Номера на листове с букви: какво е това и как се използва в работата в офиса? Оформяне и регистриране на дела в институции, организации и предприятия Какво представляват писма.

Правила за попълване на удостоверителния лист на делото

Сертификационен лист на делото: съдържание и дизайн

Как да изготвим удостоверение за лично досие

Лист за сертифициране на дело

Blanker.ru

Създаване на файлове за постоянно съхранение

Лично досие на служителя

3.6. изисквания за регистриране на приетите за архивиране дела

Как да използваме буквените номера в описа на делата?

Възможно ли е да се използват буквени номера в поръчките?

Уместността на номерирането на буквите

ПОСТОЯННО - КОЛКО?

НИЕ ФОРМИРАМЕ И ОРГАНИЗИРАМЕ ДЕЛА И ДОКУМЕНТИ

ПОДГОТОВКА НА ДОКУМЕНТИ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ

РЕГИСТРАЦИЯ НА КАСАИ ЗА СЪХРАНЕНИЕ

КАКВО ДА КУПЕТЕ В АРХИВА

От статията ще научите:

Как се номерират листовете при съставяне на вътрешен опис?

В процеса на номериране има редица тънкости, за които всеки служител трябва да знае:

Могат ли номерата на буквите да са полезни при съставянето на лист за сертифициране на дело?

Номериране на поръчките според GOST

Особености на образуването на дела

Начини за организиране на документи

Етап първи: номериране на листовете на тома

Втори етап: съставяне на вътрешен опис на тома

Трети етап: съставяме лист с доказателства по делото

Стъпка четвърта: Зашиване на силата на звука

Пети етап: оформяме заглавната страница (корицата) на тома

Нова страница 1

Подреждането на документите на организацията, включително персонала, трябва да се извърши не по-късно от три години след края на работата им в офиса.

В съответствие с чл. 2 федерален закон„При архивирането в Руска федерация» от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ под рационализиране архивни документисе разбира като извършване на комплекс от работи по формирането на архивни документи в складови единици (файлове), описание и изпълнение на такива складови единици (файлове) в съответствие с правилата, установени от специално упълномощеното правителство на Руската федерация федерална агенцияИзпълнителна власт.

Процедурата за организиране на документите на организацията е изложена в Основни правила за работата на архивите на организациите(по-нататък - Правилата за работа на архивите на организациите), одобрени с решение на борда на Федералния архив от 6 февруари 2002 г.

Складовите единици (касети) трябва да бъдат описани, систематизирани, вписани в описи и изпълнени по начин, който осигурява тяхното отчитане, търсене и използване.

Подготовката на документи за персонал за дългосрочно съхранение се извършва от служители на службата за персонал на организацията с методическата помощ на ръководителя на архива на организацията (отговорен за архива). Ако организацията е източник за набавяне на държавния или общинския архив, като консултанти могат да бъдат привлечени служители на съответната архивна институция.

Много хора имат впечатлението, че обработката на документите е работа по подвързването им, номерирането на листовете, оформянето на кориците на делата и съставянето на опис по тях. Това далеч не е вярно. Преди да продължите с обработката на делата, трябва да обърнете внимание на правилното изпълнение на документите и пълнотата на техния състав. Необходимо е да се проверят всички административни документи, наличието на всички необходими данни: дати и номера, подписи. В същото време трябва да се помни, че документите се избират за дългосрочно архивно съхранение само под формата на техните оригинали. При липса на оригинални документи те се заменят със заверени копия.

При определяне на сроковете за съхранение на документите трябва да се ръководиСписък с типични документи за управлениеформирани в дейността на организациите, като се посочват периодите на съхранение(наричан по-долу Стандартен списък) (М., 2000), както и ведомствени списъци.

За дългосрочно архивно съхранение се избират документи с 10-годишен (и повече) срок на годност. По правило следните видове документи са включени в описа на кадровите досиета и са подредени в следната последователност: заповеди (инструкции) за персонала, списъци на служителите, карти за личен състав, лични досиета, лични сметки за заплатиработници и служители, непотърсени лични документи на служители ( трудови книжки, удостоверения, удостоверения и др.), доклади за аварии, свързани с изпълнението служебни задължения. В допълнение към посочените документи за съхранение се избират следните документи: трудови договори, които не са включени в личните досиета, ведомостите за работа или екипировката на работниците с опасни професии.

Изборът на документи за по-нататъшно съхранение се извършва чрез извършване на преглед лист по лист на делата. Не се допуска проверка на стойността на документи само по рубрики на кориците на делата. В същото време от делата се отстраняват допълнителни копия на документи или документи, които не са свързани с въпросите, по които е образувано делото.

Регистрирането на делата предвижда: систематизиране на документите по делото, завеждане или подвързване на делото, номериране на листите по делото, съставяне на доказателствен лист по делото, съставяне (в. необходими случаи) вътрешна инвентаризация на документи.

При съставяне на документи в случаите трябва да се спазват следните основни изисквания:

· да поставя в делата само изпълнени, правилно съставени документи, които по своето съдържание отговарят на заглавието на делото съгласно номенклатурата на делата;

· включи в делото едно копие от документа;

· групови документи на един Календарна година (с изключение на лични въпроси);

· съберете заедно всички документи, свързани с една и съща тема;

· файлът не трябва да съдържа повече от 250 листа с дебелина не повече от 4 см.

Забранено е групирането на чернови и дублиране на копия от документи, както и документи за връщане в дела.

Документите са групирани в дела по такъв начин, че да обхващат определени въпроси последователно в логически ред. По правило документите се подреждат по дела в хронологичен ред.

Помислете за пример за формирането на административна документация за персонала- поръчки.

Заповедите за персонала се оформят в калъфи в зависимост от времето на съхранението им. В същото време трябва да се помни, че е забранено групирането на документи с различни терминисъхранение.

В съответствие с чл. 6б Списък с моделизаповедите за персонал имат два периода на съхранение: 75 години и 5 години.

Поръчките с 75-годишен срок на годност включват заповеди за прием, уволнение, преместване, бонуси, поощрения, дълъг отпуск за грижи, дълги командировки. Поръчките с 5-годишен срок на съхранение включват поръчки за осигуряване на редовни и учебни отпуски, дежурства, неустойки, краткосрочни вътрешни командировки.

