A kitöltött lap az eset tanúja a szervezetben. Betűszámok

ÁLLANDÓAN – MENNYI?

ÜGYEKET, DOKUMENTUMOKAT FORMÁZUNK ÉS SZERVEZÜNK

DOKUMENTUMOK ELŐKÉSZÍTÉSE A REGISZTRÁCIÓHOZ

A TOKOK BEJEGYZÉSE TÁROLÁSHOZ

MIT KELL VÁSÁROLNI AZ ARCHÍVUMBAN

Hogyan használjunk betűszámokat az ügyek leltárában?

Lehetséges betűszámokat használni a megrendelésekben?

A betűszámozás relevanciája

Az ügy laphitelesítője: az űrlap elemzése

Hol és hogyan helyezik el a tanúsító lapot

Lehetséges-e változtatni a tanúsító lapon?

Igazoló lap a számviteli bizonylatok rendszerében

Ellenőrző lap sablon

Személyes dosszié igazoló lapja: mintaterv

Az igazoló lap kitöltése

Az ügy igazoló lapjának kitöltésének szabályai

Az esetek kialakulásának jellemzői

A dokumentumok rendszerezésének módjai

Első szakasz: a kötet lapjainak számozása

Második szakasz: a kötet belső leltárának összeállítása

Harmadik szakasz: elkészítjük az ügyről szóló bizonyító ívet

Negyedik lépés: A kötet összefűzése

Ötödik szakasz: elkészítjük a kötet címlapját (borítóját).

A cikkből megtudhatja:

Hogyan történik a lapok számozása a belső leltár összeállításakor?

A számozási folyamat során számos apróság van, amelyeket minden ügyintézőnek tudnia kell:

Jól jöhetnek a betűszámok az ügy igazoló lap összeállításakor?

A megrendelések számozása a GOST szerint

A cikkből megtudhatja:

Az űrlap szabványos részletei a következők:

A bejegyzés ebben az esetben így nézne ki:

Az egyes szervezetek tevékenységében az esetek speciális kategóriája alakul ki - az állandó tárolás esetei. A cikkben megmondjuk, hogyan lehet megszervezni az ilyen eseteket az archívumba való átvitelhez.

A dokumentumok tárolásának feltételeit szabványos listák határozzák meg:

Tipikus vezetők listája levéltári dokumentumok tevékenység során keletkezik kormányzati szervek, testek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú, 2016. február 16-án módosított rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - a 2010. évi lista);
Tipikus levéltári dokumentumok listája, amelyek tudományos, műszaki és termelési tevékenységek szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2007. július 31-i, 1182-es számú, 2011. április 28-án módosított rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - a 2007. évi lista).

Az iratok tárolási ideje az iparági előírásokban is meghatározható. Ebben az esetben a „véglegesen” szó helyettesíthető egy szinonimával, például „határozatlanul”.

Ha a szervezet nem az állami levéltár beszerzési forrása.

A 2010-es lista 3. „Dokumentummegőrzési időszak” oszlopa lábjegyzetet tartalmaz<*>, amely kimondja, hogy az állami, önkormányzati levéltárak beszerzésének forrását nem képező szervezetekben az „állandó” (állandó) dokumentumok tárolásának időtartama nem lehet kevesebb tíz évnél. Csak azokról a dokumentumokról van szó, amelyek megőrzési idejét a 2010. évi lista tartalmazza.

Így ha egy szervezet nem az állami (önkormányzati) levéltár beszerzésének forrása, akkor legalább 10 éves „állandó” idejű dokumentumokat kell tárolnia, majd azokat normál módban, tokkal együtt meg kell semmisítenie. amelyek ekkorra lejártak. Ugyanakkor az irodai munkavégzési utasításban vagy az iratok tárolására vonatkozó egyéb helyi jogszabályban célszerű rögzíteni minimális futamidő e dokumentumok tárolására. Például:

Mivel a Társaság nem szervezet - állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrása, a megőrzési idő „tartósan” kezelési dokumentumok 10 évnek felel meg.

jegyzet

A 2007-es lista nem tartalmaz ilyen lábjegyzeteket vagy egyéb utasításokat. Ezért, ha a 2007-es listán szereplő dokumentumnak „állandó” megőrzési ideje van, az a szervezet teljes fennállására vonatkozó megőrzést jelenti.

Ha a szervezet az állami levéltár beszerzésének forrása, akkor a megőrzési időszak „tartósan” azt jelenti, hogy „ameddig a szervezet létezik”. Ha a felszámolt szervezetnek utódja van, akkor a „véglegesen” az utódszervezet fennállásának teljes idejére fennmarad. A szervezet jogutód nélküli felszámolása esetén az állami levéltár, amelyhez tartozik, az állandó megőrzési idejű dokumentumok értékének vizsgálatát végzi, és az általa hasznosnak ítélt dokumentumokat raktárába veszi. Az archívum számára nem érdekes dokumentumok megsemmisülhetnek.

Az ügy tárolásra való előkészítése már jóval azelőtt megkezdődik, hogy az irat az iratkezelésben elkészülne. Az összes DOW-folyamat szekvenciálisan hajtódik végre, és összekapcsolódik.

jegyzet

Már az átvétel folyamatában bejövő dokumentum vagy létrehoz egy kimenőt, meg kell értenie, hogy a dokumentum melyik esetben kerül elhelyezésre, és milyen jellemzői vannak ennek az ügynek a kialakításának.

Például az alaptevékenységekre vonatkozó megrendeléseket figyelembe kell venni, és szigorúan el kell különíteni a személyzetre vonatkozó megrendelésektől. A kis szervezetek gyakran ennek az ellenkezőjét követik el, ahol a titkár egyesíti a jegyzői és a személyzeti tiszti feladatokat. Mielőtt egy ilyen összetett fájlt tárolásra küldene, szét kell bontani, és ez többletmunka.

