- Szervezetünkben minden levelet a végrehajtók önállóan iktatnak a naplóba, pl. A levelet készítő végrehajtó titkár hiányában önállóan regisztrálhat kimenő dokumentum. Lehet-e regisztrálni a titkár tudta nélkül, és a vállalkozás alkalmazottainak joguk van-e ingyenesen hozzáférni a regisztrációs naplókhoz? Átalakítható-e a regisztrációs napló elektronikus formába (pl excel formátumban), és egyáltalán ne használjunk hagyományos papírmagazint?
- 1. Osztályunk minden, az osztályra bekerülő dokumentum áthaladását rögzíti, pl. belső - szolgáltatás, memorandumok. A személyzeti osztály vezetője úgy véli, ezzel növeljük a dokumentumáramlást, hiszen a belső dokumentumok nem regisztrációkötelesek. Van-e olyan szabályozás, amely szerint az ilyen dokumentumokat nyilvántartásba kell venni?
- 2. Szervezetünkben kis iratfolyamot és belső dokumentumokat nem regisztrálunk. Minden indoklást, feljegyzést és feljegyzést a szerkezeti osztályok vezetői mappákban őriznek. Ez a helyes? Ha regisztrálni kell őket, kinek kell ezt megtennie (egy-egy osztály vagy titkár)? A dokumentumokat ebben az esetben egy naplóban kell nyilvántartani, vagy többben?
Rendelési szám lövéssel
Kérem, mondja meg, hogy a rendelési számot törttel lehet tenni?
Például ott van a 32. számú végzés, lehet-e elkészíteni a 32/1.
Inkább levéllel, például 32a
Mit jelent ugyanaz a tartalom?
hát például felvették vagy üzleti útra küldték őket, vagyis a tartalom ugyanaz
A törten át terjedő szám nem kívánatos, igaz?
Általában maga az 1C program törtszámmal kínálja a rendelési számot, ha például egy megrendeléssel több embert küld üzleti útra, és kiválasztja a T9 űrlapot a nyomtatáshoz. Ezután minden dolgozóhoz külön megrendelés lesz 32/1, 32/2 stb. Kinyomtathatja a T9a űrlapon, ekkor egy asztalon lesz az összes üzleti útra küldött munkatárs.
Ha a rendelést végre kell hajtani, akkor általában betűvel ellátott számot adnak meg visszadátumozás, és a sorban következő szám már foglalt.
Az biztos, mi magunk is használjuk, bár tudjuk, hogy lehetetlen, de azért vannak reménytelen helyzetek.
És itt érdekes, hogy az ellenőrző és felügyeleti hatóságok hogyan reagálnak erre?
Ha valakinek van tapasztalata ezzel kapcsolatban kérem ossza meg.
elkezdenek erre fokozottan odafigyelni, és megkérdezik, hogy miért van ez így 😉
azok. ha így hajtották végre a parancsot - a dokumentumokban minden más rendben legyen ebben a kérdésben, akkor nem fognak hibát találni, de mindenki mást nagyon alaposan megnéznek 🙂
Ez a jogod. nincs olyan dokumentum, amely szabályozná a dokumentációja számozását. A lényeg, ahogy Nadin-ka is írta, hogy minden megfelelően legyen végrehajtva (nyilatkozat, aláírások és dátumok).
Mindig törteket használok. Tényleg nincs mit tenni. Ha nem, akkor hogyan?
Változások a személyi rendelések számozásában
Helló!
Kérem, segítsen.
Mondd..
Kérem, segítsen.
Mi a teendő, ha megsértik a rendelések számozását? ..Mi fenyeget, ha hibás a számozás?
Szituáció: Felfedeztem a hiányosságomat (alkalmazottat regisztráltam munkára - megrendelés stb., és csak akkor láttam a munkafüzetben, hogy mit kell csinálnom stb. részmunkaidőben - tapasztalatlanságból belenéztem a munkafüzetbe később, most jöttem rá, hogy részmunkaidős állást, elbocsátást, majd felvételt kell adnom a fő tevékenységre). most parancsot kell kiadnia a személyzetről .. és visszamenőleg is szüksége van rá. Az összes számozás újbóli elvégzése nem lehetséges, mivel az egyik már megjelenik a munkafüzetben.
Mondd..
Idézet (Anasztázia): Sziasztok!
Kérem, segítsen.
Mi a teendő, ha megsértik a rendelések számozását? ..Mi fenyeget, ha hibás a számozás?
Szituáció: Felfedeztem a hiányosságomat (alkalmazottat regisztráltam munkára - megrendelés stb., és csak akkor láttam a munkafüzetben, hogy mit kell csinálnom stb. részmunkaidőben - tapasztalatlanságból belenéztem a munkafüzetbe később, most jöttem rá, hogy részmunkaidős állást, elbocsátást, majd felvételt kell adnom a fő tevékenységre). most parancsot kell kiadnia a személyzetről .. és visszamenőleg is szüksége van rá. Az összes számozás újbóli elvégzése nem lehetséges, mivel az egyik már megjelenik a munkafüzetben.
Mondd..
Még nem adtak hozzá semmit a TC-hez.
Idézet (Anasztázia): Sziasztok!
Kérem, segítsen.
Mi a teendő, ha megsértik a rendelések számozását? ..Mi fenyeget, ha hibás a számozás?
Szituáció: Felfedeztem a hiányosságomat (alkalmazottat regisztráltam munkára - megrendelés stb., és csak akkor láttam a munkafüzetben, hogy mit kell csinálnom stb. részmunkaidőben - tapasztalatlanságból belenéztem a munkafüzetbe később, most jöttem rá, hogy részmunkaidős állást, elbocsátást, majd felvételt kell adnom a fő tevékenységre). most parancsot kell kiadnia a személyzetről .. és visszamenőleg is szüksége van rá. Az összes számozás újbóli elvégzése nem lehetséges, mivel az egyik már megjelenik a munkafüzetben.
Mondd..
Elmesélem, hogyan történt az egész az elején. főigazgató 16-án nyitotta meg az LLC-t (a miénket). Ezért minden dokumentáció szerint 16. óta dolgozik. Én anélkül, hogy benéztem volna a bevásárlóközpontba, 16-tól azonnal kiadtam, mint a fő munkahelyen. Most töltse ki munkakönyv- Láttam, hogy hivatalosan 31-ig volt bejegyezve egy másik szervezetben. Vállalkoztam egy részmunkaidős állás kidolgozására, hogy minden a megfelelő módon történjen .. Javítsd ki a korlátaimat .. És most minden rendelés repül .. számozás .. Nem tudom, mit csináljak ..
Még nem adtak hozzá semmit a TC-hez.
Idézet (Anasztázia): Sziasztok!
Kérem, segítsen.
Mi a teendő, ha megsértik a rendelések számozását? ..Mi fenyeget, ha hibás a számozás?
Szituáció: Felfedeztem a hiányosságomat (alkalmazottat regisztráltam munkára - megrendelés stb., és csak akkor láttam a munkafüzetben, hogy mit kell csinálnom stb. részmunkaidőben - tapasztalatlanságból belenéztem a munkafüzetbe később, most jöttem rá, hogy részmunkaidős állást, elbocsátást, majd felvételt kell adnom a fő tevékenységre). most parancsot kell kiadnia a személyzetről .. és visszamenőleg is szüksége van rá. Az összes számozás újbóli elvégzése nem lehetséges, mivel az egyik már megjelenik a munkafüzetben.
Mondd..
Elmesélem, hogyan történt az egész az elején. főigazgató 16-án nyitotta meg az LLC-t (a miénket). Ezért minden dokumentáció szerint 16. óta dolgozik. Én anélkül, hogy benéztem volna a bevásárlóközpontba, 16-tól azonnal kiadtam, mint a fő munkahelyen. Most nekiláttam a munkafüzet kitöltésének - láttam, hogy hivatalosan 31-ig volt bejegyezve egy másik szervezetben. Vállalkoztam egy részmunkaidős állás kidolgozására, hogy minden a megfelelő módon történjen .. Javítsd ki a korlátaimat .. És most minden rendelés repül .. számozás .. Nem tudom, mit csináljak ..
