A levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása. Szövetségi Állami Autonóm Szakmai Felsőoktatási Intézmény "Volgográdi Állami Egyetem" E

Tanfolyami munka

O a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása

Belgorod 2008

dokumentumarchívum tárolása

Bevezetés

3.Dokumentum tárolási módok

Következtetés

jegyzet

Bibliográfiai lista

Bevezetés

A téma relevanciája. A dokumentumok a szervezet tevékenységének információs alapját képezik, hiszen ezekben összpontosul az információforrások több mint 80%-a. A dokumentumok archiválása során bizonyos mértékig ki vannak téve különféle tényezőknek, amelyek az anyagok tulajdonságaiban visszafordíthatatlan változást - öregedést - okoznak. A hosszú távú tárolás során a dokumentumok tömeges megsemmisítése a biztonság és a pénzeszközök megőrzésének sürgős problémájának köszönhető. Az Orosz Nemzeti Könyvtárban található könyvek körülbelül 25%-a megőrzésre szorul. Hasonló helyzet figyelhető meg más oroszországi könyvtárakban is.

A könyvtári, múzeumi és levéltári állományban főleg papír alapon készült kiadások, kéziratok találhatók, amelyek tárolása és felhasználása folyamatosan romlik. A tárolás célja a kedvezőtlen tényezők hatásának csökkentése és a dokumentumok tartósságának növelése. V különböző országokban A világ aktívan keresi a modern technológiákat, amelyek papíron biztosítják a kulturális emlékek biztonságát.

Hazánk levéltárában jelenleg hatalmas mennyiségű dokumentumot tárolnak, amelyek az emberek sokoldalú tevékenységéről tanúskodnak. Hosszú távú megőrzésük biztosítása kiemelten fontos a levéltári dolgozók számára. A probléma fontosságáról kormányunk idevágó határozatai is szólnak.

A munka célja a tartósítás optimális feltételeinek kiderítése levéltári dokumentumok.

A munka célja a következő feladatokat határozza meg :

1. Ismerje meg a jogalkotás történetét és a megőrzés alapjait

archív dokumentumok

2. Gondolja át az archívum helyiségeinek berendezését, berendezését és működését

3. Különféle dokumentumtárolási módok megjelenítése

4. Elemezze az iratok mozgásának topográfiáját és elszámolását

5. Ügyeljen a dokumentumok tárolására elektronikus formában

A vizsgálat tárgya levéltári dokumentumok, helyük és megőrzésük fontossága az államtörténetben.

Tanulmányi tárgy - biztonsági rendszer

archív dokumentumok

A téma ismeretének mértéke

Számos tanulmány létezik, amelyek felfedik ennek a témának a különböző aspektusait. Minden szerző a saját szemszögéből mutatja be a helyzetet. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy megnézzük a kapott információkat különféle bulik, ami hozzájárul az objektívebb ismeretek megszerzéséhez ebben a kérdésben.

Gorfein G.M. 1. "Archívumtanulmányok" című tanulmányában nemcsak a levéltári dokumentumok megőrzésének feltételeit mutatja be, hanem az oroszországi archiválás történetét, valamint az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak és aktáinak szervezését is.

Okhotnikov A.V. 2 A „Dokumentumtudomány és iratkezelés” a dokumentumok, a dokumentációs rendszerek, a dokumentumkommunikáció és a dokumentumtevékenységek osztályozására hívja fel a figyelmet, ahol a dokumentumok tárolásáról van szó. Alekseeva E.V. cikkei 3 „Archiválási szempontok az irodai munkában: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása és tárolásuk megszervezése” információs bázisként szolgált a megfogalmazott témakör nyilvánosságra hozatalához. Ezekben a cikkekben az iratok biztonságának biztosításának témája igen széles körben foglalkozik.

1. Jogszabálytörténet és az archív dokumentumok biztonságának biztosításának alapjai

Nem elég az archívumot gyűjteni – ugyanilyen fontos a dokumentumok biztonságának biztosítása is. Sajnos hazánkban a levéltári szféra fejlődésének egész története tele van a dokumentumok visszahozhatatlan megsemmisítésével. Ennek nemcsak természeti katasztrófák az okai, hanem gyakran a dokumentumokhoz való felelőtlen, meggondolatlan hozzáállás is, többek között az állam részéről is, amely a „hulladékkampányok” szervezőjeként működött. Az állampolgárok körében is van vélemény a „papírok haszontalanságáról”, a „poros archívumról” - (és az archívumnak ideális esetben pormentesnek kell lennie), mint valami feleslegesről. És csak akkor kezdi megérteni az archívum fontosságát, ha az ember személyesen szembesül azzal, hogy az archívumból valamilyen igazolást kell szereznie, amelytől társadalmi, anyagi és egyéb jóléte függ. Sajnos a 20. század 1990-es éveiben a felszámolt cégek és bankok számos értékes dokumentuma elveszett, köztük az alkalmazottak jogainak és érdekeinek védelméhez szükséges személyzeti dokumentumok is 4 .

De az archívumok egyedülálló tárházai is az országunk múltjáról és őseinkről. Milyen gyakran csak egyetlen fennmaradt dokumentum megváltoztathatja valamiről vagy valakiről alkotott megértésünket és tudásunkat. Csak a regényekben „nem égnek el a kéziratok”, az életben minden prózaibb és tragikusabb - égnek, elpusztulnak még ma is. Nincs annál rosszabb, mint elveszíteni az emlékezetét, elfelejteni a gyökereit – ez egyénre és egész nemzetre nézve egyaránt ijesztő. Ezért hangzott el a huszadik század 20-as éveinek elején felhívás – „Őrizze meg az archívumot!” - ma éppoly aktuális.

A levéltári dokumentumok megőrzésének szükségességét és a megsemmisítésükért való felelősséget törvény rögzíti. És e mögött egy régi jogi hagyomány. Az 1550-es Sudebnik olyan súlyos büntetést írt elő, mint az ostorverés az „államügyek” megrongálásáért. Nagy Péter idejében azonban a testi fenyítést rubel-büntetés váltotta fel - büntetés: „És a jövőben milyen markáns kivonatokat, rendeleteket milyen hanyagságban őriznek meg, vagy mi fog elveszni, vagy a kérelmezőknek. és kinek milyen üzletet kell felmutatni (lesznek) vagy leírni, és erről a Nagy Uralkodó rendelete szerint teljes kegyetlenséggel átkutatják, és a bűnös felkutatására könyörtelen a büntetés. , a hibától és az esettől függően, vagy nagy összegű bírság kerül hozzáadásra.

A szovjet időkben a törvény a levéltárosokkal is szigorú volt. A Szovjetunió GAF-jéről szóló 1941. március 29-i rendelet büntetőjogi felelősséggel fenyegette az iratok megsemmisítését és ellopását, valamint a dokumentumokból titkos információk nyilvánosságra hozatalát.

Az 1976. október 29-én kelt Szovjetunió Történelmi és Kulturális emlékeinek védelméről és használatáról szóló törvény volt az egyik első speciális jogalkotási aktus a levéltári dokumentumok védelmének problémáiról. A törvény hangsúlyozta, hogy a történelmi és kulturális emlékek az emberek tulajdonát képezik, és a világ szerves részét képezik kulturális örökség 5. A törvény ezen műemlékek közé sorolja az okmányi emlékműveket is.

Az Orosz Föderáció „Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és Levéltáráról” szóló jogszabályának alapjai kimondják: „Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába sorolt ​​dokumentumok tulajdonosai kötelesek gondoskodni biztonságukról. A biztosítási másolatok különösen értékes és egyedi dokumentumokról készülnek. Így az intézmény az iratokat tulajdonosi formától függetlenül köteles megőrizni.

Az irattári iratok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért, azok megsemmisüléséért, eltulajdonításáért és elhalálozásáért való közigazgatási felelősség mellett büntetőjogi felelősség is biztosított. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvében (1996) több cikk is megállapítja a felelősséget ezekért a bűncselekményekért: 1. cikk. 164 - "Különleges értékű tárgyak ellopása"; Művészet. 284 - "Tartalmazó dokumentumok elvesztése államtitok»; Művészet. 324 - "Hivatalos dokumentumok beszerzése vagy értékesítése és állami kitüntetések» és egyéb cikkek.

Az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálatról szóló rendelettel (1998) összhangban a dokumentumok biztonságának biztosítása a levéltári intézmények egyik legfontosabb feladata 6 .

Azoknak a szakembereknek, akik úgy döntenek, hogy szakmai tevékenységüket a levéltártudományhoz kapcsolják, ismerniük kell az iratok biztonságának biztosításának alapjait. A tárolás megszervezésének intézkedési rendszere a következő területeket tartalmazza:

1. a dokumentumok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása;

2. a dokumentumok tárolására szolgáló anyagi és technikai bázis létrehozása, beleértve a tároló létesítmények épületeit és helyiségeit, a védelmi és tárolási eszközöket;

3. az iratok mozgásának és fizikai állapotának ellenőrzésének elszámolása, amely magában foglalja az archívum elszámolási formáiban bekövetkezett valamennyi változás tükrözését;

4. dokumentumok másolása biztosítási alap és használati alap létrehozása érdekében;

5. dokumentumok megőrzése.

2. Az irattár helyiségeinek elrendezése, felszerelése, üzemeltetése

Emlékeztetni kell arra, hogy a dokumentumokat az archívumban tárolják, hogy felhasználhassák azokat az időszakokban, amikor értékesek: 3, 5, 10, 25, 40, 75 év, évszázad. A dokumentumok tárolásának teljes időtartamát védeni kell kedvezőtlen körülmények, fizikai alapjuk és a rájuk alkalmazott szöveg károsodása, valamint lopásból, gondatlanságból eredő elvesztésből.

A dokumentumok tárolásának optimális feltételeinek megteremtésének első követelménye egy olyan épület jelenléte, amely megfelel a biztonságuk biztosításához szükséges összes paraméternek. Különleges épületek épülnek az állami levéltár számára. Leggyakrabban tipikus projekteket használnak, amelyeket különféle dokumentumkötetekkel rendelkező archívumok számára fejlesztettek ki 7 .

Abban az esetben, ha az irattári épületet rendeltetésszerűen építették fel, annak építését és üzemeltetését a követelményeknek megfelelően kell végezni. tűzbiztonság, amelyet a GOST 12.1.004-76 "Útmutató az archívumok tervezéséhez", "Az épületek és építmények tervezésének tűzbiztonsági szabványai", a Szövetségi Levéltári Szolgálat intézményeinek tűzbiztonsági szabályai és utasításai biztosítanak. Ha egy épületet (helyiséget) irattári átalakításra osztanak ki, azt csak vizsgálat után lehet alkalmasnak minősíteni. Az összes speciális szolgáltatásból (levéltári, tűzoltósági, egészségügyi, biztonsági) álló szakértői bizottság gondosan megvizsgálja a kiosztott helyiségek területét; elhelyezkedés ez a szoba az épületben (emeleten); az épület elhelyezkedése; a helyiség fizikai és kémiai környezetének állapota. E kritériumok szerint konkrét adatokat kell beszerezni. Ha a helyiség megfelel a fenti kritériumoknak, akkor okirat készül, amelyet a szakértői bizottság valamennyi tagja aláír 8 .

A levéltár helyiségeivel szemben támasztott követelményeket korszerű szabályozási és módszertani dokumentumok, elsősorban a Szervezet Levéltárának Működési Alapszabályai, valamint számos GOST és módszertani fejlesztés rögzíti. A dokumentumok tárolásának feltételei az archívum dokumentumainak (mozi, fotó, videó, fonó) és az információhordozók (papír, film stb.) összetételétől függően differenciáltak. A tárolóhelyre általános követelmények vonatkoznak. Először is tudnia kell, hogy mi az, ami elfogadhatatlan a levéltári helyiségek számára:

1. a helyiség ne legyen romos, fa, pince, padlás, fűtetlen, természetes szellőzés nélküli;

2. az irattári helyiség közelében tűzveszélyes tárgyak, tűzveszélyes technológiát alkalmazó szervezetek ne legyenek;

3. nem szabadna ipari létesítmények korrozív gázokkal és porral szennyezve a levegőt

4. az irattár nem helyezhető el a vendéglátó szolgáltatók, élelmiszerraktárak által elfoglalt helyiségek közelében. Lakóik – mikroorganizmusok és rágcsálók egyaránt – ehetik az archív dokumentumokat.

Az épület fő területei tárolásra vannak fenntartva; el vannak különítve az olvasóteremtől és az adminisztratív helyiségektől. Ezeken kívül még szükséges: bejövő ügyek fogadására és elemzésére szolgáló helyiség; helyiség a kártevők által érintett dokumentumok számára (szigetelő); Munkahelyiségek az alkalmazottak számára; olvasóterem külön helyiséggel a dokumentumok ideiglenes tárolására; a dokumentumok semlegesítésére szolgáló helyiség autonóm elszívó szellőzés ahol szükség esetén fertőtlenítő kamra is beépíthető; helyiségek az okmányok és egyéb restaurálásra és bekötésre 9 .

A tároló egy elkülönített helyiségben van kialakítva. A legszigorúbb tárolási követelmények a következők:

1. A tárolók és a munkaterületek bármilyen célú kombinálása nem megengedett;

2. Fűtetlen, nyirkos, alkalmatlan helyiségben, valamint kályhafűtéses helyiségben tárolóhelyiség elhelyezése nem megengedett;

3. a tárolóhelyiségnek rendelkeznie kell a liftekbe és a lépcsőházakba való kijáratokkal, amelyek alkalmasak a evakuálásra, valamint vészkijárattal;

4. A tároló létesítmények belső felületkezelését olyan anyagok felhasználásával kell elvégezni, amelyek nem gyűjtenek port, és nem képeznek porforrást vagy agresszív vegyszereket. Hasonló követelményeknek kell vonatkozniuk a tárolóberendezések és a dokumentumok tárolására szolgáló eszközök gyártásához felhasznált összes anyagra;

5. a tárolóhelyeken víz- és csatornavezetékek, valamint technológiai vagy használati vízbevezetések fektetése nem megengedett;

6. a helyiségnek tűz- és árvízállónak kell lennie;

7. A tároló helyiségekben az elektromos vezetékeket rejtettnek, a konnektoroknak hermetikusnak vagy félhermetikusnak kell lenniük. A tárolóhelyek általános vagy emeletenkénti elektromos kapcsolókkal vannak felszerelve;

8. a tárolóhelyeket az irattár szomszédos helyiségeitől tűzálló falak és födémek választják el, amelyek tűzállósági határa legalább 2 óra;

9. a lépcsőházakban tűzivíz kivezetéseket kell elhelyezni;

10. ablak nélküli helyiségben tároló helyiség elhelyezése csak óránként 2-3-szoros légcserét biztosító szellőztetés esetén megengedett;

11. laboratóriumi és ipari helyiségek a lehető legtávolabb legyen a raktárhelyiségektől, és ne legyenek vele közös szellőzőcsatornák 10 .

A dokumentumok tárban való elhelyezése nemcsak biztonságuk biztosításával, hanem egy esetleges gyors felhasználási lehetőséggel is jár. Nem szabad dokumentumokat padlón, ablakpárkányon és válogatatlan kupacokban tárolni. Helyhez kötött fém állványok vannak beépítve a páncélszekrényekbe (fa, tűzálló kompozícióval kezelt), különösen értékes tokok és könyvelési dokumentumok - széfek és fém szekrények - tárolására. Az állványok felszerelésének sorrendje a következő: a főfolyosók szélessége (az állványsorok között) - 120 cm; folyosók az állványok között - 75-80; a fal és a vele párhuzamos rack közötti távolság - 75; a fal és az állványok vége közötti távolság - 45; távolság a padlótól az alsó polcig - 20; az alagsorban pedig 30 cm Az állványok a falakra merőlegesen vannak felszerelve ablaknyílásokkal és a fűtési rendszerrel. Az állványok ilyen beépítési sorrendje takarékos hőmérsékleti és fényviszonyokat biztosít a tokok tárolására.

Állvány méretei: magasság - 220-240 cm, az egyoldalas állvány szélessége a dobozok és kötegek vízszintes tárolására - 35-40, a polcok közötti távolság magasságban - 40 cm; függőleges tároláshoz az egyoldalas állvány szélessége 25-30 cm; a polcok közötti távolság 35 cm.

Ha az irattári helyiség magassága meghaladja a 4 m-t, akkor a terület ésszerű kihasználása érdekében tanácsos kétszintes állványokat felszerelni, inter-szintű mennyezettel és kényelmes lépcsőket korlátokkal, amelyek biztosítják a munka biztonságát. A nagy formátumú dokumentumok (nyomorékok, térképek, tervek) tárolására speciális állványokat készítenek.

A hatékony helyiséghasználat az irodahelyiségek rendeltetésének helyes meghatározásától, ami segíti az iratokkal való munkát, és az iratok racionális elhelyezésétől függ. Összecsukható és könnyű mobil asztalok, stabil és könnyű létrák használatosak a raktárban a munka kényelme és gyorsasága érdekében.

Az elektromos vezetékek a tárolókban csak rejtett vagy gázcsövekben megengedettek, világítószerelvények - félig hermetikusak; kapcsolótáblák és megszakítók a tárolón kívül vannak elhelyezve 11 .

A hatékony helyiséghasználat az irodahelyiségek rendeltetésének helyes meghatározásától, ami segíti az iratokkal való munkát, és az iratok racionális elhelyezésétől függ.

Ha a tárolást közvetlenül dokumentumok tárolására szánják, kívánatos az archívumban helyiségeket kijelölni használatukra. Biztosítaniuk kell az olvasók és kutatók normális munkáját. A helyiségben legyen olvasóterem a dokumentumokkal való munkavégzéshez. különféle méretekés fajok, valamint a következő főbb területek: dokumentumok kiadása kutatók részére; információkereső rendszerek; az iratok ideiglenes tárolása használatuk során 12 .

Minden archívum tervet készít a dokumentumok vészhelyzet esetén (tűz, árvíz stb.) történő evakuálására. A tervnek rendelkeznie kell a különösen értékes iratok, állandó megőrzésre kerülő iratok kiemelt evakuálásáról.

Nemcsak maga az épület (helyiség), hanem a benne lévő eszközök is fontosak az okmányok biztonsága érdekében. Ennek a környezetnek a paramétereit a tárolási módok betartása határozza meg.

3.Dokumentum tárolási módok

A dokumentumok tárolási technológiája olyan intézkedések összessége, amelyek célja a dokumentumok biztonságának biztosítása a tárolás során. Ezen intézkedések közé tartozik az iratok fizikai és kémiai feldolgozása, tárolásuk optimális rendjének kialakítása, az iratok helyreállítása, valamint a garanciális másolatok készítése.

A következő tárolási módok állnak rendelkezésre:

1. fény;

2. hőmérséklet és páratartalom;

3. tűzoltás;

4. biztonság.

Fény mód

A fény energiát hordoz, melynek hatására a megvilágított anyagokban fotokémiai reakciók mennek végbe, amelyek kezdeti tulajdonságaikban megváltoznak. A fény hatására a papír megbarnul és veszít mechanikai szilárdságából, mivel jelentős változások következnek be benne. Sok szöveg is elhalványul a fény elől. Mind a természetes, mind a mesterséges fény veszélyes az anyagokra 13 . Az állandó tárolást sötétben kell végezni. A tárolók és dokumentumok napfény általi megvilágítása nem megengedett.

A tárolóhelyiség természetes megvilágítása csak fényszórók, automatikus fényáram-szabályozók, védőszűrők és redőnyök esetén megengedett. A dokumentumok fénytől való védelme érdekében iratgyűjtőkben, mappákban, dobozokban, szekrényekben tárolják. A tárolóhelyek mesterséges megvilágításához az izzólámpákat zárt árnyékolókban, sima külső felülettel használják.

A látható spektrum tartományában a megvilágítás szintje nem haladhatja meg: a rack függőleges felületén a padlótól 1 m magasságban - 20-50 lux (lx), asztali számítógépeken - 100 lux. A megvilágítást egy speciális eszközzel - Yu-16 típusú luxméterrel - mérik.

Az archívum legvilágosabb helye az olvasóterem legyen. A helyiségek általános világításból származó legalacsonyabb megvilágítása 300 lux legyen a padlótól 0,8 m távolságra vízszintes síkban. Ezen kívül asztali lámpákat kell felszerelni az olvasóasztalokra. Az ideiglenes tárolásra szolgáló helyiségekben azonban lehetőség szerint be kell tartani a fényviszonyokat, mint a tároló létesítményekben 14 .

Hőmérséklet és páratartalom

A hőmérséklet és a páratartalom a fő tényezők, amelyek biztosítják a levéltári alapok biztonságát. A tároló helyiségekben az iratok számára optimális hőmérsékleti és páratartalmi viszonyokat kell fenntartani, azok sajátosságait figyelembe véve. A hőmérséklet és páratartalom határozza meg az adott helyiség mikroklímáját.

A mikroklíma az épület helyének éghajlati adottságaitól és az épület jellemzőitől függ. A helyiségek mikroklímájára jellemzőek az időjárási és éghajlati változások, valamint ezek megnyilvánulásának tehetetlensége. Az iratok mikroklímája egy feltételes fogalom, amely az iratok hőmérsékleti és páratartalmi állapotát jellemzi tárolásuk, felhasználásuk és szállításuk körülményei között 15 .

A dokumentumok számára kedvező mikroklíma 30-60%-os pozitív hőmérséklet és relatív páratartalom mellett jön létre. Ilyen körülmények között:

1. A papír optimális fizikai és mechanikai tulajdonságai információhordozóként jelennek meg (maximális szilárdság, jó hajlékonyság, méretstabilitás, legkisebb alakváltozás);

2. a papír, mint higroszkópos anyag stabilitása (gyenge reakció a szobaklíma hirtelen változásaira);

3. a papír penészgombák általi károsodásának lehetősége kizárt;

4. a papír és a szöveg kémiai öregedésének optimális sebessége biztosított;

5. A papír mechanikai tönkremenetelének sebessége meredeken csökken a helyiségviszonyok hirtelen megváltozásával. A 30-60-30%-os relatív páratartalom változásának területét normál stabil éghajlati zónának nevezik, és a papíralapú dokumentumok hosszú távú tárolására a legbiztonságosabbnak tartják 16 .

Az optimális hőmérséklet és páratartalom elsősorban az archívumban használt adathordozó típusától függ. Például:

1. papír dokumentumok: hőmérséklet - 17-19C, relatív páratartalom - 50-55%;

2. filmes adathordozón lévő dokumentumok (fotó, film, hang, videó dokumentumok): hőmérséklet - 15C, relatív páratartalom - 40-55%;

3. mágneses adathordozón lévő dokumentumok (filmek, lemezek): hőmérséklet - 15-20C, relatív páratartalom - 50-65%.

A levegő relatív páratartalmának változási területe 0-30-0% megfelel az úgynevezett száraz instabil éghajlati zóna viszonyainak. Alacsony páratartalom mellett a papír túlzottan merevvé válik, erősen reagál az éghajlatváltozásra, a fizikai és mechanikai öregedés okozta pusztulásra és a kopásra. A papír hosszan tartó száradása esetén visszafordíthatatlan részleges veszteség lehetséges.

