Jednotný systém riadiacej dokumentácie usd. Zjednotenie dokumentov a jednotné systémy dokumentácie

Súbor dokumentov prepojených znakmi prechodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotné požiadavky do dizajnu, je tzv dokumentačný systém.Jednotný dokumentačný systém(USD) - dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné na riadenie v konkrétnej oblasti činnosti. Účelom vytvorenia DDD je definovanie a stanovenie racionálnej skladby foriem dokumentov, ako aj súboru v nich vzájomne prepojených technických, ekonomických a sociálnych ukazovateľov.

Hlavné ciele vytvorenia DDD sú: 1) stanovenie jednotných požiadaviek na postup vývoja, schvaľovania a registrácie jednotné formy Dokumenty; 2) zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve, zabezpečenie interakcie automatizovaných systémov spracovania dát založených na širokom využívaní modernými prostriedkami komunikačné, počítačové a organizačné technológie; 3) vylúčenie foriem dokumentov, ktoré umožňujú zhromažďovať, prenášať a spracovávať informácie, ktoré nie sú spôsobené skutočnými potrebami manažmentu, zníženie počtu dokumentov.

Podľa celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie OK 011-93 (schváleného vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299) V súčasnosti existuje deväť jednotných systémov dokumentácie:

1) jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

2) jednotný systém prvotnej účtovnej dokumentácie;

3) jednotný systém bankovej dokumentácie;

4) jednotný systém finančnej, účtovnej a vykazovacej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie;

5) jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

6) jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovnej dokumentácie podnikov;

7) jednotný systém pracovnej dokumentácie;

8) jednotný dokumentačný systém dôchodkový fond Ruská federácia;

9) jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

24. Hodnotenie kvality výrobkov spočíva v zisťovaní zhody výrobkov s určitými požiadavkami. Táto zhoda sa určuje na základe porovnania ukazovateľov hodnotených produktov so základnými rôznymi spôsobmi, v dôsledku čoho sa získajú:

1. Vyskytuje sa prekračuje požadovanú úroveň;

2. Zodpovedá požadovanej úrovni;

3. Nižšia ako požadovaná úroveň.

Výsledky hodnotenia možno použiť:

1. Pri vývoji nových produktov;

2. Pri zdôvodňovaní požiadaviek stanovených v podmienkach vývoja produktu.

3. Pri tvorbe regulačných dokumentov;

4. Pri výmene produktov;

5. Pri tvorbe ponuky na export a import.

Všeobecná schéma

Výber základného vzoru

Klasifikácia priemyselných výrobkov podľa znakov ich použitia a klasifikácia ukazovateľov kvality výrobkov podľa ich vlastností

Spotrebované výrobky patria do prvej kategórie (sú to výrobky, ktorých použitie v prípade zlyhania alebo nízkej hodnoty ukazovateľov kvality môže viesť ku katastrofálnym následkom).

Materiál- pôvodný predmet práce spotrebovaný na výrobu produktu.

Produkt- materiálny výsledok práce, ktorý nie je výrobkom a je určený na použitie a prevádzku výrobkov.

Produkt- jednotka produktu, ktorej množstvo je možné účtovať po kusoch.

Jedlé- jednotka výroby, ktorá sa počíta pomocou spojitých hodnôt (kilogram, meter atď.), ale zároveň sa nevyhnutne vyrába v priemyselnom balení.

Klasifikácia ukazovateľov kvality výrobkov.

Ukazovatele kvality produktu sa delia do dvoch skupín:

1. jednotlivé ukazovatele

2. komplexné ukazovatele

Zároveň ich možno pripísať odhadovaným a základným ukazovateľom.

Všetky ukazovatele sú relatívne, pretože hodnotenie sa vykonáva porovnaním nameranej hodnoty s vopred stanovenou základnou hodnotou.

Hlavné skupiny ukazovateľov

1. Ukazovatele účelu: patria sem ukazovatele, ktoré charakterizujú funkčné vlastnosti objektu, t.j. ukazovatele zloženia, štruktúry, výkonu.

2. Ekonomické ukazovatele: táto skupina ukazovateľov charakterizuje súlad produktu s ekonomickými požiadavkami, ako aj súlad produktu s možnosťami informačnej interakcie s osobou.

3. Estetické ukazovatele: charakterizujú informačnú expresívnosť, racionalitu foriem a celistvosť kompozície (páči sa mi alebo nepáči).

4. Ergonomické ukazovatele: charakterizujú jednoduchosť vykonávania a pohodlie pri používaní.

5. Ekonomické ukazovatele: rozdelené do troch skupín

Fyzikálne (úroveň prachu, elektromagnetické vibrácie)

Chemické látky (toxické emisie)

Mikrobiologické (úroveň patogenity mikroorganizmov uvoľnených počas rôznych syntéz).

6. Bezpečnostný výkon: rozdelený na

Mechanické (úroveň vibrácií)

Termálne

Elektrické

Horľavý a výbušný

Biologické

7. Patentovo-právne ukazovatele: táto skupina charakterizuje stupeň patentovej ochrany predmetu.

8. Ukazovatele vyrobiteľnosti: táto skupina je rozdelená na hlavné ukazovatele a doplnkové.

Medzi hlavné patrí pracovná náročnosť, náklady, spotreba materiálu.

Dodatočné zahŕňajú - koeficient použitia materiálu, účinnosť produktu.

9. Ukazovatele prepraviteľnosti: celkové rozmery, hmotnosť, teplotný rozsah, vlhkosť, pracovná náročnosť práce pri vykládke a preprave.

10. Ukazovatele služieb: charakterizujú úroveň a kvalitu popredajné služby, ako aj odľahlosť servisných stredísk.

11. Ukazovatele spoľahlivosti: spoľahlivosť je jednou z najdôležitejších vlastností produktov, čím zodpovednejší produkt, tým vyššie požiadavky na spoľahlivosť sú naň kladené.

25. 4. Technický základ metrologického zabezpečenia. Prvky technický základ MO. Ich obsah, význam a úloha pri formovaní technickej základne MO. Sústavy štátnych etalónov jednotiek fyzikálnych veličín a prenos veľkostí jednotiek fyzikálnych veličín.Skúšanie a schvaľovanie typu meradiel, metrologická certifikácia nenormalizovaných meradiel. Overovanie a kalibrácia meradiel ako prvkov technickej základne MO. Systém štandardných vzoriek zloženia a vlastností látok a materiálov. Systém štandardných referenčných údajov o fyzikálnych konštantách a vlastnostiach látok a materiálov.

ŠTANDARDIZÁCIA

1. Normalizácia je jedným z účinných prostriedkov organizovania verejných, priemyselných a ekonomické vzťahy v spoločnosti. Definícia podľa Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (ISO) a Medzinárodnej elektrotechnickej komisie (IEC): Štandardizácia- činnosti smerujúce k dosiahnutiu optimálnej miery zefektívnenia v určitej oblasti ustanovením ustanovení pre všeobecné a opakovane použiteľné použitie vo vzťahu k skutočným alebo potenciálnym úlohám Najdôležitejšími výsledkami takýchto činností sú: zvyšovanie miery zhody produktov, procesov a služieb na ich funkčný účel; -odstránenie prekážok obchodu; -podpora vedeckého a technického pokroku a spolupráce. - V roku 2002 bol prijatý federálny zákon o technických predpisoch, ktorý uvádza nasledujúcu definíciu normalizácie. Štandardizácia- činnosti na stanovenie pravidiel a charakteristík za účelom ich dobrovoľného opätovného použitia, zamerané na dosiahnutie usporiadanosti v oblastiach výroby a obehu výrobkov a zvýšenie konkurencieschopnosti výrobkov, prác a služieb Štandardizácia sa vykonáva s cieľom: 1. zvýšenie úrovne bezpečnosti života alebo zdravia občanov, majetku fyzických alebo právnických osôb, environmentálna bezpečnosť, bezpečnosť života alebo zdravia zvierat a rastlín, podpora dodržiavania požiadaviek technických predpisov.2. Zvýšenie úrovne bezpečnosti zariadení s prihliadnutím na riziko núdzové situácie prírodný a technický charakter.3. Zabezpečenie vedecko-technického pokroku.4. Zvyšovanie konkurencieschopnosti výrobkov, prác a služieb.5. Racionálne využívanie zdrojov.6. Technická a informačná kompatibilita.7. Porovnateľnosť výsledkov výskumu a meraní, technických, ekonomických a štatistických údajov.8. zameniteľnosť produktu. Zameniteľnosť je vhodnosť použitia jedného produktu, procesu alebo služby namiesto iného produktu, procesu alebo služby s cieľom splniť rovnaké požiadavky.Na dosiahnutie cieľov domácej normalizácie sú formulované hlavné úlohy normalizácie: 1. Zabezpečenie vzájomného porozumenia medzi vývojármi, výrobcami, predajcami a spotrebiteľmi.2. Stanovenie požiadaviek na kvalitu výrobku s prihliadnutím na jeho bezpečnosť.3. Ustanovenie metrologických noriem a pravidiel, požiadavky na kompatibilitu, zameniteľnosť, požiadavky na technologické postupy.4. Zabezpečenie otázok štandardizácie vo všetkých fázach životný cyklus produkty.5. Zlepšenie systému informačnú podporu v oblasti normalizácie Normalizácia ako technická veda je založená na východiskových ustanoveniach a princípoch, ktoré sú uvedené vo federálnom zákone Ruskej federácie z 27. decembra 2002 č. 184-FZ a GOST R 1.0–2004. Štandardizácia v Ruskej federácii. Základné ustanovenia.

