Ano ang scientific reference apparatus ng archive. Automated scientific reference apparatus ng archive

Ang problema ng pag-uuri ng impormasyon sa dokumentaryo ng archival ay ang pangunahing problema ng modernong organisasyon ng espasyo ng impormasyon sa archival. Samakatuwid, kasalukuyang isinasagawa ang gawain upang lumikha ng isang pang-industriyang classifier ng impormasyon sa dokumentaryo ng archival.

Ang gawain sa paglikha ng isang pang-agham na sangguniang kagamitan para sa mga dokumento ng archival ay isang uri ng gawaing pang-agham na naglalayong magbigay ng mga organisasyon at indibidwal ng kinakailangang impormasyon sa dokumentaryo. Ang impormasyon ng dokumento ay impormasyon, iba't ibang data na nakapaloob sa isang dokumento.

Sa pagsasanay gawaing impormasyon mga dokumento sa archival, na siyang mga pangunahing mapagkukunan ng impormasyon tungkol sa mga bagay ng layunin ng katotohanan at aktibidad ng pag-iisip ng tao, ay tinatawag na mga tagapagdala ng pangunahing impormasyon sa dokumentaryo.

Ang iba't ibang mensahe tungkol sa mga dokumento, na binubuo ng mga paglalarawan, mga espesyal na cipher at code, ay tinatawag na impormasyon tungkol sa impormasyon, o pangalawang impormasyon ng dokumento.

Ang mga direktoryo ng archival na naglalaman ng pangalawang dokumentaryo na impormasyon, at ang mga dokumento mismo, na nagdadala ng pangunahing impormasyon ng dokumentaryo, ay magkakasamang bumubuo ng isang kapaligiran ng impormasyon sa archival.

Ang lahat ng mga direktoryo ng archival na naglalarawan ng impormasyon ng dokumentaryo ay nahahati sa mandatory at opsyonal.

Ang mga mandatoryong direktoryo ay umiiral sa lahat ng mga archive ng estado. Kabilang dito ang mga imbentaryo ng archival at mga katalogo ng archival, mga pagsusuri sa dokumento at iba pang mga sangguniang aklat sa archival.

Ang mga karagdagang direktoryo ay nilikha na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga dokumento ng archive, at nabuo din sa kasaysayan (natanggap na mga index ng card na natanggap para sa permanenteng imbakan, mga index ng card at mga listahan ng mga dokumento na natukoy para sa publikasyon). Kasama sa mga karagdagang direktoryo ang mga index, pagsusuri, mga listahan ng pampakay, mga naka-annot na katalogo.

Mga prinsipyo ng pagbuo ng sistema ng NSA. Ang mga pangunahing prinsipyo ng pagbuo ng sistema ng NSA ay:

1) ang kaugnayan at pagkakatugma ng impormasyon mula sa iba't ibang mga direktoryo na naglalarawan ng pangunahing retrospective na dokumentaryong impormasyon sa iba't ibang antas;
2) pagiging natatangi at hindi pagdoble ng impormasyon ng iba't ibang uri ng mga direktoryo;
3) sunod-sunod na NSA departmental, state at municipal archives.

Dalawang maliit na prinsipyo ang dapat sundin upang gawing mas mahusay ang paghahanap at maiwasan ang mga gastos sa paggawa ng archivist para sa pagdoble ng impormasyon.

Kung ang paglalarawan at pag-catalog ng pondo ay isinasagawa alinsunod sa prinsipyo ng pagkakaugnay at pagkakatugma ng impormasyon, ang mananaliksik, na pamilyar sa kanyang sarili sa imbentaryo ng pondo at naisulat mula dito ang mga bilang ng mga yunit ng imbakan sa paksa ng interes sa kanya, pagkatapos ay lumiko sa kaukulang seksyon ng catalog para sa isang mas malalim na paghahanap. Sa katalogo, nahanap niya hindi lamang ang mga pangalan ng mga yunit ng imbakan, kundi pati na rin ang mga pamagat ng mga dokumento at mas detalyadong impormasyon, na nagpapahiwatig ng mga sheet ng yunit ng imbakan kung saan matatagpuan ang impormasyong ito.

Ang ikatlong prinsipyo ay napakahalaga para sa organisasyon ng gawaing paghahanap. Nangangahulugan ito na ang paglikha ng lahat ng uri ng mga direktoryo sa mga archive ng departamento, estado at munisipyo ay napapailalim sa pare-parehong kinakailangan at karaniwang mga pamamaraan. Kaya, ang mga imbentaryo ng mga kaso ay pinagsama-sama kahit na sa gawaing opisina ng mga institusyong nasa ilalim ng kontrol archive ng departamento. Ang mga buod na imbentaryo (taunang seksyon) ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng pag-iimbak ng isang archive ng departamento ay dapat na aprubahan ng EPC ng archive ng estado at naka-imbak sa archive ng estado bilang mga kopya ng kontrol hanggang sa mailipat ang mga file sa permanenteng imbakan. Ang parehong kontrol ay dapat gamitin sa komposisyon ng mga kabinet ng file ng departamento at iba pang mga direktoryo. Ang lahat ng mga elemento ng paglalarawan, lahat ng auxiliary na elemento ng reference apparatus para sa imbentaryo ay dapat na mahigpit na naaayon sa mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento at estado.

Ang istraktura ng sistema ng NSA. Ang sistema ng NSA ng structural subdivision sa vertical at horizontal na antas. Ang pahalang na antas ng system ay batay sa functional na pagkakaiba ng mga direktoryo. Ayon sa pag-andar, ang mga sangguniang libro ng sistema ng NSA ay nahahati sa:

1. sa mga gabay sa accounting;
2. mga gabay para sa pagsisiwalat ng nilalaman ng mga dokumento (information retrieval systems).

Ang patayong antas ng system ay batay sa hierarchy ng mga reference na klase sa mga sumusunod na hanay ng mga dokumento ng archival:

1. RF AF sa kabuuan;
2. network ng mga archive;
3. archive;
4. pondo;
5. kaso o hiwalay na dokumento.

Alinsunod sa dibisyong ito, maaaring pangalanan ang pinakakaraniwang mga reference na libro at reference complex para sa mga dokumento ng archival.

Ang Central Stock Catalog ng Federal Archives at dati nang binuo sa batayan nito awtomatikong sistema NTI.

2. Isang pangkat ng mga archive ng isang partikular na rehiyon:

stock catalog ng isang constituent entity ng Russian Federation o isang munisipalidad.

guidebook o mabilisang sanggunian;

aklat ng kita;

listahan ng mga pondo;

mga sheet ng pondo;

mga direktoryo;

pampakay na mga pagsusuri;

mga payo;

archive ng pasaporte;

sheet ng pondo;

pangkalahatang-ideya ng pondo;

mga direktoryo;

mga payo;

5. Hiwalay na kaso o hiwalay na dokumento:

mga gabay na pampakay;

mga direktoryo;

mga payo;

mga pagsusuri sa stock at index;

panloob na paglalarawan ng kaso;

anotasyon;

inskripsiyon ng kumpirmasyon.

Sa praktikal na gawain, ang lahat ng mga direktoryo, bilang resulta ng kanilang pag-uuri ayon sa mga antas ng dokumento, ay pinangalanan:

inter-archive (sa antas ng RF AF at bahagi nito); intra-archival at inter-fund (sa antas ng mga pondo o kanilang mga bahagi);

intra-fund (sa antas ng pondo o bahagi nito).

Ang isang detalyadong listahan ng reference apparatus ng bawat federal archive ng Russia para sa mga tinukoy na grupo (intraarchival, interfund, intrafund directory) ay ibinibigay sa reference book na "The Federal Archives of Russia and their scientific reference apparatus", na inilathala noong 1994.

Mga prospect para sa pagbuo ng SNSA. Pag-unlad ng mga prospect para sa higit pang pinakamainam na pag-unlad ng sistema ng NSA, batay sa solusyon ng mga sumusunod na pangunahing problema.

1. Pag-optimize ng NSA AF RF system sa kabuuan bilang isang subsystem ng pambansang sistema ng pang-agham at teknikal na impormasyon (NTI).
2. Pag-optimize ng mga indibidwal na subsystem at elemento ng sistema ng NSA AF RF sa iba't ibang antas ng organisasyon ng dokumento: archive - pondo - file - dokumento - ito ang mga antas ng "pagpasok" sa sistema ng NSA; at pag-optimize ng sistema ng NSA ng bawat archive.
3. Komprehensibong probisyon ng pagpapatuloy ng NSA ng mga archive ng estado at mga archive ng mga institusyon.
4. Karagdagang pagpapabuti ng pamamaraan para sa paglikha ng ilang uri ng mga direktoryo, na isinasaalang-alang ang kanilang pakikipag-ugnayan at pagpupulong sa NSA archive system.

Ang sistema ng NSA ay dapat na binuo batay sa pagkakaisa ng mga pamamaraan ng accounting at paglalarawan ng mga dokumento sa isang solong regulasyon at pamamaraan na batayan, na tumutukoy sa mga sumusunod na kinakailangan para sa kanila:

1) matugunan ang lahat ng mga pangangailangan ng lipunan para sa retrospective na impormasyon habang ang mga kahilingan ay lumitaw at natanggap sa archive;
3) maging pangkalahatan, ibig sabihin. takpan ang buong hanay ng mga dokumento ng RF AF (teksto, KFFD, teknikal, atbp.), anuman ang paraan ng pag-secure ng impormasyon;
4) magkaroon ng pinag-isang pamamaraan para sa pagsasama-sama ng lahat ng uri at uri ng mga sangguniang aklat;
5) naiiba sa pagkakaugnay, pagkakatugma ng mga direktoryo;
6) bumuo ng isinasaalang-alang ang mga karagdagang prospect para sa aplikasyon ng pinakabagong mga tagumpay ng agham at teknolohiya, i.e. awtomatikong pag-input at pagkuha ng impormasyon.

Batay sa mga kinakailangang ito, ang batayan ng sistema ng NSA ay dapat na "dobleng pagkakaisa": ang pagkakaisa ng organisasyon ng mga dokumento, na nakamit sa pamamagitan ng pagkakaisa ng mga pang-agham at pamamaraan na pundasyon ng pag-uuri ng mga dokumento ( isang sistema Inaayos ng NSA ang organisasyon ng mga dokumento at ang kanilang accounting sa pamamagitan ng mga yunit ng imbakan, pondo, complex ng pondo, archive);

Ang pagkakaisa ng paglalarawan ng mga dokumento, na nakamit sa pamamagitan ng pagkakaisa ng pamamaraan para sa pag-compile ng direktoryo.

Sa kasalukuyan, ang paglikha at pagpapabuti ng NSA sa bawat archive ay naiiba. Nangangahulugan ito na ang mga archivist ay may iba't ibang mga diskarte sa paglikha at pagpapabuti ng mga direktoryo ng mga pondo ng iba't ibang kaalaman.

