1. Ilarawan ang mga function ng dokumento: impormasyon, komunikasyon, historikal, managerial, legal, accounting, ang function ng dokumento bilang isang makasaysayang mapagkukunan.
Function - ito ang nilalayon na layunin ng dokumento, na likas dito. Walang mga dokumento na nagdadala lamang ng isang partikular na function. Ang dokumento, na kumikilos bilang isang kailangang-kailangan na elemento ng aktibidad ng pamamahala, ay parehong paraan ng paggawa at resulta nito. Ang mga dokumento ay sumasakop sa gayong lugar dahil sa kanilang multifunctionality, i.e. pagkakaroon ng iba't ibang mga function.
Ang mga function ng dokumento ay maaaring nahahati sa tatlong bloke:
- mga function ng impormasyon (impormasyon, panlipunan, pampulitika, komunikasyon);
mga function na nagbibigay ng proseso ng pamamahala (pamamahala, legal, accounting);
mga tungkuling pangkultura at pangkasaysayan (kultural, ang tungkulin ng isang mapagkukunang pangkasaysayan).
Ang pagsasagawa ng isang function ng impormasyon, ang mga dokumento ay may isang tiyak na kapasidad ng impormasyon (potensyal ng impormasyon), i.e. nailalarawan sa pamamagitan ng isang tiyak na dami at kalidad ng impormasyon. Ang kapasidad ng impormasyon ng isang dokumento ay natutukoy sa pamamagitan ng mga tagapagpahiwatig tulad ng pagiging kumpleto, pinakamainam at kaugnayan ng impormasyon.
Ang isang mahalagang function ng dokumento ay sosyal , ibig sabihin. pag-aayos ng impormasyon tungkol sa mga prosesong nagaganap sa lipunan (social information). Ang mga sumusunod na agham ay batay sa pag-aaral ng tungkuling ito ng dokumento: kasaysayan, sosyolohiya, pinagmumulan ng mga pag-aaral. Halos anumang dokumento ay makabuluhan sa lipunan, dahil ito ay lumitaw dahil sa ito o iyon panlipunang pangangailangan. Gayunpaman, dapat tandaan na ang kahulugan ng mga dokumento na gumaganap ng isang social function ay maaaring iba. Kaya, ang mga dokumentong pang-administratibo ay mas mahalaga kaysa sa isang sertipiko ng trabaho na ibinigay sa isang mamamayan. Ang mga pamantayan ng estado para sa gawaing papel ay gumaganap din ng isang social function, tk. nakatutok sa paggamit ng ilang mga paraan ng pagproseso ng mga dokumento, na nagpapahiwatig ng isang tiyak na yugto ng teknikal na pag-unlad na nakamit ng bansa (industriya). Samakatuwid, hindi lamang maipapakita ng mga dokumento ang mga prosesong nagaganap sa lipunan, ngunit nakakaimpluwensya rin sa pag-unlad ng lipunan.
Ang bawat dokumento ay maaaring magbigay ng isang ideya tungkol sa isang tiyak na sangay ng aktibidad, isang katangian ng mga relasyon sa lipunan. Dapat kong sabihin na ang sosyalidad at katumpakan ng impormasyon ay tumataas kung ang isang dokumento ay inihambing sa iba pang mga grupo ng mga katulad na dokumento na nauugnay sa parehong industriya, sa parehong panahon sa oras at espasyo.
Ang panlipunang tungkulin ay maaari ding maipamalas sa katangian ng pagkatao nito aspetong panlipunan(pagninilay ng aktibidad, lugar, papel na ginagampanan nito o ng taong iyon sa isang tiyak na istrukturang panlipunan).
Ang impormasyong panlipunan ay maaaring nilalaman sa tapos na anyo o sa isang form na nagpapahintulot na ito ay makuha lamang bilang resulta ng pagsusuri.
Ang function na ito ay malapit na nauugnay palsipikasyon mga dokumento. Kahit na sa kaso kapag ang dokumento ay peke, ang impormasyong nakapaloob dito ay hindi tumitigil sa pagiging panlipunan. V kasong ito ito ay nagiging malinaw lamang kung ano ang panlipunang pangangailangan sanhi ng palsipikasyon na ito. Nagbibigay-daan ito sa iyo na tingnan ang kalikasan ng lipunan, isang institusyon, grupo ng mga tao at maging isang indibidwal.
tungkuling pampulitika. Ang function na ito ay malapit na nauugnay sa panlipunan. Mga dokumento, pag-aayos at pag-iimbak ng impormasyon tungkol sa prosesong pampulitika, ibig sabihin. tungkol sa domestic at foreign policy ng estado, tungkol sa mga aktibidad ng mga partidong pampulitika, oposisyon, mga pinuno, nagsasagawa ng isang pampulitikang tungkulin.
Pag-andar ng komunikasyon - ang function ng pagpapadala ng impormasyon sa oras at espasyo. Salamat sa pagpapaandar na ito, ang mga ugnayan ay pinananatili sa pagitan ng indibidwal at lipunan, iba't ibang elemento ng mga istrukturang panlipunan. Mayroong ilang mga direksyon para sa paggalaw ng mga dokumento:
- one-sided, kapag ang mga dokumento ay nakatuon sa isang direksyon: mula sa itaas hanggang sa ibaba, i.e. mula mambabatas hanggang liu. Kasama sa ganitong uri ng kilusan ang mga dokumento gaya ng mga batas, dekreto, dekreto, resolusyon. Isang daanan maaari ding idirekta mula sa ibaba hanggang sa itaas, i.e. mula sa performer.
Ang kabilang panig ay nangyayari sa tulong ng mga dokumento na malapit na nauugnay sa bawat isa (mga kontrata, opisyal na sulat.
multilateral, kapag ang pagpapalitan ng impormasyon ay naganap sa tulong ng mga dokumento na idinisenyo upang ipaalam sa buong lipunan (mga dekreto, deklarasyon, mga code, mga batas).
tungkulin ng pamamahala. Sa function na ito, ang dokumento ay gumaganap bilang isang paraan ng aktibidad ng pamamahala. Ang pagpapaandar ng pamamahala ay isinasagawa ng mga dokumentong nilikha para sa mga layunin ng pamamahala at sa proseso ng pagpapatupad nito, upang matiyak ang proseso ng pagpapatupad ng solusyon. Ang mga dokumento na may ganitong function ay ang pangunahing mapagkukunan ng impormasyon, gumaganap ng isang mahalagang papel sa suporta ng impormasyon ng pamamahala, i.e. isagawa ang tungkulin ng pag-oorganisa ng impormasyon. Ang mga dokumento ng pamamahala sa isang tiyak na anyo ay sumasalamin sa mga yugto, mga link at mga siklo ng pamamahala at ang kanilang mga sarili ay may epekto sa saklaw ng pamamahala.
V legal na tungkulin Ang dokumento ay gumaganap bilang isang regulator iba't ibang partido mga aktibidad ng lipunan, estado, institusyon, negosyo, organisasyon. Ang pagpapaandar na ito ay ipinahayag sa pag-aayos, pagsasama-sama at aplikasyon ng mga ligal na pamantayan at ligal na relasyon.
Ang mga dokumentong pinagkalooban ng function na ito ay maaaring nahahati sa dalawang grupo:
- mga dokumento na unang nagtataglay nito;
mga dokumentong kumukuha nito sa oras.
Co. pangalawa Kasama sa grupong ito ang mga dokumentong maaaring iharap bilang ebidensya sa korte, mga awtoridad sa pagsisiyasat, tagausig, notaryo, arbitrasyon at mga katawan ng gobyerno.
Ang di-legal na dokumentasyon ay ginagamit bilang batayan para sa pagpapatibay ng mga legal na gawain. Kaya, ang dokumentasyon sa pagpaplano ay maaaring maging batayan para sa pag-aampon ng isang administratibong dokumento kung saan ito naaprubahan.
Sa batayan ng mga dokumento na pinagkalooban ng isang ligal na pag-andar, lumitaw ang ilang mga ligal na relasyon - administratibo, paggawa.
Pag-andar ng accounting . Sa tulong ng function na ito ng dokumento, nailalarawan ang dami ng bahagi ng impormasyong nakapaloob sa dokumento. Ang impormasyon sa accounting, na ipinakita sa isang pormal na digital na expression, ay nag-systematize at sumasalamin sa lahat ng mga phenomena ng pang-ekonomiyang aktibidad ng estado, mga awtoridad at administrasyon nito. Para sa mga dokumento na gumaganap ng isang accounting function, isang tiyak na istraktura para sa pagpapakita ng impormasyon ay binuo. Ang mga naturang dokumento ay may pinag-isang mga form na inaprubahan ng mga katawan ng estado.
Mayroong mga sumusunod na uri ng accounting:
- istatistika;
accounting;
pagpapatakbo.
Dapat pansinin na ang accounting ay kinakailangan hindi lamang para sa pagpapahayag ng mga quantitative na katangian, kundi pati na rin para sa pagsusuri, kontrol, at patunay ng katotohanan.
Ang mga dokumento sa accounting ay maaaring nahahati sa dalawang grupo:
- pangunahin;
pinagsama-sama.
Ang pag-andar ng kultura ng isang dokumento ay pinaka-epektibong isinagawa ng malalaking kumplikadong mga dokumento na nagpapakilala sa isang tiyak na lugar ng aktibidad (teknolohiya, agham, pagpipinta).
Ang isa sa pinakamahalagang tungkulin na ginagampanan ng mga dokumento ay function ng dokumento bilang isang makasaysayang mapagkukunan . Ang isang dokumento ay nagiging isang makasaysayang mapagkukunan mula sa sandaling ito ay lumitaw, at hindi kapag ito ay inilipat sa archive para sa imbakan. Ang pag-andar na ito ng dokumento ay pinag-aaralan ng isang agham gaya ng: pinagmumulan ng pag-aaral. Siya ang sumusuri sa dokumento sa pamamagitan ng pagsusuri sa anyo, nilalaman, pinagmulan, may-akda, wika, materyal kung saan ginawa ang dokumento.
Kaya, pinagsasama ng dokumento ang ilang mga pag-andar nang sabay-sabay, na magkakaugnay, ngunit ang papel ng bawat isa sa kanila ay naiiba. Ang papel na ginagampanan ng mga pag-andar ng dokumento ay maaaring magbago sa paglipas ng panahon, kapag ang impormasyong nakapaloob dito ay nawala ang kahusayan at kaugnayan nito at naging retrospective, at ang pagiging epektibo, normatibo at regulasyon na kahalagahan ay nawala. Mayroong isang displacement ng ilang mga function ng iba.
Ang mga pag-andar ng isang likas na pagpapatakbo, ang tagal nito ay limitado (pampulitika, komunikasyon, pangangasiwa, legal, accounting) ay pinalitan ng mga pag-andar ng isang permanenteng kalikasan (impormasyon, kultura, panlipunan, mapagkukunan ng kasaysayan).
2. Magbigay ng isang paglalarawan ng pag-uuri ng mga dokumento: sa pamamagitan ng paraan ng produksyon, pinagmulan, nilalaman, pangalan, lugar ng compilation, pagiging tunay, bilang ng mga isyu na sinasalamin, sa pamamagitan ng pagkamadalian, antas ng publisidad, layunin, legal na puwersa, mga panahon ng pagpapanatili.
1.Pag-uuri ng dokumento
ay ang pamamahagi ng mga dokumento sa mga klase, mga seksyon ayon sa karamihan karaniwang mga tampok pagkakapareho at pagkakaiba.
Sa pamamagitan ng paraan ng pag-aayos
impormasyon (teknikal sa pagpaparami)
Ang mga dokumento ay nahahati sa:
nakasulat (para sa hard copy), graphic, pelikula, larawan, mga dokumentong audio, mga dokumentong nababasa ng makina, mga elektronikong dokumento. Kasama rin dito ang mga technotronic na dokumento (mga dokumentong nilikha sa tulong ng mga teknikal na paraan) at mga virtual na dokumento.
