Štátny colný výbor Ruská federácia
Severozápadná colná správa Ruskej federácie
SAINT PETERSBURG COLNÉ
O menovaní zodpovedných za kancelársku prácu
v oddieloch petrohradskej colnice
V súlade s príkazom Štátneho colného výboru Ruska N 78 z 12. februára 1996 za účelom ďalšieho skvalitnenia dokumentačnej podpory a kontroly vybavovania dokumentov v divíziách colných úradov v Petrohrade
objednávam:
1. Vymenovať úradníkov na colných miestach a oddeleniach zodpovedných za kancelársku prácu a archívy (prílohy 1, 2).
2. Vedúci colných úradov a oddelení na zabezpečenie:
- organizáciu kancelárskej práce a práce archívu v jeho členeniach v súlade s požiadavkami „Pokynov o kancelárskej práci na colnici Petrohrad“;
- pred 10. februárom 1999 na základe vzoru (pozri prílohu 3), v súlade s príkazom Štátneho colného výboru Ruskej federácie zo 16. februára 1998 N 80 „O schválení Predpisov o postupe vypracovanie a schválenie pracovnej náplne zamestnanca colného orgánu Ruskej federácie“, vypracovať, koordinovať v v pravý čas a schvaľuje od vedúceho colnice pracovné náplne zamestnancov zodpovedných za kancelársku prácu a prácu archívu na oddelení;
- bezodkladne informovať oddelenie podpory dokumentácie (ďalej len ODO) o všetkých zmenách v zložení úradníkov zodpovedných za prácu úradu.
3. Metodickým riadením práce úradníkov zodpovedných za kancelársku prácu a prácu archívu na oddeleniach je poverený ODO (Varlamov S.A.). S cieľom skvalitniť vzdelávanie a zdokonaľovanie úradníkov zodpovedných za kancelársku prácu pokračovať v ich stážach na ODO, viesť s nimi štvrťročné semináre.
4. Vymenovať úradníkov uvedených v prílohe 1 tohto nariadenia, zodpovedných v oddeleniach za účtovanie, používanie a uchovávanie colných pečiatok.
6. Kontrolu plnenia tohto príkazu vykonáva zástupca vedúceho colnej správy pre personálna služba Frolov V.I.
vedúci colnej správy
generálmajor colnej služby
V.G. Eremenko
Príloha 1 k objednávke. Zodpovednosť za kancelársku prácu na oddeleniach
Príloha 1
objednať
zo dňa 06.01.99 č.8
pozícia | Osobné číslo |
||
Pavlenko E.B. | ved. inšpektor | ||
Zavyalova E.A. | inšpektor | ||
Kontrola L/s | Arbidan T.Yu. | ved. inšpektor | |
čl. inšpektor | |||
Sevastyanova T.I. | čl. operatívny. | ||
Sokolová L.F. | čl. inšpektor | ||
Smirnová E.N. | inšpektor | ||
Suvorin Yu.F. | vedúci oddelenia | ||
Mezeneva S.V. | čl. inšpektor | ||
Petrova O.N. | čl. inšpektor | ||
Besedina T.V. | inšpektor | ||
Kulíková V.P. | ved. inšpektor | ||
Nikolaev O.N. | inšpektor | ||
Morozova L.A. | inšpektor | ||
Lovtsova I.N. | inšpektor | ||
Efimová M.K. | čl. inšpektor | ||
Zimoglyad G.V. | čl. inšpektor | ||
Gnoevoy A.I. | čl. inšpektor | ||
Gusarov B.N. | skoro oddelenie | ||
Panfilov V.I. | ch. inšpektor | ||
O. colnica. ochranu | Andreeva V.P. | ved. inšpektor | |
Ivanova I.P. | čl. inšpektor | ||
Zhukova E.B. | ch. inšpektor | ||
Kalembet P.I. | čl. inšpektor | ||
OTO&TK N 1 | Vasilyeva O.A. | inšpektor | |
t/c Južný | Chistyakova S.A. | čl. inšpektor | |
t/c Severny | Petrova O.V. | inšpektor | |
t/p Sev.-Západný | Buganova S.Yu. | čl. inšpektor | |
t/p Yugo-Zap. | Filippov V.V. | inšpektor | |
Vrabec O.M. | čl. inšpektor | ||
Clematis. t/n | Kazak T.V. | čl. inšpektor | |
Voitenko N.A. | ved. inšpektor | ||
