Робота з інформаційно-довідковими документами. Організація роботи з документами

Сторінка 15 з 16

Іінформаційно-довідкова робота з документів.

Основою інформаційно-довідкової роботи з документівє база даних, сформована у процесі введення вхідних, вихідних та внутрішніх документів у ПК.

Сучасні СУБД (системи управління базами даних) дозволяють складати запити та відповідно отримувати відповіді щодо будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.

Аналогічно здійснюється пошук самих документів. Пошук може бути за будь-якою ознакою (полем), заповненим у реєстраційній картці. Як правило, це вхідний номер документа, дата надходження документа, вид документа, кореспондент, територія, виконавець документа, вихідний номер документа, дата надсилання документа тощо. Відповідні значення полів або вводяться з клавіатури, або для значень, що класифікуються, вибираються з відповідного списку (вид документа, виконавець і т.п.). Довідка може видаватися:

1. За конкретним документом: де (у кого) перебуває; стадія виконання (підготовки); результат виконання; місце зберігання (для виконаних документів).

2. За темою (змістом): конкретний документ; Група документів.

4. По регіону: країні; області; місту.

При пошуку конкретних документів або групи документів можуть бути зазначені такі реквізити:

1) вхідні, вихідні, внутрішні документи(Пошук може вестись як окремо за кожною категорією, так і за всіма трьома групами документів);

2) вид документа (лист, наказ, договір тощо);

3) приблизні хронологічні рамки пошуку (за датою надходження або для внутрішніх – підписання документа, або від одного числа до іншого);

4) регіон, яким ведеться пошук (країна, область);

5) організація (кореспондент/адресат);

При пошуку відомостей за конкретним документом може безпосередньо задаватися номер документа.

Умови пошуку формуються як поєднання заповнених полів картки, аналогічно до реєстраційної, тобто. під час заповнення кількох полів будуть знайдені документи, що відповідають усім зазначеним параметрам.

Пошук документів може виконуватися за невиконаними, виконаними документами (що мають дату виконання та відмітку про приміщення у справу), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності – по архівній базі даних (документи попередніх років).

При видачі інформації за конкретним документом на екран виводиться і за необхідності друкується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У разі пошуку конкретного невиконаного документа результатом пошуку є інформація, якого виконавця документ знаходиться в даний момент. Якщо документ уже виконано, то на екран виводиться інформація, в якій справі. даний документ.

Істотно розширюють можливості пошуку повнотекстових баз даних за документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично прикріплюється файл із текстом самого документа (вхідний, отриманий за електронній пошті, факсу; або введений шляхом сканування та подальшого розпізнавання паперового документа, вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо).

Такі повнотекстові системи дозволяють здійснювати пошук як по реквізитах, внесеним до картки на документ, а й у змісту документа, тобто. шукати документи, у тексті яких є ті чи інші слова чи словосполучення. Наприклад, якщо ми хочемо знайти документи, пов'язані із закупівлею принтера у фірми «Оріон», то здійснюється пошук за словами «Принтер» та «Оріон».

Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання та довідково- інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати заповнення однієї традиційної реєстраційної картки становлять 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - лише 0,054 год. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформаціїскладають 0,17 або 0,054 год, складання довідок про невиконані у строк документи за традиційною технологією займає щомісячна (10 документів), річна (понад 100 документів) від 0,26 год до 8 год. У той же час аналогічна довідка в автоматизованій системі готується за 0,05 год, а при відповідних налаштуваннях може взагалі створюватися та роздруковуватися автоматично із заданою періодичністю.

Цікаві норми часу на контроль виконання документів, що включають проставлення позначки «К» на документі, що підлягає контролю, нагадування про термін виконання виконавцю, внесення відомостей до картки про хід виконання, інформування керівників про стан виконання, зняття документа з контролю, підготовка зведення документів, не виконаних у строк, складання зведення про виконання документів, що підлягають контролю; узагальнення результатів виконання документів у структурних підрозділах, аналіз стану виконання документів у організації. Наприклад, підготовка довідки для інформування керівництва (довідка за 20 документами) у традиційному діловодстві займає 1,8 год, а в автоматизованому - 1 год.

