GOST R 6.30-2003
Grupo T54
ESTÁNDAR ESTATAL DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA
Sistemas de documentación unificada
SISTEMA UNIFICADO DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZATIVA Y ADMINISTRATIVA
Requisitos de documentación
sistemas unificados de documentación. Sistema unificado de documentación empresarial. Requisitos para la presentación de documentos
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- Nota del fabricante de la base de datos.
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OKS 01.140.30
OKSTU 0006
Fecha de introducción 2003-07-01
Prefacio
Prefacio
1 DESARROLLADO por el Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia (VNIIDAD) del Servicio Federal de Archivos de Rusia
INTRODUCIDO por el Departamento Científico y Técnico de la Norma Estatal de Rusia
2 ADOPTADO Y PUESTO EN VIGOR por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 3 de marzo de 2003 N 65-st
3 PRESENTADO POR PRIMERA VEZ
4 REVISIÓN. marzo de 2007
1 área de uso
Esta norma se aplica a los documentos organizacionales y administrativos relacionados con el Sistema Unificado de Documentación Organizacional y Administrativa (USORD) - resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actas, cartas, etc. (en adelante documentos) incluidos en la OK 011- 93 "Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia" (OKUD) (clase 0200000).
Esta norma establece: la composición de los detalles de los documentos; requisitos para el registro de detalles de documentos; requisitos para formularios de documentos, incluidos formularios de documentos con reproducción del emblema del estado Federación Rusa.
Los esquemas para la ubicación de los detalles de los documentos se dan en el Apéndice A; ejemplos de formularios de documentos - en el Apéndice B.
Los requisitos de esta norma son recomendaciones.
2 La composición de los detalles de los documentos.
Al preparar y procesar documentos, se utilizan los siguientes detalles:
01 - Emblema del Estado de la Federación Rusa;
02 - emblema del tema de la Federación Rusa;
03 - emblema de la organización o marca comercial(marca de servicio);
04 - código de organización;
05 - estado principal número de registro(OGRN) entidad legal;
06 - número de identificación del contribuyente / código de motivo de registro (TIN / KPP);
07 - código de formulario de documento;
08 - nombre de la organización;
09 - datos de referencia sobre la organización;
10 - nombre del tipo de documento;
11 - fecha del documento;
12 - número de registro del documento;
14 - lugar de compilación o publicación del documento;
15 - destinatario;
16 - sello de aprobación del documento;
17 - resolución;
18 - título del texto;
19 - marca de control;
20 - texto del documento;
21 - una marca en la presencia de la aplicación;
22 - firma;
23 - sello de aprobación del documento;
24 - Visas de aprobación de documentos;
25 - impresión de impresión;
26 - una marca en la certificación de una copia;
27 - marca sobre el ejecutante;
28 - una marca en la ejecución del documento y su envío al caso;
29 - una marca en la recepción del documento por parte de la organización;
30 - identificador de la copia electrónica del documento.
3 Requisitos para el registro de detalles de documentos
3.1 El emblema estatal de la Federación Rusa se coloca en membretes de acuerdo con la Ley Constitucional Federal "Sobre el emblema estatal de la Federación Rusa" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, No. 52, Parte I, Art. 5021).
3.2 El emblema del sujeto de la Federación Rusa se coloca en los formularios de documentos de acuerdo con actos legales súbditos de la Federación Rusa.
3.3 El emblema de la organización o marca comercial (marca de servicio) se coloca en los membretes de las organizaciones de conformidad con el estatuto (reglamentos de la organización).
3.4 El código de la organización se establece de acuerdo con el Clasificador de Empresas y Organizaciones de toda Rusia (OKPO).
3.5 El número de registro estatal principal (OGRN) de una persona jurídica se fija de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
3.6 El número de identificación del contribuyente / código de razón de registro (TIN / KPP) se establece de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
3.7 El código del formulario del documento se adjunta de acuerdo con el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD).
3.8 El nombre de la organización autora del documento debe corresponder al nombre fijado en sus documentos constitutivos.
Encima del nombre de la organización, indique el nombre abreviado y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz (si corresponde).
Los nombres de las organizaciones de los súbditos de la Federación Rusa que, junto con el idioma estatal de la Federación Rusa (ruso), tienen el idioma estatal de los súbditos de la Federación Rusa, están impresos en dos idiomas.
El nombre de la organización en el idioma estatal del sujeto de la Federación Rusa o en otro idioma se coloca debajo o a la derecha del nombre en el idioma estatal de la Federación Rusa.
El nombre abreviado de la organización se da en los casos en que está consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado (entre paréntesis) se coloca debajo o después del nombre completo.
El nombre de la sucursal, oficina territorial, oficina de representación se indica si es el autor del documento, y se coloca debajo del nombre de la organización.
3.9 Los datos de referencia sobre la organización incluyen: dirección postal; número de teléfono y otra información a criterio de la organización (fax, télex, números de cuenta bancaria, dirección Correo electrónico y etc.).
3.10 El nombre del tipo de documento elaborado o publicado por la organización debe estar determinado por la carta (reglamento de la organización) y debe corresponder a los tipos de documentos previstos por OKUD (clase 0200000).
3.11 La fecha del documento es la fecha de su firma o aprobación, para el protocolo - la fecha de la reunión (toma de decisión), para el acto - la fecha del evento. Los documentos emitidos por dos o más organizaciones deben tener una (única) fecha.
La fecha del documento se redacta en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes se trazan con dos pares de números arábigos separados por un punto; año - cuatro números arábigos.
Por ejemplo, la fecha 5 de junio de 2003 debe ingresarse como 05/06/2003.
Se permite la forma verbal-numérica de formato de fecha, por ejemplo, 05 de junio de 2003, así como el formato de fecha en la secuencia: año, mes, día del mes, por ejemplo: 2003.06.05.
3.12 El número de registro del documento consta de su número de serie, que puede ser complementado a criterio de la organización con el índice del caso según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, intérpretes, etc.
El número de registro de un documento compilado conjuntamente por dos o más organizaciones consiste en los números de registro del documento de cada una de estas organizaciones, separados por una barra en el orden en que se indican los autores en el documento.
3.14 Se indica el lugar de compilación o publicación del documento si es difícil determinarlo por los detalles "Nombre de la organización" y "Datos de referencia sobre la organización". El lugar de compilación o publicación se indica teniendo en cuenta la división administrativo-territorial aceptada, incluye únicamente abreviaturas generalmente aceptadas.
3.15 Los destinatarios pueden ser organizaciones, sus unidades estructurales, funcionarios o individuos. Cuando se dirija un documento a un funcionario, se indicarán las iniciales antes del apellido. El nombre de la organización y su unidad estructural se indica en caso nominativo. Por ejemplo (en adelante, los ejemplos de nombres de organizaciones, sus datos de referencia, etc. son condicionales):
Ministerio de Justicia de Rusia |
El cargo de la persona a quien va dirigido el documento se indica en caso dativo, por ejemplo:
al director general |
|
JSC "Electrocentromontazh" |
Si el documento se envía a varias organizaciones homogéneas o a varias divisiones estructurales de una organización, entonces deben indicarse en general, por ejemplo:
Se permite centrar cada línea del atributo "Dirección" en relación a la línea más larga. Por ejemplo:
El documento no debe contener más de cuatro destinatarios. No se indica la palabra "Copia" antes del segundo, tercer y cuarto destinatario. Con un mayor número de destinatarios, se compila una lista de correo del documento.
La "Dirección" requerida puede incluir una dirección postal. Los elementos de la dirección postal se especifican en secuencia, establecido por las reglas prestación de servicios postales.
Al dirigir una carta a una organización, indique su nombre, luego la dirección postal, por ejemplo:
Al abordar un documento a un individuo indicar el apellido e iniciales del destinatario, luego la dirección postal, por ejemplo:
3.16 El documento es aprobado por un funcionario (oficiales) o un documento especialmente emitido. Al aprobar un documento por parte de un funcionario, el sello de firma del documento debe constar de la palabra APRUEBO (sin comillas), el cargo de la persona que aprueba el documento, su firma, iniciales, apellido y fecha de aprobación, por ejemplo:
APROBAR |
||
Firma personal | VIRGINIA. Stepánov |
|
Se permite en la variable "Sello de aprobación de documento" centrar los elementos relativos a la línea más larga, por ejemplo:
Cuando un documento es aprobado por varios funcionarios, sus firmas se colocan al mismo nivel.
Cuando un documento es aprobado por resolución, decisión, orden, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra APROBADO (APROBADO, APROBADO o APROBADO), el nombre del documento aprobatorio en el caso instrumental, su fecha, número. Por ejemplo:
APROBADO |
|
APROBADO |
El sello de aprobación del documento se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
3.17 La resolución escrita en el documento por el funcionario correspondiente incluye los nombres, iniciales de los ejecutantes, el contenido de la orden (si es necesario), la fecha de vencimiento, la firma y la fecha, por ejemplo:
Se permite dictar resolución en hoja aparte.
3.18 El encabezamiento del texto incluye resumen documento. El título debe ser coherente con el nombre del tipo de documento.
El título puede responder preguntas como:
¿sobre qué (sobre quién)?, por ejemplo:
Orden sobre el establecimiento de una comisión de certificación;
¿qué (quién)?, por ejemplo:
Descripción del puesto del experto líder.
Se permite no indicar el encabezamiento al texto de los documentos redactados en membretes de formato A5.
3.19 La marca en el control sobre la ejecución del documento se indica con la letra "K", la palabra o el sello "Control".
3.20 El texto del documento está redactado en el idioma estatal de la Federación Rusa o en los idiomas estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa.
Los textos de los documentos se redactan en forma de cuestionario, de cuadro, de texto coherente, o en forma de una combinación de estas estructuras.
