La correspondencia es una parte importante de la vida de la oficina entre varios tipos de comunicación empresarial. Su principal herramienta son los conocidos memorandos, que según su contenido son explicativos, memorándum, etc.
¿Qué es un memorándum y por qué es necesario?
Según su finalidad, un memorándum es un mensaje informativo dirigido a los empleados de uno mismo o de otros departamentos, dirección de departamentos, empresas, divisiones, sucursales. La lista de temas tratados en dichos documentos es bastante amplia. Los memorandos informan sobre los principales eventos en la vida de la empresa, sobre el desempeño del trabajo actual, situaciones no estándar existentes, contienen quejas y formas de resolver varios problemas de producción.
El objetivo principal de este tipo de comunicación es coordinación de varios temas de trabajo en los casos en que Solucion Oral imposible por alguna razón. memorándum también puede ser utilizado por la gerencia para redactar órdenes que, a diferencia de las órdenes, son más informales.
Tipos y propósito de los memorandos.
Un memorándum es el tipo de memorándum más popular, dirigido al jefe de la empresa, al jefe de contabilidad oa cualquier otro empleado senior. El objetivo principal del informe es informar a los superiores sobre cualquier situación, la realización del trabajo, así como la preparación de recomendaciones para resolver (eliminar) el problema, etc. Un memorando, a diferencia de un memorando, siempre se envía a un nivel superior y tiene efecto legal.
El tipo más común de memorandos son informes que informan a la gerencia sobre la implementación de planes, el progreso del trabajo actual, etc. Con menos frecuencia, se elaboran informes sobre cualquier situación no planificada que requiera una respuesta de la alta dirección. La gama de temas de dichos informes es bastante amplia: desde información relacionada con las principales actividades industriales de la empresa, hasta quejas sobre la organización de las condiciones de trabajo e informes sobre el incumplimiento de la disciplina laboral y financiera, conducta oficial etc
Memorándum - ejemplo
Compilar una nota adecuada
La estructura de una nota requiere la presencia obligatoria de los siguientes elementos:
- “Mayúsculas” indicando la organización, nombre completo y cargo del destinatario, nombre completo y cargo del originador.
- Un bloque de texto que consiste en el título del documento ("Memorándum") y un resumen de la situación, cualquier acción, solicitud.
- Fechas y firmas del compilador (en una línea, de izquierda a derecha, se indica la fecha, firma y nombre completo del compilador).
Además, se puede indicar un número de registro en la nota si, de acuerdo con las reglas de la empresa, está registrado en el diario. Es importante señalar que, dado que los memorandos se usan solo dentro de la organización, la presencia de formularios no es requisito previo a menos que lo exijan las normas de la empresa. Al mismo tiempo, algunas empresas tienen su propio membrete con un logotipo, diseñado específicamente para la correspondencia comercial.
¿Cómo escribir un informe?
El memorándum tiene una estructura similar a un memorándum. Su principal diferencia es el destinatario: si la información en un memorando se puede enviar a cualquier otro empleado, entonces en un memorando el mensaje se dirige a un funcionario superior.
Los métodos para preparar un memorándum difieren según el propósito. En particular, un memorando interno enviado a la gerencia dentro de la organización se redacta de la misma manera que un memorando. La diferencia radica en el contenido del bloque de texto, que se denomina "Memorándum", contiene una declaración de la esencia del problema, propuestas para su eliminación o una descripción de las medidas ya tomadas.
Pero al compilar un memorándum externo, que está dirigido a empleados de otras organizaciones, las reglas son más estrictas:
- El documento está redactado en membrete organizaciones
- El pagaré se registra en el libro de letras de salida de la sociedad, mientras que el número de registro asignado se indica en la cabecera del pagaré. Además, cuando se recibe un memo, se registra como documento entrante en la organización del destinatario.
- La nota externa está firmada, por regla general, por el jefe de la empresa o su adjunto. Es posible que también se requieran las firmas de los jefes de otros departamentos al enviar.
- La fecha de la nota es la fecha de su firma y envío.