Програми реєстрації та контролю за виконанням документів є важливою складовоюсучасних систем автоматизації офісної діяльності

<< Предыдущая - Следующая >>

Зміст

Сторінка 15 з 16

Іінформаційно-довідкова робота з документів.

2. За темою (змістом): конкретний документ; Група документів.

4. По регіону: країні; області; місту.

При пошуку конкретних документів або групи документів можуть бути зазначені такі реквізити:

1) вхідні, вихідні, внутрішні документи (пошук може вестись як окремо за кожною категорією, так і за всіма трьома групами документів);

2) вид документа (лист, наказ, договір тощо);

4) регіон, яким ведеться пошук (країна, область);

5) організація (кореспондент/адресат);

При пошуку відомостей за конкретним документом може безпосередньо задаватися номер документа.

Істотно розширюють можливості пошуку повнотекстових баз даних за документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично прикріплюється файл з текстом самого документа (вхідний, отриманий електронною поштою, факсом; або введений шляхом сканування та подальшого розпізнавання паперового документа, вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо). п.).

Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання та довідково-інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати на заповнення однієї традиційної реєстраційної картки складають 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - лише 0,054 год. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформації складають 0,17 або 0,054 год, складання довідок про невиконані у строк (10 документів), річна (понад 100 документів) від 0,26 год до 8 год. У той же час аналогічна довідка в автоматизованій системі готується за 0,05 год, а при відповідних настройках може взагалі створюватися та роздруковуватися автоматично із заданою періодичністю.

Програми реєстрації та контролю за виконанням документів є важливою складовою частиною сучасних систем автоматизації офісної діяльності.

Умовою успішної діяльності діловодної служби (секретаря-референта) у сфері інформаційно-довідкової роботи є створення довідкової картотеки ( довідкового апарату), у якій реєстраційні картки розташовані за певною системою. Завдання довідкового апарату у діловодстві полягає у відповіді у будь-який момент на два питання: перше - у якому підрозділі, у кого з виконавців та у якій стадії виконанні, у кого з виконавців та у якій стадії виконання перебуває шуканий документ, другий - у якому документі ( у яких документах) перебуває інформація з потрібного питання. Інформаційно-довідкова робота може бути побудована традиційно з використанням довідкових карток, так і в автоматизованому режимі. Розглянемо коротко обидва підходи. Довідкові картотеки при централізації реєстраційно-довідкових операцій розміщуються у канцелярії та контрольній групі. При децентралізованому здійсненні операцій картотеки перебувають у структурних підрозділах організації. Картки групують у картотеці за ознаками, що повністю залежать від змісту, запитів, які мають задовольнятися за її допомогою. Довідкова картотека поділяється на дві частини: у першу входять картки на невиконані документи, у другу – на виконані. У міру виконання картки розділів першої частини картотеки переміщуються у відповідну рубрику другої частини. На реєстраційній картці, що міститься у другий розділ картотеки, мають бути заповнені усі графи. Використання кольорових індикаторів дозволяє проводити класифікацію довідкового масиву та полегшує пошук. потрібної інформації, Підвищує оперативність пошуку. Довідкові карткипередають до архіву разом із закінченими діловодством справами та документами. Можливості інформаційно-довідкового обслуговування із запровадженням автоматизованої системи реєстрації документів значно розширилися. Автоматизована система дозволяє знаходити довідки з будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа. Пошук відомостей по конкретному документу може виконуватися за невиконаними та виконаними документами, по всій оперативній базі даних поточного року, а при необхідності щодо документів попередніх років (архівна база даних). При необхідності отримання інформації за конкретним документом на екран виводиться, а потім роздруковується відповідна реєстраційна форма. Результати пошуку інформації групи документів виводяться на екран у табличній формі, і навіть за необхідності роздруковуються. Відомості по невиконаному документу або виконаному відповідно показують, у якого виконавця знаходиться документ і в яку справу цей документ підшитий. В даний час набувають все більшого поширення повнотекстові системи пошуку необхідної інформації. З цією метою до реєстраційної картки на документ прикріплюється файл із текстом самого документа. Такі системи дозволяють здійснити пошук не тільки за реквізитами реєстраційної картки, але і за змістом самого документа - шукати цей документ ключовим словамабо словосполученням. Використання комп'ютерних технологійприскорює документообіг, підвищує виконавську дисципліну працівників, удосконалює управління організацією загалом.

