Формуляр за разходна фактура DNR. Как да попълним фактура? Общи правила, важни подробности и често срещани грешки, формуляр и образец за изтегляне

Да си взема отпуска материални активиот склада съставят вътрешен документ- фактура, чиято форма не е одобрена в един формуляр. На практика няколко различни форми, в зависимост от спецификата на конкретния случай. Примерни документи и правила за попълване - за това точно сега.

Използва се предимно от търговци на едро търговски дружествакогато трябва да отразите факта на движение:

• стоки;
• сурови материали;
• Завършени продукти;
• оборудване и механизми.

В повечето случаи движението се отнася до освобождаване на имущество от склад във връзка с покупка – т.е. прехвърляне на купувача. Основната цел е да отразява информация за:

• броя на освободените стойности;
• дата на преместване;
• общото количество на продукцията;
• отговорни лица, организирали операцията.

По този начин, с помощта на него, администрацията на предприятието:

• следи всички материални потоци;
• може точно да идентифицира кой е отговорен за преместването, ако е необходимо;
• може да анализира и съставя схема за движение на продуктите за коригиране на логистичните потоци в склада (това е особено вярно за големите компании).

Поддържането на фактури е задължително за всички фирми, включително индивидуални предприемачи, юридически лица, обществени сдружения и др.

Образец 2017 – 2018 г

Законодателството не предвижда задължително използване на каквато и да е форма на документ, тъй като няма единна извадка. Съответно, във всеки случай се използва различна форма. Разрешено е и да се използва собствена пробаодобрена в счетоводната политика на предприятието. Въпреки това, той трябва да съдържа следната информация:

1. Име („фактура“) и номер (обикновено се съхраняват в хронологичен ред, отделно за всяко отделно разделение; от началото Календарна годиназапочва новото номериране).
2. Име на организацията (разрешена е съкратена версия, например Iberico LLC).
3. Същността на операцията е освобождаването или издаването на продукти от склада.
4. Пълно наименование на стоките или други материални активи.
5. Измерване и брой издадени единици.
6. Крайна цена.
7. Общо количество (попълва се непосредствено под табличната част).
8. Служебни заглавия на всички отговорни лица, участвали в операцията и упълномощили нейното провеждане, подписи.
9. Дата на съставяне - по факта на пускане на продуктите.

По-долу е даден приблизителен формуляр за фактура, който може да се вземе за основа и да се използва като образец.

Можете да използвате по-опростен вариант - например това.

ЗАБЕЛЕЖКА. Съставя се изключително по факта, в момента на освобождаване на стоките. Не трябва да съставяте и още повече да подписвате фактурата преди действителното издаване - в този случай има голяма вероятност от грешки.

Ако е невъзможно да направите цялото издаване на планираната партида в един ден, тогава трябва да издадете 2 фактури - 1 всъщност е издадена днес търговски артикули, а вторият се издава на следващия ден.

Образци от серията TORG 2017 - 2018

На практика предприятията много често използват товарителници от серията TORG:

• 12 - за прехвърляне на стоки, суровини, материали и други имуществени обекти на контрагент (всяко юридическо лице или по-рядко физически лица);
• 13 - за прехвърляне на ценности в рамките на едно и също предприятие (както в рамките на един склад, така и между различни отделни подразделения);
• 14 - за регистриране на факта на ваканция от малки предприятия, занимаващи се с малка търговия на дребно.

Те имат подобна форма, но се различават леко в отделните колони, тъй като се използват в различни ситуации.

TORG 12

Всъщност от 2013 г. един-единствен, валиден преди това формуляр е отменен. Много предприятия обаче продължават да използват същата стара форма, която изобщо не противоречи на закона. Документът се съставя при продажба на стоката на купувача. В този случай най-често купувачът е юридическо лице, въпреки че е разрешено използването на формуляра при продажба на физически лица.

При попълване на колоната е важно да се разбере, че впоследствие ще се използва в счетоводството. Следователно, дори липсата на една информация и тя вече ще бъде невалидна, което може да доведе до санкции, ако се установи грешка по време на проверка:

• заглавие и дата на съставяне;
• Име на фирмата;
• Име;
• натурално и парично измерване на единици;
• длъжности на освобождаващото и приемащото лице;
• подписи, преписи от подписи;
• печат на фирмата.

