Mga bagong panuntunan para sa mga archive: ano ang nagbago? Seksyon VII. Paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon

admin 20.05.2019 0 komento

Ano ang maaasahan ngayon sa larangan regulasyon at metodolohikal na suporta sa pag-archive?

Una, sa kasalukuyang dokumento sino ang nagsusuot normatibong katangian: Mga panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento Pondo sa Arkibal Pederasyon ng Russia at iba pa mga dokumento sa archival sa mga organo kapangyarihan ng estado, mga organo lokal na pamahalaan at mga organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526), na ipinatupad sa pagtatapos ng Setyembre noong nakaraang taon. Dagdag pa sa artikulo, tatawagin natin itong Mga Panuntunan-2015.

At pangalawa, sa kasalukuyang dokumento, na may isang metodolohikal na kalikasan: ang Pangunahing mga patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives ng Pebrero 6, 2002, pagkatapos nito - ang Pangunahing Mga Panuntunan) . Maraming mga praktikal na isyu na naaapektuhan lamang ng Mga Panuntunan ng 2015 ay sakop dito sa ilang detalye, halimbawa, ang pamamaraan para sa pagbuo ng isang katawagan ng mga kaso.

Mga pangunahing tuntunin ng trabaho mga archive ng departamento(inaprubahan ng pagkakasunud-sunod ng Main Archive ng USSR na may petsang 05.09.1985 No. 263), na sa mahabang panahon, dahil sa kanilang edad, ay hindi isang gumaganang dokumento, sa wakas ay ipinadala sa isang karapat-dapat na pahinga at hindi napapailalim sa aplikasyon sa teritoryo ng Russian Federation mula sa sandaling ang Mga Panuntunan-2015 ay nagsimula (liham ng Federal Archive na may petsang Setyembre 18, 2015 No. 2/2133-A).

Kailangan bang itago ang mga dokumento?

Ano ang isang archival document? Tingnan ang artikulong “Aling mga Organisasyon ang Kinakailangan ng Bagong Mga Panuntunan sa Archival? At sino ang may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation?

Dapat itago ang mga dokumento. Sa kabila ng katotohanan na ang 2015 Rules ay nagsasabi na "ang mga organisasyon ay may karapatan (idinagdag ang diin) na lumikha ng mga archive upang mag-imbak ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad ...", ang karapatang ito, sa mas malapit na pagsusuri, ay nagiging isang tunay. obligasyon.

Una, kung mayroong isang organisasyon, kung gayon mayroong mga empleyado, na nangangahulugang isang kumpletong hanay ng mga dokumento sa mga tauhan para sa bawat isa sa kanila.

Pangalawa, kung may organisasyon, mayroon ding tax accounting nito, na kinakatawan din ng papel o elektronikong mga dokumento.

Pangatlo, hindi bababa sa lahat ng nakalistang dokumento ay dapat itago para sa mga deadline. Mga mapagkukunan ng buhay ng istante - mga espesyal na listahan:

Listahan ng mga tipikal na dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad mga ahensya ng gobyerno, mga lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation noong Agosto 25, 2010 No. 558);
Ang listahan ng mga tipikal na dokumento ng archival na nabuo sa siyentipiko, teknikal at mga aktibidad sa produksyon mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura at Mass Communications ng Russian Federation na may petsang Hulyo 31, 2007 No. 1182).

Ang mga listahang ito ay obligado1 para sa paggamit ng parehong estado at hindi pang-estado na mga organisasyon. Kaya lumalabas na ang alinman, kahit na ang pinakamaliit at pinaka-katamtamang kumpanya, ay may isang hanay ng mga dokumento para sa imbakan ng archival. At para sa kanila, dapat gumawa ng mga kundisyon na nakakatugon sa bagong dokumento ng regulasyon: ang Mga Panuntunan-2015. Ang kawalan ng mga istrukturang subdibisyon sa ilalim ng mga pangalang "archive", "opisina" ay hindi nakakaapekto sa tungkuling ito sa anumang paraan.

Imbakan ng mga elektronikong dokumento

Ang inobasyon, na nakakuha ng atensyon ng lahat ng mga espesyalista sa trabaho sa opisina at pag-archive, ay ang pinakahihintay na pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, na ibinigay sa Mga Panuntunan-2015. Ang mga seksyon 2.30–2.33 ay sinadya. Paglipat sa mga elektronikong dokumento sa Mga Panuntunan-2015 ay isinasagawa nang biglaan, nang walang anumang mga heading, kaagad pagkatapos ng mensahe na ipinagbabawal na maging maruming sapatos sa archive.

