Kancelárska práca v regionálnej odborovej organizácii Správa dokumentov - veda o kancelárskej práci Pavlovskaja TM, predseda verejnej organizácie Baraba. Kancelárska práca verejných organizácií Pokyny pre prácu úradu vo verejných organizáciách

Správa archívu Sverdlovská oblasť

Štátna inštitúcia „Dokumentačné centrum

verejné organizácie regiónu Sverdlovsk"

VZOROVÉ POKYNY PRE OBCHODNÚ PRÁCU

VO VEREJNÝCH ZDRUŽENIACH

SVERDLOVSKÝ KRAJ

Jekaterinburg
2008

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1.1. Vzorová inštrukcia o kancelárskej práci vo verejných združeniach Sverdlovskej oblasti (ďalej len Vzorová inštrukcia) bola vypracovaná s cieľom vytvoriť metodický základ za racionálnu organizáciu dokumentačnej podpory riadenia vo verejných združeniach - zdroje personálneho obsadenia Štátnej inštitúcie Centrum pre dokumentáciu verejných organizácií Sverdlovskej oblasti (ďalej len TsDOOSO). Verejným združením sa rozumie dobrovoľný, samosprávny, nekomerčný útvar vytvorený z iniciatívy občanov združených na základe spoločného záujmu za účelom dosiahnutia spoločných cieľov uvedených v stanovách verejného združenia.

V súlade so zákonom je vypracovaný vzorový pokyn Ruská federácia a región Sverdlovsk, GOST R 6.30-2003 " Zjednotené systémy dokumentáciu. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie“ (ďalej len GOST R 6.30-2003), štandardná inštrukcia kancelárska práca v výkonné orgány štátnej moci Sverdlovského kraja, schváleného uznesením vlády Sverdlovského kraja zo dňa 29.6.2006 č.561-PP.

1.2. Vzorové sady inštrukcií Všeobecné požiadavky na fungovanie služieb pre dokumentačnú podporu riadenia, dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi vo verejných združeniach Sverdlovskej oblasti. Odporúčajú sa požiadavky tohto návodu.

1.3. Verejné združenia organizujú a vykonávajú kancelársku prácu v súlade s individuálnymi pokynmi vypracovanými na základe tohto Vzorového pokynu, ako aj na základe iných regulačných a metodických dokumentov Ruskej federácie a Sverdlovskej oblasti v oblasti správy a archivovania dokumentov.

Jednotlivé pokyny pre kancelársku prácu schvaľujú vedúci verejných združení po dohode s odbornou a overovacou komisiou Správy archívov Sverdlovskej oblasti (ďalej len EPC).

1.4. Ustanovenia Vzorových pokynov sa vzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi bez ohľadu na typ média, vrátane ich prípravy, evidencie, účtovania a kontroly vyhotovenia, vykonávanej pomocou automatizovaných (počítačových) technológií.

Automatizované technológie spracovania dokumentárnych informácií používané vo verejnom združení musia spĺňať požiadavky pokynov na vedenie evidencie tohto združenia.

1.5. Pravidlá pre prácu s tajnými dokumentmi, dokumentmi označenými ako „Na úradné použitie“ sú ustanovené osobitnými pokynmi.

1.6. Všeobecná kontrola za súlad zavedené pravidlá, postup pri práci s dokumentmi a zaistenie ich bezpečnosti vykonáva vedúci verejného združenia.

1.7. Priame vedenie evidencie prideľuje zamestnanec zodpovedný za vedenie evidencie, ustanovený rozhodnutím kolegiálneho orgánu, príkazom vedúceho verejného združenia. Stanovujú sa úlohy zamestnanca zodpovedného za prácu v kancelárii popis práce(Príloha č. 26), tento vzorový návod.

