З кожним днем архів даних будь-якої організації зростає. Деякі документи мають безстрокову інформативну вартість, інші швидко втрачають практичну цінність.
Як довго та які документи потрібно зберігати, який спосіб утилізації передбачено для окремих типів документації? Ці та інші питання чітко розглянуті та роз'яснені чинним законодавством. Відбір документів, що підлягають державному зберіганню, або встановлення строків їх збереження відбувається на підставі даних експертної оцінки документів.
Загальні терміни збереження документації
Для різного типудокументації розроблено певні терміни зберігання:
- тимчасовий – до 10 років;
- довгостроковий – понад 10 років;
- постійний.
Справи довгострокової та постійної періодики збереження після завершення передають на зберігання спеціальним підрозділам (на 2 роки у довідкових цілях). Після переходять у розділ архівних документів.
Період збереження даних залежить від носія інформації (електронний, паперовий). На цінність документа впливає інформація, що міститься в ньому.
Призначається спеціальна експертиза, що визначає необхідність подальшого використання справи Позначають документи, які можуть бути використані на користь (або проти) держави, суспільства, науки, окремих осіб та ін.
Основні цілі експертизи цінності документів, що проводиться
У діловодстві організації чи підприємства, у державних архівах не обійтися без спеціалізованої експертної оцінки документів.
Основна мета експертизи:
- Визначення чи зміна терміну подальшого зберігання документа.
- Відбір документів, що підлягають знищенню, які несуть цінності чи практичне зміст інформації у яких втратило актуальність.
- Визначення періоду зберігання документів, які не несуть наукової чи історичної цінності, але мають практичне значення.
- Оцінка документації, що має:
- політичну;
- господарську;
- наукову;
- культурну та ін. цінність
Питання зберігання, укомплектування, обліку та подальшого призначення документів регулює Закон про архівну справу.
У процесі експертної діяльності було складено і затверджений перелікіз 12 розділів типових документів (з чіткою вказівкою періоду їх зберігання), що з'явилися в результаті функціональної діяльності державних структур, установ, підприємств та ін.
I та IV розділи
Зі встановленого переліку жвавий інтерес викликають I та IV розділи. Ведення документації та її зберігання у обох сферах тісно взаємопов'язані. Адже від правильного оформлення та збереження кадрових справ залежать подальші бухгалтерські нарахування.
Облік кадрових документів (I)
Збереженню підлягають оригінальні та копії кадрових документіворганізації.
Період збереження документації:
- 1 рік:
- журнали, що відбивають облік робочого дня (графіки, табеля);
- дані осіб, які не прийняті на роботу;
- графіки наданих відпусток.
- 3 роки:
- облікові дані документів, що підтверджують трудову діяльністьта стаж співробітника;
- записи про трудову дисципліну;
- 5 років:
- акти, розпорядження, звіти з техніки безпеки;
- виписки щодо поліпшення умов та охорони праці;
- документи, що підтверджують ознайомлення, навчання, атестацію працівників з техніки безпеки та її дотримання;
- дані про відрядження;
- 75 років:
- характеристики та особисті картки співробітників;
- трудові договори працівників;
- 50 років (до запитання власником):
- особисті документи, оригінали (атестати, дипломи, трудові книжки, посвідчення та ін);
- Постійно:
- колективні договори;
- особисті відносини керівників.
Бухгалтерські документи(IV)
До документів бухгалтерського обліку державної структуризастосовують окремі умовита терміни зберігання.
Первинна документація, дані облікових регістрів, баланси, звіти після обробки обов'язково зберігаються в спеціальному приміщенні(закритою шафою) до переведення їх до архіву організації. Бланки суворої звітності зберігають у сейфах чи металевих шафах. Відповідальність за безпеку справ несе особа, уповноважена головним бухгалтером.
У разі втрати, псування несанкціонованої передачі бухгалтерських документів керівник підприємства обов'язково повідомляє правоохоронні органи.
Вилучення (тим більше знищення) документації відбувається згідно з вимогами, встановленими чинним законодавством.
Загальноприйняті періоди зберігання:
- первинних документівбланків - не менше 3 років;
- касових документів, що підлягають фінансового моніторингу(Інформація про фінансові операції), - 5 років;
- розрахункові та платіжні відомості – 75 років (якщо немає особового рахунку).
Не допускається вилучення справ після закінчення періоду зберігання без проведення перевірки податковою службою за зазначений період.
Рішення про знищення або переведення справ до розділу архівних приймає спеціальна комісія.
Розгорнуті дані щодо кожного пункту переліку типових документів можна детально розглянути у сформованій та затвердженій таблиці.
| Вид документу | Термін зберігання | Примітка |
| Накази, розпорядження; документи (довідки, зведення, інформації, доповіді та ін.) до них: | ||
| з основної діяльності | постійно | надіслані до відома – до закінчення потреби |
| за особовим складом | 75 років | ЕПК. Про надання чергових та навчальних відпусток, чергування, стягнення, короткострокові внутрішньоросійські відрядження - 5 років |
| з адміністративно-господарських питань | 5 років | |
| Бухгалтерські баланси та звіти; документи (додатки до балансу, пояснювальні записки, спеціалізовані форми) до них: | ||
| зведені річні | постійно | |
| річні | постійно | |
| квартальні | 5 років | |
| місячні | 1 рік | за відсутності квартальних – постійно |
| передавальні, розділові, ліквідаційні баланси; програми, пояснювальні записки до них |
постійно | |
| аналітичні документи (таблиці, записки, доповіді) до річних балансів та звітів |
Постійно | |
| листування про затвердження та уточнення балансів та звітів |
5 років | |
| документи (протоколи, акти, висновку) про розгляд та затвердження балансів та звітів |
постійно | квартальні - 5 років |
| повідомлення (свідоцтва) про постановці на облік у податкових органах |
5 років після зняття з обліку | |
| звіти щодо перерахування грошових сум з державного та недержавному страхуванню (пенсійному, медичному, соціальному, зайнятості) |
постійно | |
| Звіти з податків: | ||
| річні | постійно | |
| квартальні | 5 років | за відсутності річних – постійно |
| місячні | 1 рік | за відсутності квартальних – 5 років |
| документи (розрахунки, довідки, таблиці, відомості) про нараховані і перерахованих сумподатків у бюджети всіх рівнів. Листування про розбіжності щодо питанням оподаткування, стягнення акцизних та інших зборів |
5 років | ЕПК |
| документи (розрахунки, відомості, заяви, рішення, списки, відомості, листування) про звільнення від оплати за податків, надання пільг, кредитів, відстрочок сплати або відмови в ній за податками, акцизними та іншим зборам |
5 років | ЕПК |
| документи про зарахування податкових надходжень до бюджетів різного рівня та у позабюджетні фонди, заборгованості з них |
5 років | |
| Звіти про виконання кошторису витрат: | ||
| зведені річні | Постійно | |
| річні | Постійно | |
| квартальні | 5 років | за відсутності річних – постійно |
| Інша документація щодо ведення виробничо-господарської діяльності | ||
| синтетичні, аналітичні, матеріальні рахунки бухгалтерського обліку |
5 років | |
| документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки, листування) проведення документальних ревізій фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, в тому числі перевірки каси, правильності стягування податків та ін. |
5 років | у разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення |
| бухгалтерські облікові регістри (головна книга, журнали-ордери розробні таблиці та ін.) |
5 років | |
| первинні документи та додатки до них, які зафіксували факт здійснення господарської операції і що стали підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, коріння банківських чекових книжок, ордери, табелі, сповіщення банків та перекладні вимоги, акти про прийомі, здаванні, списанні майна та матеріалів, квитанції, коріння до них, рахунки-фактури, накладні та авансові звіти та ін.). Документи про прийом виконаних робіт (акти, довідки) |
5 років | за умови завершення ревізії (перевірки). У разі виникнення суперечок, розбіжностей, слідчих та судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення |
| документи (акти, відомості, листування) про взаємні розрахунки та перерахунки між організаціями |
5 років | |
| листування про фінансово-господарської діяльності (про облік фондів, про накладення стягнень, штрафів, прийомі, здаванні, списанні матеріальних цінностейта ін.) |
||
| листування про видачу та повернення позичок |
5 років | |
| документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) про дебіторської та кредиторської заборгованості, недостачах, розтрати, розкрадання |
