У разі звільнення роботодавець зобов'язаний видати працівникові цілий пакет документів. Складемо точний перелік обов'язкових до видачі документів та розповімо, хто їх готує та як їх правильно видати.
СІМ ОБОВ'ЯЗКОВИХ ДОКУМЕНТІВ
У таблиці наведено документи, які потрібно видавати кожному звільненому працівникові, з посиланням на нормативний правовий акт, який встановив цю вимогу. Там же ви знайдете інформацію щодо правил заповнення цих документів.
1. Трудова книжка
Усі кадровики знають, що у день звільнення потрібно обов'язково видати працівникові на руки його. трудову книжкуіз внесеними записами про прийом та звільнення. Якщо цього зробити, доведеться відшкодувати заробіток, не отриманий працівником за весь час затримки книжки.
Щоб довести, що книжку було видано вчасно, дату видачі фіксують у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них. Форму книги затверджено Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 (в ред. від 31.10.2016).
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, необхідно надіслати йому повідомлення про необхідність прийти за трудовою книжкою або написати згоду на відправлення її поштою. І тут роботодавець звільняється від відповідальності за затримку трудової книжки.
2. Розрахунковий листок
Розрахунковий листок потрібно видавати кожному працівнику під час виплати заробітної плати(Ч. 1 ст. 136 ТК РФ) незалежно від того, просив він про це чи ні. Зазвичай розрахунковий листоквидають у день видачі зарплати за другу половину місяця, а при звільненні його потрібно видати за остаточного розрахунку.
Трудовий кодекс РФ зобов'язує закріпити на локальному рівні (у наказі чи локальному акті) і форму листка, та порядок його видачі.
Під час перевірок державні інспекторипраці вимагають підтвердити отримання працівниками розрахункових листків. Якщо ви розсилаєте їх по електронній пошті, можна просто показати відповідні повідомлення. А видачу звичайних паперових розрахункових листків підтвердити може лише розписка працівника у його одержанні.
Заведіть окремий журнал обліку видачі листків або просіть працівників розписуватись у відривній частині листка.
Нагадаємо, що невидача розрахункових листків є порушенням трудового законодавствата карається за ч. 1 ст. 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення(КоАП РФ): організаціям загрожує штраф до 50 тис. руб. індивідуальним підприємцям- До 5 тис. руб.
3. Довідка про суму заробітку за два роки
Довідку про суму заробітку за два календарних років, які передували року звільнення, також потрібно вручати в день звільнення без будь-яких додаткових заяввід працівника.
Невидача цієї довідки вважається порушенням, адже без неї новий роботодавець не зможе правильно нарахувати допомогу з тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством. Суди вважають, що відповідальність за невидання довідки настає відповідно до ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ.
Форма та правила заповнення довідки встановлені Наказом Мінпраці України від 30.04.2013 № 182н (в ред. від 09.01.2017).
Готує довідку зазвичай бухгалтер, а от видати її може й кадровий працівник разом із рештою документів. Пункт 3 год. 2 ст. 4.1 Федерального закону № 255-ФЗ не містить прямої вимоги про письмову фіксацію факту видачі довідки. Але під час перевірок інспектори дивляться, чи виконує роботодавець встановлений обов'язок, та можуть оштрафувати його за відсутність документів, що підтверджують видачу працівникові довідки про заробітну плату.
4. Форма СЗВ-М
Цей документ підтверджує страховий стаж. Потрібно підготувати виписку з форми СЗВ-М тільки по одному працівникові, що звільняється.
Копіювати весь звіт не можна, інакше розкриєте персональні дані інших працівників.
Форму наведено в Постанові Правління Пенсійного фонду РФ від 01.02.2016 № 83п. Заповнити потрібно всі розділи, але розділ 4 вказати відомості по одному працівнику. Готує форму, зазвичай, бухгалтер. А ось видати може будь-який фахівець, головне взяти підтвердження, що працівник отримав документ при звільненні.
5. Форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ не замінює форму СЗВ-М. Ці відомості підтверджують як страховий стаж, а й суму страхових внесків. Звіт новий, він здається лише з 2017 року.
Форма документа та порядок заповнення встановлені Постановою Правління Пенсійного фонду РФ від 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ видавати потрібно також під розпис.
Готує цей документ той, хто складає звіти у Пенсійний фондРФ, найчастіше це бухгалтер. Видати його працівникові може й кадровик у складі всього пакету.
6. Витяг з розділу 3 «Персоніфіковані відомості про застрахованих осіб» розрахунку страхових внесків
Ці відомості раніше містилися у двох формах, але у 2017 р. були об'єднані ФНП Росії в єдиному звіті. Форма відображає доходи працівника та внески, перераховані з його доходів, за останні три місяці звітного періоду, у якому звільнився працівник, тобто з початку кварталу до дня звільнення. Виписку готує бухгалтер.