Még nem adtak hozzá semmit a TC-hez.
Lehetséges nem folyamatos számozást, hanem dátumból álló rendeléseket feladni?
Helló. Mondja meg kérem: a FROM és TO rendeléseket nem folyamatos sorrendben, hanem dátum szerint lehet számozni: pl. 08.25.25/08-O rendelés. 2015?
És a sorszámozást minden évről keretben újra kell kezdeni vagy az előző év számozását folytatni?
Jó napot!
A rendelésszámozás nem szabályozott.
A gyakorlatban a szervezet fő tevékenységeire vonatkozó megrendeléseket digitális indexek (számok), azaz egyszerű sorszámozás (1, 2, 3, 4, 5.), a személyi megrendeléseknél pedig alfanumerikus számozás jellemzi. általában használatos: 1-k , vagy 1k, vagy 1 l / s stb. Minden szervezet önállóan alakítja ki saját szabályait és a dokumentumok nyilvántartási rendszerét, amelyeket helyi szabályozási aktus rögzít.
Korábban lehetett támaszkodni szabványos utasítás irodai munka szövetségi szervek végrehajtó hatalom, jóváhagyta Az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2005. november 8-i, N 536-os rendelete, amelyben megjegyezték, hogy a megrendelések sorszámozása naptári év. Az alaptevékenységekre, a személyi állományra vonatkozó és a megrendeléseket külön számozzuk. Ez a dokumentum már nem érvényes és jogi alap számozáshoz nem létezik. A dokumentumok számozását azonban a szövetségi végrehajtó szervekben továbbra is végzik.
Ha a megbízások alfanumerikus indexelése rögzített az LNA-ban, akkor ezeket a megbízásokat is számozni kell.
Hogyan számozod például a személyi (káder) rendeléseket?
Természetesen a rendelési szám az 1C-ből származik (és ott van a rendelések sorszámozása), és hozzáadják a „K” vagy „L / S” betűt.
Ha ez a helyzet, akkor érdemesebb a munkavédelmi végzéseket (amelyek az alaptevékenységekre is vonatkoznak) nem dátum szerint, hanem sorrendben számozni, hogy egységes legyen a megbízások számozása a szervezetben.
Dokumentumok nyilvántartása kérdésekben és válaszokban
Regisztrációs szám dokumentum - többfunkciós kellékek. A dokumentumindex fő célja - a dokumentumok sorszámozása - mellett számos feladat megoldását segíti. Az év végi végleges sorszámok szerint nyomon követhető a szervezeten, így a titkáron keresztül áthaladó iratforgalom volumenének növekedése, ami a személyes leterheltség növekedését jelzi, és alapja lehet jogi követelményeket neveléséről bérek illetve a titkárság létszámának növelése.
GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. A dokumentumok végrehajtására vonatkozó követelmények „lehetővé teszi, hogy a szervezet belátása szerint a sorozatszámokat azonosító indexekkel egészítse ki (3.12. pont), ami hozzájárul egy adott dokumentum gyors felkutatásával kapcsolatos problémák megoldásához.
Tehát a kimenő levelek számozása kiegészül a bizonylatot kezdeményező egység kódjával. Az adminisztratív bizonylat meghatározásával való összetévesztés elkerülése érdekében a személyi megbízásokat számozzák, hozzárendelt indexszel NAK NEK (személyzet) ill LS (személyzet által), a rendelési számot a betűvel szokás kiegészíteni R .
Amikor egy dokumentum keresésére irányuló kérés érkezik, a titkár szám szerint, pontosabban egy kiegészítőleg hozzárendelt index alapján könnyen megtudhatja, hogy melyik fájlban (mappában) keresse, pl.
26-r sz- megrendelésekben;
No. 26-ls- személyzeti megrendelésekben;
26-os opera- az operatív értekezletek jegyzőkönyvei között.
Az átvett irat sorszámának a levéllel való kiegészítésével F (fax) ill E (Email) a regisztrációs űrlapok (naplók) növelése nélkül megoldhatja a levélkézbesítés módjának elszámolását szervezetének.
A dokumentumok nyilvántartása az alábbi alapvető szabályokon alapul.
- Egyszeri regisztráció. Egy intézmény falain belüli dokumentumot egyszer regisztrálnak (létrehozáskor vagy kézhezvételkor). A dokumentum osztályról osztályra saját egyedi száma alatt közlekedik, i.e. a belső részlegek a bizonylat kézhezvételét követően az eredetileg hozzárendelt indexnél figyelembe veszik, újat nem rendelnek hozzá. Ez a szabály az adminisztratív dokumentációra és a hivatalos levelezésre egyaránt vonatkozik.
- A regisztráció időszerűsége. Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabályok (a 2011. szeptember 7-én módosított) 16. pontja szerint a kapott dokumentumok nyilvántartásba vétele megtörténik. az átvétel napján, létrejött - az aláírás vagy jóváhagyás napján vagy a következő munkanapon. Az ilyen követelményeket az a tény indokolja, hogy a dokumentum késedelme a regisztráció szakaszában csökkenti a tényleges végrehajtás idejét a megadott időpontig. Az ilyen késés tulajdonosi formától függetlenül előfordulhat az alkalmazottakra vagy akár az egész intézményre nézve, negatív következményei. A regisztráció eljárásának és feltételeinek tükröződnie kell az adott cég irodai munkájára vonatkozó utasításokban.
- A regisztrációk szétválasztása. Minden dokumentumtípusnak külön regisztrációja van. Tehát a külön regisztrációs űrlapokon vegye figyelembe:
- bejövő levelezés (beérkező dokumentumok);
- kimenő dokumentumok;
- belső feljegyzések;
- megrendelések az alaptevékenységhez;
- személyi rendelések;
- megrendelések;
- az igazgatóság jegyzőkönyvei;
- a tervezési értekezletek jegyzőkönyvei (RAM) stb.
- A regisztráció egy naptári éven belül történik. Minden év január 1-jén szinte minden bizonylattípus (megbízások, bejövő és kimenő levelek, jegyzőkönyvek stb.) számozása nullára áll. Ez alól kivételt képeznek az állandó tárolás eseteinek leltárai. Ezek a készletek a szervezet fennállásának teljes időtartama alatt egyszámú és folyamatos cikkszámozással rendelkeznek.
- A dokumentumra vonatkozó információk tükrözésének teljessége a regisztráció során. A regisztrációs adatok naplóba (adatbázisba) történő bevitelekor a bizonylaton elérhető összes információ feltüntetésre kerül: tárgymutató, dátum, hivatkozás a megkeresés számára és keltezésére, a címzett/levelező neve, tartalma a Kb. minél részletesebben. A könyvelési nyomtatványokat a hagyományosan figyelembe vett információkon túl olyan oszlopokkal kell kiegészíteni, amelyek a munkavállalók vagy az ügyfelek által leggyakrabban kért további információkat (például a szállítás módját) tükröznék. A figyelembe veendő táblák listáját az irodai munkavégzési útmutatóban kell feltüntetni.
- Egyöntetűség regisztrációs nyilvántartások tekintet nélkül annak formájára vagy az irat átvételének (létrehozásának) formájára. A dokumentumok könyvelése a szervezetben azonos szabályok szerint épül fel, függetlenül az elfogadott regisztrációs formától: kézzel naplóban, Excelben vagy speciális elektronikus dokumentumkezelő programmal.
Tekintsünk néhányat konkrét példák dokumentumok nyilvántartásával kapcsolatos.
Flashelni kell a bejövő és kimenő levelek naplóit?