5 років | |
| гарантійні листи | 5 років | |
| документи (протоколи, акти, розрахунки, висновки) про переоцінку основних фондів, визначення зносу основних засобів, оцінки вартості майна організації |
постійно | |
| документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про оплату, розміну, прийом-передача векселів |
постійно | |
| договори, угоди (кредитні, господарські, операційні), договори майнового страхування, з аудиторами (аудиторськими фірмами) |
5 років після закінчення терміну дії договору (угоди). ЕПК | |
| договори про матеріальну відповідальність | 5 років після звільнення матеріально-відповідальної особи | |
| документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, відомості) про інвентаризацію основних засобів, майна, будівель та споруд, товарно-матеріальних цінностей |
5 років | за умови завершення ревізії (перевірки). У разі виникнення суперечок, розбіжностей, слідчих та судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення |
| документи (рахунки, довідки, листування та ін.) за фінансовими питанням благодійної діяльності |
5 років | ЕПК |
| З обліку кадрів, оплати праці тощо. | ||
| особові рахунки працівників | 75 років | ЕПК |
| положення про преміювання працівників | 5 років | ЕПК. Ці документи зберігаються п'ять років після заміни на нові. |
| документи (зведені розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видачу заробітної плати, допомоги, гонорарів, матеріальної допомогиі ін виплат; довіреності на отримання грошових сумі товарно-матеріальних цінностей, в тому числі анульовані довіреності) |
5 років | Термін зберігання 5 років за умови завершення ревізії (перевірки). У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення. При без особових рахунків ці документи (крім довіреностей) зберігаються 75 років |
| листування про виплату заробітної плати; відомості, довідки про сукупне доході працівників за рік та сплаті податків; відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контролю за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати та заборгованості з заробітної плати, про утримання заробітної плати, за рахунок коштів соціального страхування, про виплаті відпускних та вихідних посібників; документи (копії звітів, заяви, списки працівників, довідки, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, оплаті листків непрацездатності |
5 років | |
| документи (заяви, рішення, довідки, листування) про оплату навчальних відпусток |
до закінчення потреби, але не менше 5 років | |
| Книги, журнали, картки обліку: | ||
| цінних паперів | постійно | |
| основних засобів (будівель, споруд) | 5 років після ліквідації основних засобів за умови завершення перевірки (ревізії) | |
| прибутково-витратних касових документів (рахунків, платіжних доручень) |
||
| господарського майна; допоміжні, контрольні (транспортні, вантажні, вагові та ін.) |
5 років за умови завершення перевірки (ревізії) | |
| депонованої заробітної плати |
5 років за умови завершення перевірки (ревізії) | |
| реалізації товарів, робіт, послуг, що оподатковуються та не оподатковуються податком на додану вартість |
||
| депонентів за депозитними сумам; довіреностей |
5 років з дати останнього запису за умови завершення перевірки (ревізії) | |
На бухгалтерських форумах нерідко точаться суперечки у тому, як правильно зберігати отримані від постачальників рахунки-фактури. Одні платники податків стверджують, що ці податкові документислід зберігати строго в хронологічному порядку окремо від іншої "первинки". Інші з ними не погоджуються, вважаючи, що набагато зручніше скріплювати рахунки-фактури з оригіналами товарних накладних (актів виконаних робіт). Хтось дотримується точки зору, що зберігати рахунки-фактури потрібно в тій послідовності, в якій вони відображаються у книзі покупок, інший варіант – по кожному контрагенту окремо. Загалом, думки щодо цього питання розходяться. У цій статті розглянемо порядок зберігання рахунків-фактур, передбачений нормативними документами, та з'ясуємо, чи існує відповідальність за відступ від цих правил.
Аналізуємо "нормативку"
Єдиним документом, яким встановлюється порядок зберігання рахунків-фактур, є Правила ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджені Постановою Уряду РФ від 02.12.2000 N 914 (далі - Правила ). Ці Правила визначають порядок ведення покупцями та продавцями товарів (виконаних робіт, наданих послуг), майнових прав- Платниками ПДВ журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажівпри розрахунках з ПДВ, а також оформлення додаткових листівкниги покупок та додаткових листів книги продажів.
Зокрема, п. 1 ч. 1 Правил встановлено: покупці ведуть журнал обліку отриманих від продавців оригіналів рахунків-фактур, у яких вони зберігаються, а продавці ведуть журнал обліку виставлених покупцям рахунків-фактур, у яких зберігаються їхні другі екземпляри. Цей пункт свідчить, що отримані рахунки-фактури (причому саме оригінали) зберігаються у журналі обліку.
Вказівок на те, що разом з ними підшивається інша "первинка", немає і бути не може, оскільки цілі складання цих документів є різними. Як відомо, рахунок-фактура - документ, що є підставою для прийняття покупцем пред'явлених продавцем товарів (робіт, послуг), майнових прав сум податку до вирахування в порядку, передбаченому гол. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Товарна накладна є підставою для прийняття товарів (робіт, послуг) на облік, а також для їх списання у разі реалізації (Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій (загальні)<1>). Акт виконаних робіт підтверджує витрати організації з метою оподаткування. Висновок: рахунки повинні зберігатися окремо від інших документів.
<1>Затверджено Постановою Держкомстату України від 25.12.1998 N 132.
Далі. Покупці ведуть облік рахунків-фактур у міру надходження від продавців, а продавці ведуть облік рахунків-фактур, виставлених покупцям, у хронологічному порядку (п. 2 Правил). І тут все ясно: рахунки-фактури від постачальників повинні зберігатися в тій послідовності, в якій вони надходять (або в якій відображені в журналі обліку).
Журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур повинні бути прошнуровані, а їхні сторінки пронумеровані(П. 6 Правил). З даного формулювання не зовсім зрозуміло, що являє собою журнал обліку: чи це якийсь реєстр, в якому реєструються (перераховуються) "вхідні" рахунки-фактури (і саме його треба прошнурувати та пронумерувати), чи це і є самі рахунки-фактури отримані від постачальників. Зазначимо, що в Порядку ведення журналів обліку рахунків-фактур при розрахунках з ПДВ<2>про це йшлося конкретніше: рахунки-фактури в журналах обліку повинні бути підшиті та пронумеровані. На думку автора, із зміною формулювання суть не змінилася. І рахунки-фактури з метою забезпечення їх безпеки підлягають суворому обліку (тобто мають бути пронумеровані та прошнуровані).
<2>Затверджений Постановою Уряду РФ від 29.07.1996 N 914. Втратив чинність з 1 січня 2001 р.
Інших вказівок про порядок зберігання рахунків-фактур у Правилах, так само як і в інших нормативні документині. Хіба що передбачено їх мінімальний термінзберігання. Підпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ встановлено загальна вимогадо строку, протягом якого платник податків зобов'язаний забезпечувати збереження даних податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, і цей термін дорівнює чотирьом рокам. Крім того, п. 368 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання<3>підтверджується, що термін зберігання рахунку-фактури дорівнює чотирьом рокам. Зазначимо, що для зберігання книги покупок та книги продажів встановлено інший термін – п'ять років (п. п. 15, 27 Правил).
<3>Затверджено Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558. Початок дії документа - 01.10.2010.
Безліч варіантів
Як зазначалося, практично бухгалтери який завжди дотримуються описаних вище Правил, аргументуючи це так.
- Зручніше, коли документи (рахунок-фактура, товарна накладна) зберігаються разом. Дійсно, коли контрагент просить вислати, наприклад, факсом копії документів або "первинка" знадобилася керівництву організації в управлінських цілях, зручніше і швидше знайти необхідні папериякщо вони лежать разом. Проте такий варіант зберігання документів автору статті видається неправильним. Є вихід: бухгалтер може зробити ксерокопії рахунків-фактур, вклавши їх разом із товарними накладними (форма N ТОРГ-12) або актами виконаних робіт у відповідний журнал-ордер. А оригінал податкового документа, як і належить, підшиє до журналу обліку рахунків-фактур. Такий варіант може використовувати організація, яка має документообіг незначний. При велику кількість"Вхідних" документів, звичайно, це не вихід.
