Pagsusuri ng daloy ng dokumento

Sa daloy ng dokumento ng anumang organisasyon, ang mga sumusunod na daloy ng dokumento ay nakikilala:

o mga papasok na dokumento (nakuha mula sa labas, mula sa ibang mga institusyon);

o Mga dokumentong ginawa sa institusyon.

Sa panahon ng pag-aaral ng daloy ng trabaho, ang bawat isa sa mga pangkat ay isinasaalang-alang nang hiwalay. Mga Papasok na Dokumento sinuri ng mga kasulatan - mga may-akda ng mga dokumento:

o mga dokumento ng mga institusyon pinakamataas na antas(mga dekreto, resolusyon, desisyon, utos, utos, liham, atbp.) na naglalaman ng mga tagubilin, paliwanag at impormasyon;

o mga dokumento mga subordinate na institusyon- pangunahing pagpaplano, pag-uulat at dokumentasyon ng accounting at iba't ibang mga kahilingan;

o Mga dokumento mula sa mga institusyon ng ikatlong partido na may impormasyon tungkol sa paglutas ng ilang partikular na isyu o pagpapatibay ng magkasanib na aksyon;

o apela (mungkahi, reklamo, pahayag) ng mga mamamayan.

Ang pagsusuri ng mga papasok na dokumento para sa mga kasulatan-may-akda ay ginagamit upang lumikha ng isang database ng mga permanenteng koresponden kung saan isinasagawa ang mga sulat (mga address, telepono, apelyido, unang pangalan, patronymics, posisyon ng pamamahala).

Ang mga dokumento ay maaaring uriin ayon sa uri:

o administratibo (mga utos, desisyon, utos, utos);

o impormasyon at analitikal (mga liham, kilos, sertipiko, memorandum, atbp.);

o accounting at pag-uulat.

Bilang karagdagan, ang lahat ng mga papasok na dokumento ay maaaring hatiin ayon sa nilalaman sa inisyatiba (na, sa turn, ay nahahati sa mga nangangailangan ng tugon o pagpapatupad, at sa mga ipinadala para sa impormasyon) at mga sulat ng tugon, i.e. mga dokumentong natanggap bilang tugon sa kahilingan ng institusyon.

Depende sa kahalagahan ng may-akda at nilalaman, ang mga papasok na dokumento ay ipinapadala sa pinuno ng institusyon, mga dibisyon ng istruktura o isang partikular na kontratista. Dahil dito, ang buong daloy ng mga papasok na dokumento ay nahahati sa ilang grupo, ang bawat isa ay may iba't ibang mga landas at nangangailangan ng ibang pagkakasunud-sunod ng trabaho sa kanila.

Kung kanino eksakto ito o ang dokumentong iyon ay dapat ilipat ay tinutukoy ng serbisyong klerikal o ng kalihim sa yugto ng paunang pagsasaalang-alang.

Mga dokumentong ginawa sa institusyon, ay nahahati sa dalawang pangkat:

o panloob na institusyon na nilikha para sa mga pangangailangan ay gumagana lamang sa loob ng mga limitasyon nito;

o Ang mga katapusan ng linggo na, kapag nalikha, ay ipinapadala sa ibang mga institusyon.

Mga panloob na dokumento, karaniwang hindi ipinadala. Gayunpaman, napapailalim sa pagkakawatak-watak ng teritoryo ng mga istrukturang dibisyon o pagkakaroon ng isang sangay ng isang institusyon, kung saan ang mga panloob na dokumento, halimbawa, mga dokumentong pang-administratibo, ay ipinadala din, isang yugto ng pag-alis ay dapat ding ibigay para sa mga panloob na dokumento.

Ang lahat ng mga dokumentong nilikha sa institusyon ay nahahati sa mga inisyatiba (iginuhit upang matugunan ang mga pangangailangan ng institusyon o binuo upang matupad ang mga gawain ng mas mataas na awtoridad) at inihanda bilang tugon sa mga kahilingang natanggap.

mga dokumento ng output, tulad ng mga input, maaari itong masuri sa pamamagitan ng mga uri at ng mga correspondent-addressees. Ang mga dokumento ng output ay nahahati din sa mga nangangailangan ng tugon, at sa mga ipinadala para sa impormasyon, upang ipaalam.

Sa ganitong paraan, masusuri ang mga dokumento ng mga institusyon gamit ang mga daloy ng dokumento. At ang bawat batis ay mayroon ilang mga tampok pagpasa at pagproseso.

Pagpapasiya ng dami ng daloy ng trabaho

Ang dami ng daloy ng dokumento ng isang institusyon ay tinutukoy na isinasaalang-alang ang lahat ng mga daloy ng dokumento para sa isang tiyak na tagal ng panahon - bilang isang panuntunan, para sa isang taon. Ang bawat dokumento ay binibilang ng isang beses. Inirerekomenda na hiwalay na bilangin ang bilang ng mga orihinal na dokumento at kopya.

