentru toate diviziile structurale simultan) sau fiecare divizie ar trebui să aibă propriile jurnaluri?
Pentru a asigura eficienta motor de căutare este indicat ca o organizație să aibă registre contabile unificate pentru corespondența primită din exterior, pentru documentele trimise, precum și pentru interne. acte administrative. În aceste reviste se consemnează faptul primirii, trimiterii, publicării documentelor de către organizație. Dar este necesar să se organizeze înregistrarea serviciului și a memorandumurilor, ținând cont de structura companiei: în organizațiile mari, diviziile structurale pot ține în mod independent un jurnal al acestor documente, în firmele mici această sarcină poate fi atribuită secretarului.
Dar odată cu înregistrarea, organizația trebuie să stabilească înregistrări ale trecerii tuturor acestor documente între diviziile structurale interne. Această contabilitate se realizează în diferite moduri:
- transferul documentelor de la departament la departament se poate realiza prin intermediul serviciului de suport documentatie, care surprinde etapa urmatoare din viata documentului;
- unitățile structurale pot ține în mod independent evidența documentelor care trec prin ele;
- contabilizarea deplasării unui document în cadrul companiei este înregistrată de sistemul electronic de management al documentelor.
Este necesar să se distingă contabilitatea unui document de înregistrarea acestuia. Deci, un document primit de la o organizație terță este înregistrat cu atribuirea unui număr de intrare de către secretar (angajat autorizat). După ce a primit un astfel de document, angajatul responsabil cu munca de birou a unității structurale a organizației introduce informații despre acesta în registrul său sub numărul sub care documentul a intrat în organizație.
1. Departamentul nostru fic din controlează trecerea fiecărui document care intră în departament, incl. intern - serviciu, memorii. Șeful departamentului de personal consideră că așa creștem fluxul de documente, întrucât documentele interne nu sunt supuse înregistrării. Există vreun regulament care spune că astfel de documente trebuie înregistrate?
2. În organizația noastră, nu înregistrăm un flux mic de documente și documente interne. Toate explicațiile, memoriile și memoriile sunt păstrate de șefii diviziilor structurale în mape. Este corect? Dacă trebuie să fie înregistrați, cine ar trebui să o facă (fiecare departament sau secretar)? Documentele în acest caz ar trebui înregistrate într-un jurnal sau în mai multe?
Volumul fluxului de documente este numărul de documente care trec printr-o organizație sau divizia acesteia. Există trei fluxuri principale:
- primite - documente primite de la organizații terțe;
- ieșire - documente create pentru expediere în afara organizației;
- intern - chiar serviciul și memoriile, declarațiile angajaților, precum și ordinele, protocoalele, actele etc.
Înregistrarea documentelor ține cont de aceste documente, dar nu afectează în niciun fel numărul acestora. Indiferent daca nota de serviciu este sau nu inregistrata, aceasta mareste cu 1 numarul de create (sosite la executie) documente interne. Clauza 3.4.9 recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76, prevede fixarea în instrucțiunile pentru munca de birou a locului și metodei de înregistrare a informațiilor interne și a documentelor de referință ( rapoarte, note oficiale, analitice, certificate etc.), procedura de transfer de documente între diviziile structurale.
Notele și memoriile pot fi înregistrate la locul publicării (într-o unitate structurală) sau centralizat la secretar. Alegerea metodei de înregistrare depinde de structura organizației și ar trebui specificată în instrucțiunile pentru munca de birou.
O altă problemă este că înregistrarea documentelor interne poate încetini schimbul de documente între departamente, pune o povară suplimentară asupra angajaților departamentului, dar aceasta este mai bună decât cerința șefului departamentului de personal de a „ține în minte” informații despre toate memoriiși soarta lor viitoare.
1. Facturile pentru o lună vin într-un singur plic. Cum să le înregistrați: toate conturile sub același număr sau fiecărui cont trebuie să i se atribuie propriul număr de înregistrare?
2. Ce documente sunt înregistrate în serviciul DOW? Trebuie să înregistrez documentele contabile?
În munca de birou, există trei fluxuri de documente autonome: documente generale, personal si contabilitate. Zona de responsabilitate a secretarului include documente generale, procedura de lucru cu care este determinată de instrucțiunile de lucru de birou.
extracţie
(aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76)
3.4.2. Recepția și procesarea inițială a documentelor primite
Documentele care nu fac obiectul înregistrării includ documente care nu necesită executare și nu conțin informații utilizate în scop de referință, de exemplu: invitații, scrisori de felicitare, telegrame, bilete, planuri, programe de seminarii, conferințe, simpozioane și alte evenimente similare, documente privind contabilitate, logistica, planificare, documente financiare primite fara scrisoare de intenție*, documente promotionale, oferte comerciale, ediții tipărite, forme unificateși acte etc.