Al compilar un texto en forma de cuestionario, los nombres de las características del objeto caracterizado deben expresarse mediante un sustantivo en el caso nominativo o una frase con un verbo en segunda persona plural del tiempo presente o pasado ("tener", "propios" o "eran", "eran", etc.). Las características expresadas verbalmente deben ser consistentes con los nombres de los signos.
Las columnas y filas de la tabla deben tener encabezados expresados por un sustantivo en el caso nominativo. Los subtítulos de columnas y líneas deben ser consistentes con los títulos. Si la tabla está impresa en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas deben estar impresos en las páginas siguientes.
Un texto conectado por lo general consta de dos partes. En la primera parte, se indican las razones, motivos, objetivos para compilar el documento, en la segunda (final): decisiones, conclusiones, solicitudes, sugerencias, recomendaciones. El texto puede contener una parte final (por ejemplo, órdenes - una parte administrativa sin una declaración; cartas, declaraciones - una solicitud sin explicación).
En el texto de un documento preparado sobre la base de documentos de otras organizaciones o documentos publicados anteriormente, se indican sus detalles: el nombre del documento, el nombre de la organización: el autor del documento, la fecha del documento, el número de registro del documento, el encabezamiento del texto.
Si el texto contiene varias decisiones, conclusiones, etc., entonces se puede dividir en secciones, subsecciones, párrafos, que están numerados en números arábigos.
En los documentos (orden, instrucción, etc.) de las organizaciones que operan sobre los principios de la unidad de mando, así como en los documentos dirigidos a la gestión de la organización, el texto se expresa en primera persona del singular ("Yo ordeno", "Yo oferta", "pido").
En los documentos de los órganos colegiados, el texto se expresa en tercera persona del singular ("decide", "decidió").
En los documentos conjuntos, el texto se expresa en primera persona del plural ("ordenamos", "decidimos").
El texto del protocolo se expresa en tercera persona del plural ("escuchó", "habló", "decidió", "decidió").
En los documentos que establezcan los derechos y obligaciones de las organizaciones, sus divisiones estructurales (reglamentos, instrucciones), así como que contengan una descripción, valoración de hechos o conclusiones (acto, certificado), utilizar la forma de presentación del texto de la tercera persona del singular o plural ("el departamento realiza funciones", "la asociación incluye", "la comisión ha establecido").
En las cartas se utilizan las siguientes formas de presentación:
- de la primera persona del plural ("envíe por favor", "envíe para consideración");
- de la primera persona del singular ("Lo considero necesario", "Le pido que resalte");
- de la tercera persona del singular ("el ministerio no se opone", "VNIIDAD lo considera posible").
3.21 Se hace una nota sobre la presencia de la solicitud nombrada en el texto de la carta de la siguiente manera:
Aplicación: para 5 litros. en 2 copias.
Si la carta tiene un anexo no mencionado en el texto, indique su nombre, número de hojas y número de copias; si hay varias aplicaciones, se numeran, por ejemplo:
Apéndice: | 1. Reglamento de la Dirección Regional de Crédito por 5 años. en 1 copia. | |||
2. Reglas para la preparación y ejecución de documentos del Departamento de Crédito Regional para 7 hojas. en 2 copias. | ||||
Si las solicitudes están encuadernadas, no se indica el número de hojas.
Si se adjunta otro documento al documento, que también tiene un anexo, la marca en la presencia de la solicitud se redacta de la siguiente manera:
Anexo: carta del Archivo Federal del 06/05/2003 02-6/172 y un apéndice, solo 3 hojas.
Si la solicitud no se envía a todas las direcciones indicadas en el documento, se marca su presencia de la siguiente manera:
Aplicación: para 3 litros. en 5 copias. solo a la primera dirección.
En el anexo al documento administrativo (decretos, órdenes, órdenes, reglas, instrucciones, reglamentos, decisiones), en su primera hoja en el ángulo superior derecho escriben “Apéndice” indicando el nombre del documento administrativo, su fecha y número de registro , por ejemplo:
Anexo 2 |
Se permite imprimir en mayúsculas la expresión "ANEXO", así como centrar esta expresión, el nombre del documento, su fecha y número de registro relativo al renglón más largo, por ejemplo:
APÉNDICE 2 |
3.22 El requisito "Firma" incluye: el título del cargo de la persona que firmó el documento (completo, si el documento no se emite en el formulario del documento, y abreviado - en el documento, emitido en el formulario); firma personal; decodificación de firma (iniciales, apellido), por ejemplo:
Vicepresidente de la Asociación de Empresas Regionales | Firma personal | AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. borisov |
o en el formulario: | ||
Vicepresidente | Firma personal | AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. borisov |
Se permite en el atributo "Firma" centrar el título del cargo de la persona que firmó el documento, relativo a la línea más larga. Por ejemplo:
Al emitir un documento en un formulario oficial la posición de esta persona no se indica en la firma.
Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo ocupado, por ejemplo:
director del instituto | Firma personal | MV Larín |
contador jefe | Firma personal | ZV Maryash |
Cuando un documento está firmado por varias personas de igual posición, sus firmas se colocan al mismo nivel, por ejemplo:
Subdirector | Subdirector | ||
Firma personal | SUR. Demidov | Firma personal | K.I. Ignatiev |
Al firmar un documento conjunto, la primera hoja no se redacta en un membrete.
Los documentos redactados por la comisión no indican los cargos de las personas que firman el documento, sino sus funciones como miembros de la comisión de acuerdo con la distribución, por ejemplo:
presidente de la comisión | Firma personal | ENFERMEDAD VENÉREA. Banasyukevich |
miembros de la comisión | Firma personal | UN. Sokova |
Firma personal | COMO. Krasavin |
|
Firma personal | O. I. Ryskov |
3.23 El sello de aprobación del documento consta de la palabra CONVENIDO, el cargo de la persona con quien se aprobó el documento (incluyendo el nombre de la organización), firma personal, decodificación de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de aprobación, por ejemplo:
ACORDADO
Rector de la Academia Financiera
bajo el Gobierno de la Federación Rusa
Firma personal | AG Gryaznova |
Si la homologación se realiza por carta, protocolo, etc., el sello de homologación se redacta de la siguiente manera:
ACORDADO Carta de la Academia Rusa |
ACORDADO Acta de la reunión de la Junta |
3.24 La aprobación del documento se emite con una visa de aprobación de documento (en adelante, la visa), que incluye la firma y el cargo del aprobador del documento, la decodificación de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de firma. Por ejemplo:
Firma personal | COMO. Orlov |
Si hay comentarios al documento, la visa se emite de la siguiente manera:
Comentarios adjuntos
Jefe del Departamento Jurídico |
|
Firma personal | COMO. Orlov |
Los comentarios se expresan en una hoja aparte, firmada y adjunta al documento.
Para un documento cuyo original permanece en la organización, las visas se colocan en la parte inferior del reverso de la última página del documento original.
Para un documento cuyo original es enviado por una organización, las visas se colocan en la parte inferior lado delantero copias del documento enviado.
Es posible emitir un documento de visa en una hoja de aprobación separada.
Se permite, a criterio de la organización, la aprobación hoja por hoja del documento y su aplicación.
3.25 La impresión del sello certifica la autenticidad de la firma de un funcionario en los documentos que acrediten los derechos de las personas fijando hechos relacionados con los recursos financieros, así como en otros documentos que permitan la verificación de una firma genuina.
Los documentos están certificados por el sello de la organización.
3.26 Al certificar la conformidad de una copia de un documento con el original, debajo del requisito "Firma" escriba la inscripción de certificación: "Correcto"; el cargo de la persona que certificó la copia; firma personal; decodificación de firma (iniciales, apellido); fecha de certificación, por ejemplo:
Inspectora de Recursos Humanos | Firma personal | T. S. levchenko |
Se permite certificar una copia del documento con un sello, determinado a criterio de la organización.
3.27 La nota sobre el albacea incluye las iniciales y apellido del albacea del documento y su número de teléfono. Se coloca una nota sobre el ejecutante en el anverso o reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda, por ejemplo:
VIRGINIA. Zhukov
3.28 Una nota sobre la ejecución del documento y su presentación al caso incluye los siguientes datos: una referencia a la fecha y número del documento que prueba su ejecución, o en ausencia de tal documento Breve información sobre el rendimiento; las palabras "En el negocio"; número de caso en el que se guardará el documento.
Una nota sobre la ejecución del documento y su dirección en el caso está firmada y fechada por el albacea del documento o el jefe de la unidad estructural en la que se ejecutó el documento.
3.29 La marca de recepción del documento por parte de la organización contiene la siguiente número de serie y fecha de recepción del documento (si es necesario, horas y minutos).
Se permite marcar la recepción del documento en la organización en forma de sello.
3.30 El identificador de la copia electrónica del documento es una marca (footer) colocada en el ángulo inferior izquierdo de cada página del documento y que contiene el nombre del archivo en el soporte de la máquina, la fecha y demás datos de búsqueda establecidos en la organización .
4 Requisitos para formularios de documentos
4.1 Los documentos se realizan en formularios.
Se instalan dos formatos estándar de formularios de documentos: A4 (210297 mm) y A5 (148210 mm).
Cada hoja del documento, elaborado tanto en el formulario como sin él, debe tener campos de al menos:
20 mm - izquierda;
10 mm - derecho;
20 mm - superior;
20 mm - inferior.
4.2 Los formularios de los documentos deben hacerse en papel blanco o papel de color claro.
4.3 Los formularios de los documentos se redactan de acuerdo con el Apéndice A. Los límites aproximados de las zonas para la ubicación de los detalles se indican mediante una línea de puntos. Cada zona está determinada por el conjunto de detalles incluidos en ella.
4.4 Dependiendo de la ubicación de los detalles, se instalan dos versiones de las formas: angular (Figura A.1) y longitudinal (Figura A.2).
4.5 El atributo 01 (02 o 03) se coloca por encima del medio del atributo 08. El atributo 03 se puede colocar al nivel del atributo 08.
Los detalles 08, 09, 10, 14, las marcas restrictivas para los detalles 11, 12, 13 dentro de los límites de las áreas para la ubicación de los detalles se colocan de una de las siguientes maneras:
- centrado (el comienzo y el final de cada línea de detalles se eliminan por igual de los bordes del área donde se encuentran los detalles);
- bandera (cada línea de detalles comienza desde el borde izquierdo del área donde se encuentran los detalles).
4.6 Para una organización, su subdivisión estructural, un funcionario, se establecen los siguientes tipos de formularios de documentos:
- forma general;
- membrete;
- la forma de un tipo específico de documento.
4.7 El formulario general se utiliza para la producción de cualquier tipo de documentos, a excepción de una carta.
El formulario general, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los detalles 01 (02 o 03), 08, 11, 14.
La forma de la carta, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los detalles 01 (02 o 03), 04, 05, 06, 08, 09 y, si es necesario, marcas restrictivas para los límites superiores de las zonas para la ubicación. de detalles 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
La forma de un tipo específico de documento, a excepción de una carta, según los documentos constitutivos de la organización, incluye detalles 01 (02 o 03), 08, 10, 14 y, si es necesario, marcas restrictivas para los límites de las áreas. donde se ubican los detalles 11, 12, 13, 18, diecinueve.
4.8 Para organizaciones de entidades constitutivas de la Federación Rusa que, junto con el idioma estatal de la Federación Rusa, tienen el idioma estatal de una entidad constitutiva de la Federación Rusa, es recomendable utilizar un formulario longitudinal; al mismo tiempo, los detalles 08, 09, 14 están impresos en dos idiomas: ruso (izquierda) y nacional (derecha) al mismo nivel.
4.9 Cuando se preparan documentos en dos o más páginas, la segunda página y las subsiguientes están numeradas.
Los números de página se colocan en el medio del margen superior de la hoja.
ANEXO A (informativo). ESQUEMA DE UBICACIÓN DE DETALLES DE DOCUMENTOS
APÉNDICE A
(referencia)
Figura A.1 - Ubicación de detalles y límites de zona en el formato A4 del formulario de esquina
Figura A.2 - Ubicación de detalles y límites de zona en el formato A4 del formulario longitudinal
ANEXO B (informativo). EJEMPLOS DE DOCUMENTOS
APÉNDICE B
(referencia)
Figura B.1 - Una muestra de la forma general de la organización
Figura B.2 - Ejemplo de membrete de organización
Figura B.3 - Ejemplo de membrete longitudinal de una organización
Figura B.4 - Muestra de una forma longitudinal de una carta de un funcionario
CDU 658.516:002:006.354 | OKS 01.140.30 | ||
Palabras clave: documentos organizativos y administrativos, la composición de los detalles de los documentos, documento, formulario, membrete oficial, contabilidad, registro, control, utilería. |
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Texto electrónico del documento
preparado por Kodeks JSC y verificado contra:
publicación oficial
M.: Informe estándar, 2007
El concepto de “sistema de documentación unificado”. El desarrollo de sistemas de documentación unificada es una nueva etapa en la unificación y estandarización de documentos. Características de los sistemas de documentación unificada. Estándares estatales para sistemas unificados. Experiencia en normalización internacional de documentos.
La dirección principal para mejorar el trabajo con documentos es la unificación y la estandarización.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización de documentos puede ser como estándarespara documentos individuales(por ejemplo, un informe de investigación) o en ciertos tipos productos (por ejemplo, la cubierta de cajas de largos períodos de almacenamiento), y sistemas de documentación unificados.
Sistema de documentación unificado(USD) es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad (GOST R 51141-98).
La unificación de documentos se lleva a cabo con el fin de reducir el número de documentos utilizados en las actividades de gestión, tipificar sus formularios, establecer requisitos uniformes para la ejecución de los documentos creados al resolver el mismo tipo de tareas de gestión, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para la preparación y procesamiento de documentos, lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos creado en varias industrias ocupaciones.
Los sistemas de documentación unificada se dividen en 3 categorías:
1) todo ruso - OKUD;
2) sectorial (departamental) - documentación fiscal del IFTS;
3) organizaciones y empresas: una boleta de calificaciones y un álbum de formas unificadas de documentos.
Tabla de formas unificadas de documentos- esta es una lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso. Está desarrollado con el fin de reducir la cantidad de formularios de documentos utilizados en la organización y agilizar la tecnología para su preparación y aplicación, además permite buscar rápidamente formularios necesarios documentos.
El documento principal del sistema de documentación unificado de toda Rusia es OKUD con fecha del 30 de diciembre de 1993 No. 299: el clasificador cubre los sistemas de documentación unificados y las formas de documentos permitidos para su uso en la economía nacional. OKUD incluye el nombre de los dígitos de los formularios del documento y el código del documento de 8 dígitos (clase de formularios, por ejemplo, ORD; subclase de formularios - documentos laborales; número de registro de la forma unificada del documento dentro de la subclase + número de control ).
Actualmente, se han desarrollado y están en funcionamiento los siguientes 9 DDD:
sistema unificado de documentación organizativa y administrativa; 02
sistema unificado de documentación contable primaria; 03
sistema unificado de documentación bancaria; 04
sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes instituciones presupuestarias y organizaciones; 05
sistema unificado de informes y documentación estadística; 06
sistema unificado de contabilidad y presentación de informes documentación contable de las empresas; 07
sistema unificado de documentación laboral; 08
sistema de documentación unificado fondo de pensiones Federación Rusa; 09
sistema unificado de documentación de comercio exterior. 10
Para cada sistema de documentación unificado, un estándar estatal. Los desarrolladores del USDD son los respectivos ministerios (departamentos), llevar a cabo la coordinación en una determinada rama de actividad. Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa es responsable de la documentación contable, el Archivo Federal de la Federación Rusa, de los documentos organizativos y administrativos.
Los mismos ministerios y departamentos aprueban las formas unificadas de documentos incluidos en el USD.
Un formulario de documento unificado (UFD) es un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un orden determinado en el soporte de información.
Un requisito de documento es un elemento obligatorio en el diseño de un documento oficial, como una firma, sello, texto, etc.
Un conjunto de detalles de un documento escrito oficial, dispuestos en una determinada secuencia, se denomina forma de documento.
Cada tipo de documento (orden, acto, carta, etc.) tiene su propio conjunto de detalles. pero unificación de documentosen cada sistemallevado a cabo mediante la construcción de una clave de diseño documentos para un sistema de documentación específico y establecer en base a ello la composición óptima de detalles para un sistema de documentación dado, ciertos tipos de documentos, un documento específico, etc. Clave de diseño documento es "un modelo para construir un documento que establece el alcance, los formatos, los tamaños de campo, los requisitos para construir una cuadrícula estructural y los detalles básicos".
Así, en cada sistema unificado tiene una clave de diseño, sobre la base de los cuales se desarrollan formas uniformes de documentos, requisitos uniformes para el diseño de detalles de documentos. La DDD también debe desarrollar formularios unificados de documentos utilizados en este sistema.
El sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es un sistema de documentación utilizado en cualquier organización, institución, empresa.
El uso de USORD está regulado por GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
GOST se aplica a los documentos organizativos y administrativos proporcionados por USORD (en adelante, documentos), - resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actas, cartas que fijan decisiones sobre cuestiones administrativas y organizativas, así como cuestiones de gestión, interacción , provisión y regulación de actividades :
órganos del gobierno federal de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, incluidas las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, que, junto con el idioma ruso como idioma nacional del estado, los órganos Gobierno local;
empresas, organizaciones y sus asociaciones, independientemente de la forma organizativa y jurídica del tipo de actividad.
Esta norma especifica:
composición de detalles;
requisitos para el registro de detalles;
requisitos para formularios y papeleo;
requisitos para la fabricación, contabilidad, uso y almacenamiento de formularios con la reproducción del Emblema del Estado de la Federación Rusa, emblemas de las entidades constitutivas de la Federación Rusa.
Normalización internacional- este es un conjunto de organizaciones internacionales para la estandarización y los productos de sus actividades: normas, recomendaciones, informes técnicos y otros productos científicos y técnicos. Hay tres organizaciones de este tipo: la Organización Internacional de Normalización - ISO (ISO), la Comisión Electrotécnica Internacional - IEC (IEC), la Unión Internacional de Telecomunicaciones - ITU (ITU).
La Organización Internacional de Normalización es la más grande y autorizada de las anteriores. Establecimiento de la Organización Internacional de Normalización en 1946 D. 25 Organizaciones Nacionales de Normalización. De hecho, su trabajo comenzó en 1947.. Dos veces un representante de Gosstandart fue elegido presidente de la organización ISO (ISO) - Organización Internacional de Normalización.
ISO define sus objetivos de la siguiente manera: promover el desarrollo de la normalización y actividades relacionadas en el mundo para asegurar el intercambio internacional de bienes y servicios. Así como el desarrollo de la cooperación en los campos intelectual, científico, técnico y económico. En los últimos años, ISO ha prestado mucha atención a la estandarización de los sistemas de calidad. El resultado práctico de los esfuerzos de esta organización es el desarrollo y publicación de normas internacionales. Al desarrollarlos, ISO tiene en cuenta las expectativas de todas las partes interesadas: el fabricante de productos (servicios), consumidores, círculos gubernamentales, organizaciones científicas y técnicas y públicas.
V sistema ruso Aproximadamente la mitad de las normas ISO internacionales se han aplicado a la normalización.
Las Normas Internacionales ISO no tienen el estatus de obligatorias para todos los países participantes. Cualquier país del mundo tiene derecho a aplicarlos o no. En Rusia, se ha adoptado el siguiente procedimiento para la implementación de estándares internacionales:
aplicación directa de la norma internacional sin la inclusión de requisitos adicionales;
uso del texto auténtico de la norma internacional con requisitos adicionales que reflejen las necesidades de la economía nacional.
Enviar su buen trabajo en la base de conocimiento es simple. Utilice el siguiente formulario
Los estudiantes, estudiantes de posgrado, jóvenes científicos que utilizan la base de conocimientos en sus estudios y trabajos le estarán muy agradecidos.
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Introducción
En el último tercio del siglo XX, con el inicio del uso masivo de las nuevas tecnologías de la información, surge la interrogante de la necesidad de unificar la información documentada, principalmente en el ámbito de la gestión. En 1971, se adoptó un decreto especial del Gobierno de la URSS para acelerar el trabajo sobre la creación de sistemas de documentación unificados y clasificadores de información técnica y económica. Su desarrollo se llevó a cabo sobre la base de sistemas de documentación funcional.
En nuestro país, de hecho, por primera vez en el ámbito doméstico y práctica extranjera Se creó un sistema de soporte de documentación para la gestión con el fin de establecer un procedimiento unificado para documentar las actividades de gestión en todo el estado. Ella recibió el nombre EGSD-1973 (Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros Estatales). En total, se desarrollaron 16 sistemas de documentación unificados en la Unión Soviética.
Mejorar el sistema de gestión de la producción social está siempre en el centro de atención de nuestro estado. Baste recordar que la producción moderna se caracteriza por altos índices de progreso científico y tecnológico. Su escala está aumentando, los lazos económicos se están volviendo más complicados. Todo esto requiere una mejora constante en las actividades del aparato administrativo, la mejora de su estructura y un aumento en el equipo técnico del trabajo gerencial.
La actividad efectiva del aparato administrativo está indisolublemente ligada a la adecuada organización del trabajo con documentos. Casi ninguna de las funciones de gestión tecnológica asociadas con las fuentes de información, la preparación y la toma de decisiones está completa sin la documentación: el proceso de creación, ejecución y procesamiento de documentos.
Las actividades de todos los empleados del aparato de gestión están conectadas con la documentación: desde los técnicos hasta los gerentes de todos los niveles. Unos crean documentos, otros velan por su ejecución y transferencia, y otros se guían por estos documentos y toman decisiones en base a ellos.
El concepto de "documento" está definido por la Norma Estatal de la Federación Rusa para la terminología del trabajo de oficina y el archivo. Es de uso obligatorio en documentación de todo tipo: en libros de texto, manuales, literatura técnica y de referencia.
Un documento es un medio para fijar información sobre hechos, eventos, fenómenos de la realidad objetiva y la actividad mental humana de varias maneras en un material especial. Así, el concepto de "documento" se deriva de la comprensión de la información como información. La información contiene información sobre algunos eventos que reflejan.
En el trabajo diario de las empresas, se crean documentos sobre diversos temas de producción, actividades económicas, financieras y sociales. Se trata de órdenes, decisiones, cartas, actas, contratos, protocolos, declaraciones, telegramas, certificados, etc. Los documentos que se redactan en las empresas se denominan comúnmente correspondencia.
Se denomina trabajo de oficina a la totalidad del trabajo relacionado con la creación de documentos, su registro, clasificación, movimiento, contabilidad y almacenamiento.
El éxito de la empresa depende en gran medida de la correcta organización del trabajo de oficina. El trabajo de oficina en empresas e instituciones se lleva a cabo sobre la base del Unified sistema Estatal gestión de registros (EGSD), cuyas principales disposiciones están aprobadas por el Decreto Comité Estatal Consejo de Ministros de la Federación Rusa.
El sistema estatal unificado de mantenimiento de registros ayuda a evitar redundancias y duplicaciones de trabajo, ya que formula requisitos y recomendaciones uniformes sobre la preparación de documentos, la organización del flujo de trabajo, la contabilidad y la recuperación de información, el seguimiento del uso de documentos y su agrupación en casos.
La organización científica del trabajo de oficina y la cultura de su conducta repercuten positivamente en todo el actividad económica empresas El trabajo de oficina debe ser simple y eficiente. No puede haber lugar para la burocracia y la burocracia.
En las condiciones modernas, la tarea principal es garantizar un mayor desarrollo y aumento de la eficiencia de los sistemas de control automatizado y los centros informáticos, combinándolos de manera consistente en un sistema nacional para recopilar y procesar información; ampliar la producción y el uso de equipos de oficina para agilizar el trabajo de oficina y mejorar la organización del trabajo de gestión.
La solución de este problema debe combinarse necesariamente con la racionalización de la base de información, la mejora de los procesos de documentación. La mayor eficiencia del uso de la tecnología informática electrónica se puede lograr simplificando toda la información inicial, cuyo soporte masivo es la documentación.
El aumento de la eficiencia de la gestión de la producción es inseparable de la mejora de los procesos de documentación en todos los niveles de gestión, la racionalización del flujo de trabajo y la organización científica del trabajo de oficina.
1. Unificación de documentos de gestión
Unificación- esto es llevar cualquier objeto (incluidos los documentos) a un solo sistema, forma, uniformidad y reducción del conjunto inicial de estos objetos (por ejemplo, formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles). La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional (durante bastante tiempo) en cualquier campo de actividad, incluida la documentación.
Unificación de documentos- esto es acercar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducción del conjunto original de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo. En otras palabras, la esencia de la unificación de los documentos se reduce a reducir su diversidad injustificada estableciendo una composición racional de las formas del documento, llevándolas a la uniformidad a través de la unidad de la estructura, los detalles, las estructuras del lenguaje y las operaciones de procesamiento, contabilidad y almacenamiento. documentos. Con la unificación, se logra una reducción en la cantidad de tipos y formas de documentos al eliminar los documentos redundantes y duplicados de las cadenas de documentos que se han desarrollado en el sistema de documentación.
Los documentos de gestión utilizados en una variedad de áreas y órganos de gestión deben redactarse de manera uniforme. Esto le permite incluir documentos en un sistema único de trabajo de oficina para el país, contribuye a su rápido procesamiento y ejecución, reduce el tiempo dedicado a trabajar con documentos no solo para el personal de oficina, sino también para todos los empleados del aparato administrativo, desde gerentes a los empleados ordinarios.
La unificación de documentos es el establecimiento de uniformidad en la composición y formas de los documentos de gestión creados en el proceso de implementación del mismo tipo de funciones y tareas de gestión, operaciones para su procesamiento, contabilidad y almacenamiento. La unificación permite agilizar el trabajo con numerosos documentos, simplifica y agiliza el intercambio de información empresarial.
La unificación de los documentos de gestión implica unificación de la composición documentos creados al resolver problemas de gestión, y unificación formularios documentos.
Unificación de la composición de los documentos. organización es la selección y consolidación de un conjunto de documentos necesarios y suficientes para resolver problemas de gestión (como resultado, la composición de los documentos de la organización puede reducirse significativamente).
Unificación de formularios de documentos.- esta es la selección y consolidación en formas unificadas de documentos de indicadores de información y detalles correspondientes al propósito de los documentos, y el establecimiento requisitos unificados a su diseño y desarrollo.
La unificación en el trabajo de oficina puede ser Trabajo independiente, y una etapa en el trabajo de normalización.
De conformidad con el artículo 2 de la Ley Federal "Sobre reglamento tecnico» del 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ, Estandarización - es "la actividad de establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria , destinados a lograr el orden en las esferas de producción y circulación de productos y aumentar la competitividad de los productos, obras o servicios.
Según los mismos artículos " estándar ... es un documento en el que, a los efectos de la reutilización voluntaria, se establecen las características del producto, las normas de aplicación y las características de los procesos de producción, explotación, almacenamiento, transporte, venta y disposición, realización de trabajos o prestación de servicios. La norma también puede contener requisitos de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetas y las reglas para su aplicación.
La esencia de la estandarización es el desarrollo de reglas y requisitos óptimos para la preparación, ejecución, contabilidad y almacenamiento de la documentación comercial adoptada en a su debido tiempo y recomendado para su uso general y repetido en trabajos de oficina. En otras palabras, Estandarización documentos - se trata del establecimiento de normas y reglas uniformes para los documentos con el fin de agilizar la gestión. La estandarización es el resultado de la unificación, su forma más elevada.
Estandarización medio erección en norma juridica reglas y requisitos basicos al desarrollo y ejecución de los documentos de gestión. Gracias a la estandarización, se crea una gran cantidad de documentos de acuerdo con las mismas reglas, más rápido y más fácil de percibir para los destinatarios.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización puede ser estándares para ciertos tipos de documentos (por ejemplo, GOST 7.32-91. Informe sobre el trabajo de investigación. Reglas de estructura y diseño) o sus elementos (por ejemplo, GOST 9327. Papel de consumo. Formatos ), como y en sistemas de documentación unificados (por ejemplo, GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación). Los sistemas de documentación unificada consisten en un conjunto de formularios de documentos interrelacionados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividades comerciales y de gestión.
2. Sistema de documentación unificado
Sistema de Documentación Unificada (UDS), según la definición estandarizada, es "un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad". Como podemos ver, esta definición refleja la esencia de dos conceptos: "sistemas de documentación" y "unificación de documentos".
Si el sistema de documentación se forma en base a las necesidades de documentar una actividad en particular, entonces un sistema de documentación unificado es el resultado de unificar los documentos de este sistema: llevar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducir el conjunto inicial de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo.
El sistema de documentación unificada contribuye a:
1) reducir el costo del trabajo manual en los procesos de información (como resultado, se requiere un mínimo esfuerzo de una persona para completar o leer documentos);
2) el uso generalizado de computadoras electrónicas, ya que las formas unificadas de documentos son convenientes para el procesamiento electrónico (esto se logra asegurando la compatibilidad de software, técnica y de información de los documentos, desarrollando formas apropiadas de documentos, clasificadores, diccionarios, etc.);
3) simplificar los flujos de información;
4) reducir el número de documentos;
5) mayor mejora de la cultura del documento y la cultura de la información en general.
