Minden önmagát tisztelő vállalkozás rendelkezik regisztrációs naplóval munkaszerződések, amelyre az alábbiakban egy példa látható. Miért van szükség erre a dokumentáció-ellenőrzési formára, és hogyan kell vele dolgozni - ezeket a kérdéseket kell megvizsgálni ebben a cikkben.
Munkaszerződések könyve
Az orosz jogszabályok nem tartalmazták a munkaszerződések nyilvántartásának végrehajtását és vezetését a munkáltató kötelezettségei között. Ez önkéntes, és nem tartozik az ellenőrző szervek ellenőrzése alá. De amint a gyakorlat azt mutatja, a szisztematikusabb munkafolyamathoz egyszerűen szükséges egy könyvelési könyv jelenléte ezekhez a dokumentumokhoz.
A megkötött munkaszerződések könyvelésére szolgáló napló nyilvántartása, vezetése ill további megállapodások számukra növeli a személyzeti szakember munkájának volumenét. De a munkaszerződések nyilvántartási könyvének a vállalkozás munkafolyamatában való használatának előnyei sokkal nagyobbak, mint a kellemetlenségek:
- Amint azt korábban jeleztük, a nyilvántartás segít a fogvatartottak rendbetételében és rendszerezésében az alkalmazottakkal. És mint tudják, a dokumentumok rendje rendet jelent az üzletben;
- A keresés sokkal egyszerűbb szükséges információ szerződésekkel kapcsolatos. Ezzel a regisztrációs rendszerrel nem kell dokumentumok hegyei között keresgélnie a szükséges információk megszerzéséhez;
- Tanúsítványok kiadása nyugdíjas alkalmazottak számára, válaszok összeállítása a különféle típusú megkeresésekre az alkalmazottak munkájának időszakával és jellegével kapcsolatban - ez a személyzeti tiszt azon intézkedéseinek hiányos listája, ahol a számviteli napló felbecsülhetetlen asszisztens lesz;
- Ennek a regisztrációs rendszernek a fenntartása segíthet peres ügyekben. közötti vita munkavállalóés a munkáltató, valamint a konfliktus megoldása a tárgyalást megelőző rendben.
A munkaszerződés-nyilvántartás vezetésének szabályai - minta
Mint már említettük, a munkaszerződéseket rögzítő dokumentum megőrzése nem kötelező. De ha a munkáltató ezt a funkciót a személyzeti osztályhoz rendelte, akkor bizonyos szabályokat be kell tartani:
- A munkaszerződések és a hozzájuk kapcsolódó kiegészítő megállapodások nyilvántartását papír formában vezetik. A másolat nem engedélyezett ez a dokumentum ban ben elektronikus változat(általában Excelben);
- A kézzel írott változat bármelyikből elkészíthető papírhordozó kényelmes méret kemény borítással, a szükséges minőségű és mennyiségű lapokkal. Ezenkívül ez a dokumentum készen is megvásárolható - egyes szervezetek a személyzeti tisztek dokumentumformáinak fejlesztésére és terjesztésére szakosodtak;
- Jelen dokumentum végrehajtásának előfeltétele a pecsét. Minden lap meg van számozva, összevarrva és pecséttel rögzítve. Ezen tevékenységek végrehajtását a matricán rögzítik, és a szervezet pecsétjével igazolják. Ez az esemény védje meg a dokumentumot attól, hogy valaki illetéktelen beavatkozzon a bevitt információkba;
- A címlap speciális módon van kitöltve. Tükröznie kell a szervezet teljes nevét, a dokumentum nevét, valamint a folyóirat létrehozásának dátumára és végére vonatkozó információkat;
- A következő oldalon egy külön oszlop kiemeli a regisztrációs rendszerért felelős szakemberrel kapcsolatos információkat. Fel kell tüntetni vezetéknevét, utónevét, családnevét, beosztását, ezen kötelezettségek előfordulásának indokait (megrendelés, megrendelés stb.). Mivel a regisztrációs rendszerért felelős szakember változhat, célszerű a megadott adatokat táblázatba rendezni;
- Hibák esetén a hibás adatokat gondosan áthúzzuk, „hibás” megjelöléssel, majd a helyes adatot „ellenőrizzük helyesbítve” felirattal írjuk ki, és aláírjuk. Ne használjon korrektort és ne árnyékolja be a helytelen adatokat!