Pasaj (inclusiv contabilitate) documente contabile(conturi, acte, ordine de plata etc.) este reglementata de Politica contabila a organizatiei, elaborata de contabilul-sef, si este de competenta personalului contabil.
Cu toate acestea, în practică, nu este neobișnuit ca secretarul să fie acuzat de pierderea conturilor contabile, a actelor etc. Pentru a evita conflictele, secretarele sunt obligate să țină evidența documentelor contabile primare primite prin poștă. În același timp, nu este necesar să se ia în considerare separat fiecare factură și act primit de la o organizație într-un singur plic - doar indicați numele acestei organizații și informatii generale despre conținutul plicului (vezi exemplul).
EXEMPLU
Fragment din registrul documentelor primite
Este posibil să înregistrați comenzi cu o fracțiune
- Fedors Regular 8 decembrie 2011, 22:04
- Lexandra Guru 9 Dec 2011, 08:23
- Kadrovichka Guest 9 decembrie 2011, 11:52
Practic, este posibil. Orice organizație trebuie să aibă propriile sale instrucțiuni interne pentru gestionarea evidențelor personalului. Ordinea numerotarii poate fi inregistrata in ea.
Dacă evaluăm cu atenție posibilitatea de a însemna fracții, atunci apare întrebarea: de ce ar trebui să numărăm ordinele cu numere diferite? Pune numărul 1, apoi numărul 1/1. si tot asa pana la sfarsitul anului. Ultima comandă va fi numărul 1/100001.
Pe de altă parte, toți suntem oameni vii și toți facem greșeli. Pot exista momente când comenzile trebuie făcute mai târziu. Prin urmare, propun această opțiune: în fiecare zi - un număr nou și toate ordinele acestei zile cu fracții. De exemplu, pe 2 decembrie, toate comenzile de la Nr. 45, 45/1, 45/2 etc., pe 3 decembrie, 46, 46/1 etc. Dar din nou, se pune întrebarea: ce se întâmplă dacă ordinele au fost emise pe 2 și 4 decembrie și apoi se dovedește brusc că ordinul trebuie emis retroactiv pe 3 decembrie și ce ar trebui făcut? Și să dea dovadă de creativitate și ingeniozitate și să ajusteze documentele astfel încât ordinul să intre în vigoare pe 3 decembrie, dar să dateze din 2.
Ordinul Ministerului Muncii al Rusiei din 28 decembrie 2017 Nr. 888n PRIVIND APROBAREA LISTEI DE INDICAȚII ȘI CONTRAINDICAȚII PENTRU OFERIREA PERSOANELOR HANDICAPATE CU FACILITĂȚI DE REHABILITARE TEHNICĂ În conformitate cu subparagraful 5.2.107 din Regulamentul Ministerului Muncii și […]
În fiecare companie, indiferent de mărime, activitate, venituri și alți indicatori, documente oficiale cu semnătura șefului și sigiliul organizației.
În implementarea managementului documentelor, una dintre acțiunile importante este numerotarea documentului. Nu este implementat în toate cazurile.
Documentația trebuie numerotată pentru comandă. Entitate are dreptul de a-și stabili în mod independent propriul sistem de gestionare a documentelor, precum și ordinea numerotării acestuia.
Ce este: concept și esență
Numerotarea reprezintă atribuirea unui număr de ordine unui document.
Numărul este pus în ziua semnării corespondenței de ieșire și în ziua primirii corespondenței de intrare.
Misiunea este un semn că are efect juridic. Procesul de înscriere a numerotării înseamnă înregistrarea acesteia în sistemul general de management al documentelor al întreprinderii. Și nu mai este posibil să eliminați și să scăpați de un astfel de document.
Bântuie de numerotare obiective de bază:
- sistematizarea documentelor la întreprindere;
- căutare convenabilă;
- implementarea actiunilor de control a documentatiei semnate.
Ceea ce există
Numerotarea poate fi sositȘi de ieșire cu documentație primită de la o organizație terță sau, respectiv, din afara organizației.
Numerotarea poate fi automat sau manual. De regulă, se utilizează a doua metodă de înscriere a numărului, deoarece acesta trebuie atribuit după ce documentul este semnat de persoana responsabilă. Când este atribuit automat, programul de operare îl setează în momentul compilării înainte de semnare.