- Si la nota va acompañada de documentos adjuntos, se compila una lista de documentos adjuntos en su parte de texto.
La parte del texto del memorándum depende de su propósito:
- El informe de informes debe contener información sobre el progreso del trabajo, el cumplimiento de los plazos, una descripción de los problemas actuales, etc. Tal informe le permite al jefe notar las deficiencias en el trabajo a tiempo y eliminarlas.
- Un memorándum informando sobre una situación específica consiste en Descripción detallada problemas y propuestas para su mejora (eliminación). En la práctica, con bastante frecuencia, dichos documentos se dedican a quejas sobre violaciones de la disciplina laboral por parte de los empleados y tienen un carácter negativo, por lo tanto, al presentar la información, es importante omitir el componente emocional y ceñirse al punto.
Memo o memorándum: entonces, ¿cuál es la diferencia?
Como puede ver, las notificaciones y los memorandos tienen muchos características comunes. Entonces, ambas opciones se utilizan para la comunicación comercial, tienen una estructura de diseño similar. Al mismo tiempo, hay una serie de diferencias:
- Un memorando se dirige a empleados de diferentes rangos dentro de la empresa, mientras que un memorando se redacta solo para un nivel superior (propia o de una empresa de terceros).
- Un memorando es un documento interno, mientras que un memorando se puede utilizar en la correspondencia externa con otras entidades legales.
- Un memorando, a diferencia de un memorando, no tiene fuerza legal.
- Dado que el memorándum se utiliza dentro de la empresa, se puede redactar en una hoja de papel normal. De acuerdo con el mismo principio, se elabora un informe interno si se utiliza dentro de la empresa. Al mismo tiempo, si el informe se envía a otra organización, al compilarlo, se utilizan un membrete, un número de registro y otros elementos obligatorios de la correspondencia oficial.
Una nota es una forma de flujo de trabajo interno que le permite resolver situaciones de producción actuales de la manera más eficaz y rápida.
Cómo escribir una nota para en formato electrónico, te lo contamos a continuación.
Características de la gestión de documentos electrónicos.
Si la organización permite el intercambio de datos mediante comunicación electrónica, incluido el correo electrónico, se simplifica el envío de una nota. Las ventajas de tal circulación de documentos dentro de la empresa también incluyen la eficiencia de la consideración de las solicitudes.
¿Cómo escribir una nota en forma electrónica? Exactamente igual que en la versión clásica en copia impresa. No hay diferencias significativas en los documentos. Una muestra en este formato prácticamente no es diferente del ejemplo anterior.
La parte principal de su memorándum (es decir, la descripción de la situación en sí y las propuestas presentadas para su consideración) sigue siendo exactamente la misma que en nuestro ejemplo.
La única excepción es que no necesita indicar el destinatario en la nota. El nombre del usuario a quien se envía la apelación se ingresará en la línea "Dirección". Si hablamos de intercambiar documentos a través de un recurso compartido (por ejemplo, una dirección de correo electrónico por departamento), debe indicar en la línea de Asunto a quién va dirigido el mensaje.
Además, al utilizar el correo electrónico (buzón individual), en la mayoría de los casos ya existe una firma que se inserta en el texto de la carta de forma automática. Esto le permite ahorrar mucho tiempo, incluida la escritura de una nota. Si su correo no le permite identificar al remitente (por ejemplo, cuando usa un buzón compartido), asegúrese de incluir su nombre y cargo al final de la carta.
Importante: al enviar información a través de Email no olvide solicitar una notificación sobre la lectura del mensaje enviado (para ello debe marcar la casilla correspondiente). Esta notificación es una prueba de que realmente envió una nota a un destinatario específico en un momento específico.
Responderemos en qué caso componen un memorándum y cómo redactar correctamente este documento interno. Descargar muestras listas y usarlos en el trabajo.
Descargue y use documentos de muestra listos para usar:
¿Por qué escribir una nota?
Antes de escribir una nota, es necesario comprender claramente en qué casos se redacta este tipo de documento y en qué se diferencian de otros tipos de notas utilizadas en el flujo de trabajo interno de la empresa.
