При звільненні касира якісь документи підготувати. Як створити інвентаризаційну комісію

Розміщено на сайті 11.12.2012

Нині немає законодавчо закріпленої процедури передачі при звільненні бухгалтера. Доцільність наявності відповідного регламенту як внутрішнього документа не викликає сумнівів, тим більше, якщо страховик має відокремлені структурні підрозділи. Обсяг питань, які порушуються під час передачі справ, залежить від повноважень, якими наділяється філія, та функцій, які покладені на бухгалтера. Керівник філії має створити умови для проведення заходів щодо передачі справ.

Багато страхових організацій мають відокремлені структурні підрозділи, де функціонує бухгалтерська служба. Звільнення бухгалтера може викликати збій у роботі як філії, а й головної організації. Щоб мінімізувати можливі негативні наслідки, страховик повинен організувати передачу справ, навіть якщо на момент звільнення колишнього бухгалтера йому не знайдено заміни. Спростити процедуру передачі справ та проконтролювати її допоможе регламентація дій страховика.
Чинне законодавствоне прописує проведення будь-яких процедур при звільненні головного бухгалтера організації, і більше бухгалтера філії. Страхова організаціясамостійно розробляє та затверджує таку процедуру. Вона, як правило, включає наступні етапи:
1. Видання наказу про прийом-передачу справ.
2. Проведення інвентаризації активів, зобов'язань та бланків суворої звітності.
3. Перевірка стану обліку.
4. Безпосередня передача справ.
5. Оформлення та підписання акта приймання-передачі справ.
Якщо на момент передачі справ на роботу прийнято нового бухгалтера, то справи приймаються ним. Якщо ж заміна не знайдена, то справи можуть передаватися іншому співробітнику, якого тимчасово покладається обов'язок ведення бухгалтерського обліку, або директору філії з покладанням на нього відповідних повноважень Надалі прийому працювати нового бухгалтера відповідні справи мають бути передані йому зазначеними сотрудниками. Причому передачу справ має бути здійснено у день прийняття на роботу нового бухгалтера.
У разі, коли передача справ була організована, на користь новоприйнятого бухгалтера скласти опис наявних документів і оборотно-сальдову відомість, фіксуючу залишки за рахунками момент, що він розпочав виконання своїх посадових обов'язків.

Наказ про прийом-передачу справ
Передача справ складає підставі наказу керівника організації. Якщо передача справ здійснюється у філії, то наказ може бути виданий головною організацією чи філією страховика.
У наказі слід зазначити:
- причину проведення приймання-передачі справ;
— терміни проведення приймання-передачі справ та період, за який проводиться приймання-передача справ;
- Особа, відповідальна за передачу справ (звільняється бухгалтер) та за їх прийом;
— склад комісії та її голови;
- Терміни складання акта про прийом-передачу справ.
Закінчення терміну передачі справ має бути встановлено пізніше дати звільнення бухгалтера, передавального справи. Як правило, якщо бухгалтер звільняється за власним бажанням, Трудовий договір може бути розірваний після закінчення двох тижнів з дня, наступного за днем ​​подання заяви про звільнення. У такому разі передача справ може тривати два тижні. Проте Трудовий кодекс РФ передбачає можливість розірвати договір до закінчення двотижневого терміну, якщо відповідну угоду досягнуто сторонами (ст. 80 ТК РФ).
Важливо звернути увагу на те, що керівник організації (директор філії) не має права відмовляти у підписанні заяви на звільнення, пояснюючи це відсутністю акта приймання-передачі справ. Якщо бухгалтер, що звільняється, відмовляється передавати справи, керівник вправі застосувати до нього дисциплінарне стягнення на підставі ст. 192 ТК РФ.
Якщо передачі підлягає великий обсяг документів, то передачі справ створюється комісія. До складу комісії можуть включатися працівники бухгалтерії головного офісу, служби внутрішнього контролю(аудиту), служби безпеки та ін.
Якщо ж кількість документів невелика, то передача справ може здійснюватися із залученням одного спеціаліста з головного офісу (наприклад, співробітника внутрішнього аудиту), або з власної філії, або з іншої філії (як правило, перевага надається філії більше високого рівняабо філії з територіальної наближеності).

