En la etapa de preparación de la Orden, se realizan las siguientes operaciones
- elaboración del proyecto de Orden;
- redacción de la Orden.
La preparación y ejecución de borradores de Órdenes la llevan a cabo funcionarios - Jefes de departamentos (especialistas) en nombre del Jefe de la empresa.
1. Elaboración del proyecto de Orden
Al preparar un borrador de Orden, se estudia el tema y se redacta el texto del borrador de Orden.
El texto de la Orden, por regla general, consta de dos partes: determinativa y administrativa.
En la parte determinativa expondrán los fundamentos (hechos, hechos, documentos, etc.) y motivarán el objeto de dictar la Orden.
La parte enunciativa de la Orden se omite si su parte administrativa no necesita aclaración (es decir, el motivo de la emisión de la Orden es obvio).
La parte determinativa de la Orden se separa de la parte administrativa por la palabra divisoria "ORDENO:", la cual se imprime en línea separada del cero del tabulador, en mayúsculas con dos puntos, sin espacio y entre comillas.
En la parte administrativa de la Orden, indican "a quién" (el contratista o unidad estructural - responsable de la ejecución), "qué hacer" (indicar el trabajo específico), "hasta qué fecha" (los plazos para su finalización ). Si la instrucción al ejecutante se da de forma permanente, entonces la fecha límite para la ejecución puede estar ausente.
La parte administrativa del texto de la Orden, por regla general, se divide en párrafos, que se numeran en números arábigos. El último párrafo indica la persona o unidad estructural que tiene encomendada la dirección de la ejecución del Pedido en su conjunto.
Si es necesario, un párrafo separado al final de la Orden enumera los documentos emitidos anteriormente (Órdenes, Decisiones, etc.) o partes de ellos, que son cancelados, modificados o complementados por esta Orden.
Tareas separadas (por ejemplo, una tarea que contiene datos digitales) o ejecutadas por una Orden regulaciones(Instrucciones, Reglamentos, Reglas, etc.), por regla general, se redactan en forma de Apéndice de la Orden con referencia a ellos en los párrafos pertinentes de la Orden. En la primera página del Anexo en la esquina superior derecha, se hace la inscripción: "Anexo a la orden del Titular de la JSC "NOMBRE DE LA FIRMA" de fecha 00.00.00 N° 000".
Las páginas de la Orden y las Solicitudes están numeradas como un solo documento.
2. Registro del proyecto de Orden
La ejecución del borrador de Orden consiste en colocar en lugares estrictamente definidos un formulario o una hoja estándar del conjunto de detalles necesarios (definidos para este tipo de documento) (según GOST 6.38-90). En esta etapa, se adjuntan los siguientes detalles al proyecto de Orden:
- el emblema de la organización;
- código de organización según OKPO;
- código de documento según OKUD;
- nombre de la compañía;
- nombre del tipo de documento;
- lugar de compilación o publicación;
- título del texto;
- texto;
- una marca en la presencia de la aplicación;
- nombre del artista y número de teléfono.
Los pedidos para la actividad principal (la primera hoja) se redactan, por regla general, en el membrete General de la empresa.
Firma de la orden
- aprobación del proyecto de Orden;
- transferencia del borrador de Orden al servicio DOW;
- verificar la corrección de la ejecución del proyecto de Orden;
- ajuste del proyecto de Orden;
- colocar el requisito "el sello de restricción de acceso al documento";
- firmar el proyecto de orden.
3. Aprobación del proyecto de Orden
La firma del proyecto de Orden se inicia con su aprobación. El funcionario que elabore el proyecto de Orden deberá coordinarlo con:
- jefes de divisiones estructurales;
- un abogado;
- contador jefe;
- otros funcionarios interesados.
Dicha aprobación se realiza mediante la colocación de la "visa" requerida en un lugar estrictamente definido forma general o una hoja estándar en la que se redacta el borrador de Pedido (en adelante, "en el Formulario de Pedido"). Si surgen comentarios durante la coordinación, se indican en la visa misma (si el comentario es breve), o en una hoja separada con una nota apropiada en el Formulario de pedido ("Los comentarios se adjuntan" al lado de la visa). Los visados se recogen en la última página del proyecto de Orden.
4. Transferencia del borrador de Orden al servicio DOW
Una vez completada la aprobación, el Oficial que lo preparó presenta el borrador de la Orden al servicio DOW para que lo firme el Jefe de la empresa (o su suplente, que tiene los derechos apropiados, en adelante "su suplente").
5. Comprobación de la corrección de la ejecución del proyecto de Orden
Antes de transferir el borrador de la Orden para su firma al Jefe de la empresa (su adjunto), el empleado del servicio DOW verifica la exactitud de su ejecución de acuerdo con el actual normas estatales sobre documentación organizativa y administrativa. Un borrador de Orden ejecutado incorrectamente se devuelve al Funcionario que lo preparó para su revisión.
6. Corrección del proyecto de Orden
El jefe de la empresa (su adjunto) puede realizar cambios y adiciones al borrador de Orden recibido del especialista del servicio DOW para su firma. Dichos cambios y adiciones se convierten en parte integral del proyecto de Orden y no violan su fuerza legal.