Sa pamamagitan ng nilalaman
ang mga dokumento ay nahahati sa organisasyon at administratibo, pag-aayos at pananalapi, supply, marketing, tauhan, atbp.
Sa pamamagitan ng ang pangalan ng uri ng dokumento
makilala sa pagitan ng isang malaking bilang ng mga dokumento. Ito ay mga utos, protocol, kilos, sulat, sertipiko, atbp.
Sa pamamagitan ng mga uri
Ang mga dokumento ay tipikal, huwaran, indibidwal at template.
Ang mga modelong dokumento ay binuo ng mas mataas na awtoridad para sa mga subordinate na organisasyon na may magkakatulad na mga pag-andar at sapilitan. Ang mga huwarang dokumento ay binuo din ng mas matataas na awtoridad para sa mga organisasyon sa kanilang sistema, ngunit sila ay nagpapayo, huwaran sa kalikasan. Ang mga indibidwal na dokumento ay binuo ng mga partikular na organisasyon para sa panloob na paggamit. Sa mga dokumento ng stencil pare-parehong bahagi ang teksto ay naka-print sa oras ng paggawa (sa isang computer o sa isang printer), at natitira ang espasyo para sa variable na teksto.
Sa pamamagitan ng antas ng kahirapan
Ang isang pagkakaiba ay ginawa sa pagitan ng mga simpleng dokumento na naglalaman ng isang tanong at kumplikadong mga dokumento na naglalaman ng ilang mga katanungan. Inirerekomenda na gumuhit mga simpleng dokumento, dahil mas madali silang makilala, mabuo sa mga kaso, iproseso.
Sa pamamagitan ng lugar ng paghahanda ng dokumento
inuri sa panloob at panlabas. Panloob - mga dokumento na nilikha sa institusyon sa proseso ng pagdodokumento upang malutas ang kanilang mga isyu at hindi lalampas sa mga hangganan ng institusyon. Panlabas - papasok at papalabas na sulat.
Sa pamamagitan ng mga deadline
ang mga dokumento ay nahahati sa kagyat at hindi kagyat.
Sa pamamagitan ng pinagmulan
ang mga dokumento ay opisyal at opisyal-personal. Kasabay nito, ang mga opisyal na dokumento ay nahahati sa pangkalahatan at espesyal (nakaplano, accounting, monetary at settlement na dokumentasyon).
Sa pamamagitan ng antas ng publisidad
maglaan ng mga ordinaryong, sikretong dokumento at dokumentong may markang "For Official Use" (DSP).
Sa pamamagitan ng legal na puwersa
Pagkilala sa pagitan ng tunay at pekeng mga dokumento. Ang mga tunay na dokumento ay itinuturing na ibinibigay alinsunod sa itinatag na pamamaraan bilang pagsunod sa lahat ng mga patakaran. Authentic
- ito ay isang dokumento, impormasyon tungkol sa lugar at oras ng paglikha kung saan, na nilalaman nito mismo, ay tumutugma sa katotohanan. Ang mga pekeng dokumento ay itinuturing na mga dokumento, ang disenyo o nilalaman nito ay hindi tumutugma sa katotohanan. Ang mga tunay na dokumento ay nahahati naman sa balido at di-wasto. Ang isang dokumento ay nagiging hindi wasto kung ito ay nawala legal na epekto para sa anumang kadahilanan, tulad ng pag-expire.
Sa pamamagitan ng mga yugto ng paglikha (paraan ng sertipikasyon)
ang mga dokumento ay nahahati sa mga orihinal (orihinal) at mga kopya.
Orihinal
- ito ay isang orihinal, orihinal, orihinal na dokumento., ibig sabihin, ito ay isang dokumento na unang ginawa ng sinumang indibidwal o kolektibong may-akda. Ang orihinal ay maaaring may ilang mga edisyon, mga variant. Ang mga orihinal ay maaaring nasa anyo ng isang draft, puting dokumento, naka-type na kopya. Ang mga orihinal na ginawa sa maraming pagkakataon ay tinatawag dumami
. Minsan ang "orihinal" ay ginagamit bilang kasingkahulugan ng "orihinal", bagaman ang "orihinal" ay may bahagyang naiibang kahulugan kaysa sa "orihinal". orihinal
ang una o kalidad na kopya ng isang opisyal na dokumento ay isinasaalang-alang. Script
- Ito ang orihinal, na sertipikado sa iniresetang form. Sa madaling salita, mayroon itong props na "pirma". Upang ang orihinal ay maging orihinal, dapat itong mailabas sa isang letterhead, may pirma, isang selyo.
Kopya
ay isang set. Mayroong mga sumusunod na uri ng mga kopya:
I-extract
- ito ay isang kopya ng isang bahagi ng dokumento (extract mula sa mga order, protocol).
Pagpapalabas ng liham pangnegosyo
– isang kopya ng dokumentong ipapadala, i.e. mga titik. Ito ay iginuhit bilang isang carbon copy sa isang blangkong papel at nananatili sa organisasyon. Sa paggawa nito, nakakakuha ito ng legal na puwersa.
Maramihang kopya
- mga kopya mula sa isang kopya. Dobleng kopya
- ito ay kapag ang 2 dokumento ay nilikha: para sa paghahatid at ang dokumento mismo. Ang mga dokumentong ito ay hindi pareho sa kanilang mga katangian.
Ang paglitaw ng isang bagong pamamaraan ng pagpaparami (pagpaparami) ay humantong sa paglitaw awtomatiko (fax)
mga kopya. Ang mga kopyang ito ay tinatanggap kasabay ng orihinal. Ang konsepto ng "facsimile" ay malapit na nauugnay sa kopyang ito. Facsimile
– awtomatikong nakatanggap ng lagda. Nangangahulugan ito kapag ang buong dokumento ay muling ginawa, kasama ang lagda. Ang ganitong mga kopya ay tinatawag din mga orihinal na facsimile
. Dito kinikilala ang lagda bilang orihinal at hindi nangangailangan ng anumang sertipikasyon. Ang isang halimbawa ng isang facsimile copy ay isang fax.
Mayroon ding mga uri ng mga kopya gaya ng mga photocopies at light copies. Ang kanilang natatanging tampok ay ang eksaktong pagpaparami ng orihinal.
Ayon sa paraan ng sertipikasyon, ang mga kopya ay nahahati sa:
opisyal na sertipikado;
simpleng sertipikado;
notarized;
hindi sertipikado.
Opisyal na sertipikadong kopya -
kapag ang pagsunod sa polynyk ay nakumpirma ng isa pang opisyal at sinamahan ng mga pormalidad (ang selyo at pirma ng opisyal ay nakakabit).
Simpleng sertipikadong kopya
- kapag ang pagsunod sa orihinal ay nakumpirma nang hindi sinusunod ang itinatag na mga pormalidad (nang walang pag-print).
Notarized na kopya
- kapag ang pagsunod sa orihinal ay nakumpirma ng isang opisyal, isang notaryo.
Hindi sertipikadong kopya
- ito ay mga kopya na walang kumpirmasyon ng kanilang mga sulat sa orihinal.
Sa pamamagitan ng legal na puwersa, ang mga kopya ay nahahati sa:
mga duplicate;
diplomatikong mga kopya.
Kopyahin
ay isang kopya na may legal na puwersa ng orihinal. Hindi ito ang pangalawang kopya ng orihinal, maaaring may mga paglihis dito.
Diplomatikong kopya
- isang kopya na nagre-reproduce ng dokumento kasama ang lahat ng feature (lumang spelling, mga error, bantas).
Sa pamamagitan ng buhay ng istante
Ang mga dokumento ay nahahati sa tatlong pangunahing grupo:
permanenteng panahon ng imbakan;
pansamantalang panahon ng imbakan sa loob ng 10 taon;
pansamantalang panahon ng imbakan hanggang 10 taon.
Sa pamamagitan ng anyo
Ang mga dokumento ay nahahati sa:
tiyak na anyo;
arbitraryong hugis.
Ayon sa isang tiyak na anyo, ang mga opisyal na dokumento ay iginuhit, at ang mga dokumento ng personal na pinagmulan ay iginuhit ayon sa isang di-makatwirang anyo. Ang mga anyo ng mga dokumento ay napakalaki, areal (mga guhit, poster), linear (pelikula, scroll), card at code.
Sa pamamagitan ng mga carrier
ang mga dokumento ay nahahati sa papel at mga dokumento sa espesyal na media.
Sa pamamagitan ng mga diskarte sa pag-record
ang mga dokumento ay: simple, verbatim at naka-encrypt.
Sa pamamagitan ng mga aktibidad
Ang mga dokumento ay nahahati sa organisasyon, administratibo at impormasyon at sanggunian.
Sa pamamagitan ng antas ng obligasyon
makilala ang direktiba at informative. Ang mga dokumento ng patakaran ay mga dokumento na ibinibigay ng mga awtoridad at gumaganap ng isang function ng pamamahala. Ang mga dokumentong nagbibigay-kaalaman ay kinabibilangan ng mga dokumento ng kasalukuyang kalikasan.
3. Ibigay ang konsepto ng "form", mga uri ng mga form, ang kanilang layunin, ang komposisyon ng mga detalye.
Blangkong dokumento- isang karaniwang sheet ng papel na may mga detalye na muling ginawa dito, na naglalaman ng patuloy na impormasyon, at isang lugar na nakalaan para sa isang variable. Ang paggamit ng mga form ay binabawasan ang gastos ng paghahanda ng isang dokumento, binabawasan ang bilang ng mga pagkakamali sa paghahanda at pagpapatupad nito, at ginagawang posible upang makamit ang pag-iisa ng mga form ng dokumento. Bilang karagdagan, ang paggamit ng mga form ay nagpapadali sa pang-unawa ng dokumento, nagpapabuti sa hitsura nito. Ang isang maayos na naisakatuparan na form ay ang tanda ng organisasyon.
Ang mga kinakailangan para sa pagbuo, paggamit at pag-iimbak ng mga form ng dokumento ay binuo sa mga sumusunod na regulasyon:
STB 6.38-2004" Mga unipormeng anyo dokumentasyon. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon";
"Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga katawan ng estado at mga organisasyon ng Republika ng Belarus";
Dekreto ng Pangulo ng Republika ng Belarus na may petsang Hunyo 28, 2000 No. 357 "Sa pag-streamline ng paggawa at paggamit ng mga form ng dokumento na naglalarawan sa Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus";
Dekreto ng Konseho ng mga Ministro ng Republika ng Belarus na may petsang Hulyo 31, 2000 No. 1172 "Sa pag-apruba ng regulasyon sa pamamaraan para sa paggawa at paggamit ng mga form ng dokumento na may imahe ng State Emblem ng Republika ng Belarus at mga susog sa Dekreto ng Gabinete ng mga Ministro ng Republika ng Belarus na may petsang Agosto 7, 1995 Blg. 424”.
Ang mga pangkalahatang kinakailangan para sa mga form ay binuo sa STB 6.38-2004. Ang pamantayan ay nagtatatag ng magkakatulad na mga panuntunan para sa paghahanda ng ORD, pati na rin ang mga form na ginamit sa kanilang pagpapatupad.
Ang mga anyo ng mga dokumento ay ginawa sa A4 (210x297 mm) at A5 (148x210 mm) na mga format. Ang paggawa ng huli ay inirerekomenda upang makatipid ng papel. Ginagamit ang mga ito sa paghahanda ng maliliit na dokumento, tulad ng mga cover letter.
Ang form ay dapat may mga margin: kaliwa - 30 mm, kanan - 8-10 mm, itaas at ibaba - 20 mm, habang ang paglalagay ng mga margin o ang kanilang mga paghihigpit na marka sa form ay opsyonal.