Інвентаризація активів, зобов'язань та бланків суворої звітності
Чи проводити інвентаризацію під час передачі справ, має бути вирішено керівником організації або встановлено документом, що регламентує таку процедуру. Проте, якщо бухгалтер є матеріально відповідальною особою, проведення інвентаризації за його зміни є обов'язковою процедурою. Так, при суміщенні посади бухгалтера та касира обов'язково проводиться інвентаризація каси, під час ведення бухгалтером кадрової документації - інвентаризація трудових книжок, при зберіганні бухгалтером бланків суворої звітності - інвентаризація каси; якщо ж бухгалтер є відповідальним за зберігання майна, то має бути проведена інвентаризація основних засобів та матеріалів. Крім того, при звільненні бухгалтера рекомендується проводити інвентаризацію розрахунків з контрагентами, а також з податків та страхових внесків.
Акти інвентаризації та інвентаризаційні описи складаються за уніфікованими формами, затвердженими постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88.
Інвентаризація грошових коштіві грошових документівоформляється актом формою № 15-ИНВ. У ході інвентаризації перевіряється наявність касових книг, журналу касира-операціоніста, контрольних стрічок, Z-звітів, наказів на видачу авансів, авансових звітів, оформлених квитанцій за формою № А-7
Інвентаризація бланків суворої звітності, включаючи квитанції за формою № А-7 та чисті бланки трудових книжок, оформляється актом за формою № 16-ІНВ. Перевіряється наявність чистих та зіпсованих бланків суворої звітності, накладних, актів приймання-передачі, знищення та вилучення з обігу квитанцій, книги обліку руху трудових книжок.
Інвентаризація чекових книжок оформляється актом у довільній формі, у якому зазначаються номери чеків та корінців до них, а також кількість використаних, зіпсованих, невикористаних чеків. У ході інвентаризації в банки можуть бути надіслані запити про видані філії чекові книжки. При виявленні відсутніх чеків у книзі у бухгалтера запитуються пояснення.
Інвентаризація розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами оформляється актом за формою № ІНВ-17 та довідкою до нього. Особливу увагу слід приділити обґрунтованості виникнення заборгованості на суброгаційні вимоги, а також наявності безнадійної заборгованості. Перевіряється наявність договорів, актів виконаних робіт, звірок розрахунків з контрагентами та податковими органамита ін. Для підтвердження відсутності чи наявності заборгованості у податкових органів та позабюджетних фондів може бути запитана довідка про стан розрахунків з податків та страхових внесків.
Підзвітними особами мають бути підтверджені невикористані залишки коштів за підзвітними сумами шляхом формування службової запискипро згоду або незгоду з сумою, що рахується за ними. У разі розбіжностей бухгалтер, касир та підзвітна особа мають дати пояснення. Інвентаризація бланків полісів оформляється у довільній формі. Під час інвентаризації фіксуються номери бланків із зазначенням невикористаних та зіпсованих бланків. Перевірці підлягають накладні, акти приймання-передачі, акти на знищення та вилучення з обігу бланків.
Акти інвентаризацій та інвентаризаційні описи підписуються приймаючою та передавальної сторонами, а також матеріально відповідальними особами та іншими особами, які беруть участь у передачі справ. Зазначені акти та описи додаються до акта приймання-передачі.
Якщо інвентаризація під час передачі справ не проводиться, то бажано до акта приймання-передачі справ додати акти останньої проведеної інвентаризації.
У разі виявлення нестачі майна, коштів, бланків суворої звітності рішення про подальші дії повинен приймати керівник.
Після закінчення інвентаризації починається безпосередньо передача справ, під час якої, серед іншого, підлягають передачі новопризначеній особі залишки:
- грошових коштів та грошових документів (якщо звільняється бухгалтер виконував функції касира);
— бланків суворої звітності (якщо бухгалтер, що звільняється, був матеріально відповідальною особою).
Вказана передача оформляється окремими актами, які додаються до загальному актуприймання-передачі справ.
Слід звернути увагу на те, що на момент передачі грошових коштів та бланків суворої звітності у приймаючої сторони має бути договір про матеріальної відповідальності.

