Isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay sa pamamagitan ng mga palatandaan ng pagpasa, layunin, uri, larangan ng aktibidad, pinag-isang pangangailangan sa disenyo, ay tinatawag na sistema ng dokumentasyon.Pinag-isang sistema ng dokumentasyon(USD) - isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa magkatulad na mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na lugar ng aktibidad. Ang layunin ng paglikha ng isang DDD ay ang kahulugan at pagtatatag ng isang nakapangangatwiran na komposisyon ng mga anyo ng mga dokumento, pati na rin ang isang hanay ng mga magkakaugnay na teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig sa kanila.
Ang mga pangunahing layunin ng paglikha ng isang DDD ay: 1) pagtatatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa pamamaraan para sa pagbuo, pag-apruba at pagpaparehistro pinag-isang mga anyo mga dokumento; 2) pag-streamline ng mga daloy ng impormasyon sa pambansang ekonomiya, tinitiyak ang pakikipag-ugnayan ng mga awtomatikong sistema ng pagproseso ng data batay sa malawakang paggamit modernong paraan komunikasyon, teknolohiya sa kompyuter at organisasyon; 3) pagbubukod ng mga anyo ng mga dokumento na ginagawang posible upang mangolekta, maglipat at magproseso ng impormasyon na hindi sanhi ng aktwal na mga pangangailangan ng pamamahala, na binabawasan ang bilang ng mga dokumento.
Ayon sa All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala OK 011-93 (naaprubahan ng Decree of the State Standard ng Russian Federation noong Disyembre 30, 1993 No. 299) Sa kasalukuyan, mayroong siyam na pinag-isang sistema ng dokumentasyon:
1) isang pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;
2) isang pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting;
3) isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko;
4) isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat mga institusyon ng badyet at mga organisasyon;
5) isang pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;
6) isang pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;
7) isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;
8) pinag-isang sistema ng dokumentasyon pondo ng pensiyon Pederasyon ng Russia;
9) pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.
24. Ang pagsusuri ng kalidad ng produkto ay binubuo sa pagtatatag ng pagkakaayon ng mga produkto sa ilang mga kinakailangan. Ang sulat na ito ay natutukoy batay sa paghahambing sa iba't ibang paraan ng mga tagapagpahiwatig ng nasuri na mga produkto kasama ang mga base, bilang isang resulta nakuha nila:
1. Nangyayari na lumampas sa kinakailangang antas;
2. Naaayon sa kinakailangang antas;
3. Mas mababa sa kinakailangang antas.
Maaaring gamitin ang mga resulta ng pagsusuri:
1. Kapag bumubuo ng mga bagong produkto;
2. Kapag pinatunayan ang mga kinakailangan na inilatag sa mga tuntunin ng sanggunian para sa pagbuo ng produkto.
3. Kapag bumubuo ng mga dokumento ng regulasyon;
4. Kapag pinapalitan ang mga produkto;
5. Kapag bumubuo ng isang alok para sa pag-export at pag-import.
Pangkalahatang pamamaraan
Pagpili ng base pattern
Pag-uuri ng mga produktong pang-industriya ayon sa mga palatandaan ng kanilang paggamit at pag-uuri ng mga tagapagpahiwatig ng kalidad ng produkto ayon sa kanilang mga katangian
Ang mga natupok na produkto ay nabibilang sa unang kategorya (ito ay mga produkto, ang paggamit nito, kung ito ay nabigo o may mababang halaga ng mga tagapagpahiwatig ng kalidad, ay maaaring humantong sa mga sakuna na kahihinatnan).
materyal- ang orihinal na bagay ng paggawa na ginagamit para sa paggawa ng produkto.
produkto- ang materyal na resulta ng paggawa, na hindi isang produkto at nilayon para sa paggamit at pagpapatakbo ng mga produkto.
produkto- isang yunit ng produkto, ang dami nito ay maaaring singilin sa mga piraso.
Consumable- isang yunit ng produksyon, na kinakalkula gamit ang tuluy-tuloy na mga halaga (kilogram, metro, atbp.), ngunit sa parehong oras ito ay kinakailangang ginawa sa pang-industriyang packaging.
Pag-uuri ng mga tagapagpahiwatig ng kalidad ng produkto.
Mayroong isang dibisyon ng mga tagapagpahiwatig ng kalidad ng produkto sa dalawang grupo:
1. iisang tagapagpahiwatig
2. kumplikadong mga tagapagpahiwatig
Kasabay nito, ang parehong mga ito ay maaaring maiugnay sa mga tinantyang tagapagpahiwatig at mga pangunahing.
Ang lahat ng mga tagapagpahiwatig ay kamag-anak, dahil ang pagtatasa ay isinasagawa sa pamamagitan ng paghahambing ng sinusukat na halaga sa ilang paunang naitatag na baseline.
Mga pangunahing pangkat ng mga tagapagpahiwatig
1. Mga tagapagpahiwatig ng layunin: kabilang dito ang mga tagapagpahiwatig na nagpapakilala sa mga katangian ng pagganap ng bagay, i.e. mga tagapagpahiwatig ng komposisyon, istraktura, pagganap.
2. Mga tagapagpahiwatig ng ekonomiya: ang pangkat ng mga tagapagpahiwatig na ito ay nagpapakilala sa pagsunod ng produkto sa mga kinakailangan sa ekonomiya, pati na rin ang pagsunod ng produkto sa mga posibilidad ng pakikipag-ugnayan ng impormasyon sa isang tao.
3. Mga aesthetic indicator: kinikilala nila ang pagpapahayag ng impormasyon, ang rasyonalidad ng mga form at ang integridad ng komposisyon (gusto o hindi gusto).
4. Mga ergonomic na tagapagpahiwatig: nailalarawan ang kadalian ng pagpapatupad at kaginhawaan sa paggamit.
5. Economic indicators: nahahati sa tatlong grupo
Pisikal (antas ng alikabok, electromagnetic vibrations)
Kemikal (nakakalason na emisyon)
Microbiological (ang antas ng pathogenicity ng mga microorganism na inilabas sa panahon ng iba't ibang mga synthesis).
6. Pagganap sa kaligtasan: nahahati sa
Mechanical (antas ng vibration)
Thermal
Electrical
Nasusunog at sumasabog
Biyolohikal
7. Mga tagapagpahiwatig ng patent-legal: ang pangkat na ito ay nagpapakilala sa antas ng proteksyon ng patent ng isang bagay.
8. Mga tagapagpahiwatig ng paggawa: ang pangkat na ito ay nahahati sa mga pangunahing tagapagpahiwatig at mga karagdagang.
Ang mga pangunahing ay kinabibilangan ng lakas ng paggawa, gastos, pagkonsumo ng materyal.
Karagdagang kasama - ang koepisyent ng paggamit ng materyal, ang kahusayan ng produkto.
9. Mga tagapagpahiwatig ng transportability: pangkalahatang sukat, timbang, hanay ng temperatura, halumigmig, labor intensity ng trabaho sa panahon ng pagbabawas at transportasyon.
10. Mga tagapagpahiwatig ng serbisyo: tukuyin ang antas at kalidad serbisyo pagkatapos ng benta, pati na rin ang liblib ng mga service center.
11. Mga tagapagpahiwatig ng pagiging maaasahan: ang pagiging maaasahan ay isa sa mga pinakamahalagang katangian ng mga produkto, kung mas responsable ang produkto, mas mataas ang mga kinakailangan sa pagiging maaasahan para dito.
25. 4. Teknikal na batayan ng metrological na suporta. Mga elemento teknikal na batayan MO. Ang kanilang nilalaman, kahalagahan at papel sa pagbuo ng teknikal na batayan ng MO. Mga sistema ng mga pamantayan ng estado ng mga yunit ng pisikal na dami at paghahatid ng mga sukat ng mga yunit ng pisikal na dami. Pagsubok at pag-apruba ng uri ng mga instrumento sa pagsukat, sertipikasyon ng metrological ng mga hindi pamantayang instrumento sa pagsukat. Pagpapatunay at pagkakalibrate ng mga instrumento sa pagsukat bilang mga elemento ng teknikal na batayan ng MO. Sistema ng mga karaniwang sample ng komposisyon at mga katangian ng mga sangkap at materyales. Sistema ng karaniwang data ng sanggunian sa mga pisikal na pare-pareho at mga katangian ng mga sangkap at materyales.
STANDARDISATION
1. Ang standardisasyon ay isa sa mabisang paraan ng pag-oorganisa ng pampubliko, industriyal at ugnayang pang-ekonomiya sa lipunan. Kahulugan na ibinigay ng International Organization for Standardization (ISO) at ng International Electrotechnical Commission (IEC): Standardisasyon- mga aktibidad na naglalayong makamit ang pinakamainam na antas ng pag-streamline sa isang partikular na lugar sa pamamagitan ng pagtatatag ng mga probisyon para sa pangkalahatan at magagamit muli na may kaugnayan sa aktwal o potensyal na mga gawain. Ang pinakamahalagang resulta ng mga naturang aktibidad ay: pagtaas ng antas ng pagkakatugma ng mga produkto, proseso at serbisyo sa kanilang functional na layunin; -pag-alis ng mga hadlang sa kalakalan; -pagsulong ng siyentipiko at teknolohikal na pag-unlad at pakikipagtulungan. - Noong 2002, ang pederal na batas na "Sa Teknikal na Regulasyon" ay pinagtibay, na nagbibigay ng sumusunod na kahulugan ng standardisasyon. Standardisasyon- mga aktibidad upang magtatag ng mga tuntunin at katangian para sa layunin ng kanilang boluntaryong muling paggamit, na naglalayong makamit ang kaayusan sa mga lugar ng produksyon at sirkulasyon ng mga produkto at pataasin ang pagiging mapagkumpitensya ng mga produkto, gawa at serbisyo. Isinasagawa ang standardisasyon upang: 1. Pagtaas ng antas ng kaligtasan ng buhay o kalusugan ng mga mamamayan, ari-arian ng mga indibidwal o legal na entity, kaligtasan sa kapaligiran, kaligtasan ng buhay o kalusugan ng mga hayop at halaman, pagsulong ng pagsunod sa mga kinakailangan ng mga teknikal na regulasyon.2. Pagtaas ng antas ng seguridad ng mga pasilidad, isinasaalang-alang ang panganib ng mga emergency likas at teknikal na katangian.3. Tinitiyak ang pag-unlad ng siyentipiko at teknolohiya.4. Pagtaas ng competitiveness ng mga produkto, gawa at serbisyo.5. Makatwirang paggamit ng mga pinagkukunang-yaman.6. Pagiging tugma sa teknikal at impormasyon.7. Paghahambing ng mga resulta ng pananaliksik at pagsukat, teknikal, pang-ekonomiya at istatistikal na datos.8. pagpapalit ng produkto. Ang interchangeability ay ang pagiging angkop ng isang produkto, proseso o serbisyo para sa paggamit sa halip ng isa pang produkto, proseso o serbisyo upang matupad ang parehong mga kinakailangan. Upang makamit ang mga layunin ng domestic standardization, ang mga pangunahing gawain ng standardization ay nabuo: 1. Pagtitiyak ng mutual na pagkakaunawaan sa pagitan ng mga developer, manufacturer, seller at consumer.2. Pagtatatag ng mga kinakailangan para sa kalidad ng produkto, isinasaalang-alang ang kaligtasan nito.3. Pagtatatag ng metrological norms at rules, mga kinakailangan para sa compatibility, interchangeability, mga kinakailangan para sa mga teknolohikal na proseso.4. Tinitiyak ang mga isyu sa standardisasyon sa lahat ng yugto ikot ng buhay produkto.5. Pagpapabuti ng system suporta sa impormasyon sa larangan ng standardisasyon.Ang standardisasyon bilang isang teknikal na agham ay batay sa mga paunang probisyon at prinsipyo na itinakda sa Pederal na Batas ng Russian Federation ng Disyembre 27, 2002 No. 184-FZ at GOST R 1.0–2004. Standardisasyon sa Russian Federation. Pangunahing Probisyon .
Mga pangunahing prinsipyo ng standardisasyon:
1. Pagbuo ng mga dokumento ng standardisasyon batay sa consensus (pagsang-ayon) ng lahat ng mga interesadong partido; 2. Ang kapakinabangan ng pagbuo ng isang pamantayan mula sa pananaw ng panlipunan, teknikal at pang-ekonomiyang pangangailangan; 3. Ang priyoridad sa pag-unlad ay mga pamantayan na nag-aambag sa pagtiyak ng kaligtasan para sa buhay, kalusugan ng mga tao at ari-arian, proteksyon kapaligiran, na nagbibigay ng compatibility at interchangeability ng mga produkto.4. Pagiging kumplikado ng standardisasyon ng magkakaugnay na mga bagay;5. Ang pagtatatag ng mga kinakailangan at ang kanilang hindi malabo sa mga pangunahing katangian ng bagay ng standardisasyon, na maaaring ma-verify na layunin; 6. Kusang-loob na aplikasyon pamantayan;7. Pinakamataas na pagsasaalang-alang sa pagbuo ng mga pamantayan ng mga interes ng mga stakeholder;8. Paggamit ng mga internasyonal na pamantayan bilang batayan para sa pagbuo ng mga pambansang pamantayan;9. Hindi katanggap-tanggap na lumikha ng mga hadlang sa paggawa at sirkulasyon ng mga ligtas na produkto, internasyonal na kalakalan; 10. Ang hindi katanggap-tanggap na pagtatatag ng mga pamantayan na salungat sa mga teknikal na regulasyon.