Наявність електронного архівудозволяє швидко та легко знайти будь-який документ за допомогою функції пошуку. Функція забезпечує миттєвий пошук документів з будь-якого виду запиту (Мал. 15). Результат пошуку – це список документів, які відповідають запиту, з переліком значень реквізитів знайдених документів.

Окремий вид пошуку – пошук за контрольними документами та дорученнями. Цей видпошуку дозволяє отримати оперативну інформацію про стан того чи іншого завдання.

Формування справ у створенні та його поточне зберігання.

На початку кожного року в організації розпочинається формування документів у справи. Формування справ – це групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ та систематизація документів усередині справи.

Централізоване та децентралізоване формування справ в організації

В організаціях справи формуються централізовано у службі документаційного забезпечення управління (секретаріат, канцелярія, відділ діловодства тощо) чи децентралізовано – у структурних підрозділах. Практика показує, що відносини формуються, переважно, децентралізовано, тобто. у структурних підрозділах.

Організаційно-розпорядчі документи, форми їх реєстрації (обліку), зведена текстова та статистична планово-звітна документація, листування та інші документи з питань основної діяльності формуються у службі документаційного забезпечення управління (ДНЗ).

Документи, що відображають окремі напрямки діяльності організації, формуються у справі за місцем їх складання у відповідних структурних підрозділах, до компетенції яких входять ті чи інші питання відповідно до положення про них (наприклад, відповідно до положення про планово-економічний відділ, відділ бухгалтерського облікута звітності, відділ кадрів і т.д.).

Формуванням справ у структурних підрозділах організації займаються працівники, відповідальні за ведення діловодства. Контроль за формуванням справ здійснюється службою ДОП.

Керівник архіву організації або відповідальний за архів надає необхідну методичну допомогу працівникам структурних підрозділіву формуванні справ, а також проводить перевірки правильності формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Правила формування справ.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких основних вимог: поміщати у справу лише виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою; включати у справу за одним екземпляром документа; поміщати разом усі документи, що стосуються вирішення одного питання; поміщати додатки разом із основними документами; групувати в одну справу документи одного календарного року, крім перехідних справ; окремо групувати у справі документи постійного та тимчасового термінів зберігання. У справу не повинні поміщатися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки.

Зверніть увагу! СПРАВА має перевищувати 250 листів при товщині корінця трохи більше 4 див. У разі, якщо корінець справи перевищує 4 див, документи справи розбиваються на томи. Індекс і заголовок справи проставляються кожному томі з додаванням «том 1», «том 2» тощо.

Документи всередині справи розташовуються зверху вниз у хронологічній, питання-логічній послідовності чи поєднанні.

Усередині справи документи мають бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом у логічній послідовності висвітлювали певні питання.

Справи заводяться за хронологічною, тематичною ознакою або їх поєднанням. Вхідні документи розміщуються за датами надходження, вихідні – за датами відправлення або алфавітом авторів і кореспондентів.

Угруповання у справи окремих видівдокументів.

Нормативні правові та розпорядчі акти групуються у відносини за видами та хронологією з приналежностями до них у межах одного календарного року. Не допускається формувати в одну справу різні види розпорядчих документів, наприклад, накази, розпорядження та вказівки. Кожен вид розпорядчого документаформується у самостійну справу зі своєю валовою нумерацією та, відповідно, підлягає реєстрації у самостійному журналі (книзі).

