Mga lettered sheet number: ano ito at paano ito ginagamit sa trabaho sa opisina? Pagbubuo at pagpaparehistro ng mga kaso sa mga institusyon, organisasyon at negosyo Ano ang mga letter sheet.

Mga panuntunan para sa pagpuno ng certification sheet ng kaso

Sheet ng sertipikasyon ng kaso: nilalaman at disenyo

Paano gumuhit ng isang sertipiko ng isang personal na file

Sheet ng sertipikasyon ng kaso

Blanker.ru

Paggawa ng mga file para sa permanenteng imbakan

Personal na file ng empleyado

3.6. mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga kaso na tinanggap para sa pag-archive

Paano gamitin ang mga numero ng titik sa imbentaryo ng mga kaso?

Posible bang gumamit ng mga numero ng titik sa mga order?

Ang kaugnayan ng letter numbering

PATULOY - MAGKANO?

BUMUBUO AT NAG-ORGANISE KAMI NG MGA KASO AT DOKUMENTO

PAGHAHANDA NG MGA DOKUMENTO PARA SA PAGRErehistro

REGISTRATION NG MGA KASO PARA SA PAG-IMPORYA

ANO ANG BILIIN SA ARCHIVE

Mula sa artikulo matututunan mo:

Paano binibilang ang mga sheet kapag nag-compile ng isang panloob na imbentaryo?

Sa proseso ng pagnunumero, mayroong ilang mga subtlety na kailangang malaman ng bawat klerk tungkol sa:

Magagamit ba ang mga numero ng liham kapag nag-compile ng isang case certification sheet?

Pagbilang ng mga order ayon sa GOST

Mga tampok ng pagbuo ng mga kaso

Mga paraan upang ayusin ang mga dokumento

Unang yugto: pagbibilang ng mga sheet ng volume

Pangalawang yugto: pag-compile ng panloob na imbentaryo ng volume

Ikatlong yugto: gumuhit kami ng isang sheet ng ebidensya ng kaso

Ikaapat na Hakbang: Pag-stitching ng Volume

Stage five: ginagawa namin ang pamagat ng pahina (pabalat) ng volume

Bagong pahina 1

Ang pag-order ng mga dokumento ng organisasyon, kabilang ang mga tauhan, ay dapat isagawa nang hindi lalampas sa tatlong taon pagkatapos ng pagtatapos ng kanilang trabaho sa opisina.

Alinsunod sa Art. 2 pederal na batas"Sa pag-archive Pederasyon ng Russia» na may petsang Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ sa ilalim ng streamlining mga dokumento sa archival ay nauunawaan bilang pagsasagawa ng isang kumplikadong mga gawa sa pagbuo ng mga dokumento ng archival sa mga yunit ng imbakan (mga file), paglalarawan at pagpapatupad ng naturang mga yunit ng imbakan (mga file) alinsunod sa mga patakaran na itinatag ng espesyal na awtorisadong Pamahalaan ng Russian Federation pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap.

Ang pamamaraan para sa pag-aayos ng mga dokumento ng organisasyon ay itinakda sa Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon(simula dito - ang Mga Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon), na inaprubahan ng desisyon ng lupon ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002

Ang mga yunit ng imbakan (mga kaso) ay dapat na inilarawan, na-systematize, ipinasok sa mga imbentaryo at isagawa sa paraang nagsisiguro sa kanilang accounting, paghahanap at paggamit.

Ang paghahanda ng mga dokumento sa mga tauhan para sa pangmatagalang imbakan ay isinasagawa ng mga empleyado ng serbisyo ng tauhan ng organisasyon na may tulong na pamamaraan ng pinuno ng archive ng organisasyon (responsable para sa archive). Kung ang organisasyon ay pinagmumulan ng pagkuha ng state o municipal archive, ang mga empleyado ng nauugnay na institusyong archival ay maaaring kasangkot bilang mga consultant.

Maraming tao ang may impresyon na ang pagproseso ng mga dokumento ay ang gawain ng pagbubuklod sa kanila, pagbibilang ng mga sheet, pagdidisenyo ng mga pabalat ng mga kaso at pag-iipon ng imbentaryo sa mga ito. Ito ay malayo sa totoo. Bago magpatuloy sa pagproseso ng mga kaso, dapat mong bigyang pansin ang tamang pagpapatupad ng mga dokumento at ang pagkakumpleto ng kanilang komposisyon. Kinakailangang i-verify ang lahat ng mga dokumentong pang-administratibo, ang pagkakaroon ng lahat ng kinakailangang detalye: mga petsa at numero, mga pirma. Kasabay nito, dapat tandaan na ang mga dokumento ay pinili para sa pangmatagalang imbakan ng archival lamang sa anyo ng kanilang mga orihinal. Sa kawalan ng orihinal na mga dokumento, ang mga ito ay pinalitan ng mga sertipikadong kopya.

Kapag tinutukoy ang mga panahon ng pagpapanatili ng mga dokumento, dapat isa gabayan ngIsang listahan ng tipikal mga dokumento sa pamamahala nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan(mula rito ay tinutukoy bilang ang Standard List) (M., 2000), pati na rin ang mga listahan ng departamento.

Para sa pangmatagalang imbakan ng archival, pipiliin ang mga dokumentong may 10 taon (at higit pa) na shelf life. Bilang isang patakaran, ang mga sumusunod na uri ng mga dokumento ay kasama sa imbentaryo ng mga file ng tauhan at nakaayos sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: mga order (mga tagubilin) para sa mga tauhan, mga listahan ng mga empleyado, mga card ng mga rekord ng tauhan, mga personal na file, mga personal na account para sa sahod manggagawa at empleyado, hindi na-claim na mga personal na dokumento ng mga empleyado ( mga libro sa trabaho, mga sertipiko, sertipiko, atbp.), mga ulat ng mga aksidente na nauugnay sa pagganap opisyal na tungkulin. Bilang karagdagan sa mga tinukoy na dokumento, ang mga sumusunod na dokumento ay pinili para sa imbakan: mga kontrata sa pagtatrabaho, hindi kasama sa mga personal na file, time sheet o outfit ng mga manggagawa sa mga mapanganib na propesyon.

Ang pagpili ng mga dokumento para sa karagdagang imbakan ay isinasagawa sa pamamagitan ng pagsasagawa ng isang sheet-by-sheet na pagsusuri ng mga kaso. Hindi pinapayagan na magsagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento sa pamamagitan lamang ng mga heading sa mga pabalat ng mga kaso. Kasabay nito, ang mga karagdagang kopya ng mga dokumento o dokumento na walang kaugnayan sa mga isyu kung saan nabuo ang kaso ay inaalis sa mga kaso.

Ang pagpaparehistro ng mga kaso ay nagbibigay para sa: sistematisasyon ng mga dokumento sa kaso, pagsasampa o pagbubuklod ng kaso, pagbilang ng mga sheet ng kaso, pagguhit ng isang sheet ng ebidensya ng kaso, pag-iipon (sa mga kinakailangang kaso) panloob na imbentaryo ng mga dokumento.

Kapag nag-iipon ng mga dokumento sa mga kaso, ang mga sumusunod na pangunahing kinakailangan ay dapat sundin:

· ilagay sa mga file lamang ang naisakatuparan, wastong naisakatuparan na mga dokumento na, sa kanilang nilalaman, ay tumutugma sa heading ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso;

· isama sa kaso ang isang kopya ng dokumento;

· mga dokumento ng grupo ng isa taon ng kalendaryo (maliban sa mga personal na bagay);

· pagsama-samahin ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa parehong paksa;

· ang file ay hindi dapat maglaman ng higit sa 250 na mga sheet na may kapal na hindi hihigit sa 4 cm.

Ipinagbabawal na pangkatin ang draft at duplicate na mga kopya ng mga dokumento, pati na rin ang mga dokumentong ibabalik sa mga kaso.

Ang mga dokumento ay pinagsama-sama sa mga kaso sa paraang saklaw ng mga ito ang ilang partikular na isyu nang sunud-sunod sa lohikal na pagkakasunud-sunod. Bilang isang patakaran, ang mga dokumento ay nakaayos sa mga kaso sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod.

Isaalang-alang, bilang isang halimbawa, ang pagbuo ng dokumentasyong administratibo para sa mga tauhan- mga order.

Ang mga order para sa mga tauhan ay nabuo sa mga kaso depende sa oras ng kanilang imbakan. Kasabay nito, dapat tandaan na ipinagbabawal ang pag-grupo ng mga dokumento magkaibang termino imbakan.

Alinsunod sa Art. 6b Listahan ng modelo Ang mga order ng tauhan ay may dalawang panahon ng imbakan: 75 taon at 5 taon.

Kasama sa mga order na may 75-taong shelf life ang mga order para sa admission, dismissal, relocation, bonus, insentibo, mahabang bakasyon para sa pangangalaga, mahabang biyahe sa negosyo. Ang mga order na may 5-taong panahon ng pag-iimbak ay kinabibilangan ng mga order para sa pagbibigay ng regular at mga pista opisyal sa pag-aaral, tungkulin, mga parusa, mga panandaliang paglalakbay sa domestic na negosyo.

Ang mga order, tagubilin at iba pang mga administratibong dokumento sa mga tauhan ay nabuo sa mga kaso sa loob ng isang taon ng kalendaryo, muling isinasaayos sa pataas na pagkakasunud-sunod ng kanilang mga numero, sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at may kaugnay na mga aplikasyon. Sa simula ng kaso, ang mga order, mga tagubilin mula sa unang numero ay dapat na matatagpuan.