Para la interacción dentro de la organización, se utilizan varios tipos de documentos de servicio:
- informes (personal);
- explicativo;
- explicativo;
- oficial.
No solo tienen diferentes nombres, sino también un propósito.
memorándum constituir en caso de violación por parte del trabajador del régimen laboral establecido, reglamento interno de trabajo. Es la base para emitir una sanción disciplinaria al empleado infractor.
Un consejo del Manual del Secretario. Ubicación de los detalles en el memorando
Nota explicativa es un empleado que ha cometido una violación de la disciplina, las normas de protección laboral, las condiciones contrato de empleo etc Sin este documento, el empleador no tiene derecho a tomar una decisión sobre la imposición de un castigo al empleado.
Ejemplo de nota explicativa
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Nota explicativa redactar como anexo al paquete de documentos. Su propósito es explicar qué documentos están contenidos en el paquete y qué acciones se esperan del contratista después de procesar estos documentos.
memorándum- un modelo de interacción operativa entre la dirección y los empleados de una unidad o la dirección de diferentes unidades. El documento tiene por objeto informar sobre los problemas de producción que impiden el desempeño efectivo de las funciones laborales. El formulario de nota de muestra también le permite incluir propuestas para corregir la situación actual, incluidas propuestas de bonificaciones para los empleados, en la parte de texto. Por lo tanto, un memorando suele ser la base para tomar decisiones gerenciales destinadas a aumentar la motivación, la productividad y la eficiencia laboral.
haciendo una nota
Si bien el memo es parte del flujo de trabajo interno, existen requisitos establecidos para su ejecución. El cumplimiento de los requisitos de la norma y la cumplimentación de todos los datos necesarios confirman la validez legal de este documento. Esta condición necesaria, porque sobre la base de la información contenida en la nota, se toman decisiones de gestión.
Por lo tanto, antes de escribir una nota, lea los requisitos de GOST. La norma establece una lista de detalles de este tipo de documentos que deben ser completados. Éstas incluyen:
- el nombre del departamento en el que figura el autor de la nota;
- nombre del tipo de documento interno - " memorándum»;
- Fecha de preparación;
- número de registro interno del documento;
- cargo, fraccionamiento, apellido e iniciales del destinatario;
- título del texto;
- parte del texto;
- firma, apellido e iniciales del compilador.
Un consejo del Manual del Secretario. Cómo escribir una muestra de nota
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En algunos casos, un ejemplo de escritura de una nota de servicio puede contener la aprobación de la visa. Por regla general, esto es obligatorio si la nota contiene propuestas relativas al trabajo o la interacción con otras unidades. También se requerirá una visa de aprobación en el caso de que se redacte un memorando no a nombre del supervisor inmediato, sino a nombre de un jefe superior. Esta será la confirmación de que el jefe inmediato está al tanto de lo que está sucediendo y está de acuerdo con las propuestas hechas por el empleado.
Redactan un memorando, por regla general, en nombre del empleado, especialista, incluido el jefe de la unidad. Por lo tanto, cuando se presenta la esencia, se usa la primera persona del singular. Si hay varios autores, el texto se escribe en primera persona del plural. Puede escribirse en una hoja estándar de papel de escribir A4 a mano o en una computadora, pero en este caso, el empleado debe firmar con su propia mano.
Cómo escribir una muestra de nota
Si no sabe cómo escribir una nota, puede descargar una muestra de diseño de los enlaces al principio del artículo. Pero Atención especial debe darse a la parte de texto del documento. Es importante determinar con qué propósito se compila. Por ejemplo, se puede escribir una nota a:
- Señale las dificultades que han surgido en el trabajo, lleve esta información a la gerencia y, por lo tanto, releve su responsabilidad.
- Justificar la necesidad de incentivos materiales para los empleados que han mostrado altos resultados en el trabajo.
- Solicitar información de otro departamento.
- Informar al funcionario autorizado sobre la posibilidad de racionalizar el trabajo y realizar cambios en proceso tecnológico con el fin de mejorar el rendimiento.