A 60-100-60%-os relatív páratartalom változásának területét nedves instabil éghajlati zónának nevezzük. A páratartalom növekedésével nő a rugalmasság, ugyanakkor csökken a papír szakítószilárdsága. A lap aktív reakciója az éghajlatváltozásra növekszik. Jelentősen megnő a papír és a szöveg kémiai öregedésének üteme, megfigyelhető a vízben oldódó szövegek terjedése, kontrasztjuk gyengülése. Ha a páratartalom meghaladja a 65%-ot, akkor kedvező feltételek jönnek létre a dokumentumok formázásához: a penészedés valószínűsége gyorsan növekszik, ha a páratartalom 65%-ról 100%-ra emelkedik. Rendkívül fontos, hogy az állandó tárolás során a dokumentumok maximum ideig normál éghajlati zónában maradjanak, száraz vagy párás zónában pedig minimális ideig.

A helyiségben nem lehet éles hőmérséklet- és páratartalom-ingadozás, mivel ez tönkreteszi a tárolóközeget. Éppen ezért a hosszú távú szállítás után beérkezett irattári iratokat nem azonnal raktárba helyezik, hanem egy speciális helyiségben hagyják egy ideig akklimatizálás céljából 17 .

Annak megállapítására, hogy a kiválasztott helyiség hőmérséklete és páratartalma megfelel-e az optimális hőmérsékleti és páratartalom követelményeinek, klímaszabályozási munkát végeznek az archívumban. Fő célja, hogy állandó tájékoztatást szerezzen a tárolás éghajlati viszonyairól.

A klímaszabályozás három éghajlati paraméter szerint történik: hőmérséklet, relatív páratartalom és a levegő abszolút páratartalma. A mérésekhez speciális műszereket használnak.

Légkondicionált helyiségekben hetente egyszer, szabályozatlan klímával rendelkező helyiségekben hetente kétszer, a tárolási rend megsértése esetén - evakuálás, elárasztás stb. - naponta történik mérés és rögzítés egy speciális naplóban.

A tárolóhelyiségben a rögzített optimális hőmérséklet és páratartalom kialakításának legbiztosabb módja a tároló klímaberendezésekkel való felszerelése, vagyis klímaberendezések használata. Szabályozatlan klímával rendelkező helyiségekben intézkedéseket kell hozni a dokumentumok tárolásának hőmérsékleti és páratartalmi feltételeinek optimalizálására a levegő párásításának vagy párátlanításának technikai eszközeivel, valamint a tárolóhelyek ésszerű szellőztetésével és fűtésével.

Egészségügyi és higiéniai rendszer .

Az egészségügyi és higiéniai rendszer követelményrendszert foglal magában, amelyek célja a tisztaság fenntartása, kizárva a penész, gomba, por, és különösen a rovarok és rágcsálók megjelenését. Ehhez a tárolásnak szigorúan meg kell felelnie a következő követelményeknek:

1. Állandó légkeringés, szellőzetlen területek kizárása.

2. Az ablakok és szellőzőnyílások védelme legfeljebb 0,5 mm-es hálóátmérőjű hálókkal.

3. Felsőruházatban, vizes és koszos cipőben a tárolóban tartózkodni tilos.

4. Az élelmiszerek tárolása és felhasználása elfogadhatatlan.

5. Szisztematikusan végezzen nedves tisztítást – ebben az esetben ne kerüljön víz a dokumentumokra. A kis térfogatú tárolók nedves tisztítása azonban jelentősen befolyásolhatja a levegő páratartalmát. Ezért az ilyen tisztítás megkezdésekor ismerni kell a tároló páratartalmát. Ha a páratartalom a normál alatt van, a nedves tisztítás naponta elvégezhető. Magas páratartalom esetén a padló tisztítása száraz, kicsavart ruhával legfeljebb hetente egyszer megengedett 18 . Évente legalább egyszer pormentesítő állványok, szekrények és tárolóhelyek.

6. Évente legalább egyszer kezelje fertőtlenítő oldattal a padlót, ablakpárkányt, lábazatot, állványok pincerészeit - miközben az oldatok nem kerülhetnek az iratokra.

7. Évente kétszer, iratok szelektív vizsgálata rovarok és penészgombák kimutatására 19 .

A por az iratok fizikai és kémiai károsodását okozhatja, valamint gombaspórákat és rovarpetéket tartalmazhat. A porképződésnek két fő oka van a tárolóban: belső (természetes falak, padlók, betonpadlók, csomagolóanyagok eróziója) és külső (kintről érkező por behatolása). Ennek megfelelően különféle védekezési eszközökkel kell megelőzni az előfordulását.

A porképződés belső okának kiküszöbölése érdekében a falakat, mennyezeteket, válaszfalakat és polcokat különösen tartós, tűzálló anyaggal kell lefedni, amely idővel nem permetez ki. A gerendák, csövek vagy egyéb kiálló részek, amelyeken por rakódna le, nem helyezhetők be a tároló létesítményekbe.

Speciális figyelem padlót kell adni a tárolási területeken. Ez a fő porforrás, amely akkor keletkezik, amikor a dokumentumok és egyéb tárgyak szállítására szolgáló különféle eszközök a felületéhez dörzsölődnek. Javasoljuk, hogy a raktárban egyenletes, sima padlót helyezzen el, mivel a szemcsés (zúzott, szemcsés) bevonatok nagymértékben kopnak, amikor különféle tárgyak dörzsölődnek hozzájuk, és gyorsan beborulnak a porral.

A legtöbb archívumban a raktárhelyiségek általános tisztítására és a polcokon lévő dokumentumokról a por rendszeres eltávolítására leggyakrabban hagyományos szabványos elektromos porszívókat használnak. Néha a kényelem kedvéért speciális eszközöket fejlesztenek ki a hagyományos porszívókhoz. Például az Állami Könyvtárban. Lenin beépítette a könyvek pormentesítésére használt porkamra kialakítását.

Nem rossz védi a dokumentumokat a portól, mappáktól, kartondobozoktól, dobozoktól.

A poreltávolító szerek alkalmazása mellett rendszeresen ellenőrizni kell a levegő portartalmát és magukat a dokumentumokat is. A papír alapú dokumentumok archívumában a levegő portartalma nem haladhatja meg a 4-6 mg/m 3 értéket, míg a por nem tartalmazhat 10% SiO 2 20 -nál többet.

Biztonsági mód .

A biztonsági mód a következőket tartalmazza:

1. Biztonsági rendszer, beléptető, biztonsági riasztó szervezése a levéltár minden helyiségére.

2. A tároló zárása munkaidőben kulccsal, munkaidőn kívül - lezárás, lezárás.

3. A trezorba való belépés engedélyezése csak az archívum dolgozóinak, vagy sürgős esetben a szervezet más, velük kísért dolgozóinak.

4. Fémburkolat megléte az archívum külső ajtaján, illetve az ablakokon kívülre burkolt, zárható fémrácsok.

5. Dokumentumok eltávolítása az archívumból csak speciális igazolvánnyal.

A dokumentumok lopás elleni védelmét szolgáló technikai intézkedések logikusan kapcsolódnak az építészeti, tervezési és adminisztratív döntésekhez egyetlen biztonsági rendszerben. A technikai intézkedések közé tartozik:

1. Felügyeleti berendezések: üvegfelületek sérülésének (ablak betörésének) elektronikus érzékelői, amelyek rögzítik a szeizmikus pusztítási hullámot, és riasztójelzést is tartalmaznak; rezgésérzékelők, mennyezet (padlók, födémek) tönkretételi (betörési) kísérletek jelzése; mágneses érzékelők, amelyek az ajtó és az ajtókeret közötti rés növekedésére reagálnak annak kinyitásakor; nyomkövető infravörös sugárrendszer, amely reagál a sugár bármely tárgy általi metszéspontjára, és figyeli az épület kerületét, folyosókon, csarnokokban stb.

2. Az épületben illegálisan tartózkodó személyek észlelésére órák után alkalmazott belső felügyeleti eszközök (ultrahangos adó, amely megváltozott frekvenciájú hanghullámokat generál, ha kívülálló tartózkodik a területen) mikrohullámú ultrahangos iránykereső készülékek mikrohullámú detektorokkal kombinálva a valószínűség csökkentésére légturbulencia miatti téves riasztások; passzív érzékelők-infravörös sugárzás vezérlők, amelyek reagálnak a megemelkedett hőmérsékletre a behatoló helyén (beleértve azokat is, akik az épület bezárása előtt elrejtőztek).

3. Munkaidő alatti belső felügyeleti eszközök, amelyek magukban foglalják az olvasótermi televíziós vezérlőrendszereket és az automata videorögzítő rendszereket, valamint a helyiségek különböző célú, személyi mágneskártyák segítségével történő megkülönböztetett hozzáférését biztosító rendszereket; a kiállítótermekben lévő dokumentumok védelmének eszközei, a vitrinek védelmére való tájékozódás és a nyitási kísérletek jelzése.

Az utóbbi időben megjelentek a mikroprocesszorokon alapuló biztonsági rendszerek 21 .

Az őrzési mód nem csak a tárolóra, hanem az egész archívumra vonatkozik. Ezenkívül az archívumnak szigorúan meg kell felelnie az intézkedéseknek tűzbiztonság. Minden szoba szigorúan nemdohányzó. Az épületek tűzbiztonságát tűzvédelmi rendszerrel és rendszerrel kell biztosítani tűzvédelem a GOST 12.1.004-76 szerint. A helyiségeket automata berendezéssel kell felszerelni tűzjelzőés automata tűzoltó készülékek. Papír- és fóliadokumentumok tárolására gáz- és füstérzékelők beépítése javasolt, különösen ionizációs típusúak; olvasótermekben, restauráló laboratóriumokban, elektronikus számítástechnikai berendezések helyiségeiben - füst; a dokumentumok pormentesítésére szolgáló helyiségekben - termikus.

Tűz, elektromos fűtőelemek használata tilos, tűzoltó rendszerekben dokumentumokra viszonylag biztonságos anyagok (freon, szén-dioxid stb.)

4. Az iratok mozgásának helyrajza és elszámolása

A raktározás megszervezésében fontos szerepet játszik a topográfia, vagyis az adott leltárak és iratok tárolási helyeinek kijelölése. Topográfia nélkül a dokumentumok keresése legjobb esetben is túl hosszú, legrosszabb esetben pedig eltévedhet az adattárban. Az archívum összes helyisége, valamint az állványok, polcok felülről lefelé, balról jobbra számozással vannak ellátva. A dokumentumok tárolási helyének rögzítésére a tárolókban speciális címtárakat - topográfiai mutatókat - hoznak létre. Az indexet általában kártya formájában állítják össze. A mutató leggyakoribb típusa a rack, vagyis minden rack-hez egy kártya kerül felállításra. A kártyák egy tárolóhelyiségen belül rack számok szerint vannak rendszerezve. A kártyán fel van tüntetve a szervezet neve, az állvány és tároló száma, a szekrény (állványrész), a polc száma, a pénztár, a leltár, valamint a rajta tárolt ügyszámok. ezt a polcot. Nagy összegű alapok esetén pénztáronként topográfiai indexeket állítanak össze, ahol a kártyákat alapszámok szerint rendszerezik.

Az irattári anyagok biztonságának biztosításában nagy jelentősége van a könyvelésnek. Az irattári anyagok elszámolása magában foglalja a mennyiségükre és összetételükre vonatkozó külön dokumentumokba történő felvételt és nyilvántartást.

A könyvelés fő tárgyai a pénzeszközök és a tárolóegységek. A bizonylati anyagok összetételében bekövetkezett minden változás azonnal rögzítésre kerül a számviteli dokumentációban. A számviteli munka szigorú szabályok és utasítások betartásával történik 22 .

Az iratok mozgásának elszámolása magában foglalja a lopás elleni védelmet. A dokumentumok ellopásának okai között szerepel az, hogy az archívumok információs központként minden bérmunkában vagy kutatóként dolgozó személy rendelkezésére állnak; az illetéktelen személyek és a levéltár munkatársai által elkövetett lopás lehetősége; tárolt pénzeszközök hatalmas tömbje, időszakonként és a rendelkezésre állási ellenőrzések hiányos listája szerint; meggyengült ellenőrzés, a biztonsági eljárások megsértése; megbízható iratbiztonsági eszközök hiánya, különös tekintettel az adott irat épületen belüli mozgását rögzítő ellenőrzési eszközökre, a levéltárak negatív hozzáállása a biztonsági intézkedések szigorítására, a lopások eltitkolása, az összehangolt dokumentum hiánya védelmi intézkedések.

A lopások megelőzése érdekében az iratok mozgásának részletes felügyeleti rendszerét dolgozták ki. A dokumentumok tárból történő kiadása csak korlátozott célból és szigorúan meghatározott időtartamra történhet. Ugyanakkor a dokumentumok tárból történő kiállítását szükségszerűen speciális számviteli dokumentumokban rögzítik.

Az ügyek tárból történő kiadásakor a kiadott tok helyére egy helyettesítő kártya kerül. Jelzi az ügy irattári titkosítását (pénztár száma, leltár, ügy), kinek adták ki, a visszaküldés dátumát és az ügyet kiállító alkalmazott aláírását. A visszaküldött eseteket a felhasználó jelenlétében ellenőrizzük. Minden kártérítésről olyan aktus készül, amely a fegyelmi, közigazgatási és büntetőjogi felelősségre vonás alapjául szolgálhat.

A dokumentumok biztonságát biztosító kötelező munkatípus a rendelkezésre állásuk és állapotuk ellenőrzése. Ezzel megállapítható, hogy a tényleges tárolóegységek száma megfelel-e az archívum irataiban lévő iratoknak, illetve azonosíthatóak legyenek az ügyek fizikai állapotának javítását igénylő ügyek, dokumentumok, két célt érünk el:

1. bizonylatszám elszámolása, bizonylatok könyvelési hiányosságainak feltárása, megszüntetése;

2. Elhalványult szövegű, mechanikai és biológiai sérülésekkel rendelkező, helyreállítást, konzerválást, megelőző és műszaki feldolgozást igénylő dokumentumok azonosítása.

A dokumentumok elérhetőségét és állapotát legalább 5 évente ellenőrizni kell. Ezenkívül az irattárban egyszeri ellenőrzést végeznek, ha az ügyeket másik helyiségbe helyezték át; utána vészhelyzetek; az irattár vezetőjének vagy az irattárért felelős személynek a megváltozásakor; a levéltár felszámolása vagy átszervezése esetén. Azokról az esetekről, amelyeknél a keresési útvonalak kimerültek, valamint a hibásan működő esetekről megfelelő aktusokat készítenek, amelyekhez a keresési igazolásokat csatolják.

A bizonylatok elérhetőségének és állapotának ellenőrzése az ellenőrzött pénztár számviteli bizonylatainak módosítását követően tekinthető befejezettnek. Ezen túlmenően minden esetről szakpolitikai áttekintésre kerül sor, melynek során a dokumentumok sérülését észlelik.

A számítógépes technológia alkalmazása és a nyomtatók különféle módosításai is nagy gondokat okoznak a dokumentumok szövegének tartós és hosszú távú tárolásra való megőrzésében. A nyomtatószövegek vízállóságra és fényállóságra vonatkozó tanulmánya, amelyet V.F. Privalov és O.I. Lyubomirova kimutatta, hogy sok közülük nem rendelkezik elegendő minőséggel a hosszú távú tároláshoz. A színes és monokróm tintasugaras nyomtatókkal készített szövegek gyakran szenvednek elégtelen fényállóságtól, és részben vagy teljesen kifakulhatnak a fényben. A kifakult tintasugaras fekete szövegek általában vízben is oldódnak. A Matrix fekete szövegek kivétel nélkül mind vízállóak, de eltérő fényállósággal. A fekete lézernyomtató szövegei vízállóak és fényállóak. A kutatók arra a következtetésre jutottak, hogy a tintasugaras nyomtatók elterjedése miatt az archívumok színes tinta és fekete nyomtatómásolatok érkeznek vízben oldódó és fakó szöveggel 23 .

5.Dokumentumok tárolása elektronikus formában

Az elektronikus tárolás sajátossága, hogy a dokumentumokat az irodai munka befejezése után azonnal elküldik az elektronikus archívumba. Ez lehetővé teszi a dokumentumok biztonságának, központosított tárolásának, gyors keresésének és a dokumentumokhoz való elosztott hozzáférésének biztosítását, mind helyi hálózaton, mind távoli eléréssel 24 .

Az elektronikus dokumentumok biztonságát biztosító eljárások feltételesen három típusra oszthatók:

Az iratok fizikai biztonságának biztosítása elektronikus dokumentumokkal;

Az információolvasás feltételeinek biztosítása hosszú távon;

Az elektronikus dokumentumok ún. ember által olvasható formában történő sokszorosításának feltételeinek biztosítása.

A fájlok fizikai biztonságának biztosítása gyakorlatilag megoldott probléma, és minden típusú tárhely esetében. Ez a döntés nem annyira az elektronikus információkat tartalmazó adathordozók tárolásának optimális feltételeinek megteremtéséhez, hanem az elektronikus dokumentumok fizikai elhelyezéséhez kapcsolódik. Annak érdekében, hogy a számítógépes fájlok ne vesszenek el, azokat két vagy több példányban, külön elektronikus adathordozón (munka- és biztonsági adathordozón) elhelyezve kell tárolni. Ezután, ha az egyik adathordozó elveszett, gyorsan másolatot készíthet a többi fájlról.

Az elektronikus dokumentumok tárolásának elterjedt gyakorlata azt mutatja, hogy munkamásolataik általában merevlemezen vagy egy szervezet szerverén helyezkednek el, és biztonsági másolatok (másolatok) készíthetők tartalék szerveren vagy RAID tömbön, streamer (mágneses) szalagokon. , mágneses-optikai és optikai lemezek (CD-k) -RW, DVD-RW). Nagyon kevés elektronikus információforrás tulajdonosa választja el tőlük az archívumot, és kizárólag külső adathordozón tárolja. Teljesen természetes, hogy a tárhely növekedése elmarad a merevlemez-árak csökkenésétől, így a szervezetek jelentős mértékben növelhetik szerverkapacitásukat.

Fontos az adathordozó típusának, tartósságának megválasztása is. Ez a választás a következőktől függ:

a tárolt elektronikus dokumentumok típusa és teljes mennyisége,

a dokumentumok tárolásának és az azokhoz való hozzáférés biztosításának becsült időtartama,

Maguk az adathordozók előállításának jellege és tárolásuk tervezett módjai,

A dokumentumok hitelességének biztosítására vonatkozó követelmények.

Különös figyelmet kell fordítani a médiatípus kiválasztására abban az esetben lehetséges felhasználása elektronikus dokumentumokat írásos bizonyítékként ill törvényszéki bizonyíték. Ha irreális az elektronikus digitális aláírás (EDS) segítségével a dokumentumok jogi érvényre juttatása, akkor azokat időben át kell másolni CD-R - optikai lemezekre, amelyek egyetlen adatot tartalmaznak.

A fájlok több példányának létrehozása nem merül ki a biztonságuk érdekében végzett munka hatókörében. Az ilyen példányok karbantartási költségeinek minimalizálása érdekében optimális feltételeket kell teremteni az adathordozók tárolására.

A tárolási feltételek és mód sajátosságait nagymértékben meghatározza az elektronikus adathordozó típusa. Például a mágneses adathordozók hosszú távú tárolásához speciális berendezésekre van szükség, amelyek megvédik őket a mágneses és elektromágneses hatásoktól. környezet, vagy helyezze őket távol erős elektromágneses mezőktől - villanymotoroktól, fűtőtestektől, liftberendezésektől stb. A mágnesszalaggal ellátott kazettákat (tekercseket) 1,5 évente meg kell forgatni a statikus feszültség eltávolítása és az úgynevezett másolási hatás elkerülése érdekében. Az elektronikus adathordozók tárolásának általános szempontja a függőleges helyzetbe helyezés, a mechanikai sérülések és deformáció, a szennyezés és a por elleni védelem, az extrém hőmérsékleteknek és a közvetlen napfénynek való kitettség.

Az elektronikus adathordozók tárolásánál nagyon fontos a hőmérsékleti és páratartalmi feltételek betartása. Az általános ajánlások a következők: minél hosszabb a hordozó minőségének megőrzési ideje, annál alacsonyabb a hőmérséklet és a relatív páratartalom, amelyen folyamatosan tárolják. Például a poliészter mágnesszalagok 50%-os relatív páratartalom és +11C hőmérséklet melletti tárolása 50 évig biztosítja tulajdonságaik megőrzését. Durva becslések szerint a CD-R optikai lemezeknél ugyanezt az időtartamot biztosítja az 50%-os relatív páratartalom és +10C hőmérséklet melletti tárolás; WORM lemezekhez - 50% relatív páratartalom mellett +3C hőmérsékleten.

Az alacsony hőmérséklet hozzájárul az elektronikus információ megőrzéséhez, azonban a hosszú távú emberi munkavégzés során teljesen kényelmetlen. Azt is meg kell jegyezni, hogy ha az adathordozót ki kell venni a tárolóból, hogy normál irodai környezetben használhassa őket, akkor az adathordozót hozzá kell akklimatizálni. Ellenkező esetben nagyon valószínű az információolvasási hibák és maguk a média szerkezetének megsértése (károsodása). De ahhoz, hogy az optikai lemezt a fenti hőmérsékletről +23 - 25 C-ra akklimatizálja, legalább 3 órát vesz igénybe (lehetőleg egy napot). A mágnesszalag akklimatizációs hossza a szélességétől függ: minél szélesebb a szalag, annál hosszabb ideig kell akklimatizálni. Azt is szem előtt kell tartani, hogy a szalagok gyorsabban érik el a hőmérsékleti egyensúlyt, mint a nedvesség egyensúlya. Például fél hüvelykes szalagok esetén a hőmérsékletet 5°C-kal legalább 0,5 órán át, a relatív páratartalmat pedig 10%-kal – legalább 4 napig – kell megváltoztatni 25 .

Ezért az elektronikus adathordozók tárolási módjának kiválasztásakor számos tényezőt figyelembe kell venni, és összefüggésbe kell hozni a médiahasználat intenzitását, a tárolási módok fenntartásának költségeit (amelyek meglehetősen jelentősek lehetnek) a dokumentumok rendszeres "friss" adathordozóra másolásának költségeivel. . Mint fentebb megjegyeztük, az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolásának megszervezésekor a 10 éves időtartam teljesen elfogadható a rögzítésükhöz használt adathordozók tárolására. Ugyanakkor az "irodai" tárolási módok megengedettek: mágnesszalagokhoz - +23 C, optikai lemezekhez +25 C, 50% relatív páratartalom mellett. Az „Állami Levéltári Munka Alapszabályai” a következő hőmérsékleti és páratartalmi feltételeket állapítja meg a levéltárban: hőmérséklet + 17-19C, relatív páratartalom 50-55%. Ilyen feltételek mellett a CD-R lemezek eltarthatósága akár 20 év is lehet.

Következtetés

Hazánkban a levéltárak fejlődésének története tele van gyakori iratmegsemmisítési esetekkel. Ennek oka egyaránt volt hazánk éghajlati viszonyai és a dokumentumokhoz való felelőtlen hozzáállás. A helyzet orvoslására 1550-től olyan törvényeket kezdtek kiadni az országban, amelyek különféle felelősséget írtak elő a károkért és az iratok elvesztéséért. Ugyanilyen értelmű törvényeket adnak ki a mai napig, például a Szövetségi Levéltári Ügynökség 2004. június 17-i szabályzata és mások. előírások.