Katulad nito, ayon sa kronolohikal na prinsipyo, ang sistematisasyon ng mga dokumento sa mga kaso na naglalaman ng mga kilos ng aksidente ay isinasagawa.

Ang mga dokumento sa mga personal na file ay inaayos habang natanggap ang mga ito.

Ang mga personal na account sa suweldo at mga personal na card, mga kontrata sa pagtatrabaho (mga kasunduan), mga timesheet at mga damit para sa mga manggagawa sa mga mapanganib na propesyon ay dapat mabuo sa mga file ayon sa alpabeto ayon sa apelyido.

Ang pagsasampa ng mga nabuong kaso ay isinasagawa lamang pagkatapos makumpleto ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento.

Ang mga dokumento ng kaso ay hemmed, intertwined sa apat na punctures na may malupit na mga thread. Ang mga dokumento ay isinampa, nakatali upang matiyak ang libreng pagbabasa ng teksto.

Kung mayroong hindi na-claim na mga personal na dokumento sa personal na file (mga sertipiko, mga sertipiko, mga libro ng trabaho, mga card ng militar, atbp.), Ang mga ito ay inilalagay sa isang sobre, na, kasama ng iba pang mga dokumento, ay isinampa sa file. Ito ay mas kapaki-pakinabang upang gumuhit ng isang hiwalay na imbentaryo para sa hindi na-claim na mga personal na dokumento, kung saan ang bawat dokumento ay ipinasok sa ilalim ng isang independiyenteng numero.

Sa simula ng bawat kaso, isang blangkong papel ang nakapaloob, sa dulo - isang sheet ng sertipikasyon sa iniresetang form.

Sa certification sheet, sa mga numero at sa mga salita, ang bilang ng mga may bilang na sheet sa kaso, ang pagkakaroon ng nawawala at mga numero ng titik, ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo ng kaso. Hindi pinapayagan na mag-isyu ng inskripsiyon ng assurance sa reverse side huling dokumento kaso o sa pabalat ng kaso.

Pagkatapos ng isang blangkong sheet sa simula ng kaso, isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay isinampa.

Ang isang panloob na imbentaryo ay pinagsama-sama para sa mga personal na file sa iniresetang form.

Ang pagbilang ng mga sheet sa mga kaso ay isinasagawa upang matiyak ang kaligtasan at ayusin ang pagkakasunud-sunod ng mga dokumentong kasama sa kaso. Sa kasong ito, ang lahat ng mga sheet ng kaso (maliban sa mga sheet ng inskripsiyon ng sertipikasyon at panloob na imbentaryo) ay binibilang sa pinalawak na anyo na may mga numerong Arabe sa gross order. Ang mga numero ng sheet ay inilalagay gamit ang isang itim na graphic na lapis sa kanang sulok sa itaas ng sheet sa isang lugar na walang text. Hindi pinapayagan ang mga panulat at kulay na lapis. Ang mga sheet ng panloob na imbentaryo ay binibilang nang hiwalay mula sa mga dokumento ng kaso.

Sa presensya ng isang malaking bilang mga error na ginawa kapag binibilang ang mga sheet ng kaso, kinakailangang muling lagyan ng numero ang mga sheet. Kasabay nito, ang mga lumang numero ay tinatanggal, at ang mga bago ay nakakabit sa tabi ng mga ito. Ipinagbabawal na itama ang lumang numero para sa bago.

Kung ang mga maliliit na pagkakamali ay ginawa sa pagnunumero ng mga sheet, pinapayagan ang mga numero ng titik. Halimbawa: 25, 25a, 25b, 26, 27, atbp. Pinapayagan din na magkaroon ng mga nawawalang numero sa kaso. Halimbawa: 25, 27, 28, 29, atbp.

Ang lahat ng mga tampok na ito ng pag-numero ng mga sheet ng kaso (ang pagkakaroon ng mga titik at nawawalang mga numero) ay tinukoy sa sheet ng saksi ng kaso.

Halimbawa, ang huling numero ng case sheet- 122, ngunit sa parehong oras mayroong dalawang titik na numero ng sheet sa file: 25a, 25b at isang nawawalang numero- 26. Sa kasong ito, ang inskripsiyon ng sertipikasyon ng kaso ay magiging ganito: “123 (isang daan dalawampu't tatlong) sheet ang isinampa at binibilang sa kaso, kasama ang: mga numero ng titik ng mga sheet- 25a, 25b; nawawalang numero ng sheet- 26 ... ".

Matapos maisagawa ang pag-numero ng mga sheet, nagpapatuloy kami sa disenyo ng takip ng kaso.

Alinsunod sa Mga Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon Ang mga mandatoryong elemento ng paglalarawan ng case cover ay:

· pangalan ng Kumpanya;

· Pangalan yunit ng istruktura;

· index ng kaso (alinsunod sa nomenclature ng mga kaso);

pamagat ng kaso;

ang petsa ng kaso;

· ang bilang ng mga sheet sa file;

· ang panahon ng imbakan ng kaso;

· cipher ng file ng kaso.

Sa pabalat ng kaso, ang buong pangalan ng organisasyon ay ipinahiwatig alinsunod sa mga dokumentong bumubuo nito, at sa mga bracket - ang tinatanggap na pinaikling pangalan. Sa kasong ito, dapat tandaan ang mga sumusunod: sa pabalat ng kaso, ang pangalan na mayroon ang organisasyon sa oras na nilikha ang mga dokumento ng kasong ito ay ipinapakita. Ang parehong naaangkop sa pangalan ng yunit ng istruktura kung saan ang mga aktibidad ay nabuo ang mga dokumento ng kaso.

Ang index ng kaso ay inililipat sa takip mula sa nomenclature ng mga kaso.

Isa sa pinakamahalagang detalye ng case cover ay ang pamagat ng kaso. Ang paggamit ng mga dokumentong nakapaloob dito ay depende sa kung gaano ito katama na iginuhit.

Ang heading ay dapat na tumpak at sa isang pangkalahatang anyo na sumasalamin sa nilalaman at pangunahing komposisyon ng mga dokumento ng kaso. Ito ay kinakailangan upang pigilin ang sarili mula sa di-tiyak na mga pormulasyon, panimulang salita at kumplikadong sintaktikong mga pagliko.

Ang mga pamagat ng kaso ay dapat maglaman ng mga sumusunod na elemento, na nakaayos sa isang partikular na pagkakasunud-sunod:

· ang pangalan ng uri ng kaso (magazine, libro, personal na file, atbp.) o ang uri ng mga dokumento (mga order, personal na account, kilos, atbp.);

· ang pangalan ng organisasyon o yunit ng istruktura kung saan nabuo ang mga dokumento ng kaso (ang may-akda ng mga dokumento);

· isang buod ng mga dokumento ng kaso;

· mga petsa (panahon) kung saan tinutukoy ng mga dokumento ng kaso.

Ang komposisyon ng mga elemento ng header ng kaso ay tinutukoy ng likas na katangian ng mga dokumento ng kaso. Kung kinakailangan, maaari din itong dagdagan ng mga elemento tulad ng:

· ang pangalan ng lokalidad (teritoryo) kung saan nauugnay ang nilalaman ng mga dokumento ng kaso;

Ang pagiging tunay ng mga dokumento ng kaso ay hindi tinukoy sa pamagat.

SA mga dokumentong pang-administratibo ang kanilang mga numero ay ibinigay. Halimbawa: "Mga card para sa pagtatala ng mga tauhan ng mga empleyado ng Tver branch ng Sberbank ng Russia ayon sa alpabeto sa pamamagitan ng mga apelyido mula sa titik "A" hanggang "B" para sa 2000" o "Mga Order No. 1-130 ng manager ng bangko sa mga bonus sa mga empleyado. Mga kopya".

Sa mga heading ng mga personal na file, ang apelyido, pangalan, patronymic ay nakasulat nang buo. Halimbawa: "Ang personal na file ng na-dismiss na si Isaev Viktor Grigorievich noong 2000."

Gusto kong makuha ang atensyon ng mga empleyado serbisyo ng tauhan para sa disenyo ng mga pabalat ng mga kaso na naglalaman ng mga personal na account (payroll) para sa sahod. Kapag kino-compile ang heading ng kaso, kinakailangang ipahiwatig ang buong pangalan ng structural unit, ang mga empleyado na kung saan ay naipon na sahod. Hindi pinahihintulutang gumamit ng iba't ibang mga pagdadaglat sa anyo: OGM, OM, ORP, GPO, atbp., dahil ito ay lalong nagpapagulo sa paghahanap kinakailangang impormasyon nakapaloob sa mga dokumento. Halimbawa, hindi ka maaaring sumulat: "Mga personal na account para sa mga suweldo ng mga empleyado ng mga pampublikong pasilidad." Dapat itong isulat: "Mga personal na account para sa mga suweldo ng mga empleyado ng organisasyonal at legal na departamento."

Kung mayroon ang kumpanya mapaminsalang kondisyon paggawa, pagkatapos ay para sa pangmatagalang imbakan (75 taon) ang mga mesa at damit ng mga manggagawa sa mga mapanganib na propesyon ay pinili. Kasabay nito, sa pamagat ng kaso, kinakailangang ipahiwatig ang workshop, ang yunit kung saan sila nagtrabaho.

Ang mandatory requisite ng case cover ay petsa ng mga dokumento ng kaso- (mga) taon ng pagtatatag at pagkumpleto ng kaso sa trabaho sa opisina.