Munkaszerződések nyilvántartási naplója minta
Munkaszerződések nyilvántartási naplója - űrlap
Tekintettel arra, hogy a munkaszerződések nyilvántartására nincs kötelezettség, a törvény nem biztosított struktúrát a nyilvántartásokba történő bejegyzésekre. Minden munkáltató kiválasztja a számára megfelelő információ-reflexió formát. De általában a grafikonok ugyanazok. A megadott adatok a következőket tükrözik:
- a rekord sorszáma;
- az aláírt dokumentum kelte;
- hozzárendelt szerződésszám;
- a munkavállaló szerkezeti egysége;
- a munkaszerződés időtartama;
- a foglalkoztatás jellege (ideiglenes vagy fő);
- információk a kiegészítő megállapodásokról;
- jegyzetek.
Ez a beléptető rendszer kényelmes. Működését tesztelték, és pozitív visszajelzést kapott a szakemberektől.
Tekintettel arra, hogy jogszabályaink ugrásszerűen haladnak előre, nagy valószínűséggel kötelezően bevezetik a munkaszerződések elszámolásának rendszerét. Azon szervezetek számára, ahol már vezetik a munkaszerződések nyilvántartását és a hozzájuk kapcsolódó kiegészítő megállapodásokat, ez az újítás nem okoz további problémákat.
A megkötött munkaszerződésekről a személyzeti szolgálat nyilvántartást kell vezetnie. Nem kötelező követelmény munkajog, azonban a munkaszerződések nyilvántartása nagyban megkönnyítheti személyzeti munka. Ugyanakkor célszerű külön nyilvántartást vezetni a külföldi munkavállalók vagy a részmunkaidős munkavállalók munkaszerződéseinek nyilvántartásáról. A munkaszerződések regisztrációjával és a számviteli bizonylatok kiállításának eljárásával kapcsolatos információkért olvassa el a cikket.
A cikkből megtudhatja:
Munkaszerződés készítése állásra jelentkezéskor
A munkaszerződés kötelező érvényű dokumentum, amelyet mikor kell elkészíteni új alkalmazott felvétele. Ez a dokumentum leírja az összes főbb rendelkezést, amelyre a munkavállaló és a szervezet közötti munkaviszonyok épülnek.
Figyelj! A munkaszerződés megkötése nem joga, hanem kötelezettsége a munkáltatónak. A dokumentum kitöltésének elmulasztása adminisztratív felelősséget von maga után.
Igen, rész 4 Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. cikke Ennek a bűncselekménynek a büntetése a következő. Az a tisztviselő, aki vétkes az okirat aláírásának elmulasztásában, összegű pénzbírsággal sújtható 10 000 és 20 000 kormány között . Egy szervezet esetében a bírság összege tól lesz 50 000 és 100 000 rubel között.
Vegye figyelembe, hogy írásbeli munkaszerződést kell kötni, függetlenül attól, hogy milyen típusú munkaügyi kapcsolatok fog lezajlani. Tehát a munkaszerződés a munkaviszony regisztrálásakor jön létre:
- határozatlan időre;
- meghatározott időre (határozott idejű munkaszerződés);
- idénymunkát végezni;
- részmunkaidős, külső és belső munkára;
- rövid távú munkavégzés esetén, legfeljebb két hónapos időtartamra.
Vagyis, ha a felek között munkaviszony áll fenn, akkor megállapodást kell kötni hibátlanul.
Vegye figyelembe, hogy be egyedi esetek a felek között van polgári szerződés. Ebben az esetben nem lesz munkaviszony a felek között. De világosan meg kell érteni, hogy valójában milyen kapcsolat zajlik a felek között. A tény az, hogy jelenlegi törvényhozás különlegeset biztosít adminisztratív felelősség munkaszerződés helyett polgári jogi szerződés végrehajtására.