- Justificar la necesidad de adquirir herramientas o equipos adicionales, en cuyo caso el memorando puede ser un documento primario contabilidad sobre cuya base se incurrirá posteriormente en los costes.
La ley no establece cómo se escribe un memorando, pero una empresa puede desarrollar de forma independiente plantillas con las que los empleados redactarán y redactarán correctamente dichos documentos.
El principio general de compilación del texto: una declaración del problema, indicando todas las personas involucradas y las opciones propuestas para resolverlo. La esencia del problema debe exponerse de manera breve y lógica. Para persuasión, uno debe referirse a cifras, hechos y documentos que puedan confirmar la corrección del compilador.
Descargar muestra
El volumen total de la parte de texto de la nota no debe exceder las 8-10 líneas. Si es necesario, el destinatario siempre puede solicitar al autor del documento información adicional.
No olvide registrar una nota en un registro especial para registrar documentos internos. Esto eliminará las situaciones de conflicto asociadas con la pérdida y presentación inoportuna de información a la gerencia.
23/01/2019 , Sasha Bukashka
Un memorando es información documentada de que un empleado no ha cumplido, o no ha realizado como debería, sus deberes laborales. Además, la nota generalmente sugiere medidas que debe tomar la gerencia en relación con un empleado negligente.
Entonces, usted es un gerente intermedio en, nuevamente, planta manufacturera Digamos el gerente de la tienda. Tiene 40 trabajadores de tienda bajo su supervisión. Moderadamente profesional, pero cada uno con sus propias inquietudes, problemas e intereses. ¿Cuándo y en qué casos necesita escribir informes sobre ellos? ¡Ahora vamos a resolverlo!
Cómo escribir un memorando para un empleado: muestra
Memo: la muestra (en blanco) se ve así:
Cómo escribir un informe sobre la violación de la disciplina laboral
Como saben, todo el que consigue un trabajo lee y firma descripción del trabajo. Si en el proceso de trabajo no realiza las funciones especificadas en las instrucciones o las realiza de manera incorrecta, entonces esta es una razón para castigarlo. Puede ser cualquier cosa: retrasos regulares, documentos ejecutados incorrectamente ...
Son punibles todas las acciones que impliquen perjuicios. Usted, como su gerente de línea, puede abordar estos problemas a través de advertencias o conversaciones. Pero si las conversaciones no funcionan, entonces el empleado debe ser castigado. Lo principal es hacerlo de acuerdo con la ley.
Como muchos argumentan, un memorando sobre la violación de la disciplina laboral puede servir como el mejor remedio para hacer frente a los retrasos.
¿Pero cómo? Después de todo, todas las decisiones sobre acción disciplinaria la empresa acepta sólo a su alta dirección. Es con el fin de notificar a las autoridades sobre la mala conducta del empleado que se escribe un memorando dirigido, por ejemplo, al director general de la empresa.
Por cierto, un informe puede ser escrito no solo por una persona superior, sino también por cualquier empleado. Sin embargo, los documentos internos de varias empresas prevén un procedimiento estricto para la presentación de quejas. Según él, un empleado común no está obligado a escribir un informe, sino a quejarse ante sus superiores inmediatos.
Memorándum sobre incumplimiento de deberes oficiales
¿Cómo se escribe un informe? No existe un formato especial para este documento en el Código Laboral Ruso. Sin embargo, cada organización puede tener documentos internos, entre los que se encuentran modelos de informes aprobados. Puedes escribirlo tanto en una computadora como a mano. Las reglas generales para compilar documentos oficiales dictan la siguiente forma de escritura. El informe sobre el empleado, o más bien, su esquema, se ve así.
- Esquina superior derecha: a quién va dirigida la carta (cargo y nombre completo).
- Abajo: de quién (cargo y nombre completo).
- Abajo en el centro (con sangría): título - memorándum.
- A continuación se muestra el texto principal del mensaje. Aquí, el solicitante enumera la lista de los deberes del empleado (con referencia a documentos internos, por ejemplo, reglamentos internos o descripción del trabajo) que no cumplió.