Sa mga dokumentong pang-administratibo at impormasyon at sanggunian, ang mga takdang oras para sa pagtatatag at pagkumpleto ng mga kaso ay nakadikit.

Kasama sa mga administratibong dokumento, kabilang ang mga tauhan, ang mga order at order. Para sa impormasyon at sanggunian - mga personal na account para sa sahod, gawa, aklat (magazine), atbp.

Ang mga petsa ng huling araw ng mga dokumento ng kaso ay ang mga petsa (araw, buwan, taon) ng pagpaparehistro (compilation) ng pinakamaagang at pinakahuling mga dokumentong kasama sa kaso.

Kung ang kaso ay isang libro (journal) ng pagpaparehistro ng mga order o order para sa mga tauhan, kung gayon ang petsa ng kaso ay ang eksaktong mga petsa sa kalendaryo ang una at huling entry sa aklat (magazine).

Ang petsa ng isang personal na file ay ang petsa ng pagpirma sa mga order para sa pagpasok at pagpapaalis ng taong kung kanino ito isinampa.

Kapag itinalaga ang petsa ng dokumento, ang araw ay unang ipinahiwatig, pagkatapos ay ang buwan at taon. Ang araw at taon ay ipinahiwatig ng mga numerong Arabe, ang pangalan ng buwan ay nakasulat sa mga salita. Halimbawa: Hunyo 5, 2003

Pinapayagan din ang pinaikling numerical na pagsulat ng petsa ng dokumento. Halimbawa: 06/05/2003.

Ang susunod na kinakailangan para sa disenyo ng case cover ay ang bilang ng mga sheet sa case, na inilipat mula sa case certification sheet.

Ang panahon ng pag-iimbak ng kaso ay inilalagay alinsunod sa artikulo ng Listahan ng Modelo o ang nomenclature ng mga kaso ng organisasyon pagkatapos itong suriin laban sa Listahan ng Modelo.

Ang archival cipher ng kaso ay kinabibilangan ng: Fund No., Inventory No., Case No., Bundle No. (kahon).

Numero ng pondoay itinalaga ng may-katuturang archive ng estado o munisipyo, ang pinagmulan ng pagkuha kung saan ay ang organisasyon. Kung ang organisasyon ay hindi pinagmumulan ng pagkuha ng isang institusyong arkibal, kung gayon ang numero ng pondo ay itinalaga ayon sa listahan ng mga pondo. Ang listahan ng mga pondo ay ang pangunahing dokumento ng accounting ng archive ng organisasyon. Ito ay pinananatili sa archive ng organisasyon, na nag-iimbak ng mga dokumento ng dalawa o higit pang mga pondo.

Kung ang archive ng organisasyon ay nag-iimbak lamang ng isang archival fund, hindi na kailangang magtalaga ng isang numero dito.

numero ng imbentaryoitinalaga sa archive ng organisasyon ayon sa sheet ng pondo (na siyang pangunahing dokumento ng accounting ng archive).

Numero ng kasotumutugma sa numero ng kaso ayon sa imbentaryo.

numero ng kahonitinalaga sa panahon ng pagbuo ng mga bundle, mga kahon sa kabuuang pagkakasunud-sunod pagkatapos ng lahat ng gawain upang mai-streamline ang mga dokumento ng mga tauhan, koordinasyon at pag-apruba ng mga imbentaryo para sa mga dokumento ng mga tauhan.

Mga archival ciphersa mga pabalat ng mga kaso ay nilagyan ng tinta (tinta) pagkatapos maisama ang mga kaso sa taunang mga seksyon ng buod ng mga listahan ng mga kaso ng mga tauhan, naaprubahan komisyon ng dalubhasa sumang-ayon ang mga organisasyon sa eksperto at komisyon sa pagpapatunay ng may-katuturang katawan ng archival (kung sakaling ang mga dokumento ng organisasyon ay tinutukoy sa komposisyon Pondo ng archival RF) at inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Bago ito, ang archival cipher ay nakakabit sa isang lapis.

Ang mga pabalat ng mga case ay ginawa gamit ang magaan na tinta sa isang malinaw na nababasang sulat-kamay. Ang mga pagwawasto sa mga detalye ng case cover ay hindi pinapayagan. Kung nagkamali, muling isusulat ang tala. Maipapayo na gumamit ng itim na tinta kapag nagdidisenyo ng takip ng kaso, dahil mas lumalaban ito sa mga panlabas na impluwensya. kapaligiran at pinapanatili ang mga katangian nito nang mas matagal. Ang mga inskripsiyon ay direktang inilapat sa matigas na takip (karton) ng kaso.

E.A. Koshelev, Deputy Direktor ng Central State Archive ng Rehiyon ng Moscow

Sheet ng sertipikasyon ng kaso pinagsama-sama upang isaalang-alang ang bilang ng mga sheet sa kaso sa inireseta na form, na ibinigay sa Appendix 9

At sa mga tuntunin ng mga tauhan, pagkatapos ng pagtatapos ng taon ng kalendaryo kung saan sila ay itinatag, dapat silang maging handa para sa paglipat sa archive. Ang paghahanda bago ang archival ng mga file ay may kasamang dalawang pamamaraan: pagpaparehistro at paglalarawan.

Ang pagpaparehistro ay isinasagawa ng taong responsable para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Kasama sa disenyo ang paghahanda ng isang certification sheet.

Ang sheet ng saksi ay iginuhit sa kaso sa isang hiwalay na sheet (A4, A5 na format) sa likod ng huling blangkong sheet.

Ipinagbabawal na kunin ang sheet ng sertipikasyon sa pabalat ng kaso o sa blangko sa likod ng sheet ng huling dokumento. Kung ang case ay naka-staple o nakatali nang walang anyo ng certification sheet, ito ay idinidikit sa tuktok ng sheet sa loob ng case cover.

Sa sheet ng sertipikasyon, ang bilang ng mga may bilang na mga sheet at, nang hiwalay, sa pamamagitan ng "+", ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo (kung mayroon man) ay ipinahiwatig sa mga numero at sa mga salita.

Sa sheet ng saksi, ang mga tampok ng pag-numero ng mga sheet, ang pisikal na kondisyon ng mga dokumento at ang pagpapatupad ng kaso ay nabanggit:

ang pagkakaroon ng mga numero ng titik ng mga sheet;
ang pagkakaroon ng nawawalang mga sheet;
bilang ng mga sheet na may nakadikit na mga litrato;
bilang ng malalaking format na mga sheet;
bilang ng mga sobre na may mga kalakip at ang bilang ng mga sheet na nakapaloob sa mga ito;
bilang ng mga nasirang sheet:
ang presensya sa kaso ng mga naka-print na kopya ng mga polyeto na may bilang ng mga sheet sa mga ito, kung hindi sila minarkahan sa pangkalahatang kabuuang pagnunumero sa kaso.

Ang bilang ng mga may sulat, nawawalang mga sheet ay dapat isaalang-alang sa huling data sa bilang ng mga may bilang na mga sheet. Halimbawa, ang huling sheet ng kaso ay may numerong 252, ngunit ang file ay may mga sheet na may mga numerong 5a at 30a at ang nawawalang numero 17. Sa kasong ito, ang kabuuang bilang ng mga sheet ay magiging 252+2-1=253.

Ang test sheet ay nilagdaan ng compiler nito, ang kanyang posisyon, signature decoding, petsa ng compilation ay ipinahiwatig.

Ang lahat ng kasunod na pagbabago sa komposisyon ng kaso (pinsala, pagpapalit ng orihinal na mga dokumento) ay nakatala sa certification sheet na may kaugnayan sa nauugnay na aksyon.

Naghahanda ka ba ng mga dokumento para sa pag-archive? Huwag kalimutang gumawa ng pahayag ng ebidensya ng kaso. Ipasok sa naaangkop na impormasyon ng form tungkol sa bilang ng mga sheet at ang kanilang pisikal na kondisyon. Ipaliwanag ang mga katangian ng pagnunumero. Mula sa artikulo matututunan mo:

bakit kailangan ang isang certification sheet at ito ba ay sapilitan;
kung paano iginuhit ang isang personal na file na saksi sheet;
sheet ng sertipikasyon ng isang personal na file: isang sample na disenyo;
anong impormasyon ang ipinahiwatig kapag pinupunan ang sheet ng sertipikasyon;

Sheet ng sertipikasyon sa sistema ng mga dokumento ng accounting Ang modernong trabaho sa opisina ay isang hiwalay na lugar ng aktibidad na nakatuon sa mga isyu ng dokumentasyon, pati na rin ang organisasyon ng trabaho na may dokumentasyon.

Ang sheet ng saksi ay idinidikit sa likod ng tuktok ng sheet sa loob ng takip ng kaso. Posible bang gumawa ng mga pagbabago sa certification sheet? Ang 2015 Rules ay nangangailangan na ang lahat ng pagbabago sa pisikal na kondisyon o komposisyon ng kaso ay itala sa certification sheet. Ang pisikal na kondisyon ay hindi nagtataas ng mga katanungan, ngunit maaari ba talagang magbago ang komposisyon ng tinahi na kaso? Oo siguro.
Ang isang kapansin-pansing halimbawa ay ang hindi na-claim na mga libro ng trabaho na napag-usapan natin noong isang linggo. Dahil maaari silang dumating para sa kanila anumang oras, ang mga libro tungkol sa firmware ng volume ay hindi nabutas. Ang mga sobre kung saan nakapaloob ang mga ito ay tinusok, at ang 1 sobre ay tumutugma sa isang sheet ng kaso.
Kung pagkatapos ng ilang taon ay hiniling ng isang tao o ng kanyang mga kamag-anak ang aklat na ito, ibibigay namin ito pangkalahatang kaayusan. Pagkatapos nito, huwag kalimutang gumawa ng isang naaangkop na entry sa certification sheet ng kaso, kung hindi, ito ay lumabas na nawala namin ang libro mula mismo sa kaso.

Ang mga detalye ng pag-compile ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng isang personal na file ay na ito ay kasama sa kaso kaagad kapag ito ay binuksan at napunan sa kurso ng pagpapanatili nito. Iyon ang dahilan kung bakit ang panloob na imbentaryo ay nagbibigay para sa pagmuni-muni ng pagsasama ng mga bagong dokumento sa personal na file, pati na rin ang pag-alis ng mga dokumento mula sa personal na file, ang pagpapalit ng mga orihinal na may mga kopya (naitala sa hanay na "Tandaan"). Kung ang file ay nakatali at nai-file na, ang panloob na imbentaryo ng mga dokumentong pinatunayan ng compiler ay nakadikit sa tuktok na gilid sa loob ng front cover.

Pakitandaan na kapag inihahanda ang kaso para sa pag-archive, ang mga sheet ng panloob na imbentaryo ay binibilang nang hiwalay mula sa mga sheet ng personal na file. Matapos matanggal ang empleyado, ang kanyang personal na file ay sarado, iyon ay, ito ay tinanggal mula sa folder at nag-flash. Sa kasong ito, mahalagang huwag kalimutang mag-isyu ng sheet ng sertipikasyon.

Ang sheet ng saksi ay iginuhit sa kaso sa isang hiwalay na sheet, sa mga libro - sa likod ng huling blangko na sheet, sa mga file cabinet - sa isang hiwalay na blangko na sheet ng card format. Ang sheet ng sertipikasyon ng kaso ay iginuhit alinsunod sa itinatag na form (Appendix 9), na nagpapahiwatig sa mga numero at sa mga salita ng bilang ng mga may bilang na mga sheet ng kaso, ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo, ang mga tampok ng pagnunumero. ng mga numero ng kaso (ang pagkakaroon ng mga numero ng liham ng kaso, nawawalang mga numero, mga bilang ng mga sheet na may nakadikit na mga litrato, mga numerong malalaking format na sheet, mga sobre na may mga attachment at ang bilang ng mga sheet na nakapaloob sa mga ito), pati na rin ang presensya sa kaso ng naka-print na mga kopya ng mga polyeto na may bilang ng mga sheet sa mga ito, kung hindi sila naitala sa kabuuang kabuuang pagnunumero sa kaso. Ang certification sheet ng kaso ay nilagdaan ng compiler nito.

Ministry of Culture (Order No. 526 na may petsang Enero 31, 2015), ang pagpuno sa certification sheet ay kasama sa pamamaraan para sa pagsasampa ng mga kaso para sa hard copy kasama ang paghahain ng dokumentasyon, pagnunumero nito, paghahanda ng panloob na imbentaryo at disenyo ng pabalat. Natukoy ang hugis nito mga kinakailangan sa regulasyon sa organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng archival. Ang isang sample na form ng certification sheet ng kaso ay nakapaloob sa Appendix No. 8 sa Mga Panuntunan ng Pag-archive.

Tulong Kasama sa mga karaniwang detalye ng form ang:

Ang pangalan ng uri ng dokumento;
Pangalan ng posisyon ng compiler;
Lagda;
decryption;
Petsa ng paghahanda;

Ang sumusunod na impormasyon ay ipinasok sa form: Ang kabuuang bilang ng mga sheet ng kaso (ipinahiwatig sa mga salita at numero); Mga numero ng titik; Mga napalampas na numero; Mga tampok ng pisikal na kondisyon at ang pagbuo ng kaso; Ang sukat ng papel na inirerekomenda para sa pagpaparehistro ng form ay A4.

Pansin

Sa pabalat ng mga kaso ng permanenteng imbakan, isang lugar ang ibinigay para sa pangalan ng archive ng estado kung saan tatanggapin ang mga file ng organisasyon, mga pagtatalaga ng mga code ng archive ng estado at organisasyon. Kapag pinapalitan ang pangalan ng organisasyon (structural unit) sa panahon na sakop ng mga dokumento ng kaso, o kapag inililipat ang kaso sa ibang organisasyon (sa ibang structural unit), ang pabalat ng kaso ay nagpapahiwatig ng bagong pangalan ng organisasyong ito o kahalili na organisasyon. , at ang dating pangalan ng organisasyon (structural unit) ay nakapaloob sa mga bracket. Ang heading ng kaso sa cover ng mga kaso ay inilipat mula sa nomenclature ng mga kaso ng organisasyon, na sinang-ayunan ng expert at verification commission ng kaukulang archival institution.

Sa mga kinakailangang kaso, ang mga paglilinaw ay ginawa sa heading (mga bilang ng mga order, protocol, atbp.).

Ang certification sheet ay isang obligadong elemento sa pagpapatupad ng bawat kaso ng isang permanenteng panahon ng imbakan at isang personal na file. Ang sheet ng saksi ng kaso ay iginuhit sa isang hiwalay na sheet at inilagay sa dulo ng kaso. Kapag nag-aabot ng mga libro (magazine) sa archive, ang inskripsiyon ng sertipikasyon ay iginuhit sa likod ng isang blangkong sheet, sa mga file cabinet - sa isang hiwalay na blangko na sheet ng format ng card.

Sa sheet, sa mga numero at sa mga salita, ang bilang ng mga may bilang na mga sheet ng kaso ay ipinahiwatig at hiwalay, sa pamamagitan ng "+" (plus) sign, ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo (kung mayroon man). Ang sheet ng sertipikasyon ay nagtatakda ng mga sumusunod na tampok ng pag-numero ng mga dokumento ng kaso: ang pagkakaroon ng mga numero ng titik ng sheet ng kaso; ang pagkakaroon ng nawawalang bilang ng mga sheet ng kaso; ang pagkakaroon ng mga numero ng sheet na may nakadikit na mga litrato, dokumento, mga clipping ng pahayagan; bilang ng malalaking format na mga sheet; bilang ng mga sobre na may mga kalakip at ang bilang ng mga sheet na nakapaloob sa mga ito.

Hindi labis na personal Dahil ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng isang personal na file ay hindi kinokontrol para sa mga organisasyong pambadyet, inirerekomenda namin na ang employer ay magpatibay ng isang lokal na regulasyong batas na magkokontrol sa mga isyu ng pagpapanatili, pagproseso at pag-iimbak ng mga personal na file. Para sa iyong kaalaman. Ang kaso ay isang dokumento o hanay ng mga dokumento na nauugnay sa isang isyu o lugar ng aktibidad, na inilagay sa isang hiwalay na takip. Ang mga kaso ay itinuturing na sinimulan mula sa sandaling ang unang naisakatuparan na dokumento ay kasama sa mga ito.

Dapat sundin ang mga mahigpit na panuntunan sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado, kahit na hindi ito ipinag-uutos na kinakailangan sa employer. Mahalagang tandaan na gaano man ang tawag sa mga folder ("personal na data", "dossier" o kung hindi man), naglalaman ang mga ito ng personal na data ng empleyado, samakatuwid, ang lahat ng mga kinakailangan na ibinigay para sa Ch.

Ang kaso ay itinuturing na isinampa pagkatapos maisama sa folder para sa pag-iimbak ng unang naisakatuparan na dokumento. Kasabay nito, ang takip ng binuksan na kaso ay iginuhit. Ang pabalat ng kaso ay iginuhit sa iniresetang porma (Appendix 3) Ang sumusunod na impormasyon ay inilalagay sa pabalat ng binuksan na kaso: ang pangalan ng organisasyon; ang pangalan ng yunit ng istruktura ng organisasyon kung saan ito nabuo; index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso; pamagat ng kaso; ang panahon ng imbakan ng kaso o ang inskripsyon na "Panatilihin nang permanente" (inilipat mula sa nomenclature ng mga kaso).
Sa pabalat ng mga kaso ng permanenteng imbakan, isang lugar ang ibinigay para sa pangalan ng archive ng estado kung saan tatanggapin ang mga file ng organisasyon, mga pagtatalaga ng mga code ng archive ng estado at organisasyon.