Základné princípy štandardizácie:

1. Vypracovanie štandardizačných dokumentov na základe konsenzu (súhlasu) všetkých zainteresovaných strán; vhodnosť vypracovania normy z hľadiska sociálnej, technickej a ekonomickej nevyhnutnosti; 3. Prioritou vo vývoji sú normy, ktoré prispievajú k zabezpečeniu bezpečnosti života, zdravia ľudí a majetku, ochrany životné prostredie, zabezpečujúce kompatibilitu a zameniteľnosť produktov.4. Zložitosť štandardizácie vzájomne prepojených objektov;5. Stanovenie požiadaviek a ich jednoznačnosť k hlavným vlastnostiam predmetu normalizácie, ktoré možno objektívne overiť, 6. Dobrovoľná aplikácia normy;7. Maximálne zohľadnenie pri tvorbe noriem záujmov zainteresovaných strán;8. Použitie medzinárodných noriem ako základu pre tvorbu národných noriem;9. Neprípustnosť vytvárania prekážok pre výrobu a obeh bezpečných výrobkov, medzinárodný obchod; 10. Neprípustnosť stanovenia noriem, ktoré sú v rozpore s technickými predpismi.

2. Uveďme si základné princípy normalizácie.1. Princíp dobrovoľnosti noriem je implementovaný v procese rozhodovania o aplikácii normy. Ak bolo rozhodnuté o aplikácii akéhokoľvek štandardu, potom je hospodársky subjekt povinný vykonávať svoju činnosť tak, aby plne vyhovoval prijatej norme.2. Pri vytváraní a schvaľovaní noriem by sa malo brať do úvahy legitímne záujmy záujemcov.3. Vnútroštátne normy by mali vychádzať z medzinárodných noriem. Táto zásada nemusí byť splnená, ak sa uplatnenie medzinárodných noriem ako základu národných noriem považuje za nemožné.4. Normalizácia by nemala zasahovať do bežného obehu tovaru viac, ako je potrebné na jej realizáciu.5. Všetky prvky štandardizovaného systému musia byť kompatibilné.6. Všetky prijaté normy by mali byť čo najdynamickejšie, to znamená, že by sa mali včas prispôsobiť výdobytkom vedecko-technického pokroku.7. Štandardizácia musí byť efektívna, t.j. štandardizácia musí mať buď ekonomický alebo sociálny efekt.8. Normy by si nemali odporovať ani technické predpisy, nemali by vytvárať prekážky v medzinárodnom obchode.9. Všetky normy musia byť jasne formulované a nesmú byť otvorené nejednoznačnosti.10. Normy pre hotové výrobky by mali priamo súvisieť s normami základné časti alebo suroviny, z ktorých tento produkt bol vyrobený.11. Štandardizácia by sa mala vykonávať tak, aby sa implementácia zavedených štandardov dala v budúcnosti objektívne overiť. Hlavnými metódami štandardizácie sú: 1) zoradenie objektov štandardizácie, 2) parametrická štandardizácia, 3) pokročilá štandardizácia, 4) produkt štandardizácia, 5) komplexná štandardizácia, 6) agregácia

3. V systéme normalizácie majú značný význam normy upravujúce číselnú hodnotu parametrov výrobkov, takzvané parametrické rady. Takéto normy definujú sortiment výrobkov na rovnaký účel: počet nominálnych výkonov daného typu motora, počet veľkostí topánok určitého štýlu atď. Parametrické normy sú zostavené na základe radu preferovaných čísel. Tieto série musia spĺňať nasledujúce požiadavky: byť nekonečné v smere malých aj veľkých čísel; obsahovať jednu a všetky hodnoty, ktoré sú násobkami desiatich. byť dostatočne ľahko zapamätateľné. Preferovaný číselný rad je zvyčajne reprezentovaný členmi aritmetického alebo geometrického postupu. Príkladom parametrického radu vybudovaného na princípe aritmetickej progresie je séria metrických vlákien. Pozitívnou vlastnosťou takéhoto radu je stálosť rozdielu medzi susednými členmi a nevýhodou je nerovnomernosť, keďže s rastúcou hodnotou člena takéhoto radu sa pomer susedných členov znižuje. Preto v oblasti veľkých hodnôt parametra je počet nominálnych hodnôt série neprimerane nadhodnotený. To núti človeka uchýliť sa k odvodeným sériám, napríklad pomocou prerušenia sérií. Toto je séria metrických závitov: M1, M2, M3, M4, M5, M6, ale M8, M10, M12 ... Geometrický postup nemá túto nevýhodu; pomer susedných členov je vždy konštantný a rovný menovateľovi progresie. Nevýhodou geometrickej postupnosti je to všeobecný prípad jeho členy nie sú násobky desiatich a vyžadujú zaokrúhľovanie. Nevýhody radov založených na geometrickej progresii sú menej významné ako u aritmetickej, preto podľa odporúčaní Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (ISO) súčasná GOST- 8032-56 zahŕňa konštrukciu parametrických radov založených na geometrických postupnostiach. Tieto línie boli vyvinuté v r koniec XIX storočia francúzskym dôstojníkom C. Renardom a dostal názov Renardova séria. Renardove série sú postavené s menovateľmi geometrického postupu ; ;

;

Prvé štyri rady sú hlavné, rad R80 je doplnkový. Hodnotenia riadkov sú nasledovné: R5 - 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3;R10 - 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 - 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5,0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.

Rad R40 a R80 je konštruovaný podobne.Renardov rad má tieto vlastnosti: - relatívny rozdiel medzi členmi radu zostáva konštantný a rovná sa menovateľovi progresie, počet členov radu sa rovná koreňový index; každý nasledujúci riadok obsahuje všetky čísla predchádzajúceho; nekonečno sa dosiahne vynásobením 10, 100, 1000 alebo 0,1, 0,01, 0,001 atď.; súčin alebo podiel dvoch čísel v sérii udáva číslo zahrnuté v tejto sérii Treba poznamenať, že počnúc sériou R10 je v rade preferovaných čísel číslo 3,15, blízke p. Preto je možné obvody a plochy kružníc vyjadriť s dostatočnou presnosťou aj preferovanými číslami.V praxi možno použiť derivačné rady, ktoré sa získajú výberom n členov radu, obmedzujúcich hornú a dolnú hranicu. Použitie odvodených radov preferovaných čísel umožňuje dosiahnuť obmedzenie štandardných veľkostí výrobkov a optimálne zníženie ich sortimentu. To posledné umožňuje zjednodušiť výrobu produktov, zjednodušiť unifikáciu, znížiť sortiment náhradných dielov, t.j. zvyšuje ekonomickú efektívnosť výroby Konštrukcia množstva parametrov pre výrobky si vyžaduje štúdium nasledovnej problematiky: Výber hlavných parametrov, ktoré by mali odrážať hlavné technické, prevádzkové a technologické vlastnosti výrobku. Hlavné parametre by nemali obmedzovať možnosť vylepšovania a zjednocovania produktu. Vyberá sa sortiment série, ktorý pokrýva celkový objem dopytu po produktoch tohto typu. Toto zohľadňuje doterajšie skúsenosti, domáce aj medzinárodné, možnosť agregácie, perspektívy rozvoja výroby. Stanovia sa intervaly medzi členmi radu (gradácia radu). V jednotlivé prípady intervaly môžu byť rôzne, t.j. vzniká rad s premenlivou hustotou Ekonomické zdôvodnenie výberu radu je určené na určenie výberu radu za účelom stanovenia optimálneho počtu štandardných veľkostí, pri ktorých budú náklady na výrobu a prevádzku minimálne.

Používajú sa aj parametrické rady, postavené nie na základe aritmetických alebo geometrických postupností, ale na inom základe. Typickým príkladom je parametrický rad frekvencií otáčania synchrónnych elektrických strojov a synchrónne rýchlosti asynchrónnych motorov. Tieto hodnoty závisia od frekvencie napájacej siete a počtu párov pólov.

V niektorých prípadoch možno použiť rad preferovaných čísel, zostavený na základe geometrickej postupnosti, ale odlišný od Renardových radov. Toto sú série nominálnych odporov rezistorov. Tieto série sú označené EN, kde N je počet nominálnych hodnôt v každom desatinnom intervale a predstavujú geometrické postupnosti s menovateľom

Podľa odporúčaní Medzinárodnej elektrotechnickej komisie (IEC) a súčasných domácich noriem zodpovedajú hodnoty odporu rezistorov s toleranciou ± 5 % alebo viac radom E3, E6, E12 a E24 a s tolerancia menšia ako ± 5 % - k sériám E48, E96 a E192 Menovité napätia trojfázového striedavého prúdu v oblasti nízkeho napätia sú sériou s menovateľom Ö3, berúc do úvahy pomer lineárneho a fázového napätie pri zapnutí podľa obvodu ²star² alebo ²trojuholník².

15. Hlavnú úlohu v rozvoji informačnej spoločnosti majú medzinárodné štandardy, vytvorené na základe šiestich princípov definovaných Svetovou obchodnou organizáciou (WTO): otvorenosť, transparentnosť, nestrannosť a konsenzus, efektívnosť a účelnosť, súdržnosť a orientácia na rozvoj . V tomto ohľade sa v Rusku pracuje na vývoji a zlepšovaní domácich regulačný rámec v oblasti informačných technológií a informačných a telekomunikačných systémov.

Tvorba a implementácia informačných a telekomunikačných systémov (IS) rôznych úrovní a účelov na základe využívania moderných informačných technológií (IT), integrácie informačných, výpočtových, telekomunikačných zdrojov a využívania technológií otvorených systémov je komplexný, komplexný , medzisektorový, mnohostranný a mnohorozmerný problém. V jeho riešení je jedno z kľúčových miest štandardizácia v oblasti IT a predovšetkým zavádzanie funkčných metód štandardizácie. Tieto metódy umožňujú pomocou funkčných štandardov a profilov (vrátane profilov pre konkrétne projekty IS) identifikovať skupiny základných štandardov spolu s voliteľnými vlastnosťami, požiadavkami a parametrami potrebnými na plnenie funkcií implementovaných konkrétnymi IS v rôznych tematických oblastiach.

V súčasnosti je prevažná väčšina IS všetkých tried a účelov postavená na báze technológie otvorených systémov. Jeho podstata spočíva vo využití štandardných rozhraní medzi heterogénnymi hardvérovými a softvérovými komponentmi systémov. Technológia otvorených systémov je základom vytvárania infraštruktúry na všetkých úrovniach – od podnikov a priemyslu až po národnú informačnú infraštruktúru. Okrem toho poskytuje integráciu s globálnym informačným priestorom a tým aj s globálnou ekonomikou. Zavádzanie princípov otvorených systémov vo všetkých fázach životného cyklu návrhu IS je založené na štandardizácii informačných technológií, ktoré sú integračným mechanizmom a silným nástrojom riadenia procesov rozvoja informatizácie.