Ang mga pondo ng archival ay nahahati sa 3 kategorya depende sa nilalaman ng impormasyon. Sa ilalim ng Kategorya pondo ng archival sa parehong oras, naiintindihan nila ang iba't ibang antas ng nilalaman ng impormasyon ng mga materyales ng pondong ito. Kaya, ang mga kumplikado, mataas na kalidad na mga uri ng mga sangguniang libro sa archival ay nilikha para sa makabuluhan, multi-aspect sa nilalaman at malalaking pondo, na madalas na bumaling ng mga investigator, na nakikilala sa pamamagitan ng malalim at detalyadong impormasyon tungkol sa nilalaman ng dokumento. Ang mga nasabing direktoryo ay nilikha ng isang kategoryang pinopondohan ko.

Ang isang mas pinasimpleng NSA ay nilikha para sa mga pondo ng II at III na mga kategorya.

mga paglalarawan ng kaso

Ang imbentaryo ay gumaganap ng tatlong mahahalagang pag-andar: impormasyon (nagbubunyag ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento), accounting (nagbibigay ng mga talaan ng mga kaso), pag-uuri (nag-aayos ng sistematisasyon ng mga kaso sa loob ng pondo).

Ang function ng impormasyon ng imbentaryo ay ipinatupad sa proseso ng paglalarawan ng bawat kaso sa mga card, kapag kino-compile ang mga ito mahalagang elemento, bilang pamagat ng kaso, na inilalantad ang partikular na komposisyon ng mga dokumento at ang nilalaman ng storage unit. Ang imbentaryo ng archival, kumpleto at wastong naisakatuparan, ay nagbibigay ng ideya ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng pondo sa kabuuan.

Ang accounting function ng imbentaryo ay upang ipahiwatig ang bilang ng mga storage unit sa pondo. Tinitiyak nito ang kaligtasan ng mga dokumento, kontrol sa mga pagbabago sa dami ng pondo. Bilang karagdagan, ang pagkakaroon ng mga serial number ng mga kaso ay nakakatulong sa mabilis na paghahanap impormasyong kailangan ng mga mananaliksik.

Pinagsasama-sama at sinasalamin ng function ng pag-uuri ang pinakanakapangangatwiran na pagsasaayos ng mga gawain sa pondo. Ang pag-uuri ng mga dokumento at file sa loob ng pondo ng archival ay nauunawaan bilang kanilang siyentipikong pagpapangkat alinsunod sa makasaysayang itinatag na istraktura ng tagalikha ng pondo o ang mga pangunahing direksyon at isyu ng aktibidad nito.

Mayroong tatlong uri ng mga imbentaryo: isang panloob na imbentaryo, isang imbentaryo ng isang istrukturang yunit (paghahatid), isang buod na imbentaryo ng mga gawain ng pondo.

Ang isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay pinagsama-sama upang maitala ang mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na imbakan, ang accounting kung saan ay sanhi ng mga detalye ng dokumentasyong ito (lalo na mahalaga, personal, hudikatura, mga file sa pagsisiyasat, atbp.), bilang pati na rin ang pagtatala ng permanente at pansamantalang (higit sa 10 taon) ng imbakan, na nabuo ayon sa mga uri ng mga dokumento, ang mga pamagat na hindi nagbubunyag ng partikular na nilalaman ng dokumento.

Ang mga imbentaryo ng mga structural division (delivery) at summary inventories ay binuo ayon sa iisang pamamaraan. Ang mga ito ay pinagsama-sama nang hiwalay sa mga sumusunod na grupo ng mga kaso:

permanenteng imbakan;

pansamantalang imbakan (halimbawa, 5 taon at higit pa, 10 taon at higit pa, higit sa 10 taon (sa pagpapasya ng organisasyon);

ng mga tauhan.

Bilang halimbawa, isaalang-alang ang pamamaraan para sa pag-compile ng isang imbentaryo ng mga permanenteng storage case.

Ang imbentaryo ay binubuo ng dalawang bahagi: ang imbentaryo mismo, i.e. isang listahan ng mga kaso (mga deskriptibong artikulo), at isang reference na kagamitan para sa imbentaryo. Bilang isang tuntunin, ang mga imbentaryo ay pinagsama-sama sa mga organisasyon. Ngunit kahit na sa mga archive ng estado at munisipyo, ang mga imbentaryo ay pinagsama-sama sa kurso ng pagpapabuti ng sistema ng pang-agham na reference apparatus, sa kurso ng pagproseso ng hindi kasiya-siyang inilarawan na mga dokumento.

Ang gawain ng pag-compile ng isang imbentaryo ay binubuo ng:

paglalarawan ng kaso;

organisasyon ng mga dokumento at mga file sa loob ng pondo ng archival (pagbuo ng isang scheme ng pag-uuri para sa mga file ng pondo at pag-uuri ng mga file ng pondo);

pagguhit ng aktwal na imbentaryo ng mga dokumento;

compilation ng reference apparatus at pagpaparehistro ng imbentaryo.

Ang imbentaryo ng mga dokumento mismo (ang pangunahing bahagi ng impormasyon) ay binubuo ng mga mapaglarawang artikulo, na isang koleksyon ng impormasyon tungkol sa bawat yunit ng imbakan at binubuo ng mga sumusunod na elemento:

serial number;

clerical index (numero ng kaso ayon sa nomenclature o lumang numero ng imbentaryo);

ang pamagat ng kaso at, sa ilang mga kaso, ang anotasyon ng dokumento;

mga deadline ng mga dokumento sa kaso (araw, buwan, taon);

ang bilang ng mga sheet sa file;

mga tala.

Ang bawat isa sa mga elemento ng artikulo na gumaganap ng isang partikular na function ay may sariling column sa sheet ng imbentaryo.

Hanay 1 - " Serial number"- sumasalamin sa accounting function ng imbentaryo, inaayos ang pagkakasunud-sunod ng pag-aayos ng mga kaso sa pondo. Ang bilang ng huling artikulo na itinalaga sa pagkakasunud-sunod ng gross numbering ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga yunit ng imbakan na kasama sa imbentaryo. Kung mayroong isang pagbabago sa dami ng komposisyon ng mga kaso ng imbentaryo, isang kaukulang entry ang gagawin sa dulo ng imbentaryo (sa "Final Record ").

Column 2 - "Documentary number" - ito ang "native" na numero para sa kaso, na itinalaga sa clerical work (ito ang index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso). Maaari itong magsilbi bilang karagdagang "beacon" sa paghahanap.

Column 3 - Ang "Case Title" ay sumasalamin sa function ng impormasyon ng imbentaryo, na nagpapakita ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng bawat kaso.

Hindi dapat magkaroon ng anumang arbitrary abbreviation sa pamagat, karaniwang tinatanggap o ibinigay sa listahan ng mga abbreviation. Ang pangalan ng mga institusyon, organisasyon at negosyo (mga may-akda, mga kasulatan) ay ibinigay nang buo sa unang pagbanggit, at sa mga bracket - ang pangkalahatang tinatanggap na pagdadaglat. Halimbawa, "Mga Proyekto mga pederal na batas inihanda ng JSC "Russian Railways" (JSC "RZD")". Sa mga kasunod na pagbanggit ng institusyon sa heading, tanging ang pangkalahatang tinatanggap na pagdadaglat (abbreviation) nito ang ibinibigay: JSC "RZD". Sa parehong column ng imbentaryo, mula sa isang bagong linya pagkatapos ng pangunahing heading, isang anotasyon ng mga dokumento ang ipinasok .

Column 4 - "Mga petsa ng deadline" - ipinapakita ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng kaso. Ang pangalan ng buwan ay karaniwang nakasulat sa cursive. Kapag tinukoy ang isang petsa, unang ipinahiwatig ang araw, pagkatapos ay ang buwan at taon.

Column 5 - "Bilang ng mga sheet" - nagbibigay ng ideya ng dami ng isang storage unit.

Sa pagtatapos ng imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento, ang isang pangwakas na pagpasok ay ginawa, na nagpapahiwatig ng bilang ng mga yunit ng imbakan (sa numero at sa mga salita); ang una at huling bilang ng mga yunit ng imbakan ayon sa imbentaryo, ang mga magagamit na numero ng reseta ay tinukoy, mga titik na numero, mga retiradong yunit ng imbakan at ang mga batayan para sa kanilang pagtatapon.

Halimbawa:

"24 (dalawampu't apat) na kaso mula No. 1 hanggang No. 24 ang kasama sa imbentaryo."

Inskripsyon ng sertipikasyon - ay iginuhit sa isang hiwalay na sheet ng sertipikasyon, na nagpapahiwatig (sa numero at sa mga salita) kung gaano karaming mga sheet ng imbentaryo ang isinampa at binilang sa kaso, pati na rin ang mga may titik at nawawalang mga numero, mga sheet ng panloob na imbentaryo, at mga tampok ng pisikal na kondisyon ng mga sheet ng imbentaryo.

Halimbawa:

"Sa file, 57 (limampu't pitong) sheet ang isinampa at binibilang (sa mga numero at sa mga salita) mula N 1 hanggang N 57

kabilang ang: mga numero ng titik ng mga sheet 7a 7b

nawawalang mga numero ng sheet

Mga sheet ng panloob na imbentaryo

Pamamaraan para sa pag-compile ng isang reference apparatus para sa imbentaryo

Matapos i-compile ang pangunahing bahagi ng direktoryo - ang imbentaryo mismo - isang reference apparatus ang naipon para dito, na gumaganap ng dalawang function: pinapabilis nito ang paghahanap ng impormasyon sa imbentaryo mismo at nagbibigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa pondo.

Ang komposisyon ng reference apparatus para sa imbentaryo ay malawak. Kabilang dito ang:

Pahina ng titulo;

paunang salita;

listahan ng mga pagdadaglat;

panturo.

Ito ang mga pangunahing elemento ng reference apparatus, ngunit ang imbentaryo ay maaari ding maglaman ng mga karagdagang elemento - mga talahanayan ng pagsasalin, bibliograpiya, terminolohiyang diksyunaryo.

Pahina ng pamagat - naglalaman ng impormasyong nagpapakita ng buong pangalan ng archive ng estado kung saan naka-imbak ang mga dokumento ng pondo; ang buong pangalan ng pondo na may listahan ng lahat ng mga pagpapalit ng pangalan, kung mayroon man, at ang pinaikling pangalan (sa panaklong); numero ng pondo; numero ng imbentaryo; pangalan ng imbentaryo (pangalan ng istrukturang bahagi o taon kung saan ang mga kaso ay kasama sa imbentaryo).