Перевірка стану обліку
Може бути проведена вибіркова перевірка відображення даних на рахунках синтетичного та аналітичного обліку. Критерієм вибіркової перевірки може бути сума, яку проведено господарську операцію. При цьому особливу увагумає бути приділено моменту нарахування страхової премії та винагороди агентів, розподілу премій за видами страхування, а також заборгованості та підзвітним сумам.
Якщо у філії довгий часне проводилися ревізія, аудиторська перевірка, податкова перевірка, перевірка органом страхового нагляду тощо, то перевірка стану обліку має бути повнішою. Первинні облікові документи мають бути перевірені не лише на предмет правильності їх оформлення, а й на наявність у них підписів уповноважених осіб. За відсутності підписів на видаткових документах вони мають бути відновлені. У разі відмови підписати документ складається акт.
Також перевірці підлягає порядок зберігання бухгалтерських документів та записів. Зокрема, зберіганню підлягають первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність, документи облікової політики, стандарти та інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухгалтерського обліку, у тому числі засоби, що забезпечують відтворення електронних документів, а також автентифікацію електронного підпису. Первинна документація за звітний період підшивається до папок згідно з номенклатурою справ, а документи за минулі періоди — прошиваються та здаються до архіву. Організацією мають бути забезпечені безпечні умовизберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін.
Як правило, перевірка проводиться за обліковими операціями, здійсненими з моменту останньої передачі справ. Так, якщо бухгалтер, що звільняється, пропрацював в організації більше п'яти років, то період перевірки може охоплювати п'ять років, що передують звітному році, оскільки саме такий термін встановлюється для зберігання більшості первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку. Якщо ж бухгалтер, що звільняється, пропрацював в організації лише один рік, то період перевірки може охоплювати саме цей термін. При цьому новому бухгалтеру мають бути передані попередні акти приймання-передачі справ. Рекомендується перевірити, чи внесені виправні записи щодо порушень, встановлених та зафіксованих в акті приймання-передачі справ попереднього бухгалтера. Якщо ні, то відповідні зауваження мають бути внесені до акта приймання-передачі справ.
На розсуд керівника організації то, можливо встановлено інший період перевірки стану обліку. При цьому до уваги можуть братися останні перевірки, що проводяться контролюючими органами, або незалежними аудиторами, або службою внутрішнього контролю (аудиту, ревізії).
На момент передачі справ мають бути завершені всі облікові процеси за минулий період, сформовані записи у бухгалтерському обліку, роздруковані регістри, підшиті первинні документи. Однак, можливо, що на дату передачі справ ще не надійшли всі необхідні документи. Наприклад, нарахування страхових премій у бухгалтерському обліку виконано за оперативною звітністю, але водночас відсутні оригінали договорів страхування, підписані акти виконаних робіт тощо. У такому випадку відповідні зауваження слід включити до акта приймання-передачі справ (в сам текст акта або оформити у вигляді додатка до нього). Крім того, в акт мають бути внесені всі виявлені в ході перевірки порушення, неточності та розбіжності між обліковими записами та первинними документами. Якщо формування недостовірних даних пов'язане з прямою вказівкою керівника на такий порядок їх обліку, то до акта слід додати письмове розпорядження керівника про прийняття (неприйняття) даних, що містяться у первинних облікових документах, або відображення (невідображення) об'єктів бухгалтерського обліку. І тут відповідальність за створену інформацію несе керівник (п. 8 ст. 7 Федерального законувід 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік"). Також в акті має бути зазначено на відсутність первинних облікових документів та інших документів, що підтверджують.

Акт приймання-передачі справ
Форму акту страховик розробляє самостійно. До неї має бути включено якнайбільше інформації, зібраної та обробленої під час передачі справ.
Акт приймання-передачі справ повинен включати:
— загальні реквізити (дату передачі справ; період, за який здійснено передачу справ; дату та номер наказу, на підставі якого здійснюється передача справ; підписи осіб, які приймають та передають справи, а також членів та голови комісії);
- Характеристику бухгалтерського обліку.
Характеристика бухгалтерського обліку може включати такі розділи:
1. Загальна характеристикабухгалтерського обліку (стан регістрів синтетичного та аналітичного обліку, наявність розбіжностей у них, дата, на яку заповнена Головна книга).
2. Стан каси та обліку грошових коштів (наявність касира та договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, наявність ККТ та документів на неї та її обслуговування, наявність контрольних стрічок та журналу касира-операціоніста, результати інвентаризації готівкових коштів, бланків суворої звітності та чекових книжок , відкриті банківські рахунки та відповідність залишків за ними останнім банківським випискам, наявність повідомлень податкових органів про відкриття банківських рахунків).
3. Стан обліку розрахунків (наявність простроченої та безнадійної заборгованості, залишків підзвітних сум, наявність актів звірок взаємних розрахунків, результати інвентаризації, наявність актів звіряння з податковими органами).
4. Стан обліку основних засобів та матеріалів (результати інвентаризації).
5. Стан обліку бланків страхових полісів (результати інвентаризації бланків полісів, наявність документів).
6. Зберігання документів (забезпечення належного зберігання документів та бланків полісів, наявність описів справ, правильність вилучення та знищення документів, наявність вкрадених бланків та відсутні описи).
7. Залишки за рахунками (наявність підписаної бухгалтером, що звільняється, і керівником оборотно-сальдової відомості).
8. Опис переданих документів (кількість справ, що передаються, із зазначенням їх номенклатури).
9. Інше (кількість переданих ключів від сейфа та електронних ключів від програми «Клієнт-Банк», штампів та печаток, довіреностей, трудових книжок).
До акта додаються опис справ, акти інвентаризації та інвентаризаційні описи, акти приймання-передачі грошових коштів, бланків суворої звітності, чекових книжок, печаток та штампів, ключів, оборотно-сальдові відомості (загальна та за рахунками 50, 51, 51 ), копії виписок банків, копія «Вкладного листа касової книги», копії звірок розрахунків із податковими органами, пояснювальні записки посадових осібта ін.
Обсяг інформації, що включає акт, може уточнюватися, скорочуватися або доповнюватися залежно від конкретних умов. Акт приймання-передачі справ складається у трьох примірниках: перший для передаючої сторони, другий для приймаючої сторони, третій для головної організації.
При незгоді сторін із результатами, узагальненими в акті, можуть внести у нього мотивовані застереження. Відмова бухгалтера, що звільняється, від підписання акта і від дачі пояснень у ході передачі справ фіксується в акті приймання-передачі.
При завершенні передачі справ оформляються нові банківські картки у всіх банках, де відкрито рахунки. У цьому насамперед зацікавлений бухгалтер, що звільняється, щоб запобігти можливості підробки його підпису у фінансових документах. Звернемо увагу на те, що оформлення нових банківських карток може статися і раніше, наприклад, після проведення інвентаризації каси.
Також необхідно вилучити довіреності, видані бухгалтеру, і внести зміни до всіх документів, де як відповідальна особа або член комісії знайдений звільняється бухгалтер.