Ang mga papasok at papalabas na dokumento ay isinasaalang-alang sa yugto ng pagtanggap at pagpapadala ng mga sulat (pagpapasa, sekretarya). Ang mga panloob na dokumento ay binibilang sa lugar ng kanilang pagpaparehistro o paghahanda. Ang lahat ng mga panloob na dokumento ay napapailalim din sa pagpaparehistro (mga ulat, sertipiko, pahayag, atbp.). Ang accounting para sa mga naturang dokumento ay maaaring isagawa hindi lamang ng serbisyo ng klerikal, kundi pati na rin ng iba pang mga yunit ng istruktura, halimbawa. serbisyo ng tauhan, departamento ng accounting, departamento ng pang-agham at teknikal na impormasyon, atbp.

Ang mga kopyang kopya ay binibilang nang hiwalay sa opisina ng pagkopya at pagpaparami, opisina ng typewriting, serbisyo sa awtomatikong paghahanda ng dokumento. Sa kasong ito, inilalapat ang sistema ng accounting na ginamit sa organisasyon.

Ang pagkalkula ay isinasagawa ayon sa mga form ng pagpaparehistro ng input, panloob (bilang panuntunan, ayon sa uri) at mga dokumento ng output. Upang mas tumpak na matukoy ang dami ng daloy ng dokumento, ang mga dokumento na hindi napapailalim sa pagpaparehistro ay dapat ding isaalang-alang, dahil ang kanilang pagproseso ay nangangailangan din ng isang tiyak na oras. Magagawa ito gamit ang mga rehistro ng papasok na sulat (tingnan ang Appendix 45).

Pinapayagan ka ng pamamahala ng dokumento na:

o pagkalkula headcount mga tauhan ng opisina;

o pagtukoy sa bisa ng paggamit ng mekanisasyon at automation ng mga proseso ng opisina;

o pagtukoy sa antas ng workload ng mga tauhan ng opisina, pati na rin ang mga istrukturang dibisyon at mga indibidwal na gumaganap na nagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang dalas ng pagbibilang ng daloy ng trabaho ay tinutukoy ng serbisyo ng klerikal. Sa malalaking institusyon, ang daloy ng trabaho ay isinasaalang-alang sa isang buwanang batayan, na ginagawang posible upang matukoy ang mga panahon ng pinaka-masinsinang trabaho. Ang pagkalkula ay maaari ding gawin quarterly. Sa maliliit na institusyon, ipinapayong bilangin ang bilang ng mga dokumento bawat taon. Ang huling data ng accounting ng daloy ng dokumento ay iginuhit gamit ang sumusunod na sertipiko:

Ang anyo ng sanggunian sa dami ng daloy ng trabaho ay ipinasok bilang isang template sa memorya ng computer at naka-print sa kinakailangang dalas.

pagsusulit

1.2 Accounting para sa dami ng workflow. Mga Panuntunan sa Pagbilang ng Dokumento

Ang dami ng sirkulasyon ng dokumento ay ipinahayag ng kabuuang bilang ng mga dokumento na natanggap ng organisasyon at nilikha dito para sa isang tiyak na panahon.5 Ang dami ng sirkulasyon ng dokumento ay nauunawaan bilang ang bilang ng mga orihinal na kopya ng mga papasok, papalabas, panloob na mga dokumento at mga mamamayan. apela para sa isang tiyak na tagal ng panahon.

Ang serbisyo ng DOW ay maaaring magtakda ng anumang dalas para sa pagkalkula ng daloy ng trabaho: lingguhan, buwanan, quarterly, taunang.

Ang mga papalabas, papasok, panloob na mga dokumento, panukala at aplikasyon ng mga mamamayan ay napapailalim sa hiwalay na accounting.

Ang bilang ng mga papasok at papalabas ay binibilang sa paunang pagproseso o pagpapadala ng mga dokumento ayon sa mga form ng pagpaparehistro (mga log). Ang mga panloob na dokumento ay naitala sa lugar ng kanilang pagpaparehistro o paghahanda.

Ang bawat dokumento ay binibilang nang isang beses lamang. Ang dokumento mismo ay kinuha bilang yunit ng pagkalkula. Mga kopya ng mga dokumento na ginawa ng iba't ibang teknikal na paraan isinasaalang-alang nang hiwalay mula sa orihinal na mga dokumento. Ang mga kopyang kopya (mga kopya) ay binibilang ayon sa mga journal ng trabaho sa makinilya at pagkopya at reproduction bureau.

Sa nakalipas na mga dekada, ang mga regulasyon at metodolohikal na pag-unlad ng Serbisyong Arkibo ay nagrekomenda na itala ang mga resulta ng accounting para sa mga dokumento (at ang kanilang mga kopya) para sa taon sa anyo ng mga simpleng fraction, kung saan ang numerator ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga dokumento, at ang denominator. ay nagpapahiwatig ng bilang ng kanilang mga kopya, halimbawa: 34/106.