Az iratok biztonsága érdekében az alábbi alapismereteket kell ismerni: az iratok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása; a dokumentumok tárolására szolgáló anyagi és technikai bázis kialakítása; dokumentumok mozgásának elszámolása; dokumentumok másolása biztosítási alap és használati alap létrehozása érdekében; dokumentumok megőrzése.

A dokumentumok tárolásának optimális feltételeinek megteremtésének első követelménye egy olyan épület jelenléte, amely megfelel a biztonságuk biztosításához szükséges összes paraméternek. A levéltár helyiségeivel szemben támasztott követelményeket korszerű szabályozási és módszertani dokumentumok, elsősorban a Szervezet Levéltárának Működési Alapszabályai, valamint számos GOST és módszertani fejlesztés rögzíti. Az épület fő területei tárolásra vannak fenntartva; el vannak különítve az olvasóteremtől és az adminisztratív helyiségektől. Helyhez kötött fém állványok vannak beépítve a tárolóhelyekbe. Nemcsak maga az épület, hanem a benne lévő létesítmények is fontosak az iratok biztonsága érdekében. Ennek a környezetnek a paramétereit a tárolási módok betartása határozza meg.

A következő tárolási módok állnak rendelkezésre: könnyű; hőmérséklet és páratartalom; tűzoltás; Biztonság. Az állandó tárolást sötétben kell végezni. A dokumentumok fénytől való védelme érdekében iratgyűjtőkben, mappákban, dobozokban, szekrényekben tárolják. A hőmérséklet és a páratartalom a fő tényezők, amelyek biztosítják a levéltári alapok biztonságát. A tároló helyiségekben az optimális hőmérsékleti és páratartalmi feltételeket fenn kell tartani. A dokumentumok számára kedvező mikroklíma 30-60%-os pozitív hőmérséklet és relatív páratartalom mellett jön létre. A helyiségben nem lehet éles hőmérséklet- és páratartalom-ingadozás, mivel ez tönkreteszi a tárolóközeget. A klímaszabályozás három éghajlati paraméter szerint történik: hőmérséklet, relatív páratartalom és a levegő abszolút páratartalma. A mérésekhez speciális műszereket használnak.

Az egészségügyi és higiéniai rendszer a tisztaság fenntartását célzó követelményrendszert foglal magában. A por az iratok fizikai és kémiai károsodását okozhatja, valamint gombaspórákat és rovarpetéket tartalmazhat. Különös figyelmet kell fordítani a tároló létesítmények padlóburkolatára, amely jelentős porforrás.

A biztonsági rendszer a teljes archív helyiségre vonatkozik. Az archívumban szigorúan be kell tartani a tűzvédelmi intézkedéseket. A műszaki biztonsági intézkedések közé tartozik: külső térfigyelő berendezés, munkaidőn kívül használt belső térfigyelő berendezés, munkaidőben belső térfigyelő berendezés.

A raktározás megszervezésében fontos szerepet játszik a topográfia, vagyis az adott leltárak és iratok tárolási helyeinek kijelölése. A dokumentumok tárolási helyének rögzítésére a tárolókban speciális címtárakat - topográfiai mutatókat - hoznak létre. Az indexet általában kártya formájában állítják össze. Az irattári anyagok biztonságának biztosításában nagy jelentősége van a könyvelésnek. Az irattári anyagok elszámolása magában foglalja a mennyiségükre és összetételükre vonatkozó külön dokumentumokba történő felvételt és nyilvántartást. A lopások megelőzése érdekében az iratok mozgásának részletes felügyeleti rendszerét dolgozták ki. A dokumentumok tárból történő kiadása csak korlátozott célból és szigorúan meghatározott időtartamra történhet. Ugyanakkor a dokumentumok tárból történő kiállítását szükségszerűen speciális számviteli dokumentumokban rögzítik.

A dokumentumok biztonságát biztosító kötelező munkatípus a rendelkezésre állásuk és állapotuk ellenőrzése. Ez a tárolóegységek tényleges száma és az archívum számviteli bizonylatainak nyilvántartásai közötti megfelelés megállapítása. A dokumentumok elérhetőségét és állapotát legalább 5 évente ellenőrizni kell.

A dokumentumok archiválása során bizonyos mértékig ki vannak téve különféle tényezőknek, amelyek az anyagok tulajdonságaiban visszafordíthatatlan változást - öregedést - okoznak. A tárolás célja a kedvezőtlen tényezők hatásának csökkentése és a dokumentumok tartósságának növelése. Ehhez teljesíteni kell a helyiségekre, a tárolási feltételekre, az iratok mozgására vonatkozó összes szükséges követelményt.

Megjegyzések

1. Gorfein, G.M. Archiválás. - Leningrád: Leningrádi Egyetemi Kiadó, 1971.

2. Okhotnikov A.V. Dokumentumkezelés és irodai munka. - M.: ICC "Mart", 2003.

3. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása, tárolásuk megszervezése. Titkárság. – 2003.

4. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása és tárolásuk megszervezése / E.V. Alekseeva // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 58. o

5. Ohotnyikov, A.V. Rendelet. op. - M.: ICC "Mart", 2003. - S. 205

6. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 59. o

7. Kraiskaya, Z.V. Archiválás. - M.: NORMA, 1996. - S. 202

8. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 61. o

9. Kraiskaya, Z.V. Rendelet. op. S. 203

10. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 59. o

11. Kraiskaya, Z.V. Rendelet. op. S. 205

12. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 60. o

13. Szovjetunió Tudományos Akadémia. Iratkonzerváló és restauráló laboratórium. Dokumentummegőrzési útmutató. - Leningrád: Nauka, 1978. - S. 25

14. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 4. sz. – 61. o

15. Dokumentációs anyagok megőrzésének problémája. - Leningrád: Nauka, 1977. - S. 54

16. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása, tárolásuk megszervezése. Titkárság. - 2003 - 5. sz. – 57. o

17. Ugyanott. 58. o

18. Iratmegőrzési irányelvek. - Leningrád: Nauka, 1978. - S. 37

19. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 5. sz. – 59. o

20. Sergazin Zh.F. A dokumentumok biztonságának biztosításának alapjai. - M .: Felsőiskola, 1986. - S. 51

21. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 5. sz. – 60. o

22. Gorfein, G.M. Rendelet. op. - Leningrád: Leningrádi Egyetemi Kiadó, 1971. - 24. o

23. Alekseeva E.V. Rendelet. op. // Titkárság. - 2003 - 6. sz. – 55. o

24. Kuznyecova, T.V. Irodai munka. - M.: UNITI-DANA, 2003. - S. 325

25. Elektronikus dokumentumok archiválása: problémák és megoldások. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

Bibliográfiai lista

1. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása és tárolásuk megszervezése / E.V. Alekseeva // Titkárság. - 2003 - 4. sz. - S. 58-61.

2. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása és tárolásuk megszervezése / E.V. Alekseeva // Titkárság. - 2003 - 5. sz. - S. 57-61.

3. Alekseeva E.V. Irodai munkában archiválási szempontok: az irattári dokumentumok biztonságának biztosítása és tárolásuk megszervezése / E.V. Alekseeva // Titkárság. - 2003 - 6. sz. - P. 55-60.

4. Gorfein, G.M. Archiválás / G.M. Gorfein, L.E. Shepelev. - Leningrád: Leningrad University Press, 1971. - 86 p.

5. Kuznyecova, T.V. Papírmunka / T.V. Kuznyecova, L.V. Sankina, T.A. Bykov. - M.: UNITI-DANA, 2003. - 359 p.

6. Kraiskaya, Z.V. Archiválás / Z.V. Krajszkaja, E.V. Cellini. - M.: NORMA, 1996. - 224 p.

7. Okhotnikov, A.V. Dokumentumkezelés és irodai munka / A.V. Okhotnikov, E.A. Bulavin. - M.: ICC "Mart", 2003. - 304 p.

8. A dokumentációs anyagok megőrzésének problémája / Szovjetunió Tudományos Akadémia. Iratkonzerváló és restauráló laboratórium. - Leningrád: Nauka, 1977. - 112 p.

9. Útmutató a dokumentumok biztonságának biztosítására / A Szovjetunió Tudományos Akadémia. Laboratórium a dokumentumok konzerválására és restaurálására - Leningrád: Nauka, 1978. - 119 p.

10. Sergazin Zh.F. Az iratok biztonságának biztosításának alapjai / Zh.F. Sergazin. - M.: Felsőiskola, 1986. - 239 p.

11. Elektronikus dokumentumok archiválása: problémák és megoldások. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

A fejezet anyagainak elsajátítása eredményeként a hallgató köteles: tud

• a levéltárak főbb formái és tevékenységei az iratok biztonságának biztosítása érdekében;
• a dokumentumok károsodásához vezető fő tényezők;
• alapvető paraméterek a dokumentumok különféle adathordozókon való tárolásához;
• a dokumentumok helyreállításának és konzerválásának alapvető módszerei; képesnek lenni
• betartani a dokumentumok biztonságos használatának biztosítására vonatkozó szabályokat és előírásokat;

saját

Alapvető módszerek a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítására.

A levéltárak egyik fő feladatának szerte a világon mindig is a bennük található dokumentumok tárolását tartották, tartják és tekintik. Éppen ezért az iratok tárolásának elvei és módszerei az egyik vezető helyet foglalják el a levéltártudományban (levéltártudományban), valamint azon normatív és módszertani dokumentumokban, amelyekre a levéltárak mindennapi tevékenységük során irányadóak, valamint a levéltári és archiválási jogszabályokban. .

Az archívumokról szóló, háztartási szinten létező elképzelésekkel ellentétben azonban a levéltári tárolás nem csupán a bennük lévő dokumentumok passzív megfigyelése, hanem nagyon aktív tevékenység, amelynek célja a dokumentumok biztonságának biztosítása.

Dokumentumok védelme- a levéltári iratok megőrzésének optimális feltételeinek megteremtése, fenntartása, az elvesztést elősegítő tényezők kiküszöbölése, valamint az eredetiek elvesztése esetén a legértékesebb dokumentumok másolatának készítése.

Az Orosz Föderáció Archívum AF dokumentumait tároló állami archívumok számára, pl. olyan dokumentumok, amelyek értéküknél fogva állandó (örök) tárolást, megőrzést érdemelnek, értelemszerűen azt jelenti, hogy megteremtik a feltételeket ahhoz, hogy ezek az iratok örökre megmaradjanak.

De mind az osztályok archívumai, mind a jelenlegi irodai munkák esetében nem kevésbé releváns az a követelmény, hogy olyan feltételeket biztosítsanak, amelyek kizárják a dokumentumok elvesztését az ideiglenes tárolás során.

Fő tényezőket, ami a dokumentumok elvesztéséhez és megsérüléséhez vezet, vannak:

• - dokumentumok ellopása és szándékos megsemmisítése ("emberi tényező");
• - tüzek, árvizek és egyéb természeti katasztrófák, valamint háborúk;
• - fizikai és kémiai tényezők káros hatásai;
• - biológiai tényezők káros hatásai, biokárosodások;
• - az okmányhordozók természetes öregedése;
• - a bizonylatok értékcsökkenése használatuk során.

Iratlopás(valamint könyvek és múzeumi kiállítások) végigkísérték a levéltárakat, könyvtárakat, múzeumokat fennállásuk teljes ideje alatt. Az ilyen lopásokat egyrészt haszonszerzési céllal, másrészt az értékes történelmi dokumentumok, azok gyűjtésének monopolbirtoklása céljából hajtották végre és hajtják végre. Egyes esetekben a lopás oka nem kívánt információk elrejtésére irányuló kísérlet lehet (például egy adott személy vagy szervezet kompromittálása). A dokumentumok szándékos megsemmisítése történhet vandalizmusként és bizonyítékok elrejtésére irányuló kísérletként is. De sokkal több dokumentumot semmisítettek meg minősíthetetlen vizsgálatok, például "pazarlási kampányok" eredményeként. Az ilyen jellegű iratok megsemmisítésének elkerülése érdekében beszerzési és vizsgálati rendszer működik, amely tartalmazza az állandó megőrzésre szánt iratok kiválasztására és az értéktelen iratok megsemmisítésre történő kiosztására vonatkozó szabályozási és módszertani követelményeket. Ez a rendszer lehetővé teszi magánszemélyek és civil intézmények, szervezetek legértékesebb dokumentumainak mentését.

A természeti katasztrófák az archívumot is végigkísérik az emberi civilizáció teljes fennállása során. A tüzek ellen a tűzbiztonságot, a tűzoltást és a veszélyeztetett (legalább a legértékesebb) anyagok evakuálását biztosító rendszer működik. Áradások, földrengések és hasonlók ellen a természeti katasztrófák követelmények irányultak az archívumok nyilvánvalóan veszélyeztetett zónákon kívüli elhelyezésére, a levéltári épületek szeizmológiai stabilitására stb. A háborúk katasztrofális hatásai, amelyek a maguk idejében sok levéltár pusztulásához vezettek, mérsékelhetők (vagy nagyrészt megszüntethetők) a legértékesebb dokumentumok biztonságos helyre történő evakuálásával, a tűzvédelmi intézkedések megerősítésével, valamint a legértékesebb dokumentumok másolatának készítésével. .

Fizikai és kémiai tényezők káros hatásai kiküszöböli (vagy nagymértékben korlátozza) az optimális tárolási feltételek megteremtésével, ideértve az ilyen feltételeket biztosító irattári speciális épületek építését, a levéltárak speciális felszerelését és természetesen a tárolási feltételek folyamatos figyelemmel kísérését.

Biológiai tényezők káros hatásai (biológiai károsodás- niya) az iratokat károsító szervezetek megsemmisítésével és a tárolók, dokumentumok folyamatos biomonitoringjával küszöböljük ki.

A dokumentumhordozók természetes öregedése sajnos elkerülhetetlen. De ez az öregedés lassítható az optimális tárolási feltételek megteremtésével, az iratok speciális, stabilizálási célú feldolgozásával, illetve a legértékesebb dokumentumokról készíthető (és érdemes) azok biztosítási másolata, amely lehetővé teszi ezek főbb információinak mentését. dokumentumokat.

A dokumentumok felhasználása során, legyen szó egy papír alapú tok lapozásáról, filmnézésről vagy hangfelvétel meghallgatásáról, elkerülhetetlen bizonylatok amortizációja. A levéltárak minden tevékenységében rejlő fő és feloldhatatlan ellentmondás a dokumentumok felhasználásának szükségessége (amely nélkül a tárolás értelmét veszti) és az e felhasználásnak az iratok biztonságára gyakorolt ​​negatív hatásainak elkerülhetetlensége közötti ellentmondás (amely nélkül végső soron , maga a használat lehetetlenné válik). Ennek az ellentmondásnak a következményeit mérsékli egyrészt az, hogy a felhasználók (mind a levéltári munkatársak, mind a kutatók) betartják a dokumentumok biztonságának biztosítási szabályait a használatuk során, másrészt az, hogy az eredeti példányokat a használat során másolatokkal helyettesítik. . Tilos például irattárakat rendszeres árvízveszélyes helyeken elhelyezni, levéltári dokumentumokat árvízveszélyes pincékben tárolni. Szentpéterváron a gát építése előtt ez a tilalom különösen aktuális volt.

Nem véletlen, hogy a levéltári dokumentumok világméretű tömeges biztosítási másolása a második világháború után kezdődött, akkoriban, amikor a harmadikkal való fenyegetés igencsak aktuális volt.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

archívum tárolási dokumentum klimatikus

Bevezetés

1.2 Adathordozók

2.1 Élesített mód

2.2 Fény mód

3.1 A levegő éghajlati állapotát a következő főbb paraméterek jellemzik

Bevezetés

A levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása a létrehozáshoz szükséges intézkedések összessége szabályozási feltételek, a szabályozási rend betartása és az irattári iratok tárolásának megfelelő megszervezése, kizárva azok ellopását és elvesztését, valamint normál fizikai állapotban való karbantartásukat, biztosítja az irattári iratok biztonságát az irattárban.

A levéltári dokumentumok tárolásának szabályozási feltételei biztosítottak:

Irattári épületek építése, rekonstrukciója és javítása;

Optimális (normatív) tűzvédelmi, - biztonsági, hőmérséklet-páratartalom, fény- és egészségügyi-higiénés rezsim kialakítása az irattár épületében és helyiségeiben;

Az irattári dokumentumok tárolására és mozgatására szolgáló speciális eszközök (állványok, szekrények, széfek, dobozok, mappák stb.) alkalmazása.

Ebben a cikkben azt javasoljuk, hogy vegyék figyelembe az optimális archiváló eszköz értékeit a dokumentumok biztonsága érdekében.

1. Állami levéltárak elrendezése, felszerelése

1.1 Irattár épületei és helyiségei

Az irattári dokumentumokat speciálisan épített épületben kell elhelyezni különálló részeképületekben, valamint az archívum számára kialakított helyiségekben.

Az épületeknek találkozniuk kell technikai követelmények a szerkezetek tartóssága és szilárdsága, tűzállósága, védelmi megbízhatósága. Rendelkezniük kell tűzoltó berendezéssel, figyelmeztető berendezéssel, tárolóval, ezen kívül iratbiztonságos hordozható tűzoltó berendezéssel. Az irattárépület betörésjelzővel és a kifelé nyíló ablakokon védőrácsokkal felszerelt.

Az irattár épületének helyét a tűzveszélyes és veszélyes por- és gázkibocsátással járó tárgyaktól távol kell megválasztani.

Az irattárnak kialakított épületeket, helyiségeket a törvény szerinti levéltári, tűzoltósági, egészségügyi, építőipari szolgálatok részvételével végzett célvizsgálatot követően fogadják el. Az értékelés során meg kell állapítani az épület állapotát és alkalmasságát, figyelembe véve a lehetséges padlóterheléseket.

Üzemeltetésre nem fogadható el az alábbi tárgyak: fából készült és romos; pince és padlás; fűtés és szellőztetés nélkül; kályhafűtéssel; fő hő-víz-gáz-villany kommunikációval; gyúlékony, vegyi, élelmiszeripari technológiákkal rendelkező épületekben. Az archívum számára kialakított helyiséget el kell különíteni az épület többi részétől.

Az irattár helyiségeinek komplexumának, összetételének, elhelyezkedésének, felszereltségének biztosítania kell a dokumentumok tárolására, tárolására, felhasználására és speciális feldolgozására vonatkozó funkcionális feladatok teljesítését.

Az archívum fő területe a dokumentumok tárolására van fenntartva. Az adattárakat lehetőleg távol kell elhelyezni az archívum laboratóriumától, termelésétől, háztartási helyiségeitől, és nem lehet velük közös szellőzőcsatorna. A tárolóhelyeket a szomszédos helyiségektől legalább 2 órás tűzállóságú tűzálló mennyezet és falak választják el. A tárolók és a munkaterületek bármilyen célú kombinálása nem megengedett.

A tárolókban víz- és szennyvízvezetékeket, technológiai vagy használati vízkivezetéseket fektetni tilos.

A tárolóeszközök anyagai, valamint a tároló létesítmények belső díszítésére szolgáló anyagok nem gyűjthetnek vagy bocsáthatnak ki port, nem lehetnek agresszív vegyszerek forrásai.

A tároló helyiségekben természetes vagy mesterséges szellőzést kell biztosítani. A tároló helyiségek magassága legalább 2,25 m Magas helyiségek használata esetén megengedett a többszintes mennyezet és a többszintes tároló helyiségek használata, a dokumentumokhoz való kényelmes hozzáférés és a biztonság feltételeitől függően levéltári munkák.

A tárolóhelyeknek rendelkezniük kell a liftekhez és a lépcsőházakhoz vezető kijáratokkal, amelyek kényelmesek az evakuáláshoz.

A raktárhelyiségekben rejtett elektromos vezetékeket és zárt aljzatokat kell kiépíteni. Az elosztó kapcsolótáblákat, biztosítékokat, általános és padlókapcsolókat a tárolókon kívül helyezzük el. A tárolóhelyiségekben használt hordozható berendezéseknek gumiszigetelésű vezetékekkel kell rendelkezniük.

A dokumentumok tárolókban való elhelyezésének és elszámolásának, az azokhoz való hozzáférésnek, a dokumentumok mozgásának, a tárolók védelmének és üzemeltetésének szervezési kérdéseit az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok határozzák meg. és egyéb archív dokumentumok állami és önkormányzati levéltárakban, múzeumokban, könyvtárakban, szervezetekben Orosz Tudományos Akadémia” (az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának végzésével jóváhagyva (M. 2007).

1.2 Adathordozók

A fém állványok a fő tárolóeszközök. A normál egészségügyi és biológiai állapotú, égésgátlókkal kezelt helyhez kötött fa állványok használata megengedett. Nyitott típusú mobil fémállványok használata is megengedett.

A jó szellőzésű és stabil hőviszonyokkal rendelkező helyiségekben speciális fő- vagy segédberendezésként fémszekrények, széfek, zárt típusú polcos szekrények, valamint fémpolcos állórekeszek használhatók.

A zárt típusú berendezések nem ajánlottak rossz szellőzésű és hőmérséklet-ingadozású helyiségekben, hogy elkerüljék a zárt, pangó inerciális mikroklíma zónák kialakulását, amelyek fokozott kockázatot jelentenek a dokumentumok biológiai károsodására. A szekrények abból a szempontból is kényelmetlenek, hogy megnehezítik a tisztítást, sokáig megtartják alattuk a nedvességet, és menedékül szolgálhatnak a rovarok számára.

A természetes megvilágítású tárolóhelyeken a polcokat és a nyitott típusú szekrényeket az ablaknyílásokkal rendelkező falakra merőlegesen szerelik fel.

Polcokat, szekrényeket, egyéb dokumentumok tárolására szolgáló berendezéseket az épület külső falaihoz, hőforrásokhoz, alacsonyan fekvő légcsatornákhoz közel helyezni tilos.

Az állványokat, szekrényeket a következő szabványok betartásával szerelik fel a tárolóhelyekre: sorok közötti távolság (főjárat) - 120 cm; folyosók az állványok között - 75 cm; az épület külső fala és a fallal párhuzamos állványok közötti távolság - 75 cm; a fal és az állvány (szekrény) vége közötti távolság - 45 cm; a padló és az állvány alsó polca közötti távolság legalább 15 cm, a pinceszintekben pedig legalább 30 cm.

A fő- és segédberendezések szabványos méreteit, a tároló létesítményekben való elhelyezésének normáit a módszertani ajánlások előírásai határozzák meg.

A papír dokumentumokat állványokra vagy szekrényekre helyezzük vízszintesen vagy függőlegesen dobozokba, mappákba, tokokba, figyelembe véve a kemény vagy puha borítás formáit. Az állvány mennyezete vagy polca és a doboz felső része között hagyjon legalább 5 cm-es rést a levegő keringéséhez.

2. Az iratok biztonságának biztosítása azok tárolása során

A dokumentumok tárolását a megállapított követelményeknek megfelelő tárolóhelyiségekben kell végezni.

Az iratok mappákban, dobozokban, az utóbbiak szekrényekben, állványokon való elhelyezése biztosítsa a tároló létesítmények szabad, zökkenőmentes mozgását, a bekötött tokok ki- és behelyezését, valamint az iratok jelentős terhelésének elkerülését.