A dokumentum firmware a szigorú elszámoltathatóságú dokumentumok és/vagy az állandó tárolási idejű dokumentumok nyilvántartásának egyik jellemzője. A bejövő és kimenő levelezés nyilvántartására szolgáló naplók nem tartoznak a szigorú jelentés kategóriájába, tárolási időtartamuk 5 év. Ezenkívül a regisztrációs naplót is lehet vezetni elektronikus formátumban. Így flash ezt a fajt naplók nem szükségesek.
Regisztrálnom kell a faxon küldött leveleket? Az e-mail üzenetek naplózva vannak?
Különbséget kell tenni a dokumentumok fajtái és továbbításuk módja között: a nyilvántartási szabályok egyformán vonatkoznak a faxon, e-mailen, futárral kézbesített, illetve a szervezet hivatalos honlapjáról „visszajelzéssel” érkezett levelekre.
A hivatalhoz nem szabványos módon érkezett bizonylatok elszámolására nem mindig célszerű külön regisztrációs lapokat készíteni. Ha az irat hivatalban történő átvételének módját rögzíteni kell, kényelmesebb, ha egy azonosító kódot ír be a regisztrációs "bejövő" számba ( F - fax, EP - e-mail), vagy a regisztrációs naplót (adatbázist) egészítse ki a megfelelő rovattal, ahol megjelöli a kézbesítés módját.
Más kérdés, hogy a szervezet köteles-e válaszolni fax, ill elektronikus dokumentum, tekintettel arra, hogy hazánkban hagyományosan a dokumentum jelentőségét a szerző "élő" aláírása adja, és számos kérés (személyes adatokkal, az adózó számláján történő pénzmozgással kapcsolatban) teljesen érvénytelen, anélkül "élő" pecsét. De ez a kérdés meghaladja a titkár hatáskörét.
1. Lehetséges-e már megtörtént esemény után megrendeléseket rögzíteni, például 2012.01.06-tól felelős személy kijelölését 2012.10.06-án regisztrálni?
2. Az intézményben a megbízásokat, utasításokat törten keresztül (pl. 15/1, 15/2) az elmúlt dátummal és számmal rögzítik. Hogyan magyarázható el, hogy ez elfogadhatatlan?
Az Art. 4 Polgári törvénykönyv Orosz Föderáció, egyértelműen kijelenti, hogy a cselekmények polgári jog Nincsenek visszaható, az esetleges közigazgatási aktusokat a hatálybalépésüket követően keletkezett kapcsolatokra kell alkalmazni.
A 3.11 R GOST 6.30-2003 szakasz szerint a dokumentum kelte az aláírás dátuma. Ezen dátum előtt a dokumentum lép jogi hatályát nem tud. Képzelje el, hogy bizonyos idő elteltével a június 1-től 10-ig tartó időszakra valamilyen negatív tény válik ismertté, amely megfelelő következményekkel (büntetéssel) jár a felelősnek kinevezett személy számára. Hogyan bizonyíthatja egy alkalmazott az ártatlanságát? Sőt, hogyan tudta megakadályozni ennek a ténynek a bekövetkezését, vagy időben teljesíteni a parancsot, amelyet akkor még senki nem adott neki?
A munkavállalót semmilyen esetben sem lehet visszamenőlegesen felelősségre vonni, vagy feladat végrehajtásával megbízni.
Milyen szabályozó dokumentumok szabályozzák a szervezet belső megrendeléseinek nyilvántartását? A rendelési szám dátum szerint is leadható, pl.: 30/08?
Ma a jogalkotó nem határozott meg szigorú szabályokat a belső dokumentumokhoz iktatószámok hozzárendelésére. Minden cégnek joga van bármilyen regisztrációs formát elfogadni, rögzítve azokat az irodai munkára vonatkozó saját utasításaiban.
Ezzel együtt a GOST R 6.30-2003 használatát javasolja sorszámokat, amely a szervezet belátása szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrájának megfelelő esetmutatóval, a levelezőre, előadókra vonatkozó információkkal stb.
A szervezet megbízásait hagyományosan két fő csoportra osztják: fő tevékenység és személyi állomány szerint. A megrendelések nyilvántartása csoportonként, naptári éven belüli bruttó számozással külön-külön történik. A zűrzavar és a kettősség elkerülése érdekében a személyi rendelések számát szokás a levéllel kiegészíteni NAK NEK (személyzet) ill LS (személyzet által).
Megjegyzendő, hogy az irodai munka szabályai nem hirtelen jöttek létre: mindegyiket az évek során próbálgatással csiszolták. Manapság az egyszerű szabályok betartása, amelyek egyaránt alkalmasak a kisvállalatok és a nagy holdingok számára, lehetővé teszik a titkár számára, hogy a professzionalizmus elvesztése nélkül mozogjon szervezetről szervezetre, valamint magának a vállalkozásnak, hogy további költségek nélkül fejlődjön a szabványos dokumentációs folyamatok kardinális formázásához.
A javasolt (dátum szerinti) rendelésszámozási lehetőségnek van egy jelentős hátránya - nem alkalmas olyan cégnek, ahol naponta egynél több megbízás adható ki. Hol a garancia arra, hogy egy kis kísérleti vállalkozásból holnap ne nőjön nagy ipari holding?
Szervezetünkben minden levelet a végrehajtók önállóan iktatnak a naplóba, pl. Bármely levelet készítő végrehajtó titkár hiányában önállóan iktathatja a kimenő iratot. Lehet-e regisztrálni a titkár tudta nélkül, és a vállalkozás alkalmazottainak joguk van-e ingyenesen hozzáférni a regisztrációs naplókhoz? Lehetséges-e a regisztrációs naplót elektronikus formává alakítani (például Excel formátumba), és egyáltalán nem kell használni a hagyományos papíralapú naplót?
A regisztrációs űrlapot (füzetben, Excelben vagy EDMS-ben) és a bejegyzések menetét a szervezet maga határozza meg. Ugyanakkor a titkár munkahelyi hiánya nem akadályozhatja vagy lassítja az üzleti folyamatokat. Manapság egyre népszerűbb az egységes számviteli adatbázis elektronikus formában történő decentralizált karbantartása. Ehhez közös számítógépes hálózatot használnak, a számviteli naplót nyilvánosságra hozva. A már bevitt információk szándékos vagy véletlen elferdítésének elkerülése érdekében biztosítani kell az adatvédelmet, valamint differenciált megközelítést kell biztosítani a személyzet számára az adatbázishoz való hozzáférési jogok megadásához: a szervezeti egység irodai munkájáért felelős alkalmazottak jogosultak új bejegyzéseket készíteni, míg a személyzet többi tagja csak böngészésre (keresésre) használhatja fel az információkat.
Áttérés ide elektronikus nyomtatványok az iratkönyvelés új lehetőségeket nyit az irodai munka területén, megkönnyíti a regisztráció folyamatát, valamint jelentősen csökkenti a titkárnőnek a beérkező (elküldött) bizonylattal kapcsolatos információkeresésre fordított idejét a kollégák, ügyfelek kérésére.
Lehetséges-e egységes naplót vezetni a szervezet bejövő, kimenő és belső dokumentációinak nyilvántartásáról (egyszerre az összes strukturális részlegre), vagy minden részlegnek saját naplóval kell rendelkeznie?
Annak érdekében, hogy a hatékony keresőmotor Egy szervezetnek célszerű egységes könyvelési naplót vezetni a kívülről bejövő levelezésről, az elküldött dokumentumokról, valamint a belsőről adminisztratív dokumentumokat. Ezekben a naplókban rögzítésre kerül a dokumentumok szervezet általi átvételének, elküldésének, közzétételének ténye. De meg kell szervezni a szolgáltatás és a memorandumok nyilvántartását, figyelembe véve a vállalat felépítését: nagy szervezetekben a strukturális részlegek önállóan vezethetik ezeket a dokumentumokat, kis cégeknél ez a feladat a titkárra ruházható.