Ami a levelezést illeti, azt a „kérés-válasz” elv szerint kell kialakítani, amikor is minden bejövő vagy kimenő levél a kérdésének megfelelően kerül be a fájlba, nem pedig típus szerint (bejövő vagy kimenő). Ezt azonnal meg kell tenni, különben a titkár költ, ha eljön az esetek tárolásra való küldése nagy mennyiség ideje kialakítani a levelezés történetét.

Az ügy iratai rendszerezhetők:

Kronológiailag, vagyis a teremtés idején. Általában ilyen esetekben a dokumentumokat szigorúan regisztrációs számok szerint rendezik, például:

	Ügylap száma (kötet)
2015. 12. 01-i végzés 1. sz
2015.01.13-i végzés 2. sz
2015.01.13-i végzés 3. sz
2015.01.16-i végzés 4. sz
2015.01.19-i végzés 5. sz

betűrendben- például vezetéknevek vagy projektek nevei:

Kombinált módon- először a dokumentumokat ábécé, majd időrendi sorrendbe rendezik, például:

Dokumentum és regisztrációs adatai	Ügylap száma (kötet)
Levelezés az Astra LLC-vel
Elválasztó lap
Ref. 53. sz., 2015.01.14
Ban ben. 243. szám 2015.01.16
Ref. 105. szám 2015.01.23
Ban ben. 2015.01.28. 341. sz
Levelezés a Vasilek LLC-vel
Elválasztó lap
Ban ben. 14. szám 2015.01.12
Ref. 18. szám 2015.01.13
Ban ben. 201. sz., 2015.01.15

Az ábécé sorrendben blokkokra osztott dokumentumokat például színes elválasztókkal választják el egymástól. Ez nem kötelező, de sokkal könnyebbé teszi a hangerővel való munkát. A lapok számozása során az elválasztók a számokat kapják általános rend.

Így az iratok tárolásra történő iktatásáig a dokumentumok már helyesen irattá formálódnak, az iratokon belül pedig rendszerezésre kerülnek.

A felesleget eltávolítjuk. Valószínűleg eddig a dokumentumokat mappákban tárolták - anyakönyvvezetők. Még túl korai dokumentumokat kivenni belőlük. Kezdésként görgessünk végig minden mappán, és távolítsuk el magukból a dokumentumokból a piszkozatokat, a dokumentumok dupla (ismételt) másolatait, a jegyzetekkel ellátott lapokat, valamint a gemkapcsokat és a tűzőkapcsokat.
Az eseteket kötetekre osztjuk. Ebben a szakaszban meghatározzuk, hogy az ügy hány kötete fog végül megjelenni, és hogyan érdemes a dokumentumokat kötetekre osztani: hónapok szerint, lapszám szerint, vállalkozók szerint, vezetéknevek szerint stb. Az iratok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok 4.20. Levéltári Alap Orosz Föderációés egyéb dokumentumokat a hatóságokban államhatalom, helyi önkormányzatok és szervezetek (az oroszországi kulturális minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - 2015. évi Szabályok) minden esetben legfeljebb 250 lap lehet.

Egyáltalán nem szükséges valamilyen rendszert kidolgozni a dokumentumok kötetekre bontására, elég ezt a szabályt betartani. A lapok egyenletes elosztása egyrészt megközelítőleg azonos vastagságú kötetek kialakítását teszi lehetővé, másrészt megkönnyíti a dokumentumok keresését az aktában. Így, ha körülbelül 300 lap van a fájlban, akkor jobb, ha két, egyenként 150 lapos kötetet készít, és nem 250 és 50 lapot.

Ezután gondosan kibontjuk a dokumentumokat a mappákból, kötetenként szétosztjuk, és folytatjuk a tárolási regisztrációt.

A tárolási időtől függően az esetek részben vagy teljesen feldolgozhatók. A szervezethez benyújtott, 5 évnél hosszabb szavatossági idejű ügyeket részben feldolgozzuk, a személyzeti ügyek kivételével. Teljes kialakítás A 2015. évi szabályok értelmében az alábbi esetek tárolása kötelező:

állandó tárolási időszak;
ideiglenes (10 év feletti) tárolási időszak;
személyi dokumentumok minden, beleértve azokat is, amelyek eltarthatósági ideje öt év).

Az egyes kötetek regisztrációjának szakaszai. A teljes regisztráció a fájl egyes köteteinek tárolására a következő sorrendben történik:

1) az ügy lapjainak számozása;

2) belső leltár készítése az ügyről;

3) a lap regisztrációja - az ügy tanúja;

4) ügyiratok benyújtása vagy bekötése;

5) borítóterv (címlap).

Ha a dokumentumokat korábban valaki ugyanabban a jobb felső sarokban számozta, és az új számozás nem egyezik a régivel, akkor a régi számot húzza ki, és írja mellé az újat. A lap más részein elhelyezett számokat nem kell javítani. Ha az adott kötetben egy saját oldalszámozású prospektus szerepel, akkor annak minden lapja, beleértve a borítót is, az általános sorrendben kapja meg a számát.

Minden számozott kötet a következő információkat tartalmazó matricával címkézhető fel:

a lapok teljes száma;
kihagyott számok;
betűszámok.

Ezek az információk egy kicsit később hasznosak lesznek számunkra az ügy tanúilapjának elkészítésekor.

Ha a kötetben több hiányzó és betűs szám is található, akkor a lapok számának számításakor ezeket figyelembe kell venni. Például, ha egy kötetben szám szerint 100 lap van, de három hiányzó szám és két betűs, akkor a kötetben lévő lapok száma összesen 99 (100 - 3 +2) lesz.