Майте на увазі, що ця виписка видається також громадянам, які працюють за цивільно-правових договорів.
7. Витяг з ДСВ-3 «Реєстр застрахованих осіб, за яких перераховано додаткові страхові внески на накопичувальну пенсію та сплачені внески роботодавця»
Ця виписка видається не всім працівникам, а лише тим, за кого роботодавець перераховує додаткові страхові внескина накопичувальну пенсію відповідно до Федеральним закономвід 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. від 04.11.2014).
ЯК ПІДТВЕРДИТИ, ЩО РОБІТНИК ОТРИМАВ ДОКУМЕНТИ
Вказані вище документи потрібно видавати обов'язково під розписку, не чекаючи на запит працівника. Ми можемо запропонувати вам три варіанти, як зафіксувати, що працівник отримав усі обов'язкові для видачі форми та довідки.
1. Взяти з працівника розписку, що підтверджує, що він отримав всі документи (приклад 1).
2. Завести спеціальний журнал обліку видачі документів. Затвердженої форми такого журналу немає, ви можете розробити будь-яку зручну вам облікову форму (приклад 2).
3. Залишати в організації копії документів, на яких працівники роблять відмітку про отримання екземпляра. У цьому випадку буде можливість документально підтвердити, що документ було оформлено правильно та повно.
Якщо працівник відмовляється отримати документи у день звільнення, зафіксуйте це у окремому актіпри свідках. Якщо працівник не забрав документи сам, а дав дозвіл надіслати їх поштою, зберігайте всі поштові документи, що підтверджують факт надсилання.
О. Н. Славінська,
спеціаліст з кадрів, викладач з кадрового діловодстваУЦ «Експерт»
Перелік документів, які необхідно повернути при звільненні власним бажанням, Регламентується ст. 80 ТК РФ. Перерахуємо їх:
медична книжка (у разі, якщо вона оформлялася і була необхідна під час роботи у цій організації);
книжка із внесеним до неї записом про розірвання трудового договору.
ВАЖЛИВО!
Медичну книжку та трудову книжку в обов'язковому порядкупотрібно видати під розпис останній день роботи. Це необхідно зробити навіть у випадку, якщо людина вчасно не повернула майно компанії, що числиться за ним, або не підписала обхідний лист. Оскільки, згідно із трудовим законодавством, за затримку видачі роботодавець несе адміністративну відповідальністьта може бути оштрафований.
Якщо працівник, який звільнився за власним бажанням, не зміг отримати трудову книжку в останній день роботи, кадровик зобов'язаний видати її протягом 3 робочих днів з дня отримання від працівника заяви. Незатребувані бланки передаються до архіву організації, в якій працювала людина, і зберігаються не менше 75 років.
Список документів, що видаються на запит працівника
Залишаючи організацію, працівник може вимагати довідки, пов'язані з його трудовою діяльністю.
Документи, які можуть бути запрошені під час звільнення працівника за власним бажанням
про розірвання договору,
про підвищення,
про переведення на інше місце роботи,
копії наказів про виплату премій,
копії наказів про отримання різноманітних нагород;
трудовий договір,
довідка про розмір заробітної плати,
довідка 2-ПДФО за поточний рік,
довідки про різні відрахування на його ім'я до фондів.
Щоб отримати їх, необхідно написати у відділі кадрів заяву на видачу. У заяві вказується П.І.Б. працівника, його посаду, паспортні дані, а також найменування потрібної довідки. Після закінчення встановленого для виготовлення часу вона повинна бути видана громадянину під розпис. Замовити у відділі кадрів виготовлення копій наказів та інших паперів щодо його робочої діяльності, громадянин може протягом року після виходу з організації.
Ви вирішили звільнитися. В останній робочий день спеціаліст, який звільняється, повинен забрати з відділу кадрів або бухгалтерії кілька важливих документів. Пропонуємо Вам перелік цих документів.Копія наказу
У разі припинення трудового договору роботодавець оформляє, а працівник підписує наказ (розпорядження). За бажання працівник може отримати завірену копію цього наказу. Для цього слід звернутися з письмовою заявою до наймача ().Роботодавець не може відмовити співробітнику у видачі копій документів, пов'язаних з його роботою: наказу про звільнення, про прийом на роботу, про перекази, про заохочення та інше. (). Вони надаються йому безкоштовно.
Трудова книжка
До неї вноситься запис із обґрунтуванням про звільнення. Запис засвідчується підписом особи, відповідального за ведення трудових книжок в організації, та печаткою підприємства. Співробітник також ставить свій підпис у трудовій книжці (п. 35 Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 № 255 «Про трудові книжки»). Ще його просять залишити автограф у Книзі обліку трудових книжок та вкладишів: це підтвердить факт отримання трудової книжки на руки, і, як наслідок, позбавить роботодавця можливих претензій.Якщо працівник не зможе забрати документ у день звільнення, то наймач направить йому повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення поштою. Крім того, працівник може подати колишньому наймачеві заяву на видачу трудової книжки. І її повернуть протягом трьох днів із дня отримання «прохання».
Довідка про суму заробітку за два календарні роки попередніх році припинення роботи
Ця довідка необхідна майбутнім роботодавцям для розрахунку виплат з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів, догляду за дитиною.Колишній наймач має видати працівникові цю довідку без перешкод. Якщо працівник не отримає документ у день звільнення, він може звернутися до роботодавця з письмовою заявою. Останній видасть довідку протягом трьох днів ( ; ).
«Пенсійні» дані
У день звільнення наймач повинен видати співробітнику документ, який містить відомості (суми нарахованих страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування та ін.), надіслані роботодавцем до ПФР за період роботи працівника у компанії ()Також працівник може отримати («під розпис») копії його індивідуальних відомостей, які були представлені компанією до Пенсійного фонду (). Ці відомості роботодавець передасть до ПФР встановлені закономтерміни.
Медична книжка
Окремі категоріїпрацівників повинні проходити обов'язкові медичні огляди з допомогою роботодавця (). Дані про проходження медичних оглядівпідлягають внесенню до особистих медичних книжок, оформлення та видача яких здійснюються відповідно до Наказу Росспоживнагляду від 20.05.2005 N 402 «Про особисту медичну книжку та санітарний паспорт» .Поки людина працює на підприємстві, його медкнижка зберігається у відділі кадрів компанії. При звільненні (розірванні трудового договору) вона має видаватися працівникові, бо є його власністю.
Серед роботодавців поширена думка, що при звільненні працівникові достатньо видати трудову книжку та зробити з нею розрахунок. Але це не так: тільки поверненням трудової книжки зобов'язання роботодавця не вичерпуються. Є набір обов'язкових документів, які працівник повинен отримати за розрахунку. Крім того, на його запит роботодавець буде зобов'язаний видати і додаткові папери як при звільненні, так і в будь-який момент після нього.
Які документи потрібні співробітнику, щоб звільнитися
Якщо працівник залишає компанію за власним бажанням, єдиним документом, який від нього для цього вимагатиметься, буде заява про звільнення, подана за два тижні до запланованої дати звільнення. В окремих випадках, передбачених ТК РФ, наприклад, звільнення за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію, станом здоров'я, у зв'язку з переїздом до іншого міста та інших., витримувати двотижневий термін не потрібно, можна звільнятися хоч у день подачі заяви.
Якщо ініціатором звільнення виступає сам співробітник, від нього потрібна лише заява
А після видання роботодавцем наказу про звільнення від співробітника, що йде, потрібно розписатися під ним на підтвердження, що з документом ознайомився.
Якщо працівник виступає ініціатором свого звільнення за згодою сторін, він може адресувати роботодавцю або заяву про звільнення з викладом усіх умов, на яких хоче звільнитися, або додати свій проект такої угоди як окремого документа. Після врегулювання всіх питань, пов'язаних із змістом угоди, він має підписати цей документ, а потім - наказ про своє звільнення.
За звільнення за згодою сторін заява працівника необов'язкова. А от якщо воно написано, то рівнозначно його підписи на угоду. Відомий випадок, коли працівник після пропозиції розлучитися за згодою сторін написав заяву про звільнення з цієї підстави. А пізніше відмовився підписувати угоди, тому що викладені в ній умови її не влаштували. Але коли справа дійшла до суду, той прийняв бік роботодавця. Суддя вирішив, що працівник висловив свою згоду з умовами звільнення, написавши заяву та своїх пропозицій у ній не виклавши.
При звільненні з інших підстав підготовка всіх необхідних документівлягає на плечі роботодавця. До таких документів належать:
- Попередження про майбутнє звільнення зі скорочення штатів у зв'язку з ліквідацією організації або закінченням строку трудового договору.
- Угода про звільнення, якщо ініціатором є роботодавець. При цьому закон не забороняє працівникові запропонувати свій варіант такої угоди або викласти прийнятні умови в заяві на керівника компанії-роботодавця.
- Наказ про звільнення, з яким працівник повинен ознайомитись та підтвердити це особистим підписом.
Які документи видаються працівникові під час звільнення
При звільненні незалежно від його заснування роботодавець повинен видати такі документи:
- трудову книжку;
- довідку форми 2ПДФО;
- довідку про середній заробіток за останні три місяці;
- довідку форми 182Н про зарплату за останні два роки перед звільненням або весь фактично відпрацьований період, якщо той не перевищує двох років;
- виписки зі звітності щодо страхових внесків:
- форми СЗВ-СТАЖ;
- форми СЗВ-М;
- медичну книжку, якщо вона є;
- додаткові документи на вимогу звільненого.
Видача трудової книжки
Трудова книжка із записом про звільнення видається працівникові в останній робочий день.
На підтвердження факту її видачі звільнений повинен розписатися у своїй особистій картці та журналі обліку трудових книжок.
Сторінки трудової книжки із записом про звільнення за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію
Якщо працівник в останній робочий день був відсутній на робочому місці, наприклад, захворів і через це видати йому трудову книжку вчасно виявилося неможливим, роботодавець повинен направити йому на домашню адресу письмове повідомлення про необхідність забрати трудову книжку з пропозицією як альтернативу дати згоду на неї. пересилання поштою.
Коли трудова книжка надсилається поштою, підтвердженням її видачі є опис вкладень у поштове відправлення.
Видача довідки 2ПДФО
Довідка 2ПДФО видається податковим агентом, у тому числі і роботодавцем, та підтверджує дохід платника податків (у разі трудових відносин- працівника) та суму сплаченого з цього доходу податку.
Цей документ стане в нагоді в таких ситуаціях:
- для податкової інспекції, зокрема, при оформленні податкових вирахувань, що надаються через ІФНС;
- для підтвердження доходів під час подання заявки на кредит до банку;
- для підтвердження доходів та утримань з них у нового роботодавця.
На новій роботідовідка 2ПДФО стане в нагоді, коли працівнику знадобиться:
- розрахувати оплату лікарняного;
- оформити стандартне податкове відрахування, у тому числі на дітей;
- нарахувати інші компенсації чи надати пільги.
Можливі й інші ситуації, коли ця довідка може стати в нагоді. Тому для звільненого буде оптимальним одразу її отримати. А якщо він знає, що вона стане в нагоді йому неодноразово, наприклад, і у нового роботодавця, і в податковій інспекції, то вправі відразу зажадати потрібну кількість екземплярів або взяти кілька довідок, що охоплюють різні розрахункові періоди. Потрібно враховувати, що нового роботодавця цікавлять доходи та податки за поточний рік, банку достатньо попередніх трьох місяців або півріччя, податкової, якщо довідка входить до комплекту документів для надання відрахування, важливий календарний рік, за який надається вирахування. Якщо на такий рік припала зміна роботи або були паралельні джерела доходу, що оподатковується ПДФО, довідки надаються від усіх податкових агентів.
Скласти довідку 2ПДФО допоможе зразок.
Незаповнений бланк форми 2ПДФО
Особливий випадок є ситуація, коли платник податків отримав право на податкове відрахування за придбання житла і реалізує його через роботодавця, одержуючи на руки весь нарахований дохід без утримання з нього податку. Після звільнення документ із податкової, що підтверджує декларація про відрахування і передається до бухгалтерії за місцем роботи, необхідно оформити вже нового роботодавця. Для цього до ІФНС подається повний комплект документів, включаючи довідки 2ПДФО від усіх податкових агентів.
Довідки 2ПДФО співробітникам та податковому органу (відео)
Видача довідки про середній заробіток за останні три місяці
Довідка про середній заробіток за останні три місяці стане в нагоді звільненому, якщо він планує стати на облік у центрі зайнятості населення. У конкретному регіоні для такої довідки може бути передбачена форма. Уточнити цей момент краще у своєму центрі зайнятості до звільнення. Для цього треба туди звернутися, повідомити, що вам належить звільнення, і попросити бланк довідки, який потім передати роботодавцю.
Актуальний бланк довідки про зарплату за останні три місяці працівникові краще взяти у центрі зайнятості, де він хоче стати на облік
Особливо це актуально, якщо звільнення пов'язане з ліквідацією організації: після повного завершення цього процесу запитати довідку не буде в кого.
Навіть якщо працівник не планує стати офіційним безробітним, довідку взяти не завадить. Не можна виключити, що вона стане в нагоді згодом при призначенні пенсії як додаткове підтвердження стажу та заробітку.
Видача довідки форми 182Н про зарплату за два останні роки
Довідка 182Н з 2013 року замінює довідку форми 4Н та служить для підтвердження доходів працівника, на які було нараховано страхові внески на соціальне страхування. Відбиваються в ній і періоди, за які внески не нараховувалися: коли працівник хворів, перебував у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами або догляду за дитиною.
Ця довідка знадобиться при розрахунку лікарняних та виплат у період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами або догляду за дитиною, для призначення пенсії та різних соціальних виплатза лінією соцзахисту населення.
З 2013 замість форми 4Н використовується 182Н
Під час кризи 2008 року автор цих рядків потрапив під скорочення, працюючи у московській філії компанії, головний офіс якої розташовувався у Санкт-Петербурзі. Довідка про зарплату, видана мені під час звільнення, була оформлена петербурзькими спеціалістами з головного офісу за стандартами, прийнятими в Північній столиці, і для московського центру зайнятості не годилося. Довелося взяти в центрі зайнятості їх бланк і віднести до офісу, а потім чекати, доки з Петербурга передадуть довідку, яка потрібна. А ось із нею проблем уже не було.
Фотогалерея: зразок заповнення довідки за формою 182Н
Зразок заповнення довідки 182Н, частина 1 Зразок заповнення довідки 182Н, частина 2 Зразок заповнення довідки 182Н, частина 3 Зразок заповнення довідки 182Н, частина 4
Видача виписки із відомостей персоніфікованого обліку
Витяг з форм СЗВ-СТАЖ та СЗВ-М відображають страховий стаж, отриманий у конкретного роботодавця, та суму відрахувань до Пенсійного фонду, зроблених тим за нього.
Оскільки ці документи є груповою формою звітності, для працівника робляться виписки, в яких міститься Персональна інформаціяпро нього.
Форма СЗВ-М охоплює останній місяць роботи, але за бажанням працівника може поширюватися і будь-який інший період до всього фактично відпрацьованого у роботодавця часу. Але із застереженням: оскільки ця форма з'явилася в 2016 році, охоплювати більш ранні періоди вона не може.
Зразок заповнення форми СЗВ-М
Форма СЗВ-СТАЖ оформляється за період з початку поточного року до дня звільнення, а якщо працівник був прийнятий до штату поточного року - з дня його працевлаштування. Можна запросити її і більше ранні терміни, але не раніше 2017 року, в якому її було введено. За періодами роботи до 2017 року надаються довідки за формою РСВ-1.
Зразок заповнення форми СЗВ-СТАЖ
Виписки з відомостей персоніфікованого обліку отримують і ті, хто співпрацює з організаціями цивільно-правових договорів. І тут документи видаються у день закінчення такого договору.
Повернення медичної книжки
Якщо працівник під час вступу до штату пред'явив чи оформив медичну книжку, у день звільнення роботодавець зобов'язаний йому повернути цей документ.
Видача документів про освіту
Аналогічно справи з документами про освіту, якщо ті зберігалися у роботодавця. Дипломи про професійній освітізалишаються у співробітника на руках, роботодавець тільки знайомиться з ними та робить копії. А ось щодо сертифікатів про проходження різних програм додаткової освіти, курсів, тренінгів тощо, особливо оплачених роботодавцем, така практика допускається.
Документи про освіту, що зберігаються у роботодавця, при звільненні видаються працівнику
Відомі випадки, коли роботодавець при звільненні не віддавав працівникові документи про кваліфікацію, отриману за рахунок компанії: закінчення курсів водіїв навантажувача в супермаркеті, інструкторів з туризму на турбазі тощо. Така практика незаконна, і працівник має право звернутися за захистом своїх інтересів до суду , прокуратуру та трудову інспекцію.
Видача інших документів на вимогу працівника
Як при звільненні, так і в будь-який інший час, включаючи кілька років після виходу з організації, працівник має право вимагати копії або виписки з будь-яких внутрішніх документівде фігурують його персональні дані. Якщо у такому документі йдеться лише про конкретного працівника, робиться копія. Коли в цікавому документі згадуються його колеги, оформляється виписка, де містяться дані тільки про працівника.
Наказ про звільнення входить до документів, які роботодавець зобов'язаний видавати працівнику на першу вимогу
Найчастіше затребуваними виявляються такі документи:
- копії наказів про прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або в інший структурний підрозділ;
- довідки про зарплату за різні періоди;
- копії наказів про зміну зарплати;
- виписки зі звітності до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування.
При звільненні краще максимально взяти у роботодавця всі документи, що підтверджують роботу, кар'єрне зростання, якщо воно було, розмір зарплати, сплачені податки та відрахування до позабюджетних фондів. Вони можуть стати в нагоді при оформленні майбутньої пенсії, якщо відомості персоніфікованого обліку раптом виявляться неповними.
У 2018 році третіми за значимістю документами, що підтверджують трудовий та страховий стаж для пенсії, вважаються архівні довідки про роботу та зарплату. Однак немає гарантій, що дані щодо конкретного роботодавця, який давно припинив існування, є в потрібному архіві. Нещодавно з такою проблемою зіткнувся автор цих рядків. За додатковими підтвердженнями відомостей про свою роботу 2001 року я звернувся до архіву міста Москви. І в належний термін отримав звідти відписку, що даних про таку організацію вони не мають, а де вони можуть бути, там не знають.
Обов'язок роботодавця видати працівникові, який звільняється, рекомендацію законом у 2018 році не передбачено.Взяти таке зобов'язання і відбити їх у трудовому договорі за бажання може сам роботодавець, але це він зобов'язаний.
Але навіть якщо такого пункту у трудовому договорі немає, ситуація небезвихідна. Домовитися про це можна у будь-якій ситуації. І якщо рекомендацію не хоче давати сам керівник організації (наприклад, скривджений, що працівник від нього йде), це може зробити будь-який інший керівний працівник: ваш безпосередній начальник або заступник керівника, який займається вашим підрозділом. Головне – лише попросити його залишити особисті, а не корпоративні координати під документом. Адже рекомендатор теж будь-якої миті може змінити роботу, а ті, кому ви пред'явите згодом рекомендацію, швидше за все, захочуть зв'язатися з ним особисто для її підтвердження.
З усіх моїх місць роботи тільки на одному в трудовому договорі було прописано зобов'язання роботодавця будь-якої миті видати мені рекомендації російською, а за бажанням англійською мовами. То справді був проект, у якому брали участь іноземні інвестори. В інших випадках я брав рекомендації по можливості у першої особи організації, а якщо до того було проблематично достукатися - у його заступників або безпосередніх керівників. Так, при звільненні з чергового місця роботи головний редактор, образившись на мене через бажання звільнитися, про рекомендації і чути не хотів, а ось його заступник, з яким я був і залишаюсь у приятельських стосунках, дав її без проблем і вже не раз підтверджував.
Строки видачі документів при звільненні
Вимога законодавства про видачу в останній робочий день поширюється не тільки на трудову книжку, а й на решту документів, які працівник повинен отримати при звільненні.
Якщо працівник бере відпустку з наступним звільненням або останній робочий день не виходить на роботу з інших причин, наприклад, дата звільнення випадає на вихідний або відгул, документи видаються в останній день, коли він фактично виходить на роботу.
У ситуації, коли зробити це виявилося неможливим з незалежних від роботодавця причин, наприклад, працівник несподівано захворів або вирішив останній робочий день прогуляти, всі документи повинні бути видані протягом трьох днівпісля подання працівником відповідної заяви.
Якщо працівник невпевнений, що отримає документи в належний термін, йому є сенс підстрахуватися: попросити представника роботодавця зробити відмітку про прийняття на другому примірнику заяви або надіслати його поштою з повідомленням про вручення та описом вкладень.
Як підтвердити факт видачі документів працівникові, який звільняється.
Вчасно подбавши про підтвердження того, що видав працівнику належні документи в повному обсязі та в належний термін, роботодавець страхує себе від можливих проблемв майбутньому. Якщо звільнений потім звинуватить його в невидачі тих чи інших паперів, довести неспроможність цих претензій не складе труднощів.
Оскільки закон не містить жорстких вимог щодо процедури підтвердження, допускаються кілька варіантів:
Відповідальність роботодавця за затримку видачі документів працівникові, який звільняється
Несвоєчасна видача документів про роботу при звільненні вважається порушенням трудового законодавства та карається штрафом:
- від однієї до п'яти тисяч рублів для посадової особи(зазвичай це генеральний директор, головний бухгалтерабо начальник відділу кадрів);
- від 30 тис. до 50 тис. рублів для організацій.
Крім того, діяльність організації може бути припинена на строк до трьох місяців, а при повторне порушення- Від одного до трьох років.
Несвоєчасна видача трудової книжки загрожує також оплатою вимушеного прогулу: днем звільнення в такому разі вважатиметься дата, коли працівник фактично отримає свою трудову на руки, а роботодавцю доведеться виплатити йому середній заробітокза весь час між цим днем та датою звільнення.
Працівнику за захистом своїх прав треба звертатися до трудової інспекції чи прокуратури, а грошових компенсаційдомагатися через суд.
При затримці видачі документів після звільнення працівник може звернутися до суду
Щоб уникнути додаткового удару по бюджету, роботодавець не пізніше наступного дня після звільнення працівника, який не забрав трудову книжку, надіслати йому поштою повідомлення про необхідність отримати документи. З цього моменту відповідальність за невчасну видачу трудової книжки він не несе. Але дату надсилання повідомлення треба буде документально підтвердити. Тому потрібно надсилати його рекомендованим листом з описом вкладень та повідомленням про вручення.
При всій переконливості списку документів, які покладаються працівникові при звільненні, ситуація не така страшна для роботодавця, як здається на перший погляд. Адже всі вони типові та легко робляться на основі шаблонів.
Поділіться з друзями!Процес звільнення працівника – захід, який потребує дотримання значної кількості формальностей. Роботодавець зобов'язаний видати наказ про звільнення, зробити всі необхідні виплати, а також заповнити та видати на руки співробітнику заповнену трудову книжку. Однак на цьому процес аж ніяк не закінчується. Для подальшого працевлаштування працівнику можуть знадобитися інші папери, які керівництво підприємства має йому надати.
Як правило, якщо потреба в таких документах існує, то працівник подає до кадрового відділу відповідну заяву. Протягом трьох днів з моменту його реєстрації в журналі вхідної кореспонденції роботодавець зобов'язаний надати співробітнику за його запитом копії наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення, а також виписки з особистої справи, довідки про зарплату та преміальні виплати, відомості про внески на соціальне страхування та інших. У цьому працівник має право не вказувати цілей використання цих паперів (ст. 62 ТК РФ).
Про те, які документи при звільненні зазвичай просять видати співробітники та які особливості їх видачі йтиметься у цій статті.
Форми довідок
Чимало співробітників кадрових відділів підприємств задаються цілком закономірним питанням: що треба видати працівникові під час звільнення? Відомості про ті папери, які може запросити звільнений містяться не тільки у трудовому, але також у цивільному та податкове законодавствоРФ. У цьому вся процесі важливо орієнтуватися на кілька важливих правил:
- По-перше, всі документи надаються співробітнику строго під розпис;
- По-друге, папери повинні бути видані навіть у тому випадку, якщо працівник ще не повернув компанії все майно, що належить їй, і не передав відділу кадрів заповнений належним чином обхідний лист;
- По-третє, процедура надання документів має бути завершена протягом трьох днів;
- По-четверте, якщо навіть працівник не зміг особисто відвідати відділ кадрів роботодавця, то після закінчення триденного терміну всі документи надсилаються йому рекомендованим листом з додатком їх опису.
Більше того, заява на видачу документів та їх копій, яку подає до відділу кадрів працівник, а також самі довідки оформлюються у вільній формі. Справа в тому, що російським законодавством встановлені спеціальні уніфіковані бланки.
Щодо повного переліку документів, які роботодавець оформляє на запит співробітника при звільненні, то до нього входять:
- Довідка 2-ПДФО
Цей документ містить відомості про розмір доходу, який отримував працівник протягом року, а також про величину податкових відрахувань до бюджету. Роботодавець видає довідку 2-ПДФО при звільненні лише у тому випадку, якщо працівник вказав її у своїй заяві (ст.230 НК РФ).
Навіщо особі може знадобитися цей папір?Саме вона забезпечує його право на отримання стандартного податкового відрахуванняпротягом усього року.
- Довідка для розрахунку допомоги від ФСС
Ця довідка (форма 4н) видається працівнику в обов'язковому порядку, незалежно від того, написав він відповідну заяву чи ні. Вона містить відомості про сукупний розмір заробітку, що звільняється за останні два роки, а також інформацію про величину відрахувань за соціальному страхуванню(Ст. 4.1 №255-ФЗ).
Крім того, тут прописують кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував на лікарняному, у відпустці для догляду за дитиною та ін., що призвело до отримання неповного заробітку. У деяких випадках видаються дві довідки:одна – щодо річного доходу та розміру відрахувань до ФСС, друга – щодо кількості календарних днів, що характеризуються сплатою неповного заробітку.
- Довідка для центру зайнятості
Якщо відразу після звільнення працівник має намір зареєструватися в центрі зайнятості населення, то йому слід запросити у роботодавця довідку про його середній заробіток за останні три місяці його трудової діяльності. Оформляється цей документ на підставі заяви звільненого співробітника у відділ кадрів організації (ст. 3 №1032-1 ФЗ).
Як обчислюється середній заробіток?Усі відомості про це містить Постанова Мінпраці РФ №62 від 12.08.2003. Сама довідка оформляється у довільному вигляді.
- Документи обліку до ПФР
Пенсійний фонд РФ веде персоніфікований облік усіх працівників. При цьому в день звільнення будь-який з них має отримати від свого роботодавця довідку, яка містить відомості про обсяг грошових відрахувань на страхові внески до ПФР. Цей документ є обов'язковим до видачі, і тому подається працівникові навіть без відповідної заяви від нього (ст.11 №27-ФЗ)
Залишається додати, що видаються перераховані документи при звільненні за власним бажанням і з ініціативи роботодавця. Відмова у їх видачі тягне за собою адміністративну відповідальність роботодавця – призупинення діяльності на строк до 3 місяців, а також штраф у розмірі:
- Від 1 000 до 5 000 – для ІП та посадових осіб;
- Від 30000 до 50000 – для юридичних осіб.
Обов'язкова довідка
Упродовж трьох днів після звільнення працівника роботодавець видає своєму співробітнику на руки обов'язкові довідки. Їхнє подання не вимагає написання співробітником заяви. Отже, що маємо видати при звільненні працівника компанії в обов'язковому порядку? Безперечно, довідку про суму заробітку за два останні календарні роки. Її форму затверджено у Наказі Мінпраці РФ №182н (№255-ФЗ). Цей документ працівник передає своєму новому роботодавцю.
Обов'язкова довідка про доходи під час звільнення видається без заяви працівника протягом трьох днів з моменту звільнення. Її оформлення також обов'язково, як і внесення відповідного запису до трудової книжки.
Довідки під час звільнення за письмовим запитом працівника
Крім обов'язкової довідкиіснують і такі документи, що надаються працівникам тільки на підставі їхньої письмової заяви (ст. 84.1 ТК РФ). Серед таких паперів можна згадати:
- про зарплату;
- про нараховані та сплачені страхові внески до ПФР;
- про термін роботи у межах цієї організації.
За запитом працівника надається також документ 2-ПДФО. При цьому відмовити працівнику роботодавець не має права: ці папери пов'язані з трудовою діяльністю конкретної особи та містять приватну інформацію, що стосується лише її.
Важливо враховувати особливості видачі документів на основі письмового запиту працівника:
- По-перше, всі документи та їх копії оформляються суворо на безоплатній основіпротягом трьох днів;
- По-друге, довідку про страхові внески при звільненні, про зарплату і 2-ПДФО готує бухгалтерія, і лише довідку про термін діяльності у цій компанії – кадровий відділ. Якщо організації немає кадрового відділу, то підготовка всіх документів – обов'язок бухгалтера.
Варто додати, що довідка до Пенсійного фонду при звільненні обов'язково містить відомості персоніфікованого обліку. Це без зайвих труднощів дозволяє підкласти накопичення пенсійних відрахувань працівника після його працевлаштування новому місці.
Обов'язок компанії у день звільнення
Раніше згадувалося, що всі довідки при звільненні працівника, як обов'язкові, так і на запит звільненого, оформляються протягом трьох днів з моменту розірвання трудових відносин або подання відповідної заяви до кадрового відділу. Проте існує інформація, яку слід надати співробітнику безпосередньо в день припинення трудових відносин. До неї належать дані персоніфікованого обліку працівника у системі пенсійного страхування (ст.11 №27-ФЗ).
Як у цьому випадку оформляютьсядокументи під час звільнення від роботодавця?
- По-перше, ці відомості у довільному вигляді відображаються в окремому документі;
- По-друге, працівник готує письмове підтвердження передачі цієї інформації.
За складом відомості персоніфікованого обліку включають інформацію, що стосується:
- Інформація про обсяг нарахованих та сплачених страхових внесків;
- Даних про страховому стажіспівробітника;
- Відомості про спеціальні внески роботодавця на користь накопичувальної пенсії працівника та інші додаткові внески.
Видача такої інформації передбачає оперування приватними даними, отже працівник не зобов'язаний писати заяву на їх надання. Проте, роботодавець має право видавати такі відомості суворо під розпис працівника.
Як оформити відомості
Згідно з вимогами російського законодавства, будь-яка організація зобов'язана як регулярно передавати звітність до ПФР, а й надавати самому працівнику копію його індивідуальних відомостей (ст.11 №27-ФЗ).
На відміну від багатьох інших довідок, що оформляються при звільненні працівника, відомості про відрахування до ПФР подаються на базі строго визначених у законодавстві форм, а саме:
- С3В-6-1, С3В-6-4 – для відомостей про пенсійні відрахуванняза період до 2014 року;
- РСВ-1 (6-й розділ), у тому випадку, якщо йдеться про інформацію, що включається до звітів для ПФР після 2014 року.
Чому йдеться про такі ранні дати – зокрема про період часу до 2014 року?Справа в тому, що більшість організацій ігнорують необхідність регулярного надання відомостей із звітів щодо відрахувань до Пенсійного фонду працівників. Саме тому під час звільнення їм доводиться робити копії таких документів за попередні звітні періоди.
Журнал обліку виданих довідок
Всі довідки, що надаються працівнику, видаються суворо під розпис співробітника, що звільняється. Навіщо це робиться? Для того, щоб позбавити роботодавця нападів працівника в майбутньому, а також убезпечити його від тривалих і витратних судових розглядів.
Письмове підтвердження працівника може бути оформлене у кількох формах:
- Розписка у отриманні документа;
- Розпис на оригіналі документа, що залишиться в організації (наприклад, форма РСВ-1);
- Розпис у журналі обліку виданих довідок.
Останній варіант визнається більшістю кадрових працівників як найзручніший і найефективніший, оскільки:
- Наскрізна нумерація документів дозволяє будь-якої миті з'ясувати, скільки саме паперів вже було надано працівникам;
- Відомості про будь-яку довідку можна знайти в одному конкретному журналі, а не перебирати всю картотеку компанії;
- Документ не вдасться зареєструвати заднім числомабо вилучити будь-які відомості з журналу.
У Росії немає уніфікованої формижурналу реєстрації довідок, виданих працівникам Однак найбільш поширеною його формою є таблиця з такими стовпцями:
- Номер по порядку;
- Дата подання документа;
- П.І.Б. заявника;
- Вид документа (довідка, копія та ін.);
- Короткий зміст довідки;
- Розпис співробітника-одержувача.
Зазвичай журнал реєстрації ведеться кадровим відділом підприємства, однак такий обов'язок може бути покладений і на спеціаліста з діловодства.
Підсумовуючи слід підкреслити особливо, частина довідок при звільненні співробітника видається обов'язково, а частина – суворо виходячи з заяви працівника. При цьому всі документи надаються у триденний термін з моменту розірвання трудового договору або подання заявки до кадрового відділу, причому суворо під розпис співробітника, що звільняється.