Iniciácia vystavenia príkazu končí. Objednávky v organizácii: typy a konštrukčné prvky

Vo fáze prípravy objednávky sa vykonávajú nasledujúce operácie

príprava návrhu objednávky;
vypracovanie Objednávky.

Prípravu a realizáciu návrhov príkazov vykonávajú úradníci - vedúci oddelení (špecialisti) v mene vedúceho podniku.

1. Príprava návrhu objednávky

Pri príprave návrhu vyhlášky sa problém preštuduje a vypracuje sa text návrhu vyhlášky.

Text poriadku sa spravidla skladá z dvoch častí: zisťovacej a administratívnej.

V zisťovacej časti uvádzajú dôvody (fakty, udalosti, dokumenty a pod.) a motivujú za účelom vydania príkazu.

Uvádzacia časť príkazu sa vynecháva, ak jeho administratívna časť nepotrebuje objasnenie (t. j. dôvod vydania príkazu je zrejmý).

Zisťovacia časť Objednávky je oddelená od administratívnej časti deliacim slovom "OBJEDNÁVAM:", ktoré je vytlačené na samostatnom riadku od nultej pozície tabelátora, veľkými písmenami s dvojbodkou, bez medzier a úvodzoviek.

V administratívnej časti objednávky uvedú „komu“ (zhotoviteľ alebo stavebná jednotka – zodpovední za realizáciu), „čo robiť“ (uviesť konkrétne dielo), „do akého dátumu“ (lehoty na jeho realizáciu). dokončenie). Ak je pokyn pre výkonného umelca daný trvalo, môže sa stať, že nebude chýbať lehota na vykonanie.

Administratívna časť textu nariadenia je spravidla rozdelená na odseky, ktoré sú očíslované arabskými číslicami. Posledný odsek označuje osobu alebo štrukturálnu jednotku, ktorá je poverená kontrolou nad vykonávaním Objednávky ako celku.

V samostatnom odseku na konci Objednávky sú v prípade potreby uvedené skôr vydané dokumenty (Príkazy, Rozhodnutia a pod.) alebo ich časti, ktoré sa touto Objednávkou rušia, menia alebo dopĺňajú.

Samostatné úlohy (napríklad úloha obsahujúca digitálne dáta) alebo uvedené do platnosti príkazom predpisov(Pokyny, Predpisy, Pravidlá a pod.) sú spravidla vypracované vo forme Prílohy k Objednávke s odkazom na ne v príslušných odsekoch Objednávky. Na prvej strane Dodatku v pravom hornom rohu je nápis: „Príloha k príkazu vedúceho as „NÁZOV FIRMY“ zo dňa 00.00.00 č. 000“.

Strany objednávky a prihlášok sú očíslované ako jeden dokument.

2. Registrácia návrhu Objednávky

Vyhotovenie návrhu objednávky spočíva v tom, že sa na presne určených miestach uloží formulár alebo štandardný list s potrebným (definovaným pre tento typ dokumentu) súborom podrobností (podľa GOST 6.38-90). V tejto fáze sú k návrhu objednávky pripojené tieto podrobnosti:

znak organizácie;
organizačný kód podľa OKPO;
kód dokladu podľa OKUD;
názov spoločnosti;
názov typu dokumentu;
miesto zostavenia alebo uverejnenia;
názov textu;
text;
značka o prítomnosti prihlášky;
meno umelca a telefónne číslo.

Objednávky na hlavnú činnosť (prvý hárok) sa spravidla vypisujú na všeobecnom hlavičkovom papieri podniku.

Podpísanie Objednávky

schválenie návrhu objednávky;
prevod návrhu Objednávky do služby DOW;
kontrola správnosti vyhotovenia návrhu Objednávky;
úprava návrhu Objednávky;
pripevnenie požadovanej „pečiatky s obmedzením prístupu k dokumentu“;
podpísanie návrhu objednávky.

3. Schválenie návrhu objednávky

Podpis návrhu objednávky sa začína jej schválením. Úradník pripravujúci návrh vyhlášky ho koordinuje s:

vedúci štrukturálnych divízií;
právnik;
hlavný účtovník;
ďalší zainteresovaní úradníci.

Takéto schválenie sa vykonáva formou pripevnenia požadovaného „víza“ na presne vymedzenom mieste Všeobecná forma alebo štandardný list, na ktorom je vyhotovený návrh Objednávky (ďalej len „na Objednávkovom formulári“). Ak sa počas koordinácie vyskytnú pripomienky, sú uvedené buď v samotnom víze (ak je komentár krátky), alebo na samostatnom hárku s príslušnou poznámkou na formulári objednávky („Komentáre sú pripojené“ vedľa víza). Víza sa zbierajú na poslednej strane návrhu objednávky.

4. Prenos návrhu Objednávky do služby DOW

Po dokončení schválenia predloží návrh príkazu úradník, ktorý ho pripravil, službe DOW na podpísanie vedúcemu podniku (alebo jeho zástupcovi, ktorý má príslušné práva - ďalej len „jeho zástupca“).

5. Kontrola správnosti vyhotovenia návrhu Objednávky

Pred odovzdaním návrhu objednávky na podpis vedúcemu podniku (jeho zástupcovi) zamestnanec služby DOW skontroluje správnosť jeho vykonania v súlade s aktuálnym štátne normy o organizačnej a administratívnej dokumentácii. Nesprávne vyhotovený návrh príkazu sa vráti funkcionárovi, ktorý ho pripravil, na revíziu.

6. Oprava návrhu objednávky

Vedúci podniku (jeho zástupca) môže meniť a dopĺňať návrh objednávky, ktorý dostal od špecialistu služby DOW na podpis. Takéto zmeny a doplnky sa stávajú neoddeliteľnou súčasťou návrhu objednávky a neporušujú jej právnu silu.