7. Poner el requisito "El sello de restricción de acceso al documento"
Si el proyecto de Orden contiene información incluida en la Lista de información que constituye Secreto comercial empresa, en el proyecto de Orden, el Jefe (su suplente) pone los puntales "el sello de restringir el acceso al documento".
8. Firma del proyecto de Orden
El pedido está firmado (coloca la "firma" requerida en el Formulario de pedido) por el Jefe de la empresa (o su adjunto, que tiene los derechos apropiados). Se firma la primera copia de la Orden (original). La orden entra en vigor desde el momento de su firma, a menos que se especifique lo contrario en su texto.
Registro de pedidos
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- registro de la Orden;
- colocando la "Marca de control" requerida.
9. Registro de la Orden
Una Orden completamente preparada, ejecutada y firmada, antes de transferirla al Contratista para el trabajo (ejecución), es registrada por especialistas del servicio DOW. El registro es necesario para garantizar la seguridad de los documentos, su pronta búsqueda, contabilidad y control. Existen varias formas de registro de documentos: centralizado, descentralizado y mixto (en este material No nos detendremos en sus características detalladas).
El registro de un Pedido es una fijación del hecho de su creación al poner en él los detalles "índice" y "fecha" (en el Formulario de Pedido) con el registro posterior Información necesaria sobre el Pedido en formularios de registro (revistas y/o tarjetas).
El pedido se registra solo una vez, el día de su firma. Al transferir un Pedido registrado de una unidad estructural de la empresa a otra, no se vuelve a registrar.
La "fecha" requerida se adjunta a la Orden después de su firma (por especialistas del servicio DOW).
El "índice" requerido de la Orden, por regla general, son números arábigos sin caracteres alfabéticos, colocados en orden cronológico (numeración de serie simple) desde el principio año del calendario. Este requisito se coloca en la Orden (en el Formulario de la Orden) por especialistas de las divisiones estructurales relevantes (el servicio de la institución educativa preescolar, la división estructural cuyo jefe preparó el borrador de la Orden), según la forma de registro de documentos adoptado en la empresa.
Los índices no se adjuntan a los Anexos de la Orden.
Los pedidos para la actividad principal se registran en formularios de registro separados (Diarios de registro de pedidos para la actividad principal). La forma del registro de registro no está regulada, es decir, la composición y disposición óptimas de las columnas de registro (detalles) las determina el servicio DOW de la empresa a su discreción. La forma y el procedimiento para mantener dichos diarios se fijan en las "Instrucciones para mantener un diario (tarjetas) para registrar Pedidos para actividades principales" que está desarrollando la empresa. Como regla general, los siguientes campos de registro se utilizan en los formularios de registro:
- índice y fecha;
- autor (desarrollador);
- quién firmó;
- titulo y/o resumen;
- aplicaciones;
- resolución (contenido de la orden, ejecutante, autor de la orden, fecha);
- el recibo del contratista de la recepción del Pedido;
- plazo de ejecución;
- marca de control;
- progreso de la ejecución;
- nota de ejecución;
- número de caso;
- transferir datos a un soporte de máquina
Si la Orden contiene información incluida en la Lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa, la Orden se registra en un formulario especial de contabilidad (registro). La tecnología de pasar documentos que contienen secretos comerciales en la empresa no se considera en este material.
10. Colocación de la "Marca de control" requerida
El registro de la Orden puede considerarse como la etapa inicial de control sobre su ejecución. Después de que el Jefe (su adjunto) de la empresa haya indicado que la Orden debe ser puesta bajo control, el especialista de la institución de educación preescolar coloca la "marca de control" requerida en el margen izquierdo de la Orden frente al requisito "encabezado a el texto" (con menos frecuencia, frente a los puntos controlados de esta Orden).
Ejecución y control de ejecución de la orden
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- reproducción de la Orden;
- certificación de copias duplicadas de la Orden;
- distribución de la Orden (copias) a los artistas intérpretes o ejecutantes;
- realizar una Orden de control;
- verificar la recepción oportuna de la Orden (copias) por parte de los albaceas;
- ejecución de la Orden;
- verificación y regulación de la ejecución de la Orden;
- informar al Jefe de la empresa sobre la implementación de la Orden;
- aceptar cambiar los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden;
- cambiar los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden;
- finalización de la ejecución de la orden.
El pedido, firmado por el Jefe (su adjunto) y registrado por los especialistas del servicio DOW, se transfiere a los Contratistas indicados en él contra recibo para trabajar en su implementación.
11. Reproducción de la Orden
Si se indican varios Ejecutores en la Orden, para garantizar la pronta ejecución de la Orden, se permite reproducirla en el número requerido de copias. La necesidad de reproducir la Orden y el número de copias (lista de correo) lo determina la persona que organiza su ejecución (Ejecutor responsable). La lista de correo indica el nombre de la Orden, el nombre del ejecutante, la unidad estructural, el número de copias transferidas, la fecha. Es responsabilidad del ejecutivo quien preparó esta orden.
12. Certificación de copias duplicadas de la Orden
Las copias replicadas de la Orden están certificadas por especialistas del servicio DOW. Para certificar una copia de la Orden, un especialista del servicio DOW coloca en el Formulario de la Orden, en el que se emite cada copia de la Orden, los accesorios "certificación de la copia".