Todo ello en su conjunto permite aumentar la eficiencia de la gestión, ya que se consigue una mayor eficiencia en la obtención de información de calidad, se reduce el número de errores en los documentos, se reducen las operaciones manuales, se incrementa la creatividad del trabajo directivo y los costes financieros. para trabajar con documentos se reducen.
Esto se aplica no sólo a esfera rusa trabajar con documentos. Así, según estudios realizados en Estados Unidos, el costo de una carta oficial compilada e impresa individualmente alcanzaba la cantidad de $ 3,75, mientras que el costo de compilar una carta modelo, es decir, un documento unificado, era de solo 25 centavos.
La normalización es una forma de consolidación jurídica de los resultados de la unificación. Por tanto, el USD es un conjunto de normas estatales que determinan, en primer lugar, las principales disposiciones del sistema unificado y, en segundo lugar, formulario único todos los documentos incluidos en el mismo. En otras palabras, el sistema de documentación unificada (UDS) incluye: 1) estándares estatales; 2) formas unificadas de documentos, 3) pautas sobre su aplicación. El núcleo de todo el USDD se compone de formas unificadas de documentos.
Formulario de documento unificado- este es "un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información".
Dependiendo del nivel de aprobación, se dividen en las siguientes categorías:
todo ruso;
Industria (departamental);
Formularios de documentos de sujetos de la Federación;
Formas de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones.
Las formas unificadas de toda Rusia son intersectoriales. Estos formularios se utilizan para documentar los procesos típicos de gestión inherentes a todas las organizaciones, independientemente de los tipos de actividades y formas organizativas y jurídicas. Estos formularios están aprobados a nivel federal. Los desarrolladores de formularios unificados a nivel de toda Rusia son la Agencia Federal de Archivos, servicio federal estadísticas estatales, el Ministerio de Finanzas de Rusia, el Banco Central de la Federación Rusa. Las formas unificadas nacionales de documentos son obligatorias para su uso en todas las instituciones, organizaciones, empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad. Un ejemplo de formas unificadas de documentos para nivel nacional pueden servir como formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago, aprobadas por la Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. 1.
Junto con los sistemas de documentación intersectorial, existen formas de documentos que reflejan los detalles del soporte de información para industrias específicas u organizaciones individuales. Esta especificidad puede ser de dos tipos: 1) especial Requerimientos adicionales a la información para resolver funciones típicas de gestión, por ejemplo, registro de ingreso, movimiento y despido de personal en educación, salud, etc.; 2) actividad específica, para cuya implementación se formó, de hecho, esta o aquella rama de actividad y su gestión. Este tipo Ciertamente existe documentación específica, ya que estos documentos registran las principales actividades de la industria, por ejemplo, la documentación sanitaria (recetas, baja por enfermedad, historial médico, etc.); documentación de archivo (descripciones de casos, hojas de certificación, guías, etc.); documentación de exploración geológica (mapas, perfiles, archivos de pozos, etc.); documentación educativa (horarios, hojas de progreso, programas de cursos, etc.). Los temas de determinar la composición de esta documentación, su contenido de información, organización interna y diseño son manejados por departamentos y (u) otras organizaciones oficialmente identificadas como las principales en un campo de actividad particular, por ejemplo, la Biblioteca Estatal Rusa - por el resto de las bibliotecas del país. Las formas de la industria de los documentos tienen caracter normativo en el marco del sistema administrativo (departamental), por ejemplo, documentación judicial, notarial, etc., o para todas las organizaciones dedicadas a actividades específicas, por ejemplo, documentación de seguros, médica, etc.
Los formularios de documentos de los sujetos de la Federación se aprueban a nivel de regiones, regiones, territorios, repúblicas, gobiernos locales y reflejan los detalles de la documentación de las actividades de estas entidades. El uso de dichos formularios se extiende a organizaciones e instituciones bajo la jurisdicción de los sujetos relevantes de la Federación Rusa.
Los formularios de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones se desarrollan, aprueban y aplican a nivel local.
La unificación de la forma de los documentos mejora su calidad, ya que el contenido de la forma unificada incluye el número óptimo de indicadores comparables, los detalles necesarios. Este formulario es racional en términos de ubicación de los detalles, proporciona formas convenientes de completar y compilar. El uso de formularios unificados en la práctica tiene un efecto significativo como resultado de la reducción de los costos de compilación, fabricación, procesamiento de documentos, su transmisión y procesamiento. Todo esto le permite acelerar el paso de documentos en la organización, optimizar el flujo de trabajo. Mejorar el contenido de los documentos permite mejorar su calidad, optimizar las tareas de gestión al obtener la información necesaria y suficiente.
Los resultados de la unificación de la composición de documentos se fijan en la Tabla de formularios de documentos, y los resultados de la unificación de formularios de documentos, en el Álbum de formularios de documentos.
Con el fin de reducir el número de formularios de documentos utilizados sobre una base estrictamente legal y funcional en ministerios, departamentos, organizaciones específicas, siguiendo los resultados de la unificación, se están desarrollando tablas de formularios de documentos unificados.
Tabla de formas unificadas de documentos- esta es una "lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso" .
Una hoja de tiempo ejemplar es un documento reglamentario único, que es una lista de formas unificadas de documentos necesarios y suficientes para la implementación de las funciones y tareas de las actividades de gestión de la empresa, con una descripción de su estado legal, las principales etapas de preparación y paso, sumisión y establecido formulario obligatorio. En la práctica, el Report Card es una forma real de agilizar el proceso de documentación o compilación de documentos, para crear un esquema visual para fijar todo tipo de actividades en los documentos. La boleta de calificaciones establece reglas estrictas para esta fijación en cuanto a lugar, tiempo, decisores y forma documental. La hoja de tiempo debe incluir todos los documentos, independientemente de quién y en qué medio estén hechos.
En la actividad actual, la Tabla de formularios de documentos cumple la función de un libro de referencia que contiene de forma ordenada los formularios de documentos utilizados por la organización para documentar sus propias actividades de gestión, y le permite buscar rápidamente los formularios de documentos necesarios. indicando todas o las principales etapas de elaboración y ejecución del documento.
La hoja de formularios de documentos está destinada a:
Optimización de la composición de los formularios de documentos utilizados en la organización y su consolidación en un único documento normativo;
Clasificación de formas de documentos utilizados en las actividades de la organización por funciones y áreas de actividad;
Unificación y consolidación normativa del procedimiento de elaboración de documentos en la organización;
Unificación de formularios de documentos;
Racionalización de la base documental de la organización con el fin de aumentar la eficiencia en el uso de las tecnologías informáticas de la información en las actividades de gestión.
La base legal para el desarrollo de la Tabla de formas unificadas de documentos es la entrada correspondiente en el Sistema de Gestión de Documentación del Estado (GSDM): “la composición de los documentos de gestión creados en las organizaciones está determinada por su competencia y funciones, el procedimiento para resolver problemas , el volumen y la naturaleza de la relación entre las organizaciones y se fija en la tabla de documentos ". De acuerdo con el GSDOU, la tabla de formularios de documentos debe compilarse en cada organización. Queda prohibido el uso de documentos no especificados en la Tabla. El GSDOU proporciona forma aproximada Tabla de formas unificadas de documentos de la organización. Tiene forma de mesa. El esquema de boleta de calificaciones se basa en la clasificación de funciones realizadas por todos los departamentos de la organización.
Junto con el desarrollo de la Hoja de Horas de formularios de documentos, es recomendable desarrollar un Álbum de formularios de documentos que contenga los formularios de documentos incluidos en la Hoja de Horas y fije los resultados de la unificación de la composición y formas de documentos de la organización. Tanto el Álbum como la Hoja de formularios del documento son aprobados por el responsable de la organización. Los formularios de documentos están diseñados sobre la base del Álbum de formularios de documentos.
El álbum de formularios de documentos contiene formularios unificados de documentos incluidos en la Hoja de tiempo y consolida los resultados de la unificación de la composición y formularios de documentos de la organización por funciones de gestión.
Las formas unificadas nacionales de documentos se desarrollan teniendo en cuenta la posibilidad de su procesamiento informático. Son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Álbum de formularios de documentos- una colección de formularios unificados de referencia de documentos necesarios para el respaldo documental de la gestión de esta organización, institución, empresa en particular
El álbum de formularios de documentos en la organización debe presentarse en dos versiones:
Papel (muestra de referencia), que se almacena en el servicio de gestión de oficinas de la Organización (en la oficina);
Una copia electrónica que debe estar en cada estación de trabajo.
Rasgos característicos Los álbumes de formas unificadas de documentos incluidos en los sistemas de documentación de gestión unificada son:
Uniformidad en la construcción de formularios y regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema; exclusión de documentos de datos duplicados, así como datos tradicionalmente incluidos en ellos, pero no utilizados en la resolución de problemas específicos, lo que permite lograr una entrada de información única en el proceso de resolución de un problema de gestión;
La unidad de la terminología utilizada y simbolos, que permite lograr la comparabilidad de los indicadores durante la transición de un nivel de gestión a otro y de un sistema a otro a partir de la unificación de algoritmos para la formación de indicadores y documentos;
Cierto conjunto finito de detalles e indicadores para cada tipo de documento y la creación de modelos uniformes para la construcción de tipos de documentos y formularios específicos;
Establecimiento de reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en casos de características específicas.
El uso de los Formularios de Hoja de Horario y Álbum de Documentos proporciona:
Conformidad de los formularios de documentos utilizados con las tareas a resolver;
Eficiencia en la implementación de las funciones de gestión;
Reducir el coste del tiempo de trabajo para la preparación, ejecución y tramitación de documentos.
Los organismos de estandarización y los desarrolladores posicionan los DDD como obligatorios para cualquier estructura de gestión y organizaciones que utilicen diversas tecnologías para el soporte de documentación de gestión (DOW).
El más extenso en términos de composición de tareas y documentos es un conjunto de documentos reglamentarios (estándares) y sistemas unificados de documentación de gestión desarrollados sobre su base, que incluyen varios cientos de formas de documentos.