Висновки
У проведенні передачі справ зацікавлені всі сторони, що беруть участь у ній, — і організація, і бухгалтер, що звільняється, і бухгалтер. Оформлення акта приймання-передачі справ дозволить розмежувати відповідальність приймаючої та передавальної сторін.
Так як у період передачі справ, як правило, колишній бухгалтер ще не звільнився, а новий вже прийнятий, слід чітко розділити та документально закріпити їх повноваження на перехідний період. Процедуру передачі справ визначає організація, але до неї можуть бути внесені корективи сторонами, що беруть участь у ній.

А.А. Кварандзія, головний редактор журналу «Оподаткування, облік та звітність у страховій компанії»

До складу інвентаризаційної комісії можна включати будь-яких працівників організації. Комісія складається щонайменше з трьох осіб - працівників бухгалтерії, технічних та інших фахівців п. 2.3.

Головою, зазвичай, призначають заступника керівника організації чи головного бухгалтера.

Склад комісії та її голови затверджує керівник організації щодо проведення інвентаризації. Можна призначити і постійно діючу інвентаризаційну комісію, для цього наказуйте у довільній формі.

приклад. Наказ про створення інвентаризаційної комісії

ТОВ "Альфа"
НАКАЗ
про створення інвентаризаційної комісії

Для проведення планових та позапланових інвентаризацій створити з 16.01.2020 постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі:

Голова комісії - Головний бухгалтерНіканорова Є.А. члени комісії: - менеджер Потапов О.С. - Бухгалтер Петрова Е.П. – юрист Карамзін К.М.

Генеральний директорІванов Іванов І.І.

З наказом ознайомлено:

Головний бухгалтер Ніканорова Ніканорова Є.О.

15.01.2020

Менеджер Потапов Потапов А.С.

15.01.2020

Бухгалтер Петрова Петрова Є.П.

15.01.2020

Юрист Карамзін Карамзін К.М.

15.01.2020

При інвентаризації члени комісії перераховують майно та визначають його якісний стан. Отримані дані вносять до інвентаризаційних описів п. 2.7 Методичних вказівок щодо інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи повинні бути присутніми при інвентаризації довіреного їм майна, але інвентаризаційну комісію не входять.

Просимо роз'яснити порядок передачі при звільненні касира. У нашій бюджетній організації касир за власним бажанням звільняється 15 червня. Новий касир розпочне виконання своїх обов'язків лише 16 червня. Як правильно оформити інвентаризацію каси та передачу справ від одного касира іншому у цій ситуації?

Відповідь

Насамперед зазначимо, що в даний час не існує спеціального нормативного правового документа, який регулював передачу справ від одного касира (співробітника, що виконує його функції) до іншого. У зв'язку з цим відповідні правила, у тому числі правила документального оформленняпередачі справ, організації необхідно розробити самостійно, керуючись загальними вимогаминормативно-правових актів, регулюючих порядок ведення бухгалтерського обліку біля РФ.

Розроблений порядок доцільно закріпити внутрішнім локальним актом, наприклад, це може бути "Інструкція про порядок передачі справ при зміні касира". Як орієнтир можна використовувати Інструкцію про порядок приймання-здачі справ головними бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах головних бухгалтерів), централізованих бухгалтерій (бухгалтерій), установ, підприємств та організацій системи Міністерства охорони здоров'я СРСР, затверджену МОЗ СРСР 28.05.1979 N 25-12/ 38. Наприклад, організація може передбачити, що приймання та здавання справ касиром проводяться на підставі відповідного наказу керівника (із зазначенням терміну для приймання-здавання справ) та оформляється актом перевірки каси (форма - довільна, однак її доцільно скласти з урахуванням вимог до реквізитів первинного облікового документа та порядку його складання, передбаченим Федеральним законом від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 402-ФЗ)).