2. Ilista natin ang mga pangunahing prinsipyo ng estandardisasyon.1. Ang prinsipyo ng boluntaryong mga pamantayan ay ipinatupad sa proseso ng paggawa ng desisyon sa aplikasyon ng pamantayan. Kung napagpasyahan na ilapat ang anumang pamantayan, kung gayon ang pang-ekonomiyang entidad ay obligado na isagawa ang mga aktibidad nito sa paraang ganap itong sumusunod sa pinagtibay na pamantayan.2. Kapag bumubuo at nag-aapruba ng mga pamantayan, dapat isaalang-alang ang mga lehitimong interes mga taong interesado.3. Ang mga pambansang pamantayan ay dapat na nakabatay sa mga internasyonal na pamantayan. Maaaring hindi matupad ang prinsipyong ito kung ang paglalapat ng International Standards bilang batayan ng pambansang pamantayan ay kinikilalang imposible.4. Ang standardisasyon ay hindi dapat makagambala sa normal na sirkulasyon ng mga kalakal nang higit sa kinakailangan para sa pagpapatupad nito.5. Dapat magkatugma ang lahat ng elemento ng isang standardized system.6. Ang lahat ng pinagtibay na pamantayan ay dapat na maging dinamiko hangga't maaari, ibig sabihin, dapat silang umangkop sa isang napapanahong paraan sa mga tagumpay ng siyentipiko at teknolohikal na pag-unlad.7. Dapat maging mabisa ang standardisasyon, ibig sabihin, ang estandardisasyon ay dapat magdulot ng epektong pang-ekonomiya o panlipunan.8. Ang mga pamantayan ay hindi dapat sumalungat sa isa't isa o mga teknikal na regulasyon, hindi dapat lumikha ng mga hadlang sa internasyonal na kalakalan.9. Ang lahat ng mga pamantayan ay dapat na malinaw na naipahayag at hindi dapat bukas sa kalabuan.10. Ang mga pamantayan para sa mga natapos na produkto ay dapat na direktang nauugnay sa mga pamantayan mga bahaging bumubuo o hilaw na materyales kung saan itong produkto ay ginawa.11. Ang standardisasyon ay dapat isagawa sa paraang ang pagpapatupad ng mga itinatag na pamantayan ay maaaring maging obhetibong mapatunayan sa hinaharap. Ang mga pangunahing pamamaraan para sa standardisasyon ay: 1) pag-order ng mga bagay sa standardisasyon; 2) parametric standardization; 3) advanced na standardisasyon; 4) produkto standardisasyon; 5) kumplikadong istandardisasyon; 6) pagsasama-sama
3. Sa sistema ng standardisasyon, ang mga pamantayang namamahala sa numerical na halaga ng mga parameter ng produkto, ang tinatawag na parametric series, ay may malaking kahalagahan. Ang ganitong mga pamantayan ay tumutukoy sa hanay ng mga produkto para sa parehong layunin: isang bilang ng mga nominal na kapangyarihan ng isang partikular na uri ng makina, isang bilang ng mga sukat ng sapatos ng isang partikular na istilo, atbp. Ang mga pamantayang parametric ay binuo batay sa isang serye ng mga ginustong numero. Dapat matugunan ng mga seryeng ito ang mga sumusunod na kinakailangan: maging walang katapusan sa direksyon ng maliliit at malalaking numero; isama ang isa at lahat ng mga value na multiple ng sampu. maging madaling matandaan. Ang gustong serye ng numero ay karaniwang kinakatawan ng mga termino ng isang arithmetic o geometric na pag-unlad. Ang isang halimbawa ng isang parametric series na binuo sa prinsipyo ng arithmetic progression ay isang serye ng mga metric thread. Ang isang positibong pag-aari ng naturang serye ay ang katatagan ng pagkakaiba sa pagitan ng mga kalapit na miyembro, at ang kawalan ay ang hindi pagkakapantay-pantay, dahil ang ratio ng mga kalapit na miyembro ay bumababa habang tumataas ang halaga ng isang miyembro ng naturang serye. Samakatuwid, sa rehiyon ng malalaking halaga ng parameter, ang bilang ng mga denominasyon ng serye ay hindi makatwirang overestimated. Pinipilit nito ang isa na gumamit ng mga nagmula na serye, halimbawa, gamit ang mga break ng serye. Ito ay isang serye ng mga panukat na thread: M1, M2, M3, M4, M5, M6, ngunit M8, M10, M12 ... Ang isang geometric na pag-unlad ay walang ganitong disbentaha; ang ratio ng mga katabing termino ay palaging pare-pareho at katumbas ng denominator ng progression. Ang kawalan ng isang geometric na pag-unlad ay iyon pangkalahatang kaso ang mga miyembro nito ay hindi multiple ng sampu at nangangailangan ng pag-ikot. Ang 8032-56 ay nagsasangkot ng pagbuo ng parametric series batay sa geometric progressions. Ang mga linyang ito ay binuo sa huli XIX siglo ng Pranses na opisyal na si C. Renard at natanggap ang pangalan ng serye ni Renard. Ang serye ni Renard ay binuo gamit ang mga denominador ng isang geometric na pag-unlad 
; 
;
; 
Ang unang apat na hanay ay ang mga pangunahing, ang R80 na hilera ay isang karagdagang isa. Ang mga rating ng mga row ay ang mga sumusunod: R5 - 1.0; 1.6; 2.5; 4.0; 6.3; R10 - 1.0; 1.25; 1.6; 2.0; 2.5; 3.15; 4.0; 5.0; 6.3; 8.0; R20 - 1.0; 1.12; 1.25; 1.4; 1.6; 1.8; 2.0; 2.25; 2.5; 2.8; 3.15; 3.55; 4.0; 4.5; 5.0; 5.6; 6.3; 7.1; 8.0; 9.0.
Ang seryeng R40 at R80 ay pareho ang pagkakagawa. Ang seryeng Renard ay may mga sumusunod na tampok: - ang relatibong pagkakaiba sa pagitan ng mga miyembro ng serye ay nananatiling pare-pareho at katumbas ng denominator ng pag-unlad; ang bilang ng mga miyembro ng serye ay katumbas ng index ng ugat; ang bawat kasunod na hilera ay kinabibilangan ng lahat ng mga numero ng nauna; ang infinity ay nakakamit sa pamamagitan ng pagpaparami ng 10, 100, 1000 o sa pamamagitan ng 0.1, 0.01, 0.001, atbp.; ang produkto o quotient ng dalawang numero sa isang serye ay nagbibigay ng bilang na kasama sa seryeng ito. Dapat tandaan na, simula sa seryeng R10, sa serye ng mga gustong numero ay mayroong numero na 3.15, malapit sa p. Samakatuwid, ang mga circumference at mga lugar ng mga bilog ay maaari ding ipahayag na may sapat na katumpakan sa pamamagitan ng mga ginustong numero. Ang paggamit ng derivative series ng mga gustong numero ay ginagawang posible na makamit ang isang limitasyon ng mga karaniwang sukat ng mga produkto at isang pinakamainam na pagbawas sa kanilang hanay. Ginagawang posible ng huli na gawing simple ang produksyon ng mga produkto, pinapasimple ang pag-iisa, binabawasan ang hanay ng mga ekstrang bahagi, i.e. pinatataas ang kahusayan sa ekonomiya ng produksyon.Ang pagtatayo ng isang bilang ng mga parameter para sa mga produkto ay nangangailangan ng pag-aaral ng mga sumusunod na isyu: Pagpili ng mga pangunahing parameter, na dapat sumasalamin sa pangunahing teknikal, pagpapatakbo at teknolohikal na katangian ng produkto. Ang mga pangunahing parameter ay hindi dapat limitahan ang posibilidad ng pagpapabuti at pag-iisa ng produkto. Ang isang hanay ng isang serye ay pinili na sumasaklaw sa kabuuang dami ng demand para sa mga produkto ng ganitong uri. Isinasaalang-alang nito ang umiiral na karanasan, parehong domestic at internasyonal, ang posibilidad ng pagsasama-sama, ang mga prospect para sa pag-unlad ng produksyon. Ang mga agwat sa pagitan ng mga miyembro ng serye ay tinutukoy (ang gradasyon ng serye). V indibidwal na mga kaso ang mga pagitan ay maaaring magkakaiba, ibig sabihin. nabuo ang isang hilera ng variable density. Ang isang pang-ekonomiyang katwiran ay ginawa para sa pagpili ng isang hilera upang matukoy ang pagpili ng isang hilera upang matukoy ang pinakamainam na bilang ng mga karaniwang sukat kung saan ang mga gastos sa pagmamanupaktura at pagpapatakbo ay magiging minimal.
Ginagamit din ang parametric series, na binuo hindi batay sa mga arithmetic o geometric na pag-unlad, ngunit sa ibang batayan. Ang isang karaniwang halimbawa ay ang parametric na serye ng mga frequency ng pag-ikot ng mga kasabay na mga de-koryenteng makina at kasabay na mga bilis ng mga asynchronous na motor. Ang mga halagang ito ay nakasalalay sa dalas ng network ng supply at ang bilang ng mga pares ng mga poste.
Sa ilang mga kaso, maaaring gamitin ang mga serye ng mga gustong numero, na binuo batay sa mga geometric na pag-unlad, ngunit naiiba sa serye ni Renard. Ito ang mga serye ng nominal resistances ng mga resistors. Ang mga seryeng ito ay itinalagang EN, kung saan ang N ay ang bilang ng mga nominal na halaga sa bawat pagitan ng decimal, at kinakatawan geometric na pag-unlad may denominator
Ayon sa mga rekomendasyon ng International Electrotechnical Commission (IEC) at kasalukuyang mga pamantayan sa domestic, ang mga halaga ng paglaban ng mga resistors na may tolerance na ± 5% o higit pa ay tumutugma sa serye ng E3, E6, E12 at E24, at may isang pagpapaubaya na mas mababa sa ± 5% - sa seryeng E48, E96 at E192. Ang mga na-rate na boltahe ng isang three-phase alternating current sa mababang boltahe na rehiyon ay isang serye na may denominator na Ö3, na isinasaalang-alang ang ratio ng linear at phase mga boltahe kapag nakabukas ayon sa ²star² o ²triangle² na circuit.
15. Ang pangunahing papel sa pag-unlad ng lipunan ng impormasyon ay kabilang sa mga internasyonal na pamantayan, na nilikha batay sa anim na mga prinsipyo na tinukoy ng World Trade Organization (WTO): pagiging bukas, transparency, walang kinikilingan at pinagkasunduan, kahusayan at kahusayan, pagkakaugnay-ugnay at oryentasyon sa pag-unlad . Sa pagsasaalang-alang na ito, sa Russia, magtrabaho sa pag-unlad at pagpapabuti ng domestic balangkas ng regulasyon sa larangan ng mga teknolohiya ng impormasyon at mga sistema ng impormasyon at telekomunikasyon.
Ang paglikha at pagpapatupad ng mga sistema ng impormasyon at telekomunikasyon (IS) ng iba't ibang antas at layunin batay sa paggamit ng mga modernong teknolohiya ng impormasyon (IT), ang pagsasama-sama ng impormasyon, computing, mga mapagkukunan ng telekomunikasyon at ang paggamit ng teknolohiya ng bukas na sistema ay isang kumplikado, kumplikado. , intersectoral, multifaceted at multidimensional na problema. Sa solusyon nito, ang isa sa mga pangunahing lugar ay inookupahan ng standardisasyon sa larangan ng IT at, higit sa lahat, ang pagpapakilala ng mga functional standardization na pamamaraan. Ang mga pamamaraang ito ay nagbibigay-daan sa paggamit ng mga functional na pamantayan at profile (kabilang ang mga profile para sa mga partikular na proyekto ng IS) upang tukuyin ang mga pangkat ng mga pangunahing pamantayan kasama ang mga opsyonal na feature, kinakailangan at parameter na kinakailangan upang maisagawa ang mga function na ipinatupad ng partikular na IS sa iba't ibang paksa.