1.8. V prípade dočasnej neprítomnosti (dovolenka, pracovná cesta), prepustenia alebo presťahovania zamestnancov sa všetky doklady, ktoré majú, na pokyn vedúceho prevádzajú na iného zamestnanca. V prípade odvolania osoby zodpovednej za prácu v kancelárii sa písomnosti podľa zákona prevádzajú na iného zamestnanca, ktorý vykonáva svoje povinnosti alebo je na túto funkciu prijatý.

1.9. Ako použiť servisné informácie obsiahnutých v listinách, odovzdávanie listín (kópií listín) iným organizáciám, masmédiám, členom verejného združenia a občanom určuje vedúci verejného združenia.

1.10. Novoprijatí zamestnanci verejného združenia, ako aj členovia volených orgánov musia byť oboznámení s pokynmi na vedenie evidencie verejného združenia.

1.11. Zamestnanci verejného združenia osobná zodpovednosť za splnenie požiadaviek pokynov, včasné zváženie a vyhotovenie dokumentov, ich správne vyhotovenie a bezpečnosť.
2. PRAVIDLÁ PRÍPRAVY A REGISTRÁCIE DOKUMENTOV
2.1. FORMY DOKLADOV
2.1.1. Organizačné a administratívne dokumenty verejného združenia musia byť vyhotovené na tlačivách a musia mať stanovený súbor požadované podrobnosti v súlade s GOST R 6.30-2003.

Formuláre dokumentov sú vyhotovené na štandardných listoch papiera formátov A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).

Každý hárok dokumentu, vyhotovený na formulári aj bez neho, musí obsahovať tieto polia:

vľavo - nie menej ako 20 mm;

vpravo - nie menej ako 10 mm;

vrchol - nie menej ako 20 mm;

nižšie - nie menej ako 20 mm.

2.1.2. Verejné združenia používajú tieto formuláre:

všeobecná forma;

hlavičkový papier;

formulár konkrétneho druhu dokumentu (objednávka, rozhodnutie, protokol a pod.).

Všeobecný formulár (príloha č. 1) sa používa na vyhotovenie akéhokoľvek druhu dokumentov, okrem listu, a v závislosti od zakladajúcich dokumentov verejného združenia obsahuje tieto podrobnosti:

znak verejného združenia (ak existuje),

dátum dokladu,

miesto dokumentu.

Formulár listu (príloha č. 2) v závislosti od zakladajúcich dokumentov verejného združenia obsahuje tieto náležitosti:

logo združenia,

názov verejného združenia,

hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby,

identifikačné číslo daňovníka/kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP),

referenčné údaje o verejnom združení,

a ak je to potrebné, hraničné značky pre horné hranice zón pre umiestnenie podrobností:

dátum dokladu,

rozhodnutie,

názov k textu

kontrolná značka,

text dokumentu.

Formulár osobitného druhu dokumentu (okrem listu) (príloha č. 3) v závislosti od zakladajúcich dokumentov verejného združenia obsahuje tieto náležitosti:

znak verejného združenia (ak existuje),

názov verejného združenia,

názov typu dokumentu,

miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu,

a ak je to potrebné, hraničné značky pre hranice zón pre umiestnenie podrobností:

dátum dokladu,

názov k textu

kontrolná značka.

V závislosti od umiestnenia detailov sú nainštalované dve verzie formulárov - uhlové a pozdĺžne.

Podrobnosti formulára a limitné značky pre podrobnosti v rámci hraníc zón umiestnenia podrobností sú umiestnené v strede (začiatok a koniec každého riadku podrobností sú rovnako vzdialené od hraníc oblasti umiestnenia podrobností) alebo vlajkovým spôsobom (každá riadok podrobností začína od ľavého okraja oblasti umiestnenia podrobností).

Konkrétnu skladbu druhov a foriem tlačív používaných vo verejnom združení schvaľuje jeho vedúci.

2.1.3. Formuláre dokumentov sa vyrábajú na bielom papieri alebo svetlom papieri, najmä tlačiarenskou metódou, tlačiarenskými podnikmi, ktoré majú licenciu na príslušný druh činnosti, na objednávku verejného združenia. Je povolené používať formuláre získané pomocou prevádzkovej tlače (fotokópie), ako aj reprodukovať všetky potrebné detaily formulára priamo pri vytváraní konkrétny dokument na osobnom počítači.

