Pag-aaral na magsulat ng mga tala: pag-uulat, opisina, paliwanag. Paano magsulat ng isang memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin Memorandum at paliwanag na halimbawa

Ang korespondensiya ay isang mahalagang bahagi ng buhay opisina sa iba't ibang uri ng komunikasyon sa negosyo. Ang pangunahing tool nito ay ang mga kilalang memo, na, depende sa nilalaman, ay paliwanag, memorandum, atbp.

Ano ang isang memo at bakit ito kailangan?

Ayon sa layunin nito, ang isang memo ay isang mensaheng nagbibigay-impormasyon na naka-address sa mga empleyado ng sarili o iba pang departamento, pamamahala ng mga departamento, kumpanya, dibisyon, sangay. Ang listahan ng mga paksang sakop sa naturang mga dokumento ay medyo malawak. Ang mga memo ay nagpapaalam tungkol sa mga pangunahing kaganapan sa buhay ng kumpanya, tungkol sa pagpapatupad ng kasalukuyang trabaho, umiiral na mga hindi pamantayang sitwasyon, naglalaman ng mga reklamo at mga paraan upang malutas ang iba't ibang mga problema sa produksyon.

Ang pangunahing layunin ng ganitong uri ng komunikasyon ay koordinasyon ng iba't ibang isyu sa trabaho sa mga kaso kung saan pasalitang desisyon imposible sa ilang kadahilanan. memo ay maaari ding gamitin ng pamamahala upang gumuhit ng mga order, na, hindi katulad ng mga order, ay mas impormal.

Mga uri at layunin ng mga memorandum

Ang isang memorandum ay ang pinakasikat na uri ng memo, na naka-address sa pinuno ng negosyo, punong accountant o anumang iba pang senior na empleyado. Ang pangunahing layunin ng ulat ay pagpapaalam sa mga nakatataas tungkol sa anumang sitwasyon, ang pagganap ng trabaho, pati na rin ang paghahanda ng mga rekomendasyon para sa paglutas (pag-aalis) ng problema, atbp. Ang isang memorandum, hindi tulad ng isang memo, ay palaging ipinapadala sa isang mas mataas na antas at may legal na epekto.

Ang pinakakaraniwang uri ng mga memo ay mga ulat na nagpapaalam sa pamamahala tungkol sa pagpapatupad ng mga plano, ang pag-usad ng kasalukuyang gawain, atbp. Mas madalas, ang mga ulat ay iginuhit ng pag-uulat sa anumang hindi planadong sitwasyon na nangangailangan ng tugon mula sa mas mataas na pamamahala. Ang saklaw ng mga isyu ng naturang mga ulat ay medyo malawak: mula sa impormasyon na may kaugnayan sa pangunahing aktibidad ng industriya ng negosyo, hanggang sa mga reklamo tungkol sa organisasyon ng mga kondisyon sa pagtatrabaho at mga ulat sa hindi pagsunod sa disiplina sa paggawa at pananalapi, opisyal na pag-uugali atbp.

Memorandum - halimbawa

Pag-iipon ng tamang memo

Ang istraktura ng isang memo ay nangangailangan ng mandatoryong presensya ng mga sumusunod na elemento:

"Caps" na nagsasaad ng organisasyon, buong pangalan at posisyon ng addressee, buong pangalan at posisyon ng nagmula.
Isang text block na binubuo ng pamagat ng dokumento ("Memorandum") at isang buod ng sitwasyon, anumang mga aksyon, mga kahilingan.
Mga petsa at lagda ng compiler (sa isang linya, mula kaliwa hanggang kanan, ang petsa, lagda at buong pangalan ng compiler ay ipinahiwatig).

Gayundin, ang isang numero ng pagpaparehistro ay maaaring ipahiwatig sa memo kung, ayon sa mga patakaran ng negosyo, ito ay nakarehistro sa journal. Mahalagang tandaan na, dahil ang mga memo ay ginagamit lamang sa loob ng organisasyon, ang pagkakaroon ng mga form ay hindi kinakailangan maliban kung kinakailangan ng mga patakaran ng kumpanya. Kasabay nito, ang ilang mga negosyo ay may sariling letterhead na may logo, na partikular na idinisenyo para sa mga sulat sa negosyo.

Paano magsulat ng ulat?

Ang memorandum ay katulad ng istraktura sa isang memo. Ang pangunahing pagkakaiba nito ay ang addressee: kung ang impormasyon sa isang memo ay maaaring ipadala sa sinumang iba pang empleyado, kung gayon sa isang memorandum ang mensahe ay naka-address sa isang mas mataas na opisyal.

Ang mga paraan para sa paghahanda ng isang memorandum ay nag-iiba depende sa layunin. Sa partikular, ang isang panloob na memorandum na ipinadala sa pamamahala sa loob ng organisasyon ay iginuhit sa parehong paraan tulad ng isang memo. Ang pagkakaiba ay nakasalalay sa nilalaman ng bloke ng teksto, na tinatawag na "Memorandum", ay naglalaman ng isang pahayag ng kakanyahan ng problema, mga panukala para sa pag-aalis nito o isang paglalarawan ng mga hakbang na nagawa na.

