Je možné vydať číslo objednávky so zlomkom, napríklad 84/1, ak to zabudli zaevidovať? Čím sa treba riadiť v tomto prípade?
Odpoveď
Evidencia dokumentov je neoddeliteľnou a jednou z najdôležitejších súčastí celkového systému organizácie práce s dokumentmi, podstatný prvok technologický reťazec pohybu a spracovania dokumentov. Evidencia dokladu - pridelenie evidenčného čísla dokladu a zadanie údajov o doklade do evidenčného a účtovného formulára (GOST R 7.0.8-2013. Národný štandard Ruská federácia... Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície "(schválené objednávkou Rosstandart zo dňa 17.10.2013 N 1185-st)).
Správne organizovaná evidencia dokumentov je základom pre vytváranie referenčných a informačných systémov pre dokumenty organizácie, umožňuje vytvárať správnu databázu dokumentov, sledovať ich vyhotovenie a promptne prijímať informácie o dokumente samotnom a jeho pohybe v organizácii.
Priradené k dokumentom evidenčné číslo:
Dáva dokumentu legitimitu;
je jedným z kľúčových prvkov vyhľadávania;
Umožňuje rýchlo posúdiť objem pracovného toku za určité kalendárne obdobie v rámci registrovaného poľa. V tomto smere je pri organizovaní práce na evidencii dokumentov dôležité dodržiavať stanovené kľúčové pravidlá – registrovať dokumenty v rámci dokumentačných polí a stanovených kalendárnych období, registrovať dokumenty systematicky, vyhýbať sa medzerám v poradovom číslovaní.
Evidencia administratívnych dokumentov sa spravidla vykonáva v rámci stanovených skupín dokumentov (samostatne objednávky a objednávky, samostatne objednávky pre personál atď.) s hrubým číslovaním v rámci kalendárny rok... K prideleným evidenčným číslam je možné pridávať digitálne alebo abecedné indexy, napríklad - OD (zákazky na hlavnú činnosť), R (zákazky) atď.
Registrácia administratívnych dokumentov by sa mala vykonávať v deň ich podpisu a pri správnej organizácii práce s dokumentmi, dodržiavaní pravidiel prípravy a registrácie dokumentov by v registračných číslach nemali byť žiadne medzery.
V činnostiach každej organizácie však existujú prípady, keď je potrebné zaregistrovať dokumenty " spätné datovanie". Samozrejme, túto prax treba minimalizovať tak, že si prácu s dokumentmi zariadime tak, aby interpreti podklady pripravili včas, koordinujúce osoby ich včas zvážili a následne dohodnutý dokument urýchlene odovzdali na podpis vedúcemu. a registráciu, ale je takmer nemožné úplne odstrániť vyššiu moc.
Pri registrácii dokumentov "spätne" a podľa toho pri prideľovaní registračných čísel mimo spoločného zavedeného registračného systému by sa mali zvážiť tieto faktory:
- Posúdiť riziká takejto registrácie dokumentu.
- Posúďte možnosti použitých registračných formulárov / registračných systémov.
Pri posudzovaní rizík je potrebné vziať do úvahy okolnosti, ktoré prispeli k prenosu dokumentov na predčasnú registráciu. Napríklad je známe, že množstvo dokumentov by malo nadobudnúť účinnosť od 1. januára bežného roka, no často ide o zložité, komplexné dokumenty, ktorých príprava môže presahovať stanovenú lehotu, ale riziko ich absencie v organizácii v legislatívnej alebo regulačnej nastav čas prekračuje riziko nedodržiavania stanovených interných pravidiel organizácie práce s dokumentmi, pretože môže viesť k pokutám a iným správnym sankciám.
Osobitosti účtovných formulárov nemusia umožňovať vykonať zápis o doklade „spätne“ alebo prideliť dokladu zlomkové (alebo písmenové) evidenčné číslo. Napríklad pri systéme evidencie časopisov alebo pri určitých (rigidných) nastaveniach informačných systémov je to prakticky nemožné.
V druhom prípade je možné navrhnúť tieto možnosti:
- rezervovať čísla účtov pre dokumenty plánované na podpis alebo schválenie;
- evidovať doklady hrubým číslovaním s pridelením ďalšieho poradového evidenčného čísla, avšak s uvedením požadovaného dátumu registrácie.
