Ang pagsisimula ng pagpapalabas ng order ay nagtatapos. Mga order sa organisasyon: mga uri at tampok ng disenyo

Sa yugto ng paghahanda ng Order, ang mga sumusunod na operasyon ay isinasagawa

paghahanda ng draft na Kautusan;
pagbalangkas ng Kautusan.

Ang paghahanda at pagpapatupad ng draft na Mga Order ay isinasagawa ng mga opisyal - Mga pinuno ng mga departamento (mga espesyalista) sa ngalan ng Pinuno ng negosyo.

1. Paghahanda ng draft na Kautusan

Kapag naghahanda ng draft na Order, pinag-aaralan ang isyu at ang teksto ng draft na Order ay iginuhit.

Ang teksto ng Order, bilang panuntunan, ay binubuo ng dalawang bahagi: pagtiyak at administratibo.

Sa bahaging tinitiyak, isinasaad nila ang mga batayan (mga katotohanan, kaganapan, dokumento, atbp.) at nagbibigay ng motibasyon para sa layunin ng pag-isyu ng Kautusan.

Ang nagsasaad na bahagi ng Kautusan ay tinanggal kung ang administratibong bahagi nito ay hindi nangangailangan ng paglilinaw (ibig sabihin, ang dahilan ng pagpapalabas ng Kautusan ay halata).

Ang tinitiyak na bahagi ng Order ay pinaghihiwalay mula sa administratibong bahagi sa pamamagitan ng paghahati ng salitang "I ORDER:", na naka-print sa isang hiwalay na linya mula sa zero na posisyon ng tabulator, sa malalaking titik na may tutuldok, walang espasyo at mga panipi.

Sa administratibong bahagi ng Kautusan, sinasabi nila "kanino" (ang kontratista o yunit ng istruktura - ang mga responsable para sa pagpapatupad), "ano ang gagawin" (ipahiwatig ang partikular na trabaho), "hanggang anong petsa" (ang mga deadline para sa pagkumpleto). Kung ang pagtuturo sa tagapalabas ay ibinigay nang permanente, kung gayon ang deadline para sa pagpapatupad ay maaaring wala.

Ang administratibong bahagi ng teksto ng Order, bilang panuntunan, ay nahahati sa mga talata, na binibilang sa mga numerong Arabe. Ang huling talata ay nagpapahiwatig ng tao o istrukturang yunit na pinagkatiwalaan ng kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan sa kabuuan.

Kung kinakailangan, ang isang hiwalay na talata sa dulo ng Kautusan ay naglilista ng mga naunang inilabas na dokumento (Mga Kautusan, Mga Desisyon, atbp.) o mga bahagi ng mga ito, na kinansela, binago o dinagdagan ng Kautusang ito.

Paghiwalayin ang mga gawain (halimbawa, isang gawain na naglalaman ng digital data) o ipapatupad ng isang Order mga regulasyon(Mga Tagubilin, Regulasyon, Panuntunan, atbp.), bilang panuntunan, ay iginuhit sa anyo ng isang Appendix sa Kautusan na tumutukoy sa mga ito sa nauugnay na mga talata ng Kautusan. Sa unang pahina ng Appendix sa kanang itaas na sulok, ang inskripsiyon ay ginawa: "Appendix sa pagkakasunud-sunod ng Pinuno ng JSC "NAME OF THE FIRM" na may petsang 00.00.00 No. 000".

Ang mga pahina ng Order at Aplikasyon ay binibilang bilang isang dokumento.

2. Pagpaparehistro ng draft na Kautusan

Ang pagpapatupad ng draft Order ay binubuo sa paglalagay sa mga mahigpit na tinukoy na mga lugar ng isang form o isang standard sheet ng kinakailangang (tinukoy para sa ganitong uri ng dokumento) na hanay ng mga detalye (ayon sa GOST 6.38-90). Sa yugtong ito, ang mga sumusunod na detalye ay nakakabit sa draft na Kautusan:

ang sagisag ng organisasyon;
code ng organisasyon ayon sa OKPO;
code ng dokumento ayon sa OKUD;
pangalan ng Kumpanya;
pangalan ng uri ng dokumento;
lugar ng compilation o publikasyon;
pamagat ng teksto;
teksto;
isang marka sa pagkakaroon ng aplikasyon;
pangalan at numero ng telepono ng artist.

Ang mga order para sa pangunahing aktibidad (ang unang sheet) ay iginuhit, bilang panuntunan, sa Pangkalahatang letterhead ng negosyo.

Pagpirma sa Kautusan

pag-apruba ng draft na Kautusan;
paglipat ng draft na Kautusan sa serbisyo ng DOW;
pagsuri sa kawastuhan ng pagpapatupad ng draft na Kautusan;
pagsasaayos ng draft na Kautusan;
paglalagay ng kinakailangang "ang selyo ng paghihigpit ng pag-access sa dokumento";
pagpirma sa draft order.

3. Pag-apruba ng draft na Kautusan

Ang paglagda sa draft na Kautusan ay nagsisimula sa pag-apruba nito. Ang opisyal na naghahanda ng draft na Kautusan ay dapat makipag-ugnayan dito sa:

mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura;
isang abugado;
punong accountant;
iba pang interesadong opisyal.

Ang nasabing pag-apruba ay ginawa sa anyo ng paglalagay ng kinakailangang "visa" sa isang mahigpit na tinukoy na lugar Pangkalahatang anyo o isang karaniwang sheet kung saan iginuhit ang draft na Order (simula dito "sa Form ng Order"). Kung ang mga komento ay lumabas sa panahon ng koordinasyon, ang mga ito ay ipinahiwatig alinman sa visa mismo (kung ang komento ay maikli), o sa isang hiwalay na sheet na may naaangkop na tala sa Order Form ("Ang mga komento ay nakalakip" sa tabi ng visa). Kinokolekta ang mga visa sa huling pahina ng draft na Order.

4. Paglipat ng draft na Kautusan sa serbisyo ng DOW

Matapos makumpleto ang pag-apruba, ang draft na Kautusan ay isinumite ng Opisyal na naghanda nito sa serbisyo ng DOW para pirmahan ng Pinuno ng negosyo (o ang kanyang kinatawan na may naaangkop na mga karapatan - pagkatapos nito ay "kanyang kinatawan").

5. Sinusuri ang kawastuhan ng pagpapatupad ng draft na Kautusan

Bago ilipat ang draft na Order para sa lagda sa Pinuno ng negosyo (kanyang kinatawan), sinusuri ng empleyado ng serbisyo ng DOW ang kawastuhan ng pagpapatupad nito alinsunod sa kasalukuyang mga pamantayan ng estado sa organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Ang isang maling naisagawang draft na Kautusan ay ibinalik sa Opisyal na naghanda nito para sa rebisyon.

6. Pagwawasto ng draft na Kautusan

Ang pinuno ng negosyo (ang kanyang kinatawan) ay maaaring gumawa ng mga pagbabago at pagdaragdag sa draft na Order na natanggap mula sa espesyalista ng serbisyo ng DOW para sa pagpirma. Ang mga naturang pagbabago at pagdaragdag ay nagiging mahalagang bahagi ng draft na Kautusan at hindi nilalabag ang legal na puwersa nito.