Sa kasalukuyan, ang karamihan ng IS sa lahat ng klase at layunin ay itinayo batay sa teknolohiya ng open system. Ang kakanyahan nito ay nakasalalay sa paggamit ng mga karaniwang interface sa pagitan ng magkakaibang mga bahagi ng hardware at software ng mga system. Pinagbabatayan ng teknolohiya ng bukas na sistema ang paglikha ng imprastraktura sa lahat ng antas - mula sa negosyo at industriya hanggang sa pambansang imprastraktura ng impormasyon. Bilang karagdagan, nagbibigay ito ng integrasyon sa pandaigdigang espasyo ng impormasyon at, sa gayon, sa pandaigdigang ekonomiya. Ang pagpapakilala ng mga prinsipyo ng mga bukas na sistema sa lahat ng mga yugto ng siklo ng buhay ng disenyo ng IS ay batay sa standardisasyon ng mga teknolohiya ng impormasyon, na isang mekanismo ng pagsasama at isang makapangyarihang tool para sa pamamahala ng mga proseso ng pagbuo ng impormasyon.
Ang patakarang pang-agham at teknikal sa larangan ng standardisasyon ng mga teknolohiya ng impormasyon at disenyo ng mga sistema sa Russia ay ang mga sumusunod (tingnan ang diagram):
I. paglikha ng kinakailangang na-update na pangunahing mga pangunahing pambansang pamantayan at iba pang mga dokumentong pangregulasyon (sa pamamagitan ng direktang aplikasyon ng internasyonal, rehiyonal at dayuhang mga dokumento ng standardisasyon) na tumutukoy sa pangunahing pangkalahatang mga pamamaraan, mga probisyon at mga kinakailangan na maaaring magamit sa iba't ibang mga paksa ng aktibidad, at sa bawat isa sa kanila ang kanilang sariling opsyonal na mga parameter at kinakailangan ay maaaring mapili mula sa mga pangunahing pambansang pamantayan;
II. pagbuo ng mga functional na pamantayan (profiles) na tumutukoy sa naaangkop na mga subset o configuration ng mga pangunahing pambansang pamantayan na ginagamit upang matiyak ang pagpapatupad ng mga partikular na proseso, pag-andar at gawain ng IS, ang applicability ng mga partikular na opsyonal na parameter mula sa mga pangunahing pambansang pamantayan, at ito rin ang batayan para sa pagbuo ng mga pagsubok sa sertipikasyon para sa pagsubok at pagkumpirma ng mga bahagi ng pagsunod at paraan ng mga sistema ng impormasyon.
Sa standardisasyon sa mundo
Sa internasyonal na antas, isang malakas na kooperasyon ng mga organisasyon na bumubuo ng mga pamantayan sa larangan ng IT ay nabuo, bukod sa kung saan, una sa lahat, ang ISO (International Organization for Standardization), IEC (International Electrotechnical Commission) at ITU (International Telecommunication Union) ay dapat mabanggit. Ang ITU Telecommunications Sector (ITU T) ay naging kahalili sa CCITT (International Telegraph and Telephony Advisory Committee) mula noong 1993. Noong 1987, pinagsama ng ISO at IEC ang kanilang mga aktibidad sa standardisasyon ng IT, na lumilikha ng mga teknolohiyang ISO/IEC/JTC 1", na ang pangunahing Ang gawain ay upang bumuo ng mga pangunahing pamantayan ng IT, anuman ang kanilang mga partikular na aplikasyon. Sa mga nakalipas na taon, ang ISO/IEC/JTC 1 ay aktibong nakipag-ugnayan sa ilang mga ISO technical committee, kabilang ang:
TC 46 "Impormasyon at dokumentasyon";
TC 68 "Pagbabangko, proteksyon at iba pang serbisyong pinansyal";
TC 130 "Graphic na teknolohiya";
TC 154 "Mga proseso, elemento ng data at mga dokumento sa kalakalan";
TC 171 "Inilapat na pagtatanghal ng mga dokumento";
TC 176 "Pamamahala ng Kalidad at Pagtitiyak ng Kalidad";
TC 184 "Mga sistema ng automation ng industriya at ang kanilang pagsasama";
TC 204 "Impormasyon sa transportasyon at mga sistema ng kontrol";
TK 215 "Informatics sa pangangalagang pangkalusugan".
Ngayon, karamihan sa mga pang-ekonomiyang entidad ng mga binuo na bansa ay nagtuturo sa kanilang mga aktibidad tungo sa pagpapaunlad ng proseso na nakatuon sa pamamahala ng buong ikot ng paglikha at pagpapatakbo ng kanilang mga produkto. Ang elektronikong suporta para sa mga proseso ng pagbuo ng produkto, produksyon, marketing, operasyon, serbisyo, modernisasyon at, sa huli, ang pagtatapon ay dapat isagawa batay sa isang sistematikong diskarte. Ang diskarte na ito ay ibinigay para sa aktibong pagbuo ng konsepto ng paggamit ng mga teknolohiya ng GALS (Fig. 2).
Ang saklaw ng trabaho sa pagpapatupad ng mga teknolohiyang GALS ay kinabibilangan ng:
– Pagbuo at pagpapatupad ng mga teknikal na teknolohiya sa pagsasalin dokumentasyon ng pagpapatakbo v elektronikong anyo, na nakakatugon sa mga kinakailangan ng GALS-standards, sa nangungunang mga negosyo sa pag-export.
- Pag-unlad at pag-apruba sa mga negosyo ng isang elektronikong sistema para sa pamamahala ng data sa tapos na produkto sa proseso ng disenyo, pagbuo ng mga teknolohiya at teknolohikal na paghahanda ng produksyon (PDM-systems).
- Pag-unlad at pagpapatupad sa mga negosyo ng mga karaniwang sistema ng computer para sa pamamahala ng kalidad ng produkto; pinagsamang mga sistema ng impormasyon para sa elektronikong disenyo, teknolohikal at daloy ng trabaho sa produksyon; pinagsamang mga sistema ng suporta para sa mga ginawang produkto sa lahat ng yugto ng kanilang ikot ng buhay.
 |
Figure 2 - Mga pangunahing ideya ng GALS-technologies
16. Para sa pagpapatupad Patakarang pampubliko sa pagbuo ng isang pinag-isang sistema ng pag-uuri at coding, inaprubahan ng Pamahalaan ng Russian Federation ang isang bilang ng mga resolusyon na naglalarawan sa responsibilidad ng mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap para sa pagpapakilala ng mga all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon.
Ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Nobyembre 1, 1999 No. 1212 ay inaprubahan ang Regulasyon "Sa pagbuo ng isang pinag-isang sistema para sa pag-uuri at pag-coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon", na tinukoy ang all-Russian classifiers ng teknikal. , impormasyong pang-ekonomiya at panlipunan. Ang Regulasyon na ito ay naging hindi wasto kaugnay ng paglalathala ng Decree of the Government of the Russian Federation na may petsang Nobyembre 10, 2003 No. 677 "Sa All-Russian classifiers ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon sa larangan ng socio-economic".
Sa ibaba ay up-to-date na listahan all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon at mga pederal na katawan na responsable para sa kanilang pagpapakilala.
| Pangalan ng all-Russian classifier | pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap, tinitiyak ang pag-unlad, pagpapakilala at aplikasyon |
| All-Russian classifier ng mga pamantayan (OKS) | Rostekhregulirovanie |
| All-Russian classifier ng mga serbisyo sa populasyon (OKUN) | |
| All-Russian classifier ng impormasyon sa panlipunang proteksyon ng populasyon (OKISZN) | |
| All-Russian classifier ng mga produkto (OKP) | |
| All-Russian classifier ng management documentation (OKUD) | |
| All-Russian classifier ng mga produkto at mga dokumento ng disenyo (ESKD) | |
| All-Russian classifier ng fixed assets (OKOF) | |
| All-Russian classifier ng mga pera (OKV) | |
| All-Russian classifier ng mga unit ng pagsukat (OKEI) | |
| All-Russian classifier ng impormasyon tungkol sa populasyon (OKIN) | |
| All-Russian classifier ng mga bahagi na ginawa sa pamamagitan ng welding, soldering, gluing at thermal cutting (OKD) | |
| All-Russian Technological Classifier ng Mechanical Engineering at Instrumentation Parts (OTKD) | |
| All-Russian technological classifier ng assembly units ng mechanical engineering and instrumentation (OTKSE) | |
| All-Russian classifier ng mga bansa sa mundo (OKSM) | |
| All-Russian classifier ng impormasyon tungkol sa all-Russian classifiers (OKOK) | |
| All-Russian classifier ng mga organo kapangyarihan ng estado at pamamahala (OKOGU) | |
| All-Russian classifier ng mga bagay ng administrative-territorial division (OKATO) | Rosstat |
| All-Russian classifier ng mga negosyo at organisasyon (OKPO) | |
| All-Russian classifier ng mga anyo ng pagmamay-ari (OKFS) | |
| All-Russian classifier ng organisasyonal at legal na anyo (OKOPF) | |
| All-Russian classifier ng mga teritoryo mga munisipalidad(OKTMO) | |
| All-Russian Species Classifier aktibidad sa ekonomiya, mga produkto at serbisyo (OKDP) | Ministri ng Economic Development ng Russia |
| All-Russian Classifier ng Economic Regions (OKER) | |
| All-Russian classifier ng mga uri ng aktibidad sa ekonomiya (OKVED) | |
| All-Russian classifier ng mga espesyalidad sa edukasyon (OKSO) | Ministri ng Edukasyon at Agham ng Russia |
| All-Russian classifier ng mga specialty ng pinakamataas na pang-agham na kwalipikasyon (OKSVNK) | |
| All-Russian classifier ng elementarya bokasyonal na edukasyon(OKNPO) | |
| All-Russian classifier of occupations (OKZ) | Ministry of Health at Social Development ng Russia |
| All-Russian classifier ng mga trabaho ng mga manggagawa, mga posisyon ng mga empleyado at mga kategorya ng sahod (OKPDTR) | |
| All-Russian classifier ng mga mineral at tubig sa lupa (OKPIiPV) | Roszheldor |
| All-Russian classifier ng mga uri ng cargo, packaging at packaging materials (OKVGUM) | |
| All-Russian classifier ng hydropower resources (OKGR) | Ministri ng Enerhiya |
17. Ang pinakamahalagang priyoridad na bahagi ng standardisasyon sa mechanical engineering ay:
Ang pagiging kumplikado ng regulasyon at teknikal na suporta sa paglikha, pagbuo at pagpapatakbo ng mga bagong kagamitan;
Pagpapabuti ng pangkalahatang teknikal na mga kinakailangan sa batayan ng pagliit ng kanilang bilang;
Optimization at system-integrated na pagbuo ng isang pondo ng dokumentasyon sa standardisasyon sa industriya;
Automation ng suporta sa impormasyon para sa standardization work;
Pagpapabuti ng sistema ng pagsubok at sertipikasyon ng mga produktong inhinyero batay sa pag-unlad ng suportang metrolohiko nito.
Pondo mga pamantayan ng estado sa mechanical engineering ay naglalaman ng lahat ng uri ng mga pamantayan: mula sa mga pamantayan hanggang sa mga parameter, sukat, teknikal na mga kinakailangan para sa mga partikular na uri ng produkto hanggang sa mga terminolohikal. Ang mga kinakailangan para sa mga produktong inhinyero ay naglalaman ng mga pamantayan ng isang bilang ng mga pangkalahatang teknikal na sistema, tulad ng System of Labor Safety Standards (SSBT), ang Basic Interchangeability Standards (ONVZ), pagiging maaasahan sa engineering, atbp. Halimbawa, ang mga pamantayan ng ONVZ, magkatugma sa mga internasyonal, magtatag ng mga tolerance, fit, paglihis ng hugis, at pag-aayos sa ibabaw, mga parameter ng thread, katumpakan ng gear at iba pang mga indicator na nagsisiguro ng pagpapalitan, nang walang regulasyon kung saan ang paggana ng mechanical engineering at iba pang mga industriya ay halos imposible.
Kasalukuyan pondo ng Russia ang mga pambansang pamantayan ay higit sa 5 libong mga dokumento at karaniwang nakakatugon sa mga kinakailangan ng mga mamimili at mga tagagawa ng mga produkto ng engineering. Ayon sa ilang pamantayan, nalampasan pa nito ang mga pondo ng pambansang pamantayan ng mga industriyalisadong bansa, halimbawa, France, Great Britain, at USA.
Ang isang halimbawa ng halos kumpletong saklaw ng mga produkto sa pamamagitan ng komprehensibong mga kinakailangan ng mga pamantayan ay maaaring ang mga uri ng mga produkto tulad ng metal at woodworking equipment, blade, metalwork at assembly, abrasive at diamond tool, teknolohikal na kagamitan, atbp.
Ang nakapangangatwiran na disenyo, paggawa at pagpapalitan ng mga produkto ng engineering ay ibinibigay ng isang malaking grupo ng mga pamantayan para sa mga pangkalahatang produkto ng engineering: mga fastener, bearings, hydraulic at pneumatic na aparato, mga koneksyon sa pipeline, pati na rin ang isang hanay ng mga pamantayan para sa mga pangunahing pamantayan ng pagpapalitan.