Milyen felelősség fenyeget szabálysértés esetén:
Ez a vétség is fenyeget hivatalos pénzbüntetést 10 000-20 000 kormány . A szervezet akár pénzbírsággal is sújtható 50 000 és 100 000 rubel között . Ezért óvatosnak kell lennie a kapcsolatok formalizálásával azzal a személlyel, aki bizonyos munkát végez.
Eközben, ha valóban vannak polgári jogi viszonyokés megfelelő megállapodást kötöttek, például szerződést vagy szolgáltatásnyújtást, azt külön külön naplóba kell bejegyezni. Az ilyen típusú megállapodások esetében a munkaszerződés-nyilvántartási napló (minta alább látható) nem működik. Használjon számukra speciális magazint.
Vegye figyelembe, hogy a GPA bejegyzése a munkaszerződések nyilvántartásába az egyik megerősítése annak, hogy a felek között ténylegesen munkaviszony áll fenn. Ezért erősen javasoljuk egy speciális űrlap használatát az ilyen típusú dokumentumokhoz.
Válaszok a személyzeti és HR-esek kérdéseire április 3-án 12:00 és 14:00 óra között:
- Távoli. Hogyan rendezzük, fizessük és ellenőrizzük a munkát, és mit tegyünk azokkal, akiket nem lehet átvinni (egyszerű)?
- Létszámcsökkentés. Öt tanulság az elmúlt válságból, amelyeket ezúttal figyelembe kell venni.
- Részmunkaidős állás. Hogyan kell áthelyezni és mit kell tenni azokkal az alkalmazottakkal, akik megtagadják?
Milyen esetekben kötnek kiegészítő megállapodást a munkaszerződéshez
A munkaszerződés speciális kötelező és kiegészítő feltételeket tartalmaz, amelyekben a felek a felvétel során megállapodtak. Eközben folyamatban munkaügyi tevékenység ezek a feltételek változhatnak. Például egy alkalmazottat áthelyezhetnek egy másik pozícióba. Vagy a szervezet fizetésemelést hajthat végre.
A szerződés feltételeinek bármilyen változása további megállapodás megkötését teszi szükségessé. Ennek a megállapodásnak tükröznie kell a megváltozott feltételeket. A megállapodást két példányban is elkészítik, amelyek közül az egyik a munkavállalóra kerül, a másik pedig a szervezetben marad.
Abban az esetben, ha egy vállalat speciális naplót vezet a megállapodások rögzítésére, külön oszlopot kell biztosítania, ahol a további megállapodásokra vonatkozó információk megjelennek. Ez segít az adatok strukturálásában és a munkaidő hatékony felhasználásában.
Lásd a kapcsolódó dokumentumokat:
Munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartása
A munkáltatónak nincs közvetlen munkaszerződés-nyilvántartási kötelezettsége. Eközben a gyakorlatban szinte mindenki vezet ilyen naplót személyzeti szolgáltatások szervezetek. Ez megkönnyíti a személyzeti munkát és az információkeresést egy adott szerződésről. Ezenkívül a dokumentumhoz saját szám tartozik, ami a regisztrációs naplóban is megjelenik.
Vegye figyelembe, hogy sok munkáltató külön nyilvántartást vezet a foglalkoztatásról. Ez az űrlap a gyakorlati munkában is nagyon kényelmes, mivel lehetővé teszi a munkavállaló foglalkoztatásának időpontjának és egyéb információk gyors meghatározását. Határozott idejű munkaszerződés megkötése esetén az ilyen naplóban a lejárat dátuma is szerepel.
Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága megállapítottaa munkavégzés helye egy adott területen található szervezetnek, annak képviseleti irodájának, fióktelepének tekintendő, egy másik különálló szerkezeti felosztás
Fontos, hogy a személyzeti tisztviselő ismerje a határozott idejű munkaszerződés lejárati dátumát. Ez azzal magyarázható, hogy a munkáltatónak szükségszerűen háromig írásban figyelmeztetnie kell a munkavállalót naptári napok hogy hamarosan kirúgják. Ez a szabály be van állítva Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 79. cikkének 1. része.