7. Ibinaba ang kinakailangang "Ang selyo ng paghihigpit sa pag-access sa dokumento"

Kung ang draft na Order ay naglalaman ng impormasyong kasama sa Listahan ng impormasyong bumubuo lihim ng kalakalan enterprise, sa draft Order, ang Head (kanyang kinatawan) ay naglalagay ng mga props "ang selyo ng paghihigpit sa pag-access sa dokumento".

8. Paglagda sa draft na Kautusan

Ang order ay nilagdaan (inilalagay ang kinakailangang "pirma" sa Order Form) ng Pinuno ng negosyo (o ang kanyang kinatawan, na may naaangkop na mga karapatan). Ang unang kopya ng Kautusan ay nilagdaan (orihinal). Ang utos ay magkakabisa mula sa sandali ng pagpirma nito, maliban kung tinukoy sa teksto nito.

Pagpaparehistro ng order

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

pagpaparehistro ng Order;
paglalagay ng kinakailangang "Mark ng kontrol".

9. Pagpaparehistro ng Kautusan

Ang isang ganap na inihanda, naisakatuparan at nilagdaan na Kautusan, bago ito ilipat sa Kontratista para sa trabaho (pagpapatupad), ay nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW. Ang pagpaparehistro ay kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ang kanilang agarang paghahanap, accounting at kontrol. Mayroong ilang mga anyo ng pagpaparehistro ng dokumento: sentralisado, desentralisado at halo-halong (sa materyal na ito Hindi namin tatalakayin ang kanilang mga detalyadong katangian).

Ang pagpaparehistro ng isang Order ay isang pagsasaayos ng katotohanan ng paglikha nito sa pamamagitan ng paglalagay dito ng mga detalyeng "index" at "petsa" (sa Order Form) na may kasunod na pag-record kinakailangang impormasyon tungkol sa Order sa mga form sa pagpaparehistro (mga magazine at/o card).

Isang beses lang nakarehistro ang order - sa araw ng pagpirma nito. Kapag naglilipat ng rehistradong Order mula sa isang istrukturang yunit ng negosyo patungo sa isa pa, hindi ito muling nakarehistro.

Ang kinakailangang "petsa" ay nakakabit sa Kautusan pagkatapos itong malagdaan (ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW).

Ang kinakailangang "index" ng Order, bilang panuntunan, ay mga Arabic numeral na walang alphabetic character, na inilagay sa chronological order (simpleng serial numbering) mula sa simula taon ng kalendaryo. Ang kinakailangang ito ay nakakabit sa Order (sa Order Form) ng mga espesyalista ng mga nauugnay na istrukturang dibisyon (ang serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, ang istrukturang dibisyon na ang pinuno ay naghanda ng draft na Order), depende sa anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento na pinagtibay sa ang negosyo.

Ang mga index ay hindi nakakabit sa mga Annex sa Order.

Ang mga order para sa pangunahing aktibidad ay nakarehistro sa hiwalay na mga form ng pagpaparehistro (Journals ng pagpaparehistro ng mga order para sa pangunahing aktibidad). Ang anyo ng log ng pagpaparehistro ay hindi kinokontrol, iyon ay, ang pinakamainam na komposisyon at pag-aayos ng mga haligi ng pagpaparehistro (mga detalye) ay tinutukoy ng serbisyo ng DOW ng negosyo sa pagpapasya nito. Ang form at pamamaraan para sa pagpapanatili ng naturang mga journal ay naayos sa "Mga tagubilin para sa pagpapanatili ng isang journal (mga card) para sa pagrehistro ng mga Order para sa mga pangunahing aktibidad" na binuo ng enterprise. Bilang isang tuntunin, ang mga sumusunod na field ng pagpaparehistro ay ginagamit sa mga form ng pagpaparehistro:

index at petsa;
may-akda (developer);
sino ang pumirma;
pamagat at/o buod;
mga aplikasyon;
resolution (nilalaman ng order, tagapalabas, may-akda ng order, petsa);
ang resibo ng kontratista ng pagtanggap ng Kautusan;
panahon ng pagpapatupad;
marka ng kontrol;
pag-unlad ng pagpapatupad;
tala sa pagganap;
numero ng kaso;
paglilipat ng data sa isang carrier ng makina

Kung ang Order ay naglalaman ng impormasyon na kasama sa Listahan ng impormasyon na bumubuo ng isang komersyal na sikreto ng negosyo, ang Order ay nakarehistro sa isang espesyal na accounting (pagpaparehistro) form. Ang teknolohiya ng pagpasa ng mga dokumento na naglalaman ng mga komersyal na lihim sa negosyo ay hindi isinasaalang-alang sa materyal na ito.

10. Ibinaba ang kinakailangang "Mark ng kontrol"

Ang pagpaparehistro ng Kautusan ay maaaring ituring bilang ang unang yugto ng kontrol sa pagpapatupad nito. Matapos ipahiwatig ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo na ang Kautusan ay ilalagay sa ilalim ng kontrol, ang espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay naglalagay ng kinakailangang "marka sa kontrol" sa kaliwang margin ng Kautusan sa tapat ng kinakailangang "patungo sa ang teksto" (mas madalas - sa tapat ng mga kinokontrol na punto ng Kautusang ito).

Pagpapatupad at pagkontrol sa pagpapatupad ng utos

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

pagpaparami ng Kautusan;
sertipikasyon ng mga dobleng kopya ng Kautusan;
pamamahagi ng Order (mga kopya) sa mga gumaganap;
paglalagay ng Order para sa kontrol;
pagsuri sa napapanahong pagtanggap ng Order (mga kopya) ng mga tagapagpatupad;
pagpapatupad ng Kautusan;
pagpapatunay at regulasyon ng pagpapatupad ng Kautusan;
mag-ulat sa Pinuno ng negosyo sa pagpapatupad ng Kautusan;
sumasang-ayon na baguhin ang mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan;
pagbabago ng mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan;
pagkumpleto ng pagpapatupad ng utos.

Ang utos, na nilagdaan ng Pinuno (kanyang kinatawan) at nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, ay inilipat sa mga Kontratista na ipinahiwatig dito laban sa resibo para sa trabaho sa pagpapatupad nito.

11. Pagpaparami ng Kautusan

Kung ilang Executor ang ipinahiwatig sa Order, pagkatapos ay upang matiyak ang agarang pagpapatupad ng Order, pinapayagan itong kopyahin ito sa kinakailangang bilang ng mga kopya. Ang pangangailangan na kopyahin ang Order at ang bilang ng mga kopya (mailing list) ay tinutukoy ng taong nag-aayos ng pagpapatupad nito (Responsable executor). Ang mailing list ay nagpapahiwatig ng pangalan ng Order, ang pangalan ng tagapalabas, ang istrukturang yunit, ang bilang ng mga kopya na inilipat, ang petsa. Ito ay pananagutan ng tagapagpaganap na naghanda nitong Kautusan.

12. Sertipikasyon ng mga dobleng kopya ng Kautusan

Ang mga kinokopyang kopya ng Kautusan ay pinatunayan ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW. Upang patunayan ang isang kopya ng Kautusan, ang isang espesyalista ng serbisyo ng DOW ay nakakabit sa Form ng Kautusan, kung saan ang bawat kopya ng Kautusan ay inilabas, ang props na "certification ng kopya".