Mga deadline ng mga kaso na naglalaman ng organisasyonal, administratibo, creative at iba pang dokumentasyon (minuto, transcript, sulat, ulat, atbp.), kung saan ang eksaktong pakikipag-date ay may kahalagahan, pati na rin ang mga kaso na binubuo ng ilang volume (mga bahagi), ang mga deadline para sa mga dokumento ng kaso ay nakakabit, i.e. ang mga petsa ng pagpaparehistro (pagguhit) ng pinakamaaga at pinakahuling mga dokumentong kasama sa kaso. Kung ang kaso ay isang rehistro ng mga order, tagubilin, atbp., kung gayon ang petsa ng kaso ay ang eksaktong petsa ng kalendaryo ng una at huling mga entry sa journal. Ang mga petsa ng huling araw para sa isang kaso na naglalaman ng mga minuto ng mga pagpupulong ay ang mga petsa ng pag-apruba (para sa mga dokumentong naaprubahan) o ng mga una at huling minuto na bumubuo sa kaso.
Ang mga deadline para sa isang personal na file ay ang mga petsa ng paglagda sa utos para sa pagtanggap at pagpapaalis sa taong kung saan isinampa ang kasong ito.
Pinag-uusapan natin, halimbawa, ang tungkol sa presensya sa kaso ng mga dokumento na may hindi mabasa na teksto, nakadikit na mga sheet (kung may malalaking diagram, atbp.), Napunit na mga sheet, naka-paste na mga litrato, kung may mga sobre sa kaso, at may mga kalakip. sa kanila, atbp. Ang sheet ng testigo ng kaso ay dapat na pirmahan ng compiler nito, habang ang posisyon at lagda ay deciphered, ang petsa ay nakakabit. Sa proseso ng paggamit ng mga dokumento ng archival, kung kinakailangan, ang mga kinakailangang marka ay ginawa sa sheet ng sertipikasyon sa hinaharap.
Kung ang file ay isinampa nang walang witness sheet, dapat itong idikit sa itaas sa loob ng case cover. Ngunit kadalasan ito ay inilalagay pagkatapos ng huling dokumento at sa form na ito ang kaso ay tinatahi. Sa simula ng artikulo, isang halimbawa ng pagpuno ng isang certification sheet ay ibinigay. Maaari mo ring i-download sa format doc sample sheet ng sertipiko ng kaso. Upang magsampa ng kaso, maaaring kailangan mo rin ng sample ng panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso.

Posible bang gumamit ng mga lettered sheet number kapag nagsampa ng mga kaso? Ginagamit ba ang letter numbering sa modernong gawain sa opisina, o wala na bang kaugnayan ang paraang ito?

Ang salitang "litera" ay dumating sa ating wika mula sa Latin at literal na nangangahulugang "liham". Marami ang nakakilala sa kanya bilang bahagi ng postal address, kung saan nagsisilbi itong linawin ang gusali, halimbawa: numero ng bahay 81, titik A. May maaalala sa kanya mula sa mga kuwento tungkol kay Sherlock Holmes, na nag-iingat ng "karapat-dapat na koleksyon ng mga kontrabida" sa ilalim ng titik "M". Sa modernong gawain sa opisina, ang paraan ng pagnunumero na ito ay nakahanap din ng malawak na aplikasyon. Ito ay maginhawa para sa tumpak na pagkakakilanlan ng mga dokumento, ang kanilang pag-order sa mga archive at katalogo.

Karamihan sa opisyal na dokumentasyon ng kumpanya ay nakaimbak sa archive nito para sa mga panahong tinukoy sa antas ng pambatasan. Ang paghahanda nito para sa paglipat sa archive ay isang mahalagang proseso ng klerikal. Ang lahat ng mga papel ay dapat na maayos na inihanda at nakatali. Tulad ng para sa pagbilang ng mga sheet sa mga kaso na inihanda para sa imbakan ng archival, maaari itong makilala bilang isang hiwalay na yugto ng prosesong ito.

Kapag naghahanda ng isang kaso, kinakailangang tiyakin na ang mga dokumentong kasama dito ay tumutugma sa heading ayon sa nomenclature at inayos ayon sa ilang mga prinsipyo: sa pamamagitan ng mga isyung isinasaalang-alang, mga tampok na heograpikal, kronolohiya, o sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto.

Ang numero ng titik sa archive ay karaniwang bahagi ng index ng dokumento. Sa panahon ng proseso ng pag-index, ang lahat ng dokumentasyon ay itinalaga ng mga alphanumeric na pagtatalaga. Sa kanilang tulong, ang anumang opisyal na papel ay maaaring tumpak na matukoy at matagpuan sa archive kung kinakailangan. Ang komposisyon ng index ay tinutukoy ng mga gawain sa paghahanap.

Ang isang imbentaryo ng mga kaso o isang imbentaryo ng archive ay pinagsama-sama upang ma-systematize ang mga unit ng imbakan ng archive. Nakakatulong itong panatilihin ang mga tumpak na rekord ng mga kaso at ibunyag ang nilalaman ng mga ito. Sa katunayan, ang naturang imbentaryo ay gumaganap ng mga function ng isang archival reference book, isang sistematikong listahan ng mga kaso na inilipat sa archive.

Para sa mga kaso ng permanenteng at pansamantalang imbakan, pati na rin ang mga kaso ng mga tauhan at mga partikular na kaso ng organisasyong ito, ang mga hiwalay na listahan ay iginuhit.

Kasama sa mga paglalarawan ng kaso ang mga sumusunod na elemento:

Serial number ng case (volume o bahagi nito);
Index;
Pamagat ayon sa pabalat;
petsa ng kaso;
Bilang ng mga sheet;
Mga Tala.

Ang mga volume at bahagi ng kaso ay may independiyenteng pagnunumero. Kung kinakailangan na magpasok ng mga opisyal na papel na may parehong mga pamagat sa imbentaryo, kung gayon para sa unang kaso ang haligi na ito ay ganap na napunan, at ang mga sumusunod na homogenous na mga kaso ay ipinahiwatig ng mga salitang "Ang parehong". Bilang isang halimbawa ng paggamit ng mga numero ng titik sa imbentaryo, maaaring magbanggit ng isang fragment ng listahan ng mga kaso ng mga tauhan.

Sa fragment na ito, ang kaso na naglalaman ng mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga natanggal na manggagawa ay nahahati sa 2 volume, sa bawat isa kung saan ang mga dokumento ay nakaayos sa alpabetikong pagkakasunud-sunod. Ang mga unang titik ng mga pangalan ng mga miyembro ng kawani ay nagsisilbing mga numero ng liham ng seksyon para sa bawat volume.

Panloob sa katunayan, ito ang pamagat nito. Ang dokumentong ito ay pinagsama-sama para sa mga kaso ng mga sumusunod na kategorya:

na may shelf life na higit sa 10 taon;
permanenteng imbakan;
kaso sa mga tauhan, anuman ang mga tuntunin ng imbakan;

Ang pinag-isang anyo ng imbentaryo ay ibinibigay sa Appendix No. 27 sa Order of the Ministry of Culture of the Russian Federation No. 526 na may petsang Marso 31, 2015 "Sa pag-apruba ng mga patakaran para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ...". Ayon sa mga patakarang ito, kapag nagsampa ng kaso, kinakailangang i-flash o itali ang lahat ng papel na kasama dito, bilangin ang mga ito, gumuhit ng isang sheet ng sertipikasyon at isang panloob na imbentaryo ng dokumentasyon, at gumuhit ng takip ng kaso.

Ang numero ay nakalagay sa kanang sulok sa itaas;
Para sa paglalagay nito, isang numerator o graphite na lapis ang ginagamit;
Mga sheet panloob na imbentaryo hiwalay na binibilang;
Ang bawat volume o bahagi ng kaso ay may sariling pagnunumero;
Sa mga guhit, litrato at mga ilustrasyon, ang pagnunumero ay inilalagay sa likurang bahagi sa kaliwang sulok sa itaas;
Ang isang sheet na may mga dokumento na nakadikit nang mahigpit ay binibilang bilang isa, kung sila ay nakadikit sa isang gilid, kung gayon ang bawat isa sa kanila ay dapat na bilangin;
Ang mga dokumento na may sariling pagnunumero ay binibilang sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod;

Tulad ng para sa mga numero ng titik na ginamit sa archive, ang mga ito ay inilalagay sa kaso kapag ang mga pagkakamali ay ginawa sa pagnunumero. Kung ang kanilang numero ay hindi gaanong mahalaga, halimbawa, ilang mga sheet lamang ang nawawala, maaari mong ipasok ang mga nawawalang pahina sa kaso. Para sa kanilang pagnunumero, kinukuha nila ang nakaraang numero, ilagay ito sa isang walang numerong sheet na may pagdaragdag ng isang index ng titik sa pataas na pagkakasunud-sunod. Ang pagkakasunud-sunod ng pagnunumero ay magiging ganito: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Ang mga numero ng titik na ito ay dapat ipahiwatig sa imbentaryo ng mga dokumento ng kaso sa naaangkop na hanay.

Sheet ng pagpapatunay- ito hiwalay na dokumento, na pinagsama-sama upang isaalang-alang ang bilang ng mga sheet sa kaso. Inaprubahan ito ng batas pinag-isang anyo(Appendix Blg. 8 sa Mga Panuntunan ng Pag-archive). Ito ay nagpapahiwatig ng:

ang bilang ng mga may bilang na mga sheet (sa mga numero at sa mga salita);
ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo;
mga tampok ng pagnunumero;
impormasyon tungkol sa pisikal na kondisyon ng dokumentasyon;

Ang data sa pagkakaroon ng mga numero ng titik ng mga sheet sa binder ay impormasyon na dapat ipahiwatig sa sheet ng sertipikasyon. Kung sa ang mga pagkakamali ay ginawa, at ang komposisyon nito ay binago o dinagdagan, at ang mga nakapaloob na mga sheet ay binilang ng mga titik, kinakailangang ilista ang mga ito. Halimbawa: "213 (dalawang daan at labintatlo) na mga sheet ang isinampa at binilang sa file, kabilang ang: mga numero ng titik ng mga sheet: 45a, 45b, 45c + mga sheet ng panloob na imbentaryo - 4".

Kung, pagkatapos ng pagpapalabas ng sheet ng sertipikasyon, ang komposisyon at estado ng kaso ay sumasailalim sa mga pagbabago (pagpapalit ng mga orihinal na may mga kopya, pinsala o pagkawala ng dokumentasyon), kinakailangan na gumawa ng wastong tala tungkol dito kasama ang petsa at isang sanggunian sa ang kaugnay na kilos.

Ang pagtatalaga ng mga natatanging index sa lahat ng mga order na ibinigay sa organisasyon ay kinakailangan para sa mga sumusunod na layunin:

upang i-streamline ang mga proseso ng pagpaparehistro ng opisyal na dokumentasyon;

pabilisin ang pamamaraan para sa paghahanap at pagkilala ng isang order sa pangkalahatang hanay ng dokumentaryo;

mapadali ang pag-uuri sa paghahanda ng dokumentasyon para sa imbakan ng archival;

Ayon kay " . pambansang pamantayan Pederasyon ng Russia. Sistema ng mga pamantayan sa impormasyon, librarianship at paglalathala. Organisasyon at administratibong dokumentasyon...", na magkakabisa sa Hulyo 1, 2018, obligadong kinakailangan bawat dokumento ay numero ng pagpaparehistro nito. Isa itong numeric o alphanumeric identifier, na kinabibilangan ng serial number at isang karagdagang numero ng liham alinsunod sa mga katawagan ng mga gawain ng organisasyon.

digital code - isang index alinsunod sa petsa ng paglabas ng order mula sa simula ng taon ng kalendaryo;

ang isang numero ng titik ay isang alphabetic cipher na nagbibigay-daan sa iyong matukoy kung ang isang order ay kabilang sa isa o ibang uri;

Ang mga numero ng titik sa mga order ay ginagamit upang mapabuti ang kahusayan ng pag-index ng dokumento. Ang prosesong ito ay nagpapahintulot sa iyo na italaga ang bawat isa opisyal na papel, kasama ang order, isang natatanging letter-numeric index na nagsasaad ng oras ng pagpaparehistro nito, lugar ng compilation, execution time at storage period.

Ang pamamaraang ito ay medyo indibidwal. Ito ay tinukoy inaprubahan ng mga lokal na regulasyon ng kumpanya. Ang pagkakaroon ng mga numero ng titik ay nakasalalay, una sa lahat, sa kabuuang bilang naglabas ng mga order at ang pangangailangan na malinaw na makilala ang mga ito ayon sa uri.

Sa maliliit na kumpanya, ang mga order ayon sa iba't-ibang, bilang panuntunan, ay hindi nahahati. Gayunpaman, kapag inihahanda ang mga ito para sa imbakan ng archival, kailangang hatiin ng klerk ang mga ito ayon sa panahon ng imbakan. Para ito sa sa pamamagitan ng isang slash o isang gitling, isang numero ng titik o index ng titik ay idinagdag: "k" (tauhan), "l" (tauhan). Ang una ay maaaring mangahulugan na ang pagkakasunud-sunod ay kabilang sa kategorya ng mga dokumento ng mga panandaliang panahon ng imbakan, ang pangalawa - sa pangkat ng mga dokumento na may istante na buhay na 75 taon.

V malalaking kumpanya ang index system ay maaaring palawakin sa 10 o higit pang mga letter code. Halimbawa, madalas na matatagpuan ang mga sumusunod na titik:

P - mga order para sa trabaho;
K - mga paglalakbay sa negosyo;
MK - mga lokal na paglalakbay sa negosyo;
OTD - umalis nang walang bayad;
OTK - pagsasanay at regular na bakasyon;

Kaya, ang isang numero ng liham ay isang paraan upang makilala ang isang order, i-highlight ito sa pangkalahatang daloy ng dokumentasyon at malinaw na matukoy ang pagmamay-ari nito.

Sa mga aktibidad ng bawat organisasyon, isang espesyal na kategorya ng mga kaso ang nabuo - mga kaso ng permanenteng imbakan. Sa artikulong sasabihin namin sa iyo kung paano ayusin ang mga naturang kaso para sa paglipat sa archive.

Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ay itinatag ng mga karaniwang listahan:

Isang listahan ng mga tipikal na dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad mga ahensya ng gobyerno, mga katawan lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang 08.25.2010 No. 558, bilang susugan noong 02.16.2016; pagkatapos nito - ang Listahan 2010);
Isang listahan ng mga tipikal na dokumento ng archival na nabuo sa siyentipiko, teknikal at mga aktibidad sa produksyon mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng imbakan (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Hulyo 31, 2007 No. 1182, bilang susugan noong Abril 28, 2011; pagkatapos nito - ang Listahan 2007).

Ang panahon ng pagpapanatili ng dokumento ay maaari ding itakda sa industriya mga normatibong dokumento. Sa kasong ito, ang salitang "permanenteng" ay maaaring mapalitan ng isang kasingkahulugan, halimbawa, "walang katiyakan".

Kung ang organisasyon ay hindi pinagmumulan ng pagkuha ng archive ng estado.

Ang Column 3 "Panahon ng pagpapanatili ng dokumento" ng 2010 List ay naglalaman ng footnote<*>, na nagsasaad na ang panahon ng pag-iimbak ng "permanenteng" (Permanente) na mga dokumento sa mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng estado, mga archive ng munisipyo ay hindi maaaring mas mababa sa sampung taon. Pinag-uusapan lang natin ang mga dokumentong iyon, ang mga panahon ng pagpapanatili nito ay nakasaad sa 2010 List.

Kaya, kung ang organisasyon ay hindi pinagmumulan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipal), dapat itong mag-imbak ng mga dokumento na may "permanenteng" panahon ng hindi bababa sa 10 taon, at pagkatapos ay malayang sirain ang mga ito sa normal na mode, kasama ang mga kaso. na nag-expire na sa oras na ito. Kasabay nito, sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina o sa ibang lokal normative act na nakatuon sa pag-iimbak ng mga dokumento, ipinapayong magtatag pinakamababang termino imbakan para sa mga dokumentong ito. Halimbawa:

Dahil ang Kumpanya ay hindi isang organisasyon - isang mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo), ang "permanenteng" panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ng pamamahala ay 10 taon.

tala

Ang listahan ng 2007 ay hindi naglalaman ng anumang mga footnote o tagubilin sa anumang iba pang paraan. Samakatuwid, kung ang isang dokumento sa ilalim ng Listahan ng 2007 ay may "permanenteng" panahon ng pagpapanatili, nangangahulugan ito ng pagpapanatili para sa buong pagkakaroon ng organisasyon.

Kung ang organisasyon ay pinagmumulan ng pagkuha ng archive ng estado, pagkatapos ang panahon ng pagpapanatili ay "permanenteng" ay nangangahulugang "habang umiiral ang organisasyon". Kung ang liquidated na organisasyon ay may kahalili, pagkatapos ay "permanente" ay tatagal sa buong panahon ng pagkakaroon ng kahalili na organisasyon. Kung sakaling ma-liquidate ang isang organisasyon nang walang mga kahalili, ang archive ng estado kung saan ito nabibilang ay nagsasagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento na may permanenteng panahon ng imbakan at dinadala ang mga itinuturing nitong kapaki-pakinabang sa mga imbakan nito. Maaaring sirain ang mga dokumentong hindi interesado sa archive.

Ang paghahanda ng isang kaso para sa imbakan ay nagsisimula nang matagal bago makumpleto ang dokumento sa pag-iingat ng rekord. Ang lahat ng proseso ng DOW ay isinasagawa nang sunud-sunod at magkakaugnay.

tala

Nasa proseso na ng pagtanggap papasok na dokumento o paglikha ng papalabas, kailangan mong maunawaan kung saang kaso ilalagay ang dokumento at kung ano ang mga tampok ng pagbuo ng kasong ito.

Halimbawa, ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay dapat isaalang-alang at mabuo nang hiwalay sa mga order para sa mga tauhan. Maliit na organisasyon ay madalas na kasalanan ang kabaligtaran, kung saan ang sekretarya ay pinagsasama ang mga tungkulin ng isang klerk at tauhan ng opisyal. Bago magpadala ng naturang composite file para sa imbakan, kailangan itong buwagin, at ito ay dagdag na trabaho.

Tulad ng para sa pagsusulatan, dapat itong mabuo ayon sa prinsipyo ng "request-response", kapag ang bawat papasok o papalabas na sulat ay isinampa sa file ayon sa tanong nito, at hindi ayon sa uri (papasok o papalabas). Dapat itong gawin kaagad, kung hindi, pagdating ng oras upang magpadala ng mga kaso para sa imbakan, ang kalihim ay gagastos malaking halaga oras upang mabuo ang kasaysayan ng sulat.

Ang mga dokumento sa kaso ay maaaring i-systematize:

Ayon sa kronolohikal, ibig sabihin, sa panahon ng paglikha. Bilang isang tuntunin, sa mga ganitong kaso, ang mga dokumento ay mahigpit na inaayos ayon sa mga numero ng pagpaparehistro, Halimbawa:

	Numero ng case sheet (volume)
Order na may petsang 01/12/2015 No. 1
Order na may petsang 13.01.2015 No. 2
Order na may petsang 13.01.2015 No. 3
Order na may petsang 16.01.2015 No. 4
Order na may petsang 19.01.2015 No. 5

ayon sa alpabeto- halimbawa, mga apelyido o pangalan ng mga proyekto:

Pinagsamang paraan- una, ang mga dokumento ay nakaayos sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto, at pagkatapos ay ayon din sa pagkakasunod-sunod, halimbawa:

Dokumento at data ng pagpaparehistro nito	Numero ng case sheet (volume)
Korespondensya sa Astra LLC
Separator sheet
Ref. No. 53 na may petsang 14.01.2015
Sa. 243 na may petsang 01/16/2015
Ref. 105 na may petsang 01/23/2015
Sa. 341 ng 01/28/2015
Korespondensya sa Vasilek LLC
Separator sheet
Sa. 14 na may petsang 12.01.2015
Ref. 18 na may petsang 13.01.2015
Sa. No. 201 na may petsang 15.01.2015

Ang mga dokumentong nahahati sa mga bloke ayon sa alpabeto ay pinaghihiwalay sa isa't isa, halimbawa, ng mga may kulay na separator. Ito ay opsyonal, ngunit ginagawa nitong mas madali ang pagtatrabaho sa volume. Kapag binibilang ang mga sheet, ang mga separator ay tumatanggap ng mga numero sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

Kaya, sa oras na mai-file ang mga file para sa imbakan, ang mga dokumento ay mabubuo nang tama sa mga file, at sa loob ng mga file ay ma-systematize ang mga ito.

Tinatanggal namin ang labis. Malamang, hanggang ngayon ang mga dokumento ay itinatago sa mga folder - mga rehistro. Masyado pang maaga para kumuha ng mga dokumento sa kanila. Upang magsimula, mag-scroll tayo sa bawat folder at alisin ang mga draft, doublet (paulit-ulit) na mga kopya ng mga dokumento, mga sheet na may mga tala mula dito, at mga paper clip at stapler staples mula sa mga dokumento mismo.
Hinahati namin ang mga kaso sa mga volume. Sa yugtong ito, tinutukoy namin kung gaano karaming mga volume ng kaso ang lalabas sa dulo at kung paano mas mahusay na hatiin ang mga dokumento sa mga volume: sa pamamagitan ng mga buwan, sa bilang ng mga sheet, ng mga kontratista, sa pamamagitan ng mga apelyido, atbp. Alinsunod sa talata 4.20 ng Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento sa mga awtoridad kapangyarihan ng estado, mga lokal na pamahalaan at organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526; pagkatapos nito - Mga Panuntunan 2015) sa bawat kaso ay hindi dapat higit sa 250 na mga sheet.

Hindi kinakailangan na magkaroon ng ilang uri ng sistema para sa paghahati ng mga dokumento sa mga volume, sapat na upang sundin ang panuntunang ito. Ang pare-parehong pamamahagi ng mga sheet, una, ay ginagawang posible na bumuo ng mga volume na humigit-kumulang sa parehong kapal, at pangalawa, pinapadali nito ang paghahanap ng mga dokumento sa file. Kaya, kung mayroong humigit-kumulang 300 na mga sheet sa file, kung gayon mas mahusay na gumawa ng dalawang volume ng 150 na mga sheet bawat isa, at hindi 250 at 50.

Pagkatapos ay maingat naming i-extract ang mga dokumento mula sa mga folder, ipamahagi ang mga ito sa dami at magpatuloy sa pagpaparehistro para sa imbakan.

Depende sa panahon ng pag-iimbak, ang mga kaso ay maaaring iproseso nang bahagya o ganap. Ang lahat ng mga kasong isinampa sa organisasyon at pagkakaroon ng shelf life na higit sa 5 taon ay bahagyang naproseso, maliban sa mga kaso sa mga tauhan. Buong disenyo Ang mga sumusunod na kaso ay napapailalim sa imbakan, alinsunod sa Mga Panuntunan ng 2015:

permanenteng panahon ng imbakan;
pansamantalang (mahigit 10 taon) panahon ng imbakan;
mga dokumento ng tauhan lahat, kabilang ang mga may limang taong buhay sa istante).

Mga yugto ng pagpaparehistro ng bawat volume. Ang buong pagpaparehistro para sa imbakan ng bawat volume ng file ay nangyayari sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1) pag-numero ng mga sheet ng kaso;

2) pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng kaso;

3) pagpaparehistro ng sheet - ang saksi ng kaso;

4) paghahain o pagbubuklod ng mga dokumento ng kaso;

5) disenyo ng pabalat (pahina ng pamagat).

Kung ang mga dokumento ay dati nang biniro ng isang tao sa parehong kanang sulok sa itaas at ang bagong pagnunumero ay hindi tumutugma sa luma, pagkatapos ay i-cross out ang lumang numero at isulat ang bago sa tabi nito. Ang mga numerong nakakabit sa ibang bahagi ng sheet ay hindi kailangang itama. Kung ang isang brochure na may sariling page numbering ay kasama sa volume na iyon, ang bawat isa sa mga sheet nito, kasama ang cover, ay tumatanggap ng numero nito sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

Ang bawat may bilang na volume ay maaaring lagyan ng label ng sticker na may sumusunod na impormasyon:

kabuuang bilang ng mga sheet;
napalampas na mga numero;
mga numero ng titik.

Ang impormasyong ito ay magiging kapaki-pakinabang sa amin sa ibang pagkakataon kapag iginuhit ang sheet ng saksi ng kaso.

Kung mayroong maraming nawawala at may titik na mga numero sa dami, dapat silang isaalang-alang kapag binibilang ang bilang ng mga sheet. Halimbawa, kung mayroong 100 sheet ayon sa mga numero sa isang volume, ngunit mayroong tatlong nawawalang numero at dalawang may letra, kung gayon ang kabuuang bilang ng mga sheet sa volume ay magiging 99 (100 - 3 +2).

Walang sinasabi ang mga panuntunan sa 2015 tungkol sa bilang ng mga rebisyon sa volume numbering. Malinaw, kung mayroong masyadong maraming mga error, pagkatapos ay mas mahusay na muling bilangin ang mga sheet. Gayunpaman, kung ano ang kahulugan ng "sobra" na ito ay nagsisimula ay hindi alam. Sa kasong ito, inirerekumenda namin na pamilyar ka sa sugnay 75 ng Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina ng notaryo (naaprubahan ng desisyon ng Lupon ng FNP noong Disyembre 17, 2012, sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Hustisya ng Russia noong Abril 16, 2014 No. 78):

pagkuha

mula sa Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina ng notaryo

75. […] Kung higit sa 5 mga pagkakamali ang nagawa sa pagnunumero ng mga sheet sa case (volume), ang mga sheet ng case (volume) ay binibilang muli.

Ang panuntunang ito ay hindi kinakailangan para sa pangkalahatang gawain sa opisina, ngunit hindi bababa sa nagbibigay ng ideya kung gaano karaming mga error ang mas mahusay na muling bilangin ang isang volume.

Ang pag-compile ng panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng volume ay hindi palaging kinakailangan. Upang banggitin ang 2015 Rules:

pagkuha

mula sa Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation

at iba pang mga dokumento sa mga awtoridad ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon

4.30. Upang maisaalang-alang ang mga dokumento ng ilang mga kategorya ng mga kaso sa papel (personal, mga kaso sa korte, mga materyales ng mga kasong kriminal, mga kaso sa paggawad ng mga degree sa akademiko at pagbibigay ng mga titulo sa akademiko, mga kaso na nauugnay sa pagpapalabas ng mga sertipiko ng copyright at mga imbensyon ng patent), isang panloob na imbentaryo ng kaso mga dokumento ay pinagsama-sama.

Ang panloob na imbentaryo ay isang uri ng talaan ng mga nilalaman ng volume.

Ang kalihim, kung kinakailangan, ay maaaring lumikha ng isang panloob na imbentaryo para sa iba pang mga kategorya ng mga kaso. Narito ang sinasabi nila tungkol sa Mga Pangunahing tuntuning ito para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives ng Pebrero 6, 2002):

pagkuha

mula sa Basic Rules for the Operation of Archives of Organizations

3.6.17. Ang isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay pinagsama-sama upang maitala ang mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na imbakan, ang accounting kung saan ay sanhi ng mga detalye ng dokumentasyong ito (lalo na mahalaga, personal, hudikatura, mga file sa pagsisiyasat, atbp.), bilang pati na rin ang pagtatala ng permanente at pansamantalang (higit sa 10 taon) ng imbakan, na nabuo ayon sa mga uri ng mga dokumento, ang mga pamagat na hindi nagbubunyag ng partikular na nilalaman ng dokumento.

Kaya, posible na mag-compile ng isang panloob na imbentaryo kapwa para sa dami na may mga order para sa pangunahing aktibidad (lalo na kung, dahil sa maling sistematisasyon, ang pag-numero ay nilabag dito), at para sa dami na may sulat, kung pinapadali nito ang paggamit ng mga volume.

Ang anyo ng panloob na imbentaryo ay ibinibigay sa Mga Panuntunan 2015 (Appendix Blg. 27). Ang imbentaryo ay may sariling pagnunumero ng mga sheet, na maaaring awtomatikong ilagay sa yugto ng paglikha ng isang dokumento sa MS Word (Halimbawa 1).

Ang isang certification sheet ay pinagsama-sama para sa bawat volume ng kaso. Ang sheet form ay nakapaloob din sa Mga Panuntunan 2015 (Appendix Blg. 8). Madaling punan ito: alam na natin kung gaano karaming mga sheet ang nasa bawat volume, pati na rin kung ilan sa mga ito ang nawawala at may mga letrang numero. Tulad ng para sa "mga tampok ng pisikal na kondisyon", kung gayon pinag-uusapan natin ang tungkol sa:

tungkol sa napunit na mga sheet;
nakadikit na mga sheet;
mga polyeto, tinahi at selyadong mga dokumento bilang bahagi ng volume;
mga sheet na may mas malaking format kaysa sa karamihan sa volume, at iba pang hindi karaniwang mga dokumento para sa volume na ito (Halimbawa 2).

