Образец за бланки на организацията. Образци, формуляри, формуляри на документи в MS-Word и MS-Excel и графични формати Основни форми

Разделът представя стотициформуляри в MS-Word и MS-Excel, както и в графични формати. Всички те се поддържат актуални. Всички формуляри, образци, формуляри на официални документи в онлайн версията на системата ConsultantPlus. Връзки към най-важните и често използвани формуляри са предоставени директно на тази страница и могат да бъдат изтеглени директно в Excel или Word.

Над 80 000 заготовки, формуляри и мостри стандартни договори, договори, учредителни, организационни и вътрешни документи, формуляри на данъчно отчитане и счетоводство за предприятия, застрахователни, банкови институции, можете да намерите в информационна банка "Бизнес документи".

Счетоводни формуляри

Списъкът включва най-важните и широко използвани форми на счетоводни отчети, одобрени от Министерството на финансите Руска федерация. Счетоводни формуляри не са изброени

Формуляри за отчети за организации, различни от кредитни, застрахователни и бюджетни организации:

Форми на данъчно счетоводство и отчетност

Списъкът включва най-важните и широко използвани форми и форми на данъчно счетоводство и отчетност, утвърдени от федералните власти държавна власт. Формулярите на данъчно счетоводство и отчетност, които не са в списъка, могат да бъдат намерени директно в документите, които ги одобряват.

Форми на данъчно счетоводство и отчитане на данък върху добавената стойност:

връщане на ДДС
Уведомление за упражняване на правото на освобождаване от изпълнение на задължения на данъкоплатеца, свързани с изчисляването и плащането на данък върху добавената стойност

„Кой в какво е“ - този подход при проектирането на формуляри се използва от много руски чиновници и секретари. В същото време напълно забравят, че формата е лицето на компанията. Репутацията на компанията зависи от това колко внимателно сте се отнасяли към нейното създаване. Научете как да пишете официални формуляри.

Формулярът на документа съдържа набор от данни, които идентифицират автора на официалния писмен документ. Съдържа само постоянна информация за организацията – автор на документа, характеризираща го като създател на официалния писмен документ.

Защо използваме формуляри? Празен документ е лист хартия със стандартен размер, върху който различни технически средствапредоставени подробности. Придава на информацията официален характер и ускорява процеса на създаване на документ.

Документ, създаден на бланка в съответствие с държавния стандарт, има високо качество външен вид, лесен за възприемане, удобен за използване, съхраняване, прехвърляне чрез всякакви средства за комуникация и изпълнява основната си функция - запазване на информацията. Освен това използването на формуляри намалява разходите за труд за изготвянето му.

Кога да използвате формуляри

На първо място, трябва да запомните, че само първата страница на документа се прави върху формулярите, а останалите от следващите страници се правят на стандартни листове хартия. Ако документът трябва да бъде изпратен на няколко адреса, тогава първият лист от деловодството на всяко копие на документа се създава върху формулярите, които са предназначени да бъдат изпратени от организацията.

Организационни и административни документи: писма, удостоверения, протоколи, заповеди, инструкции, наредби, инструкции и др. трябва да бъдат създадени върху формулярите на документи.

Информационни и справочни документи: бележки, служебни бележки, предложения, изявления, изявления и др., които са вътрешни и не се изпращат до други организации, се създават на стандартен лист с всички необходими детайли.

За тези видове документи можете да разработите електронна формаформуляри и ги запишете на вашия компютър. Това ще унифицира вътрешната информация и справочните документи и ще намали времето за тяхното създаване. някои организационни и правни документи(устав, учредителен договор) се съставят на стандартни листове хартия А4 с всички необходими данни.

Концепцията за формуляр е напълно приложима само за хартиени документи, но при автоматизиране на работата в офиса се практикува създаване на електронни формуляри, съдържащи електронни изображения на формуляри, чието използване или попълване ви позволява да създавате пълноценни документи, които отговарят на съвременните правила и настоящите хартиени формуляри.