Na záver treba poznamenať, že na jednej strane všeobecný poriadok registrácia určité typy dokumenty musia byť zakotvené v internom regulačnom dokumente, napríklad v pokynoch na prácu v kancelárii, ale navyše regulačný dokument, je tiež dôležité opraviť v pravidlách obchodného obratu možnosť registrovať dokumenty v prípade vyššej moci, napríklad pomocou zlomkových (84/1) alebo písmenových (84a) číslic, a zohľadniť tento faktor pri plánovaní práce duchovnej služby a pri nastavovaní účtovných informačných systémov.
V tomto prípade sa musíte riadiť:
- prevádzkovú nevyhnutnosť, berúc do úvahy zníženie podnikateľských rizík pre organizáciu,
- zvláštnosti používaných registračných formulárov alebo informačných systémov.
Ešte ste sa neprihlásili na odber nášho vydania? Získajte bezplatný prístup a čítajte články tri dni!
Organizácia od začiatku roka čísluje objednávky. Ak je potrebné vydať objednávku, ale nie je k dispozícii žiadne bezplatné číslo objednávky. Môžem použiť zlomok? Napríklad 198/1.
Odpoveď
Odpoveď na otázku:
Táto problematika nie je právne upravená.
Pri registrácii musí byť každému dokumentu pridelené konkrétne číslo a symbol(index).
Systém na registráciu dokumentov vrátane objednávok je zároveň vyvinutý samotnou organizáciou a fixovaný v lokálnom prostredí normatívny akt, napríklad Pokyny na vedenie záznamov.
Touto cestou, súčasného zákonodarného zboru nezakazuje číslovanie personálne príkazy cez zlomok. Avšak pri vykonávaní auditu zhody pracovnou legislatívou alebo v prípade konfliktu so zamestnancom a súdne sporyčíslovanie príkazov zlomkom môže byť dokladom o vystavení príkazu spätne. A preto môže byť takýto príkaz zo strany zamestnávateľa sfalšovaný, aby zatajil porušenie pracovnoprávnych predpisov.
Na základe vyššie uvedeného, aby sa predišlo problémom s regulačnými orgánmi a konfliktom so zamestnancami, očíslujte personálne objednávky zlomkom Neodporúčané .
Podrobnosti v materiáloch personálu systému:
1. Odpoveď: Ako indexovať (číslovať) dokumenty predložené na HR oddelenie
Nina Kovyazina, zástupca riaditeľa odboru lekárske vzdelanie a personálna politika v zdravotníctve Ministerstva zdravotníctva Ruska
Pri registrácii dokumentov dochádza k ich indexovaniu. To znamená, že každému dokumentu musí byť priradené špecifické číslo a symbol (index) * Indexy sú potrebné pri vyhľadávaní, účtovaní a organizovaní dokumentov. Registračný index sa počas roka neopakuje.
Registračný kód pozostáva z:
- poradové číslo dokumentu v rámci určitého poľa (napríklad objednávky na hlavnú činnosť a personál, zmluvy, pokyny atď. sa číslujú samostatne);
- symbolické označenie štruktúrnej jednotky (štrukturálna jednotka môže mať abecedný - "k", "ok", "o / k" a digitálny index).
Napríklad objednávka na prijatie zamestnanca môže mať číslo 134-k, kde 134 je sériové číslo dokument a "k" - označenie konštrukčnej jednotky.
Okrem toho je číslo prípadu často zahrnuté v registračnom indexe. V prípade odpovede na list sú podrobnosti indexu v opačnom poradí: napríklad v čísle 08-11 / 144 je prvý digitálny index štrukturálnej jednotky - 08, potom číslo prípadu podľa nomenklatúry - 11 , oddelené pomlčkou, od ktorej je poradové číslo dokladu oddelené lomkou - 144.
Takéto pravidlá sú ustanovené v článku 3.2.1.1 Štátnej vzdelávacej inštitúcie, schválenej nariadením Glavarchivu ZSSR z 25. mája 1988, č. 33.
S pozdravom a prianím pohodlnej práce, Yulia Meskhia,
Personál expertných systémov
Viac ... Registrácia na seminár sa uskutoční 24., 25. a 28. mája Okrúhle stoly Dňa 25. apríla sa uskutoční okrúhly stôl „Zahraničná ekonomická činnosť – zmeny v legislatíve“. Autorka a hostiteľka - Elena Rafailovna Nagam, riaditeľka Tax Strategy LLC, praktická daňová poradkyňa. Čítať celý článok... Zaregistrujte sa na okrúhly stôl Audítorské konzultácie všetko Certifikovaný daňový poradca Roman Vjačeslavovič Guselnikov odpovedá na otázky, aká je výška zľavnenej položky? Rozdiel v cene sa môže niekoľkonásobne líšiť, preto môže byť DPH veľmi rozdielna. Uveďte odkazy v legislatíve. Odpoveď ... 16.04.2018: S agentúrou sme uzavreli zmluvu na nákup vstupeniek na služobné cesty prevodom na účet.