При складанні власних документів рекомендуємо також скористатися правилами оформлення документів, наведеними в Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Ще раз повторимо, запропонований порядок є прикладом оформлення передачі справ, організація не повинна йому слідувати, більше, навіть якщо передача справ взагалі не буде оформлена будь-якими документами, порушень законодавства не виникне.

Також слід врахувати, що співробітник, який виконує трудову функцію касира, є матеріально відповідальною особою, з якою може укладатися договір про повну матеріальну відповідальність ( ТК РФ і Перелік посад і робіт, що замінюються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, затверджений постановою Мінпраці РФ від 31.12.2002 N 85). У зв'язку з цим вважаємо за необхідне відзначити таке.

Пункт 27 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності у Російської Федерації(Затверджено Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н) встановлює необхідність проведення інвентаризації за зміни матеріально відповідальних осіб.

Тому, хоча п. 3.39 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань(затверджено Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49, далі - Методичні вказівки) у зв'язку з порядком проведення інвентаризації каси посилається на Порядок ведення касових операцій, що втратив силу, вважаємо, що при зміні касира інвентаризацію каси провести все ж таки необхідно. У зв'язку з цим вважаємо за необхідне керуватися розділом 2 "Загальні правила проведення інвентаризації" Методичних вказівок.

Нагадаємо, що для проведення інвентаризації в організації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія, до складу якої включаються представники адміністрації організації, працівники бухгалтерської служби, представники служби внутрішнього аудиту організації, інші фахівці (інженери, економісти, техніки тощо) (п. 2.2 та п. 2.3 Методичних вказівок). Персональний складпостійно діючих та робочих інвентаризаційних комісій затверджує керівник організації наказом, складеним за формою N ІНВ-22 (затверджено Держкомстатом РФ від 18.08.1998 N 88), або у довільній формі із зазначенням обов'язкових реквізитів, що містяться у Законі N 402-ФЗ

Крім складу комісії у наказі також зазначаються:

Причина проведення інвентаризації (у даному випадку- Зміна касира);

Майно, що підлягає ревізії (в даному випадку - кошти; зазначимо, що відповідно до п. 1.2 Методичних вказівок кошти відносяться до майна);

Дата початку та закінчення інвентаризації.

Наказ реєструють у журналі обліку та контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації.

На підставі п. 2.4 Методичних вказівок до початку перевірки інвентаризаційної комісії слід отримати останні на момент інвентаризації прибуткові та видаткові документи або звіти про рух матеріальних цінностей та коштів. Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням "до інвентаризації на "..." (дата)", що має бути бухгалтерії підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними. Матеріально відповідальна особа (касир) дає розписку про те, що до початку інвентаризації усі видаткові та прибуткові документина майно здані в бухгалтерію або передані комісії та всі цінності, що надійшли на його відповідальність, оприбутковані, а вибулі - списані у витрату.

Перевірка фактичної наявності майна в касі проводиться за обов'язковою участюкасира, який здає справи (п. 2.8 методичних вказівок).

У ході інвентаризації перевіряються всі документи, пов'язані з діяльністю співробітника як касир: касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові ордери тощо, а також фактична наявність сум грошових коштів, що перебувають у касі на момент перевірки (виконується звірка з даними касової книги).

Відповідно до п. 2.5 Методичних вказівок відомості про фактичну наявність майна (у тому числі грошових коштів) записуються до інвентаризаційних описів або актів інвентаризації (у даному випадку розробляються організацією самостійно із зазначенням реквізитів, що містяться у Законі N 402-ФЗ).

Результати проведеної інвентаризації відбиваються в акті інвентаризації готівкових коштів (за формою N ІНВ-15, затвердженої Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88, або самостійно розробленої формі, із зазначенням реквізитів із Закону N 402-ФЗ). Також складається відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (за формою N ІНВ-26, затвердженої Держкомстату Росії від 27.03.2000 N 26, або самостійно розробленої формі із зазначенням реквізитів із Закону N 402-ФЗ).

При виявленні надлишків або нестачі від касира потрібно отримати письмові поясненняпро причини їхнього виникнення. У разі відмови касира дати відповідні коментарі рекомендується скласти акт про відмову працівника подати пояснення. Касира слід ознайомити з актом під розпис. Якщо працівник відмовляється підписувати акт, цей факт слід зафіксувати.

