Control sobre la ejecución de órdenes. Organización del control sobre la ejecución de documentos (órdenes)

“Gestión de Personal”, 2008, N° 22

La efectividad personal del gerente, el uso efectivo de su tiempo es en un 30% cuestión de su organización personal y en un 70% es cuestión de delegación efectiva de tareas. En la gestión, los problemas de delegación se han desarrollado con bastante seriedad: cómo motivar a los subordinados para que completen las tareas, cómo otorgarles la autoridad necesaria, cómo establecer plazos realistas, etc.

La gestión del tiempo empresarial analiza el problema de la delegación desde su propio ángulo. ¿Cómo hace frente un líder en su trabajo personal a una enorme cantidad de tareas y asignaciones heterogéneas distribuidas entre los subordinados? ¿Qué le permite no "perderse" en este caos, para controlar las órdenes necesarias en el momento adecuado?

Si se trata de un alto directivo de una gran corporación, por regla general, un sistema corporativo formal para el seguimiento de tareas, asignaciones, notas, actas de reuniones, etc. El problema es que este tipo de sistema burocrático es bastante pesado, torpe. Al mismo tiempo, está lejos de todas las tareas establecidas por el líder que generalmente es conveniente "conducir" a través de estos mecanismos burocráticos, disparar gorriones con un cañón.

El gerente necesita un sistema más simple que cubra todos los aspectos de su trabajo, incluidas las interacciones informales con colegas que no pasan por mecanismos burocráticos. Al mismo tiempo, el sistema debe estar lo más automatizado posible, dando respuesta a las preguntas: "¿Qué tareas están asociadas con esta persona?", "¿Con este proyecto?", "¿Con este período de tiempo?" Con un clic de ¿el ratón? etc

Un sistema de control de pedidos bien organizado le permite descargar la cabeza del gerente, deshacerse de numerosos recordatorios dispersos en varios medios electrónicos y en papel, mientras tiene plena confianza en que cada pedido se completará a tiempo.

El sistema de seguimiento de las instrucciones es especialmente eficaz junto con una secretaría bien organizada (nótese que una secretaria, pero equipada con las normas y el sistema de trabajo correctos, también es una secretaría). En tal situación, la carga principal de la "rutina de control" de las instrucciones se transfiere a las secretarias sin perder la calidad del control.

Principios de control de instrucción

El sistema de control de pedidos se basa en tres principios simples, a saber:

1. Todas las órdenes del titular deberán materializarse, ingresarse en un único depósito.

2. Se deben configurar vistas del sistema adecuadas a las típicas solicitudes gerenciales del gerente ("Por personas", "Por proyectos", "Por plazos", etc.).

3. Deberá realizarse un seguimiento periódico de la ejecución de las instrucciones de acuerdo con su prioridad; el gerente debe recibir informes sobre el estado de las asignaciones.

La realización técnica ideal para un sistema de este tipo es Microsoft Outlook, ya que contiene mecanismos extremadamente flexibles para configurar las llamadas vistas personalizadas. Además de las vistas estándar "Por ejecutantes", "Por categorías", "Por fechas de vencimiento", puede configurar cualquier otra vista de tareas: "Por fábricas", "Por comités", "Solo tareas vencidas, la fecha de vencimiento de que venció hace 5 a 20 días” etc. Una vez configurada, la vista pasa a estar disponible "con un clic del ratón".

A veces, dicho sistema se configura sobre la base de Lotus Notes o Excel, pero funcionalidad y, por regla general, más pobres.

Es importante que ante la presencia de un gran volumen de tareas y asignaciones, el gerente a menudo necesita imaginar un modelo de ciertas situaciones, para tener una idea de toda la información relacionada con un determinado aspecto de la tarea. Y cuanto más complejo sea el sistema controlado, más complejo debería ser el sistema de control, más complejo debería ser el modelo de situación. Y el menos adaptado para crear un modelo así es nuestro pensamiento, ya que las capacidades de nuestra memoria RAM son bastante limitadas. Outlook, por lo tanto, permite al gerente cubrir una cantidad mucho mayor de tareas y asignaciones, gastando mucha menos energía intelectual en ello.

Cómo entran las órdenes en el sistema de control

Hay varias formas que le permiten al gerente arreglar la asignación cómodamente.

1. Dictáfono. Ventajas: facilidad de uso, la capacidad de registrar un pedido en cualquier entorno (reunión, automóvil, gimnasio ...). Naturalmente, uno debe tener cuidado con el lado ético del uso de una grabadora de voz para que no haya situaciones ambiguas y peligrosas.

Al fijar instrucciones en el dictáfono, la grabación del dictáfono se puede enviar directamente al ejecutante. Pero con mayor frecuencia, el jefe da la orden en sí misma oralmente (por teléfono, en persona), y solo se registra una breve información en la grabadora, que la secretaria debe ingresar en Outlook: a quién se le dio la orden, la fecha de vencimiento, resumen pedidos, su prioridad.

2. El pedido se anuncia verbalmente a la secretaria; esto es conveniente cuando se encuentra en la oficina con contacto directo.

3. Marcado en los márgenes de los documentos de trabajo durante las negociaciones. Este método es muy conveniente y conciso, por lo que es necesario prever el desarrollo de una lista adecuada de notas en el proyecto de personalización de la secretaría.

4. Reenvío de correo electrónico con una cierta marca "para control".

5. Registro del jefe en el "formulario de control de pedidos".

Dichos formularios se están desarrollando durante el proyecto de personalización de la secretaría.

Por regla general, varios métodos se aplican simultáneamente. Lo principal es que se reflejen adecuadamente en las normas de control de pedidos y exista una comprensión inequívoca del proceso por parte del jefe y del secretario.

Nota. Valery Ermakov, Director General, Megafon-Povolzhye

Para mí es muy importante controlar mi tiempo y al mismo tiempo gestionar el sistema horario de los compañeros con los que interactúo constantemente (círculo interno de gestión). Al momento de organizar algún tipo de reunión, reunión o conferencia, debo saber de antemano qué planes tienen mis subordinados, para que podamos coordinar nuestros asuntos conjuntos para que los procesos no se superpongan entre sí. Por el contrario, cuando mis empleados planifiquen su día, deberían ver mi calendario y correlacionarlo con cuándo estoy libre u ocupado. Es un axioma: si desea administrar su tiempo de manera efectiva, solo puede hacerlo si sus colegas interactúan con usted de la misma manera. Ahora que la empresa utiliza Microsoft Exchange Server y el calendario en Outlook, puedo ver dónde está mi colega y dónde estará durante los próximos tres meses, y puedo programar una reunión con él. En consecuencia, le muestro mi calendario para los próximos tres meses y él puede programar reuniones conmigo. El tiempo es una categoría en la que uno no puede administrar solo, todos deben actuar juntos.

Para que el sistema de MT funcione en toda la empresa, primero necesitábamos configurar el sistema de gestión de tareas en Outlook en mi gestión de casos. Qué es lo que hicimos. Hoy tengo un sistema claro de instrucciones y control. Las instrucciones las doy oralmente, por correo electrónico o en papel, y todas se incluyen en una sola lista, según la cual se realiza un seguimiento de los plazos de ejecución. Si algo no se hace a tiempo, recibo notificaciones y en base a eso, la secretaría pide más información sobre por qué ocurrió la falla. A continuación, el artista me informa y tomamos una decisión: posponemos la fecha límite o hacemos otra cosa. Lo principal es que hoy no se pierde ni se olvida ni un solo pedido, porque está bajo control, y esto, creo, es muy importante.

El siguiente paso después de establecer un sistema de seguimiento de mis pedidos es la introducción de estándares uniformes de gestión del tiempo en la empresa. Los calendarios y tareas almacenados en el servidor Exchange se sincronizan con los terminales móviles. Por ejemplo, necesito hacer una cita. Tomo mi comunicador, miro los números, busco la "ventana" y llamo la hora. Esta información se envía inmediatamente al servidor de Exchange y mi secretaria ahora sabe que estaré ocupado de 11 a 12. Si alguna reunión no es designada por mí, entonces la secretaria la planifica, eligiendo mi tiempo libre, y veo esta actualización en mi calendario y ya sé cuándo y con quién tengo que reunirme. En consecuencia, puedo dar instrucciones a mis subordinados: preparar materiales para esta reunión para poder comunicarme de manera fructífera con el interlocutor. Por lo tanto, no se pierde tiempo. Todo está claro, todo está programado, el tiempo de cada persona se utiliza de la manera más eficiente posible. Veo los calendarios de todos mis subordinados con tres meses de anticipación, y hay una opción separada que muestra quién y cuándo está en viajes de negocios. Por ejemplo, pasado mañana llegaré a la oficina en Samara, pero hoy veo cuáles de mis subordinados estarán allí y sé qué reuniones puedo programar para este período. No puede suceder que programe una reunión y de repente resulte que dos o tres personas están en un viaje de negocios. En consecuencia, mi calendario también es visible para los subordinados, saben cuándo me voy, cuándo estaré en la oficina, en qué intervalos de tiempo pueden reunirse o contactarme. Y lo más importante: toda la información se almacena en el servidor. Si el correo anterior se acumulaba en las computadoras portátiles personales y podía eliminarse accidentalmente, ahora todo está en un solo lugar, en el servidor de Exchange. Esto significa que el correo electrónico no se perderá, se ha convertido en un documento completo. Hoy en día, todos los altos directivos se han pasado a este nuevo modelo de planificación y gestión del tiempo.

seguimiento secretaria

El administrador puede utilizar el sistema de control de tareas configurado en Outlook personalmente o, si tiene una secretaria, con la ayuda de una secretaria.