Изготвянето на оформления на формуляри е функция на деловодството. Нейните задължения включват и предоставяне на формуляри структурни подразделения, контрол върху правилното използване на формулярите, навременното въвеждане на промени в тях (ако има такива в организацията).

Как да попълните данните на формуляра

Разположението на детайлите върху формите може да бъде надлъжно и ъглово.

В надлъжно разположениедетайлите се поставят по горното поле на листа и се подравняват по ширина или в центъра.

В ъглово местоположениедетайлите се поставят в горния ляв ъгъл на листа и се подравняват или в лявото поле, или в центъра на разпределената област.

Всяка организация има право да избира разположението на детайлите при разработването на формуляри. Съставът на детайлите на формуляра не зависи от варианта на тяхното местоположение и остава непроменен.

емблемаорганизация (символично графично изображение) трябва да бъде заложена в учредителните документи на организацията. V Граждански кодекс RF част 4 дава следното определение: „Емблемата е средство за визуална идентификация на организацията. Може да се състои от словесни, фигуративни, триизмерни и други обозначения или техни комбинации в любимия ви цвят или цветова комбинация.

Може да се използва като емблема търговска марка(марка за обслужване) или търговско обозначение, които се поставят на бланка в съответствие с учредителните документи на организацията. Търговската марка или търговското обозначение трябва да бъдат регистрирани. В този случай правото на използването им е защитено от закона, включително на официални формуляри.

Емблемата на организацията се поставя върху формуляра или в горното поле над името на организацията, или в лявото поле на същото ниво като името на организацията - автор на документа.

Важно е да запомните, че НЕ Е РАЗРЕШЕНО:

заменете името на организацията с нейната емблема на бланка;
поставете върху формите изображението на герба и емблемата едновременно.

Име на организацията - автор на документасе отпечатва първо изцяло, а по-долу - в съкратен вид, но в стриктно съответствие с учредителните документи, въз основа на които е формиран и функционира тази организация. Съкратеното наименование е оградено в скоби.

Код на организациятасе поставя съгласно Публичния класификатор на индустриалните сдружения и предприятия (ОКПО). Кодът на OKPO е елемент от електронната идентификация на организацията.

Код на типа документвписани във формата по Публичния класификатор управленска документация(OKUD). Кодът на OKUD е елемент от идентификацията на електронния документ.

Реквизит основен държавен регистрационен номер (OGRN) юридическо лицепоставени на формуляра в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

Идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP)се поставят върху формуляра и в съответствие с документите, получени от данъчните органи.

Всяка организация, въз основа на държавни стандарти, извършва работа с документи, като отчита спецификата на своята дейност, технологията на документиране и условията на работа на административния апарат. Тези вътрешни правила за документиране се прилагат чрез издаване на местни наредби (правила, правила, инструкции). Изискванията на организацията за изпълнение на документи обаче не трябва да противоречат на установеното държавни стандартиизисквания.

Основни правила за производство на формуляри

При разработването на формуляри на документи и тяхното по-нататъшно производство трябва да се помни, че основните изисквания за формулярите на документи са установени от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за документация.

Всяка организация приема метода на производство на формуляри самостоятелно, т.е. формулярите могат да бъдат отпечатани по типографски начин, посредством оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на документа. Изключение правят формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, които трябва да се правят само от печатни и печатни предприятия, които имат сертификати за технически и технологични възможности за производство определен типпродукти на правилното ниво на качество.

Най-разпространеният начин за създаване на формуляри е типографски, но формуляри могат да бъдат направени с помощта на онлайн инструменти за печат или възпроизвеждани с помощта на компютър. Шаблонът на формуляра, върху който е отпечатан текстът на документа, трябва да се съхранява в паметта на компютъра. За производството на формуляри се използват главно два размера хартия: A4 (210 x 297 mm) и A5 (210 x 148 mm). Всеки лист от документ, изпълнен както на бланка, така и на стандартен лист хартия, трябва да има полета най-малко 20 мм - отляво, 10 - отдясно, 20 - отгоре, 20 - отдолу.