A regisztrációval együtt azonban a szervezetnek nyilvántartást kell készítenie ezen dokumentumok belső szerkezeti részlegek közötti áthaladásáról. Ezt az elszámolást különböző módokon hajtják végre:
- a dokumentumok osztályról osztályra történő átadása a dokumentációt támogató szolgáltatáson keresztül valósítható meg, amely a dokumentum életének következő szakaszát rögzíti;
- a szerkezeti egységek önállóan nyilvántarthatják a rajtuk áthaladó dokumentumokat;
- a cégen belüli iratmozgás elszámolását az elektronikus dokumentumkezelő rendszer rögzíti.
Meg kell különböztetni egy dokumentum könyvelését a nyilvántartásától. Tehát egy harmadik féltől származó dokumentumot a titkár (jogosult alkalmazott) bejövő szám hozzárendelésével regisztrál. Az ilyen dokumentum kézhezvétele után a szervezet szerkezeti egységének irodai munkájáért felelős alkalmazott beírja az adatokat a nyilvántartásába azon a számon, amelyen a dokumentum bekerült a szervezetbe.
1. Fic osztályunk tól től ellenőrzi az osztályba bekerülő egyes dokumentumok áthaladását, beleértve belső - szolgáltatás, feljegyzések. A személyzeti osztály vezetője úgy véli, így növeljük a dokumentumáramlást, hiszen a belső dokumentumok nem regisztrációkötelesek. Van-e olyan szabályozás, amely szerint az ilyen dokumentumokat nyilvántartásba kell venni?
2. Szervezetünkben kis iratfolyamot és belső dokumentumokat nem regisztrálunk. Minden indoklást, feljegyzést és feljegyzést a szerkezeti osztályok vezetői mappákban őriznek. Ez a helyes? Ha regisztrálni kell őket, kinek kell ezt megtennie (egy-egy osztály vagy titkár)? A dokumentumokat ebben az esetben egy naplóban kell nyilvántartani, vagy többben?
A dokumentumáramlás volumene a szervezeten vagy annak részlegén áthaladó dokumentumok száma. Három fő áramlat létezik:
- bejövő - harmadik féltől származó dokumentumok;
- kimenő - a szervezeten kívüli küldéshez létrehozott dokumentumok;
- belső - a szolgáltatás és a feljegyzések, az alkalmazottak nyilatkozatai, valamint a parancsok, jegyzőkönyvek, cselekmények stb.
Az iratok nyilvántartása ezeket a dokumentumokat figyelembe veszi, de számukat semmilyen módon nem befolyásolja. Függetlenül attól, hogy a szolgáltatási jegyzet regisztrálva van-e vagy sem, 1-gyel növeli a létrehozott (végrehajtásra érkezett) számát. belső dokumentumokat. 3.4.9 módszertani ajánlások A Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. sz. rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó hatóságoknál végzett irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról rendelkezik, amely előírja az irodai munkára vonatkozó utasításokban rögzíteni a belső információk és referenciadokumentumok nyilvántartásának helyét és módját ( jelentések, hatósági, elemző feljegyzések, igazolások stb.), a szerkezeti részlegek közötti iratok átadásának rendje.
A feljegyzések, feljegyzések a megjelenés helyén (szerkezeti egységben) vagy központilag a titkárnál iktathatók. A regisztrációs módszer megválasztása a szervezet felépítésétől függ, és az irodai munkára vonatkozó utasításokban meg kell határozni.
Más kérdés, hogy a belső iratok nyilvántartása lassíthatja az osztályok közötti iratcserét, plusz terhet ró az osztály dolgozóira, de ez jobb, mint a személyzeti osztály vezetőjének követelménye, hogy „szem előtt tartsa” az információkat mindenről. feljegyzésekés jövőbeli sorsukat.
1. Az egy hónapra szóló számlák egy borítékban érkeznek. Regisztrálásuk módja: minden azonos szám alatti fiókhoz vagy minden számlához saját regisztrációs számot kell rendelni?
2. Milyen dokumentumok vannak regisztrálva a DOW szolgáltatásban? Regisztrálnom kell a számviteli bizonylatokat?
Az irodai munkában három önálló dokumentumfolyamat létezik: általános dokumentumok, személyzet és számvitel. A titkár felelősségi körébe tartoznak az általános dokumentumok, amelyekkel való munkavégzés menetét az irodai munkautasítás határozza meg.
kitermelés
(jóváhagyva a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. sz. végzésével)
3.4.2. Beérkező dokumentumok átvétele és első feldolgozása
A regisztrációhoz nem kötött dokumentumok közé tartoznak azok a dokumentumok, amelyek nem igényelnek végrehajtást és nem tartalmaznak referenciaként felhasznált információkat, például: meghívók, gratuláló levelek, táviratok, jegyek, tervek, szemináriumok, konferenciák, szimpóziumok és egyéb hasonló események programjai, könyvelés, logisztikai, tervezési, pénzügyi dokumentumok nélkül érkezett kísérő levél* , promóciós dokumentumok, kereskedelmi ajánlatok, nyomtatott kiadások, egységes formákés papírmunka stb.
Átjárás (beleértve a könyvelést) számviteli dokumentumok(számlák, cselekmények, fizetési megbízások stb.) a szervezet Számviteli Politikája szabályozza, amelyet a főkönyvelő dolgozott ki, és a könyvelők hatáskörébe tartozik.
A gyakorlatban azonban nem ritka, hogy a titkárt terhelik számviteli számlák, cselekmények stb. elvesztése. A konfliktusok elkerülése érdekében a titkárok kénytelenek nyilvántartást vezetni a postai úton kapott elsődleges könyvelési bizonylatokról. Ugyanakkor nem szükséges külön-külön figyelembe venni minden egyes szervezettől kapott számlát és aktust egy borítékban - csak tüntesse fel ennek a szervezetnek a nevét és Általános információ a boríték tartalmáról (lásd a példát).
PÉLDA
A beérkező iratok nyilvántartásának töredéke
Lehetséges-e törtrészes rendeléseket regisztrálni?
- Fedors rendes 2011. december 8., 22:04
- Lexandra Guru 2011. december 9., 08:23
- Kadrovichka Vendég 2011. december 9., 11:52
Alapvetően lehetséges. Minden szervezetnek saját belső utasításokkal kell rendelkeznie a személyi nyilvántartások kezelésére. Ebben rögzíthető a számozás sorrendje.
Ha józanul felmérjük a törtek letételének lehetőségét, akkor felvetődik a kérdés: miért kell egyáltalán más számmal számozni a megbízásokat? Tegye az 1-es számot, majd az 1/1-et. és így tovább az év végéig. Az utolsó rendelés száma 1/100001.
Másrészt mindannyian élő emberek vagyunk, és mindannyian követünk el hibákat. Előfordulhat, hogy a rendeléseket később kell leadni. Ezért ezt a lehetőséget javaslom: minden nap - új szám és ennek a napnak az összes rendelése törtekkel. Pl. december 2-án minden rendelés 45., 45/1., 45/2. stb., december 3. 46., 46/1. stb. De ismét felmerül a kérdés: mi van akkor, ha december 2-án és 4-én adták ki a végzéseket, és akkor hirtelen kiderül, hogy december 3-án utólag kell kiadni a végzést, és mit kell tenni? És kreativitást és találékonyságot mutatni, és a dokumentumokat úgy igazítani, hogy a végzés december 3-án életbe lépjen, de 2-án kelt vissza.
Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2017. december 28-i 888n számú rendelete A FOGYATÉKOS SZEMÉLYEK TECHNIKAI REHABILITÁCIÓS LÉTESÍTMÉNYEKBEN SZOLGÁLÓ INDIKÁCIÓK ÉS ELLENJAVALLATOK LISTÁJÁNAK JÓVÁHAGYÁSÁRÓL. és […]
Minden cégnél, méretétől, tevékenységétől, bevételétől és egyéb mutatóitól függetlenül hivatalos dokumentumokat a szervezet vezetőjének aláírásával és pecsétjével.