Numărul (indexul) în sine poate fi numeric, alfanumeric și amestecat cu caractere. Codul numeric poate fi folosit separat (de exemplu, Nr. 156), alfabetic și simbolic împreună cu cel numeric (de exemplu, 12-11/158 sau 12-k etc.). Literele sunt cel mai adesea folosite în documentele de personal și sunt o desemnare de un tip sau altul, de exemplu, o comandă de angajare - „p”, pentru o călătorie de afaceri - „k”, etc.
În unele cazuri, pentru a evita dublarea, setați limite numerice. De exemplu, nr. 1 - 100 - ordine de admitere, nr. 101 - 200 - pentru concediere.
Metoda de numerotare a documentelor este aleasă chiar de companie, așa cum este indicat în local acte juridice. Dacă se fac modificări, acestea vor fi reflectate acolo. Cu toate acestea, puteți schimba metoda de numerotare numai de la începutul unui nou an calendaristic.
Documentele privind activitatea principală sunt numerotate separat de documentația personalului. Puteți număra automat program de lucru(cel mai adesea 1C) și manual.
Pentru atribuirea corectă se utilizează jurnalul de înregistrare (cartea de înregistrare). Acesta reflectă data, numărul, conținutul și informațiile despre persoanele care au compilat și semnat comanda.
Dacă fluxul de lucru al companiei este mare, atunci, pe lângă cifre, există și litere în compoziție. Cel mai adesea, desemnările de litere sunt folosite pentru documente cu perioade de păstrare diferite.
Înregistrarea se poate face prin introducerea numărului, datei și numelui în jurnalul de înregistrare sau a principalelor caracteristici în sistemul electronic de gestionare a documentelor.
Compania alege metoda preferată de înregistrare. În unele cazuri, se folosesc ambele tipuri. Aceasta nu este o procedură obligatorie, dar se efectuează pentru a face acest lucru siguranța și fiabilitatea.
Jurnalul de înregistrare este compilat pe pe suport de cartonși reprezintă un tabel cu nume de coloane. Forma unui astfel de jurnal, precum și conținutul, sunt stabilite de persoana juridică.
Numerotarea se face in functie de tipurile de comenzi din firma.
Da, ieși în evidență următoarele activități:
- principal;
- de către personal;
- administrative si economice.
În funcție de varietate, se determină locul în sistemul de management al documentelor al companiei, numerotarea și termenul de valabilitate.
După activitatea principală
Acestea includ comenzi:
- privind înființarea unei firme;
- privind aprobarea programului de stat;
- la aprobarea programului de vacanță sau călătorii de afaceri;
- privind crearea diviziilor structurale separate ale organizației;
- privind fuziunile cu alte întreprinderi;
- privind reorganizarea sau lichidarea;
- altele legate de activitatile societatii.
Comenzile, de regulă, sunt împărțite în funcție de perioada de depozitare pentru atribuirea numerelor de înregistrare.
Comenzile privind activitatea principală au un număr de înregistrare format din numere și semne, sau numai numere. Denumirile de litere sunt utilizate în principal pentru numerotarea comenzilor de personal.
Personal
Aceste comenzi includ întregul flux de documente privind angajații întreprinderii. Soiuri următoarele:
- despre angajare;
- privind transferul unui angajat;
- privind bonusurile angajaților;
- despre creșterea;
- despre concediere;
- privind măsurile disciplinare;
- despre o călătorie de afaceri;
- despre antrenament etc.
Cu alte cuvinte, toate acțiunile în legătură cu angajații companiei sunt fixate prin ordine care se referă la gestionarea evidenței personalului.
Exemple și mostre
Mai jos sunt exemple de documente care conțin numărul.
Această ordine este formată din numere și semne. Numerele „02” indică numărul departamentului printr-o fracție. numerele „17” - număr de serie de la începutul anului.
Următorul este format din numere, semne și litere. Unde, numărul „15” este numărul în ordine, iar prin fracție, denumirea literei „OD” este principalul tip de activitate.
Și în sfârșit, al treilea, al cărui indice este format exclusiv din numerele „12”.
După cum sa menționat mai sus, toată documentația este înregistrată și reflectată în jurnalul de înregistrare. Registrul comenzilor pentru activitatea principală cuprinde numărul comenzii, data acesteia, rezumat, informații despre persoana responsabilă și compilator, precum și termenul limită pentru comentarii.
Jurnalul indică, de asemenea, începutul umplerii și sfârșitul acesteia. La final se pune sigiliul și semnătura persoanei responsabile de completare. Apoi se coase cu cele anterioare. De regulă, este compilat și utilizat pe tot parcursul anului calendaristic.
Reglementare de reglementare
Fiecare organizație în cursul activităților sale emite și semnează diverse documente. Din punct de vedere legislativ nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut sistem general fluxul documentelor în cadrul întreprinderii, precum și procedura de numerotare.