Как да напиша писмо

Следните данни (информация за организацията) могат да бъдат поставени на бланка:

справочни данни за организацията (пощенски адрес, телефон/факс, адрес електронна поща);
организационен код за Общоруски класификаторинституции, организации и предприятия (ОКПО);
основно състояние регистрационен номер(OGRN);
идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);
код на формуляр на документ (ОКУД);
знак за регистрационен номер и дата на документа;
маркирайте за позоваване на номера и датата на документа.

Изтегли

Трябва да се отбележи, че името на вида на документа не е изписано на бланка, т.е. думата "Писмо" или "Бизнес писмо".

На формуляра има знаци за поставяне на две цифри и две дати: едната маркировка съдържа датата и регистрационния номер на документа (писмо), а другата дава връзка към датата и номера на получения (входящи) документ.

Видове форми и особености на техния дизайн

Има няколко вида формуляри, всеки от които има свои собствени правила за регистрация.

Изтегли
Изтегли
Изтегли
Изтегли

Общата форма се използва за регистрация на вътрешни документи на организацията. На такъв формуляр няма име на типа документ и е празно за много видове документи. Общата форма на организацията може да съдържа следните подробности:

фирмено лого или търговска марка (марка за услуга);
име на организацията (автор на документа);
знак за отбелязване на датата и номера на документа;
място на съставяне или създаване на документа (географска точка).

Формулярът за тип документ се различава от общия формуляр по това, че се добавя името на вида на документа (заповед, инструкция, протокол, акт и др.). Форми на видове документи е препоръчително да се създават в организация с голям брой различни видове документи.

Формуляр на два езика

Формулярът на два езика се използва в организации на съставните образувания на Руската федерация. Подробностите на формуляра, заедно с руския език, са отпечатани и на националния език. Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация се намира под или вдясно от името на руски език.

Името на организацията на чужд език се поставя върху формуляра, ако е записано в устава или правилника за организацията. В този случай се поставя под името на руски език. Ако организацията води кореспонденция с чуждестранни кореспонденти, тогава в този случай се създава формуляр на два езика. Всички подробности се повтарят на два езика, без изкривяване на името на организацията, нейната организационна и правна форма, адрес и референтни данни.

В големите организации, освен бланка, организациите създават бланки за структурни подразделения. Такива формуляри се различават само по това, че съдържат името на структурната единица под името на организацията - автор на документа. Структурното звено може да има бланка и формуляри за видовете документи, които често се използват в това структурно звено (заповед на ръководителя на структурното звено, протокол и др.).

Формуляри на длъжностни лица се създават за ръководителите на организацията, големи структурни подразделения, които имат право да подписват документи. Името на длъжността на ръководителя на организацията се поставя под името на организацията - автор на документа. На бланките на ръководителите на структурни поделения наименованието на длъжността се поставя заедно с наименованието на структурното подразделение.

ТВ Войцехович

консултант на

офис работа

Снимка: arrowrootmedia.com

Концепцията за "формуляр на документ". Основните изгледи, форми с изображението на държавния герб на Руската федерация и Република Коми. Редът за тяхното отчитане и използване.

Празен документ- набор от подробности, идентифициращи автора на официален писмен документ (GOST R 51141-98. Документи и архивиране. Термини и определения)

Формата на документа е лист хартия със стандартен формат, върху който се нанасят детайли с различни технически средства, съдържащи информация, която е постоянна за този вид документ.

Повечето организационни и административни документи: писма, удостоверения, протоколи, заповеди, заповеди, правилници, инструкции и др. – трябва да бъдат създадени върху празни документи.

Информационни и справочни документи – за тези видове документи могат да се разработят електронни формуляри и да се записват на компютър. Използването на този подход ще унифицира вътрешната информация и справочните документи и ще намали времето за тяхното създаване.

Всяка организация има право да решава сама за метода на производство на формуляри, тоест формуляри могат да бъдат отпечатани по типографски начин, чрез оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на документ. Изключение правят формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, който в съответствие с Постановление на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. № 1268 „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация" трябва да се изработват само от печатни и печатни предприятия, които имат сертификати за наличието на технически и технологични възможности за производство на посочения вид продукт с подходящо качество ниво.