Ngunit kapag nag-compile ng isang panlabas na memorandum, na naka-address sa mga empleyado ng iba pang mga organisasyon, ang mga patakaran ay mas mahigpit:

Ang dokumento ay iginuhit sa letterhead mga organisasyon.
Ang tala ay nakarehistro sa aklat ng mga papalabas na liham ng kumpanya, habang ang itinalagang numero ng pagpaparehistro ay ipinahiwatig sa header ng tala. Gayundin, kapag ang isang memo ay natanggap, ito ay nakarehistro bilang papasok na dokumento sa organisasyon ng addressee.
Ang panlabas na tala ay nilagdaan, bilang panuntunan, ng pinuno ng kompanya o ng kanyang kinatawan. Ang mga lagda mula sa mga pinuno ng ibang mga departamento ay maaari ding kailanganin kapag nagpapadala.
Ang petsa ng tala ay ang petsa ng pagpirma at pagpapadala nito.
Kung ang tala ay sinamahan ng mga documentary attachment, pagkatapos ay isang listahan ng mga nakalakip na dokumento ay pinagsama-sama sa bahagi ng teksto nito.

Ang bahagi ng teksto ng memorandum ay nakasalalay sa layunin nito:

Ang ulat sa pag-uulat ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa pag-unlad ng trabaho, mga deadline ng pagtugon, isang paglalarawan ng mga kasalukuyang problema, atbp. Ang ganitong ulat ay nagpapahintulot sa boss na mapansin ang mga pagkukulang sa trabaho sa oras at alisin ang mga ito.
Ang isang memorandum na nagpapaalam tungkol sa isang partikular na sitwasyon ay binubuo ng Detalyadong Paglalarawan mga problema at mungkahi para sa pagpapabuti nito (pag-aalis). Sa pagsasagawa, madalas ang mga naturang dokumento ay nakatuon sa mga reklamo tungkol sa mga paglabag sa disiplina sa paggawa ng mga empleyado at negatibo, samakatuwid, sa paglalahad ng impormasyon, mahalagang alisin ang emosyonal na bahagi at manatili sa kakanyahan.

Memo o memorandum: kaya ano ang pagkakaiba?

Tulad ng makikita mo, marami ang serbisyo at memorandum karaniwang mga tampok. Kaya, ang parehong mga pagpipilian ay ginagamit para sa komunikasyon sa negosyo, may isang katulad na istraktura ng disenyo. Kasabay nito, mayroong isang bilang ng mga pagkakaiba-iba:

Ang isang memo ay tinutugunan sa mga empleyado ng iba't ibang ranggo sa loob ng negosyo, habang ang isang memorandum ay iginuhit lamang sa isang mas mataas na antas (sa sarili o isang third-party na kumpanya).
Ang isang memo ay isang panloob na dokumento, habang ang isang memorandum ay maaaring gamitin sa panlabas na pakikipag-ugnayan sa iba pang mga legal na entity.
Ang isang memo, hindi tulad ng isang memorandum, ay walang legal na puwersa.
Dahil ang memo ay ginagamit sa loob ng enterprise, maaari itong iguhit sa isang regular na sheet ng papel. Ayon sa parehong prinsipyo, ang isang panloob na ulat ay iginuhit kung ito ay ginagamit sa loob ng kumpanya. Kasabay nito, kung ang ulat ay ipinadala sa ibang organisasyon, kung gayon kapag pinagsama ito, isang letterhead, numero ng pagpaparehistro at iba pang mga mandatoryong elemento ng opisyal na sulat ay ginagamit.

Ang memo ay isang anyo ng panloob na daloy ng trabaho na nagbibigay-daan sa iyong pinakamabisa at mabilis na malutas ang mga kasalukuyang sitwasyon sa produksyon.

Paano magsulat ng memo sa sa elektronikong pormat, sasabihin namin sa ibaba.

Mga tampok ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Kung pinapayagan ng organisasyon ang pagpapalitan ng data gamit ang elektronikong komunikasyon, kabilang ang e-mail, kung gayon ang pagpapadala ng memo ay pinasimple. Kasama rin sa mga bentahe ng naturang sirkulasyon ng mga dokumento sa loob ng negosyo ang kahusayan ng pagsasaalang-alang ng mga aplikasyon.

Paano magsulat ng isang memo sa electronic form? Eksaktong kapareho ng sa klasikong bersyon sa hard copy. Walang makabuluhang pagkakaiba sa mga dokumento. Ang isang sample sa format na ito ay halos hindi naiiba sa nakaraang halimbawa.

Ang pangunahing bahagi ng iyong memo (iyon ay, ang paglalarawan ng sitwasyon mismo at ang mga panukalang isinumite para sa pagsasaalang-alang) ay nananatiling eksaktong kapareho ng sa aming halimbawa.

Ang tanging pagbubukod ay hindi mo kailangang ipahiwatig ang addressee sa memo. Ang pangalan ng user kung kanino ipinadala ang apela ay ilalagay sa linyang "Address". Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa pagpapalitan ng mga dokumento sa pamamagitan ng isang nakabahaging mapagkukunan (halimbawa, isang email address bawat departamento), kailangan mong tukuyin sa linya ng Paksa kung kanino naka-address ang mensahe.