Todas las copias reproducidas y certificadas de la Orden son transferidas por los especialistas del servicio DOW al Ejecutor Responsable para su autodistribución a los Contratistas, o los propios especialistas del servicio DOW las distribuyen a cada Contratista. Las copias de la Orden se transfieren a los Contratistas bajo una firma personal, que ellos colocan en la lista de correo (generalmente en el reverso de la última página de la Orden original). En el primer caso, firmará el Ejecutor Responsable, indicando el número de copias recibidas, en el segundo caso, firmarán todos los Ejecutores que hayan recibido copia de la Orden.
La tramitación de los Pedidos y su traslado para obra (ejecución) a los Contratistas deberá realizarse en el plazo de un día hábil desde el momento de recepción de los mismos previa firma del servicio DOW.
14. Enunciado de la Orden de control
La ejecución de todas las Órdenes registradas está sujeta a control.
Responsable de organizar el control sobre la ejecución de la Orden es el Jefe (su adjunto) de la empresa. El objetivo principal de la organización del control es garantizar la ejecución oportuna y de alta calidad de la Orden. El control sobre la ejecución de la Orden lo llevan a cabo especialistas del servicio DOW y el funcionario que preparó esta Orden.
Para poner el Orden bajo control, los especialistas de la institución educativa preescolar llenan las columnas correspondientes en los formularios de registro (revistas y/o tarjetas).
15. Verificación de la recepción oportuna de la Orden (copias) por parte de los albaceas
Si la distribución de la Orden (sus copias) a los Contratistas fue realizada de manera independiente por el Contratista Responsable, entonces los especialistas del servicio DOW deben verificar su recepción oportuna por parte de los Contratistas para comenzar a trabajar en la ejecución de las instrucciones registradas en eso.
16. Ejecución de la Orden
Realización de trabajos específicos por parte del Contratista en cumplimiento de la asignación (tarea) registrada en la Orden.
17. Verificación y regulación de la ejecución de la Orden
El ejecutor responsable controla personalmente e independientemente el progreso de la ejecución de la Orden.
Especialistas del servicio DOW controlan el plazo de ejecución de la Orden. El plazo para la ejecución de la Orden es el período de tiempo asignado para la ejecución de la Orden, o la fecha natural en que está prevista la ejecución. Los plazos de ejecución de la Orden pueden ser estándar o individuales.
Los plazos típicos para la ejecución de documentos se establecen mediante actos órganos supremos el poder del Estado y gestión. Se asignan 10 días para considerar e informar sobre la ejecución de Órdenes dentro de los plazos de ejecución estándar, si el plazo de ejecución no se especifica en la Orden.
Los términos individuales de ejecución los indica el autor de la Orden en su texto o los establece el Jefe (su adjunto) de la empresa. Los términos típicos e individuales se calculan en días del calendario desde el momento de la firma (entrada en vigor) de la Orden. Si término individual ejecución de la Orden difiere de la estándar, entonces el plazo individual se considera como el tiempo de ejecución. Si es necesario cumplir los puntos del Pedido en diferentes momentos, cada punto tiene su propio plazo de ejecución.
El seguimiento del progreso de ejecución de la Orden se lleva a cabo diariamente, si antes fecha de vencimiento la ejecución se deja de 1 a 5 días, y dos veces durante el período, si quedan de 5 a 10 días antes de la fecha límite de ejecución.
18. Informe al Jefe de la empresa sobre la implementación de la Orden
El ejecutor responsable y los especialistas del servicio DOW, con base en los resultados del control, informan al Jefe (su adjunto) de la empresa sobre el progreso de la ejecución de la Orden, los resultados alcanzados y las circunstancias que han surgido que impiden la ejecución de la Orden a tiempo.
19. Coordinación de cambios en el tiempo y procedimiento para la ejecución de la Orden
V casos necesarios El jefe (su suplente) de la empresa y el ejecutor Responsable acordarán un cambio en el tiempo y el procedimiento para la ejecución de la Orden. La base para esto es el memorando del Ejecutivo Responsable con la motivación de la necesidad de dichos cambios. La decisión de cambiar el momento y el procedimiento para la ejecución de la Orden se refleja en la resolución del Jefe (su adjunto) de la empresa.
El cambio de los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden debe ejecutarse al menos dos días antes del vencimiento de la Orden.
20. Cambio de los términos y procedimiento para la ejecución de la Orden
Con base en la resolución del Jefe (su adjunto) de la empresa, los especialistas del servicio DOW cambian los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden haciendo los ajustes necesarios en las columnas correspondientes en los formularios de registro (revistas y / o tarjetas).
21. Finalización de la ejecución del Pedido
La orden se considera ejecutada si efectivamente se llevan a cabo las medidas previstas en la misma (se completa una tarea específica, se prepara una respuesta por escrito, etc.) o se redacta otro documento para ejecutarla.
Transferencia de la orden ejecutada al caso
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- devolución de la Orden ejecutada al servicio DOW;
- un registro de la ejecución de la Orden;
- retiro del control de la Orden ejecutada y su archivo en el caso.
22. Devolución de la Orden ejecutada al servicio DOW
La orden registrada por los especialistas del servicio DOW, después de la ejecución, debe ser devuelta por el Ejecutor Responsable al servicio DOW para su archivo en el caso (formación de casos).