Doar în anumite organe ale statului astfel de activități sunt reglementate prin ordine ale departamentelor superioare în legătură cu anumite servicii. Acestea includ: Serviciul Federal de Taxe, Trezoreria Federală, Serviciul Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă și alte agenții guvernamentale.
Întreprinderile nestatale dezvoltă în mod independent regulile de menținere a circulației documentelor în cadrul întreprinderii lor, care se stabilesc prin ordin. Dar aceste reguli nu ar trebui să contrazică Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă” din 22.10.2004 nr. 125-FZ, precum și Decretul Standardului de stat al Federației Ruse „Cu privire la adoptarea și punerea în aplicare a Standardului de stat al Rusiei. Federația" din 08.03.2003 nr. 65-FZ și Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei "La aprobarea Listei documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioade de păstrare” din 25.08.2010 Nr.558.
Astfel, ordinea gestiunii documentelor la întreprindere este stabilită de organizația însăși și este fixă documente oficiale. Procedura de atribuire a unui număr de înregistrare este selectată în funcție de dimensiunea organizației și de numărul de angajați ai acesteia, precum și de fluxul de documente în întreaga întreprindere.
Această procedură este necesară atât pentru comoditatea utilizării documentației organizației în sine, cât și pentru exercitarea controlului de către servicii terțe.
Este posibil să desemnați numărul de înregistrare al comenzii printr-o fracție dacă trebuie să introduceți retroactiv o comandă între comenzile deja înregistrate, de exemplu: ordin din 03.03.2012 nr. 1, următorul 05.05.2012 nr. 2 și între ei trebuie să introduceți o comandă din 03.04.2012 nr. 1 / unu?
Răspuns
Cred că răspunsul este clar pentru tine: după regulile muncii de birou și, în general, după regulile activității manageriale, acest lucru nu se poate face. În acest caz, întrebarea nu este nici măcar în numărul de înregistrare al comenzii, ci în data acesteia. După cum știți, data documentului trebuie să corespundă cu data semnării acestuia sau cu data evenimentului înregistrat în document (aceasta se aplică, de exemplu, proceselor-verbale ale ședințelor, a căror dată trebuie să corespundă cu data eveniment, și nu data protocolului). Prima regulă se aplică comenzilor, data comenzii este data semnării acesteia.
Daca comanda este inregistrata, conform intrebarii dvs., din 03/04/2012 Nr. 1/1, aceasta inseamna ca de fapt comanda a aparut ulterior ordinului din 05/05/2012 Nr. 2, deoarece daca aceasta nu ar fi fost cazul, atunci l-ai fi inregistrat pentru nr. 3 cu data corespunzatoare - 05/05/2012 sau ulterior.
Desigur, există situații în care, dintr-un motiv oarecare, uită sau nu au timp să emită o comandă la timp, așa că în practică există comenzi cu cifre printr-o fracție sau cu o literă suplimentară (de exemplu, 12a), dar aceasta indică întotdeauna că data reală de compilare a fost alta. Cred că dacă există proces, pe parcursul căreia va apărea un astfel de ordin, orice instanță va acorda atenție acestui lucru.
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare. Managementul documentelor. Cerințe generale» stabilește cerințe pentru documente. În conformitate cu acest standard, documentul trebuie să fie autentic, fiabil, complet, adecvat pentru utilizare. Conform standardului: „Un document este autentic dacă:
a) respectă regulile stabilite;
b) a fost creat sau trimis de o persoană autorizată în acest sens;
c) a fost creat sau depus la ora indicată în document(subliniat de mine - V.Ya.).
Pentru a asigura autenticitatea documentelor, organizațiile trebuie să implementeze și să documenteze principiile politicii și proceduri de control pentru crearea(evidențiat de mine - V.Ya.), primirea, transferul, stocarea și selectarea (retragerea) documentelor și astfel să se asigure că creatorii documentelor sunt autorizați să facă acest lucru și pot fi identificați, iar documentele sunt protejate de adăugarea, ștergerea neautorizată , modificare, utilizare și ascundere (clasificare) ...
Un document credibil este unul al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a tranzacțiilor, activităților sau faptelor de confirmat și care poate fi de încredere în tranzacțiile sau activitățile ulterioare. Documentele ar trebui să fie create în timpul sau imediat după tranzacția sau situația la care se referă, de către persoane cu cunoștințe sigure despre fapte sau prin mijloace utilizate în mod obișnuit în activitatea de desfășurare a acestei tranzacții.