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу. Накази з особового складу, що мають згідно з Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558) різні терміни зберігання, формуються у самостійні справи та мають свою власну реєстрацію у відповідній обліковій формі (журнал, книга, картотека).

Накази з особового складу формуються у відносини залежно від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи різними термінамизберігання.

Відповідно до ст. 19б Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання накази з особового складу мають два терміни зберігання: 75 років та 5 років; накази, що мають 75-річний термін зберігання, відносяться накази:

прийом, переміщення, суміщення, переведення, звільнення;

атестації, підвищення кваліфікації, присвоєння звань (чинів); зміні прізвища; заохочення, нагородження; оплату праці, преміювання, різні виплати; всіх видах відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовамипраці, відпустках у зв'язку з вагітністю, пологами, догляду за дитиною, відпустках без збереження утримання (заробітної плати); чергуваннях за профілем основної діяльності; тривалих внутрішньоросійських та зарубіжних відрядженнях, відрядженнях для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

До наказів, що мають 5-річний термін зберігання, відносяться накази: дисциплінарних стягненнях; щорічних оплачуваних відпустках, навчальних відпустках; чергуваннях; короткострокових внутрішньоросійських та зарубіжних відрядженнях.

Практика використання документів з особового складу показує, що з значних обсягах наказів з особового складу, мають 75-річний термін зберігання, доцільніше їх формувати у справи з питань діяльності. Наприклад, слід окремо групувати у справі накази про прийом, переміщення, суміщення, переведення та звільнення працівників, тобто. пов'язаних з їх трудовим стажем, та окремо – накази про преміювання, заохочення та інші виплати, в яких містяться відомості про заробітної плати. При цьому у кожній справі накази повинні мати самостійну валову нумерацію.

Положення, інструкції, правила, затверджені нормативними правовими та розпорядчими актами (наказами, розпорядженнями, рішеннями, ухвалами тощо), групуються разом із зазначеними документами. При їх затвердженні як самостійних документіввони групуються у самостійні відносини.

Протоколи справі розташовуються у хронологічному порядку за датами їх складання та порядку зростання їх номерів. Існуючі додатки до протоколів формуються однією справу, тобто. разом із протоколами. У разі великого обсягу додатків до протоколів програми формуються в окремі справи за датами протоколів та їх номерами.

Затверджені плани, звіти, кошториси, штатні розкладита інші документи групуються окремо від своїх проектів.

Листування групується, як правило, за період календарного року та систематизується у хронологічній послідовності; при цьому документ-відповідь міститься за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що розпочалося у попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

Документи у особових справах розташовуються принаймні їх надходження і систематизуються так: внутрішній опис документів, що у особовому деле; анкета (особистий листок з обліку кадрів) та доповнення до нього; автобіографія, резюме; документи про освіту; заява про прийом на роботу; наказ (розпорядження) прийому працювати; трудовий договір; договір про матеріальної відповідальності(за його наявності); копії наказів (розпоряджень) про переміщення, суміщення, переклад, атестацію, підвищення кваліфікації, встановлення окладів, відпустки без збереження змісту, догляду за дитиною та ін; додаткові угодидо трудового договору; копії свідоцтв про шлюб, документів про зміну прізвища; атестаційні листи; копії паспорта, ІПН, ПФР та інших особистих документів працівника; довідки про реєстрацію за місцем проживання; медичні довідки; заява про звільнення; копія наказу (розпорядження) про звільнення.

Особисті картки працівників ( уніфікована форма№ Т-2) формуються у самостійні відносини за абеткою прізвищ окремо від особових справ.

Лицьові рахунки із заробітної плати працівників розташовуються у справах в алфавітному порядку прізвищ.