Vedecká a technická politika v oblasti štandardizácie informačných technológií a navrhovania systémov v Rusku je nasledovná (pozri diagram):

I. tvorba potrebných aktualizovaných základných základných národných noriem a iných regulačných dokumentov (prostredníctvom priamej aplikácie medzinárodných, regionálnych a zahraničných normalizačných dokumentov), ktoré definujú základné všeobecných postupov, ustanovenia a požiadavky použiteľné v rôznych predmetoch činnosti, pričom v každom z nich si možno zo základných národných noriem vybrať vlastné voliteľné parametre a požiadavky;
II. vypracovanie funkčných štandardov (profilov), ktoré definujú príslušné podmnožiny alebo konfigurácie základných národných štandardov slúžiacich na zabezpečenie implementácie špecifických procesov, funkcií a úloh IS, aplikovateľnosť špecifických voliteľných parametrov zo základných národných štandardov, a sú tiež základom na vývoj certifikačných testov na testovanie a potvrdzovanie zhody komponentov a prostriedkov informačných systémov.

So štandardizáciou vo svete
Na medzinárodnej úrovni sa vytvorila úzka spolupráca organizácií vyvíjajúcich normy v oblasti IT, medzi ktorými sú na prvom mieste ISO (Medzinárodná organizácia pre normalizáciu), IEC (Medzinárodná elektrotechnická komisia) a ITU (Medzinárodná telekomunikačná únia). treba spomenúť. Telekomunikačný sektor ITU (ITU T) je nástupcom CCITT (International Telegraph and Telephony Advisory Committee) od roku 1993. V roku 1987 ISO a IEC zlúčili svoje aktivity v oblasti štandardizácie IT, čím vznikli technológie ISO/IEC/JTC 1“, ktorých hlavná úlohou je vyvinúť základné IT štandardy bez ohľadu na ich špecifické aplikácie. V posledných rokoch ISO/IEC/JTC 1 aktívne spolupracovala s množstvom technických komisií ISO, vrátane:
TC 46 „Informácie a dokumentácia“;
TC 68 „Bankové, ochranné a iné finančné služby“;
TC 130 "Grafická technológia";
TC 154 „Procesy, dátové prvky a dokumenty v obchode“;
TC 171 „Použitá prezentácia dokumentov“;
TC 176 „Manažment kvality a zabezpečenie kvality“;
TC 184 „Systémy priemyselnej automatizácie a ich integrácia“;
TC 204 „Dopravné informačné a riadiace systémy“;
TK 215 „Informatika v zdravotníctve“.

Väčšina ekonomických subjektov vyspelých krajín dnes smeruje svoje aktivity k rozvoju procesne orientovaného riadenia celého cyklu tvorby a prevádzky ich produktov. Elektronická podpora procesov vývoja produktu, výroby, marketingu, prevádzky, servisu, modernizácie a v konečnom dôsledku aj likvidácie by mala prebiehať na základe systematického prístupu. Tento prístup zabezpečuje aktívne sa rozvíjajúci koncept využívania technológií GALS (obr. 2).

Rozsah práce na implementácii GALS technológií zahŕňa:

– Vývoj a implementácia technológií technického prekladu prevádzková dokumentácia v elektronickej forme, ktorá spĺňa požiadavky noriem GALS, u popredných exportujúcich podnikov.

– Vývoj a schválenie elektronického systému na správu údajov o hotovom výrobku v podnikoch v procese návrhu, vývoja technológií a technologickej prípravy výroby (PDM-systémy).

– Vývoj a implementácia štandardných počítačových systémov pre riadenie kvality produktov v podnikoch; integrované informačné systémy elektronického dizajnu, technologického a výrobného pracovného toku; integrované podporné systémy pre vyrábané produkty vo všetkých fázach ich životného cyklu.

Obrázok 2 - Hlavné myšlienky GALS-technológií

16. Na realizáciu verejná politika pri vývoji jednotného systému klasifikácie a kódovania vláda Ruskej federácie schválila niekoľko uznesení, ktoré popisujú zodpovednosť federálnych orgánov výkonná moc na zavedenie celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií.

Nariadením vlády Ruskej federácie z 1. novembra 1999 č.1212 bolo schválené nariadenie „O vývoji jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií“, ktoré definovalo celoruské klasifikátory technických ekonomické a sociálne informácie. Toto nariadenie stratilo platnosť v súvislosti so zverejnením vyhlášky vlády Ruskej federácie z 10. novembra 2003 č. 677 „O celoruských klasifikátoroch technických, ekonomických a sociálnych informácií v sociálno-ekonomickej oblasti“.

Nižšie je aktuálny zoznam celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií a federálne orgány zodpovedné za ich zavedenie.

Názov celoruského klasifikátora	federálny orgán výkonná moc, zabezpečujúca vývoj, zavedenie a aplikáciu
Celoruský klasifikátor noriem (OKS)	Rostekhregulirovanie
Celoruský klasifikátor služieb obyvateľstvu (OKUN)
Celoruský klasifikátor informácií o sociálnej ochrane obyvateľstva (OKISZN)
Celoruský klasifikátor produktov (OKP)
Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD)
Celoruský klasifikátor produktov a dizajnových dokumentov (ESKD)
Celoruský klasifikátor fixných aktív (OKOF)
Celoruský klasifikátor mien (OKV)
Celoruský klasifikátor jednotiek merania (OKEI)
Celoruský klasifikátor informácií o obyvateľstve (OKIN)
Celoruský klasifikátor dielov vyrobených zváraním, spájkovaním, lepením a tepelným rezaním (OKD)
Všeruský technologický klasifikátor častí strojárstva a prístrojovej techniky (OTKD)
Celoruský technologický klasifikátor montážnych celkov strojárstva a prístrojovej techniky (OTKSE)
Celoruský klasifikátor krajín sveta (OKSM)
Celoruský klasifikátor informácií o celoruských klasifikátoroch (OKOK)
Všeruský klasifikátor orgánov štátnej moci a manažment (OKOGU)
Celoruský klasifikátor objektov administratívno-územného členenia (OKATO)	Rosstat
Celoruský klasifikátor podnikov a organizácií (OKPO)
Všeruský klasifikátor foriem vlastníctva (OKFS)
Všeruský klasifikátor organizačných a právnych foriem (OKOPF)
Celoruský klasifikátor území obce(OKTMO)
Všeruský klasifikátor druhov ekonomická aktivita, produkty a služby (OKDP)	Ministerstvo hospodárskeho rozvoja Ruska
Všeruský klasifikátor ekonomických regiónov (OKER)
Celoruský klasifikátor druhov ekonomickej činnosti (OKVED)
Celoruský klasifikátor špecializácií vo vzdelávaní (OKSO)	Ministerstvo školstva a vedy Ruska
Celoruský klasifikátor odborností najvyššej vedeckej kvalifikácie (OKSVNK)
Celoruský klasifikátor elementárnych odborné vzdelanie(OKNPO)
Celoruský klasifikátor povolaní (OKZ)	Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska
Celoruský klasifikátor povolaní pracovníkov, pozícií zamestnancov a mzdových kategórií (OKPDTR)
Všeruský klasifikátor minerálov a podzemných vôd (OKPIiPV)	Roszheldor
Celoruský klasifikátor druhov nákladu, obalov a obalových materiálov (OKVGUM)
Všeruský klasifikátor vodných zdrojov (OKGR)	Ministerstvo energetiky

17. Najdôležitejšie prioritné oblasti normalizácie v strojárstve sú:

Zložitosť regulačnej a technickej podpory pri vytváraní, vývoji a prevádzke nových zariadení;

Zlepšenie všeobecných technických požiadaviek na základe minimalizácie ich počtu;

Optimalizácia a systémovo integrované vytváranie fondu dokumentácie o normalizácii v priemysle;

Automatizácia informačnej podpory pre normalizačné práce;

Zlepšenie systému skúšania a certifikácie strojárskych výrobkov na základe rozvoja jeho metrologickej podpory.

Fond štátne normy v strojárstve obsahuje všetky typy noriem: od noriem po parametre, rozmery, technické požiadavky pri konkrétnych druhoch výrobkov až po terminologické. Požiadavky na strojárske výrobky obsahujú normy množstva všeobecných technických systémov, ako sú Systém noriem bezpečnosti práce (SSBT), Základné normy zameniteľnosti (ONVZ), spoľahlivosť v strojárstve atď. Napríklad normy ONVZ, harmonizované s medzinárodnými stanovovať tolerancie, lícovanie, tvarové odchýlky a povrchové usporiadanie, parametre závitov, presnosť ozubenia a ďalšie ukazovatele zabezpečujúce zameniteľnosť, bez regulácie ktorých by fungovanie strojárstva a iných odvetví bolo prakticky nemožné.

V súčasnosti ruský fond národných noriem je viac ako 5 tisíc dokumentov a v podstate spĺňa požiadavky spotrebiteľov a výrobcov strojárskych výrobkov. Podľa mnohých kritérií dokonca prevyšuje národné štandardizačné fondy priemyselných krajín, napríklad Francúzska, Veľkej Británie a USA.

Príkladom takmer úplného pokrytia výrobkov komplexnými požiadavkami noriem môžu byť také druhy výrobkov, ako sú kovoobrábacie a drevoobrábacie zariadenia, čepeľ, lavica a montáž, brúsne a diamantové nástroje, technologické zariadenia a pod.

Racionálny návrh, výrobu a zameniteľnosť strojárskych výrobkov zabezpečuje veľká skupina noriem pre všeobecné strojárske výrobky: spojovacie prvky, ložiská, hydraulické a pneumatické zariadenia, potrubné spoje, ako aj súbor noriem pre základné normy zameniteľnosti.