2.1.4. Zavedenie nových tlačív dokumentov do obehu sa uskutočňuje s povolením vedúceho verejného združenia.

2.1.5. Kontrolu nad výrobou, používaním tlačív vo verejnom združení má poverená osoba zodpovedná za kancelársku prácu.

2.2. REGISTRÁCIA PODROBNOSTÍ DOKUMENTOV
Pri príprave organizačných a administratívnych dokumentov zamestnanci verejných združení vypracúvajú podrobnosti o dokumentoch, pričom zohľadňujú požiadavky GOST R 6.30-2003.

2.2.1. Znak verejného združenia.

Znak verejného združenia (ak existuje) sa umiestňuje na hlavičkové papiere v súlade so stanovami (predpismi) verejného združenia.

2.2.2. Názov verejného združenia.

Názov verejného združenia, ktoré je autorom dokumentu, musí zodpovedať názvu uvedenému v zakladajúcich dokumentoch.

Ak je v zakladajúcich dokumentoch uvedený skrátený názov verejného združenia, uvádza sa (v zátvorke) pod celým názvom alebo za ním.

Nad názvom verejného združenia uveďte skrátený názov av prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje).

Názov verejného združenia musí uvádzať jeho organizačné právnu formu a územnej pôsobnosti. Napríklad: Sverdlovská regionálna verejná organizácia „Ochrana“, Sverdlovský regionálny verejný fond „Ochrana“ atď.

2.2.3. Hlavné štátne registračné číslo právnickej osoby.

Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) verejného združenia je umiestnené v súlade s dokumentmi vydanými daňovými úradmi.

2.2.4. Daňové identifikačné číslo.

Daňové identifikačné číslo / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP) sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovým úradom.

Podrobnosti špecifikované v bodoch 2.2.3, 2.2.4 sú uvedené podľa uváženia verejného združenia.

2.2.5. Referenčné údaje o verejnom združení.

Referenčné údaje o verejnom združení zahŕňajú: poštovú adresu, telefónne číslo, fax, telex, čísla bankových účtov, adresu Email a ďalšie informácie podľa uváženia verejného združenia.

2.2.6. Názov typu dokumentu.

Názov typu organizačného a administratívneho dokumentu vytvoreného verejným združením musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje celoruský klasifikátor riadiacich dokumentov.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Teoretické aspekty organizácia dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a správou dokumentov. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza dokumentárneho obratu nemocnice.

práca, pridané 01.06.2013


Moderný systém organizácie práce v kancelárii. Aktivita územná správa Federálna agentúra pre správu majetku v Petrohrade, problémy a spôsoby zlepšenia organizácie správy dokumentov. rozvoj automatizované systémy elektronické podnikanie.

práca, pridané 29.11.2012


Automatizácia kancelárskej práce a toku dokumentov v podniku. Výhody systému elektronická správa dokumentov. Účel, typy a hlavné funkcie softvéru na správu elektronických dokumentov. Špecifickosť a filozofia štandardov ITIL a COBIT.

semestrálna práca, pridaná 02.05.2016


Pojem a význam kancelárskej práce. Vznik kancelárskej práce v Rusku. Objednajte si kancelársku prácu, systém kolegiálnej kancelárskej práce. Systém ministerskej kancelárskej práce XIX-začiatok XX storočia, racionalizácia riadenia a kancelárskej práce.

semestrálna práca, pridaná 29.04.2014


Dokumentárna skladba upravujúca činnosť veterinárnej správy regiónu Tyumen. Moderný obchodný systém. Ciele a zámery automatizácie procesov kancelárskej práce a obehu dokumentov. Výber systémov správy elektronických dokumentov.