Ang mga resulta ng pagkalkula ay iginuhit sa anyo ng isang buod ng data sa dami ng daloy ng trabaho. Bukod dito, maaaring isagawa ang parehong quantitative at qualitative analysis ng daloy ng dokumento. Ang mga resulta na nakuha kapag kinakalkula ang dami ng daloy ng trabaho ay ginagamit upang matukoy ang istraktura at staffing ng serbisyo ng PEI upang pag-aralan ang workload ng mga istrukturang yunit at indibidwal na gumaganap.6 Ang dami ng daloy ng trabaho ay kailangan din upang makalkula ang pagiging epektibo ng paggamit ng mekanisasyon at mga tool sa automation ng opisina.

1.3 Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento

Mayroong tatlong pangunahing anyo ng pag-oorganisa ng trabaho na may mga dokumento: sentralisado, desentralisado at halo-halong.

Ang pagpili ng form ay depende sa likas na katangian ng aktibidad, pag-andar, istraktura ng organisasyon ng organisasyon.

Ang sentralisadong anyo ng organisasyon ng daloy ng trabaho ay ginagamit sa mga institusyong may maliit na daloy ng trabaho; na may isang desentralisadong anyo ng trabaho na may mga dokumento, ang lahat ng mga operasyon ay isinasagawa sa mga istrukturang dibisyon mga institusyon; isang halo-halong anyo ng trabaho na may mga dokumento ay ginagamit sa malalaking asosasyon (institusyon) na may isang kumplikadong istraktura at isang malaking halaga ng daloy ng trabaho. Sa form na ito, ang bahagi ng mga operasyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumento (pagtanggap, pagpapadala, kontrol, pagpapatupad) ay isinasagawa ng opisina, at ang iba pang mga operasyon (pagpaparehistro, pagbuo ng mga kaso, kasalukuyang imbakan atbp.) ay ginagampanan ng mga yunit ng istruktura.7

Sa teknolohikal na kadena ng pagproseso at paggalaw ng mga dokumento, ang mga sumusunod na yugto ay maaaring makilala:

Pagtanggap at pangunahing pagproseso ng mga dokumento;

Paunang pagsasaalang-alang at pamamahagi ng mga dokumento; - pagpaparehistro ng mga dokumento - kontrol sa pagpapatupad; * - impormasyon at sangguniang gawain; - pagpapatupad ng mga dokumento at pagpapadala.8

Ang pagkakasunud-sunod ng paggalaw ng mga dokumento sa organisasyon ay naayos sa mga scheme para sa pagpasa ng mga dokumento, na binuo ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon at inaprubahan ng pamamahala ng organisasyon. (appendix 2)

Ang organisasyon ng trabaho na may mga dokumento ay ang paglikha pinakamainam na kondisyon para sa lahat ng uri ng trabaho na may mga dokumento - mula sa sandali ng paglikha o pagtanggap ng isang dokumento hanggang sa pagkasira nito o paglipat sa imbakan ng archival.

Plano ng paggalaw ng dokumento

Ang tamang organisasyon ng workflow ay nakakatulong sa mabilis na pagpasa ng mga dokumento sa management apparatus, ang pare-parehong pagkarga ng mga departamento at opisyal, at may positibong epekto sa proseso ng pamamahala sa kabuuan.

na nagpapaalam sa pamamahala tungkol sa pag-unlad at mga resulta ng pagpapatupad ng mga dokumento. 2.1 Paglalagay ng mga dokumento para sa kontrol Kapag ang isang dokumento ay inilagay para sa kontrol, isang marka ng kontrol ay ginawa sa itaas na field ng dokumento sa kanan (karaniwan ay may selyo) ...

Pagsusuri ng organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento

Ang data sa pag-unlad at mga resulta ng kontrol, na ibinubuod sa mga ulat, ay ipinakita sa pamamahala ng organisasyon ...

Pagsusuri ng dokumentasyon at sistema ng pamamahala ng mga rekord sa halimbawa ng OSZN enterprise ng Pervorechensky district ng Vladivostok

Para sa bawat dokumento ng sistema ng kalidad, pagkatapos ng pag-apruba nito, isang accounting card ang nilikha, na naglalaman ng numero ng kopya ng kopya, departamento, apelyido at pirma ng taong nakatanggap ng kopya ...

Mga aktibidad ng istrukturang yunit ng riles

galaw pangunahing mga dokumento sa accounting (paglikha o resibo mula sa iba pang mga negosyo, institusyon, pagtanggap para sa accounting, pagproseso, paglipat sa archive - daloy ng dokumento) ay kinokontrol ng iskedyul ...

Dokumentasyon at daloy ng trabaho sa organisasyon

Ang paggalaw ng mga dokumento mula sa sandaling natanggap o nilikha ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad ng mga desisyon sa kanila, pagpapadala o paglalagay sa aksyon ay bumubuo sa daloy ng dokumento ng organisasyon ...