Bilang karagdagan, kapag gumagamit ng e-mail (indibidwal na mailbox), sa karamihan ng mga kaso mayroon nang isang pirma na awtomatikong ipinasok sa teksto ng liham. Ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang makabuluhang makatipid ng oras, kabilang ang pagsulat ng isang memo. Kung hindi ka pinapayagan ng iyong mail na kilalanin ang nagpadala (halimbawa, kapag gumagamit ng isang nakabahaging mailbox), tiyaking isama ang iyong pangalan at posisyon sa dulo ng sulat.

Mahalaga: kapag nagpapadala ng impormasyon sa pamamagitan ng e-mail huwag kalimutang humiling ng isang abiso tungkol sa pagbabasa ng ipinadalang mensahe (para dito kailangan mong suriin ang kaukulang kahon). Ang notification na ito ay patunay na nagpadala ka talaga ng memo sa isang partikular na tatanggap sa isang partikular na oras.

Sasagutin namin kung saang kaso gumawa sila ng isang memo at kung paano maayos na iguhit ang panloob na dokumentong ito. I-download handa na mga sample at gamitin ang mga ito sa trabaho.

Mag-download at gumamit ng mga handa na sample na dokumento:

Bakit sumulat ng memo

Bago magsulat ng isang memo, kinakailangang malinaw na maunawaan sa kung anong mga kaso ang ganitong uri ng dokumento ay pinagsama-sama at kung paano sila naiiba sa iba pang mga uri ng mga tala na ginagamit sa panloob na daloy ng trabaho ng negosyo.

Para sa pakikipag-ugnayan sa loob ng organisasyon, maraming uri ng mga dokumento ng serbisyo ang ginagamit:

pag-uulat (mga tauhan);
nagpapaliwanag;
nagpapaliwanag;
opisyal.

Hindi lamang sila ay may iba't ibang mga pangalan, ngunit mayroon ding layunin.

memorandum bumubuo sa kaso ng paglabag ng empleyado ng itinatag na rehimeng paggawa, mga panloob na regulasyon sa paggawa. Ito ang batayan ng pagbibigay ng parusang pandisiplina sa lumalabag na empleyado.

Isang tip mula sa Handbook ng Kalihim. Lokasyon ng mga detalye sa memorandum

Paliwanag na tala ay isang empleyado na nakagawa ng paglabag sa disiplina, mga patakaran sa proteksyon sa paggawa, mga kondisyon kontrata sa pagtatrabaho atbp. Kung wala ang dokumentong ito, ang employer ay walang karapatan na gumawa ng desisyon sa pagpapataw ng parusa sa empleyado.

Isang halimbawa ng tala ng paliwanag

I-download ang Sample

Paliwanag na tala sumulat bilang isang annex sa pakete ng mga dokumento. Ang layunin nito ay ipaliwanag kung anong mga dokumento ang nakapaloob sa pakete at kung anong mga aksyon ang inaasahan mula sa kontratista pagkatapos iproseso ang mga dokumentong ito.

memo- isang modelo ng interaksyon sa pagpapatakbo sa pagitan ng pamamahala at mga empleyado ng isang yunit o ng pamamahala ng iba't ibang mga yunit. Ang layunin ng dokumento ay upang ipaalam ang tungkol sa mga problema sa produksyon na humahadlang sa epektibong pagganap ng mga tungkulin sa paggawa. Ang sample na form ng memo ay nagpapahintulot din sa iyo na isama ang mga panukala para sa pagwawasto sa kasalukuyang sitwasyon, kabilang ang mga panukala para sa mga bonus sa mga empleyado, sa bahagi ng teksto. Samakatuwid, ang isang memo ay madalas na batayan para sa paggawa ng mga desisyon sa pamamahala na naglalayong pataasin ang pagganyak, produktibidad at kahusayan sa paggawa.

Gumagawa ng memo

Bagama't ang memo ay bahagi ng panloob na daloy ng trabaho, may mga kinakailangan na itinatag para sa pagpapatupad nito. Ang pagsunod sa mga kinakailangan ng pamantayan at pagpuno sa lahat ng kinakailangang detalye ay nagpapatunay sa legal na puwersa ng dokumentong ito. Ito kinakailangang kondisyon, dahil sa batayan ng impormasyong nakapaloob sa memo, ang mga desisyon sa pamamahala ay ginawa.

Samakatuwid, bago magsulat ng isang memo, basahin ang mga kinakailangan ng GOST. Ang pamantayan ay nagtatatag ng isang listahan ng mga detalye ng ganitong uri ng mga dokumento na dapat kumpletuhin. Kabilang dito ang:

ang pangalan ng departamento kung saan nakalista ang may-akda ng tala;
pangalan ng uri ng panloob na dokumento - " memo»;
Petsa ng paghahanda;
panloob na numero ng pagpaparehistro ng dokumento;
posisyon, subdibisyon, apelyido at inisyal ng addressee;
pamagat ng teksto;
bahagi ng teksto;
lagda, apelyido at inisyal ng compiler.