Дублювання документів слід скористатися, якщо в бухгалтерському обліку фігурують бланки суворої звітності. Наприклад, БСО по витрат на відрядження, як правило, підкріплюється до авансового звіту(Підтверджуючи цим правомірність витрат з податку на прибуток). Його копія у разі прикладається до папці з рахунками-фактурами отриманими. Зазначимо, що принципового значення, де зберігатиметься оригінал, де копія БСО, немає (абз. 2 п. 5 Правил). Але на ксерокопії бланка доречно зробити позначку (оригінал залізничного квитка прикладено до авансового звіту N XX від XX.XX.XXXX).
- Зручніше, коли первинні документи зберігаються (розміщуються) комплектами по кожному контрагенту. Наприклад, бухгалтери деяких організацій ведуть облік "первинки" за контрагентами в алфавітному порядку У цьому також є свої переваги: легше знайти документи і в разі потреби провести звірку розрахунків із постачальниками.
- Практично, якщо рахунки-фактури зберігаються в послідовності, в якій вони відображаються у книзі покупок. Це, мабуть, найефективніший з погляду продуктивність праці спосіб зберігання документів. І працівникам бухгалтерії, і контролюючим органам у такому разі простіше знайти необхідний документ для перевірки правильності обчислення податкової бази з ПДВ (обґрунтованості) податкового відрахування). Особливо корисно це тоді, коли період відрахування ПДВ не співпадає з датою отримання рахунку-фактури від постачальника (наприклад, під час експортних операцій).
Поєднання режимів
Питання про порядок зберігання рахунків-фактур нерідко виникають у продавців, які поєднують два податкові режими (наприклад, загальний режимоподаткування та спецрежим у вигляді ЕНВД). У цьому випадку, на думку автора, бухгалтер організації торгівлі щодо рахунків-фактур, що відносяться до діяльності, оподатковуваної за ТСНО, повинен скористатися порядком, описаним вище, а щодо "спецрежимних" рахунків-фактур може зберігати їх підколотими до іншої "первинки" . Справа в тому, що порядок, зазначений у Правилах, поширюється лише на платників ПДВ. Оскільки організація, переведена на сплату ЕНВД, платником ПДВ не є відповідно і дотримуватися Правил у неї немає необхідності.
Чи потрібно зшивати рахунки-фактури?
До відповіді це питання слід підходити з практичної точки зору. Нормативним документом передбачено: журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур мають бути прошнуровані, а їх сторінки пронумеровані. І це правильно. Проте термін зберігання названих податкових документів немаленький, і за цей період можуть змінитися як працівники бухгалтерії, так і керівники торговельного підприємства. З іншого боку, у процесі діяльності бухгалтер нерідко стикається з необхідністю відкопувати той чи інший документ (у тому числі на вимогу податкової), а коли вони пошиті у товсту папку, зробити це незручно.
Крім того, звертаємо увагу читачів на таке. При архівуванні документів особі, яка безпосередньо бере в ньому участь, потрібно бути гранично обережним у своїх діях, щоб не пошкодити відомості, що містяться в рахунку-фактурі (наприклад, не проколоти діроколом дані про номер і дату виставлення рахунку-фактури), оскільки відсутність обов'язкових реквізитівна рахунку-фактурі може бути підставою відмови у прийнятті до відрахування сум податку податковими інспекторами.
Формуємо журнал обліку
У нормативних документах не зазначено, протягом якого проміжку часу має формуватися журнал обліку рахунків-фактур. А якщо так, то залежно від кількості документів та бажання бухгалтера це можуть бути квартал, місяць, декада або інший інтервал часу (його доцільно встановити внутрішніми документами).
Крім того, на законодавчому рівні форма журналу також не затверджена, тому організації торгівлі слід затвердити її самостійно. Якщо облік ведеться за допомогою програмного продукту, то швидше за все програма дасть вам роздрукувати свого роду реєстр усіх отриманих рахунків-фактур. НаприкладУ програмі 1С при формуванні книги покупок є галочка "Журнал обліку отриманих рахунків-фактур".
У його формуванні практично дублюється зміст книжки покупок. При виведенні даного реєструна друк можливо, вам доведеться підкоригувати його вручну (наприклад, зберігши його для цього в програмі Excel). До речі, організації, які ведуть облік вручну, при розробці журналу обліку отриманих рахунків-фактур можуть взяти за його основу саме той реєстр, який включає наступні графи: порядковий номер, дата та номер рахунку-фактури, найменування контрагента, вартість отриманих цінностей з урахуванням ПДВ.
Відокремлені підрозділи
Для підприємств, що мають відокремлені підрозділи, порядок зберігання, а також спосіб передачі розділів журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів на законодавчому рівні не визначені. Тому звернемося до норм податкового законодавствата роз'ясненням спеціалістів різних відомств.
Відповідно до ст. 143 НК РФ платниками ПДВ визнаються організації та ІП. При цьому обов'язок щодо сплати податку згідно з п. 2 ст. 174 НК РФ має бути виконана платником податків за місцем свого обліку в податковому органі. Організації, що мають відокремлені підрозділи, сплату податку здійснюють централізовано без розподілу його за даними структурними одиницями (Лист МНС Росії від 04.11.2002 N ВГ-6-03/ [email protected]). Звітність також представляється лише за місцем перебування головної організації (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів ведуться структурними підрозділами у вигляді розділів єдиних журналів обліку, єдиних книг покупок та продажів організації (Лист МНС Росії від 21.05.2001 N ВГ-6-03/404)
За звітний податковий період відокремлені підрозділи подають зазначені документи для оформлення єдиних журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та продажу платника податків та для складання декларацій з ПДВ.
Порядок оформлення рахунків-фактур, книг покупок та продажів, а також їх передачі від відокремленого підрозділу до головної організації повинен бути відображений в обліковій політиці організації з метою оподаткування.
Ключовий момент. Порядок передачі від відокремленого підрозділу до головної організації рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів має бути відображений в обліковій політиці організації з метою оподаткування.
- передаються оригінали виставлених та отриманих рахунків-фактур, оригінал розділу єдиної книги продажів та оригінал розділу єдиної книги покупок. Затверджуються термін передачі документів та посада особи, відповідальної за передачу даних;
- передаються копії виставлених та отриманих рахунків-фактур, копії розділу єдиної книги продажу та розділу єдиної книги покупок (оригінали зберігаються в відокремленому підрозділі). Затверджуються термін передачі документів та посада особи, відповідальної за передачу даних;
- передаються дані про виставлені та отримані рахунки-фактури в будь-якому іншому вигляді, що дозволяє головній організації оформити єдині журнали виставлених та отриманих рахунків-фактур, єдину книгу продажів і єдину книгу покупок (наприклад, за допомогою електронного зв'язку). Затверджуються термін передачі та посада особи, відповідальної за передачу даних.
Таким чином, місце зберігання оригіналів рахунків-фактур може бути визначено суспільством самостійно відповідно до встановленим порядкомв обліковій політиці.
Звертаємо увагу на те, що згідно зі ст. 93 НК РФ посадова особаподаткового органу, що проводить податкову перевірку, вправі витребувати в особи, що перевіряється необхідні для перевірки документи за допомогою вручення цій особі вимоги про подання документів. Документи, які були витребовані під час податкової перевірки, подаються протягом 10 днів з дня вручення відповідної вимоги у вигляді засвідчених копією, що перевіряється особою.
Тому організації, що обрала варіант зберігання рахунків-фактур за місцем знаходження її відокремлених підрозділів, розташованих в іншому регіоні, слід враховувати, що на виконання вимоги податкового органу щодо подання зазначених документів у даному випадкувона може витратити значний час.
А як щодо відповідальності?
Грубе порушення організацією правил обліку доходів та (або) витрат та (або) об'єктів оподаткування передбачає накладення на порушників адміністративного штрафуза ст. 120 НК РФ. Що ж законодавці мають на увазі під грубим порушенням? Відповідно до п. 3 ст. 120 НК РФ під грубим порушенням правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування для цілей цієї статтірозуміються відсутність первинних документів, або відсутність рахунків-фактур, або регістрів бухгалтерського обліку або податкового обліку, систематичне (двічі і більше протягом календарного року) несвоєчасне або неправильне відображення на рахунках бухгалтерського обліку, у регістрах податкового обліку та у звітності господарських операцій, грошових коштів, матеріальних цінностей, нематеріальних активівта фінансових вкладень платника податків. Порушення порядку зберігання податкових документів у тексті цієї статті не названі, а отже, і міра відповідальності не визначено. Крім того, такі дії платника податків не можуть бути підставою для відмови у застосуванні податкового відрахування з ПДВ.