Ang lahat ng mga kopya at sertipikadong kopya ng Kautusan ay maaaring ilipat ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW sa Responsableng Tagapatupad para sa sariling pamamahagi sa mga Kontratista, o ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW mismo ang namamahagi ng mga ito sa bawat Kontratista. Ang mga kopya ng Kautusan ay inililipat sa mga Kontratista sa ilalim ng isang personal na pirma, na kanilang ikinakabit sa listahan ng mga sulat (kadalasan sa likod ng huling pahina ng orihinal na Kautusan). Sa unang kaso, ang Responsableng Tagapagpatupad ay lalagdaan, na nagsasaad ng bilang ng mga kopyang natanggap, sa pangalawang kaso, lahat ng Tagapagpatupad na nakatanggap ng kopya ng Kautusan ay lalagda.

Ang pagpoproseso ng mga Order at ang kanilang paglilipat para sa trabaho (pagtupad) sa mga Kontratista ay dapat isagawa sa loob ng isang araw ng trabaho mula sa sandaling matanggap ang mga ito pagkatapos pumirma sa serbisyo ng DOW.

14. Pahayag ng Kautusan para sa kontrol

Ang pagpapatupad ng lahat ng mga nakarehistrong Order ay napapailalim sa kontrol.

Ang responsable para sa pag-aayos ng kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan ay ang Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo. Ang pangunahing layunin ng organisasyon ng kontrol ay upang matiyak ang napapanahon at mataas na kalidad na pagpapatupad ng Order. Ang kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan ay isinasagawa ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW at ng opisyal na naghanda ng Kautusang ito.

Upang makontrol ang Order, pinupunan ng mga espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ang naaangkop na mga hanay sa mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

15. Pagsuri sa napapanahong pagtanggap ng Kautusan (mga kopya) ng mga tagapagpatupad

Kung ang pamamahagi ng Kautusan (mga kopya nito) sa mga Kontratista ay isinagawa nang nakapag-iisa ng Responsableng Kontratista, kung gayon ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay dapat suriin ang kanilang napapanahong resibo ng mga Kontratista upang simulan ang trabaho sa pagpapatupad ng mga tagubilin na naitala sa ito.

16. Pagpapatupad ng Kautusan

Pagsasagawa ng partikular na gawain ng Kontratista bilang pagsunod sa pagtatalaga (gawain) na nakatala sa Kautusan.

17. Pagpapatunay at regulasyon ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang responsableng tagapagpatupad ay nakapag-iisa na personal na kinokontrol ang pag-usad ng pagpapatupad ng Kautusan.

Kinokontrol ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang deadline para sa pagpapatupad ng Kautusan. Ang termino para sa pagpapatupad ng Kautusan ay ang yugto ng oras na inilaan para sa pagpapatupad ng Kautusan, o ang petsa sa kalendaryo kung saan naka-iskedyul ang pagpapatupad. Ang mga tuntunin ng pagpapatupad ng Kautusan ay maaaring maging karaniwan o indibidwal.

Ang mga karaniwang deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento ay itinatag ng mga kilos pinakamataas na katawan kapangyarihan ng estado at pamamahala. Ang 10 araw ay inilaan para sa pagsasaalang-alang at pag-uulat sa pagpapatupad ng mga Order sa pamamagitan ng karaniwang mga deadline ng pagpapatupad, kung ang deadline para sa pagpapatupad ay hindi tinukoy sa Order.

Ang mga indibidwal na termino ng pagpapatupad ay ipinahiwatig ng may-akda ng Order sa teksto nito o itinakda ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo. Ang mga tipikal at indibidwal na termino ay kinakalkula sa mga araw sa kalendaryo mula sa sandali ng pagpirma (pagpasok sa bisa) ng Kautusan. Kung indibidwal na termino Ang pagpapatupad ng Kautusan ay naiiba sa karaniwang isa, kung gayon ang indibidwal na takdang oras ay itinuturing na ang oras ng pagpapatupad. Kung kinakailangan upang matupad ang mga punto ng Order sa iba't ibang oras, ang bawat item ay may sariling deadline para sa pagpapatupad.

Ang pagsubaybay sa pag-usad ng pagpapatupad ng Kautusan ay isinasagawa araw-araw, kung dati takdang petsa Ang pagpapatupad ay natitira mula 1 hanggang 5 araw, at dalawang beses sa panahon - kung mayroong mula 5 hanggang 10 araw na natitira bago ang deadline para sa pagpapatupad.

18. Mag-ulat sa Pinuno ng negosyo sa pagpapatupad ng Kautusan

Ang responsableng tagapagpatupad at mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, batay sa mga resulta ng kontrol, ay nagpapaalam sa Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo tungkol sa pag-unlad ng pagpapatupad ng Kautusan, ang mga resulta na nakamit at ang mga pangyayari na lumitaw na humahadlang sa pagpapatupad. ng Order sa oras.

19. Koordinasyon ng mga pagbabago sa oras at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan

SA mga kinakailangang kaso Ang pinuno (ang kanyang kinatawan) ng negosyo at ang Responsableng tagapagpatupad ay magkakasundo sa pagbabago sa oras at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan. Ang batayan nito ay ang memorandum ng Responsible Executive na may motibasyon para sa pangangailangan para sa mga naturang pagbabago. Ang desisyon na baguhin ang tiyempo at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan ay makikita sa resolusyon ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo.

Ang pagbabago sa mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan ay dapat na maisakatuparan ng hindi bababa sa dalawang araw bago ang pag-expire ng Kautusan.

20. Pagbabago sa mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan

Batay sa resolusyon ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo, binago ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan sa pamamagitan ng paggawa ng mga kinakailangang pagsasaayos sa naaangkop na mga haligi sa mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o card).

21. Pagkumpleto ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang utos ay itinuturing na naisakatuparan kung ang mga hakbang na ibinigay para dito ay aktwal na natupad (isang tiyak na gawain ay nakumpleto, isang nakasulat na tugon ay inihanda, atbp.) o ibang dokumento ay iginuhit upang maisagawa ito.

Paglipat ng ipinatupad na utos sa kaso

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

pagbabalik ng ipinatupad na Kautusan sa serbisyo ng DOW;
isang talaan ng pagpapatupad ng Kautusan;
pag-alis ng naisakatuparan na Kautusan mula sa kontrol at pagsasampa nito sa kaso.

22. Pagbabalik ng ipinatupad na Kautusan sa serbisyo ng DOW

Ang order na nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, pagkatapos ng pagpapatupad, ay dapat ibalik ng Responsible Executor sa serbisyo ng DOW para sa pagsasampa sa kaso (pagbuo ng mga kaso).

23. Talaan ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang resulta ng pagpapatupad ng Kautusan ay ipinakita sa isang nakasulat na ulat o nakatala sa maikling porma sa mismong Order (Ang responsableng tagapagpatupad at / o mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay punan ang patlang " maikling impormasyon sa pagpapatupad ng "kinakailangan" isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso"). Bilang karagdagan, ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay gumagawa ng mga kinakailangang marka (mga talaan) sa naaangkop na mga hanay ng mga form ng pagpaparehistro ( magazine at/o card).