Isang tip mula sa Handbook ng Kalihim. Paano magsulat ng sample ng memo

I-download ang Sample

Sa ilang mga kaso, ang isang halimbawa ng pagsusulat ng tala ng serbisyo ay maaaring naglalaman ng pag-apruba ng visa. Bilang isang tuntunin, ito ay kinakailangan kung ang tala ay naglalaman ng mga panukala tungkol sa trabaho o pakikipag-ugnayan sa ibang mga yunit. Kakailanganin din ang approval visa sa kaso kapag ang isang memo ay ginawa hindi sa pangalan ng agarang superbisor, ngunit sa pangalan ng isang mas mataas na boss. Ito ay magiging kumpirmasyon na alam ng agarang superbisor kung ano ang nangyayari at sumasang-ayon sa mga panukala na ginawa ng empleyado.

Gumagawa sila ng isang memo, bilang panuntunan, sa ngalan ng empleyado, espesyalista, kabilang ang pinuno ng yunit. Samakatuwid, kapag inilalahad ang kakanyahan, ginagamit ang unang tao na isahan. Kung maraming may-akda, ang teksto ay nakasulat sa unang panauhan na maramihan. Maaari itong isulat sa isang karaniwang sheet ng A4 writing paper sa pamamagitan ng kamay o sa isang computer, ngunit sa kasong ito, ang empleyado ay dapat mag-sign sa kanyang sariling kamay.

Paano magsulat ng sample ng memo

Kung hindi mo alam kung paano magsulat ng isang memo, maaari kang mag-download ng sample ng disenyo mula sa mga link sa simula ng artikulo. Pero Espesyal na atensyon dapat ibigay sa bahagi ng teksto ng dokumento. Mahalagang matukoy para sa kung anong layunin ito ay pinagsama-sama. Halimbawa, ang isang memo ay maaaring isulat sa:

Ituro ang mga paghihirap na lumitaw sa trabaho, dalhin ang impormasyong ito sa pamamahala at, sa gayon, mapawi ang iyong sarili sa responsibilidad.
Bigyang-katwiran ang pangangailangan para sa mga materyal na insentibo para sa mga empleyado na nagpakita ng mataas na resulta sa paggawa.
Humiling ng impormasyon mula sa ibang departamento.
Ipaalam sa awtorisadong opisyal ang tungkol sa posibilidad ng pangangatwiran ng trabaho at paggawa ng mga pagbabago sa teknolohikal na proseso upang mapabuti ang pagganap.
Bigyang-katwiran ang pangangailangang bumili ng mga karagdagang tool o kagamitan, kung saan ang memo ay maaaring isang pangunahing dokumento accounting sa batayan kung saan ang mga gastos ay kasunod na matatanggap.

Ang batas ay hindi nagtatatag kung paano isinulat ang isang memo, ngunit ang isang negosyo ay maaaring nakapag-iisa na bumuo ng mga template kung saan ang mga empleyado ay wastong gumuhit at gumuhit ng mga naturang dokumento.

Ang pangkalahatang prinsipyo ng pagsasama-sama ng teksto: isang pahayag ng problema, na nagpapahiwatig ng lahat ng mga taong kasangkot at mga iminungkahing opsyon para sa paglutas nito. Ang kakanyahan ng problema ay dapat na ipahayag nang maikli at lohikal. Para sa panghihikayat, ang isa ay dapat sumangguni sa mga numero, katotohanan at mga dokumento na maaaring kumpirmahin ang kawastuhan ng compiler.

I-download ang Sample

Ang kabuuang dami ng bahagi ng teksto ng memo ay hindi dapat lumampas sa 8-10 linya. Kung kinakailangan, palaging maaaring tanungin ng addressee ang nagpasimula ng dokumento para sa karagdagang impormasyon.

Huwag kalimutang magrehistro ng isang memo sa isang espesyal na rehistro para sa pagrehistro ng mga panloob na dokumento. Aalisin nito ang mga sitwasyon ng salungatan na nauugnay sa pagkawala at hindi napapanahong pagsumite ng impormasyon sa pamamahala.

01/23/2019 , Sasha Bukashka

Ang isang memorandum ay dokumentadong impormasyon na ang isang empleyado ay hindi natupad, o hindi nagampanan ayon sa nararapat, ang kanyang mga tungkulin sa trabaho. Gayundin, ang tala ay karaniwang nagmumungkahi ng mga hakbang na kailangang gawin ng pamamahala kaugnay sa isang pabaya na empleyado.

Kaya, ikaw ay isang gitnang tagapamahala sa, muli, gitna planta ng pagmamanupaktura Sabihin nating ang manager ng tindahan. Mayroon kang 40 manggagawa sa tindahan sa ilalim ng iyong pangangasiwa. Katamtamang propesyonal, ngunit bawat isa ay may kani-kaniyang problema, problema at interes. Kailan at sa anong mga kaso kailangan mong magsulat ng mga ulat tungkol sa kanila? Ngayon ay alamin natin ito!