Tatarchuk L.N. | čl. inšpektor | ||
Bazylevič I.A. | inšpektor | ||
OTO&TK N 2 | Mochalová E.V. | ved. inšpektor | |
Ozerová M.G. | inšpektor | ||
Stekolníková G.V. | inšpektor | ||
OTO&TK N 3 | Kalinina T.R. | inšpektor | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T.N. | ved. inšpektor | |
Gromová M.N. | čl. inšpektor | ||
Artemyeva S.V. | inšpektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | čl. inšpektor | |
Luga t/c | Smirnov S.E. | čl. inšpektor | |
Volchov t/c | Matrosová E.G. | inšpektor | |
Vsevolozhsk t/c | Bogachkova O.A. | inšpektor | |
Golovanova I.V. | ch. inšpektor | ||
Odintsová E.K. | čl. inšpektor | ||
Petrova E.A. | inšpektor |
Vedúci ODO
colný kapitán
S.A. Varlamov
Príloha 2 k objednávke. Zodpovedá za archív v divíziách
príloha 2
objednať
zo dňa 06.01.99 č.8
Názvy štruktúrnych delení | pozícia | Osobné číslo |
|
Pavlenko E.B. | ved. inšpektor | ||
Zavyalova E.A. | inšpektor | ||
Kontrola L/s | Arbidan T.Yu. | ved. inšpektor | |
čl. inšpektor | |||
Sevastyanova T.I. | čl. operatívny. | ||
Sokolová L.F. | čl. inšpektor | ||
Smirnová E.N. | inšpektor | ||
Suvorin Yu.F. | vedúci oddelenia | ||
Magazová L.P. | inšpektor | ||
Mezeneva S.V. | čl. inšpektor | ||
Petrova O.N. | čl. inšpektor | ||
Besedina T.V. | inšpektor | ||
Glushkova Yu.G. | čl. inšpektor | ||
Nikolaev O.N. | inšpektor | ||
Buyanova O. | inšpektor | ||
Lovtsova I.N. | inšpektor | ||
Efimová M.K. | čl. inšpektor | ||
Zimoglyad G.V. | čl. inšpektor | ||
Gnoevoy A.I. | čl. inšpektor | ||
Gusarov B.N. | skoro oddelenie | ||
Panfilov V.I. | ch. inšpektor | ||
O. colnica. ochranu | Andreeva V.N. | ved. inšpektor | |
Tolstikova S.A. | inšpektor | ||
Zhukova E.B. | ch. inšpektor | ||
Kalembet N.I. | čl. inšpektor | ||
OTO&TK N 1 | Marusina M.G. | inšpektor | |
t/c Južný | Grebennik O.Yu. | inšpektor | |
t/c Severny | Dobrodeev A.M. | inšpektor | |
t/p Sev.-Západný | Strashenko I.E. | inšpektor | |
t/p Yugo-Zap. | Filippov V.V. | inšpektor | |
Vrabec O.M. | čl. inšpektor | ||
Clematis. t/n | Zhuravleva S.M. | inšpektor | |
Voitenko N.A. | ved. inšpektor | ||
Tatarchuk L.N. | čl. inšpektor | ||
Bazylevič I.A. | inšpektor | ||
OTO&TK N 2 | Gavrilin A.P. | ch. inšpektor | |
Solojankin M.A. | inšpektor | ||
Stekolníková G.V. | inšpektor | ||
OTO&TK N 3 | Gorbačova G.I. | čl. inšpektor | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T.N. | ved. inšpektor | |
Gromová M.N. | čl. inšpektor | ||
Artemyeva S.V. | inšpektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | čl. inšpektor | |
Luga t/c | Smirnov S.E. | čl. inšpektor | |
Volchov t/c | Matrosová E.G. | inšpektor | |
Vsevolozhsk t/c | Bogachkova O.A. | inšpektor | |
Golovanova I.V. | čl. inšpektor | ||
Zyková Yu.A. | ch. inšpektor | ||
Odintsová E.K. | čl. inšpektor | ||
Petrova E.A. | inšpektor |
Vedúci ODO
colný kapitán
S.A. Varlamov
Príloha 3 k objednávke. Približné pracovné povinnosti osoby zodpovednej za kancelársku prácu a prácu archívu v štruktúrnych oddeleniach colníc
Dodatok 3
objednať
zo dňa 06.01.99 č.8
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Inšpektora zodpovedného za kancelársku prácu a prácu archívu v stavebnom útvare colného úradu vymenúva colný úrad na návrh vedúceho stavebného útvaru príkazom.
