Електронний журнал діловодство. Що таке діловодство та документообіг? Створення документа на раз-два-три

Кузнєцова Т.В., головний редактор журналу "Діловодство", заслужений професор РДГУ.

Дорогі читачі!

Рівно десять років тому, у другому півріччі 1997 р., вийшов перший номер журналу "Діловодство".

Спочатку, до 2002 р., журнал виходив як піврічний, починаючи з 2002 р. він виходить щокварталу. Всього за 10 років вийшов 31 номер журналу (32 ви тримаєте в руках), де опубліковано 565 статей.

Готуючи десять років тому перший номер журналу, редакція зверталася до читачів: "Ви тримаєте в руках перший номер журналу "Діловодство". Вдумайтеся в назву журналу. Слово "справа-виробництво" з'явилося в XVI столітті і означало "справу виробляти", тобто вирішувати питання, оскільки у процесі вирішення будь-якого питання виникали і виникають сьогодні документи, щоб зафіксувати досягнуту домовленість, прийняте рішення, прохання, бо усне слово короткочасно, то, можливо забуто, спотворено чи за передачі негаразд зрозуміло. Документ створюється насамперед, щоб закріпити інформацію, передати її у часі та на відстань, надати їй юридичної сили”.

Але документ не тільки треба створити, з ним треба вміти працювати: передати або отримати, зареєструвати, організувати вирішення питання, поставленого в документі (резолюції керівництва), проконтролювати термін виконання, зберегти документ, видати по ньому довідку, передати на подальше зберігання до архіву або якщо документ несе разову інформацію, що не має подальшої цінності, знищити. Ця робота вимагає спеціальних знань, особливо сьогодні, враховуючи швидкий рістобсягів інформації та впровадження для її обробки комп'ютерних технологій.

Переважна частина документів виникає у сфері управління. Сьогодні стандарт визначає поняття "діловодство" як галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами. Синонім цього поняття – "документаційне забезпечення управління". Його поява пов'язана з формуванням термінології в галузі АСУ. автоматизованих системуправління, з їх організаційним, програмним, інформаційним та іншими видами забезпечення. Фахівці в галузі діловодства використовували вказану модель для створення співзвучного терміна у своїй галузі – "документаційне забезпечення". Тому в різних статтях журналу зустрічаються як рівнозначні термін "діловодство" та термін "документаційне забезпечення управління".

Створюючи журнал, редакція передбачала висвітлювати всі аспекти діяльності, що стосуються діловодства.<1>:

<1>Діловодство. 1997. N 1.

• законодавчо-нормативне регулювання діловодства;
• уніфікація документів;
• загальні вимоги до створення та оформлення документів;
• вимоги до окремим видамдокументів;
• системи документації, що відображають певні напрямки діяльності (наприклад, бухгалтерські документи, первинні облікові, кадрові тощо);
• документування окремих управлінських завдань (наприклад, організація АТ чи ТОВ тощо);
• організація служб діловодства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо);
• посадові обов'язкипрацівників служб діловодства, нормування їхньої праці;
• організація документообігу;
• всі етапи роботи з документами: отримання, первинна обробка, реєстрація, контроль за виконанням, довідкова робота, відправлення;
• організація поточного зберігання документів;
• складання номенклатур справ;
• проблеми експертизи цінності документів;
• архівне зберігання;
• Нова оргтехніка.

Окремо було виділено рубрику "Комп'ютеризація діловодства".

Сьогодні, підбиваючи підсумки за минулі роки, можна сказати, що всі заявлені аспекти знайшли та знаходять своє висвітлення на сторінках журналу. З іншого боку, зазначена у першому номері журналу за 1997 р. окремо виділена рубрика з автоматизації діловодства рік у рік, враховуючи швидко зростаючі темпи впровадження комп'ютерних технологій, займає дедалі більше місце сторінках журналу.

Журнал розрахований на служби діловодства (управління справами, загальні відділи, канцелярії, секретаріати) державних органів федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, державних, громадських, кооперативних та комерційних установ, підприємств, організацій, фірм.

Він адресований також усім працівникам сфери діловодства та будь-яким фахівцям, які складають та оформляють документи або працюють з ними.

За численними відгуками, журнал корисний працівникам комерційних фірм, зазвичай, які мають підготовки у сфері управління та культури роботи з документами.

Особливо популярним журнал виявився у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, що готують кадри фахівців із документаційного забезпечення управління У ньому було виділено та систематично ведеться рубрика "Навчання", статті якої розповідають про професію документознавця<2>, про державні стандартивищого професійної освітиза діловодством (за минулі роки їх було два, і зараз готується стандарт третього покоління)<3>, висвітлюють методику викладання<4>.