Paano magsulat ng isang memorandum para sa isang empleyado: sample

Memo: sample (blangko) ganito ang hitsura:

Paano magsulat ng isang ulat sa paglabag sa disiplina sa paggawa

Tulad ng alam mo, lahat ng nakakakuha ng trabaho ay nagbabasa at pumipirma Deskripsyon ng trabaho. Kung sa proseso ng trabaho ay hindi niya ginagawa ang mga function na tinukoy sa mga tagubilin o ginagawa ang mga ito sa maling paraan, kung gayon ito ay isang dahilan upang parusahan siya. Maaari itong maging anuman: regular na pagkaantala, hindi wastong naisakatuparan na mga dokumento ...

Ang anumang mga aksyon na nagsasangkot ng mga pagkalugi ay may kaparusahan. Ikaw, bilang iyong line manager, ay matutugunan ang mga isyung ito sa pamamagitan ng mga babala o pag-uusap. Ngunit kung ang mga pag-uusap ay hindi gumana, kung gayon ang empleyado ay dapat parusahan. Ang pangunahing bagay ay gawin ito ayon sa batas.

Gaya ng pinagtatalunan ng marami, maaaring magsilbing memorandum sa paglabag sa disiplina sa paggawa ang pinakamahusay na lunas upang harapin ang mga pagkaantala.

Pero paano? Pagkatapos ng lahat, ang lahat ng mga desisyon tungkol sa aksyong pandisiplina tinatanggap lamang ng kumpanya ang nangungunang pamamahala nito. Ito ay upang ipaalam sa mga awtoridad ang tungkol sa maling pag-uugali ng empleyado na ang isang memorandum ay nakasulat na hinarap, halimbawa, sa pangkalahatang direktor ng kumpanya.

Sa pamamagitan ng paraan, ang isang ulat ay maaaring isulat hindi lamang ng isang nakatataas na tao, kundi pati na rin ng sinumang empleyado. Gayunpaman, ang mga panloob na dokumento ng isang bilang ng mga kumpanya ay nagbibigay ng isang mahigpit na pamamaraan para sa paghahain ng mga reklamo. Ayon sa kanya, ang isang ordinaryong empleyado ay obligado na hindi magsulat ng isang ulat, ngunit magreklamo sa kanyang mga immediate superiors.

Memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin

Paano isinusulat ang isang ulat? Walang espesyal na format para sa dokumentong ito sa Russian Labor Code. Gayunpaman, maaaring may mga panloob na dokumento ang bawat organisasyon, kung saan mayroong mga naaprubahang template ng ulat. Maaari mo itong isulat pareho sa isang computer at sa pamamagitan ng kamay. Ang mga pangkalahatang tuntunin para sa pag-iipon ng mga opisyal na dokumento ay nagdidikta ng sumusunod na anyo ng pagsulat. Ang ulat sa empleyado, o sa halip, ang pamamaraan nito, ay ganito ang hitsura.

Itaas na kanang sulok: kung kanino naka-address ang liham (posisyon at buong pangalan).
Sa ibaba: kanino galing (posisyon at buong pangalan).
Sa ibaba sa gitna (naka-indent): pamagat - memorandum.
Nasa ibaba ang pangunahing teksto ng mensahe. Dito, inilista ng aplikante ang listahan ng mga tungkulin ng empleyado (na may reference sa mga panloob na dokumento, halimbawa, mga panloob na regulasyon o paglalarawan ng trabaho) na hindi niya natupad.
Ang sumusunod ay isang indikasyon kung ano ang naging sanhi ng mga aksyon ng empleyado, kung ano ang mga kahihinatnan ng kanyang maling pag-uugali.
Ang pangunahing teksto ng tala ay nagtatapos sa isang panukala para sa mga hakbang sa pagdidisiplina, na, sa opinyon ng agarang superbisor, ay dapat ilapat sa nakakasakit na empleyado upang maitama ang sitwasyon.
Sa kaliwang ibaba ay ang petsa kung kailan isinulat ang dokumento.
Sa ibabang kanan ay ang pirma.

Kung kinakailangan, ang ilang katibayan ng pagkakasala ng empleyado ay maaaring ilakip sa ulat, halimbawa, isang larawan ng desktop kung hindi siya nagtatrabaho buong araw, ngunit nakaupo sa Internet. Ang mga sanggunian sa naturang mga annexes ay ginawa sa pangunahing bahagi ng tala.

Pag-uulat: isang halimbawa ng pagsulat

Halimbawa, ang iyong empleyado ay hindi wastong nagbigay ng invoice para sa mga kalakal. Bilang isang resulta, ang mga kinatawan ng customer ay tumanggi na i-disload ang kotse kasama ang produkto, na naglakbay ng isang tiyak na bilang ng mga kilometro at nagsunog ng isang tiyak na halaga ng gasolina. Tumanggi ang customer na tanggapin ang naitama na bersyon sa electronic form, hinihingi ang orihinal. Kinailangan mong agarang muling magbigay ng mga dokumento at magpadala ng courier sa isang kotse sa bodega ng customer.

Memorandum: halimbawa

Direktor ng Veselushka LLC Ivanov S.P.

mula sa pinuno ng departamento ng produksyon ng Veselushka LLC Petrov I.P.

tala ng ulat.