A 2015-ös szabályok semmit sem mondanak a kötetszámozásban szereplő felülvizsgálatok számáról. Nyilvánvaló, hogy ha túl sok a hiba, akkor jobb a lapok újraszámozása. Azt azonban, hogy ez a „túl sok” milyen jelentéssel kezdődik, nem ismert. Ebben az esetben javasoljuk, hogy ismerkedjen meg a közjegyzői irodai munka szabályainak 75. pontjával (amelyet az FNP Igazgatóságának 2012. december 17-i határozata hagyott jóvá, Oroszország Igazságügyi Minisztériumának április 16-i végzésével, 2014. 78. szám):

kitermelés

a közjegyzői irodai munkavégzés szabályzatából

75. […] Ha az ügyben (kötetben) lévő lapszámozásban 5-nél több hiba történik, az ügy lapjai (kötet) újra sorszámozásra kerülnek.

Ez a szabály nem szükséges az általános irodai munkához, de legalább képet ad arról, hogy hány hiba esetén érdemes átszámozni egy kötetet.

A kötet dokumentumairól belső leltár összeállítása nem mindig szükséges. A 2015-ös szabályokat idézve:

kitermelés

az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumainak tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokból

és egyéb dokumentumok állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél

4.30. Bizonyos kategóriájú ügyek dokumentumainak rögzítésére papíralapú(személyi, bírósági ügyek, büntetőperek anyagai, tudományos fokozatok és cím adományozási ügyek, szerzői jogi tanúsítványok kiadásával és szabadalmi találmányokkal kapcsolatos ügyek) az ügy iratairól belső leltárt készítenek.

A belső leltár a kötet egyfajta tartalomjegyzéke.

A titkár szükség esetén belső leltárt készíthet más kategóriájú ügyekhez. Erről a következőket mondják: A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (a Szövetségi Levéltári Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva):

kitermelés

Szervezeti Irattári Működési Alapszabályból

3.6.17. Az állandó és átmeneti (10 éven túli) tárolás iratainak rögzítésére belső leltár készül az ügyiratokról, amelyek elszámolását a jelen dokumentáció sajátosságai okozzák (különös tekintettel az értékes, személyi, bírósági, nyomozati iratok stb.), mint pl. valamint a tartós és ideiglenes (10 év feletti) tárolás rögzítésére, az iratfajták szerint kialakítva, amelyek címei nem árulkodnak az irat konkrét tartalmáról.

Így lehetõség van belsõ leltár összeállítására mind a fõtevékenységre vonatkozó megrendeléseket tartalmazó kötethez (különösen, ha a hibás rendszerezés miatt a számozást megsértették benne), mind pedig a levelezéssel ellátott kötethez, ha ez a felhasználást megkönnyíti. kötetek.

A belső leltár formáját a 2015. évi Szabályzat (27. sz. melléklet) tartalmazza. A leltárnak saját lapszámozása van, amely automatikusan letehető a dokumentum MS Word-ben történő létrehozásának szakaszában (1. példa).

Az ügy minden egyes kötetéhez igazoló lapot állítanak össze. A lapos nyomtatványt a 2015. évi Szabályzat is tartalmazza (8. sz. melléklet). Könnyű kitölteni: már tudjuk, hogy egy-egy kötetben hány lap van, és hányból hiányzik a betűs szám. Ami a "fizikai állapot jellemzőit" illeti, akkor a következőkről beszélünk:

szakadt lapokról;
ragasztott lapok;
brosúrák, összefűzött és lepecsételt dokumentumok a kötet részeként;
nagyobb formátumú lapok, mint a kötet legtöbbje, és egyéb nem szabványos dokumentumok ehhez a kötethez (2. példa).

Borítót választunk. Az állandó szavatossági idejű dokumentumokat kifejezetten az állandó eltarthatósági esetekre tervezett kartonborítókban adják ki (1. ábra). Könnyebb megtalálni őket az online áruházak webhelyein, és nem a kereskedésekben - ez a termék nem a legnépszerűbb, ezért gyakran elfelejtik feltenni a pultra.

A kartonkötés mappa rugalmas széles gerinccel van kiegészítve, ragasztóréteggel. A felső és az alsó borító bal szélétől 25 mm-es behúzással gyűrött, ami lehetővé teszi, hogy könyvszerűen lapozgassa a tokot, és gond nélkül másoljon lapot.

Az ilyen borítóban tervezett kötet egy közönséges könyvnek tűnik, csak nagy formátumban. Az így megtervezett kötetek függőlegesen elhelyezhetők a polcon, anélkül, hogy félnének attól, hogy meggörbülnek, összetörve a tartalmat.

Fedőt készítünk. Ha a vezetőség úgy gondolja, hogy ez túl drága, a titkárnak ollót, kartont kell vennie, és magának kell elkészítenie a borítókat. A tisztességes borítók készítése azonban csak akkor működik, ha jó minőségű, A4-es vagy annál kicsivel nagyobb lapokra vágott kartont talál. A szokásos "A gyerekek kreativitásához" semmi jó nem sül ki belőle.

A borító saját készítéséhez kartonpapírra, bumvinil lapra (strapabíró, vízálló papír alapú kötőanyag) és kétoldalas ragasztószalagra lesz szüksége.

A vásárolt és házi készítésű borítók varrásának elve ugyanaz:

1. Helyezze össze az alsó fedelet, a dokumentumokat és a felső fedelet, fúrja meg és tűzze össze a kötést.

2. Tekerje le a puha anyagot (saját gyártás esetén egy bumvinil csíkot) az alsó burkolat mögé, és alulról ragasszon szorosan a szalagot (2. ábra).

Ennek eredményeként a házi készítésű borító szinte ugyanúgy fog kinézni, mint az 1. ábrán. 3.