A dokumentumkezelés megvalósítása során az egyik fontos intézkedés a dokumentum számozása. Nem minden esetben valósul meg.
A dokumentációt a megrendeléshez számozni kell. Entitás jogosult önállóan kialakítani saját dokumentumkezelő rendszerét, valamint számozásának rendjét.
Mi ez: koncepció és lényeg
A számozás azt jelenti sorszám hozzárendelése egy bizonylathoz.
A szám a kimenő levél aláírásának napjára és a bejövő levél fogadásának napjára kerül.
A megbízás annak a jele, hogy megvan jogi hatályát. A számozás rögzítésének folyamata a vállalkozás általános dokumentumkezelő rendszerébe történő bejegyzését jelenti. És már nem lehet eltávolítani és megszabadulni egy ilyen dokumentumtól.
A számozás kísért alapvető célok:
- dokumentumok rendszerezése a vállalkozásnál;
- kényelmes keresés;
- ellenőrzési intézkedések végrehajtása az aláírt dokumentációra vonatkozóan.
Ami létezik
A számozás lehet beérkezőÉs kimenő külső szervezettől kapott vagy szervezeten kívüli dokumentációval, ill.
A számozás lehet automatikus vagy kézikönyv. Általában a szám rögzítésének második módját alkalmazzák, mivel azt azután kell hozzárendelni, hogy a felelős személy aláírta a dokumentumot. Automatikus hozzárendelés esetén a kezelőprogram az aláírás előtt állítja be azt a fordításkor.
Maga a szám (index) lehet numerikus, alfanumerikus és karakterekkel kevert. A numerikus kód külön-külön (például 156. sz.), alfabetikus és szimbolikus is használható a numerikus kóddal együtt (például 12-11/158 vagy 12-k stb.). A betűket leggyakrabban a személyi dokumentumokban használják, és egy vagy másik típus megjelölése, például foglalkoztatási megbízás - „p”, üzleti útra - „k” stb.
Bizonyos esetekben a párhuzamosságok elkerülése érdekében állítsa be számszerű határok. Például az 1. sz. - 100 - felvételi parancsok, 101 - 200 - elbocsátás.
A bizonylatszámozási módot maga a cég választja ki, a helyi jelzés szerint jogi aktusok. Ha bármilyen változtatás történik, az ott is megjelenik. A számozási módot azonban csak egy új naptári év elejétől módosíthatja.
A főtevékenységre vonatkozó dokumentumok számozottak külön a személyzeti dokumentációtól. Automatikusan be lehet számozni munkaprogram(leggyakrabban 1C) és manuálisan.
A helyes hozzárendeléshez a regisztrációs naplót (nyilvántartási könyvet) használjuk. Ez tükrözi a dátumot, a számot, a tartalmat és a megbízást összeállító és aláíró személyek adatait.
Ha a cég munkafolyamata nagy, akkor a számok mellett betűk is vannak az összetételben. Leggyakrabban a különböző megőrzési időtartamú dokumentumokhoz használnak betűjeleket.
A regisztráció a regisztrációs naplóba a szám, dátum és név, illetve az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben a főbb jellemzők megadásával történhet.
A cég választ preferált regisztrációs mód. Egyes esetekben mindkét típust használják. Ez nem kötelező eljárás, de azért hajtják végre biztonság és megbízhatóság.
A regisztrációs napló összeállításra kerül papíralapúés egy táblázatot jelent oszlopnevekkel. Az ilyen folyóirat formáját és tartalmát a jogi személy határozza meg.
A számozás a vállalaton belüli megrendelések típusától függően történik.
Igen, tűnj ki a következő tevékenységeket:
- fő;
- személyzet által;
- közigazgatási és gazdasági.
Fajtatól függően kerül meghatározásra a cég dokumentumkezelő rendszerében elfoglalt hely, számozás, eltarthatóság.
Fő tevékenység szerint
Ide tartoznak a megrendelések:
- társaság alapításáról;
- az állami ütemterv jóváhagyásáról;
- a nyaralások vagy üzleti utak menetrendjének jóváhagyásáról;
- a szervezet különálló strukturális részlegeinek létrehozásáról;
- más vállalkozásokkal való egyesülésekről;
- átszervezésről vagy felszámolásról;
- a társaság tevékenységéhez kapcsolódó egyéb.
A megrendelések rendszerint a regisztrációs számok hozzárendelésének tárolási időszakától függően oszlanak meg.
A főtevékenységre vonatkozó megrendelések számokból és jelekből, vagy csak számokból álló iktatószámmal rendelkeznek. A betűjeleket főként a személyi rendelések számozására használják.
Személyzet
Ezek a megbízások magukban foglalják a vállalkozás alkalmazottaira vonatkozó teljes dokumentumfolyamatot. Fajták a következő:
- a munkaerő-felvételről;
- a munkavállaló áthelyezéséről;
- a munkavállalói bónuszokról;
- a növekedésről;
- az elbocsátásról;
- fegyelmi eljárásról;
- üzleti útról;
- edzésről stb.
Más szóval, a vállalat alkalmazottaival kapcsolatos minden intézkedést a személyi nyilvántartások kezelésére vonatkozó utasítások rögzítenek.
Példák és minták
Az alábbiakban példák találhatók a számot tartalmazó dokumentumokra.
Ez a sorrend számokból és jelekből áll. A „02” számok törten keresztül jelzik az osztály számát. számok "17" - sorozatszám az év elejétől.
A következő számokból, jelekből és betűkből áll. Ahol a „15” szám a sorrendben lévő szám, a törten keresztül pedig az „OD” betűjelölés – a tevékenység fő típusának megfelelően.
És végül a harmadik, amelynek indexe kizárólag a „12” számokból áll.
Ahogy a fentiekben írják, minden dokumentáció rögzítésre kerül és megjelenik a regisztrációs naplóban. A főtevékenység rendelési nyilvántartása tartalmazza a megrendelés számát, dátumát, összefoglaló, a felelős személyre és az összeállítóra vonatkozó információk, valamint a hozzászólások határideje.
A napló jelzi a töltés kezdetét és a végét is. A végére kerül a kitöltésért felelős személy pecsétje és aláírása. Ezután összefűzik az előzőekhez. Általában a naptári év során összeállítják és használják.
Szabályozási szabályozás
Minden szervezet tevékenysége során kiad és aláír különféle dokumentumokat. Jogalkotásilag nem biztosított általános rendszer a vállalkozáson belüli dokumentumáramlást, valamint a számozási eljárást.
Csak bizonyos állami szervekben szabályozzák az ilyen tevékenységeket a magasabb osztályok meghatározott szolgáltatásokkal kapcsolatos rendelkezései. Ezek közé tartozik: a Szövetségi Adószolgálat, a Szövetségi Pénzügyminisztérium, a Szövetségi Munkaügyi és Foglalkoztatási Szolgálat és más kormányzati szervek.
A nem állami vállalkozások önállóan alakítják ki a vállalkozásukon belüli okmányforgalom fenntartásának szabályait, amelyet megrendeléssel rögzítenek. De ezek a szabályok nem mondanak ellent a levéltári ügyekről szóló 2004.22.10-i 125-FZ szövetségi törvénnyel, valamint az Orosz Föderáció állami szabványának „Az orosz állami szabvány elfogadásáról és végrehajtásáról” szóló rendeletével. Föderáció" 2003.03.08. sz. 65-FZ és Oroszország Kulturális Minisztériumának rendelete "Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői levéltári dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról, feltüntetve a tárolási időszakok” 2010.08.25-én kelt 558. sz.
Így a vállalkozás dokumentumkezelési rendjét maga a szervezet határozza meg, és rögzíti hivatalos dokumentumokat. A regisztrációs szám hozzárendelésének eljárását a szervezet mérete és alkalmazottainak száma, valamint a teljes vállalkozás dokumentumforgalma alapján választják ki.
Ez az eljárás szükséges mind magának a szervezetnek a dokumentációjának kényelmes használatához, mind a harmadik fél szolgáltatásai általi ellenőrzés gyakorlásához.
Lehetséges-e törten keresztül megadni a megrendelés regisztrációs számát, ha visszamenőlegesen kell megrendelést beiktatni a már regisztrált megrendelések közé, pl.: 2012.03.03. 1. számú, a következő 2012.05.05. 2. sz. hozzájuk kell beszúrni egy 2012.04.03.-i rendelést 1/1?
Válasz
Azt gondolom, hogy a válasz ön számára egyértelmű: az irodai munkavégzés szabályai szerint, és általában a vezetői tevékenység szabályai szerint ezt nem lehet megtenni. Ebben az esetben nem is a megrendelés regisztrációs számában van a kérdés, hanem annak dátumában. Mint ismeretes, a dokumentum keltének meg kell egyeznie az aláírás dátumával vagy a dokumentumban rögzített esemény dátumával (ez pl. az ülések jegyzőkönyveire vonatkozik, amelyek dátumának meg kell egyeznie a dokumentumban rögzített dátummal). esemény, és nem a jegyzőkönyv dátuma). Az első szabály a megrendelésekre vonatkozik, a megrendelés kelte az aláírás dátuma.
Ha a megrendelést a kérdésében megadottak szerint iktatták, 2012.04.03. 1/1, ez azt jelenti, hogy a megrendelés valóban később jelent meg, mint a 2012.05.05.2. számú megrendelés, mert ha ez nem így lenne az esetet, akkor a 3. számra regisztrálta volna a megfelelő dátummal - 2012. 05. 05. vagy később.
Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor valamilyen oknál fogva elfelejtik, vagy nincs idejük időben kiadni a megbízást, ezért a gyakorlatban vannak olyan megbízások, amelyekben számok törten keresztül vagy egy kiegészítő betű szerepel (például 12a), de ez mindig azt jelzi, hogy az összeállítás tényleges dátuma más volt. Szerintem ha van ilyen próba, amelynek során megjelenik egy ilyen végzés, erre bármelyik bíróság felfigyel.
GOST R ISO 15489-1-2007 „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentum kezelés. Általános követelmények» követelményeket állapít meg a dokumentumokkal szemben. Ennek a szabványnak megfelelően a dokumentumnak hitelesnek, megbízhatónak, hiánytalannak, használatra alkalmasnak kell lennie. A szabvány szerint: „A dokumentum akkor hiteles, ha:
a) megfelel a megállapított szabályoknak;
b) egy erre felhatalmazott személy hozta létre vagy küldte el;
c) létrehozták vagy benyújtották a dokumentumban megjelölt időpontban(az általam kiemelt - V.Ya.).
A dokumentumok hitelességének biztosítása érdekében a szervezeteknek végre kell hajtaniuk és dokumentálniuk kell a politika és az elveket létrehozásának ellenőrzési eljárásai(az általam kiemelt - V.Ya.), dokumentumok átvételét, átadását, tárolását és kiválasztását (visszavonását) és ezzel biztosítják, hogy a dokumentumok készítői erre jogosultak és azonosíthatók legyenek, az iratok védve legyenek a jogosulatlan kiegészítéstől, törléstől , módosítás, használat és elrejtés (osztályozás) ...
Hiteles dokumentum az, amelynek tartalma a megerősítendő ügyletek, tevékenységek vagy tények teljes és pontos ábrázolásának tekinthető, és amely a későbbi tranzakciókban vagy tevékenységekben megbízható. A dokumentumokat olyan ügylet vagy helyzet alatt vagy közvetlenül utána kell elkészíteni, amelyre vonatkoznak, olyan személyeknek, akik megbízhatóan ismerik a tényeket, vagy az ügylet lebonyolítása során általánosan használt eszközökkel.
Ebből a szabványtöredékből az következik, hogy az iratok „visszamenőleges hatállyal” történő nyilvántartásba vétele az okmányozás szabályainak durva megsértését jelenti.
Végül is hogyan lehet olyan helyzetbe kerülni, ha például a parancsot nem adják ki időben? Tegye közzé a szükségesnél később, pl. normatív dokumentumok vagy magát a helyzetet, de lehetőség szerint megfelelő felelősségkizárással a szövegben.
Például felvett egy személyt, megállapodást kötött, de nem adott ki időben a felvételi parancsot. Amint ezt a jogsértést felfedezik, parancsot kell kiadni, amelynek szövegében meg kell jelölni a munkavállaló felvételének dátumát. A munkavégzés megkezdésének időpontja és a végzés kiállításának időpontja eltérhet, akár több mint három nappal, ahogyan azt a Munka Törvénykönyve megengedi, de pontosabb lesz, és a megrendelés, mint okirat jogilag jelentős lesz, bár jelezze, hogy a munkáltató valamilyen okból megsértette az okirat kiállítására megállapított határidőket.
Vminek megfelelően Munka Törvénykönyve Az Orosz Föderáció szerint a munkáltatónak a munkakezdéstől számított három napon belül aláírás ellenében meg kell ismertetnie a munkavállalót a felvételi rendelettel. Ezért a felvételi végzés ezen a három napon belül kiadható.
A személyi iratkezelésben a megrendelések számozása jelentős szerepet játszik a társaság működésében, méretétől, struktúrájától és tevékenységi körétől függetlenül.
Az Emberi Erőforrás egy szervezet ága, amely a kapcsolódó nyilvántartások vezetéséért felelős munkaügyi kapcsolatok. Ugyanis:
- Bejegyzések készítése munkafüzetekbe;
- Személyes akták nyilvántartása;
- Megrendelések létrehozása személyzet számára;
- nyaralások ütemezése és személyi állomány;
- Munkaköri leírások készítése, átalakítása;
- A dokumentumok tárolása és időben történő eljuttatása az archívumba;
- kompetens dokumentumok módosítása;
Magatartási szabályok
A megrendelés regisztrációs száma annak sorszámából és indexéből áll. A megbízások indexálását az egyedi ügyek nómenklatúrája és a vállalkozásnál a megbízások nyilvántartására vonatkozó szabályok határozzák meg. Annak ellenére, hogy minden szervezet saját számozási sorrendet ír elő az adminisztratív dokumentumokhoz, van egy bizonyos szám Általános szabályok amelyet a cégek igyekeznek betartani. Ugyanis:
Azoknál a cégeknél, ahol kis mennyiségű dokumentumforgalom van, nem szükséges a rendeléseket több típusra szétválasztani. De nem kombinálhatók, mert különböző kifejezések dokumentumtárolás. Ebben az esetben a megrendelés sorszámához egy betűindex kerül hozzáadásra kötőjellel vagy perjellel:
- "LS" - személyzet (75 év eltarthatósági idejű személyzetre vonatkozó megrendelések);
- "k" - keretek (Rövid távú tárolási időszakok rendelései).
A nagy létszámú alkalmazottakkal és adminisztratív dokumentumokkal rendelkező szervezetekben minden rendeléstípushoz egy teljes indexrendszert fejlesztettek ki:
- "p" - felvétel;
- "y" - elbocsátás;
- "pr" - munkavállalók felvétele;
- "k" - üzleti utak;
- "VK" - belső üzleti utak;
- "zk" - külföldi üzleti utak;
- "otd" - fizetés nélküli szabadság, terhesség és szülés, gyermekgondozás;
- "otk" - rendszeres ünnepek, tanulmányi szünet;
Egy megjegyzésben! Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelésekhez a személyzeti tisztek általában digitális kódot használnak. Egyes szervezetek levélmutatót adnak hozzá, például az 1-OD rendelésnél.