Dinadala ko sa iyong pansin na ang manggagawa ng production shop na Sidorov L.E. hindi wastong nagbigay ng invoice para sa supply ng mga kalakal (5 tonelada) para sa kumpanyang "Consumer ng aming mga produkto". Bilang resulta ng hindi tamang pagpapatupad ng invoice, tumanggi ang customer na i-unload ang mga kalakal. Upang malunasan ang sitwasyon, isang Zhiguli na kotse ang kailangang gamitin upang ilipat ang naitama na tala ng consignment sa customer.

Ang mga kahihinatnan ng gayong kapabayaan na saloobin ng empleyado na nagbigay ng invoice ay isang simpleng kotse sa bodega; paggamit ng kotse; nadagdagan ang pagkonsumo ng gasolina at pampadulas; nasira ang reputasyon ng supplier.

Para sa pabaya na saloobin sa trabaho, hinihiling ko sa iyo na ideklara ang Sidorov L.E. pagsaway.

Lahat, handa na ang ulat! Anong susunod? Kung nasa panloob na mga dokumento Ang mga kumpanya ay may indikasyon ng pamamaraan para sa pagsang-ayon sa mga naturang dokumento, halimbawa, dapat munang isaalang-alang ang mga ito at gumawa ng isang resolusyon, halimbawa, ng direktor ng produksyon o ng serbisyo ng seguridad, na nangangahulugang ikaw, na sumusunod sa ipinahiwatig na pamantayan sa pag-navigate, ay lumipat. ang dokumento sa naaangkop na mga departamento.

Memorandum (sample ayon sa GOST) sa kaso ng masamang pag-uugali

Kung walang indikasyon ng pagkakasunud-sunod ng pag-apruba, pagkatapos ay pumunta sa papel na ito sa pagtanggap at ibigay ito sa sekretarya, habang minarkahan niya ang dokumento sa listahan ng inbox at itinalaga ito ng isang numero.

Memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin (sample)

At ano ang susunod na gagawin? Wala! Hintayin lamang ang mga kahihinatnan (at tiyak na mangyayari ito, dahil sa opisyal na papel, na isang memorandum, dapat mayroong opisyal na sagot). Ang mga hakbang sa pagdidisiplina ng impluwensya ay ipinahiwatig sa pagkakasunud-sunod para sa organisasyon. Ngunit nangyayari rin na ang mga nakasaad na katotohanan ay kailangang ma-verify. Pagkatapos ang order ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga aktibidad na kinakailangan upang kumpirmahin o pabulaanan ang mga katotohanang iyong tinukoy.

Pag-uulat: isang halimbawa ng kabastusan sa isang kasamahan o kliyente

Ang pamamahala, iyon ay, ang paggawa ng mga desisyon tungkol sa paglalaan ng mga mapagkukunan, ay posible lamang sa batayan ng maaasahan at napapanahong impormasyon. Ang impormasyong ito ay dapat tama at dumating kaagad. Iyon ang pinagsisilbihan nito opisyal na dokumento tinatawag na "memorandum", na malalaman mo sa ibang pagkakataon.

Ano ang tala na ito?

Ang isang memorandum ay isang karaniwang paraan ng klerikal ng paglilipat ng impormasyon "bottom-up" - mula sa mga empleyadong nasa mababang antas patungo sa pamamahala. Inilalarawan ng mga memo ang mga kritikal na kaganapan, patuloy na aktibidad, at ang pangkalahatang kalusugan ng kumpanya. Batay sa mga ulat, ang tagapamahala ay maaaring gumawa ng isang mas tumpak na pagsusuri ng estado ng mga gawain sa organisasyon at magbigay ng sapat na mga utos.

Ang paglikha ng isang ulat ay maaaring isang ideya ng parehong subordinate sa kanyang sarili at sa kanyang direktang pamamahala. Kung ang inisyatiba ay nagmula sa pamamahala, kung gayon kadalasan ang utos upang maisagawa ang gawaing ito ay dinadala sa subordinate sa salita.

Mayroong iba pang mga uri ng mga tala para sa komunikasyon sa negosyo. Hindi sila dapat malito sa isang ulat, kaya isaalang-alang ang kanilang mga sikat na uri:

Memo - ginagamit upang maglipat ng impormasyon sa pagitan ng mga departamento o empleyado na hindi direktang nasasakupan ng bawat isa. Ang ilang mga kahilingan para sa pakikipagtulungan o mga abiso ng mga nagaganap na kaganapan sa loob ng organisasyon ay maaaring ipahayag sa ganitong paraan, samakatuwid ang form na ito ay hindi maaaring ituring na isang memorandum.
, kung saan karaniwang ipinapaliwanag ng empleyado sa pamamahala ang kanyang mga aksyon, kadalasan ay ang mga naging dahilan ng pagkagambala sa normal na operasyon ng organisasyon. Ito ay hindi rin isang ulat.

Sa ibaba maaari kang manood ng video na nagpapaliwanag ng pagkakaiba sa pagitan ng mga memo at memo:

Dapat tandaan na ang memorandum ay isang seryoso legal na dokumento. Maaaring kailanganin mong sumangguni dito sa hinaharap kung kailan litigasyon, kaya pakitunguhan nang mabuti ang mga nilalaman nito.

