Sa organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga order. Kontrol sa pagpapatupad ng mga utos ng manager - LeaderTask system

Pebrero 26, 2010 03:19 PM

Alexey Afanasiev, Direktor ng Kalidad ng InterTrust

Sa maraming mga negosyo sa Russia, lalo na sa mga nakaranas sa mga nakaraang taon mabilis na paglaki, ang parehong problema ay sinusunod: ang kawalan ng kakayahan ng mga opisyal ng organisasyon na magbigay ng mataas na kalidad at tamang kontrol sa pagpapatupad ng kanilang mga tagubilin. Karaniwan, ang mga bagong kumpanya ay nagdurusa sa problemang ito, habang ang mga organisasyong iyon na mayroon pa ring nakaraan ng Sobyet, pati na rin ang mga administrasyon ng munisipal, rehiyonal at pederal na mga awtoridad ay lubos na epektibong gumagamit ng karanasan sa pamamahala ng direktiba, na partikular na popular sa ating bansa bago ang perestroika. Itinatakda ng artikulong ito bilang pangunahing layunin nito ang tiyak na paglipat ng karanasan sa larangan ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga utos ng mga executive sa mga modernong kumpanya.

Halos anumang uri ng aktibidad sa pamamahala ng isang organisasyon ay nauugnay sa pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa pamamahala nito, kaya mahalagang magtatag ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin. Ang mga order ay maaaring:

● nakakabit sa anyo ng mga resolusyon sa panloob at papasok na mga dokumento (halimbawa, mga memo at liham);

● mabuo sa mga dokumentong pang-administratibo mga collegiate body (sa mga protocol) at mga indibidwal na namumunong katawan (sa mga order at tagubilin).

Tungkol sa mga apela ng mga mamamayan, tandaan namin ang mga sumusunod. Pormal, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa kanila ay magkapareho sa pagproseso ng mga papasok na sulat, ngunit ang mga deadline ay kinokontrol. kasalukuyang batas sa pederal na antas, na dapat isaalang-alang ng manager na nagtatakda ng mga deadline para sa pagpapatupad, at ng performer na tinawag na sumunod sa mga deadline na ito.

Maraming mga dokumento sa kurso ng kanilang ikot ng buhay maaaring ilagay sa ilalim ng kontrol. Makikita natin ang parehong selyo na may titik na "K" at ang salitang "Control" na may nakasulat na pulang panulat o ginawa sa anyo ng isang imprint (tingnan ang Halimbawa 1). Ang gawain ng naturang mga tala ay isa - upang maakit ang pansin sa pangangailangan na kontrolin ang mga tagubilin na ibinigay sa teksto ng dokumento o sa resolusyon dito (sa aming halimbawa, ang papasok na liham ay naglalaman ng isang resolusyon kasama ang pagtuturo ni Ignatova Yu .S., ano at kailan gagawin). Hanggang sa makumpleto ang pagpapatupad, ang mga naturang dokumento ay naka-imbak sa isang hiwalay na folder. Sa pagkumpleto ng pagpapatupad, ang isang tala ay ginawa sa dokumento tungkol dito (sa Halimbawa 1, sa kanang sulok sa ibaba noong 07.10.2009, isang entry ang ginawa tungkol sa pagtatapos ng kontrata at ang paglalagay ng dokumento sa kaso No. 08-24).

Pagtatakda ng gawain para sa mga gumaganap

Sino ang bumubuo ng utos? Ginagawa ito ng mga pinuno sa lahat ng antas. Karaniwan lang na ang pagpapatupad ng mga tagubilin ng unang tao o ang buong nangungunang pamamahala ng organisasyon ay nasa ilalim ng kontrol, at ang serbisyo ng DOW ay nakikibahagi dito. At ang mga tagubilin ng mas mababang ranggo na mga tagapamahala - ang mga pinuno ng mga departamento, bilang panuntunan, ay pinangangasiwaan ng mga empleyado ng parehong mga departamento na responsable para sa trabaho sa opisina sa kanila.

Tila na sa teksto ng isang resolusyon o isang administratibong dokumento, dapat na malinaw at hindi malabo ang pagkakabalangkas nito:

● ang mismong order,

● takdang petsa,

● tiyak na tagapalabas.

Kung hindi bababa sa isa sa mga kundisyong ito ay hindi natutugunan (na mangyayari), ang isang hiwalay na empleyado ay kinakailangan na malinaw na reformulate ang mga kinakailangan ng mga tagapamahala, at, kung kinakailangan, hatiin ang mga ito sa mas maliit, ngunit may malinaw na tinukoy na mga gumaganap.

Kapag bumubuo ng mga tagubilin, ipinapayong sumunod sa mga sumusunod na simpleng panuntunan: ang mga salita ay dapat na maikli, maigsi, pinakamaraming hindi kasama ang kalabuan ng interpretasyon, at may malinaw na tinukoy at nasusukat na resulta. Ang lahat ng ito ay magbibigay-daan sa iyo na huwag mag-aksaya ng oras sa mga karagdagang paglilinaw ng order. Sa kabilang banda, binibigyan nito ang tagapagpatupad ng isang layunin, at ang may-akda ng pagtatalaga - ang kumpiyansa na ang resulta ng mga aksyon ng tagapagpatupad ay inaasahan.

Narito ang mga halimbawa ng hindi malinaw na mga pormulasyon at ang kanilang kaukulang tamang istruktura ng teksto:

Kapag nagtatatag ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa organisasyon, ang mga dokumento ay nagsisimulang magbago sa lalong madaling panahon: sa halip na mga pangkalahatang kinakailangan, ang maikli at kumpletong mga tagubilin ay lilitaw na may isang tiyak na tagapagpatupad, deadline at inaasahang resulta. Ito ay makabuluhang pinatataas ang kahusayan ng pamamahala ng kumpanya, na halos kaagad na napansin ng parehong pamamahala at mga may-ari nito.

Deadline ng pagpapatupad ng order

Ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga order sa organisasyon ay karaniwang itinakda ng punong may-akda na lumikha ng order. Sa ilang mga kaso, ang deadline para sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay maaaring itatag ng isang lokal na aksyon ng organisasyon o isang panlabas na dokumento ng regulasyon.

Quote dito regulasyon ng modelo pakikipag-ugnayan mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap:

Fragment ng Dokumento

Modelong regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pederal na ehekutibong awtoridad, naaprubahan. Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation Blg. 30 ng Enero 19, 2005, na sinususugan noong Pebrero 21, 2008 Ang utos ay napapailalim sa pagpapatupad sa loob ng panahong tinukoy dito. Kung ang isang yugto ng panahon ay itinakda bilang ang huling araw, ang petsa ng pagpirma sa pagtuturo ay itinuturing na simula nito. Ang isang utos na naglalaman ng indikasyon na "kagyatan" ay sasailalim sa pagpapatupad sa loob ng 3 araw. Ang indikasyon na "kaagad" ay nagbibigay ng 10 araw na panahon para sa pagpapatupad ng utos. Kung ang deadline para sa pagpapatupad ay hindi tinukoy sa utos, ito ay sasailalim sa pagpapatupad sa loob ng isang panahon ng hanggang 1 buwan mula sa petsa ng pagpirma nito (hanggang sa kaukulang petsa ng susunod na buwan, at kung walang ganoong petsa sa sa susunod na buwan, pagkatapos huling araw buwan). Kung ang huling araw ng termino para sa pagpapatupad ng isang tagubilin ay bumagsak sa isang araw na hindi nagtatrabaho, ito ay sasailalim sa pagpapatupad sa naunang araw ng negosyo.

Upang mapabuti ang sistema ng pamamahala ng organisasyon, makatuwiran para sa mga order na nasa ilalim ng kontrol upang pag-isahin ang mga deadline - upang dalhin ang mga ito sa isang solong batayan na itinatag sa organisasyon. Sa una, ang naturang desisyon ay kailangang idokumento sa lokal na kilos, halimbawa, sa Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina. Ang pagpapalit ng deadline ay dapat ding posible lamang sa mga kaso na nakadokumento sa mga lokal na gawain ng organisasyon. At siyempre, ang ipinakilalang sistema ng pagkalkula ng mga termino ay dapat na tumutugma sa sentido komun. Pagkatapos ng lahat, ito ay mahirap na makahanap ng isang mas demotivating kadahilanan para sa gumaganap kaysa sa isang imposibleng gawain.

Magbigay tayo ng mga halimbawa ng ilang mga salita ng mga order at ipaliwanag kung aling petsa para sa bawat isa sa kanila ang ituturing na huling petsa para sa napapanahong pagpapatupad ng utos. Ito ay napakahalaga, dahil Kadalasan mayroong kalituhan sa isyung ito.

Ang isang medyo karaniwang sitwasyon ay kapag ang isang manager ay ipinagkatiwala ang pagpapatupad ng isang gawain sa isa pang manager ng isang mas mababang antas, at siya, sa kanyang sariling paghuhusga, ibinababa ang pagkakasunud-sunod ng isa pang "sahig sa ibaba". Kaya, ang utos ay dumaan sa mga kamay ng ilang mga pinuno bago ito umabot sa huling tagapagpatupad. Totoo, pababa sa hagdan na ito, ang gawain ay maaaring "magsanga" sa ilang "subtask" na ginagawa ng iba't ibang tao sa magkaibang petsa. Ang sistemang ito ay tinatawag na "nested order" na paggawa.

Kapag nag-formulate"nested" na mga order, mahalagang maglagay ng pansamantalang reserba. Kaugnay ng utos ng "magulang", ito ay dapat na hindi bababa sa 1 hanggang 3 araw ng trabaho. Maipapayo na iwasan ang labis na "pugad" ng mga tagubilin, hindi kasama sa kadena ang mga pinunong "nagpapasa ng baton". Kung mayroong isang tagapagpatupad na responsable para sa pagpapatupad ng buong kautusan sa kabuuan, siya ay tinatawag na "responsableng tagapagpatupad".

Bilang halimbawa, kapag ang deadline para sa pagpapatupad ng isang utos ay kinokontrol ng isang panlabas na dokumento ng regulasyon, babanggitin namin ang Pederal na Batas Blg. 59-FZ "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang sa Mga Apela ng mga Mamamayan sa Russian Federation". Ayon sa dokumentong ito pinakamataas na termino Ang pagsasaalang-alang ng isang nakasulat na aplikasyon ng isang mamamayan ng Russian Federation ay 30 araw, at nagsisimula itong isaalang-alang mula sa sandaling ang naturang dokumento ay nakarehistro (ang Batas ay naglalaan ng 3 araw para sa pamamaraang ito mula sa sandaling natanggap ang aplikasyon).

Kung ang isang mamamayan, halimbawa, ay nangangailangan ng tulong ng isang lokal na katawan ng self-government sa paggamit ng kanilang mga karapatan, kung gayon ang tagal ng panahon na kinakailangan para dito ay kadalasang higit na lumalampas sa 1 buwan. Sa ganoong sitwasyon, ang aplikante ay pinadalhan ng nakasulat na tugon sa loob ng isang buwan, na hindi niresolba ang kanyang isyu sa mga merito, ngunit malinaw na inilalarawan ang pamamaraan para sa karagdagang tulong ng awtoridad. Sa parehong awtoridad, ang pagtuturo na nabuo batay sa pagsasaalang-alang ng naturang reklamo ay dapat ilagay sa ilalim ng kontrol sa pagtatrabaho na may regular na ulat sa pag-unlad ng sitwasyon sa ulo - ang may-akda ng pagtuturo.

Madalas na nangyayari na mali ang pagtugon ng mga mamamayan sa kanilang mga apela. At pagkatapos ay hindi isinasaalang-alang ng addressee ang mga ito, ngunit ipinapasa ang mga ito sa katawan na iyon o opisyal na may hurisdiksyon sa usapin. Itinatadhana ito ng Batas sa loob ng 7 araw mula sa petsa ng pagpaparehistro ng apela. Sa kasong ito, inaabisuhan ang mamamayan ng naturang pag-redirect. At, siya nga pala, hayagang ipinagbabawal ng Batas ang pagpapasa ng mga reklamo para sa pagsasaalang-alang sa katawan na iyon o sa opisyal na iyon na ang desisyon o aksyon (hindi pagkilos) ay inaapela.

Pamamaraan ng kontrol sa pagpapatupad ng order

Ngayon, ang pagkakaroon ng pangunahing impormasyon sa paghahanda ng mga tagubilin, kinakailangang isaalang-alang nang detalyado ang mismong pamamaraan para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin.

Tandaan na sa isang partikular na kumpanya maaaring isagawa ang trabaho upang makontrol ang pagpapatupad ng mga utos:

● manu-manong gamit ang isang file ng registration at control card (RCC);

● sa system pamamahala ng elektronikong dokumento, kung saan ang komposisyon ng impormasyong nakatala sa "electronic card" ay nananatiling pareho, ngunit maraming mga operasyon upang ipaalam sa mga gumaganap at bumuo ng pag-uulat sa gumaganap na disiplina ay awtomatikong isinasagawa;

● mayroon ding intermediate na opsyon, kapag ginamit ang mga kakayahan ng MS Excel upang mapadali ang trabaho - ang mga order na nasa ilalim ng kontrol ay inilarawan sa isang tabular na form, kung saan maaari mong i-filter ang impormasyon ng mga executor, mga deadline, atbp. Tingnan .

Sa yugto ng "Paglalagay ng kontrol", inirerehistro ng manggagawa sa opisina ang order. Kung ito ay nakapaloob sa dokumento, pagkatapos ay ang isang imprint ng selyong "K" o "Control" ay inilalagay dito, o pareho ay nakasulat sa isang maliwanag na panulat, posible ring ilipat lamang ang dokumento sa folder ng kinokontrol. mga tagubilin.

Ang tagapagpatupad, na tumatanggap ng utos, dapat maging pamilyar dito at, bago matapos ang deadline na nakasaad sa order, kumpletuhin ang mga gawaing itinakda dito. Kung ang tagapalabas ay kailangang maglipat ng trabaho na gagawin ng ibang mga empleyado na nasa ilalim niya, pagkatapos ay lumilikha siya ng mga order ng isang mas mababang antas, tulad ng tinalakay natin kanina.

Kung napagtanto ng tagapalabas na ang deadline ay hindi tumutugma sa kakayahang kumpletuhin ang tinukoy na mga gawain sa oras, nagpetisyon siya sa pinuno na nagbigay ng utos na ipagpaliban ang petsa ng pagpapatupad. Sa ibang kaso, kung alam ng kontratista na ang pagpapatupad ng utos ay wala sa kanyang kakayahan at lugar ng responsibilidad, maaari siyang mag-aplay para sa buo o bahagyang pagkansela ng utos.

Kung nagpasya ang manager na ipagpaliban o kanselahin ang pagtatalaga, ipinapaalam niya sa taong responsable para sa pagkontrol sa oras tungkol dito. Sa anumang kaso, ang mga kahilingan mula sa kontratista na ipagpaliban o kanselahin ang pagtatalaga ay dapat isumite sa manager bago ang petsa ng pag-expire ng deadline para sa pagtatalaga.

« Kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa mga merito» ay karaniwang isinasagawa ng isang empleyado na may sapat na kakayahan upang masuri ang kaugnayan ng nakamit na resulta ng pagsasagawa ng gawaing itinakda sa takdang-aralin. Ang nasabing kontrol ay maaaring simulan ng isang karampatang tao sa pagtanggap ng ulat ng pagganap at maaaring kumpletuhin sa pamamagitan ng pag-alis mula sa kontrol o pagbabalik para sa rebisyon.

Ang pamamaraan ng "Pag-alis mula sa kontrol" ng utos ay isinasagawa ng empleyado na pinangangasiwaan ang pagpapatupad ng utos ayon sa mga merito, gayundin kung sakaling matugunan ng tagapamahala ang kahilingan na alisin ang order nang buo.

Bilang bahagi ng entablado Kontrol sa pagpapatupad ng deadline» Kinokontrol ng isang dedikadong empleyado ang oras ng pagpapatupad ng lahat ng aktibo, iyon ay, patuloy na mga order sa parehong oras (kung ang naturang gawain sa organisasyon ay isinasagawa nang manu-mano o gamit ang MS Excel, kung gayon ito ay karaniwang ginagawa ng sekretarya ng may-akda ng utos o mga empleyado ng serbisyo ng DOW). Sa kasalukuyan, ang karamihan sa gawaing ito ay maaaring isagawa ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, na nagpapaalam sa mga tagapagpatupad tungkol sa mga takdang oras para sa pagkumpleto ng pagpapatupad ng mga tagubilin. Ang pagbibigay-alam ay isang cut-off na babala para sa lahat ng mga tagubilin na hindi naalis sa kontrol (tingnan ang Halimbawa 4).

Ang pagkarga sa isang indibidwal na tagapalabas ay patuloy na tumataas at, bilang isang resulta, ang disiplina sa pagganap ng mga empleyado ay nagsisimulang bumagsak dahil sa elementarya na pagkalimot. Ang pana-panahong pagpapaalam sa mga empleyado, halimbawa, lingguhan, ay nagbibigay-daan sa iyo na malinaw na maunawaan ang saklaw ng mga takdang-aralin na dapat tapusin at i-orient ang iyong sarili sa oras ng pag-uulat.

sheet ng impormasyon maaaring maging maikli (tingnan), o mas kumpleto, kasama ang komposisyon ng impormasyon na ipinakita sa talahanayan mula sa. Sa pamamagitan ng paraan, kung sa naturang talahanayan ng MS Excel ay sinasala namin ang mga order para sa isang partikular na kontratista na may walang laman na marka ng pagpapatupad, pagkatapos ay sa pamamagitan ng pag-print ng resulta, makakakuha lamang kami ng isa pang bersyon ng sheet ng impormasyon para sa kontratista.

Kung ang mga naturang sheet ay nabuo ng EDMS, kung gayon ito ay maginhawa upang magsama ng isang column sa tabular form na may bilang ng mga araw na natitira hanggang sa katapusan ng takdang petsa. Ang pagraranggo ng order ayon sa petsa ng pag-expire ay napaka-maginhawa rin - binibigyang-daan nito ang tagapalabas na mag-navigate nang mas mabilis at pamahalaan ang kanilang sariling oras ng pagtatrabaho nang mas mahusay.

Pag-uulat tungkol sa disiplina sa pagganap

Nagsasanay ang ilang organisasyon pansamantalang pag-uulat ng mga gumaganap. Kung kinakailangan upang regular na subaybayan ang pag-unlad ng pagpapatupad ng partikular na mahalagang mga tagubilin, ang kanilang mga may-akda ay nagdaragdag sa teksto ng impormasyon ng pagtuturo tungkol sa pangangailangan para sa pana-panahon, halimbawa, lingguhang pag-uulat, na dapat ibigay sa buong panahon ng pagpapatupad. Ang isang pansamantalang ulat sa pagganap ay karaniwang inihahanda sa libreng nakasulat na anyo o sa anyo ng isang memorandum. Ang mga ulat na ito ay maaaring ihanda ng:

● mismong tagapalabas

● subordinate secretary,

● isang empleyadong responsable para sa disiplina sa pagganap sa kumpanya.

Upang masubaybayan ang antas ng disiplina sa pagganap sa organisasyon, pana-panahon o sa kahilingan ng pamamahala, ilang uri ng mga ulat ang inihanda na maaaring nauugnay sa disiplina sa pagganap:

● indibidwal na executive officer;

● partikular na yunit

● ang organisasyon sa kabuuan;

● mga tagubiling ibinigay ng isang partikular na pinuno, atbp.

Para sa pamamahala sa anyo ng isang buod ng istatistika, ang impormasyon ay buod tungkol sa naihatid, naisakatuparan, pati na rin ang paglilipat sa ibang mga tagubilin sa panahon ng pag-uulat. Upang paganahin ang mas epektibong pamamahala ng disiplina sa pagganap, iba't ibang modelo ng pag-uulat ang ginagamit. Ang mga variant ng mga form ng pag-uulat ay ipinakita sa at sa opinyon ni E. Kameneva.

Dahil ang mga naturang ulat ay inihanda kapwa para sa organisasyon sa kabuuan at para sa mga dibisyon nito sa partikular, ang mga opisyal na direktang binibigyan ng mga tagubilin ng pinuno ay kasama sa seksyon ng mga gumaganap. Halimbawa, para sa pangkalahatang direktor, ito ang kanyang magiging mga kinatawan at pinuno ng mga aktibidad, habang para sa pinuno ng departamento, ito ang magiging mga pinuno ng mga departamento at, posibleng, mga sektor.

Kahit na ang organisasyon ay walang ganap na pag-automate ng daloy ng trabaho sa pamamagitan ng EDMS, ang naturang dokumento ay medyo maginhawa upang i-compile at mapanatili sa spreadsheet system na Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc. Ang mga system na ito ay may halos kaparehong interface at functionality, makakatulong ang mga ito na i-automate ang accounting at bumuo ng pag-uulat sa isang maliit at katamtamang laki ng kumpanya. Ang pangunahing bagay ay malinaw na malaman kung ano ang eksaktong kailangan mong makuha sa output.

Opinyon

Isinaalang-alang namin ang mga isyu ng paglalagay at pag-aalis ng mga order mula sa kontrol, pati na rin ang pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga tagubilin at pag-uulat sa pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad. Ang mga modelo ng pamamahala ng direktiba na iminungkahi sa artikulo ay makakatulong na gawing mas malinaw at mas transparent ang pamamahala ng organisasyon.

Ritmo modernong buhay nagdidikta ng pangangailangan na patuloy na maghanap ng mga bagong paraan upang malutas ang mga problema, pinipilit tayong maging flexible, umaayon sa isang galit na galit na bilis. Kaya naman ang isang bagong ideolohiya ng organisasyong paggawa batay sa mahusay na paggamit modernong online na mga tool. Kapag ang mga empleyado ay mas malamang na nasa lugar ng trabaho, nasa mga paglalakbay sa negosyo, sa mga pagpupulong kasama ang mga kliyente, at maaaring gamitin ang pagkakataong magtrabaho mula sa bahay paminsan-minsan, ang pagbuo ng mga naturang tool ay nagiging kinakailangan. Ang buo o bahagyang paglipat sa mga online na pamamaraan ng trabaho ay naglalagay ng mataas na pangangailangan sa pamamahala at imprastraktura ng impormasyon ng kumpanya. May pangangailangan para sa transparency ng oras at mga gawain ng mga empleyado na gumugugol ng malaking bahagi ng kanilang oras sa malayo sa opisina.

Ang unang hakbang sa pagtatatag ng isang epektibong "remote" na istraktura ng pamamahala ay ang pagpapakilala ng kontrol sa mga tagubilin ng ulo. Kung hindi natin makontrol ang pagiging epektibo ng isang empleyado sa pamamagitan ng kanyang pisikal na presensya sa opisina, dapat nating matutunang gawin ito sa pamamagitan ng mga resulta ng pagganap ng mga nakatalagang gawain.

Mag-usap tayo agad. Sa malalaki at katamtamang laki ng mga korporasyon, ang "kontrol sa order" ay karaniwang nangangahulugang isang medyo mabigat na sistema ng daloy ng trabaho na gumagana sa mga order, desisyon ng board, atbp. Bilang isang patakaran, pinapayagan ka ng sistemang ito na kontrolin lamang ang pinakamalaki, malakihang mga order ng mga unang tao ng organisasyon, na ganap na iniiwan sa likod ng mga eksena ang kasalukuyang gawain, na binubuo ng maraming maliliit ngunit mahahalagang gawain.

Pagkatapos nito, pinag-uusapan natin ang tungkol sa kontrol ng pagpapatakbo, pang-araw-araw na mga gawain at mga takdang-aralin, na mayroon ang sinumang nangungunang tagapamahala mula sa ilang dosena hanggang ilang daang, at marami sa kanila ay malayo sa pagiging napakalaking sukat upang labis na karga ang burukratikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa kanila. , at ang ilan sa kanila, sa prinsipyo, ay wala doon. nakakakuha - halimbawa, kontrol sa mga kinakailangang pang-araw-araw na aktibidad ng mga supplier, mamamahayag, customer at iba pang panlabas na katapat ng kumpanya.

Isang kaso mula sa buhay ng isang tao. Ang may-akda sa isang diagnostic na pagpupulong kasama ang isang miyembro ng lupon ng isa sa pinakamalaking kumpanya ng enerhiya ng Russia ay nagtanong ng tanong: "Paano mo makokontrol ang iyong mga order"? (isang malakas na sistema ng pamamahala ng dokumento sa kumpanya, siyempre, ay magagamit). “Nakikita mo ba ang mga leaflet sa dingding - mga printout mula sa Word? Ito ang mga minuto ng mga pulong ng lupon. Ang dilaw na marker ay nagha-highlight kung ano ang tungkol sa aking mga departamento, i.e. sa katunayan, ang mga tagubilin ng board sa akin. "Okay, paano mo makokontrol ang iyong mga takdang-aralin na ginagawa mo batay sa mga linyang naka-highlight na may marker?" "Narito, mayroon akong isang pakete ng mga sticker sa mesa. Totoo, ito ay lumalaki nang mas mabilis kaysa sa kontrolin ko ito, kaya ang ilalim ng pack ay dapat na regular na ipadala sa shredder ... "

Pagkalipas ng tatlong linggo, ang nangungunang tagapamahala ay na-set up na may isang sistema para sa pagsubaybay sa mga operational order sa Outlook (Larawan 1), sa anumang oras na nagbibigay sa kanya ng impormasyon sa napiling aspeto: mga proyekto, pagpupulong, mga subordinates, atbp. Bukod dito, ang pangunahing gawain sa pagpasok at pag-update ng mga tagubilin ay isinagawa ng kalihim, at ginamit ng pinuno ang resulta.

Larawan 1

Mga order ng CEO, pagpili ayon sa departamento

Suriin ang pagiging epektibo. Nagising ka na ba noong Linggo sa bansa na may kaisipang "nakalimutan ba ni Petrov na magpadala ... sumang-ayon ... mag-sign"? O, nakikita si Petrov sa koridor, tandaan na may kailangan siyang gawin kahapon? Ang isa sa mga pinaka-seryosong sanhi ng stress, pagka-burnout sa trabaho, talamak na pagkapagod na sindrom ay ang labis na karga ng trabaho ng manager na may maraming mga isyu, isang pakiramdam ng patuloy na pagkabalisa na ang ilan sa mga trabaho ay maaaring hindi tapos sa oras o hindi tapos na. Ang pag-aalis ng patuloy na stress na ito, na nakakamit sa pamamagitan ng kontrol ng mga order, ay napakahirap sukatin sa mga tuntunin ng pera. Ang kalusugan at kasiyahan mula sa bawat sandali ng buhay ay hindi mabibili.

Mga prinsipyo ng control system

Ang mga prinsipyo ng sistema ng kontrol ng order ay napaka-simple.

• Materialization ng lahat ng mga order ng head sa isang solong repository. Sa karamihan ng mga kaso, ang Outlook ang pinakamadali at pinakamaginhawang storage na gagamitin. Ang mga bentahe nito ay ang world standard na "de facto"; pamilyar dito (hindi bababa sa bilang isang mail program) ng karamihan sa kasalukuyan at hinaharap na mga empleyado ng organisasyon; pinag-isang kontrol ng mga tagubilin gamit ang e-mail, mga kalendaryo at mga contact; ganap na pagkakaugnay sa labas ng mundo (lalo na, nakikita ko kung paano "pumupunta" ang mga pagpupulong at gawain sa pamamagitan ng Outlook sa pagitan ng mga kumpanya, at hindi lamang sa loob ng kumpanya). Minsan ang isang madaling gamiting repository para sa mga errands ay SharePoint, na tatalakayin sa ibaba.
• "Mga pagpipiliang pampakay" sa iba't ibang sitwasyon ng pamamahala. Ang pakikipag-usap sa isang subordinate, ang manager ay maaaring makakuha ng isang seleksyon ng mga gawain para sa subordinate sa isang pag-click ng mouse; pagsasagawa ng pulong sa pagpaplano para sa proyekto - isang seleksyon ng mga gawain para sa proyekto; sa isang pag-uusap sa telepono (o sesyon ng Skype) sa isang sangay - ayon sa sangay, atbp. Sa Outlook, ang posibilidad na ito ay ibinibigay sa pamamagitan ng pagtatakda ng tinatawag na "custom view".
• Regular na preventive control. Ang gawain ay dapat na ipaalala sa mga subordinates nang maaga, at paulit-ulit, upang matiyak na ito ay nakumpleto sa oras. Unti-unti, tataas ng control system ang disiplina sa pagganap at bawasan ang pangangailangan para sa mga naturang paalala. Kapaki-pakinabang din para sa tagapamahala na maunawaan nang maaga, sa kurso ng gawain, ang kasalukuyang katayuan nito, posibleng mga problema atbp.

Kung ang tagapamahala ay may isang sekretarya, isang malaking halaga gawaing teknikal maaaring italaga sa kanya. Ang eksaktong mga order mula sa manager ay napupunta sa sekretarya (sa pamamagitan ng Outlook, gamit ang isang voice recorder, order control form, atbp.) ay isang hiwalay na isyu na kailangang linawin kapag nagse-set up ng order control.

Mayroong isang pagtatanghal para sa isang kliyente - isang kumpanya ng konstruksiyon na tumatakbo sa isa sa mga lungsod ng Siberia ng Russia. Ang aming consultant ay nagtanong: "Pakitandaan ang kaso kapag ang kakulangan ng isang order control system ay humantong sa pagkalugi para sa kumpanya." Punong tagapamahala: "Madali! Isang buwan na ang nakalipas, dahil sa katotohanan na maraming mga gawain sa loob ng kumpanya ang hindi natapos sa oras, huli kaming nagrenta ng parking lot at napilitang bigyan ang mga customer ng mga diskwento sa halaga ng mga parking space. Ang kabuuang pagkalugi ay humigit-kumulang 600 libong rubles, para sa aming maliit na kumpanya ito ay isang napakaseryosong halaga.

Isa pang halimbawa. Sa isang kumpanya ng telekomunikasyon, nakalimutan ng data center cooling system na mag-order ng mga kapalit na air conditioning kit, na teknikal na kinakailangang palitan tuwing tatlong buwan. Nakalimutan ng isang empleyado na gawin ito, nakalimutan ng isa pang suriin ito. Bilang resulta, dahil sa kakulangan ng isang kit na nagkakahalaga ng ilang daang dolyar, nabigo ang isang air conditioner na nagkakahalaga ng sampu-sampung libong dolyar. Mabuti na ang data center ay orihinal na idinisenyo na may isang reserba at ang pagkabigo ng isang air conditioner ay hindi nakakaapekto sa pagganap ng buong sistema. Kung hindi, ang mga pagkalugi ay maaaring tumaas: dahil sa air conditioner, ang mga server ay nabigo, ang gawain ng mga programa na tumatakbo sa kanila ay tumigil, atbp. Sa pangkalahatan, ang kabayo ay naging pilay, ang kumander ay napatay, ang labanan ay nawala "dahil walang pako sa forge."

Pasimplehin ang pag-uulat at dagdagan ang pagganyak

Ang isang napaka-kapaki-pakinabang na tampok ay ang awtomatikong pagbuo ng pormal na pag-uulat ng kumpanya mula sa Outlook - mga plano, mga ulat sa mga natapos na gawain, mga minuto ng mga pulong, atbp. Sa kasamaang palad, hindi ito isang native na feature ng Outlook, ngunit isang macro add-in na binuo ng aming kumpanya. Ang setting nito ay kasama sa pangkalahatang listahan ng mga trabaho kapag nagse-set up ng kontrol ng order.

Isang halimbawa mula sa pagsasanay ng mga kliyente. Ang isa sa mga reserbang kahusayan, na pinangalanan sa panahon ng mga diagnostic ng mga miyembro ng lupon ng Baikal Bank ng Sberbank ng Russia, ay ang mahabang pagbuo ng mga minuto pagkatapos ng mga pagpupulong, na maaaring tumagal ng ilang araw (paglilinaw ng mga salita, mga deadline, atbp.), na kung saan pinabagal ang pagpapatupad ng mga gawain.

Sa kurso ng pag-set up ng kontrol ng mga tagubilin, ang sumusunod na modelo ng mga aksyon ay pinagtibay at kasama sa mga regulasyon: ang mga tagubilin ay nilikha sa panahon ng pulong kaagad sa Outlook ng sekretarya ng board, at ang window ng Outlook ay ipinapakita sa malaking screen , makikita ng lahat ang mga salita, ang mga deadline, ang mga responsable, at maaaring gumawa ng sarili nilang mga paglilinaw. Sa pagtatapos ng pulong, ang protocol ng opisyal na format na pinagtibay ng bangko (Fig. 2) sa letterhead Word ay awtomatikong nilikha mula sa Outlook, nilagdaan at may "puwersa ng batas".

Figure 2

Isang halimbawa ng pag-export ng mga tagubilin mula sa Outlook patungo sa isang opisyal na format na dokumento

Ang kakayahang gumawa ng mga pormal na dokumento mula sa mga gawain sa Outlook ay nakakatipid ng sampu at daan-daang oras ng oras, habang ginagawang mas nauugnay at sapat ang pag-uulat. Nagbibigay-daan din ito sa iyo na i-link ang order control system sa KPI (key performance indicators) ng mga empleyado at departamento, isang motivation system, at isang planning system.

Para sa Tagapangulo ng Lupon ng Pamamahala ng isa sa mga bangko ng Russia, isang sistema ng kontrol ng order ay binuo, na naging posible na bumuo ng isang rating ng pagganap ng empleyado sa buwanang batayan gamit ang pag-export ng mga order sa Excel at awtomatikong pagsusuri sa pamamahala (isinasaalang-alang. ang "bigat" ng utos, pagkaantala sa pagpapatupad, atbp.). Ang sistema ay naging napakasimple at transparent na pagkaraan ng ilang oras ang mga elemento ng monetary motivation ay nakatali sa rating na ito - bahagi ng quarterly bonus ng empleyado ay nagsimulang umasa sa koepisyent ng pagpapatupad ng mga tagubilin.

Mga kalendaryo ng empleyado at pagsubaybay sa oras

Anumang "online" at "malayuan" sa trabaho ng kumpanya ay nangangailangan ng isang napaka-magalang na saloobin sa accounting ng oras at mga resulta. Kung hindi natin pisikal na nakikita ang isa't isa sa araw ng trabaho, dapat tayong matutong magtakda ng mga gawain nang tumpak at tama ang pagtatantya ng mga gastos sa paggawa.

Napakahalaga ng kontrol na ito, at hindi lahat dahil ang mga tao ay kontrabida at naghahanap ng mga paraan upang maiwasan ang trabaho. Lahat tayo ay hindi perpekto, kailangan natin ng mga "props" na makakatulong sa atin upang gumana nang epektibo, upang madaig ang ating sariling katamaran.

Ang isyu ng transparent at mapapamahalaang setting ng mga gawain ay malulutas sa tulong ng order control, na napag-usapan na natin. Ang isyu ng transparency at pamamahala ng oras ay nalutas sa tulong ng isang corporate standard para sa pag-iskedyul sa mga kalendaryo.

Ang mga prinsipyo ng pamantayang ito ay medyo simple:

• Ang lahat ng mga manager at empleyado ay nagpaplano ng kanilang oras (mga pulong at malalaking "naka-budget" na gawain) eksklusibo sa mga kalendaryo ng Outlook, walang "mga papel", mga sticker, atbp. hindi pwede; ang imbitasyon sa pulong ay isinasagawa lamang sa pamamagitan ng Outlook, nang walang mga tawag sa telepono at email.
• Ang mga kalendaryo, maliban sa mga pulong na minarkahan ng "pribado" na checkbox, ay available sa mga kasamahan alinsunod sa patakaran ng korporasyon na namamahala sa kung sino at kaninong mga kalendaryo ang direktang makakakita, makakapag-edit, makakapag-iskedyul ng mga appointment sa kanila, atbp.
• Kapag nagpapanatili ng mga kalendaryo, ginagamit ang isang pamantayan para sa pagpasok ng impormasyon: color coding ng mga pulong, mga keyword sa mga pamagat, paggamit ng mga attachment (agenda ng pulong, mga direksyon sa isang panlabas na pulong, atbp.).

Ang ganitong sistema ay nagbibigay ng isang makabuluhang pagtaas sa pamamahala para sa mga tagapamahala at kadalian ng trabaho - para sa lahat. Lagi mong makikita kung sino ang nagpaplanong gawin kung ano at nasaan sila. Kapag nagpupulong ng pulong, madali mong ma-on ang mga kalendaryo ng mga taong kailangan mo at mapipili ang pinakamaraming bagay maginhawang oras(Ang Outlook ay mayroon ding feature na nagpapadali sa paghahanap ng tamang oras; Figure 3).

Larawan 3

Kolektibong gawain sa mga kalendaryo

Kasabay nito, hindi ito tungkol sa kabuuang kontrol: alinsunod sa mga prinsipyo ng pamamahala ng oras, hanggang sa 30-40% ng araw ng trabaho (maaaring mag-iba ang figure na ito para sa iba't ibang mga posisyon) ay nananatiling gumagana sa mga hindi inaasahang gawain.

Kung kinakailangan, ang pamantayan sa pagpaplano ng oras ng kumpanya ay maaaring magsama ng mga kapaki-pakinabang na opsyon:

• Pag-uugnay ng pag-iiskedyul sa mga kalendaryo sa mga mobile device– mga smartphone, tagapagbalita, atbp. Dahil nasa isang off-site na pulong, ilalagay mo ang pulong na ito sa iyong smartphone - at sa loob ng ilang minuto ay nasa kalendaryo na ng iyong server, makikita ng lahat ng empleyado ang pinakabago at pinakabagong bersyon ng iyong iskedyul. Sa kabaligtaran, kung ang isang tao mula sa opisina ay nagpadala sa iyo ng isang imbitasyon sa isang pulong, sa isang minuto ay makikita mo na ito sa iyong smartphone.
• Pag-uugnay sa pagpaplano at pag-uulat. Salamat sa pag-export ng mga appointment sa kalendaryo sa Word o Excel, maaari kang bumuo ng lingguhan o buwanang mga ulat, mga ulat ng proyekto, nang literal sa pag-click ng isang pindutan (Larawan 4). Ang kagandahan ay ang paglikha ng mga ulat ay hindi nangangailangan ng "pagsusulat", ang paggasta ng oras at pagsisikap ng mga empleyado. Sa isang bilang ng mga kumpanya, halimbawa, ang mga buwanang ulat ng mga consultant ng proyekto ay nilikha sa isa o dalawang minuto, na ganap na mga opisyal na dokumento kung saan nakasalalay ang sahod.

Larawan 4

Ulat ng order

Isang taon pagkatapos ng pagkumpleto ng proyekto, tinanong namin ang pinuno, direktor ng pag-unlad ng kumpanya ng produksiyon at pangangalakal ng Siberia: "Ngayon, makalipas ang isang taon, nang matagal nang nilagdaan ang mga sertipiko ng pagtanggap at mga liham ng pasasalamat, ano ang tunay na "tuyo nalalabi"?"

Sa kumpanyang ito, kapag ipinakilala ang pamamahala ng oras, ang diin ay inilagay sa mga kalendaryo. Ang tugon ng manager ay: “Alam mo, naaalala ko ang mga panahong nabubuhay tayo nang walang mga mobile phone. Kinakailangang mapagtanto na binibisita na ngayon ni Kolya si Fedya, at dahil walang landline na telepono si Fedya, kailangan mong tawagan ang kanyang kapitbahay at hilingin sa kanya na tawagan si Kolya sa telepono ... Naaalala ko ang aming buhay nang walang karaniwang mga kalendaryo, transparent at naiintindihan, bilang buhay na walang cellphone. Lahat ng mga talaarawan, papeles, walang katapusang mga tawag para mag-set up ng appointment, mas maraming tawag para mag-reschedule ng appointment, magkakapatong at hindi pagkakapare-pareho sa mga pagpupulong ... Sa pangkalahatan, ang buhay na walang corporate standard para sa pagpaplano ay parang buhay na walang mobile phone. Sa teoryang posible, praktikal - lubhang hindi maginhawa at hindi mahusay."

Suriin ang pagiging epektibo. Ang pagpapakilala ng pamantayan ng korporasyon para sa pagpaplano at pagbabadyet ng oras ay nakakatulong na malaya ang iskedyul ng bawat tagapamahala, depende sa posisyon, mga tatlo hanggang anim na oras sa isang linggo, na ginugugol sa mga hindi produktibong gastos kapag nagpaplano at nag-oorganisa ng mga pagpupulong, na katumbas ng tungkol sa 10% ng payroll. Kasabay nito, ang pagtaas ng kahusayan sa pamamahala dahil sa transparency ng oras at mga gastos sa paggawa ay umaabot mula 10 hanggang 25%.

Upang magsimula, alalahanin natin ang mga patakaran para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin, na kung saan ay sisimulan nating i-automate gamit ang mga karaniwang tampok ng MS Excel.

Ilaan ang kontrol sa mga merito ng solusyon ng mga isyu at kontrol sa oras ng pagpapatupad ng mga gawain.

matibay na kontrol

Ang substantive control ay isang pagtatasa kung paano tama, matagumpay, ganap nalutas na isyu. Ang ganitong kontrol ay isinasagawa ng pinuno (ng isang institusyon o departamento) o lalo na awtorisadong tao. Ang mga tagapamahala ay may pananagutan para sa tama at napapanahong paglutas ng mga isyu na makikita sa mga dokumento. mga istrukturang dibisyon at mga empleyadong pinagkatiwalaan sa pagpapatupad ng dokumento. Ang gumaganap ay karaniwang:

• ipinahiwatig sa resolusyon ng ulo sa dokumento (halimbawa, sa papasok na liham, sa pahayag ng empleyado) o
• ito ay direktang nakasulat sa teksto ng pagtuturo (kadalasan sa pagkakasunud-sunod / protocol, ang mga indibidwal na tagubilin ay iginuhit sa anyo ng mga independiyenteng talata ng teksto at binabalangkas upang agad na malinaw kung ano, kanino at kailan kailangang gawin ; nang naaayon, ang bawat item ay inilalagay sa ilalim ng hiwalay na kontrol - ang gawain / pagtuturo),
• kapag ang tagapalabas ay hindi direktang ipinahiwatig, ito ay tinutukoy alinsunod sa pamamahagi ng mga responsibilidad sa organisasyon.

Kung ilang tagapagpatupad ang ipinahiwatig sa resolusyon/pagtuturo ng pinuno, ang taong unang pinangalanan sa resolusyon ay may pananagutan para sa pagpapatupad ng dokumento/pagtuturo at, nang naaayon, inaayos ang pagpapatupad nito.

Ang mga tagubilin ay maaaring sundin mula sa teksto ng dokumento, o maaaring sila ay "independyente", i.e. hindi dokumentado at napapailalim sa kontrol sa kanilang pagpapatupad. Kung ang pagtuturo ay nilikha batay sa isang dokumento, naglalaman ito ng isang link sa document-base (tingnan ang pagpuno sa unang apat na column sa talahanayan sa Figure 1). Ang mga order ay ibinibigay ng mga pinuno sa lahat ng antas. Gayunpaman, kung aling mga dokumento/order ang dapat kontrolin, ang bawat organisasyon ang magpapasya para sa sarili nito. Kadalasan ang lahat ng ito ay mga utos ng pinuno ng organisasyon at ng kanyang mga kinatawan. Kung mas malaki ang bilang ng mga dokumento sa organisasyon, mas mahalaga na i-streamline ang gawain ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento, at mas pinipili ng organisasyon ang solusyon sa tanong na "ano ang kontrolin natin" - mahalaga ang ginintuang kahulugan. dito. Kaya, ang pagpapatupad ng mga tagubilin ng unang tao ay karaniwang nasa ilalim ng kontrol, ang serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool o ang kalihim ay nakikibahagi dito.

Ang mga order ay dapat na malinaw at malinaw na nakabalangkas:

• ang order mismo;
• panahon ng pagpapatupad;
• tagapagpatupad (posibleng isagawa ang utos ng maraming tao, pagkatapos ay itinalaga ang isa bilang responsableng tagapagpatupad, at ang iba ay itinuturing na mga co-executor).

Kapag bumubuo ng mga tagubilin, kanais-nais na sumunod sa mga simpleng patakaran: ang mga salita ay dapat na maigsi, maigsi, hindi kasama ang kalabuan ng interpretasyon, at may malinaw na tinukoy at nasusukat na resulta.

Habang isinasagawa ang utos, posible ang mga sumusunod na aksyon:

• maaaring baguhin ng may-akda ang takdang oras para sa pagpapatupad ng takdang-aralin;
• maaaring baguhin ng may-akda ang responsableng tagapagpatupad ng pagtatalaga;
• ang mga tagapalabas ay lumikha ng mga ulat sa mga resulta ng pagpapatupad;
• ang may-akda ay may pagkakataon na ibalik ang order para sa rebisyon o aprubahan ang resulta ng pagpapatupad.

Kung ang gawain ay hinati sa pagitan ng mga co-executor, kung gayon ang kanilang mga ulat sa pagganap ay natatanggap ng responsableng tagapagpatupad. Siya ang bumubuo ng pangwakas na solong ulat sa ngalan at ipinadala ito sa may-akda.

Kontrol sa mga deadline

Ang kontrol sa oras ng pagpapatupad ng mga dokumento / mga order ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng dokumento (DOE), at sa isang maliit na organisasyon - ng kalihim.

Ang teknolohiya para sa pagsubaybay sa timing ng pagpapatupad ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na pamamaraan:

• pag-aayos ng lahat ng mga dokumento, mga tagubilin, mga tagubilin, mga pagtatalaga ng pamamahala na nasa ilalim ng kontrol;
• pagsuri sa napapanahong paghahatid ng dokumento sa kontratista;
• pagwawasto ng data sa mga kinokontrol na dokumento kapag nagbago ang mga deadline para sa pagpapatupad, ang dokumento ay inilipat mula sa kontratista patungo sa kontratista, mula sa dibisyon hanggang sa dibisyon (itinatala namin ito sa patlang na "Katayuan ng Pagpapatupad", tingnan ang Figure 1);
• paalala sa mga tagapagpatupad at pinuno ng mga kagawaran tungkol sa pagkakaroon ng hindi natutupad na mga dokumento at tagubilin;
• pagpapaalam sa mga tagapamahala (mga dibisyon at organisasyon) tungkol sa katayuan at pag-unlad ng pagpapatupad ng mga dokumento;
• pagpasok ng data sa pagpapatupad ng mga dokumento;
• pagsusuri ng estado ng mga gawain at ang antas ng ehekutibong disiplina sa organisasyon sa kabuuan, sa pamamagitan ng mga dibisyon ng istruktura, mga espesyalista, mga uri ng mga dokumento at iba pang aspeto.

Mga deadline maaaring tukuyin ang mga dokumento:

Tulad ng makikita mo, ang deadline para sa pagpapatupad ng order ay karaniwang itinakda ng may-akda nito. Kasabay nito, tinatanggap na ang mga tagubilin na naglalaman ng indikasyon "madali" ay dapat bayaran sa loob ng 3 araw. Ang indikasyon na "kaagad" ay nagbibigay ng 1 araw na panahon para sa pagpapatupad ng utos. Kung ang deadline ay hindi tinukoy sa order, ito ay napapailalim sa pagpapatupad sa loob ng hanggang 1 buwan mula sa petsa ng pagpirma nito (hanggang sa kaukulang petsa ng susunod na buwan, at kung walang ganoong petsa sa susunod na buwan, pagkatapos ay hanggang sa huling araw ng buwan ). Kung ang huling araw ng termino para sa pagpapatupad ng isang tagubilin ay bumagsak sa isang araw na hindi nagtatrabaho, ito ay sasailalim sa pagpapatupad sa naunang araw ng negosyo.

Para sa mga dokumentong naglalaman ng isang kumplikadong gawain, maaaring magtakda ng mahahabang deadline (ilang buwan, anim na buwan, isang taon). Sa ganitong kaso, ito ay kinakailangan Hatiin ang gawain sa mga yugto at kontrolin ang pagsasagawa ng gawain sa mga yugto.

Maaaring kabilang sa kontrol ng oras ang:

• kasalukuyang kontrol,
• pag-iingat at
• panghuling kontrol.

Ang mga pangunahing uri ng kontrol ay kasalukuyan at pang-iwas.

Sa ilalim kasalukuyang kontrol maunawaan ang pang-araw-araw na paghahanda ng impormasyon tungkol sa mga dokumentong mawawalan ng bisa ngayon. Ang kasalukuyang kontrol ay isinasagawa sa pamamagitan ng pang-araw-araw na pagsusuri sa pag-usad ng dokumento at pagpapaalala sa tagapalabas tungkol sa pag-expire ng deadline at ang pangangailangan upang makumpleto ang gawain sa dokumento. Responsable para sa pagsubaybay sa pagpapatupad (sa isang maliit na kumpanya - ang sekretarya) araw-araw, bilang isang patakaran, sa simula ng araw ng trabaho, kilalanin at ipunin ang isang listahan ng mga dokumento, ang deadline kung saan mag-e-expire ngayon.

Nakakatulong ang kasalukuyang kontrol sa pagpaplano ng trabaho para sa araw. Ipinapakita nito kaagad kung ano ang mga bagay na dapat kumpletuhin ngayon (paglutas ng isang isyu sa isang pulong, pagpirma sa isang dokumento, pagpapadala ng fax, atbp.). Samakatuwid, ang kontrol sa timing ng pagpapatupad ng mga dokumento ay isang function na kinakailangang ibigay para sa Deskripsyon ng trabaho punong kalihim. Araw-araw, ang pagkilala sa mga dokumento na dapat mag-expire, nalaman ng sekretarya ang posibilidad ng napapanahong paglutas ng isyu, at sa kaso ng pagkabigo upang matugunan ang mga deadline, mag-ulat sa manager tungkol dito.

Sa panahon ng preventive control ang mga buod ay pinagsama-sama at ang mga tagapagpatupad ay binigyan ng babala sa mga dokumentong mag-e-expire sa loob ng 2-3 araw (kami sa aming organisasyon ay ginagawa ito sa loob ng 4 mga araw sa kalendaryo). At pagkatapos ay mayroon pa ring oras ang empleyado upang mapapanahong lutasin ang isyu.

Ang posisyon ng kontrol ay napakahalaga. Tanging ang oryentasyon ng kontrol upang matulungan ang mga empleyado, at hindi upang tukuyin ang mga pagkukulang, ang pagnanais na tumulong, paalalahanan, at hindi mahatulan, ay maaaring matiyak ang pinakamalaking kahusayan ng serbisyo ng kontrol.

Ang isang sistematikong pagsusuri ng pagpapatupad, mahusay at wastong isinagawa ng isang empleyado na mataktikang nagpapaalala na ang dokumento ay kinakailangan sa oras, na ang kaunlaran ng kumpanya ay nakasalalay sa napapanahong paglutas ng isyu, atbp., ay nagbibigay-diin sa pangangailangan ang empleyadong ito at ang kanyang mga pagsisikap. Bilang karagdagan, ang "term card file" ay nakakatulong sa pagpaplano ng araw ng trabaho ng manager, dahil sinasalamin nito ang mga aktibidad at gawain para sa isang naibigay na numero.

Kung sa pagtanggap ng dokumento o sa panahon ng pagpapatupad nito ng kontratista ay naging malinaw na imposibleng maisagawa ito sa isang napapanahong paraan, ito ay iniulat sa manager (ang may-akda ng naturang order), na may karapatan upang ipagpaliban ang pagpapatupad ng dokumento. Kung ang pinuno nagpapahaba ng deadline, ang kalihim, alinsunod sa kanyang mga tagubilin, ay pumasok sa form ng pagpaparehistro bagong termino pagbitay.

Ang tanong ng pagpapaliban sa mga deadline para sa pagpapatupad ng dokumento ay dapat na itaas nang hindi lalampas sa 1 araw bago ang pag-expire ng pangunahing petsa. Pagpapaliban ng deadline backdating ay hindi pinapayagan at, bilang isang panuntunan, ay imposible sa prinsipyo sa mga awtomatikong system.

Para sa mga dokumentong may mahabang (ilang buwan) na panahon ng pagpapatupad, ang mga intermediate na yugto ng pagpapatupad ay maaaring kontrolin sa pagpasok ng impormasyon tungkol sa pag-usad ng pagpapatupad (ginagawa namin ito sa field na "Status ng Pagpapatupad" ng registration card ng dokumento).

Kadalasan ang solusyon ng isyu ay nangangailangan ng pare-parehong trabaho sa dokumento ng ilang mga tagapalabas o koordinasyon ng dokumento sa ilang mga departamento. Sa mga kasong ito, dapat kontrolin ang tagal ng dokumento sa bawat tagapalabas. Kapag naglilipat ng isang dokumento, dapat na maitala ang katotohanan ng paglilipat. Karaniwan ang pagpaparehistro ay isinasagawa ng kalihim ng yunit na naglilipat ng dokumento. Sinasalamin namin ang paggalaw ng dokumento at ang petsa ng paglipat nito sa field na "State of execution".

Kapag may mga expired na dokumento ang kanilang listahan ay naka-print sa parehong araw at iniulat sa pinuno.

Kung ang karapatang magrehistro ng mga dokumento ay maaaring ibigay sa isang malawak na hanay ng mga empleyado, kung gayon ang mga pagbabago na sumasalamin sa pag-unlad ng pagpapatupad nito, bilang isang patakaran, ay isinasagawa ng isang responsableng empleyado lamang: ang assistant secretary o isang espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Pag-alis ng dokumento mula sa kontrol ay isinasagawa lamang pagkatapos ng kumpletong pagpapatupad ng dokumento: ang pagpapatupad ng resolusyon ng ulo, ang paghahanda ng isang dokumento ng tugon, ang pagtanggap ng isang tugon sa papalabas na dokumento o iba pang dokumentadong kumpirmasyon ng katotohanan ng pagpapatupad. Ang resulta ng pagpapatupad ng dokumento ay dapat na naitala sa registration card (halimbawa, "isang imbitasyon ay ipinadala", "isang sulat ay ipinadala mula sa ... Hindi ...", atbp.). Ang registration card ay naglalaman din ng impormasyon tungkol sa petsa ng pagpapatupad ng dokumento at ipinapahiwatig ang bilang ng kaso ayon sa nomenclature kung saan isinampa ang naisakatuparan na dokumento.

SA panghuling kontrol sumangguni gawaing pagsusuri upang gawing pangkalahatan ang disiplina sa pagganap at ang mga resulta ng trabaho ng mga empleyado ng yunit o organisasyon sa kabuuan. Ang pangwakas na kontrol ay isinasagawa ng mga empleyado (serbisyo) na responsable para sa pagsubaybay sa pagpapatupad, o ng sekretarya ng organisasyon na may ibinigay na dalas (lingguhan, buwanan, quarterly). Ang mga resulta ng kasunod na kontrol ay makikita sa panghuling dami at listahan ng mga buod ng estado ng pagpapatupad ng mga gawain (kinokontrol na mga dokumento). Nagbibigay-daan ito sa pamamahala na malaman kung ano ang ginagawa nito o ang empleyadong iyon (kagawaran) at kung paano nangyayari ang mga bagay sa isang partikular na lugar ng aktibidad (paglutas ng isang partikular na isyu).

Ang pangwakas na kontrol sa isang ipinag-uutos na kumbinasyon na may preventive control ay isang nakapagpapasigla na kadahilanan sa pagpapabuti ng disiplina ng mga empleyado.

Isang halimbawa ng order control gamit ang MS Excel

Ngayon ipakita natin kung ano ang maaaring awtomatiko gamit ang mga karaniwang tampok ng MS Excel. Upang makapagsimula, buksan Bagong libro MS Excel at lumikha ng isang talahanayan sa loob nito kasama ang mga field/column/graphs na ipinapakita sa Figure 1. Ito ang pangunahing talahanayan na nagpapakita ng impormasyon sa kontrol ng oras ng pagpapatupad ng mga order sa aming organisasyon.

Susunod, sa isang hiwalay na cell, ilatag ang formula upang kapag binuksan mo itong MS Excel sheet sa itaas ng talahanayan, palagi kasalukuyang petsa ay ipinapakita(ipinahiwatig ng numero 1 sa Figure 1). Pagkatapos ay magiging kapaki-pakinabang ito sa ating pang-araw-araw na gawain sa mesa. Magagawa mo ito sa dalawang paraan:

Figure 2

I-collapse ang Palabas

Sa talahanayang ito, maaari mong i-filter ang mga row (i.e. kinokontrol na mga order) ayon sa iba't ibang pamantayan. Ngunit para dito kailangan mong paganahin ang filter:

Larawan 3

On-screen na button na paganahin ang filter sa MS Excel 2007 at 2010

I-collapse ang Palabas

Larawan 4

Pamantayan para sa pag-filter ng mga hilera ng talahanayan ayon sa nilalaman ng column sa MS Excel 2007 at 2010

I-collapse ang Palabas

Ang pamantayan sa pag-filter na ipinakita sa itaas ay lumitaw bilang resulta ng pag-click sa grey square button para sa pagtawag sa filter sa column na "Mga Tagapagganap" (minarkahan ng numero 1). Ang mga cell ng column na ito ay puno ng text, kaya inaalok sa amin ng program ang mga sumusunod na pagpipilian sa pagpili:

2 - una, maaari naming i-filter ang isa o higit pang mga performer, nag-iiwan lamang ng "mga tik" sa kanila; maaari rin kaming pumili lamang ng mga walang laman na linya, na nag-iiwan ng "tik" lamang sa huling item ng listahan; kung iiwan namin ang "tik" sa posisyon na "Piliin ang lahat", pagkatapos ay walang pag-filter sa pamamagitan ng pamantayang ito (ito ay ipinapakita na ngayon sa Figure);

3 - pangalawa, maaari kang mag-filter sa pamamagitan ng teksto na nilalaman sa mga cell ng haligi, gayunpaman, ang pamantayang ito ay mas angkop kapag nagtatrabaho sa haligi " Buod» dokumento, atbp. Halimbawa, kung hindi natin eksaktong natatandaan ang pamagat, ngunit tandaan keyword, na dapat ay nasa loob nito, pagkatapos ay kailangan mong piliin ang item na "naglalaman ng ..." at i-type ang salitang ito nang hindi nagtatapos, pagkatapos bilang resulta ng filter, ang mga linya lamang na mayroong salitang na-type namin na may iba't ibang mga pagtatapos sa " Mananatili ang field ng Summary" sa screen .

Maaari mong alisin ang filter sa pamamagitan ng pagpili sa command na may parehong pangalan - ipinahiwatig ng numero 6. Kung na-filter mo ang mga hilera sa pamamagitan ng pagtatakda ng iba't ibang pamantayan sa pagpili sa ilang mga column, ang isang solong pagpili ng command na ito ay mag-aalis ng filter lamang sa column kung saan ka pinili ang naturang command, habang ang natitirang mga filter sa iba pang mga column ay mananatiling wasto - bawat isa sa kanila ay dapat na alisin nang paisa-isa. Sa mga column kung saan naka-enable ang filter, binabago ng filter call button ang imahe nito sa enabled na filter button .

Kung ang haligi sa pamamagitan ng mga nilalaman kung saan nais naming i-filter ang mga hilera ng talahanayan ay puno ng mga petsa, kung gayon sa halip na isang filter ng teksto, ang programa ay mag-aalok sa amin ng isa pa - espesyal para sa mga petsa - na ipinahiwatig ng numero 4: maaari naming piliin hindi lamang isang tiyak na petsa, ngunit mas huli o mas maaga kaysa sa ilang petsa, o limitadong yugto ng panahon, kahapon, ngayon o bukas, atbp.

May 3 column ang table namin na may mga petsa.

Ang numeric filter (ipinahiwatig ng numero 5) ay espesyal na pinatalas upang gumana sa mga column na ang mga nilalaman ay mga numero (sa aming kaso, ito ay numero ng pagpaparehistro dokumento).

Larawan 5

Pamantayan para sa pag-filter ng mga hilera ng talahanayan ayon sa nilalaman ng column sa MS Excel 2003

I-collapse ang Palabas

Sa MS Excel 2003, ang filter ayon sa nilalaman ng column ay tinatawag sa pamamagitan ng parehong pindutan ng screen tulad ng sa mga susunod na bersyon ng programa, ngunit bilang resulta ng pagpindot dito, isang pangkalahatang listahan ang bubukas upang pumili ng isang partikular na halaga ng cell o magtakda ng isang mas kumplikadong kondisyon ng pag-filter. , na na-customize na para sa teksto, petsa o numero - inilunsad ito sa isang hiwalay na screen window pagkatapos piliin ang item na "(Kondisyon...)" sa listahan.

Ang mga figure 4 at 5 ay malinaw na nagpapakita Sa kung anong pamantayan ang maaari na nating i-filter mga hilera ng talahanayan sa MS Excel ng iba't ibang bersyon. Magagawa naming i-filter ang mga tagubilin ng mga tagapagpatupad, kanilang mga may-akda, mga tuntunin, kinokontrol na data ng dokumento at anumang iba pang impormasyong ipinasok sa spreadsheet. Bukod dito, posible na mag-filter nang sabay-sabay sa pamamagitan ng ilang pamantayan, halimbawa:

• kung saan ang mga tagubilin ang deadline para sa pagpapatupad ay mag-e-expire ngayon para sa isang partikular na kontratista:
  sa column na "Performers", piliin ang kinakailangang empleyado (tingnan ang numero 2 sa Figure 4), at sa column na "Due date", i-filter ang mga row na ang petsa ay nakakatugon sa "ngayon" na pamantayan (number 4 sa parehong Figure) o
• kung kanino ang pinunong pinili namin ay nagbigay ng mga tagubilin sa buwang ito:
  sa column na "Author of the order" pipiliin namin ang manager na aming sinusuri (number 2 sa Figure 4), at sa column na "Due date" ay sinasala namin ang mga petsa na nasa ilalim ng criterion na "This month" (number 4), atbp.

At ngayon ay ituturo namin sa iyo kung paano mo mai-configure ang programa upang kapag binuksan mo ang isang file awtomatikong makatanggap ng impormasyon tungkol sa kung aling mga order ang dapat isagawa, halimbawa, pagkatapos ng 4 na araw upang ipaalam nang maaga ang mga gumaganap. Upang gawin ito, nagbigay kami ng presensya sa talahanayan ng isang espesyal na hanay, na tinawag naming "Dispatch period". Ngayon, i-set up natin ito:

• piliin ang cell I6 (sa unang hilera ng custom na column) at i-type ang “=” sign dito;
• i-click ang "mouse" sa katabing cell J6 (sa parehong row, ngunit sa column na "Due date") at makikita mo na kasama ito sa formula para sa pagkalkula ng mga nilalaman ng cell I6;
• pagkatapos ay patuloy na i-bookmark ang formula sa pamamagitan ng pag-type ng "-4" mula sa keyboard;
• nakumpleto nito ang pagpuno ng formula (ang kasalukuyang estado nito ay palaging makikita sa formula bar na matatagpuan sa itaas ng Excel sheet, tingnan ang Fig. simbolo 1 sa Figure 7, nakukuha namin ang "=j6-4"). Ngayon pindutin ang keyboard Pumasok- at ang resulta ng pagkalkula ng naka-embed na formula ay lilitaw sa cell ng talahanayan;
• pagkatapos nito, makokopya ang formula sa mga kasunod na row ng talahanayan, at pagkatapos ay sa column na "Dispatch period", ang petsa ay palaging magiging 4 na araw na mas maaga kaysa sa column na "Due date": ituro gamit ang "mouse" sa ang ibabang kanang sulok ng cell I6 (na may pointer na "mouse" ay dapat magkaroon ng anyo ng isang itim na bold cross), pindutin ang kaliwang pindutan ng "mouse" at, nang hindi ito binibitiwan, i-drag ito pababa sa dulo ng column, pagkatapos ay bitawan ang pindutan. Sa column I makikita mo ang mga petsa ng lahat ng kinakailangang babala (number 2 sa Figure 7);
• pagkatapos ay maaari mong gawin ito upang sa hanay na "Mga Tuntunin ng pagpapadala" ang mga cell na may mga kasalukuyang ay awtomatikong naka-highlight sa kulay, i.e. mga petsa ngayon (Oktubre 1 ang mga ito ay magiging isang cell, at Oktubre 2 - iba na, atbp.). Upang gawin ito, kailangan mong gamitin ang conditional formatting function. Sa MS Excel 2007 o 2010, ito ay ginagawa tulad nito:
  • piliin ang lahat ng mga cell ng talahanayan ng column na "Dispatch period", na matatagpuan sa ibaba ng "header";
  • i-click ang pindutan Conditional Formatting sa Grupo Mga istilo tab bahay(Tingnan ang Figure 6), piliin ang command Mga panuntunan sa pagpili ng cell, at sa panel na bubukas sa kaliwa o kanan, piliin ang command petsa. Magbubukas ang isang dialog box ng parehong pangalan, kung saan mayroong dalawang listahan (Figure 8): sa kaliwa, kailangan mong piliin ang posisyon Ngayong araw, at sa kanan - isang paraan upang i-format ang mga cell na nakakatugon sa kundisyong ito, halimbawa, Light red fill at dark red na text. Susunod na pag-click Ok.

Ipinapakita ng Figure 8 kung ano ang hitsura ng tapos na talahanayan sa conditional formatting. Sa pamamagitan ng pagbubukas ng talahanayang ito, halimbawa, noong 08/13/2012, madaling matukoy ng espesyalista kung aling mga notification ang ipinapadala.

Maaari kang magbigay para sa presensya sa talahanayan ng huling "teknikal" na hanay, sa bawat hilera kailangan mong ilagay ang numero 1 dito. Pagkatapos, kapag nag-filter ng alinman sa isa o higit pang pamantayan, palagi mong bibilangin ang bilang ng mga na-filter mga hilera. Upang gawin ito, piliin ang natitirang mga cell sa screen gamit ang mouse sa column na ito - Kakalkulahin ng MS Excel ang kabuuan ng kanilang mga halaga at isulat ito sa ilalim na linya ng sanggunian sa ilalim ng Excel sheet.

Larawan 6

Conditional Formatting

I-collapse ang Palabas

Ang mga tuntunin ng pagpapatupad ng mga dokumento ay maaaring bigyang-kahulugan sa iba't ibang paraan. Halimbawa, mula sa anong sandali magsisimulang kalkulahin ang termino (mula sa petsa ng paglabas ng order o sa araw na kasunod nito)? Dapat ba itong kalkulahin sa kalendaryo o mga araw ng negosyo? Paano ang tungkol sa mga dokumento na dapat bayaran sa katapusan ng linggo? Paano kung wala talagang deadline? Ang mga detalyadong sagot ay ibinibigay sa lahat ng mga tanong na ito, marami ang ipinaliwanag na may mga halimbawa (mayroong 16 sa kabuuan) sa artikulong "Paano matukoy ang mga deadline? » sa pahina 12 ng magazine No. 8" 2011

Hindi makatotohanang kontrolin ang pagpapatupad ng lahat ng mga dokumento ng organisasyon. Samakatuwid, matutulungan ka ng mga rekomendasyon sa pagtukoy sa listahan ng mga dokumentong napapailalim sa kontrol sa pagpapatupad. Malalaman mo kung anong mga deadline ang karaniwang itinakda at kung paano ito ginagawa, pati na rin kung paano makokontrol ang mga utos sa salita. Tingnan ang artikulong “Ano ang ating kontrolin? » sa pahina 30 ng magazine No. 7" 2011

Tulad ng alam mo, ang pag-andar ng isang katulong o personal na katulong (anuman ang tawag sa posisyon na ito aklat ng trabaho) sa iba't ibang kumpanya ay nag-iiba-iba depende sa mga detalye at sukat ng organisasyon, ang kultura ng korporasyon na pinagtibay sa kumpanya, at ang personalidad ng pinuno. Gayunpaman, may mga responsibilidad na hindi magagawa ng sinumang personal na katulong nang wala, saan man sila nagtatrabaho. Kabilang sa mga ito - ang kontrol ng pagpapatupad ng mga order.

Sa maraming mga organisasyon, ang hindi pagpapatupad ng mga tagubilin at ang kawalan ng kontrol sa kanilang napapanahong pagpapatupad ay isang problema, ang tinatawag na. "bottleneck" (mula sa English. leeg ng bote- leeg ng bote), ibig sabihin. isang seryosong balakid na lubhang nagpapabagal sa mga proseso ng negosyo ng kumpanya. Dito, marami ang nakasalalay sa katulong! Gayunpaman, hindi lahat ay malinaw na tila sa unang tingin. Madalas tayong makatagpo ng mga sitwasyon kapag ang isang kailangang-kailangan na katulong ay biglang nagkasakit o nagbakasyon o nagpunta sa isang paglalakbay sa negosyo nang ilang panahon, at sa panahon ng kanyang pagkawala ... huminto ang trabaho, hindi naayos ang mga takdang-aralin, ang mga deadline ay napalampas, ang mga responsable ay hindi kilala. Bilang isang patakaran, hindi ito nagsasalita tungkol sa pangangailangan ng empleyado, ngunit tungkol sa kawalan ng isang sistema. Kaya, ang gawain ng katulong ay upang bumuo ng eksaktong sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin. At ang system, tulad ng alam mo, ay higit na kayang mapanatili ang pagganap nito sa sarili nitong. At hindi mo ito magagawa nang mag-isa! Ngunit harapin natin ang lahat sa pagkakasunud-sunod.

Kontrol at mga uri nito

Ang isang elepante, tulad ng sinasabi nila, ay dapat kainin sa mga bahagi. At magsimula tayo sa terminolohiya.

Kontrolin ay isang paghahambing ng plano sa aktwal na estado ng mga gawain. Ang kontrol ay nagpapakita ng kahit maliit na paglihis mula sa mga nakaplanong resulta at aksyon ng mga tao at ginagawang posible na baguhin ang sitwasyon.

Mayroong mga sumusunod na uri ng kontrol:

1. Paunang. Ito ay isinasagawa ng pinuno bago ang aktwal na pagsisimula ng trabaho sa ngalan. Ginagamit ang paunang kontrol na isinasaalang-alang ang mga mapagkukunan ng tao, materyal at pinansyal, ibig sabihin, bago magbigay ng utos na magtrabaho, dapat tiyakin ng tagapamahala na ang tagapalabas ay may mga mapagkukunan upang maisagawa ito.

2. Konseptwal (papasok). Ginamit upang linawin:

Alam ba ng performer na may assignment siya;

Paano naunawaan ng lulutasin nito ang gawain;

Kung paano niya ito gagawin.

Ang ganitong uri ng kontrol ay isinasagawa ng isang katulong sa ulo, at kaagad pagkatapos gawin ang pagtatalaga. Ang layunin ay suriin ang pag-unawa ng gumaganap ng kakanyahan ng takdang-aralin at ang pagiging maagap ng pagpapatupad nito. Sa yugtong ito, ang gawain ng katulong ay upang maakit ang atensyon ng tagapalabas sa pagkakaroon ng takdang-aralin, ang mga takdang-panahon at priyoridad ng gawain, upang matiyak na ang pagtatalaga ay tinatanggap para sa trabaho. Kasabay nito, ang katulong ay kailangang "i-highlight" ang mga apurahan at mahahalagang takdang-aralin (tandaan ang Eisenhower matrix), halimbawa, tulad ng sumusunod: "Pakiusap bigyang-pansin ang katotohanan na ang takdang-aralin na ito ay mahalaga at apurahan!" Ang mahiwagang pariralang ito, na binibigkas sa oras, ay makakatulong upang maiwasan ang maraming hindi pagkakaunawaan at isang hindi mapapatawad na pagkawala ng oras - hindi katanggap-tanggap na hayaan ang proseso ng pagraranggo ng mga gawain sa pamamagitan ng mga priyoridad sa kanilang kurso, dahil ang opinyon ng mga gumaganap ay hindi palaging nag-tutugma sa opinyon ng manager. Tandaan na ang nakikita mo ay maaaring hindi ganoon sa ibang tao.

3. Kasalukuyan (pansamantala, kontrol sa proseso). Ang layunin ay suriin ang kasalukuyang proseso ng aktibidad: kung paano ginagawa ang gawain, kung ano ang nagawa na, kung anong mga paghihirap ang lumitaw. Ang ganitong uri ng kontrol ay isinasagawa ng isang katulong kapag ang trabaho ay isinasagawa na, ngunit ang deadline para sa pagpapatupad ng pagtatalaga ay hindi pa dumarating. Ang gawain ng kontrol ay ang napapanahong pagkilala sa mga paglihis na nangyayari sa kurso ng trabaho, upang ipaalam sa tagapamahala ang tungkol sa mga ito para sa posibleng pagsasaayos ng tinukoy na mga parameter. Ang kasalukuyang kontrol ay batay sa feedback.

4. Pangwakas (pangwakas, kontrol sa resulta). Ito ay ginagamit upang suriin kung ang layunin ay nakamit sa isang naibigay na petsa.

Ang aktwal na mga resulta na nakuha ay inihambing sa mga naunang itinatag. Sa kabila ng katotohanan na huli na upang makialam sa trabaho sa yugtong ito, ang kontrol na ito ay kinakailangan. Ipinapakita nito kung ano ang mga resulta na nakamit ng mga gumaganap, nagpapakita ng mga pagkukulang at pagkukulang sa trabaho. Tumutulong upang matuto ng mga aral para sa hinaharap. Bilang isang patakaran, sa yugtong ito, ang pinuno at katulong ay nagtutulungan, dahil. maaaring hindi sapat ang mga kwalipikasyon ng katulong upang matukoy ang pagkakumpleto at kawastuhan ng pagsasagawa ng takdang-aralin.

Ano at paano kontrolin

Ang pamamahagi ng responsibilidad para sa pagtiyak ng kontrol sa mga pangunahing lugar ay nakasalalay sa laki ng organisasyon:

Nasa kontrol	Laki ng kumpanya	Responsablepara sa pagtiyak ng kontrol
Mga pamantayan at legal na kinakailangan	Hanggang 100 tao Hanggang 500 katao Mahigit 500 katao	Pinuno ng organisasyon Abogado, accountant legal na serbisyo, accounting Legal na serbisyo at mga pinuno ng direksyon
Utos ng pinuno	Hanggang 100 tao Hanggang 500 katao Mahigit 500 katao	Pinuno ng organisasyon Punong Kalihim Assistant Manager Assistant at Heads of Directions
Mga kinakailangan ng mga lokal na dokumento ng regulasyon	Hanggang 100 tao Hanggang 500 katao Mahigit 500 katao	Pinuno ng organisasyon Punong Kalihim Assistant Manager Linya ng mga pinuno ng negosyo
Paghiwalayin ang mga utos ng ulo	Hanggang 500 katao Mahigit 500 katao	Pinuno ng organisasyon Punong Kalihim Assistant Manager
Mga order na natanggap mula sa corporate center	Hanggang 1500 katao Hanggang 2500 katao Higit sa 2500 katao	Assistant Manager Assistant Manager at Secretariat Pamamahala ng Kaso

Ang "kontrol" at "pagsubaybay" ay dalawang magkaibang bagay!

Upang sa wakas ay maunawaan kung ano, dapat mong bigyang-pansin ang isa pang termino na madalas na matatagpuan sa modernong pamamahala - "pagsubaybay". Kadalasan sa panitikan, ang mga konsepto ng "kontrol" at "pagsubaybay" ay ginagamit bilang magkapareho, ngunit ang mga ito ay sa panimula ay magkaibang mga bagay! Upang mailapat ang isang sistematikong diskarte sa pamamahala ng pagpapatupad ng mga tagubilin, dapat na maunawaan ang pagkakaibang ito. Kung pagsubaybay ay sinusubaybayan ang mga parameter ng isang bagay na may pag-aayos at pag-save ng data, pagkatapos kontrol ay isang pagmamasid na may sapilitan epekto sa bagay sa kaganapan na ang mga halaga ng parameter ay wala sa saklaw. Kaugnay ng mga takdang-aralin, nangangahulugan ito na ang katulong ay dapat magkaroon ng tool sa pagsubaybay, i.e. mapanatili ang isang tiyak na database kung saan inaayos niya ang mga order, mga deadline, mga responsableng tao at ang katayuan ng pagpapatupad (nakumpleto / hindi nakumpleto). Gayunpaman, upang bumuo ng isang epektibong sistema ng kontrol, hindi sapat na panatilihin lamang ang mga istatistika - ang kontrol ay nagpapahiwatig ng aktibong pamamahala ng sitwasyon, pagsasaayos at impluwensya, i.e. may layunin na nakakamalay na epekto upang makamit ang positibong dinamika sa gumaganap na disiplina.

Paano masisiguro na ang mga utos ay natupad?

Upang matupad ang mga tagubilin, kinakailangan ang isang pinagsamang diskarte sa paglutas ng problemang ito. Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order ay gagana sa ilalim ng mga sumusunod na prinsipyo:

1) Mataas na priyoridad mula sa pamamahala. Dapat ipakita ng manager na ang mahigpit na pagsunod sa kanyang mga tagubilin ay mahalaga para sa kanya at sa kumpanya.

2) Pinagsamang talakayan ng mga diskarte sa paglutas ng problema. Upang isaalang-alang ang lahat ng mga panganib at komprehensibong isaalang-alang ang isyu, kinakailangang isali sa talakayan ang lahat ng mga kalahok sa proseso - kapwa ang pinuno na nagbibigay ng mga tagubilin at ang katulong na kumokontrol sa kanila, at ang mga pinuno na direktang responsable para sa pagpapatupad. . Ang mga kasunduan ay dapat na pangunahing nauugnay sa mga paraan ng pagkuha ng impormasyon tungkol sa pagtuturo at mga deadline, ang format ng ulat ng pagganap, ang pamamaraan para sa pagpapaliban ng mga deadline, at mga diskarte sa paggantimpala o pagpaparusa sa kaso ng hindi pagpapatupad ng mga tagubilin. Dapat ding ipaalam ng manager ang kanyang mga subordinates tungkol sa mga kapangyarihan ng assistant sa mga tuntunin ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin (kung ikaw ay isang bagong tao sa koponan at hindi pa nakakakuha ng awtoridad, tanungin ang iyong manager tungkol dito mismo).

3) Ipaalam sa lahat ng empleyado ng kumpanya ang tungkol sa pagpapatupad ng isang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order. Ito ay kinakailangan upang matiyak ang transparency ng mga diskarte, i.e. dapat gawing pormal ang mga patakaran sa lokal na dokumento ng regulasyon ng kumpanya.

4) Consistency at regularity. Tataas ang disiplina sa pagganap kung sigurado ang mga empleyado na naitala ang bawat takdang-aralin, na dapat isaalang-alang ang bawat takdang-aralin, wala ni isa man sa mga ito ang makaligtaan o makakalimutan, at tiyak na kasunod ang parusa sa hindi pagtupad sa mga tagubilin ng pamunuan. (Agad-agad, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa pamamaraan para sa pagbibigay-alam, dahil ang mga tagubilin ay maaaring hindi magagawa bilang isang priori o may magandang dahilan para hindi makumpleto ang mga ito sa oras. Ang bawat naturang kaso ay dapat isaalang-alang nang paisa-isa.)

Mukhang isang gawain para sa, sabi mo. Bahagyang gayon din. Ano ang tungkulin ng katulong? Ang isang katulong ay eksaktong parehong empleyado ng kumpanya na dapat ipaalam sa manager na ang problema ay umiiral, na ito ay nagdadala ng mga partikular na panganib, na sinusubukan mong panatilihin ang isang "kamay sa pulso" (at sa ngayon ito ay higit sa lahat ay dahil sa iyong personal mga katangian), ngunit ang sistema ng kakulangan ay malao'y madarama ang sarili nito at nag-aalala ito sa iyo.

Ang pangunahing bagay - huwag kalimutang sabihin na mayroon kang isang tiyak na panukala sa kung paano ayusin ang isang control system (iyon ay, hindi lamang ito dapat maging isang problema na inihain sa isang pilak na pinggan, ngunit isang problema at mga solusyon).

Kahit ikaw ang bagong empleyado kumpanya, huwag matakot na makipag-ugnay sa pinuno na may katulad na panukala. Kung hanggang ngayon ay walang nangyaring nakamamatay sa iyong kumpanya dahil sa hindi natupad / overdue / hindi na-account para sa order, hindi pa rin hahayaan ng iyong manager na hindi napapansin ang iyong proposal. Marahil, sa buong kumpanya ay wala nang interesadong tao sa paglutas ng problemang ito.

Ang Kahalagahan ng Mabisang Komunikasyon

Sabihin nating tinanggap ang iyong panukala: binalangkas ng manager ang kahalagahan ng gawain, inihayag ang iyong tungkulin sa prosesong ito, inaprubahan ang lokal na normatibong dokumento sa pagsasaayos ng proseso, ang lahat ng empleyado ng kumpanya ay alam. Anong susunod? Ang nai-publish na dokumento ay nagpapatakbo ng panganib na manatiling isang walang kaluluwang piraso ng papel kung susuko ka sa yugtong ito. Paano gagawin ang lahat ng ito?

Ang sagot ay pangunahing nakasalalay sa epektibong mga kasanayan sa komunikasyon ng katulong. Oo, ito ang parehong parirala na madalas nating makita sa mga resume para sa mga administratibong posisyon. Ang pagkakaroon ng gayong mga kasanayan ay mahalaga para sa isang katulong. Sa isang makitid na kahulugan, na may kaugnayan sa kontrol ng pagpapatupad ng mga tagubilin, ang epektibong komunikasyon ay isang paraan ng mabilis na paglilipat ng impormasyon nang walang pagbaluktot at pagtanggap ng feedback sa tamang pag-unawa sa "mensahe".

Ang epektibong komunikasyon ay binuo:

Epektibo o hindi epektibo?

Ang hindi epektibong komunikasyon ay pakikipagtalo sa iba, na naglalayong protektahan ang iyong mga layunin at plano. Ibig sabihin may mananalo at matatalo. Ang istilong ito ng "komunikasyon" ay kategorya: mayroong "tama" at "mali", "tagumpay" at "pagkatalo", "mabuti" at "masama", nang hindi isinasaalang-alang ang mga intermediate na estado. Iisa lamang ang tamang opinyon, kaya't maaari nating pabayaan ang mga pananaw at karanasan ng mga taong kayang pagyamanin ang ating kaalaman sa mundo at bumuo ng kumpletong larawan. Sa halip, patuloy nating ipinagtatanggol ang ating makitid na pananaw. Ang isang paghinto sa salungatan ay itinuturing na isang tagumpay, kapag ang tagapagtanggol ay pansamantalang umatras. Bilang resulta, ang mga hindi pagkakasundo ay nagreresulta sa paglaban, pagkawala ng pagiging epektibo ng koponan, at kahit sabotahe hanggang sa maitatag ang balanse ng kapangyarihan at paggalang.

Ang mabisang komunikasyon, naman, ay naglalayong maunawaan ang mga pananaw, damdamin at opinyon ng iba. Kapag ang dalawang partido ay nakikinig sa isa't isa, parehong nanalo. Ang pagkakaunawaan at paggalang sa isa't isa ay nagiging batayan ng pagtutulungan, pagtutulungan at katapatan. Makakamit ang tagumpay kung sasabihin ng bawat panig: “Oo, iyon ang ibig kong sabihin. Naiintindihan mo ba ako".

Ang mabisang komunikasyon, siyempre, ay kinakailangan para sa matagumpay na pagpapatupad ng mga layunin ng organisasyon. Ang mga distorted, misinterpreted messages ay kadalasang nagiging sanhi ng pagkatalo ng malalaking kumpanya, hukbo at mga tao.

Ang mabisang mga kasanayan sa komunikasyon ay nagbibigay-daan sa magkasalungat na mabuhay - ito ang pinakamataas na kakayahang maunawaan ang ibang punto ng pananaw at makahanap ng kompromiso. Bakit pinagtatalunan kung sino ang tama at sino ang mali? Ang layunin ng epektibong komunikasyon ay upang bumuo at mapanatili ang kapwa kapaki-pakinabang at samakatuwid ay pangmatagalang relasyon sa trabaho.

Sa konteksto ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin, dapat magpakita ang katulong epektibong kasanayan sa komunikasyon sa lahat ng yugto ng "paglalakbay" na mga tagubilin:

1) Makipag-ugnayan sa manager sa pag-order ng mga takdang-aralin. Ang gawain ng katulong ay ayusin nang tama ang pagkakasunud-sunod, sinusubukang sumunod sa anumang partikular na pamamaraan sa pagtatakda ng layunin, halimbawa, SMART. Ito ay magpapahintulot sa mga nasasakupan na maunawaan kung ano ang kinakailangan sa kanila. Ang mga salita ng utos ay dapat na malinaw, sa pandiwang anyo (sagutin ang tanong: ano ang gagawin?), Ang utos ay dapat na may tinukoy na takdang oras, para sa bawat utos ay dapat matukoy ang isang responsableng tagapagpatupad.

Matapos maitala nang maayos ang order, dapat tiyakin ng assistant na walang mga kamalian, isumite ang huling bersyon ng protocol o rehistro ng mga order sa manager para sa pag-apruba, o magtanong muli sa salita: “Naiintindihan ko ba kayo nang tama? Ivanov I.I. dapat bumuo at magsumite para sa pag-apruba ng iskedyul ng pagpapatupad ng proyekto sa Mayo 11, 2015?"

Anong nangyariMATALINO?

MATALINO ay isang mnemonic abbreviation na ginagamit sa pamamahala at pamamahala ng proyekto upang tukuyin ang mga layunin at magtakda ng mga layunin.
Ang layunin o layunin na itinakda ayon sa pamantayan ng SMART ay may mga sumusunod na katangian:
. S- tiyak (konkreto) - malinaw, tumpak, malinaw na inilarawan;
. M- masusukat (measurable) - pagkakaroon ng itinatag na mga tagapagpahiwatig ng pagganap, kung saan maaari itong maunawaan na ang layunin ay nakamit. Maaari silang maging quantitative at qualitative. Kung wala ang mga pamantayang ito, halos imposibleng masuri ang pagganap ng gawain;
. A- achievable (achievable) - makatotohanan, ngunit nangangailangan ng ilang pagsisikap, na nagsisilbing karagdagang motivating factor;
. R- may kaugnayan (may kaugnayan) - kasabay ng mas malawak na layunin ng departamento, organisasyon;
. T- time-bound (limitado sa oras) - dapat tukuyin mga deadline pagkamit ng layunin.

2) Pakikipag-ugnayan sa mga gumaganap kapag naglilipat ng mga order sa trabaho. Ang pangunahing gawain sa yugtong ito ay upang matiyak na ang tagapalabas ay alam tungkol sa takdang-aralin at tinanggap ito para sa trabaho. Kung maliit ang organisasyon, direktang nakikipag-ugnayan ang assistant o secretary sa mga performer sa pamamagitan ng Email o sa pamamagitan ng telepono. Sa malalaking organisasyon, ang naturang pakikipag-ugnayan ay mahirap ipatupad, kaya inililipat ng katulong ang order at direktang nakikipag-ugnayan sa mga kinatawang pinuno ng organisasyon, at kapag naglilipat ng mga order, nalalapat ang prinsipyo ng cascading, halimbawa: EEdirektor ng departamentoEpinuno ng departamentoEdirektang tagapagpatupad.

3) Ang impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng order ay ipinadala sa pamamagitan ng reverse ruta: pangkalahatang tagapamahala/katulongBDeputy General DirectorBdirektor ng departamentoBpinuno ng departamentoBdirektang tagapalabas.

Ang katulong ay gumaganap ng papel ng isang tagapamagitan sa paglilipat ng impormasyon tungkol sa order. Kasabay nito, upang mabawasan ang oras ng paglilipat ng data sa katulong, ipinapayong magbigay para sa paggamit ng mapagkukunan ng impormasyon na nagpapahintulot sa iyo na mag-post ng buod ng impormasyon tungkol sa mga tagubilin sa pampublikong domain, halimbawa, sa panloob na portal ng korporasyon ng organisasyon, kung saan makikita ng sinumang empleyado online kung anong mga tagubilin ang mayroon siya at magpadala ng mga komento sa katulong .

4) Kapag nagsasagawa ng intermediate na kontrol, kinakailangan upang linawin ang pagtataya mula sa kontratista: kung ito ay umaangkop sa oras o sa panahon ng pagpapatupad ito ay naka-out na ang halaga ng trabaho ay mas malaki kaysa sa naunang inaasahan, o ang mga mapagkukunan ng kontratista ay hindi sapat at ito ay kinakailangan upang isali ang mga empleyado ng iba pang mga structural divisions, t.to. Ang gawain ay naging cross-functional. Ang katulong ay dapat mapanatili ang isang tuluy-tuloy na nakabubuo na pag-uusap sa responsableng tagapamahala/tagapagganap upang makakuha ng maagap at maaasahang impormasyon tungkol sa pag-usad ng pagpapatupad, at kung sakaling magkaroon ng malubhang problema, ipaalam ito sa tagapamahala, habang may maitutuwid pa. Kasabay nito, hindi ka dapat pumunta ng masyadong malayo at maging mapanghimasok, nakakasagabal sa tagapalabas at nakakagambala sa kanya sa mga bagay na walang kabuluhan. Ang lahat ng kalahok sa proseso ay dapat na malinaw na maunawaan na mayroon sila karaniwang layunin at igalang ang gawain ng bawat isa. Upang gawin ito, sumang-ayon sa isang katanggap-tanggap na format ng komunikasyon.

5) Sa pagtanggap ng impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng utos, ang katulong, kasama ang tagapamahala, ay sinusuri ang pagkakumpleto ng data na ipinakita at gumawa ng desisyon sa pagtanggap ng order o pagbabalik nito para sa rebisyon. O desisyon dapat ipaalam ng katulong ang tagapalabas.

6) Kapag bumubuo ng mga analytical na ulat. Ang mahigpit na accounting ay nagpapahiwatig ng regular na pag-uulat at analytics batay sa istatistikal na data. Sa isang tiyak na dalas, halimbawa, isang beses sa isang buwan, dapat suriin ng katulong ang naipon na data ng istatistika sa mga takdang-aralin at bumuo ng isang ulat sa disiplina sa pagganap (Larawan 1). Ang nasabing ulat ay maaaring maglaman ng impormasyon kung gaano karaming mga order ang nasa kabuuan, ilan sa mga ito ang nakumpleto sa oras / huli / hindi nakumpleto, kung aling mga yunit ang mga pinuno, at alin ang mga anti-lider sa mga tuntunin ng napapanahong pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa ulo. Maaaring itapon ng manager ang impormasyong ito sa kanyang paghuhusga. Gayunpaman, ito ay kanais-nais na ang diskarte sa mga gantimpala at mga parusa ay predictable at pare-pareho para sa lahat.

kanin. isa

Mga improvised na tool sa arsenal ng assistant

Mayroong napakaraming ganoong mga tool, habang mahalaga na obserbahan ang pangunahing prinsipyo - lahat ng mga tagubilin ng ulo ay dapat na matupad, na ipinasok sa isang solong imbakan kung saan posible na regular na subaybayan ang pagpapatupad ng mga tagubilin alinsunod sa kanilang priyoridad.

Ang perpektong teknikal na pagpapatupad ay Microsoft Outlook, dahil naglalaman ito ng nababaluktot na mga mekanismo ng pagsasaayos para sa tinatawag na. "mga custom na view". Bilang karagdagan sa mga karaniwang view na "Sa pamamagitan ng mga performer", "Sa pamamagitan ng mga kategorya", "Sa pamamagitan ng mga deadline", maaari mong i-configure ang anumang iba pa - "Sa pamamagitan ng mga pabrika", "Sa pamamagitan ng mga komite", "Mga overdue na gawain lamang, ang deadline kung saan nag-expire mula 5 hanggang 20 araw ang nakalipas" at iba pa. Kapag na-configure, magiging available ang view sa hinaharap sa isang pag-click ng mouse. Hindi namin ito tatalakayin nang detalyado, dahil. isang serye ng mga artikulo ang nakalaan na sa tool na ito.

Minsan ang ganitong sistema ay naka-configure sa batayan ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, halimbawa Lotus Notes, Documentum o Directum, kung saan ang pangunahing impormasyon tungkol sa order ay naitala sa registration at control card (RCC). Gayunpaman, ang EDMS ay isang mamahaling programa na hindi kayang bayaran ng lahat ng organisasyon.

Ang isa sa mga pinaka-maraming nalalaman at naa-access na mga tool para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay Microsoft excel. Maaaring gamitin ang program na ito bilang karagdagan sa mga umiiral na kung nagtatrabaho ka malaking kumpanya at bilang isang nakapag-iisang tool. Ang kagandahan nito ay na batay sa teknikal na solusyon na ito, maaari kang lumikha iisang base data sa mga tagubilin na may mga flexible na setting ng mga field at filter sa iyong paghuhusga. Ang nasabing pinagsama-samang rehistro ng mga tagubilin ay maaaring isapubliko, at ang bawat empleyado ay maaaring linawin ang mga salita, mga deadline at subaybayan ang katayuan ng kanilang mga tagubilin. Dapat munang i-configure limitadong karapatan upang i-edit ang file upang maiwasan ang aksidenteng pagkasira o pagtanggal ng data.

Sa MS Excel, hindi ka lamang maaaring magpasok ng mga tagubilin nang manu-mano, tulad ng sa kaso ng mga pandiwang tagubilin mula sa ulo, ngunit mag-upload din ng mga tagubilin mula sa EDMS (kung ito ay mga tagubilin mula sa mga protocol o mga tagubilin na nagmumula sa labas, halimbawa, mga kahilingan mula sa mga awtoridad sa regulasyon. o awtoridad kapangyarihan ng estado o sentro ng korporasyon).

Sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga field sa isang tiyak na paraan, maaari mong itakda ang color coding sa column na "Status ng pagpapatupad ng order." Halimbawa, ang isang order na hindi pa nag-e-expire ay awtomatikong mamarkahan ng asul; isang pagtuturo na naisakatuparan sa oras - berde (para dito, ang mga petsa sa patlang na "Nakatakdang petsa para sa pagpapatupad" at "Actual execution" ay dapat tumugma); isang tagubilin kung saan ang huling araw para sa pagpapatupad ay nag-expire na, ngunit ang marka ng pagtanggap ng ulat ng pagpapatupad ay hindi pa natanggap, ay awtomatikong ipapakita bilang hindi naisakatuparan at mamarkahan ng pula.

Pagse-set up ng rehistro ng order saMS excel

Ang mga patlang sa pagpapatala ay na-configure sa pamamagitan ng pagsulat ng isang macro. Para sa ganoong fine-tuning, pinakamahusay na isama ang isang IT specialist.

Kung walang IT specialist, at wala kang mga kasanayan sa programming, maaari kang gumamit ng isa pang mas simple at mas abot-kayang paraan.

Maaari mong i-customize ang mga cell ng talahanayan sa iyong sarili gamit mga tampok sa pag-format ng kondisyon.

Upang itakda ang cell fill, piliin ang cell sa talahanayan kung saan itatakda namin ang pag-format (sa aming kaso, ito ang cell G10 ), sa tab bahay - Conditional Formatting, sa iminungkahing menu ng konteksto - Lumikha ng Panuntunan(Larawan 2).

kanin. 3

Sa formula bar ng dialog box sa ilalim ng pangalan, dapat kang tumukoy ng panuntunan na ituturing na totoo (Larawan 4).

kanin. 4

Para sa aming registry, kakailanganing sunud-sunod na i-configure ang apat na panuntunan para sa parehong cell G10 , at pagkatapos ay "iunat" ang kanilang pagkilos sa buong column G.

• Upang magsaad ng hindi natupad na order, i-set up ang panuntunan 1. Sa dialog box Gumawa ng panuntunan sa pag-format gamit ang susi Format pumili ng kulay ng fill. Ang unang tuntunin ay magiging pula.

Susunod, ilagay ang sumusunod na paglalarawan ng panuntunan sa formula bar: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Larawan 5). Nangangahulugan ito na, sa kondisyon na ang cell F10 ang deadline para sa pagpapatupad ay ipinahiwatig at ito ay nag-expire na, pagkatapos ang cell ay awtomatikong magiging pula.

kanin. 5

Pindutin ang keyOSA.

• Upang isaad ang isang takdang-aralin na isinasagawa, i-set up ang panuntunan 2. Ulitin namin ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon na inilarawan sa itaas: pumili ng isang cell G10 , pumunta sa Conditional Formatting, pumili Lumikha ng Panuntunan at Gumamit ng formula upang matukoy kung aling mga cell ang ipo-format.

Sa pamilyar na dialog box Gumawa ng panuntunan sa pag-format gamit ang susi Format pumili ng ibang kulay ng fill. Ang pangalawang panuntunan ay tumutugma sa asul.

=IF(F10>0;F10>TODAY();""). Nangangahulugan ito na kung ang cell F10 ang takdang petsa ay ipinahiwatig at hindi pa ito dumarating, ang cell ay awtomatikong kulay asul.

Pindutin ang key OSA.

• Upang magtalaga ng isang takdang-aralin na natapos sa oras, i-set up ang panuntunan 3. Muli naming ulitin ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon na inilarawan sa itaas, sa pagkakataong ito lamang sa dialog box Gumawa ng panuntunan sa pag-format gamit ang susi Format pumili kulay berde pinupunan upang ipahiwatig na ang order ay nakumpleto nang mahigpit sa oras o mas maaga sa iskedyul.

Ilagay ang paglalarawan ng panuntunan sa formula bar: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Kaya kung ang cell F10 G10 ang deadline para sa aktwal na pagpapatupad ay ipinahiwatig, na kasabay ng deadline F10 o nauuna dito, cell G10 awtomatikong magiging berde.

Pindutin ang key OSA.

• Panghuli, upang magtalaga ng isang takdang-aralin na nakumpleto sa ibang pagkakataon kaysa sa tinukoy na takdang oras, nag-set up kami ng panuntunan 4. Sa dialog box Gumawa ng panuntunan sa pag-format gamit ang susi Format pumili ng kulay dilaw na fill upang ipahiwatig na ang order ay nakumpleto nang huli.

Ilagay ang sumusunod na panuntunan sa formula bar: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Nangangahulugan ito na kung ang cell F10 ang deadline para sa pagpapatupad ay ipinahiwatig, at sa cell G10 ang petsa ng aktwal na pagpapatupad ay ipinahiwatig, na mas huli kaysa sa petsa F10 , pagkatapos ay ang cell G10 awtomatikong magiging dilaw.

Minsan sa isang selda G10 lahat ng apat na panuntunan ay na-configure, "inaunat" namin ang ibinigay na formula sa buong column G at punan ito ng aktwal na mga petsa ng pagpapatupad ng mga tagubilin. Awtomatikong makukulay ang mga cell sa tinukoy na palette.

Ang susunod na hakbang ay setup ng visualization, ibig sabihin. diagram, para sa isang mas visual na perception ng larawan ayon sa gumaganap na disiplina.

Upang bumuo ng isang tsart, kailangan namin ng dami ng data, i.e. ang bilang ng lahat ng mga tagubilin at bawat uri nang hiwalay. Samakatuwid, kinakailangan ang isang intermediate na setting. Maaari kaming magpakita ng quantitative data sa alamat, kung saan sila ay awtomatikong ipasok mula sa aming talahanayan (ang alamat ay maaaring ilagay sa parehong sheet, halimbawa, sa itaas ng talahanayan).

Upang mangolekta ng mga istatistika, kailangan mong punan ang isa sa mga cell ng talahanayan, halimbawa, ang katabing cell H10 , sa sumusunod na paraan:

1. Pumili ng cell H10 , sa itaas sa formula bar, i-click ang icon fx Ipasok ang function, piliin ang kategorya " lohikal», « KUNG».

Isinulat namin ang sumusunod na panuntunan sa itaas na linya ng mga formula: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Larawan 6).

kanin. 6

I-stretch ang panuntunang tinukoy sa cell H10 , pababa sa buong column H(Larawan 7).

kanin. 7

Pagkatapos kolum H maaaring itago, na iniiwan lamang ang kinakailangang impormasyon sa pagpapatala na nakikita.

• Pag-setup ng alamat. Para sa data mula sa isang column H nakapasok sa alamat at ipinakita dito sa isang quantitative na anyo, kailangan mong i-set up ang mga cell ng alamat tulad ng sumusunod:

1. Itakda ang panuntunan sa cell G3 : piliin ang cell na ito, sa formula bar, i-click ang icon fx Ipasok ang function, piliin ang uri ng mga function " istatistika», « COUNTIF».

2. Pagkatapos ay isusulat namin ang sumusunod sa formula bar: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Larawan 8).

kanin. walo

3. "I-stretch" ang formula mula sa cell G3 dati G6 ayon sa pagkakabanggit.

Maaari ka ring mag-set up ng visualization at mag-upload ng data sa mga order para sa isang partikular na yugto ng panahon sa anyo ng isang chart.

• SApaglikha ng tsart. Upang gawin ito, pumunta sa tab Ipasok at pumili ng chart, gaya ng pie chart, pagkatapos piliin ang range mga selula mula sa G3 dati G6 (Larawan 9).

kanin. 9

Ipinasok namin ang tsart at kinukulayan ang mga segment nito sa mga kulay ng fill na pinili namin sa pamamagitan ng pagpili sa segment at pagtawag sa naaangkop na menu ng konteksto gamit ang kanang pindutan ng mouse (lahat ay madaling maunawaan doon). Ang aming pagpapatala ay handa na (Larawan 10).

kanin. 10

At sa wakas

Ang paglikha ng isang epektibong sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order ay medyo mahirap - kinakailangang isaalang-alang ang maraming iba't ibang aspeto at tampok na maaaring natatangi para sa iba't ibang mga organisasyon. Ito ay hindi madali, ngunit tandaan na ang bawat bugtong ay may solusyon. Kapag nahaharap ako sa isang mahirap na gawain na, sa unang tingin, ay walang solusyon, lagi kong naaalala ang bugtong ni B. Werber:

"Paano ikonekta ang siyam na tuldok na ito na may apat na linya nang hindi inaalis ang panulat mula sa papel?

Kadalasan ay hindi tayo makahanap ng solusyon dahil ang ating isip ay naka-lock sa lugar ng pagguhit. Ngunit wala kahit saan na sinasabi na imposibleng lampasan ito.

May solusyon:

Moral: upang maunawaan ang sistema, dapat ... umalis dito.

Mayroong maraming mga paraan upang ayusin ang isang epektibong sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin. Ang pangunahing bagay ay upang mahanap ang eksaktong isa na pinaka-organically magkasya sa trabaho ng iyong kumpanya at sa iyo, upang madama ang sukatan sa lahat ng bagay at hindi upang tumawid sa linya na lampas kung saan nanggagaling ang maniacal hypercontrol.

M.A. Suchkova, Assistant sa General Director ng ZAO Ryazan Oil Refining Company (subsidiary ng OAO NK-Rosneft)

Daloy ng dokumento at mga tagubilin - ito ang dalawang pangunahing plug sa trabaho ng anumang kumpanya. Ang pagtiyak ng disenteng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay mahirap, ngunit posible. Ang parehong naaangkop sa pag-iimbak ng mga dokumento - bawat isa sa lugar nito. Sa tingin mo ba ito ay isang fairy tale? Hindi naman, at ang pangalan ng totoong kwentong ito ay LeaderTask.

Paano ayusin ang kontrol ng order

Una, tukuyin natin ang mga pangunahing isyu ng pag-aayos ng kontrol ng order:

1. Paano malalaman sa anong yugto ang pagpapatupad ng iyong order?
2. Paano maiwasan ang hindi pagpansin sa mga order?
3. Paano suriin ang resulta ng nakatalagang gawain?

Ang lahat ng mga sagot ay matatagpuan sa programa LeaderTask. Salamat sa binuong sistema ng mga order, wala sa iyong mga gawain ang mawawala sa view. I-enroll ang lahat ng empleyado sa programa at magbigay ng nakasulat na mga tagubilin ng anumang sukat - hanggang sa pandaigdigang proyekto.

Kapag ipinadala mo ang iyong order sa isa sa mga subordinates, ang kanyang avatar sa tapat ng pangalan ng gawain ay magiging translucent - nangangahulugan ito na ang order ay naihatid na, ngunit hindi pa nababasa. Sa sandaling magbukas ang isang empleyado ng isang gawain mula sa iyo, ang kanyang avatar sa programa ay magkakaroon ng karaniwang kulay. Kaya, ang mga pahayag tulad ng " Hindi ko nakita ” ay magiging hindi naaangkop.

Hindi rin magagawang laktawan ng isang empleyado ang iyong gawain - maliban kung, siyempre, nagtakda ka ng deadline para sa paglutas ng gawain. Lalabas ito sa listahan ng gagawin ng iyong nasasakupan, at ipapakita ng program navigator ang iyong pangalan kasama ang bilang ng mga nakatalagang gawain.

Kung ang takdang-aralin ay hindi nakumpleto sa deadline, pagkatapos ay sa susunod na araw ay lalabas ito sa iyong listahan ng gagawin, at maaari mong tanungin ang tagapalabas kung ano ang dahilan ng pagkaantala. Maaari ka ring magtanong sa built-in na chat na lilitaw para sa bawat gawain pagkatapos itong gawin.

Sa gayon, ang lahat ng iyong mga utos ay matutupad nang walang kabiguan, at wala sa kanila ang mawawala. Tutulungan ka ng LeaderTask sa organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa 100%. Para sa karagdagang impormasyon kung paano malalaman kung nabasa na ang isang order, maaari mong panoorin ang video sa ibaba:

At ano ang tungkol sa mga dokumento sa ngalan? Paano masisiguro ang ganap na kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at tagubilin?

Paggawa gamit ang mga dokumento sa LeaderTask

Ang lahat ng mga file at dokumento para sa isang partikular na gawain ay naka-imbak sa loob ng mismong gawaing ito. Ang mga ito ay maaaring mga Microsoft Office file, litrato, video, atbp.

Halimbawa, ang gawain ay lumikha ng mga graphics para sa isang bagong site - ilakip ang lahat ng kinakailangang mga file sa pagtatalaga o proyekto. Tanging ang mga empleyadong pinapayagan mo ang magkakaroon ng access sa kanila. Kaya't ang kumpidensyal na impormasyon ay hindi kailanman mahuhulog sa mga kamay ng mga hindi awtorisadong tao - ito ay hindi kasama!

Ilang tao ang nakakaalam, ngunit sa loob ng LeaderTask maaari ka ring gumawa ng sarili mong mga dokumento - mga tala na may pag-format sa loob mismo ng gustong gawain. Upang gawin ito, hanapin ang naaangkop na pindutan sa kinakailangang gawain at lumikha ng mga dokumento ng anumang nilalaman sa window na bubukas.

Paano biswal na i-highlight ang mahalaga at agarang mga gawain at dokumento?

Mga developer ng software ibinigay ang lahat ng kailangan mo para sa visual na trabaho na may mga gawain - mga kulay, mga label, mga subtask at marami pang iba. Halimbawa, kung ang isa sa iyong mga takdang-aralin ay apurahan, pagkatapos ay lumikha ng isang tag na may parehong pangalan at ilakip ito sa nais na gawain. Makikita ito ng empleyado sa notification at sa listahan ng gagawin, at agad na sisimulan ang pagpapatupad nito.

Madaling pag-hack ng buhay mula sa ating sarili- magdagdag ng sugnay sa Mga Panuntunan ng Kumpanya na ang mga order na may naaangkop na mga label ay dapat makumpleto muna, na ipagpaliban ang lahat ng iba pang mga kaso para sa ibang pagkakataon. At sa ganitong paraan, magagawa mong bumuo ng isang buong sistema ng trabaho na may mga takdang-aralin sa loob ng iyong organisasyon.

I-visualize ang impormasyon, i-highlight ang lahat ng pinakamahalagang bagay, at magsimula sa pamamagitan ng pag-download ng LeaderTask, isang programa sa pamamahala ng order.