práca, pridané 27.11.2013


Softvérové ​​systémy na automatizáciu kancelárie. Hodnotenie efektívnosti implementácie systémov elektronickej správy dokumentov. Analýza kancelárskych služieb v ZAO Tekhnoliga. Vytvorenie elektronického systému správy dokumentov na báze EDMS „BOSS-Referent“.

ročníková práca, pridaná 03.04.2015


Analýza moderné systémy automatizácia kancelárie v organizácii a správa elektronických dokumentov, znaky ich klasifikácie. Problémy automatizácie správy elektronických dokumentov. Výhody implementácie systému elektronickej správy dokumentov.

semestrálna práca, pridaná 15.01.2013

Kancelárska práca verejných organizácií sa formovala pod vplyvom noriem a pravidiel pre dokumentovanie činností verejné inštitúcie a veľké súkromné ​​podniky. Verejné organizácie ako dobrovoľné združenia občanov na riešenie určitých problémov (politických, odborných, ekonomických, vedeckých a pod.) sa zároveň pri svojej práci riadili vlastnými stanovami a v súlade s nimi vytvorenými pokynmi.

Najväčšiu pozornosť historikov tradične pútajú komplexy materiálov politických organizácií a strán. Ako systém dokumentačnej a kancelárskej práce sa v Rusku objavujú od druhej polovice 19. storočia.V ich vývoji je zvykom rozlišovať tri etapy: 1) 19. - začiatok 20. storočia. - dokumenty ľudáckych organizácií, RSDLP, buržoáznych, maloburžoáznych, sociálnodemokratických, monarchistických politických strán: 2) október 1917 - august 1991 - dokumenty RSDLP (b) - VKPB (b) - KSSZ; 3) 90. roky - dokumenty politických strán a hnutí Ruskej federácie.

V podmienkach podzemia a prísneho utajenia nemohli vzniknúť žiadne významné súbory dokumentácie populistických organizácií: veľa príkazov sa prenášalo ústne, listy boli šifrované a v prípade nebezpečenstva zatknutia alebo pátrania boli často zničené. V charte organizácie „Krajina a sloboda“ sa uvádzalo: „Osobné stretnutia a správy sú uznávané ako najlepšia forma komunikácie medzi kruhmi; ale odkedy tento druh komunikácia nie je vždy možná, potom je v takýchto prípadoch povolená šifrovaná korešpondencia cez správne adresy. V obzvlášť dôležitých prípadoch by nemala byť povolená vôbec žiadna korešpondencia: celý obchod by sa mal vykonávať prostredníctvom priameho sprostredkovania ich ľudí. Kancelárska práca ostatných populistických organizácií bola organizovaná rovnakým spôsobom. Zachované dokumenty populistov sú prezentované najsystematizovanejším spôsobom v dvoch publikáciách: „Archív zeme a slobody“ a „Narodnaja Volja“ (M., 1932) a „Revolučný populizmus 70. rokov 19. storočia“. (M., 1964 - 1965).

V rokoch revolúcie 1905-1907. politické strany sa formovali v Rusku. Ich programy boli zverejnené. Boli zverejnené zápisnice z kongresov a konferencií. Informácie o týchto publikáciách sú uvedené v knihe „Politické strany Ruska. Koniec XIX prvej tretiny 20. storočia. Encyklopédia“ (M., 1996). V prácach sovietskych historikov v 60. – 90. rokoch sa do vedeckého obehu dostalo veľa dokumentov z archívov týchto strán a ich vodcov uložených v ZSSR. Vo vydavateľstve ROSSPEN vychádzali v 90. rokoch dokumenty strán: Únia 17. októbra, ústavných demokratov, socialistických revolucionárov, menševikov atď.

Od začiatku 20. storočia sa v rámci činnosti RSDLP formoval súbor dokumentov boľševickej strany. Na jeho kancelársku prácu malo významný vplyv viacero ustanovení charty prijatej v roku 1903 na II. zjazde – o úlohe straníckych zjazdov, o rozhodnutiach Ústredného výboru, o podávaní správ straníckym organizáciám.

jeden z najviac veľké skupiny dokumentmi strany bola protokolárna dokumentácia. Predstavujú ho zápisnice z kongresov, konferencií, zasadnutí ÚV, schôdzí, schôdzí straníckych organizácií. Počnúc II kongresom, stretnutia tohto najvyšší orgán strany boli zaznamenané. Na riadnych schôdzach boli schválené nahrávky vystúpení. Osobitná komisia zvolená delegátmi pripravila na zverejnenie zápisnicu z kongresu, ktorá bola uverejnená v roku 1904 v Ženeve. Treba si uvedomiť, že niektoré uznesenia z dôvodu utajenia neboli zahrnuté v predrevolučných publikáciách, v publikáciách neboli uvedené skutočné mená delegátov, ale len ich stranícke pseudonymy. V rokoch 1927-1937. zápisnice z týchto kongresov boli znovu zverejnené.

Činnosť prísne centralizovanej politickej strany si vyžadovala neustále podávanie správ od nižších organizácií a orgánov vyšším: miestne organizácie posielali správy ústrednému výboru alebo zjazdu, ústredné orgány zase zjazdu. Už na II. kongrese RSDLP boli prednesené správy Organizačného výboru pre prípravu kongresu, organizáciu novín Iskra, resp. miestnych organizácií v Rusku (najmä výbory Tver, Tula, Baku).

Funkciu neustálej obchodnej komunikácie plnila korešpondencia. V správe organizácie Iskra na 2. zjazde strany sa teda uvádzalo, že redakcia nadviazala priamu korešpondenciu s väčšinou miestnych výborov. Tieto materiály sú prezentované v publikácii „Korešpondencia V.I. Lenin a noviny Iskra s miestnymi sociálnodemokratickými organizáciami v Rusku 1900-1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). V rámci nelegálnych aktivít strany boli správy často šifrované. Na uchovávanie straníckych dokumentov RSDLP v predrevolučnom období boli vytvorené archívy v Ženeve a Paríži.

V období od októbra 1917 do augusta 1991 bola vládnucou stranou RSDLP(b)-RKP(b) - VKP(b) - KSSZ. Preto vo svojej kancelárii pracuje pre Sovietske obdobie národné dejiny odzrkadľovali spolu s vnútrostraníckymi otázkami všetky podstatné problémy v živote štátu.

Stranícke výbory na všetkých úrovniach (od Ústredného výboru až po okresné výbory a mestské výbory vrátane) zabezpečovali vedenie dokumentov v súvislosti s obsadzovaním pozícií vedúcich pracovníkov v sovietskych, hospodárskych, odborových a komsomolských orgánoch. Tieto pozície boli označené v špeciálnych zoznamoch - nomenklatúre, a preto sa nazývali nomenklatúra. Tri roky boli ich osobné spisy vedené v straníckej evidencii a skoršie obdobie osvedčenia a štatistické hlásenia o zložení a fluktuácii zamestnancov inštitúcií, organizácií a podnikov zaradených do nomenklatúry príslušných výborov boli uložené v č. archív strany. Preto dokumentácia vládnucej strany obsahuje informácie o vedúcich kádroch ZSSR, ktoré sú jedinečné svojou úplnosťou a systematickosťou.

V 20. rokoch bolo v aparáte ÚV strany vytvorené informačné oddelenie. Republikové a regionálne výbory sem zasielali zápisnice zo svojich konferencií a plénov, ako aj informačné správy, ktoré charakterizovali región z politického a ekonomického hľadiska. Podobná prax existovala aj v informačnej vertikále okresného výboru – krajského výboru. Všeobecné správy boli doplnené o špeciálne, ktoré si vyžiadali zdola odvetvové oddelenia (priemysel, poľnohospodárstvo, stavebníctvo, doprava a pod.) vyšších straníckych výborov. Tak sa vytvoril reprezentatívny súbor informácií, pokrývajúci všetky aspekty života sovietskeho štátu.

Rovnako ako v spisovej správe štátnych inštitúcií, aj v dokumentácii straníckych orgánov sú široko prezentované materiály o posudzovaní listov a sťažností pracovníkov, ktoré dostávajú. Analýza tém, ktorým sú venované, umožňuje rekonštruovať komplex každodenných problémov, ktoré vyvolali negatívnu reakciu sovietskeho ľudu. Druhá strana obrazu – pozitívna – sa premietla do dokumentácie k problematike vyznamenaní a udeľovania čestných titulov, ktorá bola koordinovaná na straníckych inštanciách podľa doterajšieho postupu.

Pozornosť výskumníkov v posledných rokoch upútali takzvané „špeciálne zložky“ vytvorené v administratívnej práci CPSU (b) - CPSU, ktoré osobne viedli vedúci generálnych oddelení okresných výborov, krajských úradov. výbory a Ústredný výbor s dokumentmi označenými ako „Prísne tajné, mimoriadne dôležité“. Boli zaznamenané v špeciálnych registračných denníkoch a boli v zapečatených obálkach, ktoré mali právo otvárať len dvaja ľudia vo výbore strany: prvý tajomník a vedúci generálneho oddelenia. Zloženie dokumentov „špeciálnych zložiek“ a prístup k práci s nimi neboli určené pokynmi, ale osobným rozhodnutím šéfa straníckeho výboru.

Nie všetky dokumenty, ktoré sa dostali do „špeciálnych zložiek“, sa historikovi môžu zdať, že si zaslúžia známku „Mimoriadny význam“. Napríklad v časopise Bulletin archívu prezidenta Ruskej federácie (č. 1, 1995), ktorý vychádza ako súčasť časopisu Istochnik, bol uverejnený malý dokument: „Prísne tajné. Špeciálny priečinok. osobne. číslo P 187/154. Tt. Gorbačov, Boldin. Výpis zo zápisnice zo zasadnutia politbyra ÚV KSSZ č.187 zo dňa 23.6.1990. Preložiť public-public archívne dokumenty uložené v VI sektore Generálneho odboru ÚV KSSZ, v archíve prezidenta ZSSR. tajomník Ústredného výboru. Nariadením prezidenta ZSSR z 10. septembra 1991 boli do tohto archívu prevezené dokumenty z archívu politbyra ÚV KSSZ na roky 1919-1991. „ako majúci informačnú a referenčnú hodnotu“ Tak vznikol iný druh „špeciálneho priečinka“. V súčasnosti je uložený v Archíve prezidenta Ruskej federácie (AP RF).

Stanovisko vládnucej strany umožnilo KSSZ vytvárať si vlastné archívy – centrálny a miestny – v ktorých sa ukladali na trvalé uloženie dokumenty, ktoré stratili svoju prevádzkovú a informačnú referenčnú hodnotu. Po zastavení činnosti KSSZ a likvidácii systému straníckych archívov boli Dokumenty najvyšších a ústredných orgánov strany rozptýlené do troch moskovských archívov: Akadémie vied Ruskej federácie, RGA pre súčasné dejiny (RGANI) a RGA pre sociálno-politické dejiny (RGASPI). Dokumenty miestnych straníckych organizácií sú v bývalých straníckych archívoch zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

Vo viacerých archívoch bola uložená aj dokumentácia iných verejných organizácií. Podáme informácie o tom, kde sa nachádzajú dokumenty najvyšších a ústredných orgánov verejných organizácií.

Tabuľka 4

Archívy, ktoré uchovávajú dokumenty verejných organizácií Ruská ríša,

RSFSR, ZSSR, RF

Kancelárska práca verejných organizácií Ruskej federácie sa rozvíja v súlade s tradíciami, ktoré sa vytvorili počas sovietskeho obdobia. Ako historické pramene sa tieto dokumenty dodnes prakticky nepoužívajú.