Lyukasztót használunk. Mivel a dokumentumok 4 lyukra vannak tűzve, célszerű ehhez speciális 4 lyukú lyukasztókat használni, amelyek egyszerre 150-300 lapot lyukasztanak át egy köteg dokumentumon (4., 5. ábra).

Használhat egy hagyományos, 10 lapos, kétlyukú lyukasztót is, azonban ezt a tíz lapot kétszer kell kilyukasztania. A négy lyuk közötti távolságnak 8 cm-nek kell lennie (a szerint
a GOST 17914-72 „Fedőburkolatok hosszú távú tárolási esetekhez” ajánlásaival. Műszaki adatok), tehát a mérőt „888”-ra kell állítani.

Mielőtt lyukakat lyukasztana a kötetbe, a következő sorrendben kell rendeznie az ügy dokumentumait:

1) belső leltár (ha készült);

2) ügyiratok;

3) tanúsító lap.

Tűt és cérnát választunk. A varrótű túl kicsi, jobb, ha táskát (az úgynevezett "cigány") használunk - hosszú (kb. 12 cm) és széles szemmel. A cérnához erős kell, de többször is hajtogathatod, és a szokásosat is. Varrhatsz bankzsinórral is, de még a „cigány” tűbe sem könnyű befűzni.

A szál hossza normál köteten körülbelül 1 méter. A legjobb, ha empirikusan határozza meg magának az optimális hosszt - már a harmadik varrott köteten kiderül, hogy mennyi lesz rá szükség. Nem kell csomót kötni a cérna végére, mint a szokásos varrásnál - mindenesetre a végeit az optimális hosszúságra vágják. Ha a térfogatot óvatosan átszúrták (szúrták, fúrták), akkor nem lesz probléma a menet befűzésével, mivel a tű átmérője sokkal kisebb, mint a fúróból vagy lyukasztóból származó lyuk átmérője.

A tű iránya a cérnával a térfogat varrásakor a 6. ábrán látható.

Miután a cérna mindkét végét kihúztuk a kötet hátuljáról, megkötjük (nem szorosan, hogy a kötet ne csak kinyitható legyen, hanem szükség esetén másolatot készítsünk bármilyen dokumentumról, de nem gyengén, hogy a tok lapjai ne „járjanak”) és levágják.

Jegyzet:általában és személyzeti irodai munka Nem szükséges kihúzni a szálak végét a burkolat belsejéből, és hitelesítő matricával rögzíteni. A végeit levágjuk, és lehetőség szerint a burkolat alá rejtjük. Ha nincs fedél, akkor minden további manipuláció nélkül egyszerűen kiadják belülről.

Az ügy címlapjának formáját a 2015. évi Szabályzat (28. sz. melléklet) tartalmazza. Megtöltése általában nem okoz nehézséget. Ne feledje, hogy a borító felső sora „Az állami (önkormányzati) archívum neve” üresen marad. Ha az ügy valaha is az állami levéltárba kerül, annak munkatársai maguk töltik ki ezt a sort.

A címlap bal alsó sarkában az ügy irattári kódja van elhelyezve: az alapszám, a leltári szám és ennek a tárolóegységnek a leltár szerinti száma (3. példa).

Ragassza fel a címlapot a kötet borítójára. A legjobb, ha PVA ragasztót használunk, de ekkor azonnal több órára nyomás alá kell helyezni a tokot, különben a címlap egyenetlenül ragad, helyenként ráncos lesz. Erre a legkevésbé alkalmas a ragasztórúd (pár óra alatt leválik a borítója) és az írószer ragasztó (túl folyékony és tönkreteszi a címlapot, így nyoma sem menti meg). A ragasztóréteggel ellátott lapokra borítók nyomtatása költséges és nem hatékony: a rajtuk lévő „ragasztóréteg” feltételes, a borító egy kézmozdulattal eltávolítható.

Tehát a dokumentumok állandó tárolásra történő regisztrálásának algoritmusa a következő:

Az archívum számára az üzletekben bemutatott speciális írószerek választéka kicsi, de választhat valamit.

Gépek irattári kötéshez. A tok térfogatát rögzítik bennük és átfúrják. A gép lehet kézi (fúráshoz speciális fogantyút kell forgatni, 7. ábra) és elektromos (a fúró elindítása gombnyomással történik, 8. ábra). A szakértők véleménye ezekről a gépekről eltér: valaki kényelmesnek tartja őket, valaki - pontosan az ellenkezőjét. De egy lyukasztóval kifúrt lyuk határozottan simábbnak és rendezettebbnek tűnik, mint egy géppel fúrt lyuk.

Tároló. A kész kötetek egyszerűen polcra helyezhetők, vagy dobozokba csomagolhatók. Sokféle doboz létezik. Jegyezzünk meg például egy füzérrel ellátott dobozt, amelybe több bekötött kötetnyi tok kerül (9. ábra).

Az akciósan nagyméretű, csuklós fedelű dobozokat is találhatunk (10. ábra). Ez a doboz 10 vagy több kötetet tud tárolni.

A csuklós fedelű dobozokból kényelmesen beszerezheti a kívánt térfogatot vagy köteget anélkül, hogy levenné a dobozt a polcról. Egyes dobozok még speciális rögzítőelemekkel is rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik, hogy a dobozok összekapcsolásával állványt alakítsunk ki (11. ábra).

Lehetséges-e betűvel ellátott lapszámokat használni az ügyek benyújtásakor? Használják a betűszámozást a modern irodai munkában, vagy ez a módszer már nem volt aktuális?

A „litera” szó latinból került nyelvünkbe, és szó szerint „betűt” jelent. Sokan találkoztak vele a postacím részeként, ahol az épület tisztázására szolgál, például: 81-es házszám, A betű. Valaki emlékezni fog rá a Sherlock Holmesról szóló történetekből, aki „méltó gazembergyűjteményt” őrzött az épület alatt. „M” betű. A modern irodai munkában ez a számozási módszer is széles körben alkalmazható. Kényelmes a dokumentumok pontos azonosítására, archívumokban és katalógusokban való rendezésére.