Ang Russia ay aktibong miyembro ng halos lahat ng ISO technical committee sa mga produktong inhinyero. Ang pagkakaisa ng mga domestic at internasyonal na pamantayan ay kabilang mga prayoridad na lugar mga gawa ng Rostekhregulirovanie. Ang antas ng pagkakatugma ng mga pamantayang Ruso na may mga internasyonal na pamantayan para sa mga produkto ng engineering ay nasa average na 60%, at para sa ilang mga uri ng kagamitan - hanggang sa 75%. Ang antas ng pagkakatugma ng mga pamantayan sa ilang mga lugar ng mechanical engineering ay ang mga sumusunod: machine tool industry - 74%, agricultural engineering - 61%, automotive industry - 100%, electrical engineering - 35%, instrument making - 67%. Ang pagkakaisa ay isinasagawa na isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng domestic na industriya at ang mga kondisyon ng pagpapatakbo ng mga makina at mekanismo ng Russia. Maraming trabaho ang ginagawa upang ibagay ang mga pamantayang Ruso sa mga pamantayang European.
Sistema ng dokumentasyon - isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay ayon sa mga palatandaan ng pinagmulan, layunin, uri, larangan ng aktibidad, pare-parehong mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad.
Ang pangunahing direksyon ng pagpapabuti ng dokumento ay ang kanilang pag-iisa at standardisasyon.
Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad sa pamamahala, upang mai-standardize ang kanilang mga form, bawasan ang mga gastos sa paggawa at materyal para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad, upang makamit ang pagkakapareho ng mga base ng impormasyon, ang trabaho ay isinasagawa upang pag-isahin ang mga dokumento, lumikha pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).
Ang paglikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay batay sa pagkakapareho ng komposisyon at anyo ng mga dokumento ng pamamahala:
Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyong pangbadyet at organisasyon;
Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;
Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;
Pinag-isang Documentation System ng Pension Fund ng Russian Federation;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.
Ang anyo ng ligal na pagsasama-sama ng pag-iisa ng mga dokumento ay standardisasyon mga opisyal na dokumento.
Ang standardisasyon sa larangan ng pamamahala ng dokumento ay nangangahulugan ng pagtatatag ng mga form sa buong bansa at mga kinakailangan para sa mga dokumento na ipinag-uutos para sa paggamit ng lahat ng mga organisasyon. Ang paggamit ng mga pamantayan ay nagpapahusay sa kultura ng mga modernong aktibidad sa pamamahala.
Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng serbisyo ay lumilikha ng posibilidad ng pag-compile ng mga standard (template) na teksto para sa mga dokumentong naglalaman ng magkapareho at paulit-ulit na impormasyon.
12. Mga yugto at pamamaraan ng pag-iisa ng mga dokumento ng pamamahala. Ang mga pangunahing anyo ng pagtatanghal ng pinag-isang teksto: teksto, template, talahanayan, talatanungan
text opisyal na dokumento tinatawag na impormasyong naitala ng anumang uri ng pagsulat o anumang sound recording system, na naglalaman ng lahat o pangunahing bahagi ng impormasyon sa pagsasalita.
Ang pangunahing layunin ng pagsasama-sama ng mga teksto ay upang mapabuti ang dokumentasyon ng pamamahala, upang mapabilis ang pag-aampon ng pinakamainam na mga desisyon sa pamamahala, at samakatuwid ay upang mapataas ang pangkalahatang kahusayan ng buong proseso ng pamamahala.
Ang pag-iisa ng mga teksto ay nagbibigay-daan sa:
1. Lutasin ang mga problema ng pag-streamline ng komposisyon ng mga dokumento ng organisasyon, pag-aayos ng pagganap ng parehong uri ng mga function.
2. Bawasan ang gastos sa paggawa ng mga dokumento. Sa partikular, natagpuan na ang oras para sa pag-compile at pag-edit ng pinag-isang teksto ay nabawasan ng 3-5 beses. Kaya, ang pagtaas ng produktibidad ng paggawa, ang kahusayan ng trabaho sa larangan ng pamamahala, ang posibilidad ng paglaktaw sa mga kinakailangang bahagi ng impormasyon ay pinipigilan.
3. Makatipid ng oras at pagsisikap na kinakailangan para sa pagbabasa, pamilyar sa iyong sarili sa dokumento, dahil sa isang pinag-isang teksto ang tagalikha ng dokumento ay maaaring agad na i-highlight ang pangunahing impormasyon. Ayon sa ilang data, ang isang pinag-isang teksto ay itinuturing na halos isang pagkakasunud-sunod ng magnitude na mas intensive kaysa sa isang hindi pinag-isang.
4. Ang pinag-isang mga template ng teksto ng dokumento ay madaling gamitin sa computer mga awtomatikong sistema gawain sa opisina.
Mayroong isang bilang ng mga kinakailangan na kinakailangan para sa pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento:
o Una sa lahat, ito ay malaking bilang ng katulad na produksyon
at mga operasyon ng pamamahala. Ang punto ay ang proseso ng pamamahala ay
Ø mula sa mga function ng parehong uri, ang dokumentasyon kung saan ay sinamahan ng hitsura ng maraming mga dokumento ng parehong uri. Sa turn, ang mga naturang dokumento ay bumubuo ng matatag, paulit-ulit na mga konstruksyon ng wika. Bilang resulta, ang bilang ng mga paraan ng wika ng mga dokumento ng pamamahala ay limitado (dalawang-katlo ng mga salita at mga expression ay paulit-ulit sa kanila);
Ø Ang bokabularyo ng mga dokumento ng pamamahala ay nakasalalay sa pambatasan at
mga normatibong kilos ng mga awtoridad at pangangasiwa at nauugnay sa pangangailangan na ilipat ang eksaktong mga ligal na pormulasyon sa mga dokumento;
Ø opisyal, opisyal na mga dokumento ay puspos ng mga espesyal na terminolohiya;
Ø sila ay nailalarawan sa pamamagitan ng neutral na bokabularyo;
Ø Sa wakas, ang mga teksto ng mga indibidwal na grupo ng mga dokumento ay may parehong istraktura.
Ang pag-iisa ng mga teksto ay binubuo sa pagtatatag ng iisang anyo ng pagpapahayag ng wika na pinakatumpak na naghahatid ng nilalaman ng regular na paulit-ulit na mga sitwasyon o aksyon ng pamamahala.
pangunahing pamamaraan pag-iisa ng mga teksto ng mga opisyal na dokumento ay ang paglalaan ng pare-pareho at variable na impormasyon. Ang patuloy na impormasyon ay impormasyon na paulit-ulit sa lahat ng mga dokumento na nilikha sa mga katulad na sitwasyon ng pamamahala, ang variable na impormasyon ay impormasyon na nagpapahintulot sa iyo na makilala ang mga paulit-ulit na sitwasyon sa pamamahala mula sa isa't isa.
Ang permanenteng impormasyon ay naitala sa isang pinag-isang anyo ng isang dokumento, na bumubuo ng hindi nagbabago, paulit-ulit na bahagi ng teksto. Sa pinag-isang anyo ng dokumento, ang libreng puwang ay dapat ibigay para sa pagbabago ng pagtatala, bagong impormasyon.
Upang magawang paghiwalayin ang patuloy na impormasyon mula sa variable, kinakailangan na magkaroon ng hindi bababa sa ilang mga dokumento ng parehong uri at parehong layunin, na nilikha sa mga katulad na sitwasyon sa pamamahala.
Pagsusuri lamang mga tiyak na dokumento nagbibigay ng batayan para sa paghihiwalay ng impormasyon sa isang pare-pareho at isang variable.
Ang paraan ng pagsubok na pag-iisa ay may dalawang uri - pag-iisa ng nilalaman at pormal na pag-iisa.
Ang mga sumusunod na uri ng pag-iisa at standardisasyon ng teksto ng mga opisyal na dokumento ay nakikilala:
1. estandardisasyon mga yunit ng wika, legislative consolidation ng mga ito sa
GOSTs (mga termino sa negosyo, mga termino sa industriya, mga pangalan ng mga bagay, produkto, lexical at graphic na mga pagdadaglat);
2. pagbuo ng magkakatulad na anyo ng pagtatanghal ng mga teksto ng mga dokumento (halimbawa, pinag-isang mga teksto na may permanenteng impormasyon sa letterhead ng isang dokumento);
3. pormalisasyon ng mga paraan ng wika (i.e., nililimitahan ang paggamit ng mga natural na elemento ng wika sa pamamagitan ng paggamit ng artipisyal na wika
ibig sabihin: mga code, mga simbolo, mga graphic na elemento, atbp.). Pangunahin ito dahil sa paggamit ng teknolohiya sa kompyuter;
4. rubrication, ibig sabihin. paghahati ng teksto sa magkakahiwalay na mga bahagi at graphical na paghihiwalay ng mga ito sa isa't isa. Ang pinakasimpleng heading ay isang talata. Depende sa lakas ng tunog, paksa, layunin ng teksto, ang rubrication ay maaaring maging mas kumplikado. Sa partikular, ang mga teksto ng mga kumplikadong dokumento ay nahahati sa mga seksyon, mga talata, mga talata, mga subparagraph, na binibilangan ng mga Arabong numero. Ang mga numero ng pinakamalaking bahagi ng teksto ay binubuo ng isang digit. Dalawang digit ang ginagamit sa ikalawang yugto ng dibisyon, tatlo sa pangatlo, at iba pa.
Halimbawa:
2.2.2. atbp.
Ang pinag-isang teksto ng dokumento ay maaaring iharap sa pinag-isang anyo ng dokumento, sa anyo ng isang stencil, questionnaire o talahanayan. Ang pagtukoy sa kadahilanan sa pagpili ng anyo ng presentasyon ng teksto ay ang likas na katangian ng impormasyong nakapaloob sa teksto ng dokumento.
tipikal na mga teksto.
Kasama sa mga aktibidad sa pamamahala ang maraming karaniwang, madalas na umuulit na mga sitwasyon, kapag nagdodokumento kung aling mga dokumento na may parehong nilalaman ang nilikha sa iba't ibang mga organisasyon. Samakatuwid, ang pinag-isang mga teksto ng mga dokumento - mga pamantayan - ay naging laganap sa pagsasanay.
Karaniwang binuo ang mga modelong teksto para sa mga dokumentong may maraming pahina na kinabibilangan ng mga karaniwang anyo ng pagpapahayag ng linggwistika na nasubok sa mahabang panahon sa pagsasanay at samakatuwid ay pinakatumpak na naghahatid ng nilalaman. ilang mga aksyon o mga sitwasyon, halimbawa, para sa mga regulasyon, tagubilin, panuntunan, regulasyon, atbp.
Karamihan sa mga teksto ay tipikal sa mga dokumento tulad ng paglalarawan ng trabaho, mga regulasyon sa istrukturang yunit ng organisasyon, mga panloob na regulasyon sa paggawa.
Ang mga tipikal na bahagi ng teksto ay maaari pang isama sa mga dokumento na mahalagang indibidwal. Halimbawa, sa isang kontrata sa pagtatrabaho na natapos sa isang empleyado kapag nagsimula siyang magtrabaho, bilang karagdagan sa indibidwal na impormasyon at kundisyon, mayroong maraming tipikal na impormasyon na ipinasok sa ibang mga kontrata sa pagtatrabaho, na ginagawang posible na bumuo mga karaniwang anyo mga dokumentong ito.
Mga template ng teksto
Ang mga template ng teksto ay nilikha para sa maliliit na dokumento na pinagsama-sama ng maraming beses sa isang taon ng kalendaryo o pana-panahon sa bawat taon. Inirerekomenda ang mga template ng teksto na gawin para sa mga pangkat ng mga dokumento na may magkaparehong pagkilos. Sa mga institusyon, ang mga template ng teksto ng mga dokumento ay iginuhit sa anyo ng isang koleksyon.
Stencil- Ito ay isang karaniwang sheet ng papel kung saan naka-print ang permanenteng impormasyon at isang lugar ang naiwan para sa variable na impormasyon.
Text stencil- isang anyo ng presentasyon ng teksto na naglalaman ng patuloy na impormasyon at mga puwang, na idinisenyo upang ipakilala ang variable na impormasyon na nagpapakilala sa isang partikular na sitwasyon ng pamamahala.
Tinutukoy ng mga stencil ang komposisyon ng impormasyon sa mga dokumento, ang pagkakasunud-sunod nito at ayusin ang mga matatag na pormulasyon sa salita.
Ang stencil text ay nagpapanatili ng gramatikal na istraktura ng teksto; ito ay isang grammatically coherent na teksto na binuo ayon sa mga pamantayan ng pagsulat ng negosyo.
Ang anyo ng pagtatanghal ng isang pinag-isang teksto sa anyo ng isang stencil ay pinili kapag ang pangunahing nilalaman ng dokumento ay impormasyon tungkol sa mga aksyon sa pamamahala. Sa anyo ng isang stencil, pinag-isang mga teksto ng mga order, tagubilin, tagubilin, protocol, akto, kasunduan, kontrata, kasunduan, ulat at memo, mga liham, sertipiko, atbp. Ang teksto ng template ay maaaring maglaman ng "mga pahiwatig" sa anyo ng mga subline na paliwanag tungkol sa katangian ng impormasyon na dapat ilagay sa mga puwang.