Зазначимо, що за змістом п. 2.10 Методичних вказівок у проведенні інвентаризації при зміні матеріально відповідальних осіб повинні брати участь обидві матеріально відповідальні особи: як працівник, який здає матеріальні цінності, і працівник, який приймає їх. У зв'язку з цим вважаємо, що у разі, якщо на момент початку інвентаризації з новим касиром трудовий договір ще не укладено, підрахунок цінностей, що перебувають у касі, який завершується підписанням акта інвентаризації працівником, що звільняється, може бути здійснений без участі нової матеріально відповідальної особи. І тут акт інвентаризації може бути підписаний новим касиром після ухвалення ним цінностей від інвентаризаційної комісії після оформлення трудових відносинз новим працівником, з огляду на те, що п. 2.12 Методичних вказівок допускає проведення інвентаризації майна протягом кількох днів.

Відповідь підготував:

Експерт служби Правового консалтингуГарант

Єрін Павло

Контроль якості відповіді:

Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Барсегян Артем

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».

Багато: касир може прийняти повну оплату за покупки, але в чеку відобразити не всі позиції і різницю забрати собі. Або ж здійснити фіктивне повернення товару від покупця і також привласнити собі цю суму. Якщо роботодавець має серйозні причини сумніватися в сумлінності касира, він може ініціювати звільнення за втрату довіри.

Про виявлену нестачу становлять доповідну записку чи акт

Найбільш ситуацією, в якій роботодавець розпочинає процедуру звільнення за втрату довіри, є постійна нестача готівки в касі.

Для початку факт недостачі потрібно зафіксувати в акті, що складається кількома співробітниками, або доповідної записки на ім'я безпосереднього або компанії. Ці документи можна підготувати як у рукописній, так і друкованій формі. У цьому слід керуватися ГОСТ Р 6.30-2003. Незважаючи на те, що цей документ не є нормативним правовим актом, можна використовуватиме одноманітного складання документів у організації.

В акті чи доповідній записці доцільно зафіксувати наступне:

а) прізвище, ім'я, по батькові працівника, який склав документ, його посаду;

б) обставини, за яких виявлено нестачу грошей, наприклад, перерахувати осіб, присутніх при виявленні нестачі, описати стан приміщення, в якому розташована каса (чи включена сигналізація, закриті або відчинені вікна тощо);

в) дату та час складання документа. Важливо пам'ятати, що як тільки цей документ потрапить до безпосереднього керівника, починається відлік місячного терміну, на протязі якого можна звільнити працівника. Це передбачено ч. 3 ст. 193 ТК РФ та підп. "б" п. 34 постанови Пленуму ЗС РФ від 17.03.2004 № 2.

Таким чином, акт або доповідна записка відобразить факт нестачі грошей, а також стане підставою для початку внутрішнього розслідування.

Розмір збитків визначають під час інвентаризації

З акта чи доповідної записки роботодавцю необхідно провести перевірку (год. 1 ст. 247 ТК РФ). Краще з нею не затягувати, оскільки, як зазначалося вище, у роботодавця є 1 місяць із дня виявлення порушення у тому, щоб звільнити працівника за втрату довіри (год. 3 ст. 193 ТК РФ). До того ж, час знадобиться ще на отримання пояснень і на оформлення кадрових документів.

Розмір нестачі визначається інвентаризацією майна. Вона є обов'язковою у разі розкрадань і зловживань (абз. 5 п. 27 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та в РФ, утв. наказом Мінфіну РФ від 29.07.1998 № 34н).

Порядок проведення інвентаризації закріплено в Методичних вказівках щодо інвентаризації майна та зобов'язань, затверджених наказом Мінфіну РФ від 13.06.1995 № 49 (далі - Методичні вказівки щодо інвентаризації).

Основні етапи проведення інвентаризації полягають у наступному.

Формування комісії. Роботодавець видає наказ про проведення інвентаризації та затверджує склад комісії, до якої можна включити, наприклад, бухгалтера, співробітника ревізійного відділу. Наказ краще за формою № ІНВ-22 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88).

Проведення інвентаризації. Призначена роботодавцем комісія проводить інвентаризацію. При цьому потрібно проконтролювати, щоб у ній взяли участь усі її члени та матеріально працівник, у запровадженні якого знаходиться майно, що інспектується. На практиці співробітники можуть бути відсутніми через хворобу, відпустку або відрядження. У такому разі перевірку краще перенести на інший день. Інакше велика ймовірність того, що результати інвентаризації будуть визнані недійсними.

Оформлення результатів інвентаризації. Після того, як перевірку проведено, члени комісії оформлюють результати інвентаризації. Наприклад, якщо пройшла перевірка фактичної наявності грошей у касі, то складають акт за формою № ІНВ-15 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88). У разі перевірки іншого майна результати інвентаризації оформлятимуться іншим уніфікованим документом. за загальному правилуакт складається у двох примірниках.