En el trabajo con cualquier encargo, se pueden distinguir dos componentes: la gestión propiamente dicha (para motivar, empoderar, etc.) y la "rutina de control". La rutina de control son todas las acciones de la serie "llegar al contratista, averiguar el estado del proceso, si hay desviaciones, establecer su causa, recordar los plazos previstos", etc. En pocas palabras, en Rusia no basta con establecer una tarea y esperar que se cumpla en un plazo determinado. tengo que hacer lo suficiente un gran número de movimientos del cuerpo para hacer el trabajo.

Son estos movimientos corporales, esta rutina de control, los que idealmente se delegan en la secretaria gracias al sistema de control de pedidos personalizado. Una vez al día y una vez a la semana, la secretaria abre las vistas correspondientes Daily Check y Weekly Check en Outlook, que se actualizan automáticamente cuando vencen nuevas tareas. De acuerdo con las normas de control de órdenes, el secretario contacta a los ejecutores, aclara el estado actual de las cosas e ingresa las notas correspondientes en el sistema. Al gerente se le presenta un informe oral o escrito (generado automáticamente desde Outlook). Si es necesario, el jefe anota aquellas tareas para las que es necesario su contacto con el ejecutante, y el secretario las conecta en un momento conveniente para el jefe.

Es importante señalar que en el sistema de control de órdenes, la secretaria no es un enlace de transmisión, un filtro entre el gerente y el ejecutor (este es un error común). El secretario está, por así decirlo, "al lado de" y no "entre" y permite que el líder no desperdicie energías en la rutina del control, enfocándose exclusivamente en el lado del contenido del asunto.

Al mismo tiempo, la conveniencia del sistema también radica en el hecho de que, gracias a la configuración de Outlook bien hecha y las regulaciones claramente definidas, la secretaria más común del nivel de recepcionista puede trabajar con él. El control de pedidos no requiere un referente costoso y difícil de encontrar. Aunque si el gerente tiene exactamente un referente (asistente personal), y no solo una secretaria, entonces la eficiencia de usar el sistema será aún mayor.

Nota. Experiencia corporativa

En RUSAL (actualmente conocida como Russian Aluminium), se instalaron varias oficinas de altos ejecutivos con sistemas de control de pedidos basados ​​en Outlook. Anteriormente, cuando los gerentes tenían preguntas como: "¿Qué tenemos para la planta de Sayanogorsk?", "¿Qué tenemos para agosto?", "¿Qué tenemos para el comité de personal?", Secretarios y referentes tenían que realizar una extensa búsqueda de información en mensajes electrónicos, actas de reuniones, notas en Outlook, etc. Después de configurar el sistema, todas las instrucciones comenzaron a caer en el mismo formato en bases comunes panorama. Debido al hecho de que se estandarizaron los nombres de las tareas y las categorías que se les asignaban, fue posible hacer una elección por tema. Las respuestas a las preguntas de los gerentes ahora se generan automáticamente. Al mismo tiempo, algunas cosas ni siquiera requieren una solicitud de los gerentes: los asistentes saben que, al invitar a un gerente al comité de personal, de acuerdo con las instrucciones para monitorear las asignaciones, deben imprimir la vista correspondiente de Outlook. Durante el comité, el líder tiene el control total de la situación, toma notas en la copia impresa y luego se las entrega a los secretarios para que realicen cambios en el sistema. Al mismo tiempo, evite por completo medios de papel imposible, por lo que el sistema se integra con ellos.

Si, después de las negociaciones, el líder pide guardar cualquier documento con sus notas (que contienen mucha información emocionalmente significativa), se almacena. Esto se indica en la tarea de Outlook correspondiente. Para las próximas negociaciones con la misma persona (o sobre el mismo proyecto), el gerente tendrá no solo una copia impresa de las tareas para este proyecto de Outlook, sino también una hoja de papel con sus notas de negociaciones anteriores.

Secretaría Ejecutiva

Además de ayudar a controlar las asignaciones, la secretaria (o secretaría) del jefe puede aportar mucho para aumentar la comodidad, la conveniencia y la eficiencia del alto directivo. En la versión estándar del proyecto "Configuración de la secretaría", realizado por la empresa "Organización del tiempo", se llevan a cabo los siguientes bloques de trabajo: "Configuración del presupuesto y planificación del tiempo del gerente", "Configuración de la interrupción modo y señales de información", "Configuración del trabajo con funciones "cotidianas"".

Con base en Outlook, se desarrollan vistas efectivas para planificar y presupuestar el tiempo del gerente, lo que permite un análisis cuantitativo. Un alto directivo, por regla general, "no se pertenece a sí mismo", una gran cantidad de personas solicitan su tiempo. Tal sistema le permite devolver la gestión del presupuesto de tiempo a las manos del gerente, para distribuir este tiempo de manera más eficiente. Incluyendo encontrar tiempo para el trabajo de naturaleza "importante pero no urgente": leer varios documentos analíticos, desarrollar problemas estratégicamente importantes a largo plazo, etc.

El modo de interrupciones y señales de información es el estudio de toda la gama de preguntas: "¿Con quién, cómo y cuándo conectarse o no conectarse con una llamada telefónica entrante?", "¿Qué documentos firmar de inmediato, cuáles - en un cierto tiempo?", "¿Cuál palabras clave¿Puede el líder decirles a los secretarios que se aíslen de todo el mundo exterior o de parte de él?", etc.

Por último, las funciones "domésticas" son todo lo relacionado con la alimentación, los conductores, la reserva de billetes de avión, etc. Por lo general, las ideas sobre los hábitos y preferencias del líder existen en la mente de los secretarios, y la felicidad, si el secretario es sensato, está cuerdo y no entra en licencia de maternidad. Al configurar la secretaría, este conocimiento se traslada a las normas pertinentes, así como a las tareas regulares de Outlook. Si el viernes por la mañana, el periódico "Vedomosti - Pyatnitsa" debe estar en el escritorio del director por separado del periódico "Vedomosti", entonces este conocimiento no debe estar en la mente de los secretarios. Se coloca en la tarea de Outlook semanal correspondiente. Así, la conveniencia del trabajo del líder se convierte no en un asunto de conciencia o inteligencia de las personas, se convierte en un asunto del funcionamiento de un sistema debidamente configurado.

Ritmo vida moderna dicta la necesidad de buscar constantemente nuevas formas de resolver los problemas, nos obliga a ser flexibles, ajustándonos a un ritmo frenético. Por eso, una nueva ideología de la organización del trabajo basada en uso eficiente herramientas modernas en línea. Cuando es menos probable que los empleados estén en el lugar de trabajo, estén en viajes de negocios, en reuniones con clientes y puedan aprovechar la oportunidad de trabajar desde casa de vez en cuando, se vuelve necesario dominar dichas herramientas. La transición total o parcial a los métodos de trabajo en línea plantea grandes exigencias a la infraestructura de gestión e información de la empresa. Existe una necesidad de transparencia del tiempo y las tareas de los empleados que pasan una parte importante de su tiempo fuera de la oficina.

El primer paso para establecer una estructura de gestión "remota" eficaz es la introducción del control sobre las instrucciones del jefe. Si no podemos controlar la efectividad de un empleado por su presencia física en la oficina, debemos aprender a hacerlo por los resultados del desempeño de las tareas asignadas.

Hablemos de inmediato. En corporaciones grandes y medianas, el "control de pedidos" generalmente significa un sistema de flujo de trabajo bastante pesado que funciona con pedidos, decisiones de la junta, etc. Como regla general, este sistema le permite controlar solo los pedidos más grandes y a gran escala de las primeras personas de la organización, dejando completamente atrás el trabajo actual, que consiste en muchas tareas pequeñas pero importantes.

En adelante, hablamos del control de tareas y asignaciones operativas, cotidianas, que cualquier alto directivo tiene desde varias decenas hasta varios cientos, y muchas de ellas están lejos de ser tan grandes como para sobrecargar con ellas el sistema burocrático de gestión documental. , y algunos de ellos, en principio, no están allí.obtiene, por ejemplo, el control de las actividades diarias necesarias de proveedores, periodistas, clientes y otras contrapartes externas de la empresa.

Un caso de la vida de uno. El autor en una reunión de diagnóstico con un miembro de la junta directiva de una de las corporaciones energéticas rusas más grandes hace la pregunta: "¿Cómo controla sus pedidos"? (un potente sistema de gestión de documentos en la empresa, por supuesto, está disponible). “¿Ves folletos en la pared, copias impresas de Word? Estas son las actas de las reuniones de la junta. El marcador amarillo resalta lo que concierne a mis departamentos, es decir de hecho, las instrucciones de la junta para mí. "Está bien, ¿cómo controlas las tareas que haces en función de las líneas resaltadas con un marcador?" “Aquí tengo un paquete de pegatinas sobre la mesa. Es cierto que crece más rápido de lo que lo controlo, por lo que la parte inferior del paquete debe enviarse regularmente a la trituradora ... "

Tres semanas más tarde, el alto directivo dispuso de un sistema de seguimiento de asignaciones operativas en Outlook (Fig. 1), brindándole en todo momento información sobre el aspecto seleccionado: proyectos, reuniones, subordinados, etc. Además, el secretario llevó a cabo el principal trabajo de rutina sobre el ingreso y la actualización de las instrucciones, y el jefe utilizó el resultado.

Foto 1

Órdenes del director general, selección por departamento

Evaluar la eficacia.¿Alguna vez te has despertado un domingo en el campo con el pensamiento "¿Petrov se olvidó de enviar... aceptar... firmar"? O, al ver a Petrov en el pasillo, ¿recuerdas que ayer tenía que hacer algo? Una de las causas más graves de estrés, agotamiento en el trabajo, síndrome de fatiga crónica es la carga de trabajo excesiva del gerente con muchos problemas, una sensación de ansiedad constante de que parte del trabajo no se puede hacer a tiempo o no se hace en absoluto. La eliminación de este estrés constante, que se logra mediante el control de los pedidos, es muy difícil de medir en términos monetarios. La salud y el placer de cada momento de la vida no tienen precio.