23. Acta de ejecución de la Orden
El resultado de la ejecución de la Orden se presenta en un informe escrito o se anota en forma corta en la Orden misma (El albacea responsable y/o los especialistas del servicio DOW completan el campo " Breve información en la ejecución del "requisito" una marca en la ejecución del documento y su envío al caso"). Además, los especialistas del servicio DOW hacen las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes de los formularios de registro ( revistas y/o tarjetas).
24. Retirada del control de la Orden ejecutada y archivo del mismo
La orden se elimina del control después de su ejecución. Si la necesidad de ejecutar la Orden ha desaparecido, la persona que la puso bajo control la quita del control. Al mismo tiempo, los especialistas de la institución educativa preescolar realizan las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes de los formularios de registro (revistas y / o tarjetas).
La presentación de una Orden en un caso (formación de casos) es una agrupación de Órdenes ejecutadas en casos de acuerdo con la Nomenclatura de Asuntos de una empresa. La formación de casos la lleva a cabo un especialista al servicio de la institución educativa preescolar bajo la supervisión directa del Jefe de la empresa.
En el Formulario de la Orden presentada en el caso, los especialistas del servicio DOW colocan el requisito "marcar en la ejecución del documento y enviarlo al caso" y hacen las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes del formularios de inscripción (revistas y/o carnés).
Al crear casos, se deben observar los siguientes requisitos:
- solo se colocan en el caso Órdenes ejecutadas y correctamente ejecutadas;
- Los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal;
- por regla general, las Órdenes de un año se agrupan en el caso (a excepción de las que pasan);
- una copia (original) de la Orden se incluye en el caso;
- Los pedidos dentro del caso se organizan en secuencia numérica (en orden ascendente de sus números de registro (secuenciales));
- Los Anexos (el documento lleva la marca "Apéndice") a la Orden se archivan en el expediente junto con la Orden correspondiente;
- los documentos de las Órdenes se agrupan y archivan por separado y los conserva la persona que preparó sus borradores;
- Los pedidos que contienen información incluida en la Lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa se agrupan y archivan en un archivo separado.
Cuando se encendían las pasiones en torno a la coordinación de los puntos controvertidos, cuando se verificaban todas las palabras y los signos de puntuación, cuando el abogado aprobaba a regañadientes el proyecto acordado por todos, cuando el gerente por fin disponía de un par de minutos para conocer el resultado del trabajo de las mejores mentes de la empresa y él, satisfecho con estos resultados, arrasó con su firma debajo del documento, la orden cae en manos del secretario. A partir de este momento, todo su destino futuro pierde toda imprevisibilidad o variabilidad. Seguirá un curso estrictamente establecido, sobrevivirá a los procedimientos provistos de antemano por las instrucciones indiscutibles para el trabajo de oficina, y se archivará con los hermanos en una carpeta estrictamente acordada. Pues desde el momento de la firma de la orden, entran en acción las palancas denominadas “apoyo técnico para la tramitación del documento administrativo”.
Registro o creación de sistemas de recuperación de información documentos administrativos
La orden firmada debe ser registrada, es decir. ingresar cierta información sobre el documento en el sistema de información y referencia: fecha, número de serie, resumen. Los pedidos de actividades básicas se registran por numeración bruta durante el año natural. Durante mucho tiempo, para el proceso de registro se utilizaban libros de pedidos, los cuales estaban prescritos para ser cosidos con numeración obligatoria de hojas para evitar cualquier fraude.
Hoy, sin embargo, los libros clásicos están dando paso a los libros de referencia electrónicos. Incluso si tiene un registro de pedidos tradicional (manuscrito), le recomiendo duplicar la contabilidad en en formato electrónico, gracias al cual, presionando simultáneamente los botones "CTRL" y "F", es posible en cuestión de minutos encontrar cualquier orden para cualquier solicitud, lo que es especialmente importante cuando se requiere que la secretaria encuentre "alguna orden" sin especificando la fecha, número, relacionándose tentativamente con una u otra pregunta.
Además, la contabilidad electrónica facilita la conversión de la información ingresada durante el año en un inventario interno de documentos cuando se preparan pedidos para transferir a almacenamiento de archivo.
Muchas órdenes pueden complementar, así como cancelar, total o parcialmente, el efecto de órdenes emitidas anteriormente. Por lo tanto, además de los detalles del pedido en sí, el formulario de registro debe completarse con las marcas apropiadas en los registros existentes (Ejemplo 1).
Ejemplo 1
Hacer una cuenta en el registro de pedidos
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Nota |
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Sobre la composición del comité arancelario |
Fuerza perdida. Ver orden 45 de 2011 |
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Sobre la aprobación del Reglamento del archivo |
Se han realizado cambios. Ver auto 77 de 2011; orden 104 de 2011 |
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De la Reforma N° 2 al Reglamento del Archivo |
La formación correcta de versiones electrónicas de documentos también contribuye a una búsqueda efectiva de un pedido en el futuro. Para ello, obliga a todos los ejecutantes a enviarte una versión electrónica de la orden junto con la versión en papel. con todas las aplicaciones. La formación de carpetas electrónicas con pedidos se lleva a cabo de forma clásica: cree diferentes carpetas para pedidos de diferentes años y también coloque un archivo con un inventario de pedidos en cada carpeta.