Таким чином, інвентаризація дозволить роботодавцю розмір нестачі, а відтак і суму для стягнення з працівника, якщо буде доведено його вину.

Досліджують документи та факти

Відразу звільнити працівника за факт нестачі грошей у касі не можна. Після інвентаризації потрібно продовжити перевірку, щоб визначити інші обставини зникнення коштів та встановити вину працівника у розкраданні. З цією метою створюється комісія, яка має виявити, зокрема, таке:

• дату розкрадання;
• співробітника, у чиї трудові обов'язки входить робота з готівкою на конкретному робочому місці;
• наявність у трудовому договорі працівника та (або) його посадової інструкціїфункцій з обслуговування фінансових цінностей;
• збіг дня зникнення грошей із робочим днем ​​працівника на підставі табеля обліку робочого часу або автоматичної пропускної системи;
• наявність доступу до каси інших осіб;
• дотримання роботодавцем умов, що перешкоджають порушенням правил роботи з касою. Наприклад, наявність у приміщенні сигналізації та придатних для зберігання грошей місць;
• ознайомлення працівника під розпис з внутрішніми документами, що регламентують роботу з касою;
• наявність/відсутність повної індивідуальної матеріальної відповідальності;
• докази, які свідчать, що розкрадання скоєно конкретним працівником, наприклад, відеозйомка.

Після розслідування комісія складає підсумковий документ, наприклад протокол. Важливо не забути долучити до нього матеріали інвентаризації.

У протокол потрібно включити, зокрема:

а) докази провини працівника у розкраданні, наприклад, матеріали відеозйомки;

б) конкретний пункт трудового договору, посадову інструкцію, який порушив співробітник;

в) інформацію про те, що посада працівника або виконувана ним робота передбачена Переліком, затвердженим постановою Мінпраці РФ від 31.12.2002 № 85;

г) вказівку на розділ, пункт трудового договору, посадової інструкції та інших документів з описом обов'язків, які б підтверджували, що функції співробітника входила робота з грошовими цінностями. Зрозуміло, з усіма цими документами працівник має бути ознайомлений письмово.

Сукупність зазначених фактів дозволить роботодавцю звільнити працівника за втрату довіри.

У протоколі як виведення доцільно запропонувати керівнику підприємства розірвати з працівником трудового договору.

Якщо працівник захоче ознайомитися з матеріалами перевірки, їх доведеться надати (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Швидше за все він попросить зняти з них копії. Не треба перешкоджати працівникові в цьому, адже через ст. 62 ТК РФ він має право запросити копії документів, пов'язаних із роботою.

З працівника вимагають пояснення

Якщо висновки комісії переконливо доведуть, що касир не тільки вчинив дії, що дають право втратити довіру до нього, а й завдав шкоди, то роботодавець має право прийняти рішення про звільнення.

Щоб звільнити працівника за п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, необхідно виконати ряд обов'язкових заходів, пов'язаних з дотриманням порядку застосування дисциплінарних стягнень (п. 47 постанови Пленуму ЗС РФ від 17.03.2004 № 2).

Запит пояснювальної записки. Вимога пояснення необхідна в силу ч. 1 ст. 193 та ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Обидві норми передбачають запит пояснення у працівника для з'ясування причин події: у першому випадку через загального правила, а в другому – для визначення обставин шкоди.

Однак це не означає, що у працівника потрібно отримати два пояснення. Обидві норми (і ст. 193 і ст. 247 ТК РФ) фактично повторюють один одного. Вони спрямовані на те, щоб працівник зміг пояснити ситуацію, навести докази та докази невинності.

Таким чином, достатньо одного запиту та оформити його доцільно у письмовому вигляді.

По-перше, це дозволить чітко сформулювати претензії до працівника. Пізніше він не зможе поскаржитися на те, що не зрозумів, за яким фактом йому слід порозумітися. По-друге, за допомогою цього документа роботодавцю за необхідності буде легко довести виконання обов'язку на запит пояснення.

Нерідко складають два екземпляри запиту, один з яких вручається працівнику, а на екземплярі роботодавця він розписується на підтвердження факту його отримання.

Є можливість, що працівник відмовиться отримати запит або поставити підпис на ньому. У такому разі краще скласти акт та зафіксувати дату звернення за поясненням.

Часто працівники через конфліктне звільнення перешкоджають діям роботодавців. Наприклад, до найпопулярніших хитрощів співробітників належить хвороба в неприємний для них період. Але це заважає роботодавцю виконати необхідні дії. Адже запит про надання пояснення можна надіслати листом із повідомленням про вручення, а корінець повідомлення підтвердить, що роботодавець виконав вимоги закону, тобто попросив пояснення.