Principios del sistema de control

Los principios del sistema de control de pedidos son muy simples.

• Materialización de todos los pedidos de la cabecera en un único depósito. En la mayoría de los casos, Outlook es el almacenamiento más fácil y conveniente de usar. Sus ventajas son el estándar mundial "de facto"; familiaridad con él (al menos como un programa de correo) de la gran mayoría de los empleados actuales y futuros de la organización; control unificado de instrucciones con correo electrónico, calendarios y contactos; interconexión absoluta con el mundo exterior (cada vez más, veo cómo las reuniones y tareas a través de Outlook "van" entre empresas, y no solo dentro de la empresa). A veces, un repositorio útil para diligencias es SharePoint, que se analizará a continuación.
• "Selecciones temáticas" en diversas situaciones de gestión. Al comunicarse con un subordinado, el gerente puede obtener una selección de tareas para el subordinado con un clic del mouse; realizar una reunión de planificación para el proyecto: una selección de tareas para el proyecto; durante una conversación telefónica (o sesión de Skype) con una sucursal - por sucursal, etc. En Outlook, esta posibilidad se brinda configurando las llamadas "vistas personalizadas".
• Control preventivo periódico. La tarea debe recordarse a los subordinados con anticipación y repetidamente, para garantizar que se complete a tiempo. Gradualmente, el sistema de control aumentará la disciplina de desempeño y reducirá la necesidad de tales recordatorios. También es útil que el gerente comprenda de antemano, en el curso de la tarea, su estado actual, Posibles problemas etc

Si el gerente tiene una secretaria, una cantidad significativa trabajo técnico se le puede delegar. La forma exacta en que las órdenes del gerente llegan a la secretaria (a través de Outlook, usando una grabadora de voz, formulario de control de órdenes, etc.) es un tema aparte que debe aclararse al configurar el control de órdenes.

Hay una presentación para un cliente: una empresa de construcción que opera en una de las ciudades siberianas de Rusia. Nuestro consultor pregunta: "Recuerde el caso en que la falta de un sistema de control de pedidos generó pérdidas para la empresa". CEO: ¡Fácil! Hace un mes, debido a que varias tareas dentro de la empresa no se completaron a tiempo, alquilamos el estacionamiento con retraso y nos vimos obligados a dar descuentos a los clientes en el costo de los espacios de estacionamiento. Las pérdidas totales son de unos 600 mil rublos, para nuestra pequeña empresa esta es una cantidad muy seria”.

Un ejemplo más. En una empresa de telecomunicaciones, el sistema de refrigeración del centro de datos se olvidó de pedir kits de aire acondicionado de repuesto, que técnicamente deben reemplazarse cada tres meses. Un empleado olvidó hacerlo, otro olvidó verificarlo. Como resultado, debido a la falta de un kit que valía varios cientos de dólares, falló un acondicionador de aire que costaba decenas de miles de dólares. Es bueno que el centro de datos se haya diseñado originalmente con una reserva y la falla de un acondicionador de aire no afectó el rendimiento de todo el sistema. De lo contrario, las pérdidas habrían aumentado: debido al aire acondicionado, los servidores habrían fallado, el trabajo de los programas que se ejecutaban en ellos se habría detenido, etc. En general, el caballo quedó cojo, el comandante murió, la batalla se perdió "porque no había clavo en la fragua".

Simplifique los informes y aumente la motivación

Una característica muy útil es la generación automática de informes corporativos formales desde Outlook: planes, informes sobre tareas completadas, actas de reuniones, etc. Desafortunadamente, esta no es una función nativa de Outlook, sino un complemento de macro desarrollado por nuestra empresa. Su configuración se incluye en la lista general de trabajos al configurar el control de pedidos.

Un ejemplo de la práctica de los clientes. Una de las reservas de eficiencia, nombrada durante el diagnóstico por los miembros de la junta directiva del Banco Baikal de Sberbank de Rusia, fue la larga formación de actas después de las reuniones, que podría llevar varios días (aclaración de redacción, plazos, etc.), que ralentizó la ejecución de las tareas.

En el curso de la configuración del control de instrucciones, se adoptó el siguiente modelo de acciones y se incluyó en las regulaciones: el secretario de la junta crea las instrucciones durante la reunión inmediatamente en Outlook, y la ventana de Outlook se muestra en la pantalla grande , todos pueden ver la redacción, los plazos, los responsables, y pueden hacer sus propias aclaraciones. Al final de la reunión, el protocolo del formato oficial adoptado por el banco (Fig. 2) el palabra con membrete se crea automáticamente desde Outlook, se firma y tiene "fuerza de ley".

Figura 2

Un ejemplo de cómo exportar instrucciones desde Outlook a un documento de formato oficial

La capacidad de crear documentos formales a partir de tareas de Outlook ahorra decenas y cientos de horas de trabajo, al mismo tiempo que hace que los informes sean más relevantes y adecuados. También permite vincular el sistema de control de pedidos con KPI (indicadores clave de rendimiento) de empleados y departamentos, un sistema de motivación y un sistema de planificación.

Para el Presidente del Consejo de Administración de uno de los bancos rusos, se desarrolló un sistema de control de pedidos, que permitió construir una calificación de desempeño de los empleados mensualmente utilizando la exportación de pedidos a Excel y el análisis de gestión automatizado (teniendo en cuenta el "peso" de la orden, retraso en la ejecución, etc.). El sistema resultó ser tan simple y transparente que, después de un tiempo, los elementos de motivación monetaria se vincularon a esta calificación: parte de la bonificación trimestral del empleado comenzó a depender del coeficiente de ejecución de las instrucciones.

Calendarios de empleados y seguimiento del tiempo.

Cualquier "online" y "lejanía" en el trabajo de la empresa requiere una actitud muy reverente a la contabilidad de tiempo y resultados. Si no podemos vernos físicamente durante la jornada laboral, debemos aprender a establecer tareas con precisión y estimar correctamente los costos laborales.

Este control es muy importante, y en absoluto porque las personas son villanas y buscan formas de evitar el trabajo. Todos somos imperfectos, necesitamos "apoyos" que nos ayuden a trabajar con eficacia, a superar nuestra propia pereza.

El problema de la configuración transparente y manejable de tareas se resuelve con la ayuda del control de pedidos, del que ya hemos hablado. El tema de la transparencia y manejabilidad del tiempo se resuelve con la ayuda de un estándar corporativo para la programación en calendarios.

Los principios de este estándar son bastante simples:

• Todos los directivos y empleados planifican su tiempo (reuniones y grandes tareas “presupuestadas”) exclusivamente en calendarios de Outlook, nada de “papeles”, stickers, etc. No permitido; la invitación a la reunión se realiza únicamente a través de Outlook, sin llamadas telefónicas ni correos electrónicos.
• Los calendarios, con la excepción de las citas marcadas con una casilla de verificación "privada", están disponibles para los colegas de acuerdo con la política corporativa que rige quién y de quién calendarios pueden ver, editar, programar citas en ellos directamente, etc.
• Cuando se mantienen calendarios, se utiliza un estándar único para ingresar información: codificación de reuniones por colores, palabras clave en los títulos, uso de archivos adjuntos (agenda de la reunión, instrucciones para una reunión externa, etc.).

Dicho sistema brinda un aumento significativo en la capacidad de administración para los gerentes y la facilidad de trabajo, para todos. Siempre puede ver quién planea hacer qué y dónde está. Al convocar una reunión, puede activar fácilmente los calendarios de las personas que necesita y seleccionar las más tiempo conveniente(Outlook incluso tiene una función que facilita encontrar el momento adecuado; Figura 3).

figura 3

Trabajo colectivo con calendarios

Al mismo tiempo, no se trata de Control total: de acuerdo con los principios de la gestión del tiempo, hasta un 30-40 % de la jornada laboral (esta cifra puede variar según los puestos) se dedica a tareas inesperadas.

Si es necesario, el estándar de planificación del tiempo corporativo puede incluir tales opciones útiles:

• Vinculación de la programación en calendarios con dispositivos móviles– teléfonos inteligentes, comunicadores, etc. Al estar en una reunión fuera del sitio, ingresa esta reunión en su teléfono inteligente, y en un par de minutos ya está en el calendario de su servidor, todos los empleados ven la versión más reciente y actualizada de su horario. Por el contrario, si alguien de la oficina te envió una invitación a una reunión, en un minuto ya la verás en tu smartphone.
• Vinculación de la planificación y la presentación de informes. Gracias a la exportación de citas del calendario a Word o Excel, puede generar informes semanales o mensuales, informes de proyectos, literalmente con solo hacer clic en un botón (Fig. 4). La belleza es que la creación de informes no requiere "garabatear", el gasto de tiempo y esfuerzo de los empleados. En varias empresas, por ejemplo, los informes mensuales de los consultores de proyectos se crean en uno o dos minutos, lo cual es completamente documentos oficiales de la que dependen los salarios.

Figura 4

Informe de pedido

Un año después de la finalización del proyecto, le preguntamos al jefe, director de desarrollo de la empresa de producción y comercialización de Siberia: "Ahora, un año después, cuando se han firmado los certificados de aceptación y las cartas de agradecimiento, ¿cuál es el verdadero "seco residuo"?"

En esta empresa, al introducir la gestión del tiempo, se hizo hincapié en los calendarios. La respuesta del gerente fue: “Sabes, recuerdo los tiempos en que vivíamos sin teléfonos móviles. Era necesario darse cuenta de que Kolya ahora está visitando Fedya, y como Fedya no tiene un teléfono fijo, debe llamar a su vecino y pedirle que llame a Kolya al teléfono ... Recuerdo nuestra vida sin calendarios comunes, transparentes y comprensible, como la vida sin un teléfono móvil. Todas esas agendas, papeleos, interminables llamadas para concertar una cita, más llamadas para reprogramar una cita, superposiciones e incoherencias en las reuniones… En general, la vida sin un estándar corporativo para la planificación es como la vida sin móvil. Teóricamente posible, en la práctica, extremadamente inconveniente e ineficiente”.

