Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácií. Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácií

Na čo sa teraz v teréne spoľahnúť regulácia a metodická podpora archívnictva?

po prvé, na aktuálny dokument kto nosí normatívny charakter: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívny fond Ruská federácia a ďalšie archívne dokumenty v orgánoch štátnej moci, orgány miestna vláda a organizáciami (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526), ktoré nadobudlo účinnosť koncom septembra minulého roka. Ďalej v článku to nazveme Pravidlá-2015.

a po druhé, o aktuálnom dokumente, ktorý má metodický charakter: Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002, ďalej len Základné pravidlá). Mnohé praktické otázky, ktorých sa týkajú len pravidlá z roku 2015, sú tu podrobne popísané, napríklad postup tvorby nomenklatúry prípadov.

Základné pravidlá práce rezortné archívy(schválené rozkazom Hlavného archívu SSR zo dňa 05.09.1985 č. 263), ktoré dlho vzhľadom na svoj vek neboli celkom pracovným dokumentom, napokon odoslaným na zaslúžený odpočinok a nie sú podlieha uplatňovaniu na území Ruskej federácie od nadobudnutia účinnosti Pravidiel-2015 (list Federálneho archívu z 18. septembra 2015 č. 2/2133-A).

Je potrebné uchovávať dokumenty?

Dokumenty sa musia uschovať. Napriek tomu, že Pravidlá-2015 hovoria, že „organizácie správne (zvýraznenie pridané) vytvárať archívy na účely uchovávania archívnych dokumentov vzniknutých pri ich činnosti...“, toto právo sa pri bližšom skúmaní stáva skutočnou povinnosťou.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom existujú zamestnanci, čo znamená kompletný súbor dokumentov o zamestnancoch pre každého z nich.

Po druhé, ak existuje organizácia, potom existuje aj jej daňové účtovníctvo, reprezentované aj papierovými alebo elektronickými dokumentmi.

Po tretie, musia sa uschovať aspoň všetky uvedené dokumenty termíny. Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

Zoznam typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností vládne agentúry, miestne samosprávy a organizácie s uvedením lehôt skladovania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558);
Zoznam typických archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobné činnosti organizácie s uvedením lehôt skladovania (schválené nariadením Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182).

Určené na použitie vládnymi aj mimovládnymi organizáciami. Ukazuje sa teda, že každá, dokonca aj najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má súbor dokumentov na archiváciu. A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré spĺňajú nový regulačný dokument: Pravidlá-2015. Absencia štruktúrneho členenia pod názvami „archív“, „kancelária“ túto povinnosť nijako neovplyvňuje.

Ukladanie elektronických dokumentov

Novinkou, ktorá upriamila pozornosť všetkých špecialistov na kancelársku prácu a archiváciu, je dlho očakávaný postup ukladania elektronických dokumentov uvedený v Pravidlách-2015. Myslia sa sekcie 2.30-2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách-2015 sa vykonáva pomerne náhle, bez nadpisov, bezprostredne po správe, že v archíve je zakázané byť v špinavých topánkach.

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

2.30. Povinné podmienky uchovávanie elektronických dokumentov sú:

prítomnosť v archíve organizácie najmenej dvoch kópií každej pamäťovej jednotky elektronických dokumentov (hlavná a pracovná kópia musia byť na rôznych fyzických zariadeniach);

dostupnosť technických a softvérových nástrojov určených na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzických a technický stav;

zabezpečenie režimu uchovávania elektronických dokumentov s vylúčením straty, neoprávneného rozširovania, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou novinkou je definícia formátu archívneho uchovávania elektronických dokumentov podľa pravidiel z roku 2015:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 31.03. 2015 č. 526, nadobudol účinnosť dňa 21.09.2015)

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na uloženie do archívu organizácie, ktorá je zdrojom akvizície štátnych a mestských archívov, sa realizuje vo formáte PDF/A.

PDF je nepochybne univerzálny formát. PDF/Archives (PDF/A) je variácia tohto formátu, špeciálne navrhnutá na dlhodobé archivovanie dokumentov a zakotvená v norme ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Správa dokumentov. Formát súboru elektronického dokumentu na dlhodobé uchovávanie. Ale ako všetko univerzálne, ani PDF nie je dokonalé. Manažérske dokumenty sa v tomto formáte cítia skvele, ale organizácie nepoužívajú len balík Microsoft Office. Takže napríklad výkresy vytvorené vo formáte .dwg sa pri prevode do .pdf zobrazujú nesprávne. Správanie elektroniky digitálny podpis pri prevode dokumentu do formátu .pdf.