A tároló helyiségekben be kell tartani az iratok hosszú távú megőrzését biztosító kialakított fény-, hőmérséklet- és páratartalom, egészségügyi és higiéniai feltételeket (tárolási módok).

2.1 Élesített mód

Az archívum biztonsági rendjét a mérnöki és műszaki erődítést biztosító intézkedések összessége, az irattár épületének (helyiségeinek) biztonsági riasztóval való felszerelése, biztonsági állomás(ok) szervezése, a helyiségek lezárása, az objektumon belüli megfigyelés biztosítja. és beléptető, az irodahelyiségek kulcsainak tárolása.

Az archívumokra és az archívum egyéb helyiségeire, ahol titkos irattári dokumentumokat tárolnak és azokkal munkát végeznek, vonatkozó követelményeket jogszabály állapítja meg. jogi eszközök hogy biztosítsák a titoktartási rendszert az Orosz Föderációban.

Az archívum védelmének megszervezése az Orosz Föderáció jogalkotási és egyéb szabályozó jogi aktusainak követelményeivel, valamint az archívum védelmének végrehajtására vonatkozó eljárási utasításokkal összhangban történik, amelyekről megállapodás született. kellő időben az archívumot védő egységgel és az Orosz Föderáció illetékes belügyi szervével.

Az irattárakat és a levéltári dokumentumokat tartósan vagy ideiglenesen tárolt helyiségeket, valamint a tárgyi eszközöket, az irattár épületéből a vész- és vészkijáratokat, éjjel-nappali biztonsági őrhely hiányában a főbejáratot kötelező biztonsági felszereléssel ellátni. riasztók és tömítések.

A kulcsok munka- és munkaidőn kívüli tárolásának, a biztonsági szolgálatnál a kulcsok átvételének, a kulcsok és a védett helyiségek átadásának rendjét az irattár őrzési módjáról szóló, előírt módon jóváhagyott utasítás határozza meg.

Az irattárat munkaidőben, ha nem dolgoznak benne dolgozók, kulccsal le kell zárni. Munkaidőben a levéltári értéktár kulcsait a levéltári őrző vezetője vagy az őt helyettesítő személy őrzi.

A tudományos referenciakönyvtár levéltári iratait, tárgyi eszközeit, könyveit, valamint a tudományos referencia apparátust az archívumból csak az előírt módon kiállított külön igazolvánnyal lehet kivenni.

2.2 Fény mód

A fény mód beállítása a fény hatásának sajátosságait figyelembe véve. Az állandó tárolást sötétben kell végezni, amit a dokumentumok irattartókban, mappákban, dobozokban való tárolása, valamint a helyiség világossága biztosít.

A boltívek világítása lehet mesterséges vagy természetes. Az ablakok tájolása lehetőleg északi.

Ne tegye ki a dokumentumokat közvetlen napfénynek vagy a fehér felületekről visszaverődő fénynek. Természetes fényben a fényáramok csillapítására fényszóró üvegeket, védőfüggönyöket, szűrőket, redőnyöket, valamint az üvegek fehér festékkel történő részleges festését alkalmazzák.

Mesterséges világításhoz biztonságosabb izzólámpákat használnak zárt árnyékolókban, sima külső felülettel. A spektrum csökkentett ultraibolya tartományával rendelkező fénycsövek megengedettek.

Ezeknek az intézkedéseknek 20-50 lux megvilágítást kell biztosítaniuk a tárolókban (a főfolyosó állvány függőleges felületén, a padlótól 1 m magasságban). Megvilágítás asztali számítógépeken 100 lux.

A dokumentumok fényhatás elleni védelmét nemcsak a tárolókban, hanem minden helyiségben is biztosítani kell a dokumentumokkal végzett bármilyen típusú munkához.

2.3 Hőmérséklet és páratartalom

A hőmérséklet- és páratartalom-szabályozás normalizálódik, figyelembe véve a dokumentumok viselkedését különböző éghajlati viszonyok között. A légkondicionáló rendszerrel felszerelt raktárhelyiségekben optimális hőmérsékleti és páratartalmat kell fenntartani: hőmérséklet 17-19 ºС, relatív páratartalom 50-55%. Szabályozatlan klímájú helyiségekben, pl. természetes vagy kényszerített levegőcserével rendelkező fűtött helyiségekben a levegő paramétereinek megváltoztatása a következő határokon belül megengedett: hőmérséklet 10-30 ºС, relatív páratartalom 30-60%.

A tároló helyiségekben a hőmérséklet és a levegő páratartalmának éles ingadozása nem megengedett. A tárolási rendszer hosszú távú stabil megsértésével (5-7 nap), amelyet a relatív páratartalom 80-90% -ig történő veszélyes növekedése kísér, intézkedéseket kell tenni a normalizálás érdekében. éghajlati viszonyok(intenzív szellőztetés az időjárási viszonyok figyelembe vételével, tárolóhelyek kényszer párátlanítása).

A tárolási rend sürgősségi megsértése esetén, amelyet a helyiségbe jutó víz okoz, azonnali intézkedéseket kell tenni a baleset okainak és következményeinek megszüntetése, a tároló leürítése és szükség esetén az iratok szárítása érdekében.

A tárolóhelyek levegőjének klimatikus paramétereit speciális eszközökkel kell ellenőrizni. Ellenőrző mérések elvégzése: légkondicionált helyiségekben hetente legalább egyszer; szabályozatlan klímával rendelkező raktárakban legalább heti 2-3 alkalommal; a tárolási rendszer megsértésével naponta 1-2 alkalommal.

A különböző típusú dokumentumokat külön helyiségekben kell tárolni, az adathordozó jellegét és a tárolási feltételek hasonlóságát figyelembe véve csoportosítva. Ezeknek a csoportoknak a légkondicionált helyiségeiben a következő optimális éghajlati rendszer normalizálódik: fóliák esetében fekete-fehér (15 ° C és 40-55%) és színes (2-5 ° C és 40-55%); mágnesszalagos és lemezes dokumentumokhoz (15-20 C 50~65%).

Ha különböző típusú dokumentumokat kénytelenek ugyanabban a helyiségben elhelyezni, akkor a papíralapú dokumentációhoz elfogadott éghajlati szabványok vezérlik őket. Ugyanakkor az irattári működés alapvető szabályainak megfelelően a különböző típusú iratok elhelyezése, tárolása, szállítása jellemző elsődleges tárolóeszközökkel (dobozok, mappák, speciális tokok, csomagok, csomagok stb.) történik. .) meghatározott típusokra elfogadott. A mágneses réteggel ellátott dokumentumok is megkövetelik különleges intézkedések a lemágnesezés elleni védelmüket.

2.4 Egészségügyi és higiéniai rendszer

Az egészségügyi és higiéniai rendszer olyan intézkedések összessége, amelyek megvédik a dokumentumokat az archívumokban található biológiai kártevőktől. A tárolóhelyiségeket tisztán kell tartani, olyan körülmények között, amelyek kizárják a penész, rovarok, rágcsálók, por lehetőségét. A tároló helyiségekben szabad levegőáramlást kell biztosítani anélkül, hogy egészségügyi és biológiai szempontból veszélyes, szellőzetlen zónák képződnének. Minden zárt típusú tárolóhelyiséget időszakonként fel kell nyitni, ellenőrizni, szellőztetni. Iratok elhelyezése padlón, ablakpárkányon, válogatatlan halomban való tárolás nem megengedett. A meleg évszakban nyíló ablakokat, valamint a padlón, a mennyezeten, a tárolóhelyek falán lévő szellőzőnyílásokat és az épület szellőzőrendszereinek külső nyílásait 0,5 mm-nél nem nagyobb hálóátmérőjű hálókkal kell védeni.

Tilos felsőruházatban, vizes és koszos cipőben tartózkodni, a tároló helyiségekben idegen tárgyat, felszerelést találni, valamint élelmiszert tárolni és felhasználni, dohányozni tilos.

A tároló létesítmények helyiségeiben szisztematikus nedves tisztítást kell végezni. Évente legalább egyszer pormentesítik az állványokat, szekrényeket, tárolóhelyeket, és fertőtlenítő vizes oldatokkal (2% formalin; 5% katamin AB stb.) letörlik a padlót, a szegélyléceket, az ablakpárkányokat, az állványok pincerészeit. A feldolgozás során a megoldások nem eshetnek dobozokra, tokokra, dokumentumokra.

Évente kétszer (a fűtési szezon elején és végén) átvizsgálják a tároló helyiségeket és az iratokat (szelektív módon), hogy időben felismerjék a rovarokat, gombákat, rágcsálókat.

Biológiai kártevők észlelése esetén sürgős intézkedéseket kell hozni a dokumentumok, tároló létesítmények, helyiségek fertőtlenítésére és fertőtlenítésére az archívum vagy a Rospotrebnadzor, a karanténszolgálatok által.

Az archívum fő prevenciós feladata, hogy megakadályozza a biológiai kártevők tevékenységének egyedi, elsődleges megnyilvánulási formáinak számos, majd tömeges biológiai fertőzési gócává történő növekedését a dokumentumokban.

3. A levegő fő klimatikus paraméterei

3.1 A levegő éghajlati állapota

A termikus rezsimet a levegő hőmérséklete jellemzi. Ezt abszolút mértékegységben mérik, és Celsius-fokban (1, C) fejezik ki.

A páratartalom értékelése a következő páratartalom-mértékegységekkel történik:

Az abszolút páratartalom (A, g/m) egy köbméter (ezer liter) levegőben lévő vízgőz grammok száma. Valós körülmények között az abszolút páratartalom nullától (abszolút száraz levegő) a levegő nedvességgel való telítettségének fizikai határáig változhat adott hőmérsékleten. Ezt a határértéket a levegő nedvességtartalmának nevezzük.

A levegő nedvességtartalma (V, g / m ") a lehető legnagyobb vízgőz mennyisége, amely egy köbméter levegőben egy adott hőmérsékleten (azaz a maximális abszolút páratartalom) fér el.

A hőmérséklet emelkedésével a levegő nedvességtartalma nő. Például nulla hőmérsékleten a levegő legfeljebb 4,84 g / m 3 vízgőzt tartalmazhat (nedvesség-kapacitás nullán), 20 ° C-on legfeljebb 17,1 g / m 3 és 40 ° C-on legfeljebb 50,2 g / m 3.

A gyakorlatban a páratartalomra általában nem abszolút, hanem relatív kifejezési egységeket használnak, pl. relatív páratartalom.

A relatív páratartalom (H,%) a levegő abszolút páratartalmának és nedvességkapacitásának aránya adott hőmérsékleten, százalékban kifejezve:

A relatív páratartalom 0 és 100% közötti számokkal van kifejezve. A százalékos kifejezés kényelmes, mert azonnal megmutatja a levegő nedvességgel való telítettségének mértékét. 0-30%-os relatív páratartalomnál a levegő száraznak, 30-60%-nál mérsékelten párásnak, 60-100%-nál párásnak (nagyon párásnak) számít. A relatív páratartalom mértékegységében a legtöbb klímaberendezés kalibrálva van. Ugyanezek az egységek jellemzik a levegő páratartalmát a hidrometeorológiai szolgálat napi jelentéseiben.

3.2 Klímaszabályozás

Jelenleg sok olyan készüléket gyártanak, amely lehetővé teszi a hőmérséklet és a páratartalom, vagy mindkét paraméter egyidejű mérését. Az eszközök modelljei változatosak és folyamatosan frissülnek.

Az archívumban használt klímaberendezéseknek megbízhatónak és tartósnak, könnyen kezelhetőnek, szabvány szerint teszteltnek kell lenniük. Az eszközök kialakításának biztosítania kell időszakos ellenőrzésük és beállításuk lehetőségét.

Hőmérők - a környezet hőmérsékletének mérésére szolgáló eszközök (higany, alkohol, elektronikus stb.). Az archívumokban jobb folyadékhőmérőket (higany, alkohol) használni. A hőmérőnek rendelkeznie kell egy megfigyelésre és leolvasásra alkalmas skálával, amelynek osztásértéke 0,2-0,5 C, valamint megfelelő hőmérsékleti tartománnyal (nullától 40-50 C-ig) és egy olyan eszközzel, amely lehetővé teszi a falra akasztását ( állvány).

A pszichrométerek a levegő hőmérsékletének és páratartalmának mérésére szolgáló eszközök. Használják a pszichometria fizikai elvét, a vízzel megnedvesített testek azon tulajdonságát, hogy lehűlnek, amikor a nedvesség elpárolog. A pszichrométereknek két fő típusa van: természetes és kényszerített nedvességelpárologtatási móddal.

A szokásos pszichrométer (háztartási vagy Augusta) a legrégebbi, legismertebb modell, amelyet több mint száz éve használnak, többek között archívumokban, múzeumokban, könyvtárakban.

A készülék panelen két hőmérő van rögzítve. Az egyik hőmérőt, az úgynevezett "nedves"-et egyetlen réteg kambriumba csomagolják, a kambrium vége szabadon van és víztartályba engedik le. Amikor a víz elpárolog a nedves kambriumból, a hőmérő lehűl, és alacsonyabb hőmérsékletet mutat. A második, az úgynevezett száraz hőmérő a levegő hőmérsékletét mutatja. A száraz és nedves hőmérők leolvasása közötti különbségnek megfelelően a készülékhez mellékelt táblázatok segítségével határozza meg a levegő relatív páratartalmának értékét.

Aspirációs pszichométer - a beltéri és kültéri levegő hőmérsékletének és relatív páratartalmának mérésére szolgáló eszköz. Mérési tartomány: ~5°C-tól 50°C-ig terjedő hőmérséklet 0,2-es pontossággal; relatív páratartalom 10-100%.

Az aspirációs modell pontosabb eszköz, mint a háztartási. Az aspirációval ellentétben a háztartási pszichrométer nem rendelkezik kényszerített légáramlással, és a batisztből származó nedvesség természetes elpárolgásának módjaiban működik, amelyek a tárolás különböző pontjain eltérőek. A háztartási pszichrométer általában magasabb relatív páratartalmat mutat, mint amilyen valójában. Háztartási pszichrométerek használatakor célszerű leolvasott értékeiket egy pontos eszközzel (aspirációs, elektronikus) összevetni, kiértékelve a leolvasások valós különbségét. Ilyen összehasonlítást érdemes kétszer télen-nyáron elvégezni, i.e. alacsony (20-30%) és magasabb (40-70%) relatív páratartalom mellett a helyiségekben.

Az aspirációs pszichrométert általában más műszerek (háztartási pszichrométerek, nedvességmérők stb.) tesztelésére, valamint egy épület több helyiségének kiszolgálására használják, különösen, ha a klímaszabályozás központosított.

Az archívumban sokáig az MV-4M aspirációs pszichrométert használták, jelenleg az M-34 típusú készüléket gyártják. Különböző modellek esetén célszerű mechanikus, nem pedig elektromos ventilátormotoros készülékeket választani.

Higrométerek - készülékek a levegő relatív páratartalmának mérésére. A higrometria fizikai elvét alkalmazzák: a higroszkópos anyagok, például a haj vagy a speciális szálak azon tulajdonságát, hogy a levegő páratartalmától függően változtatják a hosszukat. Az ilyen mechanikus meghajtón működő nedvességmérők leggyakrabban mutatósak.

A digitális elektronikus klímaberendezések fokozatosan felváltják a régi mechanikus modelleket. Az elektronikus eszközöknek sok fajtája létezik: egyesek csak hőmérsékletet mérnek (digitális elektronikus hőmérők), mások egyszerre mérik a hőmérsékletet és a relatív páratartalmat (termohigrométer), mások kis meteorológiai állomások üzemmódjában működnek, több ponton mérik a hőmérsékletet és a páratartalmat (pl. ban ben a megfelelő helyiségekés az utcán).

A legracionálisabb egy ilyen eszközt többfunkciós eszközként használni egy nagy archívum összes tárolójának központi karbantartására; az archívum egyéb eszközeinek vezérlésére, beállítására, ellenőrzésére (helyhez kötött); számára működési vezérlés gyakorival többszörös mérés extrém helyzetekben.

4. Klímaszabályozás a dokumentumtárolásban

Az irattárolókban a klímaszabályozás kötelező. Három fő paraméterrel hajtják végre: hőmérséklet (I, C), relatív páratartalom (H,%) és abszolút páratartalom (A, g / m 3). A hőmérsékletet és a relatív páratartalmat klímaműszerekkel mérik, az abszolút páratartalmat számítással találják meg.

Az I, H, A fő paraméterek beltéri és kültéri levegőre vonatkoznak.

A helyhez kötött klímaberendezéseket - hőmérőt, higrométert (vagy VIT-1 típusú álló pszichrométert) egy pajzsra szerelnek fel, és a tárolóban (ellenőrző pontban) helyezik el. Minden vezérlőpont hozzá van rendelve sorozatszám. Ugyanez a szám vonatkozik az eszközökre, ami fontos a könyvelés, az ellenőrzés és az eszközök beállításához. A szabályozási pontot a fűtési és szellőzőrendszerektől távol kell kiválasztani, lehetőleg a főfolyosón. A műszerfal egy tartóoszlopra vagy állványra van felszerelve, alatta egy asztal található. Az ellenőrzési pontok beállítása a következők szerint történik: egyszintes helyiségrendszernél helyiségenként (tárolóhelyenként) egy, többszintes rendszernél rétegenként egy.

A helyhez kötött készülékek működési ideje alatt, legalább háromhavonta, aktuális ellenőrzésüket egy referencia hordozható eszköz (aspirációs pszichrométer, elektronikus hőhigrométer) leolvasása alapján végzik el.

Az alkalmazott helyhez kötött higrométereket évente egyszer központilag ellenőrizni és beállítani. A munkát általában nyáron, 40-60%-os H-nál végzik, bármely elszigetelt vagy kevéssé látogatott helyiségben. Az ellenőrzés ideje alatt a helyiséget nem szellőztetik. A nedvességmérőket egy helyre és naponta, 3-4 napon keresztül akasztjuk, referencia készüléknek megfelelően ellenőrizzük, beállítjuk, az alkalmatlanokat visszautasítjuk, a többit a számoknak megfelelően visszaküldjük a munkapontokra.

A helyhez kötött pszichométereket nem vetik alá központi ellenőrzésnek, csak az aktuális ellenőrzésükre korlátozódnak. Az archívum helyhez kötött eszközeit szabványos hordozható készülékükkel vagy szerződés alapján ellenőrzik.

A hordozható, gyors működésű és könnyen kezelhető termohigrométerek megjelenése lehetőséget ad az összes archív tárhely központosított karbantartására akár egyetlen hordozható eszközzel, akár az archívumtárak környezeti állapotának központi automatikus számítógépes monitorozása alapján.

Kontroll adatok kiértékelése

A klímaszabályozás folyamatos tájékoztatást ad a változó klímahelyzetről. Ezt az információt megfelelően értékelni és felhasználni kell. Az értékelés lehet operatív (aktuális) és végleges.

Az ellenőrzési és éghajlati adatok kézhezvétele és nyilvántartása után azonnal működési értékelésre kerül sor. Ezek az adatok a gyorsan változó időjárási viszonyokat tükrözik. Jellemezik a tároló mikroklíma állapotát a mérések napján, és lehetővé teszik a helyiség szellőztetésének (szellőztetésének) célszerűségének eldöntését.

A végső értékelést általában az év végén végzik el, az adott évre és az archívum egészére vonatkozóan egy adott tárolóra vonatkozóan nyert összes éghajlati adat összessége alapján. A végső értékeléshez grafikus formában bemutatott klímaadatokat használnak.

Felhasznált források és irodalom jegyzéke

1. 2004. október 22-i szövetségi törvény, 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban”.

2. Az Orosz Föderáció kormányának 2004. június 17-i 290. sz. „A Szövetségi Levéltári Ügynökségről” rendelete.

3. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumainak állami elszámolására vonatkozó szabályzat (a Szövetségi Levéltár 1997. november 17-i 61. számú végzésével jóváhagyva, az orosz igazságügyi minisztériumban 1997. július 8-án nyilvántartásba vett, nyilvántartási szám . 1344).

4. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok állami és önkormányzati levéltárakban, múzeumokban, könyvtárakban, az Orosz Tudományos Akadémia szervezeteiben "(rendeléssel jóváhagyva). Az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2007. január 18-i 19. sz., Oroszország Igazságügyi Minisztériuma által bejegyzett, 9059. sz. 2007. március 6-i)

5. Alekseeva E.V., Afanas'eva L.P., Burova E.M., Archiválás. Tankönyv. M.: "Akadémia" Kiadói Központ, 2005.

Az Allbest.ru oldalon található

Hasonló dokumentumok

A jogalkotás története és a levéltári iratok megőrzésének alapjai. A helyiségek elrendezése, felszerelése, üzemeltetése. A különösen értékes és egyedi dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzési eljárása. Az anyagok mozgásának topográfiája és elszámolása elektronikus formában.

szakdolgozat, hozzáadva 2019.03.17


A levéltári iratok tárolásának szabályozási feltételeinek biztosítása. Topográfia. A dokumentumok tárolására és mozgatására szolgáló speciális eszközök használata. Az ügyek raktárból történő kiadásának eljárása. Elérhetőség, állapot ellenőrzése. A fizikai és kémiai biztonság biztosítása.

szakdolgozat, hozzáadva 2008.09.01


A bizonylatvezetés elméleti alapelvei. A levéltári dokumentumok elszámolási egysége. Dokumentumok nyilvántartása az állami levéltárban. Az ügyek levéltári kiadásának rendje. A dokumentumok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása. Dokumentumok átvételi könyve.

szakdolgozat, hozzáadva 2016.04.22


A dokumentumok, mint a szervezet tevékenységének információs alapja. Az archív dokumentum megőrzése: jogalkotás története és a biztonság alapjai. Iratok mozgásának elszámolása. Dokumentumtárolási módok: fény, biztonság, hőmérséklet és páratartalom, tűzvédelem.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.10.06


Az archívumok feladatai, funkciói, jogai, felelőssége. Iratok rendezése, iratok könyvelése, irattári irathasználat. Az ügyek nómenklatúráinak összeállításának és az ügyek kialakításának követelményei. Iratok értékének vizsgálata. A dokumentumok biztonságának biztosítása.

szakdolgozat, hozzáadva 2008.07.19


Orenburg és Orenburg tartomány története. A levéltár korszerű szervezeti rendszere, jogi aktusai. A Levéltári Bizottság fő feladatai, funkciói, hatáskörei. A díszletek biztonságának biztosítása, az irattári dokumentumok elszámolása, felhasználása.

szakdolgozat, hozzáadva 2014.03.20


A dokumentumok tárolásának jellemzői és szabályai szerint hatályos jogszabályok Orosz Föderáció. Modern megközelítések a dokumentumok biztonságának biztosítására. Az iratok tárolásának és megsemmisítésének alapvető szabályai a kereskedelmi szervezeteknél.

absztrakt, hozzáadva: 2010.09.23


Az elektronikus levéltárak fő tevékenységei. Az elektronikus dokumentumok értékvizsgálatának főbb jellemzőinek jellemzése. Iratok irattári tárolásának normatív és módszertani támogatása, biztonsági és hitelességi problémák.

szakdolgozat, hozzáadva 2011.12.08


Az iratok tárolásának és mozgatásának speciális eszközei és azok biztonsága. Az ügyek adattárból történő kiadásának és jelenlétük ellenőrzésének eljárása. A levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása. Az archiválásra vonatkozó jogszabályok betartásának ellenőrzése az Orosz Föderációban.

szakdolgozat, hozzáadva 2016.04.19


A levéltári alapok és levéltári dokumentumok fogalma. Fontosságuk a szervezetben. A levéltári alapok és levéltári dokumentumok szervezettségi szintjei. Az országos levéltári alap szintű dokumentumok rendszerezésének tudományos elvei. Az archív dokumentumok összetétele.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

közzétett http://www.allbest.ru/

A Mari El Köztársaság Szakképzési Állami Bizottsága

Állapot oktatási intézmény

Középfokú szakképzés

Mari El Köztársaság

"Kereskedelmi és Technológiai Főiskola"

Tanfolyami munka

A tudományág szerint „Aarchiválás"

Téma:Olevéltári dokumentumok megőrzésenál nélzsaruk

Befejezve - Vaseneva Polina Nikolaevna

Specialitás - 032002

Menedzsment dokumentáció

csoport - D-31

Ellenőrizve - tanár Suslova O.I.