Є приклади судових рішень, що підтверджують цей висновок (див., наприклад, Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного судувід 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК<4>).
<4>Постановою ФАС МО від 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Арбітражного судум. Москви з цій справізалишено без зміни.
В апеляційної скаргиподатковий орган зазначив, що відповідно до п. 6 Правил журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур мають бути прошнуровані, а їх сторінки – пронумеровані. У ході проведення заходів податкового контролю встановлено, що подані журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур не були прошнуровані та пронумеровані, тобто були складені з порушенням порядку.
Судом зазначено, що зазначений аргумент податкового органу не відповідає фактичним обставинам, а також не може бути підставою для відмови платнику податків у застосуванні податкового відрахування з ПДВ. Нормами податкового законодавства, зокрема, п. 2 ст. 93 НК РФ, передбачено подання до податкового органу документів у вигляді завірених копій. З урахуванням викладеного на підставі поданих копій журналів отриманих та виставлених рахунків-фактур податковий орган не міг зробити будь-якого висновку про некоректне оформлення оригіналів названих документів, які були оформлені заявником у повній відповідності до вимог закону. Організацією до податкового органу було представлено повний пакет документів, що відповідають вимогам ст. ст. 169 і 172 НК РФ, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), їх оплату (у тому числі ПДВ) та прийняття їх до обліку. З огляду на ст. 172 НК РФ навіть у тому випадку, якщо організація не представила до податкового органу або представила не в належному вигляді журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, вона не може бути позбавлена права на застосування податкових відрахувань.
* * *
Підведемо підсумки. У всіх варіантів зберігання рахунків-фактур є свої прихильники та послідовники. Як видно зі статті, відповідальність за відступ платників податків від цих правил у законодавстві РФ не передбачено. А якщо так, то приймати рішення про спосіб зберігання даних податкових документів організація торгівлі буде самостійно. З практичного досвіду відзначимо: зазвичай претензій з боку контролюючих органів з питань зберігання рахунків-фактур не виникає. Основна вимога перевіряльників (податкових інспекторів, аудиторів) – можливість швидко знайти правильно оформлений податковий документ. Тобто, якщо організація торгівлі з міркувань економії робочого часу прийняла рішення зберігати рахунки-фактури в інший спосіб, ніж описаний у першій частині цієї статті, нічого страшного в цьому немає. Але все ж таки рекомендуємо після закінчення календарного року журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур привести у відповідність до Правил.
С.В.Манохова
Редактор журналу
"Торгівля:
бухгалтерський облік
та оподаткування"
Товарно-транспортна накладна (ТТН)призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Товарно-транспортна накладна на перевезення вантажів автомобільним транспортом складається відправником вантажу для кожного вантажоодержувача окремо на кожну їздку автомобіля з обов'язковим заповненнямвсіх реквізитів.
Форма товарно-транспортної накладної
Відповідно до п. 1.2. Постанови Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. N 78 автотранспортні організації під час перевезення вантажів повинні оформляти товарно-транспортну накладну формою № 1-Т.
Форма товарно-транспортної накладної складається з двох розділів:
1. Товарного, що визначає взаємовідносини вантажовідправників та вантажоодержувачів і службовця для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправників та оприбуткування їх у вантажоодержувачів.
2. Транспортного, що визначає взаємовідносини вантажовідправників замовників автотранспорту з організаціями - власниками автотранспорту, що виконали перевезення вантажів, та службовця для обліку транспортної роботи та розрахунків вантажовідправників або вантажоодержувачів з організаціями - власниками автотранспорту за надані ним послуги з перевезення вантажів.
Оформлення товарно-транспортної накладної
Складання товарно-транспортної накладної
Відправник вантажу зобов'язаний становити товарно-транспортні накладні на кожен рейс автомобіля. При цьому не важливо, чи є автотранспортний засібвласністю відправника вантажу або він скористався послугами третьої особи для надання автотранспортних послуг.
У заповненні товарно-транспортної накладної беруть участь відправник-продавець, вантажоодержувач-покупець і перевізник.
Товарно-транспортна накладна (ТТН) виписується у чотирьох примірниках:
- перший - залишається у відправника вантажу і призначається для списання товарно-матеріальних цінностей;
- другий, третій та четвертий екземпляри, засвідчені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника та підписом водія, вручаються водієві;
- другий - здається водієм вантажоодержувачу та призначається для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей у отримувача вантажу;
- третій та четвертий екземпляри, засвідчені підписами та печатками (штампами) вантажоодержувача, здаються організації - власнику автотранспорту.
Третій екземпляр, який є підставою для розрахунків, організація - власник автотранспорту додає до рахунку за перевезення та висилає платнику - замовнику автотранспорту, а четвертий - додається до дорожнього листа та є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.
Заповнення товарно-транспортної накладної
При відвантаженні товару продавець-відправник вантажу становить товарно-транспортну накладну за формою N 1-Т у чотирьох примірниках.
У таблиці товарного розділу відображаються дані про товар та його вартість (за одиницю та всього), одиниця виміру, кількість місць, вид упаковки тощо.
При цьому:
Стовпець 2 «Номер прейскуранта та доповнення до нього», стовпець 3 «Артикул або номер за прейскурантом» заповнюється, якщо організація-продавець затверджує ціни на товари у спеціальному прейскуранті та надає товарам певний артикул. Однак заповнення цих граф не є обов'язковим.
У стовпці 5 «Ціна, руб. коп.» вказується вартість товару з урахуванням акцизу, ПДВ (якщо товари цими податками оподатковуються).
У Стовпці 10 "Маса, т" вказується брутто маса вантажу в тоннах (всіх товарів у сумі цього рядка).
Стовпець 11 "Сума, руб. коп." вважається як множення стовпця 4 на стовпець 5.
У рядку "Націнка, %" вказується відсоток торгової надбавки, встановленої організацією-продавцем. Цю графу заповнюють лише торгові організації.
З боку відправника вантажу підписують особи, відповідальні за відпустку товару, і , ставиться печатка.
До документа, як правило, прикладаються також рахунок-фактура і формою N ТОРГ-12.
У таблиці "Навантажувально-розвантажувальні операції" транспортного розділу відправник вантажу вносить дані про спосіб завантаження (ручної) і часу прибуття під навантаження та вибуття автомобіля.
Час прибуття визначається за часом пред'явлення водієм-експедитором на контрольно-пропускному пункті дорожнього листа.
Час вибуття проставляють у момент підписання накладної та передачі її експедитору.
При прийомі товару до доставки водій-експедитор проставляє у перших трьох екземплярах накладної свої дані під таблицею транспортного розділу. Перший екземпляр транспортної накладної залишається у постачальника. Він є підставою для списання товару. Інші екземпляри передаються водієві.
Якщо при доставці вантажу вантажоодержувачу жодних розбіжностей чи відхилень за кількістю та якістю товару, зазначеним у документах не було виявлено, то у відповідних полях накладної проставлено прочерки.
Далі, вантажоодержувач ставить підпис і друк у товарному розділі накладної, а також заповнює свою частину таблиці "Вантажорозвантажувальні операції" транспортного розділу: спосіб розвантаження, час прибуття автомобіля на розвантаження та його вибуття зі складу вантажоодержувача після розвантаження.
Другий екземпляр товарно-транспортної накладної (і документи, що додаються) залишається у покупця і служить основою для оприбуткування товару.
Третій та четвертий екземпляри товарно-транспортної накладної водій доставляє до своєї автотранспортної компанії.
При цьому стовпці 20-44 заповнюють водій та бухгалтер транспортної організації. Тут вказується кілометраж пробігу автомобіля, час простою, ціни на транспортні послуги тощо.
Виходячи з даних, зазначених у цих стовпцях, розраховується вартість транспортних послуг та водія.
У Стовпці 26 "За транспортні послуги з клієнта" вказується Загальна вартістьтранспортні послуги.
У Стовпці 27 «За транспортні послуги належить водієві» зазначається сума заробітної плати, нарахованої водієві за перевезення вантажу.
Автотранспортна компанія після вказівки в ТТН даних, необхідних для розрахунків за транспортні послуги (відстань перевезення, вартість послуг, час простою під навантаженням та розвантаженням тощо), надсилає замовнику транспортних послуг один (третій) екземпляр ТТН та рахунок на оплату послуг перевезення .