При разработването на формуляри на документи и тяхното по-нататъшно производство трябва да се помни, че основните изисквания за формуляри на документи са установени от GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация" (например използвана хартия за производството на форми, трябва да бъде бял цвятили слабо оцветени в светли цветове).

Изискванията към формулярите на документи могат да бъдат посочени в организационните документи на организацията, инструкциите за работа в офиса и правилата за обработка на документи. Основното е, че тези изисквания не противоречат на стандарта.

В зависимост от местоположението на детайлите се инсталират две опции за формуляри: ъглови и надлъжни.

В зависимост от вида на документа, формулярите се делят на: обща форма; бланка; форма на определен вид документ.

Използва се общата формаза изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писма.

Общата форма, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва подробности:

14 - мястото на съставяне или публикуване на документа.

Общата форма на организационен и административен документ може да бъде направена въз основа на надлъжно или ъглово разположение на детайлите.

бланкаВ зависимост от учредителните документи на организацията, той включва подробности за:

01 - държавният герб на Руската федерация (02 - емблемата на субекта на Руската федерация или 03 - емблемата на организацията или търговската марка (марка на услугата));

04 - организационен код;

05 - основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;

06 - идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);

08 - наименование на организацията";

09 - справочни данни за организацията, както и ограничителни знаци за подробности:

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

И, ако е необходимо, гранични марки за горните граници на зоните за местоположение на детайли.2

15 - адресат;

18 - заглавие на текста;

19 - контролен знак;

20 - текст на документа.

Най-удобният за обработка и икономичен по отношение на използването на листовата площ е ъгловата заготовка. Използването на надлъжна форма на писмо е препоръчително в случаите, когато името на организацията съдържа голям брой отпечатани знаци, например, може да се случи, когато данните на формуляра са дадени на два или повече езика. В същото време детайлите трябва да бъдат отпечатани отляво на руски, а отдясно - на националния език, на същото ниво. Ако броят на използваните национални езици е повече от един, данните на руски език трябва да бъдат посочени по-горе, а по-долу - на националния език, като линията се простира до границата на дясното поле.

Формуляр на определен вид документ, с изключение на писмо(има специален вид формуляр за писмо), в зависимост от учредителните документи на организацията, той включва подробности:

08 - наименование на организацията;

10 - име на вида на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа, както и ограничителни знаци за подробности:

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа.

И, ако е необходимо, гранични марки за горните граници на зоните за местоположението на детайлите:

18 - заглавие на текста; 19 - контролен знак.

Редът за тяхното отчитане и използване

Върху подпечатаните формуляри се поставят по типографски или чрез изброяване серийни номера и, ако е необходимо, серия от тези номера. Подпечатаните формуляри се записват отделно по видове формуляри в регистрационния и счетоводен формуляр (карта, дневник), като се използват следните данни:

при получаване на формуляри:

- наименование на вида на печата; - дата на квитанцията; - номер на придружителния документ; - наименование на организацията - доставчик на печатни формуляри; - броят на копията; - серия и номера на формуляри за печат;

при издаване на формуляри:

Име на вида печат; - броят на копията; - серия и номера на формуляри за печат; - името на структурното подразделение на организацията, фамилията и инициалите на длъжностното лице - получател на формуляри за печат; - разписка за получаване; - бележка (маркировка за унищожаване и др.).

Щампованите формуляри се съхраняват в сигурно заключени и запечатани шкафове. Унищожаването на формуляри за печат се извършва съгласно акта с маркировка в регистрационния формуляр "(GOST R 6.30-2003, стр. 5.4, 5.5, 5.6).

Въпреки факта, че бланка на организацията не е легален документ, това е официален образец на бизнес кореспонденция, изпратена от компанията. Следователно към изпълнението на такъв документ се налагат определени изисквания, залегнали в съответния GOST R 6.30-2003.

Примерен формуляр може да бъде изтеглен в края на статията.

