Діловодство в районній профспілковій організації Документознавство – наука про діловодство Павловська Т.М., голова Барабінської громадської. Діловодство громадських організацій Інструкція з діловодства у громадських організаціях

Управління архівами Свердловській області

Державна установа «Центр документації

громадських організацій Свердловської області»

ПРИКЛАДНА ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВИРОБНИЦТВА

У ГРОМАДСЬКИХ ОБ'ЄДНАННЯХ

Свердловська область

Єкатеринбург
2008

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Орієнтовна інструкція з діловодства в громадських об'єднаннях Свердловської області (далі – Орієнтовна інструкція) розроблена з метою створення методичної основидля раціональної організації документаційного забезпечення управління у громадських об'єднаннях – джерелах комплектування Державної установи Центр документації громадських організацій Свердловської області (далі – ЦДВЗС). Під громадським об'єднанням розуміється добровільне, самоврядне, некомерційне формування, створене з ініціативи громадян, об'єдналися з урахуванням спільності інтересів реалізації спільних цілей, зазначених у статуті громадського об'єднання.

Орієнтовна інструкція розроблена відповідно до законодавства Російської Федераціїта Свердловській області, ГОСТом Р 6.30-2003 " Уніфіковані системидокументації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовою інструкцієюз діловодства в виконавчих органів державної владиСвердловської області, затвердженої постановою Уряду Свердловської області від 29.06.2006 № 561-ПП.

1.2. Орієнтовна інструкція встановлює Загальні вимогидо функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у громадських об'єднаннях Свердловської області. Вимоги цієї інструкції є рекомендованими.

1.3. Громадські об'єднання організовують та ведуть діловодство відповідно до індивідуальних інструкцій, розроблених на основі цієї Примірної інструкції, а також на основі інших нормативно-методичних документів Російської Федерації та Свердловської області у сфері документаційного забезпечення управління та архівної справи.

Індивідуальні інструкції з діловодства затверджуються керівниками громадських об'єднань після погодження з експертно-перевірковою комісією Управління архівами Свердловської області (далі – ЕПК).

1.4. Положення Орієнтовної інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік та контроль виконання, що здійснюються за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.

Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються у громадському об'єднанні, мають відповідати вимогам інструкції щодо діловодства цього об'єднання.

1.5. Правила роботи із секретними документами, документами з грифом «Для службового користування» встановлюються спеціальними інструкціями.

1.6. Загальний контрольза дотриманням встановлених правил, порядком роботи з документами та забезпеченням їх безпеки здійснює керівник громадського об'єднання.

1.7. Безпосереднє ведення діловодства доручається співробітника, відповідального за діловодство, призначеного рішенням колегіального органу, наказом керівника громадського об'єднання. Завдання працівника відповідального за діловодство визначаються посадовою інструкцією(Додаток № 26), цією Прикладною інструкцією.

1.8. При тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження), звільненні або переміщенні співробітників всі документи, що в них є, за вказівкою керівника передаються іншому співробітнику. У разі звільнення відповідального за діловодство документи передаються за актом іншому співробітнику, який виконує його обов'язки або прийнятому на цю посаду.

1.9. Порядок використання службової інформації, що міститься в документах, передачі документів (копій документів) іншим організаціям, засобам масової інформації, членам громадського об'єднання та громадянам визначається керівником громадського об'єднання.

1.10. Знову прийняті співробітники громадського об'єднання, а також члени виборних органів мають бути ознайомлені з інструкцією з діловодства громадського об'єднання.

1.11. Співробітники громадського об'єднання несуть персональну відповідальністьза дотримання вимог інструкції, своєчасне розгляд та виконання документів, їх правильне оформлення та безпеку.
2. ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
2.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТІВ
2.1.1. Організаційно-розпорядчі документи громадського об'єднання мають оформлятися на бланках та мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитіввідповідно до ГОСТу Р 6.30-2003.

Бланки документів виготовляються на стандартних аркушах паперу форматів А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Кожен аркуш документа, оформлений як у бланку, і без нього, повинен мати поля:

ліве – не менше 20 мм;

праве – не менше 10 мм;

верхнє – не менше 20 мм;

нижнє – не менше 20 мм.

2.1.2. У громадському об'єднанні застосовуються такі бланки:

загальний бланк;

бланк листа;

бланк конкретного виду документа (наказ, рішення, протокол тощо).

Загальний бланк (Додаток № 1) використовується для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа, та залежно від установчих документів громадського об'єднання включає реквізити:

емблема громадського об'єднання (якщо є),

дата документа,

місце упорядкування документа.

Бланк листа (Додаток № 2) залежно від установчих документів громадського об'єднання включає реквізити:

емблема громадського об'єднання,

найменування громадського об'єднання,

основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи,

ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП),

довідкові дані про громадське об'єднання,

і, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів:

дата документа,

резолюція,

заголовок до тексту,

відмітка про контроль,

Текст документа.

Бланк конкретного виду документа (крім листа) (Додаток № 3), залежно від установчих документів громадського об'єднання включає реквізити:

емблему громадського об'єднання (якщо є),

найменування громадського об'єднання,

найменування виду документа,

місце складання чи видання документа,

і, при необхідності, обмежувальні позначки для меж зон розташування реквізитів:

дата документа,

заголовок до тексту,

позначка контролю.

Залежно від розташування реквізитів встановлюються два варіанти бланків – кутовий та поздовжній.

Реквізити бланка та обмежувальні позначки для реквізитів в межах меж зон розташування реквізитів розміщують центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізитів рівно віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапорним способом (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування).

Конкретний склад видів та форми бланків, що застосовуються у громадському об'єднанні, затверджуються його керівником.

2.1.3. Бланки документів виготовляються на білому папері або папері світлих тонів, переважно друкарським способом поліграфічними підприємствами, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності на замовлення громадського об'єднання. Допускається використовувати бланки, одержані за допомогою засобів оперативної поліграфії (ксерокопії), а також відтворювати всі необхідні реквізити бланка безпосередньо під час створення конкретного документана персональному комп'ютері.

2.1.4. Введення в обіг нових бланків документів здійснюється за дозволом керівника громадського об'єднання.

2.1.5. Контроль за виготовленням, використанням бланків у громадському об'єднанні покладається на відповідального за діловодство.

2.2. ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники громадських об'єднань оформлюють реквізити документів з урахуванням вимог ДСТУ Р 6.30-2003.

2.2.1. Емблема громадського об'єднання.

Емблему громадського об'єднання (якщо є) поміщають на бланках відповідно до статуту (положення) про громадське об'єднання.

2.2.2. Назва громадського об'єднання.

Найменування громадського об'єднання, що є автором документа, має відповідати найменуванню, що закріплено в установчих документах.

За наявності встановленого установчими документами скороченого найменування громадського об'єднання його поміщають (у дужках) нижче за повне найменування або за ним.

Над найменуванням громадського об'єднання вказують скорочене, а за його відсутності – повне найменування вищої організації (за її наявності).

Найменування громадського об'єднання має передбачати його організаційно - правову формута територіальну сферу діяльності. Наприклад: Свердловська обласна громадська організація «Захист», Свердловський обласний громадський фонд «Захист» тощо.

2.2.3. Основний державний реєстраційний номер юридичної особи.

Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) громадського об'єднання проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

2.2.4. Ідентифікаційний номер платника податків.

Ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП) проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

Реквізити, зазначені у пунктах 2.2.3, 2.2.4, вказують на розсуд громадського об'єднання.

2.2.5. Довідкові дані про громадське об'єднання.

Довідкові дані про громадське об'єднання включають: поштову адресу, номер телефону, номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної поштита інші відомості на розсуд громадського об'єднання.

2.2.6. Назва виду документа.

Назва виду організаційно-розпорядчого документа, створюваного громадським об'єднанням, має відповідати видам документів, передбачених Загальноросійським класифікатором управлінської документації.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Теоретичні аспектиорганізації документаційного забезпечення управління у закладі охорони здоров'я. Відмінність діловодства від документообігу. Західні системи автоматизації діловодства у Росії. Аналіз документаційного обігу лікарні.

дипломна робота , доданий 06.01.2013


Сучасна система організації діловодства. Діяльність територіального управлінняРосимущества в Санкт-Петербурзі, проблеми та шляхи вдосконалення організації документообігу. Розробка автоматизованих системелектронного діловодства.

дипломна робота , доданий 29.11.2012


Автоматизація діловодства та документообігу на підприємстві. Переваги систем електронного документообігу. Призначення, види та основні функції програмних засобів електронного документообігу. Специфіка та філософія стандартів ITIL та COBIT.

курсова робота , доданий 05.02.2016


Поняття та значення діловодства. Виникнення діловодства у Росії. Наказне діловодство, система колезького діловодства. Система міністерського діловодства XIX-початку XX ст., Раціоналізація управління та діловодства.

курсова робота , доданий 29.04.2014


Документний склад, що регламентує діяльність управління ветеринарії Тюменської області. Сучасна система діловодства. Цілі та завдання автоматизації процесів діловодства та документообігу. Вибір систем електронного документообігу.

дипломна робота , доданий 27.11.2013


Програмні системи автоматизації діловодства. Оцінка ефективності застосування систем електронного документообігу. Аналіз служби діловодства у ЗАТ "Техноліга". Створення системи електронного документообігу з урахуванням СЕД " БОСС-Референт " .

курсова робота , доданий 04.03.2015


Аналіз сучасних системавтоматизації діловодства в організації та електронного документообігу, особливості їхньої класифікації. Проблеми автоматизації електронного документообігу. Переваги застосування системи електронного документообігу.

курсова робота , доданий 15.01.2013

Діловодство громадських організацій складалося під впливом норм та правил документування діяльності державних установта великих приватновласницьких підприємств. Водночас громадські організації як добровільні об'єднання громадян для вирішення певних завдань (політичних, професійних, господарських, наукових тощо) керувалися у роботі власними статутами та створеними відповідно до них інструкціями.

Найбільшу увагу істориків традиційно привертають комплекси матеріалів політичних організацій та партій. Як системи документування та діловодства вони виникають у Росії з другої половини ХІХ ст.. У їх розвитку прийнято виділяти три етапи: 1) XIX – початок XX ст. – документи народницьких організацій, РСДРП, буржуазних, дрібнобуржуазних, соціал-демократичних, монархічних політичних партій: 2) жовтень 1917 р. - серпень 1991 р. - документи РСДРП(б)-ВКПБ(б) –КПСС; 3) 1990-ті роки – документи політичних партій та рухів РФ.

В умовах підпілля та суворої конспірації не могло сформуватися скільки-небудь значних комплексів документації народницьких організацій: багато розпоряджень передавалися усно, листи шифрувалися, а за небезпеки арешту чи обшуку нерідко знищувалися. У статуті організації «Земля та воля» говорилося: «Найкращою формою зносин гуртків визнаються особисті побачення та повідомлення; але так як подібного родузносини який завжди можливі, то у разі допускається шифроване листування через вірні адреси. У випадках особливої ​​важливості ніяка листування аж ніяк не повинна бути допускається: вся справа повинна вестись через пряме посередництво своїх людей». Також будувалося діловодство інших народницьких організацій. Найбільш систематизовано збережені документи народників представлені у двох публікаціях: «Архів «Землі та волі» та «Народної волі» (М., 1932) та «Революційне народництво 70-х років XIX ст». (М., 1964 - 1965).

Протягом років революції 1905 – 1907 гг. у Росії оформилися політичні партії. Були опубліковані їхні програми. Видавалися протоколи з'їздів, конференцій. Відомості про ці публікації дано у книзі «Політичні партії Росії. Кінець XIX- Перша третина XX століття. Енциклопедія» (М., 1996). У роботах радянських істориків у 1960 –1990-ті роки введено в науковий обіг багато документів з архівів цих партій та їх лідерів, що зберігалися в СРСР. У 1990-х роках у видавництві «РОССПЕН» виходять публікації документів партій: «Союз 17 жовтня», конституційних демократів, соціалістів-революціонерів, меншовиків та ін.

У процесі діяльності РСДРП початку XX століття формується комплекс документів більшовицької партії. Ряд положень статуту, прийнятого в 1903 р. на II з'їзді, - про роль партійних з'їздів, про постанови ЦК, про звітність партійних організацій - вплинув на її діловодство.

Одну з самих великих групдокументів партії становила протокольна документація. Вона представлена ​​протоколами з'їздів, конференцій, засідань ЦК, нарад, зборів партійних організацій. Починаючи з II з'їзду, засідання цього вищого органупартії протоколювалися. Записи виступів затверджувалися на чергових засіданнях. Обрана делегатами спеціальна комісія підготувала до видання протоколи з'їзду, які були опубліковані у 1904 р. у Женеві. Слід пам'ятати, що з міркувань конспірації в дореволюційні видання не включалися деякі резолюції, у публікаціях не вказувалися справжні прізвища делегатів, лише їхні партійні псевдоніми. У 1927 – 1937 рр. здійснено перевидання протоколів цих з'їздів.

Діяльність суворо централізованої політичної партії вимагала постійної звітності нижчестоящих організацій та органів перед вищими: місцеві організації надсилали звіти на адресу ЦК чи з'їзду, центральні органи звітували перед з'їздом. Вже на ІІ з'їзді РСДРП було представлено звіти Організаційного комітету з підготовки з'їзду, організації газети «Іскра», місцевих організаційу Росії (зокрема, Тверського, Тульського, Бакинського комітетів).

Функцію постійної ділової комунікації виконувала листування. Так, у доповіді організації «Іскри» ІІ з'їзду партії повідомлялося про те, що редакцією налагоджено безпосереднє листування з більшістю місцевих комітетів. Ці матеріали представлені у виданні «Листування В.І. Леніна та газети «Іскра» з місцевими соціал-демократичними організаціями в Росії 1900-1903 рр.» (Т. 1-3. М., 1969-1970). У разі нелегальної діяльності партії повідомлення нерідко зашифровувалися. Для зберігання партійних документів РСДРП у дореволюційний період було створено архіви у Женеві та Парижі.

У період із жовтня 1917 р. до серпня 1991 р. РСДРП(б)-РКП(б) – ВКП(б) – КПРС була правлячою партією. Тому у її діловодстві за радянський періодВітчизняної історії отримали відображення, поряд із внутрішньопартійними питаннями, всі скільки-небудь значущі проблеми життя держави.

У партійних комітетах усіх рівнів (від ЦК до райкомів та міськкомів включно) передбачалося ведення документів у зв'язку із заміщенням посад керівних працівників радянських, господарських, профспілкових, комсомольських органів. Посади ці вказувалися у спеціальних переліках – номенклатурах, і тому називалися номенклатурними. Протягом трьох років у партійному діловодстві зберігалися їхні особисті справи, а за ранній період у партійних архівах відкладалися довідки та статистичні звіти про склад та змінність працівників установ, організацій та підприємств, що входили в номенклатуру відповідних комітетів. Тому документація правлячої партії містить унікальну по повноті та систематичності інформацію про керівні кадри СРСР.

У 1920-ті роки в апараті ЦК партії було створено інформаційний відділ. Республіканські та обласні комітети надсилали сюди протоколи своїх конференцій та пленумів, а також інформаційні звіти, що характеризували регіон у політичному та господарському відносинах. Аналогічна практика існувала і на інформаційній вертикалі райком-обком. Загальні звіти доповнювалися спеціальними, які вимагали знизу галузеві відділи (промисловості, сільського господарства, будівництва, транспорту тощо) вищих партійних комітетів. Так формувався представницький масив відомостей, що охоплює усі сторони життєдіяльності Радянської держави.

Як і в діловодстві державних установ, у документації партійних органів широко представлені матеріали розгляду листів і скарг трудящих, що надходили в них. Аналіз тим, яким вони присвячені, дає змогу реконструювати комплекс повсякденних проблем, що викликали негативну реакцію радянських людей. Інший бік картини – позитивний – відобразила документація з питань нагородження та присвоєння почесних звань, що проходила відповідно до чинного порядку узгодження в партійних інстанціях.

Увагу дослідників останніми роками привернули сформовані у діловодстві ВКП(б) – КПРС так звані «особливі папки», що зберігалися особисто у завідувачів загальними відділами райкомів, обкомів, ЦК документи з грифом «Цілком таємно, особливої ​​важливості». Вони враховувалися у спеціальних реєстраційних журналах і перебували у запечатаних конвертах, розкривати які мали право лише дві особи у партійному комітеті: перший секретар і завідувач загальним відділом. Склад документів «особливих папок» та допуск до роботи з ними визначалися не інструкцією, а особистим рішенням керівника партійного комітету.

Не всі документи, що потрапляли в «особливі папки», можуть здатися історику заслуговують на гриф «Особливої ​​важливості». Наприклад, у журналі «Вісник Архіву президента Російської Федерації» (№ 1 за 1995 р.), що виходить у складі журналу «Джерело», опубліковано невеликий документ: «Цілком таємно. Спеціальна папка. Особисто. № П 187/154. Тт. Горбачову, Болдіну. Витяг з протоколу № 187 засідання Політбюро ЦК КПРС від 23 червня 1990 року. Перекласти державно-громадські архівні документи, що зберігаються у VI секторі Загального відділу ЦК КПРС, до архіву президента СРСР. Секретар ЦК». Розпорядженням президента СРСР від 10 вересня 1991 р. до цього архіву було передано документи архіву Політбюро ЦК КПРС за 1919 – 1991 рр. «як мають інформаційно-довідкове значення» Так було створено ще одне своєрідна «особлива папка». Нині вона зберігається у Архіві президента РФ (АП РФ).

Положення правлячої партії дозволило КПРС створити власні архіви - центральні та місцеві - у яких на постійне зберігання відкладалися документи, що втратили оперативне та інформаційно-довідкове значення. Після припинення діяльності КПРС та ліквідації системи партійних архівів Документи вищих та центральних органів партії виявилися розосереджені за трьома московськими архівами: АП РФ, РДА новітньої історії (РДАНІ) та РДА соціально-політичної історії РДАСПІ). Документи місцевих партійних організацій перебувають у колишніх партійних архівах суб'єктів РФ.

Документація інших громадських організацій також відклалася у кількох архівах. Наведемо відомості про місцезнаходження документів вищих та центральних органів громадських організацій.

Таблиця 4.

Архіви, що зберігають документи громадських організацій Російської імперії,

РРФСР, СРСР, РФ

Діловодство громадських організацій РФ розвивається у руслі традицій, що сформувалися у радянський період. Як історичні джерела ці документи поки що практично не використовуються.