Заглавката показва сериен номердокумент, както и:

1. Колоната "Изпращач" съдържа името на фирмата, изпратила стоката. Обикновено самият доставчик действа като тази компания, така че съдържанието на съответната информация се дублира.
2. Информация относно структурна единицасе записват само в случаите, когато стоките са били изпратени от отделно звено на доставчика.
3. Колоната "Получател" съдържа данните за фирмата, която е получила стоката.
4. В колона "Плащащ" - данни за фирмата, платила покупката: данни за контакт, юридически адрес, данни за банкова сметка и име на банката, TIN, BIC.
5. Кодът се въвежда в съответствие с класификатора на OKPO.
6. Редът "Основа" обикновено съдържа формулировката
   „Споразумение“ и „Фактура“ също са разрешени.
7. По вид на дейност те обикновено не вписват нищо, но ако компанията е приела вътрешна класификация на видовете бизнес операции, те дават съответната формулировка.

Правилата за форматиране на списъка със стоки са описани в таблицата.

В резултат на това общите количества са посочени:

• записи (редове);
• места;
• тегло на товара;
• маси;
• цена.

Знак:

• Главен счетоводител;
• служителят, разрешил отпуска;
• служител, който пряко е извършил освобождаването на имущество.

TORG 13

Фактура от този формуляр се изпраща във всички случаи, когато стоките се движат в рамките на една компания - например тя се премества от зоната на отговорност на един служител в зоната на отговорност на друг или просто променя местоположението. Процедурата по същество е същата.

Тази форма на документ се използва за тези случаи, когато не се издават стокови отчети за продукти:

• продавачи в тави;
• от колички;
• от разстояние;
• други малки магазини.

Формирането на фактура става, когато има движение на материалните запаси. Най-разпространено е във фабрики, фабрики и индустрии със собствени транспортни складове, както и в предприятия, работещи в областта на търговията, като тяхната сфера на дейност не играе роля: това може да бъде продажба на инструменти и оборудване, домашни потреби, храна и др.

ФАЙЛОВЕ

За какво се използва формулярът за фактура?

Всяко движение на продукти, стоки и материали трябва да се отрази в специална придружаваща документация. Един от тези документи е фактурата. Той потвърждава освобождаването на стоки, а също така служи като основа за различни счетоводни операции (на първо място, отписване на инвентарни позиции от склада).

По този начин приоритетната стойност на документа е да вземе предвид движението на продуктите в самата организация.

Фактурата може да се използва и при връщане на стока на доставчика, например в случаите, когато в продукта е установен дефект, счупване или брак по време на продажбата или след покупка, както и когато се окаже, че продуктът е доставен в грешна конфигурация или ниско качество.

Кой съставя документа

Обикновено отговорността за формирането на фактура се носи от материално отговорното лице: това може да бъде продавач, управител, складодържател и др. В бъдеще документът се прехвърля в счетоводния отдел, където специалистът на отдела извършва всички по-нататъшни необходими действия.

На какъв етап от изпращането на стоката се формира фактура

Фактурата се изготвя директно в момента на транзакцията.

Тъй като те преминават на негова основа, към пълненето му трябва да се отнасяте много внимателно. По-специално, не е желателно да се правят грешки и неточности във фактурата, да се правят корекции.

И е абсолютно невъзможно във формуляра да се въведе неточна или умишлено невярна информация - когато такива факти бъдат разкрити от регулаторни органи, отговорните лица или дори организация могат да пострадат сериозно административно наказаниепод формата на големи глоби.

Трябва също да се има предвид, че в някои случаи фактурата може да придобие статут на правно значим документ – когато някоя от страните поради някакви неблагоприятни обстоятелства реши да се обърне към съда.

Изготвяне на примерна фактура

От 2013 г. унифицирани, стандартни унифицирани форми на първични счетоводни документиотменен и следователно стандартна форманяма фактура. Служителите на фирмите могат да го съставят във всякаква форма, според валидни преди това, задължителни образци на документи (формуляр TORG 12, TORG 14 и др.), или, ако организацията има собствен разработен и одобрен шаблон за фактура, въз основа на него. Основното е, че в своята структура той отговаря на определени стандарти за офис работа, а в съдържанието включва редица специфична информация.