Ang nilalaman ng mga dokumento ay tinutukoy ng komposisyon at halaga ng mga tagapagpahiwatig at mga detalye na kasama dito. Sa isang banda, ang mga tagapagpahiwatig at mga detalye ay maaaring magkakaiba, na hindi nagbubukod sa posibilidad ng paglalahad ng mga pangkalahatang kinakailangan para sa kanila. Sa kabilang banda, ang isang malaking bilang ng mga tagapagpahiwatig at mga detalye, kahit na para sa iba't ibang mga dokumento nangyayari na pareho. Ang mga dokumento ng template ay makabuluhang binabawasan ang oras para sa pag-compile ng mga dokumento, dahil ang atensyon ng tagapalabas ay limitado lamang sa pamamagitan ng pagpapakilala ng isang variable na tiyak na piraso ng impormasyon, ang lugar kung saan ay paunang natukoy. Sa katunayan, pinunan niya ang isang naka-drawing na dokumento, na nag-aalis ng draft na yugto.
Sa eskematiko, ang pamamaraan para sa pagbuo ng mga template na teksto ay ang mga sumusunod:
Ø pagkilala sa mga karaniwang gawain sa pamamahala;
Ø koleksyon ng impormasyong kailangan at nabuo sa proseso ng paglutas ng mga problema sa pamamahala;
Ø pagbalangkas ng pinag-isang teksto ng dokumento na sumasalamin sa natukoy na tipikal na sitwasyon;
Ø koordinasyon ng proyekto sa mga espesyalista na nag-iipon ng mga dokumento o nagtatrabaho sa kanila (sa parehong oras Espesyal na atensyon dapat bigyang-pansin ang paggamit ng mga propesyonal na termino);
Ø panghuling pag-edit ng proyekto at pagpapatupad alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST.
Sa mga programa sa computer na idinisenyo para sa pag-type at pag-format ng mga teksto (mga text editor), ang karaniwang (screen) na mga anyo ng mga dokumento ay tinatawag na "template" at isinalin sa pamamagitan ng salitang "template", isang halimbawa ng isang screen na dokumento ay anumang anyo ng organisasyon.
mesa
Ang pinaka-maikli at naglalarawang paraan ng paglalahad ng impormasyon sa isang dokumento ay mesa.
Ang talahanayan, bilang panuntunan, ay nagsasama ng impormasyon tungkol sa ilang mga bagay na nailalarawan sa pamamagitan ng iba't ibang mga tampok.
mesa- isang listahan ng impormasyon, numerical data na ibinigay sa isang tiyak na sistema at pinaghihiwalay ng mga column.
Sa talahanayan, ang patuloy na impormasyon ay kinakatawan ng pangalan ng mga tampok, na naglalarawan ng isang tiyak na hanay ng mga bagay na naitala sa pinakakaliwang haligi ng talahanayan - ang sidewall. Ang variable na impormasyon sa talahanayan ay naitala sa mga cell na nabuo sa pamamagitan ng enumeration ng pahalang at patayong mga hilera at column.
Ang anyo ng talahanayan, bilang panuntunan, ay ginagamit kapag nagpapakita ng digital na impormasyon sa pag-uulat at istatistika, accounting, pagbabangko, organisasyon at administratibo, at iba pang mga dokumento.
Ang mga talahanayan ay may bilang. Ang mga talahanayan ay binibilang bilang mga sumusunod: kung mayroong higit sa isang talahanayan sa teksto, dapat itong markahan ng "Talahanayan 1".
Ang mga talahanayan ay maaaring may iba't ibang antas ng pagiging kumplikado, ang mga pamagat ng mga haligi ng talahanayan ay maaaring maglaman ng ilang mga antas ng pagbilang, iyon ay, kasama ang mga subheading.
Ang mga heading ng talahanayan ay dapat na maikli at malinaw. Inirerekomenda na paghiwalayin ang mga ulo ng talahanayan mula sa natitirang bahagi ng talahanayan na may isang naka-bold na linya. Ang mga pamagat ng mga hanay at linya ay isinusulat gamit ang malaking titik, mga subheading, kung wala silang malayang kahulugan, na may maliit na titik. Ang mga subheading ng mga column at linya ay dapat na pare-pareho sa gramatika sa mga heading. Ang isang tuldok bilang isang bantas ay hindi inilalagay sa disenyo ng mga talahanayan. Ang isang pagbubukod ay ang kaso sa pagsulat ng mga pinaikling salita.
Pinapayagan na ilipat ang isang talahanayan na may malaking bilang ng mga hilera sa isa pang pahina. Upang hindi mailipat ang bahagi ng heading, na tumatagal ng maraming espasyo, sa isang bagong pahina, ang mga hanay ng talahanayan ay binibilang at isang linya lamang na may mga numero ng hanay ang inililipat sa bawat kasunod na pahina. Sa kasong ito, ang mga salitang "Continuation of the table ...", "End of the table ..." ay nakasulat sa itaas ng susunod na bahagi. Hindi pinapayagang ipasok ang column na "number in order" sa table. Kung kinakailangan, bilangin ang mga linya ng kanilang mga numero ng pagkakasunud-sunod ilagay bago ang mga header ng linya, sa sidewall, at pagkatapos ng numerong nagsasaad ng numero ng linya, may inilalagay na tuldok.
Ang mga numerong halaga ng mga tagapagpahiwatig na ibinigay sa mga haligi ay inilalagay sa antas ng huling linya ng pangalan ng mga tagapagpahiwatig. Ang pandiwang paglalarawan ng mga tagapagpahiwatig, hindi tulad ng isang numero, ay dapat magsimula sa antas ng unang linya ng pangalan ng tagapagpahiwatig. Sa kawalan ng data sa mga kaukulang column, kailangan ng gitling.
Ang mga umuulit na salita sa mga row header, kung ang talahanayan ay hindi pinaghihiwalay ng mga pahalang na linya, ay maaaring mapalitan ng mga panipi. Ang pag-uulit ng mga numero at pagtatalaga sa mga hanay ng talahanayan ay hindi pinapalitan ng mga panipi.
Kung mayroong isang maliit na halaga ng digital na materyal na hindi naaangkop na ayusin sa isang talahanayan, ito ay ibinibigay sa anyo ng isang konklusyon. Sa output, hindi tulad ng talahanayan, ang mga haligi ay dapat na paghiwalayin hindi sa pamamagitan ng mga linya, ngunit sa pamamagitan ng mga tuldok. Halimbawa:
"Kapag nakabitin ang mga wire na mababa ang boltahe sa mga tawiran at sa kahabaan ng isang patag na track na walang mga transition, ilapat ang mga coefficient sa mga pamantayan:
mga gastos sa paggawa at sahod ......................................................................... 1.8
mga makina at materyales .................................. ………………………………………………. . 2.0".
4. Talatanungan
Palatanungan- isang anyo ng presentasyon ng teksto, kung saan ang mga katangian ng isang bagay ay ibinibigay ayon sa ilang mga katangian. Ang nilalaman ng dokumento sa anyo ng isang palatanungan ay may pare-pareho at variable na impormasyon. Patuloy na impormasyon - ang pangalan ng mga tampok, variable - ang kanilang mga katangian. Ang talatanungan ay karaniwang naglalaman ng mga sumusunod na opsyon para sa paglalahad ng impormasyon:
Ø mga tanong at mga lugar ng pagtugon para sa mga sagot;
Ø mga tanong at sagot na mapagpipilian;
Ø kapalit na mga lugar para sa impormasyong ipinasok ng na-survey bilang karagdagan sa kanyang paghuhusga.
Sa text-questionnaire, ang patuloy na impormasyon ay ipinahayag ng isang pangngalan sa nominative case o ng isang parirala, isang key word, na isang pangngalan sa nominative case. Ang variable na impormasyon ay maaari ding isulat bilang isang parirala na may pangngalan sa nominative case, isang pandiwa (mayroon, wala, atbp.), isang numeral (madalas sa digital form) o ang mga salitang "oo", "hindi".
Ang form ng questionnaire ng nilalaman ng dokumento ay partikular na tipikal para sa dokumentasyon ng tauhan at para sa dokumentasyon ng mga serbisyo sa marketing na nag-aaral, halimbawa, ang demand ng consumer para sa mga produktong ginawa ng negosyong ito.
Direktang pinagsama-sama ang mga talahanayan na may impormasyon sa teksto text editor MS word. Kung ang mga talahanayan ay naglalaman ng mga variable na digital na halaga at ang muling pagkalkula ng digital na data ay kinakailangan, pagkatapos ay isang programa ang ginagamit - MS Excel spreadsheet o MS Access database. Ang data mula sa mga application na ito ay ini-import sa MS Word na may mga link sa kaukulang source program, na ginagawang posible na i-update at i-edit ang data na ipinasok sa dokumento. Ang disenyo ng talahanayan ay kinokontrol ng GOST R-1.5-92.
13. Mga panuntunan para sa disenyo ng makinilya na teksto. Mga tampok ng pag-iisa ng mga teksto ng mga dokumento, isinasaalang-alang ang paggamit ng mga awtomatikong system
Upang matipid na ilagay ang mga detalye na nauugnay sa isa't isa at sa kanilang mga bahagi (mga linya), ang mga sumusunod na kumbinasyon ng mga espasyo ng linya ay inirerekomenda depende sa format ng dokumento:
* Ang mga teksto ng mga dokumento na inihanda para sa publikasyon sa isang typographical na paraan ay naka-print na may dalawang pagitan.
** Sa panaklong ay ang mga halaga ng pagitan na pinapayagan kasama ang mga pangunahing. Ang mga agwat na unang nakalista ay mas gusto.
Ang GOST R 6.30-2003 ay batay sa paghahanda ng mga dokumento gamit ang mga aparato sa pag-print at kagamitan sa computer.
Letter pitch (naka-print na laki ng character) at line spacing ay itinatag ng GOST 6.10.5-87, sa millimeters: 2.6 - letter pitch; 4.25 - line spacing.
Para sa isang malinaw na kahulugan ng simula ng pag-print ng isang partikular na katangian, 8 mga posisyon ng aparato sa pag-print ang inirerekomenda, na kinakalkula ng bilang ng mga naka-print na character (mga keystroke), simula sa kaliwang field ng form.
Mula sa ika-0 na posisyon (ang hangganan ng kaliwang margin), isang makabuluhang bilang ng mga detalye ng titik ang naka-print: ang petsa papalabas na dokumento; sanggunian sa index ng papasok na dokumento; pamagat ng teksto; teksto (kung ito ay binubuo ng isang talata); ang pangalan ng posisyon sa kinakailangang "pirma"; sighting bar; ang pangalan ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono; isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso.
Mula sa unang posisyon (5 character mula sa hangganan ng kaliwang margin) i-print ang simula ng mga talata sa teksto; ang marka ng pagkakaroon ng aplikasyon.
Mula sa ika-2 posisyon (16 na character mula sa hangganan ng kaliwang margin) i-print ang index ng papalabas na dokumento; petsa sa variable na "reference sa index at petsa ng papasok na dokumento."
Mula sa ika-3 posisyon ng tabulator (24 na character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang isang transcript ng lagda ng kontratista tungkol sa kinakailangang "Tandaan sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso" ay naka-print.
Mula sa ika-4 na posisyon (32 character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang numero ng pahina ay naka-print sa mga multi-page na dokumento, ang attribute na "Address", at ang identifier ng electronic na kopya ng dokumento.
Mula sa ika-5 posisyon (48 character mula sa hangganan ng kaliwang field) i-print ang transcript ng lagda sa kinakailangang "pirma".
Mula sa ika-6 na posisyon (56 na character mula sa hangganan ng kaliwang field), ang salitang "kopya" ay naka-print.
Kapag bumubuo ng isang liham gamit ang isang personal na computer, maaaring hindi sila tumugma sa mga sukat ng mga naka-print na character na ginagamit sa mga makinilya. Kaugnay nito, ang lima sa pitong pamantayang probisyon ay dapat isaalang-alang bilang mga patnubay para sa paghahanda ng isang dokumento. Ang mga zero at unang posisyon ay nananatiling sapilitan.
Kapag naglalagay ng mga detalye ng multi-line sa loob ng lugar na inilalaan ng form, dapat gamitin ang mga full-length na linya. Ang simula ng bawat bagong linya ay dapat na nakahanay nang patayo.
Ang inirerekomendang haba ng linya para sa mga detalye ng maraming linya (maliban sa text) ay 28 character. Bilang eksepsiyon, kung, sa partikular, ang pamagat ng teksto (props 18, p. 32) ng longitudinal form ay lumampas sa 150 character, ang linya nito ay maaaring pahabain sa hangganan ng kanang margin o ilipat sa susunod na linya.