7. Uvedenie požadovaného „Pečiatka o obmedzení prístupu k dokumentu“

Ak návrh Objednávky obsahuje informácie uvedené v Zozname informácií tvoriacich obchodné tajomstvo podniku, na návrh vyhlášky vedúci (jeho zástupca) umiestni rekvizity „pečiatku obmedzenia prístupu k dokumentu“.

8. Podpísanie návrhu objednávky

Objednávku podpisuje (v Objednávkovom formulári je potrebný „podpis“) vedúci podniku (alebo jeho zástupca, ktorý má príslušné práva). Prvá kópia Objednávky je podpísaná (originál). Objednávka nadobúda platnosť okamihom jej podpisu, pokiaľ nie je v jej texte uvedené inak.

Registrácia objednávky

V tejto fáze sa vykonávajú technologické operácie súvisiace s:

registrácia Objednávky;
pripevnenie požadovanej „Označenia kontroly“.

9. Registrácia Objednávky

Kompletne pripravenú, vykonanú a podpísanú Objednávku pred jej odovzdaním Dodávateľovi na prácu (realizáciu) zaevidujú špecialisti služby DOW. Registrácia je potrebná na zaistenie bezpečnosti dokumentov, ich rýchle vyhľadávanie, účtovanie a kontrolu. Existuje niekoľko foriem registrácie dokumentov: centralizovaná, decentralizovaná a zmiešaná (v tento materiál Nebudeme sa zaoberať ich podrobnými charakteristikami).

Registrácia objednávky je fixácia skutočnosti jej vytvorenia uvedením údajov „index“ a „dátum“ (na formulári objednávky) s následným zaznamenaním potrebné informácie o Objednávke v registračných formulároch (časopisy a/alebo karty).

Objednávka je evidovaná iba raz - v deň jej podpisu. Pri prevode zaregistrovanej zákazky z jednej štrukturálnej jednotky podniku do druhej nedochádza k jej opätovnej registrácii.

Požadovaný „dátum“ je uvedený na Objednávke po jej podpísaní (špecialistami služby DOW).

Nevyhnutným „indexom“ rádu sú spravidla arabské číslice bez abecedných znakov, zoradené v chronologickom poradí (jednoduché sériové číslovanie) od začiatku. kalendárny rok. Túto náležitosť umiestňujú na Objednávku (na Objednávkovom liste) odborníci príslušných štrukturálnych odborov (služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie, štrukturálne oddelenie, ktorého vedúci pripravil návrh Objednávky), v závislosti od formy evidencie dokumentov prijatých na podniku.

Indexy nie sú pripevnené k prílohám objednávky.

Objednávky na hlavnú činnosť sa evidujú v samostatných registračných formulároch (Vestníky evidencie objednávok na hlavnú činnosť). Forma registračného denníka nie je regulovaná, to znamená, že optimálne zloženie a usporiadanie registračných stĺpcov (podrobností) určuje podniková služba DOW podľa vlastného uváženia. Forma a postup vedenia takýchto denníkov je stanovený v „Pokynoch na vedenie denníka (karty) na evidenciu objednávok na hlavné činnosti“, ktorý podnik vypracuje. V registračných formulároch sa spravidla používajú nasledujúce registračné polia:

index a dátum;
autor (vývojár);
kto podpísal;
titul a/alebo zhrnutie;
aplikácie;
uznesenie (obsah objednávky, účinkujúci, autor objednávky, dátum);
potvrdenie dodávateľa o prijatí objednávky;
doba vykonania;
značka kontroly;
pokrok vo vykonávaní;
poznámka o výkone;
číslo prípadu;
prenos dát na strojový nosič

Ak Objednávka obsahuje informácie uvedené v Zozname informácií tvoriacich obchodné tajomstvo podniku, Objednávka je evidovaná v osobitnom účtovnom (evidenčnom) formulári. Technológia odovzdávania dokumentov obsahujúcich obchodné tajomstvo v podniku sa v tomto materiáli nezohľadňuje.

10. Odloženie požadovanej „značky kontroly“

Registráciu Objednávky možno považovať za počiatočnú fázu kontroly nad jej vykonaním. Potom, čo vedúci (jeho zástupca) podniku naznačil, že príkaz má byť pod kontrolou, odborník predškolskej vzdelávacej inštitúcie umiestni na ľavý okraj príkazu požadovanú „značku kontroly“ oproti požadovanému „záhlaviu text“ (menej často - oproti kontrolovaným bodom tohto poriadku).

Vykonanie a kontrola vykonania objednávky

V tejto fáze sa vykonávajú technologické operácie súvisiace s:

reprodukcia Objednávky;
osvedčenie duplikátov objednávky;
distribúcia objednávky (kópií) výkonným umelcom;
zadanie Objednávky na kontrolu;
kontrola včasného prijatia Objednávky (kópií) exekútormi;
vykonanie Objednávky;
overovanie a regulácia vykonávania Objednávky;
podávať správy vedúcemu podniku o vykonávaní príkazu;
súhlas so zmenou podmienok a postupu pri realizácii Objednávky;
zmena podmienok a postupu pri realizácii Objednávky;
dokončenie realizácie objednávky.

Objednávka podpísaná vedúcim (jeho zástupcom) a zaregistrovaná odborníkmi služby DOW sa prenáša na dodávateľov uvedených v nej proti prijatiu za prácu na jej implementácii.

11. Reprodukcia objednávky

Ak je v Príkaze uvedených niekoľko Vykonávateľov, je v záujme zabezpečenia rýchleho vykonania Príkazu povolené reprodukovať ho v požadovanom počte kópií. Potrebu rozmnožovania Objednávky a počet kópií (mailing listu) určuje osoba, ktorá organizuje jej vyhotovenie (Zodpovedný vykonávateľ). V zozname adresátov je uvedený názov objednávky, meno interpreta, štruktúrna jednotka, počet odovzdaných kópií, dátum. Je to zodpovednosťou výkonný ktorý pripravil túto objednávku.