Kasama sa paunang salita ang kasaysayan ng organisasyong bumubuo ng pondo, ang kasaysayan ng pondo, isang anotasyon ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento sa imbentaryo at ang komposisyon ng reference apparatus para sa imbentaryo.

Ang listahan ng mga pagdadaglat ay isang alpabetikong listahan ng mga pinaikling salita na matatagpuan sa imbentaryo. Ang listahan ay sinamahan ng buong pangalan ng mga pinaikling salita. Ang mga pagdadaglat ay ipinakilala upang makatipid ng puwang para sa mga madalas na nagaganap na mga salita sa teksto ng imbentaryo, gayundin upang ibunyag ang mga pagdadaglat sa reference apparatus at makamit ang pagkakapareho sa paglilipat ng nilalaman ng mga dokumento.

Pangkalahatang tinatanggap na mga pagdadaglat na hindi nangangailangan ng mga espesyal na paliwanag (ibig sabihin, atbp., atbp., atbp.), na tumutukoy sa pangalan ng mga sukat ng masa, oras, espasyo, na nauugnay sa mga numero o anumang mga pangalan at hindi nagdudulot ng dobleng interpretasyon (kg, min. , cm, m), pati na rin ang mga pagdadaglat ng mga salitang kasama sa kolokyal at nakasulat na pananalita, tulad ng komite ng unyon ng manggagawa, ay hindi kasama sa listahan ng mga pagdadaglat. Kung, kapag pinagsama-sama ang imbentaryo, ang mga pagdadaglat tulad ng "b. - ay ipinanganak", "d. - namatay", "p. - protocol", "m. - materyales" at mga katulad nito ay ginamit, pagkatapos ay kinakailangan na muling mag-compile ang imbentaryo, at huwag isama ang mga salitang ito sa listahan ng mga pagdadaglat.

Ang paunang salita ay nilagdaan ng compiler nito.

Ang mga index sa imbentaryo ay isang listahan ng mga konsepto ng paksa na makikita sa imbentaryo, na may mga kinakailangang paliwanag at data ng sanggunian. Ang gawain ng mga payo ay pabilisin at mapadali ang gawain ng user sa imbentaryo. Ang mga index ay maaaring: paksa (pangkalahatan at espesyal), nominal, heograpikal (bilang mga uri ng paksa), kronolohikal, atbp. Ang mga pinagsamang index ay posible na may maliit na bilang ng mga personal na pangalan, mga heograpikal na pangalan at mga item.

Sistema ng direktoryo ng archive

Ang sistema ng imbakan ng mga dokumento ng archival sa antas ng pondo ay naayos ng isang imbentaryo, ngunit hindi ito sapat upang maghanap ng impormasyon sa dokumentaryo. Kapag gumagamit ng mga dokumento ng archival, ang mga kahilingan ay madalas na nabuo sa mga paksa, isyu, paksa, kaganapan. Upang malutas ang problemang ito, ang mga archive ay lumikha ng mga katalogo bilang inter-stock na mga direktoryo ng archival, kung saan ang impormasyon tungkol sa nilalaman ng mga dokumento ng archive ay pinagsama ayon sa mga paksa (mga paksa, industriya) na matatagpuan alinsunod sa scheme ng pag-uuri ng impormasyon ng dokumento na pinagtibay para sa catalog na ito, na nagbibigay ng mananaliksik ng sapat na pagkakataon upang maghanap ng impormasyon. .

Ang sistema ng katalogo sa mga archive ng Russia ay nagsimulang magkaroon ng hugis noong unang bahagi ng 1960s. ika-20 siglo Sa nakalipas na panahon, ang mga archive ng estado ay nakaipon ng malaking karanasan sa paglikha at pagpapanatili ng iba't ibang uri ng mga katalogo. Gayunpaman, ang "mass" cataloging, natupad noong 70-80s. ika-20 siglo sa mga domestic archive ay humantong sa katotohanan na sa tradisyonal na anyo ang mga katalogo ay naglalaman ng milyun-milyong mga card, ngunit ang kahusayan ng kanilang paggamit ay mababa. Ito ay dahil sa isang bilang ng mga kadahilanan: una, ang tradisyonal na anyo ng paghahanap ng impormasyon sa catalog; pangalawa, ang kanilang "di-pampubliko" na kalikasan, i.e. tanging mga tauhan ng archive ang nagsilbi sa mga kahilingan ng mga mananaliksik. Ang lahat ng ito ay humantong sa 90s. ika-20 siglo sa pagsususpinde ng pag-catalog ng impormasyon ng dokumentaryo.

Kabaligtaran sa catalog catalog:

una, ito ay sumasaklaw sa karamihan ng mga pondo ng archive, dahil ang istraktura nito ay hindi nakasalalay sa sistema ng pag-iimbak ng dokumento, ngunit sumasalamin sa pag-uuri ng impormasyon ng dokumentaryo ayon sa paksa, industriya, atbp., habang ang imbentaryo ay pinagsama-sama para sa mga dokumento ng isang pondo ng archival o bahagi ng mga ito;

pangalawa, ang imbentaryo ay mas detalyado, dahil maaari itong maglaman ng impormasyon hindi lamang ng isang kaso, kundi pati na rin ang mga bahagi ng isang dokumento, isang dokumento, isang grupo ng mga dokumento, isang grupo ng mga kaso;

pangatlo, hindi tulad ng imbentaryo, hindi ito isang gabay sa accounting, i.e. hindi ito nagsisilbi upang mabilang ang bilang ng mga kaso at dokumento; ang tanging tungkulin nito ay ang pagkuha ng impormasyon;

ikaapat, kung ang bawat imbentaryo ay binuo batay sa sarili nitong sistema ng sistema para sa mga materyales ng pondong ito, kung gayon ang mga kard ng katalogo ng lahat ng mga pondo ng archive ay iniutos alinsunod sa isang solong pamamaraan, ang mga pangunahing kaalaman na karaniwan sa lahat ng mga archive.

Sa mga archive ng mga organisasyon, sa halip na mga katalogo, ginagamit ang mga file cabinet.

Sa trabaho sa opisina, mahalaga na mabilis na makahanap ng isa o ibang dokumentaryo na impormasyon. Para sa layuning ito, pinapanatili ang pagpaparehistro at pagpaparehistro ng mga file cabinet ng mga dokumento, mga file cabinet ng mga liham at mga pahayag ng mga mamamayan, atbp. Dapat tandaan na ang mga file cabinet na ito ay hindi lamang panandaliang kahalagahan: sa hinaharap, kasama ang mga dokumento, sila ay kailangang pumunta sa archive ng organisasyon.

Ang proseso ng paghahanda, pag-compile at pagpapanatili ng mga katalogo ng archival ay tinatawag na pag-catalog ng mga dokumento ng archival:

Kasama sa pag-catalog ang mga sumusunod na uri ng trabaho:

pagtukoy sa uri ng direktoryo;

pagbuo ng isang scheme ng pag-uuri para sa impormasyon ng dokumentaryo sa katalogo;

pagkakakilanlan at pagpili ng dokumentaryong impormasyon para sa pag-catalog;

paglalarawan ng impormasyon ng dokumentaryo sa mga card ng katalogo;

pag-index ng mga index card;

pag-aayos ng mga card at pagpapanatili ng isang katalogo

Ang kahulugan ng uri ng catalog na gagawin ay depende sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento, gayundin sa pagkakaroon ng iba pang mga uri ng mga katalogo.

Kapag tinutukoy ang komposisyon ng mga katalogo ng isang partikular na estado o munisipal na archive, ang mga sumusunod ay isinasaalang-alang: ang ranggo at profile ng archive; istraktura, komposisyon at nilalaman ng mga pondo ng archive; ang antas ng pag-unlad ng mga pondo; ang intensity at layunin ng paggamit ng mga dokumento; kakayahang magamit at antas ng kalidad ng iba pang mga uri ng mga direktoryo ng archival; materyal at teknikal na kakayahan ng archive.

Depende sa napiling istraktura, mayroong dalawang uri ng mga katalogo: lohikal na istraktura at alpabetikong istraktura.

Kung ang impormasyon ay nakaayos mula sa pangkalahatan hanggang sa partikular, i.e. mula sa itaas hanggang sa ibaba (deductive method), kunin ang lohikal na istraktura ng mga direktoryo ng gusali.

Kung ang impormasyon ay nakaayos mula sa partikular hanggang sa pangkalahatan, i.e. mula sa ibaba hanggang sa itaas (paraan ng induction), kumuha ng alpabetikong (pormal) na istraktura.

Sa turn, ang mga katalogo ng lohikal na istraktura ay nahahati ayon sa uri sa sistematiko, pampakay at kanilang mga uri (ang katalogo sa kasaysayan ng mga institusyon at ang katalogo sa kasaysayan ng administratibo-teritoryal na dibisyon) at kronolohikal, at ang mga katalogo ng alpabetikong istraktura ay nahahati sa paksa at kanilang mga uri, nominal at heograpikal. Ang mga katalogo ay inter-fund archival directory.

Para sa mga archive ng estado at munisipyo, ang sistema ng katalogo ay batay sa isang sistematikong katalogo

Pagbuo ng isang scheme ng pag-uuri para sa impormasyon ng dokumentaryo sa mga katalogo. Pang-agham na pag-unlad Ang mga problema sa pag-uuri ng impormasyon sa dokumentaryo ng archival, na malapit na nauugnay sa pagbuo ng pangkalahatang teorya ng pag-uuri, ay tumutukoy sa maagang XIX c., sa oras ng pagtiklop ng paksa ng agham ng archival, ang sistema ng mga archive, ang paglalaan ng negosyo ng archival sa isang independiyenteng lugar kontrolado ng gobyerno kapag nagsimulang bumuo ng mga scheme ng pag-uuri sa mga lugar na nauugnay sa agham ng archival - agham ng dokumento at agham ng pinagmulan.

Bilang resulta ng mga teoretikal na pag-aaral, ang mga pangunahing uri ng pag-uuri ng impormasyon ng dokumentaryo na makikita sa sanggunian at mga tool ng impormasyon ay nakilala: istruktura, paksa-pampanya, typological, na batay sa elemento ng istruktura(istraktura), bagay (tema) o katangian (likas sa isang partikular na bagay o bahagi nito) tipikal na katangian. Tinutukoy ng unang dalawang uri ng pag-uuri ang mga detalye ng mga archive ng NSA, parehong tradisyonal at awtomatiko.