Din acest fragment al standardului rezultă că înregistrarea documentelor „retroactiv” este o încălcare gravă a regulilor de documentare.
Cum, până la urmă, să fii într-o situație dacă, de exemplu, ordinul nu este emis la timp? Lăsați-l să fie publicat mai târziu decât este necesar, de exemplu, documente normative sau situația în sine, dar cu o declinare adecvată în text, dacă este posibil.
De exemplu, ați angajat o persoană, ați încheiat un acord, dar nu ați emis ordin de admitere la timp. Imediat ce această încălcare este descoperită, este necesară emiterea unui ordin, în textul căruia se indică data la care angajatul a fost angajat. Data începerii lucrărilor și data emiterii ordinului vor diferi, poate cu mai mult de trei zile, după cum permite Codul Muncii, dar va fi mai corect, iar ordinul ca document va avea semnificație juridică, deși va indicați că din partea angajatorului, dintr-un motiv sau altul, au fost încălcate termenele stabilite pentru eliberarea documentului.
In conformitate cu Codul Muncii Federația Rusă, angajatorul trebuie să-l familiarizeze pe angajat cu ordinul de admitere prin semnătură în termen de trei zile de la data începerii lucrului. Prin urmare, ordinul de admitere poate fi emis în aceste trei zile.
Numerotarea comenzilor în managementul evidenței personalului joacă un rol semnificativ în funcționarea companiei, indiferent de mărimea, structura și sfera de activitate a acesteia.
Resurse umane este ramura unei organizații responsabilă cu menținerea înregistrărilor legate de relaţiile de muncă. Și anume:
- Realizarea de înscrieri în cărțile de muncă;
- Înregistrarea dosarelor personale;
- Crearea de comenzi pentru personal;
- programarea vacantelor si personal;
- Redactarea si transformarea fiselor posturilor;
- Depozitarea și livrarea la timp a documentelor la arhivă;
- Modificarea cu competență a documentelor;
Reguli de comportament
Numărul de înregistrare al comenzii constă în numărul de serie și indexul acesteia. Indexarea comenzilor este determinată de nomenclatorul individual de cazuri și de regulile de înregistrare a comenzilor la întreprindere. În ciuda faptului că fiecare organizație prescrie propria sa ordine de numerotare pentru documentele administrative, există un anumit număr reguli generale la care firmele se străduiesc să adere. Și anume:
În firmele cu un flux mic de documente, nu este necesar să se separe comenzile în numeroase soiuri. Dar ele nu pot fi combinate deoarece termeni diferiți stocarea documentelor. În acest caz, un index de litere este adăugat la numărul de serie al comenzii printr-o cratimă sau o bară oblică:
- „LS” - personal (Comenzi privind personalul cu termen de valabilitate de 75 de ani);
- „k” - cadre (Comenzi de perioade scurte de stocare).
În organizațiile cu un personal mare de angajați și documente administrative, a fost dezvoltat un întreg sistem de indici pentru fiecare tip de comandă:
- "p" - angajare;
- "y" - concediere;
- "pr" - angajarea muncitorilor;
- "k" - călătorii de afaceri;
- "VK" - călătorii interne de afaceri;
- „zk” - călătorii de afaceri în străinătate;
- „otd” - concediu fără plată, pentru sarcină și naștere, pentru îngrijirea copilului;
- "otk" - sărbători regulate, concediu de studii;
Pe o notă! Pentru comenzile pentru activități de bază, ofițerii de personal folosesc de obicei un cod digital. Unele organizații adaugă un index de litere, de exemplu, comanda nr. 1-OD.
Pot exista multe opțiuni pentru numerotare și desemnări de index. Diversitatea lor depinde nu numai de dimensiunea organizației, ci și de specificul activităților unei anumite companii.
Notă! Procedura de desfășurare a gestionării evidenței personalului, inclusiv numerotarea comenzilor, trebuie întocmită în document local firme - poziție pe managementul evidenței personalului.
În fiecare an nou sau nu
Numerotarea comenzilor se recomanda a fi efectuata cu o actualizare anuala a procedurii de calcul. Din prima zi lucrătoare a noului an calendaristic, ordinului i se va atribui Nr. 1. Cu excepția instituțiilor de cultură și educație, unde anul de afaceri începe la 1 septembrie.
Un astfel de sistem va ajuta nu numai la eficientizarea documentelor administrative, ci și la pregătirea lor pentru arhivarea ulterioară.
Jurnalul de înregistrare a comenzii
Pagina registrului de comenzi pentru personal Întrucât procedura de atribuire a numerelor comenzilor nu este stabilită la nivel legislativ, ofițerii de personal țin jurnalele pentru înregistrarea comenzilor. Procesul de înregistrare este copierea detaliilor din document și introducerea acestor date într-un formular special de înregistrare.