Формулярът служи като основен формуляр за бизнес кореспонденция и се използва в следните случаи:

при съставяне на изходяща кореспонденция;
за всякакви информационни писмаконтрагенти: известия, поздравления, търговски офертидруги;
съставяне на заповеди и предписания от вътрешен характер;
изготвяне на благодарности, поздравления към служителите;
изготвяне на договори с изпълнители, частни граждани.

По правило дизайнът на бланка на всяка организация се разработва по предварително създадена проба. Те изхождат от това, че нейните тонове, стил, художествени елементи съответстват търговска марка, марка, фирмено лого или приети фирмени цветове. Формулярът е създаден в специална програмаили с участието на специални фирми, занимаващи се с предоставяне на дизайнерски и печатни услуги.

Използва се в две версии:

хартия;
електронни.

И двата изгледа трябва да са абсолютно еднакви не само по съдържание, но и по параметри на страницата, пропорции и т.н., за да не се създава усещане за тяхната разлика.

В по-голяма степен формата играе представителна роля. За организациите е удобно да се свързват със своите партньори, клиенти или потенциални купувачи, като използват бланка с определен образец в кореспонденция. Освен това е удобно от практическа гледна точка: сред многото документи кореспонденцията на фирмата може да бъде открита много бързо чрез отличителни знаци.

Какво съдържа бланка: образец

Празно място без провалсъдържа:

пълно фирмено наименование на организацията;
данни за контакт (адрес, телефони, e-mail);
данни за плащане, уебсайт на компанията, TIN, KPP са по избор.

Нормативните документи не задължават компанията да създава лого, търговска марка и други художествени рисунки. Най-често обаче формата е не само самата форма с детайли, но и изображението на логото на LLC, индивидуален предприемач или друга компания, което му позволява да стане по-видимо и съответно да привлече повече клиенти.

Така, в най-простата си форма, примерната бланка на организация може да изглежда така.

И в повечето случаи художествените елементи се използват за създаване на ефекта на уникалността на формата: някои примери са показани по-долу.

Изисквания за бланки

Законодателството не съдържа понятието "бланка", следователно в много отношения, когато създава тази форма, една компания може да се придържа към собствената си гледна точка и да въплъти всяка идея за дизайн. Въпреки това, GOST R 6.30-2003 предвижда Подробно описаниеизисквания, които са по-скоро препоръчителни, отколкото задължителни. Ключовите са:

Текстът се прилага четливо и се изисква следната информация:

пълно име на фирмата;
адрес - действителен и юридически, с посочване на индекса и региона;
организационна и правна форма (IP, LLC, PJSC, обществено сдружение);
юрисдикция на структурата (в случай на бюджетни организации и публични органи).

Листов формат А4 или А5, хартия стандартно качество, бяла или с мек, светъл фон, чийто цвят е оставен по преценка на дизайнера.
Крайни отстъпи:

отляво, отдолу и отгоре 2 см;
вдясно 1 см.

Вдлъбнатината отляво е по-добре да се осигури малко повече от стандарта - 25-30 мм, тъй като в много организации хартиени носителишият в бизнеса.

Има и други класификации на формите - често такива форми се използват не само за организация, но и за отдел или специфичен официален, както и за клон (местно поделение) на дружеството. Също така, разделянето на видовете документи е свързано с тяхното предназначение - например понякога в една и съща организация се създават образци на бланки за конкретни документи. Схематично всички видове класификация са показани на фигурата.

От практическа гледна точка трябва да се вземат предвид няколко съвета, за да бъде използването на формуляра възможно най-удобно:

Могат да се използват фонови изображения на повърхността на хартията, но ако трябва да изпратите документа по факс, трябва да имате предвид, че те няма да се отпечатват и може да попречат на отразяването на основния текст.
Отново, от гледна точка на изпращането на факс, трябва да имате предвид, че шрифтът е достатъчно голям и четим.
По-добре е да не използвате гланцирана хартия и хартия с покритие, тъй като мастилото и синьото печатане могат да се „разпространят“ по повърхността му.
В електронната версия на документа е най-добре да поставите цялата неизменна информация в горните и долните колонтитули (име, данни за контакт, данни за плащане и т.н.) - за да не може да бъде изтрита или редактирана по небрежност.