Ang GOST R 6.30-2003 ay hindi tumutukoy sa mga uri ng mga font na dapat gamitin kapag naghahanda ng teksto ng mga dokumento gamit ang isang personal na computer. Ang pangunahing kinakailangan para sa mga font ay upang matiyak na ang mga ito ay mahusay na nababasa.
Mga panuntunan para sa pagsulat ng materyal na teksto
Ang mga teksto ng mga dokumento na inihanda para sa paglalathala sa pamamagitan ng mga pamamaraan ng typographic ay naka-print na may dalawang linya na puwang. Ang isang makinilya na pahina ay binubuo ng 28-30 linya.
Pinapayagan ang mga single-spaced na titik. Sa kasong ito, mayroong dalawang puwang sa pagitan ng mga talata. Kapag naka-print na may isang pagitan, ang isang makinilya na pahina ay binubuo ng 53 - 58 na linya.
Kapag naka-print sa isa't kalahating pagitan, binubuo ang isang makinilya na pahina ng
38 linya.
Ang gumaganang linya ng isang karaniwang typewritten na pahina ay binubuo ng 64 na stroke.
Ang unang linya ng bawat talata ay nai-type ng limang stroke ang layo mula sa kaliwang margin.
Ang pagnunumero ng pahina ay nagsisimula sa pangalawa. Ang numero ng pahina ay inilalagay sa gitna ng itaas na margin ng sheet. Mayroong dalawang pagitan mula sa tuktok na gilid ng papel hanggang sa numero ng pahina, at dalawang pagitan mula sa numero ng pahina hanggang sa teksto.
Ang numero ng pahina ay ipinasok na may isang digit lamang nang walang karagdagang mga character.
Ø tanggalin ang isang linya ng teksto o isang salita mula sa nakaraang talata;
Ø magsimula ng isang linya ng bagong talata sa huling pahina, mas mabuting magsimula ng bagong talata sa ibang pahina;
Ø magsimula ng isang salita na may gitling sa dulo ng linya, mas mainam na ilipat ang salitang ito sa isang bagong pahina.
Ang teksto ay maaaring nahahati sa mga bahaging bahagi: mga kabanata, mga talata, mga subparagraph. Dapat may numero ang bawat bahagi. Ang pagnunumero ay nasa Arabic numerals. Ang bilang ng bawat bahagi ay dapat isama ang lahat ng mga numero ng mga kaukulang bahagi ng mas matataas na yugto ng dibisyon.
Ang isang kinakailangan para sa mga aktibidad ng organisasyon at pamamahala sa mga negosyo at institusyon ay dokumentasyon. Ang organisasyon at pamamahala ay nailalarawan sa pamamagitan ng iba't ibang at pag-uulit ng mga sitwasyon sa trabaho at mga aksyon na ginawa upang malutas ang mga ito. Kaya naman ang malaking pagkakaiba-iba ng mga dokumento at ang pangangailangan para sa kanilang pag-iisa at standardisasyon.
Pagsasama-sama ng mga dokumento ay binubuo sa pagtatatag ng pagkakapareho ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nag-aayos ng pagpapatupad ng parehong uri ng mga function ng pamamahala.
Standardisasyon ng dokumento- ito ay isang anyo ng legal na pagsasama-sama ng pag-iisa na isinagawa at ang antas ng pagpilit nito.
Ang diwa ng pagkakaisa bumababa sa hindi makatwirang sari-sari ng mga dokumento, na nagdadala sa pagkakapareho ng kanilang mga anyo, istruktura, istruktura ng wika at mga operasyon para sa pagproseso, accounting at imbakan.
Ang kakanyahan ng standardisasyon ay binubuo sa pagtaas sa pamantayan, ipinag-uutos para sa aplikasyon, ang pinakamainam na mga patakaran at mga kinakailangan para sa pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumentong pinagtibay sa sa takdang panahon para sa kanilang pangkalahatan at paulit-ulit na paggamit sa trabaho sa opisina. Ang mga resulta ng pag-unlad ay pormal sa anyo ng interstate (GOST), estado (GOST R), mga pamantayan ng industriya (OST) at mga pamantayan ng mga negosyo, institusyon at organisasyon (STP).
Maraming karanasan ang naipon sa pagbuo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Sa loob ng mahabang panahon, kumilos ang GOST 6.38-72 sa bansa sa mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Noong 1990, ang pamantayan ay sumailalim sa isang tiyak na pagbabago, na isinasaalang-alang ang dalawampung taong pagsasagawa ng paggamit nito (GOST 6.38-90).
Noong Hulyo 1, 1998, ang GOST R 6.30-97 ay ipinatupad sa Russian Federation, na nagpasimula ng mga makabuluhang pagbabago sa disenyo ng dokumentasyon ng pamamahala na may kaugnayan sa computerization ng trabaho sa opisina.
GOST R 6.30-2003 ay kasalukuyang may bisa. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon;
Mayroong ilang karanasan sa paglikha ng iba pang mga sistema pinag-isang dokumentasyon(pinansyal, kalakalan, supply at marketing, atbp.).
Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang bawasan ang bilang ng mga dokumentong ginamit, ilarawan ang kanilang mga form, pagbutihin ang kalidad, bawasan ang pagiging kumplikado ng kanilang pagproseso, makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng iba't ibang mga sistema ng dokumentasyon para sa parehong pangalan at nauugnay na mga function ng pamamahala, higit pa mabisang paggamit teknolohiya ng kompyuter.
Kasama sa gawaing pag-iisa ang:
· pagbuo ng DDD, na isinasagawa ng mga ministri at departamentong responsable para sa mga kaugnay na sistema ng dokumentasyon;
· pagpapakilala ng intersectoral (interdepartmental) DDD sa republican at branch DDD;
· pagpapatupad ng binuo OKTEI;
· pagpapanatili ng DDD at OKTEI upang mapanatili ang pagiging maaasahan ng impormasyon at ang kanilang karagdagang pag-unlad;
pagbuo ng mga kumplikadong partikular sa industriya na pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na sumasalamin sa mga detalye ng industriya at hindi kasama sa DRA, pati na rin ang kanilang pagpaparehistro ng estado;
· pagbuo ng mga klasipikasyong partikular sa industriya ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon, na sumasalamin sa mga detalye ng industriya.
Ang organisasyonal at metodolohikal na pamamahala ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento, koordinasyon ng trabaho at kontrol ay isinasagawa ng punong organisasyon para sa pag-uugnay sa pagpapatupad at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa republika. Sa antas ng industriya ang gawaing ito ay isinasagawa ng parent organization para sa pagpapakilala at pagpapanatili ng DDD at OKTEI sa industriya.
Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng pamamahala ay dapat isaalang-alang bilang isa sa mga kadahilanan para sa pagtaas ng produktibidad ng gawaing pangangasiwa. Ang pag-iisa ng mga dokumento ay ang pagpili ng mga makatwirang istruktura para sa kanilang pagtatayo, na nagdadala ng mga dokumento sa pagkakapareho sa batayan ng pagtatatag ng isang makatwirang numero ng kanilang mga anyo at typification ng kanilang konstruksiyon.
Nalalapat ito hindi lamang sa mga dokumento ng pamamahala, kundi pati na rin sa mga bagong sistema. Halimbawa, ang mga tiket sa paglalakbay, hangin at riles ay pinag-isa.
Ang mga pangunahing prinsipyo ng pag-iisa ng mga dokumento ay:
Pag-iisa mula sa pangkalahatan hanggang sa partikular. Binubuo ito sa pagbuo ng isang sample na anyo ng mga dokumento para sa isang tiyak na sistema ng dokumentasyon at pagtatatag sa batayan nito ng komposisyon ng mga detalye para sa sistema ng dokumentasyong ito, ilang mga uri ng mga dokumento, isang tiyak na dokumento, atbp.;
Pagkakapareho ng mga anyo ng mga dokumento at mga patakaran para sa kanilang pagtatayo, pagsasama-sama, pagpapatupad. Ito ay ibinibigay sa pamamagitan ng maximum na pag-type at stencilling ng mga dokumento, pag-iisa ng lokasyon ng data sa larangan ng dokumento, pag-unlad ng mga teknolohiya at mga kondisyon na pagdadaglat;
Pagiging kumplikado ng pagkakaisa. Kapag ito ay isinasagawa, ang lahat ng mga kinakailangan para sa dokumento sa lahat ng mga yugto ng paglikha, pagpuno, pagproseso at pag-iimbak nito ay dapat ibigay. Bilang karagdagan, ang mga kakayahan ng psychophysiological ng isang tao at ang mga parameter ng mga teknikal na paraan ay dapat isaalang-alang;
pagiging informative. Nangangahulugan ng pagsasama sa mga dokumento ng mga detalye lamang na kailangan para sa desisyon mga tiyak na gawain, para maghanap at kumpirmahin legal na puwersa dokumento;
Pagbawas ng bilang ng mga uri ng mga dokumento. Nakamit sa pamamagitan ng pagpapabuti ng mga pamamaraan ng pamamahala, halimbawa, sa direksyon ng malawakang paggamit ng kagamitan sa opisina;
Katatagan ng mga kinakailangan para sa mga dokumento (itinatag ng mga pamantayan ng estado at industriya);
Interfacing sa mga umiiral na sistema ng pag-uuri at coding ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon;
Kakayahang kumita. Nakamit sa pamamagitan ng makatwirang pagsasama mga dokumento sa sistema ng dokumentasyon, ang malawakang paggamit ng mga form, ang nakapangangatwiran na layout ng mga form ng dokumento, ang pagtatatag ng pinakamainam na dami ng mga detalye, atbp.
Mayroong 3 paraan upang pag-isahin ang mga teksto: stencil, talatanungan at talahanayan.
Stencil ay isang paraan ng pagkuha ng patuloy na impormasyon bilang naka-link na teksto na may mga puwang para sa variable na impormasyon. Sa anyo ng isang stencil, isang bilang ng mga order, mga pahayag ay nilikha.
Palatanungan- isang paraan ng pagpapakita ng isang pinag-isang teksto, kung saan ang palaging impormasyon ay matatagpuan sa kaliwang bahagi ng sheet, at ang variable ay ipinasok sa dokumento sa proseso ng pag-compile nito sa kanang bahagi ng sheet. Sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon para sa organisasyon at mga dokumentong pang-administratibo ang paraan ng questionnaire ay nag-simulate ng mga order para sa pagpasok, paglipat, pagpapaalis; mga ulat ng tauhan at mga tala ng paliwanag. Mga kalamangan ng mga talatanungan: ang paghahanda ng dokumento ay pinasimple, ang makinilya na gawain ay pinadali; Ang mga kinakailangan para sa pagkopya ng impormasyon ay nilikha.
mesa- sirang teksto, na matatagpuan ayon sa isang tiyak na prinsipyo: ang palaging impormasyon ay matatagpuan sa mga heading ng column at sidebar, at ang variable ay matatagpuan sa intersection ng kaukulang mga column at linya. Mayroon itong malaking kapasidad ng impormasyon, nagbibigay-daan sa iyong mahigpit na pag-uri-uriin, pag-encode ng impormasyon, at madaling ibuod ang data. Gayunpaman, ito ay mas kumplikado sa typescript.
Sa anyo ng tabular, ang DDD para sa OSA ay nagpapakita ng: staffing, iskedyul ng bakasyon, mga order ng tauhan.
Ang epekto ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ng pamamahala ay maaaring hindi direkta (pagpapabuti ng kalidad ng pamamahala, ang kahusayan ng paggamit ng kagamitan sa opisina, pagpapabilis ng turnover ng mga mapagkukunang pinansyal) at direkta (pagbabawas ng mga gastos sa paggawa (at samakatuwid ang gastos ng sahod) kapag nagtatrabaho sa mga dokumento, ang pagkonsumo ng mga materyales para sa kanilang produksyon, mga tiyak na pamumuhunan sa kapital para sa kagamitan sa opisina, ang halaga ng pamumura at pagkumpuni ng kagamitan sa opisina).
Ang standardisasyon ay ang aktibidad ng pagtatatag ng mga pamantayan, tuntunin at katangian upang matiyak:
Kaligtasan ng mga produkto, gawa at serbisyo;
Buhay at kalusugan;
Pagiging tugma sa teknikal at impormasyon, pati na rin ang mga mapagpapalit na produkto;
Pag-save ng lahat ng uri ng mapagkukunan.
Ang lahat ng GOST na tumatakbo sa teritoryo ng ating bansa ay pinagsama sa isang solong sistema ng standardisasyon ng estado - isang hierarchically organized na sistema ng pag-uuri at ang mga GOST mismo.
Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng institusyon, upang gawing pamantayan ang kanilang anyo, upang mabawasan ang mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa kanilang paghahanda at pagproseso, upang makamit ang impormasyon, ang pagiging tugma ng mga awtomatikong database, ang trabaho ay isinasagawa. sa pambansang ekonomiya upang pag-isahin ang mga dokumento at lumikha ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDD ).
Ang DDD ay isang set ng magkakaugnay na pinag-isang anyo ng isang dokumento na nagbibigay ng dokumentadong presentasyon ng data sa ilang partikular na anyo aktibidad sa ekonomiya.