Заповедите, предписанията и други административни документи по персонала се оформят в дела в рамките на една календарна година, пресистематизирани във възходящ ред на номерата им, в хронологичен ред и със съответните приложения. В началото на делото трябва да се намират заповеди, инструкции от първия номер.

По същия начин по хронологичния принцип се извършва систематизация на документите по дела, съдържащи актове на злополуки.

Документите в личните досиета се подреждат при получаването им.

Лични сметки за заплати и лични карти, трудови договори (споразумения), дневници и екипировка за работниците в опасни професии трябва да се оформят във файлове по азбучен ред по фамилни имена.

Завеждането на образуваните дела се извършва едва след приключване на проверката на стойността на документите.

Документите по делото са подгънати, преплетени в четири пробивания с остри конци. Документите се подават, подвързани, така че да се осигури свободно четене на текста.

Ако в личното дело има непотърсени лични документи (удостоверения, удостоверения, трудови книжки, военни книжки и др.), те се поставят в плик, който заедно с други документи се завежда в делото. По-целесъобразно е да се състави отделен опис за непотърсени лични документи, в който всеки документ се вписва под самостоятелен номер.

В началото на всеки случай се прилага празен лист хартия, в края - лист за удостоверяване по предписаната форма.

В удостоверителния лист, с цифри и с думи, броят на номерираните листове по делото, наличието на липсващи и буквени номера, броят на листите от вътрешния опис на делото. Не е позволено издаването на удостоверителен надпис на обратната страна последен документкалъф или на корицата на калъфа.

След чист лист в началото на делото се завежда вътрешен опис на документите по делото.

За личните дела се съставя вътрешен опис по установения образец.

Номерирането на листовете в делата се извършва, за да се гарантира безопасността и да се фиксира реда на документите, включени в делото. В този случай всички листове на делото (с изключение на листовете на удостоверителния надпис и вътрешния опис) се номерират в разширен вид с арабски цифри в брутен ред. Номерата на листове се поставят с черен графичен молив в горния десен ъгъл на листа на място, свободно от текст. Не се допускат химикалки и цветни моливи. Листовете от вътрешния опис се номерират отделно от документите по делото.

В присъствието на Голям бройгрешки, допуснати при номериране на листовете на делото, е необходимо листовете да се преномерират отново. В същото време старите номера се зачертават, а до тях се поставят нови. Забранено е коригирането на стария номер за нов.

Ако са допуснати незначителни грешки в номерирането на листовете, се допускат буквени номера. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и др. Допуска се и липсващи номера в случая. Например: 25, 27, 28, 29 и др.

Всички тези особености на номерацията на листовете по делото (наличието на буквени и липсващи номера) са посочени в свидетелския лист по делото.

Например номерът на последния лист на делото- 122, но в същото време във файла има две буквени номера на листа: 25a, 25b и едно липсващо число- 26. В този случай удостоверителният надпис на делото ще изглежда така: „По делото са заведени и номерирани 123 (сто двадесет и три) листа, включително: буквени номера на листове- 25а, 25б; липсващ номер на лист- 26 ...".

След като номерирането на листовете бъде извършено, пристъпваме към дизайна на корицата на кутията.

В съответствие с Правилника за работа на архивите на организациите Задължителни елементи на описанието на корицата на делото са:

· име на компания;

· име структурна единица;

· индекс на делата (в съответствие с номенклатурата на делата);

заглавие на делото;

датата на делото;

· броят на листовете във файла;

· срока на съхранение на делото;

· шифър на делото.

На корицата на делото е посочено пълното име на организацията в съответствие с нейните учредителни документи, а в скоби - приетото съкратено наименование. В този случай трябва да се има предвид следното: на корицата на делото се изписва името, което организацията е имала към момента на създаване на документите по това дело. Същото се отнася и за наименованието на структурното звено, в чиято дейност са формирани документите по делото.

Индексът на делото се пренася на корицата от номенклатурата на делата.

Един от най-важните детайли на корицата на делото е заглавието на делото. Използването на съдържащите се в него документи зависи от това колко правилно е съставен.

Заглавието трябва точно и в обобщен вид да отразява съдържанието и основния състав на документите по делото. Необходимо е да се въздържат от неспецифични формулировки, уводни думи и сложни синтактични обрати.

Заглавията на делата трябва да съдържат следните елементи, подредени в определена последователност:

· името на вида на делото (списание, книга, лично дело и др.) или вида на документите (заповеди, лични сметки, актове и др.);

· името на организацията или структурното звено, в чиято дейност са формирани документите по делото (авторът на документите);

· резюме на документите по делото;

· дати (период), за които се отнасят документите по делото.

Съставът на елементите на заглавието на делото се определя от естеството на документите по делото. Ако е необходимо, той може да бъде допълнен и с такива елементи като:

· наименованието на населеното място (територия), с което е свързано съдържанието на документите по делото;

Автентичността на документите по делото не е посочена в заглавието.

ДА СЕ административни документиса дадени техните номера. Например: „Карти за записване на персонала на служители на Тверския клон на Сбербанк на Русия по азбучен ред по фамилни имена от буквата „A“ до „B“ за 2000 г.“ или „Заповеди № 1-130 на банковия мениджър за бонуси до служители. Копия".

В заглавията на личните досиета фамилията, името, бащината се изписват изцяло. Например: „Личното досие на уволнения Исаев Виктор Григориевич през 2000 г.

Бих искал да обърна внимание на служителите кадрови услугиза проектиране на кориците на калъфи, съдържащи лични сметки (платни ведомости) за заплати. При съставянето на заглавието на случая е необходимо да се посочи пълното име на структурното звено, на служителите на което са начислени заплати. Не е разрешено използването на различни съкращения под формата: OGM, OM, ORP, GPO и др., тъй като това допълнително усложнява търсенето необходимата информациясъдържащи се в документите. Например, не можете да напишете: "Лични сметки за заплатите на служителите на обществени съоръжения." Трябва да бъде написано: "Лични сметки за заплатите на служителите от организационно-правния отдел."

Ако компанията има вредни условиятруд, след което за дългосрочно съхранение (75 години) се избират масите и екипировката на работниците с опасни професии. В същото време в заглавието на делото е необходимо да се посочи работилницата, единицата, в която са работили.

Задължителен реквизит на корицата на калъфа е дата на документите по делото- година(и) на установяване и приключване на делото в деловодството.