Joskar-Ola

Bevezetés

1. A levéltári iratok tárolásának szabályozási feltételeinek biztosítása

1.1 Optimális feltételek megteremtése a dokumentumok tárolására

1.2 Dokumentumok elhelyezése az adattárban. topográfia

2. A dokumentumok tárolására, mozgatására szolgáló speciális eszközök alkalmazása

2.1 Az ügyek raktárból történő kiadásának eljárása

2.2 Az ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzése

2.3 Biztosítási alap létrehozása a különösen értékes dokumentumok számára, valamint felhasználási alap létrehozása

3. A levéltári iratok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása

3.1 A dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése

3.2 Irattári dokumentumok fizikai, kémiai és műszaki feldolgozása

Következtetés

Felhasznált irodalom jegyzéke

Függelék

V vezető

A kurzusmunka témájának relevanciája. A levéltáros jelenleg az első, aki a múltban keletkezett információkkal foglalkozik. El kell vennie és meg kell őriznie. De az archívum nem raktár, hanem tudományos intézmény, amely a társadalom hosszú távú társadalmi emlékezetének kialakítását látja el. tároló dokumentum topográfiai alap

Állami szervek, szervek önkormányzat, részt vevő szervezetek és állampolgárok vállalkozói tevékenység oktatás nélkül jogalany kötelesek gondoskodni az archív dokumentumok biztonságáról, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is, a tárolásuk időtartama alatt, amelyet a szövetségi törvények, az Orosz Föderáció egyéb szabályozási jogi aktusai, valamint a szövetségi törvényben előírt dokumentumok jegyzékei határoznak meg. Archiválás az Orosz Föderációban" 2004. október 22-i keltezésű, 125. sz. FZ.

Az iratok biztonságának biztosítása az állami levéltárak fő feladata. A probléma megoldásának bonyolultságát az határozza meg, hogy soha senki nem készített „örök” tárolásra szánt dokumentumokat. Ugyanakkor a levéltár évente újabb forrásokkal bővül, a helyreállítási lehetőségek szerények maradnak. A probléma megoldásának modern megközelítése a fokozatos átmenet elvén alapul a differenciált, választási elv a levéltári iratok biztonságának biztosítása, figyelembe véve azok értékét, fizikai állapotát.

A differenciált megközelítés magában foglalja az archívumban tárolt dokumentumok teljes mennyiségének, az úgynevezett prioritási objektumoknak az alapok szintjén történő felosztását, az alapok részeit, az egyes dokumentumokat. Az elsőbbségi kiosztás alapja két szempont: a dokumentumok értéke és a biztonságukat veszélyeztető fizikai állapot jelei. A szabályozási feltételek megteremtésére irányuló intézkedések összessége, a szabályozási rendszerek betartása biztosítja az archívumban lévő levéltári dokumentumok biztonságát.

A levéltári dokumentumok tárolásának szabályozási feltételei biztosítottak:

Irattári épületek építése, rekonstrukciója és javítása;

Optimális (normatív) tűzvédelmi, biztonsági, hőmérséklet-páratartalom, fény- és egészségügyi-higiénés rezsim kialakítása az archívum épületében és helyiségeiben;

A levéltári dokumentumok tárolására és mozgatására szolgáló speciális eszközök alkalmazása.

A kurzusmunka fő célja a levéltári dokumentumok biztonságának biztosításának problémájának tanulmányozása, mint a levéltári munka egyik fő területe. Attól, hogy mennyire helyesen választották meg a dokumentumok tárolási stratégiáját, függ azok fizikai állapota és sokrétű felhasználási lehetősége.

A cél eléréséhez a következő feladatokat kell megoldani:

1. Intézkedések mérlegelése a dokumentumok tárolására vonatkozó szabályozási feltételek biztosítására.

2. Feltárni a levéltári iratok különleges tárolási és mozgatási eszközei használatának rendjét.

3. Vizsgálja meg a dokumentumok fizikai és kémiai biztonságát biztosító módszertant.

1 . Biztonság normatív tárolási feltételek levéltári dokumentumok

1. 1 Optimális feltételek megteremtése a dokumentumok tárolására

A dokumentumok tárolásának optimális feltételeit a következők biztosítják: irattári épületek építése, rekonstrukciója és javítása; a tárolóhelyek tűzoltó eszközökkel, biztonsági és tűzjelzőkkel való felszerelése; technikai eszközök alkalmazása a tárolás optimális hőmérsékleti és páratartalmi rendszerének megteremtésére, a tároló létesítményekben az egészségügyi és higiéniai intézkedések végrehajtására; a dokumentumok tárolására szolgáló speciális eszközök (állványok, szekrények, széfek, dobozok, mappák stb.) használata.

Az állami levéltári épületek speciálisan építhetők, vagy más helyiségekből átalakíthatók. El kell távolítani őket ipari vállalkozások a levegő szennyezése (agresszív gázok, cementpor stb.), tűzveszélyes tárgyakról, építményekről (olajtárolók, benzinkutak, parkolók, garázsok stb.), valamint az előírásoknak megfelelően építési szabályzatokés szabályokat.

Az archívum helyének megfelelőségét a tűzoltóság és az egészségügyi és járványügyi állomás légszennyezettségi fokára vonatkozó következtetéseinek figyelembevételével határozzák meg. Banasyukevich V.D. A levéltári dokumentumok biztonságának biztosításának aktuális tudományos problémái // Hazai levéltárak. -2001. - 2. sz.

Az irattárépület fő- és mellékhelyiség-együttes, amely a levéltári feladatok ellátására, levéltári iratok tárolására, feldolgozására, felhasználására, valamint adminisztratív, műszaki, háztartási jellegű feladatok ellátására, a racionális elrendezés követelményeinek kielégítésére szolgál. helyiségek.

Az archívum archívumokkal, olvasóteremmel, dolgozószobákkal, cserélhető elektronikus adathordozók automatizált könyvtárának helyiségeivel, szerverrel és kommunikációs berendezésekkel rendelkezik.

Az archívumok arab számozással vannak számozva, bruttó sorrendben, és elszigetelten helyezkednek el a vegyszerek, élelmiszerek és vegyszerek felhasználásával (tárolásával) kapcsolatos laboratóriumtól, gyártótól, raktártól távol. elektronikus archívum- elektromágneses sugárzás és erőterek forrásaiból.

Javasoljuk, hogy a raktárakat olyan épületekben helyezzék el, amelyek ablakai az északi oldalra néznek. A természetes megvilágítás csak akkor megengedett, ha a dokumentumokat kötelező védeni a közvetlen napfénytől. Szórt világítás megengedett redőnyök, védőszűrők, függönyök vagy festett ablakok használatával. Mesterséges világításhoz zárt árnyalatú izzólámpákat vagy fénycsöveket használnak a sugárzási spektrum csonka ultraibolya részével.

Az archív dokumentumokat sötétben tárolják. A dokumentumok fénytől való védelmét a dokumentumok dobozokban, mappákban és kötésekben való tárolása, átlátszatlan és fényt áteresztő függönyök alkalmazása biztosítja az ablakokon stb. Az elektronikus adathordozón lévő dokumentumok tárolása olyan körülmények között történik, amelyek kizárják a közvetlen fényt, és további védelem alatt állnak az agresszív szennyeződésekkel szemben. levegőben (kén-dioxid, kénhidrogén, higanygőz, nitrogén-oxidok, ammónia), elektromágneses ionizációs (sugárzási) expozíció.

Az archívumok rendelkezésre állnak modern eszközökkel tűzoltó, biztonsági és tűzjelző rendszerek. Az általános és a padlókapcsolók a levéltáron kívül találhatók. A levéltár épületei tűzivízellátással, szén-dioxidos tűzoltó készülékekkel, biztonsági és tűzjelző rendszerekkel vannak felszerelve.. Banasyukevich V.D. A levéltári dokumentumok biztonságának biztosításának aktuális tudományos problémái // Hazai levéltárak. -2001. - 2. sz.

Az irattár biztonsági rendjét a mérnöki és műszaki erődítést biztosító intézkedések összessége, az irattár épületének (helyiségeinek) biztonsági riasztóval való felszerelése, biztonsági állomás(ok) szervezése, a helyiségek lezárása, az objektumon belüli megfigyelés, ill. hozzáférési módok, az irodai helyiségek kulcsainak tárolása.

Az irattárak és egyéb helyiségek, ahol az irattári dokumentumokat tartósan vagy ideiglenesen tárolják, megnövelt ajtókkal vannak felszerelve technikai erő az esetleges betörés ellen, magas biztonsági zárral felszerelt.

A tudományos referenciakönyvtár levéltári iratait, tárgyi eszközeit, könyveit, valamint a tudományos referencia apparátust az archívumból csak az előírt módon kiállított külön igazolvánnyal lehet kivenni.

A dokumentumokat olyan körülmények között tárolják, amelyek biztosítják normatív paraméterek fény, hőmérséklet-páratartalom és egészségügyi-higiénés rendszerek.

A légkondicionáló rendszerekkel felszerelt archívumokban az alábbi optimális hőmérsékleti és páratartalmi feltételeket tartják fenn a dokumentumok tárolására:

1) papírhordozó - hőmérséklet +17 - +19 C, relatív páratartalom 50-55 százalék;

2) fekete-fehér filmhordozók - hőmérséklet +15 C, relatív páratartalom 40-55 százalék;

3) színes filmhordozók - hőmérséklet +2 - +5 C, relatív páratartalom 40-55 százalék;

4) elektronikus adathordozók - hőmérséklet +15 - +25°С, relatív páratartalom 40-60 százalék.

A szabályozatlan klímával rendelkező archívumokban ésszerű fűtést, az épület szellőztetését és a levegő párásítását (szárítását) végzik. A hőmérséklet (+-5.С) és a relatív páratartalom (+-10%) éles (szezonális és egy napon belüli) ingadozása nem megengedett.

A hőmérséklet és páratartalom szabályozása a beltéri és kültéri levegő hőmérsékletének és relatív páratartalmának rendszeres, egyidejű mérésével történik: légkondicionált helyiségekben - hetente legalább egyszer; szabályozatlan éghajlatú archívumokban - heti 2 alkalommal; a rendszer megsértésével - naponta 1 alkalommal.

A vezérlő- és mérőberendezések leolvasásait speciális naplókban rögzítik, amelyek egyben tükrözik a készülékek leolvasási helyességének ellenőrzését, valamint a hőmérséklet- és páratartalom-szabályozás normalizálására tett intézkedéseket annak megsértése esetén.

A dokumentumok tárolásának fő eszközei a helyhez kötött vagy mozgatható fémállványok, égésgátlóval kezelt fa állványok. Fém szekrények, széfek, polcos szekrények, valamint fém válaszfalakkal és polcokkal ellátott álló rekeszek használhatók segéd- vagy speciális felszerelésként.

A filmes dokumentumokat, tekercses mikrofilmeket vízszintes helyzetben, halszálkás típusú állványokon vagy álló állványokon fém vagy műanyag dobozokban tárolják. A nem gyúlékony triacetát alapon készült filmes dokumentumokat lazán záródó fém vagy műanyag dobozokban tárolják, amelyeken lyukak vannak, hogy megakadályozzák a filmalap által kibocsátott ecetsavgőzök felhalmozódását a dobozban. A videodokumentumokat függőleges helyzetben, eredeti csomagolásukban tárolják.

Nem megengedett az archív dokumentumok tárolása mágneses munkaréteggel ellátott adathordozón ferromágneses fém állványokon; acél állványok kivételes esetekben használhatók, csak akkor, ha a rack áramkörök lemágnesezettek és zártak.

Az audiovizuális vagy elektronikus dokumentumok minden egyes tárolóegysége nem hermetikus egyedi csomagolásban van elhelyezve. Ugyanakkor ki kell zárni az irattári dokumentum csomagon belüli szabad mozgását.

A papír alapú archív dokumentumokat állványokra, fémszekrényekre vízszintesen vagy függőlegesen helyezik el dobozokba vagy más elsődleges adathordozókra (mappák, tokok stb.).

A tárolóhelyek a falakra merőlegesen, ablaknyílásokkal vannak felszerelve. Az épület külső falai és hőforrások közelében elhelyezni nem megengedett.

A tárolóhelyek elrendezése a következő szabványok szerint történik: a soraik közötti távolság 120 cm; tárolóeszközök - 75 cm; az épület külső fala és a vele párhuzamos tárolóhelyek - 75 cm; a tároló fala és homlokfelülete - 45 cm; a tároló padlója és alsó polca - 15 cm.

1.2 Dokumentumok elhelyezése az adattárban. topográfia

A dokumentumok tárolókban való elhelyezésének ésszerűnek kell lennie. A bizonylatokat a számviteli bizonylatoknak megfelelően kell elhelyezni oly módon, hogy biztosítsák azok gyors felkutatását.

Az archívumban található dokumentumok gyors kereséséhez tudományos referencia apparátust hoznak létre az archívum dokumentumaihoz:

- az ügyek leltárai és az azokat helyettesítő ügyek nómenklatúrája;

- tantárgyi, tantárgyi tematikus irattárak;

- személyi akták;

- mutatók;

- történelmi információk;

- dokumentum áttekintés.

A tartós megőrzésre vonatkozó dokumentumokat a tartós (10 év feletti) tárolás dokumentumaitól és a személyzeti dokumentumoktól elkülönítve kell elhelyezni.

A pénzeszközök archívumban való elhelyezésének sorrendjét elhelyezésük terve (séma) határozza meg. A rendszer előírja az alapkomplexumok tárolók közötti felosztását, (szükség esetén) feltüntetve az egyes tárolóállványokhoz tartozó alapok számát.

Egy archívumban különböző típusú, de azonos tárolási módot igénylő irattárak lehetnek (például mágnesszalagos archív dokumentumok és mágneses réteggel ellátott lemezes adathordozók; archív dokumentumok filmen és mikronyomtatványon stb.).

Az archívum minden helyisége (épületek, épületek, emeletek, szintek, helyiségek), valamint az állványok, szekrények és polcok számozottak. A tárolóhelyek az archívum bejáratától balról jobbra egymástól függetlenül vannak számozva, polcaik - fentről lefelé, balról jobbra.

A tárhelyi iratok tárolási helyének rögzítése és az irattárban történő keresés érdekében készlet- és polctopográfiai mutatók készülnek. Kártyán vannak. Pénztáronként külön-külön állítunk össze egy pénztári topográfiai indexkártyát, ezek a kártyák a levéltári pénztárak számának sorrendjében vannak elrendezve Sz., szekrényszám, polcszám, jegyzetek (lásd 1. számú melléklet).

A polcos topográfiai indexkártyákat minden állványon elhelyezik, és az állványszámok sorrendjében helyezik el egy külön helyiségben. A topográfiai mutatók egy példányát az irattári iratok elszámolásáért felelős munkatárs(ok), a másodikat az irattárban őrzik.

A topográfiai mutatók karbantartása papíron vagy automatizált módon is elvégezhető a megállapított részleteknek megfelelően. A dokumentumok elhelyezésében bekövetkezett változások minden másolaton, valamint a pénzeszközök elosztási rendszerében időben megjelennek.

2 . A dokumentumok tárolására és mozgatására szolgáló speciális eszközök használata

2.1 Az ügyek raktárból történő kiadásának eljárása

A tokot raktárból adják ki:

- felhasználásra (olvasóteremben használóknak, munkahelyi irattári dolgozóknak, átmeneti tárolásra intézményeknek, szervezeteknek);

- irattári munkához.

A leromlott okmányokat, különösen értékes dokumentumokat tartalmazó ügyeket a letéteményesek felhasználásra nem adják ki, helyette másolatokat adnak ki. Az ügyek értéktárból történő kiadását és visszavételét a vagyonkezelő végzi.

Az irattárból az irattári dokumentumokat a következő időtartamra adják ki: legfeljebb egy hónapig - az olvasóteremben tartózkodó felhasználók és a levéltári dolgozók számára (kivéve a különösen értékes dokumentumokat, amelyek legfeljebb két hétre szólnak); legfeljebb három hónapig - alapok létrehozói; legfeljebb hat hónapig - igazságügyi, bűnüldöző és egyéb felhatalmazott szerveknek.

A levéltári iratok exponálás céljából történő kiállítása a kiállítás megtartására vonatkozó megállapodásban meghatározott ideig történik.

A tárolókból a tokok kiadását a vonatkozó okmányok formálják és külön könyvekbe rögzítik. Az irattári iratok levéltárból történő kiadását és visszavételét, ideértve az irattári iratok rendelkezésre állásának és állapotának laponkénti ellenőrzését a levéltárból történő kiadás előtt és visszaküldéskor, a levéltár munkatársa végzi. A felhasználók által az olvasóteremben visszaküldött irattári dokumentumok elérhetőségének és állapotának egyenkénti ellenőrzését az olvasóterem munkatársa végzi.

A rendelkezésre állás és állapot kötelező laponkénti ellenőrzése az irattári iratok levéltárból történő kiadása előtt és visszaküldésekor: egyedi dokumentumok és különösen értékes dokumentumok; archív dokumentumok, amelyek kialakításában vagy mellékletében drágakövek és fémek találhatók; kötetlen irattári dokumentumok; olyan ügyek, amelyeket korábban nem adtak ki az irattárból, és nem rendelkeznek igazoló lapokkal; autogramokat, grafikai dokumentumokat, postai és hivatalos jeleket, pecséteket, képeslapokat, címmel ellátott borítékokat, bélyegzőket és egyéb, a gyűjtők érdeklődésére számot tartó archív dokumentumokat tartalmazó akták.

Az egyéb, laponkénti ellenőrzés alá vont ügyek összetételét a szakértői-módszertani bizottság döntése alapján a levéltár vezetése határozza meg.

Az irattárból kiállított ügyek, iratok tárolóegységei és leltárai helyett pótkártya kerül elhelyezésre.

A levéltárból kiállított irattári iratoknak levéltári kóddal, számozott lapokkal, hitelesítő lappal és irathasználati lappal kell rendelkezniük.

A levéltári iratok levéltári kiadásra való előkészítése magában foglalja: levéltári iratok lefoglalását; a levéltári titkosítás és a fejlécek (jegyzetek) egyeztetése az ügyek, dokumentumok leltárával (könyvelési és leírási könyvével); levéltári iratok lapellenőrzése - megállapított esetekben.

Az irattári iratok archív titkosításának egyeztetése az ügyek és iratok leltárával (számviteli könyvvel és leírással) magában foglalja az ügy borítójának és címlapjának, az audiovizuális, elektronikus dokumentum tárolásának elsődleges eszközének, az ügyirat helyességének ellenőrzését. a tárolóegység címe és titkosítása. Nagyobb javítások esetén a borítót és a címlapot kicserélik, szükség esetén a régi borítót megtartva.

Az irattárból kivett egyedi levéltári iratok irattárból történő kiadásának előkészítésekor minden lap hátoldalára, a levéltári irat szövegén kívül levéltári kódot tartalmazó bélyegzőt kell elhelyezni.

Az irattári iratok biztonságának ellenőrzése érdekében az irattári iratok tárolásáért felelős egység ellenőrzi a levéltárból kiállított irattári iratok biztonságát. Az ellenőrzések tervszerűen, vagy szükség szerint az archívum vezetőségével egyetértésben történnek.

Az irattári dokumentumok irattárba való visszajuttatásakor az előírt módon ívről-lapra ellenőrzik azok fizikai állapotát. A levéltári iratok kiállítására szolgáló könyvben a levéltári iratok visszaküldéséről a levéltári dolgozók vagy az azokat visszaküldő alapteremtő jelenlétében feljegyzés történik. Ha a visszaküldött irattári iratokon sérülést észlelnek, bármilyen formában okirat készül, amelyet a levéltári alkalmazott és az irattári iratokat visszaküldő személy ír alá, és megfontolásra benyújtja a levéltár vezetőségének.

Az irattári dokumentumok bármilyen távolságra történő szállítása során intézkedéseket tesznek a káros tényezők hatásai elleni védelmére és védelmére.

Az archív dokumentumok archívumon belüli mozgatásához mobil kocsikat és egyéb szállítóeszközöket használnak.

Az irattári iratok intracity-szállítása zárt járművekben, irattári dolgozó kötelező kíséretével történik. Az irattári dokumentumok nagy távolságra történő szállítása csomagolt formában, fedett járműben történik.

2.2 Az ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzése

Az irattári ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzésének célja, hogy megállapítsa az ügyek tényleges elérhetőségének megfelelőségét a leíró cikkekhez és a leltári záróbejegyzésekhez; azonosítani a sérült szövegű dokumentumokat tartalmazó sérült tokokat, amelyek helyreállítást, kötést, fertőtlenítést, átfordítást és hasonlókat igényelnek.

Az irattári iratok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése tervszerűen és időpontban (rendkívüli) történik.

Az Orosz Tudományos Akadémia állami archívumában, múzeumában, könyvtárában, archívumában ütemezett ciklikus ellenőrzést végeznek a jelenlét és az állapot tekintetében:

- egyedi dokumentumok - évente;

- különösen értékes papíralapú dokumentumok - 10 évente (az állami könyvtárban - 5 évente egyszer);

- audiovizuális és elektronikus dokumentumok - 5 évente egyszer;

- nitro alapú filmes dokumentumok - 2 évente egyszer.

Az egyéb levéltári iratok elérhetőségének ellenőrzésének ciklikusságát a levéltár szakértői-módszertani bizottságának (vagy egyéb tanácsadó testületének) döntése alapján határozzák meg, a felhasználás intenzitásától és a levéltári iratok elszámolásának állapotától függően, de legalább 25 évente (az állami könyvtárban - 15 évente egyszer).

Az önkormányzati levéltárban, múzeumban, könyvtárban 10 évente egyszer ütemezett ciklikus ellenőrzésre kerül sor a levéltári dokumentumok elérhetőségére vonatkozóan.

Természeti katasztrófák, tömeges megmozdulások és egyéb olyan körülmények esetén, amelyek során dokumentumok elveszhetnek, rendkívüli egyszeri ellenőrzést végeznek az összes archívum vagy egyedi anyagkészlet rendelkezésre állása és állapota tekintetében.

Az ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzését legalább 2 fős munkavállalói csoport végzi.