1.2. Inšpektor zodpovedný za kancelársku prácu a prácu archívu v štruktúrnej jednotke sa pri svojej činnosti riadi príkazmi a pokynmi Štátneho colného výboru Ruskej federácie, Severozápadnej colnej správy, colných úradov, nariadeniami o oddelenie dokumentácie, štandardná inštrukcia o kancelárskej práci a práci archívu na colnici (na colnici), ako aj tieto úradné povinnosti.
1.3. Inšpektor je priamo podriadený vedúcemu stavebného útvaru, metodicky - vedúcemu oddelenia podpory dokumentácie.
2. Hlavné úlohy a zodpovednosti
2.1. Hlavnou úlohou osoby zodpovednej za kancelársku prácu a prácu archívu je zabezpečiť správnosť účtovníctva, včasné odovzdanie dokladov vedeniu štrukturálnej zložky a vykonávateľom, kontrola prechodu dokladov a ich vrátenia do dokumentácie oddelenia, organizácia práce archívu útvaru.
2.2. Na vykonanie tejto úlohy musí osoba zodpovedná za kancelársku prácu a prácu archívu:
- poznať požiadavky pokynov pre kancelársku prácu v petrohradskej colnici;
- prijímať prichádzajúcu korešpondenciu proti prijatiu na oddelení dokumentácie;
- predkladať na evidenciu oddeleniu dokumentácie dokumenty prijaté pracovníkmi oddelenia priamo od iných organizácií;
- prezrieť si prijatú korešpondenciu a predložiť ju na posúdenie vedúcemu štrukturálnej jednotky alebo priamo exekútorovi v súlade s uznesením vedúceho colnice, pričom si urobí potrebné poznámky do registratúrneho denníka alebo registrov;
- preniesť uznesenie vedúceho štrukturálnej jednotky do denníka a odovzdať dokument na vykonanie proti prijatiu;
- viesť evidenciu pohybu písomnosti od vykonávateľa k vykonávateľovi v rámci štruktúrneho celku;
- oboznámiť zamestnancov stavebnej jednotky s informačnými dokumentmi;
- kontrolovať termíny vyhotovenia dokumentov;
- oznámiť oddeleniu podpory dokumentácie mená vykonávateľov podľa kontrolovaných dokumentov;
- pravidelne pripomínať účinkujúcim termíny na vyhotovenie dokumentov;
- prijať opatrenia na včasné vyňatie z kontroly vyhotovených dokumentov alebo predĺženie lehoty na vyhotovenie dokumentu;
- skontrolovať správnosť vyhotovenia vyhotovených dokladov (dostupnosť víz, čísla prípadov podľa nomenklatúry, známky vyhotovenia a pod.);
- preniesť informácie o vyhotovení dokumentu do denníka a odovzdať dokument vedúcemu inšpektorovi oddelenia podpory dokumentácie, ktorý vykonáva kontrolu;
- vykonávať účtovníctvo a kontrolu používania a skladovania colných pečiatok v pododdiele;
- formovať vyhotovené dokumenty do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov štruktúrneho celku;
- viesť účtovníctvo a zabezpečiť úplnú bezpečnosť prípadov prijatých na uskladnenie;
- kontrolovať v priestoroch archívu dodržiavanie podmienok potrebných na zaistenie bezpečnosti dokumentov;
- informovať vedúceho štruktúrneho útvaru o zložení a obsahu písomností archívu, vydávať prípady, listiny alebo kópie listín predpísaným spôsobom, plniť požiadavky organizácií, vyjadrenia občanov;
- viesť evidenciu používania dokumentov uložených v archíve;
- kontrolovať implementáciu pravidiel pre prácu s dokumentmi na oddelení:
- pripravovať spisy štruktúrneho členenia na predloženie do colného archívu, vyhotovovať akceptačné listy pre prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, úkony o prideľovaní na zničenie dokumentov a spisov s uplynutou úložnou dobou;
- pripraviť návrhy na zmenu a doplnenie názvoslovia prípadov štruktúrneho celku a predložiť ho na posúdenie oddeleniu podpory dokumentácie.
Vedúci ODO
colný kapitán
S.A. Varlamov
Text dokumentu je overený:
oficiálna distribúcia
Povieme vám, ako bez porušenia zákona o osobných údajoch vypracovať a vydať príkaz na vymenovanie zamestnanca zodpovedného za kancelársku prácu v spoločnosti. Stiahnite si vzor a formulár takejto objednávky.