Postup pri prenose elektronických súborov a dokumentov je popísaný v časti 4.34 Pravidiel. Z textu vyplýva nasledovné:

po prvé, elektronické dokumenty môžu byť prenesené do archívu a uložené ako na samostatných fyzických médiách, tak aj „prostredníctvom informačnej a telekomunikačnej siete“,
po druhé, inventár elektronických kufríkov a dokumentov sa zostavuje však v papierová forma(to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, inventár bude musieť byť doručený archivárovi osobne),
po tretie, „pri prijímaní do archívu sú elektronické súbory certifikované elektronický podpis vedúci organizácie alebo ním poverený úradník". Nič také sa nevyžaduje pre papierové dokumenty. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, Pravidlá z roku 2015 mlčia.

Napokon „pre rýchly prístup k elektronickým dokumentom na referenčné a vyhľadávacie účely sa v archíve vytvára fond na používanie elektronických dokumentov“ (odsek 2.33). Koncepcia fondu použitia nie je zverejnená.

Účtovanie dokladov

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

3.5. V archíve organizácie sa uchovávajú hlavné (povinné) a pomocné účtovné doklady. Skladba a formy hlavných účtovných dokladov sa určujú v súlade s týmito pravidlami. Zloženie a formy sprievodných účtovných dokladov určuje archív organizácie samostatne.

Hlavné pravidlá vysvetlili, prečo sa účtovníctvo archívnych dokumentov vykonáva a aká je sústava účtovných dokladov, pričom je jasne formulovaný jej účel. Tieto definície z pravidiel z roku 2015 zmizli. Pripomeňme si ich, aby sme pochopili, prečo sa budeme zaoberať účtovníctvom:

A hlavná zmena: zoznam účtovných dokladov archívu sa v roku 2015 zredukoval o viac ako polovicu, z 11 na 5 pozícií. iba:

kniha účtovníctva pre príjem a vyradenie prípadov, dokladov;
zoznam fondov;
fondový list;
inventarizácia prípadov, dokumentov;
popisný register.

Postup pri zostavovaní a vedení účtovných tlačív, aj keď striedmo, je popísaný v bodoch 3.7-3.11 Pravidiel z roku 2015.

Ostatné je na uvážení organizácie. Ak ide o zdroj akvizície štátneho (mestského) archívu, musí byť dodatočne vypracovaný pas organizácie (bod 3.12 Pravidiel-2015). Tu je odkaz na nariadenie štátne účtovníctvo dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie z roku 1997 a schválených formou archívneho pasu. Všimnite si, že Základné pravidlá navrhli formu, aj keď takmer identickú, ale predsa len „čerstvejšiu“ ako spomínané nariadenia. Prinajmenšom sa v ňom začalo účtovanie s dvetisícinou, a nie s deväťdesiatymi rokmi.

Skúmanie hodnoty dokumentov

Pravidlá-2015 nepriniesli nič zásadné nové do postupu vykonávania každoročného preskúmania hodnoty dokumentov. Pozornosť si zaslúži iba odsek 4.12:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

4.12. Organizácie, ktorých činnosť nevytvára dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, vytvárajú personálne súpisy prípadov a súpisy prípadov dočasných (nad 10 rokov) uchovávania a zabezpečujú ich bezpečnosť.

V tomto ustanovení sa hovorí o tom, že bez ohľadu na prítomnosť v organizácii archívu a jeho príslušnosť k počtu zdrojov získavania štátnych (mestských) archívov je povinný nakladať s jeho dokumentmi aspoň v minimálnom rozsahu. Koniec koncov, možno len málokto bude schopný zostaviť zoznam prípadov dočasných (nad 10 rokov) období skladovania bez toho, aby najprv zostavil nomenklatúru prípadov.

Nomenklatúra prípadov

O nomenklatúre prípadov, ktorú pravidlá z roku 2015 nazývajú „hlavný účtovný doklad odzrkadľujúci zloženie a organizáciu dokumentárneho fondu organizácie“, hovoria veľmi striedmo a nedávajú mu ani žiadnu zrozumiteľnú definíciu. Z textu dokumentu vyplýva len to, že (s. 4.14-4.18):

„Nomenklatúra vecí stanovuje triedenie (zoskupovanie) vyhotovených dokumentov do prípadov (elektronických prípadov)“;
nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého formulára;
nomenklatúra záležitostí organizácie je zostavená na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych členení (formulár je priložený, podľa obsahu ho však nebude možné nájsť: obsahuje dve prílohy s názvom „ Nomenklatúra prípadov“; č. 26 odkazuje na štrukturálne členenia);
nomenklatúra záležitostí organizácie je vypracovaná na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov s uvedením lehôt uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj typických a vzorových nomenklatúr prípadov;
organizácie - zdroje akvizície štátnych (mestských) archívov to budú koordinovať s "príslušným EPC alebo štátnym (obecným) archívom, v súlade s ním udelenými právomocami";
organizácie, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátnych (mestských) archívov, si svoje názvoslovie spisov dohodnú samy.