Kivételt csak azon helyzetek képeznek, amikor a távollévő munkavállaló feladatainak ellátására határozott idejű munkaszerződést kötnek. Ebben az esetben munkaviszony megszűnik azon a napon, amikor a fő alkalmazott munkába áll.
Ezzel kapcsolatban a munkaügyi jogszabályok előírásainak betartása érdekében a személyzeti felelősnek nyomon kell követnie a határozott idejű jogviszony megszűnésének időpontját. Ebben pedig egy speciális napló segíti őt, amely feltünteti a foglalkoztatás dátumát és a szerződés lejártának dátumát (sürgős kapcsolatok esetén).
Munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartási naplója
Tehát a munkáltató önállóan határozza meg, hogy vezet-e külön munkaszerződés-nyilvántartást vagy sem. Az ilyen naplók vezetése ajánlás, nem követelmény.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy egységes forma nincs ilyen napló. Ezért minden szervezet kidolgozhat egy ilyen dokumentumot, figyelembe véve a gyakorlati igényeket.
Javasoljuk továbbá, hogy a munkaszerződések közvetlen rögzítésére szolgáló napló mellett a munkavállalók anyagi felelősségére vonatkozó szerződések rögzítésére külön regisztrációs űrlapot is vezessenek. Emlékezzen erre annak érdekében, hogy teljes mértékben a munkavállalóra bízza felelősség külön szerződést kell vele kötni.
Az ilyen szerződések megfelelő nyilvántartása érdekében pedig szükség lesz rá különleges forma. A gyakorlati munkában az általunk kidolgozott dokumentum használatát javasoljuk.
Munkaszerződések nyilvántartása: megőrzési idő
Mivel a munkaszerződés-nyilvántartást már töröltük (minta alább található), ez tanácsadó jellegű. A munkáltató saját belátása szerint dönt az ilyen dokumentum fenntartásának szükségességéről. Eközben, ha ilyen naplót vezetnek egy szervezetben, be kell tartani a tárolás időtartamát.
Ez az időszak be van állítva A tipikus vezetők listája 695. bekezdése levéltári dokumentumok tevékenysége során keletkezik kormányzati szervek, testek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. sz..
Az ilyen naplót 75 évig meg kell őrizni a szervezetben.
A személyzeti szolgálat köteles nyilvántartást vezetni a munkaszerződésekről és a munkaszerződés kiegészítő megállapodásairól. Két naplót kell vezetni, vagy egyben is össze lehet foglalni az információkat? Szükségesek ezek a dokumentumok? Létezik univerzális minta? Ezekre és más kérdésekre választ talál cikkünkben.
Munkaszerződések naplója
A munkaszerződések nyilvántartása nem kötelező dokumentum. Munkatörvény nem kötelezi a munkáltatókat ennek lefolytatására. Bizonyos esetekben azonban egy ilyen napló vezetése hasznos lehet magának a munkáltatónak.
Példa.
A szervezet határozott idejű munkaszerződést köt a munkavállalókkal. Ha a személyzeti osztály nyilvántartja a munkaszerződéseket, akkor ez leegyszerűsíti az ilyen szerződések időtartamának ellenőrzését. Ez pedig minimalizálja a határozott idejű munkaszerződés határozatlan időre kötött szerződéssé alakításával járó kockázatokat.
A magazin kitöltése: minta
A munkaszerződés-nyilvántartás formája tetszőleges. Minden munkáltató maga dönti el, hogy mely mezőket, oszlopokat és részleteket vegye fel benne. Véleményünk szerint célszerű a folyóiratban reflektálni, különösen:
- a megkötött munkaszerződés dátuma és száma;
- a munkavállaló vezetékneve, neve és családneve;
- szerkezeti felosztás;
- betöltött pozíció;
- a munka típusa és jellege;
- a munkaszerződés időtartama, a megszűnés időpontjának megjelölésével (határozott idejű munkaszerződés esetén);
- egy hely, ahol a munkavállaló aláírhatja a munkaszerződés másolatát.