Mga papeles ng organisasyon. Mga uri ng blangkong dokumento

Ang konsepto ng "daloy ng dokumento" at ang termino mismo ay lumitaw sa trabaho sa opisina noong 20s. Sa mga gawa ng mga kilalang espesyalista sa larangan ng gawaing pangangasiwa at gawain sa opisina, tulad ng D.R. Pokrovsky, P.M. Kerzhentsev at iba pa...

Mga dokumento ng organisasyon na kumokontrol sa pamamahala ng elektronikong dokumento

Sa unang sulyap, ang paggawa sa paghahanda ng mga dokumento, ang kanilang pagpapatupad, accounting, at kontrol sa pagpapatupad ay tila isang nakagawian. Gayunpaman, ang kasaysayan ng pagbuo ng pamamahala ng dokumento at mga kasanayan sa trabaho sa opisina ...

Istraktura ng organisasyon at pamamahala ng tauhan sa JSC "Sibtransnefteprodukt"

Ang pinuno ng pamamahala ng dokumento ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito sa pamamagitan ng utos CEO Lipunan sa panukala ng pinuno ng departamento at ang Deputy General Director para sa Economics at Pananalapi ...

Mga dokumento ng organisasyon sa sistema ng pamamahala ng enterprise

mga detalye ng dokumento pormularyo ng organisasyon Ang pagkakaroon ng pinagsama-samang teksto ng dokumento, dapat itong mai-format nang tama upang ito ay magkaroon legal na epekto. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga dokumento ng organisasyon ay tinutukoy ng GOST R 6 ...

Ang mga hindi rehistradong dokumento (mga dokumentong hindi napapailalim sa pagpaparehistro) ay kinabibilangan ng mga dokumentong hindi nangangailangan ng pagpapatupad at hindi naglalaman ng impormasyong ginagamit para sa mga layuning sanggunian: mga imbitasyon, mga liham ng pagbati, mga telegrama, mga tiket ...

Organisasyon ng mga gawain sa opisina sa pampublikong institusyon

Ang accounting para sa dami ng daloy ng dokumento ay isinasagawa upang mapabuti ang samahan ng trabaho sa mga dokumento at kalkulahin ang pinakamainam na bilang ng mga empleyado na nagtatrabaho sa trabaho sa opisina, pati na rin ang nakapangangatwiran na pamamahagi ng mga daloy ng dokumento ...

Organisasyon ng aktibidad ng enterprise LLC "R.I.K." cafe "Louisa"

Ang dokumentasyon ay kumplikado teknolohikal na proseso, na nailalarawan sa pamamagitan ng iba't ibang mga parameter na nauugnay sa mga proseso ng dokumentasyon at sa lahat ng mga aktibidad ng organisasyon. Kasama sa organisasyon ng daloy ng trabaho ang lahat ng mga operasyon para sa pagtanggap ...

Mga pangunahing kaalaman sa pamamahala ng dokumento

Ang isang katangian ng dokumento ay isang mandatoryong elemento ng disenyo opisyal na dokumento(GOST R 6.30 - 2003). 08 - Pangalan ng organisasyon...

Pagpaparehistro mga dokumento sa pamamahala

Pagpili ng mga detalye para isama sa pamantayan ng estado ay isinagawa upang pagsamahin sa pagsasagawa ng pagdodokumento lamang ng mga elementong gumaganap ng tradisyonal na itinatag na mga pag-andar ng dokumento. Natural...

Pagbuo ng isang proyekto sa pagpapabuti pamamahala ng elektronikong dokumento institusyong medikal(sa halimbawa ng Children's City Clinical Hospital No. 5 na ipinangalan sa N.F. Filatov)

Sa kasalukuyan, ang regulasyon ng dokumentasyon, ang organisasyon ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay isinasagawa sa maraming direksyon: regulasyong pambatas, estandardisasyon...

Ang daloy ng trabaho ay ang paggalaw ng mga dokumento mula sa sandaling nilikha ang mga ito hanggang sa pagtatapos ng trabaho sa kanila.

Ang organisasyon ng daloy ng trabaho ay magkapareho sa organisasyon ng isang mekanikal na conveyor. Sa isang pagkakataon, ang pagpapakilala ng conveyor assembly, kasama ang pag-type ng produkto at standardisasyon ng mga bahagi, ay humantong sa isang makabuluhang pagtaas sa produktibidad ng paggawa, isang pagbawas sa gastos ng proseso ng produksyon at minarkahan ang simula ng mass production. Totoo, sa parehong oras, ang ritmo na itinakda ng conveyor ay humantong sa isang pagtaas sa intensity ng trabaho at ang nerbiyos na pag-igting ng mga manggagawa.

Daloy ng dokumento sa negosyo

Ang organisasyon ng daloy ng trabaho ay batay sa parehong mga prinsipyo tulad ng mekanikal na conveyor: ang paggalaw ng mga dokumento ay dapat na may kaunting pagbabalik sa mga nakaraang yugto, ang mga dokumento ay dapat ipadala sa mga gumaganap alinsunod sa kanilang mga tungkulin upang maiwasan ang pagdoble ng mga operasyon.