Itinatag ng STB 6.38-2004 ang mga sumusunod na uri ng mga form ng ORD: form para sa mga titik at pangkalahatang anyo. Ang unang anyo ay ginagamit lamang para sa pagsulat ng mga titik, anuman ang uri ng mga ito. Samakatuwid, hindi na kailangang ipahiwatig ang pangalan ng uri ng dokumento dito. Sa letterhead sa halip na ang kinakailangang "Pangalan ng uri ng dokumento" mayroon silang mga kinakailangang "postal address ng nagpadala" at "data ng komersyal at komunikasyon", at sa halip na ang kinakailangang "lugar ng paghahanda o paglalathala ng dokumento" mayroon silang kinakailangang "sanggunian sa petsa at numero papasok na dokumento". Sa pangkalahatang mga form, ang mga administratibong dokumento ng organisasyon (mga order, order, resolusyon), pati na rin ang organisasyon (mga regulasyon, mga tagubilin) at sanggunian at impormasyon (mga gawa, protocol, sertipiko, memorandum, atbp.) ay iginuhit. Ito ay pinapayagan na gumawa sa batayan karaniwang anyo mga espesyal na form para sa isang partikular na uri ng dokumento, halimbawa, isang form para sa mga order, isang form para sa mga protocol. Ayon sa Model Instructions for Paperwork, ang paggawa ng mga espesyal na form para sa mga uri ng mga dokumento ay itinuturing na angkop kung higit sa 200 mga naturang dokumento ang nilikha sa organisasyon bawat taon.
Kapag naghahanda ng isang form para sa mga liham, ang mga sumusunod na detalye ay ginagamit:
mailing address ng nagpadala;
komunikasyon at komersyal na data;
paghihigpit na mga marka ng mga detalyeng "Petsa", "Indeks ng pagpaparehistro", "Sanggunian sa index ng pagpaparehistro at petsa ng papasok na dokumento" at "marka ng kontrol".
Sa pangkalahatang anyo, ipahiwatig ang:
- Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus
sagisag o trademark(marka ng serbisyo) para sa mga organisasyon ng hindi estado na anyo ng pagmamay-ari;
code ng organisasyon ayon sa OKOGU (OKRB 004-2001 "Mga awtoridad ng estado at mga katawan ng administrasyon" para sa mga awtoridad at pangangasiwa ng estado) at OKL (OKRB 018-2003 "Mga legal na entidad at negosyante");
pangalan ng parent organization;
buo at pinaikling pangalan ng organisasyon;
Pangalan yunit ng istruktura;
lugar ng compilation o publication ng dokumento;
paghihigpit na mga marka at linya para sa mga detalyeng "code ng dokumento ayon sa OKUD", "petsa", "index ng pagpaparehistro", "marka ng kontrol".
Ang mga form ng mga dokumento ay maaaring i-print sa printing house, at kapag gumagamit ng PC, ang form ay maaaring ipasok sa memorya ng computer at awtomatikong i-output kapag ang dokumento ay nai-print. Gayunpaman, gaano man ginawa ang form, dapat itong i-print sa puting papel.
Para sa produksyon ng mga anyo ng mga institusyon sa isang typographical na paraan, ito ay kinakailangan upang gumuhit ng isang layout (pagguhit) ng form, na kung saan ay binuo sa batayan ng isang structural grid. Ang pagguhit ay dapat gawin sa tinta sa sukat na 1:1 alinsunod sa mga sukat na tinukoy sa STB 6.38-2004, at dapat itong tumpak na kumakatawan sa hinaharap na anyo ng dokumento. Ang pagguhit ay dapat ipakita:
- pormat ng form;
laki ng patlang;
ang lugar ng bawat prop.
Ang isang paliwanag na tala ay nakakabit sa pagguhit, na nagpapahiwatig ng uri at kulay ng papel, ang kulay ng tinta sa pag-print, ang pangalan ng font, ang laki ng mga pin (para sa isang hanay ng mga detalye), ang listahan ng mga detalye na maaaring i-print.
Sa paggawa ng mga form, dapat gamitin ang mga typographic font sa mga sukat mula 6 hanggang 16 literal, ordinaryo at mga typeface ng pahayagan. Pinapayagan na i-highlight ang pangalan ng institusyon sa isang hand-drawn font mula 6 hanggang 24 pt. Dapat itong isipin na sa loob ng parehong anyo, ang mga font na ginamit ay hindi dapat magkaiba nang malaki sa laki.
Kapag naghahanda ng mga form sa isang typographical na paraan o gumagamit ng isang PC, ang mga detalye ay palaging iginuhit sa isang sentrik na paraan.
Tinutukoy ng STB 6.38-2004 ang mga pangkalahatang kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga form ng dokumento. Upang i-streamline ang paggawa at paggamit ng mga form ng dokumento na may larawan ng State Emblem ng Republika ng Belarus, inilabas ang Presidential Decree No. 357 ng Hunyo 28, 2000 (simula dito ang Presidential Decree).
Sa pamamagitan ng Dekreto ng Pangulo, ang karapatang maglagay ng imahe ng Emblem ng Estado sa mga anyo ng mga dokumento ay ibinibigay lamang sa mga katawan ng estado at iba pang mga organisasyon ng estado. Alinsunod sa Mga Regulasyon sa Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus, na inaprubahan ng Dekreto ng Pangulo ng Republika ng Belarus na may petsang Hunyo 7, 1995 No. 213, ang pagpaparami ng State Emblem sa anyo ng mga dokumento ay sapilitan para sa mga organisasyong ito. Kasabay nito, ang imahe ng State Emblem ng Republika ng Belarus ay dapat ilagay ng mga katawan ng estado at iba pang mga organisasyon ng estado kapwa sa mga letterhead at sa pangkalahatang mga form, pati na rin sa mga form ng isang tiyak na uri ng dokumento.
Sa pamamagitan ng Dekreto ng Pangulo, ang mga halimbawa ng mga opisyal na porma ay naaprubahan:
- para sa lahat ng uri ng ORD sa mga wikang Belarusian at Russian na may paayon na pag-aayos ng mga detalye;
- para sa mga titik sa Belarusian at Russian na mga wika na may paayon na pag-aayos ng mga detalye.
Ang lahat ng mga form ng selyo alinsunod sa mga naaprubahang sample ay iginuhit sa mga wikang Belarusian at Russian.
Ang opsyon sa sulok ay hindi pinapayagan. Ang Dekreto ng Pangulo ay nag-aatas na tiyakin ang mahigpit na pagsunod sa mga kilos ng batas ng Republika ng Belarus na kumokontrol sa pamamaraan para sa pag-iipon at pag-isyu ng isang warrant.
Ipinagbabawal ng Dekreto ng Pangulo ang paggawa at paggamit ng mga opisyal na porma na may larawan ng Sagisag ng Estado ng Republika ng Belarus ng mga pinuno at iba pang mga opisyal ng mga katawan ng estado at iba pang mga organisasyon ng estado. Ang STB 6.38-2004 ay hindi nagbibigay ng mga detalye tulad ng "Indikasyon ng posisyon ng taong nag-isyu ng dokumento."
Ang karapatang ilagay ang imahe ng State Emblem ng Republika ng Belarus sa mga anyo ng mga dokumento ng iba pang mga organisasyon, maliban sa mga nabanggit sa itaas, pati na rin ang mga opisyal na anyo ng mga dokumento ng mga tagapamahala, iba pang mga opisyal mga ahensya ng gobyerno at iba pang mga organisasyon ay maaaring ibigay ng Pangulo ng Republika ng Belarus o sa paraang inireseta niya. Kasalukuyang walang nakatakdang order.
Mga organisasyon ng estado na anyo ng pagmamay-ari, ang mga hindi gumagamit ng imahe ng State Emblem bilang katangian ng form kapag naghahanda ng form ng mga dokumento ay ginagabayan ng mga kinakailangan ng 6.38-2004. Kasabay nito, ang mga letterhead ay dapat gawin sa dalawang wika.(ang kaukulang desisyon ay ginawa Korteng konstitusyunal RB noong Abril 2000). Ang mga pangkalahatang porma at mga espesyal na porma para sa mga partikular na uri ng mga dokumento ay maaaring gawin sa isa sa mga wika ng estado. Ang mga detalye ng lahat ng uri ng mga anyo ay maaaring isaayos pareho sa isang angular at longitudinal na paraan. Gayunpaman, dapat tandaan na ang STB 6.38-2004 ay nagrerekomenda ng paglalagay ng mga detalye ng isang form na iginuhit sa dalawang wika sa isang longhitudinal na paraan.
Alinsunod sa Dekreto ng Pangulo, ang Resolusyon ng Konseho ng mga Ministro na may petsang Hulyo 31, 2000 Hindi.
Alinsunod sa Regulasyon na ito, ang mga form na mayroong State Emblem ng Republika ng Belarus bilang prop ay dapat gawin nang eksklusibo sa pamamagitan ng pag-print. Ang paggamit ng mga photocopy ng naturang mga form kapag gumagawa ng mga dokumento ay hindi pinapayagan.
Ang mga porma ng selyo ay napapailalim sa mandatoryong pagpaparehistro. Para sa layuning ito, ang mga serial number ng accounting ay nakakabit sa mga form sa isang typographical na paraan o ng isang numerator. Ang mga numerong ito ay pinapayagang ilagay sa ibabang kaliwang margin. gilid sa harap o sa likod ng form. Ang pinaka-makatuwirang paraan ay tila ang pag-aayos ng mga serial number sa likod, dahil pinapayagan ka nitong gamitin ang libreng puwang sa harap na bahagi para sa paglalagay ng iba't ibang mga opisyal na marka (stamp ng pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento, mga marka sa pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa kaso).
Ang pagpaparehistro ng mga form ng selyo sa kanilang pagtanggap ng organisasyon ay isinasagawa nang hiwalay ayon sa uri sa form ng pagpaparehistro (card o journal) ayon sa mga sumusunod na detalye:
pangalan ng form ng selyo (pangkalahatan, form para sa mga titik, form para sa isang tiyak na uri ng dokumento);
petsa ng pagtanggap, petsa, index ng kasamang dokumento, organisasyon-supplier ng mga form (ipahiwatig ang petsa at numero ng liham ng kumpanya sa pag-print na gumawa ng mga form, ang pangalan nito);
bilang ng mga natanggap na kopya, serye at bilang ng mga naselyohang form, pangalan ng istrukturang yunit ng katawan ng estado (organisasyon), mga inisyal, apelyido ng opisyal na tatanggap ng mga naselyohang form, resibo para sa resibo, mga marka ng pagkawasak.
Ang taong personal na responsable para sa accounting, paggamit at pag-iimbak ng mga naselyohang anyo ng mga dokumento ay hinirang sa pamamagitan ng utos (pagtuturo) ng pinuno. Nag-isyu ito ng mga form ng selyo nang direkta sa mga istrukturang yunit (mga tagapagpatupad).
Ang taong responsable sa pagtatala, paggamit at pag-iimbak ng mga naselyohang form ay nagpapanatili ng isa pang form ng pagpaparehistro (magazine o card) para sa pag-isyu ng mga form na ito sa mga direktang tagapagpatupad. Inaayos nito:
pangalan ng uri ng mga ibinigay na form (pangkalahatan, form para sa mga titik, form para sa isang tiyak na uri ng dokumento);
ang tatanggap ng mga form (pangalan ng structural unit o contractor);
posisyon, apelyido o inisyal ng taong nakatanggap ng mga form;
bilang ng kopya;
petsa ng pagtanggap;
resibo para sa resibo;
mga numero at serye ng mga natanggap na form;
marka ng pagkawasak.
Sa isang organisasyong may maliit na dami ng daloy ng trabaho, pinapayagang magpanatili ng isang form ng pagpaparehistro para sa pagtanggap at pag-isyu ng mga form ng selyo.