A fentiek mindegyikét nem szükséges feltüntetni a naplóban. Csak azt tartalmazza, amire szüksége van. Például egy mintanapló így nézhet ki:
Adhat példát a munkaszerződések kitöltött nyilvántartására is. A gyakorlatban a napló így nézhet ki: 
Tartsd észben hogy senki nem tiltja meg a munkáltatónak a munkaszerződések nyilvántartását elektronikus formátumban(még bent is excel formátumban). Ebben az esetben azonban nem lesz lehetőség a munkavállalók aláírásának átvételére a munkaszerződések átvételéről.
Tanács: a szerződések szám- és öltéspapír naplói. Az ilyen dokumentáció megőrzése szokásos gyakorlat. Ne feledje, hogy a naplóban szereplő információk személyes adatok. Ezért javasoljuk, hogy alaposan fontolja meg a rönk tárolását. Felhasználhatósági idő - 75 év (22.1. cikk szövetségi törvény 2004. október 22-én kelt 125-FZ).
Munkaszerződések kiegészítő megállapodásainak naplója
Az Orosz Föderáció jogszabályai nem írják elő a munkaszerződésekhez kapcsolódó kiegészítő megállapodások nyilvántartásának vezetését sem. Vagyis ez is opcionális személyi okmány. Ennek a naplónak a vezetése azonban a munkáltató számára is hasznos lehet. Hiszen ha vezet egy ilyen naplót, nyomon követheti például, hogy a munkaszerződések mely pontjait változtatták meg. Ilyen információkhoz megadhat például egy speciális oszlopot.
Sok cég a munkavállalókkal kötött munkaszerződéseket egy speciális naplóban tartja nyilván. A cikkben a munkaszerződés-nyilvántartás kitöltésének árnyalatairól és finomságairól fogunk beszélni.
A cikkből megtudhatja:
Munkaszerződésbe foglalandó feltételek
Munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartási naplója
Tehát a munkáltató önállóan dönti el, hogy vezet-e speciális TD regisztrációs naplót vagy sem. Az ilyen naplók vezetése ajánlás, nem követelmény.
Felhívjuk figyelmét, hogy egy ilyen naplónak nincs egységes formája. Ezért minden szervezet kidolgozhat egy ilyen dokumentumot, figyelembe véve a gyakorlati igényeket.
Javasoljuk továbbá, hogy a TD-k közvetlen nyilvántartásba vételére szolgáló napló mellett a munkavállalók anyagi felelősségére vonatkozó szerződések elszámolásához külön regisztrációs űrlapot is vezetzenek. Emlékezzünk vissza, hogy a munkavállaló teljes felelősségének kiszabásához külön TD-t kell kötni vele.
Az ilyen TD-k megfelelő nyilvántartása érdekében külön űrlapra lesz szükség.
Munkaszerződések nyilvántartása: megőrzési idő
Amint azt már megjegyeztük, a TD-regiszter tanácsadó jellegű. A munkáltató saját belátása szerint dönt az ilyen dokumentum fenntartásának szükségességéről. Mindeközben, ha ilyen naplót vezetnek egy szervezetben, be kell tartani a határidőt tárolás.
Ezt az időszakot az orosz kulturális minisztérium augusztusi rendeletével jóváhagyott, az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői archív dokumentumok jegyzékének 695. pontja állapítja meg, feltüntetve a tárolási időszakokat. 25, 2010 558. sz.
Az ilyen naplót 75 évig meg kell őrizni a szervezetben.
Mivel, mint fentebb megjegyeztük, a naplónak nincs egységes formája, a munkáltató önállóan határozhatja meg a dokumentum szerkezetét. És foglalja bele az általa relevánsnak tartott információk bevezetését.
Adjon meg egy speciális részt is, amely információkat tartalmaz a napló vezetéséért felelős alkalmazottról.
A szervezeten belüli személyi számvitel magában foglalja nagyszámú dokumentumok, amelyek rendszerezése egyszerűen szükséges az egység zavartalan működéséhez és az információbiztonsághoz.
A munkaszerződés-nyilvántartás az ajánlott számviteli bizonylatokra hivatkozik.
Fenntartása felbecsülhetetlen értékű szolgáltatást nyújt a munkáltatónak az ellenőrzések során munkaügyi felügyelőségés az anyavállalatok, valamint per esetén egyértelmű bizonyítékként szolgál majd a munkaügyi kapcsolatok bejegyzésének jogszerűségére.