<2>Ісаченкова О.І., Скорпіо О.Л. Документознавець як фахівець та особистість (за матеріалами соціологічного дослідження) // Діловодство. 2004. N 1. С. 60 – 63; Кузнєцова Т.В. Спеціальність "Документознавство та документаційне забезпечення управління" (введення до спеціальності) // Діловодство. 2002. N 1. С. 16 – 19; Кузнєцова Т.В. Історія професії документознавця у XIX – XX ст. // Діловодство. 2003. N 1. С. 74 – 77; Кузнєцова Т.В. Історія професії документознавця в радянську та посаду радянський період// Діловодство. 2003. N 2. С. 59 – 66; Пащенко В.Г., Фіонова Л.Р. Документознавці. Хто вони? Якими вони мають бути? // Діловодство. 2003. N 4. С. 77 – 78; Фіонова Л.Р., Пащенко В.Г. Роль та місце фахівців-документознавців в органах управління периферійного міста // Діловодство. 2003. N 1. С. 78 – 80; Кузнєцова Т.В. Підготовка кадрів та підвищення кваліфікації працівників служб ДНЗ на сучасному етапі// Діловодство. 2005. N 2. С. 65 - 68 та ін.
<3>Кузнєцова Т.В. Стандарт вищої професійної освіти для фахівців із діловодства. 1997. N 2 (1). С. 20 – 25; Кузнєцова Т.В. Новий освітній стандарт зі спеціальності. 2000. N 1. С. 17 - 19 та ін.
<4>Ємишева О.М., Мосягіна О.В. Організація та методика проведення навчальної практики за курсом "Документознавство". 2002. N 1. С. 52 – 54; Ємишева О.М., Мосягіна О.В. Особливості викладання дисциплін документознавчого циклу студентам заочного відділення. 2002. N 1. С. 104; Ємишева О.М., Мосягіна О.В. Організація та проведення виробничої практикиза курсом "Організація та технологія документаційного забезпечення управління". 2002. N 2. С. 49 – 51; Конькова О.Ю. Проблеми організації та проведення практичних занятьз документознавчих дисциплін. 2002. N 1. С. 105; Кузнєцова Т.В. Дипломна роботамає стати рекомендованим оргпроектом. 2006. N 2. С. 16 – 19; Мінаєв В.В. Методичні матеріали з циклу документознавчих дисциплін. 2003. N 1. С. 84 – 86; Солянкіна Л.М. Навчально-рольові ігри з курсу "Організаційне проектування ДНЗ". 2002. N 3. С. 82 – 88; Фіонова Л.Р., Баканова Н.Б. Розробка електронного посібника з дисципліни "Організація та технологія документаційного забезпечення управління". 2003. N 3. С. 65 - 69 та ін.

Як і було обіцяно, журнал постійно містить читачів у курсі нової законодавчої нормативно-правової та нормативно-методичної бази з документаційного забезпечення управління. Відразу ж після виходу нового акта, що зачіпає питання документування, або роботи з документами, або внесення змін до чинного законодавчого. правовий акт, Про це повідомляється читачам журналу<5>. Окремі актибули опубліковані в журналі: Федеральні закони "Про інформацію, інформатизацію та захист інформації" від 25 січня 1995 р. N 24-ФЗ, "Про Державний герб Російської Федераціївід 25 грудня 2000 N 2-ФКЗ, "Про електронний цифровий підпис" від 10 січня 2002 N 1-ФЗ; Постанови Уряду РФ "Про порядок відомчого зберігання документів та організації їх у діловодстві" від 3 березня 1993 р. N 191, "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації" від 27 грудня 1995 N 1268, "Про первинні облікові документи" від 8 липня 1997 N 835; Постанова Держкомстату РФ "Про затвердження уніфікованих формпервинної облікової документації з обліку праці та її оплати" від 6 квітня 2001 р. N 26; Зразкове положення про Центральну експертної комісії(ЦЕК) Міністерства (відомства) Російської Федерації, утв. Наказом Росархіву від 17 березня 1998 р. N 19, та інших. Про всіх актах, безумовно, розповідалося сторінках журналу.

<5>Банасюкевич В.Д. Сучасна нормативна основа діловодства. 1997. N 2 (1). С. 7 – 13; Іщейнов В.Я. Персональні дані у законодавчих та нормативних документах Російської Федерації та інформаційних системах. 2006. N 3. С. 87 – 90; Кузнєцов С.Л. Нове у законодавстві з автоматизації діловодства у 2006 р. 2007. N 1. С. 46 – 49; Кузнєцова Т.В. Відображення питань документування в законодавчих актахРосійської Федерації. 2001. N 2. С. 9 – 14; Кузнєцова Т.В. Зміни 2003 р. у законодавчо-правовій та нормативно-методичній базі щодо документаційного забезпечення управління. 2004. N 1. С. 34 – 42; Кузнєцова Т.В. Нове у законодавчо-правовій базі з документаційного забезпечення управління за 2005 р. 2006. N 1. С. 8 – 15; Кузнєцова Т.В. Федеральний закон "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації". 2006. N 3. С. 3 – 6; Кузнєцова Т.В. Федеральний закон "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації" - основа єдиної системиділоводства в державні органита органах місцевого самоврядування. 2006. N 4. С. 3 – 7; Кузнєцова Т.В. Питання документування у законодавчих актах Російської Федерації. 2007. N 1. С. 3 – 7; N 2. С. 3 – 7; Ларін М.В. Управління документацією. Проблеми нормативно-методичного регулювання. 1998. N 1. С. 9 – 13; Ларін М.В. До питання розробки концепції Федерального закону"Про документаційне забезпечення управління". 2001. N 2. С. 3 – 8; Ларін М.В. Державне регулюванняділоводства в Росії: історія та сучасність. 2002. N 1. С. 3 - 8 та ін.