Comenzile pentru activitățile de bază sunt menținute la întreprindere separat de comenzile pentru personal. Acest lucru se datorează diferitelor zone de activitate și perioade de depozitare. Numerotarea acestor documente administrative trebuie efectuată separat. Jurnalele de comenzi vor fi diferite.
Notă! Înregistrarea unui document îi conferă forță juridică, stabilește faptul creării sau primirii acestuia.
Legislația muncii nu obligă întreprinderile să țină registre de comenzi. Jurnalele de înregistrare sunt elaborate de fiecare firmă în mod independent. Dar acestea trebuie să conțină nu doar numerotarea, ci și data executării documentului, detalii, rezumat și semnături ale persoanelor responsabile.
Pe o notă! La înregistrarea unei comenzi pentru personal, este necesar să se indice numele și funcția angajatului. Și la ordinul de a fixa fundația - o declarație de la el.
Astfel, nu există linii directoare stricte pentru implementarea unui sistem de contabilizare a numerotării comenzilor. Fiecare companie își alege propria schemă, bazată pe oportunitate și comoditate.
Ce să faci dacă apare o eroare
Modificările la un ordin emis anterior sunt permise sub rezerva unei necesități imperioase, în primul rând una legală. Modificările ordinului sunt necesare atunci când apar circumstanțe care fac ca documentul administrativ sau un paragraf separat al acestuia să fie inexact din punct de vedere faptic sau juridic.
Cele mai frecvente circumstanțe includ:
- Modificări în legislație, în reguli sau acte locale organizația însăși
- Modificări ale datelor personale ale angajaților pentru care au fost create documente administrative
- Modificări ale circumstanțelor unui anumit moment și loc, dacă aceste articole sunt semnificative pentru o comandă emisă anterior
Important! A aduce modificări documentului administrativ, rescrierea acestuia în conformitate cu noile împrejurări, este o acțiune analfabetă din punct de vedere juridic!
Este necesară întocmirea unui ordin de modificare a unui ordin emis anterior. Include:
- Motive pentru schimbare.
- Motivul efectuării modificărilor.
- Specificarea acțiunilor oficiali sau unitate structurală firme pe care trebuie să le îndeplinească în legătură cu modificarea comenzii.
- Un link către comanda care urmează să fie modificată sau poziția din aceasta, data, numărul și numele acesteia.
- O indicație a angajatului căruia i se încredințează monitorizarea executării documentului.
Sfat! Când faceți o listă voluminoasă de completări și modificări, este mai convenabil să le formați într-o aplicație separată. Și în ordine, indicați lista de ajustări și un link către acest apendice la comandă.
Un ordin de modificare a unui ordin emis anterior este emis pe hârtie. Elementele de recuzită dorite includ:
- Numele Companiei;
- Numele și data documentului;
- Număr de înregistrare;
- Locul unde a fost făcută comanda;
- Textul documentului;
- Semnăturile persoanelor responsabile;
- Marcați despre interpret;
- Ordin de aprobare a vizei (dacă este necesar).
Notă! Legislația nu stabilește câte modificări pot fi făcute ordinului. Conducerea organizației decide singură această problemă. Ar trebui abordat dintr-o latură rațională, deoarece efectuarea de modificări la ordin pentru modificarea comenzii va atrage confuzie în documente.
Exemplu de ordine de numerotare a comenzilor
Întreprinderea elaborează în mod independent o ordine pe ordinea ordinelor de numerotare, în care stabilește o ordine convenabilă pentru punerea numerelor în ordine, valori index și alte prevederi, pe baza activităților organizației.
Societate cu răspundere limitată „AST”
TIN/KPP 7804491337/780401001
195198, Sankt Petersburg,
Lenina pr., 21, bloc 1, camera 309COMANDA #1
Saint Petersburg
01/01/2016 EU COMAND:
- Din 2016, introducerea indexării alfanumerice a documentelor administrative pentru personalul AST SRL folosind următorii indici alfabetici de înregistrare: comenzi de angajare salariat - P (recrutare);
2. ordine de reziliere contract de muncă(contract) cu un angajat - U (concediere);
3. ordine de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă - PR (transfer de salariat);
4. ordine de acordare a concediului unui salariat - O (vacanta);
5. ordonanțe privind încălcarea disciplinei muncii și producției - N;
6. alte ordine - K (cadre).- Controlul asupra executării acestui ordin va fi încredințat lui Oleg Dmitrievich Ivanov, director financiar.
