Зміна директора – стандартна поетапна процедура. Одним із головних її складових є передача справ від складового повноваження директора новому керівнику, обраному на його місце. Процес передбачає також передачу всієї наявної документації організації, яка фіксується шляхом оформлення та підписання акта приймання-передачі.
Обов'язок з передачі документації може відображатися в локальних актах, наприклад, у відповідному Положенні про передачу документів. На законодавчому рівні передачу справ між керівниками зазначено:
- положеннями ФЗ № 402 "Про бухоблік" від 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (щодо бухгалтерської документації);
- ФЗ № 395-1 "Про банки ..." від 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-фінансових структур);
- рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, докладно, в «Основних правилах роботи архівів», п. 10.5 (для держструктур);
- методичними вказівками з обліку МПЗ (п. 22), схваленими Наказом Мінфіну РФ № 119н від 28.12.2001 (про необхідність здійснення інвентаризації при заміні матеріально-відповідальних осіб, у розглянутому випадку - при заміні директора).
Процедуру передачі справ законодавством не регламентовано. Тому вона має вільний характер, проводиться без чітко прописаних установок. Суть питання у наступному. Колишній директор, будучи матеріально-відповідальною особою (відповідно до ст. 277 ТК РФ), повинен віддати новому керівнику організації всю документацію, яка в нього зберігалася.
Ця процедура оформляється актом приймання-передачі . Це двосторонній правовий документ, Який, крім іншого, може укладати опис стану справ, речей на момент його складання. Його домінуюче призначення - констатація наявних документів, цінностей, дел.
При складанні на розсуд сторін може створюватися спеціальна комісія. До документа можуть додаватися протоколи, додаткові документиі т.п.
Загальна структура акту
Акт приймання-передачі компілюється у 2 примірниках (для вже колишнього директора та обраного замість нього). Умовно структуру документа можна позначити так.
| Основні складові структури акта приймання-передачі | Що включають |
| Шапка | Датування та місце оформлення документа |
| Заснування складання акта | Реквізити протоколу загальних зборів засновників (іншого документа) |
| Призначення акту | Підтвердження факту передачі документації |
| Особи, присутні під час передачі документації | ПІБ присутніх засновників |
| Сутність питання | Фіксація факту передачі колишнім директоромта прийняття обраним керівником документів |
| Список документації, що передається (оригінали) | Перераховуються всі документи організації з нумерацією, описами, кількістю аркушів, примітками тощо. До них відносять документацію: · установчу; · кадрову; · бухгалтерську; · із включенням матеріально--товарних цінностей, · штампів, печаток та ін. |
| Підписи | Акт підписують: колишній та обраний директор; а також головбух та інші уповноважені особи |
Поширені помилки в оформленні акта приймання-передачі під час зміни директора
| Типові помилки | Коригування |
| Не прописано місце видання (або оформлення) акту | Цей реквізит є обов'язковим, вказується у шапці. Записується населений пункт, де складався (видавався) акт |
| У документа немає заголовка | 1. Стандартно заголовок вказується у всіх документах формату А-4. 2. Він має бути коротким, чітким, відповідати змістовому тексту. 3. Записується без лапок і крапки в кінці. 4. У цьому варіанті заголовок звучить так: Акт № приймання-передачі справ при зміні директора |
| У шапці записано скорочену назву організації («Волошка») |
Назва прописується повністю відповідно до статутних документів товариства. Допускається під назвою записувати їх у дужках скорочено. Приклад: Товариство з обмеженою відповідальністю «Волошка» (ТОВ «Волошка») |
Рекомендації Роструда щодо зберігання копій персональних документів працівників в організаціях
У доповіді за другий квартал 2017 року Роструд рекомендує не зберігати без необхідності копії документів співробітників у особистих справах. Стандартно, виключно за наявності згоди працівника наймач має право зробити для особової справи копії паспорта, військового квитка, СНІЛЗ та зберігати їх в організації.
Судова практика, звертає увагу Роструд, свідчить про те, що при працевлаштуванні достатньо проводити звіряння особистої інформації за паспортними даними. Подальше зберігання копії цього документа в організації є перевищенням допустимого використання обсягу особистих даних працівника.
Роструда також звертає увагу наймачів, що така надмірна (недоречна) обробка особистих даних можна спричинити попередження чи штрафні санкції -- 5-10 тис. крб. на посадова особа. Ну а для юрособ розмір фінансової санкції зростає до 30-50 тис. руб.
Приклад 1. Підготовка акта приймання-передачі документації під час заміни директора
У зв'язку зі звільненням Данильченка Петра Петровича з посади директора ТОВ «Міст» та обранням замість нього Васильєва Михайла Михайловича провадиться передача документації від колишнього керівниканового.
За фактом складається двосторонній акт приймання-передачі у присутності спеціально сформованої для цього комісії із 3 засновників. Власне, передача в акті задокументована на фірмовому бланку наступним списком:
- Статут та договір про заснування ТОВ «Міст».
- Свідоцтво про державну реєстрацію ТОВ «Міст».
- Свідоцтво про постановку товариства на облік до ІФНС №1 по м. Ярославлю.
- Інформаційний лист про надання кодів статистики.
- Існуючі протоколи загальних зборів засновників --
- Накази з особового складу
- Особисті справи --
- Особисті картки
- Договори з контрагентами
- Круглий друк та штамп ТОВ «Міст».
Одночасно відзначено задовільний стан переданої документації та відсутність претензій. Акт складено в 2 примірниках і підписаний особисто передавальної стороною в особі Данильченко П. П., а також стороною, що приймає - Васильєвим М. М.
Підписи під документом проставили решта учасників - члени комісії (Логінова В. А., Борисович Л. Д., Ларіонова Л. А.).
Акт приймання-передачі справ– документ, що підтверджує факт передачі документів. Зміна директора організації, головного бухгалтера, бухгалтера, касира та інших працівників, чия діяльність щільно пов'язана з документами тягне за собою передачу всіх справ від працівника, що звільняється, новому. Передаються як справи, а й документи, для касира, наприклад, передачі підлягають готівка у касі.
Передача може бути здійснена виходячи з акта приема-передачи. У цій статті пропонуємо завантажити зразок акта приймання-передачі документів (word). Бланк для завантаження знаходиться внизу статті.
Основне призначення акта приймання-передачі – це підтвердження факту переміщення документації чи іншого майна від однієї особи іншій.
На нашому сайті ви можете завантажити інші акти передачі: → , → , → .
Як скласти акт приймання-передачі справ іншій особі?
Акт є підтвердженням того, що документи передані та прийняті одержувачем. Крім того, акт прийому-передачі може містити докладний перелік документів, що дозволяє, що дозволяє при необхідності з'ясувати, які документи були передані, в якій кількості і в якому вигляді. Бланк акта приймання-передачі документів має містити такі дані:
- Дата оформлення;
- Місце складання;
- Назва документу;
- Відомості про те, хто є стороною, що передає;
- Відомості про те, хто є отримувачем документації;
- Слова, що вказують на те, що документи одержувачу передані згідно з доданим списком;
- Слова, що вказують на те, що документи одержувачем отримано та перевірено;
- Слова, що підтверджують, що сторони немає претензій друг до друга;
- Перелік документів – можна оформити як таблиці, якщо список великий, то розумно оформити як додатка до акта приема-передачи. Для кожного документа бажано вказати його найменування, номер та дату, кількість аркушів та екземплярів, копію або оригінал та інші важливі відомості;
- Підписи обох сторін.
Один підписаний екземпляр акта приймання-передачі передається передавальної стороні, наприклад, директору, що звільняється, головному бухгалтеру. Другий – передається особі, яка приймає документи.
Зміна керівника компанії відрізняється від звільнення звичайного працівника. На цю посадову особу покладаються додаткові зобов'язання, припинення яких може загрожувати зупинкою роботи підприємства. Тому пропонуємо розглянути, як припиняються трудові відносини з директором і для чого потрібний акт приймання-передачі документів за його зміни.
На відміну від припинення трудових відносиніз звичайним громадянином, у разі звільнення керівника виникають додаткові підстави:
| Підстава звільнення | Опис |
| за взаємною згодою сторін | Цей вид звільнення мало чим відрізняється від того, що застосовується до інших громадян. Щоправда, необхідно враховувати, що директору потрібно передати всі матеріальні цінності й активи, що числяться за ним, своєму приймачеві. |
| за власним бажанням | Право будь-якого громадянина на звільнення гарантовано основним законом держави. При цьому доведеться витримати максимальний період до дати звільнення. Це також пов'язане із передачею справ. |
| Коли (власник, збори акціонерів) | Може прийматися будь-якої миті, незалежно від терміну дії договору з керівником. Приймається без пояснень причин такого звільнення. Як компенсацію покладаються додаткові виплати за умов договору. |
| Якщо у діях керівника виявлено грубу дисциплінарну провину | Звільняють на загальних підставах, передбачених ТК, додаткових виплатдиректору не належить. |
| Через банкрутство компанії | Процедура звільнення тут передбачає виконання низки дій із закриття компанії, а вже потім розривається трудовий договіріз його керівником. |
Пам'ятайте, керівник, як і будь-який громадянин, може звільнитися будь-якої миті або бути звільненим на законних підставахнаймачем. При цьому він зобов'язаний передати всі справи своєму наступнику.
Порядок передачі справ під час зміни керівника
Директор фірми може припинити свої повноваження за власним бажанням або після закінчення дії укладеного з ним договору. В окремих ситуаціях підставою для припинення повноважень керівника є рішення власника (збори акціонерів).
Перша особа компанії зобов'язана передати своєму наступнику документи, де він несе персональну відповідальність:
- установчі документи підприємства;
- оригінали ліцензій, сертифікатів, інших дозволів на право провадження господарської діяльності;
- оригінали виданих власником довіреностей;
- первинні документи, відповідальність які лежить керівника;
- перші екземпляри векселів, акцій, інших фінансових документів;
- оригінали великих міжнародних контрактів, договорів;
- інші документи, відповідальність зберігання яких лежить персонально на директора підприємства.
Не слід забувати, що керівник є матеріально відповідальною особою, має право першого фінансового підпису. Все це має бути враховано до того моменту, коли директору видадуть трудову книжкута попрощаються.
Тому до початку процедури передачі майна та документів необхідно створити на підприємстві інвентаризаційну комісію, перевірити наявність усіх, хто числиться за бухгалтерським описом за директором матеріальних цінностей.
Для цього видається наказ по підприємству, визначають відповідальних за цю роботу осіб, встановлюються строки її виконання, а також форма звіту, що має вийти на виході та хто його затверджуватиме. Тут же вказується перелік документів, що зберігаються персонально директором, які він повинен передати своєму наступнику (тимчасовому заступнику) на відповідальне зберігання.
Передачу наявних матеріалів необхідно зафіксувати на папері, повністю перерахувати, які типи документів передаються, і в якому вони стані. Факт переходу офіційних паперівповинен фіксуватися особистими підписами передавальної та приймаючої сторони. Зазвичай тут же мають бути треті особи, які підтверджують проходження такої процедури.
Пам'ятайте, зміна керівника має супроводжуватись документальним оформленнямпередачі всіх документів, що числяться за ним, матеріальних цінностей і справ, з тим, щоб надалі у сторін не виникало претензій один до одного.
Чому акт приймання-передачі документів при зміні директора обов'язковий
У діловодстві акт вважається документом, що підтверджує, що якась подія справді відбулася. Він може мати стандартну форму або складатися у довільній формі. Документи такого типу підписуються не менше ніж двома особами (оптимально, якщо підписантів три і більше осіб). 
Акт повинен у обов'язковому порядкумати таку реквізитну частину:
- назва документу;
- дата та місце складання;
- хто був присутнім під час його складання;
- коротка суть питання (викладається у вигляді перерахування доконаних фактів, без будь-яких домислів, власних думок, припущень);
- підписи та розшифровки підписів осіб, які брали участь у складанні акта.
Акт у розгорнутому вигляді відображає дії, що відбуваються у момент зміни керівника компанії. І якщо врахувати, що перша особа відповідає за всі процеси, господарську діяльність, тільки її підпис є дійсним як підтвердження окремих операцій, наявність таких документів у приймача є обов'язковою.
Підтвердити в майбутньому, що ви нічого не втратили, а документи вам просто не передали, буде вкрай складно. Особливо, якщо на етапі передачі це не зафіксувати відповідним актом.
Пам'ятайте, що передача документів за актом дозволяє сторонам зняти з себе відповідальність у разі нестачі, втрати, пошкодження паперових носіїв інформації.
У цьому відео розказано, що таке для компанії зміна генерального директора та як вона відбувається:
Що має бути в акті передачі документів
Тепер про конкретну форму акта прийому-передачі документів між керівниками (старим і приймачем чи особою, тимчасово що у ці обов'язки). Доцільно, щоб такий документ мав такі реквізити:
| Назва частини | Опис |
| Інформаційна частина | Тут вказується найменування документа, місце та дата його складання, повністю назва посади керівника, що йде, а також найменування посади приймача (тимчасово заміщає особи). А також вказуються присутні як свідки особи. Їхні посади пишуться також повністю. Вказуються розгорнуті П. І. О. всіх учасників процедури. |
| Описова частина процедури | У цій частині має бути позначено підстави для складання акта, які дії виконуються на конкретний момент. Самі документи, що підлягають передачі, повинні позначатися загальним списком із зазначенням кількості сторінок (якщо оригінальний екземпляр містить більш ніж 1 аркуш). У разі наявності тексту на документі з двох сторін, це також доцільно згадати. Оптимально, якщо перелік документів буде зведено до таблиці, де позначається порядковий номер, найменування документа, кількість аркушів, а також залишається чистою графа для приміток, які можуть виникнути під час процедури передачі (наприклад, документ може бути в наявності, але мати певні фізичні ушкодження). |
| Частина, де учасники передачі залишають свої підписи | Тут доцільно вказувати повне найменування посади, і навіть П. І. О. (тут можна скороченому вигляді) подписантов. Напроти кожного прізвища проставляється підпис учасника. |
У деяких випадках акт приймання-передачі може надаватися на затвердження власнику компанії (зборам акціонерів), яким підзвітні старі та нові керівники. Такий варіант залежить від бажання самого власника контролювати процес. Стандартний зразок акта можна знайти в інтернеті.
Як третіх осіб, які беруть участь під час процедури передачі документів, повинні виступати компетентні фахівці, які розуміють, що саме тут передається. Зазвичай це головний бухгалтерпідприємства, її фінансовий директор чи заступник, відповідальний за фінансово-господарську діяльність.
У процесі залучення таких осіб слід керуватися використанням ними таких документів (зазвичай вони мають копії) на підготовку договорів, виконання платежів, підтвердження певних повноважень. Не треба залучати для цих дій непоінформованих осіб, які в майбутньому просто не зможуть чітко розповісти, що ж передавали керівники один одному.
Кількість оригінальних екземплярів акта має становити не менше двох – по одному для сторін передачі матеріалів. Інші учасники можуть отримати копію документа.
Пам'ятайте, що за своїм призначенням акт повинен чітко розшифровувати, що, коли і кому було передано і в якому стані, а також вказувати на свідків цієї процедури, щоб у разі виникнення спірного питанняу майбутньому вони могли підтвердити чи спростувати будь-які заяви чи скарги.
Кого повідомляють про зміну директора
Звільнення першої особи також відрізняється додатковими зобов'язаннями, що лягають на власника підприємства або уповноважена ним особа. 
Справа в тому, що відразу після підписання наказу про звільнення необхідно письмово повідомити про це:
- Банківські установи, де компанія відкрила рахунки.
- Органи реєстрації підприємства.
- Податкові органи, інші контролюючі організації.
- Підприємства, із якими ведеться співробітництво чи підписані різні господарські договори, договори, угоди.
- Інших зацікавлених у співпраці юридичних та фізичних осіб.
Робиться це пізніше 3 днів із звільнення старого і призначення нового директора компанії. Водночас до банківської установи має подаватися нотаріально засвідчена заява про зміну права підпису.
До нього прикладається засвідчена копія рішення власника (вищого органу) про зміну керівника та призначення на цю посаду нової особи, додається її особистий оригінальний підпис. Невиконання цих вимог може стати основою адміністративної відповідальностідля компанії.
Аналогічні дії виконуються у разі потреби заміни іменних дозвільних документів, на право виконувати будь-які господарські операції, видані на старого директора. Тут може знадобитися повернути раніше видані дозволи їхнього знищення. Тому доцільно до цього моменту за актом приймання-передачі виконати процедуру законного переходу важливих документівміж старим та новим керівниками.
Враховуючи, що більшість компаній не може обходитися без права підписувати документи керівника, часто право підпису фінансових документів має не одну, а дві і більше особи (не більше 3–4 керівників). В цьому випадку, якщо новий керівникще не призначено, необхідно повідомити контролюючі та реєстраційні органи про звільнення керівника. Господарська діяльністькомпанії від цього не постраждає.
Пам'ятайте, невчасне сповіщення компетентних організацій, а також контрагентів про зміну керівника може викликати непорозуміння під час ведення справ, а також можливе зловживання з боку старого директора, особливо якщо його звільнили за аналогічні дії.
Дивіться цей вебінар про зміну учасників у суспільстві з обмеженою відповідальністю:
Форма для прийому питання, напишіть свій
Необхідність у прийомі-передачі справ та документів між працівниками виникає досить часто, але згадка про таку процедуру внутрішніх документахорганізацій зустрічається рідко. Більше того, це питання не знайшло належного відображення і в нормативних правових актах, що регулюють трудові відносини, хоча саме у цій сфері проблеми, що виникають унаслідок неналежного оформлення приймання-передачі справ та документів, є більш ніж актуальними.
Як і коли мають відбуватися прийом та передача справ між працівниками? Хто може брати участь у процесі приймання та передачі справ та документів? Якими документами регламентується процедура приймання та передачі справ та документів? Які основні етапи прийому та передачі справ та документів? Як оформляється прийом та передача справ та документів? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете у статті.
Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" документ- це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (п. 3), справа- це сукупність документів чи документ, які стосуються одному питанню чи ділянці діяльності, поміщених окрему обкладинку (п. 71). Як видно, «справа» і «документ» - не те саме, незважаючи на те, що прийнято говорити про передачу справ загалом. Однак у ситуаціях, коли передаються і справи, і документи це не цілком коректно. Тому за текстом статті використовується словосполучення "прийом-передача справ та документів".
Навіщо треба передавати та приймати справи?
Справи та документи передають:
щоб робочий процес не переривався;
щоб трудові обов'язки відсутнього працівника виконувались належним чином;
щоб можна було оцінити обсяг роботи працівника, який приймає справи;
щоб було поділити зони відповідальності.
Здебільшого необхідність передачі справ прямо чи опосередковано виникає у таких поширених більшість працівників ситуаціях:
догляд у відпустку (включаючи відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустку з догляду за дитиною тощо);
тривале відрядження;
тимчасова непрацездатність;
переведення на іншу роботу;
звільнення (з різних підстав);
в інших випадках, коли працівник має бути довгий часвідсутні або зовсім залишити організацію.
Зазначимо, що досить рідко можна стати свідком повноцінної передачі справ і документів працівником. Навіть якщо це і відбувається в окремих випадках, то практично ніколи не оформляється належним чином.
З одного боку, навіщо оформляти передачу справ у разі, коли працівник іде у відпустку, їде у відрядження чи вболіває? Адже під час такої тимчасової відсутності його обов'язки виконуватимуть інші працівники, спеціально призначені наказом керівника організації або в іншому порядку, встановленому в організації. Уявімо, наприклад, ситуацію, коли тимчасово відсутня секретар, в обов'язки якого входить:
прийом, експедиційна обробка вхідної кореспонденції, що надходить різними каналами зв'язку, перевірка документів на паперових носіяхщодо правильності доставки, цілісності вкладень; реєстрація вхідних документів у електронному журналівстановленої форми, направлення їх на розгляд керівництва та до структурних підрозділів організації;
прийом від працівників організації вихідних документів, перевірка правильності їх оформлення, наявності та комплектності додатків, реєстрація в електронному журналі встановленої форми;
формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх безпеки.
Очевидно, що така робота має виконуватися своєчасно. Якщо організації не один секретар, все легко вирішується: інший секретар, виконує самі обов'язки, тимчасово працюватиме з подвійним навантаженням. Але якщо секретар в організації один, то без передачі справ та документів не обійтися, інакше особа, яка не повною мірою знайома з обов'язками секретаря, просто не впорається, через що може постраждати не лише конкретна ділянка роботи, а й діяльність організації у загалом.
Хто зазвичай передає та приймає справи?
Ініціатором передачі справ та документів є зазвичай або працівник, який їх приймає, або керівник структурного підрозділу, в рамках якого ці справи та документи передаються. Передаються вони, відповідно, тимчасово відсутнім або працівником, що звільняється, а приймаються або новим працівником, або спеціально призначеним керівництвом особою.
Здавалося б, нічого складного у цьому немає. Однак на практиці трапляються випадки, коли працівник, що звільняється, через конфлікт або будь-які інші несприятливі обставини передавати справи і документи не збирається, особливо якщо це не входить до його обов'язків. Адже далеко не всі люди звільняються з роботи за власним бажанням, не всі намагаються досі зберігати добрі стосунки з керівництвом. Що робити у такій ситуації новому працівникові?
Насамперед, цей факт слід зафіксувати актом. Потім знову прийнятий працівник, щоб уникнути ризику покладання на нього відповідальності за чужі помилки, можливо, допущені в документах, складених його попередником, може скласти односторонній документ. опис прийнятих документів(Приклад 2).
Зверніть увагу. Відмова працівника від передачі справ та документів при звільненні не є для роботодавця приводом не здійснювати з ним розрахунок та не видавати трудову книжку - незалежно від того, чи закріплено цей обов'язок у трудовому договорі та/або посадової інструкції.
ПРИКЛАД 2
Опис документів, що приймаються
Опис справ та документів, прийнятих корпоративним секретарем Мироновою О.П.
При прийомі справ та документів мною виявлено:
1. Відсутня оригінал протоколу Загальних зборів акціонерів від 16 січня 2011 року № 1/2011, є копія цього документа.
2. Немає оригіналу протоколу Загальних зборів акціонерів від 20 квітня 2011 року № 5/2011 (копії немає).
Цей опис підтверджує прийом вищезазначених справ та документів станом на 03 травня 2012 року.
Корпоративний секретар МироноваА.П. Миронова
Узгоджено:
МасловаО.Д. Маслова
У який момент слід передавати справи та документи?
Іноді трапляється, що справи та документи новий працівникприймає у свого попередника ще до виходу працювати. Зауважимо, що це досить ризиковано, оскільки новий працівник, прийнявши справи, може з якихось причин не вийти на роботу. Тоді логічним є питання: в який момент слід передавати ці справи та документи?
Справи та документи передаються, як правило, у день звільнення у зв'язку з тим, що до останнього дняпрацівник виконує свої посадові обов'язки. Особливо відповідальні працівники роблять це поступово, розбиваючи процес кілька етапів, здійснюваних заздалегідь, протягом днів. І тут краще передати справи безпосередньо новому працівникові, а особі, призначеному керівником структурного підрозділу, у якому працював працівник. Якщо звільняється головний бухгалтер, то справи краще передати безпосередньо керівнику організації, оскільки він відповідає за правильність ведення бухгалтерського обліку.
Буває, що керівник просить працівника, що звільняється, приїхати в офіс у день виходу на роботу нового співробітника, щоб передати справи безпосередньо йому, або, навпаки, людину, яка ще не оформлена на роботу, - прийти і прийняти справи у свого попередника до виходу на роботу. На нашу думку, це неправильно, оскільки прийом та передача справ та документів здійснюються в рамках трудових відносин. Отже, дана процедураповинна здійснюватися в робочий день та робочий часяк для передавальної справи та документи, так і для того, хто їх приймає.
Чим регламентується прийом-передача справ?
Як уже було зазначено вище, нормативними правовими актамипитання приймання-передачі справ та документів не регулюється. Це не дивно, оскільки єдину процедуру прийому-передачі справ прописати неможливо, адже в різних організаціях вимоги до документообігу різні, виходячи з багатьох факторів. Є лише деякі рекомендації щодо цього:
Вилучення
(затверджено наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76)
ІІІ. СТРУКТУРА І ЗМІСТ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВИРОБНИЦТВА
3.1. загальні положення
[…] Інструкцією з діловодства передбачається, що:
[…] при виході у відпустку, виїзді у відрядження, на час хвороби або у разі звільнення та переміщення по службі працівники зобов'язані передати всі документи, що перебувають у них, працівнику, відповідальному за діловодство структурного підрозділу, або іншому працівникові за вказівкою керівника підрозділу, при звільненні працівника або перекладі служби передача документів та справ здійснюється за актом.
Однак, незважаючи на відсутність у законодавчих нормах правил приймання-передачі справ, організація може самостійно встановити їх у локальних нормативних актах, враховуючи специфіку діяльності, чисельний склад працівників, їх обов'язки, відповідальність, а також інші фактори, що впливають на необхідність приймання-передачі справ та документів. щоб уникнути їх втрати та втрати. У цьому випадку дотримання порядку прийому-передачі справ буде обов'язковим для всіх працівників, ознайомлених із цим локальним. нормативним актомв встановленому порядкупід особистий підпис.
Положення про прийняття та передачу справ та документів можуть бути включені:
в інструкцію з діловодства:
положення про персонал;
правила внутрішнього трудового порядку;
положення про конкретне структурному підрозділіта ін.
Крім того, обов'язок щодо передачі та/або прийому справ та документів у спеціально обумовлених випадках рекомендується закріпити у посадовій інструкції та/або трудовому договорі.
Якщо ж у організації відсутня будь-яка згадка необхідність прийому-передачі справ у локальних нормативних актах, то конкретних випадках можна передбачити це у наказі (Приклад 3) чи розпорядженні.
ПРИКЛАД 3
Наказ про організацію приймання-передачі справ та документів
Закрите акціонерне товариство«Метрополь Інвест»
НАКАЗ
16.04.2012 № 10-К
Про організацію приймання-передачі справ та документів
У зв'язку із звільненням Смирнової П.Т. з посади корпоративного секретаря 30 квітня 2012 року
НАКАЗУЮ:
1. Корпоративному секретареві Смирнової П.Т. передати, а заступника начальника канцелярії Маслової О.Д. прийняти справи та документи щодо Акту приймання-передачі справ та документів у приміщенні канцелярії у строк до 30 квітня 2012 року.
2. Затвердити форму Акту приймання-передачі справ та документів (Додаток 1).
3. Для належної перевірки справ і документів, що передаються, та участі в їх прийманні-передачі створити комісію у складі:
голова – начальник кадрової служби Журкова Н.Г.
члени комісії:
Головний бухгалтер Макарова Н.Т.
начальник канцелярії Петрова М.І.
начальник юридичної службиМакаров А.Д.
4. Секретарю Михальченку П.І. довести цей наказ до відома осіб, зазначених у п. 1 та 3 наказу, під особистий підпис у строк не пізніше одного робочого дня з дати видання наказу.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Підстава: заява про звільнення Смирнової П.Т. від 16.04.2012
Генеральний директор СкворцовА.І. Скворцов
З наказом ознайомлено:
Начальник кадрової служби
ЖурковаН.Г. Журкова
Головний бухгалтер
МакароваН.Т. Макарова
Начальник канцелярії
ПетроваМ.І. Петрова
Начальник юридичної служби
МакарівА.Д. Макарів
Заступник начальника канцелярії
МасловаО.Д. Маслова
Корпоративний секретар
СмирноваП.Т. Смирнова
Порядок передачі та приймання справ та документів
Як було зазначено вище, порядок передачі та прийому справ може бути єдиним всім організацій. Однак, щоб представляти послідовність дій з передачі та прийому справ та документів, умовно розділимо цей процес на 3 етапи.
■ Етап 1: перевірка справ та документів.
Зверніть увагу.Справи та документи, що приймаються за своєю формою та змістом, повинні відповідати нормам чинного законодавства, у тому числі в галузі діловодства та документообігу.
■ Етап 2: підготовка справ та документів до передачі.
■ Етап 3: оформлення приймання-передачі справ та документів.
Обов'язкові реквізити акту
Відповідно до рекомендацій ГОСТ Р 6.30-2003 « Уніфіковані системидокументації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», а також практикою складання актів в організаціях для акта приймання-передачі документів зазвичай використовують бланк із такими характеристиками:
формат А4 (210×297 мм);
кожен аркуш документа повинен мати поля щонайменше: 20 мм - ліве; 10 мм – праве; 20 мм – верхнє; 20 мм – нижнє;
з білого або паперу світлих тонів;
орієнтація сторінки – книжкова;
якщо акт має дві та більше сторінки, другу та наступні сторінки нумерують (номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша).
На бланку документа мають необхідні реквізити:
● емблему організації;
● найменування організації;
● найменування виду документа;
● дату документа;
● реєстраційний номердокумента;
● місце складання документа;
● гриф затвердження;
●заголовок тексту документа.
● текст документа.
● позначку про наявність програми.
● підписи.
Зберігання актів
Акт підлягає зберіганню у місці, визначеному локальним нормативним актом, наприклад, у канцелярії, кадрової службив особистій справі працівника або у структурному підрозділі, працівники якого передають та приймають справи, протягом строку, визначеного Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558:
Насамкінець зазначимо, що навіть якщо процедура прийому справ та документів буде оформлена належним чином, це аж ніяк не вирішить проблем, які можуть виникнути у працівника, який прийняв на себе такий відповідальний «вантаж». Однак це вбереже працівника як від нарікань керівництва щодо документів, складених не ним, так і від можливої відповідальностіза чужі помилки.
(Дається у скороченні. Всю статтю читайте у друкованій версії журналу.)
І.І. Куролес,
провідний юрисконсульт ЗАТ «СПАР РІТЕЙЛ»
Директор, як і будь-який інший співробітник компанії, має право змінити місце роботи та звільнитися.Перш ніж залишити свій капітанський місток, керівник, не враховуючи причини та статті ТК РФ, що обґрунтовує звільнення, повинен передати справи. Обов'язковість здачі-приймання справ директором – питання неоднозначне, оскільки нормативно-правова базаз цього приводу недостатньо розроблена: згадка про процедуру здачі справ є у таких законодавчих актах:
- Закон «Про банки та банківську діяльність» від 02.12.1990 р. № 395-1-ФЗ.
Оскільки перший документ дещо втратив актуальність, а другий стосується суто роботи банківських структур, залишається покладатися на Методичні вказівкиз обліку матеріально – виробничих запасів, утв. Наказом Мінфіну РФ від 28 грудня 2001 р. № 119н, у разі, якщо директор є матеріально-відповідальною особою. У решті випадків передавати фірму керівниками з рук у руки слід, спираючись на відповідні положення Статуту підприємства.
Практика ж доводить необхідність здачі компанії та її клейнодів, а також паперів від колишнього керівництва новому, по-старому – з оформленням акта. Термін цього процесу диктується ТК РФ. Так, під час догляду за своєю ініціативою керівник повинен сповістити своє начальство про намір звільнитися не пізніше ніж за 1 міс.(ст. 280 ТК РФ), і якщо розставання продиктовано роботодавцем – то період, обумовлений у наказі.
Стаття 280 ТК України. Дострокове розірваннятрудового договору з ініціативи керівника організації
Керівник організації має право достроково розірвати трудовий договір, попередивши про це роботодавця (власника майна організації, його представника) письмовій форміне пізніше ніж за місяць.
Що має передати і кому?
Керівник, залишаючи колишнє місце роботи, має передати:
Особа, яка приймає справи від директора, має бути зазначена у наказі на підприємстві. Зазвичай це заступник, виконуючий обов'язки або особа, призначена роботодавцем.
Якщо вже є кандидатура намісника, то цілком ухвалити справи може і він, адже сама процедура протікає не віч-на-віч, а в присутності членів комісії або осіб, згаданих у наказі.
Як провести?
Директор, перш за все, зобов'язаний повідомити про намір піти з посади своє керівництво, яким є загальні зборичленів ТОВ. Для цього скликаються позачергові загальні збори (ст. 35 Закону N 14-ФЗ), яким директор і подає свою заяву. Кожному, хто має право бути присутнім на вічі, надсилається повідомлення, причому в конверт кладуть не тільки запрошення з порядком денним, але й ксерокопію заяви керівника компанії на розрахунок.
Наказ
На таких зборах вирішують, хто може прийняти справи, і видають наказ про здачу-приймання, встановлюючи склад комісії та закріплюючи за особою, якій довірили виступати представником ТОВ у процедурі приймання справ, право здійснити це приймання та скласти акт. Обумовлюються терміни, коли акт має бути готовий, а директор, що звільняється, може отримати повний і остаточний розрахунок.
Зазвичай наказ готується членами наглядової ради ТОВ, один із них приймає від директора справи.
Завершення облікових процесів
Перша особа не має права піти, не закривши повністю той місяць чи квартал, півріччя, який минув. Разом з бухгалтером фірми керівник звітує в податкову інспекцію, Стат. управління, виконує всі необхідні платежі та відрахування до фондів, бюджету, підписуючи всю документацію.
На перше число місяця, завершувати який підприємство буде вже під керівництвом іншої особи, поки що працюючий директор зобов'язаний завершити облікові процеси: звіти, баланс, реєстр дебіторської та кредиторської заборгованості, Наявність вільних коштів даю підставу скласти уявлення про те, яке фінансовий стан компанії в поточному місяці.
Інвентаризація
Хоча ст. 277 ТК РФ і передбачається матеріальна відповідальність першої особи фірми, але мають на увазі зовсім інше, ніж пряма відповідальність за матеріали та вироби, що числяться на підзвіті співробітників, які використовують отримані матеріали у своїй виробничій діяльності.
Стаття 277 ТК України. Матеріальна відповідальність керівника організації
Керівник організації несе повну матеріальну відповідальністьза прямий дійсні збитки, заподіяний організації.
У випадках, передбачених федеральними законами, Керівник організації відшкодовує організації збитки, заподіяні його винними діями При цьому розрахунок збитків здійснюється відповідно до норм, передбачених цивільним законодавством.
У будь-якому випадку, навіть якщо на підзвіті директора немає матеріалів, конструкцій тощо, то все одно важливо на момент звільнення керівника наглядової ради ТОВ знати, як справи з цінностями, записаними на підзвіт працівників – чи є всі вони в наявності, або має місце розкрадання. Тому інвентаризація має бути проведена, якщо не в повному обсязі, то хоча б вибірково – за найбільш дорогими або найвагомішими за обсягом, кількістю або вартістю матеріалами.
Для цього роздруковуються відомості залишків матеріалів за підсумками списання минулого місяця. Вказана в залишках кількість штук, кубометрів, літрів (відповідно до номенклатурного облікового номера) має бути в наявності та підлягає пред'явленню комісії. При нестачі кількості повинно бути пояснення, причому відсутність у наявності ще не означає недостачі. Справа в тому, що матеріали можуть бути витрачені у справу і поки що не можуть бути списані, тому що поточний місяць не закінчився.
При виявленій пересортиці складається пояснення, причому нестача одного матеріалу має бути компенсована економією іншого, що числиться у надлишках. Усі відхилення від облікових відомостей відображаються у відомості про перевірку. Інвентаризація відповідає на питання про недостачі, що є наслідком розкрадань.
Перевірка
Якщо серед членів наглядової ради ТОВ немає людей, які мають достатню компетентність, або за необхідності ревізії роботи великого підприємства логічно доручити перевірку аудиторської компанії. Аудитори швидко та якісно перевірять фінансову діяльністьфірми, Голова якої залишає компанію, і представлять наглядовій раді звіт, в якому буде дано об'єктивну оцінку стану підприємства на поточний момент часу.
Що це за документ?
Це документ, у якому засвідчується факт передачі директором, що здає справи, тій особі, на яку в наказі зазначено наглядовою радою ТОВ. Такий папір може мати вільну форму письмового вигляду. Найменування так і звучить: «Акт прийому-передачі справ», обов'язково має бути вписана повна назва підприємства, дата, назва пункту, де знаходиться фірма та проводиться процедура здачі справ, а також ПІБ присутніх під час дійства осіб.
Важливо написати ПІБ та посаду керівника підприємства, який передає документи, і те саме щодо приймаючої особи. Далі вказують, які саме документи чи папки передаються, наприклад:
«Передаються:
- установчі документи – статут ТОВ, …
- правовстановлюючі документи на нерухоме майно: свідоцтво про право власності на офісну будівлю із земельною ділянкою;
- друк ТОВ гербова – 1 шт.;
- штамп кутовий - 1 шт.
Зразок акта приймання-передачі справ за зміни директора можна завантажити нижче.
Перелічити слід докладно все, що залишає колишній бос. Після списку справ і речей, що передаються, необхідно чітко вказати: «Перераховані предмети, справи здав такий-то» - і ПІБ з підписом і розшифровкою майже колишнього керівника, прийняв такий-то - і ті ж дані щодо приймаючої сторони.
Підписати акт мають і присутні громадяни.
Що робити, якщо термін попередження про звільнення завершено, а обов'язки не встигли віддати?
Якщо термін попередження про звільнення закінчився, а здавання справ так і не відбулося, то директор має право скликати ще одне загальне зібрання, щоб відстрочити на тиждень-другий момент звільнення, але є й інший варіант. Можна також запросити нотаріуса і передати йому за описом все те, що приготоване для здачі наступнику, у цьому випадку ніхто не дорікне в тому, що нікому не передав свою спадщину.
У ситуації, коли діючий керівник вирішив змінити місце роботи, не варто чинити йому перешкоди, якщо рішення є твердим. Обидві сторони лише виграють під час оформлення факту здачі-приймання справ актом.