Je možné použiť zlomkové poradové čísla?
Číslo s písmenom sa zvyčajne uvádza, ak je potrebné objednávku odovzdať spätne a ďalšie číslo v poradí je už obsadené. Antalya 2009-04-17 09:19 Číslo s písmenom sa zvyčajne uvádza, ak je potrebné vykonať objednávku spätne a ďalšie číslo v poradí je už prijaté.
Nadin-ka 2009-04-20 15:12 začni tomu venovať dodatočnú pozornosť a pýtať sa prečo je to tak 😉 tzn. ak bola objednávka vykonaná týmto spôsobom, nech je všetko v dokumentoch v poriadku k tejto otázke, potom sa nebudú hádať, ale veľmi pozorne si pozrú všetky ostatné 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Toto je vaše právo ... neexistujú žiadne dokumenty upravujúce číslovanie vašej dokumentácie ...
Ako je možné zadať objednávku spätne?
Je možné použiť zlomkové čísla objednávok (objednávka zo dňa 03.03.2012 č. 1, ďalšia 05.05.2012 č. 2 a medzi ne treba vložiť objednávku zo dňa 04.03.2012 č. 1/1)? Tajomník prednostu, Archangeľská oblasť Je možné použiť zlomkové čísla objednávok (objednávka zo dňa 03.03.2012 č. 1, ďalšia 05.05.2012 č. 2 a medzi ne treba vložiť objednávku zo dňa 04.03.2012 č. 1/1)? Tajomník prednostu, Archangeľská oblasť
Pozornosť
Keďže zlomkové číslo príkazu sa môže objaviť iba vtedy, ak je príkaz vydaný, ako sa hovorí, spätne, na túto otázku môže byť len jedna odpoveď: nedá sa to urobiť. Myslím si, že je zbytočné pripomínať, že dátumom objednávky (dátum sa uvádza pri registrácii) je dátum jej podpisu úradníkom.
Podľa pravidiel kancelárskej práce sa dokument zaeviduje v deň podpisu alebo v nasledujúci pracovný deň, ak bol dokument podpísaný na konci pracovného dňa.
Správne číslovanie zákaziek v personálnej evidencii
Život je krásny!)) Marina Ruská federácia, Petrohrad # 9. marec 27, 2009, 10:50 povedzme, že ľudia si vzali dovolenku (aj bez platenia dovolenky) Mal som to niekoľkokrát, varoval som svojho manažéra, ale Nechápal som to, hovorím o dovolenkových grafoch všeobecne mlčať. Nič som nezaregistroval, potom som vyšiel s aktuálnym číslom a aktuálne poradové číslo vystavilo dovolenku.
Viem, že toto porušenie je dosť vážne a ak by sa niekomu niečo stalo počas takejto dovolenky, hlavu nezložím, ale v predchádzajúcom období nemôžem liezť, pretože mesiac je uzavretý, čísla sa všetky prenesú na hlavy bukh. Chcem upozorniť moderátora na túto správu, pretože: Odosiela sa upozornenie ...
Číslovanie objednávok zlomkom
Môžete mi prosím povedať, či je možné zadať číslo objednávky so zlomkom? Existuje napríklad objednávka č. 32, môžete vypracovať objednávku č. 32/1? Ak je obsah rovnaký? Vopred ďakujem Fórum:
- HR administrácia
Kľúčové slová:
- objednať
Evenstar 2009-04-15 08:39 Lepšie s písmenom, napríklad # 32a Čo to znamená, rovnaký obsah? Expressio 2009-04-15 09:01 No napríklad boli najatí alebo vyslaní na služobnú cestu, to znamená, že obsah je rovnaký vďaka. Číslo oddelené zlomkom je nežiaduce, však? Evenstar 2009-04-15 12:32 Obvykle číslo objednávky so zlomkom ponúka samotný program 1C, ak napríklad pošlete na služobnú cestu viacerých ľudí s jednou objednávkou a zvolíte si na tlač formulár T9.