Stiahnuť ▼ užitočné dokumenty:
Komu možno zadať príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu
V malých organizáciách je objem toku dokumentov zvyčajne malý. Preto funkciami referenta môže byť poverený kombinovane jeden zo zamestnancov. Na to však nestačí iba túžba vodcu. V § 60 ods. 2 Zákonníka práce sa hovorí, že doplnkové pracovné povinnosti môžete vykonávať aj kombinovane poučí zamestnanca, len ak s tým písomne vyjadrí súhlas.
Okrem toho kombinácia predpokladá, že zamestnanec bude vykonávať ďalšie funkcie počas doby stanovenej pre hlavné zamestnanie. To znamená, že intenzita jeho práce, zaťaženie zamestnanca sa zvýši. Zamestnávateľ preto bude musieť zamestnancovi, ktorý plní okrem hlavných pracovných povinností, priplácať.
Zmena podmienok pôvodnej pracovnej zmluvy so zamestnancom sa uskutočňuje dvoma príkazmi. Jedným z nich je príkaz na ustanovenie osoby zodpovednej za kancelárske práce. Týmto príkazom je vhodné určiť nielen toho, kto bude sústavne vykonávať funkcie referenta, ale aj zamestnanca, ktorý ho môže nahradiť v prípade choroby, dovolenky, pracovnej cesty.
Pretože obchodná administratíva vyžaduje špeciálne znalosti Je vhodné vymenovať zodpovedných za túto oblasť činnosti spoločnosti, ktorí pracujú s dokumentmi.
Spravidla sú menovaní zodpovední za kancelársku prácu personalista alebo sekretárka. Títo špecialisti sú už zapojení do spracovania, evidencie a uchovávania dokumentov, bude pre nich jednoduchšie vykonávať ďalšie funkcie úradníka. V prípade potreby, ak sa tok dokumentov zvýši, môžu sa do práce s dokumentmi zapojiť aj pracovníci oddelení. V tomto prípade bude potrebné vypracovať aj príkaz na určenie zodpovedných osôb pre kancelárske práce pre oddelenia a služby spoločnosti.
Ako formulovať príkaz na ustanovenie viacerých zodpovedných osôb
Tipy pre začínajúcich sekretárov. 6 schém podnikových procesov
Aký príkaz je ešte potrebné vypracovať okrem príkazu na určenie osoby zodpovednej za prácu v kancelárii
Keďže nové funkcie pridelené zamestnancovi musia byť vyplatené dodatočne, príspevok musí byť tiež stanovený príkazom. Musí sa to však vykonať v samostatnom poradí.
Faktom je, že príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu odkazuje na interné dokumenty pre hlavnú činnosť. K takýmto zákazkám majú prístup aj iní zamestnanci, zamestnanci iných oddelení. Odmena konkrétneho zamestnanca je zároveň osobným údajom a nepodlieha zverejneniu.
Preto sa súčasne s príkazom na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu vypracuje druhý príkaz pre personál, ktorým sa zamestnancovi udeľuje príspevok na kombinovanie.
Objednávka na doplatok za kombinovanie profesií / pozícií
Osobné údaje sú uvedené v oboch príkazoch, ale príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelárske práce obsahuje len všeobecne známu skutočnosť. Napriek tomu, že príkaz na zriadenie prídavku obsahuje informácie, ktoré sú zo zákona klasifikované ako osobné údaje, ide o utajované skutočnosti, nemali by byť verejne dostupné. Porušenie tohto pravidla je pre zamestnávateľa spojené s vysokými pokutami.
Ako vypracovať príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za prácu v kancelárii
Keďže jednotná forma takéhoto poriadku je federálna predpisov nezriadený, môžete vyhotoviť dokument v akejkoľvek forme. Objednávkový list musí byť schválený ako príloha k dokumentu, ktorý upravuje kancelársku prácu v spoločnosti -.
Požiadavky na vykonávanie objednávok stanovuje GOST R 7.0.97-2016. Podrobnosti, ktoré treba vyplniť celkom určite, súvisí:
- názov organizácie v súlade so zákonnými dokumentmi;
- názov a predmet objednávky;
- miesto a dátum vyhotovenia dokumentu;
- text, ktorý obsahuje zisťovaciu a administratívnu časť;
- podpisy a funkcie vedúceho a všetkých zamestnancov, ktorí boli uvedení v objednávke.
Zisťovacia časť textu príkazu na určenie osoby zodpovednej za prácu úradu sa začína slovami „ Na optimalizáciu podnikania...". Okrem toho musí obsahovať názov organizácie.
Administratívna časť textu začína frázou „ objednávam:". Za ním nasledujú položky, ktoré je potrebné vyplniť, aby sa dosiahli ciele uvedené v preambule. Prvou položkou je zamestnanec, ktorý je poverený vedením evidencie a dátum, od ktorého bude vykonávať ďalšie povinnosti v poradí kombinácie.
V administratívnej časti môžete špecifikovať funkcie, ktoré bude zamestnanec vykonávať dodatočne, ak pre neho ešte nie je vyvinutá nová. popis práce so zoznamom nových povinností.
Okrem toho je vhodné vymenovať rovnakého zamestnanca, ktorý nahradí referenta v prípade neprítomnosti, rovnakým príkazom na vymenovanie osoby zodpovednej za prácu v kancelárii. Štandardná fráza zahrnutá v texte príkazu je klauzula o tom, kto bude vykonávať kontrolu nad vykonávaním tohto príkazu.
Príkaz o menovaní osôb zodpovedných za kancelársku prácu musí vedúci a určení zamestnanci podpísať vlastnými rukami. Potom zamestnanci uvedení v objednávke získavajú štatút „úradníkov zodpovedných za kancelársku prácu v organizácii“. To znamená, že od tohto momentu sa nielen na hlavu, ale aj na nich vzťahuje článok 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, ktorý ustanovuje správny trest za porušenie pravidiel pre uchovávanie dokumentov stanovených federálnym zákonom.
Ako vykonať zmeny v objednávkach pri zmene zodpovednej osoby povie odborníčka časopisu "Secretary's Handbook" v oblasti kancelárskych prác a archívnictva.
Zodpovednosť osoby zodpovednej za vedenie evidencie na oddeleniach univerzity
QMS RD 7.3.13-2012
Napr. Nie. ______
Kópia č. _________
St. Petersburg
PREDSLOV
1 VYPRACOVANÉ Katedrou dokumentačného manažmentu a Katedrou kvality univerzity
2 PREDSTAVENÉ po prvý raz
3 SCHVÁLENÉ rektorom univerzity ____.____.2012
4 Frekvencia kontrol 3 roky
1 oblasť použitia. 4
3 Pojmy a definície. 5
4 Označenia a skratky. 6
5 Zodpovednosť a právomoc. 6
7 Funkcie osoby zodpovednej za vedenie záznamov. 7
9 Práva osoby zodpovednej za vedenie záznamov. osem
10 Zodpovednosť referenta. 9
Príloha A Oznámenie o určení osoby zodpovednej za vedenie záznamov 10
Príloha B Akt o prijatí a odovzdaní vecí pri zmene osoby zodpovednej za kancelársku prácu. jedenásť
Hárok súhlasu. 12
Zoznam referencií. trinásť
Zmeniť registračný list. 14
Záznamový list pravidelných kontrol. 15
1 oblasť použitia
Toto nariadenie ustanovuje práva, povinnosti a zodpovednosť zamestnancov zodpovedných za vedenie záznamov v štrukturálne členenia univerzite.
Nariadenie bolo vypracované s cieľom zefektívniť kancelársku prácu v štrukturálnych oddeleniach univerzity, riadne evidovať a kontrolovať pohyb a včasné vyhotovenie dokumentov, udržiavať neustálu interakciu štrukturálnych oddelení s oddelením správy dokumentácie a oddelením archívu na vzniku dokladov v prípadoch, ich aktuálne úložisko, príprava na odovzdanie do archívneho úložiska spisov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, zničenie spisov a dokumentov s uplynutými úložnými lehotami.
Tento predpis uplatňujú všetky štrukturálne oddelenia univerzity a je súčasťou dokumentov systému manažérstva kvality.
2 Normatívne odkazy
ISO 9000:2005 Systém manažérstva kvality. Základy a slovná zásoba.
ISO 9001:2008 Systém manažérstva kvality. Požiadavky.
QMS DP 4.2.01-2012 Systém manažérstva kvality. zdokumentovaný postup. Správa dokumentácie.
QMS DP 4.2.03-2012 Systém manažérstva kvality. zdokumentovaný postup. Všeobecné požiadavky do konštrukcie, prezentácie a vyhotovenia dokumentácie systému manažérstva kvality.
QMS DP 4.2.04-2012 Systém manažérstva kvality. zdokumentovaný postup. Normatívna kontrola dokumentácie systému manažérstva kvality.
QMS MI 3.01.01-2011 Systém manažérstva kvality. Metodický pokyn. Pojmy a definície v oblasti manažérstva kvality vysokoškolského a odborného vzdelávania.
GOST R Papierovanie a archivácia. Pojmy a definície.
Nariadenie vlády Ruskej federácie z 01.01.01 N 477 Pravidlá pre prácu v kancelárii v r. federálne orgány výkonná moc.
Príkaz spolkového archívu č. 76 zo dňa 01.01.01 Smernice o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonnej moci.
Federálny zákon z 01.01.01 „o archívnictve v Ruskej federácii“.
Pokyny na vedenie evidencie na univerzite.
3 Pojmy a definície
V tomto nariadení sa termíny a definície používajú v súlade s ISO 9000:2005, QMS MI 3.01.01 a nasledujúcimi definíciami:
dokumentácia - upevnenie informácií na hmotných nosičoch predpísaným spôsobom;
kancelárska práca - činnosť, ktorá zabezpečuje tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi na VŠ;
dokument - úradný dokument, vytvorený vládna agentúra, orgánu územnej samosprávy, právnickej osoby alebo fyzickej osoby, vypracované predpísaným spôsobom a zaradené do pracovného postupu univerzity;
typ dokumentu - dokument patrí do určitej skupiny dokumentov na základe obsahu a zamýšľaného účelu;
príprava dokladu - pripojenie potrebných údajov, zavedené pravidlá dokumentácia;
podrobnosti o dokumente - povinný prvok vyhotovenia dokumentu;
formulár dokumentu - súbor údajov identifikujúcich autora úradného písomného dokumentu;
originálny dokument - prvá alebo jediná kópia dokumentu;
kópia dokumentu - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného dokumentu a jeho vonkajších prvkov, ktorý nemá právnu silu;
overená kópia - kópia listiny, na ktorej je v súlade s zavedený poriadok uviesť potrebné podrobnosti, ktoré mu dávajú právnu silu;
jednotná forma dokument - súbor podrobností a typických fragmentov textu dokumentu, vytvorených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti, a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií;
vzor tlačiva (jednotná forma dokumentu) - forma dokumentu (jednotná forma dokumentu), predkladaná v elektronickej podobe;
tok dokumentov - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až do dokončenia vykonania, umiestnenia do prípadu a (alebo) odoslania;
evidencia dokumentu - priradenie k dokumentu evidenčné číslo a predpísaným spôsobom zaznamenávať informácie o dokumente;
nomenklatúra prípadov - systematizovaný zoznam mien prípadov vytvorených na univerzite s uvedením podmienok ich uloženia;
prípad – súbor dokladov resp samostatný dokument týkajúci sa jednej problematiky alebo oblasti činnosti univerzity (štrukturálnej jednotky).
4 Symboly a skratky
V tomto nariadení sa uplatňujú tieto skratky:
6.2. Zamestnanec zodpovedný za vedenie záznamov sa hlási svojmu priamemu nadriadenému.
6.3. Zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu sa pri svojej činnosti riadi: Zákonníka práce Ruskej federácie, Charta univerzity, dokumenty systému manažérstva kvality, predpisy o štruktúrnej jednotke, príkazy priameho nadriadeného, predpisy o práci s osobnými údajmi, pokyny na vedenie evidencie na univerzite a ďalšie miestne predpisy o organizáciu archivovania a evidencie na univerzite, tento poriadok.
6.4 Zamestnanec zodpovedný za vedenie záznamov v stavebnej jednotke musí vedieť:
Pokyny na vedenie záznamov na univerzite;
Pravidlá dokumentácie;
Oboznámiť zamestnancov stavebnej jednotky s regulačnými a metodickými dokumentmi o kancelárskej práci a archivácii.
9 Práva osoby zodpovednej za vedenie záznamov
Zamestnanec zodpovedný za vedenie evidencie v štruktúrnom útvare univerzity má právo:
požadovať a dostávať informácie a dokumenty potrebné na riadne plnenie svojich povinností;
Prijímať rady o práci s dokumentmi od zamestnancov oddelenia predškolských vzdelávacích inštitúcií a iných oddelení univerzity;
Vráťte sa výkonným umelcom na revíziu dokumentov vypracovaných v rozpore so stanovenými požiadavkami;
Predkladať návrhy na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi.
10 Zodpovednosť referenta
Zamestnanec je zodpovedný za:
neplnenie povinností ustanovených doterajšími predpismi upravujúcimi prácu v kancelárii a týmto nariadením;
Uchovanie všetkej dokumentácie umiestnenej v jednotke;
Včasné informovanie vedenia jednotky o prijatí príkazov a pokynov.