- Lo siguiente es una indicación de a qué condujeron las acciones del empleado, qué consecuencias acarreó su mala conducta.
- El texto principal de la nota finaliza con una propuesta de medidas disciplinarias que, a juicio del jefe inmediato, deben aplicarse al empleado que ha incurrido en multa para corregir la situación.
- En la parte inferior izquierda está la fecha en que se escribió el documento.
- Abajo a la derecha está la firma.
Si es necesario, se puede adjuntar al informe alguna evidencia de la culpabilidad del empleado, por ejemplo, una foto del escritorio si no trabaja todo el día, pero se sienta en Internet. Las referencias a dichos anexos se hacen en el cuerpo principal de la nota.
Reporting: un ejemplo de escritura
Por ejemplo, su empleado emitió incorrectamente una factura por bienes. Como resultado, los representantes del cliente se negaron a descargar el automóvil con el producto, que había recorrido una cierta cantidad de kilómetros y quemado cierta cantidad de gasolina. El cliente se negó a aceptar la versión corregida en formato electrónico, exigiendo el original. Tenía que volver a emitir documentos con urgencia y enviar un mensajero en un automóvil al almacén del cliente.
Memorándum: ejemplo
Director de Veselushka LLC Ivanov S.P.
del jefe del departamento de producción de Veselushka LLC Petrov I.P.
nota de reporte
Traigo a su atención que el trabajador de la tienda de producción Sidorov L.E. emitió incorrectamente una factura por el suministro de bienes (5 toneladas) para la empresa "Consumidor de nuestros productos". Como consecuencia de la ejecución incorrecta de la factura, el cliente se negó a descargar la mercancía. Para remediar la situación, se tuvo que utilizar un automóvil Zhiguli para transferir la carta de porte corregida al cliente.
Las consecuencias de tal actitud negligente del empleado que emitió la factura fueron un simple carro en el almacén; uso de un automóvil; mayor consumo de combustible y lubricantes; reputación dañada del proveedor.
Por actitud negligente hacia el trabajo, le pido que declare a Sidorov L.E. reprensión.
¡Todo, el informe está listo! ¿Que sigue? si en documentos internos las empresas tienen una indicación del procedimiento para acordar dichos documentos, por ejemplo, primero deben ser considerados y tomado una resolución, por ejemplo, por el director de producción o servicio de seguridad, lo que significa que usted, siguiendo el estándar de navegación indicado, transfiere el documento a los departamentos correspondientes.
Memorándum (muestra según GOST) en caso de mal comportamiento
Si no hay indicación del orden de aprobación, vaya con este papel a la recepción y entrégueselo a la secretaria, mientras marca el documento en la lista de la bandeja de entrada y le asigna un número.
Memorándum sobre incumplimiento de deberes oficiales (muestra)
¿Y qué hacer a continuación? ¡Nada! Solo espera las consecuencias (y definitivamente lo serán, porque en papel oficial, que es un memorando, debe haber una respuesta oficial). Las medidas disciplinarias de influencia se indican en la orden para la organización. Pero también sucede que los hechos declarados necesitan ser verificados. Luego, la orden contiene información sobre las actividades que son necesarias para confirmar o refutar los hechos que especificó.
Reporting: una muestra de mala educación a un colega o cliente
La gestión, es decir, la toma de decisiones sobre la asignación de recursos, sólo es posible sobre la base de información confiable y oportuna. Esta información debe ser correcta y llegar puntualmente. para eso sirve documento oficial llamado "memorándum", del que aprenderá más adelante.
¿Qué es esta nota?
Un memorándum es una forma administrativa estándar de transferir información "de abajo hacia arriba", de los empleados de nivel inferior a la gerencia. Los memorandos describen eventos críticos, actividades en curso y la salud general de la empresa. Con base en los informes, el gerente puede hacer un análisis más preciso del estado de cosas en la organización y dar órdenes adecuadas.