Potom pre každého zamestnanca bude samostatná objednávka s číslom 32/1, 32/2 atď. Dá sa vytlačiť vo formulári T9a, potom budú všetci zamestnanci vyslaní na pracovnú cestu v jednej tabuľke.
Hlasovanie:
Agentúra vystavila jednu faktúru zo dňa 31.01.2018. s uvedením všetkých vstupeniek zakúpených v priebehu januára 2018 a pridelenej sumy DPH za každý lístok. Aký doklad zaevidovať do nákupnej knihy: faktúra od agentúry resp elektronické vstupenky(cestovný poriadok / účtenky)? odpoveď…
Všetky personálne konzultantky Valentina Petrovna Skobtsova odpovedajú na otázky. Musím zneplatniť záznam a urobiť nový? odpoveď…
17.04.2018: Zamestnanec napísal v JEDNEJ žiadosti o poskytnutie dovolenky dňa 28.04.2018, dňa 3.05.2018.
Všetko je rovnaké. Nie sú peniaze, ženy a ani nemôže byť. Žiadny kolík, žiadny dvor, a žiadne tváre s kožou, a žiadni priatelia x .... Áno, a nemôže byť. Všetky moje palacinky sú hrudkovité, a nielen tá prvá... (Vysockij) 0/0 QuoteTop Lexandra 9. december 2011, 08:23 [zobraziť] Odoslané # 3 Guru Príspevky: 1 695 samozrejme možné. 0/0 QuoteTop Skromný 9. december 2011, 09:29 [zobraziť] Odoslané # 4 Príspevky obyvateľov: 330Od: neznámy, môžete, nebojte sa)))) Často sa to stáva Skromný 0/0 QuoteTop adv 9. decembra 2011, 09: 30 [zobraziť ] Poslané č. 5 Guruovi Príspevky: 28 084 Od: bydlisko nemá miesto zo zákona toto nie je regulované Po slovách "je čas obviňovať!" liberál sa pýta „kde?“ a patriot – „kto?“ Humanitárny konvoj 1941 0/0 Citát ...
Dekódovanie čísla objednávky je nasledovné:
- digitálny kód je pridelený všetkým objednávkam od začiatku kalendárneho roka bez ohľadu na ich typ;
- abecedná šifra funguje ako predpona čísla, čo umožňuje identifikovať druh rádu.
Ako oddeľovací znak možno použiť pomlčku, zlomok, bodku atď.. Alebo číslo a šifru zadávať súvisle - bez špeciálnych oddeľovacích znakov, s použitím medzery (alebo bez nej).
Napríklad objednávky pre personál v malej spoločnosti môžu vyzerať takto: číslo objednávky 1 / k a číslo objednávky 2 l / s, ktoré symbolizujú 2 skupiny objednávok, ktoré sa líšia časom skladovania. Veľká spoločnosť s veľkým počtom zamestnancov a rôznymi typmi zákaziek bude potrebné vyvinúť špeciálny systém číslovania, ktorý ho zafixuje vo vnútropodnikovom miestnom akte.
- vypracovanie organizačnej dokumentácie (plán dovoleniek, personálny stôl atď.);
- pracovať na obsahu pracovná zmluva(konkretizácia textu, vykonávanie doplnkov a zmien) atď.
Zoznámte sa s HR administráciou pomocou materiálov našej webovej stránky: Zároveň z celého súboru dokumentov vypracovaných personalistami Osobitná pozornosť je daný procesom číslovania objednávok. Je to spôsobené tým, že personálna služba pripravuje len časť všeobecného súboru zákaziek spoločnosti - personálne. Musia byť ohraničené 2 ďalšími skupinami príkazov vystavených vo firme (podľa hlavnej činnosti a administratívneho charakteru).
Aj keď firma nie je veľmi aktívna, jej pracovný tok áno úradné papiere o založení a registrácii podniku, dokumentáciu o postupe pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov a samozrejme príkazy ako prejav vôle a príkazov vedenia podniku pri rôznych príležitostiach. Legislatíva neustanovuje jednotný systém kancelárska práca pre všetky organizácie.
Existujú iba samostatné rezortné príkazy, ktoré schvaľujú pokyny pre kancelársku prácu v konkrétnych vládnych orgánoch (napríklad príkaz Federálnej služby pre prácu a zamestnanosť z 28. septembra 2007 č. 219, príkaz Federálnej pokladnice z 27.5.2011 č. 206). Takto sú poskytované spoločnosti právnu slobodu vytvoriť interný systém správy dokumentov.