El conjunto más completo de sistemas de documentación de gestión unificada y las formas de documentos correspondientes se presenta en el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-931 (OKUD), donde cada tipo de documento recibió su designación de código, determinada por pertenecer a uno de los DDD y lugar dentro de este sistema. Esta designación de código confirma el cumplimiento de la muestra estándar aprobada para uso obligatorio.
Actualmente, existen los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión en la Federación Rusa.
3. Unifisistemas de documentación citados
1. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa:
Documentación sobre la creación de una organización, empresa;
Documentación sobre la reorganización de una organización, empresa;
Documentación sobre la liquidación de una organización, empresa;
Documentación sobre la privatización del Estado y organizaciones municipales, empresas;
Documentación actividad gerencial organización empresarial
Documentación sobre regulación organizativa y normativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación sobre regulación operativa e informativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación de empleo;
Documentación sobre el despido del trabajo;
Dejar documentación;
Documentación sobre registro de incentivos;
Documentación sobre registro de sanciones disciplinarias.
El sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es de particular importancia para el trabajo de oficina . Casi todos los servicios de oficina trabajan con la mayoría de los documentos de este sistema, independientemente de la dirección de la organización y su forma organizativa y legal.
USORD incluye estándar estatal, un álbum de formularios unificados de documentos e instrucciones para su cumplimentación y aplicación
El estándar estatal para la documentación organizacional y administrativa tuvo varias ediciones, la primera de las cuales entró en vigencia en 1972 por el Decreto del Estándar Estatal de Rusia con fecha 03.03.2003 No. 65 Aprobado por GOST R 6.30-2003 “Sistemas Unificados de Documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el trámite”, que entró en vigencia el 1 de julio de 2003. Esta norma establece las reglas básicas para el trámite, los requisitos para el contenido de la información del formulario, el procedimiento para atender, acordar, firmar, aprobar la ORD.
2. UniFcitado sistema de documentación contable primaria:
Documentación sobre la contabilidad del trabajo y su pago;
Documentación sobre contabilidad de activos fijos e intangibles;
Documentación sobre contabilidad de transacciones en efectivo;
Documentación sobre la contabilidad de materiales Mención sobre la contabilidad de los resultados del inventario;
Documentación sobre la contabilidad de artículos de bajo valor y uso;
Documentación sobre contabilidad de trabajos en obras de construcción y reparación y construcción de capital;
Documentación sobre contabilidad de productos agrícolas y materias primas;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de granos;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de otros productos agrícolas;
Documentación sobre el registro del movimiento de animales;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de productos pecuarios;
Documentación para contabilizar la venta de productos;
Documentación para la contabilidad de productos, artículos de inventario en áreas de almacenamiento;
Documentación sobre contabilidad para el funcionamiento de máquinas y mecanismos de construcción;
Documentación sobre la contabilidad de obras en autotransporte.
3. Sistema unificado de documentación bancaria:
Documentación de pago para pagos que no sean en efectivo;
Documentación sobre transacciones de emisión-efectivo y presupuesto;
Asesoramiento documentación coincidente;
Documentación sobre la organización de la regulación monetaria y el control de divisas;
Documentación para el control de liquidaciones con el uso de notas de aviso entre instituciones del Banco de Rusia;
Documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
Documentación sobre circulación monetaria;
Documentación de informes bancarios;
Documentación de la contabilidad de depósito.
4. Sistema unificado de documentación presupuestaria financiera, contable y de informes:
Documentación financiera;
Documentación sobre informes presupuestarios;
Documentación sobre contabilidad presupuestaria;
Documentación de informes de rendimiento presupuesto federal presentado al Gobierno de la Federación Rusa;
Documentación sobre estados financieros sobre la ejecución del presupuesto federal para su presentación a Cámara de Cuentas Federación Rusa.
5. Sistema unificado de reporte y documentación estadística:
Documentación sobre transformaciones institucionales en la economía, desarrollo del sector no estatal;
Documentación sobre indicadores macroeconómicos y balances económicos;
Documentación sobre ingresos y nivel de vida de la población;
Documentación de Ciencia e Innovación;
Documentación sobre datos demográficos y delitos;
Documentación sobre la actividad económica de la población, salarios y condiciones de trabajo de los empleados;
Documentación sobre comercio al por mayor;
Documentación Financiera (Hacienda Pública y rotación de dinero, finanzas de la organización);
Documentación recursos naturales y protección ambiente, vivienda y servicios comunales, salud, turismo y recreación, educación y cultura, servicios pagados;
Documentación sobre estadísticas industriales;
Documentación agrícola;
Documentación de construcción;
Documentación sobre la actividad económica exterior;
Documentación venta minorista y restauración;
Documentación sobre transporte y comunicación;
Documentación sobre precios y tarifas;
Documentación de inversiones.
6. Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas:
Informes de documentación contable;
registros contables;
Documentación contable primaria;
Formas de reporte estricto.
7. Sistema unificado de documentación laboral:
Documentación sobre el estado del mercado laboral;
Documentación sobre relaciones laborales;
Documentación sobre formación avanzada de empleados de organismos laborales;
Documentación de protección laboral;
Documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
Documentación sobre recursos ante las autoridades laborales.
8. Sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa:
Documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
Documentación sobre planeamiento y actividad económica;
Documentación sobre las actividades de control y verificación.
9. Sistema unificado de documentación de comercio exterior:
Documentación operativa y comercial;
documentación de envío;
Liquidación de documentación de comercio exterior;
Documentación de seguros de comercio exterior;
Documentación emitida en el momento de la importación (exportación);
Transporte de documentación de comercio exterior;
Envío de documentación de comercio exterior.
Todos los sistemas unificados incluyen estándares, conjuntos de documentos específicos actualizados según sea necesario, así como materiales normativos y metodológicos para completar y aplicar estos documentos.
La uniformidad de un número significativo de tareas a resolver, las tecnologías uniformes para su documentación, la repetibilidad de una cantidad significativa de información obligatoria hizo posible, a efectos prácticos, identificar una serie de otros sistemas de documentación unificados y requisitos básicos para su solicitud.
El primero de estos sistemas debe ser Sistema estatal de normas y especificaciones.(GSS). El sistema, desarrollado por primera vez en 1965, incluye normas estatales que definen las principales metas y objetivos de la normalización, la organización y metodología para llevar a cabo el trabajo de normalización en el país; el procedimiento para el desarrollo, implementación, circulación de estándares y otra documentación reglamentaria y técnica, introduciendo cambios en los mismos; organización de la supervisión estatal y control departamental para su aplicación y cumplimiento.
En el marco de este sistema se definen objetos de normalización, categorías y tipos de normas que se están creando: normas estatales, industriales y especificaciones, normas de empresas específicas, así como reglas uniformes para la construcción, contenido y presentación de las normas, independientemente de su tipo y categoría, hasta el soporte metrológico y los requisitos de seguridad contenidos en las normas y condiciones tecnológicas.
En 1971, se desarrolló el conjunto principal de más de 20 estándares y documentos de orientación - un sistema documentación tecnológica (ESTD). Se le llamó principal porque, en su composición, podía resolver diversas tareas en el campo del registro y circulación de documentación tecnológica como propósito general, y especializados en los tipos de trabajo en empresas y organizaciones, independientemente de su tipo y naturaleza de producción. Complejo instalado provisiones generales y propósito de un sistema unificado, requisitos generales asociados con el desarrollo de formularios documentos tecnológicos, la ejecución de formularios de documentos y la ejecución de documentos tecnológicos, las reglas para la ejecución de inscripciones principales, las reglas para la preparación de documentos, teniendo en cuenta su procesamiento automatizado, la integridad de los documentos, terminología, requisitos para la composición de la clasificadores de información técnica y económica utilizados en los documentos.
Similar en estructura y contenido. Sistema unificado de documentación de diseño.(ESKD), creado en paralelo. La estandarización de la documentación de diseño se lleva a cabo en el marco de los requisitos internacionales ISO / TKU "Dibujos técnicos" e IEC / TKZ "Símbolos gráficos".
Cada uno de los sistemas anteriores incluye regulaciones, que determinan el procedimiento para la producción y ejecución de documentos relevantes, la organización de su contabilidad, características de almacenamiento.
existe dos sistemas de documentación con fines productivos: Sistema unificado documentación del proyecto sobre el construcción de capital y el Sistema Unificado de Preparación Tecnológica de la Producción (productos de ingeniería, equipos de instrumentación y automatización). cerca de ellos y Sistema unificado de normas para sistemas de control automatizado, Sistema unificado de documentación de programas, Sistema unificado de documentación de comercio exterior.
En los últimos años, se repone activamente con nuevos documentos reglamentarios. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y publicación(SIVID), en particular los estándares para la gestión de documentos en el contexto del uso de la tecnología informática.
También se está trabajando en la unificación y estandarización de documentos en el extranjero (en Bélgica, Gran Bretaña, Noruega, Suecia, República Federal de Alemania, República Popular China y otros países). Este trabajo involucra a organizaciones internacionales, incluyendo ISO, EEC y otras.
Los sistemas de documentación unificada están directamente relacionados con los clasificadores de información técnica, económica y social.
Conclusión
Así, la unificación de documentos consiste en establecer la uniformidad de la composición y formas de los documentos de gestión que fijan la ejecución del mismo tipo de funciones de gestión. La normalización de documentos es una forma de consolidación jurídica de la unificación realizada y del nivel de su compulsión. Se han establecido las siguientes categorías de estándares: estándares estatales (GOST), estándares industriales (OST), estándares republicanos (RST). La unificación de documentos se realiza con el fin de reducir el número de documentos utilizados, estandarizar sus formas, mejorar la calidad, reducir la complejidad de su procesamiento y lograr la compatibilidad de la información. varios sistemas documentación sobre funciones de control similares y relacionadas, más uso efectivo tecnologia computacional.
El trabajo de unificación incluye:
Desarrollo de un sistema de gestión de documentos unificado (UDS), que es llevado a cabo por ministerios y departamentos responsables de los sistemas de documentación relevantes;
Implementación de DDD intersectoriales (interdepartamentales) en el marco de DDD republicanos y sectoriales;
Mantener el USDD y el Clasificador Industrial de Documentación Técnica y Económica (OKTEI) para mantener la confiabilidad de la información y su posterior desarrollo;
Desarrollo de complejos de formas unificadas de documentos específicos de la industria que reflejan los detalles de la industria y no están incluidos en el DUR, así como su registro estatal;
Desarrollo de clasificadores sectoriales de información técnica y económica que reflejen las especificidades de la industria.
unificación documentación legal gerencial
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Requerimientos generales a la documentación organizativa y administrativa. Unificación y estandarización de la documentación de gestión. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Detalles de los documentos organizativos y administrativos.
tesis, agregada el 10/02/2009
El sistema de documentación administrativa de la organización y su elaboración. Flujo de documentos, sus principales etapas, formas de documentos. Mejorar el sistema de unificación de documentación organizacional y administrativa en la organización en el ejemplo de LLC "Universal-Service".
documento final, agregado el 16/11/2014
Justificación del problema de la unificación y estandarización de los documentos de gestión como factor de aumento de la productividad del trabajo gerencial. El estudio de los sistemas de documentación unificada. Estudio de la composición y ubicación de los principales detalles del documento.
resumen, añadido el 07/04/2014
Soporte de información administración. Formas unificadas de documentos como resultado de la unificación y posterior consolidación normativa. Clasificación, codificación, racionalización del flujo de trabajo. Tecnología para realizar cambios en formularios unificados.
resumen, añadido el 24/10/2013
Características de la unificación y estandarización de los documentos de gestión. El concepto de estandarización, características de los objetos de estandarización. Experiencia internacional y nacional en el área de estudio. Unificación de documentos: llevarlos a un solo sistema, formulario.
trabajo final, agregado el 13/01/2011
El concepto y características funcionales, el estudio de la organización práctica de un determinado sistema de documentación administrativa. Identificación de las carencias existentes y desarrollo de propuestas para mejorar este proceso, sus fuentes de información.
presentación, agregada el 23/02/2015
Unificación y estandarización de documentos. GOST R6.30-2003: alcance de la norma, tipos de formularios. Registro de detalles de documentos organizacionales y administrativos. Bases normativas y metodológicas del trabajo de oficina. Documentación contractual y legal.
tutorial, añadido el 07/04/2011
Propiedades, funciones generales y especiales de los documentos. Análisis de la documentación organizativa y administrativa de LLC "Atek". El propósito y el significado de la clasificación de los documentos empresariales, su distribución en grupos según el contenido, la forma de compilación y otras características.
trabajo final, agregado el 24/01/2012
Características del sistema de trabajo de oficina y unificación de documentos. El sistema de escritura clerical, colegiada y ministerial en varios períodos históricos. Escribas rusos de los siglos XVIII-XX. El concepto de textos ejemplares. La era de la oficina soviética.
Como resultado de muchos años de esfuerzos para mejorar la documentación, más de 35.000 formularios de planificación, contabilidad, finanzas y otros documentos, consolidados en Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia(OKUD).
Cada uno de los documentos recibió una designación de código, determinada por la pertenencia a uno de los sistemas de documentación unificada y el lugar del documento dentro de este sistema. Esta designación de código confirma su propio derecho a existir y la conformidad con la muestra estándar aprobada para uso obligatorio.
Los códigos de formulario según OKUD se colocan en la parte superior del documento, sin embargo, no existe un lugar único exacto para todos los formularios: ya que el código de formulario se indica tradicionalmente en la letra después de los datos de dirección sobre el índice.
Los sistemas de documentación de gestión unificada se desarrollan sobre la base de:
Ø uniformidad de construcción de formularios de documentos; regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema; exclusión de documentos de datos duplicados, así como datos tradicionalmente incluidos en ellos, pero no utilizados en la solución de problemas específicos, para ingresar información una vez en el proceso de solución de un problema de gestión;
Ø la unidad de la terminología y símbolos utilizados con el propósito de la comparabilidad de los indicadores durante la transición de un nivel de gestión a otro y de un sistema a otro basado en la unificación de algoritmos para la formación de indicadores y documentos;
Ø determinar el conjunto de detalles e indicadores para cada tipo de documentos y crear modelos unificados para construir un conjunto de sus tipos, adecuados tanto para el procesamiento de máquinas como para la percepción humana;
Ø Establecer reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en los casos en que existan características específicas.
Sistemas de documentación unificada(DÓLAR ESTADOUNIDENSE) - un conjunto de formularios de documentos creados de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que funcionan en un determinado campo de actividad(administración, finanzas, etc.). DDD necesario para reducir el volumen de documentos y reducir el costo de compilar y procesar documentos
ü sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD);
ü Sistema Unificado de Documentación Contable Primaria (USPUD);
ü sistema unificado de documentación bancaria (USBD);
ü un sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes para instituciones y organizaciones presupuestarias (USFUOBD);
ü sistema unificado de informes y documentación estadística (USOSD);
ü sistema unificado de contabilidad y presentación de informes de documentación contable de las empresas (USUOBD);
ü Sistema Unificado de Documentación Laboral (USDT);
ü sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa (USDPF RF)
ü Sistema Unificado de Documentación de Comercio Exterior (USVD)
Sistema de documentación unificado(DÓLAR ESTADOUNIDENSE) - este es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad. El desarrollo de sistemas de documentación unificada está asociado a la automatización de procesos de gestión, procedimientos de creación, procesamiento y transferencia de documentos. El sistema de documentación unificada incluye uno o dos estándares estatales, sobre la base de los cuales se desarrollan formas unificadas de documentos, así como materiales instructivos y metodológicos para su implementación y aplicación.
El resultado del trabajo de unificación de documentos puede ser:
Ø formas unificadas de toda Rusia;
Ø sucursal formas unificadas;
Ø formas unificadas de documentos empresariales.
En la actualidad, en Rusia, de acuerdo con el Decreto de la Norma Estatal No. 299 del 30 de diciembre de 1993, se han desarrollado los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión, incluidos conjuntos de documentos:
Se ha desarrollado un estándar estatal para cada sistema de documentación unificado.. Los desarrolladores del USDD son los respectivos ministerios (departamentos) que llevan a cabo la coordinación en un campo particular de actividad. Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa es responsable de la documentación contable, el Archivo Federal de la Federación Rusa, de los documentos organizativos y administrativos. Los mismos ministerios y departamentos aprueban formularios unificados de documentos incluidos en el sistema de documentación unificado (UDS).
Formulario de documento unificado(UFD) es un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información.
accesorios de documento - es un elemento obligatorio del diseño de un documento oficial, como firma, sello, texto, etc.
Un conjunto de detalles de un documento escrito oficial, dispuestos en una determinada secuencia, se denomina formulario de documento .
Todos los sistemas unificados incluyen conjuntos de formularios de muestra para documentos específicos, actualizados según sea necesario, así como materiales normativos y metodológicos para completar y aplicar estos documentos. . Casi todas las formas unificadas de documentos están adaptadas a dos casos de uso como ejemplos:
Para crear plantillas de computadora;
Creación de formularios en papel para su rápido cumplimentación manuscrita.
Solicitud de documentos incluidos en el USD, básicamente, necesariamente, responsabilidad porque esto debe tenerse como jefes de ministerios y departamentos , y jefes de asociaciones, organizaciones y empresas . supervisión estatal para el cumplimiento de los requisitos de DDD en el sector público se asigna a los organismos de normalización y metrología, y en el sector no estatal - a autoridades locales poder Ejecutivo.
Se ha desarrollado un estándar estatal para cada sistema unificado. Los desarrolladores de DDD son los ministerios (departamentos) relevantes que coordinan en un campo de actividad particular: el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa, para documentación contable, los Archivos Federales de la Federación Rusa, para documentación organizativa y administrativa.
Los mismos ministerios y departamentos aprueban las formas unificadas de documentos incluidos en el USD. Desarrollan y aprueban formas unificadas de documentos, siempre teniendo en cuenta la posibilidad de su tratamiento informático.
Los formularios nacionales unificados de documentos son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Preguntas de control
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la unificación de documentos?
2. ¿Qué se tiene en cuenta a la hora de unificar documentos?
3. ¿Qué se entiende por sistema de documentación?
4. ¿Qué son los sistemas de documentación?
5. ¿Cuál es la peculiaridad de USORD?
6. ¿Qué es una norma y qué tipos de normas se utilizan en nuestro país?
7. ¿Qué se incluye en el conjunto de documentos normativos sobre normalización?
8. ¿Quién elabora y aprueba los documentos normativos sobre normalización y quién controla y supervisa el cumplimiento de sus requisitos?
9. ¿Qué es DDD y qué DDD conoces en nuestro país?
10. ¿Qué se entiende por requisito de un documento?
12. ¿Qué documento normativo regula el uso de USORD?
El término "unificación de documentos" significa el establecimiento uniformidad de composición y formas documentos de gestión que fijan el mismo tipo de funciones de gestión.
Sistema de Documentación Unificada (UDS) - este es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad (GOST-98).
La unificación se lleva a cabo con el fin de:
Reducir el número injustificado de documentos utilizados en las actividades de la organización;
· tipificación de sus formas (estructura, construcciones del lenguaje);
Reducción de costos (mano de obra, material, tiempo) para la preparación y procesamiento de documentos, su contabilidad y almacenamiento;
· el logro de la compatibilidad informativa de los sistemas distintos de la documentación.
Estandarización es el proceso de establecimiento y aplicación de normas con el objetivo de agilizar las actividades en un área determinada con la participación de todas las partes interesadas. La normalización de la documentación es una forma de consolidación jurídica de los resultados de la unificación.