Rusko je aktívnym členom takmer všetkých technických komisií ISO pre strojárske výrobky. Medzi ne patrí harmonizácia domácich a medzinárodných noriem prioritné oblasti diela Rostekhregulirovanie. Úroveň harmonizácie ruských noriem s medzinárodnými normami pre strojárske výrobky je v priemere 60% a pre určité typy zariadení až 75%. Úroveň harmonizácie noriem v niektorých oblastiach strojárstva je nasledovná: strojársky priemysel - 74%, poľnohospodárska technika - 61%, automobilový priemysel - 100%, elektrotechnika - 35%, výroba nástrojov - 67%. Harmonizácia sa vykonáva s prihliadnutím na požiadavky domáceho priemyslu a ruské prevádzkové podmienky strojov a mechanizmov. Veľa práce sa robí na harmonizácii ruských noriem s európskymi normami.

Dokumentačný systém - súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie.

Hlavným smerom zlepšovania dokumentov je ich zjednotenie a štandardizácia.

V záujme znižovania počtu dokumentov používaných v riadiacich činnostiach, v záujme štandardizácie ich foriem, zníženia mzdových a materiálových nákladov na ich prípravu a vyhotovenie, v záujme dosiahnutia jednotnosti informačných báz sa pracuje na zjednocovaní dokumentov, vytváraní jednotné dokumentačné systémy (UDS).

Vytváranie jednotných systémov dokumentácie je založené na jednotnosti zloženia a formy riadiacich dokumentov:

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

Jednotný systém bankovej dokumentácie;

Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;

Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

Jednotný systém dokumentácie práce;

Jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;

Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Formou právnej konsolidácie zjednotenia dokumentov je štandardizácia úradné dokumenty.

Štandardizácia v oblasti správy dokumentov znamená stanovenie celoštátnych formulárov a požiadaviek na dokumenty, ktoré sú povinné pre používanie všetkými organizáciami. Aplikácia noriem zvyšuje kultúru moderných manažérskych činností.

Zjednotením a štandardizáciou servisných dokumentov vzniká možnosť zostavovania štandardných (šablónových) textov pre dokumenty obsahujúce identické a opakujúce sa informácie.

12. Etapy a spôsoby zjednocovania dokumentov riadenia. Hlavné formy prezentácie jednotných textov: text, šablóna, tabuľka, dotazník

text úradný dokument nazývané informácie zaznamenané akýmkoľvek typom písma alebo akýmkoľvek systémom záznamu zvuku, ktoré obsahujú všetky alebo hlavnú časť rečových informácií.

Hlavným cieľom zjednocovania textov je skvalitnenie manažérskej dokumentácie, urýchlenie prijímania optimálnych manažérskych rozhodnutí, a teda zvýšenie celkovej efektívnosti celého procesu riadenia.

Zjednotenie textov umožňuje:

1. Vyriešiť problémy zefektívnenia zloženia dokumentov organizácie, upevnenie výkonu rovnakého typu funkcií.

2. Znížte náklady na vytváranie dokumentov. Predovšetkým sa zistilo, že čas na zostavenie a úpravu jednotného textu sa skráti 3-5 krát. Zvyšuje sa tak produktivita práce, efektívnosť práce v oblasti riadenia, predchádza sa možnosti preskakovania potrebných častí informácií.

3. Ušetrite čas a námahu potrebnú na čítanie, oboznámenie sa s dokumentom, keďže v jednotnom texte môže tvorca dokumentu okamžite zvýrazniť kľúčové informácie. Podľa niektorých údajov je jednotný text vnímaný takmer rádovo intenzívnejšie ako nejednotný.

4. Jednotné šablóny textu dokumentov sa v počítači ľahko používajú automatizované systémy kancelárska práca.

Na zjednotenie textov dokumentov je potrebných niekoľko predpokladov:

o V prvom rade je to tak veľký počet podobná produkcia
a riadiacich operácií. Ide o to, že proces riadenia je

Ø z funkcií rovnakého typu, ktorých dokumentáciu sprevádza výskyt mnohých dokumentov rovnakého typu. Takéto dokumenty zase vytvárajú stabilné, opakujúce sa jazykové konštrukcie. V dôsledku toho je počet jazykových prostriedkov riadiacich dokumentov obmedzený (opakujú sa v nich dve tretiny slov a výrazov);

Ø Slovník riadiacich dokumentov závisí od legislatívnych a
normatívne akty orgánov a správy a je spojená s potrebou preniesť presné právne formulácie do dokumentov;

Ø úradné, úradné dokumenty sú nasýtené špeciálnou terminológiou;

Ø vyznačujú sa neutrálnou slovnou zásobou;

Ø Napokon texty jednotlivých skupín dokumentov majú rovnakú štruktúru.

Zjednotenie textov spočíva v stanovení jednotnej formy jazykového prejavu, ktorá čo najpresnejšie sprostredkuje obsah pravidelne sa opakujúcich manažérskych situácií alebo akcií.

hlavná metóda zjednocovaním textov úradných dokumentov je prideľovanie stálych a variabilných informácií. Konštantné informácie sú informácie, ktoré sa opakujú vo všetkých dokumentoch vytvorených v podobných situáciách riadenia, variabilné informácie sú informácie, ktoré umožňujú odlíšiť opakujúce sa situácie riadenia od seba.

Trvalá informácia je zaznamenaná v jednotnej forme dokumentu, ktorý tvorí nemennú, opakujúcu sa časť textu. V jednotnej forme dokumentu by mal byť poskytnutý voľný priestor na zaznamenávanie zmien, nových informácií.

Aby bolo možné oddeliť konštantnú informáciu od premennej, je potrebné mať vytvorených aspoň niekoľko dokumentov rovnakého typu a rovnakého účelu v podobných situáciách riadenia.

Iba analýza konkrétne dokumenty poskytuje základ pre oddelenie informácií na konštantu a premennú.

Metóda zjednotenia skúšok má dva varianty – obsahové zjednotenie a formálne zjednotenie.

Rozlišujú sa tieto typy zjednotenia a štandardizácie textu úradných dokumentov:

1. štandardizácia jazykové jednotky, legislatívna konsolidácia ich v r
GOST (obchodné termíny, priemyselné termíny, názvy predmetov, produktov, lexikálne a grafické skratky);

2. vývoj jednotných foriem prezentácie textov dokumentov (napríklad jednotné texty s trvalou informáciou na hlavičkovom papieri dokumentu);

3. formalizácia jazykových prostriedkov (t.j. obmedzenie používania prvkov prirodzeného jazyka používaním umelého jazyka
znamená: kódy, symbolov, grafické prvky a pod.). Je to spôsobené predovšetkým použitím výpočtovej techniky;

4. rubrikácia, t.j. rozdelenie textu na samostatné zložky a ich grafické oddelenie od seba. Najjednoduchším nadpisom je odsek. V závislosti od objemu, predmetu, účelu textu môže byť rubrikácia komplikovanejšia. Najmä texty zložitých dokumentov sú rozdelené do oddielov, odsekov, odsekov, pododstavcov, ktoré sú číslované arabskými číslicami. Čísla najväčších častí textu pozostávajú z jednej číslice. V druhom stupni delenia sa používajú dve číslice, v treťom tri atď.
Napríklad:

2.2.2. atď.

Jednotný text dokumentu môže byť prezentovaný v jednotnej podobe dokumentu, vo forme šablóny, dotazníka alebo tabuľky. Určujúcim faktorom pri výbere formy prezentácie textu je charakter informácií obsiahnutých v texte dokumentu.

typické texty.

Manažérske činnosti zahŕňajú mnoho typických, často sa opakujúcich situácií, kedy dokumentuje, ktoré dokumenty s rovnakým obsahom vznikajú v rôznych organizáciách. Preto sa v praxi rozšírili jednotné texty dokumentov – štandardné.

Vzorové texty sú zvyčajne vypracované pre viacstranové dokumenty, ktoré obsahujú jednotné formy jazykového vyjadrenia, ktoré sú dlhodobo overené praxou, a preto najpresnejšie vyjadrujú obsah. určité akcie alebo situácie, napríklad pre nariadenia, pokyny, pravidlá, nariadenia atď.

Väčšina textu je typická v takých dokumentoch, ako je popis práce, nariadenie o štruktúrnej jednotke organizácie, vnútorné pracovné predpisy.

Typické časti textu môžu byť dokonca zahrnuté do dokumentov, ktoré sú v podstate individuálne. Napríklad v pracovnej zmluve uzatvorenej so zamestnancom pri nástupe do práce je okrem individuálnych informácií a podmienok množstvo typických informácií, ktoré sa zapisujú do iných pracovné zmluvy, čo umožňuje rozvíjať štandardné formuláre tieto dokumenty.

Texty šablón

Texty šablón sa vytvárajú pre dokumenty malého formátu, ktoré sa zostavujú mnohokrát počas kalendárneho roka alebo pravidelne z roka na rok. Texty šablón sa odporúča vytvárať pre skupiny dokumentov s rovnakými akciami. V inštitúciách sa vzorové texty dokumentov vypracúvajú formou zbierky.

Šablóna- Ide o štandardný list papiera, na ktorom sú vytlačené trvalé informácie a ponechané miesto pre variabilné informácie.

Textová šablóna- forma textovej prezentácie obsahujúca neustále informácie a medzery, určená na uvedenie variabilných informácií, ktoré charakterizujú konkrétnu situáciu riadenia.

Šablóny určujú zloženie informácií v dokumentoch, ich postupnosť a fixujú stabilné verbálne formulácie.

Text šablóny zachováva gramatickú štruktúru textu, ide o gramaticky súvislý text zostavený podľa noriem obchodného písania.

Forma prezentácie jednotného textu vo forme šablóny sa volí vtedy, keď hlavným obsahom dokumentu sú informácie o manažérskych činnostiach. Vo forme šablóny, jednotné texty objednávok, pokynov, pokynov, protokolov, úkonov, dohôd, zmlúv, dohôd, správ a poznámky, listy, certifikáty atď. Text šablóny môže obsahovať „nápovedy“ vo forme podriadkových vysvetliviek o povahe informácií, ktoré by mali byť vložené do medzier.