Pravidlá na rok 2015 už neobsahujú žiadne praktické informácie o vývoji a udržiavaní nomenklatúry záležitostí organizácie. Jednoznačne treba povedať: bez Základných pravidiel to bežný úradník, najmä po prvý raz, nevypracuje.

Registrácia prípadov

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

4.19. Dokončené prípady kancelárskych prác s trvalými a dočasnými (nad 10 rokov) skladovacími obdobiami, vrátane pre personál, po skončení kalendárny rok, do ktorých boli zapísané, sa pripravujú na prevod do archívu organizácie a podliehajú evidencii a popisu.

V závislosti od podmienok skladovania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Plný dizajn prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) doby skladovania a personálu podliehajú.

Výroba prípadov pre tlačená kópia poskytuje:

zakladanie alebo viazanie dokumentov k prípadu (neformátované dokumenty sú uložené v uzavretých pevných zložkách alebo v škatuliach);

číslovanie listov puzdra;

vyhotovenie dôkazného materiálu vo veci (príloha č. 8);

vyhotovenie interného súpisu spisov (príloha č. 27);

návrh krytu puzdra (príloha č. 28).

Príprava elektronických spisov na presun do archívu organizácie zabezpečuje zostavenie súpisu elektronických spisov, dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo zahŕňa čiastočnú registráciu prípadov a ako to závisí od podmienok uchovávania dokumentov, sa neuvádza.

Ak sa skôr interný inventár zostavoval len „v nevyhnutné prípady“(Základné pravidlá, odsek 3.6.3.), potom bola táto fráza z pravidiel 2015 odstránená. Záhlavie súpisného formulára uvedeného v dodatku 27 neuvádza žiadne odkazy na obdobia skladovania.

Nemali by byť popísané všetky elektronické prípady, ale iba tie, ktoré majú dočasnú (nad 10 rokov) a trvalú dobu uloženia (inventárne formuláre sú v prílohách 17 a 18).

Vybavovanie žiadostí

V oblasti vybavovania žiadostí organizácií a občanov podávaných do archívu dochádza k inovácii: archívne potvrdenie, výpis a kópia podľa nových pravidiel možno „vydávať v r. elektronickej forme na elektronických médiách alebo zasielané prostredníctvom informačných a komunikačných sietí. Takéto osvedčenia, kópie a výpisy sú osvedčené „elektronickým podpisom vedúceho organizácie alebo iného oprávneného úradníka“.

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá 2015 tradične končia súborom aplikácií - formulárov dokumentov, ktoré sprevádzajú určité procesy ukladania dokumentov.

Vo všeobecnosti by sa malo povedať, že po prvé, v Pravidlách-2015 je menej formulárov ako v Základných pravidlách, po druhé, medzi nimi sú dve aplikácie s rovnakými názvami, čo je veľmi nepohodlné, a po tretie, sú umiestnené v poradí zmienok v texte (a nie podľa dôležitosti alebo logickej postupnosti, ako je to v Základných pravidlách). Niektoré aplikácie zmenili názvy, niektoré mierne zmenili podobu. Všeobecné odporúčanie bude nasledovná: ak je potrebné vyhotoviť akýkoľvek dokument o archívnictve, archivár by si mal najskôr vyhľadať jeho formu v Pravidlách-2015 a až v prípade, že v nich požadovaný formulár nenájde, pozrieť sa na Základné pravidlá .

Nižšie sú uvedené 3 zoznamy. Prvým (vo forme tabuľky) sú prílohy z Pravidiel z roku 2015 a príslušné formuláre zo Základných pravidiel. Druhou sú novinky vo formulároch predstavené v roku 2015. Tretím sú formuláre zo Základných pravidiel, ktoré neboli zahrnuté do Pravidiel-2015, ale ani zrušené (ako sa hovorí, použite to pre svoje zdravie).

tabuľky

Zbaliť reláciu

Znovu sa objavilo a schválilo Pravidlá-2015:

Inventár elektronických súborov, dokumentov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uloženia;
Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania;
Akt prijatia a prenosu archívnych dokumentov na uloženie (z organizácie do organizácie. - Poznámka. vyd.)
Popis prípadov;
Inventarizácia elektronických spisov, dokumentov s prílohou k inventarizácii elektronických spisov, dokumentov.