A cég hivatalos dokumentációjának nagy részét az archívumában tárolják a jogszabályi szinten meghatározott ideig. Az irattárba való továbbítás előkészítése fontos irodai folyamat. Minden papírt megfelelően elő kell készíteni és be kell kötni. Ami az irattári tárolásra előkészített ügyek lapszámozását illeti, ennek külön szakaszaként különíthető el.

Az ügy előkészítésekor ügyelni kell arra, hogy az abban szereplő iratok a nómenklatúra szerinti címsornak feleljenek meg, és bizonyos elvek szerint legyenek elrendezve: a vizsgált kérdések, földrajzi adottságok, kronológia vagy ábécé sorrendben.

Az archívumban található betűszám általában a dokumentummutató része. Az indexelési folyamat során minden dokumentáció alfanumerikus jelölést kap. Segítségükkel bármely hivatalos papír pontosan beazonosítható és szükség esetén megtalálható az archívumban. Az index összetételét a keresési feladatok határozzák meg.

Az irattári tárolóegységek rendszerezésére ügyleltárt vagy irattári leltárt készítenek. Segíti az esetek pontos nyilvántartását és feltárja azok tartalmát. Valójában egy ilyen leltár egy levéltári kézikönyv, a levéltárba átvitt ügyek rendszerezett listája funkcióit tölti be.

Az állandó és ideiglenes tárolás eseteire, valamint a személyi esetekre és a szervezet egyedi eseteire külön listák készülnek.

Az esetleírások a következő elemeket tartalmazzák:

a tok sorszáma (kötete vagy része);
Index;
Cím a borító szerint;
ügyek dátumai;
Lapok száma;
Megjegyzések.

A kötetek és a tok részei önálló számozással rendelkeznek. Ha a leltárba azonos címsorú hivatalos papírokat kell bevinni, akkor az első esetben ez az oszlop teljesen kitöltésre kerül, és a következő homogén eseteket az „Ugyanaz” felirat jelzi. Példaként a betűszámok használatára a leltárban megemlíthetjük a személyzet esetlistájának egy részletét.

Ebben a töredékben a tok tartalmazza munkaszerződések elbocsátott dolgozókkal, 2 kötetre bontva, melyek mindegyikében ábécé sorrendben vannak az iratok. A munkatársak nevének első betűi az egyes kötetek szekcióbetűjeként szolgálnak.

Belső valójában ez a címe. Ez a dokumentum a következő kategóriák eseteire készült:

10 évnél hosszabb eltarthatósági idővel;
állandó tárolás;
a személyzetre vonatkozó esetek, függetlenül a tárolási feltételektől;

A leltár egységes formáját az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-én kelt 526. számú, „A raktározás, beszerzés, könyvelés és felhasználás megszervezésére vonatkozó szabályok jóváhagyásáról szóló rendeletének 27. számú melléklete tartalmazza. az Orosz Föderáció Levéltárának dokumentumai ...". E szabályok szerint az ügy benyújtásakor az abban szereplő összes papírt fel kell villantani vagy bekötni, sorszámozni, igazoló ívet és a dokumentációról belső leltárt kell készíteni, az ügy borítóját elkészíteni.

A szám a jobb felső sarokban található;
Rögzítéséhez számlálót vagy grafitceruzát használnak;
Ágynemű belső leltár külön számozva;
Minden kötetnek vagy tokrésznek saját számozása van;
A rajzokon, fényképeken és illusztrációkon a számozás a hátoldalon, a bal felső sarokban található;
A szorosan összeragasztott dokumentumokat egyként kell számozni, ha egy éllel vannak ragasztva, akkor mindegyiket számozni kell;
A saját számozással ellátott dokumentumokat az általános sorrendben sorszámozzuk;

Ami az archívumban használt betűszámokat illeti, azokat abban az esetben rögzítik, ha számozási hibák történtek. Ha a számuk elenyésző, például csak néhány lap hiányzik, a hiányzó oldalakat beillesztheti a tokba. Számozásukhoz az előző számot veszik, számozatlan lapra teszik, betűmutató hozzáadásával növekvő sorrendben. A számozási sorrend így fog kinézni: 44,45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Ezeket a betűszámokat az ügyiratok leltárában a megfelelő oszlopban kell feltüntetni.

Ellenőrző lap- azt külön dokumentum, amelyet az ügyben lévő lapok számának figyelembevételével állítanak össze. A törvény jóváhagyta egységes forma(Archiválási szabályzat 8. sz. melléklet). Azt jelzi:

a számozott lapok száma (számokban és szavakban);
a belső leltár lapjainak száma;
számozási jellemzők;
információk a dokumentáció fizikai állapotáról;

Az ívek betűszámának meglétére vonatkozó adat az iratgyűjtőben olyan információ, amelyet fel kell tüntetni az igazoló lapon. Én Kövér hibákat követtek el, és összetételét megváltoztatták vagy kiegészítették, és a mellékelt lapokat betűkkel számozták, felsorolni szükséges. Például: „213 (kétszáztizenhárom) ívet iktattunk és sorszámoztunk az ügyiratban, ezen belül: ívek betűszáma: 45a, 45b, 45c + belső leltári lap - 4”.

Ha az igazolólap kiállítását követően az ügy összetételében és állapotában változás áll be (eredeti példányok másolatra cseréje, a dokumentáció sérülése, elvesztése), akkor erről megfelelő feljegyzést kell készíteni dátummal és hivatkozással. a vonatkozó aktus.

Egyedi indexek hozzárendelése a szervezetben kiadott összes megbízáshoz a következő célok érdekében szükséges:

a hivatalos dokumentáció nyilvántartásba vételi folyamatainak ésszerűsítése;

felgyorsítja a sorrend keresésének és felismerésének folyamatát az általános dokumentumtömbben;

megkönnyíti az osztályozást az irattári tárolásra szánt dokumentáció elkészítésekor;

Alapján " . nemzeti szabvány Orosz Föderáció. Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Szervezeti és ügyviteli dokumentáció...", amely 2018. július 1-jén lép hatályba, kötelező kellék minden dokumentum a sajátja regisztrációs szám. Ez egy numerikus vagy alfanumerikus azonosító, amely a szervezet eseteinek nómenklatúrájának megfelelően egy sorozatszámot és egy további betűszámot tartalmaz.

digitális kód - index a megrendelés kiállításának dátuma szerint a kezdetektől naptári év;

a betűszám egy alfabetikus rejtjel, amely lehetővé teszi annak meghatározását, hogy egy megbízás egyik vagy másik típushoz tartozik-e;

Betűszámok A megbízások a dokumentumindexelés hatékonyságának javítására szolgálnak. Ez a folyamat lehetővé teszi mindegyik hozzárendelését hivatalos lap, beleértve a megrendelést, egyedi betű-numerikus index, amely jelzi a nyilvántartásba vétel idejét, az összeállítás helyét, a teljesítési időt és a tárolási időt.

Ez az eljárás meglehetősen egyéni. Meg van határozva a vállalat helyi szabályozása szerint jóváhagyják. A levélszámok elérhetősége mindenekelőtt a kiadott megbízások teljes számától és a típusok szerinti egyértelmű megkülönböztetéstől függ.

Kis cégeknél a rendelések fajták szerint általában nem oszlanak meg. Az irattári tárolásra való előkészítéskor azonban a jegyzőnek a tárolási idő szerint fel kell osztania azokat. Ehhez perjelen vagy kötőjelen keresztül egy betűszámot vagy betűmutatót kell hozzáadni: „k” (személyzet), „l” (személyzet). Az első azt jelentheti, hogy a megrendelés a rövid távú megőrzési időtartamú dokumentumok kategóriájába tartozik, a második - a 75 éves tárolási idővel rendelkező dokumentumok csoportjába.

V nagy cégek az indexrendszer 10 vagy több betűkódra bővíthető. Például gyakran megtalálhatók a következő betűk:

P - foglalkoztatási megbízások;
K - üzleti utak;
MK - helyi üzleti utak;
OTD - fizetés nélküli szabadság;
OTK - képzés és rendszeres vakáció;

A betűszám tehát egy módja annak, hogy azonosítsuk a megrendelést, kiemeljük azt az általános dokumentációfolyamatban, és egyértelműen meghatározzuk a tulajdonjogát.

A tanúsító lap kialakításán a tok kötete véget ér. Hol szerezheti be a nyomtatványt, és hogyan kell kitölteni az esettanúsító lapot, mik azok a betűszámok, és az ügy állapotának milyen jellemzőit kell tükröznie, valamint a cikkben található esettanúsító lap mintáját. Az űrlapot innen is letöltheti.

Az ügy tanúilapjának nyomtatványa a 8. számú melléklet. Emlékeztetlek arra, hogy ezek mindenki számára kötelezőek.

Maga a forma egyszerű. Először számokkal és szavakkal írjuk meg, hogy az ügy hány íve van iktatva abban a kötetben. A belső leltár lapjait nem veszik figyelembe. Ezután adja meg az ügy utolsó lapjainak számát, például:

1-től 204-ig.

Aztán jönnek a betűs számok és a kihagyottak. A betűs számok betűkkel rendelkező számok: 10a, 55a stb. Akkor jönnek létre, ha a lapszámozásnál véletlenül kihagytak egyet (minden ember, mindenki téved). Ebben az esetben nem kell újra csinálni semmit, hanem egyszerűen vegye ki az előző számot, és tegye egy számozatlan lapra, de egy betűvel. Kiderül például, hogy 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Ugyanez a hiányzókkal: véletlenül kihagytál egy lapot a számozásról - nem baj, csak ezt ne felejtsd el feltüntetni a tanúsító lapon.

Ha nincsenek betűs vagy hiányzó lapok, tegyen kötőjelet ezekbe a mezőkbe.

Ezután külön feltüntetjük a belső leltár lapszámát.

Az alábbiakban egy táblázat található a tok fizikai állapotának jellemzőiről. A bal oldali oszlopba írjuk, hogy milyen jellemzőt, a jobb oldalon - melyik lapokon. A jellemzők eltérőek: a lap elszakadhat, megtölthető vízzel vagy valami mással, a másolat lehet nagyon sápadt, vagy éppen ellenkezőleg, az olvashatóság határán sötét. Javítsuk ki.

A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályait itt javasoljuk feltüntetni:

beillesztett fényképeket tartalmazó lapok száma;
nagy formátumú lapok száma;
borítékok a mellékletekkel és a benne lévő lapok számával;
a nyomtatott példányok esetében a prospektusok megléte a benne lévő ívek számával, ha azt az ügy általános lapszámozása során nem jegyezték fel.

Ha szerencsére a toknak nincsenek jellemzői, akkor ezt a táblázatot áthúzzuk a Z betűvel.

Az igazoló lapot az azt összeállító személy írja alá.

Az ügy tanúilapját utoljára adják be. Így egy teljesen elkészült ügy kötete így néz ki: borító címlappal, majd -, majd az ügyiratok, igazoló lap, borító.

Ha korábban az eseteket tanúsító lapok nélkül készítették el, akkor nem kell köteteket hímeznie hozzájuk. A tanús ívet ezután a lap teteje mögé ragasztják a tok fedelének belső oldalára.

A 2015. évi Szabályzat előírja, hogy az ügy fizikai állapotában vagy összetételében bekövetkezett minden változást rögzíteni kell az igazoló lapon. A fizikai állapot nem vet fel kérdéseket, de valóban változhat a varrott tok összetétele? Igen talán. Élénk példa az, amiről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor jöhetnek értük, a kötet firmware-éről szóló könyveket nem szúrják át. A borítékok, amelyekbe be vannak zárva, áttörtek, és 1 boríték felel meg a tok egy lapjának. Ha néhány év elteltével valaki vagy hozzátartozója kérte ezt a könyvet, akkor az általános módon adjuk ki. Ezek után ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni a tok igazoló lapján, különben kiderül, hogy a könyvet pont a tokból vesztettük el.

Előkészíti a dokumentumokat archiválásra? Ne felejtsen el nyilatkozatot tenni az esetről. Adja meg a megfelelő űrlapon a lapok számáról és fizikai állapotáról szóló információkat. Ismertesse a számozás jellemzőit!

A korszerű irodai munka külön tevékenységi terület, amely a dokumentáció kérdéseivel, valamint a dokumentációval történő munkaszervezéssel foglalkozik. Az egyik legfontosabb terület irodai munka esetek kialakulásának tekinthető. Az „ügy” kifejezés olyan dokumentumokra utal, amelyek egy munkaterülethez való tartozás elve szerint vannak csoportosítva. Az ügy ugyanazzal a problémával kapcsolatos dokumentációt egyesíti. Tehát például lehet személyi, jelentési vagy pénzügyi dokumentumok.

A legfontosabb irodai papírok biztonsága, illetve a későbbi munkák során történő felkutatásuk gyorsasága a dokumentációk ügyekben történő helyes elosztásától függ. Az ügyek kialakításában nagy jelentősége van az iratok ügyön belüli rendszerezésének, elrendezésének, i. kialakításának elve.

A leltár a számviteli bizonylatok kategóriájába tartozik, és valójában egyfajta tartalomjegyzék, lista. A leírás felsorolja őket sorszámokat, azonosító indexek, címek, kiadási dátumok, oldalszámok. A leltárkészítés szükségességét és szabályait a belső normatív aktus: üzleti utasításokat valamint speciális rendelkezések és utasítások.

Az ügy kivonata számviteli bizonylatnak is tekinthető. Tájékoztatást tartalmaz az intézmény archívumában található ügy tartalmi jellemzőiről, kialakításának sajátosságairól. A tokban lévő lapok teljes számának nyomon követésére szolgál. Ezenkívül rögzíti a számozásuk jellemzőit.

Az ügyalakítási folyamat felgyorsítása és a meglévő számviteli bizonylatok egységesítése érdekében az olyan bizonylatokhoz, mint a leltár és az ügy igazoló lapja, törvényi szinten saját speciális nyomtatványokat dolgoznak ki és hagynak jóvá.

A Művelődési Minisztérium által jóváhagyott Irattározási Szabályzat (2015. 01. 31. 526. sz. végzés) szerint az igazoló lap kitöltése a papír alapon történő irattárba helyezési eljárásba beletartozik az iratok iktatásával, számozásával, belső leltár összeállítása és a borító megtervezése. Az alakja meghatározott szabályozási követelmények a levéltári dokumentumok tárolásának megszervezésére. Az ügy igazoló lapjának nyomtatványmintáját az Irattári szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza.

A dokumentumtípus neve;
A fordító pozíciójának neve;
Aláírás;
dekódolás;
Elkészítés dátuma;

Az űrlapon a következő adatok szerepelnek:

Az ügy lapjainak teljes száma (szavakkal és számokkal jelölje);

Betűszámok;

Kihagyott számok;

A fizikai állapot jellemzői és az eset kialakulása;

Az űrlap regisztrációjához ajánlott papírméret A4. Ennek egy külön oldalnak kell lennie, amely utoljára kerül a fájlba. Abban az esetben, ha a tokot eredetileg igazoló lap nélkül készítették el és varrták, nincs szükség a kötet hímzésére ahhoz, hogy a nyomtatványt bele lehet szegni. Elég kitölteni és a tetejére ragasztani a borító belső oldalára. Az eredményül kapott eset így fog kinézni:

A hatályos levéltári iratok tárolásának megszervezésére vonatkozó szabályzat (8. sz. melléklet) az alábbi mintát kínálja az igazoló lap kialakításához:

Ez a minta minden állandó és ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakra érvényes. Ez alól a személyi esetek sem kivételek. Minden olyan ügyet, amelyet a naptári év lejárta után az intézmény irattárába történő átadásra készítenek elő, le kell írni és le kell hajtani. a Szabályzat által megállapított oké. Ennek megfelelően normatív dokumentum, minden ügy végén papír alapon egy igazoló lapot kell benyújtani. Bent van általános eset A4-es formátumú, iratszekrényben a kártya formátumának megfelelő. A lapot nem lehet a tok borítójára vagy az utolsó oldal hátoldalára helyezni.

Aldokumentumok:

Az ügy igazoló lapjának kitöltésekor a következő algoritmust kell követni:

Tüntesse fel az ügynómenklatúra szerint hozzárendelt ügyszámot;

Számokkal és szavakkal tüntesse fel a kötetben iktatott számozott oldalak számát (figyelem, hogy a belső leltárt ebben az esetben nem vesszük figyelembe);

Adja meg a szélső lapok számát, például: „1-től 308-ig”;

Sorolja fel a betűszámokat.

A betűs szám betűvel ellátott számot jelent, például: 11a, 24b. Az ilyen számok olyan esetekben jelennek meg, amikor egy vagy több oldal véletlenül kimaradt a számozás során. A számozás megismétlésének elkerülése érdekében a hiányzó lapokhoz az előző számot adjuk egy betűvel, például: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Sorolja fel a hiányzó számokat;

Ha az állományban nem volt hiányzó és betűs lap, akkor az igazolólap nyomtatványának megfelelő soraiba kötőjelet kell tenni.