На підставі екземпляра ТТН і дорожнього листа, що залишився (четвертого), автотранспортна компанія нараховує заробітну платуводію.
ТТН при транзитному постачанні
Транзитна торгівля є дві незалежні друг від друга угоди: торгова компанія укладає договір купівлі-продажу товару з постачальником, виходячи з якого зобов'язується оплатити придбаний товар, а постачальник - відвантажити товар той склад, який вкаже торговельна організація, і окремий договірз покупцем товару, у якого зобов'язується поставити за плату товар.
У цьому торгова компанія у першому договорі виступатиме покупцем товару, тоді як у другому - його продавцем.
І тут рядки товарно-транспортної заповнюються в такий спосіб.
У рядку «Платник» зазначається торгова компанія.
Кого поставити в рядок «Вантажовідправник» залежить від моменту переходу права власності.
Якщо на момент відправки товару його власником стала торгова компанія, вона і буде зазначено у даному рядку. Якщо після надсилання власником залишився постачальник, то в рядку «Вантажовідправник» значиться постачальник.
Заповнення рядка «Вантажоодержувач» залежить від того, хто фактично приймає товар на складі кінцевого покупця.
Якщо цим займається сам покупець, то треба вказати саме його.
Якщо ж розвантаження робить представник торгової компанії, то як вантажоодержувача слід вказати назву, адресу та телефон торгової компанії.
У будь-якому випадку в полі "Пункт навантаження" має стояти адреса постачальника, а в полі "Пункт розвантаження" - адреса кінцевого покупця.
Термін зберігання товарно-транспортних накладних
Термін зберігання первинної облікової документації становить щонайменше п'ять років.
Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.
Товарно-транспортна накладна (ТТН, форма 1-Т): подробиці для бухгалтера
- Договір транспортної експедиції при перевезенні по Росії: оформлення документів та облік
... " у товарно-транспортній накладній у товарному розділі? Який порядок складання товарно-транспортної накладної при транзитній...
- Коли можуть відмовити у відрахуванні ПДВ за відсутності ТТН?
У яких випадках потрібна товарно-транспортна накладна (далі – ТТН)? Щодо... бюджету? У яких випадках потрібна товарно-транспортна накладна (далі – ТТН)? За... замовником перевезення, відсутність у нього товарно-транспортної накладної за формою №1-Т не...
- Чи можна застосовувати електронний цифровий підпис та факсимільний підпис під час оформлення бухгалтерських документів?
Підписи при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) за дотримання певних умов(розглянуто... на нашу думку, у товарних накладних (товарно-транспортних накладних) також може бути використане факсиміле... факсиміле при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) доцільно встановити у локальному акті...
- Чи обов'язково перевіряти повноваження осіб, які підписали первинні документи з боку контрагентів?
І правилами перевезення вантажів (накладної, товарно-транспортної накладної, залізничної накладної). Оприбуткування товарів, що надійшли... зокрема, рух товарів може оформлятися товарно-транспортною накладною (ТТН) (форма N 1-Т...
Обов'язки платників податків (платників зборів)
1. Платники податків зобов'язані:
8) протягом чотирьох років забезпечувати збереження даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, а також документів, що підтверджують отримані доходи (для організацій – також і вироблені витрати) та сплачені (утримані) податки;
. Виїзна податкова перевіркаЗа наявності у тих, що здійснюють перевірку посадових осіб, достатніх підстав вважати, що документи, що свідчать про скоєння правопорушень, можуть бути знищені, приховані, змінені або замінені, провадиться вилучення цих документів у порядку, передбаченому статтею 94 цього Кодексу, за актом, складеним цими посадовими особами. В акті про вилучення документів має бути обґрунтовано необхідність виїмки та наведено перелік документів, що вилучаються. Платник податків має право при виїмці документів робити зауваження, які мають бути на його вимогу внесені в акт. Вилучені документи мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою або підписом платника податків (податкового агента, платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом документи, що вилучаються, про це робиться спеціальна позначка. Копія акта про вилучення документів передається платнику податків (податковому агенту, платнику збору).
. Вилучення документів та предметів1. Вилучення документів та предметів провадиться на підставі мотивованої постанови посадової особи податкового органу, що здійснює виїзну податкову перевірку.
Зазначена ухвала підлягає затвердженню керівником (його заступником) податкового органу, який виніс рішення про проведення податкової перевірки.
2. Не допускається виробництво виїмки документів та предметів у нічний час.
3. Виїмка документів та предметів провадиться у присутності понятих та осіб, у яких провадиться виїмка документів та предметів. В необхідних випадкахдля участі у виробництві виїмки запрошується спеціаліст.
До початку виїмки посадова особа податкового органу пред'являє постанову про виробництво виїмки та роз'яснює присутнім особам їхні права та обов'язки.
4. Посадова особа податкового органу пропонує особі, у якої провадиться виїмка документів та предметів, добровільно видати їх, а у разі відмови провадить виїмку примусово.
При відмові особи, у якої провадиться виїмка, розкрити приміщення або інші місця, де можуть перебувати документи та предмети, що підлягають виїмці, посадова особа податкового органу має право зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликаних необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів.
5. Не підлягають вилученню документи та предмети, які не стосуються предмета податкової перевірки.
6. Про провадження виїмки, вилучення документів та предметів складається протокол з дотриманням вимог, передбачених статтею 99 цього Кодексу та цією статтею.
7. Вилучені документи та предмети перераховуються та описуються у протоколі виїмки або в доданих до нього описах з точним зазначенням найменування, кількості та індивідуальних ознак предметів, а по можливості - вартості предметів.
8. У випадках, якщо для проведення заходів податкового контролю недостатньо копій документів особи, що перевіряється, і у податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів можуть бути знищені, приховані, виправлені або замінені, посадова особа податкового органу має право вилучити оригінали документів у порядку, передбаченому цією статтею.
При вилученні таких документів із них виготовляють копії, які засвідчуються посадовою особою податкового органу та передаються особі, у якої вони вилучаються. У разі неможливості виготовити або передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, у якої були вилучені документи, протягом п'яти днів після вилучення.
9. Усі документи, що вилучаються, та предмети пред'являються зрозумілим та іншим особам, що беруть участь у виробництві виїмки, і в разі необхідності упаковуються на місці виїмки.
Вилучені документи мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою або підписом платника податків (податкового агента, платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом документи, що вилучаються, про це в протоколі про вилучення робиться спеціальна позначка.
10. Копія протоколу про вилучення документів та предметів вручається під розписку або надсилається особі, у якої ці документи та предмети були вилучені.
І вивчимо правила обчислення терміну зберігання документів у бухгалтерському та податковому обліку, у т.ч. візьмемо до уваги термін позовної давності. Розглянемо винятки з цього правила, наприклад: особливості рахунків-фактур, документи щодо раніше отриманих збитків, документи на придбання цінного майна з тривалим терміном амортизації (будівлі – 31 рік та ін.). Розберемося, коли можна знищувати документи, для яких у Переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, встановлено вимогу «за умови проведення перевірки (ревізії)». Ви зрозумієте, як поводитися при витребуванні податковими органами документів, термін зберігання яких минув, а також постраждалих внаслідок пожежі або затоплення. Чи зможете оцінити ризики штрафних санкцій.
Вимога чинного законодавстваОтже, кожна операція у життєдіяльності організації має супроводжуватися виправдувальними документами (причому часто одним, а декількома). В результаті їх накопичується стільки, що просто нікуди складати, а довго зберігати – затратно. Кожен з облікових документів має свої терміни зберігання, встановлені нормамизаконодавства. Після закінчення цих термінів організація має право знищити документи. Якщо все-таки приймається таке рішення, необхідно вибрати ті з них, знищення яких не спричинить неприємностей при можливих перевірках.
Давайте розберемо вимоги, що пред'являє законодавство до терміну зберігання бухгалтерських та податкових документів. З загального правилаІснує маса винятків, вони й представляють найбільший інтерес, т.к. не всі спеціалісти про них знають.
Загальне правило для зберігання.
...бухгалтерських документів
Запис у бухгалтерському обліку не може бути виконаний без оформлення первинних облікових документів, які за загальним правилом повинні зберігатися не менше ніж п'ять років після звітного року або після року, у якому вони використовувалися для складання звітності (ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", далі - Закон № 402-ФЗ).