На административните и информационни и справочни документи се поставят сроковете за образуване и приключване на делата.

Административните документи, включително персонала, включват заповеди и заповеди. За информация и справка - лични сметки за заплати, актове, книги (списания) и др.

Крайните дати на документите по делото са датите (ден, месец, година) на регистрация (съставяне) на най-ранните и най-новите документи, включени в делото.

Ако случаят е книга (дневник) за регистрация на заповеди или заповеди за персонал, тогава датата на случая ще бъде точната календарни датипървото и последното вписване в книгата (списанието).

Датата на личното дело е датата на подписване на заповедите за приемане и освобождаване на лицето, за което е заведено.

При определяне на датата на документа първо се посочва денят, след това месецът и годината. Денят и годината са обозначени с арабски цифри, името на месеца е изписано с думи. Например: 5 юни 2003 г

Допуска се и съкратено цифрово изписване на датата на документа. Например: 06/05/2003.

Следващият реквизит за оформянето на корицата на касата е броят на листовете в касата, който се прехвърля от заверката на калъфа.

Срокът на съхранение на случая се посочва в съответствие с члена на Списъка на образците или номенклатурата на случаите на организацията след сравняване с Моделния списък.

Архивният шифър на делото включва: Фонд No, Опис No, Дело No, Пачка No (кутия).

Номер на фондасе възлага от съответния държавен или общински архив, чийто източник на набавяне е организацията. Ако организацията не е източник на придобиване на архивна институция, тогава номерът на фонда се присвоява според списъка на фондовете. Списъкът на фондовете е основният счетоводен документ на архива на организацията. Поддържа се в архива на организацията, в който се съхраняват документи от два или повече фонда.

Ако архивът на организацията съхранява само един архивен фонд, тогава не е необходимо да му се присвоява номер.

инвентарен номерразпределени в архива на организацията според фондовия лист (който е и основният счетоводен документ на архива).

Номер на делотоотговаря на номера на делото по описа.

номер на кутиятавъзложени по време на формирането на пакети, кутии в брутния ред, след като е извършена цялата работа за рационализиране на документите от персонала, координиране и одобрение на описи за документи от персонал.

Архивни шифривърху кориците на делата се нанасят с мастило (мастило), след като делата са включени в годишните раздели на обобщените списъци на делата по персонал, утвърден експертна комисияорганизации, съгласувани с експертната и проверяваща комисия на съответния архивен орган (в случай, че документите на организацията са отнесени към състава Архивен фонд RF) и одобрен от ръководителя на организацията. Преди това архивният шифър се закрепва с молив.

Кориците на калъфите са изработени със светлоустойчиво мастило с ясен четлив почерк. Не се допускат корекции на детайлите на корицата на кутията. Ако е допусната грешка, записът се презаписва. Препоръчително е да използвате черно мастило при проектирането на капака на корпуса, тъй като е по-устойчив на външни влияния. заобикаляща средаи запазва свойствата си по-дълго. Надписите са нанесени директно върху твърдата корица (картон) на кутията.

Е.А. Кошелев, зам Директор на Централния държавен архив на Московска област

Лист за сертифициране на делосъставен, за да се вземе предвид броят на листовете по делото в предписаната форма, която е дадена в Приложение 9

А по отношение на кадрите, след края на календарната година, в която са създадени, те трябва да бъдат подготвени за предаване в архива. Предархивната подготовка на файловете включва две процедури: регистрация и описание.

Регистрацията се извършва от лицето, отговорно за работата с документи. Проектирането включва изготвяне на сертификационен лист.

Свидетелският лист се съставя по делото на отделен лист (формат А4, А5) на гърба на последния празен лист.

Забранено е изваждането на удостоверителния лист на корицата на делото или на празния гръб на листа на последния документ. Ако калъфът е с телбод или подвързан без формата на сертификационния лист, той се залепва в горната част на листа от вътрешната страна на капака на кутията.

В удостоверителния лист броят на номерираните листове и отделно чрез знака „+“ броят на листовете от вътрешния опис (ако има такъв) се посочват с цифри и с думи.

В свидетелския лист се отбелязват особеностите на номерирането на листовете, физическото състояние на документите и изпълнението на делото:

наличието на буквени номера на листове;
наличието на липсващи листове;
номера на листове с залепени снимки;
брой широкоформатни листове;
номера на пликовете с приложения и броя на вложените в тях листове;
брой повредени листове:
наличието в случая на печатни екземпляри от брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото.

Броят на буквените, липсващи листове трябва да се вземе предвид в крайните данни за броя на номерираните листове. Например последният лист на делото има номер 252, но досието има листове с номера 5а и 30а и липсващия номер 17. В този случай общият брой листове ще бъде 252+2-1=253.

Свидетелският лист се подписва от неговия съставител, посочва се неговата длъжност, декодиране на подписа, дата на съставяне.

Всички последващи промени в състава на делото (повреда, подмяна на оригинални документи) се отбелязват в удостоверителния лист с препратка към съответния акт.

Подготвяте ли документи за архивиране? Не забравяйте да направите декларация по делото. Въведете в съответния формуляр информация за броя на листовете и тяхното физическо състояние. Обяснете особеностите на номерирането. От статията ще научите:

защо е необходим сертификационен лист и задължителен ли е той;
как се съставя свидетелски лист от лично дело;
удостоверителен лист на лично дело: образец на проект;
каква информация се посочва при попълване на сертификационния лист;

Сертификационен лист в системата от счетоводни документи Съвременната офис работа е отделна област на дейност, посветена на въпросите на документацията, както и на организацията на работа с документация.

След това свидетелският лист се залепва зад горната част на листа от вътрешната страна на капака на делото. Възможно ли е да се направят промени в сертификационния лист? Правилата от 2015 г. изискват всички промени във физическото състояние или състава на случая да бъдат записани в сертификационния лист. Физическото състояние не предизвиква въпроси, но може ли наистина да се промени съставът на зашития калъф? Да може би.
Ярък пример са непотърсените трудови книжки, за които говорихме преди седмица. Тъй като те могат да дойдат за тях по всяко време, книгите за фърмуера на тома не се пробиват. Пликовете, в които са затворени, са пробити, като 1 плик отговаря на един лист от кутията.
Ако след няколко години човек или негови близки поискат тази книга, ние я издаваме общ ред. След това не забравяйте да направите подходящ запис в сертификационния лист на делото, в противен случай ще се окаже, че сме загубили книгата точно от случая.