Pumili kami ng takip. Ang mga dokumento ng isang permanenteng shelf life ay ibinibigay sa mga cardboard cover na espesyal na idinisenyo para sa mga kaso ng isang permanenteng shelf life (Fig. 1). Mas madaling mahanap ang mga ito sa mga website ng mga online na tindahan, at hindi sa mga trading floor - ang produktong ito ay hindi ang pinakasikat, kaya madalas nilang nakalimutan na ilagay ito sa counter.

Ang folder na nagbubuklod ng karton ay pupunan ng isang nababaluktot na malawak na gulugod na may malagkit na layer. Ang itaas at ibabang mga pabalat ay kulubot na may indent mula sa kaliwang gilid na 25 mm, na nagbibigay-daan sa iyong i-flip ang case tulad ng isang libro at kopyahin ang mga sheet nang hindi nahihirapan.

Ang isang volume na idinisenyo sa naturang pabalat ay mukhang isang ordinaryong libro, sa isang malaking format lamang. Ang mga volume na dinisenyo sa ganitong paraan ay maaaring ilagay nang patayo sa istante nang walang takot na sila ay yumuko, pagdurog sa mga nilalaman.

Gumagawa kami ng takip. Kung iniisip ng management na ito ay masyadong mahal, ang kalihim ay kailangang kumuha ng gunting, karton at gagawa ng mga pabalat. Gayunpaman, gagana lamang ang paggawa ng mga disenteng takip kung makakahanap ka ng mataas na kalidad na karton na gupitin sa mga sheet na katumbas ng o bahagyang mas malaki kaysa sa A4. Mula sa karaniwang "Para sa pagkamalikhain ng mga bata" walang magandang maidudulot dito.

Upang gawin ang takip sa iyong sarili, kakailanganin mo ng karton, isang sheet ng bumvinyl (matibay, hindi tinatablan ng tubig na materyal na nakabatay sa papel na nagbubuklod) at double-sided tape.

Ang prinsipyo ng pagtahi ng binili at gawang bahay na mga takip ay pareho:

1. Ilagay ang ilalim na takip, mga dokumento, at pang-itaas na takip nang magkasama, i-drill at i-staple ang pagkakatali.

2. I-wrap ang malambot na materyal (sa kaso ng self-made - isang strip ng bumvinyl) pababa sa likod ng ilalim na takip at idikit ang tape nang mahigpit mula sa ibaba (Larawan 2).

Bilang resulta, ang gawang bahay na takip ay magmumukhang halos kapareho ng sa Fig. 3.

Gumagamit kami ng hole punch. Dahil ang mga dokumento ay naka-staple sa 4 na butas, mas mainam na gumamit ng mga espesyal na 4-hole puncher para dito, na sumuntok sa isang stack ng mga dokumento mula 150 hanggang 300 na mga sheet sa isang pagkakataon (Larawan 4, 5).

Maaari ka ring gumamit ng regular na 10-sheet na butas na suntok na may dalawang butas, gayunpaman, kakailanganin mong suntukin ang sampung sheet na ito ng dalawang beses. Ang distansya sa pagitan ng apat na butas ay dapat na 8 cm (ayon sa
na may mga rekomendasyon ng GOST 17914-72 "Mga takip para sa mga pangmatagalang kaso ng imbakan. Mga pagtutukoy”), kaya dapat itakda ang metro sa “888”.

Bago ang pagsuntok ng mga butas sa dami, kailangan mong ayusin ang mga dokumento ng kaso sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1) panloob na imbentaryo (kung ito ay nilikha);

2) mga dokumento ng kaso;

3) sheet ng sertipikasyon.

Pumili kami ng isang karayom at sinulid. Ang karayom sa pananahi ay masyadong maliit, mas mainam na gumamit ng isang bag (ang tinatawag na "gypsy") - mahaba (mga 12 cm) at may malawak na mata. Kakailanganin ng thread ang isang malakas, ngunit maaari mong tiklop ito ng maraming beses at ang karaniwan. Maaari ka ring manahi gamit ang bank twine, ngunit hindi madaling i-thread ito kahit na sa isang "gypsy" na karayom.

Ang haba ng thread sa isang karaniwang dami ay humigit-kumulang 1 metro. Pinakamainam na matukoy ang pinakamainam na haba para sa iyong sarili sa empirically - na sa ikatlong stitched volume ay magiging malinaw kung gaano ito kakailanganin. Hindi na kailangang itali ang isang buhol sa dulo ng thread, tulad ng sa ordinaryong pananahi - gayon pa man, ang mga dulo ay gupitin sa pinakamainam na haba. Kung ang lakas ng tunog ay tinusok (tinusok, na-drill) nang maingat, walang mga problema sa pag-thread ng thread, dahil ang diameter ng karayom ay mas maliit kaysa sa diameter ng butas mula sa drill o hole punch.

Ang direksyon ng karayom na may sinulid kapag tinatahi ang volume ay ipinapakita sa Figure 6.

Matapos mailabas ang magkabilang dulo ng thread mula sa likod ng volume, sila ay nakatali (hindi masikip, upang ang volume ay hindi lamang mabuksan, ngunit din, kung kinakailangan, gumawa ng isang kopya ng anumang dokumento, ngunit hindi mahina, upang ang mga sheet ng kaso ay hindi "maglakad") at maputol.

Tandaan: sa pangkalahatan at gawain sa opisina ng tauhan Hindi na kailangang ilabas ang mga dulo ng mga thread mula sa loob ng takip at i-fasten ang mga ito gamit ang isang sticker ng pagpapatunay. Ang mga dulo ay pinutol at, kung maaari, nakatago sa ilalim ng takip. Kung walang takip, ang mga ito ay ilalabas lamang mula sa loob nang walang anumang karagdagang pagmamanipula.

Ang anyo ng pahina ng pamagat ng kaso ay ibinibigay sa Mga Panuntunan 2015 (Appendix Blg. 28). Ang pagpuno nito ay karaniwang hindi nagiging sanhi ng mga paghihirap. Huwag kalimutan lamang na ang tuktok na linya ng pabalat na "Pangalan ng estado (munisipal) archive" ay nananatiling blangko. Kung sakaling mapunta ang kaso sa mga archive ng estado, ang mga empleyado nito ang magpupuno sa linyang ito mismo.

Sa kaliwang sulok sa ibaba ng pahina ng pamagat, ang archival code ng kaso ay nakakabit: ang numero ng pondo, ang numero ng imbentaryo at ang numero ng yunit ng imbakan na ito ayon sa imbentaryo (Halimbawa 3).

Idikit ang pahina ng pamagat sa pabalat ng volume. Pinakamainam na gumamit ng PVA glue, ngunit pagkatapos ay ang kaso ay dapat na agad na ilagay sa ilalim ng presyon para sa ilang oras, kung hindi man ang pahina ng pamagat ay mananatili nang hindi pantay at kulubot sa mga lugar. Ang hindi gaanong angkop para dito ay isang glue stick (ang takip ay mapupuksa sa loob ng ilang oras) at stationery na pandikit (masyadong likido at sisira sa pahina ng pamagat upang walang pindutin ang magliligtas dito). Ang pag-print ng mga pabalat sa mga sheet na may isang malagkit na layer ay mahal at hindi epektibo: ang "malagkit na layer" sa mga ito ay may kondisyon, at ang takip ay maaaring alisin sa isang paggalaw ng kamay.

Kaya, ang algorithm para sa pagrehistro ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan ay ang mga sumusunod:

Index ng Kaso

Pamagat ng kaso

Mga deadline

Bilang ng mga sheet

Shelf life

Mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga natanggal na empleyado. B - K.T.1

Gayundin. Mga titik L - Z. T.2

Ang assortment ng mga espesyal na stationery para sa archive, na ipinakita sa mga tindahan, ay maliit, ngunit maaari kang pumili ng isang bagay.

Mga makina para sa archival binding. Ang dami ng kaso ay naayos sa kanila at drilled sa pamamagitan ng. Ang makina ay maaaring manual (para sa pagbabarena, kailangan mong i-on ang isang espesyal na hawakan, Fig. 7) at electric (ang drill ay sinimulan sa pamamagitan ng pagpindot sa isang pindutan, Fig. 8). Ang mga opinyon ng mga eksperto tungkol sa mga makinang ito ay naiiba: itinuturing ng isang tao na maginhawa sila, isang tao - eksaktong kabaligtaran. Ngunit ang isang butas na nasuntok ng isang butas ay tiyak na mukhang mas makinis at mas malinis kaysa sa isang butas na na-drill ng isang makina.

Kahon ng imbakan. Ang mga handa na volume ay maaaring ilagay lamang sa isang istante, o maaari ding i-package sa mga kahon. Maraming uri ng mga kahon. Tandaan natin, halimbawa, ang isang kahon na may mga string, kung saan inilalagay ang ilang mga nakatali na volume ng mga kaso (Larawan 9).

Sa pagbebenta maaari ka ring makahanap ng malalaking kahon na may hinged lid (Larawan 10). Ang kahon na ito ay maaaring maglaman ng 10 o higit pang mga volume.

Ito ay maginhawa upang makuha ang nais na dami o bundle mula sa mga kahon na may hinged lid nang hindi inaalis ang kahon mula sa istante. Ang ilang mga kahon ay mayroon ding mga espesyal na pangkabit na bracket, na nagpapahintulot sa iyo na bumuo ng isang rack sa pamamagitan ng pagkonekta sa mga kahon (Larawan 11).