Mga teoretikal na tagumpay ng domestic archival science sa larangan ng pag-uuri noong 70-80s. ay ipinatupad sa pagbuo ng mga Scheme para sa pinag-isang pag-uuri ng impormasyon sa dokumentaryo (SEC) noong 1978, 1983, pati na rin ang Rubricators at Thesauri ng ASNTI ayon sa mga dokumento ng GAF ng USSR, kalaunan - ang Unified classifier ng dokumentaryo na impormasyon ng Archival Fund Pederasyon ng Russia(ECDI) 2007

Kapag binuo ang ECDI AF RF, ang mga sistematikong pagbabago na naganap sa halos lahat ng mga lugar ng buhay sa Russian Federation ay isinasaalang-alang: isang bagong pampulitika at istruktura ng estado, pagbabago ng mga anyo ng pagmamay-ari at marami pang iba, na makikita sa mga dokumento, impormasyon tungkol sa kung saan dapat isama sa mga katalogo. Mahalagang tandaan na ang EKDI AF RF sa isang bagong antas ng pamamaraan ay bubuo ng mga diskarte sa pag-catalog na inilatag sa SEC (M., 1978; M., 1983).

Paglalarawan ng dokumentaryo na impormasyon sa mga card ng katalogo. Ang prosesong ito ay walang iba kundi ang pag-aayos ng pangalawang dokumentaryo na impormasyon sa isang catalog card:

Ang catalog card ay may mahigpit na iniresetang form na may ipinag-uutos na hanay ng mga elemento na nakapangkat sa magkakahiwalay na grupo:

klasipikasyon (index, heading, subheading, petsa at lugar ng kaganapan);

impormasyon (nilalaman ng dokumento);

mga search engine (pangalan ng archive, pangalan ng pondo, N ng pondo, N ng imbentaryo, N ng file, mga sheet);

panlabas (wika ng dokumento at paraan ng pagpaparami);

kontrol (posisyon at lagda ng compiler, petsa ng pagguhit ng card).

Ang isang mahalagang elemento ng pagpapanatili ng anumang catalog ay ang pag-index ng impormasyong dokumentaryo na pinili para dito. Ang pag-index ay ang proseso ng pagpili o pag-compile ng mga indeks ayon sa isang scheme at paglalagay sa isang catalog card:

Ang index ay simbolo, isang elemento ng wika, mga numero, mga titik, at mga simbolo sa isang sistema ng pag-uuri. Ang isang simbolo o kumbinasyon ng mga ito ay itinalaga sa kaukulang mga dibisyon ng pag-uuri ng scheme ng pag-uuri ng impormasyon ng dokumentaryo at inilalagay sa mga kard ng katalogo.

Systematization ng mga card at pagpapanatili ng catalog. Ang mga naka-index na card ay dapat na sistematiko para maisama sa catalog.

Tandaan! Ang systematization ng mga card ay isinasagawa alinsunod sa mga indeks sa pagkakasunud-sunod ng mga numero.

28.00.00.00. Gawaing pangkultura at pang-edukasyon.
28.01.00.00. Pangkalahatang isyu.
28.01.01.00. Batas sa mga tanong ng gawaing pangkultura at pang-edukasyon.
28.02.00.00. Mga aktibidad ng mga institusyong pangkultura at pang-edukasyon.
28.10.02.02. Paggamit ng mga monumento sa kasaysayan at kultura para sa mga layuning pangkultura, pang-edukasyon at pang-agham.

Sa isang pangkat ng mga card na may parehong mga index, ang karagdagang sistematisasyon ay isinasagawa ayon sa mga heading at subheading na ipinahiwatig sa mga card. Ang lokasyon ng mga card mismo ay nasa antas na ng mga subheading ay ginawa ayon sa lohikal na prinsipyo- mula sa pinakamataas hanggang sa pinakamababa, mula sa pangkalahatan hanggang sa partikular. Halimbawa: ang mga pangkat ng mga card na nabuo sa pamamagitan ng heograpikal na indikasyon ay nakaayos ayon sa ipinahiwatig na prinsipyo, at ang mga katumbas ay nakaayos ayon sa alpabeto ng mga pangalang heograpikal. Ang mga pangkat ng mga kard, na nabuo ayon sa pagkakasunod-sunod, ay isinaayos ayon sa petsa ng mga kaganapan at pagkatapos ay sa mga petsa ng mga dokumento.

Mga patakaran para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa estado at munisipyo, archive, museo at aklatan, mga organisasyon Russian Academy mga agham (pagkatapos dito - ang Mga Panuntunan ng 2007), na nagpapatuloy sa pagsasanay na binuo sa lokal na teorya at pamamaraan ng pag-archive, ayon sa kaugalian ay inuuri ang (mga) catalog bilang mandatory para sa pag-archive (p. 95). Kasabay nito, inaayos ng Mga Panuntunan ang sumusunod na probisyon: "Ang komposisyon ng sistema ng katalogo ng archive ay tinutukoy ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng archival, ang intensity ng kanilang paggamit, ang antas ng pag-unlad ng mga pondo ng archival, ang pagkakaroon at kalidad ng iba pang mga uri ng mga direktoryo ng archival. Ang mga pangunahing sa archive catalog system ay sistematiko at nominal"

Kaya, dapat itong tapusin na ang proseso ng pagpapanatili ng mga katalogo sa mga archive ay dapat magpatuloy, at ang batayan para sa gawaing ito ay dapat na ang bagong "Pinag-isang Classifier ng Impormasyon ng Dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation".

Mga gabay

Ang mga guidebook, tulad ng mga katalogo, ay mga mandatoryong reference na libro sa sistema ng sanggunian at mga tool sa paghahanap sa mga archive ng estado, munisipyo at departamento:

Ang guidebook ay isang tradisyunal na anyo ng sangguniang libro na nilayon para sa publikasyon upang bigyang-daan ang mga mananaliksik na maging pamilyar nang maaga sa komposisyon ng mga dokumento sa isang partikular na archive.

Ang konsepto ng "gabay" ay generic. Ang mga uri ng gabay ay:

gabay sa mga pondo ng archive (archives);

isang maikling gabay sa mga pondo ng archive (archives);

pampakay na gabay sa mga pondo ng archive (archives).

Ang mga gabay ay nahahati din sa archival (intraarchival) at interarchival.

Ang uri ng guidebook ay tinutukoy ng layunin nito.

Gabay sa mga pondo ng archive - isang uri ng direktoryo ng archival na naglalaman maikling katangian o maikling impormasyon sa mga pondo ng archival (mga koleksyon, mga complex ng mga dokumento) sa isang sistematikong paraan at nilayon para sa pangkalahatang pamilyar sa komposisyon at nilalaman ng mga pondo ng archive.

Ang isang mabilis na gabay sa mga pag-aari ng isang (mga) archive ay isang uri ng gabay na naglalaman ng isang sistematikong listahan ng mga pag-aari. Ang mga maikling reference na libro ay nahahati sa annotated at non-annotated. Ang naka-annotate na maikling gabay ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa pangalan ng mga pondo ng archival ng archive kasama ang lahat ng pagpapalit ng pangalan ng mga tagapagtatag, data ng sanggunian sa mga pondo at isang maikling anotasyon ng mga dokumentong nakapaloob dito.

Ang isang hindi na-notate na maikling gabay sa mga koleksyon ng (mga) archive ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga pangalan ng mga koleksyon ng archive at ang kanilang reference na data.

Thematic na gabay sa mga pondo ng (mga) archive - isang uri ng gabay sa mga pondo ng (mga) archive, na nagpapakilala sa bahaging iyon ng mga dokumento ng mga pondong ito ng (mga) archive, na naglalaman ng impormasyon sa paksa (mga paksa ), at nagsasaad ng mga pangalan o numero ng mga pondo ng archival.

Ang isang guidebook, isang maikling sangguniang libro at isang pampakay na guidebook ay maaaring malikha para sa mga pondo ng lahat o ilang mga archive ng anumang rehiyon, para sa mga pondo ng isang hiwalay na estado, municipal archive, para sa isang hiwalay na hanay ng mga pondo ng estado, munisipal na archive ( s).

Ang anumang guidebook ay binubuo ng dalawang bahagi: ang mga katangian ng mga pondo (ang gabay mismo) at ang reference na kagamitan.

Mga katangian ng mga pondo sa gabay. Ang pangunahing bahagi ng gabay ay ang mga katangian ng pondo - ito ay isang hanay ng impormasyon, kabilang ang ang pangalan ng pondo, data ng sanggunian tungkol dito, ang kasaysayan ng organisasyong lumilikha ng pondo (para sa isang pondo ng personal na pinagmulan - pangunahing biographical na impormasyon tungkol sa tao), impormasyon sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng pondo. Maaari itong dagdagan listahan ng bibliograpiya panitikan ng pundasyon.

Ang bawat elemento ng katangian ay nagdadala ng isang tiyak na pagkarga ng impormasyon.

Pangalan ng pondo- isang kinakailangang elemento ng katangian na maaaring magbigay ng indikasyon ng:

1) para sa makasaysayang panahon ng mga aktibidad ng tagalikha ng pondo;
2) ang pangalan ng tagalikha ng pondo, ang kanyang mga tungkulin sa apparatus ng estado o sa sektor ng ekonomiya, kultura, atbp.;
3) ang sukat ng aktibidad ng tagalikha ng pondo, na nakapaloob sa mga konsepto ng "provincial", "regional", "volost", "district", "federal", "municipal", atbp. Kasabay nito, imposible, bilang panuntunan, na maitatag ang sukat ng kanilang mga aktibidad sa pamamagitan ng mga pangalan ng mga pundasyon ng mga organisasyon;
4) lokasyon ng tagalikha ng pondo.

Ang pangalan ng pondo sa mga indibidwal na katangian ay dapat na tumutugma sa pangalan nito sa mga dokumento ng accounting.

Reference data tungkol sa pondo mag-ulat ng impormasyon sa paghahanap sa anyo ng isang numero ng pondo.

Ang isang mahalagang bahagi ng mga katangian ng pondo ay sanggunian sa kasaysayan, na tumutulong upang ipakita ang kakanyahan ng makasaysayang at lohikal na mga koneksyon ng mga dokumento ng inilarawan na kumplikado, upang maunawaan ang kalikasan at tama na suriin ang nilalaman ng mga dokumento na kasama sa anotasyon. Ang isang makasaysayang tala ay isang uri ng pagpapakilala sa anotasyon, na nagbibigay ng isang pangkalahatang ideya ng lugar ng organisasyong ito sa sistema ng kagamitan ng estado o mga institusyon, ang panahon ng aktibidad nito, sukat at pag-andar (kung ang pangalan ng pundasyon ay hindi nagbibigay ng mga datos na ito).

Makasaysayang tala para sa mga pondo ng personal na pinagmulan Binubuo ng maikling biographical na impormasyon tungkol sa nagtatag: apelyido, unang pangalan, patronymic, pseudonym, pangalan ng dalaga, petsa ng buhay, propesyon, uri ng opisyal at panlipunang aktibidad. Ang makasaysayang impormasyon sa mga pondo ng pamilya at angkan ay nagbibigay ng impormasyon sa kronolohiya ng antas ng pagkakamag-anak. Para sa mga pondong binubuo ng mga dokumento ng ilang tao na may kaugnayan sa malikhaing aktibidad, ang impormasyon tungkol sa mga opisyal at panlipunang aktibidad ng mga tagalikha ng pondo ay ibinubuod sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng kanilang mga apelyido.

