NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA
VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE
KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA
FAKULTA PRÁVA
PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN
Test
Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"
na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch štátnej moci a miestna samospráva“
Vyplnil: študent skupiny 303
Panshina E.Yu.
Skontrolované:
Kemerovo, 2010
Úvod………………………………………………………………………………..….3
1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu…………………….5
2. Ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve………………………………………………………….…..7
3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku………………………10
4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov……………….…..12
5. Tok dokumentov úradné dokumenty…………………………..…..14
6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi 18
7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní………………………...20
8. Riešenie pre miestne úrady samospráva………………………………..21
Záver ……………………………………………………………………… 23
Zoznam použitej literatúry………………………………………………..25
Úvod.
Potreba automatizácie obchodných procesov a organizácie elektronická správa dokumentov dnes uznávajú orgány verejnej moci a miestna samospráva takmer vo všetkých subjektoch Ruská federácia. Ale spolu s pochopením takejto potreby vzniká množstvo otázok, bez odpovedí, na ktoré nie je možné pristúpiť k praktickej realizácii projektov.
Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technické prostriedky najprv upgradujte, čo môže čakať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?
V podstate všetky tieto otázky sa týkajú vybudovania kompetenčného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu s prihliadnutím na plánované financovanie, potreby výroby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.
práca inžinierov, konštruktérov, vedúcich výroby
veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych
dokumentáciu. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla vtedy, keď
rozvíjanie výrobné dokumenty, čo je primárne spôsobené nedostatkom špeciálne znalosti u kompilátorov. Eliminácia neproduktívneho času stráveného v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane tzv.
oboznámenie navrhovateľov dokumentov s naj všeobecné zákony vnímanie dokumentov, na druhej strane, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecné pravidlá a normy na prípravu základných dokumentov.
cieľ test je štúdia teoretické základy organizácia práce úradu v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.
Podľa účelu kontroly v práci nasledovné úlohy:
Definujte pojem pracovného toku;
Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;
Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;
Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.
1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu.
Kancelárska práca vo federálnej agentúre výkonná moc vykonávané v súlade s Poriadkom kancelárskej práce v federálne orgány výkonnej moci, schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva vydáva návod na prácu v kancelárii. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.
Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovené zloženie podrobností, ich umiestnenie a vyhotovenie. Vzorové tlačivá schvaľuje príkaz vedúceho výkonného orgánu.
Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením v duchovnej službe, sú odovzdané vedeniu na odplatu a potom sa dostanú k účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súborov.
Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Vyhláška ustanovuje postup pri nakladaní s elektronické dokumenty.
Pojem „workflow“ sa v súčasnosti používa mimoriadne široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovného toku implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovného toku“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.
V tomto príspevku sú pojmy „tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. posudzované výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. V súlade s tým sa pojmy vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na prácu vládnych orgánov.
Podľa definície (GOST R 51141-98) je pracovný tok „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, teda celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii pred ich odovzdaním do archívu alebo na zničenie.
Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v " Modelový návod o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch" z 27. novembra 2000 sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku úradných dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj to, že úradné systémy by mali byť kontrolované a kontrolované. ale aj návrhy dokumentov.
2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.
V Rusku je v celoštátnom meradle jednotná technológia pre prácu s riadiace dokumenty, takzvaný štátny systém dokumentačnej podpory riadenia (GS DOW). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách analógy, či už z hľadiska detailov spracovania technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, potom v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.
Aké sú vlastnosti Ruský model"kancelárska práca? Existujú tri najvýraznejšie výhody:
Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;
Centralizácia riadiacich funkcií;
Jednotné normy obehu dokumentov.
Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi, v Ruská prax Dokument je pod kontrolou v momente jeho prijatia orgánom. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje so zárukou sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a územnou samosprávou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.
Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov znamená, že dokument musí byť najprv nahlásený vedeniu a až potom, po získaní rozhodnutí v súlade s hierarchiou služieb, prechádza k priamym vykonávateľom.
Ďalšou dôležitou črtou „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s riadiacimi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti administratívnych služieb - expedície, úrady, kontrolné skupiny - sú upravené až po pravidlá pre vypĺňanie registratúrnych denníkov, kartoték a výkazov.
V kontexte existencie takejto podrobnej regulácie toku dokumentov v orgánoch je zavedenie zásadne novej technológie jedného alebo druhého zahraničného softvéru nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii klasickej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.
Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Podobné dokumenty
Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície:
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„dokumentácia“ – fixácia informácií na hmotných nosičoch v v pravý čas;
„papierovačky“ – činnosť, ktorá zabezpečuje tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;
"dokument" - úradný dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vypracovaný predpísaným spôsobom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;
"tok dokumentov" - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia, založenia do spisu a (alebo) odoslania;
"Potrebný dokument" - prvok dokumentu potrebný na jeho návrh a organizáciu práce s ním;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
"originál dokumentu" - prvá alebo jediná kópia dokumentu;
"kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie z pôvodného dokumentu a jeho vonkajšie prvky, ktorý nemá právnu silu;
"evidencia dokladu" - pridelenie evidenčného čísla dokladu, zadanie údajov o doklade do evidenčného a účtovného formulára;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„názvoslovie vecí“ – systematizovaný zoznam názvov vecí s uvedením lehôt ich uchovávania;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„prípad“ – súbor dokumentov resp samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;
"Služba riadenia kancelárie" - štrukturálna jednotka, ktorá je poverená funkciami vykonávania kancelárskej práce, ako aj osoby zodpovedné za udržiavanie kancelárskej práce v iných štruktúrnych jednotkách;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
"elektronická kópia dokumentu" - kópia dokumentu vytvorená v elektronickej forme;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
odsek je neplatný. - ;
"elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje tvorbu elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, ich uchovávanie a prístup k nim, ako aj evidenciu dokumentov;
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„elektronická správa dokumentov“ – správa dokumentov pomocou informačného systému.
()
Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.
(paragraf bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie zo 7. septembra 2011 č. 751)
III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
Dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom sa vyhotovujú na hlavičkovom papieri, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovenú skladbu podrobností, ich umiestnenie a prevedenie.
Formuláre federálneho výkonného orgánu sa vyvíjajú na základe uhlovej alebo pozdĺžnej verzie umiestnenia detailov. Pri rohovej verzii sú detaily formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. V pozdĺžnej verzii sú detaily formulára umiestnené v strede listu pozdĺž horného okraja.
Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Každý hárok dokumentu napísaný na hlavičkovom papieri aj na štandardnom hárku papiera musí mať okraje minimálne 20 mm – vľavo, 10 mm – vpravo, 20 mm – hore a 20 mm – dole.
Vzory formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.
(8 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:
a) štátny znak Ruskej federácie;
b) názov federálneho výkonného orgánu;
c) názov štrukturálneho oddelenia federálneho výkonného orgánu;
d) názov pracovného miesta;
e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;
f) názov druhu dokumentu;
g) dátum dokladu;
h) evidenčné číslo dokument;
j) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu;
k) pečiatka obmedzenia prístupu k dokumentu;
l) adresát;
m) pečiatka schválenia dokumentu;
n) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie);
n) názov textu;
p) text dokumentu;
c) značka kontroly;
r) poznámku o žiadosti;
s) podpis;
t) značka elektronického podpisu;
x) pečiatka schválenia dokumentu;
h) tlač;
w) značka na overení kópie;
w) poznámka o výkonnom umelcovi;
e) poznámku o vyhotovení listiny a jej odoslaní na vec;
j) poznámku o prevzatí písomnosti;
(9 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.
Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne sa vydáva vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s inými štátnymi orgánmi a organizáciami sa formalizuje pečiatkou (hárkom) schválenia, protokolom alebo schvaľovacím listom.
IV. Požiadavky na organizáciu obehu dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:
a) došlú dokumentáciu (došlú);
b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúce);
c) interná dokumentácia.
Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštových komunikácií, kuriérskych komunikácií a telekomunikácií.
Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením, odovzdaním vedeniu za odplatu, prechádzajú exekútorom a po vykonaní sa ukladajú do spisov.
Primárne spracovanie došlých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručenia dokumentov a dostupnosti dokumentov a príloh k nim, ako aj distribúciu dokumentov do evidovaných a nepodliehajúcich evidencii.
Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpisu alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.
(16 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Stratená sila. - Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356.
Evidované dokumenty odovzdáva evidenčná služba na posúdenie vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu inému úradníkov federálny výkonný orgán.
Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (uznesenia) odovzdáva spisová služba exekútorom.
(odsek 18 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Originál dokumentu sa zasiela štrukturálnemu oddeleniu federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vyhotovenie dokumentu. Ak je vykonávateľov viacero, originál dokumentu sa odovzdá štruktúrnej jednotke, ktorá je zodpovedným vykonávateľom, ostatné jednotky dostanú kópiu dokumentu.
Pri poskytnutí možnosti prístupu exekútora k elektronickej kópii dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov môže originál dokumentu zostať v evidencii, ak to ustanovujú pokyny na vedenie evidencie vo federálnom výkonnom orgáne.
(paragraf bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iné autorizovaná osoba sú odovzdané duchovnej službe na registráciu a odoslanie.
(odsek 20 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Spisová služba skontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a súlad počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia zhotoviteľovi.
Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.
Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi útvarmi federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom duchovnej služby.
Vo federálnom výkonnom orgáne vedie spisová služba evidenciu došlých, vytvorených a odoslaných dokumentov. Údaje o počte dokladov zosumarizuje, analyzuje evidenčná služba a predloží ju predsedovi federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.
Na evidenciu a vyhľadávanie dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch v súlade s prílohou. Ďalšie informácie o dokumentoch môžu byť použité v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.
V. Dokumentačný fond federálneho výkonného orgánu
Federálny výkonný orgán:
a) tvorí svoj dokumentačný fond z dokumentov vytvorených pri svojej činnosti;
b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov vytvorených pri svojej činnosti, ako aj pri činnosti jemu podriadených organizácií s uvedením lehôt uchovávania ;
c) vypracovať a schváliť album vzorov pre jednotné formy dokumentov vytvorený federálnym výkonným orgánom.