Evaluar la eficacia. La introducción de un estándar corporativo para la planificación y presupuestación del tiempo ayuda a liberar en la agenda de cada gerente, dependiendo del puesto, de tres a seis horas semanales, que se dedican a gastos improductivos en la planificación y organización de reuniones, lo que equivale a alrededor del 10% de la nómina. Al mismo tiempo, el aumento de la eficiencia en la gestión debido a la transparencia de tiempos y costes laborales oscila entre un 10 y un 25%.

"Justo en ese momento del día, cuando te recuestas en tu silla y te relajas, el jefe caminará por la oficina".
teoría del muestreo

Sistema de control de ejecución ESCOM.BPM

Finalidad del sistema de control de ejecución automatizado

Una de las tareas más importantes que enfrentan los sistemas gestión de documentos electrónicos Se trata de la automatización del control sobre la ejecución de documentos. La transición a una solución automatizada proporciona un aumento en la disciplina de desempeño y una reducción en los plazos debido a la introducción de métodos efectivos de gestión de control. El sistema de seguimiento de la ejecución de documentos e instrucciones (tareas) en la base proporciona un aumento cualitativo de la disciplina ejecutiva mediante el uso de un conjunto de procedimientos automatizados para el seguimiento y control de la ejecución de documentos e instrucciones.

Nuestra solución no solo es una de las más potentes, completas y con todas las funciones entre los programas similares para monitorear la ejecución de órdenes, sino también una de las más asequibles en términos de costos financieros: el sistema para monitorear la ejecución de órdenes se puede comprar en la edición "" para 21 conexiones por solo 33,600 rublos. Al mismo tiempo, las licencias no tienen fecha de caducidad y compran una adicional software no requerido.

El sistema para monitorear la ejecución de documentos y órdenes (tareas) es una solución adaptable integrada lista para automatizar los procesos de trabajo con órdenes, ejecución automática, notificación rápida de los participantes del proceso sobre eventos y plazos, envío de recordatorios, seguimiento y control automatizados. de ejecucion

El programa contiene informes sobre disciplina y desempeño que permiten presentar rápidamente la situación actual en la ejecución de instrucciones en la organización, tanto en el contexto de los departamentos como para cada ejecutante.

Una característica del Sistema de Control de Ejecución de Órdenes es que el trabajo con órdenes en el sistema automatizado está claramente regulado. Por ejemplo, no puede eliminar una tarea que está en curso, no puede corregir una tarea sin notificar al ejecutante al respecto, una tarea solo puede enviarse a un empleado subordinado y no a nadie, etc.

Importante ventaja del sistema de control de ejecución es la posibilidad de calcular el coeficiente de disciplina de desempeño para cada ejecutante, que se puede utilizar en el cálculo del componente motivacional de un empleado (bonificación).

El sistema de control de ejecución se puede suministrar como solución independiente (), o como parte de (ediciones "-DELO, Standard-CONTRACTS, Standard-PROF, Big Business y Corporate").

Funciones del sistema de control de ejecución

El sistema de control de ejecución de órdenes contiene las siguientes funciones automatizadas:

El sistema de control de ejecución contiene un directorio de la estructura organizativa de la organización. Antes de comenzar a trabajar con el sistema de control de ejecución, debe completarse. El directorio incluye la organización y sus sucursales, divisiones, empleados y unidades de personal. Los datos de este directorio se utilizan al actualizar roles, al completar los campos en las tarjetas de tareas, así como al generar informes sobre la ejecución de instrucciones, por ejemplo, en el contexto de los departamentos.

El directorio de la estructura organizacional también le permite establecer la relación Jefe - Subordinados.

El sistema de control de ejecución utiliza esta relación al completar la tarjeta de pedido: la lista de ejecutantes estará limitada para cada gerente.

Para cada unidad de personal, es posible configurar uno o más adjuntos.

Diputados en el sistema de control de ejecución

El sistema de control de ejecución apoya la reposición de empleados. Esto permite a los diputados realizar acciones para otros empleados en el sistema de control de ejecución: coordinar tareas, marcar la ejecución, realizar la verificación, etc. Sin embargo, al realizar acciones, la tarjeta de pedido registra automáticamente quién exactamente y cuándo realizó esta acción.

Para cualquier empleado en el sistema de control de ejecución de documentos, puede crear uno o más adjuntos. El reemplazo puede ser permanente o por un período de tiempo determinado.

Al Suplente se le podrá otorgar el derecho de coordinar asignaciones para el Jefe y enviarlas a los albaceas, para verificar, rechazar y confirmar la ejecución de la asignación.

Se podrá otorgar al Contratista Adjunto el derecho de generar informes sobre la ejecución de la tarea. Para el suplente, puede configurar la duplicación de notificaciones recibidas por el empleado al que reemplaza.

tarea personal

Una tarea personal es el principal medio de formalizar y controlar la tarea en el sistema para monitorear la ejecución de documentos. Todo acerca de
los informes de ejecución se basan en la información de las tarjetas de instrucciones personales. La tarjeta de tareas mantiene automáticamente un registro de eventos, que registra todo lo que sucedió desde el momento de la creación hasta su finalización.

El sistema de control de ejecución ESCOM.BPM le permite crear tareas personales en modo "manual" o automáticamente en el contexto de ejecución de documentos (publicación y ejecución de resoluciones). Al crear un pedido a partir de una ficha de documento (por ejemplo, un Pedido), se crea automáticamente una ficha de pedido y se rellenan sus campos. El sistema de control de ejecución vincula automáticamente las tarjetas de tareas creadas con la tarjeta de documento.

La tarjeta de documento en la página "Progreso" muestra las tareas subordinadas creadas y sus estados, así como información sobre el tiempo restante hasta la fecha de vencimiento. Si la tarea está vencida, se muestra el tiempo en que la tarea está vencida. Dicha tarea se muestra con un icono especial.

Si la tarea tiene subtareas, también se muestran en la tarjeta de documento, creando una lista jerárquica de tareas junto con la tarea principal. Tal estructura con visualización dinámica de estados y tiempo le permite mostrar visualmente el progreso del documento.

Una tarea personal en el sistema de control de ejecución puede ser asignada a un solo Contratista. Cada albacea es responsable de la ejecución de las tareas personales que se le asignan.

Para brindar la oportunidad de asignar una orden a varios empleados a la vez, el sistema de control de ejecución contiene una tarea de grupo.

Para mostrar tareas personales en el sistema de control de ejecución, se proporciona un conjunto personalizable de diarios "Tareas personales". Los registros contienen filtros personalizables que seleccionan tarjetas de tareas de la base de datos de acuerdo con criterios específicos y las muestran en forma de lista: un registro. El sistema de control de ejecución también le permite crear nuevos diarios de pedidos y personalizar los diarios existentes.

Tareas de grupo

Una de las aplicaciones de una tarea grupal es reducir el tiempo para crear el mismo tipo de tarjetas de pedido personales con un texto común del pedido y una fecha límite. La tarea de grupo también se puede utilizar como una tarea de nivel superior, cuya ejecución se divide en varias subtareas, cada una de las cuales, a su vez, se puede dividir en subtareas.

A diferencia de una tarea personal, una tarea de grupo contiene una lista de artistas que se puede completar rápidamente mediante plantillas. Cuando una tarea de grupo se envía a trabajar, se divide automáticamente en tareas personales según el número de ejecutantes. Los valores de los campos correspondientes de la tarjeta de tarea grupal se ingresarán en los campos de las tarjetas de asignación personal. La tarjeta de tareas de grupo muestra las tareas personales creadas y sus estados, lo que le permite realizar un seguimiento del progreso de la tarea general. La tarea de grupo se completará después de que se hayan completado todas las tareas personales creadas.

Para mostrar las tareas de grupo, el Sistema de control de ejecución de documentos contiene un diario personalizable "Tareas de grupo".

Tarea con horario

El sistema de control de ejecución ESCOM.BPM le permite crear automáticamente órdenes personales de acuerdo con un cronograma: un cronograma. Para hacer esto, el sistema proporciona un proceso especial "Tarea con un cronograma". Por ejemplo, necesita empleados subordinados el día 25 de cada mes para proporcionarle un informe mensual sobre la implementación del plan de trabajo. Una tarea con un cronograma le permite implementar esta tarea. De acuerdo con el cronograma configurado, el sistema de control de ejecución creará y entregará automáticamente tareas personales a los ejecutantes. Básicamente, un trabajo programado es un trabajo de grupo al que se le ha agregado un programa de ejecución.

Cuando llega la fecha límite establecida en el cronograma, el sistema de control de ejecución de documentos creará automáticamente tarjetas de tareas personales para cada ejecutante. La tarjeta de tareas con el cronograma muestra las tareas personales creadas y sus estados, lo que le permite seguir el progreso de su ejecución. La tarea programada no termina después de la ejecución de las tareas personales, sino que se iniciará automáticamente de nuevo en la próxima fecha de inicio. Si es necesario, la tarea programada se puede detener y luego reiniciar.

Para mostrar tareas con un cronograma en el sistema de control de ejecución de documentos, se proporciona el diario "Tareas con un cronograma".

Preparación de una tarea personal.

La tarjeta de tarea contiene un título de tarea que describe brevemente la esencia de la tarea y se muestra en los registros de tareas. En el sistema de control de ejecución de documentos, es posible seleccionar el tipo de tarea desde el clasificador de tareas típicas. En este caso, el campo de título se completará automáticamente, así como una fecha límite típica para completar la tarea. También puede especificar Descripción detallada tarea, indicar su importancia, indicar co-ejecutores, adjuntar archivos adjuntos a la tarjeta.