Director General A.S. Shapkin
Citește mai mult... Înscrierile la seminar vor avea loc în zilele de 24, 25 și 28 mai. Mese rotunde Pe 25 aprilie va avea loc o masă rotundă „Activitatea economică externă – modificări în legislație”. Autorul și prezentatorul este Nagam Elena Rafailovna, Director Tax Strategy LLC, consultant fiscal practicant. Citește mai mult...Înscrie-te la masa rotundă Consultații ale auditorului toate Consultantul fiscal certificat Roman Vyacheslavovich Guselnikov răspunde la întrebări.cuantumul articolului cu reducere? Diferența de preț poate diferi de mai multe ori, deci TVA-ul poate fi foarte diferit. Vă rugăm să indicați referințele din legislație. Răspuns... 16.04.2018: Am încheiat un acord cu agenția pentru achiziționarea de bilete pentru călătorii de afaceri prin transfer bancar.
Este posibil să folosiți numere de ordine fracționale?
Un număr cu o literă este de obicei pus dacă comanda trebuie efectuată retroactiv, iar următorul număr în secvență este deja luat. Antalya 2009-04-17 09:19 Un număr cu o literă este de obicei pus dacă comanda trebuie efectuată retroactiv, iar următorul număr în secvență este deja luat.
Nadin-ka 2009-04-20 15:12 începe să acorde o atenție sporită acestui lucru și să întrebe de ce este așa 😉 i.e. dacă ați executat comanda în acest fel - lăsați totul în documente să fie în ordine în această problemă, atunci nu vor găsi nicio vină, dar se vor uita foarte atent la toți ceilalți 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Acesta este dreptul tău... nu există documente care să reglementeze numerotarea documentației tale...
Cum pot plasa o comandă retroactiv?
Este posibil să se utilizeze numere de comandă fracționate (comanda nr. 1 din 03.03.2012, următorul nr. 2 din 05.05.2012, iar între ele trebuie introdus un ordin din 03.04.2012 nr. 1/1)? Secretarul șefului, regiunea Arhangelsk Este posibil să se utilizeze numere de comandă fracționate (comanda nr. 1 din 03.03.2012, următorul nr. 2 din 05.05.2012, iar între ele trebuie introdus un ordin din 03.04.2012 nr. 1/1)? Secretarul șefului, regiunea Arhangelsk
Atenţie
Deoarece un număr de comandă fracționar poate apărea numai dacă comanda este emisă, după cum se spune, retroactiv, atunci poate exista un singur răspuns la această întrebare: nu puteți face acest lucru. Cred că este inutil să reamintim că data comenzii (data este indicată în timpul înregistrării) este data semnării acesteia de către oficial.
Conform regulilor muncii de birou, documentul se înregistrează în ziua semnării lui sau în următoarea zi lucrătoare dacă documentul a fost semnat la sfârșitul zilei de lucru.
Numerotarea corectă a comenzilor în gestionarea evidenței personalului
Viața este frumoasă!)) Marina Federația Rusă, Saint-Petersburg #9 27 martie 2009, 10:50 să spunem că oamenii și-au luat concediu (chiar și fără plată de concediu) Am avut asta de câteva ori, a avertizat managerul, dar nu a ajuns la mine, în general tac despre programul vacanțelor. Nu am întocmit nimic, apoi le-am lăsat oamenilor cu numărul curent și cu curentul număr de serie rezervat o vacanta.
Știu că această încălcare este destul de gravă și, dacă se întâmplă ceva cu o persoană în timpul unei astfel de vacanțe, nu-mi pot lua capul, dar nu pot să urc în perioada trecută, pentru că. luna este închisă, toate cifrele sunt transferate în capul cărții. Doresc să atrag atenția unui moderator asupra acestui mesaj deoarece: Se trimite o notificare...
Numerotarea ordinelor printr-o fracție
Vă rog să-mi spuneți, este posibil să puneți numărul comenzii cu o fracție? De exemplu, există Ordinul nr. 32, se poate întocmi Ordinul nr. 32/1? Daca continutul este acelasi? Multumesc anticipat Forum:
- Managementul înregistrărilor HR
Cuvinte cheie:
- Ordin
Evenstar 2009-04-15 08:39 Mai bine cu o scrisoare, de exemplu №32a Ce înseamnă, același conținut? Expressio 2009-04-15 09:01 Ei bine, de exemplu, au fost angajați sau trimiși într-o călătorie de afaceri, adică conținutul este același mulțumesc. Un număr printr-o fracție este nedorit, nu? Evenstar 2009-04-15 12:32 De obicei, numărul comenzii cu o fracțiune este oferit chiar de programul 1C, dacă, de exemplu, trimiteți mai multe persoane într-o călătorie de afaceri cu o singură comandă și selectați formularul T9 pentru tipărire.
