Existujú povinné (poskytnuté) a odporúčané dokumenty. Ak je vaša KDP úplná nula, mali by ste sa rázne pustiť do vytvárania povinnej dokumentácie. Vo veľmi všeobecný pohľad spadá do dvoch kategórií:
- Miestne predpisy.
- Dokumenty vytvorené pri evidencii pracovnoprávnych vzťahov.
- ustanovenie ochrany.
Tu, ale berúc do úvahy špecifiká, môžeme zahrnúť:
- predpisy o atď. (ak takéto funkcie vo vašom podniku existujú).
- personálne záznamy (zamestnanie, občianskoprávne zmluvy; personálne príkazy; osobné karty zamestnanca);
- doklady o účtovaní pracovného času a výpočtoch (pracovné výkazy, mzdy);
- osobné doklady zamestnancov pracovné knihy, osobné doklady).
Číslovanie zákaziek v personálnej evidencii
Začiatočníci majú zvyčajne otázku: ako číslovať objednávky? Dobré správy: zákonné požiadavky nie je nainštalovaný, používajte zdravý rozum.
Existuje niekoľko pomocných otázok, zodpovedaním ktorých si môžete vytvoriť vlastnú logiku číslovania objednávok.
- Koľko zamestnancov na plný úväzok v organizácii: 10, 50, viac ako päťdesiat?
- Aká je fluktuácia zamestnancov?
- Ako často musíte meniť pracovné podmienky (presúvať zamestnancov z pozície na pozíciu, zapájať ich do práce cez víkendy a pod.)?
Ak vidíte, že objem objednávok bude malý, môžete urobiť priebežné číslovanie s pridaním písmena „K“ (každoročne od č. 01-K), aby ste ich oddelili od objednávok na hlavnú činnosť. Ak je zákaziek veľa, skúsení personalisti radia rozdeliť a označiť písmenami rôzne typy zákaziek v závislosti od ich témy.
Aby ste sa nemýlili a mali v dokumentácii poriadok, odporúča sa viesť aj evidenciu objednávok.
Vedenie personálnej evidencie
Táto náročná práca sa vykonáva na základe, ktorý obsahuje knižnicu vzoriek všetkých dokumentov - môžete si vziať a použiť. Mimochodom, od roku 2013 nikto nemá právo požadovať doklady len v takej podobe, v akej sú predložené v uznesení: ale prečo strácať čas vymýšľaním bicykla?
Na začiatok sa odporúča vydať pokyn alebo predpis o KDP, kde je napísané, ako sa dokumentujú všetky personálne postupy, ako prebiehajú v rámci organizácie a pod.. Takýto pokyn sa stane spoľahlivým podkladom pre celé KDP. v podniku a umožní vám to dať do dokonalého poriadku.
Čo je to kancelárska práca a tok dokumentov (2019)? Návod, ako aj moderný ekonomický slovník definuje workflow ako pohyb dokumentov medzi ich zostavovateľmi a vykonávateľmi pozdĺž informačno-technologických reťazcov, vďaka čomu je možné informovať každého zainteresovaných strán, prineste im prijaté rozhodnutia, účtovníctvo a kontrola. Kancelárska práca je zase činnosťou na udržiavanie, aktualizáciu a kontrolu dokumentácie.
Pretože hodnota informácie v modernom svete a podnikanie je ťažké preceňovať, kancelárska práca a tok dokumentov organizácie je daný dôležitá úloha. Často správnosť rozhodovania a konečný výsledok závisí od jasnosti a jasnosti formulácií, rýchlosti papierovania.
Existujú tri typy toku dokumentov:
- prichádzajúci (vstupujúci do organizácie);
- odchádzajúce (odoslané z organizácie);
- interná (dokumentácia vytvorená a používaná zamestnancami v procese riadenia).
Etapy práce
Práca s dokumentmi v organizácii je rozdelená do etáp.
Pre prichádzajúce:
- príjem a spracovanie;
- predbežné posúdenie úradníkom;
- registrácia;
- zváženie vedením organizácie a usmernenie k vykonaniu;
- kontrola vykonávania.
Pre odchádzajúce:
- vývoj, dizajn;
- registrácia;
- odosielanie.
Pre interné:
- vývoj, dizajn;
- registrácia;
- spracovanie, realizácia, príprava odpovedí;
- kontrola vykonávania.
Pre všetkých:
- účtovníctvo a analýza objemov toku dokumentov;
- skladovanie.
Rýchlosť prechodu fázami priamo závisí od správnosti papierovania, ako aj od noriem toku dokumentov schválených organizáciou. Vzor nariadenia o toku dokumentov v organizácii (2019) si môžete stiahnuť nižšie.
GOST pre kancelársku prácu 2019
Požiadavky na vyhotovenie úradných listín sú v súčasnosti formulované v národnej norme Ruská federácia. Zmenil sa štátna norma Ruská federácia GOST R 6.30-2003.