Asignación de los ROLES del ejecutante y líder

Después de crear una tarjeta de tarea personal, el empleado que creó la tarjeta ingresa automáticamente el rol de autor y supervisor. El rol de autor no se puede cambiar. El sistema de control de ejecución ESCOM.BPM registra automáticamente información sobre quién y cuándo creó la tarjeta de tarea personal, así como información sobre otros eventos, en el registro del historial de tareas.

El Ejecutor de Tareas se selecciona de un cuadro de diálogo que contiene una lista de empleados que reportan al Gerente especificado. Si desea asignar una tarea a un empleado que no está en la lista de ejecutantes, primero debe borrar el campo "Gerente", luego seleccione el ejecutante deseado (el sistema mostrará una lista de todos los empleados). Una vez que se especifica el ejecutor, debe especificar el administrador de tareas desde el cuadro de diálogo de selección de empleados, que contendrá una lista de administradores para este ejecutor.

Plazo y ejecución y control

Una tarea personal debe tener una fecha de vencimiento. En el sistema de control de ejecución de órdenes, el campo "Fecha de vencimiento" se puede configurar como un valor de fecha absoluta o como un valor relativo, especificado en días hábiles u horas a partir de la fecha de inicio de la tarea especificada en el campo "Fecha de inicio".

El campo "Fecha de control" puede configurarse como un valor absoluto de la fecha, o relativo, especificado en días hábiles u horas a partir de la fecha de vencimiento. Si la fecha límite y la fecha de vencimiento se establecen en unidades relativas (días y horas laborables), las fechas específicas se calcularán automáticamente cuando la tarea se envíe a trabajar. El subsistema " " se utiliza para el cálculo correcto de los plazos.

La tarjeta de tarea también muestra información calculada sobre la duración planificada de la tarea, la cantidad de trabajo planificada y la cantidad de tiempo atrasado (para tareas atrasadas). El monto de los costos de mano de obra es ingresado por el Gerente o calculado automáticamente por el sistema de control de ejecución de órdenes.

• Habilitar el indicador "Entregar tarea inmediatamente" dará como resultado la entrega inmediata de la tarea al Ejecutor después de que se publique la tarea. Si la bandera está deshabilitada, el sistema de control de ejecución de órdenes entregará la tarea después de la fecha límite especificada en el campo "Fecha de inicio".
• Habilitar el indicador "La tarea no es relevante después de la fecha de vencimiento" hace que el sistema de control de ejecución asigne automáticamente el estado "Cancelado" a dicha tarea, si la tarea no se marca como completada antes de la fecha de vencimiento especificada en la tarjeta.

ARCHIVOS ADJUNTOS DE TRABAJO

El sistema de control de ejecución de documentos le permite adjuntar varios archivos adjuntos de tipos arbitrarios a una tarjeta de tareas. Solo el propietario del archivo adjunto puede editar el archivo adjunto. Otros empleados pueden crear .

Importancia de la tarea

En la tarjeta de tareas, puede indicar el grado de importancia de la tarea. En el sistema de control de ejecución de órdenes ESCOM.BPM, a las tareas de alta importancia se les asigna el factor de máxima importancia. Si la tarea está atrasada o no se completó, se le asigna el factor de máxima importancia.

Según el estado de la tarea (completada a tiempo; no completada a tiempo - atrasada; no completada) y el coeficiente de importancia especificado, al generar un informe sobre la ejecución de la disciplina, el coeficiente de ejecución de la disciplina se calculará de 0 a 1 para cada ejecutante. Cuanto mayor sea el coeficiente, mejor será el indicador de la disciplina de desempeño del empleado. Los datos sobre la disciplina de desempeño se pueden utilizar al calcular las bonificaciones.

Envío de una tarea a trabajar EN EL SISTEMA DE CONTROL

Al enviar una tarea para el trabajo, el sistema de control de ejecución de documentos verifica el llenado de los campos de la tarjeta. Si se detecta un error, el sistema de control de ejecución emitirá un mensaje. El sistema de control de ejecución de tareas también verifica si el empleado que envía la tarea puede asignar la tarea al Ejecutor. De lo contrario, la tarea se enviará para su aprobación al empleado especificado en el campo "Gerente". Antes de enviar la tarea directamente al Contratista, el sistema de control de ejecución de órdenes verifica el indicador "Entregar la tarea de inmediato", y si está habilitado, la tarea se entrega de inmediato. De lo contrario, a la tarea se le asigna el estado "Entrega retrasada" y la tarea se entregará al ejecutante cuando llegue la fecha límite especificada en el campo "Fecha de inicio".

Eliminación de una ORDEN EN EL SISTEMA DE CONTROL

En el sistema de control de ejecución de órdenes, una tarjeta de tarea personal solo se puede eliminar si no se ha enviado a trabajar. El administrador puede eliminar trabajos completados y cancelados. Si la orden se está ejecutando, debe retirarse y solo después de eso se puede eliminar.

Coordinación de tareas EN EL SISTEMA DE CONTROL

El sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM informa al Gestor de la tarea recibida para su aprobación mediante una notificación. La entrega de notificaciones en ESCOM.BPM es proporcionada por " ". En el curso de la coordinación, el Jefe puede:

• Aprobar la tarea y enviarla al ejecutante. En este caso, el ejecutante recibirá una notificación sobre la asignación de la tarea.
• Rechazar el trabajo y devolverlo al iniciador. En este caso, el iniciador recibirá una notificación de que el trabajo fue rechazado.

El gerente también puede:

• Ajuste los campos de la tarjeta de tareas (duración, importancia, etc.)
• Cambiar artista

Para mostrar las tarjetas de tareas que están bajo aprobación en el sistema de control de ejecución, hay un diario "Tareas -> Aprobación".

Entrega tardía

Si el indicador "Entregar tarea inmediatamente" está desactivado en la tarjeta de tarea, luego de la publicación, la tarea estará en el estado "Entrega retrasada". Cuando llegue la fecha límite especificada en el campo "Fecha de inicio", la tarea se entregará automáticamente al Contratista. Para mostrar las tarjetas de tareas en el estado "Entrega retrasada" en el sistema de control de ejecución de órdenes, el registro "Tareas -> En espera de entrega" está destinado.

Ejecución de tareas

Entrega de tareas a los ejecutantes

En el sistema de seguimiento de ejecución de órdenes, con el fin de llevar oportunamente las tareas asignadas a los ejecutores, la entrega de la tarea va acompañada de la entrega automática de una notificación al Ejecutor. La notificación también se duplica en Email ejecutante.
La tarjeta de notificación "aparece" sobre las ventanas abiertas en el monitor del ejecutante.

La notificación contiene el texto, la fecha de envío, la fecha de entrega, un hipervínculo a la tarea y un botón Confirmar lectura. Cuando hace clic en el botón de confirmación para leer o cuando abre una tarjeta de tarea a través de un hipervínculo, la fecha de lectura de la notificación se fija automáticamente. El aviso no se puede eliminar.

Las notificaciones de lectura en el sistema de control de pedidos se colocan en un registro especial. Cuando un empleado hace clic en el botón "Confirmar lectura" en la tarjeta de notificación o hace clic en un hipervínculo, la fecha en que se leyó la notificación se registra automáticamente. En la tarjeta de tareas, puede llamar a un formulario que contiene una lista de todas las notificaciones enviadas en el contexto de la tarea. La lista contiene títulos de notificación, información de estado de notificación, fechas de envío y fechas de lectura.

Juntas, todas estas herramientas brindan una notificación garantizada al empleado sobre la tarea que se le ha asignado y brindan control sobre la entrega de la tarea al ejecutor. Las tareas entregadas al ejecutor tienen el estado "En curso".

Para visualizar las tareas que están en proceso en el sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM, se proporciona el log “Tareas -> Ejecución”.

Para comodidad de los ejecutores, el sistema de control de ejecución de órdenes ESCOM.BPM proporciona un grupo de diarios “Tareas asignadas”, que incluye diarios que seleccionan tareas asignadas a un ejecutor con un plazo determinado:

• Misiones de gran importancia
• fecha límite hoy
• Plazo semana actual
• Fecha de vencimiento mes actual
• Plazo la próxima semana
• y otros.

Registro de trabajos

A las tareas entregadas en el sistema de control de ejecución de órdenes se les asigna automáticamente un único número de serie. El número se muestra en la tarjeta de trabajo y en los diarios. El número de trabajo le permite referirse al trabajo y distinguirlo de otros trabajos con el mismo título. Para trabajos vinculados, se agrega automáticamente un número individual al número de trabajo principal a través de un punto, por ejemplo, 012.1 o 012.1.2

Distribución del trabajo en una tarea

El ejecutante puede crear directamente tareas personales para sus subordinados directamente desde la tarjeta de tareas que se le ha asignado, quienes, a su vez, también pueden crear tareas para sus subordinados. Se crea automáticamente una conexión entre dichas tareas en el sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM, que le permite realizar un seguimiento visual del progreso de toda la cadena de tareas en forma de estructura jerárquica (en forma de árbol).

El progreso de la ejecución de las tareas se muestra en la ficha de la tarea o documento principal. Los ejecutantes de tareas subordinadas ingresan información sobre costos laborales reales en sus tarjetas de tareas y generan informes de desempeño. Después de que el Supervisor confirme la ejecución de la tarea subordinada, la información final sobre los costos de mano de obra reales y el informe del ejecutante se transfieren de la tarea subordinada a la tarjeta de la tarea principal.