Nota. Al nombrar el archivo con la versión electrónica del pedido, siga estrictamente la misma plantilla. Le recomiendo que siempre comience el nombre del archivo con el número de pedido. Al mismo tiempo, asegúrese de que el número contenga un número de dígitos estrictamente definido: un dígito más que el que contiene el número del último pedido del año anterior. Por ejemplo, si el año pasado el número del último pedido constaba de dos dígitos (por ejemplo, 56), entonces los nombres de los archivos de los pedidos de este año deben contener 2 + 1 dígitos, es decir, 001, 016, 089. Si el año pasado registró el último pedido con un número de tres dígitos, este año la lista de archivos con pedidos debería verse así: 0001, 0016, 0156. De lo contrario, algunos programas pueden clasificar los pedidos en a su manera, colocándolos después del 1, no del 2, sino del 11. Al guardar archivos adjuntos a un pedido, el nombre del archivo debe comenzar con un número, similar al pedido mismo. Por ejemplo, si el pedido se guarda como "0034.doc", entonces el archivo con la aplicación puede verse así: "0034 aplicación 1.doc" o "0034 instrucción para OT.doc". Depende de usted descifrar o no el contenido del pedido o la aplicación en el nombre del archivo.
Además de la versión electrónica en formato Word, para mayor comodidad, puede guardar una copia escaneada del pedido en formato jpg o pdf, lo que es especialmente importante para las empresas con una amplia red regional: la presencia de una copia escaneada le permite rechazar enviar copias de órdenes firmadas por el jefe a departamentos remotos en soporte papel. Al guardar una copia escaneada, utilice el nombre del documento principal como nombre de archivo. Por ejemplo, si un pedido se guarda como "0034.doc", su copia escaneada debe guardarse como "0034.pdf" o "0034.jpg".
Cualquier cambio en el orden establecido de palabras y números en el nombre del archivo puede generar confusión, dificultando su localización. documento requerido.
La lista de expedientes con órdenes en formato electrónico, sujeto al principio de uniformidad, se da en el Ejemplo 2. Las órdenes están ordenadas. La presencia de una solicitud en el pedido es obvia.
Ejemplo 2
Relación de expedientes con pedidos en formato electrónico, sujetos al principio de uniformidad
Si no se observa el principio de uniformidad, el programa no puede clasificar los pedidos en orden (Ejemplo 3). Las aplicaciones deben buscarse en toda la lista. Encontrar el documento correcto en su totalidad es difícil.
Ejemplo 3
Relación de expedientes con órdenes en formato electrónico en caso de incumplimiento del principio de uniformidad
La orden firmada y registrada, incluidas todas las solicitudes nombradas en ella, debe ser puesta en conocimiento de partes interesadas.
Hoy en día, cada vez más empresas se están pasando a la gestión de documentos electrónicos o utilizan ciertos medios tecnicos para el intercambio de documentos, incl. para enviar instrucciones de gestión, tales como correo electrónico, portal general, etc.
Sin embargo, hay quienes, en virtud de la práctica establecida, continúan publicando las órdenes en los puestos de información o entregando una copia en papel a los albaceas. La elección de la forma de familiarización con la documentación administrativa depende del tamaño de la empresa, su distribución territorial, los hábitos del gerente, etc. En todo caso, la forma y procedimiento para el envío de las órdenes (instrucciones) deberá estar fijado en las instrucciones de trabajo de oficina y cumplir los requisitos de conveniencia.
La distribución del documento a los ejecutantes se realiza de acuerdo con la lista preparada por el iniciador del pedido. Dicha lista debe contener todas las personas directa o indirectamente involucradas en la ejecución de la orden. La lista de correo, junto con la información sobre el iniciador y los aprobadores, debe incluirse en la lista de detalles técnicos requeridos al preparar el documento.
Ejemplo 4
Ejemplo de registro de información técnica para un documento administrativo
(por regla general, se redacta en el reverso de la última hoja del documento administrativo)
Pedido preparado
Título del trabajo Firma personal I.O. Apellido
Ext.tel 00-00
ACORDADO:
Título profesional
curador de actividades,
descrito en la orden (generalmente
de entre el jefe adjunto de la organización) firma personal I.O. Apellido
contador jefe
(si la orden contiene problemas financieros) firma personal
Firma personal especialista en servicios jurídicos I.O. Apellido
Otros líderes
Familiarizado con la orden*:
Título del trabajo Firma personal I.O. Apellido
pedido enviado sobre Email: nombres de cargos, divisiones.
* Se permite elaborar una “Hoja de Familiarización del Pedido” como documento independiente.
En varias organizaciones, se limitan a la frase "Secretario para llevar la orden a la atención de las partes interesadas", lo cual es categóricamente incorrecto, porque. el secretario, por diversas circunstancias, puede no conocer a todos los participantes involucrados en la implementación de ciertos procesos comerciales.
Al enviar un pedido por correo electrónico (Ejemplo 5), preste especial atención para asegurarse de que todos los archivos relacionados con el pedido se adjunten al correo electrónico.
Ejemplo 5
Envío de un pedido por correo electrónico
Al enviar un pedido por correo electrónico, siempre comience completando la columna "Asunto" de acuerdo con una sola plantilla: observe la cantidad de espacios, no alterne palabras, caracteres, etc. Todo esto permitirá en el futuro buscar rápidamente el envío necesario.