Zoznámenie sa s GOST o kancelárskej práci je podľa nášho názoru užitočné začať štúdiom terminológie, ktorú podrobne popisuje iný národná norma- (kancelárska práca a archivácia GOST), keďže tieto znalosti pomôžu správne porozumieť a používať odbornú slovnú zásobu.
Definuje pojmy použité v článku:
- Dokument je informácia zaznamenaná na nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu.
- Vyhotovenie dokumentu - nalepenie potrebných údajov na dokument.
- Atribút dokumentu je prvkom dizajnu dokumentu.
GOST R 7.0.8-2013
Kancelárska práca-2019: nové požiadavky na papierovanie
Berúc do úvahy opísané definície, zvážte pravidlá pre formalizáciu úradných dokumentov.
Pre tých, ktorí sa z tohto článku dozvedeli o existencii štandardu v oblasti kancelárskej práce, bude užitočná podrobná analýza sekcií GOST. Pre skúsených referentov odporúčame, aby sa oboznámili so zmenami, ktoré vstúpili do platnosti dňa 07.01.2018 spolu s.
Okamžite na seba upozorňuje nová dôležitá sekcia. Všeobecné požiadavky k tvorbe dokumentov“, ktorý systematizuje a popisuje pravidlá týkajúce sa všetkých druhov detailov vrátane textu:
- čísla strán;
- preferované typy písma a veľkosti písma;
- zarážka odseku;
- hodnota riadkovania, medzery medzi písmenami a slovami;
- zarovnanie textu;
- maximálna dĺžka čiary pre uhlové a pozdĺžne usporiadanie;
- pravidlá výberu tučného textu;
- rozloženie titulnej strany.
Všetky zmeny sú zamerané na zlepšenie požiadaviek. Zoznam náležitostí bol rozšírený, pribudlo:
- pečiatka obmedzenia prístupu;
- značka z elektronický podpis;
- názov konštrukčná jednotka— autor dokumentu;
- názov pozície osoby - autora dokumentu.
Niektoré podrobnosti sú spojené do jedného, napríklad premenná „referenčné údaje o organizácii“ môže zahŕňať nielen poštovú adresu a telefónne číslo, ale aj OKPO, PSRN, TIN / KPP.
Časť „Podrobnosti o spracovaní“ je doplnená o pravidlá používania úvodných adries a záverečnej etikety, elektronického podpisu, ako aj podpisu vedúceho.
Kancelárska práca v organizácii zahŕňa činnosť tvorby úradných dokumentov a organizovanie práce s nimi. Na zjednotenie procesov práce s dokumentmi, zvýšenie ich efektívnosti a efektívnosti v organizácii možno vypracovať návod na prácu v kancelárii. Okrem toho môže organizácia zaviesť aj pozíciu referenta, ktorého okruh úradné povinnosti sme zvážili v samostatnom . V tejto konzultácii budeme štandardná inštrukcia o kancelárskych prácach 2017 a 2018.
Kancelárska práca ako proces
Pokyn o kancelárskej práci v organizácii môže pokrývať všetky fázy pohybu dokumentov v organizácii a ustanoviť najmä postup:
- prijímanie, zaznamenávanie, registrácia, odovzdávanie a odosielanie korešpondencie;
- návrh a dizajn úradné dokumenty;
- príprava a realizácia organizačných a administratívnych dokumentov (objednávky, zápisnice z oficiálnych stretnutí);
- zostavovanie nomenklatúr prípadov a vytváranie prípadov v kancelárskej práci;
- príprava dokumentov na následné uloženie a použitie;
- účtovníctvo, skladovanie a používanie tlačív.
Napríklad proces prípravy dokumentov na následné uloženie a použitie môže zahŕňať:
- skúmanie hodnoty dokumentov, t. j. určenie hodnoty dokumentov s cieľom vybrať ich na uloženie a stanoviť lehoty na uloženie;
- evidencia kaziet, t. j. súbor prác na popise kaziet na obálke, brožúre, číslovaní hárkov a vyhotovení osvedčovacieho nápisu;
- presun prípadov do archívu a zaistenie bezpečnosti dokumentov.
Okrem toho môže poučenie o kancelárskej práci ustanoviť postup aplikácie pečate, povinné používanie ktorý sa v súčasnosti v obchodných spoločnostiach nevyžaduje.
Akákoľvek činnosť právnická osoba(najmä s personálom) zahŕňa vytváranie rôznych druhov dokumentov. A v určitej fáze vyvstáva otázka organizácie práce s nimi, ako aj ich účtovníctva a skladovania. Je ťažké organizovať podnikanie? Pokyny krok za krokom 2017 vám s tým pomôžu.
Z článku sa dozviete:
- či je potrebné venovať pozornosť kancelárskej práci;
- ako organizovať kancelársku prácu od začiatku: pokyny krok za krokom 2017;
- ako urobiť poriadok v personálnych záznamoch: pokyny krok za krokom 2017.
Regulačný rámec
Kancelárska práca je uznávaná ako taká činnosť, ktorá zabezpečuje dokumentáciu (tvorba úradných dokumentov) a určuje postup pri organizácii práce s úradné dokumenty. Samozrejme, otázka, či je potrebné premýšľať nad postupom pri práci s dokumentmi, vyvstáva, keď je ťažké nájsť konkrétny dokument. Na jednej strane by nás malo tešiť, že sa firma rozvíja a rastie, no na druhej strane je na programe nová úloha – ako správne a pohodlne organizovať tok dokumentov.
S kancelárskou prácou v oficiálnych inštitúciách je to jednoduchšie – tam tento proces upravujú osobitné predpisy. Napríklad:
- Príkaz Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie zo dňa 16. apríla 2014 č. 78 „O schválení Pravidiel práce notárskych kancelárií“ (spolu s Poriadkom pre prácu notárskych úradov schváleným rozhodnutím Rady FNP zo dňa 17. 2012, vyhláška Ministerstva spravodlivosti Ruska zo 16. apríla 2014 č. 78) schválila pravidlá toku dokumentov u notárov;
- Rozhodnutie Rady Euroázijskej hospodárskej komisie zo dňa 05.05.2015 č. 46 „O pravidlách pre správu interných dokumentov v Euroázijskej hospodárskej komisii“ definuje pravidlá pre prácu s dokumentmi v EHS;
- na objednávku súdne oddelenie pri najvyšší súd RF zo dňa 29. apríla 2003 č. 36 schválila Pokyny pre práca sudcovského úradu na okresnom súde;
- Vyhláška CEC Ruska z 20. januára 2016 č. 321 / 1831-6 prijatá Pokyny pre kancelársku prácu v centrále volebná komisia Ruská federácia;
- Nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 15.6.2009 č.477 boli schválené Pravidlá pre prácu v kancelárii v r. federálne orgány výkonná moc.
Existujú aj špecifické predpisy, ktoré uvádzajú, ako sa oplatí organizovať kancelársku prácu v určitých organizáciách, napríklad federálny zákon z 15. apríla 1998 č. 66-ФЗ „O záhradníckych, záhradkárskych a dačských nekomerčných združeniach občanov“ predpisuje postup vykonávania kancelárskej práce v takýchto subjektoch.
Prečítajte si o téme v e-zine
- Aké dôležité je viesť kvantitatívnu evidenciu hárkov prijatých dokumentov?
- Audit kancelárskych prác: kedy je výhodné zapojiť audítorskú firmu
- Kontrola vykonávania dokumentov
V súkromných spoločnostiach o všetkých otázkach organizácie kancelárskej práce rozhodujú majitelia. Alebo skôr rozvíjať kancelársku prácu od nuly: podrobné pokyny na rok 2017 sú pridelené konkrétnym účinkujúcim - niekedy personalistom, niekedy sekretárkam. Keďže takáto inštrukcia dozrela, znamená to, že takáto regulácia skutočne existuje.
- Typy dokumentov v kancelárskej práci
- Office Goals
- Kancelárske práce a tok dokumentov 2017
Ako organizovať podnikanie
ročníka vám pomôže rozhodnúť sa, kde začať a o aký výsledok by ste sa mali snažiť. V ideálnom prípade by mala organizácia prijať interný dokument- obchodné pokyny. Ak je spoločnosť veľká, má divízie, pobočky, potom je opodstatnené prijatie niekoľkých miestnych zákonov upravujúcich tieto otázky.
Krok 1.
V prvom rade je potrebné rozhodnúť, na ktoré dokumenty sa budú vzťahovať pokyny určené na reguláciu pracovného postupu. Pripomeňme, že celá masa dokumentov v organizácii je rozdelená na interné (miestne), odchádzajúce a prichádzajúce. Poradie práce s nimi bude odlišné, preto stojí za to ho opísať v rôznych častiach.
Krok 2
Písanie pokynov (jeho sekcií). Samostatne zabezpečiť miestne akty: ako sú prijímané, ako sú s nimi zamestnanci oboznámení, kde a u koho sú uložené miestne akty. Podľa došlej dokumentácie je potrebné popísať, kto a kde eviduje došlú dokumentáciu, v akom časovom horizonte, ako sa eviduje odovzdanie dokumentu na vyhotovenie, kde sa uchováva prichádzajúci dokument po jej zodpovedaní a ďalších procesných bodoch. Pre odchádzajúce - podobne vyriešiť otázku postupu registrácie, pravidiel pre odosielanie, podpisovanie.
Krok 3
V pokynoch musí byť uvedené, ktoré dokumenty boli schválené štandardná forma, a pri príprave ktorých by sa mal riadiť schváleným GOST.
Krok 4
Určujeme zodpovedné osoby za realizáciu každej časti pokynu.
Rozhodujeme, v akom poradí, kde, na koho zodpovednosť budú dokumenty uložené.
Krok 5
Určujeme potrebu ďalších častí pokynov. V závislosti od špecifík činnosti organizácie môže byť potrebné uviesť postup pri vytváraní kópií, postup pri práci s pečaťami a pečiatkami, postup pri výmene dokumentov medzi oddeleniami.
Viaceré dokumenty môžu podliehať iným miestnym zákonom, napríklad podľa schváleného postupu pre prácu s osobnými údajmi alebo nariadenia o bezpečnosti obchodné tajomstvo organizácií. Je žiaduce uviesť odkazy na tieto miestne akty. Okrem toho môže byť práca s dokumentmi vo viacerých organizáciách upravená aj osobitnými právnymi predpismi – napríklad správa dokumentov v úverová inštitúcia podlieha federálny zákon„O bankách a bankových činnostiach“, ktorý upravuje postup pri nakladaní s bankovým tajomstvom. Tieto body by sa mali brať do úvahy aj pri zostavovaní pokynov.
Krok 6
Schvaľovanie pokynov a ich upozorňovanie zamestnancov. Po tejto etape miestny akt nadobudne platnosť a jej vykonanie sa stáva povinným pre všetkých zamestnancov spoločnosti.
Ako organizovať HR
Pre spoločnosť je rovnako dôležité premýšľať nad riadením personálnych záznamov, s tým pomôžu pokyny krok za krokom 2017.
Etapy organizácie personálneho pracovného toku sa v zásade nelíšia od etáp formovania kancelárskej práce ako celku. Definuje tiež zoznam dokumentov, ktoré sa budú zostavovať, upravovať, kopírovať a distribuovať v súlade s pokynmi pre práca personálnej kancelárie. Tu je potrebné vziať do úvahy, že organizácia má priestor na „fantáziu“ vo vzťahu k personálne doklady oveľa menej ako v celkom určite musí byť prítomný v spoločnosti pre personálnu evidenciu, je uvedený v Zákonníka práce RF a ďalšie predpisov. A za absenciu alebo nesprávne vykonanie personálnych dokumentov sa poskytujú značné pokuty. Preto treba k príprave tohto návodu pristupovať so všetkou vážnosťou.
Časti pokynu o riadení personálnych záznamov by mali obsahovať informácie o vypracovaných štandardných dokumentoch v spoločnosti (napríklad schválený formulár pracovná zmluva, objednávky), ako aj postup pri oboznamovaní zamestnancov s dokumentmi. Je tiež potrebné zohľadniť špecifické aspekty činnosti konkrétnej organizácie: ak sú vypracované harmonogramy, potom kedy a v akom poradí sa predkladajú na schválenie, ak sa vydávajú ochranné prostriedky, v akom poradí sa budú viesť záznamy, atď.
Treba tiež vziať do úvahy, že na organizáciu kancelárskej práce vrátane personálu boli vyvinuté špeciálne softvérové nástroje na automatizáciu týchto procesov. Veľké spoločnosti v súčasnosti sa používajú, ale táto skutočnosť nevylučuje potrebu vyvíjať a dodržiavať pokyny.
- Prvé fázy kancelárskej práce v organizácii
- Technológia dokumentov. Tok dokumentov
- Obchodné pokyny. Dizajnové nuansy
kancelárska práca
Dokumenty upravujúce vznik a činnosť Tulskej regionálnej univerzálnej vedeckej knižnice
A.I. Izgaršev
kancelárska práca
Motivačné aspekty tvorby a používania riadiace dokumenty. Motivácia pre tvorbu manažérskych dokumentov
ZA. Safiullina
kancelárska práca
Nový GOST na papierovanie
S.L. Kuznecov
kancelárska práca
Moderné medzinárodné konferencie o problematike správy dokumentov
L.N. Varlamov
kancelárska práca
III Medzinárodná vedecko-praktická konferencia „Správa dokumentov: minulosť, súčasnosť, budúcnosť“, venovaná pamiatke profesora T.V. Kuznecovová
Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konková
kancelárska práca
20 rokov časopisu "Deloproizvodstvo"
Sergej Kuznecov
Informačné technológie
Štandardizácia správy dokumentov v Rusku: súčasný stav a prístupy k štúdiu
E.V. Osennikova
Informačné technológie
Od papierovania po zdokumentovanie elektronická interakcia
V.A. Ipatov
Dokumentácia
Vlastnosti uchádzania sa o prácu cudzích občanov
L.R. Fionová, V.A., Efimová