Anotasyon ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento Ang pondo ay isang maikling pangkalahatang paglalarawan ng komposisyon ng mga dokumento (ayon sa uri) at ang kanilang nilalaman (ayon sa mga paksa, mga isyu na sumasalamin sa mga aktibidad ng tagalikha ng pondo).

Reference apparatus para sa gabay. Ang mga pangunahing elemento ng reference apparatus sa guidebook ay: pahina ng pamagat, nilalaman (talahanayan ng mga nilalaman), paunang salita, listahan ng mga pagdadaglat, mga apendise, mga index.

Ang isang pangkalahatang bibliograpiya ay pinagsama-sama para sa gabay. Sa mga multi-volume na edisyon ng mga guidebook, isang reference na apparatus ang pinagsama-sama para sa buong publikasyon at para sa mga indibidwal na volume.

Dapat mong malaman na ang pahina ng pamagat ay hindi lamang kumukumpleto sa disenyo ng gabay, ngunit naglalaman din ng pangunahing impormasyon ng sanggunian. Ito ay pangkalahatang impormasyon tungkol sa hurisdiksyon ng archive na ito, ang pangalan ng archive at ang pangalan ng direktoryo, ang lugar at oras ng publikasyon.

Upang madagdagan ang nilalaman ng impormasyon ng talaan ng mga nilalaman, ipinapayong isama ang isang pahina sa bawat pahina na listahan ng hindi lamang mga seksyon, mga subsection, kundi pati na rin ang mga heading. Ang talahanayan ng mga nilalaman ay nagdadala ng isang tiyak na pag-load ng impormasyon, na nagpapakita ng mga pangunahing yugto ng systematization, na nagbibigay ng tiyak at visual na impormasyon tungkol sa istraktura ng paglalarawan ng kumplikadong mga dokumento sa kabuuan.

Kasama sa paunang salita Pangkalahatang Impormasyon sa kasaysayan ng archive, para sa mga dokumento kung saan pinagsama-sama ang sangguniang aklat na ito, sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento at sa pagbuo ng sangguniang aklat. Ang kasaysayan ng archive ay ibinigay nang napakaikling, na nagha-highlight sa mga isyu tulad ng kasaysayan ng pagkuha ng archive, dami at profile nito.

Ang pamamaraan para sa pag-compile ng isang listahan ng mga pagdadaglat, index at nilalaman (talahanayan ng mga nilalaman) para sa mga guidebook ay katulad ng pamamaraan para sa paghahanda ng mga elementong ito ng isang reference apparatus para sa isang imbentaryo.

Maaaring kabilang sa mga aplikasyon ang:

impormasyon tungkol sa mga pagbabago sa dibisyong administratibo-teritoryo;

mga listahan ng mga pondo: liquidated, pinagsama, inilipat sa iba pang mga archive;

impormasyon tungkol sa komposisyon ng scientific reference apparatus ng archive

Karagdagang sanggunian at mga tool sa paghahanap

Ang mga karagdagang direktoryo ng sistema ng ATP ay maaaring malikha sa archive - mga review, index, thematic card index at thematic na listahan ng mga dokumento at kaso, annotated na mga rehistro ng mga imbentaryo.

Mga Pagsusuri ng Dokumento

Bilang isang uri ng sangguniang aklat sa archival, ang isang pagsusuri ay kabilang sa pangkat ng mga karagdagang sanggunian at mga tool sa paghahanap ng archive, ngunit, tulad ng isang guidebook, ito ay inilaan para sa publikasyon upang ipaalam sa mga gumagamit ang tungkol sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng pondo o ibang pondo, ngunit sa isang paksa:

Ang pagiging angkop ng pag-iipon ng mga pagsusuri ay tinutukoy ng kaugnayan at kahalagahan ng problema kung saan ito nakatuon, ang antas ng pag-aaral nito, pati na rin ang pagiging bago ng mga dokumentong kasama sa pagsusuri.

Ang pagsasama-sama at paglalathala (pagtitiklop) ng mga pagsusuri ay inirerekomenda sa mga sumusunod na kaso: kapag ang dami ng pondo ay malaki at naglalaman ito ng maraming mga kaso ng parehong uri sa nilalaman, o, sa kabaligtaran, maraming mga kaso na may kumplikado, maraming paksa na nilalaman, para sa halimbawa: mga protocol, mga sulat sa ilang mga hindi nauugnay na mga katanungan sa kanilang mga sarili. Sa sitwasyong ito, ipinapayong mag-isyu ng mga pagsusuri ng mga pondo ng archival, kung saan ang nilalaman ng mga kaso ng multi-subject ay maaaring lohikal na hatiin at inuri sa mga homogenous na grupo. Ang mga pagsusuri ay maaari ding gawin sa mga dokumentong ipinasok sa mga imbentaryo nang walang mahigpit na sistema o lohikal na koneksyon, o kapag ang mga dokumento ay nakakalat sa iba't ibang mga imbentaryo. Ang mga nabanggit na pagkukulang ay mas madaling alisin sa pamamagitan ng pag-compile ng mga review, sa halip na muling pagsulat ng mga imbentaryo.

Ang karanasan sa paghahanda ng mga pagsusuri ay nagpapakita na maaari silang mai-publish kapwa sa anyo ng mga independiyenteng publikasyon at bilang hiwalay na mga artikulo sa mga periodical at patuloy na mga publikasyon, na may kaugnayan para sa paghahanda ng mga pagsusuri ng mga dokumento ng archival sa mga organisasyon.

Mga payo

Ang mga index ay maaaring maging mga independiyenteng direktoryo ng archival sa archive o isang elemento ng reference apparatus ng iba pang mga direktoryo ng archival:

Ang pamamaraan para sa pag-compile ng index bilang isang elemento ng reference apparatus ay isinasaalang-alang gamit ang halimbawa ng isang imbentaryo ng mga dokumento at kaso.

Mga temang listahan ng mga dokumento

Bilang karagdagang sangguniang aklat sa archival, maaaring i-compile ang mga temang listahan ng mga dokumento at kaso:

Ang mga listahan ng mga dokumento ay pinagsama-sama sa mga pinaka-nauugnay, sikat, at hindi gaanong pinag-aralan na mga paksa upang ipaalam sa isang malawak na hanay ng mga mananaliksik, mga publisher ng dokumento, mga archivist, mga mamamahayag at iba pang mga espesyalista.

Database

Kasama ng listahan ng mga dokumento, ang state, municipal at departmental archive ay aktibong bumubuo ng mga database at nagpo-post ng mga ito sa kanilang mga opisyal na website, na ginagawang posible na mabilis at multifacetedly na maghanap at magpakita ng dokumentaryong impormasyon sa remote access mode.

PANIMULA

Ang paglikha ng mga sistema ng paghahanap upang matiyak ang pinabilis na paghahanap ng retrospective na impormasyon ay isa sa mga priyoridad sa gawain ng National Archives ng Republika ng Belarus. Samakatuwid, ang isang malawak na sistema ng pang-agham at sangguniang kagamitan ay tinatawag upang magsilbi sa mga layunin ng pagpapatakbo at ganap na posibleng paggamit ng mga dokumentaryong materyales.

Ang scientific reference apparatus system ay isang kumplikadong magkakaugnay at komplementaryong mga dokumento ng accounting, archival directory, mekanisado at automated na sistema ng pagkuha ng impormasyon, mga dokumento ng impormasyon na nilikha sa iisang pamamaraan at siyentipiko at metodolohikal na batayan upang matiyak ang kaligtasan at epektibong paghahanap ng mga dokumento ng archival at impormasyon ng dokumentaryo sa loob ng archival fund, archive, NAF ng Republic of Belarus para sa layunin ng komprehensibong paggamit.

Ang sistema ng NSA, batay sa mga prinsipyo ng historicism, pagiging komprehensibo at pagiging kumplikado, ay dapat na binuo na isinasaalang-alang ang isang sistematikong diskarte, at isang holistic, kumplikadong organisadong bagay, kabilang ang mga kinakailangang subsystem para sa accounting at paglalarawan ng mga dokumento sa isang solong regulasyon at metodolohikal na batayan.

Ang sistema ng scientific reference apparatus ay maaaring hatiin ayon sa mga function na ginagawa nito:

1) mga sangguniang libro sa mga dokumento ng accounting;

2) mga reference na libro sa nilalaman ng mga dokumento.

Sa bawat isa sa mga pangkat na ito, ang mga pangunahing direktoryo ay inilalaan, na kung saan ay ipinag-uutos para sa bawat archive at auxiliary na mga, na nilikha kung kinakailangan. Ang mga pangunahing sangguniang libro sa accounting ay kinabibilangan ng libro ng mga resibo, ang listahan ng mga pondo, mga sheet ng pondo, mga imbentaryo, mga rehistro ng mga imbentaryo, ang mga auxiliary ay ang personal na account ng archive, mga card at mga libro ng accounting para sa paggalaw ng mga pondo, atbp. .

Kasama sa mga pangunahing gabay sa nilalaman ang mga imbentaryo, gabay, at katalogo, habang ang mga pantulong ay kinabibilangan ng mga review, index, at mga listahang pampakay.

Kaya, sa sistema ng NSA, ang bawat direktoryo ay may sariling layunin, mga detalye, umaakma sa iba pang mga direktoryo at kinakailangan. mahalaga bahagi SNSA. Gayunpaman, dapat tandaan na ang buong SNSA complex ay hindi palaging sapilitan para sa bawat archive. Ang bilang at komposisyon ng mga direktoryo ay iba. Mahalaga na ang archive ay mayroong isang hanay ng mga sistema ng impormasyon na magpapahintulot sa makatwirang pagsasagawa ng lahat ng uri ng trabaho kasama ang mga dokumento.

1EVOLUTION OF THE SCIENTIFIC REFERENCE APPARATUS SA MGA DOKUMENTO NG ARCHIVAL FUND NG RUSSIAN FEDERATION (1991-2005)

Ang panahon mula 1991 hanggang 2005 ay isang abala at higit na kakaibang panahon sa pagbuo ng scientific reference apparatus (RSA) para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation (AF RF).
Sa mga taong ito, masinsinang nilikha ang mga sangguniang aklat sa archival, na inilathala kapwa sa tradisyonal na paraan at sa iba't ibang teknolohiya ng computer. Ang impormasyong ibinigay sa ibaba sa mga volume at uri ng naka-publish na tradisyonal na mga sangguniang libro ay batay sa bibliographic database (DB) ng mga archival reference na aklat na pinananatili ng Rosar-Khiv. Ang database ay naglalaman ng impormasyon sa 658 publikasyon at sumasaklaw sa panahon mula 1939 hanggang 2006.