Особливою популярністю та попитом користуються статті, пов'язані з використанням комп'ютерних технологій. Усього на цю тематику у журналі було видано понад сто статей, що становить майже п'яту частину всього опублікованого матеріалу<6>.

<6>Баласанян В.Е. Застосування автоматизованих систем документаційного забезпечення управління підвищення ефективності управління. 2002. N 2. С. 27 – 29; Бобильова М.П., ​​Гуськов В.А. Питання ведення номенклатури справ за умов автоматизації документообігу. 1999. N 1. С. 38 – 40; Бобильова М.П. Вибір програмного продукту для автоматизації документообігу: використання багатокритеріального підходу. 2002. N 2. С. 21 – 26; Кузнєцов С.Л. Автоматизовані технології у діловодстві. 1997. N 2 (1). С. 58 – 65; Кузнєцов С.Л. Організація зберігання документів у електронній формі. 2004. N 4. С. 47 – 50; Кузнєцов С.Л. Російські програми комплексної автоматизації діловодства. 2001. N 2. С. 47 – 53; Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства. З чого почати? 2003. N 1. С. 53 – 57; Кузнєцов С.Л. Орієнтовне технічне завдання на систему автоматизації діловодства. 2005. N 3. С. 47 – 52; N 4. С. 56 – 59; 2006. N 1. С. 44 – 47; Кірюхін Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизація роботи з кадровою документацією. 2003. N 4. С. 46 – 49; Кукаріна Ю.М. Формування понять електронний документ" та "електронна цифровий підпис" в законодавчих та нормативно-методичних актах РФ. 2003. N 1. С. 43 - 52; Максимович Г.Ю., Берестова В.І. Роль документознавця на початкових етапах розробки автоматизованої інформаційної системи. 2004. N 2. С. 67 - 70;Рисков О.І. Національний стандартна опис електронних інформаційних ресурсів. 2005. N 2. С. 54 – 59; Ризиків О.І. Про деякі проблеми використання електронних документів у діловодстві федеральних органів виконавчої влади. 2004. N 1. С. 11 – 17; Серпік Г.А. Сучасні системиуправління документальними середовищами. 1999. N 1. С. 24 – 26; Сисоєва Л.А. Проблеми організації електронного візування документів у системах електронного документообігу. 1998. N 2. С. 43 – 48; Ярославцева Є.М., Каменєва Є.М. Комплекс інформаційно-програмних продуктів консалтингової групи "Терміка" у галузі документаційного забезпечення управління та архівної справи: інформатизація, автоматизація, інтеграція, навчання та контроль знань. 2004. N 2. С. 44 - 51 та ін.

Значна кількість статей присвячувалась діловому стилю службових документів(документна лінгвістика)<7>.

<7>Басовська О.М. Про мову службових документів. 1997. N 2 (1). С. 34 – 47; Басовська О.М. "Дозвольте звернутися..." (вибір форм звернення у діловому листуванні). 2003. N 1. С. 24 – 27; Дубініна Є.В., Ільїнова Є.Ю. Типологічні особливості смислової структури резюме та супровідного листа. 2001. N 2. С. 71 – 75; Дуліна Н.М., Кушнерук С.П. Варіанти кліше у текстах ділових листів. 2003. N 2. С. 108 – 111; Єгорова Н.Ю., Мілованова М.В. Стійкі словосполучення у тексті законодавчих актів (на прикладі Цивільного кодексуРФ). 2002. N 4. С. 61 – 67; Колокольцева Т.М., Танюшіна О.В. Комунікативна точність у текстах договорів. 2003. N 4. С. 74 – 76; Косова М.В., Касьян І.І. Динаміка ділового листа щодо документної лінгвістики. 2003. N 3. С. 14 – 17; Омельченко С.Р., Піменова Н.В. Види аргументів та засоби їх вираження у текстах прес-релізів. 2001. N 2. С. 76 – 79; Семянкова О.І. Текст управлінського документаяк засіб дії. 2003. N 4. С. 64 – 67; Тупікова Н.А., Лисенко О.М. Роль канцеляризмів у ділових листах-проханнях. 2003. N 2. С. 38 – 44; Ульянцева С.Е. Типологія помилок у діловому писемному мовленні та шляхи їх виправлення. 2002. N 3. С. 24 – 28; Ульянцева С.Е. Упорядкування тексту документа: мовні норми. 2003. N 4. С. 68 - 73 та ін.

За десятиліття виникли і непередбачені раніше рубрики, наприклад зарубіжний досвід: діяльність міжнародних організацій, організація роботи з документами європейських країнахта в США<8>.