Kapag nagrerehistro ng mga papalabas na dokumento na inihanda sa mga naselyohang form, ipinapayong ipasok ang hanay na "Serye at numero ng form" sa naaangkop na form ng pagpaparehistro.
Ang mga form na may imahe ng State Emblem ng Republika ng Belarus ay nawasak ayon sa kilos na may marka sa journal (card).
Upang gawin ito, sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno, ang isang komisyon ay hinirang, na hindi bababa sa isang beses sa isang taon ay sumusuri sa pagkakaroon, paggamit at pag-iimbak ng mga form, na nabanggit sa form ng pagpaparehistro pagkatapos ng huling entry.
Kung ang isang dokumentong inisyu sa isang letterhead ay inilaan para sa pamamahagi, maaari itong kopyahin sa pamamagitan ng operational printing. Bilang karagdagan, ang bawat kopya ng ipinadalang dokumento ay pinatunayan ng isang selyo. Ang index ng pamamahagi ay naka-imbak sa file kasama ang orihinal na dokumento o isang kopya ng liham sa pag-mail.
Ang mga anyo ng mga dokumento na may larawan ng Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus ay dapat na naka-imbak sa mga organisasyon at ligtas na naka-lock at naka-sealed na mga cabinet (safe).
4. Palawakin ang konsepto ng "mga detalye ng dokumento". Ilarawan ang mga fixed at variable na detalye, mandatory at karagdagang mga detalye, mapagpapalit na mga detalye.
Props
ay isang mandatoryong elemento ng impormasyon ng isang opisyal na dokumento. Ang iba't ibang mga dokumento ay binubuo ng ibang hanay ng mga detalye. Ang bilang ng mga detalye na bumubuo sa mga dokumento ay tinutukoy ng kanilang uri, layunin, at iba pang mga kadahilanan. Ang komposisyon ng mga detalye ng ilang uri ng mga dokumento na inisyu ng mga awtoridad ng estado at pangangasiwa ng estado (halimbawa, mga pasaporte, aklat ng trabaho, diploma, sertipiko ng kapanganakan), ay itinatag sa pambatasan at regulasyon na mga aksyon.
Tulad ng nabanggit kanina, ang isang hanay ng mga detalye ng isang opisyal na nakasulat na dokumento, na nakaayos sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod, ay tinatawag form ng dokumento
. 32 requisites ay itinakda ng sample form. Ang komposisyong ito ang mga pagbabago ay naayos sa STB 6.38-2004.
1 - Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus;
2 - sagisag ng organisasyon o trademark;
3 - code ng organisasyon ayon sa OKOGU o OKULP;
4 - code ng dokumento ayon sa OKUD;
5 - pangalan. mas mataas na organisasyon;
6 - pangalan. org-tion;
7 - pangalan. struct. mga dibisyon;
8 – postal address ng nagpadala;
9 - komunikasyon (telegraph address, telepono, fax, teletype, telex, e-mail) at komersyal na data (account number, pangalan ng bangko);
10 - pangalan ng uri ng dokumento;
11 - petsa;
12 - index ng pagpaparehistro;
13 - sanggunian sa index ng pagpaparehistro at ang petsa ng papasok na dokumento;
14 - lugar ng compilation o publication ng dokumento;
15 - bar para sa paghihigpit sa pag-access sa pantalan;
16 - addressee;
17 - selyo ng pag-apruba;
18 - resolusyon;
19 - pamagat sa teksto;
20 - marka ng kontrol;
21 - teksto;
22 - isang marka sa pagkakaroon ng aplikasyon;
23 - lagda;
24 - leeg ng aplikasyon;
25 - selyo ng pag-apruba;
26 - visa;
27 - pag-print;
28 - ang pangalan ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono;
29 - isang marka sa sertipikasyon ng isang kopya;
30 - isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa kaso;
31 - marka ng pagpasok (stamp ng pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento);
32 - isang marka sa paglipat ng data sa isang carrier ng makina;
Ang mga detalye ay nagpapakilala sa dokumento. Ang layunin ng mga detalye ay hindi maliwanag. Ang ilang mga detalye ay nagdadala ng impormasyon tungkol sa dokumento, bilang mga mandatoryong katangian nito (pirma, petsa, numero). Ang ilang mga detalye ay nagpapakilala sa mga phenomena na inilarawan sa dokumento.
Mga detalye na nagpapakilala sa mismong dokumento, ang lugar na sinasakop ng dokumento sa espasyo at oras. Kaya't ang mga detalye ng pangalan ng organisasyon, addressee, resolusyon, selyo ng pag-apruba, komunikasyon at komersyal na data, postal address ay nagpapahiwatig ng posisyon ng dokumento sa espasyo, ang heograpikal na lokasyon nito, hierarchical na posisyon, ipahiwatig ang landas na naipasa na ng dokumento o kung saan ito pupunta.
Ang posisyon ng dokumento sa oras ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga detalye tulad ng petsa. Ipinapakita nito kung saang punto ginawa ang dokumento. Ang petsa ay sinamahan ng iba pang mga detalye, i.e. ang mga ito ay may petsang: stamp of approval, approval, visa, mark of execution, direksyon sa kaso, resolution, mark of admission. Ang petsa ay isa sa mga pangunahing kinakailangan, dahil binibigyan nito ang dokumento ng legal na puwersa.
Ang layunin ng dokumento ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga detalye tulad ng uri ng dokumento, pamagat ng teksto, resolusyon, teksto, mga code para sa OKUD at OKOGU at OKULP.
Ang mga kinakailangang marka ng sertipikasyon ng kopya, lagda, selyo ng pag-apruba, selyo ay nagpapatunay sa pagiging tunay ng dokumento.
Maaaring mag-ulat ang mga detalye tungkol sa dokumento at ilang impormasyon tungkol sa dokumento. Ang marka sa pagkakaroon ng isang aplikasyon ay nagpapahiwatig na ang dokumentong ito ay alinman sa wala ng lahat ng kinakailangang pagkakumpleto ng impormasyon at dapat pag-aralan kasama ng iba pang mga dokumento na nakalakip dito.
Ang pagkakaroon ng katangiang "teksto" ay nagpapahiwatig na pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang napaka-tiyak na dokumento, na isang paraan ng pagpapadala at pag-iimbak ng impormasyon.
Ang mga requisite na ginamit sa pagpapatupad ng ORD ay pare-pareho, variable at mutually exclusive (substitute).
SA permanente
posibleng isama ang mga naturang detalye na patuloy na naroroon sa dokumento sa isang hindi nagbabagong halaga at kung saan, samakatuwid, ay maaaring ilapat nang maaga sa letterhead ng organisasyon. Ito ang mga detalye tulad ng:
Emblem ng Estado ng Republika ng Belarus (kung ang organisasyon ay may karapatang ilarawan ang coat of arms sa letterhead nito), sagisag ng organisasyon o trademark (kung mayroon man),
pangalan organisasyon,
komunikasyon (telegraphic address, telepono, fax, teletype, telex, e-mail) at komersyal na data (account number, pangalan ng bangko),
code ng organisasyon para sa OKOGU at OKULP,
code ng dokumento ayon sa OKUD.
Kapag binago ang mga detalyeng ito, gumagawa ng mga bagong anyo.
yun. masasabi nating ang mga permanenteng detalye ay mga detalyeng inilapat sa paggawa ng pinag-isang anyo ng isang dokumento o form.
SA mga variable
ilalapat ang mga kinakailangan, na depende sa mga partikular na pangyayari. Halimbawa, ang attribute na "date" ay depende sa kung kailan nilikha ang dokumento, ang attribute na "text" - sa kung ano ang sasabihin sa dokumento, i.e. ang nilalaman ng isyu na sakop sa dokumento. Sa madaling salita, ang mga variable na detalye ay ang mga detalye na inilalapat kapag nag-compile ng isang dokumento.
Kaya, ang halaga ng mga variable na detalye ay palaging magkakaiba, depende sa mga pangyayari ng paghahanda at ang uri ng dokumento, ngunit ang kanilang lokasyon sa dokumento at ang mga patakaran para sa kanilang pagpapatupad ay nananatiling hindi nagbabago.
Parehong eksklusibo (mapagpapalit)
ang mga kinakailangan ay mga kinakailangan kung saan ang parehong lugar ay inilaan sa Layout Key. Hindi sila nangyayari sa parehong dokumento. Kabilang sa mga props na ito ang:
postal address ng nagpadala at ang pangalan ng uri ng dokumento;
addressee at selyo ng pag-apruba;
reference sa petsa at numero ng papasok na dokumento at ang lugar ng compilation o publication ng dokumento.
Ang mga detalye ay maaari ding hatiin sa mandatory at opsyonal.
Sapilitan
Tinitiyak ng mga detalye ang legal na puwersa ng dokumento at laging naroroon ang mga ito sa anumang uri ng ORD. Kabilang dito ang:
pangalan org-tion;
petsa;
index ng dokumento;
pamagat ng teksto;
teksto;
lagda;
selyo.
Dagdag ang mga detalye ay maaaring wala sa lahat ng uri ng mga dokumento (halimbawa, isang emblem, isang control mark). Ang mga karagdagang detalye ay maaaring makilala ang mga yugto ng pagproseso ng dokumento (halimbawa, isang marka ng resibo, isang resolusyon, ang pangalan ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono, isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa kaso). Ang kawalan ng karagdagang mga detalye sa dokumento ay hindi makakaapekto sa legal na puwersa ng dokumento.
5. Ilarawan ang pamamaraan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga administratibong dokumento na pinagtibay batay sa collegiality at magkasanib na mga dokumentong administratibo.
mga dokumentong pang-administratibo.
mga resolusyon,
mga order,
mga solusyon,
direksyon,
mga order.
legal na kilos
Sa ilang mga sitwasyon sa pamamahala, kinakailangan na mag-isyu ng magkasanib na dokumentong administratibo ng dalawa o higit pang mga organisasyon. Kung ang mga organisasyong ito ay may karapatang mag-isyu ng parehong uri ng administratibong dokumento, kung gayon ang magkasanib na dokumento ay ibinibigay sa anyo ng ganitong uri. Kung ang mga organisasyon ay naglalabas ng iba't ibang uri ng mga dokumentong pang-administratibo, kung gayon ang isang magkasanib na dokumentong pang-administratibo ay ibinibigay sa anyo ng isang magkasanib na desisyon.
pag-aaral ng kakanyahan ng isyu;
Ang unang yugto sa pagbuo ng isang draft na dokumento ng regulasyon ay ang kahulugan ng hanay ng mga isyu na makikita dito. Nangangailangan ito ng koleksyon ng kinakailangang impormasyon sa mga merito ng isyung pinag-iisipan. Pagkatapos lamang nito, maaari mong simulan ang pag-draft ng isang administratibong dokumento.
Ang mga draft na administratibong dokumento na pinagtibay ng mga collegiate body ay tinatalakay at pinagtibay sa mga pagpupulong. Sa kurso ng talakayan, ang mga karagdagan at pagbabago ay maaaring gawin sa kanila. Ang mga pinal na draft na dokumento ay isinumite para sa pag-apruba sa susunod na pagpupulong.
Ang isang administratibong dokumento ay ibinibigay sa isang karaniwang anyo ng A4 na format. Ang ganitong uri ng administratibong dokumento, tulad ng isang desisyon, ay pinapayagang gawin hindi sa isang form.
- pangalan ng Kumpanya;
- pangalan ng uri ng dokumento;
- petsa;
- index ng dokumento;
- lugar ng compilation o publikasyon ng dokumento;
- pamagat;
- teksto;
- mga visa;
- lagda.
Ang pamagat ng dokumentong pang-administratibo ay nagsisimula sa pang-ukol na "O" ("Sa") at nabuo sa tulong ng isang pandiwang pangngalan ("Sa appointment ..", "Sa pagpapaalis ... "Sa pagpapakilala .. .", "Sa probisyon ng ...") o isang pangngalan, na nagpapahiwatig na , dahil sa kung saan ito ay nai-publish ("Sa mga panukala ...", "sa mga resulta ...").