La creación de un informe puede ser una idea tanto del propio subordinado como de su gestión directa. Si la iniciativa proviene de la gerencia, a menudo la orden de realizar este trabajo se le da al subordinado verbalmente.
Existen otros tipos de notas para la comunicación empresarial. No deben confundirse con un informe, así que considere sus tipos populares:
- Memo: se utiliza para transferir información entre departamentos o empleados que no están directamente subordinados entre sí. Algunas solicitudes de cooperación o notificaciones de eventos en curso dentro de la organización pueden expresarse de esta manera, por lo que este formulario no puede considerarse un memorando.
- , en el que el empleado suele explicar a la dirección sus acciones, la mayoría de las veces aquellas que provocaron una interrupción en el funcionamiento normal de la organización. Esto tampoco es un informe.
A continuación puedes ver un vídeo que explica la diferencia entre notas y memos:
Hay que tener en cuenta que el memorándum es un serio documento legal. Es posible que deba consultarlo en el futuro cuando litigio, así que trate su contenido con cuidado.
Tipos de memorándum
Hay una división condicional de informes por tema, cuya dirección aproximada se desprende del título:
- Informes. Muy a menudo, se utilizan tales informes. Su compilación está regulada de antemano por una estructura superior de control de parámetros que regularmente necesitan un seguimiento sencillo pero continuo.
- Iniciativa. Se someten a la dirección de forma irregular en los casos en que los subordinados tienen una propuesta de racionalización u optimización de procesos en la empresa.
- Informativo. Se escriben para notificar a los superiores sobre algunos cambios drásticos (a menudo negativos) en el trabajo bien establecido de un departamento o empresa. En tales casos, generalmente se requiere una respuesta rápida de la administración para no incurrir en pérdidas o perder posibles ganancias.
Independientemente del tema, el documento puede ser:
- Interno. Para resolver las cuestiones que se presentan dentro de la institución se utilizan informes internos. Se toman las decisiones después de su consideración. propios empleados organizaciones
- Externo. Se elabora un informe externo para una organización externa que se busca involucrar en los procesos que se desarrollan en su propia institución.
Cómo se compilan tales memorandos, lo consideraremos más adelante.
¿Cómo redactar un memorándum interno?
Los informes internos generalmente se escriben en hojas de papel normales. Enumeramos los componentes requeridos e indicamos su ubicación tradicional:
- A quién va dirigido el informe (quién tendrá que tomar una decisión) - arriba a la derecha, en caso dativo.
- Información sobre la persona que compiló el documento con una indicación indispensable del departamento (división). También se indica a la derecha, debajo de la parte anterior, en caso dativo.
- El nombre del documento - "Memorándum" - en el centro de la hoja (punto, dos puntos y otros signos de puntuación no se colocan después del nombre). Si el tema del informe es estándar (sobre el ausentismo, sobre la oferta, sobre las bonificaciones), puede agregarlo inmediatamente debajo del título.
- Número de registro y fecha (si así lo requiere el trabajo interno de la oficina).
- Es posible mencionar los motivos que motivaron la redacción de la nota.
- Del párrafo: una declaración, es decir, una declaración de la situación que se ha desarrollado en cualquier proceso desde el punto de vista del encuestado (hechos, eventos, circunstancias, cronología, relaciones causales).
- Del nuevo párrafo: análisis, es decir, una descripción precisa de los problemas que ya existen o son posibles en el futuro, tal como le parece al hablante (a veces se dan oportunidades potenciales que aún no se utilizan, pero pueden servir en beneficio de la organización).
- De una nueva línea: recomendaciones, es decir, formas de eliminar problemas o sugerencias para minimizar pérdidas si es imposible evitar el impacto negativo de ciertos factores (o la mejor manera de desarrollar recursos no utilizados).
- Fecha, fecha, datos personales del hablante - firma, cargo, iniciales (nombre completo).
Se puede descargar un formulario de documento en blanco.
Las formas más populares de dicho memorando se considerarán a continuación.