Еволюція можливостей інформаційно-довідкової роботи
Переваги автоматизованих систем:

повнота пошуку
оперативність
розподілений доступ
додаткові можливості інформаційного обслуговування

Інформаційно-довідкова робота з документів організації – одне з найважливіших завдань служби ДНЗ. Оперативність і повнота представлення інформації, яка потрібна на підготовки управлінського рішення, створення документів багато в чому визначає якість роботи управлінського апарату загалом. Одне з основних завдань під час створення сучасної автоматизованої системи реєстрації документів – це саме потреба створення бази даних за всіма документами організації для подальшої інформаційно-довідкової роботи.

Спочатку, коли використовувалися журнальні системи реєстрації, можливості інформаційно-довідкової роботи були обмежені. Якщо не був відомий порядковий номер, під яким документ зареєстровано в журналі, або хоча б точна дата реєстрації документа, для пошуку потрібно було переглядати значну частину журналу. Звичайно, пошук був дуже трудомістким і виконувався у разі гострої необхідності.

З появою карткових систем реєстрації можливості пошуку документів дещо розширилися, кілька екземплярів реєстраційної картки, надруковані під копірку, дозволяли створити 2–3 тематичні картотеки. Тепер пошук міг здійснюватись, наприклад, за алфавітом кореспондентів або за темою документа. Проте пошукові можливості картотечної системи також обмежені. Оскільки для пошуку за кожною пошуковою ознакою (кореспонденту, тематиці, географічній ознакі тощо) треба було створювати окрему картотеку, а кількість картотек було обмежено (під копірку можна було надрукувати 3–4 екземпляри картки, картотечні шафи займали багато місця) , то можливості пошуку обмежувалися цими 2–3 пошуковими ознаками. Крім того, така картотека, перебуваючи у службі ДНЗ, вимагала використання централізованої системи реєстрації документів, коли всі документи надходили централізовано до служби ДНЗ, реєструвалися, а потім уже передавалися до підрозділів. У великих організаціях, при використанні децентралізованої системи реєстрації документів, коли документи реєструвалися безпосередньо у підрозділах, департаментах, загальна довідкова системаза документами організації була відсутня у принципі.

З впровадженням сучасних автоматизованих систем обліку документів електронного діловодства, СЕД) можливості інформаційно-довідкової роботи перейшли на якісно новий рівень

Можна виділити такі відмітні особливостіінформаційно-пошукової роботи у автоматизованих системах (СЕД).

1. Можливість пошуку за будь-якою пошуковою ознакою, а також по поєднанню кількох пошукових ознак одночасно. Таким чином, ми можемо шукати, наприклад, документи, що надійшли від конкретного кореспондента за певний час; або документи певного виду, підготовлені у якомусь підрозділі, або звіти, підготовлені співробітниками відділу продажу у лютому – травні 2007 р.; документи, погоджені співробітником у грудні 2007 р., тощо.

2. Можливість повнотекстового пошуку. Оскільки практично всі документи сьогодні створюються на комп'ютері, все більше документів надходять у електронної формиабо скануються у службі ДНЗ, відповідно, швидко зростає частка повнотекстових СЕД, тобто систем, у яких зберігається як інформація про документ (реєстраційна картка), а й сам документ як прикріпленого до картці файлу чи набору файлів різних форматів (образ документа і текст документа чи документ і докладання). Істотно розширюються можливості пошуку. Тепер ми можемо шукати не тільки але набору реквізитів або ключових слів (рубрикатор), але і за будь-якими словами, які можуть зустрітися в тексті документа.

3. Розширений пошук. Швидке вдосконалення пошукових систему мережі Інтернет, адаптованих до текстових запитів, сформульованих звичайною мовою, дозволило використовувати аналогічні механізми, що дозволяють шукати з урахуванням морфології, словників синонімів тощо за всіма документами організації, включеними до СЕД. Так звана «мова пошукових запитів» дозволяє вказувати, що слова, що шукаються, повинні бути поруч, в одному реченні, в одному абзаці. Щоб звузити коло результатів пошуку, можна вказати, які слова не повинні зустрічатися в тексті, наприклад, шукаємо Буш, але без слова старший і т.п.