2.30. Mga kondisyong ipinag-uutos imbakan ng mga elektronikong dokumento ay:

ang pagkakaroon sa archive ng organisasyon ng hindi bababa sa dalawang kopya ng bawat yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento (ang pangunahing at gumaganang mga kopya ay dapat na nasa iba't ibang mga pisikal na aparato);

pagkakaroon ng hardware at software na idinisenyo upang magparami, kopyahin, muling isulat ang mga elektronikong dokumento, kontrolin ang pisikal at teknikal na kondisyon;

tinitiyak ang paraan ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, hindi kasama ang pagkawala, hindi awtorisadong pamamahagi, pagkasira o pagbaluktot ng impormasyon.

Ang isa pang pangunahing pagbabago ay ang kahulugan ng 2015 Rules ng format para sa archival storage ng mga electronic na dokumento:

Fragment ng dokumento CollapseShow Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526, nagkabisa noong Setyembre 21, 2015)

2.31. Ang paglipat ng mga tekstong elektronikong dokumento para sa imbakan sa archive ng isang organisasyon na pinagmumulan ng pagkuha ng estado at munisipal na mga archive ay isinasagawa sa format na PDF / A.

Ang PDF ay hindi maikakaila na isang unibersal na format. Ang PDF/Archives (PDF/A) ay isang variation ng format na ito, na espesyal na idinisenyo para sa pangmatagalang archival storage ng mga dokumento at nakalagay sa ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Document Management. Electronic na format ng file ng dokumento para sa pangmatagalang imbakan. Ngunit tulad ng anumang pangkalahatan, ang PDF ay hindi perpekto. Ang mga dokumento ng pamamahala ay maganda sa format na ito, ngunit ginagamit ng mga organisasyon hindi lamang ang Microsoft Office package. Kaya, halimbawa, ang mga guhit na ginawa sa .dwg na format ay hindi ipinapakita nang tama kapag na-convert sa .pdf. Ang pag-uugali ng electronic digital na lagda kapag nagko-convert ng dokumento sa .pdf.

Ang pamamaraan para sa paglipat ng mga elektronikong file at dokumento ay inilarawan sa seksyon 4.34 ng Mga Panuntunan. Ang sumusunod ay sumusunod mula sa teksto:

una, ang mga elektronikong dokumento ay maaaring ilipat sa archive at maiimbak pareho sa magkahiwalay na pisikal na media at "sa pamamagitan ng network ng impormasyon at telekomunikasyon",
pangalawa, ang imbentaryo ng mga elektronikong kaso at dokumento ay pinagsama-sama, gayunpaman, sa anyo ng papel(iyon ay, kahit na bumuo kami ng isang archive sa EDMS, ang imbentaryo ay kailangang maihatid nang personal sa archivist),
pangatlo, “kapag tumatanggap para sa imbakan ng archival, ang mga elektronikong file ay na-certify Electronic Signature pinuno ng organisasyon o pinahintulutan niya opisyal". Walang ganoong uri ang kailangan para sa mga dokumentong papel. Paano sumunod sa kinakailangang ito para sa mga organisasyong gumagawa ng mga elektronikong dokumento, ngunit hindi gumagamit ng EDS, ang 2015 Rules ay tahimik.

Sa wakas, "para sa mabilis na pag-access sa mga elektronikong dokumento para sa sanggunian at paghahanap, isang pondo para sa paggamit ng mga elektronikong dokumento ay nilikha sa archive" (talata 2.33). Ang konsepto ng pondo ng paggamit ay hindi isiniwalat.

Accounting ng dokumento

3.5. Ang archive ng samahan ay nagpapanatili ng pangunahing (mandatory) at auxiliary na mga dokumento sa accounting. Ang komposisyon at anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay tinutukoy alinsunod sa mga patakarang ito. Ang komposisyon at mga anyo ng pagsuporta sa mga dokumento ng accounting ay tinutukoy ng archive ng organisasyon nang nakapag-iisa.

Ipinaliwanag ng mga pangunahing patakaran kung bakit isinasagawa ang accounting ng mga dokumento ng archive at kung ano ang sistema ng mga dokumento ng accounting, malinaw na bumubuo ng layunin nito. Nawala ang mga kahulugang ito sa Mga Panuntunan ng 2015. Alalahanin natin ang mga ito upang maunawaan kung bakit haharapin natin ang accounting:

Ang accounting para sa mga dokumento sa archive ng isang organisasyon ay ang pagpapasiya ng kanilang bilang at komposisyon sa mga itinatag na mga yunit ng accounting at pag-aayos (pagrehistro) ng pag-aari ng bawat yunit ng accounting sa isang tiyak na kumplikado at ang kanilang kabuuang bilang sa mga dokumento ng accounting2.
Ang sistema ng mga dokumento ng accounting ng archive ay isang kumplikadong magkakaugnay na mga dokumento ng accounting at database na sumasalamin sa bilang at komposisyon ng mga dokumento ng archive ng organisasyon at ang kanilang mga pagbabago, sangkap sistema ng accounting ng estado ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation3.

At ang pangunahing pagbabago: ang listahan ng mga dokumento ng accounting ng archive noong 2015 ay nabawasan ng higit sa kalahati, mula 11 hanggang 5 na posisyon. Tanging:

libro ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng mga kaso, dokumento;
listahan ng mga pondo;
sheet ng pondo;
imbentaryo ng mga kaso, dokumento;
rehistro ng paglalarawan.

Ang pamamaraan para sa pag-compile at pagpapanatili ng mga form ng accounting, bagama't kakaunti, ay inilarawan sa mga talata 3.7–3.11 ng 2015 Rules.

Ang natitira ay nasa pagpapasya ng organisasyon. Kung ito ay pinagmumulan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipal), kung gayon ang isang pasaporte ng organisasyon ay dapat na dagdag na iguguhit (sugnay 3.12 ng Mga Panuntunan-2015). Mayroon ding footnote sa Mga Regulasyon para sa Pagpaparehistro ng Estado ng mga Dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, na may petsang 1997 at inaprubahan ang anyo ng isang archive passport. Tandaan na ang Mga Pangunahing Panuntunan ay nagmungkahi ng isang form, bagaman halos magkapareho, ngunit mas "sariwa" pa rin kaysa sa mga nabanggit na regulasyon. Hindi bababa sa, ang pagtutuos dito ay nagsimula sa ika-dalawang libo, at hindi noong dekada nobenta.

Pagsusuri ng halaga ng mga dokumento

Ang Mga Panuntunan-2015 ay hindi nagdala ng anumang panimula na bago sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng taunang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Ang talata 4.12 lamang ang nararapat pansin:

4.12. Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumilikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay lumikha ng mga imbentaryo ng mga kaso ng mga tauhan at mga imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan at tinitiyak ang kanilang kaligtasan.

Ang probisyon na ito ay tumutukoy sa pag-uusap na, anuman ang presensya sa organisasyon ng archive at ang pag-aari nito sa bilang ng mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo), obligado itong harapin ang mga dokumento nito nang hindi bababa sa isang minimum na lawak. Pagkatapos ng lahat, marahil, ilang mga tao ang makakapag-compile ng isang imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng pag-iimbak nang hindi muna nag-iipon ng isang katawagan ng mga kaso.

Nomenclature ng kaso

Tingnan ang artikulong "Mga Bagong Panuntunan para sa gawain ng mga archive sa nomenclature ng mga file"

Matipid silang nagsasalita tungkol sa nomenclature ng mga kaso, na tinatawag ng 2015 Rules na "ang pangunahing dokumento ng accounting na sumasalamin sa komposisyon at organisasyon ng dokumentaryo na pondo ng organisasyon," at hindi man lang ito binibigyan ng anumang maliwanag na kahulugan. Mula sa teksto ng dokumento ito ay sumusunod lamang (mga sugnay 4.14–4.18):

"Ang katawagan ng mga kaso ay nag-aayos ng pag-uuri (pagpapangkat) ng mga naisagawang dokumento sa mga kaso (mga elektronikong kaso)";
ang nomenclature ng mga kaso ay pinagsama-sama ayon sa nakalakip na form;
ang nomenclature of affairs ng organisasyon ay pinagsama-sama batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng mga structural divisions (ang form ay naka-attach, gayunpaman, hindi ito mahahanap sa pamamagitan ng talaan ng mga nilalaman: naglalaman ito ng dalawang appendice na may pangalan na " Nomenclature ng mga kaso"; Ang Blg. 26 ay tumutukoy sa mga structural divisions);
ang katawagan ng mga gawain ng samahan ay binuo batay sa pamantayan, departamento at iba pang mga listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, iba pang mga regulasyong ligal na kilos, pati na rin ang tipikal at huwarang mga katawagan ng mga kaso;
mga organisasyon - ang mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo) ay mag-uugnay nito sa "kaugnay na EPC o ang archive ng estado (munisipal), alinsunod sa mga kapangyarihang ipinagkaloob dito";
ang mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) ay sumasang-ayon sa kanilang mga nomenclature ng mga file sa kanilang sarili.

Wala nang praktikal na impormasyon sa pagbuo at pagpapanatili ng nomenclature ng mga gawain ng organisasyon na nakapaloob sa 2015 Rules. Dapat itong sabihin nang walang pag-aalinlangan: kung wala ang Mga Pangunahing Panuntunan, ang isang ordinaryong klerk, lalo na sa unang pagkakataon, ay hindi magagawang iguhit ito.

Pagpaparehistro ng mga kaso

4.19. Nakumpleto ang mga kaso ng trabaho sa opisina ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng pag-iimbak, kabilang ang para sa mga tauhan, pagkatapos ng pagtatapos taon ng kalendaryo, kung saan sila ipinasok, ay inihahanda para sa paglipat sa archive ng organisasyon at napapailalim sa pagpaparehistro at paglalarawan.

Depende sa mga tuntunin ng imbakan, ang buong o bahagyang pagpaparehistro ng mga kaso ay isinasagawa. Buong disenyo mga kaso ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan at mga tauhan ay napapailalim sa.

Gumagawa ng mga kaso para sa hard copy nagbibigay ng:

pag-file o pagbubuklod ng mga dokumento ng kaso (ang mga hindi naka-format na dokumento ay naka-imbak sa mga saradong hard folder o sa mga kahon);

pag-numero ng mga sheet ng kaso;

pagguhit ng isang sheet ng ebidensya ng kaso (Appendix No. 8);

pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso (Appendix Blg. 27);

disenyo ng case cover (Appendix No. 28).

Ang paghahanda ng mga elektronikong file para sa paglipat sa archive ng organisasyon ay nagbibigay para sa pagsasama-sama ng isang imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento (Appendice No. 17, 18).

Ano ang kinabibilangan ng bahagyang pagpaparehistro ng mga kaso at kung paano ito nakasalalay sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, ay hindi iniulat.

Kung mas maaga ang panloob na imbentaryo ay pinagsama-sama lamang "sa mga kinakailangang kaso”(Mga Pangunahing Panuntunan, sugnay 3.6.3.), pagkatapos ay inalis ang pariralang ito sa Mga Panuntunan-2015. Ang heading ng form ng imbentaryo, na ipinakita sa Appendix 27, ay hindi nagbibigay ng anumang mga sanggunian sa mga panahon ng imbakan.

Ang mga electronic file ay hindi dapat ilarawan lahat, ngunit ang mga may pansamantalang (mahigit 10 taon) at permanenteng panahon ng imbakan (mga form ng imbentaryo - sa annexes 17 at 18, ayon sa pagkakabanggit).

Mga aplikasyon: mga form ng dokumento

Ayon sa kaugalian, ang Mga Panuntunan-2015 ay nagtatapos sa isang hanay ng mga aplikasyon - mga anyo ng mga dokumento na kasama ng ilang partikular na proseso ng pag-iimbak ng dokumento.

Sa pangkalahatan, dapat sabihin na, una, mayroong mas kaunting mga form sa Mga Panuntunan-2015 kaysa sa Mga Pangunahing Panuntunan, pangalawa, kasama ng mga ito ay mayroong dalawang mga aplikasyon na may parehong mga pangalan, na kung saan ay lubhang hindi maginhawa, at pangatlo, sila ay matatagpuan sa pagkakasunud-sunod ng pagbanggit sa teksto (at hindi sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan o lohikal na pagkakasunud-sunod, tulad ng sa Mga Pangunahing Panuntunan). Ang ilang mga aplikasyon ay nagbago ng mga pangalan, ang ilan ay bahagyang binago ang form. Pangkalahatang rekomendasyon ay magiging mga sumusunod: kung kinakailangan upang gumuhit ng anumang dokumento sa pag-archive, ang archivist ay dapat una sa lahat na hanapin ang form nito sa Mga Panuntunan-2015, at kung ang kinakailangang form ay hindi matatagpuan sa mga ito, sumangguni sa Mga Pangunahing Panuntunan .

Nasa ibaba ang 3 listahan. Ang una (sa anyo ng isang talahanayan) ay ang mga annexes mula sa 2015 Rules at ang kaukulang mga form mula sa Basic Rules. Ang pangalawa ay mga novelty sa mga form na ipinakilala noong 2015. Ang pangatlo ay ang mga form mula sa Mga Pangunahing Panuntunan na hindi kasama sa Mga Panuntunan-2015, ngunit hindi rin kinansela (tulad ng sinasabi nila, gamitin ito sa iyong kalusugan).

Pagsunod sa mga form ng 2015 Rules at Basic Rules

CollapseShow

Muling lumitaw at inaprubahan ng Mga Panuntunan-2015:

Imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan;
Appendix sa imbentaryo ng mga electronic file ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan;
Ang pagkilos ng pagtanggap at paglipat ng mga dokumento ng archival para sa imbakan (mula sa organisasyon patungo sa organisasyon. - Tinatayang Aut.)
Paglalarawan ng mga kaso;
Imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento na may kalakip sa imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento.

Ang huling dalawang form ay idinisenyo upang palitan ang mga listahan ng paghahatid at aktwal na kumakatawan sa mga pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan sa archive ng organisasyon.

Imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng, pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan at mga tauhan yunit ng istruktura mga organisasyon (Annex 12 ng Mga Pangunahing Panuntunan);
Panghuling talaan at inskripsiyon ng sertipikasyon (Appendix 13);
Pahina ng pamagat ng imbentaryo ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan (Appendix 14);
Order (requirement) para sa pagpapalabas ng mga dokumento (Appendix 17);
Aklat ng pagpapalabas ng mga dokumento (Appendix 19);
Imbentaryo ng mga partikular na mahahalagang kaso (Appendix 23);
Ang aklat ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng pondo ng seguro at ang pondo ng paggamit (Appendix 27);
Imbentaryo ng pondo ng seguro (Appendix 28);
Pasaporte ng archive ng pag-iimbak ng organisasyon dokumentasyon ng pamamahala(Annex 29);
Pasaporte ng organisasyon na nag-iimbak ng mga dokumento ng sektoral na pondo (Appendix 30);
Registration card ng unit ng accounting para sa mga electronic na dokumento (ED) (Appendix 31);
Act on migration at rewriting ng mga electronic na dokumento (Appendix 32);
Journal ng pagtanggap at pagtatapon ng mga elektronikong dokumento (Appendix 33);
Journal ng pagpaparehistro ng mga migrasyon at muling pagsulat ng mga elektronikong dokumento (Appendix 34);
Batas na naglalarawan ng mga dokumento ng personal na pinagmulan (Appendix 38);
Kumilos sa pagbuo ng joint archival fund (Appendix 39);
Journal ng pagpaparehistro ng mga inilabas na kopya, extract, sanggunian, pampakay na materyales (Appendix 44);
Journal ng pagpaparehistro ng mga pagbisita ng mga gumagamit ng silid ng pagbabasa (Appendix 45);
Taunang plano ng trabaho ng archive (Appendix 46);
Account card para sa trabaho sa organisasyon (Appendix 47);
Ang pagkilos ng pagtanggap at paglipat kapag binabago ang pinuno ng archive (Appendix 48).

Malinaw na ang Mga Panuntunan-2015 ay idinisenyo para sa isang handa na mambabasa. Ngunit sa maraming mga kaso, sa kasamaang-palad, alinman sa mga kalihim o (kung kinakailangan) mga empleyado ng iba't ibang mga departamento ay nakikibahagi sa trabaho sa opisina at pag-archive sa organisasyon: mga accountant, mga opisyal ng tauhan, proteksyon sa paggawa, mga abogado, atbp. Napakahirap para sa mga inosenteng taong ito na maunawaan kung ano ang kinakailangan sa kanila sa larangan ng pag-iimbak ng dokumento.

Ang Mga Panuntunan-2015 ay nagbibigay ng isang ganap na minimum ng mga hakbang upang matiyak ang pag-iimbak ng mga dokumento sa organisasyon. Ang mga mambabasa ng mga patakaran ay kailangang maghanap ng impormasyon kung paano ipatupad ang minimum na ito sa pagsasanay sa mga mapagkukunang pamamaraan sa kanilang sarili. Kaya, ang Mga Pangunahing Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon, sa kabila ng kanilang opsyonal na katayuan, sa pagdating ng Mga Panuntunan-2015 ay hihilingin sa mga tanggapan mga organisasyong Ruso mas malakas pa sa dati.

Mga talababa

CollapseShow

Desisyon ng Supreme Arbitration Court ng Russian Federation na may petsang Pebrero 21, 2012 No. 14589/11. bumalik

Sugnay 6.1.1. Pangunahing panuntunan. bumalik

Sugnay 6.3.1. Pangunahing panuntunan. bumalik

Libreng 1 isyu ng magazine

"Mga Pangunahing Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon" (inaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002)

Naaprubahan
desisyon
Mga Kolehiyo ng Rosarkhiv
mula 06.02.2002

PUNDAMENTAL NA MGA TUNTUNIN
MGA GAWA NG ARCHIVES NG MGA ORGANISASYON

PANIMULA

Ang mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon ay isang dokumento ng regulasyon at pamamaraan na tumutukoy sa kanilang mga aktibidad. Ang mga patakaran ay batay sa kasalukuyang legal na balangkas sa larangan ng impormasyon, suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at pag-archive, synthesize ang karanasan ng domestic archiving, isinasaalang-alang ang mga modernong tagumpay sa application teknikal na paraan at teknolohiya ng impormasyon sa pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang karapatan at obligasyon na lumikha ng mga archive ng mga organisasyon para sa pansamantalang pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation na inuri bilang ari-arian ng estado, na itinatag ng Basic Legislation ng Russian Federation sa Archival Fund ng Russian Federation at Archives (1993), ang Regulasyon sa Archival Fund ng Russian Federation (1994) at ang Regulasyon sa Federal Archival Service ng Russia (1998) , katumbas mga regulasyon mga paksa ng Russian Federation.

Nalalapat ang Mga Panuntunang ito sa mga archive mga organisasyon ng pamahalaan, at obligado din para sa lahat ng non-government na organisasyon sa mga tuntunin ng pagtiyak sa kaligtasan, paglalarawan, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation na inuri bilang ari-arian ng estado.

Ang mga archive ng mga organisasyong nag-iimbak ng mga dokumento ng pelikula, larawan, audio at video (audiovisual), siyentipiko at teknikal, cartographic, telemetric na mga dokumento ay ginagabayan ng Mga Panuntunang ito sa mga tuntunin ng organisasyon, pagpaplano, pag-uulat, gawaing pamamaraan na may mga dokumento sa pamamahala na nakaimbak sa mga archive; sa lahat ng iba pang usapin, ang pagtatrabaho sa mga dokumentong ito ay kinokontrol ng may-katuturang mga tagubilin at panuntunan.

Ang mga patakaran ay hindi nalalapat sa mga dokumento ng trabaho na kinokontrol ng Batas ng Russian Federation ng Hulyo 21, 1993 N 5485-1 "Sa lihim ng estado” at Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation noong Nobyembre 30, 1995 N 1203 "Sa pag-apruba ng listahan ng impormasyon na inuri bilang mga lihim ng estado".

Ang mga organisasyon ng estado na hindi kasama sa komposisyon ng mga pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado, pati na rin ang mga organisasyong hindi pang-estado ay maaaring magabayan ng Mga Panuntunang ito kapag inaayos at tinitiyak ang gawain ng kanilang mga archive.

Ang Mga Panuntunan ay sinamahan ng mga anyo ng mga dokumento na nagsisiguro sa pagpapatakbo ng archive.

Ang mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon ay inihanda ng nagtatrabaho na grupo ng Federal Archives at VNIIDAD na binubuo ng: Eremchenko V.A. (pinuno ng koponan), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M.., Stepan

Pagpapangkat ng mga gawaing administratibo

Kasama sa gawaing opisina ng archival ang sistematisasyon ng iba't ibang uri ng media ng impormasyon. Kasama rin dito ang mga regulasyon. Ang mga ito ay pinagsama ayon sa uri at kronolohiya na may mga aplikasyon:

Ang mga regulasyon, charter, na inaprubahan ng mga administratibong gawain, ay nagsisilbing mga annexes sa kanila. Magkagrupo sila. Kung ang mga probisyon, mga tagubilin, mga charter ay naaprubahan bilang mga independiyenteng gawain, ang mga ito ay isinasaayos sa magkakahiwalay na mga kaso.
Ang mga order ng mas mataas na istruktura at mga resolusyon sa kanilang pagpapatupad ay pinagsama-sama sa mga lugar ng trabaho ng negosyo.
Ang mga order na may kaugnayan sa mga tauhan ay nakaayos ayon sa mga panahon ng pag-iimbak. Sa malaking halaga ng mga materyales ng impormasyon, ipinapayong mag-grupo ng mga aksyon na may kaugnayan sa iba't ibang aspeto ng trabaho ng kumpanya nang hiwalay.
Ang mga order sa isang pangunahing lugar ng aktibidad ay systematized nang hiwalay mula sa mga aksyon sa mga tauhan. Halimbawa, ang isang order para sa gawaing opisina ng archival ay kasama sa isang folder, at sa pamamagitan ng appointment ng pinuno ng responsableng departamento - sa isa pa.
Mga naaprubahang limitasyon, ulat, pagtatantya, listahan ng pamagat, plano, atbp. nakagrupo nang hiwalay sa mga proyekto nila.
Ang pag-aayos ng mga dokumento sa mga personal na file ay isinasagawa sa pagkakasunud-sunod ng kanilang resibo.
Ang mga personal na account ng mga empleyado ayon sa suweldo ay na-systematize sa magkahiwalay na mga folder. Ang mga ito ay nakaayos ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.
Ang mga reklamo, panukala, pahayag ng mga mamamayan tungkol sa mga aktibidad ng negosyo, dokumentasyon para sa kanilang pagsasaalang-alang at pagpapatupad ay pinagsama nang hiwalay mula sa mga apela ng mga indibidwal sa mga personal na isyu.
Karaniwang isinasaayos ang pagsusulatan para sa isang panahon ng kalendaryo sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang mga sagot ay inilalagay pagkatapos ng mga tanong. Sa kaso ng pagpapatuloy ng sulat sa isang hiwalay na paksa, na nagsimula sa nakaraang taon, ang mga dokumento ay kasama sa folder ng kasalukuyang panahon. Sa kasong ito, ang index ng kaso ng nakaraang taon ay ipinahiwatig.

Nuances

Ang gawain sa opisina ng archival ay isang uri ng aktibidad kung saan tinitiyak ng mga espesyalista hindi lamang ang kaligtasan ng media ng impormasyon, kundi pati na rin ang kakayahang makipagtulungan sa kanila kung kinakailangan. Para dito, ang mga kilos na bumubuo sa mga folder ay nilagyan ng apat na butas sa isang takip ng karton. Pinapayagan din silang matali, na isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagbabasa ng mga teksto, resolusyon, petsa, visa sa lahat ng papel.

Bilang paghahanda para sa pagpapangkat, ang lahat ng mga fastener ng metal ay tinanggal. Ang mga materyal na inilaan para sa permanenteng imbakan at binubuo ng mga partikular na mahalaga o hindi naka-format na mga gawa ay nakapaloob sa mga saradong folder na may tatlong flaps na may mga tali o sa mga espesyal na kahon.

Kung may mga hindi na-claim na mga dokumento ng isang personal na kalikasan sa kaso ( mga libro sa trabaho, mga sertipiko, mga tiket sa militar, atbp.) ang mga ito ay inilalagay sa isang hiwalay na sobre at isinampa dito kasama ang iba pang mga materyales. Sa dulo ng mga folder ay dapat mayroong isang blangko na sheet ng saksi. Sa simula ng folder, isang form para sa panloob na imbentaryo ay isinampa. Upang matiyak ang kaligtasan at pagkakasunud-sunod ng mga papel, ang bawat sheet ay binibilangan ng Arabic numerals. Hindi nalalapat ang panuntunang ito sa page ng sertipikasyon at sa form ng imbentaryo. Ang numero ay inilalagay sa lapis sa kanang sulok sa itaas.

Panloob na imbentaryo

Ito ay nabuo upang mag-imbak at magtala ng mga materyal ng impormasyon ng pansamantala (higit sa 10 taon) at permanenteng nilalaman. Ang isang panloob na imbentaryo ay pinagsama-sama din para sa mga kaso na nilikha batay sa mga uri ng mga dokumento, sa mga heading kung saan ang kanilang nilalaman ay hindi isiwalat. Ang form ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa serial number mga dokumento sa folder, mga index, mga heading, mga petsa at mga numero ng pahina.

Ang isang panghuling entry ay naka-attach sa panloob na imbentaryo. Ipinapahiwatig nito sa mga numero at sa mga salita ang bilang ng mga dokumento na kasama dito, pati na rin ang bilang ng mga sheet na bumubuo dito. Inendorso ng compiler ang panloob na imbentaryo. Kung ang folder ay nakatali o nakatali nang walang form, pagkatapos ay ang pinagsama-samang sheet ay nakadikit sa loob ng front cover.

Ang mga pagbabago sa komposisyon ng mga materyales sa folder ay dapat na maipakita sa field na "Mga Tala". Sa partikular, ito ay tumutukoy sa pag-withdraw, pagpapalit ng mga papel na may mga kopya, ang pagsasama mga karagdagang dokumento sa isang folder. Kasabay nito, ang mga link sa mga nauugnay na aksyon ay nakakabit. Kung kinakailangan, isang bagong generalizing entry ay maaaring mabuo para sa panloob na sheet ng imbentaryo, pati na rin ang inskripsyon ng sertipikasyon ng folder.

Noong Setyembre 21, 2015, ang utos ng Ministry of Culture ng Russian Federation na may petsang Marso 31, 2015 No. 526 ay nagsimula. Inaprubahan niya ang "Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon." Dagdag pa sa teksto ng artikulo, para sa kaiklian, tatawagin natin silang "Mga Panuntunan-2015".

Kapansin-pansin na walang rebolusyon sa pag-archive sa paglalathala ng Mga Panuntunan-2015. Maliban kung ang mga bagong panuntunan ay mas magiliw sa mga elektronikong dokumento ... Pinag-uusapan natin ang katayuan ng bago at lumang mga panuntunan para sa pag-archive sa artikulong ito. Maaari mo ring i-download ang mga patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015 dito.

Bago at pagkatapos

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Ang una sa kanila ay ang Mga Pangunahing Panuntunan para sa Trabaho ng mga Archive ng Kagawaran (inaprubahan ng utos ng Main Archive ng USSR noong Setyembre 5, 1985 N 263). Ito ang tanging normatibo (iyon ay, mandatory) na dokumento sa pag-archive sa Russia hanggang 09/21/15.

Ang liham ng Federal Archival Agency na may petsang Setyembre 18, 2015 N 2 / 2133-A ay nagsasaad na mula sa sandaling magkabisa ang Order No. 526, "Ang mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento ay hindi napapailalim sa aplikasyon." Hindi mo na magagamit ang mga ito.

Ang pangalawa ay ang Pangunahing panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002). Ito ay isang pamamaraan (opsyonal, ngunit nagbibigay-kaalaman) na dokumento na walang kinansela, ngunit maaari mo at kahit na kailangan mong gamitin ito, dahil. sa Mga Panuntunan-2015, maraming isyu na nauugnay sa mga praktikal na aksyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa mga organisasyon ang naiwan.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan:

Mga Panuntunan-2015 - normatibong dokumento. Ito ay sapilitan para sa lahat ng mga organisasyon, anuman ang kanilang saklaw ng aktibidad at anyo ng pagmamay-ari. Ito ay inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura.

Pangunahing tuntunin - metodolohikal na dokumento. Hindi kinakailangan na gamitin ito, bagaman sa kasong ito, ang paglikha ng isang archive sa isang organisasyon ay tila napakahirap. Ang mga pangunahing patakaran ay inaprubahan lamang ng desisyon ng Collegium of the Rosarchive, na nangangahulugan na ang kanilang katayuan ay mas mababa kaysa sa Rules-2015.

Gawain sa opisina at opisina

Mga panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015

Evgenia Kozhanova Pebrero 15, 2016 01:58 PM

Mula noong Setyembre 2015, ang utos ng Ministry of Culture ng Russian Federation na may petsang Marso 31, 2015 No. 526 ay nagsimula. Inaprubahan niya ang "Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon." Dagdag pa sa teksto ng artikulo, para sa maikli, tatawagin namin silang " Mga Panuntunan-2015».

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan:

Mga pangunahing patakaran - isang metodolohikal na dokumento. Hindi kinakailangan na gamitin ito, bagaman sa kasong ito, ang paglikha ng isang archive sa isang organisasyon ay tila napakahirap. Ang mga pangunahing patakaran ay inaprubahan lamang ng desisyon ng Collegium of the Rosarchive, na nangangahulugan na ang kanilang katayuan ay mas mababa kaysa sa Rules-2015.

I-download ang Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (PDF, 4.02 Mb).

Gawain sa opisina at opisina

Mga panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015

Evgenia Kozhanova Pebrero 15, 2016 01:58 PM

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan: