Hay documentos obligatorios (proporcionados) y recomendados. Si su KDP es un cero completo, debe emprender enérgicamente la creación de documentación obligatoria. en el mismo vista general se divide en dos categorías:
- Regulaciones locales.
- Documentos creados durante el registro de relaciones laborales.
- disposición de protección.
Aquí, pero teniendo en cuenta las particularidades, podemos incluir:
- regulaciones sobre etc. (si tales características existen en su empresa).
- registros de personal (empleo, contratos de derecho civil; órdenes de personal; tarjetas personales del empleado);
- documentos sobre contabilidad de horas de trabajo y cálculos (hojas de horas, nóminas);
- documentos personales de los empleados libros de trabajo, documentos personales).
Numeración de órdenes en la gestión de expedientes de personal
Por lo general, los principiantes tienen una pregunta: ¿cómo numerar órdenes? Buenas noticias: requerimientos legales no instalado, utilice el sentido común.
Hay varias preguntas de sugerencia, al responder a las cuales puede crear su propia lógica de numeración de órdenes.
- ¿Cuántos empleados a tiempo completo en la organización: 10, 50, más de cincuenta?
- ¿Cuál es la rotación de personal?
- ¿Con qué frecuencia tiene que cambiar las condiciones de trabajo (transferir empleados de un puesto a otro, involucrarlos en el trabajo los fines de semana, etc.)?
Si ve que el volumen de pedidos será pequeño, puede hacer una numeración continua con la adición de la letra "K" (anualmente a partir del No. 01-K) para separarlos de los pedidos de la actividad principal. Si hay muchos pedidos, los oficiales de personal experimentados aconsejan dividir y marcar diferentes tipos de pedidos con letras, según el tema.
Para no confundirse y mantener la documentación en orden, también se recomienda llevar un registro de pedidos.
Gestión de registros de personal.
Este difícil trabajo se lleva a cabo sobre la base, que contiene una biblioteca de muestras de todos los documentos que puede tomar y usar. Por cierto, desde 2013, nadie tiene derecho a exigir documentos solo en la forma en que se presentan en la resolución: pero ¿por qué perder el tiempo inventando una bicicleta?
Para empezar, se recomienda emitir una instrucción o reglamento sobre el KDP, donde se escriba cómo se documentan todos los procedimientos del personal, cómo se llevan a cabo dentro de la organización, etc. Dicha instrucción se convertirá en una base confiable para todo el KDP. en la empresa y le permitirá ponerlo en perfecto orden.
¿Qué es el trabajo de oficina y el flujo de documentos (2019)? Tutorial, así como un diccionario económico moderno, define el flujo de trabajo como el movimiento de documentos entre sus compiladores y ejecutores a lo largo de las cadenas tecnológicas de la información, lo que hace posible informar a todos. partes interesadas, traerles decisiones tomadas, contabilidad y control. A su vez, el trabajo de oficina son las actividades de mantenimiento, actualización y control de la documentación.
Porque el valor de la información en mundo moderno y el negocio es difícil de sobrestimar, el trabajo de oficina y el flujo de documentos de la organización se dan papel importante. A menudo, la corrección de la toma de decisiones y el resultado final dependen de la claridad y la claridad de la redacción, la velocidad del papeleo.
Hay tres tipos de flujo de documentos:
- entrante (ingresando a la organización);
- saliente (enviado desde la organización);
- interna (documentación creada y utilizada por los empleados en el proceso de gestión).
etapas de trabajo
El trabajo con documentos en la organización se divide en etapas.
Para entrantes:
- recepción y procesamiento;
- consideración preliminar por el secretario;
- registro;
- consideración por la dirección de la organización y dirección para la ejecución;
- mando de ejecución.
Para saliente:
- desarrollo, diseño;
- registro;
- enviando.
Para interno:
- desarrollo, diseño;
- registro;
- procesamiento, ejecución, preparación de respuestas;
- mando de ejecución.
Para todos:
- contabilidad y análisis de volúmenes de flujo de documentos;
- almacenamiento.
La velocidad de paso por las etapas depende directamente de la corrección del papeleo, así como de las normas de flujo de documentos aprobadas por la organización. A continuación se puede descargar un reglamento de muestra sobre el flujo de documentos en una organización (2019).
GOST para el trabajo de oficina 2019
Los requisitos para la ejecución de documentos oficiales se encuentran actualmente formulados en la norma nacional Federación Rusa. El cambio estándar estatal Federación Rusa GOST R 6.30-2003.
El conocimiento de GOST en el trabajo de oficina, en nuestra opinión, es útil para comenzar con el estudio de la terminología, que se describe en detalle en otro norma nacional- (trabajo de oficina y archivo GOST), ya que este conocimiento ayudará a comprender y utilizar correctamente el vocabulario profesional.
Define los conceptos utilizados en el artículo:
- Un documento es información registrada en un soporte con detalles que permiten su identificación.
- Ejecución del documento: fijación de los detalles necesarios en el documento.
- Un atributo de documento es un elemento del diseño del documento.
GOST R 7.0.8-2013
Trabajo de oficina-2019: nuevos requisitos para el papeleo
Teniendo en cuenta las definiciones descritas, considere las reglas para formalizar documentos oficiales.
Para aquellos que se han enterado de la existencia de un estándar en el campo del trabajo de oficina a partir de este artículo, será útil un análisis detallado de las secciones de GOST. Para los empleados experimentados, le sugerimos que se familiarice con los cambios que entraron en vigor el 01/07/2018 junto con.
Una nueva sección importante inmediatamente llama la atención sobre sí misma. Requerimientos generales a la creación de documentos”, que sistematiza y describe las reglas relativas a todo tipo de detalles, incluido el texto:
- número de páginas;
- tipos de letra y tamaños de fuente preferidos;
- sangría de párrafo;
- el valor del interlineado, espaciado entre letras y palabras;
- alineación del texto;
- longitud máxima de línea para disposición angular y longitudinal;
- reglas de selección de texto en negrita;
- diseño de la página de título.
Todos los cambios están destinados a mejorar los requisitos. Se ha ampliado la lista de requisitos, se ha añadido:
- sello de restricción de acceso;
- marca de firma electronica;
- Nombre unidad estructural— el autor del documento;
- el nombre de la posición de la persona - el autor del documento.
Algunos detalles se combinan en uno, por ejemplo, la variable "datos de referencia sobre la organización" puede incluir no solo la dirección postal y el número de teléfono, sino también OKPO, PSRN, TIN / KPP.
La sección "Detalles del procesamiento" se complementa con las reglas para el uso de direcciones introductorias y la frase de etiqueta final, firma electrónica, así como la firma de la persona que actúa como responsable.
El trabajo de oficina en una organización implica la creación de documentos oficiales y la organización del trabajo con ellos. Para unificar los procesos de trabajo con documentos, aumentar su eficiencia y eficacia en la organización, se puede desarrollar una instrucción sobre el trabajo de oficina. Además, la organización también puede introducir la posición de un empleado, cuyo círculo deberes oficiales consideramos en un separado. En esta consulta, vamos a instrucción estándar en trabajo de oficina 2017 y 2018.
El trabajo de oficina como proceso
La instrucción sobre el trabajo de oficina en una organización puede cubrir todas las etapas del movimiento de documentos en una organización y prever, en particular, para el procedimiento:
- recibir, registrar, registrar, pasar y enviar correspondencia;
- redacción y diseño documentos oficiales;
- preparación y ejecución de documentos organizacionales y administrativos (órdenes, actas de reuniones oficiales);
- recopilar nomenclaturas de casos y formar casos en trabajos de oficina;
- preparación de documentos para su posterior almacenamiento y uso;
- contabilidad, almacenamiento y uso de formularios.
Por ejemplo, el proceso de preparación de documentos para su posterior almacenamiento y uso puede implicar:
- examen del valor de los documentos, es decir, determinación del valor de los documentos a fin de seleccionarlos para el almacenamiento y establecer períodos de almacenamiento;
- registro de casos, es decir, un conjunto de trabajos sobre la descripción del caso en la portada, el folleto, la numeración de las hojas y la redacción de una inscripción de certificación;
- transferencia de casos al archivo y garantizar la seguridad de los documentos.
Además, la instrucción sobre trabajo de oficina podrá prever el procedimiento para aplicar el sello, uso obligatorio que actualmente no se requiere en las empresas comerciales.
Cualquier actividad entidad legal(especialmente con el personal) implica la creación de varios tipos de documentos. Y en cierta etapa, surge la cuestión de organizar el trabajo con ellos, así como su contabilidad y almacenamiento. ¿Es difícil organizar negocios? Las instrucciones paso a paso 2017 ayudarán con esto.
Del artículo aprenderás:
- si es necesario prestar atención al trabajo de oficina;
- cómo organizar el trabajo de oficina desde cero: instrucciones paso a paso 2017;
- cómo poner en orden los registros de recursos humanos: instrucciones paso a paso 2017.
Marco normativo
Se reconoce trabajo de oficina como aquella actividad que proporciona documentación (creación de documentos oficiales) y determina el procedimiento para organizar el trabajo con documentos oficiales. Por supuesto, la cuestión de si es necesario reflexionar sobre el procedimiento para trabajar con documentos surge cuando es difícil encontrar un documento específico. Por un lado, deberíamos estar contentos de que la empresa se esté desarrollando y creciendo, pero por otro lado, hay una nueva tarea en la agenda: cómo organizar de manera adecuada y conveniente el flujo de documentos.
Es más fácil con el trabajo de oficina en instituciones oficiales: allí este proceso está regulado por regulaciones especiales. Por ejemplo:
- Orden del Ministerio de Justicia de Rusia del 16 de abril de 2014 No. 78 "Sobre la aprobación de las Reglas para el trabajo de la oficina notarial" (junto con las Reglas para el trabajo de la oficina notarial aprobadas por la decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2014) 2012, Orden del Ministerio de Justicia de Rusia del 16 de abril de 2014 No. 78) aprobó las reglas para el flujo de documentos en los notarios;
- Decisión de la Junta de la Comisión Económica de Eurasia de fecha 05.05.2015 No. 46 "Sobre las Reglas para la Gestión de Documentos Internos en la Comisión Económica de Eurasia" define las reglas para trabajar con documentos en la CEE;
- por orden Departamento Judicial en Corte Suprema RF del 29 de abril de 2003 No. 36 Instrucciones aprobadas para trabajo de oficina judicial en el tribunal de distrito;
- Decreto de la CEC de Rusia de fecha 20 de enero de 2016 No. 321 / 1831-6 Instrucciones adoptadas para el trabajo de oficina en el Centro Comision Electoral Federación Rusa;
- El Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477 aprobó las Reglas para el trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo.
También hay regulaciones específicas que mencionan cómo vale la pena organizar el trabajo de oficina en ciertas organizaciones, por ejemplo, la Ley Federal del 15 de abril de 1998 No. 66-ФЗ "Sobre asociaciones de ciudadanos no comerciales de horticultura, jardinería y dacha" prescribe el procedimiento para la realización de trabajos de oficina en dichas entidades.
Leer sobre el tema en el e-zine
- ¿Qué tan importante es llevar un registro cuantitativo de las hojas de documentos recibidos?
- Auditoría de trabajos de oficina: cuándo es rentable involucrar a una firma de auditoría
- Control de ejecución de documentos
En las empresas privadas, todos los asuntos relacionados con la organización del trabajo de oficina los deciden los propietarios. O más bien, para desarrollar el trabajo de oficina desde cero: las instrucciones paso a paso para 2017 se asignan a artistas específicos, a veces oficiales de personal, a veces secretarias. Dado que tal instrucción ha madurado, significa que de hecho existe la necesidad de tal regulación.
- Tipos de documentos en el trabajo de oficina.
- Objetivos de la oficina
- Trabajo de oficina y flujo de documentos 2017
como organizar negocios
año le ayudará a decidir por dónde empezar y por qué resultado debe luchar. Idealmente, una organización debería adoptar documento interno- instrucciones comerciales. Si la empresa es grande, con subdivisiones, sucursales, se justifica la adopción de varias leyes locales que regulen estos temas.
Paso 1.
En primer lugar, es necesario decidir qué documentos estarán cubiertos por las instrucciones diseñadas para regular el flujo de trabajo. Recuerde que toda la masa de papeles en la organización se divide en internos (locales), salientes y entrantes. El orden de trabajo con ellos será diferente, por lo que vale la pena describirlo en diferentes secciones.