Scheme ng daloy ng trabaho

Scheme ng daloy ng trabaho

Mayroong panlabas at panloob na mga contour ng daloy ng trabaho.

Ang panlabas na loop ay nagsisimula sa mga papasok (panlabas) na mga dokumento na pumapasok sa negosyo mula sa labas. Ang mga ito ay maaaring mga order mula sa mas mataas na awtoridad, mga order, mga resolusyon, mga sulat mula sa mga kasosyo ng mga customer, atbp. Ang natanggap na mga dokumento ay inirehistro ng mga kalihim at pagkatapos ay isinumite para sa pagpapatupad.

Ang papasok na dokumentasyon ay ang dokumentasyong natanggap ng negosyo mula sa ibang mga organisasyon. Ang mga papalabas na dokumento ay mga dokumento na ipinapadala ng isang negosyo (organisasyon) sa ibang mga negosyo. Papalabas na dokumentasyon - ito ay mga dokumento na nagdadala ng impormasyong binuo sa negosyo upang mailipat ito sa ibang mga organisasyon: mga liham, sertipiko, ulat, order, telegrama, mensahe sa telepono, atbp.

Daloy ng dokumento– ang paggalaw ng mga dokumento sa organisasyon mula sa sandaling natanggap o inisyu ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala.

Mayroong tatlong pangunahing daloy ng dokumentasyon:

– mga dokumentong nagmumula sa ibang mga organisasyon (papasok);

– mga dokumentong ipinadala sa ibang mga organisasyon (papalabas);

-mga dokumentong nilikha sa organisasyon at ginagamit ng mga empleyado ng organisasyon sa proseso ng pamamahala (panloob).

Ang daloy ng dokumento ay mahalaga bahagi DOW, ang layunin kung saan ay suporta sa impormasyon para sa mga aktibidad ng institusyon, ang dokumentasyon nito at imbakan ng naunang nilikha na impormasyon sa pamamahala. Direktang nakasalalay ang DOW sa mga desisyon sa pamamahala, ang dokumentasyon kung saan bilang isang proseso ay may kasamang tatlong bahagi: suporta sa impormasyon para sa mga desisyon, iyon ay, pagbibigay ng desisyon sa impormasyon (mga dokumento), pagdodokumento ng desisyon at pagsubaybay sa pagpapatupad nito. Ang mga pangunahing bahagi ng prosesong ito ay: pagkuha ng paunang impormasyon, pagtatakda ng layunin (mga gawain), paghahanap ng kinakailangang impormasyon (sangguniang gawain), pagbuo ng solusyon (pagbalangkas ng dokumento), pagsang-ayon, pag-edit, pagmamanupaktura, pagpapatunay, pagpapadala (paglipat sa isang addressee), pagsubaybay sa mga solusyon sa pagpapatupad. Ang dami ng daloy ng trabaho ay tinutukoy ng bilang ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento ng institusyon para sa isang tiyak na panahon (taon, quarter, buwan, araw). Ang makatwirang organisasyon ng daloy ng trabaho ay nagbibigay ng mga sumusunod na prinsipyo: direktang daloy, pagpapatuloy, ritmo, paralelismo, proporsyonalidad. Ang prinsipyo ng straight-through na paggalaw ng mga dokumento ay nangangailangan na ang paggalaw ng mga dokumento ay isagawa sa pinakamaikling landas. Ang pinakasimpleng anyo ng paggalaw ng mga daloy ng dokumento ay tumutugma sa linear na pag-aayos ng mga yunit ng istruktura. Ang prinsipyo ng pagpapatuloy sa daloy ng trabaho ay ang patuloy na pagsusumite ng mga dokumento sa antas kung saan ginawa ang isang desisyon sa mga ito. Ang prinsipyong ito ay hindi tugma sa "deposito" ng mga dokumento, ang kanilang akumulasyon sa isang pagkakataon. Ang prinsipyo ng ritmikong daloy ng trabaho ay nangangahulugan ng pagkakapareho ng daloy ng mga dokumento. Ang prinsipyo ng paralelismo ay nangangahulugang paggawa mga indibidwal na operasyon sa pagproseso ng dokumento sa proseso ng paggalaw nito. Ang pangunahing layunin ng prinsipyong ito ay upang bawasan ang oras na kinakailangan upang dumaan sa isang dokumento. Ang parallel na pagpapatupad ng mga indibidwal na operasyon ay makabuluhang nagpapabilis sa parehong daloy ng trabaho at ang pagpapatupad ng dokumento sa kabuuan. Ipinapalagay ng prinsipyo ng proporsyonalidad ang isang proporsyonal na pare-parehong pagkarga ng mga channel ng paggalaw ng dokumento. Ang prinsipyo ng kalayaan at responsibilidad sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay mahalaga. Ang prinsipyong ito ay nangangahulugan na sa lahat ng mga aksyon - direksyon, pamamahagi, pag-apruba, pag-sign, atbp - ito ay kinakailangan na mahigpit na ginagabayan ng mga pag-andar ng institusyon at mga bahagi nito, ang kakayahan ng mga empleyado. Ang umiiral na istraktura at pag-andar ng institusyon, mga anyo at pamamaraan ng aktibidad ng pamamahala ay may malaking epekto sa daloy ng dokumento. Samakatuwid, ang pagpasa sa pagpapatakbo at pagpapatupad ng mga dokumento, bilang karagdagan sa mga dahilan lamang sa negosyo, ay nahahadlangan ng mga pagkukulang sa organisasyon, ang kakulangan ng isang malinaw na delineasyon ng mga tungkulin sa pagitan ng mga opisyal, ang kawalan ng katiyakan ng mga tungkulin ng ilang mga institusyon at ang kanilang mga indibidwal na istrukturang dibisyon.