По отношение на дизайна и художествените елементи унифицирани изискванияне съществува и не може да съществува. Има обаче няколко общи съвети, които ви позволяват да оформите формата по-красиво и да я направите привлекателна.

1. Стремете се към простота

От една страна, това е очевидно изискване, въпреки че на фона на бързото развитие на съвременните дизайнерски технологии е от особено значение. Простотата се отнася до използването на хармонични художествени мотиви и комбинацията от Голям брой(от 1 до 3) цвята. Погрешно е да се мисли, че успехът на дизайна на бланки зависи от голям брой елементи или ярки цветове. Всъщност, ако обърнете внимание на марките на световните лога, техните графики са базирани на прости мотиви.

Трябва да се има предвид, че форма, а търговската марка не е самото съдържание, а средство за представянето му по най-атрактивния начин. Ето защо, ако приложите излишък от ярки цветове, рисунки, тогава самата форма просто ще отклони цялото внимание от съдържанието на съобщението.

Освен това тромавите цветове носят известна лекомислие и дори недоверие към компанията - в тази връзка не забравяйте, че този документ се отнася до бизнес кореспонденция за служебна употреба.

Ето пример за примерна бланка на организация с прост дизайн.

2. Използвайте правилния графичен редактор

Най-простите и в същото време доста атрактивни форми могат да бъдат разработени в обичайното приложение на Ms Office Word. Въпреки това, има много други програми, които ви позволяват ефективно да обработвате и давате графична информация страхотни възможностиизбор на дизайн:

Photoshop;
илюстратор;
InDesign.

Словесната формула за привлекателността на формата е следната: тя трябва да привлича вниманието и да предизвиква желание да я вземете и да прочетете съдържанието.

ЗАБЕЛЕЖКА. Ако професионални програмине са налични, напълно възможно е да използвате Photoshop - важно е само да зададете резолюцията на поне 300 dpi.

3. Дайте приоритет

Първоначално трябва да решите каква информация трябва да бъде поразителна преди всичко и да я подчертаете с всички възможни методи - с по-едър и/или художествен шрифт, на по-видно място.

В примера по-долу компанията иска да подчертае своя номер за контакт - той е отпечатан едро вляво, както и търговската марка.

4. Използвайте допълнителни инструменти за персонализиране

Оригиналността винаги е ефективно средство за открояване от общия поток от информация. Следователно, използването на оригинална форма, необичайна комбинация от цветове винаги ще хваща окото и ще създаде по-приятно впечатление от дизайна на традиционен, незабележим външен вид.

5. Оживете рисунката си

В потока от ежедневна информация, който в повечето случаи има регулиран характер, придаването на ефекта на анимацията чрез „хуманизиране“ на картината може да бъде много плодотворна идея.

6. Не забравяйте за вашата марка

Разбира се, формулярът трябва или директно да съдържа логото на продукта, или да е подобен на него с мотивите си: цвят и комбинации от графични елементи.

7. Запазете на хартия

Ако спестите твърде много на хартия, тогава загубите на изображение могат да доведат до много по-високи разходи. Най-правилният вариант е дебелата хартия с еднаква, текстурирана повърхност. Това е такъв лист, който ще бъде приятно да вземете в ръцете си.

8. Добавете специални ефекти

Всяко допълнително средство за оригиналност ще помогне на документа да се открои от останалите. Използва се комбинацията от контрастни цветове на повърхността с красиви шарки.

9. Обърнете внимание на подравняването

Въпреки факта, че в повечето случаи се използват ъглови форми, правилата за форматиране на текст не са толкова очевидни. Те трябва да бъдат дадени Специално внимание. Можете да проведете анкета сред служителите за това колко успешна е тази или онази опция.