Si se habilita un indicador especial en la tarjeta de la tarea, la tarea se puede completar automáticamente después de completar la ejecución de las tareas subordinadas. Por lo tanto, basta con que el Ejecutor de tareas verifique y confirme la ejecución de las tareas subordinadas. Tan pronto como haga esto, el sistema de control de ejecución de órdenes marcará automáticamente su tarea como completada.

delegación de trabajo

Para activar las reservas de la organización debido al uso óptimo de la competencia de los empleados y la liberación de tiempo para los gerentes en el sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM, se proporciona la posibilidad de delegación de tareas.

Cuando se realiza la delegación, se indica un empleado de entre los subordinados del ejecutor, en quien se delegarán los derechos para ejecutar la tarea. El sistema de control de ejecución de tareas informa automáticamente al nuevo ejecutor sobre la tarea asignada. El empleado a quien se le delega la tarea trabaja con él como si estuviera designado como Ejecutor de la Tarea.

Control de ejecución de tareas

Cuando se envía una tarea al Contratista en el sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM, automáticamente se inicializa el temporizador de control, que hará un seguimiento de la fecha límite para la ejecución de la tarea. Cuando llega la fecha límite, el sistema de control de ejecución mostrará una ventana en la pantalla del monitor del Contratista con un recordatorio del tiempo restante.

Si la tarea permanece en el estado "En progreso" cuando llega la fecha de ejecución programada, el sistema de control de ejecución agregará la marca "Atrasada" a la tarjeta de la tarea. Al mismo tiempo, el sistema de control de ejecución de órdenes ESCOM.BPM enviará automáticamente notificaciones al Contratista y al Controlador, ya partir de ese momento, les recordará diariamente la tarea vencida.

La tarjeta de tareas, así como los registros de tareas, muestra el tiempo restante hasta la fecha de vencimiento y, si la tarea está vencida, la hora en que está vencida. Si el indicador "Considerar la tarea como no completada si está vencida por la cantidad de días especificada" está habilitada en el formulario de instrucciones, el sistema de control de ejecución de instrucciones marcará automáticamente la instrucción vencida como no completada después de la cantidad de días. especificado en la tarjeta.

Los pedidos con el estado "Vencido" se muestran en el diario "Asignaciones -> Vencido". Las órdenes bajo control se muestran en el sistema de control de ejecución ESCOM.BPM en el log "Tareas -> Bajo control".

Aplazamiento del plazo

Si es necesario, el Contratista puede enviar una solicitud al Jefe con una solicitud para cambiar la fecha límite o ajustar la tarea. El propio gerente puede iniciar el proceso de ajuste de la tarea. En este caso, la instrucción se retirará de la etapa de "Ejecución" y se trasladará a la etapa de "Verificación por el gerente". Un cambio en la fecha de vencimiento es registrado por el sistema de control de ejecución en la sección "Reprogramación" de la tarjeta de pedido y se tiene en cuenta al generar informes sobre la ejecución de tareas.

El administrador podrá rechazar la solicitud del Contratista. En este caso, el plazo para la ejecución de la orden no cambiará.

Las instrucciones que están siendo revisadas (corregidas) se muestran en el diario "Tareas -> Bajo Verificar". Las tareas reprogramadas se muestran en el registro "Asignaciones -> Reprogramadas"

Contabilización de los costes laborales reales

Durante el trabajo en la tarea, el Contratista puede ingresar en la sección "Costos de mano de obra reales" información sobre el tiempo realmente empleado en la ejecución de la tarea. El sistema de control de ejecución de documentos ESCOM.BPM resume automáticamente la información ingresada sobre el tiempo empleado, y el monto calculado se registra en el campo "Costos de mano de obra reales" de la tarjeta de instrucciones.

Si la tarea principal tiene subtareas, cuando se completan, la información de resumen sobre la mano de obra real de las tarjetas de subtareas se ingresa automáticamente en la sección "Costos de mano de obra reales" de la tarea principal. Así, en la ficha del pedido principal se recogen todos los costes laborales para la ejecución.

informe del albacea

En el sistema de control de ejecución de documentos, el Ejecutor de tareas tiene la capacidad de ingresar informes de progreso provisionales en la tarjeta de tareas, en los que puede indicar el porcentaje actual de finalización de la tarea. Al crear un informe, el volumen actual de costos laborales reales se sustituye automáticamente en él.
Los informes de ejecución se muestran en la ficha del pedido, en el apartado correspondiente. El Contratista deberá indicar el porcentaje de ejecución del pedido, cumplimentar el contenido del informe y guardar el informe de la tarea haciendo clic en el botón "Aceptar".

El sistema de control de ejecución de órdenes notifica automáticamente al Gerente sobre el informe.

La tarjeta de tarea muestra el porcentaje actual de finalización de la tarea, la cantidad de costos de mano de obra reales y el tiempo restante hasta la fecha límite.

El informe final se genera de la misma forma que el intermedio. En la boleta de calificaciones final, debe indicar el porcentaje de finalización 100% y establecer la bandera "Marcar la tarea como completada".

Para mostrar las tareas personales ejecutadas, pero no verificadas, en el sistema de control de ejecución de órdenes ESCOM.BPM, se proporciona un diario especial "En revisión".

Comprobación de ejecución

Si el Controlador y el Gerente son empleados diferentes, entonces en el sistema de control de ejecución de documentos, la tarea completada se envía primero para su verificación al Controlador. En este caso, la instrucción pasa a la etapa "Verificación por parte del controlador".
Al verificar la tarea completada, el Contralor revisa la tarjeta de pedido para verificar que el informe del ejecutor sea correcto y, si es necesario, devuelve la tarea al Ejecutor para su revisión. Si el Contralor no tiene comentarios, envía la orden al Jefe para su consideración y decisión. A la tarea enviada para revisión por el administrador se le asigna el estado "Comprobado por el administrador".

Si como resultado de la verificación por parte del Jefe del pedido, éste decide devolver el trabajo al Contratista para su revisión, antes de hacerlo, está obligado a indicar un nuevo plazo.

El sistema de control de ejecución de documentos informa automáticamente al Contratista sobre la necesidad de finalizar la tarea mediante una notificación. El supervisor y el supervisor pueden hacer sus comentarios en la sección "Comentarios" de la tarjeta de tareas. Al finalizar el trabajo, el Contratista deberá tomar notas sobre la eliminación de comentarios.

El gerente puede confirmar la finalización de la tarea y la fecha de finalización real del trabajo se registra automáticamente. En los casos en que la asignación no pueda completarse por cualquier motivo, o al verificar la ejecución de la asignación, se reveló la calidad de la asignación, el Gerente puede marcar la asignación como no completada.

Para mostrar las tareas incompletas, el sistema de control de ejecución de documentos contiene el registro "Incompleto".

La presencia de tales instrucciones tiene un impacto negativo en el coeficiente de disciplina de ejecución del ejecutante.

Las órdenes que requieren revisión se muestran en el sistema de control de ejecución ESCOM.BPM en el diario “Tareas –> En revisión”.

Si no se requiere la continuación del trabajo en la asignación, el Gerente puede marcar la asignación como "Cancelada". Tales instrucciones no afectan el coeficiente de disciplina de desempeño. En el sistema de control de ejecución de órdenes ESCOM.BPM, las tareas completadas se muestran en el registro “Tareas –> Completadas”.

INFORMES SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE INSTRUCCIONES

Los datos sobre el progreso y los resultados del seguimiento del desempeño deben tenerse en cuenta y analizarse. Los resultados de este trabajo son informes de desempeño.
documentos y tareas que se proporcionan a los administradores.

El sistema de seguimiento de ejecución de documentos prevé la posibilidad de generar diversos informes sobre la ejecución de instrucciones y sobre la disciplina de actuación. Los informes le permiten evaluar el nivel de disciplina de desempeño durante un cierto período de tiempo, brindando información sobre tareas completadas, pendientes y atrasadas tanto para la organización en su conjunto como para la escala de las actividades de una sola unidad o empleado.

A efectos de seguimiento, el sistema de control de ejecución contiene bitácoras de tareas personalizables que muestran fichas de documentos y órdenes de un determinado período de tiempo, con un determinado estado (en trabajo, verificación, revisión, etc.).

Los logs del sistema de control de ejecución de documentos tienen la capacidad de presentar información en diferentes porciones de información, por ejemplo:

Según el estado actual del pedido; - por artistas intérpretes o ejecutantes; - Por los líderes; - Por división; - Por fecha límite; - Por atraso y otros atributos de las tareas; - Por agrupaciones compuestas, por ejemplo, por ejecutantes y estatus, por líderes e ejecutantes, etc.

En el diario del sistema de control de ejecución, se calcula automáticamente el número total de instrucciones, así como el número de tareas en cada grupo. Además, los registros tienen la capacidad de ordenar por varias columnas, filtrar datos en columnas, resaltar registros con los valores deseados, buscar datos, establecer el orden y la composición de las columnas.

• El informe generado de esta forma se puede imprimir o exportar a un archivo.
• El sistema de control de ejecución permite generar gráficos y diagramas a partir de datos de bitácoras de trabajo, lo que asegura la eficiencia y visibilidad de la información analizada.
• Para los gerentes, existen informes especiales que le permiten evaluar rápidamente el estado de cosas en la ejecución de instrucciones.

BÚSQUEDA DE TAREA POR ATRIBUTOS Y TEXTO COMPLETO

Además de los registros de trabajo, el sistema de control de ejecución contiene formas especiales para la búsqueda de atributos y texto completo de tarjetas de pedido. Los formularios de búsqueda le permiten seleccionar rápidamente tarjetas requeridas de acuerdo con criterios de selección arbitrarios. Al realizar una búsqueda

se tienen en cuenta los derechos de acceso del usuario que realiza la búsqueda. El usuario puede ver solo aquellas tareas en las tarjetas de las que se le indica, es decir, es un rol. Las cartas de misión seleccionadas se muestran como un registro de misión.