Sa nakalipas na 15 taon, 394 na mga sangguniang libro ang nai-publish, iyon ay, 60% ng lahat ng nai-publish na mga sangguniang libro sa mga dokumento ng RF AF na nakaimbak sa mga archive ng estado at munisipyo. Ang Federal Archives ay naglathala ng 133 mga direktoryo, na kumakatawan sa isang 34% na pagtaas sa kabuuan. Ang karamihan ng pagtaas sa bilang ng mga direktoryo ay ibinigay ng mga archive ng estado ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation - naglathala sila ng 233 mga direktoryo, o 59%, ang natitirang 7% ay ang kontribusyon ng mga archive ng munisipyo (10 mga direktoryo), Rosarkhiv at VNIIDAD. Bagaman nangingibabaw ang bahagi ng mga archive ng estado ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation, ang mga pederal na archive ay gumawa ng pinakamaraming trabaho - isang average ng 8.9 na mga direktoryo sa bawat archive, ang mga archive ng estado ay nagbigay ng pagtaas ng 1.1 na mga direktoryo bawat archive. Minsan ang mga sangguniang libro sa mga archive ng dating CPSU ay tinatawag na batayan ng isang alon ng mga publikasyong sanggunian sa archival, ngunit hindi ito ganoon. Sa katotohanan, nag-ambag sila ng 16% ng kabuuang pagtaas sa mga direktoryo para sa tinukoy na panahon.

Ang istruktura ng nai-publish na reference fund ay nanatiling matatag. Ang pinaka-massive sa mga nai-publish ay isang guidebook type guidebook. Parehong noong 1990 at sa kasalukuyan, ang naturang mga sangguniang aklat ay nagkakaloob ng 63% ng lahat ng mga nai-publish. Ang iba pang mga uri ng mga direktoryo ay halos napanatili ang kanilang bahagi pangkalahatang istraktura: ang bahagi ng mga katalogo (mula 8 hanggang 10%) at mga index (mula 6 hanggang 10%) ay bahagyang tumaas, bahagyang nabawasan (mula 10 hanggang 6% ang bahagi ng mga review) at nai-publish na mga imbentaryo (mula 8 hanggang 6%). Mula sa ibinigay na mga numero, malinaw na ang mga rate ng paglago para sa bawat uri ng mga direktoryo ay halos pareho, habang ang mga priyoridad sa mga sangguniang publikasyon ay hindi nagbabago.

Ang pangunahing bahagi sa paglago ng mga guidebook ay nabibilang sa mga archive ng rehiyon. Ang mga pederal na archive ay higit na binibigyan ng mga guidebook, iyon ay, isang tiyak na saturation ang naganap.

Maraming archive sa rehiyon ang naghahanda pa rin ng kanilang mga unang guidebook. Nalalapat ito lalo na, siyempre, sa mga archive ng mga dokumento ng CPSU at sa mga archive ng munisipyo. Tila na ang huli, sa karamihan, ay mas gugustuhin ang paghahanda at paglalathala ng mga interarchival na direktoryo, sa paglikha kung saan ang mga namamahala na katawan ng mga archive ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation ay dapat maglaro ng isang coordinating na papel.

Siyempre, ang dami ng paglaki sa bilang ng mga sangguniang aklat na nai-publish ay kahanga-hanga, bagaman hindi ito isang ganap na sapat na tagapagpahiwatig ng pagkakaroon ng mga dokumento ng archival na may mga sangguniang libro. Ang isang mas tumpak (kahit na hindi perpekto) na tagapagpahiwatig sa bagay na ito, na may kaugnayan sa mga sangguniang aklat tulad ng isang guidebook, ay hindi ang bilang ng mga sangguniang aklat, ngunit ang bilang ng mga koleksyon, na ang mga paglalarawan ay ibinigay sa mga sangguniang aklat. Tandaan na ang indicator na ito ang ginagamit sa pagtatasa ng pagpapanatili ng database ng "Archival Fund".

Kasabay ng kamakailang patuloy na pagtaas sa bilang ng mga publikasyon ng sanggunian at impormasyon sa lugar na ito, mayroong isa pang tagapagpahiwatig na, sa kasamaang-palad, ay nananatiling hindi nagbabago - ang kalidad ng mga sangguniang libro. Ang atensiyon ng mga archive ay iginuhit sa sitwasyong ito nang higit sa isang beses: tingnan ang ulat ng Federal Archives sa isang pulong ng Scientific Council ng Federal Archives (2000); Nagtuturo na liham ng Rosarkhiv sa paglikha at pagbuo ng NSA sa mga dokumento ng estado at munisipal na mga archive (2001); ulat ng Federal Archives sa All-Russian Conference noong 2003 "Mga Trend at Prospect para sa Pag-unlad ng National Archives para sa Mga Dokumento ng Estado at Municipal Archives"; desisyon ng Lupon ng Federal Archives (2003) "Sa estado ng gawain ng mga archive ng estado ng Russian Federation sa paglikha at pagbuo ng isang pang-agham na sangguniang kagamitan para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation noong 1996-2001 "; desisyon ng Lupon ng Federal Archives (2005) "Sa Pinagsama-samang Plano para sa Paghahanda ng Documentary Publications at Archival Reference Books sa Archival Institutions ng Russian Federation para sa 2006-2010"; mga desisyon ng kolehiyo ng Rosarkhiv batay sa mga resulta ng mga kumpetisyon sa industriya mga gawaing siyentipiko para sa 2000-2001 at 2003-2004 Ang mga pangunahing pagkukulang ng mga sangguniang libro ay kinabibilangan ng kanilang disenyo at istraktura, ang pagpili ng antas ng paglalarawan, mga pamamaraan para sa pagkakaisa ng mga paglalarawan, pamamahagi ng mga pondo para sa mga indibidwal at pangkat na anotasyon. Ang mga anotasyon ay kadalasang naglalaman lamang ng isang listahan ng mga uri ng mga dokumento, at mga makasaysayang sanggunian - ang mga petsa ng pagkakaroon at mga tungkulin ng mga tagalikha ng pondo. Bilang isang resulta, kabilang sa mga publikasyon ay mayroong isang malaking bilang ng mga maikling sangguniang libro, mga naka-annot na listahan, atbp., habang ang ilan sa mga ito, sa kawalan ng mga anotasyon o mga sanggunian sa kasaysayan, ay tinatawag na mga gabay na aklat. Ang solusyon sa problema ay malinaw na sumunod lamang sa mga kinakailangan sa pamamaraan para sa paghahanda ng iba't ibang uri ng SSA, na paulit-ulit na itinakda sa mga patakaran at manwal at hindi sumailalim sa anumang mga pagbabago sa mga nakaraang taon.

Sa pagsasalita tungkol sa pagtaas ng bilang ng mga sangguniang publikasyon at ang kanilang istraktura, isang medyo bagong kababalaghan sa lugar na ito ay dapat pansinin. Ang mga publikasyon ay nai-publish na, mahigpit na pagsasalita, ay hindi maaaring ituring na bahagi ng sistema ng NSA. Ang mga ito ay biographical at biobibliographic na mga sangguniang libro, mga panrehiyong ensiklopedya na nakakaakit sa lokal na kasaysayan, atbp. Ang isang bilang ng mga publikasyon na tinatawag na mga sangguniang aklat ay naglalaman ng malawak na koleksyon ng mga dokumento. Ang mga dahilan para sa kanilang hitsura ay malinaw. Bilang isang patakaran, para sa mga publikasyong ito, ang mga archive ay tumatanggap ng pagpopondo (paunang o mula sa pagbebenta ng sirkulasyon). Ang paglalathala ng mga publikasyon na, sa iba't ibang kadahilanan, ay hinihiling ng pangkalahatang publiko, mga administratibong katawan o komersyal na istruktura na may naaangkop na pondo, ay walang alinlangan na tugon sa mga pangangailangan ng lipunan. Bilang karagdagan, natutugunan nila ang mga kagyat na pangangailangan ng mga archive. Kasabay nito, ito ay isa sa mga direkta at epektibong tool para sa pagpapasikat ng mga archive. Ang malawak na paglalathala ng ganitong uri ng mga sangguniang materyales ay nararapat sa pag-apruba, at ito, sa partikular, ay maaaring magpakita mismo sa kumpetisyon ng mga gawaing pang-agham na hawak ng Russian Archives sa larangan ng pag-archive, arkeograpiya at agham ng dokumento. Gayunpaman, sa nominasyon na "Mga aklat ng sanggunian sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento", ang kumpetisyon ay tumatanggap ng mga gawa na nararapat na kwalipikado ng hurado ng kumpetisyon bilang hindi core para sa nominasyong ito at natalo sa rating sa mga publikasyon kung saan ang klasikal na genre. ay mahigpit na pinananatili. Tila ang mga publikasyong ito, kung minsan ay ginawa sa isang mataas na propesyonal na paraan, ay karapat-dapat sa isang hiwalay na nominasyon (o pagbabago ng umiiral na nominasyon) sa ilalim ng pangalan, sabihin, "sanggunian at literatura ng impormasyon." Pagkatapos ang nominasyong ito ay maaari ding magsama ng mga booklet na, sa ilalim ng kasalukuyang mga kondisyon ng kumpetisyon, ay hindi tinatanggap para sa pagsasaalang-alang. . Tila, bilang isang resulta, ito ay kinakailangan upang palawakin ang pangalan ng kumpetisyon, iyon ay, italaga ito bilang isang kumpetisyon ng pang-agham at tanyag na mga gawa sa agham.

Ang paglaki sa bilang ng mga pampakay na sangguniang aklat (tradisyonal at awtomatiko) at ang pagbabago sa kanilang paksa (sa mga dokumento sa mga tauhan, sa mga declassified na dokumento, sa genealogical na materyales, sa kasaysayan ng rehiyon sa mga desisyon ng mga awtoridad, atbp.) ay paulit-ulit na nasuri kapag itinatampok ang mga isyu ng paggamit ng mga dokumento ng archival sa modernong panahon. Samakatuwid, hindi kinakailangang ipakita ang nauugnay na data dito. Ang mga pagbabago sa mga anyo at istruktura ng NSA ay nararapat sa pinakamalapit na atensyon.

1991-2005 - isang panahon ng malakas na paglaki at pare-parehong pag-unlad ng isang automated na scientific reference apparatus. Ang terminong "awtomatikong NSA" ay lumitaw sa mga makasaysayang pamantayan kamakailan lamang, ngunit naging karaniwan na. Ang "Automated" ay hindi na idinagdag upang linawin ang partikular na anyo ng pagtatanghal ng NSA. Dagdag na idinagdag: "naka-print na gabay", "sa tradisyonal na anyo". Ilang taon na ang nakalilipas, kinailangan nating pag-usapan ang tungkol sa hindi maiiwasan ng isang awtomatikong NSA, pagkatapos ay patunayan ang mga pakinabang nito sa maraming mga pag-andar at mga parameter, at kumbinsihin ang pangangailangan para sa pag-unlad nito. Darating ang panahon para magtaltalan kung bakit dapat ding ilathala ang ilang sangguniang aklat sa tradisyonal na anyo.