10. Не "размазвайте" картината

Празно е официален документ, а не рисунка, така че делът на художествените елементи не трябва да надвишава една четвърт.

Създаване на заготовка със собствените си ръце: видео

Ако има много малко време и искате да направите красива, но в същото време проста форма, можете да свършите работата в приложението Ms Word. Видеоурокът ще ви помогне с това.

Много компании и организации харчат много пари за създаване на маркова хартия с уникален дизайн, без дори да осъзнават, че можете сами да направите бланка. Няма да отнеме много време, а за да създадете, ще ви е необходима само една програма, която вече се използва във всеки офис. Разбира се, говорим за Microsoft Office Word.

Използване на богат набор от инструменти текстов редакторот Microsoft, можете бързо да създадете уникална извадка и след това да я използвате като основа за всякакви канцеларски материали. По-долу ще говорим за два начина, по които можете да направите бланка в Word.

Нищо не ви пречи веднага да започнете да работите в програмата, но ще бъде много по-добре, ако скицирате приблизителен изглед на заглавието на формуляра върху лист хартия, въоръжен с химикал или молив. Това ще ви позволи да видите как елементите, включени във формуляра, ще се комбинират един с друг. При създаването на скица трябва да се вземат предвид следните нюанси:

Оставете достатъчно място за логото, името на фирмата, адреса и друга информация за контакт;
Помислете за добавяне на фирмен слоган към бланка си. Тази идея е особено добра, когато основната дейност или услуга, предоставяна от компанията, не е посочена в самия формуляр.

Създаване на формуляр ръчно

MS Word има всичко необходимо, за да създадете бланка като цяло и да пресъздадете скицата, която сте създали на хартия в частност.

1. Стартирайте Word и изберете в секцията "Създай"стандартен "Нов документ".

Забележка:Още на този етап можете да запишете все още празния документ на удобно място на вашия твърд диск. За да направите това, изберете "Запази като"и дайте на файла име, например, „Празен сайт на Lumpics“. Дори ако не винаги имате време да запазите документа навреме, докато работите, благодарение на функцията "Автоматично запазване"това ще се случи автоматично след определен период от време.

2. Вмъкнете горен и долен колонтитул в документа. За да направите това, в раздела "вмъкване"Натисни бутона "Текущо заглавие", Изберете предмет "Заглавка на страницата"и след това изберете заглавка на шаблона, която ви подхожда.

3. Сега трябва да прехвърлите всичко, което сте скицирали на хартия в тялото на долния колонтитул. За да започнете, посочете следните параметри там:

Името на вашата компания или организация;
Адрес на уебсайт (ако има такъв и не е посочен в името/логото на фирмата);
Телефон за връзка и факс;
Имейл адрес.

Важно е всеки параметър на данните (елемент) да започва от нов ред. Така че, след като въведете името на фирмата, щракнете "ENTER", направете същото след телефонния номер, номера на факса и т.н. Това ще ви позволи да поставите всички елементи в красива и равномерна колона, чието форматиране все още трябва да се коригира.

За всеки елемент в този блок изберете подходящия шрифт, размер и цвят.

Забележка:Цветовете трябва да са в хармония и да се съчетават добре един с друг. Размерът на шрифта на името на компанията трябва да бъде най-малко две единици по-голям от размера на шрифта за информация за контакт. Последният, между другото, може да бъде подчертан в различен цвят. Също толкова важно е всички тези елементи да хармонират по цвят с логото, което предстои да добавим.

4. Добавете изображение на фирмено лого към заглавната област. За да направите това, без да напускате областта на заглавката, в раздела "вмъкване"Натисни бутона "рисуване"и отворете съответния файл.

5. Задайте подходящия размер и позиция за логото. Той трябва да бъде „забележим“, но не голям и, не по-малко важно, трябва да бъде добре комбиниран с текста, посочен в заглавката на формуляра.

съвет:За да улесните преместването на логото и преоразмеряването му близо до границата на заглавката, задайте неговата позиция "Преди текста"като щракнете върху бутона "Опции за оформление", разположен вдясно от района, в който се намира обектът.