Sobre la violación de la disciplina laboral
Tal documento es muy serio, porque sobre su base puede ser:
- emitido (reprimenda);
- degradación de un empleado;
- se ha iniciado el procedimiento de despido de un trabajador en virtud del artículo pertinente Código de Trabajo RF;
- juicio abierto.
Por supuesto, dicha información es interna, por lo que su penetración fuera de la institución es indeseable.
El texto principal debe indicar clara y específicamente de qué fue culpable el empleado. Es aún mejor si se citan directamente los artículos del Código Laboral de la Federación Rusa y las normas internas violadas por el empleado.
El texto suele contener una mención de que el empleado dio una explicación de su comportamiento en una nota explicativa, indicando el número, fecha y otros identificadores de este documento. Si no hay tal explicación, esto también se indica.
Se puede descargar un memorando interno de muestra que establece que el empleado violó la disciplina laboral porque no estaba en el lugar de trabajo.
Sobre el incumplimiento de los deberes
Por regla general, por incumplimiento deberes oficiales el empleado debe ser castigado en forma de responsabilidad disciplinaria. Sus formas pueden ser:
- falta de pago de la prima;
- multa;
- reprensión;
- degradación.
Se propone descargar un memorando de muestra sobre el incumplimiento de deberes oficiales.
El trabajador tiene derecho a demandar al empleador si considera que la sanción es injusta o excesiva, por lo que, al momento de elaborar un informe, es necesaria la exactitud de la redacción y la verificación de los requisitos presentados, por ejemplo, con referencia al horario interno de trabajo. .
Acerca de los bonos
Esta forma de informe se utiliza en los casos en que a un empleado se le asigna una bonificación. En el texto principal se firma para qué trabajo se asigna la bonificación y en qué cuantía. Puede descargar una muestra de dicho documento.
¿Cómo escribir un informe externo?
Dichos documentos se redactan en papel con membrete de la empresa con la indicación obligatoria de los detalles y datos de contacto de la empresa. El emblema en el formulario ayudará al destinatario a comprender rápidamente con quién está tratando. Para confirmar la autenticidad del documento, se debe colocar un sello azul de la empresa.
Dado que el papel comercial se enviará al mundo exterior, los requisitos para su llenado son los siguientes:
- El nombre de la organización receptora. No se permiten abreviaturas ni omisiones (arriba a la derecha).
- Ejecutivo al que se envía el documento (normalmente " al director ejecutivo" o algo similar) - en la parte anterior.
- El nombre de la organización de envío, también sin abreviaturas ni omisiones (arriba a la izquierda).
- El título oficial completo del documento (un memorándum sobre el viaje de negocios de un empleado, por ejemplo) se encuentra en el centro del documento.
- La esencia del asunto, que se expresa en un formulario comercial, es concisa y clara.
- Cargo, firma e iniciales del responsable de la organización de envío (en el centro de la parte inferior).
- Información sobre el ejecutante: cargo, iniciales, número de teléfono de contacto (oficina) (debajo de la parte anterior).
Aquí hay una muestra de tal nota:
5 requisitos para el formulario de informe
El memorándum no tiene un carácter estrictamente formulario obligatorio, sin embargo, es un mensaje administrativo, por lo tanto está escrito en un formato informal, que tiene los siguientes elementos requeridos:
- La información requerida debe estar claramente detallada.
- Los errores graves y la omisión de datos importantes son inaceptables, de lo contrario, el informe puede invalidarse en el futuro.
- Las valoraciones emocionales y una actitud personal ante la situación descrita no suelen ser bienvenidas, ya que no contribuyen a la aceptación. decisión administrativa.
- Al describir las circunstancias, es necesario indicar todos los detalles esenciales de la situación. Se pueden omitir detalles menores.
- Al final del documento se requiere el cargo del compilador y su nombre completo.
Anteriormente, se familiarizó con los diferentes tipos de informes, por lo que ahora comprende mucho mejor cómo redactarlos y qué debe escribirse en ellos. Esto es especialmente útil para que los empleados lo sepan. Instituciones públicas, cuyos jefes están obligados a escribir memorandos.