Si la columna "Asunto" en el mensaje de correo electrónico tiene el formato correcto, cuando se genere la lista para esta columna, todos los pedidos se mostrarán en orden.
En incorrecto al crear una lista para esta columna, los pedidos se mostrarán intercalados con otros mensajes electrónicos enviados, y se violará el orden de los pedidos en sí.
V grandes compañias, especialmente con una extensa red de sucursales, es recomendable compilar listas de correo, formándolos según las características más comunes, por ejemplo, "Sucursales", "Jefes de departamento", etc. (Ejemplo 5). Además de los supervisores directos, estas listas deben incluir las direcciones de correo electrónico de los suplentes u otros respaldos en caso de ausencia (vacaciones, enfermedad, viaje de negocios, etc.) del empleado principal.
Familiarización. Compartimos áreas de responsabilidad
La puntualidad y la calidad de la ejecución de la voluntad del liderazgo dependen en gran medida de la familiarización oportuna del ejecutante con la orden. En esta etapa, es importante que el documento firmado sea inmediatamente puesto en conocimiento de los albaceas en la forma establecida por la empresa: publicado en un recurso público, enviado por correo electrónico, transferido en forma de copia en papel. Este deber, por regla general, se asigna al secretario o al empleado correspondiente del servicio DOW, cuyas funciones incluyen el trabajo de oficina.
Pero a veces los empleados que están en correspondencia activa no prestan atención de inmediato al correo electrónico recibido de la secretaria. Muchos creen que la responsabilidad del ejecutante viene solo después de la familiarización "bajo firma" con el contenido de la orden. Pero, ¿y si el ejecutante estaba ausente del lugar de trabajo en el momento de enviar el pedido? ¿Quién tiene la culpa de los plazos incumplidos? La respuesta a esta pregunta depende del sistema de familiarización de documentos instalado en la empresa, prescrito en las instrucciones de trabajo de la oficina. Por lo tanto, n anote la responsabilidad de cada participante en las instrucciones para el mantenimiento de registros.
En muchas empresas pequeñas, la responsabilidad de la familiarización oportuna de los artistas con la documentación administrativa recae en el secretario. Sin embargo, también son posibles otras opciones. Por ejemplo, la responsabilidad puede pasar del secretario al albacea en el momento de la entrega del mensaje electrónico al destinatario. La responsabilidad también se puede asignar por completo a los jefes de departamento, que no solo están obligados a ver regularmente de forma independiente la información publicada en el portal común, o a familiarizarse con el contenido de los mensajes electrónicos entrantes de manera oportuna, sino también a traer a la atención de los empleados ordinarios de los departamentos que les encomiendan las órdenes de la dirección de la empresa.
Además, se debe exigir a los jefes de departamento y otros empleados clave que otorguen a sus adjuntos el derecho de acceder a su correspondencia electrónica oficial o garantizar que la correspondencia se envíe al empleado responsable durante el período de ausencia. Este postulado es especialmente relevante en las grandes empresas, donde la secretaria no es capaz de realizar un seguimiento de los movimientos y vacaciones de numeroso personal.
A pesar de las nuevas tecnologías, sigue siendo relevante confirmar el hecho de familiarizarse con la orden con la firma personal del albacea. Para las pequeñas empresas, la recopilación de firmas de los artistas se puede realizar en el reverso de la última hoja del pedido, en las grandes empresas es más conveniente redactar una "Hoja de familiarización", en la que se incluyan todos los detalles del pedido ( fecha, número, resumen) deben ser ingresados.
Fijar en las instrucciones para trabajos de oficina que en el caso de distribución electrónica de documentos administrativos, la fecha de familiarización del contratista con el pedido debe ser considerada la fecha de envío del mensaje electrónico, y no la fecha de firma de la hoja de familiarización.
En el caso de que se elabore una hoja de familiarización como documento independiente, la orden original se archiva en el expediente inmediatamente después de enviarla, y una copia de la orden se fija en la hoja de familiarización. El caso con copias se puede utilizar en el trabajo actual. Esto le permite garantizar la seguridad del pedido original, lo que es especialmente importante en organizaciones grandes y/o geográficamente dispersas.
Almacenamiento actual y transferencia de pedidos al archivo.
Las órdenes se archivan en el caso con todas las solicitudes nombradas en el texto de la orden. Al mismo tiempo, debe verificar cuidadosamente la presencia de todas las firmas tanto en la columna "Acuerdo" como en los anexos.
Los motivos que dieron lugar a la emisión de una orden para la actividad principal, así como los materiales para su ejecución, se forman por separado.
Como se acumulan documentos en la carpeta, es recomendable imprimir el que tiene versión electrónicaórdenes de contabilidad y archivo como informante de búsqueda.
Por regla general, los pedidos de actividades básicas tienen mayor demanda durante los dos primeros años. Cabe recordar que para garantizar la seguridad de los pedidos originales no se deben abandonar los locales establecidos para su almacenamiento. Se emiten copias o extractos de las órdenes para el trabajo. Las copias escaneadas de los pedidos son cada vez más populares.
El procedimiento para emitir una orden consta de ocho pasos consecutivos, desde iniciar el proceso hasta llevar el texto del documento a los albaceas. Instrucciones paso a paso y las reglas para dictar órdenes se dan en este artículo.