<8>Бухтерьова Л.Б. Діловодство на німецькій фірмі (на прикладі "Індустрі-унд Хандельскаммер"). 1998. N 2. С. 61 – 64; Волкова Д.В. Діяльність міжнародної організації зі стандартизації (ІСО). 2006. N 2. С. 9 – 15; Конькова О.Ю. Складання та оформлення ділової кореспонденції у Франції. 1997. N 2 (1). С. 77 – 83; Костомаров М.М. Вимоги до оформлення листування в Організації Об'єднаних Націй (кінець 1980-х – початок 1990-х рр.). 1998. N 2. С. 65 – 70; Костомаров М.М. Організація зберігання та забезпечення збереження документів у США. 1997. N 2 (1). С. 66 – 76; Кузнєцов С.Л. Міжнародні вимоги до систем автоматизації діловодства. 2006. N 3. С. 63 – 69; Кукаріна Ю.М. Законодавче регулювання питань інформатизації, захисту інформації та використання електронних документів та електронного цифрового підпису в Україні. 2001. N 2. С. 15 – 18; Кукаріна Ю.М. Законодавче та нормативно-методичне регулювання використання електронних документів та електронного цифрового підпису в країнах СНД. 2002. N 3. С. 75 – 78; N 4. С. 48 – 55; Кукаріна Ю.М. Електронний документ та електронний цифровий підпис у законодавстві США. 2002. N 2. С. 30 – 33; Мітченко О.Ю., Рисков О.І. Міжнародний стандарт з управління ділової документації ISO 15489-2001. 2003. N 3. С. 62 – 64; Мітченко О.Ю. Розподіл відповідальності з управління документацією всередині організації (вимоги міжнародного стандарту ISO 15489-2001). 2005. N 1. С. 50 – 53; Ризиків О.І. Діяльність міжнародних організацій у сфері збереження світового культурної спадщиниу цифровій формі. 2004. N 3. С. 73 – 78; Ризиків О.І. Метадані у діловодстві: зарубіжний досвід стандартизації. 2004. N 4. С. 42 – 46; Ризиків О.І. Управління документами у європейських країнах: огляд нормативної бази. 2006. N 4. С. 8 - 14 та ін.

Не менш затребуваними виявилися статті, присвячені безпеці та захисту інформації<9>.

<9>Говорухін О.Е. Інформаційна безпека комерційного банку. 2006. N 1. С. 61 – 65; N 2. С. 82 – 85; Говорухін О.Е. Службова та професійна таємниця. 2006. N 3. С. 78 – 86; Демушкін А.С. Організація роботи з документованою інформацієюобмежений доступ. 1998. N 2. С. 37 – 42; Іщейнов В.Я. До питання неформального на носія конфіденційної інформації. 2002. N 3. С. 80 – 81; Іщейнов В.Я. Звернення конфіденційної інформації в організаціях, керованих іноземцями (постановка питання). 2002. N 3. С. 79; Іщейнов В.Я. Зарубіжний досвідзахисту інформації під час роботи з кадрами (з прикладу США). 2005. N 4. С. 77 – 80; Кузнєцов С.Л. Спам та боротьба з ним. 2004. N 3. С. 67 – 72; Мецатунян М.В., Іщейнов В.Я. Деякі аспекти інформаційної безпеки. 2004. N 1. С. 57 – 59; Королькова Т.А., Печерський А.В. Ліцензування діяльності із захисту інформації у Росії: історія. 2003. N 3. С. 57 – 61; Степанов Є.А., Степанова Є.Є. Технологія традиційного та автоматизованого обліку конфіденційних документів. 1998. N 1. С. 58 – 68; Степанов Є.А. Основні принципи захисту та обробки конфіденційних документів. 2000. N 2. С. 31 – 36; Шубін А.М. Про деякі питання роботи з конфіденційною інформацією та документами, що її містять. 2003. N 4. С. 52 - 63 та ін.

Керівник Федеральної архівної агенції, член-кореспондент Російської Академіїнаук В.П. Козлов кілька років веде унікальну рубрику - підробки документів, в якій розповідається про найбільш гучні підробки документів у дореволюційний і радянський період.<10>. Ця рубрика ведеться з 1-го номера 2001 року.

<10> Наприклад: Козлов В.П. Підробки письмових джерел у XX столітті ("Постанови" кремлівських мудреців). 2002. N 1. С. 55 – 61; Козлов В.П. Підробки письмових джерел у XX столітті ("Найбільший секрет" І.В. Сталіна). 2002. N 2. С. 56 – 65; Козлов В.П. Підробки письмових джерел у XX столітті ("Розчарований Ілліч"). 2002. N 3. С. 89 – 92; Козлов В.П. Пам'ятник таємної дипломатії російської. 2005. N 3. С. 81 – 87; Козлов В.П. Судові дебати у справі царя Бориса. 2007. N 2. С. 79 - 84 та ін.

Враховуючи, що у діловодстві створюються документи, що мають різну історичну та наукову цінність, та частина з них надходить на державне зберігання, у журналі систематично ведеться рубрика "Архівна справа"<11>.

<11>Алексєєва Є.В. Архіви та право: сучасний станта перспективи розвитку. 2003. N 2. С. 77 – 84; Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М., Осічкіна Г.А. Організація документів у архівах. 2002. N 3. С. 93 – 100; Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М., Осічкіна Г.А. Наукові засадивідбору та оцінки документів. 2003. N 1. С. 98 – 102; Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М., Осічкіна Г.А. Опис - найважливіший архівний довідник (історія та методика складання). 2004. N 2. С. 98 – 101; N 3. С. 99 – 103; Афанасьєва Л.П. Проблема доступу до архівних документів, які містять персональні дані. 2006. N 4. С. 106 – 115; Афанасьєва Л.П. Інформатизація архівної справи: організація та управління. 2004. N 2. С. 86 – 97; N 3. С. 89 – 98; N 4. С. 89 – 100; Бурова Є.М. Особливості комплектування архівів документами індивідуального характеру. 2007. N 1. С. 82 – 89; N 2. С. 93 – 98; Козлов В.П. Документ може спокою. 2002. N 2. С. 3 – 4; Козлов В.П. Музеї, бібліотеки, архіви у системі історичної пам'яті (з прикладу Росії). 2004. N 3. С. 4 – 6; Кузнєцов С.Л. Нові можливості створення електронного архіву. 2002. N 4. С. 68 – 73; Кукаріна Ю.М. Концепція та концепція корпоративного електронного архіву. 2000. N 1. С. 34 – 36; Осічкіна Г.А. Основний архівний довідник створюється у діловодстві. 1997. N 2 (1). С. 48 – 57; Попова О.М. Перевірка наявності та стану документів. 2005. N 1. С. 96 – 101; Попова О.М. Сучасні технології та технічне забезпеченнябезпеки архівних документів. 2005. N 2. С. 100 – 103; N 3. С. 108 – 112; Сокова О.М. Електронний документ та електронний архів. 1999. N 1. С. 6 - 10 та ін.