(pp. „c“ bolo zavedené nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Vytvorenie dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy záznamov zostavením nomenklatúry prípadov, vytvorením a spracovaním prípadov, zaistením ich bezpečnosti, zaznamenaním a odovzdaním prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu.
Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:
a) zostavuje spisová služba na základe nomenklatúry vecí štrukturálne členenia;
b) schvaľuje po jeho dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúci federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a nadobúda účinnosť 1. januára budúceho roka;
c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, ktorej sa na trvalé uloženie odovzdávajú dokumenty vzniknuté pri činnosti federálneho výkonného orgánu Archívny fond Ruská federácia;
d) pri zmene funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu.
Názvy sekcií nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvami štruktúrnych jednotiek federálneho výkonného orgánu.
Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou vecí, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia vrátane prípadov pre personál a pre prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane).
Prípady odo dňa ich vzniku až do odovzdania do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych jednotkách v mieste ich vzniku.
Puzdrá sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na dobu určenú vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jej uplynutí podliehajú vráteniu.
Iným štátnym orgánom a organizáciám sa veci vydávajú na základe ich písomnej žiadosti s povolením vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu povereného prácou úradu.
Sťahovanie dokumentov zo spisov trvalého uloženia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom v spise sa ponecháva kópia dokumentu overená predpísaným spôsobom a zákon o dôvodoch na vydanie originálu.
Prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) lehôt uchovávania sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadov spisovou službou. Prenos spisov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania a spisov o zamestnancoch, ktoré sa tvoria v štruktúrnych útvaroch federálneho výkonného orgánu. Prípady dočasnej (do 10 rokov vrátane) doby uloženia sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu a po uplynutí doby ich uloženia podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.
(34 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Podkladom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia je číselník prípadov.
Poznámka.
Otázky týkajúce sa zostavovania nomenklatúry vecí a súpisov vecí, tvorby a vykonávania vecí, ako aj likvidácie schránok na dočasné uloženie nájdete v „Základných pravidlách prevádzky archívov organizácií“ (schválené rozhodnutím Kolégia spolkového archívu zo 6. februára 2002), Pravidlá pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené Nariadenie vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č.477 Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iné archívne dokumenty v orgánoch verejnej moci, samosprávach a organizáciách, schválené. Príkaz Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526.Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, pri tvorbe a evidencii vecí, ako aj pri likvidácii prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archívnictva.
VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.
Elektronický dokument musí byť všeobecné pravidlá kancelárske práce a mať na papieri ustanovené podrobnosti o podobnom dokumente, s výnimkou údajov „Štátny znak Ruskej federácie“.
Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predchádzajúcej dokumentácie na papieri) a elektronické kópie dokumentov.
Skladbu elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne ustanovuje zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, vypracovaný dňa na základe odporúčaní Federálneho archívneho úradu.
Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu uskutočňuje výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnym archívom. agentúra.
Elektronické dokumenty zasielané orgánom verejnej moci a samosprávam sú podpísané rozšírenou kvalifikáciou elektronický podpis funkcionár federálneho výkonného orgánu v súlade s federálny zákon„O elektronickom podpise“.
V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť metódy potvrdzovania akcií elektronickými dokumentmi, v ktorých sa používajú iné typy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“.
Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva duchovná služba.
Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom služba správy kancelárie skontroluje platnosť elektronického podpisu.
Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa vygenerujú evidenčné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, používania a ďalších údajov.
Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v papierovej forme sú registrované v systéme elektronickej správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu v ňom.
Registrácia a účtovanie elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu.
Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou prípadov.
Z nomenklatúry vecí vyplýva, že vec sa vedie elektronickou formou, čo je uvedené v záhlaví veci alebo v stĺpci „Poznámka“.
Elektronické dokumenty po ich vyhotovení alebo odoslaní podliehajú uloženiu v súlade so stanoveným postupom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu na obdobia stanovené pre podobné dokumenty v papierovej forme.
Po uplynutí lehôt stanovených na uchovávanie elektronických dokumentov podliehajú zničeniu na základe zákona schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.
Funkcia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala
Názov typu dokumentu
Dátum dokumentu
Evidenčné číslo dokumentu
Dátum prijatia dokumentu
Evidenčné číslo došlého dokladu
Informácie o súvisiace dokumenty(názov druhu dokumentu, dátum, evidenčné číslo, typ komunikácie)
Nadpis k textu zhrnutie dokument)
Index prípadov podľa nomenklatúry prípadov
Informácie o preposielaní dokumentov
Počet listov hlavného dokumentu
Aplikačná poznámka (počet aplikácií, celkový počet aplikačných listov)
Pokyny na vyhotovenie dokumentu (exekútor, príkaz, dátum vyhotovenia)
Fajka
Lišta obmedzenia prístupu
Informácie o elektronickom podpise
Overenie elektronického podpisu
Subdivízia - zodpovedný vykonávateľ dokumentu
Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, ktorá určuje právny základ pre činnosť právnických osôb a jej dokumentáciu. Normatívna a metodická úprava kancelárskej práce (resp. dokumentačná podpora riadenia), nedostatky legislatívy.