Условно фактурата може да бъде разделена на три части: заглавие, основна част и заключение.
V първовъведени по ред:

• номер и дата на документа;
• името на организацията, която издава стоките, и името на организацията, която ги получава (ако е така индивидуаленили индивидуален предприемач, съответно неговото фамилно име-бащино име се вписва тук);
• тук се прави и препратка към договора, за чието изпълнение се извършва тази операция (посочват се неговият номер и дата на сключване);
• ако някое от лицата, участващи в предаването на инвентарни артикули, действа въз основа на пълномощно, информация за това също трябва да бъде въведена във фактурата, като се посочат нейният номер и дата на издаване.

В второ, основната част на документа, която обикновено е оформена под формата на таблица, съдържа подробна информация за продадените инвентарни артикули:

• тяхното име;
• количество (в съответните мерни единици - парчета, литри, килограми, метри и др.);
• цена за един;
• крайна цена.

Ако е необходимо, този раздел на документа може да бъде допълнен с друга информация, включително сорт, категория, вид, предназначение, характеристики, опаковка, условия на съхранение на продуктите и др. Дължината на таблицата зависи от това колко продукти са включени в нея.

V финалчаст от формуляра включва следната информация: броя на артикулите и общата сума (и двете стойности са взети от таблицата).

Изпълнение на документ

Както и съдържанието, дизайнът на формуляра зависи изцяло от визията на документа от представители на организациите и техните нужди. Формулярът може да бъде съставен на обикновен празен лист формат А4 или върху бланкапредприятия и можете да го попълвате както на ръка, така и на компютър.

Важно условие!Товарният лист трябва да съдържа "живи" подписи на материално отговорни служители: този, който е разрешил пускането на продукта, този, който пряко го е изпълнил и купувача.

В същото време е необходимо фактурата да се удостовери с помощта на продукти с печат само ако нормата за тяхното използване е фиксирана във вътрешния правни актовефирми.

Документът винаги е готов поне две еднакви копия, единият от които се предава на представителя на получаващата страна, вторият - остава при служителя на предприятието, разпространяващо продуктите.

Отношенията между продавача и купувача, независимо дали са физически или юридически лица, започват и приключват с издаване на фактура за плащане. Една от междинните стъпки, без която обикновено не може да се направи, е попълването на формата за фактура за стоките. Страната, която получава материална печалба, се ангажира с изпълнението на документа, след което фактурата се прехвърля за подпис на клиента или получателя.

Попълването на формуляр за фактура е много по-лесно от съставянето; работата не отнема много време и дори неподготвен изпълнител може да я свърши. И за да не се занимавате с независими изследвания, можете да изтеглите безплатно извадка и шаблон за работа в Microsoft Word или Excel; след попълване могат да бъдат разпечатани за представяне на клиента.

Кога се изисква товарителница?

Освен това се попълва фактура за стоки, чийто формуляр и образец могат да бъдат изтеглени от връзките по-долу, ако е необходимо преместване на материални активи от една точка в друга. Именно този документ впоследствие ще служи като основа за попълване на счетоводни документи, включително акта за отписване на продуктите, прехвърлени на клиента.

Важно: фактурата за доставка на стоката трябва да бъде съставена най-малко в два екземпляра; единият от тях остава при продавача, а вторият - при купувача. Ако в сделката участват посредници, има смисъл да прехвърлите копие на всеки от тях.

Освен това, фактура за стоки може да бъде формирана от купувача, ако е необходимо връщане на артикули от инвентара на продавача (доставчика) поради:

• неадекватно качество;
• непълно сглобяване или грешки, допуснати по време на монтажа;
• възникващи по време на работа (в рамките на гаранционен срок) счупване или проявен дефект.

В този случай е необходимо и издаване на фактура в два или повече екземпляра; Не пречи да подготвите допълнително копие, което по-късно може да бъде приложено към исковата молба в съда.

Характеристики на съставянето на фактура за стоки

Съгласно общата практика формулярът за фактура може да бъде попълнен от едно от упълномощените лица:

• продавачът;
• консултант (управител);
• складовъд;
• носител;
• касиер;
• счетоводител;
• директно от директора или индивидуален предприемач.

След регистрация едно копие от документа се прехвърля на получаващата страна (купувач или клиент), а другото се изпраща в счетоводството на предприятието за по-нататъшна обработка.