Číslovanie odchádzajúcich listov je teda doplnené o kód oddelenia, ktoré iniciovalo dokument. Aby nedošlo k zámene s definíciou administratívny dokument personálne príkazy sú číslované s pridelením indexu K (personálne) alebo PM (personálne), číslo objednávky býva doplnené písmenom P. Pri prijatí žiadosti o rešerš dokumentov tajomník číslom, presnejšie podľa dodatočne priradeného indexu sa môže ľahko orientovať, v ktorom prípade (priečinok) ho hľadať, napr.: č. 26-r - v objednávkach; č. 26-ls - v objednávkach pre personál; č.26-opera - medzi zápisnicami z prevádzkových porád. Po doplnení sériového čísla prijatého dokumentu písmenom F (fax) alebo E ( Email), môžete vyriešiť problém účtovania spôsobu doručenia listu vašej organizácii bez zvyšovania registračných formulárov (časopisov). Evidencia dokumentov je založená na nasledujúcich základných pravidlách.
Pozornosť
Ako sa zaregistrovať odchádzajúci dokument v špeciálny program obchádzajúc časopis, hovorí video. Čas použiteľnosti? Obvyklá doba uchovávania pre register odoslaných dokumentov je 3 roky, po uplynutí ktorých odborná revízna komisia (EPC) vymenovaná na príkaz vedúceho vykoná preskúmanie hodnoty dokumentov. Rozhodnutím tejto komisie sú dokumenty, ktoré nemajú hodnotu, zničené prípravou príslušného úkonu.
Ako vyplniť? Okamžite je potrebné povedať, že by ste nemali hľadať vzor denníka na registráciu odchádzajúcich dokumentov, pretože jednotné požiadavky vyplniť neexistuje. Všetky pravidlá na vedenie registračného denníka sú diktované logikou a jednoduchosťou účtovania dokumentov, ako aj niektorými špecifickými vlastnosťami organizácie. V prvom rade by sa malo povedať o tých odchádzajúce dokumenty, ktoré nepotrebujú registráciu.
Do denníka sa zapisuje aj informácia o evidencii vyšlých dokladov, ale pri vyšlých dokladoch. Dajme si približná forma taký časopis. Nn / n N a dátum odchádzajúceho dokumentu Na adresu dokumentu Stručný obsah Kemp podpísal Označenie vyhotovenia prípadu N, kde je dokument priložený ... ... ... ... ... . .. ... 12 N 01-16yu zo dňa 23.01.2012 Riaditeľovi Plus LLC Moskva O účasti právnikov spoločnosti na konferencii Riaditeľ Zaslané poštou 03 Doporučené odchádzajúce dokumenty je potrebné zaslať poštou alebo iným komunikačným prostriedkom.
Automatizovaná registrácia Dokumenty je možné registrovať pomocou špeciálneho softvér ktorý je nainštalovaný na osobnom počítači. Pri takejto evidencii sa informácie o dokumente zapisujú do elektronickej registračnej a kontrolnej karty, ktorá sa ukladá do databázy.
- Evidencia dokumentov v otázkach a odpovediach
- Protokol odchádzajúceho dokumentu: nákup a začiatok údržby
- Registrácia dokumentov
- Je možné zaregistrovať písmená so zlomkom?
Evidencia dokumentov v otázkach a odpovediach Dokumenty prijaté spoločnosťou v papierovej forme prechádzajú prvotným spracovaním, predbežnou kontrolou, evidenciou, kontrolou vedením a sú doručené exekútorom. Obálky s dokumentmi sa otvárajú (s výnimkou obálok označených „Osobne“) a na každom prijatom dokumente organizáciou sa vyznačí označenie prevzatia dokumentu.
Registrácia odchádzajúcich dokumentov
Info
Ako ich zaregistrujem? Prijaté elektronické dokumenty je možné evidovať priamo v systéme elektronická správa dokumentov... Na tento účel sa pre každý prijatý list zadá samostatná registračná a kontrolná karta. Pri evidencii došlého elektronického dokumentu je potrebné skontrolovať náležitosti listu, prítomnosť príloh a príloh, na ktoré autor poukazuje.
Originály prichádzajúcich elektronických dokumentov je potrebné zaslať so sprievodným listom k spisu. V prípade potreby je možné dokumenty prijaté e-mailom vytlačiť tlačená kópia... Odchádzajúce dokumenty Dokumenty vytvorené v organizácii musia byť zaregistrované v deň ich podpisu alebo schválenia.
Môže byť evidenčné číslo objednávky označené zlomkom?