За минулий період на сторінках журналу була висвітлена ще слабовивчена історія складання та розвитку діловодства в Росії з найдавніших часів до наших днів: законодавча та нормативно-методична регламентація діловодства в установах дореволюційної Росії; розвиток видів документів; організація та технології роботи з документами в установах дореволюційної Росії; розвиток системи державного діловодства в радянських установах (1917 - 30-ті рр. XX століття); вдосконалення діловодства у 50 - 90-ті рр. ХХ століття. Всього 76 статей<12>.

<12>Бикова Т.О. Наказне діловодство XVII ст. 1997. N 2 (1). С. 84 – 90; В'ялова Л.В. Тенденції скорочення документообігу у ХІХ столітті. 2000. N 2. С. 80 – 85; Додонова М.І., Єфіменко О.О. Раціоналізаторські ідеї вдосконалення документаційного забезпечення управління у джерелах та літературі 20 - 30-х рр. 2000. N 2. С. 76 – 79; Ємишева Є.М. Генеральний регламент - початок законодавчого регулювання системи організації управління та діловодства. 2003. N 1. С. 103 – 110; Ілюшенко М.П. Виникнення та розвитку діловодства на Русі (VIII - XIV ст.). 1998. N 2. С. 71 – 74; Конькова О.Ю. Виникнення систем документації про життя та діяльність людини у XIX столітті в Росії. 2005. N 2. С. 69 – 73; Кузнєцов С.Л. Удосконалення державного апарату на початку 1920-х років. (Відділ нормалізації НК РКД). 2002. N 2. С. 86 – 88; Кузнєцова Т.В., Подільська І.А. Методичні розробкиІнституту техніки управління з раціоналізації діловодства. 2002. N 2. С. 75 – 83; Кузнєцова Т.В., Подільська І.А. Розробка методик раціоналізації діловодства 1960 - 1970-х гг. 2003. N 4. С. 101 – 107; Надершина М.Д. Законодавче регулювання інформаційних процесів у Росії 1990-ті гг. 1998. N 2. С. 18 – 23. Райхцаум А.Л. Діяльність Оргстрою з раціоналізації діловодства у 20 - 30-х рр. ХХ століття. 2001. N 1. С. 90 – 93; Райхцаум А.Л. ВНДІ оргтехніки та вдосконалення діловодства у 50 - 80-х рр. ХХ століття. 2004. N 4. С. 75 - 81 та ін.

Останніми роками у журналі дедалі більше місця займають статті, що показують досвід як процесу документування, і постановки діловодства у конкретних організаціях<13>. Їх особлива цінністьполягає в тому, що вони дають змогу побачити загальну картину стану діловодства в країні і відображають швидке впровадження комп'ютерних технологій, починаючи з автоматизації окремого робочого місця до створення єдиної корпоративної автоматизованої системи.

<13>Артамонова І.Л. Організація діловодства у вузі (з прикладу Російського державного гуманітарного університету). 2000. N 1. С. 47 – 50; Єрмолаєва А.В. Організація документообігу органів виконавчої влади Саратовської області. 2003. N 2. С. 19 – 23; М'якошина Н.Д. Корпоративна система управління документацією у митній службі (з прикладу Новгородської митниці). 2003. N 4. С. 41 – 45; Устина Л.М., Плошкіна О.С. Ведення діловодства за зверненнями громадян (на прикладі діяльності адміністрації губернатора та уряду Самарської області). 2005. N 3. С. 34 – 39; Федорець Н.С., Ісаченкова О.І. Технологічні процесироботи із документами. 2006. N 4. С. 15 – 19; Фіонова Л.Р., Усманова І.В. Підсистема документаційного забезпечення управління кафедрою ВНЗ. 2002. N 2. С. 44 - 48 та ін.

Журнал порушував і багато теоретичних питань, починаючи з термінології, поняття "документ" і до сьогоднішніх проблем запровадження електронного підпису та електронних систем.

Авторами журналу виступають провідні фахівці з діловодства в Росії: професорсько-викладацький склад вузів, які готують фахівців за спеціальністю "Документознавство та документаційне забезпечення управління", наукові співробітники Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНДІДАД), працівники фірм - розробників автоматизованих систем , керівники архівних служб, керівники та співробітники служб діловодства організацій різної організаційно-правової форми (від апарату федеральних органів влади до секретаріатів ВАТ та ТОВ).

Стабільно великий тираж журналу показує, що він виправдовує очікування своїх передплатників.