Sa kasalukuyan, ang pinakamalaking reference archival electronic resource sa mga tuntunin ng volume, versatility at prevalence ay ang DB array na "Archival Fund". Ang mga database na ito sa una, at kahit ngayon, ay pormal na binubuo bilang mga elemento ng isang awtomatikong sentralisadong sistema ng accounting ng estado. Sa katunayan, nasa mga unang bersyon na ng software package na ito (PC), at lalo na sa kasalukuyan, ang impormasyon ng NSA at ang paraan ng pagtatrabaho dito ay nangingibabaw, pangunahin (bagaman hindi lamang) dahil maraming Ang mga dokumento ng accounting ay gumaganap ng mga tungkulin ng NSA - direkta o sa isang muling sistematikong anyo. Ginagawa ng PC "Archive Fund" na magpasok ng mga paglalarawan ng mga dokumento sa apat na antas: pondo, imbentaryo (sa kabuuan), yunit ng imbakan (unit ng accounting), dokumento. Sa PC "Archival Fund" posible na awtomatikong bumuo ng mga teksto ng isang gabay sa mga pondo ng archive (na may mga index ng guidebook), isang maikling gabay sa mga pondo, dose-dosenang mga uri ng mga listahan ng mga pondo, mga imbentaryo, mga kaso; maaari kang magtago ng mga imbentaryo, anumang uri ng mga katalogo, mga index.

Sa pagsasagawa, ang impormasyong ito (bilang karagdagan sa mga aplikasyon ng accounting nito) ay direktang ginagamit bilang isang NSA upang maghanap ng mga dokumento ng archival, kung minsan - upang makabuo ng mga teksto ng mga sangguniang libro para sa kanilang kasunod na layout at publikasyon, sa ilang mga kaso, ang data ay na-convert sa iba pang mga sistema ng archival (halimbawa, sa isang awtomatikong sistema ng accounting at kontrol ng paggalaw ng mga kaso at dokumento, ang pag-unlad nito ay nakumpleto batay sa Pamamahala ng Estado ng Russian Federation at RGAE). At kung minsan sa pinababang anyo ang impormasyong ito ay nai-post sa Internet.
Ang pagpapanatili ng mga archive ng database na "Archival Fund" ay sinusuri ng dalawang pangunahing tagapagpahiwatig - ang bilang ng mga archive na gumagamit ng program na ito, at ang halaga ng data na ipinasok. Narito ang data para sa 2005. Ang mga numero para sa saklaw ng sektor ng archival ng sistema ay ang mga sumusunod. Pinapanatili nila ang database na "Archival Fund": 14 na pederal na archive (na may stock na organisasyon ng mga dokumento) - 100%; 170 mga archive ng estado ng mga paksa ng Russian Federation - 81%; 801 munisipal na archive - 33%. siyentipiko - sanggunian kagamitanAbstract >>

Pananaliksik siyentipiko-sanggunian kagamitan archive at ang automation nito aktibidad ng impormasyon. 1. Automation ng mga aktibidad sa impormasyon siyentipiko-sanggunian kagamitan automated siyentipiko-sanggunian kagamitan ...

Mga prinsipyo ng pagbuo ng system Siyentipiko-sanggunian kagamitan

Abstract >> Industriya, produksyon

Available siyentipiko-sanggunian kagamitan sa pondo. 4.06. Para sa mga pondo ng unang kategorya ay pinagsama-sama siyentipiko-sanggunian kagamitan, pagbibigay ng ... at ang mga prinsipyo ng pagbuo ng isang sistema siyentipiko-sanggunian kagamitan. Ang pagpapatuloy ay nagpapahiwatig ng obligasyon na gumuhit ...

Para sa sanggunian-bibliograpiko kagamitan mga aklatan (2)

Pagsubok >> Kultura at sining

marami siyentipiko naging laganap ang mga teknikal na aklatan at opisyal na pagkilala isa pang termino: sanggunian-hanapin kagamitan... (SPA). Sa GOST 7.27-80 " Siyentipiko- aktibidad ng impormasyon. Basic...

Accounting ng dokumento

Abstract >> Industriya, produksyon

Mga case sheet. Kabanata 1. Siyentipiko-sanggunian kagamitan sa pag-archive ng mga dokumento Siyentipiko-sanggunian kagamitan(NSA) - isang nakabalangkas na koleksyon ... at kanilang siyentipiko-sanggunian kagamitan. - M., 1994. 4. Mga pangunahing probisyon para sa pagpapaunlad ng sistema siyentipiko-sanggunian kagamitan sa mga dokumento...

Card file - isang direktoryo na naglalaman ng impormasyon tungkol sa nilalaman ng mga dokumento sa mga card. Ang mga card ay inilalagay sa mga file cabinet depende sa mga pangangailangan ng organisasyon para sa impormasyon. Tulad ng ipinapakita ng pagsasagawa ng gawain ng mga archive ng mga organisasyon, ang pinaka ginagamit ay impormasyon sa nilalaman ng organisasyon at mga dokumentong pang-administratibo(mga order para sa mga pangunahing aktibidad, protocol, kontrata, kasunduan, sulat, atbp.).

Depende sa mga gawain ng paggamit ng mga dokumento, maaaring malikha ang subject at subject-thematic na mga file cabinet.

Sa index ng kard ng paksa, ang mga kard ay pinagsama ayon sa alpabeto ayon sa mga konsepto (halimbawa, para sa mga order - ayon sa alpabeto ng mga pangalan ng mga lugar ng aktibidad: korporasyon, produksyon, marketing, proteksyon sa paggawa; para sa mga titik - ayon sa alpabeto ng mga pangalan ng mga organisasyon ng sulat, atbp. )

Maipapayo na lumikha ng mga file cabinet para sa mga tauhan upang maghanap ng impormasyon tungkol sa senioridad, suweldo at iba pang datos na panlipunan at legal.

Ang mga card ay dapat maglaman ng apelyido, pangalan, patronymic ng empleyado ng organisasyon at data ng paghahanap (bilang ng pondo, imbentaryo, kaso at mga sheet) ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa kanya. Ang mga card ay isinasaayos ayon sa mga apelyido sa alpabetikong pagkakasunud-sunod sa loob ng parehong mga apelyido sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga pangalan at patronymics.

Kapag lumilikha at gumagamit ng mga awtomatikong sistema para sa paghahanap ng mga dokumento at file sa mga archive ng mga organisasyon, ang mga tradisyunal na panuntunan para sa pagrehistro at pag-record ng mga dokumento at file, kapwa sa yugto ng trabaho sa opisina at sa archive, ay dapat gamitin sa pagbuo ng mga programa sa computer.

Ang ganitong pagpapatuloy ay magpapadali sa paglipat ng trabaho sa pag-archive sa isang bagong teknikal na antas.

Ang makasaysayang impormasyon ay sumasakop sa isang espesyal na lugar sa mga archival reference na libro. Ang sertipiko ay iginuhit sa unang pagtanggap ng mga dokumento ng pondo sa archive ng organisasyon. Kasunod nito, pagkatapos ng 5-7 taon, ipinapayong gumuhit ng isang karagdagan sa makasaysayang background.

Ang makasaysayang impormasyon ay pinagsama-sama at nilagdaan ng pinuno ng archive. Sa mga organisasyong may maliit na dami ng mga kaso na nabuo bawat taon, ang isang makasaysayang tala ay maaaring palitan ng isang paunang salita sa isang imbentaryo ng mga permanenteng kaso ng imbakan.

Ang makasaysayang background ay binubuo ng tatlong seksyon:

1. kasaysayan ng nagtatag;

2. kasaysayan ng pondo;

3. katangian ng mga dokumento ng pondo.

Ang unang seksyon - ang kasaysayan ng tagapagtatag, (sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod) ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

1. mga petsa, numero at heading ng mga dokumentong pang-administratibo sa paglikha, pagbabago at pagpuksa ng organisasyon;

2. mga deadline para sa mga aktibidad ng organisasyon;

3. pagbabago sa pangalan at aktibidad ng organisasyon;

4. mga gawain at tungkulin ng organisasyon at ang kanilang mga pagbabago;

5. ang sukat ng mga aktibidad ng organisasyon at ang lugar nito sa sistema ng apparatus ng estado, industriya;

6. ang istraktura ng organisasyon at ang mga pagbabago nito (na may mga petsa).

Ang pangalawang seksyon, ang kasaysayan ng pondo, ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

1. Ang bilang ng mga kaso sa pondo at ang mga deadline para sa mga kaso ng pondo;

2. ang komposisyon ng mga dokumento ng pondo at ang mga deadline para sa bawat grupo;

3. oras ng pagtanggap ng pondo sa archive ng organisasyon;

4. ang antas ng kaligtasan ng mga dokumento;

5. mga pagbabago sa komposisyon at saklaw ng mga dokumento ng pondo;

6. isang indikasyon (kung inilipat ng organisasyon ang mga dokumento para sa imbakan ng estado) ng petsa at lugar ng paglilipat ng mga kaso para sa imbakan ng estado (pangalan ng archive ng estado; numero ng pondo na itinalaga ng archive ng estado, sanggunian sa pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng kaso, petsa at numero nito).

Ang ikatlong seksyon - mga katangian ng mga dokumento ng pondo, ay naglalaman ng isang listahan ng mga uri ng pang-agham at reference na kagamitan para sa pondo.

Sa ikatlong seksyon, isang paglalarawan ng mga dokumento ng pondo, inilista nila:

1. pangunahing uri ng mga dokumento;

2. ipahiwatig ang mga tampok ng dokumentasyon sa organisasyong ito;

3. magbigay ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa paggamit ng mga dokumento (ang pangunahing nilalaman at bilang ng mga sertipiko ng panlipunan at legal na kalikasan, pagpili at pagpapalabas ng mga dokumento sa mga yunit ng istruktura, atbp.

Naka-print ang tulong karaniwang anyo mga organisasyon sa 4 na kopya (3 kopya ang inilaan para sa archive ng estado at inililipat kasama ng mga imbentaryo kapag tumatanggap at naglilipat ng mga kaso.

Ang sistema ng scientific reference apparatus para sa mga dokumento ng archival

Ang sistema ng isang siyentipikong reference apparatus para sa mga dokumento ng archival ng isang archive ay isang complex ng magkakaugnay at komplementaryong archival reference na mga libro sa komposisyon at nilalaman ng mga archival na dokumento na nilikha sa isang solong batayan ng pamamaraan upang maghanap ng mga dokumento ng archival at impormasyon ng archival para sa epektibong paggamit.