Ang teksto ng administratibong dokumento ay kadalasang binubuo ng dalawang magkakaugnay na bahagi - pagtiyak at administratibo.
Pahayag ay isang panimula sa nilalaman ng isyu at ito ay nagpapahiwatig ng dahilan para sa paglabas ng dokumento, anumang mga katotohanan ay maaaring ilista o isang pagtatasa ay ibinigay. Ang bahaging ito ng teksto ay nagsisimula sa mga salitang: "Upang ...", "Sa pagsunod sa ...".
Kadalasan, sa tinitiyak na bahagi, ang muling pagsasalaysay ng kilos ng isang mas mataas na katawan ay ibinibigay, alinsunod sa kung saan ang administratibong dokumentong ito ay inilabas. Sa kasong ito, ang uri ng gawa, may-akda, petsa at numero ng dokumento at ang buong pamagat ay ipinahiwatig. Kung hindi na kailangang magbigay ng mga paglilinaw, kung gayon ang tiyak na bahagi ay maaaring wala.
Pinadala ang pangunahing pasanin administratibong bahagi, na laging nakasaad sa isang imperative na anyo. Ang command na bahagi ng teksto ay nagsisimula sa command word, na naka-print sa malalaking titik mula sa zero na posisyon ng tab stop sa isang hiwalay na linya upang ito ay namumukod-tangi mula sa pangkalahatang teksto. Ang salitang utos ay sinusundan ng isang tutuldok. Ang teksto ng administratibong dokumento ay nakasaad sa unang tao na isahan. h. (dokumentong pinagtibay nang unilateral) o mula sa isang third party na unit. h. (dokumentong inilabas ng katawan ng kolehiyo).
Pagkatapos ng command word, mula sa isang bagong linya, mula sa unang posisyon ng tabulator, ang teksto ng operative na bahagi ay iginuhit. Ang mga salita ng bahaging ito ng teksto ay dapat na malinaw at maigsi. Ang mga pahayag na may iba't ibang interpretasyon ay hindi pinapayagan. Hindi ka dapat gumamit ng mga hindi partikular na expression ("pagbutihin", "dagdagan", "palakasin", atbp.).
Bilang isang tuntunin, ang administratibong bahagi ng teksto ay nahahati sa mga talata. Ang bawat item ay binibilang sa Arabic numeral, na naka-print mula sa unang tab stop at binuo ayon sa scheme:
tagapagpatupad(posisyon, buong pangalan, structural subdivision sa Danish na kaso) - aksyon – panahon ng pagpapatupad.
1. Sa pinuno ng departamento ng tauhan ng ODO "Pramen" Ivanov I.I. iskedyul ng bakasyon ng empleyado.
Deadline - 01.02.2007.
Ang deadline ay dapat na totoo, tumutugma sa saklaw ng iminungkahing gawain. Kasabay nito, ang oras ng pagdadala ng impormasyon sa mga partikular na tagapalabas ay dapat isaalang-alang.
Ang dokumentong administratibo ay maaaring magkaroon ng isang karaniwang termino para sa lahat ng mga gumaganap (kung mayroong ilan). Gayunpaman, kadalasan ang deadline ay nakatakda para sa bawat gawain nang hiwalay.
Sa dulo ng teksto ng administratibong dokumento, ang isang listahan ng mga dokumento na naging hindi wasto o nagbago na may kaugnayan sa paglalathala ng batas na ito ay maaaring ilagay. Sa kasong ito, dapat gamitin ang isang matatag na turnover: "Isaalang-alang ang hindi wasto ... mula sa ... Hindi. ...".
Ang huling item sa mga administratibong dokumento ay karaniwang nagpapahiwatig ng taong pinagkatiwalaan ng kontrol sa kanilang pagpapatupad. Kung ang taong ito ay hindi ipinahiwatig, pagkatapos ay itinuturing na ang kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ay isinasagawa ng ulo mismo:
5. Upang magpataw ng kontrol sa pagpapatupad ng kautusan sa ....
Ang mga dokumentong pang-regulasyon ay maaaring may mga kalakip, ang mga sanggunian na ibinigay sa teksto, gayunpaman, ang mga props na "Abiso ng pagkakaroon ng isang kalakip" ay hindi inilabas.
Ang item ay hindi dapat isama sa administratibong dokumento: "Ang utos na dalhin sa pansin ...". Ang mga departamento at opisyal kung saan ang atensyon ay dinala sa dokumento ay nakalista sa mailing list na nakalakip sa draft na dokumento.
Ang probisyong ito ay hindi nalalapat kung kinakailangan upang maging pamilyar sa lahat ng empleyado ng organisasyon ang mga nilalaman ng dokumento. Sa kasong ito, ang sugnay na: "Order to bring to the attention of all employees" is mandatory.
Dekreto ay isang legal na batas na pinagtibay ng sama-sama ng mga katawan kapangyarihan ng estado at pamamahala. Sa Republika ng Belarus, ang mga resolusyon ay inilabas ng Konseho ng mga Ministro, mga silid ng Pambansang Asembleya ng Republika ng Belarus, mga ministeryo, mga departamento, mga presidium ng mga korte at iba pang mga katawan ng pamamahala ng kolehiyo (mga komite, komisyon).
Ang mga resolusyon ay iginuhit alinsunod sa STB 6.38-2004, legal na batayan para sa kanilang paglalathala ay maaaring mayroong mga batas ng Republika ng Belarus at iba pang mga regulasyong ligal na kilos o ang pangangailangan na magsagawa ng kanilang sariling mga aktibidad sa ehekutibo o administratibo, pati na rin ang pangangailangan para sa ligal na regulasyon ng gawain ng kanilang sariling kagamitan sa pamamahala (sa kaganapan na ang mga desisyon ay inilabas sa inisyatiba ng organisasyon).
Ang mga detalye ng order ay kinabibilangan ng:
- mga detalye ng pangkalahatang anyo (pangalan ng uri ng dokumentong PASTANOV at RESOLUTION).
- pamagat sa teksto;
- teksto;
- lagda;
- mga visa;
- petsa;
- index.
Ang teksto ng resolusyon ay binubuo ng dalawang bahagi: pagtiyak at administratibo. Ang nagsasaad na bahagi ay maaaring minsan ay nawawala.
Ang administratibong bahagi ay nagsisimula sa salitang administratibong NAGPAPASYA: bago kung saan ipinahiwatig ang pangalan ng collegial body.
Ang administratibong bahagi ay binuo sa mga punto, sa bawat isa kung saan ang pagkakasunud-sunod ay ipinahiwatig, ang tagapalabas ay pinangalanan, at ang mga deadline ay ipinahiwatig. Maaaring aprubahan ng resolusyon ang iba pang mga dokumento, bilang panuntunan, mga dokumentong pang-organisasyon. Ang isang tala sa pagkakaroon ng naturang mga aplikasyon ay dapat ibigay sa teksto, sa talata kung saan naaprubahan ang dokumento, kaagad pagkatapos ng talata.
1. Aprubahan ang Mga Regulasyon sa pamamaraan para sa pagpapatunay ng mga empleyado ng pedagogical at executive ng mga institusyong pang-edukasyon ng estado (Appendix 1).
Kung ang isang dokumento ay naaprubahan, ang teksto ng talata ay magiging ganito:
1. Aprubahan ang kalakip na Mga Regulasyon sa...
Ang kalakip na dokumento ay minarkahan
Annex 1
sa Dekreto
Council ng Ministers
may petsang 00.00.0000 No. 00
Ang desisyon ng katawan ng lehislatibo at kapangyarihang tagapagpaganap ulo ng katawan ng kolehiyo. Mga desisyon ng kolehiyo ng ministeryo, ang lupong tagapamahala pampublikong organisasyon kadalasan mayroon silang dalawang pirma - ang pinuno ng collegial body at ang executive secretary.
Ang mga resolusyon ng Konseho ng mga Ministro ay magkakabisa lamang pagkatapos ng kanilang pagpaparehistro at opisyal na publikasyon.
Ang petsa ng desisyon ay ang petsa ng pagpupulong ng collegiate body.
Ang numero ay serial number mula sa simula ng taon ng negosyo.
Solusyon- isang ligal na kilos na pinagtibay ng sama-sama ng mga ehekutibo at administratibong katawan, gayundin ng mga collegial na katawan na may mga tungkulin sa pagpapayo. Ang mga desisyon ay maaaring ilabas ng mga ministri, departamento, akademikong konseho, pampublikong organisasyon.
Ito ay inisyu sa karaniwang anyo ng A4 na format.
Ang mga elemento ng desisyon ay kinabibilangan ng:
- mga detalye ng pangkalahatang anyo (ang pangalan ng uri ng dokumentong RASHENNE at DESISYON).
- pamagat sa teksto;
- teksto;
- lagda;
- mga visa;
- petsa;
- index.
Ang teksto ng desisyon ay binubuo ng dalawang bahagi: pagtiyak at administratibo. Ang nagsasaad na bahagi ay maaaring minsan ay nawawala.
Ang administratibong bahagi ay nagsisimula sa command word na RESOLVED: (RESOLVED:, RESOLVED:), bago ipahiwatig ang pangalan ng collegial body.
Kung kinakailangan, ang desisyon ay inendorso ng pinuno ng departamento na naghanda ng draft na desisyon, legal na tagapayo, mga opisyal na responsable para sa pagpapatupad nito.
Ang desisyon ay nilagdaan ng pinuno ng collegiate body at ng responsableng kalihim.
Ang numero ng desisyon ay ang serial number mula sa simula ng taon ng negosyo, at ang petsa ay ang petsa ng pagpupulong ng collegial body.
Pinagtibay ang magkasanib na mga aksyon ng mga awtoridad at administrasyon ng estado sa anyo ng mga resolusyon. Pinagsamang mga aksyon ng mga lokal na Konseho ng mga Deputies, ehekutibo at administratibong katawan ay pinagtibay sa anyo ng mga desisyon. Ang magkasanib na mga dokumentong pang-administratibo ng iba pang mga organisasyon na nag-isyu (pagtanggap) ng parehong mga uri ng mga dokumento (mga order, mga resolusyon, atbp.) ay inilabas (pinagtibay) sa naaangkop na anyo. Ang magkasanib na mga dokumentong pang-administratibo ng mga organisasyong naglalabas ng iba't ibang uri ng mga dokumento ay pinagtibay sa anyo ng isang desisyon na may legal na puwersa ng isang dokumentong pang-administratibo para sa bawat organisasyon na nagpatibay ng dokumentong ito.
Ang mga desisyon ay bumubuo rin ng magkasanib na mga dokumentong pang-administratibo na pinagtibay ng dalawa o higit pang mga organisasyon na naglalabas ng iba't ibang uri ng mga dokumentong pang-administratibo.
Ang mga pinagsamang desisyon ay iginuhit sa isang blangkong papel. Ang heading ay naglalaman ng mga pangalan ng lahat ng organisasyong naglalathala ng dokumentong ito.
Ang bilang ng desisyon ay serial mula sa simula ng taon ng negosyo, ang mga bilang ng mga organisasyon ay pinaghihiwalay ng isang slash: 35/98/40.
Ang petsa ng pinagsamang dokumento ay ang petsa ng pulong.
Ang teksto ng pinagsamang desisyon ay nakasaad sa unang panauhan na maramihan. numero.
Ang mga lagda ay matatagpuan sa parehong antas, sa ibaba ng teksto sa ilalim ng pangalan ng organisasyon.
6. Ilarawan ang pamamaraan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumentong pang-administratibo na pinagtibay batay sa pagkakaisa ng utos (mga order, mga order at mga tagubilin).