Журнал має електронну версію за всі роки існування, яка доступна на сайті компанії "Терміка" (www.termika.ru).

Підготовлено покажчик змісту журналу за 1997 - 2007 роки.

Редакція журналу сподівається, що й надалі він залишиться затребуваним та цікавим для всіх його передплатників.

Документи – це основні інформаційні ресурси будь-якого підприємства, робота з якими потребує правильної організації. Журнал повністю присвячений цьому важливому питанню.

Видання надасть Вам неоціненну допомогу в роботі, реально допомагаючи привести своє діловодство та документацію у відповідність до вимог існуючих стандартів (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РІСО 154891 та ін.) та чинного законодавства, спираючись на окремі положення Трудового кодексу, Цивільного кодексу, КпАП та інші нормативно-правові акти

Журнал «Діловодство та документообіг на підприємстві»адресований керівникам та спеціалістам спеціальних служб ДНЗ (відділів документаційного забезпечення управління, канцелярій, архівів, секретаріатів, управлінь справами), словом, усім тим, хто професійно працює з документами.

Основні матеріали журналу «Діловодство та документообіг на підприємстві»присвячені питанням, з якими щодня стикається будь-який працівник служб ДНЗ: складання ділових листів, протоколів, службових записок, підготовка наказів тощо. Надаються докладні рекомендації щодо оформлення трудових книжок, а також розкриваються всі нюанси ведення кадрового діловодства та бухгалтерських документів.

• Оформлення документів- Містить повну інформацію щодо складання різних видів документації. Які варіанти оформлення документів є. Яку функцію виконує кожний реквізит? На прикладах конкретних ситуацій розглядається весь комплект необхідних документів. Коментарі юристів.
• Сучасне діловодство- Представлені новітні технологіїпаперових та електронних документів на прикладі передового досвіду вітчизняних та зарубіжних компаній.
• Архівна справа- Роз'яснення з питань: як підготувати документи до тривалого зберігання, як грамотно налагодити їхній облік та використання, як побудувати відносини з держархівом. Практичні поради спеціалістів-практиків.
• Права та обов'язки- Розглядаються усі тонкощі трудових відносинстосовно різних категорій працівників у різних ситуаціях. Найкращі вітчизняні фахівці діляться особистим досвідом з організації праці своєї компанії.
• Інформаційні технології- Розповідь про сучасні технології роботи з паперовими та електронними документами. Приклади успішного застосування систем електронного документообігу (СЕД).
• Формула успіху- Розповідь про те, як досягти успіхів у професії. Поради психологів.

Серед авторів журналу «Діловодство та документообіг на підприємстві»директори та керуючі великих компаній, наукові співробітники, офіс-менеджери, провідні спеціалісти, консультанти, юристи, викладачі.

Значне місце відводиться розділу «Відповіді на запитання читачів», де кожен передплатник видання зможе отримати вичерпну інформацію з найактуальніших питань.

«Діловодство та документообіг на підприємстві»є гарантом Вашої компетентності та професіоналізму.

Видання відрізняє зрозумілу, постійну мову і велика кількістьнаочних прикладів.

Журнал «Діловодство та документообіг на підприємстві»випускається видавництвом "Бізнес-арсенал", видається з 2002 року.

Журнал «Діловодство»

Зафіксувати інформацію, без спотворень зберегти чи передати – головне завдання будь-якого документа. Чим би сучасна людина не займалася, кожна дія знаходить відображення в документі. Ще важливіший документу комерційній або державної діяльності- Це основа всього, єдина опора порядку: прибрати її - і плутанина поглине навіть найдосконаліший і налагоджений механізм. Але мало створити документ, з документом треба працювати, та працювати правильно. Отримати або передати за призначенням, простежити за виконанням, зареєструвати, знищити або зберегти, організувати вирішення проблеми – для цього потрібні спеціальні знання.

Поява перших стандартів в оформленні документації простежується вже з XV – XVII століть, тоді народилося й слово «діловиробник». Разом зі зміною кількості змінилися і самі документи, і правила роботи з ними. Це безперервний процес, і спостерігати його можна й досі. Постійно бути в курсі всіх змін та нововведень допомагає журнал «Діловодство».

Журнал пропонує читачам все найактуальнішу та корисну інформацію. Його автори – це провідні спеціалісти діловодства у країні.

Журнал «Діловодство»: зміст

Журнал «Діловодство» цікавить людей усіх професій, чия діяльність пов'язана з документами. Крім загальних питань, висвітлює журнал кадрове діловодство, бухгалтерське та інші вузькоспеціалізовані напрямки У журналі «Діловодство» можна читати інформацію з таких питань:

· нормативне та законодавче регулюванняу сфері діловодства;
· Створення та оформлення документів;
· Етапи роботи з документами;
· архівне зберігання;
· Історія документування;
· Експертиза цінності документів;
· Організація документообігу;
· поточне зберіганнядокументів;
· Посадові обов'язки та нормування праці працівників служби діловодства;
· Автоматизація діловодства.

Комп'ютери відіграють все більшу роль у всіх галузях людської діяльності: електронному виглядінадаються держпослуги, паперові листи давно пішли у минуле, і документообіг не став винятком. Рубрика, що розкриває питання переведення діловодства у безпаперову форму, з кожним випуском зростає. У журналі «Діловодство» є окрема рубрика, присвячена навчанню професії документознавця. Журнал розповість про нові теоретичні дослідження системи розпорядчих та організаційно-правових документів та безцінний практичний досвід.