Sa gitna ng paglikha ng DDD ay ang paraan ng pag-iisa - ang pagtatatag ng pagkakapareho sa komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nilikha kapag nilulutas ang parehong uri ng mga gawain sa pamamahala. Kasabay nito, ang mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay binuo na nagbibigay ng integrative na awtomatikong pagproseso ng data.
Sistema ng estado ng dokumentadong suporta sa pamamahala
(GSDOU) ay isang hanay ng mga prinsipyo at panuntunan na nagtatatag ng pare-parehong mga kinakailangan sa dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala at samahan ng trabaho na may mga dokumento sa mga katawan kontrolado ng gobyerno sa mga negosyo.
Ang pangunahing layunin ng GSDOU ay upang i-streamline ang daloy ng trabaho ng organisasyon, bawasan ang bilang at pagbutihin ang kalidad ng mga dokumento, lumikha ng pinaka-kanais-nais na mga kondisyon para sa paggamit ng mga teknikal na paraan at modernong teknolohiya para sa pagkolekta, pagproseso at pagsusuri ng impormasyon.
Ang mga pangunahing probisyon ng GSDOU ay sumasaklaw sa mga isyu ng pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala, pag-aayos ng trabaho gamit ang mga dokumento, mekanisasyon at automation ng trabaho gamit ang mga dokumento.
Mayroong mga sumusunod na uri ng mga dokumento:
Sa pamamagitan ng layunin (paraan ng pag-aayos ng mga katotohanan (mga auto protocol, mga ulat) at paraan ng pagpapadala ng mga dokumento (liham, telegrama)).
Ayon sa pinagmulan (opisyal at personal na mga dokumento).
Sa pamamagitan ng anyo (indibidwal, pamantayan, screen).
Sa pamamagitan ng mga tuntunin ng pagpapatupad at pag-iimbak (permanente, pangmatagalan, pansamantala).
Sa pamamagitan ng lugar ng compilation (panloob at panlabas).
Sa pamamagitan ng pangalan (mga order, decrees, ulat).
Sa pamamagitan ng mga yugto ng paglikha (mga extract, duplicate, orihinal).
Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, upang gawing pamantayan ang kanilang anyo, upang mabawasan ang mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa kanilang paghahanda at pagproseso, upang makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng mga awtomatikong database sa pambansang ekonomiya, isinasagawa ang trabaho upang pag-isahin ang mga dokumento at lumikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. (USD) - isang hanay ng magkakaugnay na pinag-isang anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng dokumentadong presentasyon ng data sa ilang uri ng aktibidad na pang-ekonomiya, paraan ng kanilang pag-uugali, mga materyales sa regulasyon at pamamaraan para sa kanilang pag-unlad at aplikasyon. Ang paraan ng pag-iisa ay ang batayan para sa paglikha ng DDD - ang pagtatatag ng pagkakapareho ng komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala na nilikha kapag nilulutas ang parehong uri ng OA_show (12); mga tungkulin at gawain ng pamamahala.
Kasabay nito, ang mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay binuo na nagbibigay ng pinagsama-samang awtomatikong pagproseso ng data na nilalaman sa DDD.
Sa kasalukuyan ay mayroong walong DRD:
isang pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;
· pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng bangko;
· isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyon at organisasyon sa badyet;
· pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;
· isang pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;
isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;
· pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund ng Russian Federation;
· pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.
Ang DDD ay binuo ng mga nauugnay na ministri at departamentong pinagkatiwalaan sa gawaing ito. Upang panatilihing napapanahon ang DDD, isinasagawa ang mga hakbang na nagbibigay para sa pagpapakilala ng mga pagbabago at pagdaragdag sa hanay ng kontrol ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento kung kinakailangan.
Sa mga negosyo, sa mga institusyon, mga organisasyon, kasunod ng mga resulta ng pag-iisa, ang isang Talaan ng Mga Form ng mga Dokumento ay pinagsama-sama - isang solong dokumento ng regulasyon, na isang listahan ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumento na kinakailangan at sapat para sa isang naibigay na organisasyon upang epektibong lutasin ang mga problema at magsagawa ng mga tungkulin sa pamamahala. Sa katunayan, ang Sheet of Forms of Documents ay isang reference na libro, na naglalaman sa isang maayos na anyo ng mga anyo ng mga dokumento na ginagamit sa organisasyon, pati na rin ang mga yugto ng paghahanda at pagpapatupad ng dokumento. Ito ay nasa anyo ng isang mesa. Ang scheme ng Timesheet ay batay sa pag-uuri ng mga function na ginagawa ng lahat ng mga departamento ng organisasyon.
Sa batayan ng Time Sheet, isang Album ng mga form ng dokumento ay nilikha - isang koleksyon ng mga karaniwang pinag-isang anyo ng mga dokumento na kinakailangan para sa institusyong pang-edukasyon ng preschool ng partikular na organisasyon, institusyon, negosyong ito.
Ang album ng mga form ng dokumento sa organisasyon ay dapat ipakita sa dalawang bersyon:
Papel (sampol ng sanggunian), na nakaimbak sa serbisyo ng pamamahala ng opisina ng Organisasyon (sa opisina);
Isang elektronikong kopya na dapat nasa bawat workstation.
Parehong inaprubahan ng pinuno ng organisasyon ang Album at ang Sheet ng mga form ng dokumento.
Ang terminong "pagsasama-sama ng mga dokumento" ay nangangahulugang ang pagtatatag pagkakapareho ng komposisyon at anyo mga dokumento ng pamamahala na nag-aayos ng parehong uri ng mga function ng pamamahala.
Pinag-isang Documentation System (UDS) - ito ay isang sistema ng dokumentasyon na nilikha ayon sa pare-parehong mga tuntunin at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang tiyak na larangan ng aktibidad (GOST-98).
Ang pag-iisa ay isinasagawa upang:
Pagbawas ng hindi makatarungang bilang ng mga dokumentong ginamit sa mga aktibidad ng organisasyon;
· typification ng kanilang mga anyo (istraktura, mga constructions ng wika);
Pagbawas ng mga gastos (paggawa, materyal, oras) para sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento, ang kanilang accounting at imbakan;
· pagkamit ng pagkakatugma ng impormasyon ng iba't ibang mga sistema ng dokumentasyon.
Standardisasyon ay ang proseso ng pagtatatag at paglalapat ng mga panuntunan na may layuning i-streamline ang mga aktibidad sa isang partikular na lugar na may partisipasyon ng lahat ng mga interesadong partido. Ang standardisasyon ng dokumentasyon ay isang anyo ng legal na pagsasama-sama ng mga resulta ng pagkakaisa.
Ang pangunahing layunin ng pag-iisa at standardisasyon ay ang paglikha ng naturang mga sistema ng dokumentasyon, ang paggamit nito ay cost-effective, tataas ang pangkalahatang kultura ng pamamahala, at hahantong sa pagtaas ng oras para sa mga malikhaing elemento ng gawaing pangangasiwa.
Ang pag-iisa at standardisasyon ay ang mga pangunahing direksyon para sa pagpapabuti ng dokumentasyon, na humahantong sa isang pagbawas sa gastos sa paglikha ng mga dokumento ng pamamahala.
Mga bagay pag-iisa at standardisasyon sa mga aktibidad sa pamamahala ay:
a) mga termino at kahulugang ginagamit kapag nagtatrabaho sa impormasyon ng pamamahala (halimbawa, GOST "Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan");
b) mga istruktura ng organisasyon ng mga institusyon, organisasyon, negosyo (halimbawa, ang all-Russian classifier ng mga pampublikong awtoridad at administrasyon - OKOGU);
c) mga klasipikasyon ng mga tungkulin ng pamamahala;
d) dokumentasyon ng pamamahala (OKUD).
Pinag-isang Documentation System (UDS)
isama ang:
Ú mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon na nagtatatag ng komposisyon at nilalaman ng trabaho sa pag-iisa ng mga anyo ng mga dokumento para sa iba't ibang mga layunin ng pagganap;
Ú all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon (OK TESI), na nagbibigay ng pinagsama-samang awtomatikong pagproseso ng data na nilalaman sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon;
Ú pinag-isang mga anyo ng mga dokumento (time sheet at album ng mga form ng dokumento).
Marami sa mga pamamaraan na ipinatupad sa loob ng balangkas ng pamamahala ng mga talaan ay dapat isagawa alinsunod sa pare-parehong mga kinakailangan na itinatag ng estado at internasyonal na pamantayan. Ang standardisasyon sa larangan ng dokumentasyon ay malulutas ang mga problema ng teknikal at pagkakatugma ng impormasyon ng mga carrier ng impormasyon at teknolohiya para sa pagproseso nito.
Mga pangunahing kaalaman sa kasalukuyan sistema ng estado RF standardization set pederal na batas na may petsang Disyembre 27, 2002 "Sa teknikal na regulasyon" at ang pangkat ng mga pamantayan ng sistema na "Standardization sa Russian Federation" (GOST 2004-2005). Ang mga pamantayan ay nahahati sa internasyonal - ISO, interstate, pambansa - GOST R, industriya - OST, mga pamantayan ng mga organisasyon - CO. Mula noong 2005, isang bagong sistema ng mga pamantayan ang nilikha alinsunod sa pederal na batas na "Sa Teknikal na Regulasyon".
Mayroong maraming mga pamantayan na nauugnay sa pamamahala ng dokumento. Sa kanila:
© GOST 6.10.5-87 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Mga kinakailangan para sa pagtatayo ng layout form";
© GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan";
© GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon";
© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Pamamahala ng dokumento. Pangkalahatang mga kinakailangan" at iba pa.
Ang pag-uuri at coding ay napapailalim sa mga bagay na panlipunan at pang-ekonomiya at ang kanilang mga pag-aari, ang impormasyon tungkol sa kung saan ginagamit sa mga aktibidad ng pamahalaan at administrasyon at nakapaloob sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.
Mga tagapag-uri ng TESI- ito ay mga dokumento ng regulasyon na naglalaman ng isang sistematikong hanay ng mga pangalan ng mga bagay na ipinakita bilang mga pangkat ng pag-uuri at mga code na itinalaga sa kanila. Nilikha ang mga ito para sa layunin ng pagproseso ng impormasyon sa awtomatiko mga sistema ng impormasyon. Sa kasalukuyan, 37 all-Russian at patuloy na interstate classifier ang binuo at gumagana. Lahat ay bumubuo ng isang solong pag-uuri at coding system na TESI (ESKK TESI).
Depende sa Mga lugar ng paggamit ang mga classifier ay nahahati sa all-Russian, branch at classifier ng mga negosyo (mga organisasyon). Mula sa pananaw nilalaman ang mga classifier ay nahahati:
· sa mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ng pamamahala, mga gawain na nalutas sa mga awtomatikong sistema ng kontrol, mga uri ng aktibidad, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig:
- All-Russian classifier ng mga pamantayan - OKS,
- All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala - OKUD,
- All-Russian product classifier - OKP,
- All-Russian classifier ng mga pera - OKV,
- All-Russian classifier ng mga unit ng pagsukat - OKEI, atbp.;
· mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga istruktura ng organisasyon:
- All-Russian classifier ng mga pampublikong awtoridad at administrasyon - OKOGU,
- All-Russian classifier ng mga negosyo at organisasyon - OKPO,
- All-Russian classifier ng mga pang-ekonomiyang rehiyon - OKER;
· mga klasipikasyon ng impormasyon ng populasyon at tauhan:
- All-Russian classifier ng impormasyon tungkol sa populasyon - OKIN,
- All-Russian classifier ng mga specialty sa edukasyon - OKSO,
- All-Russian classifier ng mga trabaho ng mga manggagawa, mga posisyon ng mga empleyado at mga kategorya ng sahod - OKPDRTR, atbp.
Kasabay ng aktibidad sa paglikha ng mga classifier (mula noong 1971), ang pagbuo ng mga pinag-isang sistema na nilayon para magamit sa mga awtomatikong sistema ng kontrol ng iba't ibang antas ay isinagawa. Bilang resulta ng maraming taon ng trabaho upang mapabuti ang dokumentasyon, higit sa 3.5 libong mga anyo ng pagpaplano, accounting, pananalapi, organisasyon, administratibo at iba pang mga dokumento, pinagsama sa All-Russian Classifier of Management Documents (OKUD), ay pinag-isa. Ang bawat isa sa mga dokumento ay nakatanggap ng isang pagtatalaga ng code, na tinutukoy sa pamamagitan ng pag-aari sa isa sa mga DRC at ang lugar ng dokumento sa loob ng sistemang ito. Ang core ng bawat DDD ay ang mga anyo ng mga dokumento - iyon ay, naayos sa mga itinalagang lugar permanenteng mga detalye na naglalaman ng permanenteng impormasyon.