Ang pinakamahalagang papel sa pamamahala ng mga negosyo at organisasyon ay nilalaro ni mga dokumentong pang-administratibo. Ang mga ito ay naka-address sa mga subordinate na subordinate na opisyal o organisasyon. Ang pangunahing layunin ng mga dokumentong pang-administratibo ay ang regulasyon ng mga aktibidad, sa tulong kung saan ang pagpapatupad ng mga pag-andar at mga gawain na itinalaga sa samahan ay isinasagawa, anuman ang kalikasan at nilalaman ng mga aktibidad ng organisasyon, ang organisasyon at ligal na anyo nito at iba pa. mga kadahilanan.
pagiging perpekto istraktura ng organisasyon mga institusyon, nilalaman, pamamaraan at paraan ng pagsasagawa ng pangunahing aktibidad, na nagbibigay sa organisasyon ng lahat ng uri ng mga mapagkukunan ay nangyayari sa tulong ng mga dokumentong pang-administratibo. Sa tulong nila nareresolba ang lahat ng mga umuusbong na problema at sitwasyon.
Ang mga dokumentong pang-administratibo ay naglalaman ng mga legal na may awtoridad na mga tagubilin ng mga paksa ng ehekutibong kapangyarihan, ang mga addresse ay mga partikular na organisasyon, mga dibisyon ng istruktura, mga opisyal o empleyado.
Kasama sa mga dokumentong pang-administratibo ang:
mga resolusyon,
mga order,
mga solusyon,
direksyon,
mga order.
Ang lahat ng mga dokumentong ito ay mga legal na gawain. legal na kilos- isang dokumento na naglalaman ng isang subordinate na opisyal na desisyon na pinagtibay ng isang executive body o isang opisyal sa isang unilaterally authoritative na paraan at alinsunod sa itinatag na pamamaraan sa isang partikular na isyu sa loob ng kanyang kakayahan, na nakasuot sa form na itinakda ng batas at nagbubunga ng mga legal na kahihinatnan.
Sa mga tuntunin ng paggawa ng desisyon, ang mga dokumentong pang-administratibo ay nahahati sa dalawang grupo.
Sa mga kondisyon ng collegiality, ang pinakamahalaga at masalimuot na isyu ng organisasyon, industriya, atbp. ay sabay na tinatalakay. Ang desisyon, pagkatapos ay ipinahayag sa anyo ng isang administratibong dokumento, ay kinuha din nang magkasama. Sa batayan ng collegiality, ang Konseho ng mga Ministro ng Republika ng Belarus, mga komisyon ng estado at mga komite ng estado, mga kolehiyo ng mga ministri, mga departamento, mas mataas na awtoridad Pamamahala ng AO. Sa mga katawan ng pamamahala na tumatakbo batay sa collegiality, ang kanilang mga pinuno ay may karapatan na gumawa lamang ng mga desisyon sa isang medyo makitid na hanay ng mga isyu at mag-isyu ng iba pang mga uri ng mga dokumentong pang-administratibo sa loob ng kanilang kakayahan. Halimbawa, ang Konseho ng mga Ministro ng Republika ng Belarus ay naglalabas ng mga resolusyon, at ang Punong Ministro ay naglalabas ng isang utos.
Sa ilalim ng mga kondisyon ng pagkakaisa ng utos, ang karapatang gumawa ng mga desisyon sa anumang isyu ng pamamahala ay pagmamay-ari ng pinuno ng organisasyon, na nagpapataas ng kahusayan ng pamamahala at personal na responsibilidad para sa mga desisyong ginawa. Sa ilalim ng mga kondisyon ng pagkakaisa ng utos, ang mga ministri, mga katawan at mga ehekutibong awtoridad ng mga organisasyon, institusyon, negosyo, at kumpanya ay nagpapatakbo.
Sa ilang mga sitwasyon sa pamamahala, kinakailangan na mag-isyu ng magkasanib na dokumentong administratibo ng dalawa o higit pang mga organisasyon. Kung ang mga organisasyong ito ay may karapatang mag-isyu ng parehong uri ng administratibong dokumento, kung gayon ang magkasanib na dokumento ay ibinibigay sa anyo ng ganitong uri. Kung ang mga organisasyon ay naglalabas ng iba't ibang uri ng mga dokumentong pang-administratibo, kung gayon ang isang magkasanib na dokumentong pang-administratibo ay ibinibigay sa anyo ng isang magkasanib na desisyon.
Ang lahat ng mga administratibong dokumento ay dapat na mahigpit na sumunod sa batas.
Ang paghahanda ng lahat ng uri ng mga dokumentong pang-administratibo ay isinasagawa ayon sa mga katulad na patakaran. Ang mga sumusunod na yugto ng prosesong ito ay nakikilala:
pag-aaral ng kakanyahan ng isyu;
paghahanda ng isang draft na dokumento, pag-apruba at pagpirma nito. Para sa mga administratibong dokumento na inisyu ng mga katawan ng kolehiyo, isang lugar para sa talakayan at pag-aampon ng mga dokumentong ito sa isang pulong ng katawan ng kolehiyo ay idinagdag.
Maipapayo na ilarawan ang pamamaraan para sa pag-compile at pag-isyu ng mga dokumentong pang-administratibo sa isang organisasyon sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.
Ang paghahanda ng mga draft na administratibong dokumento ay maaaring ipagkatiwala sa isang yunit ng istruktura o isang opisyal. Ang pangunahing kondisyon ay ang kakayahan ng mga naghahanda ng proyekto.
Ang batayan para sa pagbuo ng isang administratibong dokumento ay maaaring ang paglalathala ng isang normatibong gawa ng mga awtoridad o administrasyon, isang utos mula sa isang mas mataas na awtoridad, o ang mga pangangailangan ng organisasyon mismo.
Ang unang yugto sa pagbuo ng isang draft na dokumento ng regulasyon ay ang kahulugan ng hanay ng mga isyu na makikita dito. Nangangailangan ito ng koleksyon ng kinakailangang impormasyon sa mga merito ng isyung pinag-iisipan. Pagkatapos lamang nito, maaari mong simulan ang pag-draft ng isang administratibong dokumento.
Una, dapat mong bumalangkas sa mga pangunahing probisyon ng dokumento, at pagkatapos ay linawin ang mga pantulong na bahagi nito, na i-coordinate ang mga ito sa pinuno at iba pang mga karampatang tao.
Ang huling yugto ng trabaho na may draft na mga dokumento ng regulasyon ay ang kanilang pag-apruba at pagpirma. Ang isang draft na dokumento ay napagkasunduan sa lahat ng interesadong institusyon, istrukturang dibisyon, mga opisyal kung saan naaangkop ang ordinansang ito. Ginagawa ang pag-apruba sa pamamagitan ng paglalagay ng kinakailangang "Visa" o "Certificate of Approval". Ito ay inendorso ng opisyal na nag-draft ng dokumento, ang mga tagapagpatupad na ipinahiwatig sa proyekto, ang opisyal na responsable para sa pagpapatupad ng administratibong dokumento sa kabuuan, ang legal na tagapayo. Ang mga dokumentong pang-administratibo, na ang pagpapatupad nito ay nangangailangan ng seguridad sa pananalapi, ay dapat na iugnay sa mga awtoridad sa pananalapi o mga serbisyo.
Ang visa ng isang legal na tagapayo ay nagsasaad ng pagsunod sa dokumento sa mga lehislatibo at regulasyong gawain.
Ang koordinasyon ay isinasagawa ng isang yunit ng istruktura o isang tao na naghanda ng isang draft na administratibong dokumento. Ang mga detalye ng "Visa" at "Variation stamp" ay nakakabit, bilang panuntunan, sa unang kopya ng proyekto. Sa kaso ng hindi pagkakasundo sa proyekto, nakasulat ang isang makatwirang konklusyon.
Ang mga draft na administratibong dokumento na pinagtibay ng mga collegiate body ay tinatalakay at pinagtibay sa mga pagpupulong. Sa kurso ng talakayan, ang mga karagdagan at pagbabago ay maaaring gawin sa kanila. Ang mga pinal na draft na dokumento ay isinumite para sa pag-apruba sa susunod na pagpupulong.
Ang mga ganap na inihandang draft na dokumento ay isinumite para lagdaan. Ang mga utos at tagubilin ay nilagdaan ng pinuno o ng kanyang kinatawan. Ang resolusyon at mga desisyon ay may dalawang lagda - ang chairman at ang kalihim (managing director) ng collegiate body. Ang unang kopya ng dokumento, na ginawa sa form, ay nilagdaan. Ang mga administratibong dokumento ay magkakabisa mula sa sandaling sila ay nilagdaan o dinala sa atensyon ng kontratista. Sa ilang mga kaso, ang petsa ng pagpasok sa puwersa at ang panahon ng bisa ng dokumento ay ipinahiwatig dito.
Ang isang administratibong dokumento ay ibinibigay sa isang karaniwang anyo ng A4 na format. Ang ganitong uri ng administratibong dokumento, tulad ng isang desisyon, ay pinapayagang gawin hindi sa isang form.
Bahagi mga kinakailangang detalye administratibong dokumento ay kinabibilangan ng:
- Eskudo ng sandata ng estado (emblem o trademark);
- pangalan ng pangunahing organisasyon;
- pangalan ng Kumpanya;
- pangalan ng uri ng dokumento;
- petsa;
- index ng dokumento;
atbp.................
Basahin din:
|
Sino ang testator at sino ang tagapagmana?
Kailan magkakabisa ang isang kalooban?
Kung hindi nag-iwan ng testamento si E. Kh. Bychkov, sino ang maaaring maging tagapagmana niya?
Isipin na ang mga tagapagmana na nagmana ng hindi gustong bahay ay hindi magkasundo kung paano ito hahatiin. Ano ang dapat nilang gawin sa kasong ito?
^ V. Mga tanong para sa pagsusuri sa sarili.
Tukuyin relasyong sibil. Ano ang ibig sabihin ng nilalaman?
Ano ang mga katangian ng mga relasyon sa batas sibil?
Ibigay ang iyong halimbawa ng isang sibil na legal na relasyon, na itinatampok ang paksa nito (mga paksa), bagay, mga batayan para sa paglitaw at nilalaman.
Ipaliwanag kung ano ang kapasidad ng sibil at kapasidad ng sibiko. Ilarawan ang iyong sarili bilang isang paksa ng sibil na legal na relasyon.
Ano ang maaaring maging bagay mga karapatan sa ari-arian? Magbigay ng halimbawa.
Anong personal karapatang moral alam mo?
Ano ang katangian ng karapatan sa intelektwal na ari-arian bukod sa iba pang karapatang sibil?
Ano ang mana? Anong mga uri ng mana ang mayroon?
Ano ang mga paraan upang protektahan ang mga karapatang sibil?
VI. Mga gawain.
Bigyang-katwiran kung alin sa mga sumusunod ang maaaring maging object ng mga relasyon sa batas sibil: a) isang naimbentong bagong uri ng makina para sa isang kotse, b) pagbalangkas ng mga dokumento sa pamamagitan ng utos ng may-ari ng kotse, c) mga tula tungkol sa isang kotse, d) isang ninakaw na kotse, e) pag-aayos ng sasakyan.
Bumili si Kochkin ng concert grand piano sa tindahan. Kinabukasan, ang asawa ni Kochkin ay pumunta sa tindahan at, tinutukoy ang katotohanan na "ang kanyang asawa ay may sakit lamang," hiniling niyang ibalik ang piano at ibalik ang pera, dahil ang piano ay tumatagal ng masyadong maraming espasyo sa apartment.
Sino ang mga paksa ng civil legal relations sa kasong ito? Ano ang nilalaman nito? Paano ba dapat magtapos ang kwentong ito?