Cómo comprar la solución "Sistema de Control de Ejecución de Órdenes"

La solución "Sistema de control de ejecución automatizado" está disponible en todas las ediciones de ESCOM.BPM.

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26 de febrero de 2010 15:19

Alexey Afanasiev, director de calidad de InterTrust

En muchas empresas en Rusia, especialmente aquellas que han experimentado en los últimos años crecimiento rápido, se observa el mismo problema: la incapacidad de los funcionarios de la organización para brindar un control adecuado y de calidad sobre la ejecución de sus instrucciones. Por lo general, las empresas nuevas sufren este problema, mientras que aquellas organizaciones que aún tienen un pasado soviético, así como las administraciones de las autoridades municipales, regionales y federales, utilizan con bastante eficacia la experiencia de la gestión directiva, que fue especialmente popular en nuestro país antes de la perestroika. Este artículo establece como objetivo principal precisamente la transferencia de experiencia en el campo del seguimiento de la ejecución de las órdenes de los ejecutivos a las empresas modernas.

Casi cualquier tipo de actividad de gestión de una organización está asociada a la ejecución de instrucciones de su dirección, por lo que es importante establecer un control sobre la ejecución de las instrucciones. Los pedidos pueden:

● fijados en forma de resoluciones en documentos internos y entrantes (por ejemplo, memorandos y cartas);

● estar formulado en documentos administrativosórganos colegiados (en protocolos) y órganos individuales de gobierno (en órdenes e instrucciones).

Con respecto a los llamamientos de los ciudadanos, señalamos lo siguiente. Formalmente, el procedimiento para trabajar con ellos es idéntico al tratamiento de la correspondencia entrante, pero los plazos están regulados. legislación actual sobre el nivel federal, lo que debe ser tenido en cuenta tanto por el gestor que fija los plazos de ejecución, como por el ejecutante que está llamado a cumplir dichos plazos.

Muchos documentos en el curso de su ciclo vital se puede poner bajo control. Podemos ver tanto el sello con la letra "K" como la palabra "Control" inscrita con un bolígrafo rojo o hecha en forma de impresión (ver Ejemplo 1). La tarea de tales notas es una: llamar la atención sobre la necesidad de controlar las instrucciones dadas en el texto del documento o en la resolución (en nuestro ejemplo, la carta entrante contiene una resolución con la instrucción de Ignatova Yu .S., qué y cuándo hacer). Hasta que se complete la ejecución, dichos documentos se almacenan en una carpeta separada. Al finalizar la ejecución, se hace una nota en el documento sobre esto (en el Ejemplo 1, en la esquina inferior derecha el 10.07.2009, se hizo una entrada sobre la celebración del contrato y la colocación del documento en el caso No. 08-24).

Establecer una tarea para los artistas intérpretes o ejecutantes

¿Quién formula la orden? Esto lo hacen los líderes en todos los niveles. Es solo que, por lo general, se controla la ejecución de las instrucciones de la primera persona o de toda la alta dirección de la organización, y el servicio DOW se dedica a esto. Y las instrucciones de los gerentes de menor rango: los jefes de departamento, por regla general, son manejadas por empleados de los mismos departamentos responsables del trabajo de oficina en ellos.

Parecería que en el texto de una resolución o de un documento administrativo, ya debería estar formulado de forma clara e inequívoca:

● el pedido en sí,

● fecha de vencimiento,

● ejecutante específico.

En el caso de que al menos una de estas condiciones no se cumpla (lo que sucede), es necesario trabajador individual, que puede reformular claramente los requisitos de los gerentes y, si es necesario, dividirlos en otros más pequeños, pero con ejecutantes claramente definidos.

Al formular instrucciones, es recomendable cumplir con las siguientes reglas simples: la redacción debe ser concisa, concisa, excluyendo la ambigüedad de interpretación tanto como sea posible, y tener un resultado claramente definido y medible. Todo esto le permitirá no perder el tiempo en aclaraciones adicionales del pedido. Por otro lado, esto le da al albacea un objetivo y al autor de la asignación: la confianza de que se esperará el resultado de las acciones del albacea.

Aquí hay ejemplos de formulaciones vagas y sus correspondientes estructuras de texto correctas:

Al establecer el control sobre la ejecución de las instrucciones en la organización, los documentos comienzan a cambiar bastante pronto: en lugar de requisitos generales, aparecen instrucciones breves y completas con un ejecutor, una fecha límite y un resultado esperado específicos. Esto aumenta significativamente la eficiencia de la gestión de la empresa, lo que se nota casi de inmediato tanto por la dirección como por los propietarios.

Plazo de ejecución de la orden

Los plazos para la ejecución de órdenes en la organización generalmente los establece el autor principal que creó la orden. En algunos casos, el plazo para la ejecución de instrucciones puede ser establecido por un acto local de la organización o un documento normativo externo.

cotiza aquí reglamento modelo interacción entre las autoridades federales poder Ejecutivo:

Fragmento de documento

Reglamento modelo de interacción entre los poderes ejecutivos federales, aprobado. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 30 del 19 de enero de 2005, modificado el 21 de febrero de 2008 La orden está sujeta a ejecución dentro del plazo especificado en ella. Si se fija un plazo como fecha límite, se considera que la fecha de la firma de la instrucción es su comienzo. Una orden que contenga la indicación "urgente" está sujeta a ejecución dentro de los 3 días. La indicación "sin demora" prevé un plazo de 10 días para la ejecución de la orden. Si el plazo de ejecución no está especificado en la orden, está sujeta a ejecución en un plazo de hasta 1 mes desde la fecha de su firma (hasta la fecha correspondiente del mes siguiente, y si no hay tal fecha en el el próximo mes, luego antes último día meses). Si el último día del plazo para la ejecución de una instrucción es inhábil, ésta quedará sujeta a ejecución el día hábil anterior.

Para mejorar el sistema de gestión de la organización, tiene sentido que los pedidos que se someten a control unifiquen los plazos, para llevarlos a una única base establecida en la organización. Inicialmente, tal decisión necesita ser documentada en acto local, por ejemplo, en las Instrucciones para el trabajo de oficina. El cambio de la fecha límite también debería ser posible solo en casos documentados en los actos locales de la organización. Y por supuesto, el sistema introducido de cálculo de términos debe corresponder al sentido común. Después de todo, es difícil encontrar un factor más desmotivador para el ejecutante que una tarea imposible.

Pongamos ejemplos de varias redacciones de órdenes y expliquemos qué fecha para cada una de ellas se considerará la última fecha para la ejecución oportuna de la orden. Esto es muy importante, porque A menudo hay confusión sobre este tema.

Una situación bastante común es cuando un gerente encomienda la ejecución de una tarea a otro gerente de un nivel inferior, y él, a su discreción, baja la orden un "piso más abajo". Así, la orden pasa por las manos de varios líderes antes de llegar al ejecutor final. Cierto, al descender por esta escalera, la tarea puede "ramificarse" en varias "subtareas" realizadas por diferentes personas en diferentes fechas. Este sistema se denomina creación de "orden anidado".

Al formularórdenes "anidadas", es importante establecer una reserva temporal. En relación con el pedido "padre", debe ser de 1 a 3 días hábiles como mínimo. Es recomendable evitar demasiado “anidamiento” de instrucciones, excluyendo de la cadena a aquellos líderes que sólo “pasan el testigo”. Si hay un ejecutor que es responsable de la ejecución de toda la orden en su conjunto, se le denomina "ejecutor responsable".

A modo de ejemplo, cuando el plazo para la ejecución de una orden está regulado por un documento normativo, citamos la Ley Federal No. 59-FZ "Sobre el procedimiento para considerar las apelaciones de los ciudadanos en la Federación Rusa". Según este documento plazo máximo la consideración de una solicitud escrita de un ciudadano de la Federación de Rusia es de 30 días, y comienza a considerarse desde el momento en que se registra dicho documento (la Ley asigna 3 días para este procedimiento desde el momento en que se recibe la solicitud).

Si un ciudadano, por ejemplo, necesita la asistencia de un organismo de autogobierno local para ejercer sus derechos, entonces el período de tiempo requerido para esto a menudo supera con creces 1 mes. En tal situación, se envía al solicitante una respuesta por escrito dentro de un mes, que no resuelve su problema en cuanto al fondo, pero describe claramente el procedimiento para la asistencia adicional de la autoridad. En la misma autoridad, la instrucción formada sobre la base de la consideración de dicha queja debe estar bajo control de trabajo con un informe regular sobre el desarrollo de la situación al jefe, el autor de la instrucción.

A menudo sucede que los ciudadanos abordan sus recursos de manera incorrecta. Y luego el destinatario no los considera, sino que los remite a ese organismo o oficial que tiene jurisdicción sobre el asunto. La Ley prevé este plazo de 7 días a partir de la fecha de registro del recurso. En este caso, el ciudadano es notificado de dicha redirección. Y, de paso, la Ley prohíbe expresamente remitir denuncias a consideración de aquel órgano o aquel funcionario cuya decisión o acción (inacción) se apela.

Procedimiento de control de ejecución de órdenes

Ahora, teniendo la información básica sobre la preparación de instrucciones, es necesario considerar en detalle el procedimiento mismo para monitorear la ejecución de instrucciones.

Tenga en cuenta que en una empresa en particular se pueden realizar trabajos de control de ejecución de órdenes:

● manualmente utilizando un archivo de tarjetas de registro y control (RCC);

● en el sistema de gestión de documentos electrónicos, donde la composición de la información registrada en las "tarjetas electrónicas" sigue siendo la misma, pero muchas operaciones para notificar a los artistas intérpretes o ejecutantes y generar informes sobre la disciplina de desempeño se realizan automáticamente;

● todavía hay una opción intermedia, cuando se utilizan las capacidades de MS Excel para facilitar el trabajo: las instrucciones puestas bajo control se describen en forma tabular, en la que luego puede filtrar la información por ejecutores, plazos, etc. Ver .