Pravidlá údržby a skladovania pracovné knihy schválené uznesením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225). Evidencia dokumentov Pomocou rozbaľovacích zoznamov sa spravidla vypĺňajú údaje (polia):
- typ dokumentu - keďže počet typov dokumentov je obmedzený;
- autorom uznesenia je zoznam vedúcich osôb organizácie;
- konštrukčný celok – zoznam štruktúrne jednotky;
- umelci - toto pole sa spravidla skladá z dvoch častí - mena (a / alebo indexu) štruktúrnej jednotky a priezviska a iniciál umelca;
- Číslo prípadu - spojené s nomenklatúrou prípadov organizácie;
- prepojené dokumenty - tieto údaje vytvárajú prepojenie medzi registrovaným dokumentom a ostatnými (napríklad dokument odpovede je prepojený s dokumentom iniciatívy).
Pomocou aktualizovaného zoznamu sa vyplní údaj (pole) „korešpondent“.
Evidencia prichádzajúcich dokumentov
V inštitúcii sú príkazy a pokyny evidované s minulým dátumom a číslom oddelené zlomkom (napríklad 15/1, 15/2). Ako vysvetliť, že je to neprijateľné? V čl. 4 Občianskeho zákonníka Ruská federácia jasne uvádza, že akty civilné právo Nemám retroaktívne, na vzťahy vzniknuté po nadobudnutí ich účinnosti sa vzťahujú akékoľvek správne akty. Podľa článku 3.11 R GOST 6.30-2003 je dátumom dokumentu dátum jeho podpisu.
Skôr ako tento dátum vstúpi dokument do právnu silu nemôže. Predstavte si, že po chvíli sa za obdobie od 1. júna do 10. júna prejaví nejaká negatívna skutočnosť, ktorá má za následok zodpovedajúce následky (trest) pre osobu, ktorá bola určená za zodpovedného.
4 kľúčové pravidlá pre vyplnenie denníka evidencie odoslaných dokladov
Ak je potrebné evidovať spôsob doručenia dokumentu na úrad, je vhodnejšie do evidenčného „došlého“ čísla buď zadať identifikačný kód (F - fax, E-mail - e-mail), alebo doplniť registračný denník (základ) s príslušným stĺpcom, kde uviesť spôsob doručenia. Ďalšou otázkou je, či je organizácia povinná odpovedať na faksimile resp elektronický dokument, vzhľadom na to, že u nás sa už tradične pripisuje dôležitosť dokumentu „živému“ podpisu autora a množstvo žiadostí (o osobných údajoch, o pohybe financií na účte daňovníka) je úplne neplatných bez „živá“ pečať. Ale táto problematika je nad rámec kompetencií tajomníka.
1. Je prípustné evidovať objednávky po udalosti, ktorá už nastala, napr. príkaz na určenie zodpovednej osoby od 01.06.2012 na registráciu 10.06.2012? 2.
Dôležité
Kancelárske poznámky a memorandá možno evidovať v mieste vydania (v štruktúrnej jednotke) alebo centrálne u tajomníka Výber spôsobu registrácie závisí od štruktúry organizácie a musí byť uvedený v pokynoch pre prácu v kancelárii. Evidencia došlých dokumentov Samotný registračný denník má zvyčajne tieto stĺpce (stĺpce):
- číslo odchádzajúceho dokladu;
- dátum;
- príjemca (adresát);
- zhrnutie;
- vykonávateľ;
- Poznámka.
Z týchto stĺpcov bude počet, dátum a príjemca povinný. Je vhodné mať zhrnutie, aby nebolo potrebné zdvíhať podanie dokumentov zakaždým pri hľadaní jedného listu. Exekútora označujú veľké organizácie, ak pracuje jeden podnikateľ, potom bude tento stĺpec samozrejme nadbytočný .
Je možné zaregistrovať písmená so zlomkom?
V súlade s bodom 3.2.1.3 Štátny systém dokumentačná podpora manažmentu (GSDOU), schválená nariadením Glavarchivu ZSSR z 25. mája 1988. Je zvykom samostatne evidovať zákazky na personál a zákazky na hlavné činnosti spoločnosti. Servisné listy vytvorené štrukturálnymi divíziami spoločnosti sú spravidla evidované v divíziách-autori. Ak je potrebné poslať takéto dokumenty „navonok“, a odovzdávací list a odovzdané na registráciu a odoslanie.
Evidenčné číslo dokumentu vyhotoveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentov každej z týchto organizácií.
Ustanovenie 3.4.9 Metodické odporúčania o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu v federálne orgány výkonná moc 76, schválený nariadením Rosarkhiv zo dňa 23.12.2009 č. 76, stanovuje v pokynoch pre kancelársku prácu stanovenie miesta a spôsobu registrácie interných informačných dokumentov (správy, služby, analytické poznámky, certifikáty atď.), Postup prenosu dokumenty medzi štrukturálnymi divíziami. Služobné poznámky a memorandá možno evidovať v mieste zverejnenia (v štruktúrnej jednotke) alebo centrálne u tajomníka. Výber spôsobu registrácie závisí od štruktúry organizácie a musí byť uvedený v pokynoch pre prácu v kancelárii.
Každý podnik bez ohľadu na jeho veľkosť, činnosť, príjmy a iné ukazovatele zostavuje úradné dokumenty s podpisom vedúceho a pečiatkou organizácie.
Jednou z dôležitých činností pri implementácii toku dokumentov je číslovanie dokumentu. Nevykonáva sa vo všetkých prípadoch.
Dokumentácia musí byť pre objednanie očíslovaná. Entita má právo samostatne zriadiť svoj vlastný systém správy dokumentov, ako aj poradie ich číslovania.
Čo to je: koncept a podstata
Číslovanie predstavuje pridelenie poradového čísla dokladu.
Číslo sa uvádza v deň podpisu odchádzajúcej korešpondencie a v deň prijatia došlej korešpondencie.
Zadanie je znakom toho, že má právnu silu... Proces pripájania číslovania znamená jeho registráciu vo všeobecnom systéme správy dokumentov podniku. Takýto dokument už nie je možné odstrániť a zbaviť sa ho.
Číslovanie straší základné ciele:
- systematizácia dokumentov v podniku;
- pohodlné vyhľadávanie;
- vykonávanie kontrolných akcií pre podpísanú dokumentáciu.
Čo existuje
Číslovanie môže byť prichádzajúce a vychádzajúce s dokumentáciou prijatou od organizácie tretej strany alebo mimo organizácie, resp.
Číslovanie môže byť automatické alebo Manuálny... Spravidla sa používa druhý spôsob pripojenia čísla, pretože musí byť pridelené po podpísaní dokumentu zodpovednou osobou. Keď sa priradí automaticky, pracovný program ho nastaví v čase kompilácie pred podpisom.
Samotné číslo (index) môže byť číselné, alfanumerické a zmiešané so znakmi. Číselný kód možno použiť samostatne (napríklad č. 156), abecedne a podpísať spolu s číselným kódom (napríklad 12-11 / 158 alebo 12-k atď.). Písmená sa najčastejšie používajú v personálnych dokumentoch a sú to označenia jedného alebo druhého typu, napríklad príkaz na prijatie do zamestnania - "p", na služobnú cestu - "k" atď.
V niektorých prípadoch, aby sa predišlo duplicite, nastavte číselné hranice... Napríklad č. 1 - 100 - príkazy na prijatie, č. 101 - 200 - o prepustení.
Spôsob číslovania dokladov si volí firma sama, čo je uvedené v lokáli regulačné právne akty... Ak sa vykonajú nejaké zmeny, prejaví sa to na rovnakom mieste. Spôsob číslovania je však možné zmeniť až od začiatku nového kalendárneho roka.
Dokumenty hlavnej činnosti sú očíslované oddelene od HR dokumentácie... Môžete číslovať ako automaticky v pracovný program(najčastejšie 1C) a ručne.
Na správne priradenie slúži logbook (logbook). Odráža dátum, číslo, obsah a údaje o osobách, ktoré objednávku vyhotovili a podpísali.
Ak je tok dokumentov spoločnosti veľký, potom sú v zložení okrem čísel aj písmenové znaky. Najčastejšie sa písmenové označenia používajú pre dokumenty s rôznou dobou uchovávania.
Registráciu je možné vykonať zadaním čísla, dátumu a mena do registračného denníka alebo hlavných charakteristík v systéme elektronickej správy dokumentov.
Firma si vyberá sama preferovaný spôsob registrácie... V niektorých prípadoch sa používajú oba typy. Toto nie je povinný postup, ale vykonáva sa na tento účel bezpečnosť a spoľahlivosť.
Registračný denník je zostavený na papieri a obsahuje tabuľku s názvami stĺpcov. Formu takého časopisu, ako aj obsah, stanovuje právnická osoba.