A munka megkezdése előtt megállapítják az ellenőrzött alap számviteli bizonylatainak hiánytalanságát, gondosan ellenőrzik a számviteli bizonylatokat, azaz megállapítják, hogy a leltárban felsorolt ​​esetek tényleges száma helyesen tükröződik-e a végső bejegyzésekben. Az ellenőrzés az esetek tényleges elérhetőségének a leltárral való egyeztetésével történik. Ezzel egyidejűleg az ügyiratszámot, ügymutatót, címet, az ügyiratok határidejét, a leltárban feltüntetett ívek számát a borítóján található ügyleíráshoz képest ellenőrzik. A fizikai állapotot a tok szemrevételezése határozza meg.

Az ellenőrzés során feltárt valamennyi hiányosság (ügyhiány, számítástechnikai hiba, leírási hiba, fizikai sérülés) felkerül az esetek fennállását és állapotát ellenőrző listára. Az ellenőrző lap közvetlenül az ellenőrzés során leltáronként külön-külön kerül kitöltésre, az ellenőrző lapok számsorrendben vannak számozva és az előadó által aláírva.

A tokok elérhetőségének és állapotának ellenőrzésekor szükséges: fenntartani a tokok elrendezésének sorrendjét az állványokon, dobozokban, mappákban; az ellenőrzés során felfedezett helyükre más alapok helytelenül elhelyezett aktáit; lefoglalni a leltárban nem szereplő ügyeket; a biológiai kártevőkkel fertőzött esetekről a levéltár vezetőjét azonnali elkülönítés céljából értesíteni. A leltárban nem szereplő esetek az alap végére kerülnek. Az ellenőrzés során fel nem vett esetek leltárba vétele tilos.

Az ügyek rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése, a leltár végén a „ellenőrzött” bélyegző, a dátum, a beosztás és az aláírás kerül elhelyezésre.

A csekk lapjainak (lapjainak) záró bejegyzései alapján az ügyek elérhetőségének, állásának ellenőrzéséről okirat készül, amely tartalmazza a pénztár számát, nevét és kategóriáját, a csekk dátumát, valamint az ellenőrzés eredményének összesítő adatai: a leltárak szerint felsorolt ​​esetek száma, készleten nem talált esetek száma, a leltárban nem jelölt betűszámok száma, hiányzó számok, valamint az esetek száma amelyek elérhetőek voltak. A törvényben szerepel még az iratkezelést, fertőtlenítést és fertőtlenítést, restaurálást, elhanyagolt szövegek helyreállítását igénylő esetek száma (lásd Melléklet).

Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a jelenlét-ellenőrzés nem tár fel esetet. Ez a dokumentumok biztonságának megsértését jelzi, és sürgős intézkedést igényel. Ebben az esetben az archívumnak az ellenőrzés befejezésétől számított egy éven belül meg kell kezdenie az iratok keresését.

A keresés során a következőket kell tennie:

Megvizsgálja a számviteli bizonylatokat az ügyek adattárból történő kiadásához;

Ellenőrizze a leltári záróbejegyzés helyességét, amely szerint a fel nem derített esetek listázása történik, mivel az ügyek sorszámozásánál technikai hibák is előfordulhattak, illetve a végleges bejegyzések összeállításakor hiányzó ill. betűs számok nem vették figyelembe;

Elemezze a fel nem fedezett esetek címsorait az esetleltárban, amely lehetővé teszi a leltárban szereplő esetek kétszeri azonosítását, vagy a szervezet másik leltárában szereplő, de eltérő számon szereplő esetek azonosítását;

Vizsgálja meg a korábban tudományos és műszaki feldolgozáson átesett esetek régi leltárait, hasonlítsa össze azokat a leltárral, amelyen az ellenőrzést elvégezték;

Az ellenőrzés során fel nem talált esetek felkutatásának megszervezése azoknál az érintett szervezeteknél, amelyek tevékenységében fel nem tárt esetek keletkeztek, előzetesen áttanulmányozva leltárukat;

Ellenőrzi az ügyek szervezetektől az archívumba történő átvételi és átadási aktusait;

Tanulmányozni a megsemmisítésre szánt ügyek és dokumentumok kiosztásáról szóló törvényeket, az esetek ideiglenes felhasználásra történő kiadásáról szóló törvényeket.

A keresés során talált esetekről igazolás készül, amelyet a levéltár vezetője ír alá. A talált eseteket a helyükre teszik. A fel nem tárt esetek nyilvántartási kártyáján a „talált” bejegyzés kerül feltüntetésre az igazolás keltének és számának feltüntetésével. Azon hiányzó dokumentumokra, amelyek keresési útvonalait kimerítették, az ügyek feltárásának elmaradásáról szóló törvény és a kutatási munkáról részletes igazolás készül. Az ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzése az ellenőrzött pénztár számviteli bizonylatainak módosítását követően tekinthető befejezettnek.

2.3 Biztosítási alap létrehozása a különösen értékes dokumentumok számára, valamint felhasználási alap létrehozása

A biztosítási alap különösen értékes archív dokumentumok biztosítási másolatainak halmaza. A papír alapú dokumentum biztosítási másolata az első generációs negatív mikrofilm, amelyet a megfelelő típusú fényképészeti filmből készítenek közvetlenül a dokumentum fényképezésével, és ezt később „biztosítási alap mikrofilmnek” nevezik, Privalov V.F. A dokumentumörökség megőrzésének biztosítása modern körülmények között // Hazai archívumok. - 1999. - 2. sz.

A biztosítási alapot azért hozták létre, hogy az eredeti dokumentumok elvesztése vagy megsérülése esetén megőrizze az értékes okirati információkat. A biztosítási másolás sorrendjének meghatározása az egyedi dokumentumok és különösen értékes dokumentumok fizikai állapotának és használatuk intenzitásának figyelembevételével történik.

A biztosítási másolás az ügyek, iratok leltárában a tárolóegységek rendszerezésének betartásával történik, amely a tárolóegységek előtt másolásra kerül. A tárolóegységben található összes irattári dokumentum biztosítási másolás tárgyát képezi.

Biztosítási másolás esetén az esetek általában nem tartoznak összevarrással. Az iratok feloldása kivételes esetekben az irattár vezetőségével egyetértésben, a bekötött ügy másolásának teljes lehetetlensége esetén történik. A munka végeztével az esetet a laboratórium vagy a szervezet – a biztosítási másolatok gyártója – ismét visszavágja.

Az eredeti levéltári iratok biztonságának biztosítása érdekében felhasználásra szánt, különféle tárgyi adathordozókon készült levéltári iratok másolati készlete (a továbbiakban: felhasználási alap) főszabályként a biztosítás létrejöttével egyidejűleg jön létre. alap, valamint a leggyakrabban használt levéltári iratok céleljárása, folyamatban egyéb munkák (levéltári iratok minősítésének feloldása, felhasználásuk megszervezése).

Az egyéb munkálatok során keletkezett levéltári iratok másolatainak – ideértve az elektronikus adathordozón is – felhasználási alapba történő felvételét az archívum önállóan végzi.

3 . A levéltári iratok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása

3.1 A dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése

A dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése a levéltári alapok állapotáról alkotott általános kép tisztázása és a sürgős vagy tervezett speciális feldolgozást igénylő, konkrétan sérült dokumentumok azonosítása érdekében történik.

A fizikai állapot vizsgálata is differenciált megközelítésen alapul.

A dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése mindig az iratok egyenkénti áttekintésével történik.

Háromféleképpen lehet felmérni nagy dokumentumtömbök fizikai állapotát:

1) a vizsgált tömb összes objektumának (például az alap összes dokumentumának) folyamatos ellenőrzése. A módszer előnye, hogy teljes körű információt ad az alap összes dokumentumának állapotáról. Hátrány - magas időköltségek;

2) szelektív módszer, amikor a tömb teljes mennyiségéből csak egy kis részt (véletlenszerű kis mintát) választunk ki, és ez alapján ítéljük meg a teljes tömb (alap) állapotát. A teljes tömbből származó minta 2%-a elegendő a tömb egészének állapotának megjelenítéséhez. Előny - az időköltségek sokkal alacsonyabbak. Hátrány – átlagolt információt ad a teljes tömb állapotáról a mintában nem szereplő dokumentumok állapotának konkrét értékelése nélkül;

3) a papír- és szöveghibás dokumentumok véletlenszerű azonosítása a levéltár valamennyi dolgozója által hivatali feladatai ellátása során (ha feladatai az ügyek laponkénti áttekintésével kapcsolatosak). Ebben az esetben célszerű a dokumentumok fizikai állapotát egy részleg - a dokumentumok megőrzését biztosító osztály - alkalmazottai kódolni. Méltóság - a legkisebb időköltségek. Hátránya, hogy számos pénztárnál a hibás dokumentumok véletlenszerű azonosításának eredményei nem teszik lehetővé az egyes levéltári alapok fizikai állapotára vonatkozó következtetések levonását, az eredmények statisztikai táblázatokban történő összesítését.

A dokumentumok fizikai állapotát a papír vagy a szöveg jellemző hibáinak hiánya vagy megléte alapján értékelik. A papír- és szöveghibák meglétét és típusát vizuálisan határozzák meg az egyes dokumentumok laponkénti nézete során. Ebben az esetben figyelni kell a dokumentum „életkorára” (a létrehozásának évére).

A dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése és értékelése inkább minőségi jellemzők (fakulás mértéke, szín, írásmód, papírerősség stb.) azonosításával jár, nem pedig mennyiségi mutatókkal (tömeg, hossz, darabszám stb.) Ez bizonyos szubjektivitás-szakértőket határoz meg értékelések. Ezért különösen fontos a szakértő felkészültsége. A vizsgálat technikáját modelleken kell kidolgoznia. A vizsgáztató nem hagyhatja figyelmen kívül a hibákat, még akkor sem, ha azok azonos típusúak.

Az irattári dokumentumok fizikai és műszaki állapotának papír alapon történő elszámolása: hitelesítő lapon történik; levéltári dokumentumok elérhetőségét és állapotát ellenőrző lap és aktus; adathordozó-sérült archív dokumentumok nyilvántartási kártyája; Sérült szövegű archív dokumentumok nyilvántartási kártyája; levéltári iratok fizikai állapotának elszámolásának igazolványa (könyve).

Az audiovizuális dokumentumok fizikai és műszaki állapotának elszámolása: filmdokumentum műszaki állapotának rögzítésére szolgáló kártyán; fényképes dokumentum műszaki állapotának rögzítésére szolgáló kártya; a phono dokumentum műszaki állapotának nyilvántartó kártyája; kártya a videó dokumentum műszaki állapotának rögzítésére.

Az irattári iratok fizikai és műszaki állapotának elszámolása történhet papír alapon vagy automatizált módon az ellenőrzési és számviteli bizonylatok meghatározott részleteinek megfelelően.

3.2 Irattári dokumentumok fizikai, kémiai és műszaki feldolgozása

Az irattári iratok fizikai-kémiai és műszaki feldolgozását annak érdekében végezzük, hogy: az irattári dokumentumok gyorsuló öregedésének és megsemmisülésének okait kiküszöböljük; tulajdonságaik, műszaki jellemzőik, tartósságuk helyreállítása; dokumentuminformációk sokszorosítása stabilabb adathordozókon.

A papír alapú levéltári dokumentumok feldolgozásának fő típusai a következők:

- az archívumok fertőtlenítése, fertőtlenítése, deratizálása, mint az archívumokban és a levéltári dokumentumokon található biológiai kártevők bioprofilaxisára, biológiai védelmére és megsemmisítésére irányuló intézkedések összessége;

- restaurálás (restaurálás és konzerválási feldolgozás), mint a levéltári dokumentumok eredeti tulajdonságainak és tartósságának helyreállítását célzó munkák és technológiai műveletek összessége;

- levéltári dokumentumok sokszorosítása egyedi iratok és különösen értékes dokumentumok másolataiból biztosítási alap és használati alap létrehozása érdekében; archív dokumentumok fotórestaurálása fakó és alacsony kontrasztú szöveggel stb.;

- levéltári dokumentumok bekötése;

- archív dokumentumok pormentesítése;

- az archív dokumentumok feldolgozása sürgősségi mentési műveletek során, beleértve a szárítási, fertőtlenítési, fagyasztási, helyreállítási eszközök és módszerek használatát.

Az audiovizuális és elektronikus dokumentumokat a hordozó fizikai természetétől függően a következő helyreállítási, állagmegóvási és megelőző munkálatok vetik alá:

a) mágnesszalagon lévő archív dokumentumok:

- a felület tisztítása a portól és szennyeződésrészecskéktől speciális tisztítóberendezéssel;

- száraz és megvetemedett ragasztók cseréje;

- mágnesszalag tekercseinek regisztrációja védő mágnesszalaggal mindkét oldalon 2-2,5 m;

- visszatekercselés a mágnesszalag tekercseiben az archív dokumentumok tárolása és szállítása során a hőmérséklet és páratartalom ingadozása miatt keletkezett belső feszültségek enyhítése érdekében;

b) lemezes adathordozón lévő archív dokumentumok: pormentesítés; törölje le antisztatikus szerrel;

c) film- és fotódokumentumok, mikroformák és filmek hangfelvételei:

- portalanítás;

- viasz, zsír és egyéb szennyeződések eltávolítása;

- ragasztások és bevágások megerősítése;

- perforációjavítás;

- durva, elvetemült foltok és ragasztók megváltoztatása;

- sérült keretmezők javítása.

A levéltári dokumentumok fizikai-kémiai és műszaki feldolgozásával kapcsolatos munkákat ütemezett és nem ütemezett munkákra osztják.

A levéltári iratok ütemezett feldolgozása az állapotellenőrzés eredményei alapján történik az irattárban megállapított fontossági sorrendben, figyelembe véve az eltérő értékcsoportokhoz való tartozásukat, a különböző típusú levéltári iratok fizikai állapotának jellemzőit, valamint az archívum lehetőségei.

Az előre nem tervezett munkák közé tartoznak az olyan vészhelyzetekben végzett munkák, amelyek a levéltári dokumentumok tűz, víz és vegyszerek általi helyi vagy tömeges megsemmisítéséhez kapcsolódnak.

A levéltári iratok fizikai, kémiai és műszaki feldolgozásával kapcsolatos munkák nómenklatúráját, végrehajtási eljárását és technológiáját iparági szabályozási és módszertani dokumentumok határozzák meg.

Következtetés

A kurzuskutatás célja a feladatok megvalósításán keresztül valósul meg.

Az "Orosz Föderáció archívumának szervezése" témájú tanulmány eredményeként számos következtetés vonható le:

Az archívumban lévő dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében a következőket kell tenni:

- intézkedéscsomag a tárolás megszervezésére, amely biztosítja a dokumentumok tárolására szolgáló anyagi és műszaki bázis létrehozását (tároló létesítmények épülete és helyiségei, irattároló létesítmények, biztonsági és biztonsági tárolók, klímaberendezések, másolási eszközök és a sérült dokumentumok helyreállítása stb.);

- intézkedéscsomag a dokumentumok tárolására vonatkozó szabályozási feltételek megteremtésére és betartására (hőmérséklet és páratartalom, fény, egészségügyi és higiéniai, biztonsági tárolási módok).

A tárolás megszervezésére irányuló intézkedési rendszernek biztosítania kell az iratok biztonságát és fizikai állapotának ellenőrzését az irattárba történő beérkezéskor, mielőtt azok végleges tárolásra kerüljenek.

Az archívumban lévő levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében a következő, egymással összefüggő munkákat kell elvégezni:

- optimális feltételek megteremtése a dokumentumok tárolására;

- iratok elhelyezése tárolókban, topográfia;

- az ügyek adattárból történő kiadására vonatkozó eljárás betartása;

- ügyek elérhetőségének és állapotának ellenőrzése;

- biztosítási alap létrehozása a különösen értékes dokumentumok számára és felhasználási alap létrehozása;

- a dokumentumok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása.

Felhasznált irodalom jegyzékenál nélry

1. "Az archiválásról az Orosz Föderációban" 2004. október 22-i 125 FZ szövetségi törvény (a 2006. december 4-i 202-FZ szövetségi törvénnyel módosított).

2. Banasyukevics V.D. A levéltári dokumentumok biztonságának biztosításának aktuális tudományos problémái // Hazai levéltárak. - 2001. - 2. sz

3. A kormány megvitatja a levéltárak megőrzésének és felhasználásának kérdéseit // Hazai Levéltár. - 2001. - 1. sz.

4. Popova E.N. Az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumainak biztonságának biztosítása az Orosz Föderáció és alanyai modern jogszabályaiban // Levéltáros értesítője. - 2000. - 1. sz.

5. Privalov V.F. A dokumentumörökség megőrzésének biztosítása modern körülmények között // Hazai archívumok. - 1999. - 2. sz.

Függelék A

Az ügyek elérhetőségét és állapotát ellenőrző aktus formája

JÓVÁHAGY

Hivatalos név Beosztás

a szervezet vezetőjének felsőbb szerve

___________ Magyarázat

Az aláírás hivatalos neve (személyes aláírása).

SzervezetDátum

ACT N___

Összeállítás helye

A levéltári alap elérhetőségének és állapotának ellenőrzése N____

Ezt a törvényt a _________________________ bizottság alkotta

(a bizottság elnökének és tagjainak teljes neve) _________________ kapcsán

__________________________________________________________

(bázis)

Az ellenőrzés megállapította, hogy:

1. Összességében a _______________ ügyek esetleltárai szerint szerepel, beleértve a ___________________________ által jóváhagyott összevont ügyjegyzékek szakaszait is.

_____________________________________________________________

(A felhatalmazott szerv hivatalos neve) (számokkal és szavakkal)

2. Összességében __________________ ügy nem állt rendelkezésre, beleértve a _________________________________ által jóváhagyott összevont ügyjegyzék egyes szakaszait

______________________________________________________________ esetek

(A felhatalmazott szerv hivatalos neve) (számokban és kellékekben)

3. Más levéltári alapokhoz kapcsolódó, hibásan elhelyezett ügyek, _________________ ügyek.

4. Kiderült, hogy ehhez a levéltári alaphoz ____________ ügy áll rendelkezésre.

5. Vannak leíratlan ________________ esetek.

6. Összesen _______________ ügy van a levéltárban, ebből:

1) __________________ fertőtlenítést igénylő esetek;

2) __________________ fertőtlenítést igénylő esetek;

3) __________________ helyreállítást igénylő esetek;

4) __________________ ügyek bekötése és iktatása;

5) ____________ esetek elhalványuló szövegeinek helyreállítása;

6) helyrehozhatatlanul sérült _______________________ fájl;

7) Ideiglenes használatra kiadott __________________ esetek.

7. __________________________________________________________

(Az iratok állapotának és tárolási feltételeinek általános jellemzői.)

_____________________________________________________________.

(A fő negatív jelenségek az iratok zsaruknál való tárolásának állapotában és körülményeiben)

Az ellenőrzést elvégezték:

A bizottság elnöke _________________ Átirat

(személyes aláírás) jel és si

A bizottság tagjai _______________________ Átiratok

(személyes aláírások) aláírások szerint

Az Allbest.ru oldalon található

...

Hasonló dokumentumok

A levéltári dokumentumok biztonságának biztosításának koncepciója. A dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzésének időpontja. A fizikai és műszaki állapot ellenőrzésének szükségessége. Eredmények nyilvántartása: a feltárt hiányosságok kijavítása, okiratok elkészítése.

teszt, hozzáadva 2012.03.29


Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja, mint a történelmi és kulturális örökség része, az állam és a társadalom információs potenciálja. A biztonság és a dokumentumok biztonságának problémája. Irattári iratvédelmi rendszer, technikai eszközök és tároló berendezések.

bemutató, hozzáadva: 2015.12.01


A dokumentumok nyilvántartásának formái és végrehajtásuk ellenőrzése. Dokumentumok rendszerezése és iratgyűjtemények kialakítása. A levéltári intézményekben a megőrzés rendje és ideiglenes használatra történő kiadása. A GKN dokumentumainak továbbítása a szervezet archívumába.

bemutató, hozzáadva: 2012.04.16


Archív fájlok: koncepció, lényeg, funkciók. A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai. Az archív fájlok elérhetőségének és állapotának ellenőrzési folyamatának elemzése. Az elektronikus digitális aláírás tárolási feltételei, használatának jellemzői. A dokumentumok megőrzési időszakai.

teszt, hozzáadva 2016.01.19


Az állami (önkormányzati) levéltárban lévő iratok elszámolásának fogalma. Az Orosz Föderáció levéltári alapjának dokumentumainak elszámolása és biztonságának biztosítása. Az irattár számviteli bizonylatainak rendszere, rendeltetésük. Az archívum számviteli bizonylatainak általános követelményei.

teszt, hozzáadva 2012.03.29


A levéltári dokumentumok felhasználásának irányai és céljai. A szervezet vezetőségének és szerkezeti részlegeinek tájékoztatása az irattári dokumentumok elérhetőségéről és azok tartalmáról. Nyilvános találkozók szervezése. Eredeti tokok kiadása ideiglenes használatra.

szakdolgozat, hozzáadva 2012.11.09


Az irattárba történő továbbításra szánt dokumentumok előkészítésének szakaszai. A tanúsítványtárból történő kiállítás rendje. Állandó, hosszú távú tárolásra szolgáló dokumentumok leltárának készítése. Példa a személyes önéletrajzra. Pályázat állásra. Bejegyzés készítése a munkafüzetbe.

teszt, hozzáadva 2014.09.19


A dokumentumok feldolgozásának és mozgatásának teljes ciklusa a létrehozásuk pillanatától a végrehajtás és elküldés befejezéséig. Dokumentumok tudományos és gyakorlati értékének vizsgálata (értékelése). Az esetek leírása és kivitelezése. A tartós és hosszú távú tárolás dokumentumainak ismertetése.

teszt, hozzáadva: 2009.03.14


Jogi keretrendszer archív dokumentumok használata; dokumentumok és ügyek rendezése az alapon belül. Az archiválás problémái jelenlegi szakaszában, az Orosz Föderáció szövetségi jogszabályai. Az archívumokhoz való bonyolult és korlátozott hozzáférés főbb helyzetei.

szakdolgozat, hozzáadva 2014.05.22


A nómenklatúra eseteinek felépítése és célja. Kialakításukra és tárolásukra vonatkozó követelmények. Iratok értékének vizsgálata. Az ügyek leltárának összeállítása és a levéltárba továbbítás rendje. A dokumentumok elektronikus formában történő archiválásának lényege. Szakértői bizottságok.