El objetivo principal de la unificación y estandarización es la creación de dichos sistemas de documentación, cuyo uso sea rentable, aumentará la cultura general de gestión y conducirá a un aumento del tiempo para los elementos creativos del trabajo de gestión.
La unificación y la estandarización son las direcciones principales para mejorar la documentación, lo que lleva a una reducción en el costo de crear documentos de gestión.
Objetos unificación y estandarización en las actividades de gestión son:
a) términos y definiciones utilizados cuando se trabaja con información de gestión (por ejemplo, GOST "Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones");
b) estructuras organizativas de instituciones, organizaciones, empresas (por ejemplo, el clasificador de organismos de toda Rusia el poder del Estado y gestión - OKOGU);
c) clasificadores de funciones gerenciales;
d) Documentación de gestión (OKUD).
Sistemas Unificados de Documentación (UDS)
incluir:
Ú normas estatales para la documentación que establecen la composición y el contenido del trabajo sobre la unificación de formas de documentos para diversos fines funcionales;
Ú clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social (OK TESI), que proporcionan un procesamiento automatizado integrado de datos contenidos en sistemas de documentación unificados;
Ú formularios unificados de documentos (hoja de horas y álbum de formularios de documentos).
Muchos de los procedimientos implementados en el marco de la gestión de registros deben llevarse a cabo de acuerdo con los requisitos uniformes establecidos por el estado y estándares internacionales. La estandarización en el campo de la documentación resuelve los problemas de compatibilidad técnica e informativa de los soportes de información y tecnologías para su procesamiento.
En la actualidad, se han establecido las bases del sistema de estandarización estatal de la Federación Rusa. ley Federal de fecha 27 de diciembre de 2002 "Sobre reglamento técnico" y el grupo de normas del sistema "Normalización en la Federación Rusa" (GOST 2004-2005). Los estándares se dividen en internacional - ISO, interestatal, nacional - GOST R, industria - OST, estándares de organizaciones - CO. Desde 2005, se ha creado un nuevo sistema de normas de conformidad con la ley federal "Sobre Reglamento Técnico".
Hay muchos estándares relacionados con la gestión de documentos. Entre ellos:
© GOST 6.10.5-87 “Sistemas de documentación unificados. Requisitos para la construcción de la planilla”;
© GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones";
© GOST R 6.30-2003 “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación";
© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Gestión de documentos. Requisitos generales”, etc.
La clasificación y la codificación están sujetas a los objetos sociales y económicos y sus propiedades, cuya información se utiliza en las actividades de gobierno y administración y está contenida en sistemas de documentación unificados.
clasificadores TESI- estos son documentos reglamentarios que contienen un conjunto sistemático de nombres de objetos presentados como grupos de clasificación y códigos asignados a ellos. Se crean con la finalidad de tratar la información en sistemas de información automatizados. Actualmente, se han desarrollado y están operando 37 clasificadores interestatales continuos y de toda Rusia. Todos conforman un único sistema de clasificación y codificación TESI (ESKK TESI).
Dependiendo de áreas de uso los clasificadores se subdividen en todos los rusos, sucursales y clasificadores de empresas (organizaciones). desde el punto de vista contenido clasificadores se subdividen:
· sobre el clasificadores de información sobre documentos de gestión, tareas resueltas en sistemas automatizados gestión, actividades, indicadores económicos y sociales:
- Clasificador de estándares de toda Rusia - OKS,
- Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia - OKUD,
- Clasificador de productos de toda Rusia - OKP,
- Clasificador de monedas de toda Rusia - OKV,
- Clasificador de unidades de medida de toda Rusia - OKEI, etc.;
· clasificadores de información Estructuras organizacionales:
- Clasificador de toda Rusia de autoridades públicas y administración - OKOGU,
- Clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia - OKPO,
- Clasificador de regiones económicas de toda Rusia - OKER;
· clasificadores de información de población y personal:
- Clasificador de información sobre la población de toda Rusia - OKIN,
- Clasificador de especialidades en educación de toda Rusia - OKSO,
- Clasificador de toda Rusia de ocupaciones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales - OKPDRTR, etc.
Simultáneamente a la actividad de creación de clasificadores (desde 1971), se llevó a cabo el desarrollo de sistemas unificados destinados a su uso en sistemas de control automatizado de diferentes niveles. Como resultado de muchos años de trabajo para mejorar la documentación, se unificaron más de 3.500 formas de planificación, contabilidad, finanzas, organización, administración y otros documentos, consolidados en el Clasificador de documentos de gestión de toda Rusia (OKUD). Cada uno de los documentos recibió una designación de código, determinada por la pertenencia a uno de los DRC y el lugar del documento dentro de este sistema. El núcleo de cada DDD son las formas de los documentos, es decir, fijos en lugares designados detalles permanentes que contienen información permanente.
Hasta 1993 teníamos más de 20 sistemas de documentación unificados, y desde 1993, por Decreto de Norma del Estado del 30 de diciembre de 1993, se aprobaron ocho DDD:
1. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa - 8 grupos de documentos (USORD).
2. Sistema unificado de documentación bancaria - 14 grupos de documentos.
3. Sistema unificado de contabilidad financiera y documentación de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias - 3 grupos.
4. Sistema unificado de informes y documentación estadística - 13 grupos de documentos.
5. Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas - 3 grupos de documentos.
6. Sistema unificado de documentación laboral - 6 grupos de documentos.
7. Sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa - 3 grupos de documentos.
8. Sistema unificado de documentación de comercio exterior - 6 grupos de documentos.
Todos los sistemas unificados incluyen muestras de referencia de formularios de documentos específicos, cuya composición y contenido se actualiza según sea necesario, así como materiales normativos y metodológicos para el llenado y aplicación de estos documentos. El jefe de la organización es responsable de la aplicación de los formularios de documentos incluidos en los sistemas de documentación unificados. La supervisión estatal sobre el cumplimiento de los requisitos de la DDD en el sector público se confía a los organismos de normalización y metrología, y en el sector no estatal, a las autoridades ejecutivas locales.
Así, DDD son las formas de documentos llevados a la mayor uniformidad posible, combinados en los principales sistemas funcionales de gestión general y destinados a ser utilizados por todas las organizaciones, independientemente del nivel de gestión y forma de propiedad, tanto tradicionales como mixtos, usando computadora tecnología, métodos de procesamiento de documentos, información.
Los sistemas de documentación unificada se desarrollan sobre la base de:
Uniformidad de formas de documentos;
regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema;
exclusión de datos duplicados de los documentos;
unidad de la terminología y símbolos utilizados;
Establecer reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación.
Junto con los sistemas de documentación nacionales, existen sistemas de documentación unificados que reflejan las especificidades de la industria (salud, educación, ciencia, etc.) o las actividades de la empresa. Las cuestiones relativas a la determinación de la composición de esta documentación, su contenido, organización interna y diseño son asumidas por departamentos u otros organismos designados oficialmente como responsables de determinadas áreas de actividad. Las formas de documentos de la industria son de naturaleza normativa dentro de una industria o departamento en particular.
En los últimos años, se han generalizado los estándares empresariales, que se basan en los requisitos internacionales establecidos en las normas ISO.
La unificación de la documentación de gestión implica unificación de la composición y formas documentos utilizados para documentar documentos de gestión.
Unificación composición documentos es para seleccionar y corregir un conjunto de documentos , necesario y suficiente para la solución de problemas de gestión. Como consecuencia de la unificación de la composición de los documentos, quedan excluidos los formularios que no sean originados por la necesidad de gestión. Los resultados de la unificación de la composición de documentos se consolidan en hoja de formulario de documento.
Hoja de formularios de documentos- esta es una lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso, necesarios para la implementación de las funciones y tareas de las actividades de gestión, con una descripción de su estado legal, etapas de preparación y aprobación (Anexo 67) .
La hoja de formularios de documentos está destinada a:
optimización de la composición de documentos y su clasificación;
consolidación normativa del procedimiento de elaboración de documentos de gestión en la organización;
unificación de formularios de documentos;
· agilizar la base documental de la organización para el uso efectivo de la tecnología informática.
En la actividad actual, la hoja de formularios de documentos cumple la función de un libro de referencia que contiene de manera ordenada todos los formularios de documentos utilizados por la organización, y le permite buscar rápidamente los formularios de documentos necesarios.
La hoja de formularios de documentos incluye:
a) formas de documentos aprobados por actos legales reglamentarios órganos supremos autoridades y administración, órganos de dirección de sucursales y coordinación intersectorial;
b) los formularios utilizados en la organización incluidos en OKUD;
v) formas internas documentos aprobados regulaciones esta organización
Todas las formas seleccionadas de documentos se clasifican de acuerdo con la lista (clasificador) de las funciones de la organización, después de lo cual se ingresan en las columnas correspondientes de la hoja de tiempo. Las secciones de la hoja de tiempo pueden ser los nombres de las divisiones estructurales de la organización o los nombres de las funciones de gestión (atributo funcional).
Unificación formularios
documentos consiste en la selección y consolidación en formas unificadas de documentos indicadores de información y detalles
, correspondiente al propósito
niyu documentos, y el establecimiento de requisitos uniformes para su preparación.
Los resultados de la unificación de formularios de documentos se fijan en el álbum de formularios de documentos, que se utiliza en las actividades de los ministerios, departamentos y organizaciones. Álbum de formularios de documentos - esta es una colección de formas unificadas de referencia de documentos utilizados para documentar las actividades de la organización. Formulario de documento unificado – este es un formulario con detalles que son obligatorios para un tipo específico de documento con una prueba unificada. El propósito de desarrollar un álbum de formularios de documentos es regular la forma y el contenido de los documentos utilizados en una organización. Cada unidad estructural debe disponer de un Boletín de Notas y un Álbum de formularios de documentos, y su mantenimiento y control de la aplicación lo realiza el servicio de apoyo a la documentación de gestión.