У той самий час необхідно орієнтуватися терміни зберігання документів, визначені , якого відсилає сам Закон № 402-ФЗ, у разі, коли цей термін є тривалішим.
Наприклад, підтримувати в цілісності річну бухгалтерську звітність наказано постійно, квартальну – протягом 5 років, а місячну – протягом 1 року (ст. 351 Переліку). Постійний термін зберігання вимагають документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд та затвердження бухгалтерської звітності (Ст. 355 Переліку).
Документи (розрахунки, зведення, довідки, таблиці, відомості, листування) про нарахування та перерахування податків до бюджету всіх рівнів та позабюджетних фондів всіх рівнів потрібно зберігати протягом 5 років (ст. 382 Переліку), так само як і податкові декларації юридичних осіб з усіх податків (ст. 392 Переліку). Відповідно до ст. 658 Переліку i>особисті картки працівників .
Як бачимо, терміни чималі. А обчислення ведеться з 1 січня року, наступного за роком, у якому документи використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє (ч. 2 ст. 29 Закону № 402-ФЗ).
Приклад 1
Згорнути Показати
В загальному випадку, якщо термін зберігання наказано протягом 5 років, а документ складено, припустимо, у травні 2014 року, то термін його зберігання почне обчислюватися з 1 січня 2015 р. та закінчиться 31 грудня 2019 р.
...термін зберігання податкових документів
Податковий облік ведеться з урахуванням даних первинних документів (ст. 313 НК РФ). Підтвердженням даних податкового обліку може бути як первинні облікові документи, а й аналітичні регістри податкового обліку, розрахунки податкової бази.
У силу п. 1 ст. 252 НК РФ витратами визнаються обґрунтовані витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ, - збитки), підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ.
Причому платнику податків належить забезпечити збереження даних податкового обліку та документів, які є підставою для обчислення та сплати податків , в т.ч. що підтверджують отримання доходів та здійснені витрати, протягом не менше чотирьох років (Підп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Тут у законодавстві немає посилання на Перелік. Але фінансове відомство нерідко посилається на нього під час розгляду цього питання (наприклад, у листі Мінфіну Росії від 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
Зазначені первинні облікові документи необхідні податковим органам з метою здійснення контролю за дотриманням платниками податків законодавства про податки та збори, у тому числі під час проведення податкових перевірок.
Знищення документів
З усього вищесказаного напрошується висновок, що при ухваленні рішення про знищення документів з терміном зберігання слід керуватися як мінімум:
- Переліком Мінкультури,
- Законом про бухгалтерський облік та
- Податковим кодексом РФ.
Причому необхідно грамотно оцінити терміни зберігання кожного з документів, що підлягають знищенню, щоб у майбутньому не впасти, коли перевіряючі органи раптом вимагатимуть надати їм деякі з вже знищених документів.
Для цього в організації створюється експертна комісія, яка проводить перевірку архіву документів. Вона створюється наказом (розпорядженням) керівника організації. Причому щороку видавати такий наказ не потрібно, досить це зробити один раз, а надалі лише змінювати склад членів, якщо хтось із них звільнився.
У процесі своєї роботи комісія складає акт із переліком документів, що підлягають знищенню. Коли акт буде готово, він затверджується керівником організації. На його підставі провадиться знищення первинних документів.
При цьому доцільніше складати окремі актина групи документів, що знищуються різними способами: за допомогою шредера, вогню, здачі як вторинної сировини. Найбільш «цінні» документи, що містять конфіденційну інформацію (їх зазвичай меншість) краще знищувати самостійно і безповоротно (наприклад, спалювати або шредувати), а основну масу можна і на вторинну сировину віддати.
Провівши знищення та підписавши про це документи, організація може вважати, що вона виконала свої зобов'язання, передбачені законодавством, та має на руках документи, що підтверджують факт проведеної процедури.
Винятки із загального правила
Товарна накладна та рахунок-фактура
Почнемо, здавалося б, із простого прикладу. Припустимо, організація придбала матеріал та отримала у березні 2014 року від постачальника товарну накладну та рахунок-фактуру. Цього ж місяця матеріал був оприбуткований на склад і далі відданий у виробництво.
Документи для реєстрації рахунків-фактур, складені на паперовому носіїабо в електронному вигляді, Зберігаються в організації протягом не менше чотирьох років з дати останнього запису (п. 24 розд. II Додатка № 4, п. 22 розд. II Додатка № 5 і п. 13 розд. II Додатка № 3 до постанови Уряду РФ від 26.12 .2011 № 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість»).
Відлік терміну зберігання для рахунку-фактури в обґрунтування податкового відрахування з ПДВ починається після звітного (податкового) періоду, у якому документ використано востаннє. Згадаймо, що ПДВ розраховується поквартально, і березневий рахунок-фактура бере участь у розрахунку ПДВ за I квартал 2014 р. Тому в цьому випадку термін зберігання можна починати відраховувати з 01.04.2014, закінчиться він через 4 роки, тобто 31.03.201. Але в середині року документи не знищують, а зберігають до кінця року (тобто до 31.12.2018) та лише потім відображають в акті до знищення.
Потрібно взяти до уваги, що відрахування з ПДВ можна здійснити за придбаними товарами тільки після прийняття їх на облік (п. 1 ст. 172 та ст. 171 НК РФ). Отже, документ, що підтверджує факт їх придбання – накладну – також важливо зберігати протягом терміну, розрахованого вище для рахунку-фактури (до 31.12.2018).
З метою бухгалтерського обліку товарна накладна (зазвичай застосовується по уніфікованій формі№ ТОРГ-12) є первинним обліковим документом і термін її зберігання становить не менше п'яти років. Тому для бухгалтерського обліку в даному прикладітермін її зберігання більш тривалий. Термін зберігання починає відраховуватись після року, в якому вона використовувалася для складання звітності, тобто з 01.01.2015, та закінчується 31.12.2019.
Як бачимо, один документ (накладний) може мати кілька функцій, кожна з яких підпадає під свої правила, тому терміни зберігання за ними можуть різнитися (в даному випадку для цілей податкового обліку – 31.12.2018 та для цілей бухгалтерського – 31.12.2019) . Тоді вибираємо максимальний із них – 31.12.2019.
Здавалося б, усе зрозуміло. Але життєва ситуація може ускладнитися.
Строк зберігання товарної накладної та рахунки-фактури, якщо правом на податкове відрахування скористалися пізніше
У платника податків може бути відсутня реалізація в якомусь кварталі (податковому періоді з ПДВ). В результаті суми нарахованого ПДВ відсутні, а суми для прийняття ПДВ до відрахування є, наприклад, суми ПДВ з орендної плати, придбані матеріали і т.д.
Офіційна думка податкових органів така, що не можна прийняти ПДВ до відрахування в періоді відсутності реалізації у платника податків (лист Мінфіну РФ від 14.12.2011 № 03-07-14/124).
Хоча задля справедливості зазначимо, що в листі ФНС РФ від 28.02.2012 № ЕД-3-3/ [email protected]викладено протилежну думку. Йому ж вторять постанову Президії ВАС РФ від 03.05.2006 № 14996/05 (у ньому зазначено, що реалізація товарів (робіт, послуг) не є в силу закону умовою застосування податкового відрахування) та постанова Десятого арбітражного апеляційного суду 12.07.201 А41-41514/11. Але в цьому випадку організації не уникнути податкової перевірки, оскільки за підсумками податкового періоду (кварталу) у декларації з ПДВ вона відобразить суму ПДВ, обчислену до відшкодування з бюджету.
Чи не хочеться податкової перевірки? Що робити? Згадаймо, що податкове відрахування з ПДВ – це право платника податків, а не обов'язок. І він може скористатися цим правом протягом трьох років після закінчення відповідного податкового періоду (п. 2 ст. 173 НК РФ та лист Мінфіну РФ від 30.04.2009 № 03-07-08/105).
Іншими словами, якщо скористатися умовами прикладу, організація може застосувати податкове відрахування з ПДВ за отриманим рахунком-фактурою протягом трьох років, починаючи з 01.04.2014, наприклад, через рік у І кварталі 2015 року. Внаслідок цієї операції терміни зберігання за документами повинні відсунутися теж на рік:
- за рахунком-фактурою, датованим березнем 2014 – з 31.12.2018 на 31.12.2019;
- за товарною накладною – з 31.12.2019 на 31.12.2020.