Del artículo aprenderás:
Procedimiento para emitir una orden
El procedimiento para la elaboración y expedición de cualquier documento administrativo consta de ocho etapas. V Este artículo los consideraremos a todos en el ejemplo de emitir una orden.
Ocho pasos para emitir una orden:
- Inicio del proceso de publicación.
- Recopilación de información para la elaboración de un borrador de documento.
- Preparación del proyecto.
- Coordinación y aprobación del borrador del documento.
- Hacer ajustes al proyecto en base a los comentarios de los aprobadores.
- Firma y aprobación por el jefe.
- Registro por el departamento DOW.
- Acercar el texto a los intérpretes.
Todos los pasos anteriores deben realizarse secuencialmente, sin perder uno solo. La excepción es el quinto paso, que, si no hay comentarios, se puede omitir. Consideremos cada paso en detalle.
Inicio del proceso de emisión de una orden
El procedimiento de preparación del proyecto puede iniciarse por las siguientes razones:
- Previamente, se desarrolló un plan para la emisión de documentos administrativos;
- La dirección de la empresa dio la orden de preparar el proyecto;
- El jefe de la unidad estructural o un especialista individual tomó la iniciativa de preparar un borrador de documento.
La forma de justificación de la necesidad de emitir un documento administrativo puede ser un informe o memorándum, referencia analítica o informativa, acto, oficio, propuesta, conclusión, etc. Ponen en marcha el proceso de preparación del proyecto.
Recopilación y análisis de información para la elaboración de un borrador de pedido
Para desarrollar una decisión de gestión razonable y razonada, se requiere información objetiva, relevante y completa sobre este tema. Para ello, se recopilan y analizan los datos necesarios.
Los datos necesarios se pueden obtener de las siguientes fuentes:
- pertinente documentos normativos y actos legislativos;
- documentación empresarial actualizada;
- documentación entrante de otras empresas;
- documentación de archivo;
- publicaciones en fuentes de información abiertas;
- datos teóricos de los materiales de investigación.
La decisión de gestión se toma con base en los resultados del análisis de la información recopilada.
Como regla general, se consideran varias soluciones en esta etapa y, después de obtener información adicional y una evaluación exhaustiva de las opciones, se selecciona una, la más aceptable.
Lea también:
El procedimiento para preparar y emitir una orden.
Elaboración de un borrador de pedido
Cabe destacar de inmediato que en esta etapa se está preparando el borrador y no el documento final. El proyecto no tiene fuerza legal y no es una orden. Para convertirse en uno, debe ser acordado, firmado y registrado, esto se discutirá más adelante.
El desarrollo del borrador de orden lo lleva a cabo un especialista o varios especialistas de diferentes departamentos. En el caso de que el borrador del documento administrativo se refiera a varias divisiones estructurales, entonces la dirección puede crear una comisión temporal o un grupo de trabajo para desarrollar el proyecto.
Al redactar un borrador de documento administrativo, uno debe guiarse por los requisitos establecidos en GOST R 6.30-2003. La vigencia de este reglamento se ha prorrogado hasta el 01.07.2018.
Para imprimir el borrador del documento, se utilizan formularios A4 estándar. De acuerdo con la regla generalmente aceptada para pedidos desarrollar formularios especiales que contengan los siguientes detalles:
Para empresas estatales- el escudo de armas de la Federación Rusa o el escudo de armas del sujeto de la federación.
Para todas las demás empresas: logotipo o marca registrada;
Nombre de la compañía. Si hay una versión abreviada, se da debajo de la versión completa;
Los detalles principales de la empresa son el banco de liquidación, dirección Legal, correo electrónico, OKPO, códigos KPP;
Número de registro de la empresa según PSRN y su TIN;
No olvide proporcionar un lugar para hacer detalles requeridos papel comercial - número de registro y fechas
Para el formulario se utiliza una hoja de formato A4 estándar. Los bordes del texto en la parte superior e inferior son de 20 mm, el de la derecha es de 10 mm y el de la izquierda es de 30 mm.
Para la ejecución de documentos administrativos estándar, a menudo se utiliza el formulario estándar No. T-1.
Encabezado de pedido
En todos los proyectos pedidos el título del futuro documento debe estar presente. El título incluye el contenido de la orden en forma abreviada. Se formula en caso preposicional y responde a la pregunta: "¿Sobre qué? (¿Sobre quién?)". Por ejemplo, "Sobre el procedimiento para llevar a cabo medidas para reparar el departamento de transporte" o "Sobre la realización de sesiones de capacitación adicionales para empleados de Communication Technologies LLC" o "Sobre la implementación del concepto para mejorar el trabajo de transferencia de casos al archivo". , etc
en una nota
- El encabezado se imprime sin sangría de párrafo y sin comillas.
- El título comienza con una letra mayúscula y no termina con un punto.
- La longitud del título no puede exceder las 5 líneas de 150 caracteres.
- El espacio entre las líneas del encabezado es sencillo.
Características del diseño del proyecto de orden.
El texto del documento se expresa en primera persona, en singular ("Ordeno").
Bloque de declaraciones (preámbulo)
Este bloque proporciona una justificación de las acciones prescritas para su ejecución. Puede ser de dos tipos:
La base para la preparación y publicación del documento fue la legislación o acto normativo autoridad superior o un documento comercial que se publicó anteriormente en esta empresa. En este caso, debe especificar el nombre de este papel, su número y fecha. En este caso, el bloque enunciativo de la orden comenzará con las palabras:
- "En cumplimiento de (una orden, orden, decisión");
- "Basado en (decisión, resolución)";
- "De conformidad con (decreto, decisión, etc.).