12. Overenie duplikátov Objednávky

Replikované kópie objednávky sú certifikované odborníkmi služby DOW. Na overenie kópie objednávky pripojí špecialista služby DOW na formulár objednávky, na ktorom je vydaná každá kópia objednávky, rekvizitu „osvedčenie kópie“.

Všetky rozmnožené a overené kópie Objednávky buď prevedú špecialisti služby DOW Zodpovednému realizátorovi na samodistribúciu Dodávateľom, alebo ich samotní špecialisti služby DOW distribuujú každému Dodávateľovi. Kópie Objednávky sa odovzdávajú Dodávateľom pod ich vlastnoručným podpisom, ktorý pripojí k zoznamu adries (zvyčajne na zadnej strane posledného listu pôvodnej Objednávky). V prvom prípade sa podpíše Zodpovedný exekútor s uvedením počtu doručených kópií, v druhom prípade všetci exekútori, ktorí dostali kópiu Príkazu.

Spracovanie Objednávok a ich odovzdanie na prácu (realizáciu) Dodávateľom sa musí uskutočniť do jedného pracovného dňa od ich prijatia po podpise do služby DOW.

14. Vyjadrenie príkazu na kontrolu

Vykonávanie všetkých registrovaných Príkazov podlieha kontrole.

Za organizáciu kontroly nad vykonávaním príkazu je zodpovedný vedúci (jeho zástupca) podniku. Hlavným cieľom organizácie kontroly je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonanie Objednávky. Kontrolu nad vykonávaním príkazu vykonávajú špecialisti služby DOW a úradník, ktorý tento príkaz pripravil.

Aby bola objednávka pod kontrolou, špecialisti predškolskej vzdelávacej inštitúcie vyplnia príslušné stĺpce v registračných formulároch (časopisy a / alebo karty).

15. Kontrola včasného prijatia Príkazu (kópií) vykonávateľmi

Ak bola distribúcia objednávky (jej kópií) dodávateľom vykonaná nezávisle zodpovedným dodávateľom, potom musia špecialisti služby DOW skontrolovať ich včasné prijatie dodávateľmi, aby mohli začať pracovať na vykonávaní pokynov zaznamenaných v to.

16. Vykonanie Objednávky

Vykonávanie špecifických prác Dodávateľom v zmysle zadania (úlohy) zaznamenanej v Objednávke.

17. Overovanie a regulácia vykonávania Objednávky

Zodpovedný vykonávateľ samostatne osobne kontroluje priebeh realizácie Príkazu.

Špecialisti služby DOW kontrolujú termín vykonania Objednávky. Termín vykonania Pokynu je časový úsek určený na vykonanie Pokynu alebo kalendárny dátum, do ktorého je vykonanie naplánované. Podmienky realizácie Objednávky môžu byť štandardné alebo individuálne.

Typické lehoty na vyhotovenie dokumentov sú ustanovené zákonmi najvyššími orgánmi štátnej moci a manažment. 10 dní je určených na zváženie a nahlásenie vykonania Príkazov podľa štandardných lehôt na vykonanie, ak lehota na vykonanie nie je uvedená v Príkaze.

Jednotlivé termíny vyhotovenia uvádza autor objednávky v jej texte alebo ich stanovuje vedúci (jeho zástupca) podniku. Typické a individuálne termíny sú vypočítané v kalendárne dni od momentu podpisu (nadobudnutia účinnosti) Objednávky. Ak individuálny termín vykonanie Pokynu sa líši od štandardného, vtedy sa za čas vykonania považuje individuálny termín. Ak je potrebné splniť body Objednávky v rôznych časoch, každá položka má svoj vlastný termín na vykonanie.

Monitorovanie priebehu vykonávania Príkazu sa vykonáva denne, ak predtým dátum splatnosti exekúcie sa ponecháva od 1 do 5 dní, a to dvakrát počas lehoty - ak do lehoty na vykonanie exekúcie zostáva 5 až 10 dní.

18. Správa vedúcemu podniku o plnení nariadenia

Zodpovedný vykonávateľ a špecialisti služby DOW na základe výsledkov kontroly informujú vedúceho (jeho zástupcu) podniku o priebehu vykonávania príkazu, dosiahnutých výsledkoch a vzniknutých okolnostiach, ktoré bránia vykonaniu objednávky včas.

19. Koordinácia zmien v načasovaní a postupe pri realizácii Objednávky

V nevyhnutné prípady Vedúci (jeho zástupca) podniku a Zodpovedný vykonávateľ sa dohodnú na zmene načasovania a postupu pri realizácii Príkazu. Základom toho je memorandum Zodpovednej exekutívy s motiváciou potreby takýchto zmien. Rozhodnutie o zmene načasovania a postupu vykonávania príkazu sa odráža v uznesení vedúceho (jeho zástupcu) podniku.

Zmena podmienok a postupu pri realizácii Príkazu musí byť vykonaná minimálne dva dni pred uplynutím platnosti Príkazu.

20. Zmena podmienok a postupu pri realizácii Objednávky

Na základe uznesenia vedúceho (jeho zástupcu) podniku špecialisti služby DOW zmenia podmienky a postup vykonávania objednávky vykonaním potrebných úprav v príslušných stĺpcoch v registračných formulároch (časopisy a / alebo karty).

21. Ukončenie realizácie Objednávky

Príkaz sa považuje za vykonaný, ak sa skutočne vykonajú opatrenia v ňom uvedené (dokončí sa konkrétna úloha, pripraví sa písomná odpoveď atď.) alebo sa vypracuje iný dokument na jeho vykonanie.

Prenesenie vykonanej objednávky do prípadu

V tejto fáze sa vykonávajú technologické operácie súvisiace s:

vrátenie vykonanej Objednávky do služby DOW;
záznam o vykonaní Objednávky;
odňatie vykonaného Príkazu spod kontroly a jeho vloženie do veci.

22. Vrátenie vykonanej Objednávky do služby DOW

Objednávku zaregistrovanú špecialistami služby DOW po vykonaní musí výkonný riaditeľ vrátiť službe DOW na založenie do prípadu (založenie prípadov).

23. Záznam o vykonaní Objednávky

Výsledok vykonania Objednávky je uvedený v písomnej správe alebo zaznamenaný krátka forma na samotnej Objednávke (Zodpovedný vykonávateľ a/alebo špecialisti služby DOW vyplní pole " stručná informácia o vykonaní „požiadavky“ značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu“). Okrem toho špecialisti služby DOW urobia potrebné značky (záznamy) v príslušných stĺpcoch registračných formulárov ( časopisy a/alebo karty).

24. Odňatie vykonanej Príkazy spod kontroly a jej založenie do spisu

Objednávka je po vykonaní odňatá spod kontroly. Ak potreba vykonať Príkaz pominula, potom je zbavený kontroly osobou, ktorá ho dala pod kontrolu. Špecialisti predškolskej vzdelávacej inštitúcie zároveň robia potrebné značky (záznamy) v príslušných stĺpcoch registračných formulárov (časopisy a / alebo karty).

Zadanie Pokynu do veci (tvorba prípadov) je zoskupenie vykonaných Pokynov do prípadov v súlade s Nomenklatúrou prípadov podniku. Vytváranie prípadov vykonáva špecialista v službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie pod priamym dohľadom vedúceho podniku.

Na formulári objednávky podanom v prípade špecialisti služby DOW uvedú požadovanú „značku o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu“ a urobia potrebné značky (záznamy) v príslušných stĺpcoch registračné formuláre (časopisy a / alebo karty).

Pri vytváraní puzdier je potrebné dodržiavať nasledujúce požiadavky:

v prípade sú zadávané iba vykonané a správne vykonané Príkazy;
Objednávky na hlavné činnosti sú zoskupené oddelene od objednávok pre personál;
Do prípadu sa spravidla združujú Objednávky na jeden rok (s výnimkou prechodných);
jedna (originálna) kópia Objednávky je priložená v prípade;
Objednávky v prípade sú usporiadané v číselnom poradí (vo vzostupnom poradí podľa ich evidenčných (poradových) čísel) poradí;
Prílohy (dokument je označený ako „Príloha“) k Objednávke sa ukladajú do súboru spolu s príslušnou Objednávkou;
dokumenty pre Objednávky sú zoskupené a uložené oddelene a uchováva ich osoba, ktorá pripravila ich návrhy;
Objednávky obsahujúce informácie uvedené v Zozname informácií, ktoré sú obchodným tajomstvom podniku, sa združujú a ukladajú do samostatného súboru.

Keď zúrili vášne okolo koordinácie kontroverzných bodov, keď sa overovali všetky slová a interpunkčné znamienka, keď právnik neochotne schválil projekt, na ktorom sa všetci dohodli, keď mal manažér konečne pár minút na to, aby sa oboznámil s výsledkom práce najlepšie mysle spoločnosti a on, spokojný s týmito výsledkami, rozvážne vložil svoj podpis pod dokument, objednávka padla do rúk sekretárky. Od tohto momentu stráca celý jeho budúci osud akúkoľvek nepredvídateľnosť či premenlivosť. Bude sa riadiť striktne stanoveným kurzom, prežije postupy, ktoré sú vopred dané nespornými pokynmi pre kancelársku prácu, a bude uložená u bratov v presne dohodnutom priečinku. Od momentu podpísania príkazu totiž nastupujú páky zvané „technická podpora prechodu administratívneho dokumentu“.

Registrácia alebo vytvorenie systémov na vyhľadávanie informácií administratívne dokumenty

Podpísaná objednávka by mala byť zaevidovaná, t.j. zadať do informačného a referenčného systému určité údaje o doklade: dátum, poradové číslo, sumár. Objednávky na hlavné činnosti sú evidované hrubým číslovaním počas kalendárneho roka. Dlho sa na registračný proces používali knihy zákaziek, ktoré boli predpísané na prešívanie povinným číslovaním listov, aby sa predišlo podvodom.

Dnes však klasické knihy ustupujú elektronickým príručkám. Aj keď máte tradičnú (ručnú) evidenciu objednávok, odporúčam účtovníctvo duplikovať v v elektronickom formáte, vďaka čomu je možné súčasným stlačením tlačidiel „CTRL“ a „F“ v priebehu niekoľkých minút nájsť akúkoľvek objednávku na akúkoľvek požiadavku, čo je dôležité najmä vtedy, keď je sekretárka povinná nájsť „nejakú zákazku“ bez s uvedením dátumu, čísla, ktoré sa predbežne týka jednej alebo druhej otázky.

Elektronické účtovníctvo navyše uľahčuje konverziu informácií zadaných v priebehu roka do internej inventarizácie dokladov pri príprave objednávok na presun do archívu.

Mnoho príkazov môže doplniť, ako aj zrušiť, úplne alebo čiastočne, účinok predtým vydaných príkazov. Registračný formulár by preto mal byť okrem podrobností o samotnej objednávke vyplnený príslušnými značkami v existujúcich záznamoch (Príklad 1).

Príklad 1

Vytvorenie účtu v evidencii objednávok

			Poznámka
		O zložení tarifného výboru	Stratená sila. Pozri objednávku 45 z roku 2011
		O schválení Poriadku o archíve	Boli vykonané zmeny. Pozri príkaz 77 z roku 2011; objednávka 104 z roku 2011

		O zmene a doplnení č. 2 Archívneho poriadku

K efektívnemu vyhľadávaniu zákazky v budúcnosti prispieva aj správne formovanie elektronických verzií dokumentov. K tomu zaviažte všetkých účinkujúcich, aby vám spolu s papierovou verziou zaslali aj elektronickú verziu objednávky so všetkými aplikáciami. Tvorba elektronických priečinkov s objednávkami prebieha klasicky: vytvorte rôzne priečinky pre objednávky rôznych rokov a do každého priečinka vložte aj súbor so súpisom zákaziek.

Poznámka. Pri pomenovaní súboru s elektronickou verziou objednávky sa striktne držte rovnakej šablóny. Názov súboru odporúčam vždy začínať číslom objednávky. Zároveň dbajte na to, aby číslo obsahovalo presne definovaný počet číslic: o jednu číslicu viac, ako je obsiahnuté v čísle poslednej objednávky v predchádzajúcom roku. Ak sa napríklad vlani číslo poslednej objednávky skladalo z dvoch číslic (napríklad 56), tak názvy súborov pre tohtoročné objednávky by mali obsahovať 2 + 1 číslicu, t.j. 001, 016, 089. Ak ste minulý rok evidovali poslednú objednávku s trojciferným číslom, tak tento rok by zoznam súborov s objednávkami mal vyzerať takto: 0001, 0016, 0156. V opačnom prípade môžu niektoré programy zoradiť objednávky v vlastným spôsobom, po 1 nie po 2, ale po 11. Pri ukladaní príloh k objednávke by mal názov súboru začínať číslom, podobne ako samotná objednávka. Napríklad, ak je objednávka uložená ako "0034.doc", potom súbor s aplikáciou môže vyzerať takto: "0034 application 1.doc" alebo "0034 inštrukcie pre OT.doc". Či dešifrovať obsah objednávky alebo aplikácie v názve súboru je len na vás.

Okrem elektronickej verzie vo formáte Word si pre pohodlie môžete uložiť naskenovanú kópiu objednávky vo formáte jpg alebo pdf, čo je dôležité najmä pre spoločnosti so širokou regionálnou sieťou: prítomnosť naskenovanej kópie vám umožňuje odmietnuť posielať kópie objednávok podpísaných prednostom na vzdialené oddelenia na papierových nosičoch. Pri ukladaní naskenovanej kópie použite ako názov súboru názov hlavného dokumentu. Ak je napríklad objednávka uložená ako „0034.doc“, jej naskenovaná kópia by sa mala uložiť ako „0034.pdf“ alebo „0034.jpg“

Akákoľvek zmena v zavedenom poradí slov a čísel v názve súboru môže viesť k zámene, čo sťažuje vyhľadávanie požadovaný dokument.

Zoznam súborov s objednávkami v elektronickej forme pri dodržaní zásady jednotnosti je uvedený v príklade 2. Objednávky sú usporiadané podľa poradia. Prítomnosť aplikácie v objednávke je samozrejmá.

Príklad 2

Zoznam súborov s objednávkami v elektronickej podobe, pri dodržaní zásady jednotnosti

Ak nie je dodržaná zásada jednotnosti, program nedokáže zoradiť objednávky v poradí (príklad 3). Aplikácie je potrebné vyhľadávať v celom zozname. Nájsť správny dokument v plnom rozsahu je ťažké.

Príklad 3

Zoznam súborov s objednávkami v elektronickej podobe v prípade nedodržania zásady jednotnosti

Podpísanú a zaregistrovanú objednávku, vrátane všetkých žiadostí v nej uvedených, treba dať na vedomie zainteresovaných strán.

V dnešnej dobe čoraz viac spoločností prechádza na elektronickú správu dokumentov alebo používa určité technické prostriedky na výmenu dokladov vr. na zaslanie pokynov na správu, ako je e-mail, všeobecný portál atď.

Sú však takí, ktorí podľa zaužívanej praxe naďalej vyvesujú príkazy na informačných stánkoch alebo dávajú exekútorom papierovú kópiu. Voľba formy oboznamovania sa s administratívnou dokumentáciou závisí od veľkosti firmy, jej územného rozloženia, zvyklostí konateľa a pod. V každom prípade musí byť forma a postup zasielania objednávok (pokynov) pevne stanovený v pokynoch pre kancelársku prácu a spĺňať požiadavky účelnosti.

Distribúcia dokumentu účinkujúcim sa uskutočňuje podľa zoznamu vypracovaného iniciátorom objednávky. Takýto zoznam by mal obsahovať všetky osoby, ktoré sa priamo alebo nepriamo podieľajú na vykonaní príkazu. Mailing list spolu s informáciami o iniciátorovi a schvaľovateľoch by mal byť zahrnutý do zoznamu požadovaných technických detailov pri príprave dokumentu.

Príklad 4

Vzor registrácie technických informácií pre administratívny dokument

(vypisuje sa spravidla na zadnej strane posledného listu administratívneho dokladu)

Objednávka pripravená

Pracovná pozícia osobný podpis I.O. Priezvisko

Ext.tel 00-00

DOHODNUTÉ:

Názov práce

kurátor činnosti,

popísané v objednávke (zvyčajne

z radov zástupcu vedúceho organizácie) osobný podpis I.O. Priezvisko

Hlavný účtovník

(ak objednávka obsahuje finančné záležitosti) osobný podpis

Špecialista na právne služby osobný podpis I.O. Priezvisko

Iní lídri

Oboznámený s objednávkou*:

Pracovná pozícia osobný podpis I.O. Priezvisko

Objednávka odoslaná na e-mail: názvy pozícií, divízií.

* Je povolené vypracovať „Zoznamovací list objednávky“ ako nezávislý dokument.

V mnohých organizáciách sa obmedzujú na frázu „Sekretárka, aby upozornila zainteresované strany na rozkaz“, čo je kategoricky nesprávne, pretože. tajomník v dôsledku rôznych okolností nemusí poznať všetkých účastníkov zapojených do implementácie určitých obchodných procesov.

Pri odosielaní objednávky e-mailom (príklad 5) venujte zvláštnu pozornosť tomu, aby boli k e-mailu priložené všetky súbory súvisiace s objednávkou.

Príklad 5

Odoslanie objednávky emailom

Pri odosielaní objednávky e-mailom začnite vždy vypĺňať kolónku „Predmet“ podľa jednotnej šablóny: sledujte počet medzier, nemeňte slová, znaky a pod. To všetko umožní v budúcnosti rýchlo vyhľadať potrebnú zásielku.

Ak je stĺpec „Predmet“ v e-mailovej správe naformátovaný správne, po vygenerovaní zoznamu pre tento stĺpec sa všetky objednávky zobrazia v poradí.

o nesprávne pri vytváraní zoznamu pre tento stĺpec sa objednávky zobrazia poprekladané s ostatnými odoslanými elektronickými správami a dôjde k porušeniu samotného poradia objednávok.

V veľké spoločnosti, najmä pri rozsiahlej pobočkovej sieti je vhodné zostaviť zoznamy adries, tvoriac ich podľa najbežnejších znakov, napríklad „Pobočky“, „Vedúci oddelení“ atď. (Príklad 5). Okrem priamych nadriadených by tieto zoznamy mali obsahovať emailové adresy zástupcov alebo iných záloh v prípade neprítomnosti (dovolenka, choroba, služobná cesta a pod.) hlavného zamestnanca.

Oboznámenie sa. Delíme sa o oblasti zodpovednosti

Včasnosť a kvalita vykonania vôle vedenia do značnej miery závisí od včasného oboznámenia sa umelca s objednávkou. V tejto fáze je dôležité, aby sa podpísaný dokument okamžite dostal do pozornosti exekútorov spôsobom stanoveným spoločnosťou: zverejnený na verejnom zdroji, zaslaný e-mailom, odovzdaný vo forme papierovej kópie. Táto povinnosť je spravidla pridelená tajomníkovi alebo príslušnému zamestnancovi služby DOW, medzi ktorého funkcie patrí napísanie kancelárskej práce.

Niekedy však zamestnanci, ktorí sú v aktívnej korešpondencii, okamžite nevenujú pozornosť e-mailu prijatému od sekretárky. Mnohí veria, že zodpovednosť interpreta prichádza až po oboznámení sa „pod podpisom“ s obsahom objednávky. Čo ak však účinkujúci v čase odoslania objednávky na pracovisku chýbal? Kto môže za zmeškanie termínov? Odpoveď na túto otázku závisí od systému oboznamovania sa s dokumentmi nainštalovaného v spoločnosti, ktorý je predpísaný v pokynoch pre prácu v kancelárii. Preto n zapíšte zodpovednosť každého účastníka do pokynov na vedenie záznamov.

V mnohých malých spoločnostiach je zodpovednosť za včasné oboznámenie výkonných umelcov s administratívnou dokumentáciou na sekretárke. Možné sú však aj iné možnosti. Zodpovednosť môže prejsť zo sekretárky na exekútora napríklad v momente doručenia elektronickej správy adresátovi. Zodpovednosť možno v plnom rozsahu preniesť aj na vedúcich oddelení, ktorí sú povinní nielen pravidelne samostatne prezerať informácie zverejňované na spoločnom portáli, prípadne sa včas oboznamovať s obsahom prichádzajúcich elektronických správ, ale aj prinášať pozornosť radových zamestnancov im zverených oddelení príkazy vedenia spoločnosti.

Okrem toho by vedúci oddelení a ďalší kľúčoví zamestnanci mali byť povinní poskytnúť svojim zástupcom právo na prístup k ich úradnej elektronickej korešpondencii alebo zabezpečiť, aby sa korešpondencia počas obdobia neprítomnosti preposielala zodpovednému zamestnancovi. Tento postulát je obzvlášť dôležitý vo veľkých spoločnostiach, kde sekretárka nedokáže sledovať pohyb a dovolenky mnohých zamestnancov.

Napriek novým technológiám je stále aktuálne potvrdiť oboznámenie sa s objednávkou vlastnoručným podpisom exekútora. Pre malé spoločnosti je možné zbierať podpisy výkonných umelcov na zadnej strane posledného listu objednávky, vo veľkých spoločnostiach je vhodnejšie vypracovať „zoznamovací list“, v ktorom sú všetky podrobnosti objednávky ( dátum, číslo, súhrn) je potrebné zadať.

V pokynoch pre kancelársku prácu upevnite, že v prípade elektronickej distribúcie administratívnych dokumentov sa za dátum oboznámenia sa zhotoviteľa s objednávkou považuje dátum odoslania elektronickej správy, a nie dátum podpísania oboznamovacieho hárku.

V prípade vyhotovenia oboznamovacieho hárku ako samostatného dokumentu sa originál zákazky ihneď po odoslaní založí do súboru a kópia zákazky sa pripne na zoznamovací hárok. Puzdro s kópiami je možné použiť v aktuálnej práci. To vám umožní zaistiť bezpečnosť pôvodnej objednávky, čo je obzvlášť dôležité vo veľkých a / alebo geograficky rozptýlených organizáciách.

Aktuálne uloženie a prenos objednávok do archívu

Objednávky sa do veci vkladajú so všetkými žiadosťami uvedenými v texte objednávky. Zároveň by ste mali starostlivo skontrolovať prítomnosť všetkých podpisov v stĺpci „Dohoda“ aj v prílohách.

Dôvody, ktoré viedli k vydaniu príkazu na hlavnú činnosť, ako aj materiály na jej vykonanie, sa tvoria samostatne.

Keďže sa v priečinku hromadia dokumenty, je vhodné vytlačiť ten, ktorý máte elektronickej verziiúčtovných príkazov a podávania ako rešeršný informátor.

Zákazky na kľúčové činnosti sú spravidla najžiadanejšie počas prvých dvoch rokov. Malo by sa pamätať na to, že v záujme zaistenia bezpečnosti pôvodných objednávok by ste nemali opustiť priestory zriadené na ich skladovanie. Kópie alebo výpisy z objednávok sa vydávajú za prácu. Naskenované kópie objednávok sú čoraz populárnejšie.

Postup vydania príkazu zahŕňa osem po sebe nasledujúcich krokov – od začatia procesu až po doručenie textu dokumentu exekútorom. Pokyny krok za krokom a pravidlá pre vydávanie príkazov sú uvedené v tomto článku.

Z článku sa dozviete:

Postup pri vystavení objednávky

Postup prípravy a vydania akéhokoľvek administratívneho dokumentu pozostáva z ôsmich etáp. V tento článok všetky zvážime na príklade vystavenia príkazu.

Osem krokov na vydanie objednávky:

Začatie procesu publikovania.
Zhromažďovanie informácií na prípravu návrhu dokumentu.
Príprava projektu.
Koordinácia a schvaľovanie návrhu dokumentu.
Vykonávanie úprav projektu na základe pripomienok schvaľovateľov.
Podpis a schválenie prednostom.
Registrácia oddelením DOW.
Prinesenie textu účinkujúcim.

Všetky vyššie uvedené kroky musia byť vykonané postupne, bez toho, aby ste vynechali jediný. Výnimkou je piaty krok, ktorý, ak nie sú žiadne komentáre, je možné preskočiť. Zvážme každý krok podrobne.

Začatie procesu vystavenia objednávky

Proces prípravy projektu sa môže začať z týchto dôvodov:

Predtým bol vypracovaný plán na vydávanie administratívnych dokumentov;
Vedenie podniku dalo príkaz na prípravu projektu;
Vedúci štrukturálnej jednotky alebo individuálny špecialista sa chopil iniciatívy na prípravu návrhu dokumentu.

Formou odôvodnenia potreby vystavenia administratívneho dokladu môže byť hlásenie resp poznámka, analytický alebo informačný odkaz, akt, úradný list, návrh, záver a pod. Naštartujú proces prípravy projektu.

Zhromažďovanie a analýza informácií na prípravu návrhu objednávky

Na vypracovanie rozumného a odôvodneného rozhodnutia manažmentu sú potrebné objektívne, relevantné a komplexné informácie o tejto problematike. Na tento účel sa zhromažďujú a analyzujú potrebné údaje.

Požadované údaje je možné získať z nasledujúcich zdrojov:

relevantné normatívne dokumenty a legislatívne akty;
aktuálna podniková dokumentácia;
prichádzajúca dokumentácia od iných spoločností;
archívna dokumentácia;
publikácie v otvorených informačných zdrojoch;
teoretické údaje výskumných materiálov.

Rozhodnutie manažmentu sa robí na základe výsledkov analýzy zhromaždených informácií.

Spravidla sa v tejto fáze zvažuje viacero riešení a po získaní doplňujúcich informácií a komplexnom posúdení možností sa vyberie jedna, najprijateľnejšia.

Prečítajte si tiež:

Postup prípravy a vystavenia objednávky

Príprava návrhu objednávky

Ihneď treba zdôrazniť, že v tejto fáze sa pripravuje návrh a nie konečný dokument. Projekt nemá právnu silu a nie je to rozkaz. Ak sa chcete stať jedným, musí byť odsúhlasený, podpísaný a zaregistrovaný, o tom sa bude diskutovať neskôr.

Vypracovanie návrhu objednávky vykonáva špecialista alebo niekoľko špecialistov z rôznych oddelení. V prípade, že sa návrh administratívneho dokumentu týka viacerých štrukturálnych divízií, manažment môže vytvoriť dočasnú komisiu alebo pracovnú skupinu na vypracovanie projektu.

Pri zostavovaní návrhu administratívneho dokumentu by ste sa mali riadiť požiadavkami stanovenými v GOST R 6.30-2003. Platnosť tohto nariadenia je predĺžená do 01.07.2018.

Na tlač návrhu dokumentu sa používajú štandardné formuláre A4. Podľa všeobecne uznávaného pravidla pre objednávky vytvoriť špeciálne formuláre obsahujúce tieto podrobnosti:

Pre štátne podniky- štátny znak Ruskej federácie alebo štátny znak subjektu federácie.

Pre všetky ostatné firmy - logo alebo registrovaná ochranná známka;

Názov spoločnosti. Ak existuje skrátená verzia, uvádza sa pod plnou verziou;

Hlavnými údajmi o podniku sú zúčtovacia banka, adresa sídla, email, kódy OKPO, KPP;

Registračné číslo spoločnosti podľa PSRN a jej DIČ;

Nezabudnite poskytnúť miesto na výrobu požadované podrobnosti obchodný papier - evidenčné číslo a dátumy.

Na tlačivo sa používa hárok štandardného formátu A4. Ohraničenie textu v hornej a dolnej časti je 20 mm, vpravo je 10 mm a vľavo je 30 mm.

Na vybavovanie štandardných administratívnych dokumentov sa často používa štandardný formulár č. T-1.

Hlavička objednávky

Vo všetkých projektoch objednávky názov budúceho dokumentu musí byť prítomný. Názov obsahuje obsah objednávky v skrátenej forme. Je formulovaný v predložkovom páde a odpovedá na otázku: "O čom? (O kom?)". Napríklad „o postupe pri vykonávaní opatrení na opravu dopravnej dielne“ alebo „o vykonávaní dodatočných školení pre zamestnancov spoločnosti Communication Technologies LLC“ alebo „o implementácii koncepcie na zlepšenie práce pri prenose prípadov do archívu“ , atď.

Na poznámku

Nadpis je vytlačený bez odsadzovania odseku a bez úvodzoviek.
Nadpis začína veľkým písmenom a nekončí bodkou.
Dĺžka názvu nemôže presiahnuť 5 riadkov po 150 znakov.
Medzera medzi riadkami hlavičky je jednoduchá.

Vlastnosti návrhu návrhu objednávky

Text dokumentu je uvedený v prvej osobe, v jednotnom čísle („objednávam“).

Blok výpisu (preambula)

Tento blok poskytuje zdôvodnenie činností predpísaných na vykonanie. Môže byť dvoch typov:

Podkladom pre prípravu a zverejnenie dokumentu bola legislatívna resp normatívny akt vyšší orgán alebo obchodný dokument, ktorý bol v tomto podniku uverejnený skôr. V tomto prípade musíte uviesť názov tohto papiera, jeho číslo a dátum. V tomto prípade bude blok objednávky začínať slovami:

"Na základe (príkazu, príkazu, rozhodnutia");
"Na základe (rozhodnutia, uznesenia)";
„V súlade s (vyhláškou, rozhodnutím a pod.).

Podnet bol podkladom pre vydanie príkazu. generálny riaditeľ, vedúci stavebnej jednotky alebo individuálny špecialista. V tomto prípade je potrebné formulovať ciele a ciele úkonov predpísaných rozkazom alebo uviesť skutočnosti alebo udalosti, ktoré spôsobili jeho prijatie. V tomto prípade bude blok s uvedením začínať slovami:

"Na účely (vylepšenia, optimalizácie atď.)";
"V súvislosti (s nevyhnutnosťou)".

Pomerne časté sú situácie, keď predpísané úkony nepotrebujú vysvetlenie a zdôvodnenie. Napríklad pracovná ponuka. V takýchto prípadoch chýba zisťovacia časť.

Administratívny blok

Tento blok začína slovom „OBJEDNÁVKA“. Toto slovo je vytlačené na novom riadku veľkými písmenami.

Tento zoznam spravidla obsahuje niekoľko položiek: jednu položku pre každú akciu. Tu naznačujú termíny exekúcie a toho, kto je určený na vykonanie exekúcie. Pri každej položke by malo byť uvedené priezvisko a iniciály konkrétnych interpretov.

Dátum zverejnenia a schválenia objednávky

Schválenie návrhu objednávky

Tento krok zahŕňa koordináciu textu dokumentu s vedúcimi oddelení, ktorých záujmy sa dotýka. Môže to byť personálne oddelenie, účtovníctvo, plánovanie resp právne oddelenie. Pre tento postup dokument stanovuje potrebné „vízum na schválenie dokumentu“.

Podpísanie objednávky

Po schválení projektu a nalepení všetkých víz sa projekt presunie tak, aby nebol podpísaný generálnym riaditeľom. Schvaľovacie víza sa niekedy neuvádzajú na zadnú stranu posledného listu projektu, ale na samostatný papier. V tomto prípade ho treba predložiť aj riaditeľovi na podpis.

K projektu sa pripája podpis generálneho riaditeľa právny účinok a premení ho na objednať, ktorý musí byť zaregistrovaný.

Registrácia objednávky

Prihlasovacie údaje o dokumente, ktoré zaznamenávajú skutočnosť jeho vzniku, sa evidujú podľa zavedený poriadok. Tento postup potrebné pre následné účtovanie obchodných listín, organizáciu referenčná práca a zjednodušiť vyhľadávanie správnych údajov.

Postup registrácie sa vykonáva jedným z troch spôsobov:

s denníkovou formou registrácie - vykoná sa zápis do denníka;

s kartovou formou registrácie - vykoná sa záznam do registračnej a kontrolnej karty;

s automatizovaným registračným formulárom - do systému sa zadávajú informácie o dokumente elektronická správa dokumentov.

Prinášanie objednávky účinkujúcim

Doručenie obchodného papiera výkonným umelcom sa vykonáva čo najskôr replikáciou a odoslaním poštou alebo prevodom na výkonných umelcov. V praxi sa to deje nasledovne – z dokumentu sa vyhotoví potrebný počet kópií, ktoré sú následne distribuované o štrukturálne členenia. Potom sa proti podpisu prenesú na priamych účinkujúcich.

Potom nadobudne platnosť príkaz.

Registrácia dokumentu – ide o záznam poverení o dokumente v predpísanej forme, ktorý opravuje skutočnosť jeho vytvorenia, odoslania alebo prijatia.

V našom prípade registrácia zaznamená tvorbu dokument. Treba poznamenať, že registrácia je potrebná aj pre ďalšie účtovanie dokladov a organizáciu referenčných prác.

registrácia možno vykonať jedným z troch spôsobov:

záznam o dokumente v papierovom denníku (registračný list denníka);

záznam v papierovej registračnej a kontrolnej karte (tlačivo registračnej karty);

Zadávanie informácií o dokumente do systému automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov (automatizovaný registračný formulár).

Treba poznamenať, že v súčasnosti je účelné , keďže má oproti časopisovým a kartovým formám registrácie mnoho výhod. Aby sme vymenovali niektoré z týchto výhod:

· rýchle vyhľadávanie dokumenty o akýchkoľvek podrobnostiach alebo podrobnostiach;

automatické generovanie správ, súhrnov, vykonávanie referenčných a analytických prác na dokumentoch;

automatická kontrola vykonávania objednávok (dokumentov);

Možnosť súčasnej evidencie dokumentov na viacerých pracoviskách a iné.

A automatizovaná evidencia dokumentov možné bez zavedenia špecializovaného softvéru v podniku.

Vo väčšine malých spoločností sa vykonáva pomocou MS Excel vyplnením obyčajnej tabuľky.

Pri registrácii je dokumentu pridelené evidenčné číslo a dátum dokumentu. . Dátum objednávky a objednávky by mal byť dátumom podpisu, z čoho môžeme usudzovať príkazy a smernice musia byť zaregistrované v deň ich podpisu.

Registrácia dokumentov sa vykonáva v rámci skupín v závislosti od názvu typu dokumentu. Okrem toho sa samostatne evidujú zákazky (ako aj zákazky) na hlavnú činnosť, na personálne a na administratívne a ekonomické záležitosti. To znamená, že vyššie uvedené podtypy príkazov a pokynov nebudú mať spoločné, ale samostatné číslovanie.

Teraz uvedieme požiadavky na registráciu registračného čísla a dátum dokumentu, ktoré sú zakotvené v GOST R 6.30-2003.

Fragment dokumentu

Zvyčajne je to digitálny spôsob, ktorý sa používa na vystavenie dátumu objednávky a objednávky, napríklad 02.05.2007 (pozri príklad 6).

Podpísaný vedúcim a zaregistrovaný objednávka so schvaľovacím hárkom