Якби ми скористалися правом на відрахування ПДВ ще пізніше, наприклад, у ІІІ кварталі 2016 року, то:
- рахунок-фактуру довелося б зберігати до 31.12.2020;
- а товарну накладну – до 31.12.2021.
Якщо рахунок-фактура отримано пізніше товару та накладної
Така сама ситуація з розрахунку терміну зберігання документів виникне в організації, коли вона отримує рахунок-фактуру з придбаного товару (послуги, роботи) у пізнішому податковому періоді, ніж період отримання самого товару та товарної накладної. Але при цьому важливою умовою для відрахування є підтвердження пізнішого факту отримання рахунку-фактури – ним може стати конверт зі штемпелем поштового відділення.
Терміни зберігання первинних документів, що підтверджують у разі факт отримання матеріалу, також відсуваються (наприклад, накладна). Адже однією з умов податкового відрахування з ПДВ, як ми говорили вище, є факт ухвалення матеріалу на облік.
Якщо куплений матеріал віддано у виробництво наступного року
Припустимо, організація придбала матеріал у березні 2014 р. (як у нашому першому, найпростішому прикладі), накладну та рахунок-фактуру отримала тоді ж, але віддала матеріал у виробництво наступного року – у січні 2015 р. термін зберігання первинного документа (товарної накладної) також слід зрушувати на рік – у бухгалтерському та податковому обліку.
У цьому випадку податкове відрахування з ПДВ зроблено раніше. І відлік терміну зберігання рахунку-фактури ведеться з березня 2014 р. Те, що матеріал передано у виробництво більш пізні терміни, відображається тільки на виробничому процесі, а не на підтвердженні права відрахування з ПДВ.
Якщо матеріал отримано, але не оплачено
Буває і так, що матеріал поставлений разом із усіма документами (накладна, рахунок-фактура), але він залишився неоплаченим.
Після закінчення терміну позовної давності (три роки) заборгованість списується. Тоді термін зберігання накладної відраховується від закінчення року, у якому було списано заборгованість, – у випадку сім років (Три роки позовної давності плюс чотири роки за правилами податкового обліку). Інакше нічим буде підтверджувати суму заборгованості та дату виникнення боргу (постанови ФАС Волго-Вятського округу від 08.11.2012 у справі № А11-2321/2011 та ФАС Поволзького округу від 03.10.2012 у справі №95)
Але не забудьте, що перед річною бухгалтерською звітністю проводиться інвентаризація, у тому числі й заборгованості. У разі підписання акта звірки з постачальником термін позовної давності починає відраховуватись наново, тобто з дати підписання акта. В результаті він може зрушуватися щорічно і таким чином тривати до нескінченності, те саме відбувається і з терміном зберігання документів (накладною та рахунком-фактурою).
У організації, що відвантажила товар, але з оплати, аналогічна ситуація – «дзеркальне відображення». Їй також доведеться зберігати документи «до нескінченності» під час підписання щорічних актів звіряння. Тим більше, що можуть виникнути зустрічні перевірки з боку податкових органів.
Придбання основного засобу (амортизація)
Організація придбала цінне майно з тривалим терміном зберігання, наприклад, будівлю та встановила термін її зберігання корисного використання 31 рік. Протягом цього терміну нараховуватиметься амортизація за цим основним засобом, отже, акт приймання-передачі та інші документи, пов'язані з купівлею будівлі, повинні зберігатися протягом даного терміну, і лише після закінчення почнеться відлік чотирирічного терміну зберігання документів по НК РФ . В результаті термін зберігання документів становитиме 35 років.
Інакше складно буде довести економічну виправданість витрат, а також даних щодо основного засобу (строки введення в експлуатацію, первісну вартість, амортизацію) під час перевірки, що проводиться податковою інспекцією (постанова ФАС Московського округу від 11.03.2009, № КА-А40/1255- 09 у справі № А40-32554/08-129-101).
Документи щодо завданих збитків та відкладених витрат
У листі Мінфіну Росії від 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 зазначено: відповідно до п. 4 ст. 283 НК РФ платник податків зобов'язаний зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку, протягом усього терміну, коли він зменшує податкову базу поточного податкового періоду у сумі раніше отриманих збитків. А цей термін становить 10 років, наступних за тим податковим періодом, у якому цей збиток було отримано (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Збиток виявляється на підприємстві після закінчення року (податкового періоду) і розраховується як різниця між усіма доходами та витратами, виробленими організацією за минулий рік. Тому вона повинна зберігати всі документи щодо вироблених витрат, а також отриманих доходів за той рік (податковий період), коли отримано збиток.
На думку контролюючих органів, у цьому випадку до встановленого терміну зберігання слід додати ще чотири роки, передбачені підп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Підставою є припущення, згідно з яким відраховувати 4-річний термін зберігання потрібно не з моменту складання документів, а з закінчення податкового періоду, в якому враховано відповідний збиток. Якщо цього зробити, то перенесення збитків вважатиметься неправомірним.
Такий підхід можна зустріти в судових рішеннях, наприклад, в ухвалах ФАС Московського округу від 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 і Президії ВАС РФ від 24.07.2012 № 3546/12. Є й інша судова практика, яка не згодна з цією точкою зору: постанови ФАС Північно-Кавказького округу від 25.09.2009 у справі № А32-8964/2007-12/190 та ФАС Північно-Західного округувід 22.11.2004 у справі № А56-10982/04.
У вас є два шляхи: зберігати документи по максимуму або бути готовими до битв у судових інстанціях, результат яких не гарантовано.
Відсутність документів внаслідок пожежі, затоплення, розкрадання
Організація має забезпечити безпечні умовизберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін (ст. 29 Закону № 402-ФЗ). Але що робити, якщо документи відсутні через пожежу (затоплення, розкрадання), а від податкових органів прийшла вимога про їх подання?
Фінансове відомство вважає, що вони мають бути відновлені (лист від 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Є судові рішення з аналогічною позицією (ухвала Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 13.10.2010 № 09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК у справі № А40-4800/10-11 до висновку, що керівник організації має вжити заходів щодо відновлення первинних документів, які підлягають відновленню та зберіганню протягом встановленого законодавством терміну.
Водночас у ухвалі ФАС Волго-Вятського округу від 30.07.2007 у справі № А28-1129/2007-3/21 суд дійшов висновку, що знищені пожежею документи, запитані потім податковим органом, організація не змогла надати, тому що вона не мала реальної можливостіце зробити в встановлений термін. Податковому органу було відмовлено у частині стягнення штрафних санкцій.
Є й інші випадки, коли судді вставали на бік платників податків (постанови ФАС Московського округу від 25.06.2010 № КА-А40/6480-10, ФАС Поволзького округу від 25.06.2010 у справі № А55-967).
Однак якщо платник податків не зможе підтвердити, що у нього на момент отримання вимоги документи були відсутні, то штрафу не уникнути (ухвала ФАС Московського округу від 28.04.2009 № КА-А40/3228-09). Тут знадобляться будь-які документи від компетентних органів, які підтвердять факт затоплення (акт про затоплення та/або довідка з обслуговуючої організації), пожежі (акт про пожежу, отриману від пожежної служби), пограбування, злому (довідка з поліції) тощо.
Суди вважають штраф обґрунтованим і у випадках, коли після втрати документів платник податків не вжив заходів щодо їх відновлення (постанова ФАС Уральського округу від 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).
Документи знищені, а вимога надійшла
Може скластися така ситуація, коли організація зважила всі «за» та «проти», ухвалила рішення про знищення документів, оформивши все належним чином, а податковий орган потребує їх подання.
Суди часто постають на бік платника податків.
Судова практика
Згорнути Показати
У постанові ФАС Уральського округу від 14.10.2011 № Ф09-6531/11 у справі № А07-18923/2010 (ухвала ВАС РФ від 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд встановив, що суспільство не представило їхнього правомірного знищення. У податкових органів немає підстав для застосування розрахункового методу, встановленого п. 7 ст. 166 НК РФ з метою визначення податкового відрахування, яке можливе лише за наявності конкретних документів (ст. 171, 172 НК РФ).
Судова практика
Згорнути Показати
Суд вважав, що відсутність первинних бухгалтерських документів, що підтверджують первісну вартість основних засобів, зважаючи на їх знищення, оскільки термін зберігання цих документів минув, не може бути підставою для відмови в обліку залишкової вартості названих основних засобів у складі витрат (постанова ФАС Московського округу від 11.03) .2009 № КА-А40/1255-09 у справі № А40-32554/08-129-101).