Отримання пояснення. Працівнику відводиться 2 робочі дні на надання пояснення за фактом порушення (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Зверніть увагу, якщо в організації проводилася інвентаризація, то пояснення за фактом порушення працівник міг вже уявити. У формах № ІНВ-15 та № ІНВ-16, затверджених постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88, для цього передбачені спеціальні графи. Таке пояснення є достатнім і вдруге вимагати його від співробітника не потрібно.

Якщо працівник вважає за необхідне додатково пояснити подію і напише нову пояснювальну записку, її потрібно прийняти. Можливо, що після інвентаризації під час подальшої перевірки було виявлено нові факти, які він захоче прояснити.

Після отримання пояснювальної записки уважно ознайомтеся з її змістом. У ній має бути викладено істоту провини та описані умови її вчинення. У силу ч. 5 ст. 192 ТК РФ у майбутньому цю інформацію треба буде врахувати під час винесення рішення про звільнення касира. Роботодавцю доведеться взяти до уваги тяжкість провини та умови, за яких він був скоєний.

Якщо працівник відмовиться від пояснень, потрібно скласти акт. Його можна оформити після закінчення 2 робочих днів після запиту про надання пояснень за фактом порушення (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Довго чекати не треба. Незважаючи на відсутність пояснень, роботодавець на підставі ч. 2 ст. 193 ТК РФ має право перейти до наступного кроку - виданню наказу про звільнення касира.

Оформляють наказ про звільнення

Щоб оформити звільнення касира, необхідно видати наказ (год. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Раніше на підставі ч. 6 ст. 193 ТК РФ видавали додатковий наказ- Про застосування дисциплінарного стягнення. Тепер це робити не потрібно.

По-перше, про застосування стягнення свідчить наказ про звільнення та, отже, його достатньо (лист Роструда від 01.06.2011 № 1493-6-1). По-друге, використання двох наказів у разі спору може ввести в оману суд, який може вирішити, що працівника покарали двічі. Так, в одній справі наявність двох наказів стала однією з причин, через які суд вирішив, що працівника звільнено з порушеннями ( апеляційне визначенняЗС РФ від 09.11.2012 № 60-АПГ12-7).

Для складання наказу про розірвання трудового договору краще використовувати форму № Т-8 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1). Важливо пам'ятати, що видати його потрібно не пізніше місячного терміну з дня виявлення провини (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Втім, відпустка працівника чи його хвороба збільшує цей термін на період відсутності винного.

У наказі важливо максимально повно та точно відобразити документи, що лягли в основу рішення про звільнення: акти, пояснювальну записку, протоколи розслідування та інші документи. Для цього призначено рядок «основа (документ, номер, дата)».

На наказі необхідно отримати підпис працівника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Якщо це зробити не вдасться, то достатньо на наказі написати: «Працівник відмовився ознайомитися з наказом під розпис» або «Неможливо довести працівника». Далі співробітник, який вніс цей запис, ставить дату та розписується. Іноді у разі відмови від ознайомлення із наказом роботодавці складають акт. У ньому описують ситуацію та фіксують прізвища, імена, посади тих, хто був присутнім при цьому. Упорядкування такого документа не буде порушенням законодавства, оскільки немає заборонної норми. Після складання акта його реквізити (дату та номер) вказують на наказ, від підписання якого відмовився звільнений співробітник.

Запис про звільнення "за статтею" вносять у трудову книжку

Процедура звільнення касира завершується заповненням двох документів: працівника та його особисту картку.

В особистій картці від співробітника потрібно отримати підпис у розд. XI на четвертій сторінці форми № Т-2, а потім передати форму на зберігання до архіву на 75 років. Такий термін передбачено Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

У трудову книжку вноситься запис: « Трудовий договіррозірваний у зв'язку з вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує грошові цінності, що дають підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини першої статті 81 Трудового кодексуРосійської Федерації. Після цього працівник, який відповідає за роботу з трудовими книжками, розписується та ставить печатку роботодавця. Зауважте, що друк відділу кадрів у цьому випадку не підійде.

Важливо не забути у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них зафіксувати передачу співробітнику трудової книжки. Таке правило встановлено абз. 3 п. 41 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225).

Оскільки запис про звільнення у зв'язку з втратою довіри зганьбить працівника в очах майбутнього роботодавця, то ймовірно, що співробітник не з'явиться для отримання трудової книжки. У такому разі необхідно в цей же день (останній день роботи) направити йому листа про необхідність з'явитися за книжкою або дати згоду на відправлення її поштою (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Такий лист краще оформити рекомендованим з описом вкладення. Тим самим роботодавець у разі претензій перевіряльників чи самого працівника зможе підтвердити, що він виконав вимогу закону. Після надсилання листа роботодавець не нестиме відповідальності за затримку видачі трудової книжки.

А. Петров,
юрисконсульт юридичного відділу Inventive Retail Group