Спецификата на съставянето на вътрешен опис на документи от лично дело е, че то се включва в делото веднага при отварянето и попълването му в хода на неговото поддържане. Ето защо вътрешният опис предвижда отразяване на включването на нови документи в личното досие, както и изтеглянето на документи от личното дело, замяната на оригиналите с копия (записани в графа „Забележка“). Ако досието вече е подвързано и подадено, вътрешният опис на документите, заверени от съставителя, се залепва с горния ръб към вътрешната страна на предната корица.

Моля, имайте предвид, че при подготовката на делото за архивиране листовете от вътрешния опис се номерират отделно от листовете от личното дело. След като служителят е уволнен, личният му файл се затваря, тоест се премахва от папката и мига. В този случай е важно да не забравите да издадете сертификационен лист.

Свидетелският лист се съставя по делото на отделен лист, в книги - на гърба на последния празен лист, в картотеките - на отделен празен лист с формат на карта. Удостоверителният лист на делото се съставя в предписаната форма (Приложение 9), в която се посочва с цифри и с думи броят на номерираните листове на делото, броят на листовете от вътрешния опис, особеностите на номерацията на номера на делата (наличието на номера на писма, липсващи номера, номера на листове с поставени снимки, номера на широкоформатни листове, пликове с приложения и броя на листовете, приложени в тях), както и наличието в случай на отпечатани копия на брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото. Удостоверителният лист на делото се подписва от неговия съставител.

Министерство на културата (Заповед № 526 от 31 януари 2015 г.), попълването на удостоверителния лист е включено в процедурата за завеждане на дела за хартиено копиезаедно с депозиране на документация, нейната номерация, изготвяне на вътрешен опис и дизайн на корицата. Формата му е дефинирана регулаторни изискваниякъм организацията на съхранението на архивни документи. Образец на образец на удостоверителния лист по делото се съдържа в Приложение № 8 към Правилника за архивното дело.

Помощ Стандартните подробности на формуляра включват:

Името на типа документ;
Име на длъжността на съставителя;
Подпис;
декриптиране;
Дата на приготвяне;

Във формуляра се въвежда следната информация: Общ брой листове на делото (посочени с думи и цифри); Буквени номера; Пропуснати числа; Особености на физическото състояние и формирането на делото; Препоръчителният размер на хартията за регистрация на формуляра е А4.

внимание

На корицата на касите за постоянно съхранение е предвидено място за името на държавния архив, в който ще се приемат досиетата на организацията, обозначения на кодовете на държавния архив и организацията. При промяна на името на организацията (структурно звено) през периода, обхванат от документите по делото, или при прехвърляне на делото към друга организация (към друго структурно звено), новото наименование на тази организация или организация-правоприемник се посочва на корицата на случая, а предишното наименование на организацията (структурното звено) е поставено в скоби. Заглавието на делото на корицата на делата се пренася от номенклатурата на делата на организацията, съгласувана с експертно-проверителната комисия на съответната архивна институция.

При необходими случаи се правят уточнения на рубриката (номера на заповеди, протоколи и др.).

Удостоверителният лист е задължителен елемент при изпълнение на всяко дело на постоянен срок на съхранение и лично досие. Свидетелският лист по делото се съставя на отделен лист и се поставя в края на делото. При предаване на книги (списания) в архива удостоверителният надпис се изготвя на гърба на празен лист, в шкафове за документи - на отделен празен лист с формат на карти.

В листа с цифри и с думи се посочва броят на номерираните листове на делото и отделно чрез знака „+“ (плюс) броят на листовете от вътрешния опис (ако има такъв). В удостоверителния лист са посочени следните особености на номерацията на документите по делото: наличие на буквени номера на делото; наличието на липсващи номера на листовете на делото; наличието на номера на листове с залепени снимки, документи, изрезки от вестници; брой широкоформатни листове; броя на пликовете с приложения и броя на листовете, поставени в тях.

Не е излишно лично Тъй като процедурата за поддържане на лично досие не е регламентирана за бюджетните организации, препоръчваме на работодателя да приеме местен регулаторен акт, който ще уреди въпросите за поддържане, обработка и съхранение на лични досиета. За ваша информация. Дело е документ или набор от документи, свързани с един въпрос или област на дейност, поставени в отделна корица. Делата се считат за образувани от момента на включване в тях на първия изпълнен документ.

При управлението на личните досиета на служителите трябва да се спазват строги правила, дори и това да не е така задължително изискванена работодателя. Важно е да запомните, че независимо как се наричат папките („лични данни“, „досие“ или по друг начин), те съдържат лични данни на служителя, следователно всички изисквания, предвидени в гл.

Делото се счита за образувано след включването му в папката за съхранение на първия изпълнен документ. В същото време капакът на отворения калъф се изготвя. Корицата на делото се оформя по предписаната форма (Приложение 3) На корицата на отворения калъф се поставя следната информация: наименование на организацията; името на структурното звено на организацията, в която е сформирана; индекс на делата по номенклатурата на делата; заглавие на делото; срока на съхранение на делото или надписа „Пази постоянно“ (пренесено от номенклатурата на делата).
На корицата на касите за постоянно съхранение е предвидено място за името на държавния архив, в който ще се приемат досиетата на организацията, обозначения на кодовете на държавния архив и организацията.

Срокове на дела, съдържащи организационна, административна, творческа и друга документация (протоколи, преписи, писма, отчети и др.), за които има точно датиране важност, както и дела, състоящи се от няколко тома (части), се поставят сроковете за документите по делото, т.е. датите на регистрация (съставяне) на най-ранните и най-новите документи, включени по делото. Ако делото е регистър на заповеди, инструкции и т.н., тогава датата на делото ще бъде точната календарна дата на първото и последното вписване в дневника. Крайните дати за дело, съдържащо протоколи от заседания, са датите на одобрение (за документи, които са одобрени) или на първия и последния протокол, които съставляват делото.
Сроковете за лично дело са датите на подписване на заповедта за приемане и освобождаване на лицето, за което е образувано делото.
Говорим например за наличието в случая на документи с нечетлив текст, залепени листове (ако има големи диаграми и т.н.), скъсани листове, залепени снимки, ако има пликове в кутията и има прикачени файлове в тях и др. Свидетелският лист по делото трябва да бъде подписан от неговия съставител, като позицията и подписът се дешифрират, датата се поставя. В процеса на използване на архивни документи, ако е необходимо, в сертификационния лист се правят необходимите знаци в бъдеще.
Ако досието е заведено без свидетелски лист, то трябва да се залепи отгоре от вътрешната страна на корицата на делото. Но обикновено се поставя след последния документ и в този вид калъфът се зашива. В началото на статията е даден пример за попълване на сертификационен лист. Можете също да изтеглите във формат проба на доклист удостоверение за дело. За да заведете дело, може да ви е необходима и извадка от вътрешния опис на документите по делото.

Възможно ли е да се използват буквени номера на листове при завеждане на дела? Използва ли се номерирането на буквите в съвременната офис работа или този метод вече не е актуален?

Думата "литера" дойде в нашия език от латински и буквално означава "буква". Мнозина са го срещали като част от пощенския адрес, където служи за изясняване на сградата, например: къща номер 81, буква А. Някой ще го запомни от историите за Шерлок Холмс, който съхранява „достойна колекция от злодеи“ под буква "М". В съвременната офис работа този метод на номериране също намери широко приложение. Удобно е за точна идентификация на документи, подреждането им в архиви и каталози.

По-голямата част от официалната документация на компанията се съхранява в нейния архив за периодите, определени на законодателно ниво. Подготовката му за предаване в архива е важен деловоден процес. Всички документи трябва да бъдат правилно подготвени и подвързани. Що се отнася до номерирането на листовете в подготвените за архивно съхранение калъфи, то може да се обособи като отделен етап от този процес.

При подготовката на дело е необходимо да се уверите, че документите, включени в него, отговарят на заглавието според номенклатурата и са подредени според определени принципи: по разглежданите въпроси, географски характеристики, хронология или по азбучен ред.

Номерът на буквата в архива обикновено е част от индекса на документа. По време на процеса на индексиране на цялата документация се присвояват буквено-цифрови обозначения. С тяхна помощ всеки официален документ може да бъде точно идентифициран и намерен в архива, ако е необходимо. Съставът на индекса се определя от задачите за търсене.

За систематизиране на архивните единици се съставя опис на делата или архивен опис. Помага за водене на точни записи на случаите и разкрива тяхното съдържание. Всъщност такъв опис изпълнява функциите на архивен справочник, систематизиран списък на прехвърлените в архива дела.

За случаи на постоянно и временно съхранение, както и за случаи на персонал и специфични случаи на тази организация, се съставят отделни списъци.

Описанията на случаите включват следните елементи:

Сериен номер на кутията (обем или част);
Индекс;
Заглавие според корицата;
дати на делото;
Брой листове;
Бележки.

Обемовете и частите на касата имат самостоятелна номерация. Ако е необходимо да се въведат официални документи със същите заглавия в описа, тогава за първия случай тази колона се попълва изцяло, а следващите хомогенни случаи се обозначават с думите "Същото". Като пример за използването на буквени номера в описа може да се цитира фрагмент от списъка на делата по персонал.

В този фрагмент делото, съдържащо трудови договори с уволнени работници, е разделено на 2 тома, във всеки от които документите са подредени по азбучен ред. Първите букви от имената на членовете на персонала служат като номера на буквите на раздели за всеки том.

Вътрешен всъщност това е неговото заглавие. Този документ е съставен за случаи от следните категории:

със срок на годност над 10 години;
постоянно съхранение;
дела за персонал, независимо от сроковете на съхранение;

Единната форма на описа е дадена в Приложение № 27 към Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 526 от 31 март 2015 г. „За утвърждаване на правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация ...". Съгласно тези правила, при завеждане на делото е необходимо да се флашират или подвързват всички включени в него книжа, да се номерират, да се състави заверка и вътрешен опис на документацията и да се изготви корицата на делото.

Номерът се поставя в горния десен ъгъл;
За неговото закрепване се използва числител или графитен молив;
Листове вътрешен инвентарномерирани отделно;
Всеки том или част от кутията има своя собствена номерация;
На чертежите, снимките и илюстрациите номерацията е поставена на обратната страна в горния ляв ъгъл;
Лист с плътно залепени документи се номерира като един, ако са залепени с един ръб, тогава всеки от тях трябва да бъде номериран;
Документите със собствена номерация се номерират по общия ред;

Що се отнася до номерата на буквите, използвани в архива, те се записват в случай, че са допуснати грешки в номерацията. Ако броят им е незначителен, например липсват само няколко листа, можете да поставите липсващите страници в кутията. За тяхното номериране те вземат предишния номер, поставят го на неномериран лист с добавяне на буквен индекс във възходящ ред. Редът за номериране ще изглежда така: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Тези буквени номера трябва да бъдат посочени в описа на документите по делото в съответната колона.

Лист за проверка- то отделен документ, който се съставя, за да се вземе предвид броят на листовете по делото. Законът го одобри унифицирана форма(Приложение № 8 към Правилника за архивиране). То показва:

броят на номерираните листове (с цифри и с думи);
броят на листовете на вътрешния инвентар;
характеристики на номериране;
информация за физическото състояние на документацията;

Данните за наличието на буквени номера на листове в папката са информация, която трябва да бъде посочена в сертификационния лист. Ако при са допуснати грешки и съставът му е променен или допълнен, а приложените листове са номерирани с букви, необходимо е да ги изброим. Например: „В досието са подадени и номерирани 213 (двеста и тринадесет) листа, включително: буквени номера на листове: 45а, 45б, 45в + листове от вътрешния опис - 4”.

Ако след издаването на удостоверителния лист съставът и състоянието на делото претърпят промени (подмяна на оригинали с копия, повреда или загуба на документация), е необходимо да се направи надлежна бележка за това с дата и препратка към съответния акт.

Присвояването на уникални индекси на всички поръчки, издадени в организацията, е необходимо за следните цели:

да рационализира процесите на регистрация на официална документация;

ускоряване на процедурата по търсене и разпознаване на поръчка в общия документален масив;

улеснява класифицирането при подготовката на документацията за архивно съхранение;

Според " . национален стандартРуска федерация. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Организационна и административна документация...“, която влиза в сила от 01.07.2018г. задължителен реквизитвсеки документ е неговият регистрационен номер. Това е цифров или буквено-цифров идентификатор, който включва сериен номери допълнителен буквен номер в съответствие с номенклатурата на дейността на организацията.

цифров код - указател в съответствие с датата на издаване на заповедта от началото на календарната година;

буквен номер е азбучен шифър, който ви позволява да определите дали дадена поръчка принадлежи към един или друг тип;

Буквените номера в поръчките се използват за подобряване на ефективността на индексирането на документи. Този процес ви позволява да присвоите всеки официален документ, включително поръчката, уникален буквено-цифров индекс, указващ часа на нейната регистрация, място на съставяне, време на изпълнение и срок на съхранение.

Тази процедура е доста индивидуална. То е определено одобрени от местните разпоредби на компанията. Наличието на буквени номера зависи преди всичко от общ бройиздадени заповеди и необходимостта от ясното им разграничаване по вид.

В малките компании поръчките по сортове като правило не се разделят. При подготовката им за архивно съхранение обаче е необходимо служителят да ги раздели според срока на съхранение. За това да чрез наклонена черта или тире се добавя буквен номер или буквен индекс: “k” (персонал), “l” (персонал). Първото може да означава, че поръчката принадлежи към категорията документи с краткосрочни срокове на съхранение, втората - към групата на документи със срок на съхранение от 75 години.

V големи компаниииндексната система може да бъде разширена до 10 или повече буквени кода. Например, често се срещат следните букви:

П - заповеди за назначаване на работа;
К - командировки;
МК - местни командировки;
OTD - отпуск без заплащане;
ОТК - обучение и редовни отпуски;

По този начин буквен номер е начин да се идентифицира поръчка, да се подчертае в общия поток от документи и да се определи недвусмислено нейната собственост.

В дейността на всяка организация се формира специална категория дела - дела за постоянно съхранение. В статията ще ви кажем как да подредите такива случаи за прехвърляне в архива.

Условията за съхранение на документите се определят от стандартни списъци:

Списък на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, тела местно управлениеи организации, посочващи сроковете на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 г. № 558, с изменения от 16.02.2016 г.; по-долу - Списък 2010 г.);
Списък на типичните архивни документи, генерирани в научни, технически и производствени дейностиорганизации, посочващи сроковете на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 юли 2007 г. № 1182, с изменения на 28 април 2011 г.; по-долу - Списък 2007 г.).

Периодът на съхранение на документа може да бъде зададен и в индустрията нормативни документи. В този случай думата "постоянно" може да бъде заменена със синоним, например "за неопределено време".

Ако организацията не е източник на придобиване на държавния архив.

Колона 3 „Срок на съхранение на документи“ от Списъка за 2010 г. съдържа бележка под линия<*>, който гласи, че срокът на съхранение на „постоянни” (Постоянни) документи в организации, които не са източници на придобиване на държавни, общински архиви, не може да бъде по-малък от десет години. Говорим само за онези документи, чиито срокове на съхранение са посочени в Списъка за 2010 г.

По този начин, ако дадена организация не е източник на придобиване на държавния (общински) архив, тя трябва да съхранява документи с „постоянен“ период от най-малко 10 години и след това да може да ги унищожава в нормален режим, заедно с делата. които са изтекли до този момент. В същото време в инструкциите за работа в офиса или в друг местен нормативен актпосветена на съхранението на документи, е препоръчително да се установи минимален сроксъхранение на тези документи. Например:

Тъй като Дружеството не е организация – източник на придобиване на държавни (общински) архиви, „постоянният“ срок на съхранение на документите за управление е 10 години.

Забележка

Списъкът от 2007 г. не съдържа такива бележки под линия или инструкции по друг начин. Следователно, ако документ от Списъка от 2007 г. има „постоянен“ период на съхранение, това означава запазване за цялото съществуване на организацията.

Ако организацията е източник на придобиване на държавния архив,тогава периодът на задържане "постоянно" означава "докато организацията съществува". Ако ликвидираната организация има правоприемник, тогава „постоянно“ ще продължи през цялото време на съществуване на организацията-правоприемник. В случай, че организация е ликвидирана без правоприемници, държавният архив, към който принадлежи, извършва проверка на стойността на документи с постоянен срок на съхранение и приема тези, които счита за полезни, в своите хранилища. Документи, които не представляват интерес за архива, могат да бъдат унищожени.

Подготовката на делото за съхранение започва много преди документът да бъде завършен в деловодството. Всички процеси на DOW се извършват последователно и са взаимосвързани.

Забележка

Вече е в процес на получаване входящ документили създаване на изходящ такъв, трябва да разберете в кой случай ще бъде поставен документът и какви са характеристиките на формирането на този случай.

Например поръчките за основни дейности трябва да се вземат предвид и да се формират строго отделно от поръчките за персонал. Малките организации често грешат обратното, където секретарят съчетава функциите на чиновник и служител по персонала. Преди да изпратите такъв композитен файл за съхранение, той ще трябва да бъде разпуснат, а това е допълнителна работа.

Що се отнася до кореспонденцията, тя трябва да се формира по принципа „заявка-отговор“, когато всяко входящо или изходящо писмо се вписва във файла според въпроса му, а не по вид (входящ или изходящ). Това трябва да се направи незабавно, в противен случай, когато дойде време за изпращане на случаи за съхранение, секретарят ще прекара страхотно количествовреме за формиране на историята на кореспонденцията.

Документите по делото могат да бъдат систематизирани:

хронологично,тоест в момента на сътворението. По правило в такива случаи документите се подреждат стриктно според регистрационни номера, Например:

	Номер на лист на делото (том)
Заповед от 12.01.2015 г. No1
Заповед от 13.01.2015 г. No2
Заповед от 13.01.2015 г. No3
Заповед от 16.01.2015 г. No4
Заповед от 19.01.2015 г. No5

по азбучен ред- например фамилни имена или имена на проекти:

Комбиниран начин- първо, документите са подредени по азбучен ред, а след това и хронологично, например:

Документ и неговите регистрационни данни	Номер на лист на делото (том)
Кореспонденция с Astra LLC
Разделителен лист
Реф. бр.53 от 14.01.2015г
В бр.243 от 16.01.2015г
Реф. бр.105 от 23.01.2015г
В бр.341 от 28.01.2015г
Кореспонденция с Vasilek LLC
Разделителен лист
В бр.14 от 12.01.2015г
Реф. бр.18 от 13.01.2015г
В бр.201 от 15.01.2015г

Документите, разделени на блокове по азбучен ред, са разделени един от друг, например с цветни разделители. Това е по избор, но прави работата с обема много по-лесна. При номериране на листове разделителите получават номера в общия ред.

Така до момента, в който файловете бъдат подадени за съхранение, документите вече ще бъдат правилно оформени във файлове, а вътре във файловете те ще бъдат систематизирани.

Отстраняваме излишното.Най-вероятно досега документите се съхраняваха в папки - регистратори. Все още е рано да се вади документи от тях. Като начало, нека да превъртим всяка папка и да премахнем чернови, дублетни (повтарящи се) копия на документи, листове с бележки от нея и кламери и телбод от самите документи.
Разделяме делата на томове.На този етап определяме колко тома от делото ще се получат в крайна сметка и как е по-добре да разделим документите на томове: по месеци, по брой листове, по изпълнители, по фамилни имена и т.н. В съответствие с параграф 4.20 от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други документи в органите държавна власт, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526; по-долу - Правила 2015) във всеки случай трябва да има не повече от 250 листа.

Изобщо не е необходимо да се измисля някаква система за разделяне на документи на томове, достатъчно е да следвате това правило. Равномерното разпределение на листовете, първо, позволява да се формират обеми с приблизително еднаква дебелина, и второ, улеснява търсенето на документи във файла. По този начин, ако във файла има около 300 листа, тогава е по-добре да направите два тома от по 150 листа всеки, а не 250 и 50.

След това внимателно извличаме документите от папките, разпределяме ги по обеми и пристъпваме към регистрацията за съхранение.

В зависимост от срока на съхранение, случаите могат да се обработват частично или изцяло. Всички дела, заведени в организацията и със срок на годност над 5 години, се обработват частично, с изключение на делата за персонал. Пълен дизайнСледните случаи подлежат на съхранение в съответствие с Правилата за 2015 г.:

постоянен срок на съхранение;
временен (над 10 години) срок на съхранение;
кадрови документи всичко, включително тези, които имат петгодишен срок на годност).

Етапи на регистрация на всеки том.Пълната регистрация за съхранение на всеки том на файла става в следния ред:

1) номериране на листовете на делото;

2) съставяне на вътрешен опис на делото;

3) регистрация на листа - свидетелят по делото;

4) завеждане или подвързване на документи по делото;

5) дизайн на корицата (заглавна страница).

Ако документите са били предварително номерирани от някой в същия горен десен ъгъл и новата номерация не съвпада със старата, тогава зачеркнете стария номер и напишете новия до него. Не е необходимо да се коригират номерата, поставени в други части на листа. Ако в този том е включена брошура със собствена номерация на страници, тогава всеки от нейните листове, включително корицата, получава своя номер по общия ред.

Всеки номериран том може да бъде етикетиран със стикер със следната информация:

общ брой листове;
пропуснати числа;
буквени номера.

Тази информация ще ни бъде полезна малко по-късно при съставянето на свидетелския лист по делото.

Ако в тома има няколко липсващи и буквени числа, тогава те трябва да се вземат предвид при броене на броя на листовете. Например, ако в том има 100 листа по номера, но има три липсващи числа и две буквени, тогава общият брой листа в тома ще бъде 99 (100 - 3 +2).

Правилата от 2015 г. не казват нищо за броя на ревизиите в номерацията на томовете. Очевидно, ако има твърде много грешки, тогава е по-добре да преномерирате листовете. С какво обаче започва това „прекалено много“ не е известно. В този случай препоръчваме да се запознаете с клауза 75 от Правилата за нотариална канцеларска работа (одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември 2012 г., със заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април, 2014 № 78):

извличане

от Правилника за нотариалната деловодство

75. […] Ако са допуснати повече от 5 грешки при номерирането на листовете в делото (том), листовете от делото (том) се номерират отново.

Това правило не е необходимо за обща работа в офиса, но поне дава представа колко грешки е по-добре да преномерирате том.

Съставянето на вътрешен опис на документите на тома не винаги е необходимо. За да цитирам Правилата за 2015 г.:

извличане

от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация

и други документи в държавни органи, местни власти и организации

4.30. Отчитане на документи на определени категории дела на хартиен носител (лични, съдебни дела, материали по наказателни дела, дела за присъждане на научни степени и присъждане на академични звания, дела, свързани с издаване на авторски свидетелства и патентни изобретения), вътрешен опис на делата документи се съставят.

Вътрешният опис е своеобразно съдържание на тома.

Секретарят, ако е необходимо, може да създаде вътрешен опис за други категории дела. Ето какво казват за тези Основни правила за работа на архивите на организации (одобрени с решение на Колегиума на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.):

извличане

от Основните правила за дейността на архивите на организациите

3.6.17. Съставя се вътрешен опис на документите по делото за регистриране на документи за постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието счетоводство е обусловено от спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени преписки и др.), т.к. както и да записва постоянно и временно (над 10 години) съхранение, формирано според видовете документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа.

По този начин е възможно да се състави вътрешен опис както за обема с поръчки за основна дейност (особено ако поради неправилна систематизация номерацията е нарушена в него), така и за тома с кореспонденция, ако това улеснява използването на томове.

Формата на вътрешния опис е дадена в Правилник 2015 г. (Приложение № 27). Описът има собствена номерация на листове, които могат да бъдат записани автоматично на етапа на създаване на документ в MS Word (Пример 1).

За всеки том от делото се съставя удостоверителен лист. Формулярът за лист се съдържа и в Правилник 2015 (Приложение № 8). Лесно е да го попълните: вече знаем колко листа има във всеки том, както и колко от тях липсват и цифри с букви. Що се отнася до "характеристиките на физическото състояние", тогава говорим за:

за скъсани чаршафи;
залепени листове;
брошури, зашити и запечатани документи като част от тома;
листове с по-голям формат от повечето в тома и други нестандартни документи за този том (Пример 2).

Избираме покритие.Документите с постоянен срок на годност се издават в картонени корици, специално предназначени за случаи с постоянен срок на годност (фиг. 1). По-лесно е да ги намерите на уебсайтовете на онлайн магазините, а не в търговските зали - този продукт не е най-популярният, така че често забравят да го сложат на тезгяха.

Картонената подвързваща папка е допълнена с гъвкава широка гръбнака със залепващ слой. Горният и долният капак са сгънати с вдлъбнатина от левия ръб от 25 мм, което ви позволява да прелиствате кутията като книга и да копирате листове без затруднение.

Том, проектиран в такава корица, изглежда като обикновена книга, само че в голям формат. Така проектирани обеми могат да се поставят вертикално на рафта, без да се страхуват, че ще се огънат, смачквайки съдържанието.

Правим капак.Ако ръководството смята, че е твърде скъпо, секретарят ще трябва да вземе ножици, картон и сам да създаде кориците. Въпреки това, правенето на прилични корици ще работи само ако можете да намерите висококачествен картон, нарязан на листове, равни или малко по-големи от A4. От обичайното "За детско творчество" нищо добро няма да излезе.

За да направите сами корицата, ще ви трябва картон, лист бумвинил (издръжлив, водоустойчив подвързващ материал на хартиена основа) и двустранно тиксо.

Принципът на зашиване на закупени и домашни корици е един и същ:

1. Поставете долния капак, документите и горния капак заедно, пробийте и закрепете подвързията.

2. Увийте мекия материал (в случай на самостоятелно изработка - лента от бумвинил) надолу зад долния капак и залепете лентата плътно отдолу (фиг. 2).

В резултат на това домашното покритие ще изглежда почти същото като на фиг. 3.

Използваме перфоратор.Тъй като документите се телбодят в 4 отвора, е по-добре да използвате специални перфоратори с 4 отвора за това, които пробиват през купчина документи от 150 до 300 листа наведнъж (фиг. 4, 5).

Можете също да използвате обикновен перфоратор за 10 листа с две дупки, но ще трябва да пробиете тези десет листа два пъти. Разстоянието между четирите отвора трябва да бъде 8 см (съгл
с препоръките на GOST 17914-72 „Капаци за калъфи за дългосрочно съхранение. Спецификации”), така че глюкомерът трябва да бъде настроен на “888”.

Преди да пробиете дупки в обема, трябва да подредите документите по делото в следния ред:

1) вътрешен инвентар (ако е създаден);

2) документи по делото;

3) сертификационен лист.

Избираме игла и конец.Иглата за шиене е твърде малка, по-добре е да използвате чанта (т.нар. "циганка") - дълга (около 12 см) и с широко око. Конецът ще се нуждае от здрав, но можете да го сгънете няколко пъти и обичайния. Можете да шиете и с банков канап, но не е лесно да го вденете дори в „циганска“ игла.

Дължината на нишката при стандартен обем е приблизително 1 метър. Най-добре е да определите оптималната дължина за себе си емпирично - вече на третия зашит обем ще стане ясно колко ще е необходимо. Не е необходимо да завързвате възел в края на конеца, както при обикновеното шиене - така или иначе краищата ще бъдат отрязани до оптималната дължина. Ако обемът е бил пробит (пробиден, пробит) внимателно, няма да има проблеми с нанизването на конеца, тъй като диаметърът на иглата е много по-малък от диаметъра на отвора от свредлото или перфоратора.

Посоката на иглата с конеца при зашиване на обема е показана на фигура 6.

След като двата края на конеца се извадят от задната част на тома, те се завързват (не стегнато, така че томът да може не само да се отвори, но и, ако е необходимо, да се направи копие на всеки документ, но не слабо, така че листовете на кутията да не „ходят“) и да се отрязват.

Забележка:като цяло и работа в офиса на персоналаНе е необходимо да извеждате краищата на конците от вътрешната страна на капака и да ги закрепвате с стикер за удостоверяване. Краищата се отрязват и, ако е възможно, се скриват под капака. Ако няма капак, те просто се извеждат отвътре без допълнителни манипулации.

Формата на заглавната страница на делото е дадена в Правилник 2015 г. (Приложение No 28). Пълненето му обикновено не създава затруднения. Не забравяйте само, че горният ред на корицата "Име на държавния (общински) архив" остава празен. Ако случаят някога попадне в държавния архив, служителите му сами ще попълнят този ред.

В долния ляв ъгъл на заглавната страница е поставен архивният код на делото: номер на фонда, инвентарен номер и номер на тази складова единица по описа (пример 3).

Залепете заглавната страница към корицата на тома. Най-добре е да използвате PVA лепило, но след това кутията трябва незабавно да бъде поставена под налягане за няколко часа, в противен случай заглавната страница ще залепне неравномерно и ще се набръчка на места. Най-малко подходящи за това е лепило (корицата ще се отлепи за няколко часа) и лепило за канцеларски материали (твърде течно и ще развали заглавната страница, така че никаква преса няма да я спаси). Печатането на корици върху листове с лепилен слой е скъпо и неефективно: „залепващият слой“ върху тях е условен и корицата може да се отстрани с едно движение на ръката.

И така, алгоритъмът за регистриране на документи за постоянно съхранение е следният:

Индекс на дела

Заглавие на делото

Брой листове

Срок на годност

Трудови договори с уволнени служители. B - K.T.1

Също. Букви L - Z. T.2

Асортиментът от специални канцеларски материали за архива, представени в магазините, е малък, но можете да изберете нещо.

Машини за архивно подвързване.Обемът на корпуса е фиксиран в тях и пробит. Машината може да бъде ръчна (за пробиване трябва да завъртите специална дръжка, фиг. 7) и електрическа (свредлото се стартира с натискане на бутон, фиг. 8). Мненията на експертите за тези машини се различават: някой ги смята за удобни, някой - точно обратното. Но дупка, пробита с перфоратор, определено изглежда по-гладка и спретната от дупка, пробита от машина.

Кутия за съхранение.Готовите томове могат просто да се поставят на рафт или да се опаковат допълнително в кутии. Има много видове кутии. Да отбележим например кутия с низове, в която са поставени няколко подвързани тома от дела (фиг. 9).

В продажба можете да намерите и големи кутии с шарнирен капак (фиг. 10). Тази кутия може да съдържа 10 или повече тома.

Удобно е да получите желания обем или пакет от кутии с шарнирен капак, без да изваждате кутията от рафта. Някои кутии дори имат специални закрепващи скоби, което ви позволява да оформите стелаж чрез свързване на кутиите (фиг. 11).