Epektibong paggamit Ang impormasyon para sa paggawa ng desisyon sa mga institusyon ay ibinibigay ng mga search engine para sa mga dokumento (mga database tungkol sa mga dokumento ng institusyon). Ang impormasyon tungkol sa mga dokumentong tinukoy sa panahon ng kanilang pagpaparehistro ay pumapasok sa sistema ng paghahanap, na kinabibilangan ng mga file cabinet at mga reference na aklat sa pag-uuri.
Ang serbisyo sa pag-iingat ng rekord at ang kalihim (sa maliliit na institusyon) sa tulong ng isang database ay obligadong magbigay, kung kinakailangan, mabilis na paghahanap data tungkol sa kung sino, saan, sa anong yugto ng paghahanda ang dokumento ay matatagpuan, kung saan ang mga dokumento ay makakahanap ka ng impormasyon sa isang partikular na isyu.
Ang isang kinakailangan para sa pag-aayos ng isang search engine ay ang kakayahang maunawaan. Ito ay lalong mahalaga dahil sa katotohanan na ang paglilipat ng mga kawani sa modernong trabaho sa opisina ay karaniwan. Dapat matugunan ng search engine ang mga sumusunod na kinakailangan:
o ganap na ibunyag ang komposisyon at nilalaman ng mga dokumento;
o magbigay ng agarang paghahanap para sa mga dokumento, impormasyon, kontrol sa kanilang pagpapatupad.
Ang pagkakaroon ng buong hanay ng mga mapagkukunan ng impormasyon at dokumentasyon ay ang pangunahing gawain ng serbisyo sa trabaho sa opisina.
Kasama ang mga dokumento, ang mga search engine ay inililipat din sa archive ng institusyon para sa imbakan.
impormasyon- sangguniang gawain, pati na rin ang pagpaparehistro ng mga dokumento, ay maaaring ayusin ayon sa kaugalian - sa anyo ng mga reference na file, pati na rin sa isang awtomatikong mode.
Tradisyunal na form sa paghahanap ng dokumento
Sa kaso ng paggamit ng card form para sa pagrehistro ng mga dokumento, ang kinakailangang bilang ng RKK ay naka-print, kung saan posible na mag-compile ng mga independiyenteng file cabinet:
o sanggunian (sa pamamagitan ng mga kasulatan, mga uri ng mga dokumento, kanilang mga may-akda, atbp.);
o kontrol (sa pamamagitan ng mga deadline, performers, atbp.);
o kodipikasyon, o pampakay ( mga regulasyon, mga dokumentong pang-administratibo, atbp.);
o sa kahilingan ng mga mamamayan;
o alpabeto.
Ang bilang ng mga file cabinet sa isang institusyon ay tinutukoy ng antas ng sentralisasyon ng pagpaparehistro at paghahanap, pati na rin tiyak na mga kondisyon aktibidad ng institusyon.
Ang manual file cabinet ay isang kahon o ilang mga kahon kung saan ang mga card ay matatagpuan sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod. Upang magrehistro ng iba't ibang kategorya ng mga dokumento, ipinapayong gumawa ng mga card ng iba't ibang kulay o gumawa ng mga espesyal na marka na may mga kulay na guhitan sa itaas na bangko ng mga ordinaryong card. Ang mga seksyon at heading ng index ng card ay pinaghihiwalay mula sa isa't isa sa pamamagitan ng karton o mga plastic divider, na nagpapahiwatig ng mga pangalan ng mga seksyon o mga index ng mga heading. Ang paglalagay ng mga card sa mga heading ay isinasagawa ayon sa alpabeto, subordination, antas ng kahalagahan, atbp.
Ang mga index ng card ay isinaayos ayon sa iba't ibang mga scheme. ang kanilang pagtatayo ay nakasalalay sa istruktura ng institusyon, ang antas ng sentralisasyon ng sangguniang gawain, ang likas na katangian ng mga kahilingan sa impormasyon, ang kanilang numero at iba pang mga kadahilanan. Kaya, sa kaso ng paggamit ng isang sentralisadong sistema para sa pagrehistro ng mga dokumento, ang mga reference na file ay nabuo sa serbisyo ng klerikal; ang isang desentralisadong sistema ay nagbibigay para sa pagbuo ng mga file cabinet sa mga dibisyon ng istruktura, isang halo-halong isa - sa serbisyo ng klerikal at sa mga dibisyon ng istruktura.
Mga reference na file ay ang mga pangunahing uri ng mga index ng card sa mga institusyon. Sa mga file cabinet na ito, ang RKK ay pinagsama-sama (systematized) ayon sa sumusunod na pamantayan:
o alpabetikong (may mga apelyido, pangalan ng mga bagay o bagay);
o heograpikal (sa mga pangalan ng mga yunit ng administratibo at pang-ekonomiya);
o Correspondent (sa mga pangalan ng mga institusyon kung saan isinasagawa ang pagsusulatan);
o nominal (ayon sa mga pangalan ng mga uri ng mga dokumento);
o subject-interrogative o thematic (ayon sa nilalaman ng mga dokumento o larangan ng aktibidad kung saan nauugnay ang mga dokumento);
o istruktura (ayon sa mga dokumentong kabilang sa mga istrukturang dibisyon mga institusyon);
o kronolohikal (ayon sa mga petsa ng pagtanggap ng mga dokumento, ang kanilang pagpapatupad, pagpirma, pagpapadala).
Kapag bumubuo ng mga file cabinet, posible ang kumbinasyon ng iba't ibang feature sa paghahanap.
Ang reference na file, bilang panuntunan, ay binubuo ng dalawang bahagi: hindi naisagawa at naisakatuparan na mga dokumento.
Unang parte ay idinisenyo upang makuha at maghanap ng impormasyon tungkol sa mga dokumento sa proseso ng kanilang pagpapatupad at, kung kinakailangan, ay nagbibigay ng control function. Ang mga card sa loob nito ay maaaring i-systematize ng mga tagapalabas, mga dibisyon ng istruktura, mga kasulatan o mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento.
Habang isinasagawa ang mga dokumento, ang mga card na may naaangkop na marka ay inilipat mula sa unang bahagi ng index ng card ng mga seksyon at mga heading ng pangalawang bahagi.
Pangalawang bahagi Ang mga file cabinet ay idinisenyo upang maghanap ng mga nakumpletong dokumento at itinayo ayon sa pamamaraan ng produksyon at sektoral, na sumasalamin sa mga direksyon, tungkulin at isyu ng mga aktibidad ng institusyon. Ang mga kard sa ikalawang bahagi ng index ng card ay na-systematize, bilang panuntunan, ayon sa nomenclature ng mga kaso. Ang mga seksyon at heading ng card file ay tumutugma sa mga seksyon at artikulo ng nomenclature ng mga kaso. Ang pangunahing tampok sa paghahanap ng isang dokumento ay ang nilalaman nito.
Depende sa mga uri (grupo) ng mga dokumento, sila ay nakarehistro, bumubuo ng hiwalay na mga sangguniang file ng mga papasok na dokumento, inisyatiba na papalabas na mga dokumento, mga apela ng mga mamamayan, mga regulasyong ligal na aksyon, mga dokumentong pang-administratibo atbp.
Ang pagbuo ng mga file cabinet ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento ay isinasagawa sa magkakasunod na batayan.
Ang mga reference na file ay ginawa nang hiwalay para sa bawat isa taon ng kalendaryo. Sa gawaing pagpapatakbo, ginagamit din ang mga file cabinet para sa kasalukuyan at nakaraang mga taon. Pangkalahatang termino storage card - tatlong taon.
Kontrolin (kagyatan) mga kabinet ng file idinisenyo upang kontrolin ang oras ng pagpapatupad ng mga dokumento. Sa mga separator ng kanilang mga heading, mga numero ng kalendaryo ng mga buwan, maaaring idikit ang mga pangalan ng mga structural division at mga pangalan ng mga performer. Ang pamamaraan para sa pagbuo ng isang kontrol (kagyat na) file ay itinakda sa subsection 3.2.4.4.
Thematic (codification) file cabinet, pinakaganap na isiwalat ang nilalaman ng mga dokumento na lumilikha ng mga regulasyong legal na aksyon ng mga katawan pinakamataas na antas, mga dokumentong pang-administratibo ng institusyon, mga kontrata, atbp. Upang mabuo ang mga naturang file cabinet, isang hiwalay na card ang pinagsama-sama para sa bawat tanong, ang paksa na makikita sa teksto ng dokumento, kaya ang isang dokumento, depende sa nilalaman nito, ay maaaring maipinta sa ilang mga card. Ang impormasyon ay systematized alinsunod sa mga heading ng intrasystem classifier ng mga isyu na may kaugnayan sa mga aktibidad ng institusyon.
Mga card file ng normative legal acts at administrative documents ay nabuo sa pamamagitan ng isang subject-interrogative (thematic) feature at chronologically. Sa naturang file cabinet, ang mga card ay pinananatili hanggang sa ang mga dokumento ay mapalitan ng mga bago.
Mga temang file cabinet ay ginagamit para sa mga layuning sanggunian lamang, hindi ginagamit ang mga ito bilang mga control file.
Mga file ng card sa mga apela ng mga mamamayan pinagsunod-sunod ayon sa alpabeto ng mga pangalan ng mga aplikante.
Ang pagpapabuti ng kahusayan ng search engine ay nakakamit sa pamamagitan ng pagbuo ng ganoon mga gabay sa pag-uuri:
o ang classifier ng mga isyu na may kaugnayan sa mga aktibidad ng institusyon;
o classifier ng mga uri ng mga dokumento;
o correspondent classifier;
o resolution classifier;
o classifier ng mga performers;
o classifier ng mga resulta ng pagpapatupad ng mga dokumento;
o case nomenclature.
Awtomatikong sistema ng paghahanap ng dokumento
Sa kasalukuyan, ang mga institusyon ay nakakakuha ng pamamahagi ng mga awtomatikong sistema ng pagpaparehistro ng dokumento, na ginagawang posible na punan ang mga form ng pagpaparehistro sa isang computer at sa parehong oras ay lumikha ng isang database ng mga dokumento ng institusyon. Sa mga automated na sistema ng paghahanap, bilang panuntunan, ang impormasyon ay hinahanap sa gitna ng mga awtomatikong lugar para sa pagrerehistro at pagproseso ng impormasyon. Ang gumagamit ay dapat na makakuha ng impormasyon sa lahat o ilang mga detalye ng pagpaparehistro, magkaroon ng kamalayan sa lokasyon ng dokumento para sa isang tiyak na oras. Ang mga sanggunian ay ibinigay:
o sa pamamagitan ng tiyak na dokumento- kung saan matatagpuan, ang yugto ng paghahanda, ang resulta ng pagpapatupad, ang lugar ng imbakan;
o ayon sa paksa (nilalaman) - tungkol sa isang tiyak na dokumento, isang pangkat ng mga dokumento;
o ayon sa mga rehiyon - ayon sa bansa, rehiyon, lungsod, distrito.
Upang maghanap ng isang dokumento o isang pangkat ng mga dokumento, maaaring tukuyin ang mga sumusunod na detalye:
o papasok" papalabas, panloob na mga dokumento(ang paghahanap ay maaaring isagawa nang magkahiwalay para sa bawat kategorya, at para sa lahat ng tatlong grupo ng mga dokumento);
o uri ng dokumento (liham, order, order, kontrata, atbp.);
o tinatayang kronolohikal na saklaw ng paghahanap (ayon sa petsa ng pagtanggap o (para sa mga panloob na dokumento) pagpirma sa dokumento);
o ang rehiyon kung saan isinasagawa ang paghahanap (bansa, rehiyon);
o organisasyon (correspondent/addressee);
Maaari kang maghanap ng impormasyon tungkol sa isang partikular na dokumento sa pamamagitan ng paglalagay ng numero nito. Bilang karagdagan, ang paghahanap ay maaaring isagawa sa mga natitirang dokumento, sa buong database ng pagpapatakbo (mga dokumento ng kasalukuyang taon ng negosyo), at, kung kinakailangan, sa database ng archive (mga dokumento ng mga nakaraang taon).
Ang impormasyon tungkol sa dokumento ay ipinapakita sa screen, kung kinakailangan, ang isang form ng pagpaparehistro ay naka-print. Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang pangkat ng mga dokumento, pagkatapos ay ang mga resulta ng paghahanap ay ipinapakita sa screen at naka-print sa tabular form.
Sa kaso ng isang paghahanap para sa isang hindi naisakatuparan na dokumento, ang resulta ng paghahanap ay impormasyon tungkol sa istrukturang yunit (kung saan ang mga tagapagpatupad) ang dokumento ay matatagpuan sa oras ng paghahanap. Kung ang dokumento ay nakumpleto, ang impormasyon tungkol sa lokasyon nito ay ipinapakita sa screen.
Ang kundisyon para sa matagumpay na operasyon ng serbisyong klerikal (secretary-referent) sa larangan ng impormasyon at reference na gawain ay ang paglikha ng isang reference file ( help desk), kung saan ang mga registration card ay inayos ayon sa isang tiyak na sistema. Ang gawain ng reference apparatus sa trabaho sa opisina ay sagutin ang dalawang tanong anumang oras: ang una ay kung saang departamento, alin sa mga gumaganap at sa anong yugto ng pagpapatupad, alin sa mga gumaganap at sa anong yugto ng pagpapatupad ang nais na dokumento , ang pangalawa - kung saan dokumento ( kung saan ang mga dokumento) mayroong impormasyon sa nais na isyu. Ang impormasyon at reference na trabaho ay maaaring itayo sa tradisyonal na paggamit ng mga reference card, at sa isang automated na mode. Isaalang-alang natin sandali ang parehong mga diskarte. Ang mga reference na file sa sentralisasyon ng pagpaparehistro at reference na mga operasyon ay matatagpuan sa opisina at sa control group. Sa mga desentralisadong operasyon, ang mga file cabinet ay matatagpuan sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon. Ang mga card ay pinagsama-sama sa isang file ng card ayon sa mga tampok na ganap na umaasa sa nilalaman, ang mga kahilingan na dapat masiyahan sa tulong nito. Ang reference na file ay nahahati sa dalawang bahagi: ang una ay may kasamang mga card para sa mga hindi nakumpletong dokumento, ang pangalawa - para sa mga naisakatuparan. Habang isinasagawa ang mga card, ang mga card mula sa mga seksyon ng unang bahagi ng index ng card ay inilipat sa kaukulang seksyon ng pangalawang bahagi. Ang lahat ng mga column ay dapat punan sa registration card na nakalagay sa pangalawang seksyon ng card index. Ang paggamit ng mga tagapagpahiwatig ng kulay ay nagbibigay-daan para sa pag-uuri ng hanay ng sanggunian at pinapadali ang paghahanap kinakailangang impormasyon, pinapataas ang kahusayan sa paghahanap. Ang mga reference card ay inililipat sa archive kasama ng mga nakumpletong papeles at mga dokumento. Ang mga posibilidad ng impormasyon at mga serbisyo ng sanggunian sa pagpapakilala ng isang awtomatikong sistema ng pagpaparehistro ng dokumento ay lumawak nang malaki. Ang awtomatikong sistema ay nagbibigay-daan sa iyo na makahanap ng mga sanggunian para sa anumang kumbinasyon ng data na kasama sa card ng pagpaparehistro ng dokumento. Ang paghahanap para sa impormasyon sa isang partikular na dokumento ay maaaring isagawa sa mga natitirang at naisakatuparan na mga dokumento, sa buong database ng pagpapatakbo ng kasalukuyang taon, at, kung kinakailangan, sa mga dokumento mula sa mga nakaraang taon (archival database). Kung kinakailangan upang makakuha ng impormasyon sa isang tiyak na dokumento, ang kaukulang form ng pagpaparehistro ay ipinapakita sa screen at pagkatapos ay naka-print. Ang mga resulta ng paghahanap ng impormasyon sa isang pangkat ng mga dokumento ay ipinapakita sa isang tabular form at, kung kinakailangan, naka-print out. Ang impormasyon sa isang hindi naisagawang dokumento o sa isang naisakatuparan, ayon sa pagkakabanggit, ay nagpapakita kung aling kontratista ang may dokumento at sa anong kaso dokumentong ito nakakulong. Sa kasalukuyan, ang mga full-text na sistema ng paghahanap para sa kinakailangang impormasyon ay nagiging mas laganap. Para sa mga layuning ito, ang isang file na may teksto ng mismong dokumento ay naka-attach sa registration card para sa dokumento. Ang ganitong mga sistema ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap hindi lamang sa pamamagitan ng mga detalye ng registration card, kundi pati na rin sa nilalaman ng dokumento mismo - hanapin ang dokumentong ito sa pamamagitan ng mga keyword o mga parirala. Paggamit teknolohiya ng kompyuter pinapabilis ang daloy ng trabaho, pinapabuti ang ehekutibong disiplina ng mga empleyado, pinapabuti ang pamamahala ng organisasyon sa kabuuan.
SANAYSAY
sa disiplina na "Trabaho sa opisina at pagsusulatan ng mga account"
sa paksang: "Impormasyon at sangguniang gawain"
2011
Nilalaman
1. Impormasyon at sangguniang dokumento: akto, protocol, memorandum, tala ng paliwanag, sertipiko, mga liham, telegrama ………………3
2. Impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento……………………………… .8
3. Mga natatanging tampok ng gawaing pagkuha ng impormasyon sa mga automated system……………………………………………………………….. .10
Mga Sanggunian…………………………………………………………………………14
1 Impormasyon at sangguniang dokumento: akto, protocol, memorandum, tala ng paliwanag, sertipiko, mga liham, telegrama
Karamihan sa mga dokumentong ginawa ng mga institusyon ay impormasyon at sanggunian.
Impormasyon at reference na mga dokumento
- ito ay isang hanay ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa aktwal na estado ng mga gawain, na nagsisilbing batayan para sa paggawa ng mga desisyon, pag-isyu ng mga dokumentong pang-administratibo.
Mga uri ng impormasyon at sangguniang dokumento:
- Act;
protocol;
memorandum;
liham paliwanag;
sanggunian;
mga titik;
telegrama, telegrama.
Ang anyo ng kilos ay binubuo ng mga detalye : pangalan ng ministeryo o ahensya; Pangalan ng organisasyon; pangalan ng structural unit, pangalan ng uri ng dokumento, petsa, numero, lugar ng publikasyon, pamagat, teksto; mga aplikasyon; mga lagda (mga miyembro ng komisyon); selyo ng pag-apruba, pag-apruba.
2. Protocol - isang dokumento na nagtatala sa kurso ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong, atbp. Ang mga protocol ay iginuhit sa mga letterhead ng mga organisasyon sa A4 na format. Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing. Ang panimulang bahagi ng teksto ng protocol ay may pare-pareho at variable na impormasyon. .
Ang protocol form ay binubuo ng mga detalye: pangalan ng organisasyon o departamento (kung mayroon man); pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon); pangalan ng uri ng dokumento - PROTOCOL; petsa ng pulong, numero (sa loob ng isang taon ng kalendaryo); lugar ng compilation (lungsod); pamagat (uri ng collegial work at pangalan ng collegial body); ang teksto ng panimula at pangunahing bahagi; mga lagda; selyo ng pag-apruba, pag-apruba (kung kinakailangan).
3. memorandum - isang dokumento na naka-address sa pinuno ng kanyang organisasyon o sa isang mas mataas na organisasyon at naglalaman ng pahayag ng anumang isyu o katotohanan.
Ayon sa nilalaman ng mga ulat ay:
- a) impormasyon;
- b) pag-uulat (ayon sa mga resulta ng isang paglalakbay sa negosyo, atbp.).
- panloob;
panlabas.
Ang anyo ng panloob na memorandum ay binubuo ng mga detalye: pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon man); pangalan ng uri ng dokumento - memorandum; petsa, numero; patutunguhan; pamagat; teksto; mga aplikasyon; lagda.
Ang anyo ng isang panlabas na memorandum ay binubuo ng mga detalye: ang pangalan ng ministeryo o departamento; Pangalan ng organisasyon; pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon man); pangalan ng uri ng dokumento - memorandum; petsa, numero; lugar ng publikasyon; patutunguhan; pamagat; teksto; mga aplikasyon; lagda.
4. Paliwanag na tala - isang dokumento na nagpapaliwanag ng nilalaman ng ilang mga probisyon ng pangunahing dokumento (plano, programa, ulat) o nagpapaliwanag ng mga dahilan para sa paglabag sa disiplina sa paggawa, hindi pagtupad sa anumang pagtatalaga.
Ang mga tala ng paliwanag, na isang annex sa pangunahing dokumento, na nagpapaliwanag dito, ay iginuhit sa karaniwang mga anyo. Pumirma ang kanilang pinuno. Ang mga paliwanag na tala na nagpapaliwanag ng mga dahilan para sa paglabag sa disiplina sa paggawa, kabiguang matupad ang anumang utos, ay iginuhit ng mga indibidwal na empleyado sa isang karaniwang sheet ng papel. Nilagdaan ng mga compiler.
Ang form ng paliwanag na tala ay binubuo ng mga detalye: ang pangalan ng ministeryo o departamento; Pangalan ng organisasyon; pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon man); pangalan ng uri ng dokumento; petsa, numero; lugar ng publikasyon; patutunguhan; pamagat; teksto; lagda.
5. Tulong - isang dokumentong nagpapatunay sa anumang mga katotohanan o kaganapan.
Ang teksto ng sertipiko ay nagsisimula sa apelyido, pangalan at patronymic (sa nominatibong kaso) ng empleyado (o ibang tao - mag-aaral, pensiyonado, atbp.) kung kanino iniulat ang impormasyon.
Ang mga sertipiko ay pinagsama-sama upang ilarawan at kumpirmahin ang mga katotohanan o kaganapan sa mga aktibidad sa produksyon ng organisasyon. Ang teksto ng sanggunian ay binubuo ng dalawang bahagi: ang una ay naglalahad ng mga katotohanang nagbigay-daan sa pagsulat nito; ang pangalawa ay nagbibigay ng tiyak na data.
Ang reference form ay binubuo ng mga detalye: ang pangalan ng ministeryo o departamento; Pangalan ng organisasyon; pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon man); pangalan ng uri ng dokumento; petsa, numero; lugar ng publikasyon; patutunguhan; pamagat; teksto; lagda; selyo.
6. Ulat - pare-parehong presentasyon sa isang pulong, pulong, atbp. impormasyon tungkol sa gawaing ginawa o binalak ng pinuno ng organisasyon o iba pang opisyal sa mga empleyado ng isang partikular na yunit o ng buong organisasyon.
Upang makagawa ng isang mahusay na ulat, kailangan mong matukoy ang layunin ng dokumento at ang mga patakaran para sa pag-format. Ang layunin ng ulat: ipaalam at hikayatin. Mga elemento ng ulat: panimula (pagpapakita ng mga layunin at layunin ng ulat); ang pangunahing bahagi - isang pahayag ng mga pangunahing katotohanan; mga konklusyon (sa anyo ng mga probisyon); mga rekomendasyon. Ang teksto ng ulat ay dapat na binubuo ng mga maikling pangungusap. Ang pangungusap ay dapat na hindi hihigit sa 20 salita.
7. Telegrama - isang opisyal na mensahe na ipinadala sa pamamagitan ng telegrapo. Ang teksto ng telegrama ay dapat na maikli. Ang mga pang-ugnay, pang-ukol, mga bantas ay tinanggal sa teksto. Ang unang bahagi ng telegrama ay dapat maglaman ng: isang marka sa kategorya ng telegrama; patutunguhan; teksto; apelyido opisyal na pumirma sa telegrama. Sa ikalawang bahagi ng telegrama - sa ilalim ng linya - ang mga sumusunod ay ipinahiwatig: ang address at pangalan ng organisasyon - ang nagpadala ng telegrama; pamagat ng posisyon, pirma ng tao kung saan dumarating ang telegrama; selyo; petsa.
8. Mensahe sa telepono - isang opisyal na mensahe na ipinadala sa pamamagitan ng telepono. Ang ganitong uri ng impormasyon dokumento sa background ginagamit upang magpadala ng mga agarang order, mga abiso sa loob ng network ng telepono. Kapag nagpapadala ng mensahe sa telepono, kinakailangang sumunod sa mga sumusunod na setting: magpadala lamang ng maikli, kagyat na impormasyon; suriin ang kawastuhan ng tala na may feedback; teksto - hindi hihigit sa 50 salita; huwag gumamit ng mahirap bigkasin at bihirang salita; itala sa isang espesyal na ledger ang katotohanan ng paghahatid ng isang mensahe sa telepono.
Ang form ng telepono ay binubuo ng mga detalye : pangalan ng ministeryo o departamento; pangalan ng organisasyon - nagpadala; pangalan ng uri ng dokumento; petsa, numero; lugar ng compilation; addressee; pamagat; teksto; lagda; posisyon, apelyido ng taong nagpadala ng mensahe sa telepono, numero ng telepono, oras ng paghahatid; posisyon, apelyido ng taong nakatanggap ng mensahe sa telepono, numero ng telepono, oras ng pagtanggap.
9. Liham - isang pangkalahatang pangalan ng mga dokumento ng iba't ibang nilalaman na nagsisilbing makipag-usap at maglipat ng impormasyon sa pagitan ng mga addressee. Ang mga tungkulin ng pagsulat ay ang mga sumusunod: paraan ng komunikasyon; paghahatid ng impormasyon; pansinin ang isang bagay.
Ang teksto ng liham ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahin. Ang panimulang bahagi ay naglalahad ng mga katotohanang nagbigay-daan sa pagsulat nito. Ang pangunahing bahagi ay nagtatakda ng mga layunin: kahilingan, alok, pagtanggi, atbp.
Mga uri ng opisyal na liham: sulat - kahilingan; sulat - alok; sulat - paghahabol; isang pagtatanong; sulat - paunawa; mail ng impormasyon; sulat - pagtanggi; sulat - paalala; cover letter, atbp.
Ang form ng liham ay binubuo ng mga detalye: ang pangalan ng ministeryo o departamento; Pangalan ng organisasyon; pangalan ng yunit ng istruktura (kung mayroon man); address ng organisasyon (postal, telegraph); telepono, fax, numero ng teletype; numero ng account sa bangko; petsa, numero; link sa index at petsa ng papasok na dokumento, addressee, pamagat; teksto; mga aplikasyon; lagda; selyo, apelyido at numero ng telepono ng tagapalabas; paghihigpit sa pag-access.
10. Fax - isang dokumento na natanggap sa tulong ng isang espesyal na aparato (telefax) sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon sa telepono. Ang fax ay palaging isang kopya ng ipinadalang dokumento. Ang isang fax ay pinoproseso sa parehong paraan tulad ng isang liham ng negosyo.
Karagdagang data na mismong inilalagay ng device : indikasyon (code) ng nagpadala; petsa at oras ng paghahatid; tagal ng paghahatid; numero ng fax kung saan ipinadala ang impormasyon; bilang ng mga pahina.
2 Impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento
Isa sa mga pangunahing layunin ng pagpaparehistro- Paglikha ng isang database ng mga dokumento ng organisasyon. Ang serbisyo sa pamamahala ng dokumento (o sekretarya sa isang maliit na organisasyon) ay kinakailangan upang sagutin ang dalawang uri ng mga tanong batay sa database na ito:
- sino, saan, sa anong yugto ng trabaho ang anumang dokumento;
kung saan ang mga dokumento ay makakahanap ka ng impormasyon sa isang partikular na isyu.
Ang impormasyon at sanggunian na gawain, pati na rin ang sistema ng pagpaparehistro mismo, ay maaaring isagawa:
- sa tradisyonal na anyo (pangunahin sa tulong ng isang file cabinet);
sa automated mode.
Sa pagsasalita tungkol sa impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ng organisasyon, dapat tandaan na ang isa sa mga pangunahing bentahe ng paggamit ng mga awtomatikong sistema para sa pamamahala ng dokumento, kung ihahambing sa mga tradisyonal na teknolohiya, ay upang mabawasan ang oras na ginugol sa paghahanap ng mga dokumento at pag-compile ng mga buod. at mga ulat, pati na rin ang pagtaas ng kahusayan ng paghahanap at ang kalidad ng mga buod at ulat.
Gamit awtomatikong sistemasuporta sa dokumentasyon ng pamamahala, maaari mong mabilis na maghanap para sa isang dokumento o mga dokumento kapwa sa pamamagitan ng halaga at kumbinasyon ng anumang mga detalye ng pagpaparehistro at control card, at sa pamamagitan ng mga teksto ng mga dokumento (mga file) mismo.
atbp.................
Pahina 15 ng 16
AT impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento.
Ang batayan ng impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ay isang database na nabuo sa proseso ng pagpasok ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento sa isang PC.
Pinapayagan ka ng modernong DBMS (mga sistema ng pamamahala ng database) na gumawa ng mga query at, nang naaayon, makatanggap ng mga sagot para sa anumang kumbinasyon ng data na kasama sa card ng pagpaparehistro ng dokumento.
Katulad nito, ang paghahanap para sa mga dokumento mismo ay isinasagawa. Ang paghahanap ay maaaring nasa anumang sign (patlang) na puno ng registration card. Bilang isang tuntunin, ito ay ang papasok na numero ng dokumento, ang petsa ng pagtanggap ng dokumento, ang uri ng dokumento, ang kasulatan, ang teritoryo, ang tagapagpatupad ng dokumento, ang papalabas na numero ng dokumento, ang petsa na ipinadala ang dokumento, atbp. Ang kaukulang mga halaga ng field ay maaaring ipinasok mula sa keyboard, o para sa mga classified na halaga ay pinili mula sa naaangkop na listahan (uri ng dokumento, tagapalabas, atbp.). Maaaring magbigay ng tulong:
1. Ayon sa isang tiyak na dokumento: kung saan (sino) matatagpuan; yugto ng pagpapatupad (paghahanda); resulta ng pagpapatupad; lokasyon ng imbakan (para sa mga naisagawang dokumento).
2. Ayon sa paksa (nilalaman): tiyak na dokumento; pangkat ng mga dokumento.
4. Ayon sa rehiyon: bansa; mga lugar; lungsod.
Kapag naghahanap ng mga partikular na dokumento o grupo ng mga dokumento, maaaring ipahiwatig ang mga sumusunod na detalye:
1) papasok, papalabas, panloob na mga dokumento (ang paghahanap ay maaaring isagawa nang hiwalay para sa bawat kategorya, at para sa lahat ng tatlong grupo ng mga dokumento);
2) uri ng dokumento (liham, order, kontrata, atbp.);
3) ang tinatayang kronolohikal na saklaw ng paghahanap (sa petsa ng pagtanggap o para sa panloob - ang pagpirma ng dokumento, o mula sa isang numero patungo sa isa pa);
4) ang rehiyon kung saan isinasagawa ang paghahanap (bansa, rehiyon);
5) organisasyon (correspondent/addressee);
Kapag naghahanap ng impormasyon sa isang partikular na dokumento, maaaring direktang tukuyin ang numero ng dokumento.
Ang mga kondisyon sa paghahanap ay nabuo bilang isang kumbinasyon ng mga nakumpletong field ng card, katulad ng registration card, i.e. kapag pinupunan ang ilang mga patlang, ang mga dokumentong tumutugma sa lahat ng tinukoy na mga parameter ay makikita.
Ang paghahanap para sa mga dokumento ay maaaring isagawa sa mga hindi naisakatuparan, naisakatuparan na mga dokumento (na may petsa ng pagpapatupad at isang marka ng pagkakalagay sa kaso), sa buong database ng pagpapatakbo (mga dokumento ng kasalukuyang taon ng pag-iingat ng rekord), at gayundin, kung kinakailangan, sa ang database ng archive (mga dokumento ng mga nakaraang taon).
Kapag nag-isyu ng impormasyon sa isang partikular na dokumento, ang form ng pagpaparehistro ay ipinapakita sa screen at, kung kinakailangan, naka-print. Kapag naghahanap ng isang pangkat ng mga dokumento, ang mga resulta ng paghahanap ay ipinapakita at naka-print sa tabular form.
Sa kaso ng paghahanap para sa isang partikular na hindi naisagawang dokumento, ang resulta ng paghahanap ay impormasyon tungkol sa kung saang kontratista ang dokumento ay kasalukuyang naroroon. Kung ang dokumento ay naisakatuparan na, ang screen ay nagpapakita ng impormasyon kung saan ang dokumentong ito ay matatagpuan.
Makabuluhang palawakin ang mga posibilidad ng paghahanap ng mga full-text na database sa mga dokumento ng institusyon. Ang ganitong uri ng trabaho na may mga elektronikong kopya ng mga dokumento ay naging mas laganap kamakailan. Sa kasong ito, ang isang file na may teksto ng dokumento mismo ay awtomatikong naka-attach sa registration card para sa dokumento (papasok, natanggap ng e-mail, fax; o ipinasok sa pamamagitan ng pag-scan at kasunod na pagkilala dokumentong papel, papalabas o panloob - inihanda kasama text editor, spreadsheet, atbp.).
Ang ganitong mga full-text system ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap hindi lamang sa pamamagitan ng mga detalye na ipinasok sa card ng dokumento, kundi pati na rin sa nilalaman ng dokumento, i.e. maghanap ng mga dokumento sa teksto kung saan mayroong ilang mga salita o parirala. Halimbawa, kung gusto naming makahanap ng mga dokumento na nauugnay sa pagbili ng isang printer mula sa Orion, pagkatapos ay hinahanap namin ang mga salitang "printer" at "Orion".
Ang paggamit ng mga automated na teknolohiya ay makabuluhang binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa pagpaparehistro, pagkontrol sa pagpapatupad at sanggunian at mga serbisyo ng impormasyon. Kaya, kung ang mga gastos sa paggawa para sa pagpuno ng isang tradisyunal na card ng pagpaparehistro ay 0.152 na oras, pagkatapos ay gumagamit ng automated na teknolohiya - 0.054 na oras lamang.Alinsunod dito, ang mga gastos sa paggawa para sa paghahanap kasalukuyang impormasyon ay 0.17 o 0.054 na oras, ang pagguhit ng mga sertipiko ng mga dokumentong hindi nakumpleto sa oras gamit ang tradisyonal na teknolohiya ay tumatagal ng buwanang (10 dokumento), taunang (mahigit 100 na dokumento) mula 0.26 na oras hanggang 8 oras. Kasabay nito, ang isang katulad na sertipiko sa awtomatikong sistema ay inihanda sa loob ng 0.05 na oras, at sa naaangkop na mga setting, maaari itong malikha at awtomatikong mai-print sa isang tinukoy na dalas.
Ang interes ay ang mga pamantayan ng oras para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento, kabilang ang paglalagay ng marka na "K" sa dokumentong napapailalim sa kontrol, pagpapaalala sa kontratista ng deadline, pagpasok ng impormasyon sa card sa pag-usad ng pagpapatupad, pagpapaalam sa mga tagapamahala tungkol sa katayuan ng pagpapatupad, pag-alis ng dokumento mula sa kontrol, paghahanda ng isang buod ng mga dokumento, hindi naisakatuparan sa oras, pagguhit ng isang buod ng pagpapatupad ng mga dokumento na napapailalim sa kontrol; pangkalahatan ng mga resulta ng pagpapatupad ng mga dokumento sa mga dibisyon ng istruktura, pagsusuri ng estado ng pagpapatupad ng mga dokumento sa organisasyon. Halimbawa, ang paghahanda ng isang sertipiko upang ipaalam sa pamamahala (sertipiko para sa 20 mga dokumento) sa tradisyunal na trabaho sa opisina ay tumatagal ng 1.8 oras, at sa awtomatiko - 1 oras.
Ang mga programa para sa pagpaparehistro at pagkontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento ay isang mahalaga mahalaga bahagi makabagong sistema automation ng opisina.
<< Предыдущая - Следующая >>
| Talaan ng mga Nilalaman |
|---|
Mga isyung dapat isaalang-alang:
Tanong #1
Tanong #2
Ano ang impormasyon sistema ng paghahanap?
Ang isang information retrieval system ay isang inilapat na kapaligiran ng computer para sa pagproseso, pag-iimbak, pag-uuri, pag-filter at paghahanap ng malalaking array ng structured na impormasyon.
Ang bawat IS ay idinisenyo upang malutas ang isang tiyak na klase ng mga problema, na nailalarawan sa pamamagitan ng kanilang sariling hanay ng mga bagay at kanilang mga tampok. Ang IPS ay may dalawang uri:
1. Dokumentograpiko. Sa mga sistema ng impormasyon sa documentographic, ang lahat ng nakaimbak na dokumento ay na-index sa isang espesyal na paraan, ibig sabihin, ang bawat dokumento ay itinalaga ng isang indibidwal na code na bumubuo sa imahe ng paghahanap. Ang paghahanap ay hindi batay sa mga dokumento mismo, ngunit sa kanilang mga larawan sa paghahanap. Ito ay kung paano hinahanap ang mga aklat sa malalaking aklatan. Una, naghahanap sila ng isang card sa catalog, at pagkatapos, sa pamamagitan ng numerong nakasaad dito, ang libro mismo ay matatagpuan din.
2. Makatotohanan. Ang mga factographic information system ay hindi nag-iimbak ng mga dokumento, ngunit mga katotohanang nauugnay sa anumang paksa. Ang paghahanap ay isinasagawa ayon sa pattern ng katotohanan.
Ang bawat IPS ay binubuo ng dalawang bahagi: isang database (DB) at isang database management system (DBMS).
Ang database ay isang pinangalanang koleksyon ng mga structured na data na nauugnay sa isang partikular na lugar ng paksa.
Ang isang database management system ay isang set ng software at mga tool sa wika na kinakailangan upang lumikha ng mga database, panatilihing napapanahon ang mga ito at ayusin ang paghahanap para sa kinakailangang impormasyon sa mga ito.
Sa kasalukuyan Maraming iba't ibang DBMS. Ang pinakakilala ay tulad ng dBase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Tanong #3
Tanong #6
Tanong #7
Tanong #8
Anong impormasyon ang dapat maglaman ng registration at control card?
Pagsasanay #5
"Organisasyon ng impormasyon at sangguniang gawain"
Mga isyung dapat isaalang-alang:
1. Ano ang impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento?
2. Ano ang information retrieval system?
3. Ano ang mga "document registration card" at ano ang kakaiba ng pakikipagtulungan sa kanila?
4. Ano ang reference file?
5. Ano ang mga prinsipyo ng pagpapanatili ng isang file cabinet?
6. Ano ang kasama sa kontrol sa pagpapatupad ng isang dokumento pagkatapos gumuhit ng resolusyon dito?
7. Ano ang mga tampok ng teknolohiya ng pagtatrabaho sa mga apela ng mga mamamayan?
8. Anong data ang dapat maglaman ng registration at control card?
Tanong #1
Ano ang impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento?
Ang isa sa mga pangunahing layunin ng pagpaparehistro ay upang lumikha ng isang database ng mga dokumento ng organisasyon. Ang serbisyo sa pamamahala ng mga talaan (o sekretarya sa isang maliit na organisasyon) ay kinakailangang sagutin ang dalawang uri ng mga tanong batay sa database na ito:
- sino, saan, sa anong yugto ng trabaho ang anumang dokumento;
- kung saan ang mga dokumento ay makakahanap ka ng impormasyon sa isang partikular na isyu. isa
Ang pagkakaroon ng buong hanay ng mga mapagkukunan ng impormasyon at dokumentasyon ay ang pangunahing gawain ng serbisyo sa trabaho sa opisina. At, una sa lahat, upang maisagawa ang partikular na gawaing ito, ang lahat ng data sa mga dokumento ay naitala sa mga form ng pagpaparehistro at accounting. Ang impormasyon at reference na trabaho, pati na rin ang sistema ng pagpaparehistro mismo, ay maaaring isagawa kapwa sa tradisyonal na anyo (pangunahin sa tulong ng isang file cabinet) at sa isang awtomatikong mode. 2
Ang reference na file ay binuo mula sa mga registration card. Ang mga separator sa reference file ay ang mga pangalan ng mga structural division o aktibidad ng organisasyon. Sa loob ng mga seksyong ito, ito ay pinaka-maginhawa upang ilagay ang mga card sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga correspondent o mga isyu ng aktibidad (mga kalakal, produkto, atbp.). Sa oras ng pagpaparehistro ng dokumento, dalawang card ang iginuhit: ang isa ay inilalagay sa time control file, ang isa sa reference file. Matapos ang pagpapatupad ng dokumento, ang card mula sa term card index, bilang mas kumpleto at mayroong lahat ng mga marka sa paglutas ng isyu na itinaas sa dokumento, ay inilipat sa reference card index, at isang katulad na card mula sa reference file ang cabinet ay sinisira o ginagamit kapag gumagawa ng karagdagang reference card index upang maghanap ng mga dokumento sa pamamagitan ng isa pang feature sa paghahanap.