11 Koordinácia, skladovanie, distribúcia a úpravy
11.1 Koordinácia tohto poriadku sa uskutočňuje s prvým prorektorom - zástupcom manažérstva kvality, vedúcim útvaru personálneho manažmentu, vedúcim odboru predškolského vzdelávacieho zariadenia, vedúcim Trestného zákona, vedúcim právneho odboru, predsedom odborového výboru a je vypracovaný v Schvaľovacom liste.
11.2 Normatívna kontrola tohto predpisu sa vykonáva v súlade s QMS DP 4.2.04.
11.3 Zodpovednosť za uchovávanie originálu, rozmnožovanie a distribúciu registrovaných pracovných kópií predplatiteľom určuje Trestný zákon.
11.4 Vydávanie doporučených pracovných kópií sa eviduje v súlade s QMS DP 4.2.01.
11.5 Zmeny týchto Pravidiel musia byť vykonané v súlade s QMS DP 4.2.01 a spísané v Liste registrácie zmien.
Príloha A
(povinné)
Oznámenie o vymenovaní osoby zodpovednej za vedenie záznamov
Vedúci oddelenia DOE
Oznámenie
__________________________________
(Názov oddelenia)
Priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca zodpovedného za prácu v kancelárii | pozícia | počet divákov | Pracovný telefón, |
Súhlasím s pridelenými povinnosťami:
Príloha B
(povinné)
Akt prijatia a odovzdania vecí pri zmene osoby zodpovednej za kancelársku prácu
SCHVÁLIŤ ___________________________________________ (pozícia vedúceho oddelenia) _________________ _____________________ (podpis) (celé meno) ________________ |
||
FEDERÁLNA AGENTÚRA ŽELEZNIČNÁ DOPRAVA Federálna štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania "Štátna univerzita komunikácií v Petrohrade"(FGBOU VPO PGUPS)ACT____________________ № _____________________ |
||
Prenášanie a prijímanie prípadov počas zmeny zodpovedný za podnikanie | ||
V súlade s príkazom __________________________ zo dňa ___________________
(poloha hlavy)
Prevedené a ________________________________________ prijaté
(Celé meno odosielateľa) (pozícia, celé meno príjemcu)
za prítomnosti komisie vytvorenej na základe tejto objednávky, ktorá pozostáva z:
predseda komisie __________________________________________________________
Celé meno, pozícia
členovia výboru:
1. ______________________________________________________________________
Celé meno, pozícia
2. ___________________________________________________________________________
Celé meno, pozícia
tieto dokumenty:
Index prípadov | Názov prípadu | Termíny | Počet listov |
|
Celkovo bolo prijatých __________________________________________________________ prípadov.
(číslami a slovami)
Stav dokumentov: ________________________________________________________________
(všeobecná charakteristika štátu)
Predloženej ___________ ________________________
Prijatý ___________ ________________________
(podpis) (prepis podpisu)
predseda komisie ___________ _____________________________
(podpis) (prepis podpisu)
Členovia komisie ___________ _____________________________
(podpis) (prepis podpisu)
___________ ________________________
(podpis) (prepis podpisu)
Kompilované v 2 kópiách:
1. kópia. - oddelenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie;
Legislatíva stanovuje, že kým je zamestnanec zamestnaný na pracovná zmluva jeho pracovná sila musí zostať v podniku, ktorý je jeho zamestnávateľom. Pretože tento formulár vzhľadom na BSO je potrebné riadne usporiadať účtovníctvo príjmu účtovných kníh, ich skladovania a výdaja. Na tento účel musí vedenie subjektu vydať príkaz, ktorým určí osobu zodpovednú za údržbu pracovné knihy.
Všetka pracovná sila vstupujúca do podniku a pracujúci ľudia musia byť uskladnení na mieste, ktoré je na to špeciálne vybavené. Za poškodenie alebo stratu tohto formulára nesie príslušnú zodpovednosť spoločnosť, ako aj jej vedúci. Koniec koncov, tieto dokumenty odrážajú všetky potrebné informácie na vytvorenie dôchodku pre zamestnanca v budúcnosti.
Preto musí riaditeľ organizácie vytvoriť všetky podmienky pre správnu prácu s pracovníkmi v podniku. A keďže má okrem toho veľa iných zodpovedných záležitostí, vodca si vyberá výkonný, ktorý je na základe vydaného príkazu poverený vedením evidencie pracovných formulárov.
Zodpovednosť zároveň zostáva na vedúcej a vybraná osoba je zodpovedná za účtovanie práce len v rámci konkrétneho podnikateľského subjektu. Je to on, kto bude prijímať prácu od zamestnancov, správne viesť ich záznamy, robiť záznamy zodpovedajúce podporným dokumentom a vydávať ich pri prepustení zamestnancom spoločnosti.
Pozor! Ak si svoje povinnosti neplní alebo ich nesplní v plnom rozsahu, zodpovedá sa vedeniu spoločnosti na základe vydaného príkazu na ustanovenie tohto zodpovedného zamestnanca.
Je možné urobiť bez zodpovedného
Vedúci musí v súlade s normami zákona vymenovať osobu zodpovednú za udržiavanie práce alebo prevziať túto zodpovednosť na seba. Takéto požiadavky sú uvedené v Pravidlách vedenia pracovných kníh.
Potreba zriadenia zodpovednej osoby je teda zakotvená v zákone.
Ak ešte nebol vymenovaný, potom sa v súlade s Kódexom správnych deliktov uloží pokuta, ktorej výška dosiahne 50 000 rubľov. Tento trest sa zároveň neukladá funkcionárovi, ale priamo organizácii.
Bez ohľadu na odvetvovú príslušnosť alebo daňový režim sú všetky podnikateľské subjekty (organizácie aj jednotliví podnikatelia) povinní viesť účtovníctvo a daňové účtovné doklady. Inými slovami, uchovávajte si archív.
Archívnym dokumentom sa rozumie hmotný nosič, na ktorom sú zaznamenané informácie, ktoré majú náležitosti umožňujúce ich identifikáciu, a vzhľadom na význam označených nosičov a informácií pre občanov, spoločnosť a štát podlieha uloženiu (odsek 2). , článok 3 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ).
O podmienkach ukladania účtovných dokladov sme hovorili v samostatnom a o ukladaní daňových účtovných dokladov a daňovom výkazníctve - v tomto. Pre niektorých si to pripomeňte personálne doklady(napríklad osobné karty, osobné účty, pracovné zmluvy) trvanlivosť dosahuje 75 rokov (Nariadenie Ministerstva kultúry z 25. augusta 2010 č. 558).
V všeobecný prípad za vedenie archívu zodpovedá vedúci organizácie. Svojím príkazom (pokynom) však môže určiť iného zamestnanca zodpovedného za archív. Ako vypracovať príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za udržiavanie archívu v organizácii, povieme v našej konzultácii.
Na osobu zodpovednú za archív vyhotovíme príkaz
Príkaz na určenie osoby zodpovednej za archív organizácie sa vyhotovuje v ľubovoľnej forme. Označuje celé meno. a funkciu zamestnanca povereného zodpovedným za archív, dátum, od ktorého sa zamestnancovi prideľujú „archívne“ povinnosti alebo tomu zodpovedajúcu dobu zodpovednosti.
S príkazom na určenie inštitúcie (organizácie) zodpovednej za archív je potrebné proti podpisu oboznámiť príslušného zamestnanca.
Tu je vzorové vyplnenie objednávky o určení osoby zodpovednej za archív.
Pre organizácie a individuálnych podnikateľov je mimoriadne dôležité zabezpečiť úplné a spoľahlivé uchovávanie dokumentov v súlade s lehotami uchovávania, ktoré sú pre nich stanovené. Predsa za porušenie podmienok skladovania archívne dokumenty organizácia, jednotliví podnikatelia a ich úradníci môžu byť braní na zodpovednosť.
Takže napríklad absencia prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov alebo účtovných výkazov sa považuje za hrubé porušenie požiadaviek účtovníctvo. Úradníkom za to hrozí pokuta vo výške 5 000 až 10 000 rubľov. A za opakované podobné porušenie v priebehu jedného roka môže byť úradníkovi organizácie uložená pokuta vo výške 10 000 až 20 000 rubľov alebo diskvalifikácia na obdobie 1 až 2 rokov (časť 1.2 článku 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruská federácia).
Za porušenie pravidiel uchovávania, získavania, účtovania alebo používania archívnych dokumentov je zodpovednosť upravená v čl. 13.20 Správny poriadok Ruskej federácie.
Neprítomnosť primárne dokumenty, faktúr, účtovných alebo daňovo-účtovných registrov hrozí aj zodpovednosť podľa daňového poriadku Ruskej federácie. Pokuta je 10 000 rubľov av prípade porušení počas viac ako jedného zdaňovacieho obdobia - 30 000 rubľov (časť 1 a 2 článku 120 daňového poriadku Ruskej federácie).
Absencia dokumentov z dôvodu porušenia podmienok a postupu ich uchovávania teda organizácii neumožní, aby takéto dokumenty na požiadanie predložila. daňový úrad. A to je spojené s uvedením správnej a daňovej povinnosti v súlade s