La iniciativa fue la base para emitir la orden. CEO, el jefe de la unidad estructural o un especialista individual. En este caso, es necesario formular los fines y objetivos de las acciones prescritas por la orden o exponer los hechos o hechos que motivaron su adopción. En este caso, el bloque de enunciado comenzará con las palabras:
- "Para fines de (mejora, optimización, etc.)";
- "En conexión (con necesidad)".
Son bastante comunes las situaciones en las que las acciones prescritas no necesitan explicación ni justificación. Por ejemplo, una oferta de trabajo. En tales casos, la parte de determinación está ausente.
Bloque administrativo
Este bloque comienza con la palabra "PEDIDO". Esta palabra se imprime en una nueva línea en letras mayúsculas.
Por regla general, esta lista contiene varios elementos: un elemento para cada acción. Aquí indican plazos ejecución y la persona que es designada responsable de la ejecución. Cerca de cada elemento, se debe indicar el apellido y las iniciales de los artistas específicos.
Fecha de publicación y aprobación del pedido
Aprobación del proyecto de orden
Este paso implica coordinar el texto del documento con los jefes de departamentos cuyos intereses afecta. Puede ser el departamento de personal, contabilidad, planificación o Departamento legal. Para este trámite, el documento prevé el requisito de "visado de aprobación de documentos".
firma de la orden
Una vez que se aprueba el proyecto y se colocan todas las visas, se transfiere para que no lo firme el Director General. A veces, las visas de aprobación no se colocan en el reverso de la última hoja del proyecto, sino en un papel separado. En este caso, también deberá presentarse al director para su firma.
La firma del CEO se adjunta al proyecto. efecto legal y lo convierte en pedido, que debe ser registrado.
Registro de pedidos
Las credenciales sobre un documento que registran el hecho de su creación se registran de acuerdo con orden establecido. Este procedimiento necesario para la contabilidad posterior de documentos comerciales, organización trabajo de referencia y hacer que sea más fácil encontrar los datos correctos.
El procedimiento de registro se lleva a cabo de una de estas tres maneras:
con un formulario de registro de diario: se realiza una entrada en el diario;
con un formulario de tarjeta de registro: se realiza una entrada en la tarjeta de registro y control;
con un formulario de registro automatizado: la información sobre el documento se ingresa en el sistema gestión de documentos electrónicos.
Llevando el orden a los artistas
Llevar el papel comercial a los artistas intérpretes o ejecutantes se lleva a cabo mediante la reproducción y el envío por correo o la transferencia a los artistas intérpretes o ejecutantes lo antes posible. En la práctica, esto sucede de la siguiente manera: se hace el número requerido de copias del documento, que luego se distribuyen por divisiones estructurales. Después de eso, se transfieren a los ejecutantes directos contra la firma.
Después de eso, la orden entra en vigor.
Registro de documentos – este es un registro de credenciales sobre un documento en la forma prescrita, fijando el hecho de su creación, envío o recepción.
En nuestro caso registro registrará la creación documento. Cabe señalar que el registro también es necesario para una mayor contabilidad de los documentos y la organización del trabajo de referencia.
registro se puede hacer de una de tres maneras:
un registro del documento en un diario en papel (formulario de registro de diario);
una entrada en una tarjeta de registro y control en papel (formulario de tarjeta de registro);
Introducción de información sobre el documento en el sistema de ofimática y gestión electrónica de documentos (formulario de registro automatizado).
Cabe señalar que en la actualidad es conveniente , ya que tiene muchas ventajas sobre las formas de registro de revistas y tarjetas. Por nombrar algunos de estos beneficios:
· búsqueda rápida documentos sobre cualquier detalle o detalle;
generación automática de informes, resúmenes, realización de trabajos de referencia y análisis de documentos;
control automático sobre la ejecución de órdenes (documentos);
Posibilidad de registro simultáneo de documentos en varios lugares de trabajo y otros.
Y registro automatizado de documentos posible sin la introducción de software especializado en la empresa.
En la mayoría de las pequeñas empresas, se lleva a cabo utilizando MS Excel completando una tabla ordinaria.
Durante el registro, al documento se le asigna un número de registro y la fecha del documento. . La fecha del pedido y el pedido debe ser la fecha de la firma, de lo que podemos concluir que ordenes y directivas deben registrarse el día en que se firman.
El registro de documentos se realiza por grupos, dependiendo del nombre del tipo de documento. Además, se registran por separado los pedidos (así como los pedidos) de la actividad principal, de personal y de cuestiones administrativas y económicas. Esto significa que los subtipos de órdenes e instrucciones anteriores no tendrán una numeración común, sino separada.
Ahora daremos los requisitos para el registro del número de registro y la fecha del documento, consagrados en GOST R 6.30-2003.
Fragmento de documento
Fragmento de documento
Por lo general, es el método digital que se utiliza para emitir la fecha de la orden y el pedido, por ejemplo, 05/02/2007 (ver Ejemplo 6).
Firmado por el titular y registrado orden con hoja de aprobación