Paso 2
Escritura de instrucciones (sus secciones). prever por separado actos locales: cómo se aceptan, cómo los empleados se familiarizan con ellos, dónde y con quién se almacenan los actos locales. De acuerdo con la documentación entrante, es necesario describir quién y dónde registra la documentación entrante, en qué período de tiempo, cómo se registra la transferencia del documento para su ejecución, dónde se almacena documento entrante después de contestarla y demás puntos procesales. Para saliente: resuelva de manera similar el problema del procedimiento de registro, las reglas para enviar, firmar.
Paso 3
Las instrucciones deben indicar qué documentos tienen una aprobación forma estándar, y en cuya preparación uno debe guiarse por el GOST aprobado.
Etapa 4
Determinamos las personas responsables de la implementación de cada sección de la instrucción.
Decidimos en qué orden, dónde, bajo la responsabilidad de quién se almacenarán los documentos.
Paso 5
Determinamos la necesidad de secciones adicionales de las instrucciones. Dependiendo de los detalles de las actividades de la organización, puede ser necesario indicar el procedimiento para hacer copias, el procedimiento para trabajar con sellos y estampillas, el procedimiento para intercambiar documentos entre departamentos.
Una serie de documentos pueden estar sujetos a otras leyes locales, por ejemplo, en virtud del procedimiento aprobado para trabajar con datos personales o la orden de seguridad Secreto comercial organizaciones Es conveniente hacer referencias a estos actos locales. Además, el trabajo con documentos en varias organizaciones también puede estar regulado por una legislación especial, por ejemplo, la gestión de documentos en institución de crédito está sujeta a ley Federal“De los bancos y actividades bancarias”, que regula el procedimiento para el manejo del secreto bancario. Estos puntos también deben tenerse en cuenta al redactar las instrucciones.
Paso 6
Aprobar las instrucciones y ponerlas en conocimiento de los empleados. Después de esta etapa acto local entra en vigor, y su ejecución pasa a ser obligatoria para todos los empleados de la empresa.
Cómo organizar RRHH
Es igualmente importante que la empresa reflexione sobre la gestión de registros de personal, las instrucciones paso a paso 2017 ayudarán con esto.
Las etapas de la organización del flujo de trabajo del personal, en principio, no difieren de las etapas de formación del trabajo de oficina en su conjunto. También define una lista de documentos que serán compilados, modificados, copiados y distribuidos de acuerdo con las instrucciones para trabajo de oficina de personal. Aquí hay que tener en cuenta que la organización tiene espacio para la "fantasía" en relación a documentos de personal mucho menos que eso en sin fallar debe estar presente en la empresa para los registros de personal, se indica en Código de Trabajo RF y otros regulaciones. Y por la ausencia o ejecución incorrecta de documentos de personal, se prevén multas considerables. Por lo tanto, la preparación de esta instrucción debe abordarse con toda seriedad.
Las secciones de la instrucción sobre la gestión de registros de personal deben contener información sobre los documentos estándar desarrollados en la empresa (por ejemplo, el formulario aprobado contrato de empleo, pedidos), así como el procedimiento para familiarizar a los empleados con los documentos. También es necesario reflejar los aspectos específicos de las actividades de una organización en particular: si se elaboran cronogramas, cuándo y en qué orden se presentan para su aprobación, si se emite equipo de protección, en qué orden se mantendrán los registros, etc
También se debe tener en cuenta que para la organización del trabajo de oficina, incluido el personal, se han desarrollado herramientas de software especiales para automatizar estos procesos. Grandes compañias actualmente se utilizan, pero este hecho no niega la necesidad de desarrollar y seguir instrucciones.
- Las primeras etapas del trabajo de oficina en la organización.
- Tecnología de documentos. Flujo de documentos
- Instrucciones Comerciales. Matices de diseño
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Documentos que regulan la creación y actividades de la Biblioteca Científica Universal Regional de Tula
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Aspectos motivacionales de la creación y el uso documentos de gestión. Motivación para crear documentos de gestión.
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Nuevo GOST para el papeleo
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III Congreso Científico y Práctico Internacional "Gestión Documental: Pasado, Presente, Futuro", dedicado a la memoria del Profesor T.V. Kuznetsova
Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konková
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20 años de la revista "Deloproizvodstvo"
Serguéi Kuznetsov
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Estandarización de la gestión de documentos en Rusia: estado actual y enfoques para estudiar
EV Osénnikova
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Del papeleo a la documentación interacción electrónica
VIRGINIA. Ipatov
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Características de solicitar un trabajo. ciudadanos extranjeros
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