Ang Scientific Reference Apparatus System (SNSA) para sa mga dokumento ng archive ay isang kumplikado ng magkakaugnay at komplementaryong mga reference na libro sa archival sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng archival na nilikha sa isang solong metodolohikal na batayan para sa paghahanap ng mga dokumento ng archival at impormasyon ng archival para sa epektibong paggamit.

Pag-uuri ng dokumentasyon ng archival.

Sa pagsasagawa ng gawaing impormasyon, ang mga dokumento ng archival, na siyang pangunahing mapagkukunan ng impormasyon tungkol sa mga bagay ng layunin ng katotohanan at aktibidad ng pag-iisip ng tao, ay tinatawag na mga carrier ng pangunahing impormasyon sa dokumentaryo.

Ang lahat ng mga direktoryo ng archival na naglalarawan ng impormasyon ng dokumentaryo ay nahahati sa mandatory at opsyonal. Ang mga mandatoryong direktoryo ay umiiral sa lahat ng mga archive ng estado. Kabilang dito ang mga imbentaryo ng archival at mga katalogo ng archival, mga pagsusuri sa dokumento at iba pang mga sangguniang aklat sa archival.

Mga prinsipyo ng pagbuo ng sistema ng NSA. Ang mga pangunahing prinsipyo ng pagbuo ng sistema ng NSA ay: 1)

pagkakaugnay at pagkakatugma ng impormasyon ng iba't ibang mga direktoryo na naglalarawan ng pangunahing retrospective na dokumentaryong impormasyon sa iba't ibang antas; 2)

pagiging natatangi at hindi pagdoble ng impormasyon ng iba't ibang uri ng mga direktoryo; 3)

pagpapatuloy ng NSA departmental, state at municipal archives.

Ang unang dalawang prinsipyo ay dapat sundin upang gawing mas mahusay ang paghahanap at maiwasan ang mga gastos sa paggawa ng archivist para sa pagdoble ng impormasyon.

Sa katalogo, nahanap niya hindi lamang ang mga pangalan ng mga yunit ng imbakan, kundi pati na rin ang mga pamagat ng mga dokumento at mas detalyadong impormasyon, na nagpapahiwatig ng mga sheet ng yunit ng imbakan kung saan matatagpuan ang impormasyong ito.

Ang ikatlong prinsipyo ay napakahalaga para sa organisasyon ng gawaing paghahanap. Nangangahulugan ito na ang mga pare-parehong kinakailangan at pare-parehong pamamaraan ay inilalapat sa paglikha ng lahat ng uri ng mga direktoryo sa mga archive ng departamento, estado at munisipyo. Kaya, ang mga imbentaryo ng mga kaso ay pinagsama-sama kahit na sa gawaing opisina ng mga institusyon sa ilalim ng kontrol ng isang archive ng departamento. Ang mga buod na imbentaryo (taunang seksyon) ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng pag-iimbak ng isang archive ng departamento ay dapat na aprubahan ng EPC ng archive ng estado at naka-imbak sa archive ng estado bilang mga kopya ng kontrol hanggang sa mailipat ang mga file sa permanenteng imbakan. Ang parehong kontrol ay dapat gamitin sa komposisyon ng mga kabinet ng file ng departamento at iba pang mga direktoryo. Ang lahat ng mga elemento ng paglalarawan, lahat ng auxiliary na elemento ng reference apparatus para sa imbentaryo ay dapat na mahigpit na naaayon sa mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento at estado.

Ang istraktura ng sistema ng NSA. Ang sistema ng NSA ay nahahati sa istruktura sa patayo at pahalang na antas. Ang pahalang na antas ng system ay batay sa functional na pagkakaiba ng mga direktoryo. Ayon sa pag-andar, ang mga sangguniang libro ng sistema ng NSA ay nahahati sa:

sa mga gabay sa accounting;

mga gabay para sa pagsisiwalat ng nilalaman ng mga dokumento (mga sistema ng pagkuha ng impormasyon).

Ang patayong antas ng system ay batay sa hierarchy ng mga reference na klase sa mga sumusunod na hanay ng mga dokumento ng archival:

AF RF sa kabuuan; mga network ng archive; archive; pondo;

kaso o indibidwal na dokumento.

Alinsunod sa dibisyong ito, maaaring pangalanan ang pinakakaraniwang mga reference na libro at reference complex para sa mga dokumento ng archival. isa.

Ang Central Stock Catalog ng Federal Archives at ang NTI automated system ay binuo nang mas maaga sa batayan nito;

sangguniang aklat na "State Archives ng USSR". - Kab. 1-2. - M., 1989;

sangguniang aklat na "Mga Dokumento ng GAF ng USSR sa mga aklatan, museo at siyentipikong archive". - M., 1991;

index "Mga pondo ng personal na archival sa mga imbakan ng estado ng USSR". - T. 1-2. - M., 1963; T. 3. - M., 1980. 2.

Pangkat ng mga archive ng isang partikular na rehiyon:

stock catalog ng isang paksa ng Russian Federation o isang munisipalidad;

gabay na "Central Archives of Moscow". - Isyu. 1 - 3. - M., 1999; Isyu. 4. - M., 2000. 3.

guidebook o mabilisang sanggunian;

aklat ng kita;

listahan ng mga pondo;

mga sheet ng pondo;

mga direktoryo;

pampakay na mga pagsusuri;

mga payo;

archive ng pasaporte. 4.

Pondo: fund sheet; imbentaryo;

pangkalahatang-ideya ng pondo;

mga direktoryo;

mga payo; 5.

Indibidwal na kaso o indibidwal na dokumento: mga gabay na pampakay;

mga direktoryo;

mga payo;

stock at pampakay na mga pagsusuri; panloob na paglalarawan ng kaso; anotasyon;

inskripsiyon ng kumpirmasyon.

Sa praktikal na gawain, ang lahat ng mga direktoryo, bilang resulta ng kanilang pag-uuri ayon sa mga antas ng dokumento, ay pinangalanan:

inter-archive (sa antas ng RF AF at bahagi nito);

intra-archival at inter-fund (sa antas ng mga pondo o kanilang mga bahagi);

intra-fund (sa antas ng pondo o bahagi nito).

Ang isang detalyadong listahan ng reference apparatus ng bawat federal archive ng Russia para sa mga tinukoy na grupo (intra-archival, inter-fund, intra-fund directory) ay ibinibigay sa reference book na "The Federal Archives of Russia and their scientific reference apparatus", inilathala noong 1994.

Mga prospect para sa pagbuo ng SNSA. Ang pagbuo ng mga prospect para sa karagdagang pinakamainam na pag-unlad ng sistema ng NSA ay batay sa solusyon ng mga sumusunod na pangunahing problema. isa.

Pag-optimize ng sistema ng NSA AF RF sa kabuuan bilang isang subsystem sa pambansang sistema ng pang-agham at teknikal na impormasyon (NTI). 2.

Pag-optimize ng mga indibidwal na subsystem at elemento ng sistema ng NSA AF RF sa iba't ibang antas ng organisasyon ng dokumento: archive - pondo - file - dokumento - ito ang mga antas ng "pagpasok" sa sistema ng NSA; at pag-optimize ng sistema ng NSA ng bawat archive. 3.

Komprehensibong pagtiyak sa pagpapatuloy ng NSA ng mga archive ng estado at mga archive ng mga institusyon. 4.

Karagdagang pagpapabuti ng pamamaraan para sa paglikha ng ilang mga uri ng mga direktoryo, na isinasaalang-alang ang kanilang pakikipag-ugnayan at pagkakatugma sa sistema ng archive ng NSA.

Ang sistema ng NSA ay dapat itayo batay sa pagkakaisa ng mga pamamaraan para sa accounting at paglalarawan ng mga dokumento at sa isang solong suporta sa regulasyon at pamamaraan, na tumutukoy sa mga sumusunod na kinakailangan para dito: 1)

matugunan ang lahat ng mga pangangailangan ng lipunan para sa retrospective na impormasyon habang ang mga kahilingan ay lumitaw at natanggap ng mga archive; 2)

pangunahing tumutok sa pampakay na paghahanap para sa impormasyon; 3)

maging unibersal, i.e. takpan ang buong hanay ng mga dokumento ng RF AF (teksto, KFFD, teknikal, atbp.), anuman ang paraan ng pag-secure ng impormasyon; 4)

magkaroon ng pinag-isang pamamaraan para sa pagsasama-sama ng lahat ng uri at uri ng mga sangguniang aklat; 5)

naiiba sa pagkakaugnay, pagkakatugma ng mga direktoryo; 6)

bumuo ng isinasaalang-alang ang karagdagang mga prospect para sa aplikasyon ng pinakabagong mga tagumpay ng agham at teknolohiya, ibig sabihin, awtomatikong input at pagkuha ng impormasyon.

Batay sa mga kinakailangang ito, ang batayan ng sistema ng NSA ay dapat na isang "dobleng pagkakaisa":

ang pagkakaisa ng organisasyon ng mga dokumento, na nakamit sa pamamagitan ng pagkakaisa ng mga pang-agham at metodolohikal na pundasyon para sa pag-uuri ng mga dokumento (ang pinag-isang sistema ng NSA ay nag-aayos ng organisasyon ng mga dokumento at ang kanilang accounting sa pamamagitan ng mga yunit ng imbakan, pondo, mga kumplikadong pondo, mga archive);

ang pagkakaisa ng paglalarawan ng mga dokumento, na nakamit sa pamamagitan ng pagkakaisa ng pamamaraan para sa pag-compile ng mga direktoryo.

Sa kasalukuyan, ang paglikha at pagpapabuti ng NSA sa bawat archive ay naiiba. Nangangahulugan ito na ang mga archivist ay may iba't ibang diskarte sa paglikha at pagpapahusay ng mga direktoryo sa mga pondo ng iba't ibang nilalaman ng impormasyon.

Ang mga pondo ng archival ay nahahati sa tatlong kategorya depende sa nilalaman ng impormasyon. Ang kategorya ng archival fund ay nauunawaan bilang ibang antas ng pagiging impormasyon ng mga materyales ng pondong ito. Kaya, para sa makabuluhan, multifaceted sa nilalaman at malalaking pondo, na madalas na binabalingan ng mga mananaliksik, ang mga kumplikado, mataas na kalidad na mga uri ng mga sangguniang libro sa archival ay nilikha, na nakikilala sa lalim at detalye ng impormasyon tungkol sa nilalaman ng mga dokumento. Ang mga nasabing direktoryo ay nilikha para sa mga pondo I

Ang isang mas pinasimpleng NSA ay nilikha para sa mga pondo ng II at III na mga kategorya. 6.2.