Mga uri ng memorandum

Mayroong kondisyonal na dibisyon ng mga ulat ayon sa paksa, ang tinatayang direksyon kung saan ay malinaw mula sa pamagat:

Pag-uulat. Kadalasan, ginagamit ang mga naturang ulat. Ang kanilang compilation ay kinokontrol nang maaga ng isang mas mataas na istraktura upang makontrol ang mga parameter na regular na nangangailangan ng simple ngunit patuloy na pagsubaybay.
Inisyatiba. Ang mga ito ay isinumite sa pamamahala nang hindi regular sa mga kaso kung saan ang mga nasasakupan ay may panukala para sa rasyonalisasyon o pag-optimize ng mga proseso sa negosyo.
Nakapagbibigay kaalaman. Ang mga ito ay isinulat upang ipaalam sa mga superyor ang tungkol sa ilang marahas na pagbabago (kadalasang negatibo) sa maayos na trabaho ng isang departamento o kumpanya. Sa ganitong mga kaso, ang isang mabilis na pagtugon sa pamamahala ay karaniwang kinakailangan upang hindi magkaroon ng mga pagkalugi o mawalan ng mga posibleng kita.

Anuman ang paksa, ang dokumento ay maaaring:

panloob. Upang malutas ang mga isyu na lumitaw sa loob ng institusyon, ginagamit ang mga panloob na ulat. Ang mga desisyon pagkatapos ng kanilang pagsasaalang-alang ay ginawa sariling mga empleyado mga organisasyon.
panlabas. Ang isang panlabas na ulat ay inihanda para sa isang panlabas na organisasyon na hinahangad na kasangkot sa mga prosesong nagaganap sa sarili nitong institusyon.

Kung paano pinagsama-sama ang mga naturang memorandum, isasaalang-alang pa natin.

Paano magsulat ng isang panloob na memorandum?

Ang mga panloob na ulat ay karaniwang nakasulat sa mga payak na papel. Inilista namin ang mga kinakailangang bahagi at ipinapahiwatig ang kanilang tradisyonal na lokasyon:

Para kanino ang ulat ay inilaan (kung sino ang kailangang gumawa ng desisyon) - sa kanang itaas, sa dative case.
Impormasyon tungkol sa taong nag-compile ng dokumento na may isang kailangang-kailangan na indikasyon ng departamento (dibisyon). Ito ay ipinahiwatig din sa kanan, sa ibaba ng nakaraang bahagi, sa dative case.
Ang pangalan ng dokumento - "Memorandum" - sa gitna ng sheet (tuldok, tutuldok at iba pang mga bantas ay hindi inilalagay pagkatapos ng pangalan). Kung ang paksa ng ulat ay karaniwan (tungkol sa pagliban, tungkol sa alok, tungkol sa mga bonus) - maaari mo itong idagdag kaagad sa ilalim ng pamagat.
Numero ng pagpaparehistro at petsa (kung kinakailangan ng panloob na gawain sa opisina).
Posibleng banggitin ang mga motibo na naging sanhi ng pagguhit ng tala.
Mula sa talata - isang pahayag, iyon ay, isang pahayag ng sitwasyon na nabuo sa anumang proseso mula sa punto ng view ng sumasagot (mga katotohanan, mga kaganapan, mga pangyayari, pagkakasunud-sunod ng mga pangyayari, sanhi ng mga relasyon).
Mula sa bagong talata - analytics, iyon ay, isang tumpak na paglalarawan ng mga problema na mayroon na o posible sa hinaharap, tulad ng nakikita sa tagapagsalita (kung minsan ay ibinibigay ang mga potensyal na pagkakataon na hindi pa ginagamit, ngunit maaaring magsilbi sa pakinabang ng ang organisasyon).
Mula sa isang bagong linya - mga rekomendasyon, iyon ay, mga paraan upang maalis ang mga problema o mga panukala para sa pagliit ng mga pagkalugi kung imposibleng maiwasan ang negatibong epekto ng ilang mga kadahilanan (o ang pinakamahusay na paraan upang bumuo ng hindi nagamit na mga mapagkukunan).
Petsa, petsa, personal na data ng tagapagsalita - lagda, posisyon, inisyal (buong pangalan).

Maaaring ma-download ang isang blangkong form ng dokumento.

Ang pinakasikat na anyo ng naturang memorandum ay isasaalang-alang sa ibaba.

Tungkol sa paglabag sa disiplina sa paggawa

Ang nasabing dokumento ay napakaseryoso, dahil sa batayan nito maaari itong maging:

inisyu (saway);
demosyon ng empleyado;
ang pamamaraan para sa pagpapaalis ng isang empleyado sa ilalim ng nauugnay na artikulo ay inilunsad Kodigo sa Paggawa RF;
bukas na pagsubok.

Siyempre, ang naturang impormasyon ay panloob, kaya ang pagtagos nito sa labas ng institusyon ay hindi kanais-nais.

Dapat malinaw at partikular na ipahiwatig ng pangunahing teksto kung ano ang kasalanan ng empleyado. Mas mabuti pa kung ang mga artikulo ng Labor Code ng Russian Federation at ang mga panloob na regulasyon na nilabag ng empleyado ay direktang binanggit.

Ang teksto ay karaniwang naglalaman ng isang pagbanggit na ang empleyado ay nagbigay ng paliwanag para sa kanyang pag-uugali sa isang paliwanag na tala, na nagpapahiwatig ng numero, petsa at iba pang mga identifier ng dokumentong ito. Kung walang ganoong paliwanag, ito ay ipinahiwatig din.

Maaaring ma-download ang isang sample na panloob na memorandum na nagsasaad na ang empleyado ay lumabag sa disiplina sa paggawa dahil wala siya sa lugar ng trabaho.

Tungkol sa hindi pagtupad sa mga tungkulin

Bilang isang tuntunin, para sa hindi pagsunod opisyal na tungkulin ang empleyado ay dapat parusahan sa anyo ng pagdadala sa responsibilidad sa pagdidisiplina. Ang mga anyo nito ay maaaring:

hindi pagbabayad ng premium;
fine;
pagsaway;
demosyon.

Ang isang sample na memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin ay iminungkahi na i-download.

Ang empleyado ay may karapatang maghabla sa employer kung itinuturing niyang hindi patas o labis ang parusa, samakatuwid, kapag nag-iipon ng isang ulat, ang katumpakan ng mga salita at ang pag-verify ng mga kinakailangan na ipinakita ay kinakailangan, halimbawa, na may kaugnayan sa panloob na iskedyul ng trabaho .

Tungkol sa mga bonus

Ang paraan ng pag-uulat na ito ay ginagamit sa mga kaso kung saan ang isang empleyado ay bibigyan ng bonus. Sa pangunahing teksto, ito ay nilagdaan para sa kung aling trabaho ang bonus ay itinalaga at sa kung anong halaga. Maaari kang mag-download ng sample ng naturang dokumento.

Paano magsulat ng isang panlabas na ulat?

Ang mga naturang dokumento ay iginuhit sa letterhead ng kumpanya na may obligadong indikasyon ng mga detalye at mga detalye ng contact ng kumpanya. Ang emblem sa form ay makakatulong sa tatanggap na mabilis na maunawaan kung sino ang kanyang kinakaharap. Upang kumpirmahin ang pagiging tunay ng dokumento, ang isang asul na selyo ng negosyo ay dapat na nakakabit.

Dahil ang papel ng negosyo ay ipapadala sa labas ng mundo, ang mga kinakailangan para sa pagpuno nito ay ang mga sumusunod:

Ang pangalan ng organisasyon ng tatanggap. Ang mga pagdadaglat at pagtanggal ay hindi pinapayagan (kanang itaas).
Tagapagpaganap kung saan ipinapadala ang dokumento (karaniwan ay " sa CEO" o katulad na bagay) - sa ilalim ng nakaraang bahagi.
Ang pangalan ng nagpapadalang organisasyon, na walang mga pagdadaglat at pagtanggal (kaliwa sa itaas).
Ang buong opisyal na pamagat ng dokumento (isang memorandum sa paglalakbay sa negosyo ng isang empleyado, halimbawa) ay nasa gitna ng dokumento.
Ang kakanyahan ng bagay, na nakasaad sa isang anyo ng negosyo, ay maikli at malinaw.
Posisyon, lagda at inisyal ng pinuno ng nagpapadalang organisasyon (sa gitna ng ibabang bahagi).
Impormasyon tungkol sa tagapalabas - posisyon, inisyal, contact (opisina) numero ng telepono (sa ibaba ng nakaraang bahagi).

Narito ang isang sample ng naturang tala:

5 kinakailangan para sa form ng ulat

Ang memorandum ay walang mahigpit mandatoryong anyo, gayunpaman, ito ay isang klerikal na mensahe, samakatuwid ito ay nakasulat sa isang impormal na format, na mayroong mga sumusunod na kinakailangang elemento:

Ang kinakailangang impormasyon ay dapat na malinaw na nabaybay.
Ang mga malalaking error at pagtanggal ng mahalagang data ay hindi katanggap-tanggap, kung hindi, ang ulat ay maaaring mawalan ng bisa sa hinaharap.
Ang mga emosyonal na pagtatasa at isang personal na saloobin sa inilarawan na sitwasyon ay karaniwang hindi tinatanggap, dahil hindi sila nakakatulong sa pagtanggap administratibong desisyon.
Kapag inilalarawan ang mga pangyayari, kinakailangang ipahiwatig ang lahat ng mahahalagang detalye ng sitwasyon. Maaaring tanggalin ang mga maliliit na detalye.
Sa dulo ng dokumento, ang posisyon ng compiler at ang kanyang buong pangalan ay dapat na inireseta.

Sa itaas, nakilala mo ang iba't ibang uri ng mga ulat, kaya mas naiintindihan mo na ngayon kung paano buuin ang mga ito at kung ano ang dapat isulat sa mga ito. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga empleyado na malaman. pampublikong institusyon, na ang mga pinuno ay obligadong magsulat ng mga memorandum.