semestrálna práca, pridaná 2.12.2014
Koncepcia, princípy a funkcie systému miestnej samosprávy v Rusku. nariadenia miestna samospráva ako subjekt výkonu práva. Normatívno-právne akty federálnej úrovne, subjekty Ruskej federácie a systémy miestnej samosprávy.
ročníková práca, pridaná 12.11.2008
Koncepcia a vývoj právneho základu územnej samosprávy. Ústava Ruskej federácie, federálne zákony, právne akty štátnych orgánov v sústave právnych aktov o miestnej samospráve. Základné princípy miestnej samosprávy Ruskej federácie.
abstrakt, pridaný 6.2.2008
Pojem a podstata miestnej samosprávy. Normatívno-právne základy miestnej samosprávy. Hlavné dokumenty upravujúce jurisdikciu spoločenstiev. Charakteristiky samosprávy vo vidieckych oblastiach. Orgány miestnej samosprávy vidieckeho sídla.
semestrálna práca, pridaná 24.12.2011
Postavenie miestnej samosprávy v štruktúre štátu krajiny a politický systém spoločnosť, jej právny rámec. Legislatívny základ miestnej samosprávy v MO GO "Mesto Južno-Sachalinsk". Spôsoby riešenia problému miestneho rozpočtu.
semestrálna práca, pridaná 13.03.2009
Správna organizácia dokumentačnej podpory pre manažment v vládne orgány. Proces riadenia v orgánoch vnútorných záležitostí (OVD). Hlavné prvky, obsah, druhy a úlohy kancelárskej práce na oddelení vnútorných vecí, jej právna úprava.
ročníková práca, pridaná 27.11.2011
Oficiálne a verejné uznanie miestnej samosprávy ako inštitúcie demokracie. Subjekty miestnej samosprávy, problematika miestny význam, vládne právomoci. Problémy súvisiace s realizáciou funkcií miestnej samosprávy.
(v červenej farbe. Nariadenia vlády Ruskej federácie zo 7. 9. 2011 č. 751, z 26. 4. 2016 č. 356)
I. Všeobecné ustanovenia
Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.
Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.
Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká svojej činnosti vypracuje pokyn na prácu úradu, ktorý schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva. .
II. Pojmy a definície
()
Dodatok
k Obchodnému poriadku
vo federálnych agentúrach
výkonná moc
zoznam požadovaných informácií o dokumentoch,
slúži na účely účtovníctva a vyhľadávania dokladov
v systémoch správy elektronických dokumentov
federálne výkonné orgány
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/
NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA
VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE
KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA
FAKULTA PRÁVA
PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN
Test
Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"
na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch verejnej moci a VÚC“
Vyplnil: študent skupiny 303
Panshina E.Yu.
Kemerovo 2010
Úvod
Záver
Úvod
Potrebu automatizácie kancelárskych procesov a organizácie elektronickej správy dokumentov dnes uznávajú štátne orgány a samosprávy takmer vo všetkých regiónoch Ruskej federácie. Ale spolu s pochopením takejto potreby vzniká množstvo otázok, bez odpovedí, na ktoré nie je možné pristúpiť k praktickej realizácii projektov.
Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali v prvom rade modernizovať a ktoré môžu počkať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?
V podstate všetky tieto otázky sa týkajú vybudovania kompetenčného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu s prihliadnutím na plánované financovanie, potreby výroby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.
Práca inžinierov, konštruktérov, výrobných manažérov zaberá veľa času študovaním, analyzovaním a zostavovaním rôznej dokumentácie. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla pri vývoji výrobných dokumentov, čo je spôsobené predovšetkým nedostatkom špeciálnych znalostí medzi zostavovateľmi. Eliminácia neproduktívnych časových výdavkov v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane oboznámenie zostavovateľov dokumentov s najvšeobecnejšími zákonitosťami Na druhej strane vnímanie dokumentov, a to je hlavná úloha, formulovanie a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem pre prípravu základných dokumentov.
Účelom kontrolnej práce je preštudovať teoretické základy organizácie práce úradu v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.
Podľa účelu kontrolnej práce boli stanovené tieto úlohy:
Definujte pojem pracovného toku;
Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;
Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;
Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.
1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu
Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme kontrolovaná vládou. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154C Na základe týchto Pravidiel vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva pokyn o kancelárskej práci. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.
Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovené zloženie podrobností, ich umiestnenie a vyhotovenie. Vzorové tlačivá schvaľuje príkaz vedúceho výkonného orgánu.
Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením v duchovnej službe, sú odovzdané vedeniu na odplatu a potom sa dostanú k účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súborov.
Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Uznesenie ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.
Pojem „workflow“ sa v súčasnosti používa mimoriadne široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovného toku implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovného toku“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.
V tomto príspevku sú pojmy „tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. posudzované výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. V súlade s tým sa pojmy vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na prácu vládnych orgánov.
Podľa definície (GOST R 51141-98) je pracovný tok „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, teda celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii pred ich odovzdaním do archívu alebo na zničenie.
Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. V „Štandardných pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa však funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku oficiálnych dokumentov. To naznačuje, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.
2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy
V Rusku sa v celoštátnom meradle vyvinula jednotná technológia pre prácu s dokumentmi riadenia, takzvaný štátny systém dokumentárnej podpory manažmentu (GS DOW). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách analógy, či už z hľadiska detailov spracovania technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, potom v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.
Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Existujú tri najvýraznejšie výhody: Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 98C.
Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;
Centralizácia riadiacich funkcií;
Jednotné normy obehu dokumentov.
Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument pod kontrolou v momente, keď ho úrad dostane. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje vysledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a orgánom územnej samosprávy so zárukou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.
Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov znamená, že dokument musí byť najprv nahlásený vedeniu a až potom, po získaní rozhodnutí v súlade s hierarchiou služieb, prechádza k priamym vykonávateľom.
Ďalšou dôležitou črtou „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s riadiacimi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti administratívnych služieb - expedície, úrady, kontrolné skupiny - sú upravené až po pravidlá pre vypĺňanie registratúrnych denníkov, kartoték a výkazov.
V kontexte existencie takejto podrobnej regulácie toku dokumentov v orgánoch je zavedenie zásadne novej technológie jedného alebo druhého zahraničného softvéru nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii klasickej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.
Tradičné papierovanie zahŕňa údržbu mnohých denníkov a/alebo kartoték, ktoré slúžia na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartoték je primárnym predmetom automatizácie kancelárie. Zároveň nič nebráni začleniť do automatizovaného systému možnosť prepojenia karty s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video). Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronické archívy s účinnými mechanizmami pre referenčnú a analytickú prácu na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.
Na druhej strane využitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu výkonu rôznych kancelárskych funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad tokom dokumentov. Môžete napríklad umožniť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom samostatne evidovať dokumenty a zároveň centrálne kontrolovať ich priechod. Prítomnosť siete spájajúcej územne vzdialené orgány navyše umožňuje centralizovanú kontrolu nad tokom dokumentov, čo nie je možné realizovať v rámci čisto papierovej technológie.
Ruský model pracovného toku je nielen plne kompatibilný s moderné prístupy k riadiacim procesom, ale výrazne prevyšuje aj západné modely správy dokumentov. Koniec koncov, v ruskom modeli môže dôjsť k strate dokumentov iba v dôsledku priameho porušenia pokynov pre prácu v kancelárii.
3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku
Potreba automatizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy je dnes už zrejmá každému.
Kancelárska práca využívajúca papierové časopisy a kartotéky je nezlučiteľná s požiadavkami na zefektívnenie práce štátnych zamestnancov z viacerých dôvodov.
Informácie o dokumentoch a priebehu ich vyhotovenia sú distribuované medzi systém kartoték organizácie a jej štruktúrnych oddelení. Preto získavanie informácií o práci s dokumentmi v podniku vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartoték.
Spisové skrine sú zvyčajne oddelené od účinkujúcich. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokladov.
Reprodukcia a pohyb veľkého množstva papierových dokumentov, údržba početných a rozmnožovacích žurnálov a kartoték vedie k veľkým neproduktívnym mzdovým nákladom.
Veľmi nebezpečné sú však kardinálne, revolučné prístupy k pracovnému postupu štátnych orgánov a miestnej samosprávy. To môže viesť nielen k oneskoreniu implementácie, ale aj k vážnym problémom v riadení.
Microsoft spolu s partnermi ponúka dva postupné softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy: Borodina V.V. Papierovanie v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184 °C.
Automatizovaná kancelárska práca pre tok papiera;
Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.
Takýto postupný prístup umožní postupne zvyšovať efektívnosť práce orgánu, čím sa eliminuje možnosť dezorganizácie jeho činností. Automatizovaná kancelárska práca pre papierový workflow je z krátkodobého hľadiska hlavným prístupom k automatizácii workflow vo verejných orgánoch a samosprávach.
Dokumenty spracovávané úradom, vrátane tých, ktoré sú prenášané pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy – tradične papierovú a elektronickú. Táto symbióza je výsledkom moderné vybavenie príprava dokumentov zahŕňa elektronickú formu uchovávania dokumentov a normatívna základňa a ustanovené pravidlá obehu – papier. Tiež najdôležitejší argument v prospech zachovania papierové médiá dokumenty je neprekonateľný komfort práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.
V orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy sa zrejme na dlhú dobu pri spracovávaní dokumentov v elektronickej forme budú šetriť operácie vyžadujúce vytváranie ich papierových kópií. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierová forma. Navyše, pričom výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov prebieha aj v papierovej forme.
Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou odpoveďou na moderné požiadavky súčasnej politickej a ekonomickej situácie na efektivitu ruských úradovštátna moc a samospráva. EDD podporujú aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania vo veľkých, progresívnych ruských komerčných štruktúrach.
4. Systémy, ktoré organizujú správu elektronických dokumentov
Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je súbor nových technológií pre prácu s dokumentmi. Použité technológie umožňujú organizovať "bezproblémovú" interakciu systémov zabezpečujúcich rôzne operácie spracovania dokumentov. V prvom rade medzi takéto technológie patria: Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 68C.
Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú prichádzajúce papierové dokumenty na plne elektronickú formu prezentácie;
Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;
Prostriedky prenosu údajov;
Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.
Tieto technológie umožňujú, aby sa podsystémy vykonávajúce rôzne funkcie navzájom organicky dopĺňali. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektivitu štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.
Elektronická správa dokumentov umožňuje vytvoriť v úrade jeden informačný priestor, ktorý integruje všetky dokumentačné systémy do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií Ruská kancelárska práca. Základom takejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a systémy správy dokumentov, ktoré s ním spolupracujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jedinom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa na väčšine úradov a miestnej samosprávy už mnohé úkony vykonávajú pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizovaného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na zabezpečenie jeho činnosti.
5. Pracovný postup úradných dokumentov
Hlavným cieľom pri vývoji technológií elektronickej správy dokumentov bolo dosiahnutie maximálnej kontinuity pravidiel a techník správy papierových dokumentov a práce v žurnálovom spise, čo umožňuje zabezpečiť bezbolestný prechod od tradičných k moderným technológiám.
Systém správy záznamov spracováva dokumenty uložené v jednom úložisku dokumentov úradu. To umožňuje zahrnúť dokumenty spracované úradnou správou dokumentov do jedného informačného priestoru úradu.
Technológia správy elektronických dokumentov je podporovaná nasledujúcimi spôsobmi funkčnosť systémy: M.I. Basakov. Kancelárska práca. Návod pre študentov vzdelávacie inštitúcie stredná odborné vzdelanie. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. -95C.
Registrácia v automatizovanom režime prichádzajúcich dokumentov prenášaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu vrátane tých, ktoré sú vybavené elektronickými digitálny podpis(EDS) a kryptoochrana;
skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;
Priloženie elektronického obrazu dokumentu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu k registračnej karte (RC);
diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;
Poskytnutie vlastnej osobnej virtuálnej kancelárie každému úradníkovi – účastníkovi administratívneho procesu, ktorý zabezpečuje, že úradník má prístup len k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;
Zabezpečenie procesu schvaľovania (vizuácie) návrhov dokumentov;
fulltextové a atribútové vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane vzdialeného fulltextového vyhľadávania;
Odosielanie elektronických odchádzajúcich dokumentov e-mailom alebo zverejnenie na internetovom portáli úradu (pomocou ľubovoľného Email, podporujúce MAPI), chránené EDS a šifrované pomocou certifikovaných nástrojov;
Zakladanie a vykonávanie vecí, t.j. zoskupovanie vyhotovených listín do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín vo veci;
Archivácia elektronických dokumentov, záležitosti úradu.
Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je RC dokumentu, ktorého úplnosť detailov poskytuje možnosť generovania štatistických a analytických správ o rôznych informačných výsekoch, jednoduché vyhľadávanie.
Zároveň je možné hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností, určených pre každú skupinu dokumentov. Podľa dodatočných podrobností Kazašskej republiky je možné spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná automaticky. Pre dokument prijatý ako výsledok výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností o RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je priložený k AC. Zároveň sa overuje identita dokumentu opatreného EDS a kryptoochranou. Ak došlý dokument príde v papierovej podobe, z prostredia systému sa vyvolá OCR balík a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti späť do systému riadenia kancelárie so súčasným priložením dokumentu k AC. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastaví prístupové práva k súboru na úrovni zabezpečenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred editáciou.
Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vyhotovenie a uloženie v elektronickej podobe, navrhuje sa využiť možnosť „Registrácia streamu“. V tomto prípade po zadaní registračných údajov o dokumente v Kazašskej republike používateľ automatizovanej pracovnej stanice (AWS) in-line registrácie vytlačí na prvý list čiarového kódu, ktorý zodpovedá internému systémovému číslu pridelenému systému k registrovanému dokumentu. Potom dokumenty v náhodnom poradí z rôznych pracovných staníc na registráciu prúdu dorazia na skenovaciu stanicu vybavenú vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarového kódu sú pripojené k príslušným evidenčným kartám dokumentov.
Po registrácii sa AC s priloženým dokumentom odošle cez sieť úradníkovi zodpovednému za vydanie rozhodnutia o vykonaní dokumentu a potom vykonávateľom dokumentu v súlade s podrobnosťami uznesenia. Zároveň je každý vedúci alebo vykonávateľ obdarený určitými právami, ktoré umožňujú zabezpečiť organizáciu práce s dokumentmi čo najbližšie klasickej práci pri stole, na ktorom sú dokumenty, ktoré sú v kompetencii len tohto zamestnanca a ktoré buď čakajú na začatie exekúcie (v priečinku Prijaté) sú usporiadané do priečinkov , alebo prijaté zamestnancom na vykonanie (v priečinku V exekúcii), alebo prevedené na podriadených s uvedením termínu exekúcie (v priečinku Dňa ovládací priečinok).
V rámci práce s elektronickými dokumentmi je zabezpečené kombinované fulltextové a atribútové vyhľadávanie požadovaného dokumentu, a to aj prostredníctvom webového prístupu do databázy dokumentov systému.
Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interné dokumenty podľa štandardnej technológie sú pripojené aj k RK. Odchádzajúci dokument, spolu s náležitosťami RK, môžu byť chránené EDS, zašifrované a odovzdané adresátovi.
V spojení s možnosťou registrácie dokumentov prijatých prostredníctvom komunikačných liniek je teda zabezpečená podniková elektronická správa dokumentov. Vyhotovené dokumenty sú formované do škatúľ a prenášané do archívu.
6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi
V súčasnosti mnohé verejné orgány už využívajú dedičstvo automatizované systémy správa dokumentov. Sú postavené na odlišnom softvérovom a hardvérovom základe. Niektoré z nich dodávané partnermi Microsoftu (vrátane vyššie opísaného systému Delo spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na báze moderných technológií. Taktiež je stále v prevádzke značný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch je v dohľadnej dobe nemožné tak z politických (práva subjektov federácie a samospráv), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia a najmä výmena operačných systémov je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.
V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký nástroj na medzirezortnú výmenu dokumentov, ktorý by sa dal jednoducho prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich/odchádzajúcich správ a umožňoval by prepojenie rôznych systémov.
Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť opatrené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu a v jednotlivé prípady- uzavreté kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.
Každá organizácia má mnoho korešpondenčných organizácií, s ktorými sa vymieňajú dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Zaťažiť systémy jednotlivých organizácií funkciou nepretržitej podpory servisné informácie potrebné na organizáciu výmeny je nepraktické. Je logické postaviť výmenu dokumentov nie na princípe „každý s každým“, ale na princípe „hviezdy“ – na základe centier výmeny dokumentov (DPC).
Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúcu sadu funkcií: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 127 s.
Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;
Podpora databáz adries a výpočet trás doručenia dokumentov;
Garantované doručenie dokumentov;
Dodatočná archivácia dokumentov;
Podpora a synchronizácia adresárov.
Strediská správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré udržiavajú infraštruktúru súkromných a verejných kľúčov, autentizačné postupy pre organizácie zúčastňujúce sa výmeny.
Pre integráciu s dátovým centrom môžu byť staršie podnikové systémy v prípade potreby doplnené špeciálnymi modulmi rozhrania, ktoré poskytujú predbežnú konverziu formátu a postupy výmeny s dátovým centrom.
7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní
Riešenie pre obecné a iné úrady s malým množstvom pracovných postupov. Túto kategóriu možno klasifikovať komunálnych štruktúr manažment s malým množstvom toku dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu pre implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednoužívateľské riešenie vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo cez dátové centrum. Používateľom takéhoto riešenia je spravidla zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém vedie evidenciu došlých/odoslaných dokumentov, evidenciu uznesení o dokumentoch, dokumentov odpisovaných k prípadu a archivovaných. o vo veľkom počte zamestnanci môžu viesť aj evidenciu pohybu papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej forme od vyššej organizácie sa okamžite zaevidujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Nadradená organizácia automaticky dostane oznámenie, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154C.
Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;
Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe.
8. Riešenie pre samosprávu
Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry samospráv, ktoré majú priemerný objem obehu dokumentov od 3 000 do 10 000 dokumentov ročne, kanceláriu alebo sekretariát ako stavebne oddelenú jednotku a pracujúcu nielen s dokumentmi organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov. a podnikmi. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočnú flotilu osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť viacužívateľské riešenie s počtom pracovných miest od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo cez dátové centrum), komunikáciou s portálom pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet.prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečovať evidenciu došlých / odoslaných dokumentov, účtovanie rozhodnutí o dokumentoch, odpisovanie dokumentov k prípadu a archiváciu. O pohybe papierových originálov treba viesť aj záznam.
Používateľmi takéhoto riešenia sú spravidla nielen pracovníci kancelárie, ale aj množstvo pracovníkov funkčných oddelení. Keďže väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto riešenia možno prácu s časťou dokumentov organizovať prevažne alebo výlučne v elektronickej forme. Prichádzajúce papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetku ďalšiu prácu s nimi už možno vykonávať elektronicky. Proces vybavovania dokumentov (ukladanie a výkon uznesení) je možné organizovať aj v elektronickej forme.
Ak má organizácia trvalo dostupný kanál na internete, vzdialený prístup do systému EDD je možné zorganizovať cez webové rozhranie, ktoré umožňuje kontrolovať priebeh prác tak pre úradníkov, ktorí sú preč, ako aj pre vyššie organizácie.
Toto riešenie umožňuje: Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.
Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;
Znížiť zaťaženie kancelárskeho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;
Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;
Organizujte efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;
Skráťte čas na hľadanie potrebných dokumentov;
Znížiť počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe;
Zrýchlite a urobte viac efektívnu prácu zamestnancov na vyhotovenie dokumentov;
Znížiť náklady na prácu s výzvami občanov a organizácií podávanými elektronicky (cez portál);
Poskytnite kontrolu nad vykonávaním dôležité dokumenty z vyšších organizácií.
Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizovanie vzdialeného internetového prístupu k údajom systému EDD, súbor internetových technológií od spoločnosti Microsoft (Internet Information Services, ASP technológia, Microsoft Index Server) a API poskytované systémom Delo-Enterprise na publikovanie. dokumenty možno použiť priamo zo základne.
automatizácia napájania pracovného toku
Záver
Charakteristickým rysom kancelárskej práce a workflow vo verejnej správe alebo samospráve, ako systém dokumentárnej podpory riadenia, je 100% odraz procesov riadenia v dokumentárnej forme. Procesy kancelárskej práce a obehu dokumentov preto nadobúdajú samostatný charakter a vyžadujú si vlastný systém riadenia.
V súčasnosti prebieha proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí v r verejné inštitúcie, pričom v mnohých z nich je doteraz dosiahnutá úroveň dostatočná na zavedenie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. To si ale okrem počítačov a sietí vyžaduje aj súbor moderných softvérových riešení.
Ruská federácia si je plne vedomá dôležitosti tejto oblasti, ktorá sa odráža vo federálnom cieľový program„Elektronické Rusko“ vo všeobecnosti a v množstve jeho špecifických činností.
Konečný výsledok administratívnej činnosti štátneho aparátu závisí od mnohých medzičlánkov, jedným z nich je obchodno-výrobný, čo umožňuje efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová práca koordinuje všetky fázy práce – od návrhu až po praktickú realizáciu riešení. Proces riadenia zahŕňa nasledujúce hlavné typické zdokumentované operácie:
Zber a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutí;
rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom;
Výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone;
Prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.
Administratívny aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a poverených organizačných a administratívne dokumenty vytvárané obehové bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach hospodárstva a verejnej správy. Ak vezmeme do úvahy, že v administratívnom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je približne 60 miliárd hárkov a stále rastie, potom niet pochýb o tom, že efektívna regulácia tento proces má veľký význam. Ako jeden z prostriedkov regulácie tokov dokumentov je dokumentárny štátne normy, celozväzové klasifikátory a jednotné systémy dokumentáciu. Tieto a ďalšie štandardy sú uznávané na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu, na vytvorenie optimálnej technológie na riadenie správy dokumentov každej administratívnej jednotky.
Zoznam použitej literatúry
1. M.I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Papierovanie v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.
3. Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanov. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256s.- (Vyššie vzdelanie)
4. Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I.N. Kuznecov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.
5. Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 256 s.
6. Štátny systém podpora správy dokumentácie. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991
Hostené na Allbest.ru
...Podobné dokumenty
Štúdium právomocí štátnej moci a miestnej samosprávy v r moderné Rusko. Spôsoby implementácie úradmi obecných úradov individuálny štátne právomoci. Vzťahy medzi samosprávami a štátnymi orgánmi.
ročníková práca, pridaná 04.05.2010
Teoretické aspekty organizácie dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a správou dokumentov. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza dokumentárneho obratu nemocnice.
práca, pridané 01.06.2013
Štúdium charakteristík personálneho manažmentu vo Volgogradskej divízii Ministerstva palív, energetiky a regulácie taríf. Zlepšenie právneho rámca pre personálny manažment v orgánoch verejnej moci.
práca, pridané 04.08.2014
Charakteristika správy vidieckej osady Sushchevsky v regióne Kostroma. Právne základy organizácie miestnej samosprávy. Vzťah samospráv k orgánom verejnej moci. Personálny manažment administratívy.
správa z praxe, pridaná 07.09.2009
Analýza miestnej samosprávy, určenie jej miesta a úlohy v systéme verejnej správy. Hlavné problémy v oblasti interakcie medzi samosprávami. Vlastnosti interakcie orgánov v obce Surgut.
práca, pridané 22.08.2011
Pojem a význam kancelárskej práce v činnosti podniku, princípy a úloha automatizácie. Úlohy služby správy dokumentov. Technológie na implementáciu systémov elektronickej správy dokumentov, používané softvérové nástroje.
semestrálna práca, pridaná 1.10.2015
Personálne poradenstvo: koncept, podstata a obsah. Rozvoj personálneho poradenstva v Rusku. Outsourcing ako metóda poradenstva. Optimalizácia administratívnych a riadiacich procesov v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy v Ruskej federácii.
semestrálna práca, pridaná 26.06.2013
Popisy aplikácie počítačových technológií na zlepšenie procesov riadenia dokumentácie. Charakteristika kancelárskej práce Astrachanského štátneho konzervatória. Analýza tokov dokumentov, organizácia práce s dokumentmi.
práca, pridané 12.12.2011
Podstata organizačnej štruktúry orgánov verejnej moci, princípy a prístupy k jej formovaniu, znaky a kritériá hodnotenia efektívnosti. Odporúčania na zlepšenie organizačnej štruktúry výkonného výboru daného regiónu.
práca, pridané 04.08.2015
Dokumentácia riadiacich činností. Štátny systém predškolských vzdelávacích inštitúcií. Obchodné a komerčné písanie. Organizácia práce s dokumentmi. Automatizácia procesov dokumentačnej podpory manažmentu. História informatizácie kancelárskej práce.