Posledné dve tlačivá sú určené na nahradenie dodacích listov a predstavujú vlastne úkony prevzatia a odovzdania dokumentov na uloženie do archívu organizácie.

Inventarizácia prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu konštrukčná jednotka organizácie (príloha 12 základných pravidiel);
Záverečný záznam a certifikačný zápis (príloha 13);
Titulný list súpisu listín na trvalé uloženie (príloha 14);
Príkaz (požiadavka) na vydanie dokladov (príloha 17);
Kniha vydávania dokladov (príloha 19);
Inventár obzvlášť cenných prípadov (príloha 23);
Kniha účtovníctva o príjme a nakladaní s poistným fondom a fondom použitia (príloha 27);
Súpis poistného fondu (príloha 28);
Pas archívu organizácie, ktorá uchováva manažérska dokumentácia(Príloha 29);
Pas organizácie uchovávajúcej dokumenty sektorového fondu (príloha 30);
Evidenčný lístok jednotky účtovníctva elektronických dokladov (ED) (príloha 31);
Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
Vestník príjmu a likvidácie elektronických dokumentov (príloha 33);
Vestník registrácie migrácií a prepisovania elektronických dokumentov (príloha 34);
Zákon o dokumentoch osobného pôvodu (príloha 38);
Zákon o vytvorení spoločného archívneho fondu (príloha 39);
Evidenčný vestník vydaných kópií, výpisov, odkazov, tematických materiálov (príloha 44);
Vestník evidencie návštev používateľov čitárne (príloha 45);
Ročný plán práce archívu (príloha 46);
Karta účtu pre prácu s organizáciou (príloha 47);
Úkon prevzatia a odovzdania pri zmene vedúceho archívu (príloha 48).

Je zrejmé, že Pravidlá-2015 sú určené pre pripraveného čitateľa. V mnohých prípadoch sa však, žiaľ, sekretárky alebo (v prípade potreby) zamestnanci rôznych oddelení zaoberajú kancelárskou prácou a archiváciou v organizácii: účtovníci, personalisti, ochrana práce, právnici atď. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké pochopiť, čo sa od nich v oblasti ukladania dokumentov vyžaduje.

Pravidlá-2015 poskytujú absolútne minimum opatrení na zabezpečenie uchovávania dokumentov v organizácii. Informácie, ako toto minimum zaviesť do praxe, si budú musieť čitatelia pravidiel hľadať sami v metodických zdrojoch. Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií, napriek ich voliteľnému štatútu, budú teda s príchodom pravidiel-2015 v úradoch žiadané. ruské organizácie ešte silnejší ako predtým.

Dňa 21.9.2015 nadobudol právoplatnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 31.3.2015 č.526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „Pravidlá-2015“.

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Pokiaľ nie sú nové pravidlá šetrnejšie k elektronickým dokumentom... O stave nových a starých pravidiel pre archiváciu hovoríme v tomto článku. Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015 si môžete stiahnuť aj tu.

Pred a po

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (schválené nariadením Hlavného archívu SSR z 5. septembra 1985 N 263). Bol to jediný normatívny (čiže povinný) dokument o archívnictve v Rusku do 21.09.2015.

V liste Spolkového archívneho úradu z 18. septembra 2015 N 2 / 2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú uplatňovaniu.“ Už ich nemôžete používať.

Druhým sú Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002). Toto je metodický (nepovinný, ale informatívny) dokument, ktorý nikto nezrušil, ale môžete a dokonca musíte použiť, pretože. v Pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa problémov súvisiacich s praktickými činnosťami pri uchovávaní dokumentov v organizáciách.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Pravidlá-2015 - normatívny dokument. Je povinný pre všetky organizácie bez ohľadu na rozsah ich činnosti a formu vlastníctva. Schvaľuje sa nariadením ministerstva kultúry.

Základné pravidlá - metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade sa vytvorenie archívu v organizácii javí ako veľmi náročné. Hlavné pravidlá sú schválené len rozhodnutím Kolégia Rosarchive, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako v Pravidlách-2015.

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanová 15. február 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol účinnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá-2015».

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Pokiaľ nie sú nové pravidlá prívetivejšie k elektronickým dokumentom... O stave nových a starých pravidiel pre archiváciu hovoríme v tomto článku. Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015 si môžete stiahnuť aj tu.

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Základné pravidlá – metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade sa vytvorenie archívu v organizácii javí ako veľmi náročné. Hlavné pravidlá sú schválené len rozhodnutím Kolégia Rosarchive, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako v Pravidlách-2015.

Stiahnite si Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (PDF, 4,02 Mb).

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanová 15. február 2016 13:58

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie: