Kailan legal na may bisa ang isang dokumento? Legal na puwersa ng mga dokumento

Ang legal na puwersa ng dokumento ay "pag-aari opisyal na dokumento ibinigay sa kanya kasalukuyang batas, ang kakayahan ng katawan na nagbigay nito at itinatag na kaayusan palamuti". Ang isang dokumento ay legal na may bisa kung mayroong isang tiyak na hanay ng mga detalye (mga mandatoryong elemento para sa pagpormal ng mga opisyal na dokumento), halimbawa, mga petsa, mga lagda, at sa mga kinakailangang kaso selyo, selyo ng pag-apruba, sertipikasyon ng notaryo at iba pang mga detalye na tinutukoy ng nauugnay na mga regulasyong pagsasabatas.

Ang anumang dokumento ay may isang tiyak na hanay ng mga tampok na direktang nauugnay sa mga pangunahing pag-andar at katangian nito. Kung ang isang dokumento ay magkakaroon ng legal na puwersa o wala ay depende sa kung ang mga developer nito ay sumunod sa mga kinakailangan para sa anyo nito at iba pang indibidwal na elemento (mga kinakailangan). Sa partikular, ang mga kinakailangang ito para sa pagpapatupad ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay tinukoy sa GOST R 6.30-2003 na inaprubahan ng Decree of the State Standard of Russia na may petsang Marso 03, 2003.

Ang may-akda ng isang dokumento ay “isang pisikal o nilalang na lumikha ng dokumento. Authorship ay ang pinakamahalagang katangian ng dokumento. Gayundin isang mahalagang tampok na bumubuo ng dokumento ay pangalan ng species dokumento (order, sertipiko, pahayag, atbp.). Pinapayagan ka nitong makuha ang unang pinaka-pangkalahatang ideya tungkol sa dokumento, ang legal na kahalagahan nito.

Kabilang sa mga pinakamahalagang tampok dokumentadong impormasyon tumutukoy sa petsa ng dokumento. Petsa dokumento ay ang petsa ng pagpirma o pag-apruba nito, para sa kilos - ito ang petsa ng kaganapan, para sa protocol - ang petsa ng pulong (desisyon). Ang kawalan ng petsa sa ilang uri ng mga dokumento ay isang hindi mapag-aalinlanganang dahilan ng pagpapawalang-bisa sa mga ito.

Ang mga props ay legal din na makabuluhan. « numero ng pagpaparehistro dokumento". Ang mga index ay dapat italaga sa parehong papalabas at papasok na mga dokumento. Ang pamamaraan para sa pagtatalaga ng mga numero ng pagpaparehistro sa mga dokumento ay dapat matukoy sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ng organisasyon.

Sa organisasyon at administratibong dokumento ay dapat na lagda opisyal. Ang pagkakaroon ng kinakailangang mga lagda ay direktang nauugnay sa isyu kung ang dokumento ay may legal na puwersa o walang puwersa. Ang taong pumirma sa dokumento ay responsable para sa nilalaman nito. Bago matupad ang mga kinakailangan ng isang partikular na dokumento, kinakailangang bigyang-pansin ang kakayahan ng taong pumirma sa dokumentong ito. Kung, sa pagguhit at pagpirma nito, ang isang opisyal ay lumampas sa saklaw ng kanyang kakayahan, ang dokumento ay walang legal na puwersa at hindi wasto.

buwitre mga pahayag - ito ay isang uri ng kumpirmasyon ng kahalagahan at kaugnayan ng binalangkas at nilagdaang dokumento. Ang isang bilang ng mga dokumento ay nakakuha lamang ng ligal na puwersa pagkatapos na maaprubahan ng mga pinuno o opisyal ng negosyo, na ang kakayahan ay kinabibilangan ng solusyon sa ilang mga isyu. selyo ay isa ring legal na mahalagang kinakailangan, dahil ang ilang mga dokumento (halimbawa, mga dokumentong bumubuo, mga dokumento ng nilalamang pampinansyal, atbp.) ay tumatanggap lamang ng legal na puwersa kung mayroong imprint nito.

Isinasaalang-alang ang legal na puwersa ng dokumentadong impormasyon, dapat tandaan na hindi lamang ang orihinal na dokumento ang mayroon nito, kundi pati na rin, sa ilang mga kaso, isang kopya ng dokumento. Kopya ng dokumento- ito ay "isang dokumento na ganap na nagre-reproduce ng impormasyon ng isang tunay na dokumento at lahat ng panlabas na katangian o bahagi nito, na walang legal na puwersa." Kopyahin ay isang duplicate na kopya ng orihinal na dokumento, na may legal na puwersa, na karaniwang ibinibigay kapag ang orihinal ay nawala ng parehong institusyon kung saan ito nilikha. Nangyayari din ito sertipikadong kopya- ito ay isang kopya ng dokumento, kung saan, alinsunod sa itinatag na pamamaraan, ang mga kinakailangang detalye ay nakakabit, na nagbibigay ng legal na puwersa (props "certified copy mark", pagpapanotaryo).

Upang lumikha ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo, isang desisyon ng pamamahala o iba pa mga opisyal ang negosyo kung saan ang mga aktibidad ay nauugnay sa mga dokumentong ito. panloob na dokumento, na inisyu ng negosyo, ay maituturing na mandatory para sa mga empleyado lamang kung mayroon itong legal na puwersa. Para maging wasto ang isang dokumento, kinakailangan ang sumusunod:

- ang mga probisyon na nakapaloob sa dokumento ay dapat na mahigpit na sumunod sa mga kinakailangan ng batas;

- ang dokumento ay dapat na inisyu ng isang opisyal na may kinakailangang awtoridad para dito (ang awtoridad ay maaaring maipakita sa mga utos, kapangyarihan ng abugado, mga paglalarawan ng trabaho na nilagdaan o inaprubahan ng pinuno);

- ang disenyo ng mga detalye ng dokumento ay dapat sumunod sa mga tinatanggap na pamantayan.

Kung pinag-uusapan natin ang legal na puwersa ng mga elektronikong dokumento, kung gayon una sa lahat ay mayroong problema sa pagkilala sa kanilang ligal na puwersa, pagiging maaasahan o pagiging tunay, ang posibilidad ng pagtanggi sa papel sa proseso ng pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. Ang problema ng mga elektronikong teknolohiya sa trabaho sa opisina ay ang problema ng paggamit sa mga tradisyunal na kondisyon ang pinakabagong mga teknolohiya, nagpapabilis ng mga proseso sa lahat ng yugto ng trabaho sa opisina, mula sa dokumentasyon hanggang sa pag-iimbak ng archival. Kawalang-katiyakan sa batas, legal na regulasyon magtrabaho kasama mga elektronikong dokumento humahantong sa mga kahirapan sa pagbibigay ng legal na puwersa sa impormasyong naitala sa isang daluyan ng makina.

Ang unang hakbang sa paglutas ng mga isyu sa paggamit ng mga dokumento na nilikha ng teknolohiya ng computer sa ating bansa ay ang pagbuo ng GOST 6.10.4-84 "Pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento sa isang medium ng makina at isang machinogram na nilikha ng teknolohiya ng computer. Mga Pangunahing Probisyon". Sa ngayon, ang tanging teknikal posibleng paraan ang pagbibigay ng ebidensya sa isang elektronikong dokumento ay ang paggamit Electronic Signature. Ang pederal na batas napetsahan 10.01.2002 No. 1-FZ "Sa electronic digital na lagda» (EDS) kinokontrol ang mga legal na kundisyon para sa paggamit ng electronic digital signature sa isang electronic na dokumento, kung saan kinikilala ang EDS bilang katumbas sulat-kamay na lagda sa isang papel na dokumento.

Available din mga gawaing pambatasan Pederasyon ng Russia, sa batayan nito mga probisyon ng departamento, mga tagubilin na nagtitiyak sa legal na paggana ng ED. Isang draft na Model Law on Electronic Digital Signature ang inihanda, na dapat ay isang code ng pinag-isang tuntunin at mga pamamaraan sa loob ng CIS, na tatanggapin ng lahat ng kalahok at ipinakilala sa kani-kanilang mga bansa bilang mga gawaing pambatasan. Ang pagkakaroon ng naturang batas ay magbibigay ng legal na nakapirming pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento sa loob ng CIS.

D.V. Rysyuk

Panitikan

  1. GOST 6.10.4-84 "Pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento sa isang medium ng makina at isang machinogram na nilikha ng teknolohiya ng computer. Mga Pangunahing Probisyon". - Pangunahing archive ng USSR.
  2. Pederal na Batas ng Enero 10, 2002 No. 1-FZ "Sa Electronic Digital Signature"
  3. GOST R 6.30-2003. USD - pinag-isang sistema organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. - Gosstandart ng Russia, 2003.
  4. Degtyarev V.A. Legal na puwersa organisasyonal at administratibong mga dokumento ng negosyo. - M .: Mas Mataas na Paaralan, 1999.
  5. Kosovets A.A. Legal na regulasyon pamamahala ng elektronikong dokumento// Vestn. Moscow unibersidad - Ser. 11. - 1997. - No. 4.

Legal na puwersa ng dokumento - ito ari-arian ng isang opisyal na dokumento na ipinaalam dito ng kasalukuyang batas, ang kakayahan ng katawan na naglabas nito, at ang itinatag na pamamaraan para sa pagpaparehistro *. Mula sa kahulugang ito ay sumusunod na ang namumunong katawan o mga opisyal na naglalabas ng dokumento ay kinakailangan na:


* GOST R 51141-98 Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan. -M.: Gosstandart ng Russia, 1998, p.2.

Sumunod sa kasalukuyang batas sa paghahanda nito;

mag-publish ng mga dokumento sa loob lamang ng kanilang kakayahan;

Sumunod sa mga pambansang tuntunin para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumentong may bisa sa isang tiyak na oras.

Ang pinakamahalagang detalye ayon sa batas ay kinabibilangan ng: ang pangalan ng organisasyon, petsa at numero ng pagpaparehistro ng dokumento, lagda, selyo, mga selyo ng pag-apruba at pag-apruba.

Upang patunayan ang legal na puwersa sa iba't ibang mga dokumento, iba't ibang mga detalye ang ginagamit. Kaya, ang aplikasyon ay dapat na naka-address sa isang opisyal, naglalaman ng salitang "application", text (paksa o dahilan para sa aplikasyon), petsa at lagda. Ang pagkakasunud-sunod ng pinuno ay dapat iguhit sa letterhead ng organisasyon, naglalaman ng isang indikasyon ng uri ng dokumento (order), ang teksto na naghahatid ng mga aksyong administratibo, mga visa sa pag-apruba, numero ng pagpaparehistro, petsa at lagda. Para sa talahanayan ng mga tauhan ng organisasyon, hindi lamang ang mga nakalistang detalye ang kailangan, kundi pati na rin ang selyo ng pag-apruba na pinatunayan ng isang selyo. Para sa ilang uri ng mga dokumento, ang kasalukuyang mga tuntunin para sa pagpaparehistro ay bumuo ng mga kinakailangan para sa mga detalye na nagpapatunay sa kanilang legal na puwersa.

Sa kasanayan sa pamamahala, kaugalian na makilala ang mga dokumento ayon sa antas ng kanilang pagiging tunay sa draft, puti, orihinal, mga kopya.

draft na dokumento , sulat-kamay, makinilya o naka-print mula sa isang computer, sumasalamin sa gawa ng may-akda sa nilalaman nito. Maaari lamang itong maglaman ng teksto at wala legal na puwersa.

puting papel - ito sulat-kamay o makinilya na dokumento, ang teksto nito ay kinopya mula sa isang draft na dokumento o nakasulat nang walang blots at pagwawasto.

Ang isang dokumento na naglalaman ng impormasyon na nagpapatunay sa pagiging tunay nito (tungkol sa may-akda, oras at lugar ng paglikha) ay itinuturing na tunay. Orihinal na opisyal na dokumento - ito ang unang (o nag-iisang) kopya ng isang dokumento na may legal na puwersa.

Kopya ng dokumento - ito isang dokumento na ganap na nagre-reproduce ng impormasyon ng isang orihinal na dokumento at lahat ng panlabas na feature o bahaging ux*. Ang isang kopya ng dokumento ay maaaring facsimile o libre. Ang isang kopya ng facsimile ay ganap na nagpaparami ng nilalaman ng dokumento at lahat ng mga panlabas na tampok nito (ang mga detalyeng nilalaman sa orihinal, kasama ang pirma at selyo) o bahagi ng mga ito, lalo na ang kanilang lokasyon. Ginagawa ang isang facsimile copy sa mga copier, gamit ang photography, facsimile machine, printer. Para sa mga dokumentong ginawa sa mga makinilya, ang isang facsimile copy ay ang pangalawa at kasunod na mga kopya ng mga dokumento na natanggap sa pamamagitan ng carbon paper. Karaniwan silang nananatili sa mga gawain ng institusyon. Ang hindi na ginagamit na pangalan para sa mga naturang kopya ay bakasyon. Ang isang libreng kopya ay naglalaman ng lahat ng mga detalye ng dokumento, ngunit hindi kinakailangang ulitin ang anyo nito.


* GOST R 51141-98 Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan. - M.: Gosstandart ng Russia, 1998, p.2.

Ang lahat ng uri ng mga kopya ay walang bisa sa batas maliban kung nakatanggap sila ng espesyal na sertipiko. Ito ay, halimbawa, mga notarized na kopya o isang duplicate ng isang dokumento - isang duplicate na kopya ng orihinal, na may legal na puwersa, na kadalasang ibinibigay kapag ang isang dokumento (birth certificate, diploma, atbp.) ay nawala.

Ang isang dokumento na natanggap mula sa isang awtomatikong sistema ng impormasyon, alinsunod sa batas, ay nakakakuha ng ligal na puwersa pagkatapos na ito ay nilagdaan ng isang opisyal sa paraang inireseta ng batas ng Russian Federation. Ang legal na puwersa ng isang dokumento na nakaimbak, naproseso at ipinadala gamit ang automated na impormasyon at mga sistema ng telekomunikasyon ay maaaring kumpirmahin ng isang elektronikong digital na lagda. Ang legal na puwersa ng isang elektronikong digital na lagda ay kinikilala kung mayroong software at hardware na mga tool sa automated na sistema ng impormasyon na tinitiyak ang pagkakakilanlan ng lagda, at kung ang itinatag na paraan ng kanilang paggamit ay sinusunod. Ang karapatang patunayan ang pagkakakilanlan ng isang elektronikong digital na lagda ay ginagamit sa Russian Federation batay sa isang lisensya.*

* Pederal Batas ng Russian Federation "Sa Impormasyon, Informatization at Proteksyon ng Impormasyon" na may petsang Pebrero 20, 1995 No. 24-FZ, Art. 5.

Sa pamamahala, tulad ng sa iba pang mga lugar ng aktibidad ng tao, mayroong isang dibisyon ng paggawa, na humahantong sa katotohanan na ang iba't ibang mga espesyalista ng administrative apparatus o ang mga istrukturang dibisyon nito ay nagsasagawa ng iba't ibang mga function ng pangangasiwa. Ang ilang mga function ng kontrol ay tipikal, likas sa anumang control apparatus. Kasama sa mga naturang function, halimbawa, pagtataya at pagpaplano, organisasyonal at administratibong mga aktibidad, accounting at pag-uulat, financing, atbp. Ang iba pang mga function ay maaaring bahagyang gumanap ng ilang administrative apparatus o hindi gumanap sa lahat.

Ang lahat ng mga anyo ng aktibidad ng pamamahala ay makikita sa mga nauugnay na dokumento, na kumikilos bilang isang paraan at paraan ng pagpapatupad ng mga pag-andar na itinalaga sa pamamahala ng aparato. Ang mga aktibidad ng institusyon ay pormal sa pamamagitan ng isang hanay ng mga nakikipag-ugnayan na mga dokumento sa isang tiyak na paraan, na naaayon sa mga pag-andar ng pamamahala at mga bahagi ng sistema ng dokumentasyon.

Ang dokumento ay lumitaw pangunahin upang ayusin ang impormasyon at bigyan ito ng legal na puwersa. Ang kahulugan ng salitang Latin na "dokumento" (documentum) ay patunay, ebidensya. Sa kasalukuyan, ang hindi mapag-aalinlanganan ng isang dokumento ay tinukoy din ng konsepto ng "legal na puwersa ng isang dokumento". Ang legal na puwersa ng isang dokumento ay nauunawaan din bilang ang awtoritaryan na katangian ng isang dokumento batay sa batas.

Para sa mga aktibidad sa pamamahala, ang ligal na puwersa ng mga dokumento ay napakahalaga, dahil nangangahulugan ito na ang mga dokumento ay maaaring magsilbi bilang isang tunay na patunay ng impormasyong nakapaloob sa mga ito. Ang legal na puwersa ng isang opisyal na dokumento ay nagpapahiwatig ng obligadong katangian nito para sa mga taong tinutugunan nito, o para sa bilog ng mga kalahok sa mga aksyong pangangasiwa (mga katawan ng pamahalaan, kanilang mga istrukturang dibisyon, pampublikong organisasyon, mga opisyal at mamamayan) na ginagabayan ng dokumento at ibinatay ang kanilang mga aktibidad dito o umiwas dito.

Legal na puwersa ng dokumento -- ito ari-arian ng isang opisyal na dokumento na ipinaalam dito ng kasalukuyang batas, ang kakayahan ng katawan na naglabas nito at ang itinatag na pamamaraan para sa pagpaparehistro Kuznetsova T.V. Trabaho sa opisina (Dokumentaryong suporta ng pamamahala). - M .: CJSC "Paaralan ng Negosyo "Intel-Sintez", 1999. - P. 10. .

Ito ay sumusunod mula sa kahulugang ito na ang namumunong katawan o mga opisyal na naglalabas ng dokumento ay kinakailangang:

upang sumunod sa kasalukuyang mga pamantayan ng batas kapag inihahanda ito;

mag-publish ng mga dokumento sa loob lamang ng kanilang kakayahan;

sumunod sa mga pambansang tuntunin para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumentong may bisa sa isang tiyak na oras. Ang pinakamahalagang legal na kinakailangan ay kinabibilangan ng: ang pangalan ng organisasyon, ang petsa at numero ng pagpaparehistro ng dokumento, ang lagda, selyo, mga selyo ng pag-apruba at pag-apruba.

Upang patunayan ang legal na puwersa sa iba't ibang mga dokumento, iba't ibang mga detalye ang ginagamit. Kaya, ang aplikasyon ay dapat na naka-address sa isang opisyal, naglalaman ng salitang "application", text (paksa o dahilan para sa aplikasyon), petsa at lagda. Ang pagkakasunud-sunod ng pinuno ay dapat iguhit sa letterhead ng organisasyon, naglalaman ng isang indikasyon ng uri ng dokumento (order), ang teksto na naghahatid ng mga aksyong administratibo, mga visa sa pag-apruba, numero ng pagpaparehistro, petsa at lagda. Para sa talahanayan ng mga tauhan ng organisasyon, hindi lamang ang mga nakalistang detalye ang kailangan, kundi pati na rin ang selyo ng pag-apruba, na pinatunayan ng isang selyo. Para sa ilang uri ng mga dokumento, ang kasalukuyang mga panuntunan sa pagpaparehistro ay bumuo ng mga kinakailangan para sa mga detalyeng nagpapatunay sa kanilang legal na puwersa. Kuznetsova T.V. Trabaho sa opisina (Dokumentaryong suporta ng pamamahala). - M .: CJSC "Paaralan ng Negosyo "Intel-Sintez", 1999 - 818 p.

Mga Pag-andar ng Dokumento

Sa mga terminong panlipunan, ang anumang opisyal na dokumento ay multifunctional, i.e. sabay-sabay na gumaganap ng ilang mga function, na nagbibigay-daan upang matugunan ang iba't ibang mga pangangailangan ng tao. Kabilang sa mga pag-andar ay pangkalahatan at espesyal.

Pangkalahatang mga function ng dokumento:

- impormasyon: anumang dokumento ay nilikha upang i-save ang impormasyon;

- sosyal: ang dokumento ay isang makabuluhang bagay sa lipunan, dahil ito ay nabuo ng isa o ibang pangangailangang panlipunan;

- komunikatibo: ang dokumento ay gumaganap bilang isang paraan ng komunikasyon sa pagitan ng mga indibidwal na elemento ng istrukturang panlipunan, lalo na sa pagitan ng mga institusyon;

- pangkultura: ang isang dokumento ay isang paraan ng pagsasama-sama at paghahatid ng mga kultural na tradisyon, mga yugto sa pag-unlad ng sibilisasyon. Kaya, halimbawa, ang pang-agham at teknikal na dokumentasyon ay sumasalamin sa antas ng siyentipiko at teknikal na pag-unlad ng lipunan.

Idokumento ang mga espesyal na tampok:

- managerial: ang dokumento ay isang tool sa pamamahala; ang function na ito ay pinagkalooban ng tinatawag na mga dokumento ng pamamahala (pagpaplano, pag-uulat, organisasyonal at administratibong mga dokumento, atbp.), na espesyal na nilikha para sa mga layunin ng pamamahala;

- legal: ang dokumento ay isang paraan ng pag-aayos at pagbabago mga legal na regulasyon at legal na relasyon sa lipunan. Ang legal na pag-andar ay ginagampanan ng pambatasan at ligal na mga kilos na normatibo, pati na rin ang mga dokumentong nakukuha legal na tungkulin sa isang saglit. Kaya, para sa paggamit bilang forensic na ebidensya, maaari itong maging anumang dokumento;

- makasaysayang pinagmumulan ng function: ang dokumento ay nagsisilbing mapagkukunan ng makasaysayang impormasyon tungkol sa pag-unlad ng lipunan.

Ang mga tungkuling ito ay pang-internasyonal sa kalikasan at tinutukoy ang mga pangunahing tuntunin para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento.

Kaya, halimbawa, ang legal na puwersa ng isang dokumento ay ibinibigay ng isang complex mga detalye-- Mga kinakailangang elemento ng pagpapatupad ng dokumento. Kabilang dito ang: ang pangalan ng may-akda ng dokumento, ang addressee, lagda, petsa, numero ng dokumento, selyo ng pag-apruba, selyo, atbp. Ang hanay ng mga detalye at ang scheme ng kanilang lokasyon sa dokumento ay form ng dokumento.

Ang komposisyon ng mga detalye na nagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento.

Sa negosyo, meron pare-parehong kinakailangan at mga tuntunin para sa pagpapatupad ng mga dokumento ng pamamahala, na itinatag ng mga regulasyon ng estado.

Ang pagsunod sa mga pare-parehong tuntunin para sa mga gawaing papel ay nagsisiguro na:

  • ang legal na puwersa ng mga dokumento;
  • · mahusay at mataas na kalidad na paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento;
  • organisasyon mabilis na paghahanap mga dokumento;
  • mas aktibong paggamit ng computer sa paghahanda ng mga dokumento.

Ang anumang dokumento ay binubuo ng isang bilang ng mga dokumentong bumubuo nito (mga petsa, teksto, mga lagda, atbp.), na tinatawag na mga detalye. Ang bawat uri ng dokumento (kilos, utos, sulat) ay may tiyak na hanay ng mga detalye.

Sa pagsasanay sa trabaho komersyal na negosyo props "1 - state emblem" ay hindi ginagamit. Ito ay nakalagay lamang sa mga dokumento pampublikong institusyon at mga negosyo kung saan ipinagkaloob ang naturang karapatan. Ang kinakailangang "3 - imahe ng mga parangal" ay hindi rin ginagamit sa pagbuo ng letterhead ng kumpanya.

Ang pinakamahalagang detalye ng mga dokumentong ginagamit sa modernong pagsasanay ay kinabibilangan ng:

  • 2 - sagisag ng organisasyon;
  • 7 - pangalan ng organisasyon;
  • 9 - index ng kumpanya ng komunikasyon, postal code, telepono, fax, numero ng bank account;
  • 10 - pangalan ng uri ng dokumento;
  • 11 - petsa;
  • 12 - index (numero) ng dokumento;
  • 13 - sanggunian sa index at petsa ng papasok na dokumento;
  • 15 - selyo ng paghihigpit ng pag-access sa dokumento;
  • 16 - addressee;
  • 17 - selyo ng pag-apruba;
  • 18 - resolusyon;
  • 19 - pamagat sa teksto;
  • 20 - marka ng kontrol;
  • 21 - teksto;
  • 22 - isang marka sa pagkakaroon ng mga aplikasyon;
  • 23 - lagda;
  • 25 - mga visa;
  • 26 - selyo;
  • 27 - isang marka sa sertipikasyon ng isang kopya;
  • 28 - apelyido ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono;
  • 29 - isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at direksyon nito sa kaso;
  • 31 - marka ng pagpasok.

Ang partikular na kahalagahan ay ang tamang pagpapatupad ng mga detalye tulad ng petsa, lagda, selyo, selyo ng pag-apruba, na nagbibigay ng legal na puwersa sa dokumento.

Ang bawat dokumento ay maaaring nahahati sa 3 pangunahing bahagi:

  • bahagi ng heading (kabilang dito ang mga detalye na matatagpuan bago ang teksto);
  • pangunahing bahagi (mga detalye ng "teksto" at "mga aplikasyon");
  • · bahagi ng disenyo (mga detalyeng matatagpuan sa ibaba ng teksto at aplikasyon).

Sertipikasyon ng dokumento. Mga panuntunan para sa disenyo ng mga detalye na kasama sa komposisyon nito.

Ang dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay kinakailangang may lagda ng isang opisyal (mga lagda kung ang dokumento ay binuo at nai-publish ng ilang mga opisyal).

Ang pagkakaroon ng kinakailangang mga lagda ay direktang nauugnay sa isyu kung ang dokumento ay may legal na puwersa o walang puwersa.

Ang taong pumirma sa dokumento ay responsable para sa nilalaman nito.

Anong mga dokumento ang awtorisadong pumirma dito o ang opisyal na iyon ay itinatag panloob na kilos mga negosyo (halimbawa, mga charter, regulasyon, order, atbp.). Kaya, sa ngalan ng negosyo, ang mga dokumento ay nilagdaan ng ulo nito. Ang mga order at regulasyon na namamahala sa mga aktibidad ng mga istrukturang dibisyon ng negosyo ay maaaring lagdaan ng mga pinuno ng mga dibisyong ito. Sa isang bilang ng mga indibidwal na partikular na isyu, ang ibang mga empleyado ng negosyo ay maaari ding magkaroon ng karapatang pumirma. Ang isang kumpletong hanay ng mga naturang isyu ay dapat na makikita sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina o sa iba pang katulad na mga dokumento.

Depende sa uri ng mga dokumento, maaaring mayroon silang isang pirma o dalawa o higit pa.

Ang selyong "Inaprubahan" ("Inaprubahan ko") ay isang uri ng kumpirmasyon ng kahalagahan at kaugnayan ng iginuhit at nilagdaan na dokumento, pati na rin ang isang uri ng parusa para sa pagpapatakbo ng dokumentong ito na may kaugnayan sa isang tiyak na bilog ng mga empleyado , mga opisyal, mga dibisyon ng negosyo.

Ang isang bilang ng mga dokumento ay nakakuha lamang ng ligal na puwersa pagkatapos na maaprubahan ng mga pinuno o opisyal ng negosyo, na ang kakayahan ay kinabibilangan ng solusyon sa ilang mga isyu.

Ang ipinag-uutos na pag-apruba ay napapailalim sa:

Batay sa mga detalye ng mga aktibidad nito, ang negosyo ay dapat bumuo ng isang listahan ng mga dokumentong maaaprubahan, at isang bilog ng mga opisyal na may karapatang aprubahan ang mga dokumentong ito.

Karamihan sa mga dokumentong inisyu ng negosyo ay hindi naselyohan. Ngunit ang seal imprint ay dapat nasa mga sumusunod na dokumento:

  • Sinasalamin ang impormasyon tungkol sa mga katotohanang may espesyal legal na kahalagahan(sa paglikha, muling pagsasaayos o pagpuksa ng isang negosyo, atbp.);
  • pagpapatunay ng mga karapatan ng negosyo o mga indibidwal nito (powers of attorney);
  • pag-aayos ng mga katotohanang nauugnay sa mga halagang pinansyal at materyal.

Para sa mga naturang dokumento, ang selyo ay isang legal na makabuluhang kinakailangan, dahil mayroon silang legal na puwersa lamang kung mayroong isang imprint nito.

Kung ang dokumento ay walang anumang legal na makabuluhang mga detalye, kung gayon wala itong legal na puwersa at ang mga empleyado ng negosyo ay may karapatang tumanggi na sumunod sa mga kinakailangan ng dokumentong ito.

Legal na puwersa ng mga kopya ng mga dokumento.

Kadalasan, ang mga negosyo ay kailangang gumawa ng mga kopya ng mga dokumento, halimbawa, kapag ang posibilidad na mawala ang orihinal ay mataas o kinakailangan na magsumite ng isang dokumento sa iba't ibang mga institusyon.

Kailan legal ang bisa ng kopya bilang orihinal?

Dapat na eksaktong ulitin ng kopya ang teksto at disenyo ng orihinal.

Ang isang kopya ng isang dokumento na inisyu ng negosyo mismo ay maaaring sertipikado ng pinuno ng negosyong ito o isang awtorisadong empleyado, halimbawa, ang pinuno ng departamento ng mga tauhan o pinuno ng opisina. Ang isang pagbubukod ay mga kopya ng mga dokumento tulad ng, halimbawa, ang charter ng mga organisasyon. Ang isang kopya ng charter ay pinatunayan ng isang notaryo.

Sa ngayon, walang malinaw na sagot sa tanong kung ang isang dokumento na natanggap sa pamamagitan ng fax ay may legal na puwersa. Kinikilala ng ilang lokal at dayuhang negosyo ang legalidad ng kopya ng telefax at tinatanggap ito para sa pagpapatupad. Gayunpaman, sa aming opinyon, ang pagiging maaasahan ng naturang mga kopya ay hindi palaging maituturing na halata at kumpleto. Sa prinsipyo, ang isang telefax na mensahe ay isang kopya lamang ng isang dokumento, katumbas ng isang kopya na ginawa sa isang copier.

Ang fax ay dapat gamitin upang magpadala at tumanggap ng mga dokumento na hindi nauugnay sa pangyayari para sa enterprise. legal na kahihinatnan(impormasyon, advertising, atbp.). 24

1. Legal na puwersa ng dokumento………………………………………………………………3

2. Mga uri ng mga kopya ng dokumento…………………… ............................. ... .. ....................5

3. Opisyal na selyo…………………………………………………… ............... ....... ........ ........ walo

Bibliograpiya

LEGAL VALIDITY NG DOKUMENTO.

Tulad ng anumang bagay, ang isang dokumento ay may maraming katangian (mga natatanging katangian). Nakaugalian na iisa ang ilang mga pangunahing katangian ng isang dokumento, na kung saan ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga kaukulang tampok: legal na puwersa, pagka-orihinal, pagiging tunay.

Ang legal na puwersa ng dokumento. Anong pag-aari ng isang dokumento ang maaaring tawaging legal na puwersa? Ang ari-arian na ito ay isang tunay na patunay ng mga katotohanan, kaganapan, at pagkilos na makikita sa dokumento.

Ano ang nakakaapekto sa pagkuha ng legal na puwersa sa pamamagitan ng isang dokumento?

1. Pagsunod sa mga probisyon ng kasalukuyang batas ng organisasyon, ang mga opisyal nito ay naghahanda ng dokumento.

2. Kasama sa dokumentasyon ang pagsunod sa mga itinakdang tuntunin para sa pagtatala ng impormasyon. Ang mga patakarang ito ay tiyak para sa bawat uri ng mga dokumento at kinokontrol ng mga GOST at iba pang mga materyales sa regulasyon at pamamaraan.

Ang legal na puwersa ng isang dokumento ay isang pag-aari ng isang opisyal na dokumento, na ipinaalam dito ng kasalukuyang batas, ang kakayahan ng katawan na naglabas nito, at ang itinatag na pamamaraan para sa pagpapatupad nito.

Ang legal na puwersa ng isang dokumento ay maaaring matiyak ng isang hanay ng mga detalye na itinatag para sa bawat uri ng dokumento, i.e. mga kinakailangang elemento ng papeles: pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento, lagda, petsa, numero ng pagpaparehistro ng dokumento, selyo ng pag-apruba, selyo, atbp.

Ang orihinalidad ng dokumento. Ang salitang "orihinal" ay nagmula sa salitang Latin na "originalis", na nangangahulugang orihinal, orihinal. Ang tanda ng isang orihinal ay ang pagiging natatangi nito.

Kadalasan ay "multiplied originals", ibig sabihin. orihinal na ginawa sa ilang mga kopya. Halimbawa, mula noong sinaunang panahon, ang isang kasunduan sa pagitan ng mga estado ay ginawa sa isang bilang ng mga kopya na tumutugma sa bilang ng mga partido na nagkontrata, na ang bawat kopya ay orihinal.

orihinal na mga dokumento sa iyong hitsura maaaring mga puting papel at draft.

Ang draft ay isang paunang na-edit na dokumento. Draft na dokumento: Isang sulat-kamay o makinilya na dokumento na nagpapakita ng gawa ng may-akda o editor sa teksto nito.

Ang puting papel ay ang huling, muling isinulat o puting-print na bersyon ng isang dokumento. Puting papel: isang sulat-kamay o makinilya na dokumento, ang teksto nito ay kinopya mula sa isang draft na dokumento o nakasulat nang walang mga pagbura at pagwawasto.

Para sa mga opisyal na dokumento, ang orihinal ay isang puting papel na nilagdaan ng mga opisyal, na may aplikasyon, sa ilang mga kaso, isang selyo.

Ang mga orihinal ng mga dokumento ng serbisyo ay maaaring i-print sa mga letterhead.

Ang mga autograph ay nakikilala - mga dokumentong muling isinulat o naitama (pagkatapos muling i-print o sulat) ng kamay ng may-akda.

Ang pagiging tunay ng dokumento. Bilang kasingkahulugan ng salitang orihinal, ginamit ang orihinal, na sa Latin ay nangangahulugang maaasahan. Tunay na dokumento: isang dokumento, impormasyon tungkol sa may-akda, oras at lugar ng paglikha kung saan, na nilalaman sa mismong dokumento o ipinahayag sa ibang paraan, ay nagpapatunay sa pagiging tunay ng pinagmulan nito. Kaya, ang dokumento sa huling bersyon, na maayos na naisakatuparan at nilagdaan, ay tinatawag na orihinal ng opisyal na dokumento. Maaaring ito ang una o nag-iisang kopya ng orihinal na dokumento. Duplicate na dokumento: isang duplicate na kopya ng orihinal na dokumento na may legal na puwersa.

Mga kopya ng mga dokumento. Ang isang kopya ng isang dokumento ay isang dokumento na ganap na nagre-reproduce ng impormasyon ng isang tunay na dokumento at lahat ng mga panlabas na tampok nito o bahagi ng mga ito, na hindi legal na nagbubuklod.

Ang paulit-ulit, eksaktong pagpaparami ng mga orihinal (para sa layunin ng pagpaparami) ay isang kopya. Ang mismong konsepto ng isang kopya (lat. сopia - set) ay nauugnay sa pagpaparami ng orihinal ng anumang uri.

Kabilang sa mga kopya ay naiiba:

Ang extract ay isang kopya ng isang bahagi ng isang dokumento. Ang katas ay dapat maglaman ng kopya ng buong teksto ng desisyon sa isang partikular na isyu. Ang katas ay nakakakuha ng legal na puwersa pagkatapos na ito ay sertipikado ng isang opisyal ng organisasyon o isang notaryo.

Ang isang espesyal na uri - mga larawan at mga blueprint, ang natatanging tampok na kung saan ay ang eksaktong pagpaparami ng orihinal. Ang mga ito ay isang uri ng facsimile, awtomatikong kopya. Maliban sa mga kopyang direktang ginawa mula sa orihinal o awtomatikong nakuha, i.e. kasabay ng orihinal, maaaring magkaroon ng maraming kopya: isang kopya mula sa isang kopya.

Legal na puwersa ng mga kopya:

1) ang isang kopya ay dapat maglaman ng eksaktong teksto ng orihinal (kabilang ang form kung saan inihanda ang dokumento), pag-decode ng mga selyo, mga pirma ng mga opisyal.

2) katibayan ng legal na puwersa ng isang kopya ng dokumento - isang marka sa sertipikasyon nito. Ang sertipikasyon ng mga kopya ay dapat isagawa ng organisasyon mismo o, kung kinakailangan, ng isang notaryo. Karaniwang kinakailangan ang notaryo para sa mga kopya ng mga bumubuong dokumento ng isang organisasyon na isinumite sa iba't ibang ahensya ng gobyerno (mga awtoridad sa hudikatura, buwis at paglilisensya, mga komite sa pamamahala ng ari-arian, atbp.) Ngunit sa prinsipyo, anumang kopya ng isang dokumento na hindi sumasalungat sa batas at may legal na kahalagahan ay maaaring manotaryo.

Inihahambing ng notaryo ang orihinal sa kopya at pinatutunayan ito. Ipinagbabawal na i-notaryo ang mga kopya ng mga pasaporte, mga tiket sa militar, mga sertipiko ng serbisyo.

Ang mga organisasyon mismo ay may karapatan na patunayan ang mga dokumentong ginawa sa mga organisasyong ito. Gayundin, maaaring patunayan ng mga organisasyon ang mga dokumento ng mga mamamayan kapag nag-aaplay para sa isang trabaho (diploma, sertipiko, sertipiko para sa mga benepisyo, atbp.)

Ang mga kopya ay pinatunayan ng pinuno ng organisasyon o ng isang awtorisadong opisyal (halimbawa, ang pinuno ng departamento ng mga tauhan o ang pinuno ng opisina). Ang mga sertipikadong kopya na ipinadala sa mga organisasyon ay pinatunayan ng isang selyo.

Mga uri ng mga kopya ng mga dokumento.

Ang isang kopya ng isang dokumento ay "isang dokumento na ganap na nagre-reproduce ng impormasyon ng isang tunay na dokumento at lahat ng panlabas na katangian nito o bahagi ng mga ito, na walang legal na puwersa." Sa ilalim ng mga panlabas na palatandaan ay nauunawaan ang carrier ng impormasyon, ang pisikal na estado ng mga dokumento, ang laki ng dokumento, ang mga elemento ng trabaho sa opisina o dekorasyon.

Upang maging legal na wasto ang isang kopya, dapat itong sertipikado. Ang isang sertipikadong kopya ng isang dokumento ay isang kopya ng isang dokumento, kung saan, alinsunod sa GOST R 6.30-97, ang mga kinakailangang detalye ay nakakabit, na nagbibigay ng legal na puwersa. Ang itinatag na pamamaraan ay nangangahulugang ang mga alituntunin na malinaw na tinukoy ng kasalukuyang mga regulasyong legal na aksyon sa kung sino at anong mga uri ng mga kopya ng mga opisyal na dokumento ang may karapatang patunayan.

Kaya, halimbawa, ang isang notaryo ay dapat magpatotoo na ang isang kopya ng isang opisyal na dokumento na nakasulat sa isang wikang banyaga ay tama.

Para sa mga organisasyon na gumagawa ng mga kopya ng mga opisyal na dokumento para sa kanilang sariling paggamit o nag-iisyu ng mga ito sa mga kamay ng mga mamamayan, ang mga karaniwang tuntunin ay itinatag:

1. Ang mga organisasyon ay may karapatang gumawa ng mga kopya lamang ng mga dokumentong iyon, ang mga may-akda nito ay ang organisasyon mismo, para sa pagpapalabas ng mga mamamayan upang maprotektahan ang kanilang mga interes at karapatan.