A számozásra és az indexjelölésekre számos lehetőség kínálkozik. Sokszínűségük nemcsak a szervezet méretétől, hanem az adott cég tevékenységének sajátosságaitól is függ.
Jegyzet! ben kell elkészíteni a személyi iratkezelés lebonyolításának rendjét, ideértve a megbízások számozását is helyi dokumentum cégek – pozíció a személyzeti nyilvántartások kezelésében.
Minden évben új vagy nem
A megbízások számozását a számítási eljárás évenkénti frissítésével javasolt elvégezni. Az új naptári év első munkanapjától a megrendelés 1. sz. A művelődési és oktatási intézmények kivételével, ahol az üzleti év szeptember 1-jén kezdődik.
Egy ilyen rendszer nemcsak az adminisztratív dokumentumok egyszerűsítését segíti elő, hanem fel is készíti azokat a további archiválásra.
Rendelés regisztrációs napló
A személyzeti rendelések nyilvántartásának oldala Mivel a megbízások számozásának eljárása jogszabályi szinten nincs meghatározva, a személyzeti tisztek a megbízások nyilvántartásáról naplót vezetnek. A regisztrációs folyamat az adatok másolása a dokumentumból, és ezeknek az adatoknak egy speciális regisztrációs űrlapra történő beírása.
Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendeléseket a vállalkozás a személyzeti megrendelésektől elkülönítve tartja nyilván. Ez a különböző tevékenységi területeknek és tárolási időszakoknak köszönhető. Ezen adminisztratív dokumentumok számozását külön kell elvégezni. A rendelési naplók eltérőek lesznek.
Jegyzet! Az irat nyilvántartásba vétele jogerőt ad neki, megállapítja keletkezésének vagy átvételének tényét.
A munkaügyi jogszabályok nem kötelezik a vállalkozásokat a rendelések nyilvántartására. A regisztrációs naplókat minden cég önállóan készíti el. De nemcsak számozást kell tartalmazniuk, hanem a dokumentum elkészítésének dátumát, adatait, összefoglalóját és a felelős személyek aláírását is.
Egy megjegyzésben! A személyzeti megrendelés regisztrálásakor fel kell tüntetni a munkavállaló nevét és beosztását. És az alapítvány rögzítésének parancsára - nyilatkozat tőle.
Így a megrendelések számozásának elszámolási rendszerének megvalósítására nincsenek szigorú irányelvek. Minden vállalat a célszerűség és a kényelem alapján választja ki a saját rendszerét.
Mi a teendő hiba esetén
Korábban kiadott végzés módosítása kényszerítő, elsősorban jogi szükséglet esetén megengedett. A végzés módosítására akkor van szükség, ha olyan körülmények merülnek fel, amelyek a közigazgatási okiratot vagy annak egy külön bekezdését ténybeli vagy jogilag pontatlanná teszik.
A leggyakoribb körülmények a következők:
- Jogszabályi változások, in előírások vagy helyi aktusok maga a szervezet
- Változások azon alkalmazottak személyes adataiban, akikre vonatkozóan adminisztratív dokumentumokat készítettek
- Egy adott idő és hely körülményeinek változása, ha ezek a tételek jelentősek egy korábban kiadott megbízás szempontjából
Fontos! A közigazgatási okirat módosítása, az új körülményeknek megfelelő átírása jogilag analfabéta intézkedés!
A korábban kiadott végzés módosítására végzést kell készíteni. Magába foglalja:
- A változtatás okai.
- A változtatások oka.
- Műveletek meghatározása tisztviselők vagy szerkezeti egység cégek, amelyeket a megrendelés változása kapcsán teljesíteniük kell.
- A módosítandó megbízás linkje vagy a benne lévő pozíció, dátuma, száma és neve.
- A dokumentum végrehajtásának felügyeletével megbízott alkalmazott megjelölése.
Tanács! A kiegészítések és változtatások terjedelmes listája elkészítésekor kényelmesebb külön alkalmazásba formálni azokat. A megrendelésben pedig tüntesse fel a módosítások listáját és a megrendelés e mellékletére mutató hivatkozást.
A korábban kiadott végzés módosítására vonatkozó végzés papírformában kerül kiadásra. A kívánt kellékek a következők:
- Cégnév;
- a dokumentum neve és kelte;
- Regisztrációs szám;
- A megrendelés kibocsátásának helye;
- Dokumentum szövege;
- A felelős személyek aláírásai;
- Mark az előadóról;
- Vízum jóváhagyási parancs (ha szükséges).
Jegyzet! A jogszabály nem határozza meg, hogy a végzésen hány változtatást lehet végrehajtani. A szervezet vezetése maga dönt ebben a kérdésben. Racionális oldalról kell megközelíteni, mivel a sorrend megváltoztatására vonatkozó utasítás módosítása zavart okoz a dokumentumokban.
Rendelési számozási megbízások minta
A vállalkozás önállóan dolgoz ki egy sorrendet a számozási sorrendben, ahol kényelmes sorrendet hoz létre a számok sorrendbe helyezéséhez, indexértékekhez és egyéb rendelkezésekhez, a szervezet tevékenysége alapján.
"AST" Korlátolt Felelősségű Társaság
TIN/KPP 7804491337/780401001
195198, Szentpétervár,
Lenina pr., 21., 1. épület, szoba 309RENDELÉS #1
Szentpétervár
2016.01.01 RENDELEK:
- 2016-tól vezesse be az adminisztratív dokumentumok alfanumerikus indexelését az AST LLC személyzete számára a következő regisztrációs alfabetikus indexekkel: alkalmazotti felvételi megbízások - P (toborzás);
2. felmondó végzések munkaszerződés(szerződés) munkavállalóval - U (elbocsátás);
3. elrendeli a munkavállaló áthelyezését egy másik munkakörbe - PR (munkavállaló áthelyezése);
4. elrendeli a munkavállaló szabadságának kiadását - O (szabadság);
5. parancsok a munka- és termelési fegyelem megsértésére - N;
6. egyéb rendelések - K (keretek).- E megbízás végrehajtásának ellenőrzését Oleg Dmitrievich Ivanov pénzügyi igazgatóra bízzák.
vezérigazgató A.S. Shapkin
Bővebben... A szemináriumra május 24-én, 25-én és 28-án lehet jelentkezni Kerekasztalok Április 25-én kerül sor a „Külgazdasági tevékenység – jogszabályi változások” című kerekasztalra. A szerző és az előadó Nagam Elena Rafailovna, a Tax Strategy LLC igazgatója, gyakorló adótanácsadó. Bővebben…Regisztráljon a kerekasztalra Könyvvizsgálói konzultációk mind Roman Vjacseszlavovics Guselnikov okleveles adótanácsadó válaszol kérdésekre.a kedvezményes tétel összege? Az árkülönbség többször is eltérhet, ezért az áfa nagyon eltérő lehet. Kérjük, hivatkozzon a jogszabályban található hivatkozásokra. Válasz… 2018.04.16: Megállapodást kötöttünk az ügynökséggel üzleti utakra szóló jegyek banki átutalással történő megvásárlására.
Lehetséges tört rendelési számokat használni?
Betűvel ellátott számot általában akkor írnak be, ha a rendelést visszamenőleg kell végrehajtani, és a sorban következő szám már foglalt. Antalya 2009-04-17 09:19 Általában akkor írunk be egy betűs számot, ha visszamenőlegesen kell végrehajtani a rendelést, és a sorrendben következő szám már foglalt.
Nadin-ka 2009-04-20 15:12 kezdj erre fokozottan odafigyelni, és kérdezd meg miért van ez így 😉 pl. ha így hajtottad végre a parancsot - a dokumentumokban minden más rendben legyen ebben a kérdésben, akkor nem fognak hibát találni, de mindenki mást nagyon alaposan megnéznek 🙂 Hercegnő 2009-04-20 16:06 Ez az Ön joga ... nincs olyan dokumentum, amely szabályozná a dokumentációja számozását ...