Ang sukat ng pamamahala batay sa siyentipiko at teknolohikal na pag-unlad ay nangangailangan ng mekanisasyon ng trabaho sa opisina sa lahat ng mga yugto nito. Ang mekanisasyon ng mga proseso ng opisina ay binubuo sa paggamit ng mga teknikal na paraan upang maisagawa ang mga operasyon para sa pagdodokumento at pagproseso ng mga dokumento. Ang elektronikong teknolohiya ay naging isang tunay na pangangailangan sa paglutas ng mga problema ng dokumentaryo na suporta para sa pamamahala ng negosyo. Sa edad ng mga computer, ang tradisyunal na kahulugan ng isang dokumento ay kailangang linawin, dahil ang kasalukuyang mga dokumento ay maaaring mga mensahe na natanggap sa pamamagitan ng e-mail, mga sound file, mga video. Samakatuwid, ang dokumento ay maaaring bigyan ng sumusunod na kahulugan: ang isang dokumento ay isang koleksyon ng impormasyong magagamit sa pang-unawa ng tao . Mayroong maraming mga programa para sa pag-compile at pag-edit ng mga dokumento ng opisina. Sa kabila ng mabilis na pag-unlad ng mga elektronikong dokumento, naniniwala ang mga eksperto na ang ilang mga paghihirap sa organisasyon at teknikal ay hindi magpapahintulot sa kanila na ganap na palitan at ibukod ang mga tradisyonal na dokumento mula sa sirkulasyon sa nakikinita na hinaharap.

Mga isyu para sa talakayan

1 Anong mga seksyon ang binubuo ng control file?

2 Ano ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento na alam mo?

3 Ano tagapagpaganap inaalis sa kontrol ang dokumento?

4 Ano ang layunin ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento?

5 Anong mga elemento ang binubuo ng index ng pagpaparehistro ng isang dokumento?

6 Isyu sa mga dokumento ang kinakailangang "marka ng kontrol".

7 Mula sa anong sandali kinakalkula ang deadline para sa pagpapatupad at kontrol sa pagpapatupad ng dokumento?

8 Ano ang pamamaraan para sa pagpapalawig ng deadline para sa pagpapatupad ng isang dokumento?

9 Ano ang layunin ng daloy ng dokumento?

10 Anong mga dokumento ang nagpapahintulot para sa pagsusuri at pagpapabuti ng daloy ng trabaho?

11 Ano ang pamamahala ng dokumento?

12 Ilarawan ang konsepto ng "nomenclature of cases".

13 Ilarawan ang konsepto ng "Kaso".

14 Ano ang pagpaparehistro ng mga dokumento?

15 Tukuyin ang mga pangunahing yugto ng gawaing pang-opisina.

16 Ano ang mga yugto ng trabaho na may mga dokumento, katangian ng daloy ng trabaho.

17 Ano ang kasama sa konsepto ng "Pagbuo ng Kaso"?

18 Sino ang nagsasagawa ng paunang pagsusuri ng mga dokumento?

19 Sa anong batayan pinipili ang mga dokumento para sa pag-iimbak o pagsira?

20 Sa anong mga batayan binuo ang mga nomenclature ng mga kaso?

21 Tukuyin ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento.

22 Ano ang mga layunin ng pagsusuri ng mga dokumento?

23 Anong mga uri ng case nomenclature ang binuo ng mga institusyon?

24 Anong mga grupo ang maaaring hatiin sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento na itinatag ng mga listahan?

25 Anong mga kinakailangan ang dapat sundin kapag nagbubuklod o nagsampa ng mga file ng permanenteng, pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan at mga tauhan?