Apoi pentru fiecare angajat va exista o comandă separată cu numărul 32/1, 32/2 etc. Îl puteți tipări în formularul T9a, apoi toți angajații trimiși într-o călătorie de afaceri vor fi într-un singur tabel.
Vot:
Agenția a emis o singură factură din data de 31.01.2018. indicând în acesta toate biletele achiziționate în cursul lunii ianuarie 2018 și valoarea TVA alocată pentru fiecare bilet. Ce document să înregistrați în carnetul de achiziții: o factură de la o agenție sau bilete electronice(itinerar/chitanțe)? Răspuns…
Consultanta HR pe toti Consultanta HR Skobtsova Valentina Petrovna raspunde la intrebari 25.04.2018: Cand isi fac o programare pentru un loc de munca ca sef de gradinita, au facut o greseala: au ratat cuvintele „pentru post”, au indicat pur si simplu „ acceptat de șeful grădiniței...”. Trebuie să invalidez înregistrarea și să fac una nouă? Răspuns…
17.04.2018: Salariatul a scris intr-O SINGURA cerere de concediu in data de 28.04.2018, in data de 03.05.2018.
Totul este la fel. Fără bani, fără femei, Da, și nu poate fi. Fără miză, fără curte, Și fără fețe cu piele, Și fără prieteni ...., Da, și nu se poate. Toate clătitele mele sunt cocoloase, Și nu doar prima... (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra 9 decembrie 2011, 08:23 [ arată ] Postat de #3 Guru Posturi: 1 695 desigur posibil. 0/0 QuoteTop Shy 9 decembrie 2011, 09:29 [ arată ] Trimis #4 Postări invitate: 330De la: Incertitudinea este posibilă, nu vă faceți griji)))) Se întâmplă adesea Shy 0/0 Quote Top adv 9 Dec 2011, 09 :30 [ arată ] Postat de #5 Guru Postări: 28,084Din: reședința nu are loc prin lege nu este reglementată După cuvintele „e timpul să pleci!” liberalul întreabă „unde?”, iar patriotul – „cine?”.Convoi umanitar 1941 0/0 QuoteTop .
Decodificarea numărului de comandă este următoarea:
- se atribuie un cod digital pentru toate comenzile de la începutul anului calendaristic, indiferent de tipul acestora;
- cifrul literelor acționează ca un prefix al numărului, ceea ce face posibilă identificarea speciilor ordinului.
Ca separator poate acționa o liniuță, o fracție, un punct etc.. Fie numărul și cifrul pot fi introduse în mod continuu - fără separatoare speciale, cu sau fără spațiu.
De exemplu, comenzile pentru personal dintr-o companie mică pot arăta astfel: comanda nr. 1 / k și comanda nr. 2 l / s, simbolizând 2 grupuri de comenzi care diferă în timpul de depozitare. companie mare cu un număr mare de angajați și o varietate de comenzi, va fi necesară dezvoltarea unui sistem special de numerotare, fixându-l într-un act local intra-societat.
- elaborarea documentației de natură organizatorică (program de vacanță, personal, etc.);
- lucrul asupra conținutului contractului de muncă (precizarea textului, efectuarea completărilor și modificărilor) etc.
Familiarizați-vă cu gestionarea evidenței personalului folosind materialele site-ului nostru: Totodată, din întregul set de documente întocmite de ofițerii de personal Atentie speciala dat procesului de numerotare a comenzii. Acest lucru este legat de faptul că serviciul de personal intocmeste doar o parte din ansamblul general de comenzi al societatii - cele referitoare la personal. Acestea trebuie să se distingă de alte 2 grupe de comenzi emise de companie (prin activitatea de bază și natura administrativă și economică).
Chiar dacă compania nu este deosebit de activă, fluxul de lucru este acte oficiale privind înființarea și înregistrarea unei întreprinderi, documentația care transmite procedurile de angajare și concediere a salariaților și, bineînțeles, ordine ca voință și instrucțiuni ale conducerii întreprinderii cu diverse ocazii. Legislația nu prevede sistem unificat munca de birou pentru toate organizatiile.
Există doar ordine departamentale separate care aprobă instrucțiuni pentru munca de birou în anumite agenții guvernamentale (de exemplu, un ordin Serviciul Federal privind munca si ocuparea fortei de munca din 28 septembrie 2007 nr.219, ordin Trezoreria Federală din 27 mai 2011 Nr. 206). Astfel, companiile sunt date libertate legală pentru a stabili un sistem intern de management al documentelor.