En la etapa de "Poner el control", el oficinista registra la orden. Si está contenido en el documento, se coloca una impresión del sello "K" o "Control", o se escribe lo mismo con un bolígrafo brillante, también es posible simplemente mover el documento a la carpeta de control instrucciones.

El albacea, al recibir una orden, debe familiarizarse con él y, antes de la expiración del plazo indicado en el pedido, completar las tareas establecidas en el mismo. Si el ejecutante necesita transferir trabajo para que lo realicen otros empleados subordinados a él, crea órdenes de un nivel inferior, como discutimos anteriormente.

Si el ejecutante se da cuenta de que el plazo no corresponde a la capacidad de completar las tareas especificadas a tiempo, solicita al jefe que emitió la orden que posponga la fecha de ejecución. En otro caso, si el contratista es consciente de que la ejecución del pedido está fuera de su competencia y ámbito de responsabilidad, podrá solicitar la cancelación total o parcial del pedido.

Si el gerente decide posponer o cancelar la asignación, informa al responsable del control de tiempo sobre esto. En todo caso, las solicitudes del contratista para aplazar o cancelar la cesión deberán presentarse al administrador antes de la fecha de vencimiento del plazo para la cesión.

« Control sobre la ejecución de instrucciones sobre el fondo» por lo general, lo lleva a cabo un empleado que es lo suficientemente competente para evaluar la relevancia del resultado logrado de la ejecución de la tarea establecida en la asignación. Dicho control puede ser iniciado por una persona competente al recibir el informe de desempeño y puede completarse mediante la retirada del control o la devolución para revisión.

El procedimiento de "Retiro del control" de la orden lo realiza el empleado que supervisó la ejecución de la orden en el fondo, así como en caso de que el gerente satisfaga la solicitud de retirar la orden en su totalidad.

como parte del escenario Control de ejecución de plazos» Un empleado dedicado controla el tiempo de ejecución de todos los pedidos activos, es decir, en curso al mismo tiempo (si dicho trabajo en la organización se lleva a cabo manualmente o utilizando MS Excel, generalmente lo hace la secretaria del autor) del pedido o empleados del servicio DOW). En la actualidad, la mayor parte de este trabajo puede ser realizado por sistemas de gestión de documentos electrónicos, informando a los ejecutores sobre los plazos para completar la ejecución de las instrucciones. Informar es una advertencia de corte para todas las instrucciones que no se han eliminado del control (ver Ejemplo 4).

La carga sobre un artista individual aumenta constantemente y, como resultado, la disciplina de desempeño de los empleados comienza a caer debido al olvido elemental. Informar periódicamente a los empleados, por ejemplo, semanalmente, le permite comprender claramente el alcance de las tareas a ejecutar y orientarse en términos de informes.

hoja de información puede ser breve (ver), o más completo, con la composición de la información que se presenta en la tabla de. Por cierto, si en una tabla de MS Excel filtramos pedidos para un contratista específico con una marca de ejecución vacía, al imprimir el resultado, solo obtendremos otra versión de la hoja de información para el contratista.

Si tales hojas son generadas por el EDMS, entonces es conveniente incluir una columna en la forma tabular con el número de días que faltan para el final de la fecha de vencimiento. Clasificar los pedidos por fecha de vencimiento también es muy conveniente: esto permite que el ejecutante navegue más rápido y administre su propio tiempo de trabajo de manera más eficiente.

Informar sobre la disciplina de desempeño

Algunas organizaciones practican informes provisionales de los artistas intérpretes o ejecutantes. Si es necesario monitorear regularmente el progreso de la ejecución de instrucciones particularmente importantes, sus autores agregan al texto de la instrucción información sobre la necesidad de informes periódicos, por ejemplo, semanales, que deben proporcionarse durante todo el período de ejecución. Un informe de desempeño intermedio generalmente se prepara en forma escrita libre o en forma de memorando. Estos informes pueden ser elaborados por:

● artista mismo

● secretario subordinado,

● un empleado responsable de la disciplina de desempeño en la empresa.

Para monitorear el nivel de disciplina de desempeño en la organización, periódicamente o a pedido de la gerencia, se preparan varios tipos de informes que pueden relacionarse con la disciplina de desempeño:

● funcionario ejecutivo individual;

● unidad específica

● la organización en su conjunto;

● instrucciones emitidas por un determinado líder, etc.

Para la gestión en forma de resumen estadístico, la información se resume sobre las instrucciones entregadas, ejecutadas, así como la transferencia a otro período de informe. Para permitir una gestión más eficaz de la disciplina de desempeño, se utilizan diferentes modelos de informes. Las variantes de los formularios de informes se presentan en y en opinión de E. Kameneva.

Dado que tales informes se preparan tanto para la organización en su conjunto como para sus divisiones en particular, solo aquellos funcionarios a quienes el jefe da instrucciones directamente se incluyen en la sección de artistas intérpretes o ejecutantes. por ejemplo, para CEO estos serán sus adjuntos y jefes de actividades, mientras que para el jefe de departamento serán los jefes de departamento y, eventualmente, de sector.

Incluso si la organización no tiene una automatización completa del flujo de trabajo a través del EDMS, es muy conveniente compilar y mantener dicho documento en el sistema de hojas de cálculo de Microsoft Excel o en OpenOffice.org Calc. Estos sistemas tienen una interfaz y una funcionalidad muy similares, pueden ayudar a automatizar la contabilidad y los informes en una pequeña y mediana empresa. Lo principal es saber claramente qué es exactamente lo que necesita obtener en la salida.

Opinión

Consideramos los problemas de colocar y quitar órdenes del control, así como la metodología para la ejecución de instrucciones y los informes sobre el seguimiento de su ejecución. Los modelos de gestión directiva propuestos en el artículo ayudarán a que la gestión de la organización sea más clara y transparente.

Flujo de documentos e instrucciones: estos son los dos enchufes principales en el trabajo de cualquier empresa. Asegurar un control decente sobre la ejecución de instrucciones es difícil, pero posible. Lo mismo se aplica al almacenamiento de documentos, cada uno en su lugar. ¿Crees que es un cuento de hadas? En absoluto, y el nombre de esta historia real es LeaderTask.

Cómo organizar el control de pedidos

Primero, definamos los principales problemas de organizar el control de pedidos:

1. ¿Cómo saber en qué etapa la ejecución de su orden?
2. ¿Cómo evitar ignorar órdenes?
3. ¿Cómo comprobar el resultado de la tarea asignada?

Todas las respuestas se pueden encontrar en programa LeaderTask. Gracias al desarrollado sistema de órdenes, ninguna de tus tareas desaparecerá de la vista. Inscribir a todos los empleados en el programa y emitir instrucciones escritas de cualquier escala - hasta proyecto mundial.

Cuando envíe su pedido a uno de los subordinados, su avatar frente al nombre de la tarea se volverá translúcido; esto significa que el pedido ya se entregó, pero aún no se ha leído. Tan pronto como un empleado abra una tarea suya, su avatar en el programa adoptará un color estándar. Así, afirmaciones como “ no lo vi simplemente será inapropiado.

Un empleado tampoco podrá omitir su tarea, a menos que, por supuesto, establezca una fecha límite para resolver la tarea. Aparecerá en la lista de tareas pendientes de su subordinado y el navegador del programa mostrará su nombre con el número de tareas asignadas.

Si la tarea no se completa antes de la fecha límite, al día siguiente aparecerá en su lista de tareas pendientes y puede preguntarle al artista cuál es el motivo de la demora. También puede preguntar en el chat integrado que aparece para cada tarea después de crearla.

Así, todos tus pedidos se cumplirán sin falta, y ninguno de ellos se perderá. LeaderTask te ayudará con la organización del control sobre la ejecución de instrucciones al 100%. Para obtener más información sobre cómo saber si una orden ha sido leída, puede ver el video a continuación:

¿Y qué pasa con los documentos en nombre? ¿Cómo garantizar el control total sobre la ejecución de documentos e instrucciones?

Trabajar con documentos en LeaderTask

Todos los archivos y documentos para una tarea específica se almacenan dentro de esta misma tarea. Estos pueden ser archivos de Microsoft Office, fotografías, videos, etc.

Por ejemplo, la tarea es crear gráficos para un nuevo sitio: adjunte todos los archivos necesarios a la tarea o proyecto. Solo tendrán acceso a ellos aquellos empleados a los que usted permita. Por lo tanto, la información confidencial nunca caerá en manos de personas no autorizadas, ¡esto está excluido!

Pocas personas lo saben, pero dentro de LeaderTask también puede crear sus propios documentos: notas con formato dentro de la tarea deseada. Por esto en tarea necesaria busque el botón correspondiente y en la ventana que se abre, cree documentos de cualquier contenido.

¿Cómo resaltar visualmente tareas y documentos importantes y urgentes?

Desarrolladores de software proporcionó todo lo que necesita para el trabajo visual con tareas: colores, etiquetas, subtareas y mucho más. Por ejemplo, si uno de sus pedidos es urgente, cree una etiqueta con el mismo nombre y adjúntela a la tarea correcta. El empleado lo verá en la notificación y en la lista de tareas, e inmediatamente comenzará su ejecución.

Truco de vida fácil de nosotros mismos- agregar una cláusula a las Reglas de la Compañía que ordene que los pedidos con las etiquetas apropiadas se completen primero, posponiendo todas las demás tareas para más tarde. Y de esta manera, podrá construir todo un sistema de trabajo con asignaciones dentro de su organización.

Visualiza la información, resalta todo lo más importante y empieza descargando LeaderTask, un programa de gestión de pedidos.