Egy kellően nagy történelmi időszakra törvénybe foglalta a levéltári iratok megőrzésének szükségességét és a megsemmisítésükért való felelősséget. Tehát az 1550-es Sudebnik olyan súlyos büntetést írt elő, mint az ostorverés a dokumentumok megrongálásáért. Nagy Péter idejében a testi fenyítést pénzbüntetés váltotta fel. A szovjet időkben a Szovjetunió GAF-jéről szóló rendelet (1941) büntetőjogi felelősséggel fenyegette az iratok megsemmisítését és ellopását, valamint a dokumentumokból származó titkos információk nyilvánosságra hozatalát. A levéltári dokumentumok védelmének problémáival foglalkozó egyik első speciális jogszabály a Szovjetunió 1976-os „történelmi és kulturális emlékeinek védelméről és használatáról” szóló törvénye volt. A törvény hangsúlyozta, hogy a történelmi és kulturális emlékek az emberek tulajdonát képezik, és a kulturális világörökség szerves részét képezik. A törvény az okmányi emlékműveket is az ilyen emlékművek közé sorolta. A hatályos levéltári törvény is kimondja, hogy az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába sorolt ​​dokumentumok tulajdonosai kötelesek gondoskodni biztonságukról. A tárolás megszervezésének intézkedési rendszere a következő területeket tartalmazza:

1) dokumentumok fizikai és kémiai biztonságának biztosítása(a dokumentumok tárolásának megszervezése a hőmérséklet és a páratartalom, a fény, az egészségügyi és higiéniai, a biztonsági rendszer, valamint a tűzbiztonsági követelményeknek megfelelően);

2) a dokumentumok tárolására szolgáló anyagi és technikai bázis kialakítása, ideértve a tárolók épületeit és helyiségeit, a tárolás védelmét és biztonságát, a dokumentumok megőrzését;

3) mozgás elszámolása és a dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése, magában foglalja az archívum elszámolási formáiban bekövetkezett összes változás tükrözését;

4) dokumentumok másolása biztosítási alap és használati alap létrehozása érdekében. Ez a tevékenységi kör a levéltáros számára további feladatokat ró a biztosítási másolatok elszámolására és tárolásának megszervezésére, az archívum fő alapjain túl.

Az archívumok rendezésének követelményei. Mindenekelőtt az iratanyagok biztonságának biztosítását zárt hozzáférésű tárolók építésével valósítják meg. Különböző tárolókapacitású archívumokhoz standard projekteket dolgoztak ki. Speciális helyiségeket biztosítanak a dokumentumok portalanítására és helyreállítására. Az archívum épületeire és helyiségeire vonatkozó követelményeket a modern szabályozási és módszertani dokumentumok - „Az Orosz Föderáció Állami Levéltárának munkájának alapvető szabályai”, számos GOST-ban és módszertani fejlesztésekben rögzítik. A dokumentumok tárolásának feltételei összetételüktől és készítésük anyagától függően (nyomtatott dokumentumok, film- és fotódokumentumok papíron vagy filmen) eltérőek. Ha például a szervezet nem biztosít külön helyiséget az archívum számára, akkor az adminisztratív épület egy részét át kell alakítani dokumentumok tárolására a rendeletnek megfelelően. szabályozási követelmények. A helyiség nem lehet romos, fa, pince, padlás, fűtetlen, természetes szellőzés nélküli. Az irattári helyiség közelében ne legyenek tűzveszélyes tárgyak, ipari épületek korrozív gázokkal és porral szennyezve a levegőt. Az archívum nem helyezhető el a vendéglátó szolgáltatók, élelmiszerraktárak által elfoglalt helyiségek közelében. Az irattári anyagok közvetlen tárolásában tilos a tárolók és a munkatermek bármilyen célú összekapcsolása. A helyiségeknek rendelkezniük kell a liftekhez és a lépcsőházakhoz vezető kijáratokkal, amelyek kényelmesek az evakuáláshoz. A helyiségek belső díszítését olyan anyagok felhasználásával kell elvégezni, amelyek nem gyűjtenek port. A vízellátó és szennyvízvezetékeket nem szabad a tároló helyiségekben lefektetni; ha a csövek le vannak fektetve, akkor azokat szigetelődobozokba zárják, és folyamatosan ellenőrzik, hogy kizárják a baleset lehetőségét. A vezetékeket el kell rejteni. A tárolókat célszerű tűzálló falakkal elkülöníteni a levéltár szomszédos helyiségeitől. Ha az archívum a földszinten található, az ablakokat fémrács borítja. Az irattár helyiségeinek meg kell felelniük a tűzbiztonsági követelményeknek, és tűzjelzővel kell felszerelni. Tilos az ilyen helyiségekben elektromos készülékeket használni, gyertyát gyújtani, füstölni.

Az irattár helyiségeit klímaberendezésekkel és egyéb olyan berendezésekkel kell felszerelni, amelyek optimális hőmérsékleti és páratartalmi feltételeket biztosítanak a dokumentumok tárolására. Javasoljuk, hogy állandó hőmérsékletet tartson 14 és 20 Celsius fok között.

Az olvasóterem helyiségeiben vízmelegítésről gondoskodni kell. Az olvasóterem légcseréjét a közös rendszer befúvó szellőztetés légcserével: befúvás - 3, elszívás - 2; fal- és mennyezetdísznek nem éghető anyagból kell készülnie. Az olvasótermet hordozható szén-dioxidos tűzoltó készülékekkel kell felszerelni.

Abban az esetben, ha az irattári épületet rendeltetésszerűen építik fel, építését és üzemeltetését az Orosz Levéltár intézményeiben a tűzbiztonsági követelmények, tűzvédelmi szabályok és utasítások betartásával kell végezni. Ha egy épületet (helyiséget) irattári átalakításra osztanak ki, azt csak vizsgálat után lehet alkalmasnak minősíteni. minden szakterületből álló szakértői bizottság

szolgáltatások (levéltári, tűzoltósági, egészségügyi, biztonsági)

gondosan tanulmányozza a kiosztott helyiségek területét; ennek a helyiségnek az elhelyezkedése az épületben (emelet); az épület elhelyezkedése; a helyiség fizikai és kémiai környezetének állapota. E kritériumok szerint konkrét adatokat kell beszerezni. A kényelem érdekében elkészítik a kiosztott helyiségek rajzi tervét. Ha megállapítják, hogy a helyiség megfelel a fenti kritériumoknak, akkor okirat készül, amelyet a szakértői bizottság valamennyi tagja aláír.

Annak érdekében, hogy figyelembe vegyük az archívumban lévő egyes anyagcsoportok tárolási helyét, az archívum minden helyisége, állványai és polcai számozottak. Ha az archívum különböző épületekben (épületekben) rendelkezik helyiségekkel, mindegyikhez hozzárendelnek egy számot. A helyiségek számozása épületenként és emeletenként önálló, a szobák számozása a bejárattól balról jobbra haladva történik. Ha a szobák átmennek egymásba, akkor a számozást az első helyiségtől sorban végezzük. A polcok a szobákon belül általában a bejárattól balról jobbra vannak számozva. Az állványok kétoldalasak (végükkel a falhoz állnak) és egyoldalasak (a fal mentén helyezkednek el). Sorban vannak számozva, függetlenül a hossztól, magasságtól, egy- vagy kétoldalasságtól és egyéb jellemzőktől. Az állványok részekből állnak - az archívumban általában szekrényeknek nevezik őket. A rack szekrények a bejárattól balról jobbra is vannak számozva minden rack-en belül. A kétoldalas állványoknál a szekrények számozása a faltól kezdődik, a rack külső széléig kerül, és a másik oldalon folytatódik. A polcok felülről lefelé számozva vannak, mivel a tokok felszerelése vagy egymásra rakása az állványokra a felső polcoktól kezdődik.

Több is van a dokumentumok polcokra helyezésének módjai: függőleges és vízszintes, kötegekben és dobozokban. Jelenleg az állandó tárolás minden esete összefonódik, ezért állapotban és tanszéki levéltárakáltalában tárolják függőleges helyzet. A tokok meglehetősen szorosan egymáshoz vannak nyomva, de a fő nyomás a gerincre irányul, így a tok belsejében lévő lapok nem érnek nyomást, ez pedig pozitív hatással van az iratok biztonságára. A függőlegesen álló tokok kivétele egyszerű (ha nincsenek zsineggel megkötve). Szállításkor a kényelem és a biztonság kedvéért tokkötegeket kell készíteni, és címkéket kell rájuk ragasztani. Év végén az irodában és szerkezeti felosztások borítókat készíteni az ügyek nómenklatúrájának megfelelően. Erre a célra általában kemény mappákat-mappákat használnak. A papírfedeles tokokat nem lehet függőlegesen tárolni, mivel ez a dokumentumok alsó szélei megrongálódását és elszakadását okozza. Ezenkívül a zsineg, amellyel a tokokat megkötözik, gyakran elszakítja a borítókat. Ezért célszerű a puhakötésű tokokat ebben tárolni vízszintes helyzetben.

Ha az anyagokat gyakran referenciaként használják, akkor azok kényelmesebb a dobozokba rakni, mert az állandó köteg-le- és kötözéssel nem csak a borítók kopnak, hanem az iratok is megszenvedik, a dobozokból pedig könnyű ki- és kirakni a tokot. A kötegekhez vannak kötve, és a dobozokhoz ragasztják címkéket a pénztár és szerkezeti egység nevének, pénztárszámának (ahol több van), leltári számának, évszámának, a kötegben (dobozban) szereplő ügyek első és utolsó számának és köteg- vagy dobozszámának feltüntetésével. A linkek az alapon vagy annak egy részén belül számozva vannak (az anyagok elhelyezésének sorrendjétől függően). Egyes állami és tanszéki levéltárakban kötött ügyekhez használnak transzfer címkék puha kartonból, mint egy mappa szelepek nélkül, de szalagkötőkkel.

topográfiai jelzők. Az archívumban tárolt, folyamatosan változó anyagokban való tájékozódáshoz, topográfiai jelzők- a dokumentumok archívumban való elhelyezését tükröző címtárak. A topográfiai indexeknek két típusa van: rack és részvényindex. a polcindex alapja hely tárolás. Az alapindex célja, hogy információt adjon arról, hogy egy adott alap dokumentumait hol tárolják, pl. az alapindex alapja egy tárgy tárolás Így minden topográfiai indextípusnak megvan a maga célja. Nem helyettesítik egymást, és nem is egészítik ki, mert különböző célokra használják őket. Ezek azonban összefüggenek egymással, hiszen egy adott ügy (ügycsoport) helyére vonatkozó információknak meg kell egyeznie mindkét indexben.. Bármely ügyköteg mozgását mindkét indexben meg kell jegyezni, különben nem tükrözik megfelelően a dokumentumok helyét és ezért nem fogja teljesíteni a célját. Az indexeket nagy formátumú kártyákra vagy lapokra állítják össze. Ha egy adott alapra (vagy egy adott állványra) vonatkozó összes információ nem fér el egy lapon, a következő lapot tölti ki. Az azonos alaphoz (vagy állványhoz) tartozó összes lapot vagy kártyát egymáshoz kell rögzíteni, de úgy, hogy módosítható legyen rajtuk. Ha nagy alapot tárolnak, a strukturális részlegekhez külön tőzsdeindex kártyákat lehet készíteni.

A tokkomplexumok állandó mozgása nem mindig teszi lehetővé az anyagok kompakt elhelyezését, ezért is van szükség a topográfiai mutatókra. Az állami levéltárak számára kidolgozták a topográfiai mutatók formáit, de a tanszéki levéltári anyagok tárolásának sajátosságai szükségessé teszik további oszlopok mindkét típusú mutatóban. Így az iratok tárolási időszakonkénti elhelyezése megkövetelte a „megőrzési idő” rovat bevezetését, az átmeneti megőrzési dokumentumok nómenklatúra szerinti elszámolása megköveteli az évszám feltüntetését, amelyhez az anyagok tartoznak.

Az intézmények egyes kislevéltáraiban a topográfiai mutatókat nem állítják össze, tekintve, hogy az irattár vezetője (illetve a levéltáros vagy az irattárért felelős személy) kellően ismeri az anyagok összetételét és elhelyezését. De ez a motiváció alaptalan. Az intézmény archívumában található dokumentumalap részekre oszlik, és minél kevesebb ügy keletkezik évente az intézményben, annál kisebb az egyes tárolási időszakok dokumentumkészlete egy adott évre vonatkozóan, és annál nehezebb átlátni ezt a komplexumot. a polcon. Egy tapasztalt irattári dolgozó valóban tudja, hol találhatók az egyes fájlok, de változtatással vagy ideiglenes cserével az új dolgozó nehéz helyzetbe kerül. Egy-két helyiséges irattárban polcos topográfiai index nélkül is meg lehet oldani, de minden archívumban szükség van egy raktári topográfiai indexre.

Dokumentumtárolási módok. A dokumentumok biztonságának biztosításának módja a speciális tárolási mód, amely alatt a hőmérséklet-páratartalom és az egészségügyi-higiénés feltételek archívumokban kialakított összességét értjük. Vannak olyan tárolási módok, mint hőmérséklet-páratartalom, egészségügyi-higiéniai, tűzvédelmi, biztonsági, világítási módok - részletesebben foglalkozunk vele.

Fényes éles archív tároló meg kell felelnie a következő feltételeknek: minél kevesebb a fény, annál jobb - a tartós tárolást sötétben kell végezni. Az irattároló napfénnyel való megvilágítása tilos: a szoláris spektrum összetevői, különösen az ultraibolya, romboló hatással vannak a dokumentumokra. Ha közelebbről szemügyre veszi a speciális levéltári épületeket, akkor kétségtelenül felfigyelhet a raktárhelyiségek szűk ablakréseire, amelyek némileg emlékeztetnek a bunkerek nyílásaira vagy a középkori kiskapukra. erődökből. Az archívumnak egyfajta erődítménynek kell lennie, amely megvédi a dokumentumokat a pusztító tényezőktől. Az archívum poharai is sajátos sötét tetejűek.

Napfény A tárolás csak akkor megengedett, ha vannak fényszórók, automatikus fényáram-szabályozók, védőszűrők, redőnyök. A dokumentumok visszaverődéstől való védelme érdekében irattartókban, mappákban, dobozokban, szekrényekben, zárt állványokon tárolják. Ezenkívül a természetes megvilágítású tárolóhelyeken polcokat és szekrényeket (még a fénytől elzárt dobozokkal és egyéb szerelvényekkel is) a falakra merőlegesen kell felszerelni ablaknyílásokkal.

Mert mesterséges világítás a tárolás során az izzólámpákat zárt árnyalatokban, sima külső felülettel használják. A spektrum csonka ultraibolya részével rendelkező fénycsövek használata megengedett.

Az archívum legvilágosabb helye az olvasóterem legyen. Az olvasóasztalokra asztali lámpákat kell felszerelni. Az iratok ideiglenes tárolására szolgáló helyiségekben azonban lehetőség szerint ugyanazt a fényviszonyokat kell betartani, mint a tárolóban.

Nagyon fontos jó légáramlást biztosít a helyiségben. Ezt a szellőzéssel és a polcok megfelelő felszerelésével érik el. Ha a dokumentumokat a falhoz közel helyezik egymásra, nedvesek lesznek, és penészesedik. Ennek kiküszöbölésére a helyiségek fertőtlenítését végzik, amely megvédi az archívumot a penészedéstől. A dokumentumok por elleni védelme érdekében javasolt az archívum tárolójának maximális tömítettsége és a szellőzőrendszer szűrőkkel való felszerelése. A dokumentumok helyreállítási munkáit szükségszerűen az archívumban kell elvégezni. Ez az igény nemcsak a tárolási mód be nem tartása miatt merül fel, hanem a természetes öregedési folyamat miatt is, amelynek az okmányok ugyanúgy ki vannak téve, mint az emberek. A dokumentumok öregedése alatt értsük az irat eredeti fizikai és kémiai tulajdonságainak külső és belső tényezők hatására bekövetkező változását. Tűz, a helyiség elárasztása vagy egyéb katasztrófa esetén, ha az ajtón lévő plomba sértetlenségét, az ajtók és ablakok zárainak sérülését, vagy illetéktelen személyek belépésének nyilvánvaló nyomait észlelik, törvényt készítenek az illetékes hatóságok képviselőinek részvételével. Intézkedéseket tesznek az anyagok védelmére, ellenőrzik a dokumentumok elérhetőségét és állapotát. 4. Vizsgálati alapelvek és a dokumentumok értékének kritériumai

A szervezetek tevékenységének dokumentálása során több millió dokumentum jön létre. Gyakorlati és tudományos értékük eltérő. Az iratok értékének kérdése összefügg azok tárolásának és további felhasználásának kérdésével: az iratok egy része kezelési célú felhasználási igény miatt tárolásra kerül, részben pedig forrásként - v tudományos és történelmi célokra. A dokumentumok kiválasztása a tudományos és gyakorlati értékük meghatározása során történik - a levéltári anyagok értékének vizsgálata, amely a dokumentumok politikai, tudományos, történelmi és kulturális fontosságának mértékének meghatározására vonatkozik. A vizsgálat célja annak meghatározása, hogy mely dokumentumok felelnek meg leginkább az állam és a társadalom szükséges információval való ellátásának céljainak.

A levéltári anyagok értékvizsgálatának fejlődésének története Oroszországban. Már több mint száz éve aktuális az a probléma, hogy csak a jövőben felhasználható dokumentum-információkat kell kiválasztani tárolásra és speciális feldolgozásra. Az intézmények irattárában való iratok tárolásának gyakorlati szükségletei kapcsán merült fel. Amíg az intézmények viszonylag kevés dokumentumot őriztek, addig ez a probléma nem állt fenn. A XIX. század eleji államigazgatási reform eredményeként. nehézkes bürokratikus apparátus alakult ki, nagyszámú szerkezeti egységgel, ezek munkájának szabályozásával és az irodai munka megszervezésével. Az államapparátus bonyolítása, a termelés növekedése, a belső és külső kapcsolatok életre hívták a dokumentuminformáció mennyiségének jelentős növelését. Ilyen körülmények között az intézményekben felhalmozódott iratok nagy tömege, majd azok levéltárba kerülése felvetette a tárolt dokumentumok lehetséges és célszerű számának kérdését.

Az orosz intézmények archívumában lévő dokumentumok értékének vizsgálata az 1930-as és 1940-es években kezdődött. században, amikor még nem voltak egységes kritériumok az esetek kiválasztására és megsemmisítésére. Az egyes osztályok archívuma ezeket a kérdéseket saját szabályai és utasításai szerint oldotta meg. Az iratok értékének vizsgálata az irodai munkában kezdődött. A központi intézményekben a minisztérium- és főosztályvezetők voltak felelősek a vizsgálatért. Mivel nem voltak egységes szabályok az iratok értékvizsgálatának lefolytatására minden intézményre vonatkozóan, az ügyek elemzésében részt vevő személyek a jelentőségük megítélését szűk osztályok felől közelítették meg, ami gyakran az értékes dokumentumok megsemmisüléséhez vezetett. .

Az 1917. októberi forradalom után országos jelentőségűvé vált az iratok értékének vizsgálata. Az értékes iratanyagok megsemmisüléstől való megmentésének szükségessége kapcsán a levéltári intézmények vették át a vizsgálat funkcióját. 1919 januárjában külön utasítást adtak ki a vizsgakérdésekről. Minden intézmény számára egységes vizsgálati eljárást állapított meg, megadta a fő iránymutatásokat dokumentumok értékének meghatározására. A következő években továbbfejlődtek az iratok értékvizsgálatának kérdései, mint pl előírások, valamint módszertani kézikönyvekben és szakirodalomban. Az okirati anyagok értékével kapcsolatos kérdések végleges megoldásának jogát a levéltári hatóságok szakértői hitelesítő bizottságaira ruházták.

A tárolásra szánt dokumentumok kiválasztásának kritériumai. Az archívumban tárolandó dokumentumanyagok kiválasztásánál több szempont is létezik. Az anyagok értékelésének alapelveiből indulnak ki, mint pl az adománygyűjtés fontossága(intézmények, személyek, akiknek tevékenysége során a dokumentumok keletkeztek); a dokumentumok tartalmának jelentése, információk megismételhetősége; dokumentumok keletkezésének ideje és helye; az övék jogi erő, valamint külső jellemzők(például az anyag, amelyre írták). Így az első kiválasztási kritérium az az intézmények jelentősége, melynek eredményeként létrejöttek a dokumentumok. Az állam és a társadalom fejlődése során hatalmas számú intézmény, szervezet, vállalkozás jön létre, sokféle funkcióval, amelyek dokumentumanyagokat halmoznak fel. Az ezekben létrejövő dokumentumkészlet értékét mindenekelőtt az határozza meg, hogy az intézmény milyen fontos szerepet tölt be a közigazgatás rendszerében, a tudomány, a nemzetgazdaság, a kultúra stb. fejlődésében. Ezért a szelekció Az állami tárolásra szánt dokumentumok közül a legtöbbet játszó intézményekből készül fontos szerep a társadalom életében.

A személyes eredetű anyagok, kiadók, színházak, múzeumok stb. esetében olyan kritériumot alkalmazunk, mint pl. szerzői jog, az egyének jelentősége a tudományos politikai, társadalmi, kulturális életben jelentősen befolyásolja az általuk készített dokumentáció értékét. Különös figyelmet fordítanak a kéziratokra, a szerzőik által aláírt dokumentumokra. A dokumentumok tükrözhetik annak a személynek a termelési, társadalmi, kreatív tevékenységét, akitől letétbe helyezték. Tudományos érdeklődésre tartanak számot köz- és államférfiak, tudósok, katonai vezetők, írók, művészek stb. dokumentumai.

A kiválasztási kritérium is tartalmuk jelentősége, elvégre még a legfontosabb intézményben sem minden dokumentum értékes. Anyagnak minősülnek az intézmény fő tevékenységét tükröző anyagok, támogató szerepet betöltő dokumentumok, amelyek az intézmény jelenlegi munkájához szükségesek. Az intézmények fő tevékenységét legteljesebben tükröző dokumentumok első csoportja a charták, szabályzatok, személyzeti asztalok, megrendelések, ígéretes és éves terveket, ágazatonkénti éves és összefoglaló jelentések, jelentések, áttekintések, ülések, értekezletek, értekezletek jegyzőkönyvei, a felsőbb szerv egyes utasításai és a vele való levelezés az intézmény előtt álló feladatok végrehajtásáról, az alárendelt szervezeteknek küldött utasítások, az erről szóló anyagok. kormányhatározatok, miniszteri rendeletek és egyéb ellenőrzési anyagok végrehajtásának ellenőrzése, a feltalálásról és ésszerűsítésről szóló anyagok egy része, egyes biztonsággal kapcsolatos anyagok. A második csoporthoz általában mérhetetlenül több dokumentum tartozik. Ezek egy része hosszú távú referenciaértékkel rendelkezik (például a személyi jellegű dokumentumok jelentős része), de a dokumentumok többsége egy év, három, öt év után elveszíti működési és referenciaértékét. Ide tartoznak a működési és számviteli beszámolási és könyvelési dokumentumok, táblázatok, az ellátásról szóló levelezés, az aktuális javítások és sok egyéb olyan kérdés, amely nem tükrözi az intézmény fő tevékenységét.

A dokumentumok tartalma a bennük rögzített információk halmaza konkrét eseményekről, jelenségekről, tárgyakról, személyekről stb. A tartalom értéke függ az esemény jelentőségétől, lefedettségének teljességétől, az ismert tényekről, jelenségekről szóló információk egyediségétől. Olyan tényező, mint az események jelentését, a dokumentumok keletkezésének idejét és helyét, az anyagok vizsgálatánál figyelembe kell venni történelmi korszakok(forradalmak, háborúk stb.). Ugyanakkor a jelentéktelen információt tartalmazó anyagok is végleges tárolásra hagyhatók. Mint látható, ezek a kritériumok összefüggenek egymással: a helykritériumot általában olyan esetekben alkalmazzák, amikor egy adott régió, régió stb. területén jelentős események történnek. A dokumentumok hitelessége és másolatai. A tárolásra való kiválasztásnál mindig előnyben kell részesíteni az eredeti dokumentumokat (megrendelések, jegyzőkönyvek, tervek stb.) - Számos dokumentumkategória azonban csak másolatban érhető el az intézményekben, beleértve az olyan fontos anyagokat, mint a jelentések, feljegyzések, különféle igazolások az intézmény tevékenységét, melynek eredeti példányait felsőbb hatósághoz és egyéb instanciákhoz juttatják el. Az intézmény (nyaralás) által küldött levelek másolatát hitelesíteni kell, számmal és keltezéssel kell ellátni. Ez a szabály már régóta létezik, és a legtöbb intézményben betartják. A jelentések fennmaradó példányait azonban nem mindig adják ki. Sok esetben ez a harmadik példány, néha kijavítatlan hibákkal és elírásokkal, hiányos alkalmazáskészlettel. Gyakran vannak aláíratlan és dátum nélküli jelentések, és ha egy formázatlan jelentésnek két kiadása van, akkor nehéz lehet eldönteni, hogy melyik a végleges.