26 Paano ang bilang ng mga sheet sa kaso?

27 Anong data ang ipinahiwatig sa pahina ng pamagat ng imbentaryo ng permanenteng imbakan?

Ang dami ng daloy ng dokumento ay kinakalkula batay sa data sa accounting ng dokumento sa mga lugar ng paunang pagproseso at pagpapadala, pati na rin sa mga form ng pagpaparehistro sa serbisyo ng pamamahala ng opisina at sa mga istrukturang dibisyon. Ang pagkalkula ng dami ng daloy ng dokumento ay dapat isagawa ayon sa inilalaan na mga lugar ng pagpaparehistro, dahil ang pagpaparehistro ay isinasagawa sa loob ng magkakahiwalay na grupo ng mga dokumento (mga protocol, sulat, mga order, ulat, apela ng mga mamamayan, atbp.).

Ang karaniwang paraan para sa pagkalkula ng daloy ng dokumento ay ipinakita sa mga tuntunin ng dami nito bilang isang fraction, kung saan ang bilang ng mga orihinal ay ipinahiwatig sa numerator, at ang bilang ng mga kopya ay ipinahiwatig sa denominator. Magkagayunman, ang magiging resulta ay hindi tama - dahil maraming mga dokumento ang iginuhit sa ilang mga pahina, na sa pamamaraang ito ay hindi makikita sa pangkalahatang resulta. Ang pangunahing prinsipyo ng pagbibilang ng mga dokumento ay isang beses.

Ang serbisyo ng pamamahala ng mga rekord ay cyclically (quarterly, taun-taon) ay nag-compile ng mga buod ng data sa dami ng sirkulasyon ng dokumento, kung saan, bilang karagdagan sa dami ng data, ang isang pagsusuri ng dami ng sirkulasyon ng dokumento ay isinasagawa. Ginagawang posible ng naturang data na magtatag ng ilang partikular na pattern ng estado at paglago ng daloy ng trabaho, pati na rin ang mga pagbabago nito. Gaya ng ipinapakita ng kasanayan, malaki ang pagkakaiba ng density ng daloy ng trabaho sa loob ng isang taon, quarter, buwan, linggo. Sa simula ng mga yugto ng panahon na ito, ang bilang ng mga papasok na dokumento ay lubhang tumataas, at sa dulo - ang mga ipinadala.

Bukod dito, pinapayagan ka ng pamamahala ng dokumento na:

Sukatin ang workload ng organisasyon sa kabuuan, kabilang ang mga istrukturang dibisyon nito at mga indibidwal na gumaganap;

Magtatag ng pagsusulatan ng mga ruta ng paggalaw ng ilang mga dokumento sa mga pag-andar at gawain ng mga istrukturang dibisyon o opisyal;

Bumuo ng mga plano upang mapabuti ang mga proseso ng pagproseso ng dokumento o ang kanilang mga indibidwal na operasyon;

Tukuyin ang pinakamainam na dami ng impormasyong kinakailangan at sapat para sa pagpapatakbo ng control apparatus;

Kapag nag-aayos ng daloy ng trabaho sa isang partikular na organisasyon, kinakailangang isaalang-alang ang ilang mga kadahilanan, lalo na: ang anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina (desentralisado, sentralisado, halo-halong), mga paraan ng paggawa ng desisyon at ang likas na katangian ng pamamahagi ng mga responsibilidad. sa pagitan ng mga pinuno ng organisasyon, ang istraktura ng organisasyon (mas maraming antas ng pamamahala, mas kumplikado ang sistema ng pamamahala ng dokumento).

Ang sentralisadong anyo ng trabaho sa opisina ay nagpapahiwatig ng pinakamataas na konsentrasyon ng mga operasyon sa pagproseso ng dokumento sa serbisyo ng suporta sa dokumento at, kung maaari, kumpletong pagpapalabas mga dibisyon ng istruktura mula sa pagganap ng mga function ng opisina (pagpaparehistro, accounting ng mga dokumento, pag-iimbak ng mga file, atbp.).

Ang desentralisadong porma ay nagpapahiwatig na ang hiwalay na gawain sa opisina ay isinasagawa sa mga istrukturang dibisyon ng institusyon (pagtanggap, pagpaparehistro, pagproseso, atbp.). Bilang isang patakaran, ang ganitong paraan ng trabaho sa opisina ay makatwiran lamang sa kaso ng teritoryal na fragmentation ng kumpanya, malayo mula sa central office ng unit. Gayunpaman, sa halo-halong anyo bahagi ng mga tungkulin ng klerikal ay isinasagawa ng serbisyo ng kagamitan sa pamamahala ng dokumento, bahagi - ng mga dibisyon ng kumpanya. Sa pangkalahatan, madalas na may halo-halong anyo ng trabaho sa opisina, ang bahagi ng mga dokumento ay nakarehistro, kinokontrol, nabuo sa mga file at naka-imbak sa serbisyo ng kagamitan sa pamamahala ng dokumento (mas madalas ito ay mga dokumento na inisyu ng pamamahala at natanggap ng pamamahala ), at ang iba pang bahagi ng mga dokumento ay nakarehistro, kinokontrol, naisakatuparan, nakaimbak sa mga istrukturang subdibisyon (mga dokumento sa mga isyu, na ang solusyon ay nasa loob ng kakayahan ng mga subdibisyon).