2. Ang mga kopya ng mga opisyal na dokumento ng organisasyon, kabilang ang mga kopya ng mga dokumento ng archival, ay ibinibigay sa mga mamamayan lamang na may pahintulot ng pinuno ng organisasyon o ng pinuno ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord.

3. Ang organisasyon ay maaaring gumawa ng mga kopya ng mga opisyal na dokumento ng ibang mga organisasyon at patunayan ang mga ito sa inireseta na paraan, kung ang mga dokumentong ito ay kinakailangan para sa panloob na paggamit sa organisasyon. Halimbawa, kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, ang isang organisasyon ay maaaring gumawa at mag-certify ng isang kopya ng diploma ng isang empleyado, na pagkatapos ay isampa sa kanyang personal na file.

4. Ipinagbabawal na gumawa ng mga kopya ng mga sumusunod na dokumento: pasaporte, ID ng militar, mga sertipiko ng serbisyo; mga dokumentong minarkahan na hindi dapat kopyahin; mga dokumentong may hindi malinaw na teksto, mga pagbura at hindi natukoy na mga pagwawasto.

Depende sa paraan ng paggawa ng mga kopya, mayroong facsimile at libreng mga kopya.

Ang isang kopya ng facsimile ay tumpak na nagpaparami ng lahat ng mga panlabas na palatandaan, artistikong tampok ng disenyo ng mga props, ang kanilang lokasyon. Ang mga facsimile na kopya ay maaaring gawin gamit ang kagamitan sa opisina, sa typographically.

Ang isang libreng kopya ng dokumento ay maaaring gawin sa sulat-kamay o makinilya na paraan. Maaari nitong ganap na kopyahin ang impormasyon ng isang opisyal na dokumento, ngunit hindi ganap na tumpak na kopyahin ang mga panlabas na tampok (font, halimbawa).

Ang isang kopya na ginawa sa isang organisasyon ay pinatunayan sa pamamagitan ng paglalagay dito ng kinakailangang 25 "Mark ng sertipikasyon ng mga kopya" nang buo o maikling porma.

Ang mga kopya ay nasa mga sumusunod na uri:

kumpletong kopya;

katas;

bakasyon.

Ang kumpletong kopya ng isang opisyal na dokumento na inisyu nang personal ay dapat na sertipikado na may marka ng sertipikasyon ng kopya sa buong anyo na may opisyal na selyo ng organisasyon.

Kung ang isang opisyal na dokumento ay dapat dalhin sa pansin at pagpapatupad ng isang makabuluhang bilang ng mga organisasyon o mga tagapalabas, ang isang kopya nito ay ginawa gamit ang kagamitan sa opisina sa kinakailangang numero. Sa kasong ito, ang pagkopya ay isinasagawa hindi mula sa orihinal (ang pirma ng ulo ay hindi pinapayagang kopyahin sa ganitong paraan), ngunit mula sa isang duplicate na kopya ng dokumento na espesyal na inihanda para sa pagpaparami, kung saan walang personal na pirma ng ang ulo sa kinakailangang "Lagda". Sa ibaba ng tinukoy na kinakailangan, ang isang marka ay nakakabit upang patunayan ang kopya sa buong anyo na may clerical seal (ang opisyal na selyo ng organisasyon ay hindi rin maaaring kopyahin sa ganitong paraan), halimbawa:

Tama

Pinuno ng opisina N.M. Sergeeva

15.10.2000

Ang isang katas mula sa isang opisyal na dokumento, halimbawa, mula sa isang order, protocol, ay ginawa kung hindi na kailangang gumawa ng kumpletong kopya. Ang pahayag ay inilabas tulad ng sumusunod:

ang pangalan ng uri ng dokumento ay nagpapahiwatig: "kunin mula sa pagkakasunud-sunod", "kunin mula sa protocol";

ang panimulang bahagi (kung mayroon man) ng opisyal na dokumento ay muling ginawa nang buo;

mula sa pangunahing bahagi ng teksto ng dokumento, ang item na ang impormasyon ay kinakailangan ay nakasulat;

props "Lagda" ay muling ginawa (nang walang personal na lagda);

ang isang marka ay nakakabit upang patunayan ang kopya sa buong anyo na may selyo.

Ang isang sample ng isang extract mula sa isang dokumento (order) ay ibinigay sa Appendix. 33.

Ang bakasyon ay isang kopya ng papalabas na dokumento na inihain sa negosyo ng organisasyon, at ang orihinal na dokumento, tulad ng isang liham ng negosyo, ay ipinadala sa addressee. Sa pangalawang kopya ng dokumento, ang isang marka ay nakakabit sa iniresetang lugar upang patunayan ang kopya sa isang maikling anyo, i.e. nang hindi ipinapahiwatig ang posisyon ng taong nagpatunay nito, at nagde-decode ng lagda. Kung ang bakasyon ay hindi inisyu sa letterhead ng organisasyon, ang petsa, numero ng pagpaparehistro at isang link sa index at petsa mula sa unang kopya ay dapat ilipat dito.

Ang isang duplicate ay dapat na nakikilala mula sa isang kopya ng isang dokumento, na isang duplicate na kopya ng orihinal na dokumento na may legal na puwersa. Ginagawa ang isang duplicate kung sakaling mawala ang orihinal (halimbawa, birth certificate, sertipiko o diploma, atbp.) sa parehong form gaya ng orihinal. Ang duplicate ay may orihinal na selyo at lagda ng mga opisyal na may karapatang pumirma sa mga dokumentong ito sa oras na maibigay ang duplicate. Sa duplicate, isang marka sa anyo ng salitang "duplicate" ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas.


© 2022 egoist24.ru Mga sistema ng pagbabayad. mortgage. Mga bangko. Yandex pera. webmoney. Pangkalahatang Impormasyon.