За да преместите логото, щракнете върху него, за да го маркирате, след което плъзнете до Правилно мястодолен колонтитул.

Забележка:В нашия пример текстовият блок е отляво, логото е от дясната страна на заглавката. Можете да поставите тези елементи по различен начин, ако желаете. И все пак те не трябва да се разпръскват наоколо.

За да промените размера на логото, преместете курсора върху един от ъглите на рамката му. След като се трансформира в маркер, плъзнете го в посоката, в която искате да го преоразмерите.

Забележка:Когато преоразмерявате логото, опитайте се да не местите неговите вертикални и хоризонтални ръбове – вместо необходимото намаляване или увеличение, това ще го направи асиметрично.

Опитайте се да изберете размер на логото, който съответства на общия обем на всички текстови елементи, които също се намират в заглавката.

6. Ако е необходимо, можете да добавите други визуални елементи към бланка си. Например, за да отделите съдържанието на заглавката от останалата част на страницата, можете да начертаете плътна линия по долния край на заглавката от левия до десния край на листа.

Забележка:Не забравяйте, че линията, както по цвят, така и по размер (ширина) и външен вид, трябва да се комбинира с текста в заглавката и логото на компанията.

7. В долния колонтитул можете (или дори трябва) да поставите някои полезна информацияза фирмата или организацията, към която принадлежи тази форма. Това не само ще балансира визуално горния и долния колонтитул на формуляра, но също така ще предостави допълнителна информация за вас на някой, който се запознава с компанията за първи път.

съвет:В долния колонтитул можете да посочите мотото на фирмата, ако има такъв, разбира се, телефонен номер, сфера на дейност и т.н.

За да добавите и промените долен колонтитул, направете следното:

Забележка:Мотото на компанията е най-добре написано в курсив. В някои случаи е по-добре да напишете тази част с главни букви или просто да подчертаете първите букви на важни думи.

8. Ако е необходимо, можете да добавите ред за подпис към формуляра или дори самия подпис. Ако долният колонтитул на вашия формуляр съдържа текст, редът за подпис трябва да е над него.

съвет:За да излезете от режима на горния и долния колонтитул, натиснете клавиша "ESC"или щракнете двукратно върху празна област на страницата.

9. Запазете бланката, която сте създали, като я прегледате.

10. Отпечатайте формуляра на принтера, за да видите как ще изглежда на живо. Може би вече имате къде да го приложите.

Създайте формуляр от шаблон

Вече говорихме за факта, че Microsoft Word има много голям набор от вградени шаблони. Сред тях можете да намерите такива, които ще послужат като добра основа за бланка. Освен това можете сами да създадете шаблон за постоянно използване в тази програма.

1. Отворете MS Word и в секцията "Създай"в лентата за търсене въведете "заготовки".

2. В списъка вляво изберете подходящата категория, напр. "Бизнес".

3. Изберете подходящия формуляр, щракнете върху него и натиснете "Създай".

Забележка:Някои от шаблоните, представени в Word, са интегрирани директно в програмата, но някои от тях, въпреки че са показани, се зареждат от официалния сайт. Освен това директно на сайта ще можете да намерите огромен избор от шаблони, които не са представени в прозореца на редактора на MS Word.

4. Формулярът, който сте избрали, ще се отвори в нов прозорец. Сега можете да го промените и да персонализирате всички елементи за себе си, по същия начин, както беше написано в предишния раздел на статията.

Въведете името на компанията, посочете адреса на уебсайта, данни за контакт, не забравяйте да поставите лого на бланка. Също така няма да е излишно да посочите мотото на компанията.

Запазете бланка на вашия твърд диск. Ако е необходимо, разпечатайте го. Освен това винаги можете да се свържете електронна версияформуляр, като го попълните в съответствие с поставените изисквания.

Сега знаете, че за да създадете бланка, в никакъв случай не е необходимо да отидете в печатницата и да харчите много пари. Напълно възможно е да направите красива и разпознаваема бланка сами, особено ако използвате пълноценно възможностите на Microsoft Word.