Číslovanie sa robí v závislosti od typov objednávok v spoločnosti.
Takže vyniknite nasledujúce činnosti:
- hlavný;
- personálom;
- administratívne a ekonomické.
V závislosti od odrody sa určuje miesto v systéme pracovného toku spoločnosti, číslovanie a tiež doba použiteľnosti.
Podľa hlavnej činnosti
Patria sem objednávky:
- o vytvorení spoločnosti;
- o schválení štátneho harmonogramu;
- o schválení rozvrhu dovolenky alebo pracovnej cesty;
- o vytvorení samostatných štruktúrnych oddelení organizácie;
- zlúčenie s inými spoločnosťami;
- o reorganizácii alebo likvidácii;
- iné týkajúce sa činnosti spoločnosti.
Objednávky sú zvyčajne rozdelené podľa doby uchovávania pre prideľovanie evidenčných čísel.
Objednávky na hlavnú činnosť majú evidenčné číslo pozostávajúce z čísel a znakov, alebo len čísel. Písmenové označenia sa používajú najmä na číslovanie personálnych príkazov.
Personál
Tieto objednávky zahŕňajú celý tok dokumentov týkajúcich sa zamestnancov podniku. Odrody nasledujúci:
- o prijatí do funkcie;
- o preložení zamestnanca;
- o prémiách pre zamestnanca;
- o propagácii;
- o prepustení;
- disciplinárne konanie;
- o pracovnej ceste;
- o tréningu a pod.
Inými slovami, všetky úkony vo vzťahu k zamestnancom spoločnosti sú stanovené príkazmi, ktoré sa týkajú vedenia personálnej evidencie.
Príklady a ukážky
Nižšie sú uvedené vzorové dokumenty obsahujúce číslo.
Toto poradie pozostáva z čísel a znakov. Čísla "02" označujú číslo oddelenia cez zlomok. číslo "17" je poradové číslo zo začiatku roka.
Ďalší pozostáva z čísel, znakov a písmen. Kde je číslo "15" číslo v poradí a cez zlomok písmeno "OD" - pre hlavný typ činnosti.
A nakoniec tretí, ktorého index pozostáva výlučne z čísel „12“.
Ako je uvedené vyššie, všetka dokumentácia je zaznamenaná a premietnutá do knihy jázd... Evidencia objednávok na hlavnú činnosť obsahuje číslo objednávky, jej dátum, sumár, údaje o zodpovednej osobe a o zostavovateľovi, ako aj termín pre poznámky.
Protokol označuje aj začiatok plnenia a jeho koniec. Na konci je pripevnená pečiatka a podpis osoby zodpovednej za vyplnenie. Potom sa prišije k predchádzajúcim. Zvyčajne sa zostavuje a používa počas celého kalendárneho roka.
Regulačná regulácia
Každá organizácia v rámci svojej činnosti zverejňuje a podpisuje rôzne dokumenty... legislatívne neboli poskytnuté všeobecný systém tok dokumentov v rámci podniku, ako aj postup pri udržiavaní číslovania.
Len v niektorých štátnych orgánoch je takáto činnosť upravená príkazmi vyšších rezortov vo vzťahu ku konkrétnym službám. Patria sem: Federálna daňová služba, Federálna pokladnica, federálna služba pre prácu a zamestnanosť a iné vládne agentúry.
Neštátne podniky si samostatne vytvárajú pravidlá pre udržiavanie toku dokumentov v rámci svojho podniku, ktorý je stanovený objednávkou. Tieto pravidlá by však nemali byť v rozpore s federálnym zákonom „o archívnych záležitostiach“ z 22.10.2004 č. 125-FZ, ako aj s Rezolúciou štátnej normy Ruskej federácie „o prijatí a implementácii Gosstandartu Ruskej federácie“. " zo dňa 03.08.2003 č. 65-FZ a vyhlášky Ministerstva kultúry Ruskej federácie " O schválení Zoznamu štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením úložná doba "zo dňa 25.08.2010 č. 558.
Postup na vykonávanie toku dokumentov v podniku teda stanovuje samotná organizácia a je pevne stanovený úradné dokumenty... Postup prideľovania registračného čísla sa vyberá na základe veľkosti organizácie a počtu jej zamestnancov, ako aj na základe pracovného postupu v rámci podniku.
Tento postup je potrebný tak pre pohodlie pri používaní dokumentácie samotnej organizácie, ako aj pre implementáciu kontroly službami tretích strán.