Vegye figyelembe, hogy a számozott lapok teljes számának kiszámításakor figyelembe kell venni a hiányzó és betűkkel ellátott lapok számát. Így például, ha a kötet utolsó lapja a 264-es számot tartalmazza, de a fájlban a 34a és 34b betűs lapok vannak, és a 647-es lap is kimarad, teljes szám lapokat a következőképpen számoljuk: 264+2-1=265.

Adja meg a belső leltár lapszámát;

Töltse ki a táblázat oszlopait a fizikai állapot jellemzőiről és az eset kialakulásáról! A bal oldali oszlopban a jellemzőt kell besorolni, a jobb oldali oszlopban meg kell adni azon lapok számát, amelyeken előfordul.

Ilyen jellemzők a következők:

beillesztett fényképek;
Nem szabványos (nagy) formátum;
Mellékletekkel ellátott borítékok jelenléte (a táblázat nemcsak a boríték jelenlétét jelzi, hanem a benne lévő lapok számát is);
Fizikai sérülések (pl. szakadt vagy vizes oldalak, nehezen olvasható fénymásolatok);
A prospektusok nyomtatott példányainak rendelkezésre állása (ha az oldalszám nincs feltüntetve az általános számozásnál, azt a táblázatban kell megadni);

Ha az ügyiratok nem rendelkeznek ilyen jellemzőkkel, a táblázatot át kell húzni Z betűvel.

Tüntesse fel a tanúi ívet összeállító személy beosztását, írja alá és fejtse meg.

Írja be a kiadás dátumát;

Egyes esetekben az ügy nyilvántartásba vételét követően annak összetétele és állapota módosulhat. Például egyes dokumentumok megsérülhetnek a tárolás során. Vagy ki kell cserélni az eredetit egyik vagy másik másolatára irodai papír. További példaként említhetők a munkafüzetek, amelyeket nem iktatnak be a tokba, hanem borítékba helyezik. Egy kis idő elteltével korábbi alkalmazott vagy hozzátartozói munkakönyvet kérhetnek az irattárból, ami az ügy összetételének változását vonja maga után. Ebben az esetben minden végrehajtott változtatást a vonatkozó aktusban rögzíteni kell, és az esettanúsító lapon erre a törvényre hivatkozással megjegyzést kell tenni.

Kiadtak egy munkakönyvet (58. lap), a Mozgási Nyilvántartásban munkakönyvek a megfelelő 118. számú bejegyzés készült.

levéltári osztály vezetője Vasziljeva P.K. PC. Vasziljev

25.04.2017

Megjegyzendő, hogy az ügyek helyes lebonyolítása (beleértve az igazoló lap kitöltését is) hozzájárul az iratok biztonságához, és jelentősen felgyorsítja azok további felhasználásra való felkutatását. Ezen túlmenően a dokumentáció helyes csoportosítása, rendszerezése lehetővé teszi olyan folyamatok megkönnyítését, mint az értékvizsgálat lefolytatása, az iratok levéltári tárolásra történő előkészítése.

Aldokumentumok:

Ügy tanúsító lap az ügyben lévő lapszám figyelembevételével állítjuk össze az előírt formában, melyet a 9. sz.

Lapok száma

Szavatossági idő

Munkaszerződések elbocsátott alkalmazottakkal. B - K.T.1

Is. L - Z. betűk T.2

A személyi állomány tekintetében pedig a megalakulásuk naptári évének lejárta után fel kell készülni az archívumba történő átadásra. A fájlok archiválás előtti előkészítése két eljárást foglal magában: a regisztrációt és a leírást.

A regisztrációt a dokumentumokkal való munkavégzésért felelős személy végzi. A tervezés magában foglalja a tanúsító lap elkészítését.

A tanúi ívet az ügyben külön lapra (A4, A5 formátum) kell elkészíteni, az utolsó üres lap hátoldalán.

A tok fedőlapján vagy a lap üres hátoldalán lévő tanúsító lapot kivenni tilos utolsó dokumentum. Ha a tokot a tanúsító lap formája nélkül tűzik vagy kötik, akkor azt a lap tetejére ragasztják a tokborító belső oldalára.

Az igazoló lapon a számozott lapok számát és külön a „+” jellel a belső leltár lapszámát (ha van) feltüntetik számokkal és szavakkal.

A tanús íven fel kell tüntetni az ívek számozásának jellemzőit, az iratok fizikai állapotát és az ügy lebonyolítását:

a lapok betűszámának jelenléte;
hiányzó lapok jelenléte;
beillesztett fényképeket tartalmazó lapok száma;
nagy formátumú lapok száma;
a mellékletekkel ellátott borítékok száma és az azokhoz mellékelt lapok száma;
a sérült lapok száma:
a nyomtatott példányok esetében a prospektusok megléte a bennük lévő ívek számával, ha azokat az ügyben az általános bruttó számozásban nem jelölték meg.

A számozott lapok számának végleges adatánál figyelembe kell venni a betűvel ellátott, hiányzó lapok számát. Például az ügy utolsó lapja a 252-es számmal rendelkezik, de az aktában vannak 5a és 30a számú lapok, a hiányzó szám pedig 17. Ebben az esetben a lapok száma összesen 252+2-1=253 lesz.

A tanúi ívet az összeállítója írja alá, feltünteti pozícióját, aláírás-dekódolását, összeállításának dátumát.

Az ügy összetételében bekövetkezett minden utólagos változást (sérülés, eredeti iratok cseréje) az igazoló lapon a vonatkozó aktusra hivatkozással rögzítünk.