4. Тематичний пошук. Повнотекстовий пошук дозволяє легко виконувати тематичні добірки документів, у тому числі за складними документами, присвяченими цілій низці питань, які можуть навіть не бути відображені явно у заголовку документа. Причому результатом запиту може бути як добірка документів, так і «вижимка» – уривки з документів із заданого питання із зазначенням джерела за формою: заголовок, дата та номер документа, шматок тексту з цього питання. А вже на підставі подібної добірки користувач вирішує замовити якісь документи.

5. Єдина СЕД дозволяє здійснювати наскрізний пошук за документами поточного діловодства, документами, завершеними у діловодстві та архівним документам. У міру поповнення електронної картотеки СЕД міститиме дедалі більше документів. Якщо документи поточного діловодства згодом передаються в відомчий архів, то електронні картки і самі електронні документиможуть продовжувати зберігатися у системі. Однак слід враховувати, що деякі програми не дозволяють вести наскрізний пошук по всіх річних розділах, тому що кожен річний розділ є окремою базою даних. Найбільше незручностей такі системи завдають на початку року, коли особливо часті звернення до ще не виконаних документів за минулий рік і треба постійно перемикатися між поточною базою та базою документів за минулий рік. А якщо точно не відомий рік документа або потрібно знайти документи за різні роки, то в такому випадку потрібно виконати цілий рядповторюваних пошуків – за кількістю річних розділів у системі. Оскільки деякі СЕД містять документи за десять і більше років, це суттєво ускладнює пошук. Тому від таких програм поступово відмовляються, переходячи до систем, що дозволяють здійснювати наскрізний пошук за всіма річними розділами, як у документах поточного діловодства, так і документів, переданих до архіву.

6. Розподілений доступ. Традиційно інформаційно-довідкова робота виконувалася службою ДНЗ. Тобто, якщо було необхідно знайти якийсь документ чи документи – керівництво, співробітники зверталися до співробітників служби ДНЗ, а ті вже за журналами чи картотеками уточнювали, де й у кого знаходиться той чи інший документ. Створення автоматизованої системи дозволяє здійснювати розподілений віддалений доступ до СЕД з будь-якого робочого місця, причому всередині локальної мережі офісу, так і з віддаленого офісу, філії, а при дотриманні відповідних заходів безпеки – з будь-якої точки світу через мережу Інтернет, наприклад керівництвом або співробітниками, такими, що перебувають у відрядженні, вдома тощо. Таким чином різко зростає оперативність отримання інформації про документи всіма співробітниками організації.

Сьогодні робота із СЕД стає повсякденною операцією практично для будь-якого працівника апарату управління. Так само, як повсюдним стало використання правових базданих типу «Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» тощо, під час підготовки будь-якого документа перше, що робить співробітник, – це звертається до СЕД, виконуючи пошук наявних документів у тому чи іншому питанні. Таким чином, з одного боку, не витрачається час на підготовку документів із раніше вже вирішених питань та суттєво знижується ймовірність дублювання у роботі співробітників. Наприклад, поширена управлінська ситуація, коли співробітники двох департаментів готують документи, що суперечать один одному... З іншого боку, маючи у своєму розпорядженні всю базу документів і знань організації, навіть співробітники, що недавно прийшли в компанію, можуть готувати набагато якісніші документи.

7. Захист від несанкціонованого доступу. Впровадження СЕД обов'язково супроводжується визначенням кола документів, доступних співробітникам організації залежно від розподілу обов'язків та повноважень. Інформаційно-довідкове обслуговування має дотримуватися балансу між необхідністю максимально повного доступу співробітників до всієї необхідної їм ефективної роботиінформації та захистом конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу. Як правило, встановлюються три градації доступу до документа: перегляд картки та прикріпленого до неї документа, доступ до картки без можливості перегляду власне документа та заборона доступу. Залежно від налаштувань і конкретної програми користувач або отримує інформацію, що він не має права доступу до документа, або відомості про документ взагалі не відображаються в результатах запиту, а якщо прямо вказати в запиті номер закритого документа, програма видасть повідомлення, що такого документа не існує.