Obsah dokumentov je určený zložením a hodnotou ukazovateľov a podrobností, ktoré sú v nich zahrnuté. Na jednej strane môžu byť ukazovatele a detaily odlišné, čo nevylučuje možnosť prezentovať na ne všeobecné požiadavky. Na druhej strane veľké množstvo ukazovateľov a detailov aj pre rôzne dokumenty stane sa to isté. Šablónové dokumenty výrazne skracujú čas na zostavovanie dokumentov, keďže pozornosť interpreta je obmedzená len uvedením premennej špecifickej informácie, ktorej miesto je vopred určené. V skutočnosti vyplní už vypracovaný dokument, čím odpadá štádium návrhu.

Schematicky je metodika vývoja textov šablón nasledovná:

Ø identifikácia typických úloh riadenia;

Ø zber informácií potrebných a formovaných v procese riešenia manažérskych problémov;

Ø vypracovanie jednotného textu dokumentu odrážajúceho identifikovanú typickú situáciu;

Ø koordinácia projektu s odborníkmi, ktorí zostavujú dokumenty alebo s nimi pracujú (súčasne Osobitná pozornosť mali by ste venovať pozornosť používaniu odborných výrazov);

Ø konečná úprava projektu a realizácia v súlade s požiadavkami GOST.

V počítačových programoch určených na písanie a formátovanie textov (textové editory) sa typické (obrazovkové) formy dokumentov nazývajú „šablóna“ a prekladajú sa slovom „šablóna“, príkladom obrazovky dokumentu je akákoľvek organizačná forma.

tabuľky

Najstručnejšia a najnázornejšia forma prezentácie informácií v dokumente je tabuľky.

Tabuľka spravidla obsahuje informácie o niekoľkých objektoch charakterizovaných rôznymi vlastnosťami.

tabuľky- zoznam informácií, číselných údajov uvedených v určitom systéme a oddelených stĺpcami.

V tabuľke sú konštantné informácie reprezentované názvom prvkov, ktoré popisujú určitú množinu objektov zaznamenaných v stĺpci úplne vľavo - bočná stena. Premenné informácie v tabuľke sa zaznamenávajú do buniek vytvorených sčítaním vodorovných a zvislých riadkov a stĺpcov.

Forma tabuľky sa spravidla používa pri prezentovaní digitálnych informácií vo výkazníctve a štatistických, účtovných, bankových, organizačných a administratívnych a iných dokumentoch.

Tabuľky sú očíslované. Tabuľky sú očíslované nasledovne: ak je v texte viac tabuliek, potom by mala byť označená ako „Tabuľka 1“.

Tabuľky môžu mať rôzny stupeň zložitosti, nadpisy stĺpcov tabuľky môžu obsahovať niekoľko úrovní číslovania, to znamená, že zahŕňajú podnadpisy.

Nadpisy tabuľky by mali byť krátke a jasné. Odporúča sa oddeliť hlavy stola od zvyšku stola hrubou čiarou. Nadpisy stĺpcov a riadkov sa píšu s veľkým písmenom, podnadpisy, ak nemajú samostatný význam, s malým písmenom. Podnadpisy stĺpcov a riadkov musia byť gramaticky v súlade s nadpismi. Bodka ako interpunkčné znamienko sa do dizajnu tabuliek nedáva. Výnimkou je písanie skrátených slov.

Je povolené preniesť tabuľku s veľkým počtom riadkov na inú stránku. Aby sa časť nadpisu, ktorá zaberá veľa miesta, nepreniesla na novú stranu, stĺpce tabuľky sú očíslované a na každú ďalšiu stranu sa prenesie iba riadok s číslami stĺpcov. V tomto prípade sú nad ďalšou časťou napísané slová „Pokračovanie tabuľky...“, „Koniec tabuľky...“. Do tabuľky nie je dovolené zadávať stĺpec „číslo v poradí“. V prípade potreby očíslujte ich riadky poradové čísla vložte pred hlavičky riadkov, na bočnú stenu a za číslo označujúce číslo riadku sa umiestni bodka.

Číselné hodnoty ukazovateľov uvedené v stĺpcoch sú uvedené na úrovni posledného riadku názvu ukazovateľov. Slovný popis ukazovateľov, na rozdiel od číselného, by mal začínať na úrovni prvého riadku názvu ukazovateľa. Ak v príslušných stĺpcoch chýbajú údaje, vyžaduje sa pomlčka.

Opakujúce sa slová v hlavičkách riadkov, ak tabuľka nie je oddelená vodorovnými čiarami, možno nahradiť úvodzovkami. Opakujúce sa čísla a označenia v stĺpcoch tabuľky sa nenahrádzajú úvodzovkami.

Ak existuje malé množstvo digitálneho materiálu, ktorý nie je vhodné usporiadať do tabuľky, uvádza sa vo forme záveru. Vo výstupe by na rozdiel od tabuľky mali byť stĺpce oddelené nie čiarami, ale bodkami. Napríklad:

„Pri zavesení nízkonapäťových drôtov na križovatkách a pozdĺž rovnej trate bez prechodov použite koeficienty podľa noriem:

mzdové náklady a mzdy ........................................................................... 1.8

stroje a materiály ................................................................................................... . 2,0".

4. Dotazník

Dotazník- forma textovej prezentácie, pri ktorej sa vlastnosti jedného objektu uvádzajú podľa určitých vlastností. Obsah dokumentu vo forme dotazníka má konštantné a premenlivé informácie. Neustále informácie – názov znakov, premenná – ich charakteristika. Dotazník zvyčajne obsahuje nasledujúce možnosti prezentácie informácií:

Ø otázky a miesta odpovedí;

Ø otázky a odpovede na výber;

Ø recipročné miesta pre informácie zadávané skúmaným dodatočne podľa vlastného uváženia.

V texte dotazníka sú konštantné informácie vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo slovným spojením, kľúčovým slovom, ktoré je podstatným menom v nominatíve. Premenné informácie možno napísať aj ako slovné spojenie s podstatným menom v nominatíve, sloveso (má, nemá atď.), číslovku (často v digitálnej forme) alebo slová „áno“, „nie“.

Dotazníková forma obsahu dokumentu je typická najmä pre personálnu dokumentáciu a pre dokumentáciu marketingových služieb, ktoré skúmajú napríklad dopyt spotrebiteľov po výrobkoch vyrábaných týmto podnikom.

Tabuľky s textovými informáciami sú zostavené priamo v textový editor MS slovo. Ak tabuľky obsahujú premenné digitálne hodnoty a je potrebný prepočet digitálnych údajov, potom sa použije program - tabuľkový procesor MS Excel alebo databáza MS Access. Údaje z týchto aplikácií sa importujú do MS Word so zachovaním odkazov na príslušný zdrojový program, čo umožňuje aktualizovať a upravovať údaje vložené do dokumentu. Dizajn stola je regulovaný GOST R-1.5-92.

13. Pravidlá tvorby strojom písaného textu. Vlastnosti zjednotenia textov dokumentov, berúc do úvahy použitie automatizovaných systémov

Pre ekonomické umiestnenie detailov voči sebe navzájom a ich komponentom (riadkom) sa v závislosti od formátu dokumentu odporúčajú nasledujúce kombinácie riadkov:

* Texty dokumentov pripravené na uverejnenie typografickým spôsobom sú tlačené s dvoma intervalmi.

** V zátvorkách sú hodnoty intervalov, ktoré sú povolené spolu s hlavnými. Výhodné sú intervaly uvedené ako prvé.

GOST R 6.30-2003 je založený na príprave dokumentov pomocou tlačových zariadení a počítačového vybavenia.

Rozstup písmen (veľkosť tlačených znakov) a riadkovanie sú stanovené GOST 6.10.5-87, v milimetroch: 2,6 - rozstup písmen; 4,25 - riadkovanie.

Pre jasnú definíciu začiatku tlače konkrétneho atribútu sa odporúča 8 pozícií tlačového zariadenia, vypočítaných počtom tlačených znakov (stlačení kláves), počnúc od ľavého poľa formulára.

Od 0. pozície (okraj ľavého okraja) sa vytlačí značný počet detailov písmen: dátum odchádzajúci dokument; odkaz na index prichádzajúceho dokumentu; názov textu; text (ak pozostáva z jedného odseku); názov pozície v požadovanom „podpise“; zameriavacia lišta; meno umelca a jeho telefónne číslo; značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu.

Od 1. pozície (5 znakov od okraja ľavého okraja) vytlačte začiatok odsekov v texte; značka prítomnosti prihlášky.

Od 2. pozície (16 znakov od okraja ľavého okraja) vytlačte index odchádzajúceho dokumentu; dátum v premennej "odkaz na index a dátum došlého dokladu".

Od 3. pozície tabelátora (24 znakov od okraja ľavého poľa) sa tlačí odpis podpisu zhotoviteľa o náležitom „Poznámke o vyhotovení dokumentu a odoslaní do prípadu“.

Od 4. pozície (32 znakov od okraja ľavého poľa) sa vo viacstranových dokumentoch tlačí číslo strany, atribút „Adresa“ a identifikátor elektronickej kópie dokumentu.

Od 5. pozície (48 znakov od okraja ľavého poľa) vytlačte odpis podpisu v potrebnom „podpise“.

Od 6. pozície (56 znakov od okraja ľavého poľa) sa vytlačí slovo „kopírovať“.

Pri písaní listu pomocou osobného počítača nemusia zodpovedať veľkosti tlačených znakov používaných v písacích strojoch. V tejto súvislosti by sa päť zo siedmich štandardných ustanovení malo považovať za usmernenia na prípravu dokumentu. Nula a prvá pozícia zostávajú povinné.

Pri umiestňovaní viacriadkových podrobností do oblasti pridelenej formulárom by sa mali použiť riadky v plnej dĺžke. Začiatok každého nového riadku musí byť zarovnaný vertikálne.

Odporúčaná dĺžka riadku pre viacriadkové podrobnosti (okrem textu) je 28 znakov. Výnimočne, ak najmä nadpis textu (rekvizity 18, s. 32) pozdĺžnej formy presahuje 150 znakov, možno jeho riadok predĺžiť až po okraj pravého okraja alebo preniesť na ďalší riadok.

GOST R 6.30-2003 nešpecifikuje typy písiem, ktoré by sa mali používať pri príprave textu dokumentov pomocou osobného počítača. Hlavnou požiadavkou na písma je zabezpečiť, aby boli dobre čitateľné.

Pravidlá písania textového materiálu

Texty dokumentov pripravené na publikovanie typografickými metódami sú tlačené s dvojriadkovým riadkovaním. Strojom napísaná strana pozostáva z 28-30 riadkov.

Písmená s jednou medzerou sú povolené. V tomto prípade sú medzi odsekmi dve medzery. Pri tlači s jedným intervalom sa strojom napísaná strana skladá z 53 - 58 riadkov.

Pri tlači v jeden a pol intervaloch sa strojom napísaná strana skladá z
38 riadkov.

Pracovný riadok štandardnej strany písanej strojom pozostáva zo 64 ťahov.

Prvý riadok každého odseku je napísaný päť ťahov od ľavého okraja.

Číslovanie strán začína od sekundy. Číslo strany je umiestnené v strede horného okraja listu. Od horného okraja papiera po číslo strany sú dva intervaly a od čísla strany po text dva intervaly.

Číslo strany sa zadáva iba jednou číslicou bez akýchkoľvek ďalších znakov.

Ø odtrhnúť jeden riadok textu alebo slovo z predchádzajúceho odseku;

Ø začnite jeden riadok nového odseku na záverečnej strane, je lepšie začať nový odsek na inej strane;

Ø slovo začínajte spojovníkom na konci riadku, je lepšie toto slovo preniesť na novú stranu.

Text je možné rozdeliť na jednotlivé časti: kapitoly, odseky, pododstavce. Každý komponent musí mať číslo. Číslovanie je arabskými číslicami. Číslo každého komponentu musí zahŕňať všetky čísla zodpovedajúcich komponentov vyšších deliacich stupňov.

Predpokladom organizačnej a riadiacej činnosti v podnikoch a inštitúciách je dokumentácia. Organizáciu a riadenie charakterizuje rôznorodosť a opakovanie pracovných situácií a opatrení na ich vyriešenie. Z toho vyplýva veľká rôznorodosť dokumentov a potreba ich zjednotenia a štandardizácie.

Zjednotenie dokumentov spočíva v stanovení jednotnosti zloženia a foriem riadiacich dokumentov, ktoré stanovujú vykonávanie rovnakého typu riadiacich funkcií.

Štandardizácia dokumentov- ide o formu právnej konsolidácie uskutočneného zjednotenia a stupňa jeho vynútiteľnosti.

Podstata zjednotenia obmedzuje neopodstatnenú rôznorodosť dokumentov a prináša jednotnosť ich foriem, štruktúry, jazykových štruktúr a operácií spracovania, účtovania a uchovávania.

Podstata štandardizácie spočíva vo zvýšení noriem, povinných pre aplikáciu, optimálnych pravidiel a požiadaviek na tvorbu a realizáciu dokumentov prijatých v r v pravý čas pre ich všeobecné a opakované použitie v kancelárskej práci. Výsledky vývoja sú dokumentované vo forme medzištátnych (GOST), štátnych (GOST R), priemyselných (OST) noriem a noriem podnikov, inštitúcií a organizácií (STP).

Pri vývoji jednotných systémov dokumentácie sa nazbieralo veľa skúseností. GOST 6.38-72 v krajine dlho konal o požiadavkách na vykonávanie organizačnej a administratívnej dokumentácie. V roku 1990 prešla norma určitou revíziou s prihliadnutím na dvadsaťročnú prax jej používania (GOST 6.38-90).

1. júla 1998 vstúpil v Ruskej federácii do platnosti GOST R 6.30-97, ktorý zaviedol významné zmeny v dizajne riadiacej dokumentácie v súvislosti s elektronizáciou kancelárskych prác.

V súčasnosti platí GOST R 6.30-2003. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu;

Existujú určité skúsenosti s vytváraním iných systémov jednotná dokumentácia(finančné, obchodné, zásobovacie a marketingové atď.).

Zjednotenie dokumentov sa uskutočňuje s cieľom znížiť počet používaných dokumentov, typizovať ich formy, zlepšiť kvalitu, znížiť náročnosť ich spracovania, dosiahnuť informačnú kompatibilitu rôznych dokumentačných systémov pre rovnaký názov a s tým súvisiace riadiace funkcie, viac efektívne využitie počítačová technológia.

Zjednocovacie práce zahŕňajú:

· vývoj DDD, ktorý vykonávajú ministerstvá a útvary zodpovedné za príslušné dokumentačné systémy;

· zavedenie medzirezortného (medzirezortného) DDD v republikovom a odvetvovom DDD;

· implementácia vyvinutého OKTEI;

· údržba DDD a OKTEI za účelom zachovania spoľahlivosti informácií a ich ďalšieho rozvoja;

vývoj komplexov odvetvovo špecifických jednotných foriem dokumentov, ktoré odrážajú špecifiká odvetvia a nie sú zahrnuté v DRA, ako aj ich štátna registrácia;

· vývoj odvetvových klasifikátorov technických a ekonomických informácií, odrážajúcich špecifiká odvetvia.

Organizačno-metodické riadenie zjednocovania a štandardizácie dokumentov, koordináciu prác a kontrolu vykonáva vedúca organizácia pre koordináciu implementácie a údržby DDD a OKTEI v republike. Na priemyselnej úrovni túto prácu vykonáva materská organizácia pre zavádzanie a udržiavanie DDD a OKTEI v priemysle.

Zjednotenie a štandardizácia riadiacich dokumentov je potrebné považovať za jeden z faktorov zvyšovania produktivity manažérskej práce. Zjednotenie dokumentov je výber racionálnych štruktúr na ich konštrukciu, zjednotenie dokumentov na základe stanovenia racionálneho počtu ich foriem a typizácie ich konštrukcie.
Týka sa to nielen riadiacich dokumentov, ale aj nových systémov. Zjednocujú sa napríklad cestovné, letenky a železničné lístky.

Hlavné zásady zjednotenia dokumentov sú:

Zjednotenie od všeobecného k konkrétnemu. Spočíva v zostavení vzorovej formy dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe sa stanoví skladba podrobností pre tento dokumentačný systém, určité typy dokumentov, konkrétny dokument atď.;

Jednotnosť foriem dokumentov a pravidiel ich zostavovania, zostavovania, vykonávania. Zabezpečuje ho maximálne typovanie a šablónovanie dokumentov, zjednotenie umiestnenia údajov v poli dokumentu, vývoj technológií a podmienených skratiek;

Zložitosť zjednotenia. Pri jeho vykonávaní by sa mali zabezpečiť všetky požiadavky na dokument vo všetkých fázach jeho tvorby, plnenia, spracovania a uchovávania. Okrem toho by sa mali brať do úvahy psychofyziologické schopnosti človeka a parametre technických prostriedkov;

Informatívnosť. Znamená to, že do dokumentov sa zahrnú len tie detaily, ktoré sú potrebné pre rozhodnutie konkrétne úlohy, vyhľadajte a potvrďte právnu silu dokument;

Zníženie počtu typov dokumentov. Dosiahnuté zlepšením metód riadenia, napríklad smerom k širokému používaniu kancelárskych zariadení;

Stabilita požiadaviek na dokumenty (stanovené štátnymi a priemyselnými normami);

Prepojenie s existujúcimi systémami klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií;

Ziskovosť. Dosiahnuté prostredníctvom odôvodnené zaradenie dokumentov do dokumentačného systému, široké používanie formulárov, racionálne usporiadanie formulárov dokumentov, stanovenie optimálneho množstva detailov atď.

Texty je možné zjednotiť tromi spôsobmi: šablónu, dotazník a tabuľku.

Šablóna je spôsob zachytávania trvalých informácií ako prepojeného textu s medzerami pre premenlivé informácie. Vo forme šablóny sa vytvára množstvo objednávok, výpisov.

Dotazník- spôsob prezentácie jednotného textu, pri ktorom sa konštantná informácia nachádza na ľavej strane listu a premenná sa do dokumentu v procese zostavovania zadáva na pravej strane listu. V jednotnom systéme dokumentácie pre organizačné a administratívne dokumenty dotazníková metóda simulovala príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie; personálne správy a vysvetlivky. Výhody dotazníkov: príprava dokumentov je zjednodušená, uľahčená práca na stroji; sú vytvorené predpoklady na kopírovanie informácií.

tabuľky- prerušovaný text umiestnený podľa určitého princípu: konštantná informácia sa nachádza v hlavičkách stĺpca a bočného panela a premenná je umiestnená na priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a riadkov. Má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje prísne klasifikovať, kódovať informácie a jednoducho sumarizovať údaje. V strojopise je to však zložitejšie.

V tabuľkovej forme DDD pre OSA uvádza: personálne obsadenie, plán dovoleniek, personálne príkazy.

Efekt zjednotenia a štandardizácie riadiacich dokumentov môže byť nepriamy (zlepšenie kvality riadenia, zefektívnenie využívania kancelárskej techniky, zrýchlenie obratu finančných zdrojov) a priamy (zníženie mzdových nákladov (a tým aj nákladov na mzdy) pri práci s dokumentmi spotreba materiálu na ich výrobu, špecifické kapitálové investície na vybavenie kancelárie, náklady na odpisy a opravy kancelárskej techniky).

Štandardizácia je činnosť, ktorou sa stanovujú normy, pravidlá a charakteristiky s cieľom zabezpečiť:

Bezpečnosť výrobkov, prác a služieb;

Život a zdravie;

Technická a informačná kompatibilita, ako aj vzájomne zameniteľné produkty;

Šetrenie všetkých druhov zdrojov.

Všetky GOST pôsobiace na území našej krajiny sú spojené do jedného štátneho štandardizačného systému - hierarchicky organizovaného systému klasifikácie a samotných GOST.

S cieľom znížiť počet dokumentov používaných pri činnosti inštitúcie, štandardizovať ich formu, znížiť náklady na prácu, čas a materiál na ich prípravu a spracovanie, dosiahnuť informovanosť, kompatibilitu automatizovaných databáz, sa pracuje v národnom hospodárstve zjednocovať dokumenty a vytvárať jednotné systémy dokumentácie (UDD ).

DDD je súbor vzájomne prepojených zjednotených foriem dokumentu, ktoré poskytujú zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých formách ekonomická aktivita.

Základom tvorby DDD je metóda unifikácia - nastolenie jednotnosti v skladbe a formách riadiacich dokumentov vytváraných pri riešení rovnakého typu úloh riadenia. Súčasne sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integratívne automatizované spracovanie údajov.

Štátny systém dokumentovanej podpory riadenia
(GSDOU) je súbor zásad a pravidiel, ktoré ustanovujú jednotné požiadavky na dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi v orgánoch kontrolovaná vládou v podnikoch.

Hlavným cieľom GSDOU je zefektívniť pracovný tok organizácie, znížiť počet a skvalitniť dokumenty, vytvoriť čo najpriaznivejšie podmienky pre využitie technických prostriedkov a moderných technológií na zber, spracovanie a analýzu informácií.

Hlavné ustanovenia GSDOU pokrývajú problematiku dokumentovania riadiacich činností, organizácie práce s dokumentmi, mechanizácie a automatizácie práce s dokumentmi.

Existujú nasledujúce typy dokumentov:

Podľa účelu (prostriedky na opravu skutočností (autoprotokoly, správy) a spôsoby prenosu dokumentov (list, telegram)).

Podľa pôvodu (úradné a osobné doklady).

Podľa formy (individuálna, štandardná, obrazovka).

Podľa podmienok vyhotovenia a skladovania (trvalé, dlhodobé, dočasné).

Podľa miesta zostavenia (interné a externé).

Menovite (príkazy, vyhlášky, správy).

Podľa štádií tvorby (extrakty, duplikáty, originály).

V záujme zníženia počtu dokumentov používaných pri činnosti inštitúcií, organizácií a podnikov, štandardizácie ich formy, zníženia mzdových, časových a materiálových nákladov na ich prípravu a spracovanie, dosiahnutia informačnej kompatibility automatizovaných databáz v národnom hospodárstve, je potrebné zabezpečiť, aby sa zabezpečila informačná kompatibilita automatizovaných databáz v národnom hospodárstve. prebiehajú práce na zjednotení dokumentov a vytvorení jednotných systémov dokumentácie.(USD) - súbor vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov v určitých druhoch hospodárskej činnosti, prostriedky ich vedenia, regulačné a metodické materiály na ich vypracovanie. a aplikácie. Základom pre tvorbu DDD je zjednocovacia metóda - nastolenie jednotnosti zloženia a foriem riadiacich dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého typu OA_show (12); manažérske funkcie a úlohy.

Zároveň sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v DDD.

V súčasnosti existuje osem DRD:

jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

· jednotný systém bankovej dokumentácie;

· jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;

· jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

· jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovnej dokumentácie podnikov;

jednotný systém pracovnej dokumentácie;

· jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie;

· jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

DDD vyvíjajú príslušné ministerstvá a rezorty poverené touto prácou. Na udržanie aktuálnosti DDD sa prijímajú opatrenia, ktoré podľa potreby zabezpečujú zavedenie zmien a doplnkov do kontrolného poľa jednotných foriem dokumentov.

V podnikoch, inštitúciách, organizáciách sa na základe výsledkov zjednocovania zostavuje Tabuľka foriem dokumentov - jednotný regulačný dokument, čo je zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré sú pre danú organizáciu potrebné a postačujúce na efektívne riešenie. problémy a vykonávať riadiace funkcie. List formulárov dokumentov je v skutočnosti referenčná kniha, ktorá obsahuje v usporiadanej forme formy dokumentov, ktoré sa používajú v organizácii, ako aj fázy prípravy a vykonávania dokumentu. Je vo forme tabuľky. Schéma Timesheet je založená na klasifikácii funkcií vykonávaných všetkými oddeleniami organizácie.

Na základe Časového listu sa vytvára Album formulárov dokumentov - zbierka štandardných jednotných formulárov dokumentov potrebných pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu tejto konkrétnej organizácie, inštitúcie, podniku.

Album formulárov dokumentov v organizácii by mal byť prezentovaný v dvoch verziách:

Papier (referenčný vzor), ktorý je uložený v správe kancelárie organizácie (v kancelárii);

Elektronická kópia, ktorá by mala byť na každej pracovnej stanici.

Formuláre Album aj List dokumentov schvaľuje vedúci organizácie.

Pod pojmom „zjednotenie dokumentov“ sa rozumie prevádzkareň jednotnosť zloženia a foriem riadiace dokumenty stanovujúce rovnaký typ riadiacich funkcií.

Jednotný dokumentačný systém (UDS) - ide o dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti (GOST-98).

Zjednotenie sa vykonáva s cieľom:

Zníženie neodôvodneného počtu dokumentov používaných pri činnosti organizácie;

· typizácia ich foriem (štruktúra, jazykové konštrukcie);

Zníženie nákladov (práce, materiálu, času) na prípravu a spracovanie dokumentov, ich účtovanie a uchovávanie;

· dosiahnutie informačnej kompatibility rôznych systémov dokumentácie.

Štandardizácia je proces stanovovania a uplatňovania pravidiel s cieľom zefektívniť činnosť v určitej oblasti za účasti všetkých zainteresovaných strán. Štandardizácia dokumentácie je formou právnej konsolidácie výsledkov zjednocovania.

Hlavným cieľom unifikácie a štandardizácie je vytváranie takých dokumentačných systémov, ktorých používanie je nákladovo efektívne, zvýši celkovú kultúru riadenia a povedie k zvýšeniu času na tvorivé prvky manažérskej práce.

Unifikácia a štandardizácia sú hlavnými smermi zlepšovania dokumentácie, čo vedie k znižovaniu nákladov na tvorbu riadiacich dokumentov.

Objekty unifikácia a štandardizácia v riadiacich činnostiach sú:

a) termíny a definície používané pri práci s manažérskymi informáciami (napríklad GOST "Práca v kancelárii a archivácia. Termíny a definície");

b) organizačné štruktúry inštitúcií, organizácií, podnikov (napríklad celoruský klasifikátor verejnej moci a správy - OKOGU);

c) klasifikátory manažérskych funkcií;

d) riadiaca dokumentácia (OKUD).

Zjednotené dokumentačné systémy (UDS)
zahŕňajú:

Ú štátne normy pre dokumentáciu, ktoré stanovujú zloženie a obsah práce na zjednotení foriem dokumentov na rôzne funkčné účely;

Ú celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií (OK TESI), poskytujúce integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v jednotných dokumentačných systémoch;

Ú jednotné formy dokladov (časový výkaz a album formulárov dokladov).

Mnohé postupy realizované v rámci správy záznamov musia byť vykonávané v súlade s jednotnými požiadavkami stanovenými štátnou a medzinárodné normy. Normalizácia v oblasti dokumentácie rieši problémy technickej a informačnej kompatibility nosičov informácií a technológií na jej spracovanie.

Základy v súčasnosti štátny systém RF štandardizačná sada federálny zákon zo dňa 27. decembra 2002 „O technickom predpise“ a skupina noriem systému „Štandardizácia v Ruskej federácii“ (GOST 2004-2005). Normy sa delia na medzinárodné - ISO, medzištátne, národné - GOST R, priemyselné - OST, normy organizácií - CO. Od roku 2005 bol vytvorený nový systém noriem v súlade s federálnym zákonom „o technickom predpise“.

Existuje mnoho štandardov súvisiacich so správou dokumentov. Medzi nimi:

Klasifikácia a kódovanie podliehajú sociálnym a ekonomickým objektom a ich vlastnostiam, informácie o ktorých sa využívajú v činnosti vlády a správy a sú obsiahnuté v jednotných dokumentačných systémoch.

TESI klasifikátory- ide o regulačné dokumenty obsahujúce systematický súbor názvov objektov prezentovaných ako klasifikačné skupiny a kódy, ktoré sú im priradené. Sú vytvorené za účelom automatizovaného spracovania informácií informačné systémy. V súčasnosti je vyvinutých a funguje 37 celoruských a pokračujúcich medzištátnych klasifikátorov. Všetky tvoria jednotný klasifikačný a kódovací systém TESI (ESKK TESI).

Záležiac na Oblasti použitia klasifikátory sa delia na celoruské, odvetvové a klasifikátory podnikov (organizácií). Z uhlu pohľadu obsahu klasifikátory rozdeľujú:

· na klasifikátory informácií o riadiacich dokumentoch, úlohy riešené v automatizovaných riadiacich systémoch, druhy činností, ekonomické a sociálne ukazovatele:

- celoruský klasifikátor noriem - OKS,

- celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie - OKUD,

- celoruský klasifikátor produktov - OKP,

- celoruský klasifikátor mien - OKV,

- celoruský klasifikátor merných jednotiek - OKEI atď.;

· klasifikátory informácií o organizačných štruktúrach:

- celoruský klasifikátor orgánov verejnej moci a správy - OKOGU,

- celoruský klasifikátor podnikov a organizácií - OKPO,

- celoruský klasifikátor ekonomických regiónov - OKER;

· klasifikátory informácií o obyvateľstve a personáli:

- Celoruský klasifikátor informácií o obyvateľstve - OKIN,

- celoruský klasifikátor odborov vo vzdelávaní - OKSO,

- Celoruský klasifikátor povolaní robotníkov, pozícií zamestnancov a mzdových kategórií - OKPDRTR atď.

Súčasne s činnosťou na tvorbe klasifikátorov (od roku 1971) prebiehal vývoj jednotných systémov určených pre použitie v automatizovaných riadiacich systémoch rôznych úrovní. V dôsledku dlhoročnej práce na zlepšovaní dokumentácie sa zjednotilo viac ako 3,5 tisíc foriem plánovacích, účtovných, finančných, organizačných, administratívnych a iných dokumentov, konsolidovaných v celoruskom klasifikátore riadiacich dokumentov (OKUD). Každý z dokumentov dostal kódové označenie určené príslušnosťou k jednej z KDR a umiestnením dokumentu v tomto systéme. Jadrom každého DDD sú formy dokumentov – teda fixné na určených miestach trvalé podrobnosti obsahujúce trvalé informácie.

Do roku 1993 sme mali viac ako 20 jednotných dokumentačných systémov a od roku 1993 bolo výnosom štátnej normy z 30. decembra 1993 schválených osem DDD:

1. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie - 8 skupín dokumentov (USORD).

2. Jednotný systém bankovej dokumentácie - 14 skupín dokumentov.

3. Jednotný systém finančného účtovníctva a výkazníctva rozpočtových inštitúcií a organizácií - 3 skupiny.

4. Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie - 13 skupín dokumentov.

5. Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov - 3 skupiny dokladov.

6. Jednotný systém dokumentácie práce - 6 skupín dokumentov.

7. Jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie - 3 skupiny dokumentov.

8. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu - 6 skupín dokumentov.

Všetky jednotné systémy obsahujú referenčné vzory tlačív konkrétnych dokumentov, ktorých zloženie a obsah sa podľa potreby aktualizuje, ako aj regulačné a metodické materiály na vypĺňanie a aplikáciu týchto dokumentov. Za uplatňovanie foriem dokumentov zahrnutých v jednotných systémoch dokumentácie je zodpovedný vedúci organizácie. Štátny dozor na plnenie požiadaviek DDD vo verejnom sektore je poverený orgánmi normalizácie a metrológie a v mimovládnom sektore - miestnych úradov výkonná moc.

DDD sú teda formy dokumentov dovedené k čo najväčšej jednotnosti, kombinované do hlavných všeobecných riadiacich funkčných systémov a určené na použitie všetkými organizáciami bez ohľadu na úroveň riadenia a formu vlastníctva, využívajúce tradičné aj zmiešané, využívajúce počítač. technológie, spôsoby spracovania dokumentov.informácie.

Jednotné dokumentačné systémy sa vyvíjajú na základe:

Jednotnosť foriem dokumentov;

regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme;

vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov;

jednotnosť použitej terminológie a symbolov;

Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy.

Spolu s národnými dokumentačnými systémami existujú jednotné dokumentačné systémy, ktoré odrážajú špecifiká odvetvia (zdravotníctvo, školstvo, veda atď.) alebo činnosti podniku. Otázky určovania zloženia tejto dokumentácie, jej obsahu, vnútornej organizácie a dizajnu riešia útvary alebo iné organizácie, ktoré sú v konkrétnych oblastiach činnosti úradne určené ako vedúci. Priemyselné formy dokumentov majú normatívny charakter v konkrétnom odvetví alebo oddelení.

V posledných rokoch sa rozšírili podnikové normy, ktoré vychádzajú z medzinárodných požiadaviek stanovených v normách ISO.

Zjednotenie riadiacej dokumentácie zahŕňa zjednotenie kompozície a foriem dokumenty používané na dokumentáciu riadiacich dokumentov.

Zjednotenie zloženie dokumenty je do vyberte a opravte súbor dokumentov nevyhnutné a postačujúce na riešenie manažérskych problémov. V dôsledku zjednotenia skladby dokumentov sú vylúčené formuláre, ktoré nie sú spôsobené potrebou riadenia. Výsledky zjednotenia skladby dokumentov sú konsolidované v r list formulára dokumentu.

List formulárov dokumentov- ide o zoznam jednotných foriem dokumentov povolených na použitie, potrebných na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností, s popisom ich právny stav, fázy prípravy a absolvovania (Príloha 67) .

List tlačív dokumentov je určený pre:

optimalizácia zloženia dokumentov a ich klasifikácie;

normatívna konsolidácia postupu prípravy riadiacich dokumentov v organizácii;

zjednotenie formulárov dokumentov;

· zefektívnenie dokumentačnej základne organizácie pre efektívne využitie výpočtovej techniky.

V súčasnej činnosti plní list formulárov dokumentov funkciu referenčnej knihy, ktorá obsahuje prehľadne všetky formy dokumentov, ktoré organizácia používa, a umožňuje vám rýchlo vyhľadávať potrebné formuláre Dokumenty.

Hárok formulárov dokumentov obsahuje:

a) formuláre dokumentov schválené regulačnými právnymi aktmi najvyššími orgánmi orgány a administratíva, orgány riadenia odvetvia a medzisektorová koordinácia;

b) formuláre používané v organizácii zaradenej do OKUD;

v) vnútorné formy dokumenty schválené predpismi tejto organizácie.

Všetky vybrané formy dokumentov sú klasifikované v súlade so zoznamom (klasifikátorom) funkcií organizácie, po ktorom sú zapísané do príslušných stĺpcov časového rozvrhu. Sekcie pracovného výkazu môžu byť názvy štruktúrnych divízií organizácie alebo názvy riadiacich funkcií (funkčný atribút).

Zjednotenie formulárov dokladov spočíva vo výbere a konsolidácii do jednotných foriem dokladov informačné ukazovatele a podrobnosti , zodpovedajúce účelu
niyu dokumentov a stanovenie jednotných požiadaviek na ich prípravu.

Výsledky zjednotenia tlačív dokladov sú zafixované v albume tlačív dokladov, ktorý sa využíva v činnosti ministerstiev, rezortov a organizácií. Album formulárov dokumentov - ide o súbor referenčných jednotných foriem dokumentov slúžiacich na dokumentáciu činnosti organizácie. Formulár jednotného dokumentu – ide o formulár s údajmi, ktoré sú povinné pre konkrétny typ dokumentu s jednotným testom. Účelom vytvorenia albumu formulárov dokumentov je regulovať formu a obsah dokumentov používaných v organizácii. Každý štrukturálne členenie musí mať Časový výkaz a Album formulárov dokumentov a ich údržbu a kontrolu nad aplikáciou vykonáva služba správy dokumentov.

Zjednotenie dokumentov -vytvorenie jednotného súboru ich typov a odrôd pre podobné situácie riadenia, vypracovanie jednotných foriem dokumentov a jednotných pravidiel na ich prípravu, návrh a tvorbu vzorových textov.

Zjednotenie je ustanovenie jednotnosti pri tvorbe dokumentov. Zjednotiť môžete nielen formu, detaily a umiestnenie, ale aj obsah. Zjednocuje sa najmä formát papiera, veľkosť okrajov, fonty, názvy typov dokumentov. Znižujú sa termíny na prípravu dokumentov, znižuje sa počet ich druhov, šetrí sa čas zamestnancov, možnosť prispôsobiť dokumenty na spracovanie pomocou zariadení atď.

Potreba zjednotenia riadiacej dokumentácie je daná tým, že umožňuje:

¨ organizovať centralizovanú tvorbu formulárov riadiacich dokumentov;

¨ znížiť náklady na prácu pri príprave riadiacich dokumentov;

¨ vykonávať mechanizované vyhľadávanie informácií zaznamenaných v rôznych typoch riadiacich dokumentov;

¨ rozšíriť možnosti využitia počítačovej a kancelárskej techniky pri spracovaní dokumentov;

¨ zjednodušiť vizuálne vyhľadávanie potrebných informácií v dokumentoch každého druhu.

Podniky neustále pracujú na unifikácii dokumentov, ktorá spočíva v stanovení jednotných foriem dokumentov a jednotných pravidiel pre ich prípravu, dizajn a tvorbu šablónových textov, čo zahŕňa nielen zefektívnenie vyhotovenia dokumentov, šablónovanie obsahu, ale aj ich štandardizáciu.

Dosahuje sa tým efektivita, zlepšuje sa kultúra práce samotného administratívneho aparátu a skracuje sa čas strávený prácou s dokumentmi.

V súčasnosti existuje osem jednotných systémov dokumentácie:

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

Jednotný systém bankovej dokumentácie;

Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;

Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

Jednotný systém dokumentácie práce;

Jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;

Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

7. All-ruské klasifikátory technické, ekonomické a sociálne informácie.

Klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií - regulačné dokumenty obsahujúce systematizovaný súbor názvov objektov prezentovaných ako klasifikačné skupiny a k nim priradené kódy.

Súhrn klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj vedecké, metodické a regulačné dokumenty na ich vývoj, údržbu a implementáciu, ako aj služby, ktoré vykonávajú práce na klasifikácii a kódovaní, tvoria jednotný systém klasifikácia a kódovanie technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKK TESI).

V závislosti od oblasti použitia sa klasifikátory delia na celoruské, sektorové a podnikové.

Všetky klasifikátory sú v závislosti od obsahu rozdelené do troch skupín:

Klasifikátory informácií o dokumentoch riadenia, úlohy riešené v automatizovaných riadiacich systémoch, druhy činností, ekonomické a sociálne ukazovatele

Klasifikátory informácií o organizačných štruktúrach

Klasifikátory informácií o populácii a pracovnej sile

Predmetom klasifikácie v OKUD sú celoruské (medzirezortné, medzirezortné) jednotné formy dokumentov schválené ministerstvami (odbormi) Ruskej federácie - vývojármi jednotných systémov dokumentácie (UDS).

OKUD obsahuje názvy a kódové označenia jednotných foriem dokumentov zaradených do schválených systémov jednotnej dokumentácie.

Otázky na sebakontrolu:

1. Ktoré rezorty sa podieľali na tvorbe regulačnej a metodickej základne modernej kancelárskej práce?

2. Aké regulačné a metodické dokumenty upravujú činnosť predškolského vzdelávacieho zariadenia?

3. Aký typ regulačných dokumentov stanovuje lehoty uchovávania?

4. V čom normatívne dokumenty Je zloženie, postupnosť a metodika vykonávania povinných obchodných operácií pevne dané?