24. Pag-alis ng naisakatuparan na Kautusan mula sa kontrol at pag-file nito sa file

Ang order ay tinanggal mula sa kontrol pagkatapos ng pagpapatupad nito. Kung ang pangangailangan na isagawa ang Kautusan ay nawala, pagkatapos ito ay aalisin sa kontrol ng taong naglagay nito sa ilalim ng kontrol. Kasabay nito, ang mga espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay gumagawa ng mga kinakailangang marka (mga talaan) sa naaangkop na mga hanay ng mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

Ang paghahain ng Order sa isang kaso (pagbuo ng mga kaso) ay isang pagpapangkat ng mga naisagawang Order sa mga kaso alinsunod sa Nomenclature of Affairs ng isang enterprise. Ang pagbuo ng mga kaso ay isinasagawa ng isang espesyalista sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool sa ilalim ng direktang pangangasiwa ng Pinuno ng negosyo.

Sa Form ng Order na isinampa sa kaso, inilagay ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang kinakailangang "marka sa pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa kaso" at gumawa ng mga kinakailangang marka (mga talaan) sa naaangkop na mga hanay ng mga form sa pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

Kapag lumilikha ng mga kaso, dapat sundin ang mga sumusunod na kinakailangan:

ang naisakatuparan at wastong naisakatuparan Ang mga order ay inilalagay sa kaso;
Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay nakagrupo nang hiwalay mula sa Mga Order para sa mga tauhan;
bilang panuntunan, ang mga order ng isang taon ay pinagsama-sama sa kaso (maliban sa mga pumasa);
isang (orihinal) kopya ng Kautusan ang kasama sa kaso;
Ang mga order sa loob ng kaso ay nakaayos sa numerical (sa pataas na pagkakasunud-sunod ng kanilang pagpaparehistro (sequential) na mga numero) sequence;
Ang mga Annex (ang dokumento ay minarkahan ng "Appendix") sa Order ay inihain sa file kasama ng kaukulang Order;
ang mga dokumento para sa mga Order ay pinagsama-sama at isinampa nang hiwalay at itinatago ng taong naghanda ng kanilang mga draft;
Ang mga order na naglalaman ng impormasyon na kasama sa Listahan ng impormasyon na bumubuo ng isang komersyal na lihim ng negosyo ay pinagsama-sama at isinampa sa isang hiwalay na file.

Kapag ang mga hilig ay nagngangalit sa koordinasyon ng mga kontrobersyal na punto, nang ang lahat ng mga salita at mga bantas ay napatunayan, nang ang abogado ay nag-aatubili na inaprubahan ang proyektong napagkasunduan ng lahat, nang ang manager sa wakas ay nagkaroon ng ilang minuto upang makilala ang resulta ng gawain ng ang pinakamahusay na isip ng kumpanya at siya, nasiyahan sa mga resultang ito, sweepingly ilagay ang kanyang lagda sa ilalim ng dokumento, ang order ay bumaba sa mga kamay ng sekretarya. Mula sa sandaling ito, ang kanyang buong kapalaran sa hinaharap ay nawawalan ng anumang hindi mahuhulaan o pagkakaiba-iba. Ito ay susunod sa isang mahigpit na itinatag na kurso, makakaligtas sa mga pamamaraang ibinigay nang maaga sa pamamagitan ng hindi hinahamon na mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, at isasampa sa mga kapatid sa isang mahigpit na napagkasunduan na folder. Sapagkat mula sa sandali ng pagpirma sa utos, ang mga lever na tinatawag na "teknikal na suporta para sa pagpasa ng administratibong dokumento" ay kumikilos.

Pagpaparehistro o paglikha ng mga sistema ng pagkuha ng impormasyon mga dokumentong pang-administratibo

Ang pinirmahang order ay dapat na nakarehistro, i.e. magpasok ng ilang impormasyon tungkol sa dokumento sa sistema ng impormasyon at sanggunian: petsa, serial number, buod. Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay naitala sa pamamagitan ng kabuuang pagnunumero sa taon ng kalendaryo. Sa loob ng mahabang panahon, para sa proseso ng pagpaparehistro, ginamit ang mga order book, na inireseta na tahiin ng mandatoryong pag-numero ng mga sheet upang maiwasan ang anumang pandaraya.

Ngayon, gayunpaman, ang mga klasikong libro ay nagbibigay-daan sa mga electronic na sangguniang libro. Kahit na mayroon kang tradisyonal (sulat-kamay) na pagpaparehistro ng mga order, inirerekomenda ko ang pagdoble sa accounting sa sa elektronikong pormat, salamat sa kung saan, sa pamamagitan ng sabay na pagpindot sa "CTRL" at "F" na mga pindutan, posible sa loob ng ilang minuto upang mahanap ang anumang order para sa anumang kahilingan, na kung saan ay lalong mahalaga kapag ang sekretarya ay kinakailangan upang mahanap ang "ilang order" nang walang pagtukoy ng petsa, numero, pansamantalang nauugnay sa isa o ibang tanong.

Bilang karagdagan, pinadali ng electronic accounting na i-convert ang impormasyong ipinasok sa loob ng taon sa isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento kapag naghahanda ng mga order para sa paglipat sa imbakan ng archival.

Maraming mga order ang maaaring dagdagan, pati na rin kanselahin, sa kabuuan o sa bahagi, ang epekto ng mga naunang inilabas na mga order. Samakatuwid, bilang karagdagan sa mga detalye ng mismong order, ang form ng pagpaparehistro ay dapat punan ng naaangkop na mga marka sa mga umiiral na talaan (Halimbawa 1).

Halimbawa 1

Paggawa ng isang account sa rehistro ng mga order

			Tandaan
		Sa komposisyon ng komite ng taripa	Nawalan ng lakas. Tingnan ang order 45 ng 2011
		Sa pag-apruba ng Mga Regulasyon sa archive	Ang mga pagbabago ay ginawa. Tingnan ang order 77 ng 2011; utos 104 ng 2011

		Sa Mga Susog Blg. 2 sa Mga Regulasyon sa Archive

Ang tamang pagbuo ng mga elektronikong bersyon ng mga dokumento ay nag-aambag din sa isang epektibong paghahanap para sa isang order sa hinaharap. Upang gawin ito, obligahin ang lahat ng mga gumaganap na magpadala sa iyo ng isang elektronikong bersyon ng order kasama ang bersyon ng papel kasama ang lahat ng mga aplikasyon. Ang pagbuo ng mga elektronikong folder na may mga order ay isinasagawa nang klasiko: lumikha ng iba't ibang mga folder para sa mga order ng iba't ibang taon, at maglagay din ng isang file na may isang imbentaryo ng mga order sa bawat folder.