8. Розширене інформаційне обслуговування. Оскільки інформаційно-документаційне обслуговування управлінського апарату є одним із основних завдань служби ДНЗ, то впровадження СЕД дозволяє значно підвищити повноту та якість, запровадити нові форми інформаційно-документаційного обслуговування. Наприклад, незважаючи на можливість прямого доступу до системи, не всі співробітники досконало володіють мовою пошукових запитів. Якщо пошук конкретного документа, Як правило, труднощів не викликає, то складний тематичний пошук вже може спричинити труднощі. Тому, особливо на першому етапі, співробітники продовжуватимуть звертатися до служби ДОП з проханням підібрати документи з того чи іншого питання. І тут має сенс надавати співробітнику не власне добірку документів, а збережену форму запиту, запустивши яку співробітник отримує від системи список необхідних йому документів. Причому службі ДОП має сенс не чекати, коли надійде той чи інший запит, а, проаналізувавши потреби співробітників, створити набір типових запитів, які можуть знадобитися співробітникам і довести їх до кожного споживача. Використання запитів, порівняно з добірками документів, має ту перевагу, що якщо в системі з'являться нові документи, що відповідають критеріям запиту, то надалі, запустивши запит, співробітник отримає на екран повний список, Що включає і знову з'явилися документи. Деякі програми мають функцію підписки, що дозволяє співробітнику отримувати повідомлення про всі нові документи, що з'явилися в системі та відповідають тому чи іншому критерію, наприклад, пов'язані з конкретною організацією тощо.

9. Окремим довідником, який розширює інформаційно-довідкові можливості СЕД, є адресна книга. В комерційних організаціяхсьогодні все частіше це навіть не модуль СЕД, а окрема програма, що є цілим класом програм – CRM-система, тобто система управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM – customer relationship management). Така сильно розширена адресна книга містить відомості про всі організації, з якими дана компанія підтримує взаємовідносини: їх адреси, банківські реквізити, прізвища, імена, по батькові, контактні телефони та інша Довідкова інформація, включаючи інформацію про постачання, укладені договори, переговори і т. п. Наявність такої інформації в системі робить роботу з корпоративними клієнтами більшою мірою незалежною від конкретного менеджера та мінімізує ризики втрат у разі відходу співробітника.

10. Додаткові довідкові матеріали. Сьогодні служба ДНЗ веде не лише інформаційно-довідкову роботу з документів організації, а й може збирати всю необхідну інформацію з тематики роботи організації, відстежуючи публікації в пресі, в мережі Інтернет, що виходять друковані виданнята іншу необхідну по роботі працівникам організації інформацію. Вся ця інформація щодня збирається, додається в систему і із заданою періодичністю, наприклад раз на тиждень, співробітники повідомляються про нові надходження, шляхом циркулярного розсилання електронною поштою або викладання інформації на внутрішньокорпоративний інтернет-сайт.

Крім того, інформаційно-довідкове обслуговування може здійснюватися не тільки на підставі автоматизованої системи електронного діловодства (СЕД), але й на базі інших спеціалізованих інформаційних систем, наприклад, правових, для роботи з проектно-конструкторською документацією (системи управління життєвим циклом) тощо. Іноді автоматизація роботи з документами реалізується і на основі комплексної системи управління підприємством (ERP-системи). Однак треба враховувати, що ERP-системи, як і багато інших корпоративних інформаційні системи(КІС), як правило, відрізняються значно вищою вартістю кожного робочого місця, і найголовніше – насамперед орієнтовані на роботу не з документами, а з показниками, цифрами, та не можуть ефективно забезпечувати інформаційно-довідкову роботу по документахорганізації.

Насамкінець слід підкреслити, що використання сучасних автоматизованих систем дозволяє перевести на новий рівень інформаційно-довідкову роботу, а значить, і суттєво підняти ефективність роботи управлінського персоналу в цілому, будь-якої організації, установи, фірми, незалежно від профілю, масштабів діяльності та форми власності.