Чимало уваги в журналі приділяється зарубіжному та міжнародному досвіду діловодства. Людям, які вважають за краще купити журнали з кадрового діловодства, без сумніву будуть цікаві статті правознавців, які розкривають практичну сторону взаємовідносин із персоналом.

Розглядає журнал архіви та діловодство архівних установ різних рівнів, питання захисту та безпеки інформації, особливості документування організацій різного профілю. Систематично журнал знайомить читачів зі списками нових книг на тему «Діловодство».

Журнал «Діловодство»: завантажити в мережі

Журнал «Діловодство» читати online або завантажити один із попередніх випусків собі на комп'ютер можна на багатьох сайтах у мережі Інтернет. Крім того, електронна версіяУсі випуски журналу є додатком офіційної бази даних Росархіва і входить до спеціалізованої збірки «Інформаційної системи архівістів Росії».

Допоможе розібратися у всіх тонкощах та хитросплетіннях, що готує документообіг, журнал «Діловодство».

Шукайте у матеріалі: актуальні зразки, схеми-пам'ятки від експертів, готові маршрути руху документів Матеріали допоможуть правильно організувати діловодство, уникнути проблем із керівництвом та контролюючими органами.

Матеріали на тему:

Що таке діловодство коротко

Або документаційне забезпечення управління (ДОУ) - низка процесів, які стосуються всіх етапів роботи з документами. Під ним нерідко розуміють документообіг, але ці два поняття відрізняються, хоч і перебувають у тісному взаємозв'язку між собою. Документообіг- це лише проміжний етап між створенням паперів та його архівуванням.

Довідка:поняття діловодства відбито у законах. ДНЗ регулює система стандартів з інформації, видавничої справи та бібліотечної справи.

9 основних діловодних процесів компанії

Завантажити всі 9 шпаргалок у журналі

Вирізняють такі види діловодства:

• загальне- ведення загальних документів;
• спеціальне- робота з конкретними паперами, наприклад, з особового складу, бухгалтерськими, секретними тощо.

В державних компаніяхалгоритм роботи із документами регламентує закон. Приватні фірми вправі самостійно вирішувати, як вести документообіг та діловодство.

3 основних напрямки діловодства

1. Документування – складання, оформлення, погодження, виготовлення паперів;
2. Організація роботи з документами - рух, контроль виконання, зберігання та використання;
3. Систематизація – передача документів на зберігання, їх розміщення у сейфах, утилізацію тощо.

Основні регламенти організації

Складові частини діловодства єдині в організаціях будь-якого типу та призначення. При цьому не важливо, який спосіб ведення ДОП - паперовий чи електронний, ви повинні враховувати особливості роботи з паперами, приділяти увагу деталям.

Завдання та функції діловодства

Ведення діловодства дозволяє організувати податковий, бухгалтерський, управлінський облік, забезпечити оперативне реагування на вхідні листи, удосконалити зворотний зв'язок із співробітниками. Від того, наскільки грамотно організований документообіг та ДОП, залежить ефективність та швидкість взаємодії внутрішніх служборганізації. Основи діловодства та документообігу повинні знати всі співробітники організації, які так чи інакше пов'язані з підготовкою, передачею, архівуванням паперів.

Працівники повинні виконувати такі функції:

• розробляти, впроваджувати, вести табель та альбом уніфікованих документів;
• розробляти та проектувати бланки;
• проводити експедиційну обробку паперів, що надходять і надходять;
• реєструвати вихідні, вхідні та внутрішні документи;
• контролювати правильність оформлення паперів, які передаються на підпис керівництву;
• регулювати хід виконання документів;
• складати тексти;
• розробляти номенклатуру справ, забезпечувати їхнє зберігання, оперативне використання;
• контролювати роботу з паперами у всіх підрозділах;
• брати участь у заходах, спрямованих на вдосконалення методів та форм роботи.

Перегляньте норми діловодства, зафіксовані у ГОСТі «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», який змінив ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003. Знання основних правил дозволить уникнути помилок у роботі. у журналі «Довідник секретаря».

Використовуйте у роботі ГОСТ Р 7.0.97-2016

Завантажити ГОСТ по діловодству

Загальна схема організації діловодства та документообігу

Вивчіть основи діловодства, правила складання та ведення паперів, особливості їх руху всередині організації та за її межами. Дотримуйтесь пунктів Інструкції, затвердженої в компанії, де прописані основні нюанси роботи з паперами.

Використовуйте в роботі зразок Інструкції з коментарями експерта

Завантажити зразок

Загальна схема роз'яснить правила роботи, які дії виконувати фахівцю-початківцю, щоб не заплутатися в процесах. Спирайтеся на неї, поки не вникнете в суть, не розробите власний алгоритм обробки, руху та зберігання паперів, не запам'ятайте основні терміни діловодства.

Організація потоків вхідних документів

Під вхідними розуміють всі види документів, створені у паперовому чи електронному вигляді інших компаніях. Це може бути листи, рахунки, пропозиції, інші елементи діловодства.