A következő kiválasztási kritérium az a dokumentum jogi ereje, azok. a dokumentum tulajdonságait jelentették neki törvényi előírásokat. Általános szabály, hogy ezt hivatalos dokumentumokat: határozatok, parancsok, jegyzőkönyvek, parancsok stb. Ez a kritérium kapcsolódik az előzőhöz, mivel jogi hatályát többnyire jól formázott eredetivel rendelkeznek.

A dokumentumok kettőssége - ez a kritérium fontos szerepet játszik az állami tárolásra szánt anyagok kiválasztásában a sokszorosított dokumentumok széles köre miatt. Az eredeti dokumentumokat tartósan megőrizzük. Ha a dokumentum nagy tudományos jelentőségű, akkor egy-két másolati példányt is hagynak állandó tárolásra. A replikált dokumentumokat kettősnek nevezzük, jelentős részük jegyzőkönyv, terv, jelentés stb. Az állami tárolásra szolgáló másolati dokumentumok kiválasztásakor figyelembe veszik azok fontosságát annak az intézménynek a tevékenysége szempontjából, amelynek pénztárában letétbe helyezik. A dokumentumokat gyakran kifejezetten sokszorosítják az intézményeknek vagy strukturális alosztályoknak való terjesztés céljából, bizonyos munkák elvégzése céljából, és néha tájékoztatás céljából. A duplalapok segítik az intézmény archívumában a napi irodai munkához gyakran használt eredeti dokumentumok jó állapotban tartását: tervek, jelentések, megrendelések, különösen a személyzet számára. Így a fogalom információk megismételhetősége.

A dokumentum fizikai állapota- ezt a kritériumot olyan esetekben alkalmazzák, amikor a dokumentumanyagok súlyosan megsérülnek, például tűzben leégnek, vízzel elöntötték, penészesek stb. Ugyanakkor megállapítható, hogy a sérült anyag milyen típusú dokumentumokhoz tartozik, nevezetesen: tartalmaz-e alapvető vagy kiegészítő információkat. Azok a dokumentumok, amelyek bár tartalmaznak hasznos információ, de nem elengedhetetlenek, a fizikai állapot kritériuma szerint megsemmisítésre oszthatók ki. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a különleges értékű dokumentumokat meg kell őrizni, bármilyen súlyosan sérültek is, főleg, hogy a sérült anyagok helyreállításának technikája az évek múlásával javul. Új módszerek léteznek a külső hatásoknak kitett dokumentumok helyreállítására káros hatások. Ha egy fontos irat súlyosan megsérült, de ezen kívül van második és harmadik másolat is, akkor ebben az esetben a hivatalosan kiállított eredeti nem semmisül meg, hanem egy másolatot csatolnak hozzá, amelyet szükség esetén felhasználnak.

A tárolásra szánt anyagok kiválasztásának számos egyéb kritériuma van, mint pl a dokumentum nyelvi vagy művészi jellemzői(a dokumentumot tartalomtól, eredettől és tulajdonjogtól függetlenül kiválasztják tárolásra). Bizonyos külső jegyekkel rendelkező dokumentumokat maradandó sebzésre hagynak: művészi festéssel, ornamentikával, miniatúrákkal; speciális anyagra (nyírfakéreg, pergamen) írt dokumentumok. A levéltári anyagok paleográfiai, nyelvi, művészi és egyéb jellemzői fontosak a forradalom előtti Oroszország intézményeinek dokumentumai, személyes eredetű alapok és gyűjtemények tanulmányozásához.

A filmes és fotódokumentumok értékelésének kritériumai.Értékelési szempontok film- és fotódokumentumok tartalma az esemény, személy, téma, felvétel jelentősége; az esemény időpontja és helye; a megvilágítás teljessége; az információk újszerűsége; a felvételi tárgyak egyedisége és elérhetetlensége; művészi érdem; reflexió a levéltári alapokban; az események megismételhetősége; az igazoló dokumentumok rendelkezésre állása. Értékelési szempontok filmes dokumentum nyomtatványok alkalmas fajtáikat szolgálják fel; külső jellemzők, képátviteli minőség; a lövéstechnika újdonsága; műszaki állapot. Kritériumok eredet film fotofonodokumentum t létrejöttük történelmi helyszíne, ideje és helye; a film-fotó-fono dokumentumokat készítő szerzők, szervezetek és személyek fontossága; a dokumentumokban tükröződő események megbízhatósága; a mozi-fotó-fono-dokumentum tervezett rendeltetése korm. Tól től fényképes dokumentumok Az állami levéltári tárolásra való kiválasztás azoktól függ, amelyekben társadalmi jelentőségű eseményeket rögzítenek, tükrözve a valóság jellemző, nem véletlenszerű aspektusait. Értékkritériumok fonododokumentum-Áruk az esemény jelentősége, a publikáció, a szerzőség, a rögzítés ideje, a felvétel teljessége, a felszívódás, a kettősség.

A dokumentumanyagok tipikus kategóriáinak értékelési kritériumai. A dokumentumanyagok tipikus kategóriái alatt azokat a dokumentumokat értjük, amelyek a legtöbb intézmény irányítási tevékenységében keletkeznek. Ide tartoznak a gazdálkodási, tervezési, finanszírozási, számviteli és beszámolási stb. funkciókat tükröző dokumentumok. A szervezetek dokumentumanyagának értékbecslése esetén listákon. Kétféle lista létezik: a megőrzési idejüket feltüntető dokumentumok listájaés az állami tárba átadandó dokumentumok listái. A megőrzési idővel rendelkező dokumentumok listája két csoportra osztható: szabványos dokumentumok listái(általánosan "modelllistáknak" nevezik) és tanszéki listák. Jellemzőek az állami tárolóba áthelyezendő iratok listái is, de ezek csak a tartós megőrzési dokumentumokat fedik le.

A lista alkalmazása magában foglalja kötelező megfelelés az értékvizsgálat kritériumai az aktákban található összes dokumentum áttekintésével. Csak a dokumentumok értékelése után használják a listát referenciaeszközként a dokumentumok tárolására vonatkozó konkrét időszakok meghatározásához. Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy a szabványos okirati anyagok listái nem tartalmazhatnak abszolút minden, az állami levéltárba befogadandó dokumentumot. Ezért fontos a dokumentumok közvetlen tartalmi értékelése. Ennek különösen nagy jelentősége van a levelezés vizsgálatánál. Ráadásul a dokumentumok értékének kritériumai sem rögzíthetők. Az értékvizsgálatot megállapító munkában fontos feladat a tárolásra nem kötelezett anyagok kiválasztása.

Irattári anyagok értékének vizsgálata. A dokumentumok értékének vizsgálatát az Orosz Föderáció alanya archiválás területén felhatalmazott végrehajtó szerve, az állami, önkormányzati levéltár a levéltári dokumentumok tulajdonosával vagy tulajdonosával együtt végzi. A dokumentumok értékének vizsgálata több szakaszban történik: először az anyag értékelése a formálás folyamatában; meghatározzák az esetek tárolásának lehetséges időtartamait; akkor az ideiglenes tárolás minden esetét megsemmisítésre osztják ki, amint a használat lejár. Az utolsó szakasz az állandó tárolásra szánt dokumentumok végső kiválasztása.

Az iratok értékének vizsgálatával kapcsolatos közvetlen munkavégzést a szakértői és szakértői bíráló bizottságok végzik. Szakértői megbízások(EK) az ország összes intézményében, szervezetében és vállalkozásában jönnek létre. A központi szakértői bizottságok (CEC) a minisztériumokban és a főosztályok központi intézményeiben, a főosztályi szakértői bizottságok a főosztályok strukturális osztályaiban szerveződnek. EC. a területi levéltárban és kirendeltségeikben is elérhetők. Szakértői felülvizsgálati bizottságok(EPK) a Szövetséget alkotó testületek levéltári igazgatása alatt, valamint a központi állami levéltárban működnek. A létrehozott Rosarchívum alatt központi szakértői és hitelesítő bizottságok(CEPC).

A szakértői és központi szakértői bizottságok feladatai. A CEC és az EB gyakorlati munkához kapcsolódó funkcióinak többsége egybeesik. Így a szakértői és szakértői bíráló bizottságok megvizsgálják és jóváhagyják a szerkezeti egységekre vonatkozó nómenklatúra-tervezeteket, valamint az intézmény összevont nómenklatúráját; a szerkezeti részlegek anyagainak az intézmény irattárába történő átvételének ütemezését, valamint az iratok állami levéltárba történő átvételének ütemezését (az intézmény levéltára állítja össze és egyezteti az állami levéltárral). A szakértői bizottság évente, a szerkezeti részlegek irodai dolgozóival és a levéltárral együtt vezet dokumentumok kiválasztása állandó és hosszú távú tárolásra az intézmény irattárának átadására. Ez az értékvizsgálati munka legfontosabb állomása, hiszen ebben az esetben tulajdonképpen az esetek kiválasztása történik a további állami tárhelyre helyezés érdekében. Az EB tagjai a szerkezeti felosztásokban ellenőrzik az értékvizsgálati munka helyességét, átnézik az állandó és átmeneti tárolásra szánt esetek leltárait, intézkedik a megsemmisítésre szánt tokok kiosztásáról, maguk az esetek, kategóriánként válogatva. Az ügyek áttekintése során kiderül, mennyire helyesen vannak megformázva (hogy az állami tárba adandó ügyeknél ne legyenek felesleges papírok, a megsemmisítésre kijelölt ügyeknél értékes iratok). Különös figyelmet kell fordítani az „EPK” jelzésű kiosztásra, hiszen minden ilyen esetben meg kell állapítani, hogy az politikai, tudományos, gazdasági vagy kulturális értékű-e, tartós tárolásra kell-e kiválasztani, vagy csak referencia érték és az az időtartam elég hozzá.tárolás, ami az "EPK" jelzés előtt van. A Központi Szakértői Bizottság ellenőrzi az ügyek kiválasztását a strukturális részlegeknél és az alárendelt szervezeteknél. A szakértői bizottság felülvizsgálja az intézményekben készített leltárokat, majd az ügyeket jóváhagyásra terjeszti az EP-hez K. Az EB és a CEC jóváhagyja a tartós tárolási ügyek leltárát az intézmény és az alárendelt szervezetek részére; megvizsgálja és jóváhagyja a lejárt tárolási idővel rendelkező iratanyagok megsemmisítésének kiosztásáról szóló törvényeket; módszertani segítséget nyújt a levéltári intézményeknél nem nyilvántartott alárendelt struktúráknak; tanulmányt készíteni a különböző dokumentumcsoportok értékéről. A megőrzési időszakok módosítására irányuló javaslatokat fontolgatnak bizonyos kategóriák dokumentumok, valamint a dokumentumok tárolására vonatkozó határidők megállapítása, amelyeket a jelenlegi listák, szabványos és példamutató nómenklatúrák nem írnak elő. Ezt követően döntés születik arról, hogy javaslatokat nyújtanak be jóváhagyásra az EPC-hez.

Az EB és a CEC tanácsadó testületek. A bizottságok (határozatok) jegyzőkönyveit az intézmény vezetése hagyja jóvá. Számos, az EB és a CEC hatáskörébe tartozó kérdésben hozott döntést a levéltári intézményeknek jóvá kell hagyniuk (vagy egyeztetniük kell velük). Ezek a határozatok az állandó tárolás esetére és a személyzetre vonatkozó leltárak jóváhagyásáról; intézkedik az „EPK” jelzésű ügyek megsemmisítésre történő kiosztásáról; az esetek értékének, feldolgozásának vizsgálatára szolgáló módszertani segédletek; az intézmény összefoglaló nómenklatúrája; szabványos és példaértékű nómenklatúrák projektjei strukturális részlegek és alárendelt intézmények számára; javaslatok bizonyos típusú dokumentumok tárolási idejének módosítására, amelyeket szabványos és osztályos listák vagy korábban jóváhagyott szabványos és példamutató iratnómenklatúrák határoznak meg; Az egyes kérdésekben hozott határozat szövegének egy példányát az intézményvezető záradékkal látja el, és megküldi a levéltári intézmény EIC-jének.

A központi szakértői bizottság feladatai. A CEC, mint a főosztály központi intézményének szerve, sajátos funkciókat lát el. A CEC egyik legfontosabb feladata az módszeres munka szakterületen. A CEC mérlegeli és „jóváhagyásra benyújtja a levéltári intézménynek a megőrzési idővel ellátott osztályjegyzék-tervezeteket, valamint az állami levéltárba átadandó dokumentumok jegyzékeit, osztályozókat, minta- és szabványos nómenklatúrákat, hivatali munkautasításokat és egyéb szabályozási és módszertani kézikönyveket (az EB részt vesz a ezen kézikönyvek elkészítése és átgondolása).

dokumentumok, mint ajánlások a dokumentumok értékvizsgálatának szervezeti és módszertani kérdéseiben; az ipar intézményeinek, szervezeteinek és vállalkozásainak jegyzéke, amelyek dokumentumai állami tárolás alá tartoznak és nem tartoznak át; a strukturális osztályok és alárendelt szervezetek szakértői bizottságaira vonatkozó egységes rendelkezések, egyéb szabályozási és módszertani kézikönyvek. Mindezeket a projekteket a CEC jóváhagyása és az intézményvezető jóváhagyása után a levéltári intézmény EPC-je megvizsgálja. A levéltári intézménnyel egyetértésben a CEC dönthet úgy, hogy a minisztérium (főosztály) szerkezeti osztályai és az alárendelt szervezetek szakértői bizottságait feljogosítja a lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok önálló megsemmisítésére, miután az állandó és hosszú idejű esetek leltárát jóváhagyták. - a megfelelő évekre vonatkozó tárolási időszakok és személyzet. Ilyen döntés meghozatalára akkor kerülhet sor, ha rendelkezésre áll egy jóváhagyott tanszéki lista a megőrzési idővel rendelkező dokumentumokról. Így az osztály CEC ellátja mind az intézmény szakértői bizottságában rejlő, mind pedig csak a főosztály központi szakértői szervében rejlő feladatokat.

Állandó iratösszetételű állami levéltárak szakértői bizottságainak feladatai. Ezek a bizottságok több irányban működnek. Különösen végeznek;

1) az irattáron belüli dokumentumok értékének vizsgálata (a feldolgozás javítása után a leltárak mérlegelése, valamint az iratok kiosztásáról és megsemmisítéséről szóló intézkedések, a komplex alapok és vagyonegyüttesek vizsgálati eljárásának meghatározása a dokumentumok átfogó értékelése érdekében stb.);

2) az iratok értékének vizsgálatához az archívumban kidolgozott módszertani segédletek figyelembevétele (állandó megőrzésre szánt iratok kategóriáinak listái, munkautasítások stb.);

3) az állami levéltár kiegészítésére irányuló munka (az állami levéltárhoz ügyeket benyújtó intézmények dokumentum-összetételének tanulmányozása, részvétel az adott területen állami tárolásra anyagokat adományozó és át nem adó intézmények jegyzékeinek összeállításában, állandó megőrzésre kötelezett dokumentumok stb.). A szakértői bíráló bizottságok feladatai. A levéltári kezelő szervek és a központi állami levéltárak EPC-je az iratok értékvizsgálatának és az állami levéltárak általuk történő beszerzésének széles körű kérdéseivel foglalkozik (feladatkörükön belül). Az érték- és beszerzési vizsgálat gyakran nagyon összetett kérdéseinek átfogó és minősített megvitatására a bizottságban különböző területek szakemberei vesznek részt: jogászok, közgazdászok, tudományos, kulturális intézmények képviselői stb. Az EPC feladatai közé tartozik az intézményjegyzékek áttekintése. , szervezetek és vállalkozások, amelyek dokumentumait köztárolásra kell átvenni és nem; az állami levéltárba befogadandó dokumentumok jegyzékei; intézményi ügyek szabványos és példamutató nómenklatúrájának projektjei, egyedi ügynómenklatúrák koordinálása, javaslatok a szabványos és osztályjegyzékben meghatározott dokumentumok egyes kategóriáinak tárolási időtartamának módosítására, valamint olyan dokumentumok tárolási időtartamának megállapítására, amelyeket a jelenlegi nem ír elő. listák, szabványos és példamutató nómenklatúrák (a javaslatok utólagos benyújtásával a CEPK-hoz); az intézmények által benyújtott állandó tároló-kiosztási és személyi leltárak; az állami levéltár személyes eredetű iratokkal való kiegészítésének kérdése; oktatási segédletek az iratok értékvizsgálatának és feldolgozásának kérdéseiről; valamint az „EPK” jelzéssel ellátott ügyek megsemmisítése céljából történő kiosztásáról szóló törvények összehangolása; meghallgatja az EK intézményeit és segítséget nyújt számukra. Ezen túlmenően a levéltári szervek EPC feladatai közé tartozik az iratok értékvizsgálatának és az állami levéltárak kiegészítésének módszertani kérdéseiben ajánlások megfogalmazása.

A központi szakértői ellenőrző bizottság feladatai. A CEPK a legfelsőbb hatóság az iratok értékének vizsgálatára. A következő munkát végzi: kidolgozza az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának megszerzésének elveit, és dönt a pénzeszközök vagy dokumentumok hozzárendeléséről az összorosz jelentőségű alapok komplexumához; kidolgozza az Orosz Föderáció Állami Levéltára dokumentumainak tudományos és gyakorlati értékének vizsgálatára vonatkozó elveket, és meghatározza azon intézmények, szervezetek és vállalkozások kategóriáit, amelyek dokumentumait az állami levéltárakba fogadják; szabványos iratjegyzékeket készít, és osztályok szerinti iratjegyzékeket mérlegel megőrzési idővel; meghatározza az állami levéltárban, valamint a minisztériumok és főosztályok levéltárában tárolandó dokumentumok összetételét; módosítási javaslatait mérlegeli egyedi esetek a minisztériumok és főosztályok irattáraiban lévő dokumentumok osztályonkénti tárolásának feltételeiről, valamint az egyes dokumentumkategóriák tárolási feltételeinek módosításáról. tanszéki lista, a

a tanszéki és szabványos listák által nem előírt dokumentumok tárolási időszakainak megállapításáról is; határozatot hoz arról, hogy az egyes minisztériumok és osztályok, amelyek rendelkeznek jóváhagyott megőrzési idővel rendelkező dokumentumok listájával, önállóan dönthessenek az iratok megsemmisítéséről.

A dokumentumok értékének közvetlen vizsgálata. Az ügyek beszállítása az intézmény irattárába az irodai munkájuk befejezését követő egy év elteltével történik. Év közben az elmúlt év ügyeinek komplexuma a szerkezeti egységben található, ezek a dokumentumok az intézmény operatív tevékenysége során megtekinthetők. Ezzel párhuzamosan nagy munka folyik az állandó tárolásra szánt fájlok kiválasztásán, aminek a hivatali év vége után azonnal be kell fejeződnie. Ezt a munkát célszerű elkezdeni az éves komplexum tárolási időszakok szerinti csoportokra bontásából:állandó, hosszú távú (10 év felett) és ideiglenes (legfeljebb 10 év). Ha be ezt az intézményt a tíz- és ötéves tárolási idővel rendelkező állományok az archívumba kerülnek, a csoportok száma ennek megfelelően nő. A szállodacsoportot az „EPK” jelzésű esetek alkotják, hiszen tárolási idejük kérdése a vizsgálat során dől el.

Az esetek csoportokra bontásával továbbléphet tokok kiválasztása állandó tárolásra, azok. nézzen át minden „állandó” megőrzési idővel rendelkező esetet, hogy megállapítsa, nincs-e benne tévedésből dokumentum. Az ügyek áttekintését a nómenklatúra szempontjából az elsővel kell kezdeni, hiszen csak a szekvenciális áttekintéssel lehet helyes képet alkotni az állandó tárolásra kiválasztott irategyüttesről (az iratértékelést összesítve kell elvégezni). A dokumentumok értékének meghatározásában az adott profil szakemberei vesznek részt. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy az esetet alaposan át kell tanulmányozni, egyetlen dokumentumot sem lehet kihagyni. Az „EPK” jelzéssel ellátott esetekre vonatkozó javaslatait külön jegyzetfüzetbe kell rögzíteni.

Egy adott dokumentumkészlet értékének vizsgálatának eredménye ebben a szakaszban az állandó tárolásra és a hosszú távú tárolásra szolgáló akták leltározása, valamint az iratok és dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztására vonatkozó intézkedések. De a megsemmisítési okiratba csak azok az esetek kerülhetnek bele, amelyek tárolási ideje már lejárt (az iratkezelési év végét követő hat hónap vagy egy év). Ezeket az intézmény (vagy szervezeti-elkülönült szerkezeti egység) vezetője hagyja jóvá, miután a levéltári intézmény EIC jóváhagyta az idei évre vonatkozó állandó tárolási ügyek leltárát. Ezért a hosszabb tárolási idejű fájlok megsemmisítésére való kiosztás már a vizsgálat következő szakaszában megtörténik, lejárt tárolási idővel rendelkező esetek vizsgálata.Évről évre lejár a szerkezeti részlegekben és az intézmények irattárában elhelyezett különböző iratcsoportok tárolási ideje. A tárolási időtartamok a nyilvántartást követő év első napjától számítanak. Az elõírt tárolási idõ lejártát követõ év elsõ napjától lehetõség van az esetek megsemmisítésre történõ kiosztására. Például megsemmisítésre a 2000-ben befejezett ügyek rendelhetők: 2004-ben - három év, 2006-ban - öt év, 2011-ben pedig tíz év tárolási idő. 2000-ben viszont megsemmisítésre ítélik az 1996-ban befejezett hároméves, 1994-ben ötéves, 1989-ben tízéves tárolási időszak stb. eseteit.

A lejárt tárolási idővel rendelkező eseteket az irodai dolgozók vagy levéltári dolgozók és az EB tagja ismét ellenőrzik, majd bekerülnek a törvény a megsemmisítésre szánt ügyek kiosztásáról, ha az adott évre vonatkozó leltárt már jóváhagyták. Az aktust a szakértői bizottság ülésén tárgyalja, valamennyi tagja aláírja és az intézményvezető hagyja jóvá. Különös figyelmet fordítanak az „EPK” jelzéssel ellátott ügyekre, amelyek az irattári benyújtásra való előkészítés során ideiglenes tárolásra kerültek. Újra alaposan áttanulmányozzák őket, és ha kétségtelen, hogy értéktelenek, bekerülnek a megsemmisítés céljából történő esetek szétválasztásába. Ebben az esetkategóriában külön aktus, amelyet az EB ülésén történő megfontolás után a levéltári intézmény EPC-jével egyeztetnek.