Minsan ay sumulat si Bernard Shaw: “Kung mayroon kang mansanas at mayroon akong mansanas, at kung palitan natin ang mga mansanas na ito, ikaw at ako ay magkakaroon ng bawat mansanas. At kung mayroon kang ideya at mayroon akong ideya, at ipinagpapalit natin ang mga ideyang ito, magkakaroon ng dalawang ideya ang lahat.”
Anong mga karapatan ang pinag-uusapan natin, kung titingnan mo ang sitwasyong ito mula sa posisyon batas sibil?
VII. Mga kaisipan ng matatalino.
"Ang maling paggamit ng materyal na mga ari-arian ay kadalasang ang pinakatiyak na daan patungo sa pinakamalaking paghihirap."
D. Defoe (c. 1660-1731), manunulat na Ingles
VIII. Panghuling bahagi.
Pagsusuri ng mga tugon ng mag-aaral.
Ang sistema ng mga administratibong dokumento ay kinabibilangan ng hindi lamang mga order. Kung mas malaki at mas luma ang organisasyon, mas madalas itong gumagamit ng iba pang mga uri ng dokumentasyong administratibo: mga resolusyon, desisyon, utos, tagubilin. Isaalang-alang natin ang lahat ng mga uri ng dokumentong ito, at isaalang-alang din ang mga halimbawa ng disenyo at mga tampok ng imbakan ng bawat isa sa kanila.
ADMINISTRATIBONG DOKUMENTASYON
Hindi tulad, halimbawa, mga dokumento ng impormasyon at sanggunian, na ang bawat isa ay may sariling mga layunin at layunin, ang lahat ng mga dokumentong pang-administratibo ay ibinibigay na may isang layunin: upang maihatid ang kalooban ng pamumuno sa mga tagapagpatupad.
Ang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito ay nasa "ranggo" lamang ng administratibong dokumento mismo: ang bawat isa sa kanila ay nakatayo sa sarili nitong baitang ng hierarchical ladder, at ang anumang paggalaw kasama ang hierarchy na ito ay ganap na hindi kasama (Fig. 1).
Tukuyin natin ang layunin ng bawat isa sa mga dokumentong ito. Ang pinagmulan ng lahat ng mga kahulugan ay ang Dictionary of Species and Varieties of Modern dokumentasyon ng pamamahala» (VNIIDAD, M., 2014).
■ Dekreto
Ang mga may-akda ng karamihan sa mga desisyon ay mga katawan ng estado Pederasyon ng Russia o mga paksa nito. Ang malaking bilang ng mga dokumentong ito ay tinatanggap din ng mga collegiate management body ng organisasyon.
Ang resolusyon ay ang pinakamataas na administratibong dokumento sa mga tuntunin ng kahalagahan, na nangangahulugan na ito ay inisyu ng pinakamataas na collegial governing body sa mga partikular na mahahalagang kaso.
Kaya, ang isang resolusyon ay maaaring gawing pormal ang desisyon ng pagpupulong ng mga shareholder sa muling pag-aayos ng isang joint-stock na kumpanya, sa pagpuksa nito o sa pagbabago ng istraktura ng organisasyon (Halimbawa 1).
■ Solusyon
Ang pangalawang opsyon ay hindi interesado sa amin, dahil hindi ito nalalapat sa pangkalahatang gawain sa opisina ng organisasyon.
Ang mga executive at advisory collegiate na katawan ng organisasyon sa karamihan ng mga kaso ay may sapat na mga desisyon upang idokumento ang kanilang mga aksyon sa pamamahala (Halimbawa 2).
.PNG)
■ Umorder
Ang order ay walang alinlangan ang pinakakaraniwan sa lahat ng mga dokumentong pang-administratibo. Kahit na sa pinakamaliit na organisasyon mayroong isang kinakailangang minimum na mga order (hindi katulad ng iba pang mga uri ng dokumentasyong administratibo).
Ang mga order ay inisyu ng pangkalahatang direktor at sa kanya lamang: ang salitang "lamang" ay lilitaw sa kahulugan ng dokumento.
Ang karapatang pumirma sa mga order ay maaaring italaga ng pangkalahatang direktor sa isang kinatawan o iba pang nangungunang tagapamahala, ngunit mahalagang isaalang-alang ang mga sumusunod na punto:
Ang paglipat ng karapatang ito ay dapat gawin sa pamamagitan ng pagsulat (isang utos ay inilabas, muli, o isang kapangyarihan ng abogado ay inilabas);
Sa paglilipat, ang termino ng panunungkulan ay mahigpit na itinakda at kung anong mga uri ng mga order ang maaaring pirmahan ng bawat partikular na nangungunang tagapamahala.
Ang pinakakaraniwang opsyon: ang kinatawan ay binibigyan ng gayong mga karapatan sa panahon ng kawalan ng pangkalahatang direktor. Sa sandaling bumalik ang manager mula sa isang business trip o bakasyon, ang awtoridad ay mag-e-expire.
Mayroong mga sumusunod na uri ng mga order:
Sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad;
Para sa mga gawaing pang-administratibo at pang-ekonomiya (AHD);
Sa pamamagitan ng mga tauhan.
Ang departamento ng mga tauhan ay nakikitungo sa huli, at hindi namin sila isasaalang-alang. Ang mga order para sa pangunahing at para sa administratibo at pang-ekonomiyang aktibidad ay mayroon magkaibang petsa imbakan: "permanente" at 5 taon, ayon sa pagkakabanggit.
Ang hanay ng mga paksang nauugnay sa mga aktibidad na pang-administratibo at pang-ekonomiya ay nakabalangkas sa iisang pinagmulan - ang Listahan ng mga tipikal na managerial mga dokumento sa archival nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga katawan lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558, pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Listahan 2010). Batay sa impormasyong ito, maaaring mapagpasyahan na ang mga order ng AHD ay kinabibilangan ng mga order na nauugnay sa:
Pagsunod sa mga panloob na regulasyon ng mga aktibidad;
Operasyon ng mga gusali at lugar;
Serbisyo sa transportasyon, panloob na komunikasyon;
Tinitiyak ang seguridad ng organisasyon.
Hindi kami magbibigay ng halimbawa ng isang order: mayroong sapat na bilang ng mga ito sa bawat organisasyon.
■ Disposisyon
Ang utos, bagaman ito ay itinuturing na "nakababatang kapatid" ng utos, malapit na nilalayon na layunin sa pagtuturo, sa normatibo at mga dokumentong metodolohikal ayon sa trabaho sa opisina ay palaging sumusunod sa mga bracket nang eksakto ang pagkakasunud-sunod: halimbawa, sa mga rekomendasyong metodolohikal sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap (inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76, pagkatapos nito - Mga rekomendasyong metodolohikal para sa mga pederal na awtoridad sa ehekutibo; Appendix 15) o sa Listahan ng 2010 (Artikulo 19).
Ang pinuno ng organisasyon ay maaaring mag-isyu ng isang utos kasama ng utos, at maaari ring magbigay ng walang hanggang karapatang mag-isyu ng mga order sa mga nangungunang tagapamahala sa mga lugar. Bukod dito, ang bawat order ay magiging wasto sa loob ng mga hangganan ng direksyon: direktoryo, departamento, administrasyon (Halimbawa 3).
■ indikasyon
Pagtuturo - isang dokumento na nilikha kamakailan lamang sa antas ng mga nangungunang tagapamahala. Tulad ng isang utos, ang isang pagtuturo ay maaaring ibigay ng pinuno ng isang istrukturang yunit, na may pagkakaiba na hindi ito nangangailangan ng espesyal na pahintulot mula sa pangkalahatang direktor.
Ang hangganan sa pagitan ng isang indikasyon at isang utos ay lalong lumalabo, at unti-unting nagiging mga dokumentong pang-administratibo ng parehong pagkakasunud-sunod (Halimbawa 4).
KATAWAN NG KOLEHIYO
Ang mga collegial body sa isang organisasyon ay mga grupo ng mga tao na namamahala sa organisasyon o nagsasagawa ng ilang mga gawain dito.
Ang anumang permanenteng collegial body ay mahigpit na inayos: mayroong isang dokumento sa paglikha nito, isang regulasyon sa collegial body, pati na rin ang sarili nitong management apparatus, na binubuo ng isang chairman at isang sekretarya.
Sa mga aktibidad nito, ang collegial body ay karaniwang ginagabayan ng isang iginuhit at naaprubahang plano. Ang mga pagpupulong ng katawan ng kolehiyo ay mahigpit na naitala.
Ang mga collegial body ay nahahati sa management bodies, executive at advisory bodies.
■ Collegial na namamahala sa mga katawan, gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, pamahalaan ang organisasyon sa pinakamataas na antas: pulong ng mga shareholder, pulong ng mga tagapagtatag ng kumpanya, atbp.
Kung ang organisasyon ay may collegial governing body, kung gayon punong tagapamahala nagsumite sa kanya, nag-uulat sa kanya at, sa pamamagitan ng desisyon ng katawan na ito, ay maaaring palitan.
Maaaring maimpluwensyahan ng collegial governing body ang mga aktibidad ng organisasyon sa pinaka-pandaigdigang antas, hanggang sa paggawa ng mga desisyon sa muling pag-aayos at pagpuksa.
■ Executive collegiate na mga katawan gumamit ng direktang kontrol sa organisasyon. Ito ay maaaring, halimbawa, ang lupon ng mga direktor, na kinabibilangan ng lahat ng nangungunang tagapamahala.
Ang charter ng organisasyon ay nagsasaad na ang pangkalahatang direktor (sole ahensyang tagapagpaganap) ay walang karapatang gumawa ng mga desisyon nang walang pahintulot ng collegial executive body.
■ Mga katawan ng advisory collegiate gumana sa ilalim ng pinuno ng organisasyon. Ito ay iba't ibang komisyon at lupon. Hindi nila kahit papaano maimpluwensyahan ang pamamahala ng organisasyon, ngunit maaari silang mag-alok, magpaliwanag, magrekomenda ng isang bagay sa CEO sa loob ng kanilang kakayahan.
Ang isang kapansin-pansing halimbawa mula sa larangan ng trabaho sa opisina ay ang komisyon ng dalubhasa, na patuloy na nagpapatakbo sa organisasyon. Ang mga patakaran para sa kaso ng archival ay tahasang nagsasaad na ito ay "isang katawan ng pagpapayo sa ilalim ng pinuno ng organisasyon" (clause 4.8 ng Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento Pondo sa Arkibal Russian Federation at iba pang mga dokumento sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon; naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526).
Mga dokumentong administratibo na maaaring ibigay ng mga collegiate body - mga resolusyon at desisyon.
Halimbawa, ang Mga Pangunahing Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon, na kilala ng mga kalihim at klerk, ay naaprubahan ng isang desisyon noong Pebrero 6, 2002 ng isang advisory body - ang Lupon ng Russian Archive. V joint-stock na kumpanya may mga lupon o pagpupulong ng mga shareholder.
PAMAMARAAN PARA SA PAGGAWA SA MGA DOKUMENTO NG PAMAMAHALA
Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa isang administratibong dokumento ay depende sa kung paano nilikha ang dokumento: sa mga tuntunin ng collegiality o pagkakaisa ng command.
Ang mga collegial body, bago gumawa ng anumang desisyon, ay dapat talakayin ito sa isang pulong.
■ Ang pamamaraan para sa paggawa sa isang resolusyon at isang desisyon ay kinabibilangan ng:
1. Pagtalakay sa isyu sa isang pulong ng collegial body.
2. Pagpaparehistro ng katitikan ng pulong ng collegial body.
3. Paglalathala ng administratibong dokumento.
Tulad ng nakikita mo, ang direktang paghahanda ng resolusyon at desisyon ay tumatagal ng isang minimum na oras. Mahalagang sandali narito ang pagtalakay sa isyu. Desisyon ay naitala sa protocol, at pagkatapos ay sa batayan ng protocol ang isang administratibong dokumento ay inihanda.
■Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa isang order, order, pagtuturo
Sa mga kondisyon ng pagkakaisa ng utos, hindi paunang aksyon hindi kinakailangan: ang pangkalahatang direktor ay nagpasya na mag-isyu ng isang administratibong dokumento at inutusan ang kalihim na maghanda ng isang draft, pagkatapos nito ay pinirmahan niya ito.
Posibleng dumaan ang proyekto sa proseso ng pag-apruba bago ito kasama ang mga karampatang opisyal ng organisasyon.
Lahat ng nasa itaas - kung aling mga administratibong dokumento ang inilabas kung kanino - maaaring katawanin sa anyo ng isang flowchart (Larawan 2).
REGISTRATION NG MGA DETALYE NG REGULATION DOCUMENTS
■ Mga detalye ng mga dokumentong pang-administratibo, pati na rin ang lahat ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, ay iginuhit alinsunod sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. pinag-isang sistema organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.
Tulad ng makikita sa mga halimbawa 1-4, obligado Ang mga kinakailangan ng mga dokumentong pang-administratibo ay:
Pangalan ng Kumpanya;
Pangalan ng uri ng dokumento;
Numero ng pagpaparehistro ng dokumento;
Petsa na dokumento;
Lugar ng paglalathala ng dokumento;
Pamagat ng teksto;
Lagda;
Markahan ang tungkol sa tagapalabas - para sa mga order, mga order at mga tagubilin.
opsyonal(opsyonal) na mga kinakailangan ay maaaring isaalang-alang:
Ang sagisag ng organisasyon (logo) (inilagay kung kaugalian para sa organisasyon na tatak ang lahat ng mga dokumento, kabilang ang mga panloob);
marka ng aplikasyon (kung mayroon man);
Mga approval visa (kung kinakailangan).
Ang mga dokumentong pang-administratibo ay hindi nangangailangan ng anumang mga paglihis mula sa mga patakaran para sa pagproseso ng mga detalye na itinakda sa GOST R 6.30-2003 at mga rekomendasyong pamamaraan5 dito.
■ Pangkalahatang tuntunin paghahanda ng mga teksto ng mga dokumentong pang-administratibo maaaring makuha mula sa Mga Alituntunin para sa mga pederal na awtoridad sa ehekutibo at marami mga tagubilin ng departamento sa negosyo.
Ang mga pangkalahatang tuntunin para sa disenyo ng mga teksto ng mga dokumentong pang-administratibo ay ipinakita sa talahanayan.
Mga tampok ng pagpaparehistro ng mga detalye ng mga administratibong dokumento, kabilang ang teksto, sa komersyal na organisasyon dapat ilarawan sa kanilang lokal na manwal sa pag-iingat ng talaan. Nasa loob nito ang mga font at mga spacing ng linya, ang pagkakasunud-sunod ng pag-type ng mga salitang "Nagpapasya ako" o "Nag-order ako" (sa isang hilera o sa malalaking titik) at ang kanilang lokasyon (sa gitna ng linya o mula sa kaliwang gilid ng text field) ay kinokontrol.
Ang mga alituntunin para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad ay hindi para sa mga non-government na organisasyon normatibong dokumento. Gayunpaman, hindi nito ipinagbabawal na kunin ang mga ito bilang batayan para sa pag-iipon ng iyong sariling mga tagubilin: lahat kinakailangang impormasyon nakapaloob sa Annexes 14 at 15 sa dokumentong ito.
STORAGE NG MGA DOKUMENTO NG REGULATION
Ang pag-iimbak ng mga dokumentong pang-administratibo ay isinasagawa sa isang pangkalahatang batayan. Ang mga ito ay nabuo sa mga kaso ayon sa mga uri at subtype: sa parehong oras, ang mga desisyon, mga order at mga tagubilin ay hindi lamang naka-imbak nang hiwalay, ngunit ang mga order para sa mga tauhan sa walang sablay ay naka-imbak nang hiwalay mula sa mga order para sa mga pangunahing at administratibong aktibidad.
Ang mga panahon ng imbakan ay itinatag ayon sa Listahan 2010 (seksyon 1 "Organisasyon ng sistema ng pamamahala"):
Mga Resolusyon: permanente (sugnay "b" - "e" ng artikulo 18);
Mga Desisyon: patuloy (sugnay "b" - "e" ng artikulo 18);
Mga order para sa mga pangunahing aktibidad: permanente (sugnay "a" ng artikulo 19);
Mga order sa mga isyu sa administratibo at ekonomiya: 5 taon (talata "c" ng artikulo 19);
Mga Order: katulad ng mga order;
Mga Alituntunin: Ang Listahan ng 2010 ay hindi naglalaman ng ganoong dokumento, kaya ang panahon ng pagpapanatili para sa mga alituntunin ay itinakda komisyon ng dalubhasa mga organisasyon.
Huwag nating kalimutan: ang panahon ng pag-iimbak "permanenteng" para sa mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) ay hindi maaaring mas mababa sa 10 taon.
Tungkol sa mga resolusyon, desisyon, pati na rin ang mga order at tagubilin sa mga pangunahing aktibidad ng naturang mga organisasyon, kapag sila ay na-liquidate, ang mga nakalistang dokumento ay maaaring tanggapin para sa imbakan sa archive ng estado kung sila ay pumasa sa pagsusuri ng halaga at kinikilala bilang karapat-dapat. nito. Ang mga administratibong dokumento sa nomenclature ng mga gawain ng organisasyon ay ang mga sumusunod (Halimbawa 5).
- Ang matagumpay na negosyanteng Amerikano na si M. Small, batay sa kanyang sariling karanasan, ay bumalangkas ng limang mga patakaran para sa pagkamit ng isang layunin sa negosyo (ideya). Marahil ay makakatulong din sila sa iyo:
- Gumawa ng desisyon: "Maaari akong kumita ng pera." Sa panahon ngayon, sa ating bansa, maaaring yumaman ang isang tao.
- Upang kumita ng pera, dapat mong isipin ang tungkol dito palagi - habang kumakain, naglalakad, at kahit sa gabi kapag natutulog ka.
- Maraming mga lugar kung saan maaari kang maging matagumpay. Hanapin at makikita mo sila.
- Magkamali ka. Ngunit huwag panghinaan ng loob. Matuto mula sa iyong sarili at sa mga pagkakamali ng iba. Magsimula sa kung saan ka natisod. Pasulong!
- Kapag nakipag-ayos ka sa isang ideya, patuloy na pag-isipan ito, paunlarin ito, at huwag iwanan ito hanggang sa maabot mo ang iyong layunin.
- Sa mga tip sa itaas, ito ay nagkakahalaga ng pagdaragdag ng isa pa: huwag kalimutan ang tungkol sa mga legal na regulasyon regulasyon aktibidad ng entrepreneurial Manatiling nakatutok para sa mga pagbabago sa batas. Ito ay talagang mahalaga para sa matagumpay na pag-unlad ng iyong negosyo: ang isang pagkakamali sa mga legal na isyu ng entrepreneurship ay maaaring magdulot sa iyo ng labis na halaga.
Dokumentasyon
Artikulo 14.1. Pagsasagawa ng mga aktibidad na pangnegosyo nang walang rehistrasyon ng estado o walang espesyal na permit (lisensya)
- 1. Pagsasagawa ng mga aktibidad na pangnegosyo nang walang rehistrasyon ng estado bilang indibidwal na negosyante o walang rehistrasyon ng estado bilang legal na entity - kasama ang pagpapataw administratibong multa mula lima hanggang dalawampu pinakamababang sukat sahod.<...>
Artikulo 171. Ilegal na entrepreneurship
- 1. Pagsasagawa ng mga aktibidad na pangnegosyo nang walang rehistrasyon o lumalabag sa mga tuntunin sa pagpaparehistro, pati na rin ang representasyon sa katawan na nagsasagawa pagpaparehistro ng estado mga legal na entity, mga dokumentong naglalaman ng sadyang maling impormasyon, o pagsasagawa ng mga aktibidad na pangnegosyo nang walang espesyal na permit (lisensya) sa mga kaso kung saan ang naturang permit (lisensya) ay sapilitan, o sa paglabag sa mga kinakailangan at kundisyon sa paglilisensya, kung ang pagkilos na ito ay nagdulot ng malaking pinsala sa mga mamamayan, organisasyon o ang estado o nauugnay sa pagkakuha ng kita sa malaking sukat*, ay may parusang multa sa halagang mula sa tatlong daan hanggang limang daang beses ang pinakamababang sahod... o sapilitang gawain para sa terminong isang daan at walumpu hanggang dalawang daan at apatnapung oras ... o pagkakulong ng hanggang tatlong taon.
* Ang kita sa malaking halaga ay kinikilala bilang kita, ang halaga nito ay lumampas sa dalawang daang minimum na sahod.
Mga tanong at gawain para sa dokumento
- Ilarawan ang mga isinumiteng dokumento.
- Bakit may magkakaibang legal na kahihinatnan para sa parehong pagkakasala (pagsasagawa ng aktibidad na pangnegosyo nang walang pagpaparehistro)?
- Magbigay ng isang halimbawa na tumutugma sa artikulo 14.1 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation.
- Magbigay ng isang halimbawa na tumutugma sa Artikulo 171 ng Criminal Code ng Russian Federation.
Mga tanong para sa pagsusuri sa sarili
- Tukuyin relasyon sa negosyo. Anong mga batas ang namamahala sa mga relasyon sa negosyo?
- Ano ang humahadlang sa pag-unlad ng industriyal na entrepreneurship?
- Anong mga prinsipyo ang sumasailalim sa batas ng negosyo? Magkomento sa kanila.
- Ano ang ibig sabihin ng pagbibigay-katwiran ng isang ideyang pangnegosyo? Subukang magbigay ng isang tiyak na halimbawa.
- Paano naiiba ang Articles of Association sa Memorandum of Association?
- Ano ang lisensya? Ano ang layunin ng paglilisensya?
- Ano ang kaakibat ng pagpapatupad ng aktibidad ng entrepreneurial nang walang rehistrasyon ng estado?
Mga gawain
- Punan ang comparative table ng organisasyonal at legal na anyo ng aktibidad ng entrepreneurial.
- Isipin kung anong uri ng negosyo ang maaari mong buksan. Batay sa materyal ng talata, piliin ang legal na anyo para sa pagnenegosyo. I-justify ang iyong pinili.
- Gumawa ng isang memo "Para sa isang namumuong negosyante." Tukuyin kung anong mga dokumento ang kailangan mong kolektahin, kung saan magrerehistro upang buksan ang iyong sariling negosyo.
- Nagpasya sina Nikolai R. at Petr S. na pumasok sa negosyo - upang lumikha ng kanilang sariling ahensya ng seguridad. Ang mga kabataan ay nagtapos ng isang Constituent Agreement sa pagitan ng mga mamamayan na sina Nikolai R. at Peter S. sa paglikha ng isang partnership sa pananampalataya, ang pagpaparehistro kung saan ... sila ay tinanggihan. Ano ang hindi isinasaalang-alang ng mga hinaharap na negosyante?
- Ang modernong Amerikanong ekonomista na si P. Drucker ay sumulat: “Ang iniisip ng isang kumpanya tungkol sa mga produkto nito ay hindi ang pinakamahalagang bagay, lalo na para sa kinabukasan ng negosyo o para sa tagumpay nito. Kung ano ang iniisip ng mamimili tungkol sa kanyang pagbili, kung ano ang nakikita niya sa halaga nito - iyon ang mahalaga, tinutukoy ang kakanyahan ng negosyo, direksyon nito at mga pagkakataong magtagumpay. Magkomento sa pahayag ng siyentipiko.
Mga kaisipan ng matatalino
"Ang isang negosyante ay isang tao na gumagamit ng bawat pagkakataon sa pinakamataas na kalamangan."
P. Drucker, modernong Amerikanong siyentipiko