Няма единна форма на фактура за доставка на материални запаси. Формулярът може да бъде разработен от самата организация; освен това компилаторът може да използва всеки от формуляри, представени в Интернет, и за да се увери, че действията им са правилни, те могат да се запознаят с попълването на извадката. Най-новото в глобалната мрежа също е в изобилие; основното нещо е да не се използват очевидно остарели документи, които не отразяват съвременните реалности.

Фактурата за стоката, ако не е имало отделно споразумение между клиента и доставчика, се изготвя още в момента на сделката. В противен случай документът, тъй като това не е регламентирано от законодателя, може да бъде съставен и подписан както предварително, така и задна дата. Това обаче не е нарушение, за да се избегнат недоразумения, особено при последващо подаване на иск в съда, все пак се препоръчва да се състави и подпише товарителница заедно с основните документи, придружаващи прехвърлянето на стоки от ръка на ръка .

Процедурата за попълване на формуляр за фактура за стоки:

1. В горната част на листа трябва да се посочи датата на издаване на документа. Може обаче да се подготви предварително правна силапридобива само след полагане на подписите на страните по сделката; тази дата, като най-важна, трябва да бъде дадена.
2. Малко по-нисък е серийният номер на фактурата според вътрешната номерация на продавача (доставчика), актуализиран всяка година.
3. Допълнително - информация за получателя (купувач, клиент):
   • ако това е юридическо лице - пълното и съкратеното официално наименование на организацията, основни данни и номера и адрес на регистрация;
   • ако това е обикновен гражданин или индивидуален предприемач - фамилия, собствено име, бащино име, по избор - TIN и адрес на пребиваване.
4. В следващия блок - информация за лицето, издаващо фактурата:
   • официални имена, пълни и кратки;
   • регистрационни номера (TIN, KPP, PSRN), статистически кодове;
   • Подробности на плащане;
   • пълен пощенски адрес, включително пощенски код;
   • данни за контакт: телефон, адрес електронна поща, акаунти в социални мрежи и месинджъри и така нататък.
5. В основната таблица (в колони от дясно наляво):
   • в първия ("No p / p") - поредният номер на всяка от позициите, представени в списъка;
   • във втория („Име“) - търговското наименование, прието в предприятието или в дистрибуторската мрежа за всеки от видовете продавани продукти;
   • в третия („Единици за измерване“) - единици, използвани за определяне на количеството на доставените стоки: килограми, кубични метри, литри, разфасовки, парчета, кутии и т.н.;
   • в четвъртия („Количество“) - броят на продуктите, прехвърлени на потребителя (клиента), за всеки артикул поотделно;
   • в петия („Цена“) - пазарната цена на единица от всеки продукт (първо ще е необходимо да се изчисли, не е включена във фактурата);
   • в шестия ("Сума") - крайна ценапродукти за всеки артикул, получени чрез умножаване на цените и количествата, посочени в предходните колони.
6. По-долу (под колона "Сума", но извън таблицата) - общата сума за всички позиции, включително данък върху добавената стойност и отделно - сумата на ДДС.
7. В последния блок - подписите на финансово отговорното лице, прехвърлящо стоката и получателя (купувача).

Важно: въпреки че не е необходимо да се поставя печат или печат на продавача върху формуляра на товарителницата, препоръчително е да го направите; по-късно това ще позволи с по-голяма увереност да използвате документа по време на съдебни спорове.

Формуляр за фактура - безплатно изтегляне в Word

Можете да изтеглите формуляр за фактура за стоки за попълване в MS Word от линка по-горе.

Примерна фактура за стоки - изтегляне безплатно

Изтеглете примерна фактура за преглед във всяка текстов редакторможете да следвате връзката по-горе

Обобщаване

Товарният лист се съставя от финансово отговорното лице директно при предаване на продуктите на купувача. Документът трябва да бъде попълнен най-малко в два екземпляра – за продавача и за клиента. Няма унифициран формуляр за фактура: всяка организация или индивидуален предприемач може да разработи свой собствен шаблон или да използва тези, които се намират в Интернет.

При попълване на формуляр за фактура за стоки следва да се посочат пълните официални имена на доставчика и получателя, в основната таблица - наименованието и количеството на всеки вид продукт, а по-долу - общата сума с ДДС. Документът трябва да бъде заверен с подписите на двете страни. Не е необходимо да се поставят отпечатъци на печат или печат на индивидуален предприемач или LLC, но е желателно: ще бъде по-лесно да управлявате фактурата, ако е необходимо да се представи искова молбаухажвам.