Щоб уникнути хаосу, своєчасно обробляйте їх:

• реєструйте документ - ставте дату надходження та привласнюйте номер;
• передавайте папери до підрозділу, який має займатися роботою з ними чи зберіганням;
• реєструйте прийняття документа на роботу;
• ставте відмітку про виконання, відповідь або вжиті заходи;
• передавайте документ до архіву.

Неухильно дотримуйтесь цих правил діловодства. Якщо до компанії надходить велика кількість паперів та файлів, щоб оптимізувати роботу з ними, використовуйте спеціальні програми. Деякі з них забезпечені системою оповіщення про терміни, готовність документів тощо.

Журнал обліку вхідної кореспонденції

Завантажити документ

Організація потоків вихідної документації

Шлях вихідних документів визначають правилами роботи із нею, їх видом. Зазвичай він починається із секретаря. Після складання паперу, його передають особі, яка має право підпису, погодження. Тільки потім документ надсилають до зовнішніх інстанцій.

Завантажити всі 6 пам'яток

Для ефективної роботиіз потоком вихідних документів керівництво призначає відповідальних осіб. Найчастіше у ролі них виступають секретарі, офіс-менеджери, кадровики, бухгалтери чи інші співробітники. Щоб папери вчасно були надіслані адресату, контролюйте їх рух на кожному етапі, а на завершення перевіряйте на помилки та реєструйте.

Таблиця. Учасники процесів діловодства для вихідних листів

Завантажити таблицю повністю у журналі

Організація потоків внутрішніх документів у діловодстві

В великих компаніяхвелика кількість внутрішніх документів. Якщо робота з ними ведеться формально, частина з них може губитися на різних етапах. Ваша мета – організувати процес так, щоб скоротити їхній шлях і уникнути втрати.

Важливо!Слідкуйте за етапом реєстрації – присвоєння одного номера різним паперам викличе загальний безлад та плутанину.

Таблиця. Маршрут наказу з основної діяльності

Складіть алгоритм роботи з документами, спираючись на правила, описані в Інструкції. Якщо у відділі працює кілька спеціалістів, розмежуйте коло обов'язків, наприклад, один працює лише з внутрішніми паперами, другий – із зовнішніми.

Хто відповідає за діловодство

Відповідальність за діловодство несе керівник організації, а й за документи корпоративного управління - рада директорів чи голова, і навіть секретар. Якщо розглядати питання відповідальності, можна зазначити, що в жодному нормативному актівона не зафіксована. У межах компанії вона закріплюється наказами, розпорядженнями, посадовими інструкціями тощо.

За рух, процес обробки, відправлення та іншу роботу з паперами, які не підлягають перевірці інспекторами, відповідає будь-який співробітник компанії, на якого покладено обов'язки ведення діловодства та документообігу. У великих фірмах призначають кілька відповідальних осіб або створюють спеціальну службу.

Основні способи оформлення відповідальності за діловодство

Спосіб №1. Внесення функцій до посадової інструкції будь-якого співробітника

На будь-якого співробітника компанії покладають відповідальність за ведення діловодства, прописуючи до його посадової інструкції додаткові функції. Якщо не зафіксувати обов'язки, у разі виникнення спірних ситуаційвідповідальність ляже на плечі керівника.

Спосіб №2. Розподіл обов'язків між працівниками

При розподілі обов'язків щодо ведення діловодства функції поділяють між співробітниками служби та спеціалістами структурних підрозділів. І тут Інструкції з діловодству чітко вказують, хто і який фронт робіт відповідає.

Спосіб №3. Покладання обов'язків вести діловодство на секретарів

В штатний розкладвводять посаду секретаря чи офіс-менеджера, який відповідає за діловодство та документообіг. Його обов'язки закріплюються в посадовій інструкції та трудовому договорі. Співробітник дотримується правил, затверджених керівництвом, орієнтується чинного Положення.

Що буде, якщо не організувати діловодство

У будь-якій компанії є діловодство, але не в кожній воно організоване належним чином. Якщо немає єдиних правил роботи із документами, можливі проблеми. Наприклад, за неправильне зберігання чи втрату трудових книжок відсутність бухгалтерських документів можуть оштрафувати.

1. Керівник Олексій належним чином документально оформив обов'язок Людмили щодо ведення особистих документів працівників, видав відповідний наказ, а та втратила трудову книжкуодного працівника. У цьому випадку вона буде притягнута до відповідальності.
2. Директор ТОВ« Альфа» Данило формально поставився до розподілу функцій та відповідальності серед співробітників. Частина паперів щодо нарахування заробітної плати, загубилася в архіві Під час перевірки їх не змогли надати інспекторам. Суд ухвалив визнати винним Данила. Якби він уважніше поставився до складання посадових інструкційта договорів із співробітниками, відповідальність лягла на плечі іншої людини.

Хаос у паперах провокує не лише проблеми із законом, а й позначається на робочих процесах, стосунках із клієнтами та партнерами. Несвоєчасне виконання договірних зобов'язаньможе призвести до штрафів, розірвання договорів, погіршення репутації компанії. Тому важливо регламентувати роботу із паперами.

Хто зазнає відповідальності за неналежне ведення діловодства - залежить від ситуації. Але пам'ятайте, що керівництво компанії не завжди готове шукати винних, тому можливі санкції щодо рядових співробітників, які займаються паперовою роботою, навіть якщо ці обов'язки не закріплені у посадових інструкціях.