A folyóirat tárolási idejét 75 évre jelölték ki.
A szerződések rögzítése a regisztrációs könyvben (a Főlevéltári Igazgatóság 33. sz. "Óvodai nevelési intézmények állami rendszere" rendelete 1988/25/05 3.2.1.2. o.) megerősíti a törvényes munkaszerződéseket/szerződéseket (a dátum és a nyilvántartási szám fel van tüntetve ).
Emiatt a napló argumentumként szolgálhat munkaügyi viták alkalmazott és vezető között.
Szükséges-e levezényelni és miért van rá szükség?
A napló vezetése önkéntes. Számlakönyv nincs definiálva mint kötelező érvényű dokumentum A Kulturális Minisztérium 558. számú, 2010/25/08, 2016/16/02 számú rendelete, amely a munkaszerződések megőrzésének szükségességét jelzi (657. o.), anélkül, hogy a rögzítési és mentési módra összpontosítana.
A munkaszerződések nyilvántartása rendkívül kényelmes és hasznos magának a munkáltatónak:
- a bejegyzések időrendi sorrendben történő készítése, ami megkönnyíti a szükséges információk felkutatását (például a távozó munkavállalónak szóló igazolás kiállításakor);
- regisztrációkor a szerződés megszerzi jogi ereje (regisztrációs számés dátum);
- annak a mappának (ügyszámnak) megjelölése, ahol az iktatott szerződést tárolják;
- információk megkettőzése, ami növeli annak biztonságát.
A regisztrációs napló érvként szolgálhat a bíróságon jogszabálysértés vádjával (például a Munka Törvénykönyve 67. §-a a 3 napon belüli szerződéskötési kötelezettségről), valamint a jogkövető bérlő igazolása.
Grafikonok, számozási nehézségek
A regisztrációs napló lehet hagyományos és elektronikus. papír megjelenés népszerűbb és megbízhatóbb (lehetetlen az információ megváltoztatása). Használat előtt fel kell varrni és számozni kell, oldalszámozással ellátva. A folyóirat tartalmát semmilyen szabályozó dokumentum nem határozza meg.
- rekord/alkalmazott sorszáma;
- szerződésszám, aláírás dátuma;
- osztály és beosztás;
- foglalkoztatási megbízás száma és dátuma;
- a szerződés felbontására vonatkozó végzés száma és dátuma;
- a felmondás okai;
- szerződés típusa (határozatlan, határozott idejű, megjelöléssel);
- a foglalkoztatás típusa (főállás vagy részmunkaidős állás);
- a 2. példány kiadása kézben (két alpont: dátum és a munkavállaló aláírása);
- kiegészítő megállapodások (okmányszám, szám és rendelésszám);
- jegyzetek.
A grafikonok és helyük változhat. Célszerű az „Irányszám az irat benyújtásához” rovatot feltüntetni, vagy erre a célra a „Megjegyzések” rovatot használni.
A számozással való összetévesztés elkerülése érdekében emlékezni kell arra, hogy a „p / p szám” csak a rekord számát jelenti.
A szerződés száma és a kiegészítő megállapodások száma külön, egymás mellett elhelyezhető oszlopokba kerül, ami megkönnyíti a szükséges információk keresését és csökkenti a szem megerőltetését.
Vagy a megjegyzésekbe (a kiegészítő megállapodások oszlopa mellett) írja be a „XX. sz. szerződéshez” kifejezést. Néha a legjobb megoldás a különféle folyóiratok megőrzése szerződések és pótlékok kifizetése céljából.
Alternatív megoldásként a bejegyzett szerződések számozása minden évben újrakezdhető, ami csökkenti az első oszlopban lévő számjegyek számát, és segít elkerülni a hibákat és a félreértéseket.
A nyilvántartás elektronikus formában való jelenléte leegyszerűsíti annak karbantartását, de növeli a javítások és a kétes tények elkövetésének kockázatát.
Előzetesen ügyelni kell az információjavítás funkciójának blokkolására, amely kizárja a harmadik felek beavatkozását és az információk manipulálását.