Hanggang 1993, mayroon kaming higit sa 20 pinag-isang sistema ng dokumentasyon, at mula noong 1993, sa pamamagitan ng Decree of the State Standard ng Disyembre 30, 1993, walong DDD ang naaprubahan:
1. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo - 8 grupo ng mga dokumento (USORD).
2. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko - 14 na grupo ng mga dokumento.
3. Pinag-isang sistema ng accounting sa pananalapi at dokumentasyon ng pag-uulat ng mga institusyon at organisasyon sa badyet - 3 grupo.
4. Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon - 13 grupo ng mga dokumento.
5. Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat ng dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo - 3 grupo ng mga dokumento.
6. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa - 6 na grupo ng mga dokumento.
7. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Pension Fund ng Russian Federation - 3 grupo ng mga dokumento.
8. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan - 6 na grupo ng mga dokumento.
Ang lahat ng pinag-isang sistema ay may kasamang mga sample ng sanggunian ng mga anyo ng mga partikular na dokumento, ang komposisyon at nilalaman nito ay ina-update kung kinakailangan, pati na rin ang mga materyales sa regulasyon at pamamaraan para sa pagpuno at paglalapat ng mga dokumentong ito. Ang pinuno ng organisasyon ay responsable para sa aplikasyon ng mga anyo ng mga dokumento na kasama sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pangangasiwa ng estado para sa pagsunod sa mga kinakailangan ng DDD sa pampublikong sektor ay itinalaga sa mga katawan ng standardisasyon at metrology, at sa non-governmental na sektor - sa lokal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap.
Kaya, ang DDD ay ang mga anyo ng mga dokumento na dinala sa pinakamalaking posibleng pagkakapareho, pinagsama sa pangunahing pangkalahatang pamamahala ng mga functional system at nilayon para sa paggamit ng lahat ng mga organisasyon, anuman ang antas ng pamamahala at anyo ng pagmamay-ari, gamit ang parehong tradisyonal at halo-halong, gamit ang computer teknolohiya, mga pamamaraan sa pagproseso ng dokumento, impormasyon.
Ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay binuo batay sa:
Pagkakatulad ng mga anyo ng mga dokumento;
regulasyon ng nilalaman ng mga dokumento na kasama sa bawat sistema;
pagbubukod ng duplicate na data mula sa mga dokumento;
pagkakaisa ng terminolohiya at simbolo na ginamit;
Pagtatatag ng magkakatulad na mga panuntunan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga detalye ng mga dokumentong karaniwan sa lahat ng sistema ng dokumentasyon.
Kasama ng mga pambansang sistema ng dokumentasyon, mayroong mga pinag-isang sistema ng dokumentasyon na sumasalamin sa mga detalye ng industriya (kalusugan, edukasyon, agham, atbp.) o mga aktibidad ng negosyo. Ang mga isyu sa pagtukoy sa komposisyon ng dokumentasyong ito, nilalaman nito, panloob na organisasyon at disenyo ay pinangangasiwaan ng mga departamento o iba pang organisasyon na opisyal na kinilala bilang pinuno sa mga partikular na lugar ng aktibidad. Ang mga anyo ng industriya ng mga dokumento ay may normatibong katangian sa loob ng isang partikular na industriya o departamento.
Sa mga nagdaang taon, ang mga pamantayan ng negosyo ay naging laganap, na batay sa mga internasyonal na kinakailangan na itinakda sa mga pamantayan ng ISO.
Kasama sa pagsasama-sama ng dokumentasyon ng pamamahala pagkakaisa ng komposisyon at mga anyo mga dokumentong ginagamit sa pagdodokumento ng mga dokumento sa pamamahala.
Pagkakaisa komposisyon mga dokumento ay upang pumili at ayusin ang isang hanay ng mga dokumento , kinakailangan at sapat para sa paglutas ng mga problema sa pamamahala. Bilang resulta ng pag-iisa ng komposisyon ng mga dokumento, ang mga form na hindi sanhi ng pangangailangan para sa pamamahala ay hindi kasama. Ang mga resulta ng pag-iisa ng komposisyon ng mga dokumento ay pinagsama-sama sa sheet ng form ng dokumento.
Sheet ng mga form ng dokumento- ito ay isang listahan ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na pinapayagan para sa paggamit, kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga pag-andar at mga gawain ng mga aktibidad sa pamamahala, na may isang paglalarawan ng kanilang legal na katayuan, mga yugto ng paghahanda at pagpasa (Annex 67) .
Ang sheet ng mga form ng mga dokumento ay inilaan para sa:
pag-optimize ng komposisyon ng mga dokumento at ang kanilang pag-uuri;
normative consolidation ng pamamaraan para sa paghahanda ng mga dokumento ng pamamahala sa organisasyon;
pag-iisa ng mga form ng dokumento;
· pag-streamline ng dokumentaryong base ng organisasyon para sa epektibong paggamit ng teknolohiya ng computer.
Sa kasalukuyang aktibidad, ang sheet ng mga form ng mga dokumento ay gumaganap ng function ng isang reference book na naglalaman sa isang maayos na paraan ng lahat ng mga anyo ng mga dokumento na ginagamit ng organisasyon, at nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na maghanap mga kinakailangang form mga dokumento.
Kasama sa sheet ng mga form ng dokumento ang:
a) mga anyo ng mga dokumentong inaprubahan ng mga regulasyong ligal na aksyon pinakamataas na katawan mga awtoridad at administrasyon, mga katawan ng pamamahala ng sangay at koordinasyon ng intersectoral;
b) ang mga form na ginamit sa organisasyong kasama sa OKUD;
v) mga panloob na anyo mga dokumentong inaprubahan ng mga regulasyon ng organisasyong ito.
Ang lahat ng mga napiling anyo ng mga dokumento ay inuri alinsunod sa listahan (classifier) ng mga pag-andar ng samahan, pagkatapos nito ay ipinasok sa naaangkop na mga haligi ng time sheet. Ang mga seksyon ng time sheet ay maaaring ang mga pangalan ng mga istrukturang dibisyon ng organisasyon o ang mga pangalan ng mga function ng pamamahala (functional attribute).
Pagkakaisa mga form
Ang mga dokumento ay binubuo sa pagpili at pagsasama-sama sa pinag-isang anyo ng mga dokumento mga tagapagpahiwatig at detalye ng impormasyon
, naaayon sa layunin
mga dokumento niyu, at ang pagtatatag ng mga pare-parehong kinakailangan para sa kanilang paghahanda.
Ang mga resulta ng pag-iisa ng mga form ng dokumento ay naayos sa album ng mga form ng dokumento, na ginagamit sa mga aktibidad ng mga ministri, departamento at organisasyon. Album ng mga form ng dokumento - ito ay isang koleksyon ng mga sanggunian na pinag-isang anyo ng mga dokumento na ginagamit upang idokumento ang mga aktibidad ng organisasyon. Pinag-isang Form ng Dokumento – ito ay isang form na may mga detalye na mandatory para sa isang partikular na uri ng dokumento na may pinag-isang pagsubok. Ang layunin ng pagbuo ng album ng mga form ng dokumento ay upang ayusin ang anyo at nilalaman ng mga dokumentong ginagamit sa isang organisasyon. Bawat isa structural subdivision dapat mayroong Time Sheet at Album ng mga anyo ng mga dokumento, at ang kanilang pagpapanatili at kontrol sa aplikasyon ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng dokumento.
Upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon at negosyo, upang gawing pamantayan ang kanilang anyo, upang mabawasan ang mga gastos sa paggawa, oras at materyal para sa kanilang paghahanda at pagproseso, upang makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng mga awtomatikong database sa pambansang ekonomiya, isinasagawa ang trabaho upang pag-isahin ang mga dokumento at lumikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. (USD) - isang hanay ng magkakaugnay na pinag-isang anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng dokumentadong presentasyon ng data sa ilang uri ng aktibidad na pang-ekonomiya, paraan ng kanilang pag-uugali, mga materyales sa regulasyon at pamamaraan para sa kanilang pag-unlad at aplikasyon.
Pagsasama-sama ng mga dokumento -ang pagtatatag ng isang solong hanay ng kanilang mga uri at uri para sa mga katulad na sitwasyon ng pamamahala, ang pagbuo ng magkakatulad na anyo ng mga dokumento at magkatulad na mga panuntunan para sa kanilang paghahanda, disenyo at paglikha ng mga tekstong stencil.
Ang pag-iisa ay ang pagtatatag ng pagkakapareho sa pagbuo ng dokumento. Maaari mong pag-isahin hindi lamang ang form, mga detalye at lokasyon, kundi pati na rin ang nilalaman. Sa partikular, ang format ng papel, laki ng margin, mga font, mga pangalan ng mga uri ng mga dokumento ay pinag-isa. Ang mga tuntunin para sa paghahanda ng mga dokumento ay nabawasan, ang bilang ng kanilang mga uri ay nabawasan, ang oras ng mga empleyado ay nai-save, ang kakayahang iakma ang mga dokumento para sa pagproseso sa pamamagitan ng kagamitan, atbp.
Ang pangangailangang pag-isahin ang dokumentasyon ng pamamahala ay dahil sa katotohanang pinapayagan nito ang:
¨ ayusin ang sentralisadong produksyon ng mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala;
¨ upang mabawasan ang gastos ng trabaho sa paghahanda ng mga dokumento ng pamamahala;
¨ upang magsagawa ng isang mekanisadong paghahanap para sa impormasyong naitala sa iba't ibang uri ng mga dokumento ng pamamahala;
¨ palawakin ang posibilidad ng paggamit ng kompyuter at kagamitan sa opisina sa pagproseso ng mga dokumento;
¨ gawing mas madali ang biswal na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon sa mga dokumento ng lahat ng uri.
Ang mga negosyo ay patuloy na nagtatrabaho sa pag-iisa ng mga dokumento, na binubuo sa pagtatatag ng mga pare-parehong anyo ng mga dokumento at pare-parehong mga patakaran para sa kanilang paghahanda, disenyo at paglikha ng mga teksto ng stencil, na nagsasangkot hindi lamang sa pag-streamline ng pagpapatupad ng mga dokumento, pag-istensil ng nilalaman, kundi pati na rin sa kanilang standardisasyon.
Nakakamit nito ang kahusayan, pinapabuti ang kultura ng trabaho ng administrative apparatus mismo, at binabawasan ang oras na ginugol sa pagtatrabaho sa mga dokumento.
Sa kasalukuyan, mayroong walong pinag-isang sistema ng dokumentasyon:
Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng accounting sa pananalapi, accounting at pag-uulat ng mga institusyong pangbadyet at organisasyon;
Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;
Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;
Pinag-isang Documentation System ng Pension Fund ng Russian Federation;
Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.
7. All-Russian classifier teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon.
Classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon - mga dokumento ng regulasyon na naglalaman ng isang sistematikong hanay ng mga pangalan ng mga bagay na ipinakita bilang mga grupo ng pag-uuri at mga code na itinalaga sa kanila.
Ang pag-uuri at coding ay napapailalim sa mga bagay na panlipunan at pang-ekonomiya at ang kanilang mga pag-aari, ang impormasyon tungkol sa kung saan ginagamit sa mga aktibidad ng pamahalaan at administrasyon at nakapaloob sa pinag-isang mga anyo ng mga dokumento.
Ang kabuuan ng mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon, pati na rin ang mga dokumentong pang-agham, pamamaraan at regulasyon para sa kanilang pag-unlad, pagpapanatili at pagpapatupad, pati na rin ang mga serbisyo na nagsasagawa ng trabaho sa pag-uuri at coding, ay bumubuo pinag-isang sistema klasipikasyon at coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon (ESKK TESI).
Depende sa larangan ng aplikasyon, ang mga classifier ay nahahati sa all-Russian, sectoral at enterprise classifiers.
Ang lahat ng mga classifier, depende sa nilalaman, ay nahahati sa tatlong grupo:
Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ng pamamahala, mga gawain na nalutas sa mga awtomatikong sistema ng kontrol, mga uri ng aktibidad, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig
Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga istruktura ng organisasyon
Mga classifier ng impormasyon ng populasyon at workforce
Ang mga bagay ng pag-uuri sa OKUD ay all-Russian (intersectoral, interdepartmental) pinag-isang mga anyo ng mga dokumento na inaprubahan ng mga ministries (departamento) ng Russian Federation - mga developer ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).
Ang OKUD ay naglalaman ng mga pangalan at pagtatalaga ng code ng pinag-isang anyo ng mga dokumentong kasama sa naaprubahang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.
Mga tanong para sa pagpipigil sa sarili:
1. Aling mga departamento ang nakibahagi sa paglikha ng batayan ng regulasyon at pamamaraan ng modernong gawain sa opisina?
2. Anong mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan ang kumokontrol sa mga aktibidad ng institusyong pang-edukasyon sa preschool?
3. Anong uri ng mga dokumento ng regulasyon ang nagtatatag ng mga panahon ng pagpapanatili?
4. Sa ano mga normatibong dokumento Naayos ba ang komposisyon, pagkakasunud-sunod at pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga mandatoryong operasyon ng negosyo?