Судова практика
Згорнути Показати
Податкова інспекція висунула вимогу до фірми доплатити податки через неподання необхідних документівна списання ПММ. Частину документів, на їхню думку, було неправильно оформлено, іншу частину знищено. Податківці вказали, що документи мали зберігатися не менше 5 років відповідно до норм бухгалтерського обліку.
Але арбітри мали свій погляд на цю ситуацію. Вони винесли рішення на користь фірми, вказавши, що вона списувала ПММ виходячи з норм і на підставі щомісячних актів. В даному випадку судді не вважали наявність дефектів при заповненні колійних листів, а також відсутність деяких документів причиною для визнання неправомірності списання на собівартість витрат за ПММ (постанови ФАС Північно-Західного округу від 16.06.2000 № А56-31018/99 та від 08). № А56-8533/02).
Умови проведення перевірки
Хотілося б звернути увагу на ще один важливий момент. У Переліку Мінкультури РФ для деяких документів термін зберігання починає відраховуватись «за умови проведення перевірки (ревізії)». Наприклад, без перевірки не можна знищити первинні документи (ст. 362 переліку).
Фрагмент документа
Згорнути Показати
Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558)
У цьому випадку йдеться про податкові перевірки. Про них сказано у ст. 87 НК РФ. За результатами як виїзної, і камеральної податкової перевірки податковим органом складається акт перевірки (порядок і його складання обумовлені у ст. 100 НК РФ). При виявленні правопорушень та згоди платника податків з ними останній вносить відповідні зміни в обліку: здійснює донарахування податків, сплачує пені та штрафи тощо.
Крім того, камеральна перевірка буде проводитися у разі подання платником податків уточненої декларації за раніше, ніж минулі три роки, податкові періоди.
Але, як відомо, термін позовної давності становить три роки (П. 1 ст. 113 НК РФ). Податкові органи можуть пред'явити претензії та виставити санкції у межах цього терміну. При виявленні порушень за попередні періоди з платника податків неможливо знайти стягнуті штрафи.
У той же час НК РФ не вимагає знищення документів, фінансове відомство вказує, що знищення документів з терміном зберігання - це право платника податків. А перевірка податкових органів може взагалі не статися.
Як чинити організації? По-перше, з наведених вище судових рішень видно, що у випадках, коли платник податків не зміг надати документи зі строком зберігання, що минув, на вимогу перевіряючих органів через їх знищення, суди приймали сторону платника податків. Звісно, у цих ситуаціях останній має грамотно провести саму процедуру знищення (правильно її документувати). Що стосується запиту правомірно знищених документів це важливо.
По-друге, порушення термінів зберігання документів, встановлених у Переліку Мінкультури РФ, податкова інспекціяоштрафувати не може.
Виходить, що якщо бухгалтерські/податкові документи знищені через сплив їх термінів зберігання, то санкції від податкових органів організації не загрожують, навіть якщо ці документи не проходили податкову перевірку. Адже, як ми пам'ятаємо, навіть стандартні терміни зберігання для документів бухгалтерського та податкового обліку (п'ять років і чотири роки) довші, ніж термін позовної давності (три роки), не кажучи вже про інші особливості та винятки, коли стандартні терміни зберігання збільшуються.
Відповідальність
Хотілося б звернути увагу читачів на санкції, які можуть бути застосовані до платника податків за відсутності первинних документів. Розглянемо найпоширеніші.
Якщо первинні документи знищені після встановленого терміну зберігання, то добре, можете спати спокійно. Але часом при розрахунку терміну керуються загальними правилами(прописаними у Законі № 209-ФЗ, НК РФ та Переліку Мінкультури РФ) і забувають про спеціальні «застереження», таким чином знищуючи документи, які ще мали зберігати. І ось у цьому випадку найчастіше виникають проблеми.
Ненадання у встановлений термін платником податків у податкові органидокументів або інших відомостей, передбачених НК РФ та іншими актами законодавства про податки та збори, тягне за собою застосування відповідальності за ст. 126 НК РФ:
- якщо ці документи містять ознак податкових правопорушень, передбачених ст. 119 та 129.4 НК РФ, то штраф складе 200 руб. за кожен непредставлений документ (ст. 119 присвячена подання податкових декларацій, а ст. 129.4 – повідомленням про контрольовані угоди);
- якщо організація відмовиться надати наявні в неї документи або представить їх із свідомо недостовірними відомостями і таке діяння не пов'язане зі ст. 135.1 НК РФ (непредставлення банком довідок / виписок за операціями та рахунками), то розмір штрафу складе 10 000 руб.
Однозначно уникнути притягнення до відповідальності за ст. 126 НК РФ можна, якщо термін зберігання затребуваних податківцями документів минув і до моменту запиту вони вже були знищені організацією, але це ще потрібно буде довести (див. постанови ФАС Уральського округу від 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ у справі № А47-5018/2008;ФАС Північно-Західного округу від 06.07.2009 у справі № А05-8773/2008 (визначенням ВАС РФ від 13.10.2009 № ВАС -13307/09 відмовлено у передачі даної справи в Президія В).
Якщо під час перевірки інспектори виявлять відсутність (чи знищено) первинні документи, рахунки-фактури, регістри бухгалтерського чи податкового обліку, то може бути оштрафована у вигляді (ст. 120 НК РФ):
- 10000 руб. - Якщо порушення скоєно протягом одного податкового періоду;
- 30000 руб. – якщо порушення скоєно протягом більш як одного податкового періоду.
Якщо при цьому виявиться заниження податкової бази, то на компанію буде покладено штраф у розмірі 20% від несплаченої суми податку, але не менше ніж 40 000 руб. (П. 3 ст. 120 НК РФ).
За те саме правопорушення двох заходів податкової відповідальності не може, тому організацію зможуть покарати або за ст. 126 НК РФ, або за ст. 120 НК РФ. Підсумовувати ці штрафи не будуть.
Кодекс РФ про адміністративні правопорушення також містить ряд положень про штрафи порушення термінів зберігання документів. Розмір штрафу залежить від виду порушення.
Стаття 13.25 КоАП РФ передбачає штрафи порушення термінів зберігання документів, обов'язок зберігання яких передбачено законодавством про АТ, ТОВ, про державні та муніципальні унітарних підприємствах, про пенсійні та інвестиційні фонди, а також прийняті відповідно до нього нормативні правовими актами. Виходить, що тут йдеться насамперед про зберігання корпоративних документів, що фігурують у цій групі нормативних правових актів, до якої більшість облікових документів не підпадає.
Але сюди підпадають, наприклад, бухгалтерські баланси АТ, їх звіти про прибутки та збитки, аудиторські висновки(п. 2.1.10 Положення про порядок та термін зберігання документів акціонерних товариств, Затверджений постановою ФКЦП Росії від 16.07.2003 № 03-33/пс).
Список документів ТОВ, За втрату яких може застосовуватися стаття 13.25 КоАП РФ, трохи інший. Він наведено у ст. 50 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю». Примітно, що там сказано, що ТОВ зобов'язане зберігати «інші документи, передбачені федеральними законамита іншими правовими актами Російської Федерації, статутом товариства, внутрішніми документами товариства, рішеннями загальних зборівучасників товариства, ради директорів (наглядової ради) товариства та виконавчих органівсуспільства». Очевидно, що сюди підпадає і бухгалтерська звітність.
Розміри штрафів за ст. 13.25 КоАП РФ складають:
- від 2500 до 5000 руб. – для посадових осіб;
- від 200 000 до 300 000 руб. – для юридичних.
Застосування цієї статті є малоймовірним у ситуації відсутності первинних документів, хоча зовсім виключити таку можливість не можна.
Якщо порушення термінів зберігання документів призвело до спотворення сум нарахованих податків і зборів щонайменше ніж 10%, то винних посадових осіб покладуть санкції у вигляді від 2000 крб. до 3000 руб. (Ст. 15.11 КоАП РФ).
Якщо з НК РФ (ст. 120 і 126) карають юридичних, то саме правопорушення винну посадову особу можуть оштрафувати по ст. 15.11 КоАП РФ, але тільки один раз (згідно з ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ двічі за одне й те саме адміністративне правопорушенняніхто не може нести адміністративну відповідальність).