Tandaan. Kapag pinangalanan ang file gamit ang electronic na bersyon ng order, mahigpit na sumunod sa parehong template. Inirerekomenda ko na palagi mong simulan ang pangalan ng file gamit ang numero ng order. Kasabay nito, siguraduhin na ang numero ay naglalaman ng isang mahigpit na tinukoy na bilang ng mga digit: isang digit na higit pa sa nilalaman ng numero ng huling pagkakasunud-sunod sa nakaraang taon. Halimbawa, kung noong nakaraang taon ang bilang ng huling order ay binubuo ng dalawang digit (halimbawa, 56), ang mga pangalan ng file para sa mga order sa taong ito ay dapat maglaman ng 2 + 1 digit, i.e. 001, 016, 089. Kung noong nakaraang taon ay nairehistro mo ang huling order na may tatlong-digit na numero, sa taong ito ang listahan ng mga file na may mga order ay dapat magmukhang ganito: 0001, 0016, 0156. Kung hindi, maaaring ayusin ng ilang mga programa ang mga order sa kanilang sariling paraan, paglalagay pagkatapos ng 1 hindi 2, ngunit 11. Kapag nagse-save ng mga attachment sa isang order, ang pangalan ng file ay dapat magsimula sa isang numero, katulad ng mismong order. Halimbawa, kung naka-save ang order bilang "0034.doc", maaaring ganito ang hitsura ng file na may application: "0034 application 1.doc" o "0034 instruction para sa OT.doc". Nasa iyo kung i-decrypt o hindi ang nilalaman ng order o application sa pangalan ng file.

Bilang karagdagan sa elektronikong bersyon sa Word format, para sa kaginhawahan, maaari mong i-save ang isang na-scan na kopya ng order sa jpg o pdf na format, na kung saan ay lalong mahalaga para sa mga kumpanyang may malawak na network ng rehiyon: ang pagkakaroon ng isang na-scan na kopya ay nagpapahintulot sa iyo na tumanggi upang magpadala ng mga kopya ng mga order na nilagdaan ng pinuno sa mga malalayong departamento sa papel na media. Kapag nagse-save ng na-scan na kopya, gamitin ang pangalan ng pangunahing dokumento para sa pangalan ng file. Halimbawa, kung ang isang order ay nai-save bilang "0034.doc", ang na-scan na kopya nito ay dapat na i-save bilang "0034.pdf" o "0034.jpg"

Ang anumang pagbabago sa itinatag na pagkakasunud-sunod ng mga salita at numero sa pangalan ng file ay maaaring humantong sa pagkalito, na nagpapahirap sa paghahanap kinakailangang dokumento.

Ang listahan ng mga file na may mga order sa electronic form, napapailalim sa prinsipyo ng pagkakapareho, ay ibinigay sa Halimbawa 2. Ang mga order ay nakaayos sa pagkakasunud-sunod. Ang pagkakaroon ng isang aplikasyon sa pagkakasunud-sunod ay halata.

Halimbawa 2

Listahan ng mga file na may mga order sa electronic form, napapailalim sa prinsipyo ng pagkakapareho

Kung ang prinsipyo ng pagkakapareho ay hindi sinusunod, ang programa ay hindi maaaring ayusin ang mga order sa pagkakasunud-sunod (Halimbawa 3). Ang mga aplikasyon ay kailangang hanapin sa buong listahan. Ang paghahanap ng tamang dokumento nang buo ay mahirap.

Halimbawa 3

Listahan ng mga file na may mga order sa electronic form sa kaso ng hindi pagsunod sa prinsipyo ng pagkakapareho

Ang pinirmahan at rehistradong order, kasama ang lahat ng mga aplikasyong pinangalanan dito, ay dapat ipaalam sa mga stakeholder.

Ngayon, parami nang paraming kumpanya ang lumilipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento o gumagamit ng ilang partikular teknikal na paraan para sa pagpapalitan ng mga dokumento, kasama. upang magpadala ng mga tagubilin sa pamamahala, tulad ng e-mail, pangkalahatang portal, atbp.

Gayunpaman, may mga taong, sa bisa ng itinatag na kasanayan, ay patuloy na nag-post ng mga order sa mga stand ng impormasyon o nagbibigay sa mga tagapagpatupad ng isang kopya ng papel. Ang pagpili ng anyo ng pamilyar sa dokumentasyong pang-administratibo ay nakasalalay sa laki ng kumpanya, pamamahagi ng teritoryo nito, mga gawi ng tagapamahala, atbp. Sa anumang kaso, ang form at pamamaraan para sa pagpapadala ng mga order (mga tagubilin) ay dapat na maayos sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina at matugunan ang mga kinakailangan ng kapakinabangan.

Ang pamamahagi ng dokumento sa mga gumaganap ay isinasagawa ayon sa listahan na inihanda ng nagpasimula ng order. Ang nasabing listahan ay dapat maglaman ng lahat ng mga tao nang direkta o hindi direktang kasangkot sa pagpapatupad ng utos. Ang mailing list, kasama ang impormasyon tungkol sa nagpasimula at nag-apruba, ay dapat na kasama sa listahan ng mga kinakailangang teknikal na detalye kapag inihahanda ang dokumento.

Halimbawa 4

Halimbawang pagpaparehistro ng teknikal na impormasyon para sa isang administratibong dokumento

(bilang panuntunan, ito ay iginuhit sa reverse side ng huling sheet ng administratibong dokumento)

Inihanda ang order

Personal na lagda ng titulo ng trabaho I.O. Apelyido

Ext.tel 00-00

Sumang-ayon:

Titulo sa trabaho

tagapangasiwa ng aktibidad,

inilalarawan sa pagkakasunud-sunod (karaniwan

mula sa kinatawan ng pinuno ng organisasyon) personal na pirma I.O. Apelyido

Punong Accountant

(kung ang order ay naglalaman ng mga isyu sa pananalapi) personal na lagda

Personal na lagda ng I.O. Apelyido ng espesyalista sa legal na serbisyo

Iba pang mga pinuno

Pamilyar sa utos*:

Personal na lagda ng titulo ng trabaho I.O. Apelyido

Ipinadala ang order sa e-mail: pangalan ng mga posisyon, dibisyon.

* Pinapayagan na gumuhit ng isang "Order Familiarization Sheet" bilang isang independiyenteng dokumento.

Sa isang bilang ng mga organisasyon, kinukulong nila ang kanilang mga sarili sa pariralang "Secretary to bring the order to the attention of interested parties," which is categorically wrong, because. ang kalihim, dahil sa iba't ibang mga pangyayari, ay maaaring hindi kilala ang lahat ng mga kalahok na kasangkot sa pagpapatupad ng ilang mga proseso ng negosyo.

Kapag nagpapadala ng order sa pamamagitan ng e-mail (Halimbawa 5), bigyang-pansin ang espesyal na pansin upang matiyak na ang lahat ng mga file na nauugnay sa order ay naka-attach sa e-mail.

Halimbawa 5

Nagpapadala ng order sa pamamagitan ng email

Kapag nagpapadala ng order sa pamamagitan ng e-mail, palaging simulang punan ang column na "Subject" ayon sa isang template: panoorin ang bilang ng mga puwang, huwag magpalit ng mga salita, character, atbp. Ang lahat ng ito ay magpapahintulot sa hinaharap na mabilis na maghanap para sa kinakailangang kargamento.

Kung ang column na "Subject" sa e-mail message ay na-format nang tama, pagkatapos ay kapag ang listahan ay nabuo para sa column na ito, ang lahat ng mga order ay ipapakita sa pagkakasunud-sunod.