Karaniwan, ang paggalaw ng mga papalabas na dokumento ay kinabibilangan ng mga sumusunod na hakbang:

Paghahanda ng tagapagpatupad ng draft na dokumento.

Koordinasyon (pag-apruba) ng draft na dokumento.

Pagtatapos ng draft na dokumento batay sa mga komento.

Muling pag-apruba ng dokumento.

Pagpirma ng dokumento ng ulo.

Pagpaparehistro ng dokumento.

Paglipat ng dokumento sa serbisyo ng kagamitan sa pamamahala ng dokumento (kung ang dokumento ay nilagdaan ng pinuno ng departamento ng institusyon).

Pagpapadala ng dokumento sa addressee at pagpapadala ng kopya sa kaso.

Ang mga dokumentong isinumite para sa dispatch ay dapat ipadala sa parehong araw o sa susunod na araw, ngunit hindi mamaya.

Ang dami ng daloy ng dokumento ay ang bilang ng mga dokumentong natanggap ng organisasyon at nilikha nito para sa isang tiyak na panahon.6

Ang halaga ng daloy ng trabaho ay kailangan para sa: pagkalkula ng pagiging epektibo ng paggamit ng automation at mekanisasyon ng trabaho sa opisina; pagkalkula ng kinakailangang bilang ng mga tauhan ng opisina; pagtukoy sa workload ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, kabilang ang kalihim ng pinuno at ang kalihim ng yunit ng istruktura.

Sa pangkalahatan, ang dami ng daloy ng dokumento ay nagpapakita ng workload ng buong administrative apparatus, dahil lahat ng empleyado niya ay kailangang humarap sa mga dokumento.

Ang pagkalkula ay karaniwang isinasagawa ayon sa mga porma ng pagpaparehistro ng mga papasok, panloob (karaniwang ayon sa uri) at papalabas na mga dokumento. Dapat tandaan na sa karamihan ng mga organisasyon, bilang isang patakaran, ang bilang lamang ng mga nakarehistrong papasok na dokumento ay isinasaalang-alang, at ang mga dokumento na hindi napapailalim sa pagpaparehistro ay bihirang binibilang, kahit na ang kanilang bilang ay makabuluhang lumampas sa bilang ng mga nakarehistrong dokumento. Ang mga panloob na dokumento ay hindi rin palaging nakarehistro. Halimbawa, ang mga ulat at mga tala ng paliwanag, mga sanggunian, atbp. at samakatuwid ay mahirap na tumpak na kalkulahin ang kanilang numero

Bilang karagdagan, ang paggalaw ng mga kopya ng mga dokumento na hindi isinasaalang-alang sa katamtaman at malalaking organisasyon na hindi pa lumilipat sa mga awtomatikong sistema ang mga papeles ay maaaring makabuluhang tumaas ang kabuuang bilang ng mga dokumento.

pinakasimpleng anyo ganito ang hitsura ng sertipiko ng dami ng daloy ng dokumento: 9

Sa pagbabalik sa pagsusuri ng mga daloy ng dokumento, mapapansin na ang mga pangunahing layunin ng pag-aaral ng mga daloy ng dokumento ng organisasyon ay: pagpapabuti ng kahusayan ng mga aktibidad sa pamamahala; pagpapabilis ng paggalaw ng mga dokumento sa organisasyon; binabawasan ang pagiging kumplikado ng pagproseso ng dokumento.

Upang pag-aralan at ayusin ang paggalaw ng mga dokumento, ang isang medyo simple at visual na paraan ay ang pagsasama-sama ng mga graphic na operograms at ruta-teknolohiyang mga mapa, na sunud-sunod na sumasalamin sa mga operasyon na isinagawa kasama ang mga dokumento, ang kanilang mga gumaganap, at ang pagkakasunud-sunod kung saan ang mga operasyon ay ginanap. . Ang mga mapa ng teknolohikal na ruta ay maaaring dagdagan ng oras, pati na rin ang mga gastos sa pananalapi sa bawat yugto ng pagpasa ng mga dokumento. Bilang karagdagan sa mga operagram at ruta-teknolohiyang mga mapa para sa visual na representasyon, mabilis na pag-aaral ng pagkakasunud-sunod ng compilation at pagproseso magkahiwalay na mga dokumento, pati na rin ang pagsasanay sa mga bagong upahang tauhan na ito sa kaunting gastos, ang iba pang mga paraan ng visual na representasyon ng paggalaw ng impormasyong dokumentaryo ay maaaring gamitin: mga teknolohikal na kadena, mga graph, mga diagram, mga documentogram, atbp. Kung kinakailangan, ang mga mas kumplikadong pamamaraan ng pagproseso ng nakolektang impormasyon ay maaari ding ilapat, halimbawa, pagbuo ng mga modelo ng impormasyon.

25. . Ang konsepto ng "daloy ng dokumento" at ang pagbuo ng regulasyon at pamamaraang regulasyon nito. Sagot sa 21!