Hogyan tudok visszamenőleg megrendelni?
Lehetséges-e töredékes rendelési számokat használni (2012.03.03. 1-es, a következő 2-es 2012.05.05-i, és közéjük egy 2012.04.03-i 1/1-es rendelés kerüljön)? Az arhangelszki régió vezetőjének titkára Lehetséges-e töredékes rendelési számokat használni (2012.03.03. 1-es, a következő 2-es 2012.05.05-i, és közéjük egy 2012.04.03-i 1/1-es rendelés kerüljön)? Az arhangelszki régió vezetőjének titkára
Figyelem
Mivel töredékes megbízási szám csak akkor jelenhet meg, ha a megbízást, ahogy mondani szokás, visszamenőlegesen adják ki, ezért erre a kérdésre csak egy válasz lehet: ezt nem lehet megtenni. Azt gondolom, felesleges emlékeztetni arra, hogy a végzés kelte (a dátum a regisztráció során kerül beírásra) a hivatalos aláírásának dátuma.
Az irodai munkavégzés szabályai szerint az iratot az aláírás napján, vagy ha a munkanap végén írták alá, a következő munkanapon.
Megrendelések helyes számozása a személyi iratkezelésben
Az élet gyönyörű!)) Marina az Orosz Föderáció, Szentpétervár #9 2009. március 27., 10:50 mondjuk nyaraltak az emberek (akár üdülési díj nélkül is) Párszor volt ilyen, figyelmeztette a menedzser, de nem ért el, általában hallgatok a vakáció ütemezése. Nem rajzoltam semmit, aztán otthagytam az embereket az aktuális számmal és az aktuális számmal sorozatszám nyaralást foglalt le.
Tudom, hogy ez a jogsértés elég súlyos, és ha valami történik az emberrel egy ilyen nyaralás alatt, akkor nem tudom levenni a fejem, de nem tudok mászni az elmúlt időszakban, mert. a hónap lezárult, a számok mind átkerülnek a könyv fejeibe. Szeretném felhívni a moderátor figyelmét erre az üzenetre, mert: Értesítést küldenek...
A rendelések számozása törten keresztül
Kérem, mondja meg, hogy a rendelési számot törttel lehet tenni? Például ott van a 32. számú végzés, lehet-e elkészíteni a 32/1. Ha a tartalom ugyanaz? Előre is köszönöm Fórum:
- HR nyilvántartás
Kulcsszavak:
- Rendelés
Evenstar 2009-04-15 08:39 Jobb egy levéllel, például №32a Mit jelent, hogy ugyanaz a tartalom? Expressio 2009-04-15 09:01 Hát például felvették vagy üzleti útra küldték őket, vagyis a tartalom ugyanaz köszi. A törten át terjedő szám nem kívánatos, igaz? Evenstar 2009-04-15 12:32 Általában a törtszámú rendelés számát maga az 1C program kínálja fel, ha például egy megrendeléssel több embert küld üzleti útra, és a T9-es űrlapot választja kinyomtatásra.
Ezután minden dolgozóhoz külön megrendelés lesz 32/1, 32/2 stb. Kinyomtathatja a T9a űrlapon, ekkor egy asztalon lesz az összes üzleti útra küldött munkatárs.
Szavazás:
Az iroda egy 2018.01.31-i számlát állított ki. feltüntetve benne az összes 2018. január folyamán vásárolt jegyet és az egyes jegyekre kiosztott áfa összegét. Melyik dokumentumot kell bejegyezni a vásárlási könyvbe: ügynökségi számla ill e-jegyek(útvonal/nyugták)? Válasz…
HR konzultáció minden HR tanácsadó Skobtsova Valentina Petrovna válaszol kérdésekre 2018.04.25: Óvodavezetői állásfoglaláskor hibát követtek el: kihagyták a „beosztásra” szót, egyszerűen jelezték, hogy „ elfogadta az óvoda vezetője ... ". Érvényteleníteni kell a rekordot, és újat kell készíteni? Válasz…
2018.04.17.: EGY szabadságigénylést írt be a munkavállaló 2018.04.28., 2018.05.03.
Minden ugyanaz. Nincs pénz, nincs nő, igen, és nem is lehet. Nincs karó, nincs udvar, és nincsenek bőrös arcok, és nincsenek barátok .... Igen, és nem lehet. Minden palacsintám csomós, és nem csak az első… (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra 2011. december 9., 08:23 [ show ] Elküldve: #3 Guru Bejegyzések: 1 695 természetesen lehetséges. 0/0 QuoteTop Shy 2011. december 9., 09:29 [ show ] #4 elküldve Vendégbejegyzések: 330Feladó: Lehetséges a bizonytalanság, ne aggódj)))) Gyakran előfordul, félénk 0/0 Idézet Top adv 2011. december 9. 09 :30 [ show ] Írta: #5 Guru Hozzászólások: 28 084Feladó: a lakóhelynek nincs helye a törvényben, nincs szabályozva Az "ideje indulni" szavak után! a liberális megkérdezi, hogy "hol?", a hazafi pedig - "ki?" Humanitárius konvoj 1941 0/0 QuoteTop .
A rendelési szám dekódolása a következő:
- a naptári év elejétől minden megbízáshoz digitális kódot rendelnek, azok típusától függetlenül;
- a betűrejtjel a szám előtagjaként működik, amely lehetővé teszi a rend fajainak azonosítását.
Elválasztóként működhet kötőjel, tört, pont, stb.. Akár a szám, akár a titkosítás beírható folyamatosan - külön elválasztó nélkül, szóközzel vagy anélkül.
Például egy kis cégnél a személyzetre vonatkozó megrendelések így nézhetnek ki: 1/k rendelés és 2 l/s rendelés, amely 2 rendeléscsoportot szimbolizál, amelyek tárolási idejében különböznek. nagy cég nagy létszámú és változatos megrendelés esetén speciális számozási rendszer kidolgozására lesz szükség, amelyet cégen belüli helyi törvényben rögzítenek.
- szervezeti jellegű dokumentációk kidolgozása (szabadságrend, létszám, stb.);
- munka a munkaszerződés tartalmán (szöveg pontosítása, kiegészítések, változtatások) stb.
Ismerkedjen meg a személyi iratkezeléssel honlapunk anyagai segítségével: Egyúttal a személyzeti tisztek által készített teljes dokumentumkészletből Speciális figyelem a rendelésszámozási folyamathoz adják. Ez összefügg azzal, hogy személyzeti szolgáltatás a társaság általános – személyi jellegű – megrendeléseinek csak egy részét készíti el. Ezeket meg kell különböztetni a társaság által kiadott további 2 megbízáscsoporttól (alaptevékenység, valamint adminisztratív és gazdasági jellegük szerint).
Még ha a cég nem is kifejezetten aktív, a munkafolyamata igen hivatalos papírok a vállalkozás alapításáról és nyilvántartásáról, a munkavállalók foglalkoztatásának és elbocsátásának eljárási rendjét továbbító dokumentációról, valamint természetesen akaratnyilvánításként, a vállalkozás vezetésének különféle alkalmakkor szóló végzéseiről. A jogszabály nem rendelkezik egységes rendszer irodai munka minden szervezet számára.
Csak külön osztályrendeletek vannak, amelyek jóváhagyják az egyes kormányzati szerveknél az irodai munkára vonatkozó utasításokat (például egy utasítást Szövetségi Szolgálat munkaügyi és foglalkoztatásról szóló 2007. szeptember 28-i 219. sz. végzés Szövetségi Pénzügyminisztérium 2011. május 27-én kelt 206. szám). Így a cégek adottak törvényes szabadság belső dokumentumkezelő rendszer kialakítására.