Sa mali kapag gumagawa ng isang listahan para sa column na ito, ipapakita ang mga order kasabay ng iba pang ipinadalang electronic na mensahe, at ang mismong pagkakasunud-sunod ng mga order ay lalabag.

SA malalaking kumpanya, lalo na sa isang malawak na network ng sangay, ipinapayong mag-compile Listahan ng mga mail, na bumubuo sa mga ito ayon sa mga pinakakaraniwang tampok, halimbawa, "Mga Sangay", "Mga Pinuno ng mga departamento", atbp. (Halimbawa 5). Bilang karagdagan sa mga direktang superbisor, ang mga listahang ito ay dapat na kasama ang mga email address ng mga kinatawan o iba pang mga backup kung sakaling wala (bakasyon, pagkakasakit, paglalakbay sa negosyo, atbp.) ng pangunahing empleyado.

Pagkilala. Nagbabahagi kami ng mga lugar ng responsibilidad

Ang pagiging maagap at kalidad ng pagpapatupad ng kalooban ng pamunuan ay higit sa lahat ay nakasalalay sa napapanahong pamilyar sa tagapalabas sa utos. Sa yugtong ito, mahalaga na ang pinirmahang dokumento ay agad na madala sa atensyon ng mga tagapagpatupad sa paraang itinatag ng kumpanya: nai-post sa isang pampublikong mapagkukunan, na ipinadala sa pamamagitan ng e-mail, inilipat sa anyo ng isang kopya ng papel. Ang tungkuling ito, bilang panuntunan, ay itinalaga sa kalihim o sa kaukulang empleyado ng serbisyo ng DOW, na ang mga tungkulin ay kinabibilangan ng writ of office work.

Ngunit kung minsan ang mga empleyado na nasa aktibong sulat ay hindi kaagad binibigyang pansin ang natanggap na e-mail mula sa kalihim. Marami ang naniniwala na ang responsibilidad ng tagapalabas ay dumating lamang pagkatapos ng pamilyar na "sa ilalim ng lagda" sa mga nilalaman ng order. Ngunit paano kung ang tagapalabas ay wala sa lugar ng trabaho sa oras ng pagpapadala ng order? Sino ang dapat sisihin sa mga nalampasang deadline? Ang sagot sa tanong na ito ay nakasalalay sa sistema ng familiarization ng dokumento na naka-install sa kumpanya, na inireseta sa mga tagubilin sa trabaho sa opisina. Samakatuwid, n isulat ang responsibilidad ng bawat kalahok sa mga tagubilin para sa pag-iingat ng talaan.

Sa maraming maliliit na kumpanya, ang responsibilidad para sa napapanahong familiarization ng mga gumaganap na may administratibong dokumentasyon ay nasa kalihim. Gayunpaman, posible rin ang iba pang mga pagpipilian. Halimbawa, ang responsibilidad ay maaaring maipasa mula sa sekretarya hanggang sa tagapagpatupad sa oras ng paghahatid ng elektronikong mensahe sa addressee. Ang responsibilidad ay maaari ding ganap na italaga sa mga pinuno ng mga kagawaran, na hindi lamang obligadong regular na independiyenteng tingnan ang impormasyong nai-publish sa karaniwang portal, o upang pamilyar sa nilalaman ng mga papasok na elektronikong mensahe sa isang napapanahong paraan, ngunit din upang dalhin sa ang atensyon ng mga ordinaryong empleyado ng mga departamentong ipinagkatiwala sa kanila ang mga utos ng pamamahala ng kumpanya.

Bilang karagdagan, ang mga pinuno ng mga departamento at iba pang pangunahing empleyado ay dapat na hilingin na bigyan ang kanilang mga kinatawan ng karapatang ma-access ang kanilang opisyal na e-mail o tiyakin na ang mga sulat ay ipapasa sa responsableng empleyado para sa panahon ng pagliban. Ang postulate na ito ay partikular na may kaugnayan sa malalaking kumpanya, kung saan hindi nasusubaybayan ng kalihim ang mga galaw at bakasyon ng maraming tauhan.

Sa kabila ng mga bagong teknolohiya, may kaugnayan pa rin upang kumpirmahin ang katotohanan ng pamilyar sa pagkakasunud-sunod na may personal na pirma ng tagapagpatupad. Para sa maliliit na kumpanya, ang koleksyon ng mga pirma ng mga gumaganap ay maaaring isagawa sa likod ng huling sheet ng order, sa malalaking kumpanya ay mas kapaki-pakinabang na gumuhit ng isang "Familiarization Sheet", kung saan ang lahat ng mga detalye ng order ( petsa, numero, buod) ay dapat ipasok.

Ayusin sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina na sa kaso ng elektronikong pamamahagi ng mga administratibong dokumento, ang petsa ng familiarization ng kontratista sa order ay dapat isaalang-alang ang petsa ng pagpapadala ng elektronikong mensahe, at hindi ang petsa ng pagpirma sa familiarization sheet.

Sa kaso ng pagguhit ng isang familiarization sheet bilang isang independiyenteng dokumento, ang orihinal na order ay inihain sa file kaagad pagkatapos na maipadala ito, at isang kopya ng order ay naka-pin sa familiarization sheet. Ang kaso na may mga kopya ay maaaring gamitin sa kasalukuyang gawain. Ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang matiyak ang kaligtasan ng orihinal na pagkakasunud-sunod, na kung saan ay lalong mahalaga sa malaki at / o geographically dispersed organisasyon.

Kasalukuyang imbakan at paglilipat ng mga order sa archive

Ang mga order ay isinampa sa kaso kasama ang lahat ng mga aplikasyon na pinangalanan sa teksto ng order. Kasabay nito, dapat mong maingat na suriin ang pagkakaroon ng lahat ng mga lagda kapwa sa column na "Kasunduan" at sa mga annexes.

Ang mga batayan na humantong sa pagpapalabas ng isang order para sa pangunahing aktibidad, pati na rin ang mga materyales para sa pagpapatupad nito, ay nabuo nang hiwalay.

Habang naipon ang mga dokumento sa folder, ipinapayong i-print ang mayroon ka elektronikong bersyon mga order sa accounting at pag-file bilang isang search informant.

Bilang isang tuntunin, ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay higit na hinihiling sa unang dalawang taon. Dapat tandaan na upang matiyak ang kaligtasan ng mga orihinal na order ay hindi dapat umalis sa lugar na itinatag para sa kanilang imbakan. Ang mga kopya o extract mula sa mga order ay ibinibigay para sa trabaho. Ang mga na-scan na kopya ng mga order ay nagiging mas at mas sikat.

Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng isang kautusan ay nagsasangkot ng walong magkakasunod na hakbang - mula sa pagsisimula ng proseso hanggang sa pagdadala ng teksto ng dokumento sa mga tagapagpatupad. Hakbang-hakbang na pagtuturo at ang mga patakaran para sa pag-isyu ng mga order ay ibinigay sa artikulong ito.

Mula sa artikulo matututunan mo:

Pamamaraan para sa pagpapalabas ng utos

Ang pamamaraan para sa paghahanda at pag-isyu ng anumang administratibong dokumento ay binubuo ng walong yugto. SA Ang artikulong ito isasaalang-alang namin silang lahat sa halimbawa ng pag-isyu ng isang kautusan.

Walong hakbang para sa pag-isyu ng isang order:

Pagsisimula ng proseso ng pag-publish.
Koleksyon ng impormasyon para sa paghahanda ng isang draft na dokumento.
Paghahanda ng proyekto.
Koordinasyon at pag-apruba ng draft na dokumento.
Gumagawa ng mga pagsasaayos sa proyekto batay sa mga komento ng mga nag-apruba.
Pagpirma at pag-apruba ng pinuno.
Pagpaparehistro ng DOW department.
Ang pagdadala ng teksto sa mga gumaganap.

Ang lahat ng mga hakbang sa itaas ay dapat gawin nang sunud-sunod, nang hindi nawawala ang isa. Ang pagbubukod ay ang ikalimang hakbang, na, kung walang mga komento, ay maaaring laktawan. Isaalang-alang natin ang bawat hakbang nang detalyado.

Pagsisimula ng proseso ng pag-isyu ng isang order

Ang pamamaraan ng paghahanda ng proyekto ay maaaring magsimula para sa mga sumusunod na dahilan:

Noong nakaraan, ang isang plano ay binuo para sa pag-isyu ng mga dokumentong pang-administratibo;
Ang pamamahala ng negosyo ay nagbigay ng utos upang ihanda ang proyekto;
Ang pinuno ng yunit ng istruktura o isang indibidwal na espesyalista ay nagsagawa ng inisyatiba upang maghanda ng isang draft na dokumento.

Ang anyo ng pagbibigay-katwiran para sa pangangailangang mag-isyu ng isang administratibong dokumento ay maaaring isang ulat o memo, analitikal o impormasyong sanggunian, akto, opisyal na sulat, panukala, konklusyon, atbp. Sinisimulan nila ang proseso ng paghahanda ng proyekto.

Pagkolekta at pagsusuri ng impormasyon para sa paghahanda ng isang draft na order

Upang makabuo ng isang makatwiran at makatwirang desisyon sa pamamahala, ang layunin, may kaugnayan at komprehensibong impormasyon sa isyung ito ay kinakailangan. Para sa layuning ito, ang mga kinakailangang datos ay kinokolekta at sinusuri.

Ang kinakailangang data ay maaaring makuha mula sa mga sumusunod na mapagkukunan:

kaugnay mga normatibong dokumento At mga gawaing pambatasan;
up-to-date na dokumentasyon ng enterprise;
papasok na dokumentasyon mula sa ibang mga kumpanya;
dokumentasyon ng archival;
mga publikasyon sa bukas na mapagkukunan ng impormasyon;
teoretikal na datos ng mga materyales sa pananaliksik.

Ang desisyon sa pamamahala ay ginawa batay sa mga resulta ng pagsusuri ng nakolektang impormasyon.

Bilang isang patakaran, maraming mga solusyon ang isinasaalang-alang sa yugtong ito, at pagkatapos makakuha ng karagdagang impormasyon at isang komprehensibong pagtatasa ng mga pagpipilian, ang isa, ang pinaka-katanggap-tanggap, ay napili.

Basahin din:

Ang pamamaraan para sa paghahanda at pagpapalabas ng isang order

Paghahanda ng draft order

Dapat bigyang-diin kaagad na sa yugtong ito ang draft ay inihahanda, at hindi ang pangwakas na dokumento. Ang proyekto ay wala legal na puwersa at hindi isang utos. Upang maging isa, kailangan itong magkasundo, pirmahan at irehistro, ito ay tatalakayin sa ibang pagkakataon.

Ang pagbuo ng draft order ay isinasagawa ng isang espesyalista o ilang mga espesyalista mula sa iba't ibang departamento. Kung sakaling ang draft na administratibong dokumento ay may kinalaman sa ilang structural divisions, ang pamamahala ay maaaring lumikha ng isang pansamantalang komisyon o isang working group para bumuo ng proyekto.

Kapag gumuhit ng isang draft na administratibong dokumento, ang isa ay dapat magabayan ng mga kinakailangan na itinakda sa GOST R 6.30-2003. Ang bisa ng regulasyong ito ay pinalawig hanggang 01.07.2018.

Upang i-print ang draft na dokumento, ginagamit ang mga karaniwang A4 na form. Ayon sa pangkalahatang tinatanggap na tuntunin para sa mga order bumuo ng mga espesyal na form na naglalaman ng mga sumusunod na detalye:

Para sa mga negosyo ng estado- ang coat of arms ng Russian Federation o ang coat of arms ng paksa ng federation.

Para sa lahat ng iba pang kumpanya - logo o rehistradong trademark;

Pangalan ng Kumpanya. Kung mayroong isang pinaikling bersyon, ito ay ibinigay sa ilalim ng buong isa;

Ang mga pangunahing detalye ng negosyo ay ang settlement bank, legal na address, email, OKPO, KPP code;

Numero ng pagpaparehistro ng kumpanya ayon sa PSRN at TIN nito;

Huwag kalimutang magbigay ng lugar para sa paggawa mga kinakailangang detalye papel ng negosyo - numero ng pagpaparehistro at mga petsa.

Para sa form, isang sheet ng karaniwang format na A4 ang ginagamit. Ang mga hangganan ng teksto sa itaas at ibaba ay 20mm, sa kanan ay 10mm, at sa kaliwa ay 30mm.

Para sa pagpapatupad ng mga karaniwang administratibong dokumento, ang karaniwang form No. T-1 ay kadalasang ginagamit.

Header ng order

Sa lahat ng proyekto mga order ang pamagat ng hinaharap na dokumento ay dapat naroroon. Kasama sa pamagat ang nilalaman ng order sa isang maikling anyo. Ito ay nabuo sa pang-ukol na kaso at sinasagot ang tanong na: "Tungkol saan? (Tungkol kanino?)". Halimbawa, "Sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga hakbang upang ayusin ang departamento ng transportasyon" o "Sa pagsasagawa ng mga karagdagang sesyon ng pagsasanay para sa mga empleyado ng Communication Technologies LLC" o "Sa pagpapatupad ng konsepto para sa pagpapabuti ng gawain ng paglilipat ng mga kaso sa archive" , atbp.

Sa isang tala

Ang pamagat ay nakalimbag nang walang indentasyon ng talata at walang mga panipi.
Ang pamagat ay nagsisimula sa malaking titik at hindi nagtatapos sa isang tuldok.
Ang haba ng pamagat ay hindi maaaring lumampas sa 5 linya ng 150 character.
Ang espasyo sa pagitan ng mga linya ng header ay iisa.

Mga tampok ng disenyo ng draft order

Ang teksto ng dokumento ay nakasaad sa unang tao, sa isahan ("I order").

Block ng pahayag (preamble)

Ang block na ito ay nagbibigay ng katwiran para sa mga aksyon na inireseta para sa pagpapatupad. Ito ay maaaring may dalawang uri:

Ang batayan para sa paghahanda at paglalathala ng dokumento ay ang pambatasan o normative act mas mataas na awtoridad o isang papel ng negosyo na na-publish nang mas maaga sa negosyong ito. Sa kasong ito, dapat mong tukuyin ang pangalan ng papel na ito, ang numero at petsa nito. Sa kasong ito, ang nagsasaad na bloke ng order ay magsisimula sa mga salita:

"Sa pagsunod sa (isang utos, utos, desisyon");
"Batay sa (desisyon, resolusyon)";
“Alinsunod sa (decree, decision, etc.).

Ang inisyatiba ang naging batayan para sa pagpapalabas ng kautusan. CEO, ang pinuno ng yunit ng istruktura o isang indibidwal na espesyalista. Sa kasong ito, kinakailangan na bumalangkas ng mga layunin at layunin ng mga aksyon na inireseta ng utos o sabihin ang mga katotohanan o mga kaganapan na naging sanhi ng pag-ampon nito. Sa kasong ito, magsisimula ang stating block sa mga salitang:

"Para sa mga layunin ng (pagpapabuti, pag-optimize, atbp.)";
"Kaugnay (sa pangangailangan)".

Medyo karaniwan ang mga sitwasyon kung saan ang mga iniresetang aksyon ay hindi nangangailangan ng paliwanag at katwiran. Halimbawa, isang alok sa trabaho. Sa ganitong mga kaso, ang pagtiyak na bahagi ay wala.

Administratibong bloke

Nagsisimula ang block na ito sa salitang "ORDER". Ang salitang ito ay nakalimbag sa isang bagong linya sa malalaking titik.

Bilang panuntunan, naglalaman ang listahang ito ng ilang item: isang item para sa bawat aksyon. Dito ipinapahiwatig nila mga deadline execution at ang taong itinalagang responsable para sa execution. Malapit sa bawat item, dapat ipahiwatig ang apelyido at inisyal ng mga partikular na performer.

Petsa ng publikasyon at pag-apruba ng order

Pag-apruba ng draft na order

Ang hakbang na ito ay nagsasangkot ng pag-uugnay sa teksto ng dokumento sa mga pinuno ng mga departamento na ang mga interes ay naaapektuhan nito. Maaaring ito ang departamento ng tauhan, accounting, pagpaplano o legal na departamento. Para sa pamamaraang ito, ang dokumento ay nagbibigay ng kinakailangang "document approval visa".

Pagpirma ng order

Matapos maaprubahan ang proyekto, at lahat ng mga visa ay nakakabit, ito ay inilipat na hindi pinirmahan ng Pangkalahatang Direktor. Minsan ang mga approval visa ay hindi inilalagay sa likod ng huling sheet ng proyekto, ngunit sa isang hiwalay na papel. Sa kasong ito, dapat din itong isumite sa direktor para sa lagda.

Ang pirma ng CEO ay nakakabit sa proyekto legal na puwersa at nagiging utos, na dapat na nakarehistro.

Pagpaparehistro ng order

Ang mga kredensyal tungkol sa isang dokumento na nagtatala ng katotohanan ng paglikha nito ay nakarehistro ayon sa itinatag na kaayusan. Ang pamamaraang ito kinakailangan para sa kasunod na accounting ng mga papeles ng negosyo, organisasyon sangguniang gawain at gawing mas madali ang paghahanap ng tamang data.

Ang pamamaraan ng pagpaparehistro ay isinasagawa sa isa sa tatlong paraan:

na may isang journal form ng pagpaparehistro - isang entry ay ginawa sa journal;

na may isang card form ng pagpaparehistro - isang entry ay ginawa sa pagpaparehistro at control card;

na may isang awtomatikong form ng pagpaparehistro - ang impormasyon tungkol sa dokumento ay ipinasok sa system pamamahala ng elektronikong dokumento.

Nagdadala ng order sa mga gumaganap

Ang pagdadala ng papel ng negosyo sa mga gumaganap ay isinasagawa sa pamamagitan ng pagkopya at pagpapadala sa koreo o paglilipat sa mga gumaganap sa lalong madaling panahon. Sa pagsasagawa, ito ay nangyayari tulad ng sumusunod - ang kinakailangang bilang ng mga kopya ay ginawa mula sa dokumento, na pagkatapos ay ipinamamahagi ng mga istrukturang dibisyon. Pagkatapos nito, inilipat sila sa mga direktang gumaganap laban sa lagda.

Pagkatapos nito, magkakabisa ang utos.

Pagpaparehistro ng dokumento – ito ay isang talaan ng mga kredensyal tungkol sa isang dokumento sa iniresetang form, pag-aayos ng katotohanan ng paglikha, pagpapadala o pagtanggap nito.

Sa kaso natin pagpaparehistro itatala ang paglikha dokumento. Dapat tandaan na ang pagpaparehistro ay kailangan din para sa karagdagang accounting ng mga dokumento at organisasyon ng sanggunian na gawain.

pagpaparehistro maaaring gawin sa isa sa tatlong paraan:

isang talaan ng dokumento sa isang papel na journal (porma sa pagpaparehistro ng journal);

isang entry sa isang papel na pagpaparehistro at control card (form ng registration card);

Ang pagpasok ng impormasyon tungkol sa dokumento sa sistema ng automation ng opisina at pamamahala ng elektronikong dokumento (automated registration form).

Dapat tandaan na sa kasalukuyan ay nararapat na , dahil marami itong pakinabang sa mga anyo ng pagpaparehistro ng magazine at card. Upang pangalanan ang ilan sa mga benepisyong ito:

· mabilis na paghahanap mga dokumento sa anumang mga detalye o detalye;

awtomatikong pagbuo ng mga ulat, buod, pagsasagawa ng sanggunian at analytical na gawain sa mga dokumento;

awtomatikong kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin (mga dokumento);

Posibilidad ng sabay-sabay na pagpaparehistro ng mga dokumento sa ilang mga lugar ng trabaho at iba pa.

At awtomatikong pagpaparehistro ng mga dokumento posible nang walang pagpapakilala ng dalubhasang software sa enterprise.

Sa karamihan ng maliliit na kumpanya, ito ay isinasagawa gamit ang MS Excel sa pamamagitan ng pagpuno ng isang ordinaryong talahanayan.

Sa panahon ng pagpaparehistro, ang dokumento ay itinalaga ng isang numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento. . Ang petsa ng order at order ay dapat ang petsa ng pagpirma, kung saan maaari nating tapusin iyon mga utos at direktiba dapat na nakarehistro sa araw na sila ay nilagdaan.

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay isinasagawa sa loob ng mga grupo, depende sa pangalan ng uri ng dokumento. Bilang karagdagan, ang mga order (pati na rin ang mga order) para sa pangunahing aktibidad, para sa mga tauhan at para sa mga isyu sa administratibo at pang-ekonomiya ay naitala nang hiwalay. Nangangahulugan ito na ang mga subtype sa itaas ng mga order at tagubilin ay magkakaroon ng hindi pangkaraniwan, ngunit isang hiwalay na pagnunumero.

Ngayon ay ibibigay namin ang mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng numero ng pagpaparehistro at ang petsa ng dokumento, na nakasaad sa GOST R 6.30-2003.

Fragment ng Dokumento

Karaniwan, ito ay ang digital na paraan na ginagamit upang mag-isyu ng petsa ng order at order, halimbawa, 02/05/2007 (tingnan ang Halimbawa 6).

Nilagdaan ng pinuno at nakarehistro order na may approval sheet